Cơ sở lý luận và thực trạng về việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự tiền lương tại công ty vnip

Hơn nữa, chỉ khi sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, doanh nghiệp mới có thể pháthuy tốt các nguồn lực khác Tuy nhiên, việc quản lý nguồn nhân lực, cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tiề

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Th.SHàn Minh Phương, đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiện đềtài Trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em không những học hỏi được nhiều kiếnthức bổ ích mà còn học được tinh thần làm việc đáng quý của cô Em cám ơn cô

Em cũng xin được gửi lời cám ơn chân thành đến quý Thầy, Cô trong khoa Hệthống thông tin quản lý, trường đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức cho

em trong suốt 4 năm học qua, giúp em có đủ những kiến thức hữu ích để có thể hoànthành bài khóa luận tốt nghiêp này Nhân đây, em cũng xin cảm ơn giám đốc HoàngTrọng Thành và tập thể cán bộ, nhân viên của công ty VNIP, đã tạo điều kiện, giúp đỡ emtrong việc thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho việc làm khóa luận

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

1.1.1 Đặt vấn đề 1

1.1.2 Những khó khăn 1

1.1.3 Giải pháp 2

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu cụ thể cần giải quyết 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.5.1 Phương pháp 3

1.5.2 Cách thức xử lý 4

1.6 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY VNIP 5

2.1 Cơ sở lý luận 5

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu 7

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu 10

2.2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp 15

2.2.2 Phân tích thực trạng việc quản lý nhân sự - tiền lương tại doanh nghiệp 15

2.2.3 Đánh giá thực trạng việc quản lý nhân sự - tiền lương tại doanh nghiệp 24

3.1 Định hướng phát triển việc quản lý nhân sự - tiền lương cho công ty VNIP

3.2 Đề xuất ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương cho công ty

VNIP 28

3.2.1 Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự tiền lương - Misa HRM: 28

3.2.2 Các chức năng chính 28

3.2.3 Đánh giá MISA-HRM 32

3.2.4 Yêu cầu chung về MISA-HRM 34

3.2.5 Lộ trình ứng dụng cụ thể Misa HRM vào công ty VNIP 36

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

CÁC PHỤ LỤC 39

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.2 Mô hình nghiệp vụ quản lý nhân sự tiền lương doanh nghiệp 11

Hình 2.4 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự - tiền

Hình 2.9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (Mức 0) 20Hình 2.10 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Mức 1) 20Hình 2.11 Biểu đồ luồng dữ liệu mô tả chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên 21Hình 2.12 Biểu đồ luồng dữ liệu mô tả chức năng Quản lý chấm công 21Hình 2.13 Biểu đồ luồng dữ liệu mô tả chức năng Quản lý tính lương 22Hình 2.14 Biểu đồ luồng dữ liệu mô tả chức năng Quản lý thống kê, báo

Hình 2.15 Mẫu bảng chấm công của công ty VNIP (File Excel 07) 23Hình 2.16 Mẫu bảng tính lương của công ty VNIP (File in trên giấy A4) 23Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức công ty giai đoạn 2012- 2014 25Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức công ty giai đoạn sau năm 2014 25

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HRM Human Resource Management Quản trị nguồn nhân lực

HRMS Human Resource Management System Hệ thống quản trị nguồn nhân lựcHRIS Human Resource Information System Hệ thống quản trị nguồn nhân lựcMisa-HRM Hệ thống quản trị nguồn nhân lực của công ty Misa

IT Information Technology Công nghệ thông tin (CNTT)

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Trong số các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp, nguồn nhân lực nắm giữ một vaitrò hết sức quan trọng Khác với những nguồn lực khác sẽ dễ dàng bị cạn kiệt khi khaithác quá mức, nguồn nhân lực có thể coi là vô tận, càng khai thác càng có khả năng táisinh Hơn nữa, chỉ khi sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, doanh nghiệp mới có thể pháthuy tốt các nguồn lực khác

Tuy nhiên, việc quản lý nguồn nhân lực, cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tiền lương tại công ty VNIP hiện nay còn nhiều khiếm khuyết và chưa thực sự hiệu quả

-Công ty VNIP hiện nay đang sử dụng 3 nhân viên kế toán để chấm công, tínhlương cho toàn bộ 30 nhân viên trong công ty Nhưng công việc của những nhân viên trêncòn mang nặng tính thủ công, ít sự hỗ trợ từ các ứng dụng khoa học, công nghệ Điểnhình là việc công ty hiện vẫn đang sử dụng phần mềm Microsoft Office 07 - Excel trong

nhân viên, quản lý lương, thuế, bảo hiểm đến các thủ tục thôi việc Như vậy, nhân viên

sử dụng nhân sự sẽ gặp nhiều khó khăn nếu muốn hoàn thành tốt công việc của mình

Ngoài ra, do công việc quản lý lưu trữ thông tin dữ liệu phần nhiều là làm thủ côngtrên giấy nên sẽ gây ra nhiều vấn đề về: an toàn bảo mật thông tin; về phục hồi dữ liệu khi

sổ sách thất lạc hoặc chữ nghĩa thông tin trên sổ sách phai mờ theo thời gian

Hơn nữa, công việc ghi chép truyền thống là chưa tối ưu khiến cho người nhập dữliệu dễ mắc sai sót Cùng với đó là hiện tượng dư thừa dữ liệu sẽ thường xuyên xảy ra.Đây là một sự lãng phí và tốn kém lớn đối với doanh nghiệp

Trên đây chỉ là một phần nhỏ trong số vô vàn khó khăn mà VNIP hay bất kì mộtcông ty nào khác sẽ dễ dàng gặp phải trong thực tiễn kinh doanh, quản lý của chính mình

- tiền lương tại công ty VNIP hiện nay

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

HRM (Human resource management) là sự quản lý nguồn nhân lực của tổ chứcdoanh nghiệp Nó chịu trách nhiệm trước việc tuyển chọn, đào tạo, quản lý cũng như tínhtoán lương, thưởng cho nhân viên công ty phù hợp với các yêu cầu của lãnh đạo doanhnghiệp cũng như văn hóa của tổ chức Ngoài ra sự quản lý trên cũng phải tuân theo luậtpháp của nước sở tại (Nguồn: http://vi.wikipedia.org)

HRIS (Human resource information system) hay HRMS (Human resourcemanagement system) là một hệ thống được thiết kế nhằm đảm bảo nguồn nhân lực của tổchức, doanh nghiệp sẽ được sử dụng một cách hiệu quả nhất giúp tổ chức, doanh nghiệpđạt được mục tiêu của mình

HRIS là một hệ thống được kết hợp bởi các hoạt động quản lý nguồn lực conngười (HRM) dựa trên khoa học công nghệ (IS)

1.3 Mục tiêu cụ thể cần giải quyết

Công ty VNIP cần dừng việc quản lý nhân sự - tiền lương theo cách thức thủ côngnhư trước đây và phải từng bước áp dụng, triển khai một ứng dụng hệ thống hỗ trợ quản

lý nhân sự, tiền lương vào thực tiễn

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Do thời gian nghiên cứu ít và trình độ người viết còn hạn chế, đề tài chỉ dừng lại ởviệc phân tích, đánh giá hệ thống cũ của doanh nghiệp và đề xuất việc thay thế, áp dụngphần mềm ứng dụng quản lý nhân sự mới cho công ty VNIP Trong đó, nội dung chínhcủa đề tài chú trọng đến việc hỗ trợ tính lương của phần mềm ứng dụng

Đề tài cũng xem xét, tính toán thời gian từ lúc đề xuất ý tưởng đến lúc thử nghiệm

và thực thi cài đặt hệ thống mới tại công ty VNIP (dự kiến hoàn thành trong vòng 6 tháng,

Một số phương pháp phổ biến thường gặp là:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp trắc nghiệm

- Phương pháp phi thực nghiệm - Phương pháp thực nghiệm

- Phương pháp chuyên gia - Phương pháp hỗn hợp

Đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp, kết hợp giữa phương phápnghiên cứu tài liệu và phương pháp chuyên gia

- Tham khảo tài liệu “Giới thiệu VNIP” của công ty

- Phỏng vấn giám đốc Hoàng Trọng Thành và một số nhân viên về tài chính cũngnhư định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

- Gửi phiếu điều tra cả câu hỏi mở và câu hỏi trắc nghiệp về cơ sở vật chất cũng nhưtình hình kinh doanh của công ty

Thông thường, thông tin thu thập được sẽ tồn tại ở 2 dạng : định tính và địnhlượng Do đó, cũng có 2 cách xử lý thông tin tương ứng: Xử lý logic đối với thông tinđịnh tính và xử lý toán học đối với thông tin định lượng

Do đề tài nghiên cứu có thu thập cả 2 loại thông tin trên nên cũng đã sử dụng cả 2phương pháp xử lý đối với thông tin thu thập được

- Xử lý toán học: Dựa trên các số liệu đã thu thập được từ các phiếu điều tra, lậpcác biểu đồ và các thống kê cần thiết để đánh giá sự việc

- Xử lý logic: Từ những thông tin đã thu thập được qua các câu hỏi phỏng vấn, đưa

ra những suy đoán logic

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần như: Lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu… Khoá luận gồm

có 3 chương nội dung chính

Chương I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Trình bày tổng quan về ứng dụng của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệptrong đó cụ thể nêu bật vai trò của hệ thống nhân sự - tiền lương đối với doanh nghiệphiện nay Chương I cũng chính thức xác lập đề tài, phạm vi, mục tiêu, phương phápnghiên cứu và kết cấu cho bài luận văn

Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng về việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương tại công ty VNIP

Trình bày các khái niệm cơ bản, liên quan về hệ thống quản lý nhân sự - tiềnlương Trong chương này, ngoài việc nêu ra thực trạng công ty thì phần phân tích, đánhgiá ưu nhược điểm của hệ thống nhân sự - tiền lương cũ của công ty được chú trọng hơncả

Chương III: Định hướng phát triển và đề xuất về việc ứng dụng hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương cho công ty VNIP

Trình bày định hướng phát triển cho công tác quản lý nhân sự - tiền lương tại công

ty trong thời gian sắp tới Đề xuất ứng dụng phần mềm Misa-HRM với những ưu điểmnổi bật hỗ trợ quản lý nhân sự tiền lương cho công ty thay thế hệ thống cũ Đưa ra lộ trìnhứng dụng phần mềm vào công ty với các mốc thời gian thực tế

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY VNIP

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

Phần mềm: Có nhiều cách để định nghĩa phần mềm Trong tài liệu chỉ đề cập đến

2 cách định nghĩa phần mềm như sau:

1 Theo Wikipedia – Bách khoa toàn thư nội dung mở:

Phần mềm máy tính (Computer Software) hay gọi tắt là phần mềm (Software) làmột tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị (Instruction) được viết bằng một hoặc nhiềungôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tựđộng thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó

Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đếnphần cứng máy tính (Computer Hardware) hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụcác chương trình hay phần mềm khác

Phần mềm là một khái niệm trừu tượng và nó cần phải có phần cứng mới có thểthực thi được (Nguồn: http://vi.wikipedia.org)

2 Theo Giáo trình: Công nghệ phần mềm của trường đại học Thương Mại:

Phần mềm được coi là tất cả các kỹ thuật ứng dụng để thực hiện những dịch vụchức năng cho mục đích nào đó bằng phần cứng, giúp cho việc sử dụng phần cứng máytính đạt hiệu quả cao Thông thường , một phần mềm gồm có 3 thành phần chính:

 Chương trình máy tính: Mã nguồn, mã máy

 Cấu trúc dữ liệu: Cấu trúc làm việc (bộ nhớ trong); Cấu trúc lưu trữ (bộ nhớ ngoài)

 Các tài liệu liên quan: Tài liệu hướng dẫn sử dụng (dành cho người dùng); Tài liệuphát triển (dành cho người phát triển hệ thống); Tài liệu tham khảo kỹ thuật (dànhcho người bảo trì)

(Nguồn: Bộ môn Công nghệ thông tin, đại học Thương Mại, Giáo trình Công nghệ phần mềm, Chương 1, Trang 3).

Phân loại phần mềm: Ta có thể phân phần mềm thành 2 loại chính như sau:

 Phần mềm hệ thống: Dùng để vận hành máy tính và phần cứng máy tính Phầnmềm hệ thống là một tập hợp các chương trình có tương tác trực tiếp với phầncứng máy tính và phục vụ nhiều người dung

 Phần mềm ứng dụng: Giúp người dùng xử lý, hoàn thành một hay nhiều công việc,nghiệp vụ nào đó

Phần mềm ứng dụng hệ thống: là phần mềm ứng dụng có khả năng làm cho máy

tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó người dùng muốn thực hiện Điều này khácvới phần mềm hệ thống có tích hợp các chức năng của máy tính, nhưng có thể không trựctiếp thực hiện một tác vụ nào đó có ích cho người dùng

Một số ví dụ về phần mềm ứng dụng hệ thống:

+, Phần mềm trò chơi

+, Chương trình tiện ích (Gadgets )

+, Phần mềm văn phòng (Microsoft Office; Open Office )

+, Phần mềm doanh nghiệp: Giúp xử lý các nghiệp vụ doanh nghiệp: Phần mềmquản trị nguồn nhân lực – HRM; Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM; Phầnmềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP

Phần mềm ứng dụng quản lý nhân sự - tiền lương (HRM/ HRIS):

Nếu như HRM (Human resource management) là sự quản lý nguồn nhân lực của tổchức doanh nghiệp thì HRMS (Human resource management system) hay HRIS (Humanresource information system) là một hệ thống được thiết kế nhằm đảm bảo nguồn nhânlực của tổ chức, doanh nghiệp sẽ được sử dụng một cách hiệu quả nhất giúp tổ chức,doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình

Trong hệ thống HRIS, phần mềm đóng vai trò vô cùng quan trọng Phần mềm,thông qua phần cứng sẽ giúp tự động hoá việc phân tích, xử lý dữ liệu đầu vào liên quanđến nhân sự của doanh nghiệp Thông tin đầu ra sẽ được phần mềm tập trung, lưu trữ tạiCSDL, đảm bảo cho việc an toàn bảo mật và cả khôi phục dữ liệu nếu xảy ra mất mát saunày Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ loại bỏ hầu hết những việc thủ công, vặt vãnh nên giảmđáng kể thời gian xử lý công việc và tăng đáng kể hiệu suất của mình

2.1.2 Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu

2.1.2.1 Mô hình của HRIS

Thông thường, một phần mềm HRIS có nhiều mô-đun và mỗi mô-đun sẽ đảm nhậnnhững công việc khác nhau cũng như thao tác với các loại dữ liệu khác nhau

Một số mô-đun thường gặp của 1 phần mềm HRIS như sau:

1 Phân hệ Quản lý cơ cấu tổ chức nhân sự: Vẽ nên một bức tranh toàn cảnh về

mọi nhân viên tương ứng từng vị trí trong cơ cấu tổ chức Giúp người quản lý dễdàng thiết lập sơ đồ cây tổ chức

2 Phân hệ Quản lý hồ sơ nhân viên: Tập hợp đầy đủ và chi tiết toàn bộ thông tin về

nhân viên, từ sơ yếu lý lịch cá nhân đến quá trình công tác, ngày phép, hợp đồnglao động, khen thưởng - kỷ luật, đánh giá thi đua

3 Phân hệ Đánh giá nhân viên: Là trợ thủ đắc lực giúp lãnh đạo quản lý các tiêu chí

đánh giá, thang điểm đánh giá cho từng nhóm công việc Phân hệ này sẽ tự độngtổng hợp dữ liệu đánh giá hàng tuần, hàng tháng thành kết quả tổng hợp cuối cùng

4 Phân hệ Chấm công: Quản lý chấm công nhanh chóng, chính xác phục vụ việc

tính lương Tự động kết nối, chuyển tải số liệu từ máy chấm công Chuyển dữ liệuchấm công, đánh giá thi đua vào bảng lương

5 Phân hệ Quản lý lương: Tự động tính toán và đưa ra bảng lương chính xác cho

từng nhân viên tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, cùng với việc tính thuế thunhập cá nhân với các khoản lương chịu thuế thu nhập

6 Phân hệ Quản lý tuyển dụng – đào tạo: Tự động lọc hồ sơ ứng viên phù hợp các

yêu cầu tuyển dụng Xác định rõ chuyên môn cần đào tạo cho nhân viên nhằm đápứng yêu cầu phát triển công việc Quản lý chặt chẽ thông tin về kinh phí, thời gian,kết quả đào tạo cho từng nhân viên

7 Phân hệ Quản lý chế độ chính sách, bảo hiểm: Tự động lấy thông tin từ bảng

lương, tổng hợp để cho ra các báo cáo, biểu mẫu về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, quá trình khám chữa bệnh, tai nạn lao động…

8 Hệ thống Báo biểu, phân tích thống kê: Đưa ra các thống kê, phân tích nhằm

phục vụ cho quản lý.Trên cơ sở đó, lãnh đạo công ty dễ dàng phân tích đánh giá đểđưa ra những quyết định nhân sự chính xác và nhanh chóng

9 Tiện ích hệ thống khác: bảo mật, sao lưu, phục hồi, giao diện, quản trị hệ thống

Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của từng doanh nghiệp cụ thể, hoặc theo yêu cầu bắtbuộc của nhà nước với từng loại doanh nghiệp kinh doanh trong những ngành nghề đặcthù khác nhau sẽ có thêm các mô-đun khác được thiết kế để phù hợp với công việc củadoanh nghiệp

2.1.2.2 Các tiêu chuẩn cần thiết cho phần mềm ứng dụng HRIS

Công nghệ phần mềm của Việt Nam hiện nay chỉ mới phát triển được vài năm trởlại đây Sẽ là khập khiễng nếu đem nó so sánh với công nghệ phần mềm trên thế giới đã

có từ lâu và đi trước hàng trăm năm Tuy nhiên, không vì thế mà phần mềm Việt Namthiếu đi những tiêu chuẩn thiết yếu của mình HRIS là một phần mềm đúng nghĩa và cũngkhông nằm ngoài phạm vi trên

Yêu cầu chung:

 Yêu cầu lớn nhất của 1 phần mềm HRIS cũng như bất kỳ phần mềm nào khác,chính là tính khả dụng Yêu cầu này nhằm đảm bảo rằng việc sử dụng phần mềmkhông đòi hỏi những huấn luyện quá phức tạp và chuyên sâu mà chỉ cần người sửdụng có trình độ, kiến thức về CNTT ở mức phổ thông Phần mềm cần đáp ứngyêu cầu dễ dàng cài đặt, nâng cấp và nếu có chuyển đổi thì sẽ ít tổn thất nhất cả về

dữ liệu lẫn thời gian thực hiện

 Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cần chú ý đến khả năng tích hợp củaHRIS với một số phần mềm khác Khả năng này sẽ cho phép HRIS và các phầnmềm khác dùng chung CSDL của nhau, phục vụ tốt hơn cho doanh nghiệp

 Do số liệu đầu vào của HRIS từ nhiều nguồn khác nhau, nên phần mềm cần hỗ trợ

đa nhiệm, đa người dùng Phần mềm cũng cần có khả năng xử lý nhiều yêu cầukhác nhau với thời gian ngắn nhất

 Ngoài ra, để tăng cường tính bảo mật thông tin, phần mềm cần có khả năng phânquyền người dùng, cũng như mã hoá dữ liệu Ngoài ra, phần mềm cũng cần khảnăng tự sao lưu, phục hồi, tự sửa lỗi trong những điều kiện nhất định.

Yêu cầu về thu nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu:

 Về CSDL, đây là hạt nhân của mọi hệ thống thông tin, là nền tảng của phần mềm.Yêu cầu đối với CSDL là phải tối giản dạng số liệu và tối giản số tham số (trường

số liệu) được lưu trữ Việc tối giản dạng dữ liệu và tối giản tham số cho phép giảmnhỏ kích thước CSDL và quan trọng hơn là công tác quản lý phần mềm có hiệuquả hơn

 Đối với việc thu thập dữ liệu, phần mềm HRIS phải có khả năng tiếp nhận số liệu

từ nhiều nguồn đầu vào bao gồm cả số liệu nhận trực tiếp và số liệu được lưu trữ,tích lũy theo thời gian Phương thức tiếp nhận số liệu của phần mềm cũng cần đadạng với đủ loại giao thức từ truyền thống như nhập số liệu trực tiếp, fax, email đến hiện đại như thu thập tự động qua mạng LAN, Internet…

Yêu cầu đối với nội dung của HRIS:

 Đối với thuật toán: Các thuật toán được sử dụng trong phần mềm có thể là thuậttoán phân tích, thống kê hoặc tổng hợp Tuy nhiên, yêu cầu đặt ra với thuật toáncủa HRIS là dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra cần phải được lượng hoá Đồngthời phần mềm cần cho phép người sự dụng linh hoạt thay đổi các trọng số đánhgiá (khi cần thiết)

 Đối với các phân hệ: Như đã nói từ trước, mỗi phần mềm HRIS ứng dụng vào từngdoanh nghiệp khác nhau có các phân hệ khác nhau Tuy nhiên, 3 phân hệ khôngthể thiếu được của 1 phần mềm HRIS cần phải có là: Phân hệ quản lý hồ sơ nhânsự; Phân hệ quản lý lương, thưởng; và Phân hệ quản lý thống kê, báo cáo

2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu

2.1.3.1 Mô hình nghiệp vụ quản lý nhân sự - tiền lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mô hình quản lý nhân sự riêng phù hợp với cách thứchoạt động, kinh doanh của nó Trên phương diện này, ta có cái nhìn tổng quan như sau:

Hình 2.1 Mô hình hệ thống HRM

(Nguồn: Michael Armstrong (2009), Armstrong’s Handbook Of Human Resource Management Practice, Replika Press Pvt Ltd, Page 12).

Hình 2.2 Mô hình nghiệp vụ quản lý nhân sự tiền lương trong doanh nghiệp

(Nguồn: Michael Armstrong (2009), Armstrong’s Handbook Of Human Resource Management Practice, Replika Press Pvt Ltd, Page 12).

Quản trị nguồn nhân lực Triết lý nhân sự

Các chiến lược, chính sách, dự án, chương trình và hoạt động nhân sự

Quản trị vốn

nguồn nhân lực

Trách nhiệm xã hội của công ty

Phúc lợi cho nhân viên

Dịch vụ nhân sự

Nguồn nhân lực

Kế hoạch nhân sự

Tuyển mộ

và lựa chọn

Quản trị tài năng

Đào tạo và phát triển

Đánh giá hiệu quả công việc

Quản trị tri thức

Quản trị đãi ngộ

Đánh giá công việc;

Khảo sátthị trường

Cấu trúc lương

Thưởng đột xuất

Phụ cấp chonhân viên

Quan hệ lao động (nội bộ)

Quan hệ giao tiếp (ngành)

Công đoànTruyền thông

Như vậy, dựa theo sơ đồ mô tả trên ta có thể thấy rõ được công việc mà bộ phậnquản lý nhân sự sẽ phải làm trong công ty Tổng cộng có tất cả 10 nhóm công việc, mỗinhóm công việc có thể được phân chia thành các nhóm nhỏ hơn Các nhóm công việc nàyliên quan chặt chẽ đến nhau và cấu thành nên hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp.

10 nhóm công việc đó bao gồm:

1 Xây dựng tổ chức (Thiết kế, Phát triển; Xây dựng cơ cấu tổ chức)

2 Sức khoẻ và an toàn cho lao động

3 Phúc lợi cho nhân viên

4 Các dịch vụ cho nhân sự

5 Nguồn nhân lực (Kế hoạch phát triển; Tuyển mộ, lựa chọn; Quản trị tài năng)

6 Quản lý đánh giá hiệu quả công việc

7 Quản trị tri thức

8 Đào tạo và phát triển (Đào tạo cá nhân; Đào tạo tổ chức; Tổ chức và phát triển)

9 Quản trị đãi ngộ (Đánh giá công việc, khảo sát thị trường; Lương; Thưởng; Phụcấp cho nhân viên)

10.Quản lý quan hệ lao động (Quản lý quan hệ giao tiếp trong nội bộ công ty; Quản lýquan hệ giao tiếp giữa công ty và môi trường ngành; Công đoàn; Truyền thông)

Về mối quan hệ giữa các nhóm công việc trong công tác quản trị nguồn nhân lựccủa doanh nghiệp, ta có thể thấy rõ ảnh hưởng của công tác Quản lý đánh giá hiệu quảcông việc tới các công việc khác Cụ thể, khi ta đánh giá cao khả năng của một nhân viên,nhân viên đó sẽ được chú ý hơn cả và đưa vào nhóm nhân viên tiềm năng (ảnh hưởng củaQuản trị đánh giá tới Quản trị tài năng) để ta có thể bồi dưỡng thêm (ảnh hưởng của Quảntrị đánh giá tới đào tạo cá nhân) Khi nhân viên thực sự làm tốt công việc được giao phó,hoặc có biểu hiện yếu kém trong công việc, ta có thể thưởng / phạt phù hợp (ảnh hưởngcủa Quản trị đánh giá tới Thưởng đột xuất) hoặc ta có thể sa thải nhân viên đó và tuyểnthêm nhân viên mới (Quản trị đánh giá ảnh hưởng tới Tổ chức & phát triển doanhnghiệp)

Theo sơ đồ trên, ta cũng dễ dàng nhận thấy: Quản trị lương thưởng (hay Quản trịđãi ngộ) chỉ là một phần cấu thành nên Quản trị nguồn nhân lực doanh nghiệp Và côngtác quản trị lương thưởng cũng bị ảnh hưởng bới các nhóm công việc có liên quan khác.

2.1.3.2 Quy trình ứng dụng phần mềm tại doanh nghiệp

Quy trình ứng dụng phần mềm tại một doanh nghiệp bất kì thông thường sẽ baogồm các bước như sau:

1 Khảo sát, đánh giá quy trình nghiệp vụ quản lý kinh doanh hiện tại của Công ty:Đây là bước đầu tiên của việc ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp Như phântích ở trên về các nhóm công việc của công tác quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức,không phải bất kì tổ chức doanh nghiệp nào cũng nhất nhất có đủ 10 nhóm công việc trên.Tuỳ theo quy mô và thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà doanhnghiệp đó sẽ có các nhóm công việc phù hợp; Hoặc doanh nghiệp đó sẽ mạnh ở công tácnày nhưng yếu ở công tác khác Do đó, trước khi ứng dụng phần mềm vào doanh nghiệp,

ta cần phải đánh giá kĩ quy trình nghiệp vụ quản lý kinh doanh hiện tại của doanh nghiệpmới có thể tiến hành các bước tiếp theo

2 Khảo sát, phân tích & tư vấn yêu cầu chi tiết về giải pháp:

Sau khi đã hoàn thành bước đầu tiên, ta có thể tiếp tục khảo sát, phân tích và tư vấnyêu cầu chi tiết về giải pháp/ gói giải pháp cho doanh nghiệp Công việc này là cần thiết

vì người chủ doanh nghiệp có thể hiểu rõ công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpmình nhưng sẽ thiếu kiến thức chuyên môn về hệ thống, về công nghệ thông tin được ápdụng cho doanh nghiệp Bước này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bên phát triển phầnmềm và doanh nghiệp để đưa ra những giải pháp phù hợp nhất

3 Tuỳ chỉnh phần mềm phù hợp với doanh nghiệp:

Khi hai bên đã thống nhất được những yêu cầu cần có đối với giải pháp được ápdụng cho doanh nghiệp cũng là lúc bên phát triển phần mềm tuỳ chỉnh phần mềm cho phùhợp hơn với hoạt động kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp

4 Triển khai chương trình tại công ty, kiểm tra sự liên thông dữ liệu:

thống cũ lưu trữ để tránh xung đột xảy ra Sau đó, cơ sở dữ liệu từ hệ thống cũ sẽ đượctừng bước chuyển sang hệ thống mới và được phần mềm sử dụng.

5 Đào tạo sử dụng và quản trị hệ thống tại văn phòng chính:

Ngay cả khi không có xung đột đáng tiếc xảy ra, hệ thống mới cũng phải được thửnghiệm một thời gian (thường là được thử nghiệm tại một bộ phận nhỏ của doanh nghiệp)

để phòng ngừa những rủi ro mà khi phát triển phần mềm không thể tính toán hết Trongthời gian này, bên phát triển phần mềm cũng từng bước hướng dẫn, đào tạo cách thức sửdụng hệ thống mới hiệu quả nhất cho bên nhận phần mềm

6 Bàn giao & nghiệm thu hệ thống (bao gồm chương trình và tài liệu):

Hệ thống mới sau khi đã đi vào hoạt động một thời gian và không phát hiện lỗi,hoặc lỗi không đáng kể, có thể chấp nhận được thì sẽ được bên phát triển phần mềm bàngiao và nghiệm thu hệ thống cho bên doanh nghiệp mua phần mềm Công tác bàn giaogồm có chương trình và các tài liệu liên quan của hệ thống

7 Đánh giá hệ thống, người dùng và hiệu quả mang lại:

Sau khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng Hệ thống cũng sẽ được đánhgiá lại về khả năng, hiệu quả hệ thống mang lại cho doanh nghiệp thông thường vào cuốimỗi tháng (so sánh hiệu quả với trước khi áp dụng hệ thống mới hoặc so với hệ thống cũ).Công việc này sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng hệ thống có những tính toán, hướngphát triển phù hợp trong tương lai

8 Bảo hành hệ thống (thường là 6 tháng) tính từ ngày nghiệm thu dự án:

Hệ thống sau khi được đưa vào sử dụng sẽ thường xuyên được kiểm tra, bảo hành(có thể cả nâng cấp) để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đạt hiệu quả cao nhất chodoanh nghiệp sử dụng

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu tại doanh nghiệp

2.2.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

2.1.1.1 Giới thiệu công ty VNIP

- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần VNIP

- Địa chỉ trụ sở: Tầng 5, toà nhà 82 Bạch Mai, P.Cầu Dền, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội

- Điện thoại: 0988.605.655 – 046.684.9070

- Email: chaobansanpham@gmail.com

- Website: www.chaobansanpham.com

- Giám đốc: Hoàng Trọng Thành

- Loại hình công ty: công ty cổ phần

- Giấy phép kinh doanh số: 0104409421

2.1.1.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty VNIP thời gian qua.

Công ty cổ phần VNIP hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử Hệthống thương mại điện tử của công ty đã được xây dựng và phát triển trong 03 năm qua,với tiêu chí đưa đến khách hàng các dịch vụ đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với đặc thùphát triển internet tại Việt Nam, là một phương thức đáp ứng quá trình quảng bá các sảnphẩm dịch vụ của khách hàng

Qua 03 năm xây dựng, hiện tại hệ thống đang nằm trong top 350 website hàng đầutại Việt Nam, với số lượng truy cập trên 20,000 lượt/ ngày Hệ thống đang ngày một pháttriển, cung cấp cho các khách hàng có nhu cầu cần quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình

đến đông đảo người dùng Internet (Nguồn: Công ty VNIP, Giới thiệu VNIP).

2.2.2 Phân tích thực trạng việc quản lý nhân sự - tiền lương tại doanh nghiệp

2.2.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty VNIP

Dựa theo sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty VNIP, ta dễ dàng nhận thấy bên dướihội đồng quản trị là giám đốc, chịu trách nhiệm quản lý chung Dưới giám đốc có 3 bộphận chính của công ty là: Bộ phận kế toán; Bộ phận kinh doanh; Bộ phận kỹ thuật Mỗi

bộ phận sẽ đảm nhận các công việc khác nhau trong công ty

o Bộ phận kế toán, quản lý nhân sự, chi tiêu chung trong công ty;

o Bộ phận kinh doanh, chịu trách nhiệm xây dựng nội dung cho website;

o Bộ phận kỹ thuật, giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật khi xảy ra sự cố.Hiện nay, công ty VNIP đang có 30 nhân viên làm việc cho công ty, trong đó sốlượng nhân viên biết sử dụng máy vi tính là rất cao: 29/30 nhân viên Trong thời gian tới,công ty đang có xu hướng mở rộng về quy mô công ty và kinh doanh

Hằng năm, vốn đầu tư của công ty cho công nghệ thông tin là rất lớn Theo số liệunăm 2011, tổng số vốn đầu tư cho nguồn lực kỹ thuật là: 265.000.000 VNĐ Con số nàyđối với nguồn nhân lực kỹ thuật nói riêng là: 187.500.000 VNĐ (Nguồn: Phỏng vấn giámđốc Hoàng Trọng Thành và một số nhân sự khác trong công ty)

2.2.2.2 Mô hình hoá các hoạt động nghiệp vụ trong hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương của công ty VNIP

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty, công việc quản lý nhân sự trong công ty do

bộ phận kế toán đảm nhiệm Nhân viên kế toán trong công ty nhận yêu cầu từ trưởngphòng kế toán và các cấp cao hơn, sau đó ghi nhận lại kết quả trên máy, in ra thống kêbáo cáo gửi lại các cấp lãnh đạo Kết quả này sẽ được lãnh đạo công ty dùng để phục vụcho việc hoạch định các mục tiêu chiến lược, chiến thuật sau này của tổ chức

Nhằm mô hình hoá các hoạt động nghiệp vụ trong hệ thống quản lý nhân sự - tiềnlương tại công ty VNIP, ta có biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sựtiền lương tại công ty VNIP như sau :

Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hội đồng quản trịGiám đốc

Bộ phận kế toán Bộ phận KD Bộ phận kỹ thuật

NV QL WEBCộng tác viên

Hình 2.4 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương

hiện nay tại VNIP

Chi tiết các chức năng:

Chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên:

Hình 2.5 Chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên

Tiếp nhận hồ sơ: Nhân viên chịu trách nhiệm Quản lý hồ sơ nhân viên của công ty

là người nhận hồ sơ (bản cứng) từ các ứng viên/nhân viên mới của công ty

Cập nhật hồ sơ: Hồ sơ bản cứng sẽ được cập nhật thành file tài liệu lên máy tính.Tài liệu này được gửi lại cho nhân viên quản lý thống kê, báo cáo

Chức năng Quản lý chấm công:

Theo dõi ngày công: Có 2 nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi ngày côngcủa nhân viên khác trong công ty (Một buổi = 0.5 công; 1 ngày = 1 công) Mỗi nhân viênkhông tự đánh giá ngày công của mình mà chỉ đánh giá ngày công của các nhân viên cònlại trong công ty Việc theo dõi ngày công chéo giữa 2 nhân viên để đảm bảo không xảy

ra chuyện gian lận trong việc theo dõi ngày công của nhân viên kế toán theo dõi ngàycông Kết quả của công việc trên là file excel bảng chấm công mức 1 được gửi cho nhânviên quản lý đơn nghỉ phép

Quản lý đơn nghỉ phép: 1 nhân viên chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn nghỉ phép củanhân viên trong công ty (đơn nghỉ phép phải có dấu và chữ kí của lãnh đạo công ty) Dựatrên đơn nghỉ phép này và 2 bảng theo dõi công được nhân viên theo dõi ngày công gửi,nhân viên quản lý đơn nghỉ phép sẽ tạo lập 1 bảng chấm công mức 2 (chấm công dự tính)trên máy bằng file excel và gửi cho nhân viên chịu trách nhiệm chấm công

Chấm công: Nhân viên chịu trách nhiệm chấm công sẽ nhận bảng chấm công dựtính được gửi với nhân viên quản lý đơn nghỉ phép Sau đó, bảng chấm công dự tính này

sẽ được in và gửi đến toàn thể nhân viên trong công ty trước ngày nhận lương 5 ngày.Trong 3 ngày tiếp theo, nhân viên chấm công sẽ giải quyết các khiếu nại liên quan đếnchấm công từ các nhân viên khác trong công ty(nếu có) và hoàn chỉnh bảng chấm công dựtính thành bảng chấm công mức 3 (chấm công hoàn thiện) cuối cùng cũng được lưu trữdưới dạng file excel trên máy tính Bảng chấm công cuối cùng ngay khi hoàn thiện sẽđược gửi đến nhân viên quản lý tính lương

Chức năng Quản lý tính lương:

Hình 2.7 Chức năng Quản lý tính lương

Quản lý giấy tờ liên quan: Nhân viên chịu trách nhiệm quản lý tính lương sẽ tiếpnhận giấy thông báo thưởng/phạt, các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm y tế, bảo hiểm xãhội, các chế độ liên quan (nếu có) từ phía lãnh đạo cấp cao hơn.

Tính lương: Nhân viên tính lương sẽ dựa trên bảng chấm công được gửi bởi nhânviên chịu trách nhiệm chấm công và các giấy tờ khác liên quan để tính lương theo côngthức như sau:

Lương nhân viên thực nhận = Lương cơ bản ÷ tổng số công × số công thực tế ± cáckhoản khác

(Các khoản khác là thưởng/phạt, bảo hiểm, chế độ liên quan của từng nhân viên)Bảng lương sẽ được nhân viên tính lương xây dựng, lưu thành file excel trên máy

và gửi cho toàn thể nhân viên trong công ty 1 bản mềm excel cũng được gửi tới cho nhânviên chịu trách nhiệm quản lý thông kê, báo cáo phục vụ các công tác khác

Chức năng Quản lý thống kê, báo cáo:

Hình 2.8 Chức năng Quản lý thống kê, báo cáo Quản lý hồ sơ, bảng chấm công, bảng tính lương: Nhân viên chịu trách nhiệm quản

lý thống kê, báo cáo sẽ tiếp nhận, lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên, bảng tính lươngđược gửi đến từ nhân viên có trách nhiệm khác và lưu trữ trên máy tính

Lập thống kê, báo cáo: Dựa trên công tác quản lý hồ sơ, bảng chấm công, bảngtính lương, nhân viên này sẽ lập các thống kê, báo cáo về nhân sự theo các giấy thôngbáo, yêu cầu từ trưởng phòng kế toán và các cấp lãnh đạo cao hơn