kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành ở công ty quản lý đường sắt thanh hoá

Thấy rõ đợc tầm quan trọng trên, cùng với quá trình học tại tr-ờng em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty

Lời Mở đầu

1 Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trờng sôi động nh hiện nay,trớc sự hình thành và phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp,trớc sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các doanh nghiệptrong nớc mà còn với các doanh nghiệp nớc ngoài Vì vậy trongnhững năm gần đây theo xu hớng đổi mới của xã hội đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải có những điều chỉnh nhất định về đờnglối, chính sách, phơng thức quản lý và kinh doanh trên nhiều khíacạnh khác nhau nhằm hội nhập và đáp ứng nhu cầu của thời đại,

đồng thời duy trì và phát triển doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt

động kinh doanh Hơn nữa, mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận vẫnluôn là mục tiêu cơ bản nhất của các doanh nghiệp, nó chịu sựchi phối đến mọi hoạt động của doanh nghiệp Bất kỳ doanhnghiệp nào cũng luôn tìm và thực thi những giải pháp nhằm hạgiá thành và nâng cao chất lợng sản phẩm do doanh nghiệp sảnxuất ra Nhng để làm đợc điều này thì không phải là đơn giản

mà nó đòi hỏi các doanh nghiệp bên cạnh việc tìm hớng đi đúng

đắn cho mình còn phải có một chế độ kế toán hợp lý tức phảiphù hợp với thực tế, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệpmình và phải bảo đảm chế độ tài chính kế toán Việc hạch toánchi phí để tính ra giá thành sản phẩm quyết định đến kết quảsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và việc tăng hay giảm chi phísản xuất ảnh hởng trực tiếp đến các chỉ tiêu kinh tế khác

2 Đối tợng nghiên cứu

Tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác kế toán chi phísản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Quản lý

đờng sắt Thanh Hoá Trên cơ sở đó đánh giá những u điểm cũng

nh hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán của công ty, tìm ranguyên nhân những hạn chế đó và đa ra những giải pháp nhằmhoàn thiện công tác kế toán cho công ty.

3 Phạm vi nghiên cứu

Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giáthành sản phẩm tại Công ty Quản lý đờng sắt tại quý 2 năm2011

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn được thực hiện chủ yếu dựa trên việc thu thập, tổnghợp các số liệu do phòng tài chính – kế toán của công ty cung cấp

và tài liệu về cơ sở lý thuyết các giáo trình, sự hớng dẫn của giáoviên

Thấy rõ đợc tầm quan trọng trên, cùng với quá trình học tại

tr-ờng em đã đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Quản lý Đờng Sắt Thanh Hóa”

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn sẽ kếtcấu thành ba chơng nh sau:

Ch

ơng 1: Lý luận chung về công tác kế toán chi phí sản

xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp

Ch

ơng 2: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá

thành sản phẩm xây lắp tại Công ty QLĐS Thanh Hóa

Ch

ơng 3 Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá

thành sản phẩm xây lắp tại Công ty QLĐS Thanh Hóa

Trong thời gian thực tập bản thân em đã rất cố gắng song

do trình độ còn hạn chế, thời gian có hạn nên luận văn của emkhông tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo và

đóng góp ý của các thầy cô giáo và các anh chị phòng Tài Chính

- Kế toán để luận văn tốt nghiệp của em đợc hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình của côgiáo: Th.s Nguyễn Thị Thanh Loan đã giúp đỡ em hoàn thành bảnluận văn này

Chơng 1

Lý luận chung về công tác kế toán chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp 1.1 Chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm trong doanh nghịêp xây lắp

1.1.1 Bản chất chi phí sản xuất xây lắp và giá thành sản phẩm xây lắp

Quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xâydựng là quá trình biến đổi một cách có ý thức, có mục đích cácyếu tố đầu vào dới tác dụng của máy móc thiết bị cùng với sức lao

động của công nhân taoh thành các công trình, hạng mục côngtrình, các sản phẩm Nói cách khác, các yếu tố về t liệu sảnxuất, đối tợng lao động (biểu hiện cụ thể là các hao phí lao

động vật hoá) dới tác dụng có mục đích của sức lao động (biểuhiện là lao động sống) qua quá trình biến đổi sẽ trở thành sảnphẩm nhất định Để đo lờng các hao phí mà doanh nghiệp đã

bỏ ra trong kỳ hoạt động kinh doanh nhằm tổng hợp, xác địnhkết quả đầu ra ngời ta dùng khái niệm “ chi phí sản xuất”

Chi phí sản xuất kinh doanh xây dựng là biểu hiện bằngtiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hoá vàcác chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp xây lắp đã bỏ ratrong quá trình sản xuất thi công và bàn giao sản phẩm xây lắptrong một thời gian nhất định

Trên góc độ của kế toán tài chính, chi phí đợc nhìn nhận

nh những khoản phí tổn đã phát sinh gắn liền với hoạt động củadoanh nghiệp Những chi phí này phát sinh dới dạng tiền, các

khoản tơng đơng tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc thiết

bị, đợc kế toán ghi nhận trên cơ sở chứng từ, tài liệu bằng chứngchứng minh việc phát sinh của chúng

Trên góc độ của kế toán quản trị, mục đích của kế toánquản trị là cung cấp thông tin thích hợp về chi phí, kịp thời choviệc ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp Vì vậy,

đối với kế toán quản trị chi phí không đơn thuần nhận thức chiphí nh kế toán tài chính mà chi phí còn đợc nhận thức theo cảkhía cạnh nhận diện thông tin để phục vụ cho việc ra quyết

định kinh doanh Do đó chi phí có thể là phí tổn thực tế đã chi

ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày khi

tổ chức thực hiện, kiểm tra, ra quyết định, và cũng có thể làchi phí ớc tính khi thực hiện dự án hay giá trị lợi ích mất đi khilựa chọn phơng án, hoạt động này mà bỏ qua cơ hội kinh doanhkhác Khi đó trong kế toán quản trị chi phí lại cần chú ý đếnviệc nhận diện chi phí phục vụ cho việc so sánh, lựa chọn phơng

án tối u trong từng tình huống ra quyết định kinh doanh cụ thể

Giá thành sản phẩm xây lắp là chi phí sản xuất tính chomột khối lợng sản phẩm xây lắp do doanh nghiệp đã sản xuấthoàn thành Sản phẩm xây lắp có thể là công trình, hạng mụccông trình, giai đoạn thi công xây lắp có thiết kế và tính dựtoán riêng

Giá thành hạng mục công trình hay giá thành hoàn thànhtoàn bộ là giá thành sản phẩm cuối cùng của sản phẩm xây lắp

Giá thành sản phẩm là chỉ tiêu mang tính giới hạn và xác

định, vừa mang tính chất khách quan vừa mang tính chủ quan

Trong hệ thống các chỉ tiêu quản lý của doanh nghiệp, giá thànhsản phẩm là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh kết quả sử dụngcác loại tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh, cũng nh tính

đúng đắn của những giải pháp quản ký mà doanh nghiệp đãthực hiện nhắm mục đích hạ thấp chi phí, tăng lợi nhuận

1.1.2 Vai trò và nhiệm vụ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

* Vai trò của kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Kế toán tập hợp chi phí sản xuất là tập hợp tất cả các chi phíphát sinh để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp theonội dung, công dụng của chi phí Tính giá thành sản phẩm là căn cứvào các chi phí phát sinh về lao động sống và lao động vật hoátrong quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp để tập hợpchúng theo từng đối tượng, nhằm xác định giá thành các loại sảnphẩm

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cáchchính xác, kịp thời là điều kiện trọng yếu để xác định kết quả kinhdoanh

Giám đốc, kiểm tra quá trình chi phí nhằm tiết kiệm chi phí

và hạ giá thành là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp trong cơchế thị trường

Trong công tác quản lý kinh doanh, việc tổ chức đúng đắn, hạchtoán chính xác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm giúpcho bộ máy quản lý doanh nghiệp thường xuyên nắm được tìnhhình thực hiện kế hoạch giá thành, cung cấp tài liệu cho việc chỉ đạo

sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả kinh doanh Đồngthời chỉ tiêu giá thành cũng là cơ sở để xây dựng gía bán hợp lý.

Tóm lại kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cótác dụng quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh, đặc biệt làtrong vấn đề quản trị doanh nghiệp

* Nhiệm vụ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Chi phí và giá thành sản phẩm là các chỉ tiêu quan trọngtrong hệ thống các chỉ tiêu kinh tế phục vù cho công tác quản lýdoanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với doanh thu, kết quảhoạt động kinh doanh, do vậy đợc chủ doanh nghiệp rất quantâm

Tổ chức kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm một cáchkhoa học, hợp lý và đúng đắn có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản

lý chi phí, giá thành sản phẩm Đồng thời tạo điều kiện phấn đấutiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Đó là một trong những

điều kiện quan trọng tạo cho doanh nghiệp một u thế trong cạnhtranh

Kế toán doanh nghiệp cần phải xác định rõ vai trò vànhiệm vụ của mình trong việc tổ chức kế toán chi phí và tínhgiá thành sản phẩm nh sau:

- Trớc hết cần nhận thức đúng đắn vị trí, vai trò của kếtoán chi phí và tính giá thành trong toàn bộ hệ thống kế toáncủa doanh nghiệp, mối quan hệ với các bộ phận kế toán có liênquan

- Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình côngnghệ, loại hình sản xuất… để xác định đúng đắn đối tợng kếtoán chi phí sản xuất, phơng pháp tập hợp chi phí.

- Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, sản phẩm, khảnăng yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp để xác định đốitợng tính giá thành cho phù hợp

- Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học trên cơ sởphân công rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộphận kế toán có liên quan đặc biệt bộ phận kế toán các yếu tốchi phí

- Tổ chức chứng từ, hạch toán ban đầu, hệ thống tài khoản,

sổ kế toán phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực, chế độ kế toán

đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu thu nhận- xử lý- hệ thống hoáthông tin về chi phí, giá thành của DN

- Tổ chức lập và phân tích các báo cáo kế toán về chi phí,giá thành sản phẩm, cung cấp những thông tin cần thiết cho các

đối tợng quan tâm

1.2 Chi phí sản xuất và phân loại chi phí sản xuất

1.2.1 Khái niệm chi phí sản xuất

Trong quá trình tiến hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh các doanh nghiệp phải bỏ ra các chi phí về vật chất (vật t,máy móc…), hao phí về sức lao động Những hao phí này luôngắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh gọi là chi phí sảnxuất

Vậy chi phí sản xuất là toàn bộ hao phí về lao động sống,lao động vật chất và các hao phí cần thiết khác mà doanh

nghiệp đã chi ra để tiến hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh trong một thời kỳ nhất định biểu hiện dới hình thái tiềntệ.

1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất ở các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiềukhoản, có tính chất, công dụng khác nhau và có yêu cầu quản lýkhác nhau Vì vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như công tác kếtoán phù hợp với từng loại chi phí cần thiết phải tiến hành phân loạichi phí sản xuất theo những tiêu thức khác nhau

1.2.2.1 Phân loại theo từng nội dung, tính chất kinh tế của chi phí

Theo cách phân loại này ngời ta sắp xếp các chi phí có cùngnội dung và tính chất kinh tế vào một loại gọi là các yếu tố chiphí, mà không phân biệt chi phí đó phát sinh ở đâu và có tácdụng nh thế nào

Số lợng các yếu tố chi phí sản xuất đợc phân chia trong từngdoanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm quá trình sản xuất kinhdoanh, đặc điểm sản phẩm sản xuất ra, yêu cầu quản lý… theochế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam khi quản lý và hạch toánchi phí sản xuất các doanh nghiệp phải theo dõi đợc chi phí theonăm yếu tố sau:

- Chi phí nguyên liệu và vật liệu: bao gồm chi phí nguyênvật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu,chi phí phụ tùng thay thế và chi phí nguyên vật liệu khác

- Chi phí nhân công: là các khoản chi phí về tiền lơng phảitrả cho ngời lao động, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm

y tế, kinh phí công đoàn theo tiền lơng của ngời lao động

- Chi phí khấu hao máy móc thiết bị: bao gồm khấu hao củatất cả TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ củadoanh nghiệp

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền phải trả cho cácdịch vụ mua ngoài phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

- Chi phí khác bằng tiền: Là các chi phí sản xuất khác ngoàicác yếu tố trên

Cách phân loại này có tác dụng cho biết nội dung, kết cấu tỷtrọng của từng loại chi phí mà doanh nghiệp đã sử dụngvào quátrình sản xuất trong tổng chi phí sản xuất doanh nghiệp Sốliệu chi phí sản xuất theo yếu tố là cơ sở để xây dựng các dựtoán chi phí sản xuất, xác định nhu cầu về vốn của doanhnghiệp, xây dựng kế hoạch về lao động, vật t, tài sản… trongdoanh nghiệp

1.2.2.2 Phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí

Bao gồm chi phí tạo ra doanh thu bán hàng của hoạt độngsản xuất kinh doanh Căn cứ vào chức năng, công dụng của chiphí, các khoản chi phí này lại đợc chia thành:

* Chi phí sản xuất kinh doanh

+ Chi phí sản xuất: Là toàn bộ hao phí về lao động sống,lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp

bỏ ra có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm, lao vụ trong một

thời kỳ nhất định đợc biểu hiện bằng tiền Chi phí sản xuất củadoanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là toàn bộ chi phínguyên vật liệu đợc sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chếtạo sản phẩm, lao vụ dịch vụ

- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lơng và cáckhoản phải trả trực tiếp cho công nhân trực tiếp sản xuất, cáckhoản trích theo tiền lơng của công nhân sản xuất nh kinh phícông đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

- Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí sản xuất liênquan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi cácphân xởng, các đội sản xuất Chi phí sản xuất chung bao gồmchi phí nhân viên phân xởng, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ,chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khácbằng tiền

+ Chi phí ngoài sản xuất:

Chi phí ngoài sản xuất ở doanh nghiệp đợc xác định baogồm:

- Chi phí bán hàng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp

* Chi phí hoạt động tài chính:

Chi phí hoạt động tài chính là những chi phí và các khoản

lỗ liên quan đến các hoạt động về vốn nh: chi phí liên doanh, chiphí đầu t tài chính, chi phí liên quan đến cho vay vốn…

* Chi phí khác: là các chi phí và các khoản lỗ cho các sự

kiện hay nghiệp vụ bất thờng mà doanh nghiệp không thể dự

kiến trớc đợc nh chi phí thanh lý, nhợng bán TSCĐ, tiền phạt do viphạm hợp đồng.

Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích công dụng củachi phí có tác dụng phục vụ cho việc quản lý CPSX theo địnhmức, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành sản phẩm,phân tích tình hình thực hiên kế hoạch giá thành làm tài liệutham khảo để lập định mức CPSX và lập kế hoạch giá thành sảnphẩm cho kỳ sau

1.3 Giá thành sản phẩm và phân loại giá thành sản phẩm 1.3.1 Khái niệm giá thành sản phẩm

* Bản chất của giá thành sản phẩm

Ta biết rằng mục đích của việc bỏ ra một lượng chi phí của cácnhà sản xuất là để tạo nên những giá trị sử dụng nhất định, nhằm đápứng yêu cầu tiêu dùng của xã hội Sau quá trình sản xuất ra sảnphẩm có những khoản chi phí liên quan đến khối lượng sản phẩm,

công việc, lao vụ hoàn thành gọi là giá thành sản phẩm.

Vậy giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hoá và các hao phí khác

mà doanh nghiệp đó bỏ ra có liên quan đến một khối lượng sản phẩm, công việc lao vụ hoàn thành nhất định.

1.3.2 Phân loại giá thành sản phẩm

Để đáp ứng yêu cầu của quản lý và hạch toán, giá thành sảnphẩm đợc phân chia làm nhiều loại khác nhau, tuỳ theo các tiêuthức sử dụng để phân loại giá thành:

1.3.2.1 Căn cứ vào cơ sở số liệu và thời điểm tính toán

Theo cách phân loại này, giá thành sản phẩm đợc chia thành

ba loại sau:

- Giá thành sản phẩm kế hoạch

Là giá thành sản phẩm đợc tính toán trên cơ sở chi phí kếhoạch và số lợng sản phẩm sản xuất kế hoạch Giá thành kế hoạchbao giờ cũng đợc tính toán trớc khi bắt đầu quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ

Giá thành sản phẩm kế hoạch là mục tiêu phấn đấu trong kỳsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó cũng là căn cứ để sosánh, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giáthành của doanh nghiệp

- Giá thành sản phẩm định mức:

Là giá thành sản phẩm đợc tính trên cơ sở các định mức chiphí hiện hành và chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm

Định mức chi phí đợc xác định trên cơ sở các định mứckinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp trong từng thời kỳ, hoặc

đợc xác định trớc khi bắt đầu quá trình sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

Giá thành định mức là thớc đo việc sử dụng hợp lý, tiếtkiệm các nguồn lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ

- Giá thành sản phẩm thực tế

Là giá thành sản phẩm đợc tính toán và xác định trên cơ sở

số liệu chi phí sản xuất thực tế phát sinh và tập hợp đợc trong kỳcũng nh số lợng sản phẩm thực tế sản xuất và tiêu thụ trong kỳ

Giá thành thực tế chỉ có thể tính toán đợc khi kết thúc quátrình sản xuất, chế tạo sản phẩm và đợc tính toán cho cả chỉ tiêutổng giá thành và giá thành đơn vị.

Giá thành thực tế là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh kết quảphấn đấu của doanh nghiệp trong việc tiết kiệm các loại chi phí

Nó cũng là cơ sở để xác định kết quả hoạt động sản xuất củadoanh nghiệp

1.3.2.2 Phân loại giá thành theo phạm vi tính toán

Để tính toán giá thành theo cách phân loại này, ngời taphân chia giá thành thành ba loại:

- Giá thành toàn bộ sản phẩm: bao gồm toàn bộ chi phí cố

định và chi phí biến đổi mà doanh nghiệp đã sử dụng phục vụquá trình sản xuất trong kỳ

- Giá thành sản phẩm theo biến phí: là loại giá thành đợc xác

định chỉ bao gồm các chi phí biến đổi kể cả chi phí biến đổitrực tiếp và chi phí biến đổi gián tiếp

- Giá thành sản phẩm có phân bổ hợp lý chi phí cố định:

bao gồm toàn bộ chi phí biến đổi và một phần định phí SX

đ-ợc phân bổ hợp lý căn cứ vào mức độ hoạt động thực tế so vớimức độ hoạt động chuẩn

1.4 Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Về mặt bản chất, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm làbiểu hiện hai mặt của quá trình sản xuất kinh doanh Chúnggiống nhau về chất vì đều cùng biểu hiện bằng tiền những haophí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã

bỏ ra, nhng hác nhau về mặt lợng Khi nói đến chi phí sản xuất

là giới hạn cho chúng một thời kỳ nhất định, còn khi nói đến giáthành sản phẩm là xác định một lợng chi phí sản xuất nhất

định, tính cho một khối lợng sản phẩm xây lắp đã hoàn thànhbàn giao

-1.5 Tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp

1.5.1 Tổ chức Chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu

+ Nguyên tắc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:

- Vận dụng các nguyên tắc, phơng pháp về lập, luânchuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với điềukiện cụ thể của doanh nghiệp

- Cụ thể hoá và bổ sung các nội dung cần thiết vào từng mẫuchứng từ kế toán đã đợc quy định để phục vụ cho việc thu thậpthông tin quản trị nội bộ doanh nghiệp

- Chứng từ gốc liên quan đến các chi phí phát sinh là cácchứng từ thuộc về các yếu tố nh: vật t( phiếu nhập kho, phiếuxuất kho, phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ…), tiền lơng ( bảngthanh toán tiền lơng, bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ,phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành…), liênquan đến máy thi công có bảng khấu hao TSCĐ, bảng phân bổkhấu hao…, phiếu chi…

Tổng giá thành

SP công trình

hoàn thành

Chi phí sản xuất xây lắp dở dang đầu kỳ

Chi phí sản xuất xây lắp phát sinh trong

kỳ

Chi phí sản xuất xây lắp dở dang cuối kỳ

- Sử dụng các chứng từ ban đầu, chứng từ thống kê trong

điều hành sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp ( Lệnh sảnxuất, Bảng kê khối lợng, quyết định điều động lao động, Quyết

định điều động( di chuyển) tài sản, Biên bản điều tra tìnhhình sản xuất…) để kế toán quản trị khối lợng sản phẩm, thờigian lao động, lập kế hoạch

- Đợc thiết kế và sử dụng các chứng từ nội bộ dùng cho kếtoán tài chính và kế toán quản trị mà không có quy định củaNhà nớc nh bảng tính phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp Đ-

ợc thiết kế lập hệ thống thu thập và cung cấp thông tin nhanh,kịp thời qua Email, Fax và các phơng tiện thông tin khác

1.5.2 Tổ chức tài khoản kế toán

+ Nguyên tắc tổ chức vận dụng tài khoản kế toán

- Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do BộTài chính ban hành hoặc đợc Bộ Tài chính chấp thuận áp dụngcho doanh nghiệp để chi tiết hoá theo các cấp ( cấp 2, 3, 4) phùhợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin của

kế toán tài chính và kế toán quản trị trong doanh nghiệp

- Việc chi tiết hoá các cấp tài khoản kế toán dựa trên các yêucầu sau:

+ Xuất phát từ yêu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị củatừng cấp quản lý

+ Các tài khoản có mối quan hệ với nhau cần đảm bảo tínhthống nhất về ký hiệu, cấp độ, ( Ví dụ: TK 62101, 62201, ,

154101, 63201 )

+ Việc chi tiết hoá tài khoản không đợc là sai lệch nội dung,kết cấu và phơng pháp ghi chép của tài khoản.

- Doanh nghiệp đợc mở tài khoản kế toán chi tiết theo cáccấp trong các trờng hợp sau:

+ Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành theo từng côngviệc, sản phẩm, mặt hàng, bộ phận sản xuất

+ Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theotừng công việc, sản phẩm, mặt hàng, bộ phận sản xuất, kinhdoanh

+ Kế toán hàng tồn kho theo từng thứ, loại

+ Kế toán các nguồn vốn, các khoản vay, các khoản nợ phảithu, phải trả theo chủ thể và từng loại

+ Tuỳ theo phơng pháp hạch toán hàng tồn kho doanhnghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách hệ thống tài khoảnsau:

* Trờng hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo PP kê khai thờng xuyên

+ TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” : Tài khoảnnày để tập hợp tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu dùng chosản xuất, thi công xây lắp, chế tạo sản phẩm sinh trong kỳ Tàikhoản này đợc mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục côngtrình, từng khối lợng xây lắp, các giai đoạn quy ớc đạt điểmdừng kỹ thuật có dự toán riêng

+ TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp” : dùng để tập hợp

và kết chuyển số chi phí tiền công của công nhân sản xuất,xây lắp trực tiếp

+ TK 623 “ Chi phí sử dụng máy thi công” : Dùng để tập hợp

và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho

hoạt động xây lắp Tài khoản này chỉ đợc sử dụng để hạch toánchi phí sử dụng máy thi công đối với trờng hợp doanh nghiệp thựchiện xây lắp công trình theo phơng pháp thi công hỗn hợp vừa thicông thủ công vừa thi công bằng máy Không hạch toán vào tài khoảnnày các khoản trích theo lơng ( BHXH, BHYT, KPCĐ) của công nhân

sử dụng máy thi công

TK 623 có 6 TK cấp 2:

TK 6231 – Chi phí nhân công

TK 6232 – Chi phí vật liệu

TK 6233 – Chi phí dụng cụ

TK 6234 – Chi phí khấu hao máy móc thi công

TK 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6238 – Chi phí khác bằng tiền

+ TK 627 “ Chi phí sản xuất chung”: Dùng để tập hợp chiphí quản lý và phục vụ thi công ở các đội xây lắp theo nội dungquy định và phân bổ hoặc kết chuyển chi phí sản xuất chungcho các đối tợng xây lắp liên quan

TK này có 6 tài khoản cấp 2:

TK 6271 – Chi phí nhân viên đội sản xuất

TK 6272 – Chi phí vật liệu

TK 6273 – Chi phí dụng cụ sản xuất

TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

TK 6278 – Chi phí khác bằng tiền

+ TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” : TK này

để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, phục vụ cho việc tínhgiá thành sản phẩm xây lắp, sản phẩm công nghiệp, dịch vụ,lao vụ của doanh nghiệp xây lắp

TK này đợc mở chi tiết theo địa điểm phát sinh chi phí( đội sản xuất, công trờng ), theo từng công trình, hạng mụccông trình, các giai đoạn công việc của hạng mục công trình haynhóm hạng mục công trình, chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao

TK 1544 – Chi phí bảo hành xây lắp

* Trờng hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo PP kiểm kê định kỳ

- Trong TH này, việc tập hợp và phân bổ CPNVLTT, CPNCTT ,CPSDMTC, CPSXC đuợc thực hiện trên các TK 621, 622, 623, 627 t-

ơng tự nh PP KKTX

- Toàn bộ quá trình tổng hợp chi phí sản xuất cuối kỳ, tínhgiá thành sản phẩm đợc thực hiên trên tài khoản 631- Giá thànhsản xuất, còn TK 154 thuộc nhóm hàng tồn kho chỉ dùng đểphản ánh CPSX dở dang lúc đầu và cuối kỳ

1.5.3 Tr×nh tõ kÕ to¸n tËp hîp CPSX vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm

* KÕ to¸n chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm theo ph¬ng ph¸p

kª khai thêng xuyªn

TK155 TK622 KÕt chuyÓn

TËp hîp chi phÝ s¶n KÕt chuyÓn chi phÝ s¶n

* Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

giảm giá thành

TK334,338 TK 622

Tập hợp chi phí nhân công Kết chuyển chi phí nhân công

trực tiếp trực tiếp cuối kỳ

TK 632

TK 111,334,214,152 TK623 Kết chuyển giá

Tập hợp chi phí sử Kết chuyển chi phí sử dụng thành thực

tế sp

dụng máy thi công máy thi công sản xuất hoàn

thành trong kỳ

TK111,214,152 TK627

Tập hợp chi phí Kết chuyển chi phí sản xuất

sản xuất chung chung đợc phân bổ

Kết chuyển chi phí sản xuất chung

không đợc phân bổ

1.5.4 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán

+ Nguyên tắc tổ chức vận dụng Sổ kế toán

Doanh nghiệp căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tàichính ban hành hoặc đợc Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng chodoanh nghiệp để bổ sung các chi tiêu, yêu cầu cụ thể phục vụcho kế toán quản trị trong doanh nghiệp Việc bổ sung hoặcthiết kế các nội dung của sổ kế toán không đợc làm sau lệch nộidung các chỉ tiêu đã quy định trên sổ kế toán và cần phù hợp vớiyêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp đợc thiết kế các sổ kế toán mới phù cầu quản

lý chi phí theo bộ phận, mặt hàng, công việc và các yêu cầu kháccủa kế toán quản trị ( Phiếu tính giá thành sản phẩm, Báo cáosản xuất nh mẫu sổ ở phụ lục kèm theo)

Sơ đồ 01: Quy trình ghi sổ kế toán và báo cáo chi phí sản xuất, giá thành

Chi phí trực tiếp

Phân bổ

chi phí

Chi phí

Đối chiếu, kiểm tra

Ghi định kỳ, cuối kỳ

+ Hệ thống báo cáo kế toán quản trị

Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chủ yếu của một doanhnghiệp thờng bao gồm:

- Báo cáo tình hình thực hiện:

 Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng loại sảnphẩm ;

 Báo cáo chi tiết khối lợng sản phẩm hoàn thành tiêu thụ;

 Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho;

621, 622,

623, 627

Sổ kế toán tổng hợp TK 154, 631

Báo cáo CPSX, giá

Bảng tổng hợp CPSX, tính giá

thành SP

Sổ chi tiết chi phí sản xuất

Tài liệu hạch toán về khối lợng sản phẩm sản xuất

 Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao

Ngoài ra căn cứ vào các yêu cầu quản lý, điều hành của từnggiai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác

1.5.5 Đối tợng kế toán CPSX, đối tợng tính giá thành trong doanh nghiệp xây lắp

Đối tợng kế toán chi phí sản xuất xây lắp là phạm vi giới hạnchi phí sản xuất xây lắp cần đợc tập hợp nhằm đáp ứng yêu cầukiểm tra, giám sát chi phí và yêu cầu tính giá thành

Xác định đối tợng tập hợp chi phí là khâu đầu tiên, đặcbiệt quan trọng đối với kế toán chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm Để xác định đúng đắn đối tợng tập hợp chi phí sản xuấtcần căn cứ vào một số tiêu thức sau:

- Đặc điểm tổ chức sản xuất: phơng thức khoán nh thếnào, theo phân xởng hay theo đội

- Tính chất sản xuất, loại hình sản xuất, đặc điểm củaquy trình công nghệ sản xuất: giản đơn hay phức tạp, đơnchiếc hay hàng loạt…

- Yêu cầu và trình độ quản lý và theo yêu cầu tính giáthành sản phẩm

Trong các doanh nghiệp xây lắp, với tính chất phức tạp củacông nghệ và sản phẩm sản xuất mang tính đơn chiếc, có cấutạo vật chất riêng, mỗi công trình, hạng mục công trình có dựtoán thiết kế thi công riêng biệt nên đối tợng hạch toán chi phísản xuất có thể là công trình, hạng mục công trình, hoặc có thể

là đơn đặt hàng, bộ phận thi công hay từng giai đoạn côngviệc Tuy nhiên trên thực tế các đơn vị xây lắp thờng hạch toáncho phí theo công trình, hạng mục công trình

Trong các doanh nghiệp xây lắp, đối tợng tính giá thành cóthể là công trình hay hạng mục công trình, hay khối lợng xâylắp hoàn thành đạt tới điểm dừng kỹ thuật hợp lý

1.5.6 Phơng pháp tập hợp chi phí sản xuất

Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng đã ảnh hởng

đến nội dung, phơng pháp tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm.Tuỳ theo điều kiện cụ thể, có thể vận dụng một trong các phơngpháp:

- Tập hợp trực tiếp cho từng hạng mục công trình hay từnggiai đoạn, khối lợng công tác xây lắp có khối lợng dự toán riêng

- Tập hợp và phân bổ gián tiếp theo từng hạng mục côngtrình hay các giai đoạn xây lắp

1.5.7 Tổ chức công tác tính giá thành sản phẩm xây lắp 1.5.7.1 Đánh giá sản phẩm dở dang trong DN xây lắp

Sản phẩm dở dang là khối lợng sản phẩm, công việc còn

đang trong quá trình sản xuất, chế biến, đang nằm trên dâytruyền công nghệ hoặc đã hoàn thành một vài giai đoạn của quytrình công nghệ nhng vẫn phải gia công chế biến mới trở thànhthành phẩm

Đánh giá sản phẩm dở dang là việc xác định phần chi phí

mà sản phẩm dở dang phải gánh chịu

Muốn đánh giá sản phẩm một cách chính xác trớc hết phảikiểm kê khối lợng sản phẩm, công tác xây lắp hoàn thành trong

kỳ, đồng thời xác định đúng đắn khối lợng sản phẩm hoànthành so với khối lợng xây lắp hoàn thành theo quy ớc của từnggiai đoạn thi công để xác định đợc khối lợng xây lắp dở dang,phát hiện tổn thất trong quá trình thi công

Chất lợng của công tác kiểm kê khối lợng xây lắp dở dang có

ảnh hởng lớn đến tính chính xác của việc đánh giá sản phẩmlàm dở và tính giá thành

Đặc điểm của xây dựng cơ bản là có kết cấu rất phức tạp,

do đó việc xác định chính xác mức độ hoàn thành của nó là rấtkhó Vì vậy khi đánh giá sản phẩm làm dở, kế toán cần kết hợpchặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, bộ phận tổ chức lao động để xác

định mức độ hoàn thành của khối lợng xây lắp dở dang mộtcách chính xác

Trên cơ sở kiểm kê sản phẩm làm dở đã tổng hợp đợc, kếtoán tiến hành đánh giá sản phẩm làm dở

* Phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí

dự toán

Theo phơng pháp này chi phí thực tế của khối lợng dở dangcuối kỳ đợc xác định theo công thức:

l-dở dang đầu

kỳ

Chi phí thực

tế của khối ợng xây lắpthực hiệntrong kỳChi phí của

l-khối lợng xâylắp hoànthành bàn giaotrong kỳ

Chi phí củakhối lợng xâylắp dở dangcuối kỳ theo

dự toán

Chi phíkhối lợngxây lắp

dở dangcuối kỳtheo dựtoán

đặt dởdang đầukỳ

Chi phí thực

tế của khốilợng lắp

đặt thựchiện trongkỳChi phí của

khối lợnglắp đặtbàn giaotrong kỳtheo dự toán

Giá trị dựtoán củakhối lợnglắp đặt dởdang cuối kỳ

Chi phítheo dựtoán khối l-ợng lắp

đặt dởdang cuối

kỳ đã tínhtheo sản l-ợng hoànthành tơng

đơng

Bên cạnh đó, với một số công việc nh nâng cấp hoànthiện hoặc xây dựng một số công trình, hạng mục công trình

có giá trị nhỏ, thời gian thi công ngắn thì chủ đầu t sẽ thanhtoán sau khi đã hoàn thành toàn bộ thì giá trị làm dở cuối kỳchính là toàn bộ chi phí thực tế phát sinh từ khi thi công đếnthời điểm kiểm kê, đánh giá

* Phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo giá trị

dự toán

Theo phơng pháp này, chi phí thực tế của khối lợng xây lắp

dở dang cuối kỳ đợc tính theo công thức:

Chi phí thực tếcủa khối lợnglắp đặt thựchiện trong kỳGiá trị dự toán

của khối lợngxây lắp hoànthành bàn giaotrong kỳ

Giá trị dự toáncủa khối lợngxây lắp dởdang cuối kỳ

Giá trị dựtoán củakhối lợngxây lắp

dở dangcuối kỳ

Trong thời kỳ đó, tính giá thành là thời kỳ bộ phận kế toángiá thành cần phải tiến hành công việc tính giá thành cho các

đối tợng tính giá thành

Tuỳ theo đặc điểm của từng đối tợng tính giá thành và mốiquan hệ giữa các đối tợng tập hợp chi phí và đối tợng tính giáthành mà kế toán phải lựa chọn, sử dụng một hoặc kết hợp nhiềuphơng pháp thích hợp để tính giá thành cho từng đối tợng

* Phơng pháp tính giá thành giản đơn

Phơng pháp này đợc áp dụng trong các xí nghiệp xây lắp

có số lợng công trình, giai đoạn công việc ít nhng thờng có khốilợng lớn, chu kỳ sản xuất tơng đối ngắn, không có hoặc có một

Trong đó: Z: là giá thành sản phẩm xây lắp

Dđk : là chi phí sản xuất thực tế dở dang đầukỳ

C: Chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ

Dck: Chi phí sản xuất thực tế dở dang cuối kỳTrong trờng hợp chi phí sản xuất tập hợp cho cả công trìnhnhng giá thành thực tế phải tính riêng cho từng hạng mục côngtrình, kế toán có thể căn cứ vào chi phí sản xuất của cả nhóm

và có hệ số kinh tế kỹ thuật đã quy định cho từng hạng mụccông trình để tính giá thành thực tế cho từng hạng mục côngtrình.

đơn nhiều hay ít, cũng không kể trình độ phức tạp của việcsản xuất sản phẩm đó nh thế nào Khi bắt đầu sản xuất theomỗi đơn đặt hàng, bộ phận kế toán mở ra một bản chi tiết tínhriêng các chi phí sản xuất theo từng khoản mục giá thành

Trong hạch toán hàng ngày, các chi phí sản xuất cơ bản đợccăn cứ trực tiếp vào chứng từ gốc ghi trực tiếp vào từng đơnhàng Các chi phí gián tiếp, chi phí chung thờng đợc tập hợp theotừng nơi phát sỉnh ra chi phí đó, sau đó định kỳ sẽ phân bổvào giá thành của đơn hàng có liên quan theo một tiêu chuẩnnhất định

Tổng giá thành của mỗi đơn đặt hàng đợc xác định saukhi mỗi đơn đặt hàng này hoàn thành xong Việc định giáthành nh vậy không đúng kỳ, kỳ tính giá thành nhất trí với chu

kỳ sản xuất chứ không nhất trí với kỳ báo cáo của hạch toán

Trong trờng hợp đơn đặt hàng hoàn thành xong mới tính giáthành nên trên lý thuyết thì phơng pháp này không cần tính giá

trị làm dở Trong trờng hợp này có ba phơng pháp đánh giá sảnphẩm đã làm xong:

- Căn cứ theo kế hoạch đánh giá

- Nếu trớc kia xí nghiệp đã xây lắp sản phẩm tơng tự thìcăn cứ theo giá thành thực tế trớc kia và tham khảo những sự thay

đổi của điều kiện sản xuất hiện tại để đánh giá

- Thống kê và đánh giá đúng mức phần đơn đặt hàng chakết thúc để tính ra giá thành của sản phẩm đã hoàn thành

Phơng pháp này tơng đối đơn giản nhng có nhiều hạn chế:-+ Kỳ tính giá không nhất trí với kỳ báo cáo

+ Phơng pháp đơn đặt hàng tập hợp chi phí sản xuất theotoàn bộ đơn đặt hàng, do đó chi phí có thể biết đợc là toàn bộgiá thành thực tế của đơn đặt hàng là cao hay thấp hơn giá kếhoạch Nh vậy khó phân tích đợc nguyên nhân tăng giảm giáthành từng loại sản phẩm

Z = Dđk + C1 + C2 + + Cn + Dck

Trong đó: Z: Là giá thành sản phẩm xây lắp

C1, C2 , , Cn : Là chi phí sản xuất ở từng độisản xuất xây dựng hay từng giai đoạn công việc, từng hạng mụccông trình.

Dđk : là chi phí sản xuất thực tế dở dang đầukỳ

Dck: Chi phí sản xuất thực tế dở dang cuối kỳ.Phơng pháp tính giá thành tơng đối dễ dàng, chính xác Vớiphơng pháp này yêu cầu kế toán phải tập hợp đầy đủ chi phícho từng công việc, từng hạng mục công trình Bên cạnh các chiphí trực tiếp đợc tập hợp ngay, các chi phí gián tiếp ( chi phíchung) phải đợc phân bổ theo tiêu thức nhất định

* Phơng pháp định mức chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (phơng pháp định mức)

Phơng pháp này vận dụng một cách có hiệu quả u việt củanền kinh tế kế hoạch và trên cơ sở hệ thống định mức để quản

lý và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành

Giá thành thực tế của sản phẩm đợc tính theo công thức:

Điều kiện áp dụng phơng pháp này là: Quy trình sản xuấtsản phẩm của xí nghiệp đã định hình và sản phẩm đã đi vàosản xuất ổn định Xí nghiệp đã xây dựng các định mức vật t,lao động có căn cứ kỹ thuật và tơng đối chính xác Chế độquản lý theo định mức đã kiện toàn ở tất cả các khâu, đội xâydựng, các bộ phận chức năng quản lý có liên quan, trình độ tổ

Giá thành thực

tế của sản

phẩm

Giá thành địnhmức của sảnphẩm

Chênh lệch

định mức định mứcThay đổi

chức và nghiệp vụ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm tơng đối vững vàng.

* Phơng pháp tỷ lệ

Đợc áp dụng trong các trờng hợp đối tợng tập hợp chi phí lànhóm sản phẩm nhng đối tợng tính giá thành lại là từng sảnphẩm Trong trờng hợp này phải căn cứ vào tổng chi phí thực tế

và tổng chi phí kế hoạch hoặc tổng chi phí dự toán của cáchạng mục công trình có liên quan để xác định tỷ lệ phân bổ,thờng tỷ lệ phân bổ là:

* Phơng pháp hệ số

Cách tính giá thành sản phẩm theo hệ số đợc áp dụng trongtrờng hợp cùng một quy trình công nghệ sản xuất, sử dụng cùngmột loại nguyên vật liệu và kết quả thu đợc đồng thời nhiều loạisản phẩm chính khác nhau

Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí sản xuất (cho các loại sản phẩm), còn đối tợng tính giá thành lại là từng sảnphẩm do quy trình công nghệ sản xuất đã thực hiện

Căn cứ vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật của sản phẩm đểquy định cho mỗi loại sản phẩm một hệ số, trong đó chọn loạisản phẩm có đặc trng tiêu biểu nhất hoặc thông dụng nhất đểlàm sản phẩm tiêu chuẩn có hệ số bằng 1 ( hệ số giá thành sảnphẩm bằng 1)

Giá thành thực

tế sản phẩm hoạch ( hay dựGiá thành kế

toán)

Tỷ lệ điềuchỉnh ( tỷ lệphân bổ)

Căn cứ vào sản lợng thực tế hoàn thành của từng loại sảnphẩm và hệ số giá thành đã quy định để tính quy đổi sản lợngtừng loại ra sản lợng sản phẩm tiêu chuẩn ( sản phẩm có hệ số giáthành bằng 1).

Giá thành thực tế của một đơn vị sản phẩm đã quy đổi

đ-ợc tính theo công thức:

Tổng CP thực tế cho toàn bộ sản phẩm đãhoàn thành

Sơ đồ 02: Trình tự xử lý trong kế toán máy

Giá thành thực

tế sản phẩm

cần tính

Giá thành thực tếsản phẩm tiêuchuẩn

Hệ số giá

thành

 Tổ chức mã hoá các đối tợng cần quản lý:

Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại, gắn ký hiệu,xếp lớp các đối tợng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện,tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tợngtrong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăngtốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhậpliệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mã hoá các

đối tợng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tínhthống nhất và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm

kế toán

Việc xác định đối tợng cần mã hoá là hoàn toàn phụ thuộcvào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Thông thờng trong côngtác kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, những đối t-ợng chủ yếu sau cần phải đợc mã hoá:

+ Danh mục tài khoản ( TK 141, 154, 621, 622, 623, 627…)

Phiếu nhập- xuất, các chứng từ khác

Nhập các chứng từ vào máy

+ Danh mục chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất, phiếuthu, phiếu chi…

+ Danh mục khách hàng

Sau khi đã mã hoá cho các đối tợng, doanh nghiệp phải khaibáo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tợng này.Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với

đối tợng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khaibáo liên quan đến đối tợng đó ( do đã đợc ngầm định)

 Tổ chức chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kếtoán nhằm cung cấp thông tin đầu vào làm cơ sở dữ liệu cho hệthốn thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các

đối tợng sử dụng

Nội dung của tổ chức hệ thống chứng từ bao gôm:

- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trênmáy

- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ phải bảo đảm hợp lý, dễkiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán chi phí sản xuất và giáthành sản phẩm với các bộ phận kế toán khác có liên quan nh kếtoán tiền lơng, kế toán TSCĐ, kế toán tiền mặt… Cuối cùng chứng

từ kế toán phải đợc chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệmphần hành kế toán chi phí sản xuất và giá thành để tiến hànhnhập liệu

 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Trong phần mềm kế toán thờng cài đặt sẵn hệ thống tàikhoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài chínhban hành.

Các doanh nghiệp cần phải dựa vào các đặc điểm củadoanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiếtcấp 3, cấp 4 theo các đối tợng quản lý đã đợc mã hoá chi tiết Nhucầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toành phụthuộc vào doanh nghiệp Tuỳ theo phơng pháp kế toán KKTX hayKKĐK mà ta có hệ thống tài khoản tơng ứng Khi thực hiện kếtoán trên máy, chỉ đợc hạch toán chi tiết vào các tài khoản chi tiếtnếu tài khoản kế toán đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem, in sổsách kế toán, ngời sử dụng có thể “ lọc” theo cả tài khoản tổnghợp và tài khoản chi tiết

 Tổ chức hệ thống sổ sách báo cáo kế toán

Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán

Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thốnghoá thông tin, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chơng trình phần mềm kế toán sẽ đợc thiết kế để xử lý và hệ thống hoá thông tin tự động trên máy theo đúng yêu cầu

Thông thờng thông tin các chứng từ gốc nhập vào sẽ đợc lu giữ trong các tệp tin dữ liệu chi tiết, sau đó đợc hệ thống hoá

để lập sổ cái Định kỳ, sổ cái sẽ đợc xử lý để lập báo cáo kế toán

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểmtra

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đợc dùnglàm căn cứ ghi sổ, trớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật

ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung đểghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có

mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kýchung, các nghiệp vụ phát sinh đợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chitiết liên quan

Trờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàngngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghinghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ(3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lợng nghiệp vụ phát sinh,

Bảng cân đối số phát sinhBáo cáo kế toán

Sổ, thẻ kế toánchi tiết