Luận văn kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp

LỜI NÓI ĐẦU 4 PHẦN I:LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 6 IKhái quát chung về chi phí 6 1Khái niệm chung về chi phí 6 1.1Khái niệm về chi phí trong kế toán tài chính 6 1.2Khái niệm về chi phí trong kế toán quản trị 6 2Khái niệm chi phí xây lắp,đặc diểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 6 2.1Khái niệm chi phí xây lắp 6 2.2Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 7 3Phân loại chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 7 3.1Phân loại chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 8 3.2Phân loại chi phí theo mục đích và công cụ của chi phí(còn được gọi là phân loại chi phí xây lắp theo khoản mục). 8 3.3Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí. 9 3.4Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí 10 3.5Phân loại chi phí theo các giai đoạn xây lắp 10 IIKiểm soát,hệ thống kiểm soát nội bộ,công tác kiểm soát chi phí 10 1Kiểm soát 10 1.1Khái niệm kiểm soát 10 1.2Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị 10 2Hệ thống kiểm soát nội bộ 10 2.1Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 10 2.2Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 11 2.3Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 11 aMôi trường kiểm soát 11 a.1Đặc thù về quản lý 11 a.2Cơ cấu tổ chức 12 a.3Chính sách nhân sự 12 a.4Công tác kế hoạch 12 a.5Uỷ ban kiểm soát 12 a.6Môi trường bên ngoài 12 bHệ thống kế toán 12 cCác thủ tục kiểm soát 13 c.1Nguyên tắc phân công phân nhiệm 13 c.2Nguyên tắc bất kiêm nhiệm 13 c.3Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 13 c.4Kiểm soát vật chất 14 c.5Kiểm tra độc lập việc thực hiện 14 c.6Phân tích soát xét lại việc thực hiện 14 dKiểm toán nội bộ 14 3Công tác kiểm soát chi phí 15 3.1Khái niệm kiểm soát chi phí 15 3.2Vai trò của kiểm soát chi phí đối với nhà quản lý 15 3.3Nội dung của kiểm soát chi phí 15 IIICông tác kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp 16 1Đặc điểm của hoạt động xây lắp và công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 16 1.1Đặc điểm của hoạt động xây lắp 16 aĐặc điểm của sản phẩm xây lắp 16 bĐặc điểm của sản xuất sản phẩm xây lắp 16 1.2Đặc điểm của công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 17 2Công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 18 2.1Tổ chức lập dự toán chi phí 18 aChi phí xây dựng 18 a.1Dự toán chi phí xây dựng 18 a.2Bảng dự toán chi phí xây dựng 19 bChi phí thiết bị GTB 20 cChi phí khác của dự toán công trình GKDT 20 dChi phí dự phòng GDP 20 2.2Tổ chức kiểm soát chi phí trong quá trình thi công công trình,hạng mục công trình 21 aKiểm soát chi phí Nguyên vật liệu 21 a.1Mục đích kiểm soát 21 a.2Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu 21 a.3Các bộ phận tham gia kiểm soát 21 a.4Các thủ tục kiểm soát 21 bKiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 23 b.1Mục đích kiểm soát 23 b.2Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí nhân công 23 b.3Các bộ phận tham gia kiểm soát 23 b.4Thủ tục kiểm soát 24 cChi phí máy thi công 27 c.1Mục đích kiểm soát 27 c.2Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí máy thi công 27 c.3Các bộ phận tham gia kiểm soát 27 c.4Thủ tục kiểm soát 27 dChi phí sản xuất chung 29 d.1Mục đích kiểm soát 29 d.2Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí sản xuất chung 29 d.3Các bộ phận tham gia kiểm soát 29 d.4Thủ tục kiểm soát 29 PHẦN IITHỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XÂY LẮP 96BQP 31 AKhái quát về Công ty xây lắp 96BQP 31 IQúa trình hình thành, phát triển và đặc điểm kinh doanh của công ty 31 1Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 31 2Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 32 3Chức năng,nhiệm vụ của công ty 32 IICơ cấu tổ chức,bộ máy quản lý tại công ty 32 1Bộ máy tổ chức quản lý tại công ty 32 2Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận 34 IIITổ chức bộ máy kế toán tại công ty 36 1Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 36 2Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận 37 3Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty 37 BTình hình quản lý,kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty 39 IQuản lý chi phí tại công ty 39 1Đặc điểm chi phí tại công ty 39 2Đặc điểm quản lý chi phí tại công ty 39 IITình hình kiểm soát chi phí tại công ty 40 1Giai đoạn lập dự toán 40 aChi phí Nguyên vật liệu trực tiếp 42 bChi phí Nhân công trực tiếp 42 cChi phí máy thi công 43 dChi phí sản xuất chung 43 2Giai đoạn thi công công trình,hạng mục công trình 46 aChi phí Nguyên vật liệu trực tiếp 46 bChi phí Nhân công trực tiếp 53 cChi phí máy thi công 57 dChi phí sản xuất chung 59 PHẦN IIIMỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XÂY LẮP 96BQP 62 INhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại công ty 62 1Ưu điểm 62 2Nhược điểm 63 IINhận xét về tình hình kiểm soát chi phí tại công ty 63 1Ưu điểm 63 2Nhược điểm 64 IIIHướng hoàn thiện công tác kế toán và kiểm soát chi phí tại công ty 66 1Về công tác kế toán 66 2Về kiểm soát chi phí 66 KẾT LUẬN N ghành công nghiệp xây dựng là một trong những ngành kinh tế lớn của nền kinh tế quốc dân, đóng vai trò chủ chốt ở khâu cuối cùng của quá trình sáng tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản cố định trong mọi hoạt động của đất nước và xã hội dưới mọi hình thức như xây dựng mới, cải tạo, mở rộng và hiện đại hóa tài sản cố định. Các công trình được xây dựng luôn có tính chất kinh tế, kỹ thuật, văn hóa nghệ thuật và xã hội tổng hợp. Một công trình mới được xây dựng thường là kết tinh của các thành quả khoa học, kỹ thuật và nghệ thuật của nhiều ngành ở thời điểm đang xét và nó lại có tác dụng góp phần mở ra một giai đoạn phát triển mới của đất nước. Vì vậy các công trình xây dựng có tác dụng quan trọng đối với tốc độ tăng trưởng kinh tế, đẩy mạnh phát triên khoa học kỹ thuật, góp phần phát triển văn hóa nghệ thuật kiến trúc, có tác động đến môi trường sinh thái. Ngành công nghiệp xây dựng cũng đóng góp đáng kể vào giá trị tổng sản phẩm xã hội và thu nhập quốc dân. Hoạt động của nghành có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý và sử dụng một bộ phận lớn vốn đầu tư xây dựng cơ bản , lực lượng sản xuất của nền kinh tế quốc dân . Hàng năm, nghành xây dựng còn đóng góp lợi nhuận đáng kể cho ngân sách nhà nước và thu hút một lực lượng lao động lớn trong xã hội. Trước xu thế cạnh tranh và sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế trong nước hiện nay, nhất là khi Việt Nam đã trở thành thành viên của tổ chức WTO, một trong những thách thức lớn của các doanh nghiệp là đảm bảo và gia tăng sức cạnh tranh, tìm cho mình một hướng phát triển bền vững nhất. Có doanh nghiệp chọn ưu thế về sự khác biệt trong chăm sóc khách hàng, có doanh nghiệp chọn ưu thế phân phối…doanh nghiệp thì chọn uy tín thương hiệu làm lợi thế cạnh tranh. Và một trong những “nước cờ” mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm,dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng và giá cả phù hợp với khách hàng. Quản lý và tiết kiệm chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả nhất. Đặc thù riêng của sản phẩm xây dựng là chi phí lớn, nhiều khoản mục chi phí, phạm vi phát sinh rộng, khó quản lý, việc kiểm soát chi phí một cách hiệu quả trong doanh nghiệp xây dựng được coi là thành công bước đầu trong việc giảm giá thành, tăng sức cạnh tranh, đạt hiệu quả kinh doanh lớn. Nhận thức tầm quan trọng của công tác kiểm soát chi phí tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây lắp, trong quá trình thực tập tại Công ty xây lắp 96BQP, em đã chọn đề tài: “Công tác kiểm soát chi phí tại Công ty xây lắp 96BQP” để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình.Bài khóa luận gồm 3 phần: Phần I :Lý luận chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. Phần II :Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại công ty xây lắp 96BQP. Phần III :Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại Công ty xây lắp 96BQP. Đề tài là công trình tâm huyết của bản thân dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, sát sao của Thầy giáo Tiến sĩ Hoàng Tùng, sự hỗ trợ tâm ý từ phía đơn vị thực tập, đặc biệt là các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán tài chính và phòng Dự án đấu thầu của công ty. Dù đã nỗ lực hết mình, song kinh nghiệm thực tế còn non kém, hạn chế về kiến thức cũng như thời gian nên Bài khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những sai sót nhất định, em kính mong sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo nhiệt tình của quý thầy cô giáo để em hoàn thiện kiến thức hơn nữa. Với tất cả tấm lòng, em xin bày tỏ sự biết ơn đối với quý thầy cô giáo Trường Đại Học Duy Tân, đặc biệt là các thầy cô giáo Khoa Kế Toán, thầy giáo Tiến sĩ Hoàng Tùng, các cô chú, anh chị tại Công ty xây lắp 96 BQP, những người em không thể nào quên, đã cho em kiến thức, cho em thành công và những mơ ước. Em xin chân thành cảm ơn. Đà Nẵng ngày …..tháng ….năm 2008 Sinh viên thực hiện Trần Thị Minh PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP IKhái quát chung về chi phí. 1Khái niệm chung về chi phí. 1.1Khái niệm về chi phí trong kế toán tài chính. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải ứng trước một khoản tiền để chi mua các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất cũng như trả lương cho công nhân hay chi các khoản khác. Tất cả các khoản chi này nhằm bù đắp cho toàn bộ những hao phí về sức lao động của công nhân và những vật chất đã tiêu hao (trực tiếp hay gián tiếp) cho sản xuất. Hay nói cách khác, những khoản chi này nhằm bù đắp cho toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa đã tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Vậy, chi phí là những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được 1 loại sản phẩm, dịch vụ nhất định, mục đích cụ thể trong kinh doanh. Nó được định lượng bằng một lượng tiền chi ra, một mức sụt giảm giá trị tài sản, một khoản nợ dịnh vụ, thuế….làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Như vậy, trong lĩnh vực Kế toán tài chính, Chi phí được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn sở hữu của doanh nghiệp và phải thường đảm bảo những chứng cứ nhất định (chứng từ) chứng minh là phí tổn thực tế. 1.2Khái niệm về chi phí trong kế toán quản trị. Một doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất sản phẩm để bán trên thị trường thì trước hết phải có một số vốn để mua sắm nhà xưởng, thiết bị, công cụ dụng cụ…..những loại tài sản này được gọi là các tư liệu lao động, chúng có đặc điểm là có thời gian sử dụng lâu dài và giá trị lớn. Trong quá trình sản xuất, về mặt hiện vật chúng tham gia vào toàn bộ vào quá trình sản xuất, còn về mặt giá trị thì chúng chuyển dịch từng phần vào giá trị của sản phẩm. Khi đã có các tư liệu sản xuất, doanh nghiệp phải tiến hành mua các đối tượng lao động,chúng là các nguyên vật liệu, nhiên liệu….những đối tượng lao động là thành phần cơ bản tạo nên sản phẩm vì về mặt hiện vật và giá trị chúng chuyển dịch một lần vào sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, các đối tượng lao động luôn luôn bị thay đổi hình thai biểu hiện dưới tác động của con người. Trong quá trình sản xuất, như trên đã thấy, không thể thiếu lao động của con người cho nên nhà doanh nghiệp phải bỏ ra một số tiền để thuê mướn người lao động tiến hành hoạt dộng sản xuất. Cả 3 yếu tố: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động của con người được kết hợp lại sẽ hình thành nên hoạt động sản xuất và những hao phí mà nhà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất gọi là chi phí sản xuất kinh doanh. Theo cách tiếp cận như vậy thì : Chi phí được hiểu là toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định và được biểu hiện bằng tiền. 2Khái niệm chi phí xây lắp,đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. 2.1Khái niệm chi phí xây lắp. Chi phí xây lắp trong xây dựng cơ bản là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp đã chi ra trong một kỳ nhất định(quý,năm). Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây lắp nên mỗi công trình có chi phí xây lắp riêng được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây dựng. Chi phí xây lắp công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc,hệ thống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nước phù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ và được quản lý theo quy chế Quản lý đầu tư xây dựng. 2.2Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. Sản phẩm trong xây lắp là các công trình, hạng mục công trình vì vậy không có chi phí bán hàng, chỉ có 2 loại chi phí: Chi phí sản xuất kinh doanh: + Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Chi phí Nguyên vật liệu chỉ liên quan đến 1 công trình, hạng mục công trình. + Chi phí nhân công trực tiếp:Doanh nghiệp xây lắp trả lương cho Công nhân viên theo các hình thức: • Đối với công nhân trực tiếp xây lắp: trả lương theo khối lượng công việc thực hiện trong tháng hoặc trả theo hợp đồng giao khoán. • Đối với công nhân thuê ngoài thi công các hạng mục công việc áp dụng chế độ trả lương theo hợp đồng giao khoán. • Đối với công nhân vận hành máy thi công áp dụng trả lương theo ca máy thực tế. Trong Chi phí nhân công trực tiếp không phản ánh Chi phí trích Bảo hiểm xã hội,Bảo hiểm y tế,Kinh phí Công Đoàn. + Chi phí máy thi công: Các chi phí liên quan đến máy thi công gồm Chi phí Nguyên vật liệu cho máy hoạt động,chi phí công cụ dụng cụ sản xuất liên quan đến hoạt động của xe, máy thi công, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa máy thi công. + Chi phí sản xuất chung tại công ty được tập hợp từ các yếu tố chi phí: • Chi phí nhân viên đội • Chi phí vật liệu • Chi phí dụng cụ sản xuất • Chi phí khấu hao TSCD • Chi phí dịch vụ mua ngoài • Chi phí bằng tiền khác Chi phí quản lý bao gồm các khoản chi phí như: • Chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, chi phí Kinh phí công đoàn • Thuế môn bài, thuế đất • Tiền điện thoại, tiền điện • Khấu hao TSCD ở bộ phận quản lý doanh nghiệp • Các chi phí khác:công tác phí, họp hành….. 3Phân loại chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. Để quản lý và hạch toán chi phí xây lắp theo từng nội dung cụ thể, theo từng đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành, hải tiến hành phân loại chi phí một cách khoa học, thống nhất theo những tiêu chuẩn nhất định. Tùy theo yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán mà có nhiếu cách phân loại khác nhau. 3.1Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế. Theo cách phân loại này thì toàn bộ các chi phí xây lắp của doanh nghiệp xây lắp được chia ra 7 yếu tố chi phí cơ bản sau: + Yếu tố Chi phí Nguyên liệu,vật liệu: Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp đã sử dụng cho các hoạt động sản xuất trong kỳ. + Yếu tố chi phí nhiên liệu,động lực: Bao gồm toàn bộ các chi phí về nhiên liệu, động lực mà doanh nghiệp đã sử dụng cho các hoạt động sản xuất trong kỳ. + Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp: Bao gồm toàn bộ số tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho công nhân và nhân viên hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. + Yếu tố chi phí Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn. Bao gồm toàn bộ số tiền trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,Kinh phí công đoàn của công nhân viên và nhân viên hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp. + Yếu tố chi phí khấu hao TSCD: Bao gồm toàn bộ số tiền trích khấu hao TSCD sử dụng cho sản xuất xây lắp của doanh nghiệp. + Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệp đã chi trả về các loại dịch vụ mua từ bên ngoài như: tiền điện, iền nước, điện thoại, bưu phí…..phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. + Yếu tố chi phí bằng tiền khác: Bao gồm toàn bộ các chi phí khác dùng cho hoạt động sản xuất ngoài các yeus tố kể trên. 3.2Phân loại chi phí theo mục đích và công cụ của chi phí(còn được gọi là phân loại chi phí xây lắp theo khoản mục). Trong doanh nghiệp xây lắp toàn bộ chi phí xây lắp được chia ra làm các khoản mục chi phí sau: + Chi phí vật liệu trực tiếp: Chi phí vật liệu trực tiếp là chi phí(đã tính đến hiện trường xây lắp)của các vật liệu chính, vật kết cấu, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển(ván khuôn,đà giáo…), bán thành phẩm….cần thiết để tạo nên sản phẩm xây lắp. + Chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ chi phí về tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương của công nhân trực tiếp xây lắp,không tính vào khoản mục này số tiền lương , tiền công và các khoản trích theo lương của công nhân sử dụng máy thi công, nhân viên sản xuất chung,nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý. + Chi phí sử dụng máy thi công: Là chi phí sử dụng máy thi công để hoàn thành sản phẩm xây lắp bao gồm 6 khoản mục: Chi phí nhân công : là các chi phí liên quan và phải trả cho công nhân (thợ điều khiển máy) như: tiền lương, cac khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương. Chi phí vật liệu:là những khoản Chi phí về vật liệu dùng để chạy máy, sửa chũa máy thi công. Chi phí dụng cụ sản xuất:là những chi phí về công cụ dụng cụ dùng cho nhu cầu sử dụng máy thi công. Chi phí dịch vụ mua ngoài: là toàn bộ chi phí về lao vụ, dịch vụ từ bên ngoài để sử dụng máy thi công như: Chi phí về điện, nước, hơi, khí nén, Chi phí sửa chữa máy thi công thuê ngoài. Chi phí bằng tiền khác:là những chi phí bằng tiền ngoài những chi phí nêu trên phục vụ cho sử dụng máy thi công. + Chi phí sản xuất chung: Là những chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các đội xây dựng ngoài 3 khoản mục đã nêu trên, khoản chi phí này gồm 6 khoản: Chi phí nhân viên đội xây dựng:bao gồm các chi phí phải trả cho nhân viên đội xây dựng như: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp của nhân viien quản lý đội xây dựng,trích Bảo hiểm xã hội,Bảo hiểm y tế,Kinh phí công đoàn của công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân sử dụng máy và nhân viên quản lý đội, nhân viên kế toán, thống kê, thủ kho, công nhân vận chuyển , sửa chữa ở đội xây dựng. Chi phí vật liệu: bao gồm các chi phí vật liệu sử dụng chung như vật liệu để sửa chữa,bảo dưỡng TSCĐ, vật liệu văn phòng và những vật liệu dùng cho nhu cầu quản lý chung ở đội. Chi phí dụng cụ sản xuất : là những chi phí về công cụ dụng cụ dùng cho nhu cầu sản xuất chung ở đội xây dựng như:khuôn mẫu, dụng cụ gá gắp, dụng cụ cầm tay, dụng cụ bảo hộ lao động…. Chi phí khấu hao tài sản cố định :bao gồm toàn bộ số tiền trích khấu hao của TSCĐ hữu hình, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình sử dụng ở các đội xây dựng. Chi phí dịch vụ mua ngoài:là những chi phí về lao vụ, dịch vụ mua từ bên ngoài để phục vụ cho hoạt động sản xuất chung ở đội xây dựng như:chi phí điện, nước, khí nén,hơi,chi phí điện thoại,fax,chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài.. Chi phí bằng tiền khác:bao gồm những chi phí bằng tiền ngoài những chi phí nêu trên phục vụ cho nhu cầu của đội xây dựng. Phân loại chi phí theo đúng mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí xây lắp theo định mức,cung cấp số liệu cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp,phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành. 3.3Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí Theo cách phân loại này chi phí xây lắp được phân thành 2 loại: + Chi phí trực tiếp:là những chi phí xây lắp quan hệ trực tiếp với việc xây lắp một công trình,một khối lượng công việc nhất định.Căn cứ vào số liệu từ chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí. + Chi phí gián tiếp:Là những chi phí xây lắp có liên quan đến việc xây lắp nhiều công trình ,nhiều hạng mục công trình,nhiều khối lượng công việc.Những chi phí này phải thông qua phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan theo một tiêu thức thích hợp. Cách phân loại chi phí này có ý nghĩa trong việc xác định phương pháp kế toán thích hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn,hợp lý. 3.4Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí. Theo cách phân loại này thì chi phí xây lắp được chia thành 2 loại: + Chi phí đơn nhất:là chi phí do một yếu tố duy nhất cấu thành như:vật liệu chính dùng trong sản xuất,tiền lương công nhân sản xuất…. + Chi phí tổng hợp:là những chi phí do nhiều yếu tố khác nhau tập hợp lại theo cùng một công dụng như chi phí sử dụng máy thi công,chi phí sản xuất chung. Theo cách phân loại này giúp cho việc đánh giá vai trò của từng loại chi phí trong việc hình thành sản phẩm để tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí xây lắp thích hợp với từng loại chi phí. 3.5Phân loại chi phí theo các giai đoạn xây lắp. aChi phí ở giai đoạn chuẩn bị xây lắp. Chi phí ở giai đoạn xây lắp là toàn bộ những khoản chi phí được phân tích,tính toán và xác định trong giai đoạn chuẩn bị xây lắp,bao gồm:chi phí đấu thầu,chi phí giải tỏa mặt bằng,công trình tạm,phụ trợ,chi phí tuyên truyền,quảng cáo…. bChi phí ở giai đoạn thực hiện xây lắp. Chi phí ở giai đoạn thực hiện xây lắp là toàn bộ chi phí cần thiết phát sinh trong quá trình thực hiện xây lắp gồm: chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí khác và chi phí dự phòng. cChi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác sử dụng. Chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác sử dụng bao gồm: + Chi phí tháo dỡ công trình tạm,công trình phụ trợ phục vụ thi công, nhà tạm(trừ giá trị thu hồi)... + Chi phí thu dọn vệ sinh cong trình, tổ chức nghiệm thu và bàn giao công trình. IIKiểm soát,hệ thống kiểm soát nội bộ,công tác kiểm soát chi phí. 1Kiểm soát. 1.1Khái niệm kiểm soát. Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và những phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu,kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. 1.2Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị. Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con người là hoạt động có ý thức nên người ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau.Do đó,Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác quản trị,nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định đế việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt được mục tiêu mong muốn. 2Hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.1Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong quản lý vi mô,hoạt động tự kiểm tra được gọi là kiểm soát nội bộ (Internal Control) hoặc kiểm soát quản trị(Manegeral control) Trong mọi hoạt động của doanh ngiệp,chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp . Theo liên đoàn kế toán quốc tế(IFAC),hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu:bảo vệ tài sản của đơn vị,bảo đảm độ tin cậy của các thông tin,bảo đảm các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán tự xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra,kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận ,sai sót,để lập Báo cáo tài chính trung thực,hợp lý nhằm bảo vệ,quản lý và và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Như vậy,kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị,tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. 2.2Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ la một công cụ quan trọng,phục vụ đắc lực cho công tác quản lý.Nó có nhiệm vụ là thu thập,kiểm tra và xử lý nguồn thông tin giúp cho cơ quan quản lý nắm bắt kịp thời việc triển khai thực hiện các quyết định được ban hành từ đó chấn chỉnh bổ sung kịp thời các quy chế,các văn bản không phù hợp với tình hình mới.Đồng thời,nó cũng giúp cho các đơn vị ngăn chặn,sửa chữa kịp thời các sai sót trong việc thực hiện các quyết định quản lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần ngăn chặn và phát hiện các sai phạm trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như trong quản lý,lãnh đạo,đảm bảo các nguồn lực không bị sử dụng không đúng mục đích,lãng phí ,thất thoát. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực,bảo mật thông tin,nâng cao uy tín,mở rộng thị phần,thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.Bên cạnh đó,kiểm soát nội bộ góp phần hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách,quy định nội bộ của đơn vị,qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị. 2.3Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với 4 yếu tố chính:môi trường kiểm soát,hệ thống thông tin,các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ. aMôi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động lên việc thiết kế,hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát gồm: a.1Đặc thù về quản lý:Đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý.Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách,chế độ,các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp.Bởi vì chính các nhà quản lý,đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.Đặc thù về quản lý gồm: + Quan điểm kinh doanh,phong cách lãnh đạo của người quản lý cấp cao trong đơn vị. + Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp(việc phân bổ quyền lực trong doanh nghiệp). a.2Cơ cấu tổ chức:Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt.Cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định,triển khai các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp.Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. a.3Chính sách nhân sự:sự phát triển của doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy,nhiều thủ tục kiểm soát không cần áp dụng mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra.Bên cạnh đó,mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các thủ tục kiêm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực và thiếu trung thực thì hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy hiệu quả. a.4Công tác kế hoạch:Nếu việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch,theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý,điều chỉnh kế hoạch kịp thời. a.5Uỷ ban kiểm soát:ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng Quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và các chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. a.6Môi trường bên ngoài:gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước,ảnh hưởng của các chủ nợ,môi trường pháp lý,đường lối phát triển của đất nước.Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ,phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. bHệ thống kế toán. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán,hệ thống sổ kế toán,hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp,cân đối kế toán.Trong đó,quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết,thu thập và phân loại,ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực:cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Sự phê chuẩn;bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Tính đầy đủ:bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự đánh giá:bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. Sự phân loại:bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ:bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời thoe quy định. Qúa trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác:số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn,tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Khi xem xét hệ thống kế toán cần xét về mặt quy trình bao gồm các bộ phận sau: • Xem xét việc tổ chức và vận dụng chứng từ,sổ sách kế toán.Chẳng hạn:chứng tù có được đánh số liên tục để có thể kiểm soát ,tránh thất lạc và truy cập khi cần thiết,ghi chép có rõ ràng dễ hiểu không….. • Xem xét việc tổ chức và vận dụng hệ thống tài khoản.Chẳng hạn:có quy định về hệ thống tài khoản kế toán,sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị….. • Xem xét việc tổ chức và vận dụng hình thức kế toán:Nhật ký chung,nhật ký chứng từ,chứng từ ghi sổ,nhật ký sổ cái.Sổ sách có được đóng chắc chắn,đánh số trang,lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp và quy định nguyên tắc ghi chép,có chữ ký của người xét duyệt. • Xem xét việc lập,tổ chức và vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị doanh nghiệp. cCác thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:nguyên tắc bất kiêm nhiệm,nguyên tắc phân công phân nhiệm, c.1Nguyên tắc phân công phân nhiệm:theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận.Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc,sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.Mục đích là không để cho một cá nhân hay một bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ.Khi đó,thông qua cơ cấu tổ chức,công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác.Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận.Mặt khác,nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn và thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó. c.2Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn chặn các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. • Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ kế toán. • Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ các tài sản có liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản. • Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ: Bộ phận thực hiện nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế toán ,vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kết quả hoạt động của mình. c.3Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn:Theo sự ủy quyền của nhà quản lý,các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.Qúa trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó,để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát,mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại :phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung:là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng trong toàn đơn vị và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Phê chuẩn cụ thể:là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính chung nào.Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng,những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra. c.4Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản,kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng;cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và hồ sơ dữ liệu.Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải điều tra và xem xét nguyên nhân,nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan.Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế,mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. c.5Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc Kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận)khác với các cá nhân(hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ.Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lập với đối tượng được kiểm tra.Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ,hoặc không độc lập vì bất cứ lý do nào. c.6Phân tích soát xét lại việc thực hiện. Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch,dự toán,kỳ trước,và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính;đồng thờiconf xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không?Nhờ thường xuyên nghiên cứu những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện,nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch,hoặc có những điều chỉnh thích hợp. • Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài. VD:đối chiếu với ngân hàng về số dư tiền gửi,đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hoặc khách hàng… • Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết. VD:Đối chiếu hàng tồn kho và nợ phải thu trên tài khoản với các sổ chi tiết. • Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trước,giữa thực tế với kế hoạch.Trong loại đối chiếu này chủ yếu tập trung vào những khác biệt đáng kể. dKiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra,đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức”.Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm của họ một cách có hiệu quả. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp,bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp sự quan sát,đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp,bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ.Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp,chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.Tuy nhiên,bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: Về tổ chức:bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó,đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự:bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có đủ năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 3Công tác kiểm soát chi phí: 3.1Khái niệm kiểm soát chi phí: Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan. 3.2Vai trò của kiểm soát chi phí đối với nhà quản lý. Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn.Trong công việc quản lý,điều quan trọng không phải là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí biến đổi,chi phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp.Nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức,thời gian bỏ ra.Kiểm soát chi phí sẽ giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình sử dụng các nguồn lực,hiệu quả cũng như kết quả đạt được từ đó có những điều chỉnh hợp lý hay hoạch định những phương án tốt hơn. 3.3Nội dung của kiểm soát chi phí. Kiểm soát các loại chi phí:Xác định cho phí cho từng công đoạn,rồi sau đó đảm bảo thực hiện cho được những mục tiêu chi phí đã đề ra bằng cách theo dõi sát sao và kiểm tra tất cả các mặt của quá trình sản xuất.Chi phí phát sinh trong suốt thời kỳ được xác định được tập hợp theo loại và so sánh với số liệu tương ứng đã tập được cùng kỳ trước đó. Kiểm soát tính hiệu quả của hoạt động trong từng bộ phận của doanh nghiệp:theo đó sẽ làm rõ được nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và trách nhiệm của của từng bộ phận cá nhân đối với kết quả chung của doanh nghiệp. Như vậy,mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét: • Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập. • Chi phí phát sinh so với dự toán. • Xác định nguyên nhân chủ quan,khách quan tác động đến tình hình thực hiện các định mức và dự toán. IIICông tác kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp. 1Đặc điểm của của hoạt động xây lắp và công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp. 1.1Đặc điểm của hoạt động xây lắp. aĐặc điểm của sản phẩm xây lắp. Sản phẩm xây dựng là những công trình nhà cửa được xây dựng và và sử dụng tại chỗ,cố định tại địa điểm xây dựng và phân bố tản mạn ở nhiều nơi trên lãnh thổ.Đặc điểm này làm cho sản xuất dựng có tính chất lưu động cao và thiếu ổn định. Sản phẩm xây dựng phụ thuộc chặt chẽ vào điều kiện địa phương,có tính đa dạng và cá biệt cao về công dụng,về cách cấu tạo và về phương pháp chế tạo. Sản phẩm xây dựng thường có kích thước lớn,chi phí lớn,thời gian xây dựng và sử dụng dài.Do đó những sai lầm về xây dựng có thể gây lãng phí lớn,tồn tại lâu dài và khó sửa đổi. Sản phẩm xây dựng thuộc phần kết cấu xây dựng chủ yếu giữ vai trò nâng đỡ và bao che,không tác động trực tiếp lên đối tượng lao động trong quá trình sản xuất( trừ một số loại công trình đặc biệt như: đường ống, lò luyện gang …) Sản phẩm xây dựng có liên quan và ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế của nhiều ngành cả về phương diện cung cấp nguyên vật liệu cũng như phương diện sử dụng sản phẩm của xây dựng làm ra. Sản phẩm xây dựng mang tính chất tổng hợp vê kinh tế, kĩ thuật, văn hóa, xã hội, nghệ thuật và quốc phòng. bĐặc điểm của sản xuất sản phẩm xây lắp. Những đặc điểm xuất phát từ tính chất của sản phẩm xây dựng. Tình hình sản xuất trong xây dựng thiếu ổn định, luôn biến đổi theo địa diểm xây dựng và giai đoạn xây dựng. Cụ thể là trong xây dựng con người và công cụ lao động luôn phải di chuyển từ công trình này đến công trình khác, các phương án xây dựng về mặt kĩ thuật và tổ chức sản xuất luôn phải thay đổi theo từng địa điểm và giai đoạn xây dựng. Đặc điểm này làm khó khăn cho việc tổ chức sản xuất, khó cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, nảy sinh nhiều chi phí cho khâu di chuyển lực lượng sản xuất và công trình tạm. Muốn khắc phục khó khăn đó các tổ chức xây dựng phải chú ý tăng cường tính cơ động, linh hoạt và gọn nhẹ về mặt trang bị tài sản cố định lựa chọn các hình thức tổ chức sản xuất linh hoạt, tăng cường điều hành tác nghiệp, phấn đấu giảm chi phí có liên quan đến vận chuyển. Chu kì sản xuất( tức thời gian xây dựng công trình) thường dài: Đặc điểm này làm cho vốn đầu tư xây dựng công trình và vốn sản xuất của tổ chức xây dụng thường bị ứ đọng lâu tại công trình xây dựng đòi hỏi tổ chức xây dựng phải lực chọn phương án có thời gian xây dựng hợp lí, kiểm ra chất lượng chặt chẽ, phái có chế độ thanh toán giữa kì và dự trữ vôn hợp lí. Sản xuất xây dựng phải tiến hành theo đơn đặt hàng cho từng trường hợp cụ thể thông qua hình thức kí hợp đồng sau khi thắng thầu, vì sản phẩm xây dựng rất đa dạng và có tính cá biệt cao, có chi phí lớn. Đặc điểm này dẫn đến yêu cầu là phải xác định giá của sản phẩm xây dựng trước khi sản phẩm được làm ra. Vì thế hình thức giao nhận thầu hoặc đấu thầu trong xây dựng cho từng công trình cụ thể đã trơ nên phổ biến.Các tổ chức xây dựng phải nâng cao năng lực và tạo uy tính cho mình bằng bề dày kinh nghiệm nghề nghiệp, đồng thời phải có những giải pháp kinh tế hợp lí mang tính thuyết phục cao mới hi vọng giành thắng lợi trong các cuộc tranh thầu. Quá trình sản xuất xây dựng rất phức tạp, có nhiều đơn vị cùng tiến hành trên công trường xây dựng theo một trình tự nhất định về thời gian và không gian, đòi hỏi các tổ chức xây dựng phải có trình độ tổ chức phối hợp cao trong sản xuất, coi trọng công tác chuẩn bị xây dựng và thiết kế tổ chức thi công, phối hợp chặt chẽ giữa các tổ chức xây dựng nhận thầu chính hay phụ. Sản xuất xây dựng phải tiên hành ngoài trời, công việc thường bị gián đoạn do những thay đổi bất thường của thời tiết, điều kiện làm việc nặng nhọc đòi hỏi các tổ chức xây dựng phải chú ý đến nhân tố rủi ro về thời tiết khi lập tiến độ thi công sử dụng kết cấu lắp ghép làm sẵn, bảo đảo độ an toàn bến chắc của máy móc, cải thiện điều kiện của công nhân… Sản phẩm xây dựng chịu ảnh hưởng của lợi nhuận chênh lệch do điều kiện của địa điểm xây dựng mang lại. Tốc độ phát triển kỹ thuật xây dựng thường chậm hơn các ngành khác,mới chỉ xuất hiện từ đầu thế kỷ XX.Tất cả các điểm trên đã ảnh hưởng đến mọi khâu của sản xuất kinh doanh xây dựng kể từ khâu tổ chức dây chuyền công nghệ,phương hướng phát triển khoa học kỹ thuật xây dựng,trình tự của quá trình sản xuất kinh doanh,tổ chức cung ứng vật tư,cấu tạo trang bị vốn cố định,chế độ thanh toán,chế độ kiểm tra chất lượng sản phẩm,chính sách đối với lao động,marketing,chính sách giá cả,hạch toán sản xuất kinh doanh…. Những đặc điểm xuất phát từ điều kiện tự nhiên và kinh tế của Việt Nam. Về điều kiện tự nhiên:Việt Nam là nước có khí hậu nhiệt đới,có hình thể dài và hẹp,điều kiện thủy chất thủy văn phức tạp,có nguồn vật liệu xây dựng phong phú. Về trình độ xây dựng:Kỹ thuật,tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế còn thấp kém so với nhiều nước.Qúa trình xây dựng ở Việt Nam hiện nay là quá trình phát triển tổng hợp,kết hợp bước đi tuần tự với bước đi nhảy vọt.Trong bối cảnh hợp tác quốc tế ngày càng mở rộng ,trình độ xây dựng của nước ta đang có nhiều cơ hội và điều kiện phát triển nhanh. Đường lối chung phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần,vận dụng cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước,đang quyết định phương hướng và tốc độ phát triển nghành xây dựng của Việt Nam. 1.2Đặc điểm của công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp. Tổ chức công tác kế toán là những quy định về nội dung công tác và phương pháp công tác với những mục tiêu đề ra nhằm hoàn thành nhiệm vụ kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhận thầu xây lắp phải đảm bảo các yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị sản xuất.Đó là ghi chép,tính toán,phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm,xác định hiệu quả từng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.Mặt khác,việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của sản xuất xây lắp. Đặc điểm của sản xuất xây lắp ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nhận thầu xây lắp thể hiện chủ yếu ở nội dung,phương pháp tập hợp,phân loại chi phí và cấu tạo giá thành sản phẩm xây lắp. Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung sau đây: + Lập kế hoạch công tác và biểu đồ công tác. + Ghi chép,luân chuyển chứng từ ban đầu. + Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. + Xác định đối tượng và phương pháp tính giá thành. + Sử dụng những phương tiện tính toán và đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán. + Lập,nộp các báo cáo kế toán. + Kiểm kê và kiểm tra kế toán. 2Công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp. 2.1Tổ chức lập dự toán chi phí. Dự toán xây dựng công trình(sau đây gọi là dự toán công trình)được xác địnhtheo công trình xây dựng.Dự toán công trình bao gồm dự toán xây dựng các hạng mục,dự toán các công việc của các hạng mục công trình. Dự toán công trình được lập trên cỏ sở khối lượng xác định theo thiết kế kỹ thuật,và là căn cứ để quản lý,kiểm tra và khống chế chi phí trong quá trình thực hiện dự án. Để có một mức giá khống chế khi giao thầu hoặc đấu thầu thì đơn vị phải xác định giá trị dự toán một cách chi tiểt cho từng hạng xây dựng phù hợp với các quy định cho từng khu vực và địa điểm cụ thể. aChi phí xây dựng: Chí phí xây dựng trong dự toán công trình được lập cho các công trình chính,các công trình phụ trợ ,các công trình tạm phục vụ thi công,nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công.Chi phí xây dựng được xác định bằng dự toán và lập thành bảng a.1Dự toán chi phí xây dựng: Dự toán chi phí xây dựng bao gồm:Chi phí trực tiếp,Chi phí chung,Thu nhập chịu thuế tính trước và thuế Gía trị gia tăng. Chi phí trực tiếp bao gồm:Chi phí vật liệu,chi phí nhân công,chi phí sử dụng máy thi công và chi phí trực tiếp khác.Cụ thể: + Chi phí vật liệu(kể cả vật liệu do chủ đầu tư cung cấp),Chi phí nhân công,chi phí sử dụng máy thi công được xác định trên cơ sở khối lượng theo thiết kế và đơn giá của công tác xây dựng tương ứng. + Chi phí trực tiếp khác gồm:Chi phí bơm nước,vét bùn,thí nghiệm vật liệu,di chuyển nhân lực và thiết bị thi công đến công trường và nội bộ công trường,an toàn lao động,bảo vệ môi trường cho người lao động và môi trường xung quanh.Chi phí trực tiếp khác được tính bằng 1,5% trên tổng chi phí vật liệu,nhân công và máy thi công nói trên. Chi phí chung bao gồm: + Chi phí quản lý và điều hành sản xuất tại công trường của Doanh nghiệp xây dựng,chi phí phục vụ công nhân. + Chi phí phục vụ thi công tại công trường. + Một số chi phí khác. Chi phí chung được tính bằng tỉ lệ phần trăm(%)trên chi phí trực tiếp theo loại công trình quy định tại bảng 1 dưới đây. Thu nhập chịu thuế tính trước được tính bằng tỉ lệ phần trăm(%) trên chi phí trực tiếp và chi phí chung theo loại công trình quy định tại bảng 1 dưới đây. Thuế Gía trị gia tăng cho công tác xây dựng theo quy định hiện hành BẢNG 1:ĐỊNH MỨC CHI PHÍ CHUNG VÀ THU NHẬP CHỊU THUẾ TÍNH TRƯỚC(ĐVT:%) STT Loại công trình Chi phí chung Thu nhập chịu thuế 1 Công trình dân dụng 6,0 5,5 2 Công trình công nghiệp 5,5 6,0 3 Công trình giao thông 5,3 6,0 4 Công trình thủy lợi 5,5 5,5 5 Công trình hạ tầng kỹ thuật 4,5 5.5 a.2Bảng dự toán Chi phí xây dựng. Dự toán chi phí xây dựng công trình,hạng mục công trình bao gồm chi phí trực tiếp,chi phí chung,thu nhập chịu thuế tính trước và thuế giá trị gia tăng.Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công được tính bằng tỷ lệ phần trăm(%)giá trị dự toán xây dựng sau thuế. Bảng 2:DỰ TOÁN CHI PHÍ XÂY DỰNG STT Khoản mục chi phí Cách tính Kết quả I Chi phí trực tiếp 1 Chi phí vật liệu QjDjVL+CLVL VL 2 Chi phí nhân công QjDjVL(1+KNC) NC 3 Chi phí máy thi công QjDjM(1+KM) M 4 Chi phí trực tiếp khác 1,5%(VL+NC+M) TT Cộng chi phí trực tiếp VL+NC+M+TT T II Chi phí chung PT C Gía thành dự toán xây dựng T+C Z III Thu nhập chịu thuế tính trước (T+C)Tỷ lệ quy định TL Gía trị dự toán xây dựng trước thuế (T+C+TL) G IV Thuế giá trị gia tăng GT GTGT Gía trị dự toán xây dựng sau thuế G+GTGT GXDCPT Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công GTỷ lệ quy định(1+T ) GXDLT Trong đó: Qj :Khối lượng công tác xây dựng thứ j DjVL,DjNC,DjM :Chi phí vật liệu,nhân công,máy thi công trong đơn giá xây dựng của công tác xây dựng thứ j. KNC :Hệ số điều chỉnh chi phí nhân công(nếu có). KM :Hệ số điều chỉnh máy thi công(nếu có). P :Định mức chi phí chung (%) được quy định tại bảng 1. TL :Thu nhập chịu thuế tính trước được quy định tại bảng 1. G :Gía trị dự toán xây dựng công trình chính,ph

LỜI NÓI ĐẦU 4

PHẦN I:LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 6

I/-Khái quát chung về chi phí 6

1/Khái niệm chung về chi phí 6

1.1/Khái niệm về chi phí trong kế toán tài chính 6

1.2/Khái niệm về chi phí trong kế toán quản trị 6

2/Khái niệm chi phí xây lắp,đặc diểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 6

2.1/Khái niệm chi phí xây lắp 6

2.2/Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 7

3/Phân loại chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 7

3.1/Phân loại chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 8

3.2/Phân loại chi phí theo mục đích và công cụ của chi phí(còn được gọi là phân loại chi phí xây lắp theo khoản mục) 8

3.3/Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí 9

3.4/Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí 10

3.5/Phân loại chi phí theo các giai đoạn xây lắp 10

II/Kiểm soát,hệ thống kiểm soát nội bộ,công tác kiểm soát chi phí 10

1/Kiểm soát 10

1.1/Khái niệm kiểm soát 10

1.2/Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị 10

2/Hệ thống kiểm soát nội bộ 10

2.1/Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 10

2.2/Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

2.3/Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 11

a/Môi trường kiểm soát 11

a.1/Đặc thù về quản lý 11

a.2/Cơ cấu tổ chức 12

a.3/Chính sách nhân sự 12

a.4/Công tác kế hoạch 12

a.5/Uỷ ban kiểm soát 12

a.6/Môi trường bên ngoài 12

b/Hệ thống kế toán 12

c/Các thủ tục kiểm soát 13

c.1/Nguyên tắc phân công phân nhiệm 13

c.2/Nguyên tắc bất kiêm nhiệm 13

c.3/Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 13

c.4/Kiểm soát vật chất 14

c.5/Kiểm tra độc lập việc thực hiện 14

c.6/Phân tích soát xét lại việc thực hiện 14

d/Kiểm toán nội bộ 14

3/Công tác kiểm soát chi phí 15

3.1/Khái niệm kiểm soát chi phí 15

3.2/Vai trò của kiểm soát chi phí đối với nhà quản lý 15

3.3/Nội dung của kiểm soát chi phí 15

III/Công tác kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp 16

1/Đặc điểm của hoạt động xây lắp và công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp16 1.1/Đặc điểm của hoạt động xây lắp 16

a/Đặc điểm của sản phẩm xây lắp 16

b/Đặc điểm của sản xuất sản phẩm xây lắp 16

1.2/Đặc điểm của công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 17

2/Công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 18

2.1/Tổ chức lập dự toán chi phí 18

a/Chi phí xây dựng 18

a.1/Dự toán chi phí xây dựng 18

a.2/Bảng dự toán chi phí xây dựng 19

b/Chi phí thiết bị GTB 20

c/Chi phí khác của dự toán công trình GKDT 20

d/Chi phí dự phòng GDP 20

2.2/Tổ chức kiểm soát chi phí trong quá trình thi công công trình,hạng mục công trình 21

a/Kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu 21

a.1/Mục đích kiểm soát 21

a.2/Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu 21

a.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát 21

a.4/Các thủ tục kiểm soát 21

b/Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 23

b.1/Mục đích kiểm soát 23

b.2/Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí nhân công 23

b.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát 23

b.4/Thủ tục kiểm soát 24

c/Chi phí máy thi công 27

c.1/Mục đích kiểm soát 27

c.2/Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí máy thi công 27

c.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát 27

c.4/Thủ tục kiểm soát 27

d/Chi phí sản xuất chung 29

d.1/Mục đích kiểm soát 29

d.2/Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí sản xuất chung 29

d.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát 29

d.4/Thủ tục kiểm soát 29

PHẦN II/THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XÂY LẮP 96-BQP 31

A/Khái quát về Công ty xây lắp 96-BQP 31

I/Qúa trình hình thành, phát triển và đặc điểm kinh doanh của công ty 31

1/Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 31

2/Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 32

3/Chức năng,nhiệm vụ của công ty 32

II/Cơ cấu tổ chức,bộ máy quản lý tại công ty 32

1/Bộ máy tổ chức quản lý tại công ty 32

2/Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận 34

III/Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 36

1/Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 36

2/Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận 37

3/Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty 37

B/Tình hình quản lý,kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty 39

I/Quản lý chi phí tại công ty 39

1/Đặc điểm chi phí tại công ty 39

2/Đặc điểm quản lý chi phí tại công ty 39

II/Tình hình kiểm soát chi phí tại công ty 40

1/Giai đoạn lập dự toán 40

a/Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp 42

b/Chi phí Nhân công trực tiếp 42

c/Chi phí máy thi công 43

d/Chi phí sản xuất chung 43

2/Giai đoạn thi công công trình,hạng mục công trình 46

a/Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp 46

b/Chi phí Nhân công trực tiếp 53

c/Chi phí máy thi công 57

d/Chi phí sản xuất chung 59

PHẦN III/MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY XÂY LẮP 96-BQP 62

I/Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại công ty 62

1/Ưu điểm 62

2/Nhược điểm 63

II/Nhận xét về tình hình kiểm soát chi phí tại công ty 63

1/Ưu điểm 63

2/Nhược điểm 64

III/Hướng hoàn thiện công tác kế toán và kiểm soát chi phí tại công ty 66

1/Về công tác kế toán 66

2/Về kiểm soát chi phí 66 KẾT LUẬN

ghành công nghiệp xây dựng là một trong những ngành kinh tế lớn của nềnkinh tế quốc dân, đóng vai trò chủ chốt ở khâu cuối cùng của quá trình sángtạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản cố định trong mọi hoạt động củađất nước và xã hội dưới mọi hình thức như xây dựng mới, cải tạo, mở rộng và hiệnđại hóa tài sản cố định Các công trình được xây dựng luôn có tính chất kinh tế, kỹthuật, văn hóa nghệ thuật và xã hội tổng hợp Một công trình mới được xây dựngthường là kết tinh của các thành quả khoa học, kỹ thuật và nghệ thuật của nhiềungành ở thời điểm đang xét và nó lại có tác dụng góp phần mở ra một giai đoạn pháttriển mới của đất nước

N

Vì vậy các công trình xây dựng có tác dụng quan trọng đối với tốc độ tăngtrưởng kinh tế, đẩy mạnh phát triên khoa học kỹ thuật, góp phần phát triển văn hóanghệ thuật kiến trúc, có tác động đến môi trường sinh thái

Ngành công nghiệp xây dựng cũng đóng góp đáng kể vào giá trị tổng sản phẩm

xã hội và thu nhập quốc dân Hoạt động của nghành có ý nghĩa quan trọng trongviệc quản lý và sử dụng một bộ phận lớn vốn đầu tư xây dựng cơ bản , lực lượngsản xuất của nền kinh tế quốc dân Hàng năm, nghành xây dựng còn đóng góp lợinhuận đáng kể cho ngân sách nhà nước và thu hút một lực lượng lao động lớn trong

xã hội

Trước xu thế cạnh tranh và sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thế giới nóichung và nền kinh tế trong nước hiện nay, nhất là khi Việt Nam đã trở thành thànhviên của tổ chức WTO, một trong những thách thức lớn của các doanh nghiệp làđảm bảo và gia tăng sức cạnh tranh, tìm cho mình một hướng phát triển bền vữngnhất Có doanh nghiệp chọn ưu thế về sự khác biệt trong chăm sóc khách hàng, códoanh nghiệp chọn ưu thế phân phối…doanh nghiệp thì chọn uy tín thương hiệulàm lợi thế cạnh tranh Và một trong những “nước cờ” mà doanh nghiệp nào cũngphải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sảnphẩm,dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng và giá cả phù hợp với khách hàng.Quản lý và tiết kiệm chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động của doanh nghiệphiệu quả nhất

Đặc thù riêng của sản phẩm xây dựng là chi phí lớn, nhiều khoản mục chi phí,phạm vi phát sinh rộng, khó quản lý, việc kiểm soát chi phí một cách hiệu quả trongdoanh nghiệp xây dựng được coi là thành công bước đầu trong việc giảm giá thành,tăng sức cạnh tranh, đạt hiệu quả kinh doanh lớn

Nhận thức tầm quan trọng của công tác kiểm soát chi phí tại các doanh nghiệp,đặc biệt là các doanh nghiệp xây lắp, trong quá trình thực tập tại Công ty xây lắp

BQP, em đã chọn đề tài: “Công tác kiểm soát chi phí tại Công ty xây lắp BQP” để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình.Bài khóa luận gồm 3 phần:

96 Phần I :Lý luận chung về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp

- Phần II :Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại công ty xây lắp 96-BQP

- Phần III :Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phítại Công ty xây lắp 96-BQP

Đề tài là công trình tâm huyết của bản thân dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, sát saocủa Thầy giáo - Tiến sĩ Hoàng Tùng, sự hỗ trợ tâm ý từ phía đơn vị thực tập, đặcbiệt là các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán - tài chính và phòng Dự án - đấuthầu của công ty

Dù đã nỗ lực hết mình, song kinh nghiệm thực tế còn non kém, hạn chế về kiếnthức cũng như thời gian nên Bài khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những saisót nhất định, em kính mong sẽ nhận được sự quan tâm chỉ bảo nhiệt tình của quýthầy cô giáo để em hoàn thiện kiến thức hơn nữa

Với tất cả tấm lòng, em xin bày tỏ sự biết ơn đối với quý thầy cô giáo TrườngĐại Học Duy Tân, đặc biệt là các thầy cô giáo Khoa Kế Toán, thầy giáo - Tiến sĩHoàng Tùng, các cô chú, anh chị tại Công ty xây lắp 96 - BQP, những người emkhông thể nào quên, đã cho em kiến thức, cho em thành công và những mơ ước Emxin chân thành cảm ơn!!!

Đà Nẵng ngày … tháng ….năm 2008

Sinh viên thực hiện

Trần Thị Minh

PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG

DOANH NGHIỆP XÂY LẮP I/-Khái quát chung về chi phí.

1/Khái niệm chung về chi phí.

1.1/Khái niệm về chi phí trong kế toán tài chính.

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải ứng trướcmột khoản tiền để chi mua các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất cũng như trảlương cho công nhân hay chi các khoản khác Tất cả các khoản chi này nhằm bùđắp cho toàn bộ những hao phí về sức lao động của công nhân và những vật chất đãtiêu hao (trực tiếp hay gián tiếp) cho sản xuất Hay nói cách khác, những khoản chinày nhằm bù đắp cho toàn bộ những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa

đã tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm

Vậy, chi phí là những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt độngcủa doanh nghiệp để đạt được 1 loại sản phẩm, dịch vụ nhất định, mục đích cụ thểtrong kinh doanh Nó được định lượng bằng một lượng tiền chi ra, một mức sụtgiảm giá trị tài sản, một khoản nợ dịnh vụ, thuế….làm giảm vốn chủ sở hữu, khôngbao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu Như vậy, trong lĩnh vực

Kế toán tài chính, Chi phí được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn sở hữu củadoanh nghiệp và phải thường đảm bảo những chứng cứ nhất định (chứng từ) chứngminh là phí tổn thực tế

1.2/Khái niệm về chi phí trong kế toán quản trị.

Một doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất sản phẩm để bán trênthị trường thì trước hết phải có một số vốn để mua sắm nhà xưởng, thiết bị, công cụdụng cụ… những loại tài sản này được gọi là các tư liệu lao động, chúng có đặcđiểm là có thời gian sử dụng lâu dài và giá trị lớn

Trong quá trình sản xuất, về mặt hiện vật chúng tham gia vào toàn bộ vào quátrình sản xuất, còn về mặt giá trị thì chúng chuyển dịch từng phần vào giá trị củasản phẩm Khi đã có các tư liệu sản xuất, doanh nghiệp phải tiến hành mua các đốitượng lao động,chúng là các nguyên vật liệu, nhiên liệu….những đối tượng laođộng là thành phần cơ bản tạo nên sản phẩm vì về mặt hiện vật và giá trị chúngchuyển dịch một lần vào sản phẩm Trong quá trình sản xuất, các đối tượng laođộng luôn luôn bị thay đổi hình thai biểu hiện dưới tác động của con người Trongquá trình sản xuất, như trên đã thấy, không thể thiếu lao động của con người chonên nhà doanh nghiệp phải bỏ ra một số tiền để thuê mướn người lao động tiến hànhhoạt dộng sản xuất Cả 3 yếu tố: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức laođộng của con người được kết hợp lại sẽ hình thành nên hoạt động sản xuất và nhữnghao phí mà nhà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất gọi là chi phísản xuất kinh doanh

Theo cách tiếp cận như vậy thì : Chi phí được hiểu là toàn bộ những hao phí

về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳnhất định và được biểu hiện bằng tiền

2/Khái niệm chi phí xây lắp,đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.

2.1/Khái niệm chi phí xây lắp.

Chi phí xây lắp trong xây dựng cơ bản là biểu hiện bằng tiền của toàn bộnhững hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặccải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp đã chi ratrong một kỳ nhất định(quý,năm)

Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây lắp nên mỗicông trình có chi phí xây lắp riêng được xác định theo quy mô, đặc điểm, tính chất

kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây dựng

Chi phí xây lắp công trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc,hệthống định mức, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của Nhà nướcphù hợp với những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ và đượcquản lý theo quy chế Quản lý đầu tư xây dựng

2.2/Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.

Sản phẩm trong xây lắp là các công trình, hạng mục công trình vì vậy không

có chi phí bán hàng, chỉ có 2 loại chi phí:

- Chi phí sản xuất kinh doanh:

+ Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp: Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơbản chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của công ty Chi phíNguyên vật liệu chỉ liên quan đến 1 công trình, hạng mục công trình

+ Chi phí nhân công trực tiếp:Doanh nghiệp xây lắp trả lương cho Công nhânviên theo các hình thức:

 Đối với công nhân trực tiếp xây lắp: trả lương theo khối lượng công việc thựchiện trong tháng hoặc trả theo hợp đồng giao khoán

 Đối với công nhân thuê ngoài thi công các hạng mục công việc áp dụng chế độtrả lương theo hợp đồng giao khoán

 Đối với công nhân vận hành máy thi công áp dụng trả lương theo ca máy thựctế

Trong Chi phí nhân công trực tiếp không phản ánh Chi phí trích Bảo hiểm xãhội,Bảo hiểm y tế,Kinh phí Công Đoàn

+ Chi phí máy thi công: Các chi phí liên quan đến máy thi công gồm Chi phíNguyên vật liệu cho máy hoạt động,chi phí công cụ dụng cụ sản xuất liên quan đếnhoạt động của xe, máy thi công, chi phí khấu hao máy, chi phí sửa chữa máy thicông

+ Chi phí sản xuất chung tại công ty được tập hợp từ các yếu tố chi phí:

 Chi phí nhân viên đội

 Chi phí vật liệu

 Chi phí dụng cụ sản xuất

 Chi phí khấu hao TSCD

 Chi phí dịch vụ mua ngoài

 Chi phí bằng tiền khác

- Chi phí quản lý bao gồm các khoản chi phí như:

 Chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, chi phí Kinh phí công đoàn

 Thuế môn bài, thuế đất

 Tiền điện thoại, tiền điện

 Khấu hao TSCD ở bộ phận quản lý doanh nghiệp

 Các chi phí khác:công tác phí, họp hành…

3/Phân loại chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.

Để quản lý và hạch toán chi phí xây lắp theo từng nội dung cụ thể, theo từngđối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành, hải tiến hành phân loại chi phímột cách khoa học, thống nhất theo những tiêu chuẩn nhất định Tùy theo yêu cầucủa công tác quản lý và hạch toán mà có nhiếu cách phân loại khác nhau

3.1/Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế.

Theo cách phân loại này thì toàn bộ các chi phí xây lắp của doanh nghiệp xâylắp được chia ra 7 yếu tố chi phí cơ bản sau:

+ Yếu tố Chi phí Nguyên liệu,vật liệu:

Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệuphụ, phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp đã sửdụng cho các hoạt động sản xuất trong kỳ

+ Yếu tố chi phí nhiên liệu,động lực:

Bao gồm toàn bộ các chi phí về nhiên liệu, động lực mà doanh nghiệp đã sửdụng cho các hoạt động sản xuất trong kỳ

+ Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp:

Bao gồm toàn bộ số tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả chocông nhân và nhân viên hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp

+ Yếu tố chi phí Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn

Bao gồm toàn bộ số tiền trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,Kinh phí côngđoàn của công nhân viên và nhân viên hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp.+ Yếu tố chi phí khấu hao TSCD:

Bao gồm toàn bộ số tiền trích khấu hao TSCD sử dụng cho sản xuất xây lắpcủa doanh nghiệp

+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài:

Bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệp đã chi trả về các loại dịch vụ mua từbên ngoài như: tiền điện, iền nước, điện thoại, bưu phí… phục vụ cho hoạt độngsản xuất của doanh nghiệp

+ Yếu tố chi phí bằng tiền khác:

Bao gồm toàn bộ các chi phí khác dùng cho hoạt động sản xuất ngoài cácyeus tố kể trên.

3.2/Phân loại chi phí theo mục đích và công cụ của chi phí(còn được gọi là phân loại chi phí xây lắp theo khoản mục).

Trong doanh nghiệp xây lắp toàn bộ chi phí xây lắp được chia ra làm cáckhoản mục chi phí sau:

+ Chi phí vật liệu trực tiếp:

Chi phí vật liệu trực tiếp là chi phí(đã tính đến hiện trường xây lắp)của các vật liệuchính, vật kết cấu, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển(ván khuôn,đà giáo…), bánthành phẩm….cần thiết để tạo nên sản phẩm xây lắp

+ Chi phí nhân công trực tiếp:

Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ chi phí về tiền lương, tiền công và cáckhoản phụ cấp có tính chất lương của công nhân trực tiếp xây lắp,không tính vàokhoản mục này số tiền lương , tiền công và các khoản trích theo lương của côngnhân sử dụng máy thi công, nhân viên sản xuất chung,nhân viên bán hàng và nhânviên quản lý

+ Chi phí sử dụng máy thi công:

Là chi phí sử dụng máy thi công để hoàn thành sản phẩm xây lắp bao gồm 6khoản mục:

- Chi phí nhân công : là các chi phí liên quan và phải trả cho công nhân (thợđiều khiển máy) như: tiền lương, cac khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương

- Chi phí vật liệu:là những khoản Chi phí về vật liệu dùng để chạy máy, sửachũa máy thi công

- Chi phí dụng cụ sản xuất:là những chi phí về công cụ dụng cụ dùng cho nhucầu sử dụng máy thi công

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: là toàn bộ chi phí về lao vụ, dịch vụ từ bên ngoài

để sử dụng máy thi công như: Chi phí về điện, nước, hơi, khí nén, Chi phí sửa chữamáy thi công thuê ngoài

- Chi phí bằng tiền khác:là những chi phí bằng tiền ngoài những chi phí nêutrên phục vụ cho sử dụng máy thi công

+ Chi phí sản xuất chung:

Là những chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các đội xây dựng ngoài

3 khoản mục đã nêu trên, khoản chi phí này gồm 6 khoản:

- Chi phí nhân viên đội xây dựng:bao gồm các chi phí phải trả cho nhân viênđội xây dựng như: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp của nhân viien quản lýđội xây dựng,trích Bảo hiểm xã hội,Bảo hiểm y tế,Kinh phí công đoàn của côngnhân trực tiếp xây lắp, công nhân sử dụng máy và nhân viên quản lý đội, nhân viên

kế toán, thống kê, thủ kho, công nhân vận chuyển , sửa chữa ở đội xây dựng

- Chi phí vật liệu: bao gồm các chi phí vật liệu sử dụng chung như vật liệu đểsửa chữa,bảo dưỡng TSCĐ, vật liệu văn phòng và những vật liệu dùng cho nhu cầuquản lý chung ở đội.

- Chi phí dụng cụ sản xuất : là những chi phí về công cụ dụng cụ dùng cho nhucầu sản xuất chung ở đội xây dựng như:khuôn mẫu, dụng cụ gá gắp, dụng cụ cầmtay, dụng cụ bảo hộ lao động…

- Chi phí khấu hao tài sản cố định :bao gồm toàn bộ số tiền trích khấu hao củaTSCĐ hữu hình, TSCĐ thuê tài chính, TSCĐ vô hình sử dụng ở các đội xây dựng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài:là những chi phí về lao vụ, dịch vụ mua từ bênngoài để phục vụ cho hoạt động sản xuất chung ở đội xây dựng như:chi phí điện,nước, khí nén,hơi,chi phí điện thoại,fax,chi phí sửa chữa TSCĐ thuê ngoài

- Chi phí bằng tiền khác:bao gồm những chi phí bằng tiền ngoài những chi phínêu trên phục vụ cho nhu cầu của đội xây dựng

Phân loại chi phí theo đúng mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục

vụ cho yêu cầu quản lý chi phí xây lắp theo định mức,cung cấp số liệu cho việc tínhgiá thành sản phẩm xây lắp,phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành

3.3/Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan

hệ với đối tượng chịu chi phí

Theo cách phân loại này chi phí xây lắp được phân thành 2 loại:

+ Chi phí trực tiếp:là những chi phí xây lắp quan hệ trực tiếp với việc xây lắpmột công trình,một khối lượng công việc nhất định.Căn cứ vào số liệu từ chứng từ

kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí

+ Chi phí gián tiếp:Là những chi phí xây lắp có liên quan đến việc xây lắpnhiều công trình ,nhiều hạng mục công trình,nhiều khối lượng công việc.Những chiphí này phải thông qua phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí có liên quan theomột tiêu thức thích hợp

Cách phân loại chi phí này có ý nghĩa trong việc xác định phương pháp kếtoán thích hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn,hợp lý

3.4/Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí.

Theo cách phân loại này thì chi phí xây lắp được chia thành 2 loại:

+ Chi phí đơn nhất:là chi phí do một yếu tố duy nhất cấu thành như:vật liệuchính dùng trong sản xuất,tiền lương công nhân sản xuất…

+ Chi phí tổng hợp:là những chi phí do nhiều yếu tố khác nhau tập hợp lạitheo cùng một công dụng như chi phí sử dụng máy thi công,chi phí sản xuất chung Theo cách phân loại này giúp cho việc đánh giá vai trò của từng loại chi phítrong việc hình thành sản phẩm để tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí xây lắpthích hợp với từng loại chi phí

3.5/Phân loại chi phí theo các giai đoạn xây lắp.

a/Chi phí ở giai đoạn chuẩn bị xây lắp

Chi phí ở giai đoạn xây lắp là toàn bộ những khoản chi phí được phân tích,tínhtoán và xác định trong giai đoạn chuẩn bị xây lắp,bao gồm:chi phí đấu thầu,chi phígiải tỏa mặt bằng,công trình tạm,phụ trợ,chi phí tuyên truyền,quảng cáo….

b/Chi phí ở giai đoạn thực hiện xây lắp

Chi phí ở giai đoạn thực hiện xây lắp là toàn bộ chi phí cần thiết phát sinhtrong quá trình thực hiện xây lắp gồm: chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí khác

và chi phí dự phòng

c/Chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác sử dụng Chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác sử dụng baogồm:

+ Chi phí tháo dỡ công trình tạm,công trình phụ trợ phục vụ thi công, nhàtạm(trừ giá trị thu hồi)

+ Chi phí thu dọn vệ sinh cong trình, tổ chức nghiệm thu và bàn giao côngtrình

II/Kiểm soát,hệ thống kiểm soát nội bộ,công tác kiểm soát chi phí.

1/Kiểm soát.

1.1/Khái niệm kiểm soát.

Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và những phương pháp để đảmbảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu,kế hoạch vàchuẩn mực của tổ chức

1.2/Vai trò của kiểm soát đối với công tác quản trị.

Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con người là hoạt động có ý thức nênngười ta phải quản lý hoạt động này để tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinhdoanh kỳ sau.Do đó,Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong công tác quảntrị,nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định đếviệc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt được mục tiêumong muốn

2/Hệ thống kiểm soát nội bộ.

2.1/Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trong quản lý vi mô,hoạt động tự kiểm tra được gọi là kiểm soát nội bộ(Internal Control) hoặc kiểm soát quản trị(Manegeral control)

Trong mọi hoạt động của doanh ngiệp,chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữvai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thốngkiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Theo liên đoàn kế toán quốc tế(IFAC),hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệthống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu:bảo vệ tàisản của đơn vị,bảo đảm độ tin cậy của các thông tin,bảo đảm các chế độ pháp lý vàđảm bảo hiệu quả của hoạt động

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:Hệ thống kiểm soát nội bộ là cácquy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán tự xây dựng và áp dụngnhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra,kiểm soátngăn ngừa và phát hiện gian lận ,sai sót,để lập Báo cáo tài chính trung thực,hợp lýnhằm bảo vệ,quản lý và và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.

Như vậy,kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị,tổchức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm rabiện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơnvị

2.2/Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hệ thống kiểm soát nội bộ la một công cụ quan trọng,phục vụ đắc lực chocông tác quản lý.Nó có nhiệm vụ là thu thập,kiểm tra và xử lý nguồn thông tin giúpcho cơ quan quản lý nắm bắt kịp thời việc triển khai thực hiện các quyết định đượcban hành từ đó chấn chỉnh bổ sung kịp thời các quy chế,các văn bản không phù hợpvới tình hình mới.Đồng thời,nó cũng giúp cho các đơn vị ngăn chặn,sửa chữa kịpthời các sai sót trong việc thực hiện các quyết định quản lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần ngăn chặn và phát hiện các sai phạmtrong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như trong quản lý,lãnh đạo,đảm bảo cácnguồn lực không bị sử dụng không đúng mục đích,lãng phí ,thất thoát

Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồnlực,bảo mật thông tin,nâng cao uy tín,mở rộng thị phần,thực hiện các chiến lượckinh doanh của đơn vị.Bên cạnh đó,kiểm soát nội bộ góp phần hướng mọi thànhviên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách,quy định nội bộ của đơn vị,qua

đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị

2.3/Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động cácđơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộvới 4 yếu tố chính:môi trường kiểm soát,hệ thống thông tin,các thủ tục kiểm soát và

hệ thống kiểm soát nội bộ

a/Môi trường kiểm soát.

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động lên việc thiết kế,hoạt động và xử lý dữ liệu của các loạihình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát gồm:

a.1/Đặc thù về quản lý:Đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác

nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý.Các quan điểm

đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách,chế độ,các quy định và cách thức tổ chứckiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp.Bởi vì chính các nhà quản lý,đặc biệt là cácnhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định và thủ tục kiểm soát sẽ ápdụng tại doanh nghiệp.Đặc thù về quản lý gồm:

+ Quan điểm kinh doanh,phong cách lãnh đạo của người quản lý cấp cao trongđơn vị

+ Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp(việc phân bổ quyền lực trong doanhnghiệp).

a.2/Cơ cấu tổ chức:Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp

sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt.Cơ cấu tổ chức hợp lý bảo đảm một hệthống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định,triển khaicác quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp.Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn gópphần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính

kế toán của doanh nghiệp

a.3/Chính sách nhân sự:sự phát triển của doanh nghiệp luôn gắn liền với đội

ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũngnhư chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanhnghiệp.Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy,nhiều thủ tục kiểm soát khôngcần áp dụng mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra.Bên cạnh đó,mặc dù doanh nghiệp

có thiết kế và vận hành các thủ tục kiêm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viênkém năng lực và thiếu trung thực thì hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy hiệuquả

a.4/Công tác kế hoạch:Nếu việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch được tiến

hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công

cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâmxem xét tiến độ thực hiện kế hoạch,theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch

đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý,điều chỉnh kế hoạch kịpthời

a.5/Uỷ ban kiểm soát:ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy

lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng Quản trị nhưng khôngkiêm nhiệm các chức vụ quản lý và các chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

a.6/Môi trường bên ngoài:gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của

nhà nước,ảnh hưởng của các chủ nợ,môi trường pháp lý,đường lối phát triển của đấtnước.Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnhhưởng rất lớn đến thái độ,phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sựthiết kế vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ

b/Hệ thống kế toán.

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thốngchứng từ kế toán,hệ thống sổ kế toán,hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảngtổng hợp,cân đối kế toán.Trong đó,quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vaitrò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết,thu thập vàphân loại,ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,thỏa mãnchức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.Một hệ thống kế toán hữuhiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

- Tính có thực:cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụkhông có thực vào sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn;bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý

- Tính đầy đủ:bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Sự đánh giá:bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá

Khi xem xét hệ thống kế toán cần xét về mặt quy trình bao gồm các bộ phậnsau:

 Xem xét việc tổ chức và vận dụng chứng từ,sổ sách kế toán.Chẳng hạn:chứng

tù có được đánh số liên tục để có thể kiểm soát ,tránh thất lạc và truy cập khi cầnthiết,ghi chép có rõ ràng dễ hiểu không…

 Xem xét việc tổ chức và vận dụng hệ thống tài khoản.Chẳng hạn:có quy định

về hệ thống tài khoản kế toán,sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toántại đơn vị…

 Xem xét việc tổ chức và vận dụng hình thức kế toán:Nhật ký chung,nhật kýchứng từ,chứng từ ghi sổ,nhật ký sổ cái.Sổ sách có được đóng chắc chắn,đánh

số trang,lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đặc điểm hoạt động của doanhnghiệp và quy định nguyên tắc ghi chép,có chữ ký của người xét duyệt

 Xem xét việc lập,tổ chức và vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tài chính và kếtoán quản trị doanh nghiệp

c/Các thủ tục kiểm soát:

Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơbản:nguyên tắc bất kiêm nhiệm,nguyên tắc phân công phân nhiệm,

c.1/Nguyên tắc phân công phân nhiệm:theo nguyên tắc này trách nhiệm và

công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộphận.Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hóa trong côngviệc,sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.Mục đích là không để chomột cá nhân hay một bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệpvụ.Khi đó,thông qua cơ cấu tổ chức,công việc của một nhân viên này được kiểmsoát tự động bởi công việc của một nhân viên khác.Phân chia trách nhiệm làm giảmrủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận.Mặt khác,nó có tácdụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn và thúc đẩy nhau làm việc và khi phânchia phải phù hợp với năng lực của người đó

c.2/Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp

về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn chặn các sai phạm vàhành vi lạm dụng quyền hạn

 Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản:

Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham

ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ kế toán

 Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản:

Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ các tài sản có liênquan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản

 Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ:

Bộ phận thực hiện nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kếtoán ,vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kết quả hoạtđộng của mình

c.3/Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn:Theo sự ủy quyền của nhà quản lý,các cấp

dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vinhất định.Qúa trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nênmột hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tậptrung của doanh nghiệp

Bên cạnh đó,để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát,mọi nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn.Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại :phê chuẩnchung và phê chuẩn cụ thể

- Phê chuẩn chung:là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để ápdụng trong toàn đơn vị và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp

vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách

- Phê chuẩn cụ thể:là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêngbiệt chứ không đưa ra chính chung nào.Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối vớinhững nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng,những nghiệp vụ không thườngxuyên xảy ra

c.4/Kiểm soát vật chất:

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản,kể cả những ấnchỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng;cũng như cần hạn chế sự tiếp cậnvới các chương trình tin học và hồ sơ dữ liệu.Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách vàtài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải điều tra và xem xét nguyên nhân,nhờ đó sẽphát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liênquan.Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế,mất mát hoặc

có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp

c.5/Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc Kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận)khác với các

cá nhân(hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ.Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lậpxuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tínhhữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lậpvới đối tượng được kiểm tra.Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu ngườithực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ,hoặckhông độc lập vì bất cứ lý do nào

c.6/Phân tích soát xét lại việc thực hiện.

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách sosánh số thực tế với số liệu kế hoạch,dự toán,kỳ trước,và các dữ liệu khác có liênquan như những thông tin không có tính chất tài chính;đồng thờiconf xem xét trongmối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.Soát xét lại quá trình thựchiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổimục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không?Nhờ thường xuyênnghiên cứu những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện,nhà quản lý cóthể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch,hoặc có những điều chỉnh thích hợp

 Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài

VD:đối chiếu với ngân hàng về số dư tiền gửi,đối chiếu công nợ với nhà cungcấp hoặc khách hàng…

 Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết

VD:Đối chiếu hàng tồn kho và nợ phải thu trên tài khoản với các sổ chi tiết

 Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trước,giữa thực tế với kế hoạch.Trongloại đối chiếu này chủ yếu tập trung vào những khác biệt đáng kể

d/Kiểm toán nội bộ.

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập thiết lập trong đơn vị tiến hành côngviệc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộHoa Kỳ ban hành năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lậpđược thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra,đánh giá các hoạt động của tổ chức như

là một hoạt động phục vụ cho tổ chức”.Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡcác thành viên của tổ chức hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm của họ một cách cóhiệu quả

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanhnghiệp,bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp sự quan sát,đánh giá thường xuyên vềtoàn bộ hoạt động của doanh nghiệp,bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế vàvận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ.Bộ phận kiểm toán nội bộ hữuhiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về cáchoạt động trong doanh nghiệp,chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thờiđiều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.Tuy nhiên,bộphận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

- Về tổ chức:bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó,đồng thời phải được giao một quyền hạntương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phậnhoạt động được kiểm tra

- Về nhân sự:bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có

đủ năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiệnhành

3/Công tác kiểm soát chi phí:

3.1/Khái niệm kiểm soát chi phí:

Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phương pháp thích hợp nhằm đánh giáviệc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để đề rabiện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh giá trách nhiệm của các bộ phận

có liên quan

3.2/Vai trò của kiểm soát chi phí đối với nhà quản lý.

Kiểm soát chi phí nó mang tính liên tục và đều đặn.Trong công việc quảnlý,điều quan trọng không phải là nhà quản lý phải nhận diện được đâu là chi phíbiến đổi,chi phí cố định mà điều quan trọng là nhà quản lý phải nhận diện được đâu

là chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp.Nên bỏ quanhững chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soátchi phí sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức,thời gian bỏ ra.Kiểm soát chiphí sẽ giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình sử dụng các nguồn lực,hiệu quảcũng như kết quả đạt được từ đó có những điều chỉnh hợp lý hay hoạch định nhữngphương án tốt hơn

3.3/Nội dung của kiểm soát chi phí.

- Kiểm soát các loại chi phí:Xác định cho phí cho từng công đoạn,rồi sau đóđảm bảo thực hiện cho được những mục tiêu chi phí đã đề ra bằng cách theo dõi sátsao và kiểm tra tất cả các mặt của quá trình sản xuất.Chi phí phát sinh trong suốtthời kỳ được xác định được tập hợp theo loại và so sánh với số liệu tương ứng đãtập được cùng kỳ trước đó

- Kiểm soát tính hiệu quả của hoạt động trong từng bộ phận của doanhnghiệp:theo đó sẽ làm rõ được nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và tráchnhiệm của của từng bộ phận cá nhân đối với kết quả chung của doanh nghiệp

Như vậy,mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét:

 Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã được lập

 Chi phí phát sinh so với dự toán

 Xác định nguyên nhân chủ quan,khách quan tác động đến tình hình thực hiệncác định mức và dự toán

III/Công tác kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp.

1/Đặc điểm của của hoạt động xây lắp và công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp.

1.1/Đặc điểm của hoạt động xây lắp.

a/Đặc điểm của sản phẩm xây lắp.

- Sản phẩm xây dựng là những công trình nhà cửa được xây dựng và và sửdụng tại chỗ,cố định tại địa điểm xây dựng và phân bố tản mạn ở nhiều nơi trên lãnhthổ.Đặc điểm này làm cho sản xuất dựng có tính chất lưu động cao và thiếu ổn định

- Sản phẩm xây dựng phụ thuộc chặt chẽ vào điều kiện địa phương,có tính đadạng và cá biệt cao về công dụng,về cách cấu tạo và về phương pháp chế tạo

- Sản phẩm xây dựng thường có kích thước lớn,chi phí lớn,thời gian xây dựng

và sử dụng dài.Do đó những sai lầm về xây dựng có thể gây lãng phí lớn,tồn tại lâudài và khó sửa đổi

- Sản phẩm xây dựng thuộc phần kết cấu xây dựng chủ yếu giữ vai trò nâng đỡ

và bao che,không tác động trực tiếp lên đối tượng lao động trong quá trình sản xuất(trừ một số loại công trình đặc biệt như: đường ống, lò luyện gang …)

- Sản phẩm xây dựng có liên quan và ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức sản xuất

và quản lý kinh tế của nhiều ngành cả về phương diện cung cấp nguyên vật liệucũng như phương diện sử dụng sản phẩm của xây dựng làm ra

- Sản phẩm xây dựng mang tính chất tổng hợp vê kinh tế, kĩ thuật, văn hóa, xãhội, nghệ thuật và quốc phòng

b/Đặc điểm của sản xuất sản phẩm xây lắp.

*Những đặc điểm xuất phát từ tính chất của sản phẩm xây dựng

- Tình hình sản xuất trong xây dựng thiếu ổn định, luôn biến đổi theo địa diểmxây dựng và giai đoạn xây dựng Cụ thể là trong xây dựng con người và công cụ laođộng luôn phải di chuyển từ công trình này đến công trình khác, các phương án xâydựng về mặt kĩ thuật và tổ chức sản xuất luôn phải thay đổi theo từng địa điểm vàgiai đoạn xây dựng Đặc điểm này làm khó khăn cho việc tổ chức sản xuất, khó cảithiện điều kiện làm việc cho người lao động, nảy sinh nhiều chi phí cho khâu dichuyển lực lượng sản xuất và công trình tạm Muốn khắc phục khó khăn đó các tổchức xây dựng phải chú ý tăng cường tính cơ động, linh hoạt và gọn nhẹ về mặttrang bị tài sản cố định lựa chọn các hình thức tổ chức sản xuất linh hoạt, tăngcường điều hành tác nghiệp, phấn đấu giảm chi phí có liên quan đến vận chuyển

- Chu kì sản xuất( tức thời gian xây dựng công trình) thường dài:

Đặc điểm này làm cho vốn đầu tư xây dựng công trình và vốn sản xuất của tổchức xây dụng thường bị ứ đọng lâu tại công trình xây dựng đòi hỏi tổ chức xâydựng phải lực chọn phương án có thời gian xây dựng hợp lí, kiểm ra chất lượng chặtchẽ, phái có chế độ thanh toán giữa kì và dự trữ vôn hợp lí

- Sản xuất xây dựng phải tiến hành theo đơn đặt hàng cho từng trường hợp cụthể thông qua hình thức kí hợp đồng sau khi thắng thầu, vì sản phẩm xây dựng rất

đa dạng và có tính cá biệt cao, có chi phí lớn Đặc điểm này dẫn đến yêu cầu là phảixác định giá của sản phẩm xây dựng trước khi sản phẩm được làm ra Vì thế hìnhthức giao nhận thầu hoặc đấu thầu trong xây dựng cho từng công trình cụ thể đã trơnên phổ biến.Các tổ chức xây dựng phải nâng cao năng lực và tạo uy tính cho mìnhbằng bề dày kinh nghiệm nghề nghiệp, đồng thời phải có những giải pháp kinh tếhợp lí mang tính thuyết phục cao mới hi vọng giành thắng lợi trong các cuộc tranhthầu

- Quá trình sản xuất xây dựng rất phức tạp, có nhiều đơn vị cùng tiến hành trêncông trường xây dựng theo một trình tự nhất định về thời gian và không gian, đòihỏi các tổ chức xây dựng phải có trình độ tổ chức phối hợp cao trong sản xuất, coitrọng công tác chuẩn bị xây dựng và thiết kế tổ chức thi công, phối hợp chặt chẽgiữa các tổ chức xây dựng nhận thầu chính hay phụ

- Sản xuất xây dựng phải tiên hành ngoài trời, công việc thường bị gián đoạn

do những thay đổi bất thường của thời tiết, điều kiện làm việc nặng nhọc đòi hỏi các

tổ chức xây dựng phải chú ý đến nhân tố rủi ro về thời tiết khi lập tiến độ thi công

sử dụng kết cấu lắp ghép làm sẵn, bảo đảo độ an toàn bến chắc của máy móc, cảithiện điều kiện của công nhân…

- Sản phẩm xây dựng chịu ảnh hưởng của lợi nhuận chênh lệch do điều kiệncủa địa điểm xây dựng mang lại

- Tốc độ phát triển kỹ thuật xây dựng thường chậm hơn các ngành khác,mớichỉ xuất hiện từ đầu thế kỷ XX.Tất cả các điểm trên đã ảnh hưởng đến mọi khâu củasản xuất kinh doanh xây dựng kể từ khâu tổ chức dây chuyền công nghệ,phươnghướng phát triển khoa học kỹ thuật xây dựng,trình tự của quá trình sản xuất kinhdoanh,tổ chức cung ứng vật tư,cấu tạo trang bị vốn cố định,chế độ thanh toán,chế

độ kiểm tra chất lượng sản phẩm,chính sách đối với lao động,marketing,chính sáchgiá cả,hạch toán sản xuất kinh doanh…

*Những đặc điểm xuất phát từ điều kiện tự nhiên và kinh tế của Việt Nam

- Về điều kiện tự nhiên:Việt Nam là nước có khí hậu nhiệt đới,có hình thể dài

và hẹp,điều kiện thủy chất thủy văn phức tạp,có nguồn vật liệu xây dựng phongphú

- Về trình độ xây dựng:Kỹ thuật,tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế còn thấpkém so với nhiều nước.Qúa trình xây dựng ở Việt Nam hiện nay là quá trình pháttriển tổng hợp,kết hợp bước đi tuần tự với bước đi nhảy vọt.Trong bối cảnh hợp tácquốc tế ngày càng mở rộng ,trình độ xây dựng của nước ta đang có nhiều cơ hội vàđiều kiện phát triển nhanh

- Đường lối chung phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần,vận dụng cơchế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước,đangquyết định phương hướng và tốc độ phát triển nghành xây dựng của Việt Nam

1.2/Đặc điểm của công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp.

Tổ chức công tác kế toán là những quy định về nội dung công tác và phươngpháp công tác với những mục tiêu đề ra nhằm hoàn thành nhiệm vụ kế toán

Việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhận thầu xây lắp phảiđảm bảo các yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị sản xuất.Đó là ghichép,tính toán,phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm,xác địnhhiệu quả từng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.Mặtkhác,việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của sản xuất xây lắp.Đặc điểm của sản xuất xây lắp ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toántrong doanh nghiệp nhận thầu xây lắp thể hiện chủ yếu ở nội dung,phương pháp tậphợp,phân loại chi phí và cấu tạo giá thành sản phẩm xây lắp

Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung sau đây:

+ Lập kế hoạch công tác và biểu đồ công tác

+ Ghi chép,luân chuyển chứng từ ban đầu

+ Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

+ Xác định đối tượng và phương pháp tính giá thành.

+ Sử dụng những phương tiện tính toán và đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.+ Lập,nộp các báo cáo kế toán

+ Kiểm kê và kiểm tra kế toán

2/Công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp.

2.1/Tổ chức lập dự toán chi phí.

Dự toán xây dựng công trình(sau đây gọi là dự toán công trình)được xácđịnhtheo công trình xây dựng.Dự toán công trình bao gồm dự toán xây dựng cáchạng mục,dự toán các công việc của các hạng mục công trình

Dự toán công trình được lập trên cỏ sở khối lượng xác định theo thiết kế kỹthuật,và là căn cứ để quản lý,kiểm tra và khống chế chi phí trong quá trình thực hiện

dự án

Để có một mức giá khống chế khi giao thầu hoặc đấu thầu thì đơn vị phải xácđịnh giá trị dự toán một cách chi tiểt cho từng hạng xây dựng phù hợp với các quyđịnh cho từng khu vực và địa điểm cụ thể

a/Chi phí xây dựng:

Chí phí xây dựng trong dự toán công trình được lập cho các công trìnhchính,các công trình phụ trợ ,các công trình tạm phục vụ thi công,nhà tạm tại hiệntrường để ở và điều hành thi công.Chi phí xây dựng được xác định bằng dự toán vàlập thành bảng

a.1/Dự toán chi phí xây dựng:

Dự toán chi phí xây dựng bao gồm:Chi phí trực tiếp,Chi phí chung,Thu nhậpchịu thuế tính trước và thuế Gía trị gia tăng

-Chi phí trực tiếp bao gồm:Chi phí vật liệu,chi phí nhân công,chi phí sử dụng

máy thi công và chi phí trực tiếp khác.Cụ thể:

+ Chi phí vật liệu(kể cả vật liệu do chủ đầu tư cung cấp),Chi phí nhân công,chiphí sử dụng máy thi công được xác định trên cơ sở khối lượng theo thiết kế và đơngiá của công tác xây dựng tương ứng

+ Chi phí trực tiếp khác gồm:Chi phí bơm nước,vét bùn,thí nghiệm vật liệu,dichuyển nhân lực và thiết bị thi công đến công trường và nội bộ công trường,an toànlao động,bảo vệ môi trường cho người lao động và môi trường xung quanh.Chi phítrực tiếp khác được tính bằng 1,5% trên tổng chi phí vật liệu,nhân công và máy thicông nói trên

-Chi phí chung bao gồm:

+ Chi phí quản lý và điều hành sản xuất tại công trường của Doanh nghiệp xâydựng,chi phí phục vụ công nhân

+ Chi phí phục vụ thi công tại công trường

+ Một số chi phí khác

Chi phí chung được tính bằng tỉ lệ phần trăm(%)trên chi phí trực tiếp theo loạicông trình quy định tại bảng 1 dưới đây.

- Thu nhập chịu thuế tính trước được tính bằng tỉ lệ phần trăm(%) trên chi phítrực tiếp và chi phí chung theo loại công trình quy định tại bảng 1 dưới đây

- Thuế Gía trị gia tăng cho công tác xây dựng theo quy định hiện hành

BẢNG 1:ĐỊNH MỨC CHI PHÍ CHUNG VÀ THU NHẬP CHỊU THUẾTÍNH TRƯỚC(ĐVT:%)

a.2/Bảng dự toán Chi phí xây dựng

Dự toán chi phí xây dựng công trình,hạng mục công trình bao gồm chi phí trựctiếp,chi phí chung,thu nhập chịu thuế tính trước và thuế giá trị gia tăng.Chi phí xâydựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công được tính bằng tỷ lệ phầntrăm(%)giá trị dự toán xây dựng sau thuế

Bảng 2:DỰ TOÁN CHI PHÍ XÂY DỰNG

II Chi phí chung P*T C

III Thu nhập chịu thuế tính trước (T+C)*Tỷ lệ quy định TL

T

CPTChi phí xây dựng nhà tạm tại hiện

trường để ở và điều hành thi công G*Tỷ lệ quy định*(1+TXD

GTGT )

GXDLTTrong đó:

DjVL,DjNC,DjM :Chi phí vật liệu,nhân công,máy thi công trong đơn giá xây dựng

của công tác xây dựng thứ j

KNC :Hệ số điều chỉnh chi phí nhân công(nếu có)

KM :Hệ số điều chỉnh máy thi công(nếu có)

P :Định mức chi phí chung (%) được quy định tại bảng 1

TL :Thu nhập chịu thuế tính trước được quy định tại bảng 1

G :Gía trị dự toán xây dựng công trình chính,phụ trợ,tạm phục thi

công trước thuế

GXDCPT :Gía trị dự toán xây dựng công trình chính,phụ trợ,tạm phục thi

công sau thuế

CLVL :Chênh lệch vật liệu (nếu có)

TXD

GTGT :Mức thuế suất giá trị gia tăng quy định cho công tác xây dựng

GXDLT :Chi phí nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công

GXD=GXDCPT+GXDLT

b/Chi phí thiết bị GTB

Chi phí thiết bị bao gồm:

- Chi phí mua sắm thiết bị bao gồm cả chi phí đào tạo và chuyển giao côngnghệ(nếu có)

- Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm ,hiệu chỉnh(nếu có)

c/Chi phí khác của dự toán công trình GKDT .

Chi phí khác của dự toán công trình bao gồm:

- Chi phí thi tuyển kiến trúc

- Chi phí khảo sát xây dựng

- Chi phí thiết kế xây dựng công trình

- Chi phí lập định mức,đơn giá(nếu có)

Những chi phí trên được lập dự toán hoặc tính bằng định mức chi phí theo quyđịnh của Bộ xây dựng

d/Chi phí dự phòng GDP:

Chi phí dự phòng trong dự toán chi phí được tính bằng tỉ lệ phần trăm trêntổng chi phí xây dựng,chi phí thiết bị và chi phí khác nhưng tối đa không quá 10%đối với các công trình thuộc dự án nhóm A và dự án nhóm B,không quá 5% đối vớicác công trình thuộc dự án nhóm C

Như vậy,dự toán Chi phí xây dựng công trình được tính theo công thức:

GXDCT=GXD+GTB+GKDT+GDP

Để lập dự toán chi phí như trên ta cần có những thông tin:

+ Các quy định của nhà nước về các khu vực đơn giá hoặc vùng giá xây dựng + Các văn bản hiện hành hướng dẫn lập và quản lý giá xây dựng

+ Các loại định mức dự toán về chi phí nguyên vật liệu,nhân công,máy thi công + Bảng tiền lương ngày công bao gồm:Lương cơ bản và các khoản phụ cấp theolương do pháp luật quy định,các văn bản hướng dẫn của Bộ lao động-Thương binh-

Xã hội và hướng dẫn cụ thể của Bộ xây dựng

+ Bảng giá cước và giá vật liệu xây dựng do các cơ quan có thẩm quyền ban hànhtại thời điểm tính toán

+ Bảng dự toán ca máy của các loại máy thi công do Bộ xây dựng ban hành,nhữngloại ca máy chưa có thi Ban đơn giá địa phương hoặc Ban đơn giá công trình tínhtoán dựa trên phương pháp hướng dẫn của Bộ xây dựng

+ Sơ đồ cung ứng vật liệu xây dựng trong phạm vi tỉnh,thành phố hoặc sơ đồ cungứng vật liệu hoặc công trình

+ Cự ly cấp đường,phương tiện vận chuyển vật liệu

+ Định mức về chi phí chung,lãi và thuế

2.2/Tổ chức kiểm soát trong quá trình thi công công trình,hạng mục công trình.

a/Kiểm soát Chi phí Nguyên Vật liệu:

Trong các doanh nghiệp,đặc biệt là các Doanh nghiệp xây lắp,Chi phí Nguyênvật liệu thường chiếm tỷ trọng chủ yếu và lớn nhất.Các sai phạm về Chi phí Nguyênvật liệu không chỉ dẫn đến những sai phạm ở một số khoản mục chi phí xây dựng

mà còn dẫn đến những sai sót ở một số khoản mục có liên quan khác.Hơnnữa,những sai sót này thường dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí sản xuấtkinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước.

a.1/Mục đích kiểm soát:

Mục đích của kiểm soát Chi phí Nguyên vật liệu là ngăn ngừa,phát hiện kịpthời những lãng phí,mất mát hoặc khả năng tiết kiệm vật liệu,xác định nguyên nhân

và người chịu trách nhiệm để xử lý khen thưởng hoặc xử phạt kịp thời nhằm phấnđấu tiết kiệm Chi phí Nguyên vật liệu,hạ giá thành sản phẩm xây lắp mà vẫn đảmbảo chất lượng công trình và phù hợp với định mức,dự toán lập ra

a.2/Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát Chi phí Nguyên vật liệu.

* Các chứng từ kế toán:Kế hoạch mua sắm Nguyên vật liệu,Hợp đồng mua sắm,Hóadơn mua hàng,Hóa đơn chi phí vận chuyển,thuế nhập khẩu,lưu kho,Phiếu đề nghịcung ứng vật tư,Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho,Phiếu xuất kho kiêm vận chuyểnnội bộ,Biên bản kiểm nghiệm hàng tồn kho…

+ Sổ kế toán chi tiết:Sổ theo dõi Nhập-Xuất vật tư về số lượng và giá trị cho từngđối tượng,Sổ đối chiếu dư lượng Nguyên vật liệu

Các sổ kế toán tổng hợp,các tài liệu khác có liên quan:Báo cáo tình hình sử dụngNguyên vật liệu,Bảng tổng hợp chi phí Nguyên vật liệu.,tài khoản 621

a.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát.

+ Phòng kế hoạch,vật tư,phòng kỹ thuật,phòng kế toán căn cứ vào Hợp đồng xâydựng,bản vẽ thi công,bảng thống kê vật tư,chương trình sản xuất thi công xâydựng,định mức sử dụng vật tư,định mức hao hụt,hình thức cung ứng và khả năngkho bãi của công trường…chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư,xétduyệt các nghiệp vụ mua hàng,đảm báo hợp lý về giá cả,chất lượng,mục đích muaNguyên vật liệu

+ Bộ phận kho:Bảo quản Nguyên vật liệu về mặt hiện vật tránh mất mát,hư hại… + Các bộ phận thi công:Đơn vị thi công phải tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy,quytrình thi công để Nguyên vật liệu được sử dụng đúng mục đích,đúng tiêu chuẩn kỹthuật,đảm bảo chất lượng thi công và tiêu chuẩn kỹ thuật

a.4/Các thủ tục kiểm soát:

*Khâu thu mua vật tư:

Phải phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt mua và bộ phận thực hiện nghiệp

vụ mua vật tư,giữa bộ phận xuất vật tư với bộ phận kế toán vật tư,các bộ phận nàyphải thực hiện độc lập nhau

Bên cạnh đó,cần ban hành và thực hiện các chính sách mua vật tư:

+ Mua vật tư theo hình thức đấu thầu hoặc đấu giá nhằm tạo sự cạnh tranh giữacác nhà cung cấp,như vậy công ty sẽ mua được với giá rẻ mà vẫn đảm bảo chấtlượng và chủng loại,mua trực tiếp từ nơi sản xuất vật tư có thể giảm chi phí quakhâu trung gian

+ Các thủ tục mua vật tư:Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu đề nghị cung ứng vậttư,phiếu này sau khi được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền căn cứa vào yêucàu công việc và khối lượng thi công Các chứng từ mua vật tư như Hóa đơn giá trịgia tăng,Hóa đơn vận chuyển….phải hợp lý,hợp lệ,hợp pháp.Các chứng từ này phảiđược hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán

+ Việc giao nhận vật tư phải được thực hiện tại kho nhà cung cấp,vận chuyển đếnkho công ty,giao cho thủ kho ký nhận và bảo quản sau khi đã được kiểm nghiệmbởi Ban kiểm nghiệm vật tư hàng hóa nhập kho,mọi trường hợp mất mát,thiếu hụtđều do nhân viên mua vật tư chịu trách nhiệm

*Khâu nhập xuất vật tư:

+ Nhập vật tư:Vật tư mua về sau khi được kiểm nghiệm về số lượng,chủngloại,quy cách,mẫu mã,chất lượng như đã ghi trên hóa đơn sẽ nhập kho và giao chothủ kho quản lý,Kế toán vật tư phải lập Phiếu nhập kho và lưu tại phòng kế toán 1liên

+ Xuất vật tư:Thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được Giấy đề nghị xuất khovật tư(Giấy đề nghị cung ứng vật tư) có đầy đủ chữ ký duyệt của trưởng phòng vật

tư và thủ trưởng đơn vị.Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tư đượcduyệt và ghi vào Phiếu xuất kho,sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán và bảoquản

+ Tồn kho vật tư:Thủ kho luôn phải theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho vật tư ,báocáo tình hình Nhập-Xuất-Tồn vật tư cho phòng Vật tư,lập hồ sơ cập nhật cho các bộphận vật tư dự trữ theo số lượng,chủng loại và giá trị,kiểm tra sự thừa thiếu của dựtrữ,đảm bảo an toàn cho sản xuất với chi phí dự trữ thấp nhất

*Khâu sử dụng vật tư:

Vật tư khi được đưa vào sử dụng trong thi công xây lắp cần phải được quảnlý,theo dõi chặt chẽ bởi tất cả các bộ phận có liên quan vì đây là giai đoạn xảy ranhiều gian lận và sai sót nhất,vật tư có thể bị sử dụng không đúng theo quy định(phatrộn không đúng theo định mức,yêu cầu kỹ thuật),sử dụng lãng phí,bị mất cắp…Đây

là những yếu tố chủ quan làm cho chi phí xây lắp tăng và chất lượng công trìnhkém

Khi một công trình,hạng mục công trình hoàn thành,Ban quản lý so sánh kết quảgiữa thực hiện và dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến độngtrên hai mặt lượng và giá trị đã tác động như thế nào đến biến động chung.Cácnguyên nhân biến động được xác định gồm:

 Biến động về giá bằng lượng thực tế(giá thực tế-giá định mức)

 Biến động về lượng bằng giá định mức(lượng thực tế -lượng định mức)

Kết quả so sánh biến động giữa thực tế và dự toán được đánh giá:

 Kết quả dương,chi phí thực tế phát sinh>chi phí dự toán,đánh giá không tốt

 Kết quả âm,chi phí thực tế<chi phí dự toán được đánh giá là tốt nếu chất lượngcông trình,hạng mục công trình được đảm bảo

 Kết quả=0,chi phí thực tế =chi phí dự toán,đảm bảo thực hiện đúng dự toán

Kết quả so sánh biến động cũng được xem xét từng mặt:

 Biến động về giá phản ánh về giá của một đơn vị Nguyên vật liệu để sản xuất rasản phẩm đã thay đổi như thế nào?

 Biến động về lượng phản ánh tiêu hao vật chất để sản xuất ra sản phẩm thay đổinhư thế nào?

Biến động xảy ra do nhiều yếu tố tác động,vừa chủ quan vừa khách quan,có thể dochính quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoặc vì biến động của các yếu tố bênngoài doanh nghiệp.Tuy nhiên,nếu nhà quản trị doanh nghiệp xác định đúng nguyênnhân và chỉ định đúng đắn yếu tố bên ngoài nào đã gây ra biến động thì mới có thể

có biện pháp đúng đắn,kịp thời để chấn chỉnh hoặc phát huy các biến động đó theohướng có lợi nhất cho doanh nghiệp

b/Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

Mặc dù sai phạm đối với khoản mục này thường xảy ra không nhiều,nhưng dotiền lương đối với doanh nghiệp là một khoản chi phí lớn nên đây vẫn là một vấn đềcần được kiểm soát chặt chẽ

b.1/Mục đích kiểm soát:

- Ngăn chặn và phát hiện các sai phạm như thanh toán lương cho các nhân viên:trả

lố tiền lương,tiếp tục thanh toán lương cho nhân viên sau khi họ đã nghỉ việc

- Phải đảm bảo hoàn thành một khối lượng công việc ghi chép và tính toán rất lớntrong một thời gian ngắn để có thể thanh toán kịp thời và chính xác tiền lương chonhân viên

- Phải tuân thủ các văn bản pháp lý về lao động và tiền lương

b.2/Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí nhân công.

*Các chứng từ kế toán:

 Bảng chấm công:được lập hàng tháng cho từng đội sản xuất,từng bộ phận sảnxuất công tác phản ánh mọi thời gian làm việc thực tế,nghỉ việc,vắng mặt của ngườilao động

 Hợp đồng làm khoán:là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán

về một công việc cụ thể,thời gian làm việc,trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bênthực hiện hợp đồng

 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành

 Thẻ thời gian:Là hình thức được phổ biến được sử dụng tại các doanh nghiệp ởcác nước phát triển nhằm ghi nhận thời gian từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mỗingày của nhân viên

*Các sổ sách kế toán:

- Sổ kế toán chi tiết:Sổ chi phí tiền lương….,tài khoản 622

- Các sổ tổng hợp tùy vào hình thức kế toán áp dụng tại công ty

b.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát:

 Bộ phận nhân sự:thực hiên chức năng theo dõi nhân sự,tuyển dụng nhân viên,quyđịnh mức lương,theo dõi và gửi các quyết định thay đổi mức lương cho các cá nhân

và bộ phận liên quan như bộ phận tính lương hay sử dụng lao động

 Bộ phận hoạt động:theo dõi thời gian,khối lượng công việc,lao vụ hoànthành,duyệt thời gian nghỉ ốm,thai sản,tai nạn lao động,ngừng thi công,ngừngviệc(Bộ phận quản lý thi công,đốc công)

 Bộ phận kế toán tiền lương:tính lương,thưởng và lập bảng thanh toánlương,thưởng và các khoản phải nộp,phải trả.Ghi chép sổ sách kế toán,thanh toánlương,thưởng và các khoản có liên quan

b.4/Thủ tục kiểm soát:

Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương hay không để lãng phí là hoạchđịnh và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương.Mỗi bộ phận đều cầnlập dự toán chi phí tiền lương của mình vào đầu niên độ.Hàng tháng,kế toán sẽ tổnghợp,so sánh chi phí tiền lương thực tế với dự toán và báo cáo cho các nhà quảnlý.Mọi sự biến động trọng yếu cần được phát hiện kịp thời

Một vấn đề quan trọng khác là phải phân chia trách nhiệm giữa các chức năng đểgiảm bớt khả năng sai phạm,phải tách biệt giữa chức năng theo dõi nhân sự,theo dõithời gian và khối lượng lao động,lập bảng lương,thanh toán lương và ghi chép vềtiền lương

 Thuê mướn và tuyển dụng nhân viên:Việc tuyển dụng và thuê mướn nhân viênđược tiến hành bởi bộ phận nhân sự,tất cả những trường hợp tuyển dụng và thuêmướn phải được ghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi Ban quản lý.Bản báocáo này cần chỉ rõ về phân công vị trí và trách nhiệm công việc,mức lương khởiđiểm,các khoản thưởng,các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đã được phêchuẩn.Bản báo cáo này sẽ được lập thành 2 bản,một bản dùng để vào sổ nhân sự và

hồ sơ nhân viên và lưu ở phòng nhân sự.Một bản còn lại được gửi xuống phòng kếtoán tiền lương làm căn cứ tính lương

Việc phân chia tách bạch giữa chức năng nhân sự với chức năng thanh toán tiềnlương là hết sức cần thiết nhằm kiểm soát rủi ro của việc thanh toán cho những nhânviên khống.Bởi vì chỉ có phòng nhân sự mới có thể đưa thêm danh sách các nhânviên vào sổ nhân sự và chỉ có phòng kế toán tiền lương mới có điều kiện thanh toántiền lương cho nhân viên.Nên việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viêncủa bộ phận nhân sự làm các hồ sơ giả tạo ,đồng thời các nhân viên bộ phận tiềnlương chỉ có thể thanh toán cho những ai có tên trong danh sách của sổ nhân sự vớicác mức lương đã được ấn định cụ thể.Sự kết hợp 2 chức năng này lại là 1 sẽ tạođiều kiện để gian lận và sai phạm nảy sinh

 Phê duyệt các thay đổi của mức lương ,bậc lương,thưởng và các khoản phúclợi:Mỗi khi có sự thay đổi về mức lương,trong thời gian ngắn nhất,bộ phận nhân sựphải gửi quyết định chính thức cho bộ phận tính lương và bộ phận sử dụng laođộng,khi có biến động về lương,xóa tên hay sắp xếp lại nhân sự ,bộ phận nhân sựcũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụng lao động và bộ phận tínhlương.Những thay đổi mức lương,bậc lương và các khoản đi kèm thường xảy ra khicác nhân viên được thăng chức,thuyên chuyển công tác hoặc tăng bậc tay nghề….Khi đó các quản đốc hay đốc công sẽ đề xuất với ban quản trị về sự thay đổi mứclương hoặc bậc lương cho cấp dưới của họ.Tuy nhiên,tất cả sựu thay đổi đó đềuphải được ký duyệt bởi phòng nhân sự hoặc người có thẩm quyền trước khi ghi vào

sổ nhân sự.Việc kiểm soát đối với những thay đổi nhằm bảo đảm chính xác về cáckhoản thanh toán tiền lương.Bộ phận nhân sự cũng cần phải công bố những trườnghợp đã mãn hạn hợp đồng hoặc bị đuổi việc hoặc bị thôi việc nhằm tránh tình trạngnhững nhân viên đã rời khỏi công ty rồi nhưng vẫn được tính lương

 Chức năng theo dõi lao động(tính toán thời gian lao động,khối lượng côngviệc,sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành):Chức năng này bao gồm việc xác định thờigian lao động(số giờ công,ngày công)hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trảlương theo sản phẩm) để làm cơ sở tính lương.Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểmsoát nội bộ có thể sử dụng các thủ tục sau:

- Sử dụng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến và giờ về của nhân viên(thẻ ghi giờ,thẻthời gian).Thẻ ghi giờ của các nhân viên phải được phải được theo dõi,giám sát bởimột nhân viên độc lập bằng hệ thống thông tin tự động và phải báo cáo tình hình thẻtheo tuần

- Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý bộ phận và kếtquả của máy ghi giờ(thẻ thời gian),hoặc giữa báo cáo sản lượng,khối lượng côngviệc hoàn thành với kết quả thẩm định công trình thi công

Đối với các nhân viên gián tiếp,có thể không dùng máy ghi giờ,nhưng để kiểmsoát, đơn vị có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tuần về thời gian sử dụng đểthực hiện các nhiệm vụ

Tất cả các trường hợp ốm đau,thai sản,tai nạn lao động đều phải có phiếu nghỉốm,Phiếu nghỉ thai sản hay Phiếu xác nhận tai nạn lao động và được chứng nhậnbởi các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm công theo ký hiệuriêng.Các trường hợp ngừng việc,ngừng thi công phải có Biên bản ngừng thicông,ngừng việc để phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài,thiệt hại gây ra vànhững nguyên nhân để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại

 Tính và lập bảng lương:Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không cho phép

bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự,theo dõi lao động haytrả lương,và bộ phận tính lương phải đảm bảo rằng:

- Nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi qua,bộ phận tính lương tuyệt đốikhông được ghi tên của bất kỳ người nào vào bảng lương

- Chỉ khi nào đã nhận được văn bản chính thức của bộ phận nhân sự,bộ phận tínhlương mới có quyền điều chỉnh trên bảng lương về các trường hợp tăng giảmlương,xóa tên

Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và các kết quả công việc,sảnphẩm hoặc lao vụ hoàn thành cũng như các chứng từ liên quan khác gửi từ bộ phậnhoạt động tới bộ phận ké toán tiền lương.Kế toán tiền lương phải kiểm tra tất cảchứng từ trước khi tính lương nhằm đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của chứng từ.Saukhi đã kiểm tra thì kế toán tiến hành tính lương,thưởng,phụ cấp và các khoản khấutrừ bằng việc lấy số thời gian lao động thực tế hoặc khối lượng công việc,sản phẩmhoặc lao vụ hoàn thành nhân với mức lương hoặc đơn giá đã được phê duyệt bởiphòng nhân sự cho từng người lao động,từng bộ phận.Sau khi tính toán xong thì kếtoán phải lập các Bảng thanh toán tiền lương,thưởng để làm căn cứ thanh toánlương,thưởng.Kế toán tiền lương phải tiến hành phân loại tiền lương,thưởng phải trảcho từng nhóm người lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng củangười lao động để làm căn cứ phân bổ tiền lương vào chi phí kinh doanh một cáchhợp lý.

 Ghi chép sổ sách:Trên cơ sở các Bảng thanh toán tiền lương,thưởng và các chứng

từ gốc đính kèm,Kế toán tiến hành vào Sổ nhật ký tiền lương.Định kỳ,Sổ nhật kýtiền lương sẽ được kết chuyển sang Sổ cái.Đồng thời với việc vào sổ,Kế toán tiềnlương viết các Phiếu chi hoặc sec chi lương dựa vào Bảng thanh toán tiền lương,tiềnthưởng và gửi các Phiếu chi hoặc sec chi lương kèm theo Bảng thanh toán tiềnlương cho thủ quỹ sau khi đã được duyệt bởi người có thẩm quyền(Kế toántrưởng,Giám đốc…)

 Thanh toán lương và bảo đảm các khoản lương chưa được thanh toán

Khi thủ quỹ nhận được Phiếu chi hoặc sec chi lương kèm theo Bảng thanh toántiền lương,thưởng thì thủ quỹ phải kiểm tra,đối chiếu tên và số tiền nhận được giữaPhiếu chi hoặc sec chi lương với danh sách trên Bảng thanh toán tiềnlương,thưởng.Các Phiếu chi hoặc sec chi lương phải được ký duyệt bởi ngườikhông trực tiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương

Sau khi thủ quỹ kiểm tra xong Phiếu chi hoặc sec chi lương thì tiến hành chilương cho nhân viên và yêu cầu người nhận ký vào Phiếu chi hoặc sec chilương,đồng thời thủ quỹ phải đóng dấu “Đã chi tiền”và ký vào các phiếu.Các phiếuchi hoặc sec chi lương phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán.Đối với những Phiếu chi hoặc sec chi chưa được thanh toán thì được lưu trữ cẩnthận và đồng thời phải được ghi chép đầy đủ,chính xác trong sổ kế toán.Đối với cácPhiếu chi hoặc sec chi hỏng thì phải được cắt góc và lưu lại nhằm bảo đảm và ngănngừa các Phiếu chi hoặc sec giả mạo

Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là sửdụng dịch vụ ngân hàng phát lương cho nhân viên,nhờ đó sẽ giảm đáng kể côngviệc của phòng tài vụ và hạn chế khả năng sai phạm xảy ra.Đơn vị cũng có thể mởcác tài khoản cá nhân cho nhân viên ở ngân hàng,lúc này tiền lương sẽ được chuyểntrực tiếp vào các tài khoản này

Để kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cần phân tích các biến động của nó:Biến động giá phản ánh sự thay đổi về giá của giờ công lao động để sản xuất sảnphẩm ảnh hưởng đến chi phí nhân công,chính là xem xét chênh lệch giữa giá giờcông lao động trực tiếp với định mức:

Biến động về lượng có thể là do thay đổi trình độ năng lực nhân công,trang bị máymóc thiết bị,chính sách về nhân công,hoặc các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp.

c/Chi phí máy thi công.

Chi phí sử dụng máy thi công là khoản chi phí lớn trong giá thành công tác xâydựng.Máy thi công là các loại máy phục vụ trực tiếp cho sản xuất xây lắp như máytrộn bê tông,cần trục,cần cẩu tháp,máy ủi,máy xúc…Đơn vị phải xuất phát từ đặcđiểm và tình hình sử dụng máy thi công mà hạch toán và kiểm soát chi phí sử dụngmáy cho phù hợp

c.1/Mục đích kiểm soát:

Kiểm soát được lượng hao phí về lao động sống và lao động vật hóa trong quátrình sử dụng máy thi công cho các công trình xây lắp,đảm bảo tính chính xác,ngănchặn và phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình sử dụng máy thi công baogồm các chi phí vật tư,lao động,khấu hao và chi phí bằng tiền khác ….,đảm bảo tiếnđộ,chất lượng thi công công trình.Qúa trình kiểm soát chi phí máy thi công cũngđảm bảo tính chính xác của giá thành công tác xây lắp

c.2/Những căn cứ chủ yếu để thực hiện kiểm soát chi phí máy thi công.

*Chứng từ kế toán:

 Các hóa đơn mua nhiên liệu,hóa đơn sửa chữa,bảo hành…

 Phiếu xuất kho

 Bảng tính và phân bổ khấu hao máy thi công

 Phiếu theo dõi hoạt động của xe,máy…

 Bảng chấm công công nhân điều khiển máy

 Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công

 Bảng trích trước chi phí sử dụng máy thi công

 Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công

*Sổ sách kế toán:

Sổ chi tiết “Chi phí sử dụng máy thi công”, tài khoản 623

Các loại sổ tổng hợp

c.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát:

 Bộ phận quản lý máy thi công:Kiểm tra máy móc thường xuyên để xác địnhnhững hỏng hóc của máy và có biện pháp sửa chửa kịp thời, tổ chức giám sát việcvận hành của máy thi công để hạn chế việc sử dụng máy sai mục đích, vận hànhmáy không có hiệu quả

 Bộ phận vận hành máy thi công:là nhân viên sử dụng máy, máy chỉ được sử dụngkhi có sự cho phép của bộ phận quản lý, khi phát hiện máy móc bị hư hỏng thì nhânviên vận hành máy phải báo cáo lên bộ phận quản lý để kiểm tra và sửa chữa kịpthời

 Bộ phận theo dõi hoạt động của máy: Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép thời gianvận hành, theo dõi khối lượng xây lắp hoàn thành của nhân viên vận hành, theo dõiviệc cấp phát nhiên liệu sử dụng cho máy khi yêu cầu của nhân viên vận hành máyđược duyệt

 Bộ phận ghi chép sổ sách:Có nhiệm vụ tính toán,cập nhật dữ liệu do bộ phận quản

lý, bộ phận theo dõi vận hành máy cung cấp để xác định số nhiên liệu xuất dùng,lương trả cho công nhân bộ phận này Đối với khoản mục chi phí này, cần phải có

sự kiểm tra và giám sát thường xuyên, chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa gian lận sai sót

c.4/ Thủ tục kiểm soát

Chi phí máy thi công là khoản mục chi phí có liên quan đến nhiều giai đoạn, quátrình phát sinh chi phí như: chi phí lương, chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao, bảohành, sửa chữa máy móc.Chính vì vậy kiểm soát chi phí máy thi công cũng cần phảituân theo các quy trình kiểm soát tương ứng

 Đối với chi phí nhiên liệu, năng lương (xăng,dầu,điện,khí nén,dầu mỡ bôi trơn)phải tuân theo các quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khi bộ phận có nhu cầu yêu cầuvật tư đến khi phê duyệt, cung ứng, sử dụng và bảo quản.Các chứng từ có liên quannhư:Giấy đề nghị cung ứng vật tư,Phiếu xuất kho,Hóa đơn mua hàng,….phải đượcphê duyệt ký nhân của người có thẩm quyền,được hạch toán và bảo quản

 Đối với chi phí tiền lương thợ điều khiển máy Công tác chấm công, theo dõi sốgiờ máy hoạt động phải được đảm nhận bởi bộ phận quản lý một cách công khai,chặt chẽ Vì đây là cơ sở tính lương, ghi sổ của kế toán

 Công tác sửa chửa và bảo hành máy thi công được tiến hành đều đặn và thườngxuyên nhằm hạn chế và khắc phục các sự cố hỏng hóc,hư hại,đảm bảo tiến độ thicông,do đó nhu các nhu cầu sửa chữa,thay thế phụ tùng phải được phê duyệt bởi bộphận quản lý sau khi kiểm định và khảo sát.

Các hóa đơn thanh toán sửa chữa,mua sắm thiết bị,phụ tùng thay thế cần đượchạch toán đầy đủ,chính xác

 Đối với chi phí khấu hao,đây là chi phí ước tính,việc tính khấu hao máy thi côngphải tuân theo các quy định của pháp luật.Cần phải kiểm soát nguyên giá máy thicông,thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượngchịu chi phí

Máy thi công là 1 loại tài sản cố định nên để quản lý tốt thì đơn vị phải xây dựngcác quy định,nguyên tắc và thủ tục về tài sản cố dịnh như:quy định rõ thẩm quyềncủa từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đếnmáy thi công như mua mới,điều chuyển,thanh lý,nhượng bán.Nên tách biệt công tácbảo quản với việc ghi chép các nghiệp vụ,việc quản lý không đồng thời là kế toántài sản cố định

Người quản lý cần giám sát chặt chẽ thời gian sử dụng máy nhằm thu thập nhữngthông tin về số lượng và nguyên nhân về những tổn thất trong thời gian làm việctrong ca.Trên

Hàng ngày,căn cứ vào các chứng từ có liên quan,kế toán ghi vào sổ chi tiết tàikhoản 623,đây là căn cứ chủ yếu của thông tin về chi phí sử dụng máy thi công,cuối

kỳ kế toán báo cáo về chi phí sử dụng máy thi công

Biến động chi phí máy thi công được phân tích để đánh giá việc sử dụng máy thicông:

Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp khắc phục ,trừ bỏ những tổn thất thời giantrong việc sử dụng máy thi công

Năng lực sản xuất được sử dụng không hiệu quả khi sản xuất thấp hơn định mứcđặt ra hoặc thấp hơn năng lực bình thường.Ngược lại,việc sử dụng hiệu quả nănglực sản xuất khi sản xuất vượt trội mức sản xuất định mức

d/Chi phí sản xuất chung :

Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp bao gồm nhiều nội dung chiphí khác nhau và đều có mối quan hệ gián tiếp đối với các đối tượng xây lắp.Khoảnmục chi phí này thường được chia thành 2 loại :chi phí trong định mức và chi phíngoài định mức.Chi phí trong định mức là các chi phí về quản lý hành chính tạicông trường,chi phí ngoài định mức là các chi phí về tiền phạt do vi phạm hợpđồng,thiếu hụt vật tư vượt định mức và các khoản thiệt hại khác do chủ quan củađơn vị gây ra.

d.1/Mục đích kiểm soát :

Kiểm soát chi phí sản xuất chung nhằm hạn chế các sai sót và gian lận đối với cáckhoản chi phí có liên quan đến việc tổ chức,phục vụ và quản lý thi công của các độithi công xây lắp và các đội ở các công trường.Bên cạnh đó,chi phí sản xuất chung

có liên quan đến nhiều loại chi phí khác nên trong quá trình kiểm soát chi phí này

sẽ góp phần làm cho thủ tục kiểm soát các chi phí khác chặt chẽ,hiệu quả

d.2/Những căn cứ chủ yếu để kiểm soát chi phí sản xuất chung.

 Tiền lương trả cho Ban quản lý đội được căn cứ vào Bảng chấm công,Bảng thanhtoán lương

 Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý thì căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho vậttư,Phiếu xuất kho,và các chứng từ có liên quan khác

 Chi phí khấu hao tài sản cố định phân bổ cho quản lý đội thì căn cứ vào Bảng tính

và phân bổ khấu hao cho công trình

 Chi phí bằng tiền khác thì dựa vào Phiếu chi,Giấy tạm ứng,Giấy báo nợ của ngânhàng

 Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn xuất dùng cho thi công thì kế toán sẽ phân

bỏ chúng theo quy định của công ty

Căn cứ vào các chứng từ phát sinh nói trên,hàng tháng kế toán sẽ lập Bảng tổnghợp chi phí sản xuất chung,ghi vào sổ chi tiết tài khoản 627

d.3/Các bộ phận tham gia kiểm soát :

 Bộ phận kỹ thuật:chịu trách nhiệm kiểm tra,giám sát công trường ,đảm bảo choviệc sử dụng Nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ đúng mục đích,không bị lãng phí haymất mát

 Bộ phận quản lý đội xây dựng:chịu trách nhiệm chấm công cho nhân công trựctiếp và nhân viên quản lý.Các nhân viên ở đội thi công có trách nhiệm kiểm tra chéolẫn nhau,đội trưởng thực hiện đúng thẩm quyền,các nhân viên thực hiện đúng nhiệm

vụ được giao

 Phòng kế toán:Tập hợp các chứng từ phát sinh ở trên,hạch toán và theo dõi cácnghiệp vụ phát sinh,tổng hợp và báo cáo theo định kỳ.Thường xuyên đối chiếu kiểmtra số liệu giữa các bộ phận,phòng ban,….nhằm kiểm tra tính chính xác,trùng khớpcủa các số liệu

d.4/Thủ tục kiểm soát.

Đối với các chi phí nhân viên đội xây lắp cần thiết lập các thủ tục kiểm soát tương

tự như kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp,bao gồm việc chấm công,theo dõi giờlàm,của nhân viên Ban quản lý đội xây lắp,việc chấm công phải công khai,chínhxác,đảm bảo đúng nguyên tắc,quy định.Phải tách biệt giữa các chức năng theo dõinhân sự,thời gian làm việc,khối lượng lao động với chức năng lập bảng lương,thanhtoán lương và ghi chép về tiền lương của Ban quản lý đội

Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như:Bảo hiểm xã hội,Bảohiểm y tế,Kinh phí công đoàn đều phải được tính dựa trên các quy định của phápluật hiện hành hoặc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động.Đối với chi phí về nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ phục vụ cho đội xây lắp phảituân thủ các thủ tục tương tự như kiểm soát chi phí Nguyên vật liệu,từ khi yêu cầuvật tư cho đến khi sử dụng,hạch toán.Khi có yêu cầu sử dụng vật tư,Giấy đề nghịvật tư phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền,căn cứ vào số lượng đượcduyệt và Phiếu xuất kho,thủ kho sẽ xuất vật tư.Các chứng từ như:Phiếu xuấtkho,Hóa đơn phải được hạch toán và bảo quản tai phòng kế toán

Đối với chi phí khấu hao Tài sản cố định dùng cho hoạt động của đội:phươngpháp tính khấu hao phải phù hợp và được áp dụng nhất quán,giá trị khấu hao phảiđược xác định hợp lý,thời gian sử dụng và thanh lý phải được tính hợp lý ,việc tínhkhấu hao phải chính xác.Các chi phí mua ngoài,chi phí bằng tiền khác phải đượcphê duyệt,ký nhận của người có thẩm quyền

Đơn vị cần tiến hành so sánh khoản mục chi phí sản xuất chung của kỳ này với kỳtrước để có những nhận xét tổng quát về tình hình thực hiện trong kỳ,về những bấthợp lý cần đi sâu để làm rõ nguyên nhân những bất hợp lý đó.So sánh,phân tích đểđánh giá cơ cấu giữa các yếu tố trong khoản mục chi phí chung,yếu tố chi phí naokhông hợp lý cần làm rõ nguyên nhân ngay.So sánh mức chi phí chung thực tế với

dự toán đã lập,nếu có những khác biệt lớn thì phải đi sâu vào làm rõ những khácbiệt đó

PHẦN II:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY

XÂY LẮP 96-BỘ QUỐC PHÒNG

A/Khái quát về công ty xây lắp 96-BQP.

I/Qúa trình hình thành,phát triển và đặc điểm kinh doanh của công ty.

1/Qúa trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty xây lắp 96 là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty Thành Tổng cục hậu cần.Được thành lập theo quyết định số 533/QĐ ngày 20 tháng 4 năm

An-1996 của Bộ trưởng Bộ quốc phòng.Có trụ sở tại :Số 02 Nguyễn Văn Trỗi-quận HảiChâu-thành phố Đà Nẵng.Tiền thân của công ty là xí nghiệp xây lắp 96 nằm ở số 96đường Trần Phú-Nha Trang-Khánh Hòa.Phạm vi hoạt động của công ty trong toànquốc,được phép hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở Giấy chứng nhận Đăng

ký kinh doanh số 109912 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Đà Nẵng cấp ngày

05 tháng 6 năm 1996,với ngành nghề kinh doanh xây dựng các công trình côngnghiệp,dân dụng,công nghiệp chế biến gỗ,xây dựng các công trình giao thông,thủylợi,thủy điện,sản xuất vật liệu xây dựng…

Công ty xây lắp 96 luôn được sự lãnh đạo của Đảng ủy,chỉ huy Tổng công ty,đặcbiệt là sự lãnh đạo,giúp đỡ trực tiếp của Tổng giám đốc và các cơ quan chức năngcủa Tổng công ty Thành An.Được sự lãnh đạo toàn diện của thường vụ Đảng ủyCông ty xây lắp 96 từ công tác tiếp thị,đến nhiệm vụ đầu tư,tổ chức xây dựng lựclượng,nhất là lãnh đạo công tác quản lý tài chính có sự đoàn kết nhất trí cao tronglãnh đạo,chỉ huy công ty và các cơ quan chức năng.Sự cố gắng học hỏi,đúc rút kinhnghiệm vươn lên của toàn thể cán bộ,công nhân viên,chiến sĩ.Công ty còn được sựquan tâm,giúp đỡ của thủ trưởng Tổng cục hậu cần,thủ trưởng Bộ quốc phòng,các

cơ quan chức năng của Tổng cục hậu cần và các đơn vị trong và ngoài quân đội.Trước xu thế hội nhập của đất nước nói chung và nền kinh tế nói riêng,nhằm tăngsức cạnh tranh và huy động tối đa hiệu quả của các nguồn lực công ty đã thực hiên

cổ phần hóa theo quyết định số 3073/BQP ngày 25 tháng 10 năm 2007 của Bộ QuốcPhòng

Tên công ty:Công ty cổ phần xây lắp Thành An 96

Tên giao dịch:Thanh An 96 Installation And Construction Joint Stock CompanyTên viết tắt:CONTINTA 96 JSC

Điện thoại: 0511.3615330

Fax: 0511.3615334

cơ khí.Sửa chữa thiết bị và các sản phẩm cơ khí phục vụ xây dựng và tiêudùng.Kinh doanh vận tải hàng.Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế.Kinh doanhkhách sạn,nhà hàng.Đào tạo nghề ngắn hạn.Dịch vụ việc làm.Cho thuê nhàxưởng,kho bãi,tư vấn giám sát thi công.Tư vấn xây dựng (không bao gồm thiếtkế).Tư vấn quản lý dự án.

3/Chức năng,nhiệm vụ của công ty:

Nhiệm vụ trọng tâm của công ty là xây dựng các công trình công nghiệp và dândụng có tính chiến lược của Đảng và Nhà nước,các công trình có tính xã hội phúclợi chiếm vị trí quan trọng cho quá trình phát triển kinh tế,văn hóa của đất nước.Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân,hạch toán độc lập,có tài khoản tiền gửi riêngtại ngân hàng và chủ động trong việc xin liên hệ ký các hợp đồng kinh tế với kháchhàng.Cho đến nay,Công ty đã thực hiện thi công và hoàn thành một số công trình

lớn như :Công trình đảo Phú Quốc,đường dốc sỏi Dung Quất,đường mòn Hồ ChíMinh…đồng thời Công ty còn tham gia thi công những công trình vừa và nhỏ,sửachữa,nâng cấp các con đường quốc lộ để cải thiện,nâng cao đời sống cho cánbộ,chiến sĩ trong đơn vị.

*Mục tiêu của công ty là:công ty huy động vốn và sử dụng có hiệu quả trong việcphát triển sản xuất kinh doanh trên lĩnh vực nghành nghề đã được đăng ký kinhdoanh,nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận tối đa,tạo việc làm và thu nhập ổn định chongười lao động,đóng góp với ngân sách Nhà nước,xây dựng công ty ngày càng ổnđịnh và phát triển vững mạnh

II/Cơ cấu tổ chức,bộ máy quản lý tại công ty.

1/Bộ máy quản lý tại công ty.

Công ty xây lắp 96 về cơ bản được tổ chức biên chế theo quân đội tương đương vớimột Lữ đoàn.Cũng như các doanh nghiệp xây dựng khác,do đặc điểm củangành,của sản phẩm xây dựng nên việc tổ chức sản xuất,tổ chức quản lý ở công ty

có những đặc điểm riêng được thể hiện qua sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

Đại hội đồng cổ đông

Giám đốc

Phó giám đốc sản xuất kinh doanh

Phó giám đốc dự án đấu thầu

Phó giám đốc

Kế hoạch

PhòngTài chính

Kế toán

PhòngChínhtrị

Phòng

Dự án đấuthầu

PhòngThiết bị

Xe máy

Xí nghiệpXây lắp 79

Xí nghiệpXây lắp 74

Xí nghiệpXây lắp 54

Xí nghiệp

Xây lắp 33

Đội,công trường trực thuộc

Ban

KH-TH

Ban TC

Ban TH

Ban THBan TC

KH-Đội xây lắp công trường

Ban THBan TC

KH-Đội xây lắp công trường

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng

2/Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận

*Đại hội đồng cổ đông:Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất cúa công ty, và tất cả

các cổ đông có quyền bỏ phiếu đều được tham dự Đại hội đồng cổ đông thườngniên được tổ chức mỗi năm 1 lần.Đại hội đồng cổ đông do Hội Đồng Quản Trị triệutập và tổ chức tại một địa điểm ở Việt Nam do hội đồng quản trị quy định tùy từngthời điểm Đại hội đồng cổ đông thường niên quyết định những vấn đề được luậtpháp và điều lệ công ty quy định ,đặc biệt các cổ đông sẽ tham gian báo cáo tàichính hằng năm của công ty và kế hoạch tổ chức cho năm tài chính tiếp theo Cáckiểm toán viên độc lập được mời tham dự đại hội để tư vấn cho việc thông qua cácbáo cáo tài chính hằng năm

*Hội đồng quản trị: Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiên tất cả các

quyền nhân danh công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông, cótrách nhiệm giám sát giám đốc điều hành và những người quản lý khác.Quyết định

kế hoạch sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm, xác định các mục tiêu chiếnlược trên cơ sở các mục đích chiến lược do Đại hội đồng cổ đông thông qua, bổnhiệm và bãi nhiệm các cán bộ quản lý theo đề nghị của giám đốc điều hành vàquyết định mức lương của họ, quy định cơ cấu tổ chức công ty, đề xuất các loại cổphiếu và số lượng cổ phiếu phát hành, quyết định giá bán trái phiếu, cổ phiếu và cácchứng khoán chuyển đổi.Bổ nhiệm, miễn nhiêm, cách chức Giám Đốc điều hànhhoặc bất kỳ cán bộ quản lý, người đại diện nào ở công ty nếu cho rằng đó là vì lợiích tối cao của công ty.Đề xuất cổ tức hàng năm, xây dựng cổ tức tạm thời, tổ chứcchi trả cổ tức, đề xuất tái cơ cấu hoặc giữ vị thế công ty

*Giám Đốc diều hành:Thực hiện các nghị quyết của hội đồng quản trị và hội

đồng cổ đông Quyết định tất cả các vấn đề không cần phải có quyết nghị của hộiđồng quản trị, bao gồm việc thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính vàthương mại,tổ chức và điều hành hoạt động SXKD thường nhật của công ty theonhững thông lệ quản lý tôt nhất Kiến nghị về số lượng và các cán bộ quản lý màcông ty cần thuê để Hội đồng quản trị bổ nhiệm và biện nhiệm khi cần thiết để thựchiện các thông lệ quản lý tốt nhất cũng như các cơ cấu do Hội đồng quản trị đềxuất,tư vấn cho Hội đồng quản trị quy định mức lương,thù lao các lợi ích và cácđiều khoản khác của Hợp đồng lao động của cán bộ quản lý.Đề xuất những biệnpháp nâng cao hoạt động quản lý của công ty,chuẩn bị các Bản dự toán dài hạnhàng năm và hàng tháng phục vụ quản lý dài hạn của công ty theo kế hoạch kinhdoanh

*Ban kiểm soát:có những nhiệm vụ,chức năng sau:

- Được Hội đồng quản trị tham khảo ý kiến về việc chỉ định công ty kiểm toán độclập,mức phí kiểm toán

- Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán trước khikiểm toán

- Xin ý kiến tư vấn chuyên nghiệp độc lập hoặc tư vấn pháp lý,đảm bảo sự tham giacủa những chuyên gia bên ngoài công ty với kinh nghiệm,trình độ chuyên môn phùhợp làm công việc của công ty nếu cần thiết