Công tác soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương

Công tác soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương

PHÇN 1:TæNG QUAN VÒ C¤NG TY TNHH TH¦¥NG M¹I VIÖT

LONG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty TNHH thương mại Việt Long được thành lập theo quyết định số 3798QP/TLDN do UBNDTP Hà Nội cấp ngày 3/11/1998 Đăng

kí kinh doanh số 070252 do sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 09/11/98 Công

ty có địa chỉ đăng kí hoạt động kinh doanh tại 187 Giảng Võ –Đống Đa- Hà Nội

Việt Long là một DNTM mới thành lập, lÜnh vực hoạt động chủ yếu của của công ty là chuyên bán buôn bán lẻ các loại mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng như tivi, máy giặt, bình nóng lạnh, điều hòa, lò vi sãng…Với nỗ lực cố gắng không ngừng trong gần 10 năm qua công ty không chỉ đảm bảo đời sống

ổn định cho người lao động mà quy mô hoạt động của công ty ngày càng được

mở rộng và lớn mạnh không ngừng

Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và nhu câu học hỏi ngày càng cao về thu thập và xử lí thông tin cần nhanh nhậy kịp thời, vì vậy đầu năm 2000 công ty đã mua nhiều máy tính, máy in để phục vụ cho công tác kế toán và đến năm 2002 thì trang bị phần mềm kế toán tính cho đến thời điểm này cơ sở vật chất của công ty tăng lên rõ rệt, một số phòng được trang bị thiết bị máy tính nội

bộ và kết nối internet lập webside và bán hàng qua mạng Sự phát triển lớn nhất của công ty là ngoài cơ sở 1 tại 187 Giảng Võ,công ty còn mở thêm cơ sở 2 tại

km 9 +500 Thanh Xuân và cơ sở 3 tại 80 Ngô Gia Tự - Long Biên

Từ số vốn ban đầu là 5 tỷ đồng sau 2 năm làm việc công ty đã trang bị được 2 chiếc xe tải để phục vu cho việc bán hàng, và cho đến nay công ty đã có

7 chiếc xe tải và 2 chiếc xe con Hàng năm công ty tạo điều kiên cho nhân viên

đi học nâng cao trình độ tay nghề để đạt được hiệu quả tốt hơn trong công việc,

số lượng nhân viên của công ty tăng lên rõ rệt, khi công ty mới thành lập chỉ có

12 người cho đến năm 2008 công ty đã có 280 người

1.2 Ngành nghề kinh doanh

- Điện lạnh : ti vi cao cấp, tủ lạnh, mỏy giặt, điện thoại di động, õm li, loa mỏy… cỏc hàng điờn tử cao cấp

- Điện gia dụng : nồi cơm, lũ vi súng, mỏy hỳt bụi, bếp ga …

Trước đõy khi cụng ty phải lấy hàng qua cỏc đại lý thỡ cho đến nay cụng ty

đó trở thành đại lý phõn phối chớnh thức cho hầu hết cỏc hóng lớn như : SONI, SANIO, SAMSUNG, LG, TOSHIBA, PANASONIC… và trong nhiều năm liền cụng ty được xếp hạng là một trong những đại lý đứng đầu trong việc tiờu thụ sản phẩm

1.3 Kết quả thực hiện một số chỉ tiờu của cụng ty

* Để thấy rừ được tỡnh hỡnh tài chớnh cuả cụng ty ta cú thể xem một vài chỉ tiờu tài chớnh trong năm 2007, 2008 của cụng ty như sau:

* Nhận xột:

- Tổng doanh thu tăng lên 99.629.008.000 đồng tong ứng 49%, cho thấy công ty

đã có nhiều cố gắng trong việc tạo uy tín đối với khách hàng và tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong quá trình hoạt đông kinh doanh

Giá trị % Doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ VNĐ 200.500.234.400 300.129.242.483 99.629.008.089 49% Doanh thu thuần VNĐ 172.186.897.11

2 285.272.366.420 113.085.469.308 65.67% Giá vốn hàng bán VNĐ 154.968.207.40

0 246.745.129.800 101.776.922.400 66.68% Chi phí quản lý doanh

nghiệp VNĐ 9.189.630.471 10.829.316.158 1.639.685.679 17.84% Chi phí tài chính VNĐ 2.556.726.114 2.678.881.112 122.154.998 4.78% Lợi nhuận kế toán trớc

thuế VNĐ 4.195.696.788 7.378.945.898 3.183.249.110 75.87% Lợi nhuận sau thuế VNĐ 3.216.500.348 5.748.232.100 2.531.731.752 78.71% Nộp ngân sách VNĐ 80.792.584 98.435.161 17.642.577 21.84% Tổng tài sản VNĐ 45.608.161.213 59.071.262.452 13.463.101.239 29.52% Vốn chủ sở hữu VNĐ 12.124.346.545 15.187.608.191 3.063.262.646 25.27%

Thu nhập bình quân TR/NG/

- Gía vốn hàng bán tăng lên 101.776.922.400 đồng tơng ứng với tốc độ tăng

là 65,67% so với năm 2007

- Chi phí quản lý kinh doanh tăng 1.639.685.679 đồng tơng ứng và chi phí tài chính tăng 122.154.998 đồng, tơng ứng 4,78%

- Lợi nhuận trớc thuế tăng 3.183.249.110 đồng tơng ứng 75,87% và lợi nhuận sau thuế tăng 2.531.731.752 đồng.Qua số liệu trên ta thấy đợc xu hớng phát triển của công ty.Tổng lợi nhuận của công ty cũng tăng lên Điều đó chứng

tỏ rằng công ty vẫn giữ đợc thị trờng của mình,vẫn giữ đợc lòng tin của bạn hàng

và ngày càng phát triển trên thị trờng các doanh nghiệp cạnh tranh

- Năm 2008 tổng tài sản tăng lên13.463.101239 đồng tơng ứng với 29.52%

điều này cho thấy khả năng đầu t tài chính kinh doanh có lãi, cơ sở vật chất đợc trang bị tốt

- Năm 2008 nguồn vốn chủ sở hữu tăng 3.063.261.650 đồng tơng ứng 25,27% so với năm 2007 điêù này cho thấy vốn đầu t chủ sở hữu có hiệu quả tốt một phần kinh doanh có hiệu quả, một phấn do do số lợng đơn đặt hàng tăng

- Số nộp ngân sách cũng tăng lên 17.642.577 đồng tơng ứng với tốc độ tăng 21,84% Điều này cho thấy công ty đã hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với nhà nớc xã hội

- Ngoài ra công ty còn mở rộng thêm quy mô nên số lọng công nhân tăng thêm 20 ngời, thu nhập binh quăn cũng tăng lên 20% điêù đó càng tạo động lực làm việc cho nhân viên

1.4 Tổ chức bộ mỏy của cụng ty

- Sơ đồ tổ chức bộ mỏy của cụng ty (Phụ lục 1)

Cụng ty tổ chức quản lý theo hỡnh thức tập trung giao trỏch nhiệm cho trưởng cỏc bộ phận ,mọi hoạt động kinh doanh chịu sự chỉ đạo của giỏm đốc Ban giỏm đốc gồm 2 người là giỏm đốc và 1 phú giỏm đốc.giỏm đốc là thành viờn sỏng lập và là chủ tịch hội đồng thành viờn của cụng ty

+ Phú giỏm đốc: tham mưu cho giỏm đốc trong việc điều hành mọi hoạt động của cụng ty,giỏm sỏt và đụn đốc kiểm tra hoạt động tài chớnh kế toỏn và kinh doanh của cụng ty

+ Kế toỏn trưởng cú trỏch nhiệm giỏm sỏt nhõn viờn kế toỏn trong việc cập nhật và xử lý số liệu đồng thời cung cấp đầy đủ thụng tin kế toỏn tài chớnh cho ban giỏm đốc,cho chi cục thuế,thực hiện chế độ thanh quyết toỏn đỳng theo quy định của nhà nước

+ Trưởng phũng kinh doanh: cú nhiệm vụ giỏm sỏt nhõn viờn kinh doanh trong việc mở rộng hệ thống bỏn hàng, chủ yếu là bỏn buụn từ đú đặt ra chớnh sỏch bỏn hàng và kế hoạch nhập hàng thụng qua sự chỉ đạo của ban giỏm đốc + Trưởng phũng Marketing, dự ỏn: cú trỏch nhiệm giỏm sỏt nhõn viờn marketing nhằm đưa ra những kế hoạch và phương thức bỏn hàng đồng thời kết hợp với nhõn viờn hợp đồng dự ỏn để thực hiền giỏ cả trong mỗi hợp đồng

+ Phụ trỏch cửa hàng : cú trỏch nhiệm giỏm sỏt và điều tiết nhõn viờn bỏn hàng tại cỏc trung tõm giải quyết cỏc vấn đề về giỏ cả và hàng húa cựng mộ số vẩn đề liờn quan đến việc bỏn hàng

+ Trưởng phũng kĩ thuật chăm súc khỏch hàng: cú trỏch nhiệm quản lớ nhõn viờn kĩ thuật và điều phối vần chuyển bảo hành, xử lớ một số vấn đề về kĩ thuật đồng thời là một người tư vấn kĩ thuật và những thắc mắc về kĩ thuật của khỏch hàng

+ Phòng hành chính: có nhiệm vụ tham mu cho Tổng giám đốc trong các lĩnh vực tuyển dụng, đào tạo và tổ chức cán bộ, lao động, tiềnlơng, thanh tra thi đua, khen thởng, kỉ luật

PHẦN 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VIỆT LONG 2.1 Chính sách kế toán mà công ty đang áp dụng

- Kì kế toán : năm ( bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch)

- Đơn vị tiền tệ : VNĐ

- Hệ thông tài khoản kế toán đang sử dụng: theo QĐ 15-BTC ngày 20/03/2006

- Chính sách kế toán

+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc

- Phương pháp tính trị gi¸ hµng xuÊt kho: phương pháp nhập trước xuất trước

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng : phương pháp khấu trừ

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng

2.2 Hình thức kế toán và hình thức tổ chức kế toán

2.2.1 Hình thức kế toán

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính Mọi công

việc liên quan đến kế toán đều đựơc thực hiện theo phần mềm đã được công ty trang bị là phần mềm FAST

Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm FAST (phụ lục 2)

Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (phụ lục 3)

2.2.2 Hình thức tổ chức kế toán

Tại công ty TNHH TM Việt Long công tác kế toán được tổ chức theo hình

thức tập trung

Toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty

2.3 Bộ máy kế toán

Sơ đồ bộ máy kế toán (phụ lục 4)

- Kế toán trưởng phụ trách chung các lĩnh vực của phòng, tố chức điều hành bộ máy kế toán của công ty, chịu trách nhiệm báo cáo và quyết toán thuế tình hình hoạt động và thanh toán các khoản với ngân sách nhà nước

- Kế toán tổng hợp: giúp kế toán trưởng trong việc tông hợp tình hình tài chính tại công ty, lên các bảng tổng hợp số liệu báo cáo từ các kế toán viên đồng thời là người kiểm soát toàn bộ các sổ, thẻ chi tiết của các kế toán viên lập lên

và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình

- Kế toán công nợ: làm sổ sách chi tiết liên quan đến các tài khoản 111, 112,131,331 Kế toán công nợ hàng tháng đối chiếu sổ sách công nợ với các bạn hàng của tài khoản 131, 331

- Kế toán thanh toán: Hàng ngày thu thập các chứng từ và xử lý chứng từ, lên sổ chi tiết của các tài khoản liên quan Hàng ngày hoặc hàng tháng đối chiếu với thủ quỹ để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

- Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty được căn cứ vào các chứng từ, phiếu thu, phiếu chi hợp lệ do kế toán thanh toán chuyển sang để nhập quỹ tiền mặt đồng thời là kế toán ngân hàng chịu trách nhiệm rút tiền mặt làm các thủ tục thanh toán sec, chuyển khoản với ngân hàng

2.4 Kế toán một số phần hành cụ thể

2.4.1 Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

* Kế toán tiền mặt

- Tài khoản 111

- Chứng từ sổ sách sử dụng

+ Phiếu thu (phụ lục5) phiếu chi (phụ lục6), chứng từ ghi sổ

+ Sổ quỹ tiền mặt sổ chi tiết tái khoản tiên mặt, sổ cái tài khoản tiền mặt

- Trình tự ghi sổ:

+ Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán lập phiếu thu tiền mặt Phiếu thu được lập thành

3 liên sau khi được duyệt phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ sau khi thu tiền thì ghi số tiền được nhận vào phiếu thu kí tên vào phiếu thu và ghi sổ quỹ Phiếu thu được trả 1 liên cho người nộp tiền, 1 liên giữ lại để cho kế toán tiền thanh toán ghi vào sổ chi tiết Tiền mặt và sổ cái tài khoản tiền mặt

+ Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ, tạm ứng hay các khoản phí phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty thì kế toán căn cứ vào

các chứng từ như hóa đơn GTGT (phô lôc 7), giấy đề nghị tạm ứng đã được

duyệt … để lập phiếu chi Phiếu chi được lập hai liên, liên 1 lưu vào nơi lập phiếu, liên hai đưa cho thủ quỹ để chi tiền Thủ quỹ sau khi căn cứ vào các phiếu chi đã có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng, giám đốc công ty thì chi tiền, căn cứ vào số tiền thực chi, thủ quỹ ghi vào sổ rồi chuyển cho kế toán tiền thanh toán ghi vào sổ cái tài khoản tiền mặt

- Trích một số nghiệp vụ

1) Phiếu thu số ngày 13/01: thu nî tiền bán hàng của công ty TNHH Tài Thịnh

số tiền là 26.400.000đ

Kế toán định khoản :

Nợ TK 111:26.400.000

Có TK 131:26.400.000 2) Phiếu chi 148 ngày 11/01 NVN thanh toán tiền đăng kiểm xe số tiền là 520,000

Kế toán định khoản :

Nợ TK 64213 : 520.000

Có TK 11111: 520.000

* Kế toán tiền gửi ngân hàng

- Tk sử dụng 112

- Chứng từ sử dụng làm căn cứ ghi sổ

+ Uû nhiệm chi,phiếu báo nợ, phiếu báo có

+ Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp

- VÝ dô

1) Giấy báo nợ ngày 18/7/2008 Nguyễn Minh Loan phòng kế toán rút tiền gửi

tại ngân hàng Incombank về nhập quỹ tiền mặt số tiền là: 100.000.000đ

Kế toán định khoản:

Nợ TK 111 :100.000.000

Có TK 112:100.000.000 2) Giấy báo có ngày 6/08/2008 công ty AN NAM thanh toán tiền mua máy in

HP chuyển lại lần 2 vì sai SL số tiền là 16.223.400đ

Kế toán định khoản:

Nợ TK 1121 :16.223.400

Có TK 5111: 14.478.545

Có TK 3331 :1.474.855

2.4.2: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Công ty trả lương cho

+ Bộ phận văn phòng, quản lý: hình thức lương theo thời gian

Lương thỏa thuận trong hơp đồng

Lương thời gian= * số công ở bảng

26 ngày chấm công

+ Công ty còn thường xuyên duy trì hỗ trợ tiền ăn trưa là 420.000đ/người/tháng và tiền thưởng cho nhân viên nhu vậy ta có

Lương thực tế = lương cơ bản + thưởng + hỗ trợ ăn trưa Các khoản trích theo lương :bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) trích lập theo quy định

+ BHXH trích 5% tiền lương cơ bản của người lao động 15% trên quỹ lương cơ bản của công ty

+ BHYT trích 1% trên lương cơ bản của người lao động,2% trên quỹ lương

cơ bản của công ty

Các sổ sách và sổ sách kế toán sử dụng:

+ Bảng chấm công (MS:01a – LĐTL)

+ Bảng thanh toán tiền lương (MS :02 –LĐTL)

+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (MS :05 –LĐTL)

+ Bảng thanh toán BHXH,bảng phân bổ tiền lương và BHXH

+ Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên

+ Sổ cái tài khoản TK 334,sổ cái tai khoản TK 338

- Trích 1số nghiệp vụ trả lương cho nhân viên tháng 8/2007 (mức thưởng

tháng8 là550.000đ/người)

1) Tính lương cho chị Vũ Hồng Nhung(kế toán bán hàng)

- Lương thực tế = Lương thoả thuận/26*số công + Thưởng + Hỗ trợ ăn trưa

= 3.600.000/26 *26 + 550.000 + 420.000

= 4.570.000

- BHXH = 5% *Lương cơ bản = 5% * 3.600.000 = 180.000đ

- BHYT = 1% * Lương cơ bản = 1% * 3.600.000 = 36.000đ

->Các khoản phải khấu trừ là: 180.000 + 36.000 = 216.000đ

- Ta thấy lương thực tế -hỗ trợ ăn trưa = 4.150.000 <5.000.000đ nên không phải nộp thuế thu nhập cá nhân

- Số tiền thực lĩnh là 4.150.000đ

- Kế toán định khoản

+ Khi trả lương cho nhân viên

Nợ TK 334 :4.150.000

Có TK 111:4.150.000

+ Khi khấu trừ vào lương của nhân viên

Nợ TK 334 : 216.000

Có TK 3383 :180.000

Có TK 3382 :36.000

+ Kế toán phản ánh tiền lương ,thưởng phải trả cho nhân viên tháng 8/2007

Nợ TK 641 :41.900.000

Nợ TK 642 :23.800.000

Có TK 334 : 65.700.000

+Kế toán phản ánh tình hình trích BHXH,BHYT theo quy định

Nợ TK 641 :5.287.000

Nợ TK 642 : 3.434.000

Nợ TK 334 :3.078.000

Có TK 3383:10.260.000

Có TK 3382 :1.539.000

2.4.3 : Kế toán tài sản cố định

Do đặc thù kinh doanh là hoạt động thương mại nên hầu như vốn kinh doanh

là vốn lưu động Tài sản cố định là văn phòng, nhà kho, cửa hàng, …hàng tháng

sẽ phân bổ vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

2.4.4:Kế toán hàng hóa

Tk sử dụng : TK 156

Các chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng

+ Phiếu nhập kho (M:01 –VT)

+ Phiếu xuất kho (ML:02 –VT)

+ Hóa đơn GTGT (M:01 GTGT -3LL)Ư

+ Hóa đơn bán hàng thông thường (M :02 GTGT -3LL)

* Đánh giá hàng hóa nhập kho

Giá thực tế = giá mua + các khoản thuế + chi phí thu mua – các khoản gi¶m nhËp kho không được trõ nÕu cã

hoàn lại

- Phương pháp tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho: phương pháp nhập trước xuất trước

- Kế toán chi tiết hàng hóa mà công ty sử dụng là:

+ Phương pháp thẻ song song

Ghi chó:

Ghi hµng ngµy §èi chiÕu hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu cuèi thang

ThÎ kho

Sæ kÕ to¸n chi tiÕt

B¶ng kª NhËp - XuÊt - Tån

Sæ kÕ to¸n tæng hîp

PhiÕu xuÊt kho PhiÕu nhËp kho