luận án tiến sỹ hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học

luận án tiến sỹ hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học

L I CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên c u c a riêng tôi Các s li u trong lu n án là trung th c Nh"ng k$t qu& trong lu n án chưa t(ng ñư)c công b trong b+t c m,t công trình nào khác

Tác gi lu n án

Nguy n H u ð ng

L I C M ƠN

Tác gi& lu n án trân tr-ng c&m ơn PGS.TS Ph2m Quang

và PGS.TS Nghiêm Văn L)i ñã t n tình hư9ng d;n tác gi& trong su t quá trình th c hi n lu n án

Xin cám ơn các anh/ch> K$ toán trư@ng các trưAng ñ2i h-c ñã hB tr) tác gi& trong quá trình kh&o sát th c tr2ng h

th ng thông tin k$ toán t2i ñơn v>

Nhân d>p này, cho phép tôi gFi lAi c&m ơn chân thành t9i

t p thG cán b, Vi n ñào t2o Sau ñ2i h-c – TrưAng ñ2i h-c Kinh t$

Qu c dân ñã t2o nh"ng ñiIu ki n t t nh+t ñG hB tr) tôi hoàn thành quá trình nghiên c u Xin chân thành c&m ơn ñJng nghi p t2i Khoa K$ toán, TrưAng ñ2i h-c Kinh t$ Qu c dân, b2n bè và ngưAi thân ñã hB tr), cL vũ tôi trong quá trình th c hi n lu n án này

M C L C

L I CAM ðOAN i

L I C M ƠN ii

DANH M C B NG vi

DANH M C SƠ ð vi

DANH M C BI U ð vii

DANH M C BI U vii

M" ð#U 1

CHƯƠNG 1: CƠ S" LÝ LU(N V* H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC ðƠN V2 S3 NGHI+P CÓ THU 7

1.1 VAI TRÒ VÀ YÊU C#U C;A H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC ðƠN V2 S3 NGHI+P CÓ THU 7

1.1.1 Khái ni m h th ng thông tin k$ toán 7

1.1.2 Khái ni m và ñQc ñiGm c a các ñơn v> s nghi p có thu 8

1.1.3 Vai trò c a h th ng thông tin k$ toán trong các ñơn v> s nghi p có thu 9

1.1.4 Yêu cYu c a h th ng thông tin k$ toán trong các ñơn v> s nghi p có thu 11 1.2 CÁC Y/U T, C=U THÀNH H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC ðƠN V2 S3 NGHI+P CÓ THU 13

1.2.1 B, máy k$ toán 13

1.2.2 Phương ti n k[ thu t 15

1.2.3 H th ng ch ng t(, tài kho&n, sL sách và báo cáo k$ toán 19

1.2.4 Các quá trình k$ toán cơ b&n 29

1.2.5 H th ng kiGm soát 47

1.3 KINH NGHI+M T? CH@C H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC ðƠN V2 S3 NGHI+P CÓ THU NÓI CHUNG VÀ CÁC TRƯ NG ðAI HBC CÔNG L(P NÓI RIÊNG TAI MCT S, NƯDC TRÊN TH/ GIDI 49

CHƯƠNG 2: TH3C TRANG H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG

CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 52

2.1 T?NG QUAN V* CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 52

2.1.1 L>ch sF hình thành và phát triGn 52

2.1.2 đQc ựiGm ho2t ự,ng và tL ch c qu&n lý 54

2.1.3 Cơ ch$ qu&n lý tài chắnh 64

2.2 TH3C TRANG H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 70

2.2.1 B, máy k$ toán 70

2.2.2 H th ng phương ti n k[ thu t 73

2.2.3 H th ng ch ng t(, tài kho&n, sL và báo cáo k$ toán 74

2.2.4 Các quá trình k$ toán 79

2.2.5 H th ng kiGm soát 85

2.3 đÁNH GIÁ TH3C TRANG CƠ CH/ QU N LÝ TÀI CHÍNH VÀ H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 86

2.3.1 đánh giá th c tr2ng cơ ch$ qu&n lý tài chắnh 86

2.3.2 đánh giá th c tr2ng h th ng thông tin k$ toán 89

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯDNG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI+N H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 94

3.1 S3 C#N THI/T PH I HOÀN THI+N H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 94

3.1.1 Chi$n lư)c phát triGn các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam 94

3.1.2 Nhu cYu thông tin c a các nhà qu&n lý trưAng ự2i h-c công l p trong môi trưAng ho2t ự,ng m9i 97

3.2 PHƯƠNG HƯDNG HOÀN THI+N H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 98

3.2.1 Phù h)p v9i ựQc ựiGm ho2t ự,ng c a các trưAng ự2i h-c công l p 98

3.2.2 đáp ng nhu cYu thông tin ựa d2ng c a các nhà qu&n lý và mdc tiêu

kiGm soát tài chắnh c a nhà nư9c ự i v9i các trưAng ự2i h-c công l p 99

3.2.3 đáp ng mdc tiêu hi u qu& và ti$t ki m 100

3.3 GI I PHÁP HOÀN THI+N H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 100

3.3.1 Hoàn thi n cơ ch$ qu&n lý tài chắnh 100

3.3.2 Hoàn thi n b, máy k$ toán 101

3.3.3 Hoàn thi n h th ng phương ti n k[ thu t 105

3.3.4 Hoàn thi n h th ng ch ng t(, tài kho&n, sL sách và báo cáo k$ toán 106 3.3.5 Hoàn thi n các quá trình k$ toán 113

3.3.6 Hoàn thi n h th ng kiGm soát 130

3.4 CÁC đI*U KI+N CH; Y/U NHMM TRI N KHAI CÁC GI I PHÁP HOÀN THI+N H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC TRƯ NG đAI HBC CÔNG L(P VI+T NAM 131

3.4.1 đ i v9i các trưAng ự2i h-c công l p 131

3.4.2 đ i v9i B, Giáo ddc và đào t2o 132

3.4.3 đ i v9i B, Tài chắnh 132

K/T LU(N 134

DANH M C CÔNG TRÌNH KHOA HBC C;A TÁC GI 135

TÀI LI+U THAM KH O 136

PH L C

DANH M C B NG

B&ng 2.1 S lư)ng nhân viên k$ toán theo trình ñ, @ m,t s trưAng ñ2i h-c công l p 72

B&ng 2.2 H th ng máy tính trong h th ng k$ toán t2i m,t s trưAng ñ2i h-c công l p 75 DANH M C SƠ ð Sơ ñJ 1.1 H th ng k$ toán 8

Sơ ñJ 1.2 Hình th c tL ch c sL “Nh t ký chung” 24

Sơ ñJ 1.3 Hình th c tL ch c sL “Nh t ký sL cái” 25

Sơ ñJ 1.4 Hình th c tL ch c sL “Ch ng t( ghi sL” 26

Sơ ñJ 1.5 Hình th c tL ch c sL “Nh t ký ch ng t(” 27

Sơ ñJ 1.6 Hình th c k$ toán máy 28

Sơ ñJ 1.7 Các nghi p vd kinh t$ trong ñơn v> 33

Sơ ñJ 1.8 K$ toán nguJn thu 34

Sơ ñJ 1.9 K$ toán các kho&n chi 37

Sơ ñJ 1.10 M i quan h gi"a k$ toán quá trình s&n xu+t s&n phim, d>ch vd v9i k$ toán nguJn thu và k$ toán các kho&n chi 39

Sơ ñJ 1.11 K$ toán quá trình s&n xu+t s&n phim và d>ch vd 40

Sơ ñJ 1.12 K$ toán tiIn lương 42

Sơ ñJ 1.13 Các thành phYn c a chu trình k$ toán v n ñYu tư 44

Sơ ñJ 2.1 Cơ c+u tL ch c trưAng ñ2i h-c 62

Sơ ñJ 3.1 TL ch c b, máy k$ toán theo phương th c hBn h)p trong các trưAng ñ2i h-c công l p 104

Sơ ñJ 3.2 Cơ s@ cho h2ch toán chi tiêu theo ho2t ñ,ng t2i các trưAngñ2i h-c công l p 114 Sơ ñJ 3.3 Các ho2t ñ,ng cơ b&n trong trưAng ñ2i h-c công l p 115

Sơ ñJ 3.4 H th ng phân bL chi tiêu theo ho2t ñ,ng 117

Sơ ñJ 3.5 Qui trình l p d toán trong các trưAng ñ2i h-c công l p 120

DANH M C BI U ð

BiGu ñJ 2.1 S lư)ng các trưAng ñ2i h-c qua các năm 53

BiGu ñJ 2.2 S lư)ng sinh viên qua các năm h-c 53

BiGu ñJ 2.3 S lư)ng gi&ng viên qua các năm h-c 53

BiGu ñJ 2.4 Quy mô ñào t2o c a TrưAng ð2i h-c Kinh t$ Qu c dân 2004 j 2008 57 BiGu ñJ 2.5 Cơ c+u sinh viên Vi n ð2i h-c M@ 2007 j 2008 58

DANH M C BI U BiGu 3.1 M;u Báo cáo lưu chuyGn tiIn trong các trưAng ñ2i h-c công l p 110

BiGu 3.2 M;u Báo cáo tình hình th c hi n d toán chi tiêu 121

BiGu 3.3 M;u Báo cáo thu chi 122

BiGu 3.4 M;u Báo cáo ho2t ñ,ng 124

BiGu 3.5 M;u Báo cáo thu j chi ho2t ñ,ng ñào t2o 125

BiGu 3.6 M;u Báo cáo chi ho2t ñ,ng nghiên c u khoa h-c 127

BiGu 3.7 M;u Báo cáo tLng h)p tình hình thu – n) h-c phí 128

BiGu 3.8 M;u Báo cáo chi ti$t tình hình thu – n) h-c phí 129

M" đ#U

1 TÍNH C=P THI/T C;A đ* TÀI

H th ng thông tin k$ toán tJn t2i trong mBi tL ch c Cách th c tL ch c h

th ng thông tin k$ toán phd thu,c vào tYm quan tr-ng và vai trò c a h th ng thông tin k$ toán trong vi c qu&n lý, ựiIu hành ho2t ự,ng c a tL ch c ựó Các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam v9i truyIn th ng ho2t ự,ng theo cơ ch$ tài chắnh c a ựơn v> hành chắnh s nghi p ựư)c ngân sách nhà nư9c bao c+p 100% nên h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p ch y$u phdc vd cho vi c theo dõi

th c hi n d toán ngân sách Nhà nư9c giao

Vài năm tr@ l2i ựây, v+n ựI giao quyIn t ch cho các trưAng ự2i h-c ựã ựư)c ựQt ra, trong ựó t ch vI tài chắnh ựư)c coi là v+n ựI quan tr-ng nh+t trong

vi c giao quyIn t ch cho các trưAng, nó có &nh hư@ng tr c ti$p ự$n v+n ựI tL

ch c j nhân s và ựào t2o c a nhà trưAng Ngh> ự>nh s 43/2006/NđjCP ngày 25/04/2006 qui ự>nh quyIn t ch , t ch>u trách nhi m vI th c hi n nhi m vd, tL

ch c b, máy, biên ch$ và tài chắnh ự i v9i ựơn v> s nghi p công l p là m,t trong nh"ng bư9c ựi ựYu tiên c a Chắnh ph ựG th c hi n ch trương l9n nói trên Trong vài năm gYn ựây, B, Giáo ddc và đào t2o ựã ti$n hành giao quyIn t ch cho m,t

s trưAng ự2i h-c tr-ng ựiGm Trong tương lai, sm có r+t nhiIu các trưAng ự2i h-c công l p sm ựư)c quyIn t ch tài chắnh, nhưng kèm theo ựó là trách nhi m t ch tương ự i nQng nI V9i các trưAng ự2i h-c công l p t( trư9c t9i nay chn có thói quen chi tiêu theo d toán ngân sách nhà nư9c thì h th ng thông tin k$ toán hi n t2i sm b,c l, nhiIu b+t c p khi th c hi n t ch , t ch>u trách nhi m vI tài chắnh

Chắnh vì v y, nghiên c u hoàn thi n h th ng thông tin k toán trong các

trư ng ự i h c công l p Vi t Nam là m,t ựI tài có tắnh thAi s , có ý nghĩa khoa

h-c c& vI lý lu n và th c tipn ựG phdc vd v+n ựI qu&n tr> ự2i h-c t2i Vi t Nam

2 T?NG QUAN

H th ng thông tin k$ toán ựã ựư)c nhiIu tác gi& nghiên c u dư9i các góc ự, khác nhau Xét trên góc ự, tLng quát, các tác gi& Boocholdt (1996), Romney và

Steinbart (2008) trong hai cu n sách cùng tên “Accounting Information Systems”

ñã trình bày các v+n ñI chung nh+t vI h th ng thông tin k$ toán và cách th c tL

ch c h th ng thông tin k$ toán trong các tL ch c [33], [46] H th ng thông tin k$ toán cũng ñư)c nhiIu tác gi& nghiên c u dư9i các góc ñ, cd thG vI k$ toán tài chính

và k$ toán qu&n tr> Tác gi& Rushinek (1985) trong +n phim “Management Accounting Information System” ñã nghiên c u vI cách th c xây d ng h th ng thông tin k$ toán qu&n tr> trong các tL ch c [47] Các tác gi& Bushman, Chen, Engel

và Smith (2003) trong +n phim “Financial accounting information, organizational complexity and corporate governance systems” ñã nghiên c u vI &nh hư@ng c a cơ c+u tL ch c và quyIn s@ h"u t9i h th ng thông tin k$ toán tài chính [34] Các tác gi& Virginia, Eleni, Dimitrios, và Chrysola (2008) trong +n phim “The role of financial accounting information in strengthening corporate control mechanisms to alleviate corporate corruption” nghiên c u vI m i quan h gi"a thông tin k$ toán tài chính, cơ ch$ kiGm soát tL ch c và v+n ñI tham nhũng [53]

H th ng thông tin k$ toán trong các tL ch c giáo ddc cũng ñư)c các tác gi& nghiên c u dư9i các khía c2nh khác nhau Các tác gi& Spathis và Ananiadis (2004) trong +n phim “ The accounting system and resource allocation reform in a public university” ñã nghiên c u vI vi c c&i cách h th ng k$ toán trong các trưAng ñ2i h-c @ Hy L2p [48] Các tác gi& Pettersen và Solstad (2007) trong +n phim “The role

of accounting information in a reforming area: a study of higher education institutions” ñã nghiên c u vI vi c sF ddng thông tin k$ toán c a các nhà qu&n lý c+p cao trong các trưAng ñ2i h-c [45] Các tác gi& Jarra, Smith và Dolley (2007) trong +n phim “Perceptions of preparers and users to accounting change: a case study in an Australian university” ñã nghiên c u vI vi c ng ddng mô hình k$ toán chi phí theo ho2t ñ,ng vào các trưAng ñ2i h-c t2i Australia [43]

T2i Vi t Nam, các v+n ñI vI h th ng thông tin k$ toán cũng ñã ñư)c m,t s tác gi& nghiên c u Tác gi& Nguypn Th$ Hưng (2006) ñã trình bày nh"ng n,i dung

cơ b&n vI cách th c tL ch c h th ng thông tin k$ toán trong các tL ch c [13] M,t

s lu n án cũng ñã nghiên c u vI h th ng thông tin k$ toán dư9i các góc ñ, khác

nhau Tác gi& Nguypn Thanh Quắ (2004) nghiên c u Ộxây d ng h th ng thông tin k$ toán phdc vd qu&n tr> doanh nghi p kinh doanh bưu chắnh vipn thôngỢ Trong

lu n án này tác gi& ch y$u nghiên c u vI h th ng thông tin k$ toán qu&n tr> và

ng ddng cho các doanh nghi p kinh doanh bưu chắnh vipn thông [17] Tác gi& Nguypn Th> Minh HưAng (2004) bàn vI ỘtL ch c k$ toán @ các trưAng ự2i h-c tr c thu,c B, Giáo ddc j đào t2oỢ [12] Trong lu n án này, tác gi& ch y$u nghiên c u

vI n,i dung tL ch c k$ toán tuân th theo các qui ự>nh c a ch$ ự, k$ toán trong các trưAng ự2i h-c, tuy nhiên tác gi& chưa nghiên c u vI cách th c xây d ng h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p dư9i góc ự, cung c+p thông tin nhỚm tr) giúp các trưAng ự2i h-c th c hi n t t trách nhi m và quyIn t ch tài chắnh trong ựiIu ki n m9i

Như v y, có thG nói @ Vi t Nam chưa có công trình nào nghiên c u vI h

th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p trong ựiIu ki n ựLi m9i

cơ ch$ qu&n lý tài chắnh theo hư9ng t ch , t ch>u trách nhi m Chắnh vì v y các v+n ựI mà lu n án cYn t p trung nghiên c u là hoàn thi n h th ng thông tin k$ toán nhỚm tăng cưAng t ch tài chắnh trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam, trên

cơ s@ nghiên c u các mô hình lý thuy$t vI h th ng thông tin k$ toán và kinh nghi m xây d ng h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c trên th$ gi9i

3 M C TIÊU NGHIÊN C@U

Các câu hỚi nghiên c u ựQt ra cho ựI tài bao gJm:

i Các thành phYn cơ b&n c a h th ng thông tin k$ toán trong mBi tL

Tr& lAi các câu hỚi nghiên c u trên sm giúp ựI tài ự2t ựư)c các mdc tiêu: TLng k$t và phát triGn các v+n ựI lắ lu n vI h th ng thông tin k$ toán trong các tL ch c

đánh giá th c tr2ng c a h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam

đI xu+t các gi&i pháp h)p lý nhỚm hoàn thi n h th ng thông tin k$ toán nhỚm tăng cưAng t ch tài chắnh trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam

4 đ,I TƯONG VÀ PHAM VI NGHIÊN C@U

4.1 đPi tưSng nghiên cVu

đG ự2t ựư)c mdc tiêu nghiên c u, lu n án sm nghiên c u các v+n ựI vI:

j Nguyên lắ cơ b&n vI h th ng thông tin k$ toán trong các ựơn v>

j Th c t$ h th ng thông tin k$ toán trong các tL ch c t2i m,t s nư9c trên th$ gi9i và kh& năng v n ddng kinh nghi m c a các nư9c này t2i Vi t Nam

j Th c tr2ng h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam

j Các gi&i pháp hoàn thi n h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam

4.2 PhWm vi nghiên cVu

Trong xu hư9ng ựa d2ng hoá các ho2t ự,ng c a các trưAng ự2i h-c cũng như

vi c phân hoá các trưAng ự2i h-c, lu n án sm nghiên c u các trưAng ự2i h-c tr-ng ựiGm qu c gia có qui mô l9n và nhóm các trưAng ự2i h-c ự>a phương có qui mô v(a

và nhỚ ựG th c hi n mdc tiêu nghiên c u c a ựI tài

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN C@U

Phương pháp phân tắch ự>nh tắnh sm ựư)c sF ddng ựG phân tắch th c t$ h

th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam Các phân tắch

c a lu n án ựư)c d a trên hai nguJn d" li u cơ b&n:

NguJn d" li u th c+p:

Lu n án nghiên c u các văn b&n c a chắnh ph qui ự>nh vI ho2t ự,ng c a các trưAng ự2i h-c công l p, ch$ ự, k$ toán áp ddng trong các trưAng ự2i h-c công l p và các công trình nghiên c u ựã công b c a các tác gi& trong nư9c

và trên th$ gi9i vI các v+n ựI liên quan t9i ựI tài lu n án

NguJn d" li u sơ c+p:

j Tác gi& ti$n hành gFi phi$u ựiIu tra (phd ldc 01), kh&o sát th c tr2ng h

th ng thông tin k$ toán t9i 98 trưAng ự2i h-c công l p, k$t qu& có 33 trưAng tr& lAi (ự2t 33,7%) Qui trình thu th p s li u ựư)c th c hi n như sau:

Bư%c 1: Ch-n m;u ng;u nhiên 2/3 s trưAng ự2i h-c công l p

căn c t( danh sách cách trưAng ự2i h-c công l p theo công b

c a B, Giáo ddc và đào t2o ựG ti$n hành gFi phi$u ựiIu tra

Bư%c 2: Xây d ng phi$u ựiIu tra Phi$u ựiIu tra bao gJm 65

câu hỚi bao trùm các v+n ựI vI th c tr2ng h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam Các câu hỚi ựư)c thi$t k$ thành hai d2ng câu hỚi l a ch-n và câu hỚi m@

Bư%c 3: GFi phi$u ựiIu tra tr c ti$p ự$n t(ng trưAng và thu

th p k$t qu& ựiIu tra đ i tư)ng gFi phi$u ựiIu tra là k$ toán trư@ng (hoQc phd trách k$ toán) c a các trưAng

Bư%c 4: TLng h)p thông tin thu ựư)c t( phi$u ựiIu tra D" li u

thu th p ựư)c t( k$t qu& ựiIu tra ựư)c tLng h)p, phân lo2i và k$t h)p v9i d" li u kh&o sát tr c ti$p t2i 3 trưAng ự2i h-c tiêu biGu ựG ựánh giá vI th c tr2ng h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ự2i h-c công l p Vi t Nam

j Tác gi& ựã ti$n hành kh&o sát tr c ti$p th c tr2ng h th ng thông tin k$ toán t2i ba trưAng thu,c nhóm năm trưAng ựYu tiên th c hi n t ch tài chắnh:

Vi n đ2i h-c M@ (trưAng ựYu tiên ựư)c giao th c hi n t ch tài chắnh 100%), trưAng đ2i h-c Kinh t$ qu c dân (ự2i di n cho các trưAng ự2i h-c

công l p @ phía Bƒc) và trưAng ð2i h-c Kinh t$ thành ph HJ Chí Minh (ñ2i

di n cho các trưAng ñ2i h-c công l p @ phía Nam)

6 NHYNG ðÓNG GÓP C;A LU(N ÁN

j VI mQt lí lu n, lu n án h th ng hóa và phát triGn các lý thuy$t vI h th ng thông tin k$ toán trong các tL ch c

j VI mQt nghiên c u th c tipn, lu n án phân tích th c tr2ng h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ñ2i h-c công l p Vi t Nam hi n nay

j VI tính ng ddng c a mô hình lí thuy$t vào th c tipn, lu n án ñI xu+t các gi&i pháp hoàn thi n h th ng thông tin k$ toán phù h)p ñQc ñiGm ho2t ñ,ng, quyIn và trách nhi m t ch tài chính cho các trưAng ñ2i h-c công l p Vi t Nam

7 B, C C C;A LU(N ÁN

Ngoài phYn m@ ñYu và k$t lu n, lu n án ñư)c k$t c+u thành ba chương: Chương 1: Cơ s@ lý lu n vI h th ng thông tin k$ toán trong các ñơn v> s nghi p có thu

Chương 2: Th c tr2ng h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ñ2i h-c công l p Vi t Nam

Chương 3: Phương hư9ng và gi&i pháp hoàn thi n h th ng thông tin k$ toán trong các trưAng ñ2i h-c công l p Vi t Nam

CHƯƠNG 1

CƠ S" LÝ LU(N V* H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN

TRONG CÁC ðƠN V2 S3 NGHI+P CÓ THU

1.1 VAI TRÒ VÀ YÊU C#U C;A H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC ðƠN V2 S3 NGHI+P CÓ THU

1.1.1 Khái niZm hZ thPng thông tin k] toán

ð ng trên quan ñiGm h th ng, mBi tL ch c là m,t h th ng bao gJm các b,

ph n tương tác v9i nhau nh•m ñ2t ñư)c các mdc tiêu c a tL ch c MBi tL ch c (h

th ng l9n) thưAng bao gJm nhiIu h th ng nh• ñư)c thi$t k$ nh•m ñ2t ñư)c các mdc tiêu c a tL ch c @ m c cao nh+t Các h th ng nh• này cũng ñư)c thi$t l p các mdc tiêu riêng trên cơ s@ các mdc tiêu chung c a tL ch c H th ng thông tin k$ toán là m,t trong các h th ng nh• c a tL ch c “H th ng thông tin k$ toán là h

th ng thu th p, ghi chép, lưu tr" và xF lý s li u vI các nghi p vd kinh t$ trong mBi

tL ch c ñG cung c+p thông tin cho nh"ng ngưAi ra quy$t ñ>nh” [46]

M,t h th ng k$ toán ñư)c thi$t k$ t t là m,t h th ng “tương ñ i ñóng” H

th ng “ñóng” là m,t h th ng bi t l p v9i môi trưAng c a nó và không có s can thi p c a bên ngoài, môi trưAng không có &nh hư@ng t9i các quá trình th c hi n trong h th ng, còn m,t h th ng “tương ñ i ñóng” là h th ng có tác ñ,ng qua l2i

ñ i v9i môi trưAng c a nó theo m,t cách th c ñ>nh trư9c và kiGm soát s &nh hư@ng

c a môi trưAng t9i các quá trình c a nó.[33, 68] H th ng k$ toán xF lý các d" li u ñYu vào thành các s&n phim thông tin ñYu ra và sF ddng các qui trình kiGm soát n,i

b, ñG h2n ch$ &nh hư@ng c a môi trưAng t9i tL ch c (Sơ ñJ 1.1) ðYu vào c a h

th ng k$ toán là các s ki n kinh t$ (các nghi p vd kinh t$) Nó bao gJm các ho2t ñ,ng cung c+p hàng hóa, d>ch vd, t2o nguJn thu cho tL ch c và các ho2t ñ,ng phát sinh chi phí c a tL ch c Các quá trình trong h th ng k$ toán ghi chép l2i các nghi p vd kinh t$ trên các sL sách k$ toán và tLng h)p chúng trên nhiIu lo2i báo cáo ðYu ra c a h th ng k$ toán là các tài li u và báo cáo k$ toán (các báo cáo tài chính và báo cáo k$ toán qu&n tr>)

Sơ ña 1.1 HZ thPng k] toán 1.1.2 Khái niZm và ñcc ñidm cea các ñơn vg si nghiZp có thu

ðơn v> s nghi p là cơ quan ñư)c Nhà nư9c thành l p ñG th c hi n các ho2t ñ,ng chuyên môn nh+t ñ>nh Ch c năng cơ b&n c a các ñơn v> s nghi p là cung c+p các d>ch vd công trong các lĩnh v c như giáo ddc, y t$, văn hóa, thG thao, truyIn hình, nghiên c u

Xét trên góc ñ, kinh phí ho2t ñ,ng, các ñơn v> s nghi p bao gJm hai lo2i cơ b&n: ñơn v> s nghi p không có thu và ñơn v> s nghi p có thu ðơn v> s nghi p không có thu ñư)c ngân sách nhà nư9c ñ&m b&o 100% kinh phí ho2t ñ,ng, c+p phát theo d toán phê duy t ðơn v> s nghi p có thu là các ñơn v> s nghi p có nguJn thu tr c ti$p t( các ñ i tư)ng sF ddng d>ch vd công Các ñơn v> này có thG t ñ&m b&o m,t phYn hoQc toàn b, kinh phí ho2t ñ,ng thưAng xuyên c a ñơn v> mình

Như v y, có thG khái quát vI ñơn v> s nghi p có thu là cơ quan ñư c Nhà

nư c thành l p ñ cung c p các d ch v công và có ngu n thu tr c ti!p t" các ñ#i

tư ng s% d ng d ch v công ñó

Các ñơn v> s nghi p có thu có các ñQc ñiGm cơ b&n sau:

Các các ñơn v> s nghi p có thu là ho2t ñ,ng trong khuôn khL pháp lu t qui ñ>nh

vI ngành nghI, lĩnh v c chuyên môn và ch>u s ñiIu ti$t c a cơ quan qu&n lý c+p trên

Các ñơn v> s nghi p có thu sF ddng tài s&n công như là m,t y$u t ñYu vào

ñG t2o ra s&n phim, d>ch vd công cung ng cho các ñ i tư)ng sF ddng S hao mòn các tài s&n này sm c+u thành nên giá thành c a các s&n phim, d>ch

vd công cung ng

ðlu vào

Các nghi p vd kinh t$

Các ñơn v> s nghi p có thu ho2t ñ,ng không nh•m mdc ñích l)i nhu n S tJn t2i c a các ñơn v> s nghi p có thu nh•m thG hi n vai trò c a nhà nư9c trong

vi c duy trì và hB tr) quá trình phát triGn kinh t$ j xã h,i V9i các s&n phim, d>ch vd vI y t$, giáo ddc, văn hóa, các ñơn v> s nghi p có thu mang l2i các l)i ích chung và lâu dài cho xã h,i, có tác ñ,ng tr c ti$p và gián ti$p t9i quá trình phát triGn ñ+t nư9c

1.1.3 Vai trò cea hZ thPng thông tin k] toán trong các ñơn vg si nghiZp có thu

H th ng thông tin k$ toán tJn t2i trong t+t c& các tL ch c, dù là m,t ñơn v> kinh doanh (công ty tư nhân, công ty h)p danh, công ty cL phYn ) hay các tL ch c phi l)i nhu n (các ñơn v> hành chính, các ñơn v> s nghi p) MQc dù các h th ng k$ toán @ các ñơn v> khác nhau có m c ñ, ph c t2p khác nhau, tuy nhiên chúng ñIu tương t nhau dư9i ba góc ñ,: mBi h th ng ñIu có c+u trúc tương t nhau (nguJn nhân l c và phương ti n k[ thu t), có quá trình tương t nhau (sF ddng các phương pháp k$ toán) và có mdc ñích tương t nhau (cung c+p thông tin)

K$ toán cung c+p thông tin cho c& ñ i tư)ng bên ngoài và bên trong tL ch c

ñG ra các quy$t ñ>nh liên quan t9i tL ch c Các ñ i tư)ng sF ddng thông tin k$ toán bên ngoài tL ch c bao gJm các nhà ñYu tư, các nhà cung c+p tín ddng, cơ quan thu$, các nhà phân tích tài chính, các cơ quan qu&n lý nhà nư9c ð i v9i các ñơn v> s nghi p có thu, ñ i tư)ng bên ngoài ch y$u sF ddng thông tin k$ toán là các cơ quan qu&n lý nhà nư9c Các ñ i tư)ng sF ddng thông tin k$ toán bên trong tL ch c bao gJm các nhà qu&n lý các c+p Trên góc ñ, ñ i tư)ng sF ddng thông tin, h th ng thông tin k$ toán trong mBi tL ch c thưAng bao gJm hai h th ng nh•: h th ng k$ toán tài chính và h th ng k$ toán qu&n tr> H th ng k$ toán tài chính có mdc tiêu ghi chép, xF lý và báo cáo vI các nghi p vd kinh t$ x&y ra trong quá kh v9i s&n phim là các báo cáo tài chính tuân th theo các chuin m c và ch$ ñ, k$ toán H

th ng k$ toán qu&n tr> có mdc tiêu thu th p, xF lý và cung c+p thông tin cho các nhà qu&n tr> ñG th c hi n các ch c năng l p k$ ho2ch, th c hi n k$ ho2ch và kiGm soát ho2t ñ,ng c a tL ch c

Các ñ i tư)ng bên ngoài tL ch c sF ddng thông tin k$ toán ñG ra các quy$t ñ>nh liên quan t9i l)i ích tr c ti$p c a h- Các nhà ñYu tư sF ddng thông tin k$ toán ñánh giá vI hi u qu& ho2t ñ,ng, kh& năng sinh lAi c a ñJng v n ñYu tư và m c ñ,

an toàn ñG quy$t ñ>nh nên ñYu tư hay rút v n ñYu tư vào ñơn v> Các nhà cung c+p tín ddng sF ddng thông tin k$ toán ñánh giá kh& năng thanh toán ñG t( ñó quy$t ñ>nh cho ñơn v> vay v n hay không Các cơ quan qu&n lý nhà nư9c sF ddng thông tin k$ toán ñG ñánh giá vi c th c hi n các qui ñ>nh c a lu t pháp, các mdc tiêu chung c a

xã h,i như th$ nào ð i v9i các ñơn v> s nghi p có thu, các cơ quan qu&n lý nhà nư9c sF ddng thông tin k$ toán ñG ñánh giá hi u qu& sF ddng v n ngân sách nhà nư9c c+p và vi c tuân ch các ch$ ñ, tài chính qui ñ>nh trong vi c l p d toán và

th c hi n d toán ngân sách

ð i v9i n,i b, ñơn v> s nghi p có thu cũng như b+t kỳ m,t tL ch c nào khác, h th ng k$ toán cung c+p thông tin cho vi c ra quy$t ñ>nh @ t+t c& các c+p qu&n lý trong ñơn v> Ho2t ñ,ng qu&n lý trong ñơn v> có thG chia thành ba c+p: l p k$ ho2ch chi$n lư)c, kiGm soát qu&n lý và kiGm soát ho2t ñ,ng[30] L p k$ ho2ch chi$n lư)c là quá trình quy$t ñ>nh các mdc tiêu c a ñơn v> và l p k$ ho2ch sF ddng các nguJn l c ñG ñ2t ñư)c các mdc tiêu ñó Vi c l p k$ ho2ch chi$n lư)c ch y$u liên quan t9i các nhà qu&n lý c+p cao nh+t trong ñơn v> KiGm soát qu&n lý là quá trình các nhà qu&n tr> tìm ki$m các nguJn l c và tL ch c sF ddng các nguJn l c m,t cách hi u qu& và hi u năng ñG ñ2t ñư)c các mdc tiêu c a ñơn v> KiGm soát qu&n lý

ch y$u liên quan t9i các nhà qu&n lý c+p trung gian trong ñơn v> KiGm soát ho2t ñ,ng là quá trình các nhà qu&n lý b&o ñ&m th c hi n các nhi m vd cd thG m,t cách

hi u qu& và hi u năng KiGm soát qu&n lý thưAng liên quan t9i các nhà qu&n lý c+p th+p trong ñơn v>

L p k! ho*ch chi!n lư c ñư)c hB tr) b@i h th ng thông tin k$ toán

thông qua các báo cáo tài chính, cung c+p các thông tin tLng quát vI tình tr2ng tài chính, k$t qu& ho2t ñ,ng c a ñơn v>, qua ñó các nhà qu&n lý c+p cao có thG ho2ch ñ>nh các chi$n lư)c ho2t ñ,ng cho c& ñơn v> Bên c2nh ñó, h th ng d

toán cho phép các nhà qu&n lý c+p cao k$t n i mdc tiêu c a ñơn v> t9i t+t c& các nhà qu&n lý trong ñơn v>

Ki m soát qu-n lý ñư)c hB tr) b@i h th ng thông tin k$ toán thông qua h

th ng d toán và h th ng báo cáo trách nhi m H th ng d toán ñư)c sF ddng ñG giúp các nhà qu&n lý xem xét vi c huy ñ,ng và sF ddng các nguJn l c c a ñơn v> sao cho ñ2t hi u qu& và hi u năng, ñáp ng ñư)c các mdc tiêu c a ñơn v> H th ng báo cáo trách nhi m tLng k$t các s li u vI vi c huy ñ,ng và sF ddng các nguJn l c trong m,t kỳ nh+t ñ>nh nh•m ñánh giá hi u qu& sF ddng các nguJn l c c a ñơn v>

và ñánh giá trách nhi m c a các nhà qu&n lý c+p trung gian trong vi c ñơn v> sF ddng các nguJn l c ñó

Ki m soát ho*t ñ/ng ñư)c hB tr) b@i h th ng thông tin k$ toán thông qua

h th ng xF lý các nghi p vd kinh t$ phát sinh ðây là thành phYn có c+u trúc chQt chm nh+t trong h th ng thông tin qu&n lý Các nhà qu&n lý @ c+p ho2t ñ,ng tác nghi p thưAng ñư)c giao các nhi m vd cd thG và ñư)c ñ>nh hư9ng m,t cách rõ ràng cách th c th c hi n các nhi m vd ñó Thông tin k$ toán cung c+p cho các nhà qu&n

lý t2i c+p ho2t ñ,ng tác nghi p r+t ña d2ng, chi ti$t và chính xác do chúng t p trung vào vi c xF lý s li u quá kh trong n,i b, ñơn v> Các nhà qu&n lý thưAng bi$t trư9c là h- cYn nh"ng lo2i thông tin gì ñG ra quy$t ñ>nh nên h th ng xF lý các nghi p vd phát sinh thưAng ñư)c thi$t k$ ñG cung c+p k>p thAi và thu n ti n các thông tin ñó

1.1.4 Yêu clu cea hZ thPng thông tin k] toán trong các ñơn vg si nghiZp có thu

Không có m,t h th ng thông tin k$ toán nào là hoàn toàn thành công hoQc hoàn toàn th+t b2i S thành công hay th+t b2i c a h th ng k$ toán chn mang tính tương ñ i M,t h th ng thông tin k$ toán ñư)c g-i là thành công n$u

nó ñáp ng ñư)c hYu h$t các yêu cYu ñQt ra cho h th ng H th ng thông tin k$ toán trong ñơn v> s nghi p có thu hay trong b+t kỳ m,t lo2i hình ñơn v> nào ñIu ph&i ñáp ng ñư)c ba yêu cYu: (1) thông tin cung c+p ph&i tin c y và k>p thAi; (2) ñáp ng ñư)c nhu cYu thông tin c a ñơn v>; và (3) thu n ti n cho ngưAi sF ddng

h th ng

1.1.4.1 Thông tin cung c p ph-i tin c y và k p th4i

Yêu cYu ựYu tiên c a mBi h th ng thông tin k$ toán là cYn t2o ra các thông tin h"u ắch cho các ự i tư)ng sF ddng, trong ựó tắnh tin c y và tắnh k>p thAi là hai yêu cYu cơ b&n ựG b&o ự&m cho tắnh h"u ắch c a thông tin k$ toán Trong m,t h

th ng k$ toán, sai sót và gian l n là hai nguyên nhân chắnh d;n t9i thông tin cung c+p không ựáng tin c y H th ng k$ toán trên máy vi tắnh sm có thG có ắt sai sót hơn

h th ng k$ toán th công Tuy nhiên, h th ng k$ toán trên máy vi tắnh có thG l2i n&y sinh các kh& năng c a các lo2i sai sót khác và dp bi$n thành gian l n khi trong

h th ng k$ toán có các nhân viên thi$u ự2o ự c nghI nghi p Chắnh vì v y, m,t h

th ng k$ toán thành công ph&i có h th ng kiGm soát n,i b, tương x ng nhỚm phòng ch ng và phát hi n các sai sót và gian l n

Thông tin ựư)c coi là cung c+p k>p thAi n$u ngưAi sF ddng có ựư)c thông tin ngay khi h- cYn ựG ra quy$t ự>nh H th ng k$ toán th công và ngay c& m,t s h

th ng k$ toán trên máy vi tắnh khó có thG ựáp ng ựư)c yêu cYu này Trong các h

th ng ựó thông tin k$ toán ựư)c c p nh t hàng tuYn, hoQc hàng tháng trong khi thông tin có thG ựư)c cYn ự$n hàng ngày đG phòng tránh ựư)c s mâu thu;n này, các h th ng k$ toán cYn ựư)c áp ddng các phương pháp xF lý nghi p vd h)p lý hơn

ựG ựáp ng nhu cYu c a ự i tư)ng sF ddng h th ng

1.1.4.2 đáp 7ng ựư c nhu c8u thông tin c9a ựơn v

Nhu cYu thông tin k$ toán c a mBi ựơn v> r+t ựa d2ng và linh ho2t tùy thu,c vào qui mô và ựQc ựiGm ho2t ự,ng c a mBi ựơn v> M,t trong nh"ng y$u t b&o ự&m cho thành công c a m,t h th ng thông tin k$ toán ựó là h th ng thông tin k$ toán cYn cung c+p thông tin có ý nghĩa và phù h)p v9i nhu cYu c a các ự i tư)ng sF ddng Các nhu cYu thông tin c a ựơn v> cũng có s bi$n ựLi không ng(ng theo s phát triGn c a ựơn v> điIu này ựQt ra nhi m vd cho h th ng thông tin k$ toán cũng cYn có s phát triGn ựG ựáp ng ựư)c các nhu cYu thông tin ựó M,t h th ng thông tin k$ toán không nên chn ựáp ng nhu cYu thông tin hi n t2i mà cYn ph&i ựáp ng c& các nhu cYu thông tin trong tương lai c a ựơn v> Vi c xây d ng h th ng thông tin k$ toán có thG t n kém vI thAi gian và tiIn b2c, do ựó mBi h th ng thông tin k$

toán cYn ñư)c xây d ng theo hư9ng “m@” ñG có thG có ích trong m,t thAi gian dài (nhiIu năm) cho ñơn v>

1.14.3 Thu n ti;n cho ngư4i s% d ng h; th#ng

M,t h th ng thông tin k$ toán ñư)c coi là thành công n$u nh"ng ngưAi sF ddng h th ng c&m th+y hài lòng ñ i v9i h th ng T( ñ,i ngũ k$ toán viên ñ$n k$ toán trư@ng ñIu c&m th+y hài lòng trong t+t c& các khâu công vi c, t( nh p s li u vào h th ng xF lý s li u ñ$n vi c soát xét các báo cáo c a h th ng k$ toán trách nhi m hay h th ng d toán Nh"ng ngưAi sF ddng c&m th+y hài lòng vI h th ng là m,t trong nh"ng y$u t thG hi n h th ng ñã cung c+p thông tin tin c y và k>p thAi, ñáp ng ñư)c nhu cYu thông tin c a ñơn v>

1.2 CÁC Y/U T, C=U THÀNH H+ TH,NG THÔNG TIN K/ TOÁN TRONG CÁC ðƠN V2 S3 NGHI+P CÓ THU

1.2.1 Bp máy k] toán

B, máy k$ toán là t p h)p ñ,i ngũ nhân viên k$ toán nh•m ñ&m b&o th c

hi n ñYy ñ các ch c năng thông tin và kiGm tra ho2t ñ,ng c a các ñơn v> k$ toán [9, tr 255] M i liên h gi"a các nhân viên k$ toán trong b, máy k$ toán không thG tách rAi ñiIu ki n vI trang b> k[ thu t cho h th ng k$ toán j máy tính và phYn mIm k$ toán (sm ñư)c trình bày trong mdc 1.2.2) Trong h th ng thông tin k$ toán, cũng

gi ng như b+t kỳ m,t h th ng qu&n lý nào khác, y$u t con ngưAi gi" vai trò quy$t ñ>nh ñ$n s thành công hay th+t b2i c a h th ng Nh"ng con ngưAi trong b, máy k$ toán cYn ph&i có trình ñ, chuyên môn nghi p vd tương x ng v9i ch c trách ñư)c giao TL ch c t t b, máy k$ toán sm là y$u t quy$t ñ>nh qui mô, ch+t lư)ng và hi u qu& c a thông tin k$ toán

Có nhiIu cách th c ñG tL ch c m i liên h gi"a các nhân viên k$ toán trong

b, máy, các cách th c này ñư)c g-i là phương th c tL ch c b, máy k$ toán Có ba phương th c tL ch c b, máy k$ toán cơ b&n: tr c tuy$n, tr c tuy$n – tham mưu và

ch c năng

Trong b, máy k$ toán ñư)c tL ch c theo phương th c tr c tuy$n m-i nhân viên k$ toán ñư)c ñiIu hành tr c ti$p t( k$ toán trư@ng, không qua b+t c m,t khâu

trung gian nào Theo phương th c này, các m i quan h trong b, máy k$ toán tr@ nên ñơn gi&n và rõ ràng Theo tác gi&, phương th c này chn phù h)p v9i các ñơn v>

có qui mô nh•, ho2t ñ,ng không ph c t2p và công tác k$ toán ñư)c tL ch c theo lo2i hình t p trung

Trong b, máy k$ toán ñư)c tL ch c theo phương th c tr c tuy$n – tham mưu ngoài ñ,i ngũ nhân viên k$ toán ñư)c ñiIu hành tr c ti$p t( k$ toán trư@ng còn có các b, ph n “tham mưu” cho k$ toán trư@ng vI các v+n ñI công tác chuyên môn

ph c t2p, như kiGm toán n,i b, hay chuyên viên máy tính Nh"ng chuyên gia này cYn ñư)c thoát ly kh•i các trách nhi m thông thưAng ñG chn chuyên tâm vào vai trò tham mưu c a mình Theo tác gi&, phương th c này nên ñư)c áp ddng trong các ñơn v> có qui mô l9n, ho2t ñ,ng tương ñ i ph c t2p, nhu cYu thông tin qu&n lý ña d2ng, b, máy k$ toán ñ&m nhi m các công vi c ñòi h•i chuyên môn sâu và chn ñ2o

ph c t2p

Trong b, máy k$ toán ñư)c tL ch c theo phương th c ch c năng, ñ,i ngũ nhân viên k$ toán ñư)c sƒp x$p thành các b, ph n ñ,c l p (phòng, ban), ñ&m nhi m các phYn ho2t ñ,ng riêng và ñư)c ñiIu hành tương ñ i ñ,c l p trong ho2t ñ,ng chung Phương th c này phù h)p ñ i v9i các ñơn v> có qui mô r+t l9n, h th ng qu&n lý ph c t2p và có kh i lư)ng công tác k$ toán l9n

Bên c2nh phương th c tL ch c b, máy, vi c tL ch c khoa h-c lao ñ,ng k$ toán là y$u t quan tr-ng quy$t ñ>nh ñ$n ch+t lư)ng thông tin k$ toán Nhân viên k$ toán cYn ñư)c phân công nhi m vd m,t cách h)p lý theo năng l c chuyên môn c a t(ng cá nhân và nhu cYu xF lý thông tin c a tL ch c MBi công vi c k$ toán và mBi nhân viên k$ toán cYn có qui trình công tác cd thG Ch c danh k$ toán trư@ng cYn dành cho chuyên gia k$ toán có trình ñ, chuyên môn cao, có phim ch+t ñ2o ñ c t t

và có năng l c tL ch c công tác k$ toán trong ph2m vi ñ&m nhi m † nư9c ta, ñiIu

52, 53, 54 Lu t K$ toán ñư)c Qu c h,i thông qua ngày 17/6/2003 có qui ñ>nh cd thG vI tiêu chuin, trách nhi m và quyIn h2n c a k$ toán trư@ng K$ toán trư@ng có nhi m vd tL ch c th c hi n công tác k$ toán trong ñơn v> k$ toán K$ toán trư@ng còn có nhi m vd giúp ngưAi ñ2i di n theo pháp lu t c a ñơn v> k$ toán giám sát tài

chính t2i ñơn v> k$ toán K$ toán trư@ng ch>u s lãnh ñ2o c a ngưAi ñ2i di n theo pháp lu t c a ñơn v> k$ toán; trưAng h)p có ñơn v> k$ toán c+p trên thì k$ toán trư@ng còn ch>u s chn ñ2o và kiGm tra c a k$ toán trư@ng c+p trên vI chuyên môn, nghi p vd K$ toán trư@ng có trách nhi m th c hi n các quy ñ>nh c a pháp lu t vI k$ toán, tài chính trong ñơn v> k$ toán và tL ch c ñiIu hành b, máy k$ toán K$ toán trư@ng có quyIn h2n gƒn liIn v9i trách nhi m c a mình: chn ñ2o th c hi n công tác chuyên môn, ký duy t các tài li u k$ toán hoQc t( ch i ký duy t các tài li u không phù h)p v9i ch$ ñ, qui ñ>nh và yêu cYu các b, ph n khác cùng ph i h)p th c

hi n nh"ng mQt công tác có liên quan

1.2.2 Phương tiZn kr thu t

M,t trong nh"ng y$u t &nh hư@ng t9i ch+t lư)ng c a thông tin k$ toán ñó là các trang b> k[ thu t cho h th ng thông tin k$ toán H th ng k$ toán trong các ñơn v> tr&i qua nhiIu giai ño2n phát triGn khác nhau vI trang b> k[ thu t, không máy tính, máy tính quay tay, máy tính b+m phím, máy tính ñdc lB và ngày nay ñang sF ddng r,ng rãi máy vi tính Trong mBi h th ng thông tin k$ toán ngày nay không thG không có h th ng máy vi tính trang b> @ m,t m c ñ, nh+t ñ>nh NhA vi c ng ddng công ngh thông tin, h th ng thông tin k$ toán sm cung c+p cho các ñ i tư)ng sF ddng nhiIu thông tin hơn và k>p thAi hơn

Các máy vi tính ñóng vai trò là phương ti n k$t n i h th ng thông tin trong

ñơn v> H th ng máy vi tính bao gJm phYn c ng và phYn mIm Ph,n c-ng c a h

th ng máy vi tính bao gJm các máy vi tính, trong ñó b, ph n xF lý trung tâm (CPU) ñư)c coi là trái tim c a h th ng máy tính Các thi$t b> ñYu vào (bàn phím, chu,t, h

th ng c&m nh n âm thanh ) ñóng vai trò là phương ti n k$t n i gi"a máy tính và ngưAi sF ddng Các thi$t b> ñYu vào cung c+p phương ti n ñG chuyGn ñLi các d" li u k$ toán t( d2ng ngôn ng" ñ-c hiGu c a con ngưAi thành d2ng ngôn ng" ñ-c hiGu

c a máy tính Thi$t b> ñYu ra phL bi$n nh+t là máy in sm cho phép chuyGn ñLi các

t p d" li u ñi n tF thành các báo cáo cho các ñ i tư)ng sF ddng PhYn mIm c a h

th ng máy vi tính ñóng vai trò quan tr-ng không kém phYn c ng, th c hi n ch c năng kiGm soát các ho2t ñ,ng c a phYn c ng

Ph,n m.m bao gJm các chương trình máy tính và các hư9ng d;n mà ngưAi

sF ddng có thG th c hi n ñư)c Các máy tính sF ddng cho mdc ñích k$ toán thưAng

có hai phYn mIm: phYn mIm h th ng và phYn mIm ng ddng

Ph,n m.m h th ng là các chương trình ñư)c xây d ng ñG ch2y trên các

kiGu máy tính cd thG Các phYn mIm h th ng này thưAng ñư)c các tL ch c l+y t( các nhà s&n xu+t máy tính hoQc t( các nhà cung c+p phYn mIm ñ,c l p MQc dù nh"ng ngưAi sF ddng h th ng k$ toán thưAng không có ý th c vI phYn mIm h

th ng, vi c cài ñQt sˆn chúng m,t cách h)p lý là ñiIu h$t s c cYn thi$t PhYn mIm

h th ng bao gJm h ñiIu hành, các trình ti n ích, b, chuyGn ñLi ngôn ng", phYn mIm qu&n lý d" li u và phYn mIm truyIn thông H ñiIu hành là m,t t p h)p các chương trình máy tính chn ñ2o toàn b, ho2t ñ,ng c a h th ng máy tính H ñiIu hành thông ddng nh+t hi n nay là Windows, Linux N$u không có h ñiIu hành thì phYn c ng máy tính tr@ nên vô nghĩa Các trình ti n ích thưAng ñư)c cung c+p b@i các nhà s&n xu+t máy tính Trình ti n ích th c hi n các ch c năng cd thG như sƒp x$p t p d" li u, in n,i dung c a các t p d" li u ñi n tF, sao chép các t p d" li u t( thi$t b> này sang thi$t b> khác, do ñó trình ti n ích r+t h"u ích cho nhiIu ng ddng k$ toán B, chuyGn ñLi ngôn ng" sm chuyGn ñLi các chương trình ng ddng vi$t dư9i d2ng ngôn ng" con ngưAi thành ngôn ng" mà CPU có thG hiGu ñư)c PhYn mIm qu&n lý d" li u liên quan ñ$n vi c c+t gi" và chuyGn d" li u gi"a b, nh9 th c+p và b, nh9 sơ c+p PhYn mIm truyIn thông giúp kiGm soát dòng d" li u trong m,t m2ng máy tính

Có hai d2ng ph,n m.m -ng d0ng là phYn mIm xF lý nghi p vd và phYn

mIm hB tr) ra quy$t ñ>nh HYu h$t các phYn mIm xF lý nghi p vd giúp th c hi n t ñ,ng hóa các quá trình và th tdc trư9c ñây ph&i th c hi n b•ng tay, thí dd như tính lương, vi$t hóa ñơn MQc dù trong các ñơn v> khác nhau thì các quá trình và th tdc có thG khác nhau tùy thu,c vào công ngh sF ddng và yêu cYu c a qu&n lý, r+t ít các ñơn v> ch-n phương án t xây d ng chương trình xF lý h th ng lương, theo dõi n) ph&i thu, n) ph&i tr&, các sL tài kho&n Các ñơn v> thưAng mua phYn mIm ng ddng này t( các công ty cung c+p phYn mIm và thay ñLi m,t chút cho phù h)p v9i

yêu cYu qu&n lý Bên c2nh phYn mIm xF lý nghi p vd, phYn mIm hB tr) ra quy$t ñ>nh cũng r+t h"u ích cho qu&n lý PhYn mIm hB tr) ra quy$t ñ>nh bao gJm các chương trình máy tính (các mô hình máy tính và h chuyên gia) sF ddng trong h

th ng hB tr) ra quy$t ñ>nh Các chương trình này tr) giúp các nhà qu&n lý trong vi c

ra quy$t ñ>nh Các nhà qu&n lý có thG sF ddng các mô hình máy tính (mô hình t i ưu hóa, mô hình mô ph•ng, ) trong vi c ñánh giá các phương án M,t trong nh"ng

ng ddng phL bi$n nh+t c a mô hình mô ph•ng trong h th ng thông tin k$ toán là

l p d toán vi tính hóa ðG l p d toán vi tính hóa, các nhà l p trình sm mô t& m i quan h gi"a l)i nhu n – bi$n phd thu,c v9i doanh thu và chi phí – các bi$n ñ,c l p thông qua các phương trình Các nhà qu&n lý sm sF ddng mô hình ñG xác ñ>nh l)i nhu n b> &nh hư@ng như th$ nào b@i các phương án ra quy$t ñ>nh khác nhau Các

mô hình máy tính h"u ích ñ i v9i các quy$t ñ>nh có thG phân tích dư9i d2ng các thu t toán, t c là m i quan h gi"a các y$u t có thG mô t& ñư)c dư9i d2ng các công

th c trong m,t chương trình máy tính Tuy nhiên, có r+t nhiIu quy$t ñ>nh qu&n lý không có các ñQc ñiGm ñó, trong trưAng h)p này h chuyên gia sm h"u ích hơn H chuyên gia là m,t trong nh"ng k$t qu& th c t$ c a nhánh khoa h-c máy tính – trí khôn nhân t2o (artificial intelligence) H chuyên gia là m,t h th ng tr c tuy$n sF ddng các chương trình máy tính và ki$n th c c a chuyên gia (con ngưAi) ñG bƒt chư9c quá trình ra quy$t ñ>nh c a các chuyên gia H chuyên gia ñóng vai trò là m,t ngưAi tư v+n cho các nhà qu&n lý có ít kinh nghi m khi h- ph&i ra quy$t ñ>nh H chuyên gia có thG ng ddng trong nhiIu lĩnh v c, trong ñó có k$ toán – kiGm toán, ñQc bi t là phYn cơ s@ ki$n th c v9i nguyên tƒc cơ b&n N‹U – THÌ

Trên th c t$ h th ng thông tin k$ toán trong mBi tL ch c thưAng sF ddng các phYn mIm k$ toán PhYn mIm k$ toán là h th ng các chương trình máy tính dùng ñG t ñ,ng xF lý các thông tin k$ toán trên máy vi tính, bƒt ñYu t( khâu l p

ch ng t( g c, phân lo2i ch ng t(, ghi chép sL sách, xF lý thông tin trên các ch ng t(, sL sách theo quy trình c a ch$ ñ, k$ toán ñ$n khâu in ra sL k$ toán và báo cáo tài chính, báo cáo k$ toán qu&n tr> và các báo cáo th ng kê phân tích tài chính khác [6, tr 10]

Có hai lo2i phYn mIm k$ toán là phYn mIm ñóng gói và phYn mIm ñQt hàng PhYn mIm ñóng gói là các phYn mIm ñư)c nhà cung c+p thi$t k$ sˆn, ñóng gói thành các h,p s&n phim v9i ñYy ñ tài li u hư9ng d;n cài ñQt, sF ddng và b, ñĩa cài phYn mIm Lo2i phYn mIm k$ toán này thưAng ñư)c bán r,ng rãi và phL bi$n trên th> trưAng Theo tác gi&, ưu ñiGm c a lo2i phYn mIm này là giá thành r•, tính Ln ñ>nh c a phYn mIm cao và thu n ti n cho vi c nâng c+p, c p nh t phYn mIm theo nh"ng ñLi m9i trong ch$ ñ, k$ toán và yêu cYu qu&n lý Tuy nhiên như)c ñiGm c a lo2i phYn mIm này là do ñư)c phát triGn v9i mdc ñích sF ddng cho nhiIu tL ch c ho2t ñ,ng trong nhiIu lĩnh v c khác nhau nên m,t s các yêu cYu ñQc thù c a t(ng

tL ch c sm không có trong phYn mIm

PhYn mIm k$ toán ñQt hàng là phYn mIm ñư)c nhà cung c+p phYn mIm thi$t k$ riêng bi t cho m,t ñơn v> hoQc m,t s nh• các ñơn v> thành viên trong cùng m,t

tL ch c theo ñơn ñQt hàng Trong trưAng h)p này nhà cung c+p phYn mIm không cung c+p m,t s&n phim sˆn có mà cung c+p d>ch vd phát triGn s&n phim d a trên nh"ng yêu cYu cd thG Theo tác gi&, ưu ñiGm c a lo2i phYn mIm này là ñáp ng ñư)c yêu cYu ñQc thù c a t(ng ñơn v> Tuy nhiên, như)c ñiGm c a lo2i phYn mIm này là giá thành cao do toàn b, chi phí ñYu tư và phát triGn phYn mIm ñIu ñL dJn vào m,t ñơn v> Ngoài chi phí l9n ñYu tư ban ñYu, lo2i phYn mIm này còn ph&i ch>u thêm các chi phí khác như chi phí b&o hành, b&o trì, nâng c+p phát triGn sau này MQt khác lo2i phYn mIm này khó c p nh t và nâng c+p hơn phYn mIm ñóng gói do khi ch$ ñ, k$ toán thay ñLi, nhà cung c+p phYn mIm ti$n hành c p nh t nâng c+p lYn lư)t t(ng phYn mIm ñQt hàng khi$n các tL ch c ph&i chA ñ)i r+t lâu m9i ñ$n lư)t và ñôi khi còn b> b• rơi

Ngày nay hYu h$t các ñơn v> l9n ñIu tL ch c các m2ng máy tính sF ddng nhiIu thi$t b> ñư)c b trí @ nhiIu nơi và ñư)c k$t n i v9i nhau b@i công cd liên k$t truyIn thông M2ng máy tính có thG ñư)c tL ch c dư9i d2ng m2ng xF lý t( xa (teleprocessing networks) hoQc m2ng xF lý phân bL (distributed processing

networks) M*ng x% lý t" xa k$t n i các thi$t b> ngo2i vi t2i các ñ>a ñiGm khác nhau

v9i m,t b, xF lý trung tâm duy nh+t M2ng này cho phép nh p d" li u @ các tòa nhà

khác nhau, các chi nhánh khác nhau t2i các thành ph khác nhau M*ng x% lý phân b@ bao gJm t( hai b, vi xF lý tr@ lên ñư)c k$t n i b@i công cd liên k$t truyIn thông,

mBi b, vi xF lý ch>u trách nhi m xF lý d" li u cho các khu v c khác nhau M2ng xF

lý phân bL có ưu ñiGm hơn so v9i m2ng xF lý t( xa @ chB mBi ngưAi sm có m,t máy tính ñYy ñ ch không ph&i chn là các thi$t b> ñYu cu i ñiIu khiGn t( xa không có m2ch xF lý Các nhà qu&n lý @ các ñ>a bàn xa trung tâm có thG kiGm soát công vi c

xF lý d" li u c a h- và không ph&i trông c y vào b, xF lý trung tâm Hơn n"a m2ng

xF lý phân bL sm có chi phí ti$t ki m hơn do không ph&i ñYu tư r+t l9n cho máy tính trung tâm và h th ng truyIn s li u Thí dd ng ddng trong h th ng k$ toán, xF lý các nghi p vd k$ toán t2i các ñ>a ñiGm khác nhau sm tránh ñư)c vi c chuyGn m,t

kh i lư)ng l9n các nghi p vd k$ toán qua công cd truyIn thông M2ng xF lý phân

bL có ñ, tin c y cao hơn do mBi b, xF lý ñư)c coi là b, xF lý d phòng cho các b,

xF lý khác khi gQp các s c h•ng hóc MQt khác m2ng xF lý phân bL có tính linh ho2t cao hơn, công su+t xF lý c a m2ng sm tăng lên khi tăng s lư)ng b, xF lý, và

do ñó vi c này th c hi n dp dàng hơn so v9i vi c nâng c+p máy tính trung tâm trong m2ng xF lý t( xa Tuy nhiên m2ng xF lý phân bL khó kiGm soát hơn m2ng xF lý t( xa do các nhà qu&n lý @ các ñ>a ñiGm xa trung tâm có thG th c hi n các thay ñLi không ñư)c phép trong h th ng Vi c b&o m t h th ng trong m2ng xF lý phân bL cũng khó khăn hơn do ph&i th c hi n các th tdc b&o m t t2i nhiIu ñ>a ñiGm.Vi c hB tr) k[ thu t cũng khó th c hi n hơn do h th ng xF lý phân bL sF ddng các nhãn hi u phYn c ng và phYn mIm máy tính khác nhau Trong th c t$ m2ng xF lý phân bL ñư)c áp ddng r,ng rãi hơn do các ưu ñiGm vư)t tr,i so v9i các như)c ñiGm c a nó

1.2.3 HZ thPng chVng ts, tài kho n, su sách và báo cáo k] toán

1.2.3.1 H; th#ng ch7ng t" k! toán

Ch ng t( k$ toán là nh"ng ch ng minh b•ng gi+y tA vI nghi p vd kinh t$ tài chính ñã phát sinh và th c s hoàn thành [15, tr109] Ch ng t( k$ toán v(a là phương ti n ch ng minh tính h)p pháp c a nghi p vd kinh t$, v(a là phương ti n thông tin vI k$t qu& c a nghi p vd kinh t$ [11, tr58] Ch ng t( k$ toán là nguJn

thông tin ban ñYu r+t quan tr-ng trong mBi h th ng thông tin k$ toán MBi b&n

ch ng t( cYn ph&i có các y$u t cơ b&n sau:

Tên ch ng t(

Tên và ñ>a chn c a các cá nhân, ñơn v> liên quan ñ$n nghi p vd kinh t$

Ngày và s th t ch ng t(

N,i dung c a nghi p vd kinh t$

Qui mô c a nghi p vd kinh t$

Ch" ký c a nh"ng ngưAi tham gia vào nghi p vd kinh t$

Ngày nay, v9i s phát triGn c a công ngh thông tin, các tL ch c có thG sF ddng các ch ng t( ñi n tF nhưng v;n ph&i ñ&m b&o ñYy ñ các n,i dung qui ñ>nh cho ch ng t( k$ toán

MBi ñơn v> cYn xác ñ>nh danh mdc ch ng t( sF ddng phù h)p v9i ñQc ñiGm ho2t ñ,ng và yêu cYu qu&n lý c a ñơn v> ð i v9i các ch ng t( bƒt bu,c cYn tuân

th theo biGu m;u và chương trình luân chuyGn ch ng t( do nhà nư9c ban hành ð i v9i các ch ng t( không bƒt bu,c, cYn xu+t phát t( yêu cYu qu&n lý tài s&n và phân c+p qu&n lý trong ñơn v> ñG xây d ng biGu m;u và chương trình luân chuyGn ch ng t( h)p lý

L p ch7ng t" là khâu ñYu tiên trong công tác k$ toán t2i mBi ñơn v> nên có

&nh hư@ng ñYu tiên và tr c ti$p ñ$n ch+t lư)ng c a thông tin k$ toán cung c+p Chính vì v y, vi c l p ch ng t( k$ toán cYn b&o ñ&m yêu cYu chính xác và k>p thAi, b&o ñ&m tính h)p l , h)p pháp c a ch ng t( Sau khi b&n ch ng t( ñã ñư)c l p hoQc ti$p nh n t( bên ngoài, trình t xF lý ch ng t( như sau:

Ki m tra ch7ng t" KiGm tra ch ng t( là vi c xác ñ>nh tính chính xác c a

thông tin ph&n ánh trên ch ng t( N,i dung kiGm tra ch ng t( bao gJm kiGm tra tính h)p l , h)p pháp, h)p lý c a ch ng t( KiGm tra tính h)p l t c là kiGm tra các y$u t

cơ b&n và vi c tuân th theo ch$ ñ, ch ng t( do Nhà nư9c ban hành KiGm tra tính h)p pháp là kiGm tra ch" ký c a các cá nhân và d+u c a ñơn v> tham gia vào nghi p

vd kinh t$ KiGm tra tính h)p lý là kiGm tra n,i dung, qui mô (s tiIn, s lư)ng hi n

v t) c a nghi p vd, thAi gian, không gian và s th t c a ch ng t( ñã l p

Luân chuy n, s% d ng ch7ng t" Sau khi ch ng t( ñã kiGm tra xong sm ñư)c

luân chuyGn, sF ddng ñG ghi sL k$ toán Ch ng t( cYn ñư)c phân lo2i theo t(ng lo2i nghi p vd, l p các ñ>nh kho&n và ti$n hành ghi sL

B-o qu-n, lưu trD và h9y ch7ng t" Trong năm tài chính, ch ng t( k$ toán

khi ñư)c ghi sL xong cYn ñư)c b&o qu&n cùng v9i h th ng sL k$ toán liên quan t2i

b, ph n k$ toán K$t thúc năm tài chính, ch ng t( cYn ñư)c ñưa vào lưu tr" Theo qui ñ>nh hi n hành, thAi h2n lưu tr" ch ng t( t i thiGu có thG t( 5 năm t9i 10 năm tùy theo lo2i ch ng t( K$t thúc thAi h2n lưu tr", ch ng t( ñư)c tiêu h y

1.2.3.2 H; th#ng tài kho-n k! toán

Tài kho&n k$ toán dùng ñG phân lo2i và h th ng hóa các nghi p vd kinh t$, tài chính phát sinh theo n,i dung kinh t$ và theo trình t thAi gian [3, tr89] H

th ng tài kho&n k$ toán dùng ñG ph&n ánh thông tin vI s v n ñ,ng, thay ñLi c a t(ng lo2i tài s&n, nguJn v n và các quá trình ho2t ñ,ng c a ñơn v> nh•m phdc vd cho các yêu cYu qu&n lý cd thG [15, tr45]

† Vi t Nam, B, Tài chính ban hành h th ng tài kho&n th ng nh+t cho các ñơn v> hành chính s nghi p theo quy$t ñ>nh 19/2006/QðjBTC Trên cơ s@ ch$ ñ, tài kho&n hi n hành, các ñơn v> cYn l a ch-n và áp ddng h th ng tài kho&n cho ñơn v> mình v9i s lư)ng tài kho&n, cách m@ các tài kho&n chi ti$t phù h)p theo ñQc ñiGm ho2t ñ,ng, qui mô và yêu cYu qu&n lý

Theo n,i dung kinh t$ bên trong c a b, sL, có thG chia sL k$ toán thành các nhóm sL tài s&n c ñ>nh; sL v t li u, công cd ddng cd; sL chi phí ho2t ñ,ng; sL tiêu

thd; sL thanh toán MBi nhóm này ñIu bao gJm các sL k$ toán chi ti$t và sL k$ toán tLng h)p

Theo công ddng, b, sL k$ toán chia thành hai lo2i cơ b&n: sL nh t ký và sL cái SL nh t ký là lo2i sL h th ng các nghi p vd kinh t$ theo th t thAi gian SL cái

là lo2i sL h th ng các nghi p vd kinh t$ phát sinh theo t(ng ñ i tư)ng c a h2ch toán k$ toán, như t(ng lo2i tài s&n, n) ph&i tr& và v n ch s@ h"u hoQc các quá trình ho2t ñ,ng Lo2i sL này ñư)c sF ddng phL bi$n trong h2ch toán chi ti$t và tLng h)p các lo2i tài s&n, nguJn v n và quá trình kinh doanh D a trên hai lo2i sL cơ b&n này

có thG xây d ng sL liên h)p trong ñó k$t h)p c& phYn nh t ký và phYn phân lo2i

Theo trình ñ, khái quát c a n,i dung ph&n ánh, b, sL k$ toán ñư)c chia thành hai lo2i sL k$ toán chi ti$t và sL k$ toán tLng h)p SL k$ toán chi ti$t là sL phân tích thông tin vI m,t ñ i tư)ng h2ch toán theo nh"ng hư9ng khác nhau tùy theo yêu cYu c a qu&n lý

MQc dù sL k$ toán có nhiIu lo2i, khác nhau vI n,i dung, hình th c, k$t c+u

và phương pháp ghi chép, chúng có m i liên h chQt chm v9i nhau trong vi c cung c+p s li u và kiGm tra k$t qu& ghi chép Chính vì v y, vi c thi$t l p m i liên k$t gi"a các sL k$ toán là m,t phYn quan tr-ng trong tL ch c h th ng thông tin k$ toán Căn c vào ñQc ñiGm ho2t ñ,ng, qui mô c a tL ch c, kh i lư)ng nghi p vd kinh t$ phát sinh, tính ch+t ph c t2p c a các ho2t ñ,ng kinh t$ tài chính, yêu cYu c a công tác qu&n lý, trình ñ, nghi p vd và năng l c c a nhân viên k$ toán cùng các ñiIu

ki n và phương ti n v t ch+t trang b> cho công tác k$ toán, h th ng sL k$ toán ñư)c

tL ch c theo các hình th c khác nhau Có thG qui các hình th c tL ch c sL vI hai d2ng cơ b&n: hình th c tL ch c tr c ti$p và hình th c tL ch c gián ti$p

Các hình th7c t@ ch7c tr c ti!p có ñQc ñiGm chung là các m i liên h t(

ch ng t( g c ñ$n các khâu k$ toán tLng h)p và chi ti$t không bƒt bu,c ph&i qua b+t

c khâu trung gian nào Tính tr c ti$p c a các hình th c này thG hi n trong c& hai quá trình h2ch toán tLng h)p và chi ti$t Trong quá trình h2ch toán tLng h)p, ch ng t( g c và các tài li u k$ toán khác ñư)c h th ng, phân lo2i tr c ti$p trong sL cái ñG ñ>nh kỳ l p các b&ng cân ñ i tLng h)p Trong các hình th c này cũng có thG có khâu

gián ti$p: nh"ng lo2i ch ng t( phát sinh thưAng xuyên v9i kh i lư)ng l9n có thG dùng b&ng tLng h)p ch ng t( ñG ghi m,t lYn vào sL cái ñG nh•m gi&m nhŽ cho công tác ghi sL trong ñiIu ki n k$ toán th công Trong quá trình h2ch toán chi ti$t, s

li u ch ng t( g c cũng có thG vào th•ng các sL chi ti$t Hình th c tL ch c tr c ti$p

có hai hình th c cd thG: Nh t ký chung và Nh t ký sL cái

Nh t ký chung là lo2i sL ghi chép l2i các nghi p vd kinh t$ phát sinh theo th

t thAi gian và m@ riêng sL cái cho t(ng tài kho&n Hình th c này r+t ít có tác ddng

ñ i chi$u nhưng r+t thu n ti n cho vi c sF ddng các phYn mIm k$ toán trên máy vi tính Trình t và phương pháp ghi chép theo hình th c Nh t ký chung ñư)c khái quát qua sơ ñJ 1.2

Hình th c Nh t ký sL cái k$t h)p gi"a nh t ký và sL cái PhYn sL cái c a sL bao gJm các tài kho&n tLng h)p ñư)c sƒp x$p thành các c,t thu,c cùng trang sL m@

ð i v9i các ñơn v> qui mô nh•, kh i lư)ng nghi p vd kinh t$ phát sinh không nhiIu

và ñơn gi&n, sF ddng ít tài kho&n, có ít nhân viên k$ toán thì hình th c này khá h"u ích, do vi c ñ i chi$u các quan h ñ i ng ti n l)i Tuy nhiên, hình th c này không thG sF ddng cho các ñơn v> có qui mô l9n, cơ c+u tài s&n và nguJn v n ña d2ng,

kh i lư)ng nghi p vd kinh t$ phát sinh nhiIu và ph c t2p do ñòi h•i ñ, r,ng c a trang sL quá l9n Trình t và phương pháp ghi chép theo hình th c Nh t ký sL cái ñư)c khái quát qua sơ ñJ 1.3

Các hình th7c t@ ch7c gián ti!p có ñQc ñiGm là gi"a các khâu ch ng t( g c

và sL cái, gi"a sL cái v9i báo cáo k$ toán có các bư9c trung gian Các hình th c tL

ch c gián ti$p bao gJm hai lo2i cơ b&n: Ch ng t( ghi sL và Nh t ký ch ng t(

Ch ng t( ghi sL th c ch+t là ñ>nh kho&n theo kiGu tA rAi ñG t p h)p các

ch ng t( g c cùng lo2i ðây là khâu trung gian cơ b&n gi"a ch ng t( g c và sL cái Các ch ng t( ghi sL sm ñư)c h th ng hóa trên sL ñăng ký ch ng t( ghi sL SL cái

c a hình th c này là sL k$ toán tLng h)p dùng ñG h th ng hóa các nghi p vd kinh t$ phát sinh theo n,i dung kinh t$ Trình t và phương pháp ghi chép theo hình th c

Ch ng t( ghi sL ñư)c khái quát qua sơ ñJ 1.4

Sơ ña 1.2 Hình thVc k] toán “Nh t ký chung”

Hình th c Ch ng t( ghi sL thích h)p v9i m-i lo2i hình tL ch c, v9i các qui

mô khác nhau Các m;u sL ñơn gi&n, dp làm, dp ñ i chi$u, kiGm tra Hình th c này

dp áp ddng trong c& ñiIu ki n k$ toán th công và k$ toán vi tính hóa

Hình th c Nh t ký ch ng t( ñư)c tL ch c theo nguyên tƒc t p h)p và h

th ng hóa các nghi p vd kinh t$ phát sinh theo m,t v$ c a tài kho&n Các nh t ký

ch ng t( ñư)c thi$t k$ ñG theo dõi bên Có và phân tích chi ti$t theo bên N) c a các tài kho&n ñ i ng Hình th c Nh t ký ch ng t( k$t h)p trình t ghi sL theo th t thAi gian phát sinh v9i vi c h th ng hóa theo n,i dung kinh t$ ngay trong cùng m,t quá trình ghi chép và cùng trên m,t quyGn sL S li u trên các nh t ký ch ng t( ñư)c sF ddng tr c ti$p ñG ghi sL cái Vi c ghi chép trên nh t ký ch ng t( theo m,t v$ c a tài kho&n giúp gi&m b9t nghi p vd ghi chép và tăng cưAng kh& năng qu&n lý,

CH•NG T‘ K‹ TOÁN

S” CÁI

S” CHI TI‹T NH•T KÝ CHUNG

B—NG T”NG H˜P CHI TI‹T

B—NG CÂN ðšI Sš PHÁT SINH

BÁO CÁO K‹ TOÁN

Ghi hàng ngày

L p ñ>nh kỳ

ð i chi$u, kiGm tra

kiGm tra sF ddng tài kho&n k$ toán SL k$ toán tLng h)p c a hình th c này bao gJm các b&ng kê, b&ng phân bL, các nh t ký ch ng t( và sL cái SL cái theo hình th c này chn ghi cd thG s phát sinh bên N) c a t(ng tài kho&n trong quan h ñ i ng v9i

s phát sinh bên Có c a các tài kho&n khác, còn s phát sinh bên Có c a t(ng tài kho&n chn ghi s tLng c,ng trên cơ s@ tLng h)p s li u t( các nh t ký ch ng t( liên quan Trình t và phương pháp ghi chép theo hình th c Nh t ký ch ng t( ñư)c khái quát qua sơ ñJ 1.5

Sơ ña 1.3 Hình thVc k] toán “Nh t ký z Su cái”

CH•NG T‘ K‹ TOÁN

S” CHI TI‹T

B—NG CÂN ðšI Sš PHÁT SINH

BÁO CÁO K‹ TOÁN

Ghi hàng ngày

L p ñ>nh kỳ

ð i chi$u, kiGm tra

Sơ ña 1.4 Hình thVc k] toán “ChVng ts ghi su”

Hình th c Nh t ký ch ng t( có như)c ñiGm là m;u sL r+t ph c t2p, không phù h)p ñ i v9i các ñơn v> qui mô nh•, phát sinh ít nghi p vd kinh t$ và trình ñ, nhân viên k$ toán không cao Hình th c Nh t ký ch ng t( ñư)c sF ddng nhiIu trong các ñơn v> có qui mô l9n, nhưng chưa áp ddng k$ toán vi tính hóa c a nh"ng năm

1990 tr@ vI trư9c, khi vi c ng ddng máy tính và các phYn mIm k$ toán trong các

tL ch c còn h$t s c h2n ch$ Ngày nay, các tL ch c m9i thành l p thưAng không áp ddng hình th c Nh t ký ch ng t( do s ph c t2p không cYn thi$t c a nó trong ñiIu

ki n k$ toán vi tính hóa Hình th7c Nh t ký ch7ng t" không có trong Ch! ñ/ k! toán Hành chính s nghi;p

CH•NG T‘ K‹ TOÁN

S” CÁI

S” CHI TI‹T CH•NG T‘ GHI S”

B—NG T”NG H˜P CHI TI‹T

B—NG CÂN ðšI Sš PHÁT SINH

BÁO CÁO K‹ TOÁN

Sơ ña 1.5 Hình thVc k] toán “Nh t ký chVng ts”

V9i quá trình phát triGn c a vi c ng ddng công ngh thông tin trong công tác k$ toán, ngày nay có thêm m,t hình th c tL ch c sL k$ toán, ñó là hình th c k$ toán trên máy vi tính (hình th c k$ toán máy) (sơ ñJ 1.6) Các khâu công vi c k$ toán ñư)c th c hi n t ñ,ng hóa thông qua phYn mIm k$ toán H th ng sL sách theo hình th c này mang các nét ñQc trưng cơ b&n c a m,t trong b n hình th c k$ toán

Nh t ký – SL cái, Nh t ký chung, Ch ng t( ghi sL, hoQc Nh t ký ch ng t(

CH•NG T‘ K‹ TOÁN

S” CÁI

S” CHI TI‹T NH•T KÝ CH•NG T‘

Sơ ủa 1.6 Hỡnh thVc k] toỏn trờn mỏy vi tớnh

1.2.3.4 H; th#ng bỏo cỏo k! toỏn

Bỏo cỏo k$ toỏn là phương th c tLng h)p s li u k$ toỏn theo cỏc chn tiờu kinh t$ tài chớnh nh•m cung c+p thụng tin theo nhu cYu cho cỏc ủ i tư)ng sF ddng

vI hi u qu& ho2t ủ,ng, tỡnh hỡnh tài chớnh ủG ra cỏc quy$t ủ>nh liờn quan t9i ho2t ủ,ng c a ủơn v>

Cỏc bỏo cỏo k$ toỏn ph&i ph&n ỏnh trung th c, khỏch quan theo ủỳng tỡnh hỡnh th c t$ c a tL ch c Cú hai lo2i bỏo cỏo k$ toỏn cơ b&n: bỏo cỏo tài chớnh (bỏo cỏo k$ toỏn tài chớnh) và bỏo cỏo k$ toỏn qu&n tr> Cỏc bỏo cỏo tài chớnh ch y$u cung c+p thụng tin cho cỏc ủ i tư)ng sF ddng bờn ngoài tL ch c nờn cYn tuõn th ủỳng cỏc qui ủ>nh hi n hành c a B, Tài chớnh Cỏc bỏo cỏo tài chớnh hi n nay ủ i v9i cỏc doanh nghi p gJm B&ng cõn ủ i k$ toỏn, Bỏo cỏo k$t qu& kinh doanh, Bỏo

CH•NG T‘ GšC (B—NG T”NG H˜P CH•NG T‘ GšC)

S” CHI TI‹T S” CÁI TÀI KHO—N BÁO CÁO K‹ TOÁN

Ghi h ng ng y Lập định kỳ

PHžN MŸM K‹ TOÁN

cáo lưu chuyGn tiIn t và Thuy$t minh báo cáo tài chính Tuy nhiên ñ i v9i các ñơn v> s nghi p có thu, do ñQc thù sF ddng nguJn kinh phí ngân sách nên h th ng báo cáo tài chính có nhiIu ñiGm khác bi t so v9i các doanh nghi p Các báo cáo tài chính các ñơn v> s nghi p có thu ph&i l p bao gJm: B&ng cân ñ i tài kho&n; TLng h)p tình hình kinh phí và quy$t toán kinh phí ñã sF ddng; Báo cáo chi ti$t kinh phí

d án; B&ng ñ i chi$u d toán kinh phí ngân sách t2i KBNN; B&ng ñ i chi$u tình hình t2m ng và thanh toán t2m ng kinh phí ngân sách t2i KBNN; Báo cáo thu – chi ho2t ñ,ng s nghi p và ho2t ñ,ng s&n xu+t, kinh doanh; Báo cáo tình hình tăng, gi&m tài s&n c ñ>nh; Báo cáo s kinh phí chưa sF ddng ñã quy$t toán năm trư9c chuyGn sang và Thuy$t minh báo cáo tài chính Báo cáo k$ toán qu&n tr> cung c+p thông tin cho các nhà qu&n tr> trong n,i b, tL ch c nên cYn ph&i xu+t phát t( nhu cYu thông tin c a các nhà qu&n tr> ñG thi$t l p h th ng báo cáo v9i các n,i dung và

kỳ h2n h)p lý M,t trong nh"ng lo2i báo cáo k$ toán qu&n tr> ñó là báo cáo trách nhi m sm ñư)c trình bày rõ hơn trong mdc 1.2.4.3

1.2.4 Các quá trình k] toán cơ b n

Theo chu trình xF lý và cung c+p thông tin gƒn v9i các ho2t ñ,ng qu&n lý, h

th ng k$ toán trong mBi ñơn v> thưAng ñư)c tL ch c thành các quá trình d toán, quá trình xF lý các nghi p vd kinh t$ phát sinh và quá trình báo cáo trách nhi m

H th ng d toán c a mBi ñơn v> cung c+p thông tin lư)ng hóa vI các k$ ho2ch ho2t ñ,ng trong kỳ t9i cho các nhà qu&n lý B•ng vi c thi$t l p và ph i k$t

h)p các mdc tiêu có thG ño lưAng ñư)c c a t(ng b, ph n trong ñơn v>, h th ng d toán sm giúp cho ñơn v> ñ2t ñư)c các mdc tiêu chung c a mình Do cơ c+u ho2t ñ,ng c a ñơn v> t2o môi trưAng cho dòng thông tin lưu chuyGn, m,t h th ng d toán hi u qu& ph&i là m,t h th ng ñư)c thi$t k$ phù h)p v9i cơ c+u ho2t ñ,ng c a ñơn v> M,t h th ng d toán t t sm tăng cưAng s h)p tác và trao ñLi công vi c gi"a các thành viên trong ñơn v> và giúp cho vi c kiGm soát ho2t ñ,ng c a ñơn v>

Vi c l p d toán sm tLng h)p các ho2t ñ,ng c a các b, ph n khác nhau c a ñơn v> trong m,t k$ ho2ch chung D toán thúc ñiy các nhà qu&n tr> c gƒng ñ2t ñư)c các mdc tiêu c a ñơn v> D toán là m,t tiêu chí h"u ích ñG so sánh k$t qu& th c hi n, t(

ñó ñánh giá hi u qu& ho2t ñ,ng c a ñơn v> B•ng vi c so sánh gi"a chi phí th c t$

và các s li u d toán, nhà qu&n tr> có thG xác minh các kho&n chi phí không tuân

th theo k$ ho2ch ñI ra và sm ph&i chú ý tìm hiGu nguyên nhân c a s khác bi t gi"a k$ ho2ch và th c t$, phát hi n ra nh"ng ho2t ñ,ng không hi u qu& ñG t( ñó có các ho2t ñ,ng kiGm soát h)p lý

Theo quá trình ho2t ñ,ng, d toán ñư)c chia thành d toán tác nghi p và d

toán tài chính D toán tác nghi;p bao gJm các d toán liên quan t9i các ho2t ñ,ng

tác nghi p cd thG trong mBi tL ch c, như các ho2t ñ,ng cung ng các y$u t ñYu

vào; s&n xu+t s&n phim và d>ch vd; và tiêu thd các y$u t ñYu ra D toán tài chính

bao gJm các d toán liên quan t9i dòng tiIn thu – chi, t2o v n cho quá trình ho2t ñ,ng kinh doanh trong mBi ñơn v>

Trình t l p d toán trong ñơn v> ñư)c th c hi n qua các bư9c sau:

Bư c 1: Nghiên c u mdc tiêu tLng quát c a ñơn v> ðây là v+n ñI quan

tr-ng, sm quy$t ñ>nh m-i ho2t ñ,ng và mdc tiêu cd thG c a các b, ph n trong ñơn v>

Bư c 2: TLng k$t nh"ng k$t qu& phân tích tình hình th c hi n k$ ho2ch ho2t

ñ,ng c a các kỳ trư9c

Bư c 3: Rà soát các nguJn l c c a ñơn v>

Bư c 4: Xây d ng các d toán kh& thi cho các k$ ho2ch ho2t ñ,ng c a ñơn v>

trong kỳ t9i

H th ng d toán ñư)c l p hàng năm (theo năm tài chính c a ñơn v>) D toán năm ñư)c chia nh• thành các d toán quí và các d toán quí l2i ñư)c chia nh• thành các d toán tháng Vi c chia nh• các kho&ng thAi gian giúp cho các nhà qu&n

lý có thG so sánh s li u th c t$ và s li u d toán ñG có thG có các ñiIu chnnh d toán k>p thAi và làm cho các v+n ñI không tr@ nên quá trYm tr-ng Ví dd, trong quí I năm N, sau khi xem xét các thông tin m9i, d toán cho ba quí sau c a năm N có thG thay ñLi và m,t d toán m9i cho quí I năm N+1 cũng sm ñư)c l p Như v y, l p d toán là m,t quá trình liên tdc và các nhà qu&n tr> ñư)c khuy$n khích luôn hư9ng vI phía trư9c và luôn rà soát l2i các k$ ho2ch tương lai c a ñơn v> Hơn n"a, các b&n

d toán ñư)c rà soát và ñLi m9i liên tdc sm giúp cho k$t qu& th c hi n ñư)c so sánh v9i các s li u mdc tiêu có tính kh& thi hơn nhiIu

ðG có ñư)c m,t d toán kh& thi, quá trình l p d toán không nên áp ñQt t( trên xu ng mà cYn xu+t phát t( c+p qu&n tr> th+p nh+t trong ñơn v> Quá trình l p d toán nên có s ph i h)p c a t+t c& các c+p trong ñơn v> Nh"ng ngưAi qu&n lý @ c+p th+p thì gYn gũi v9i nh"ng ho2t ñ,ng hàng ngày hơn là nh"ng ngưAi qu&n lý @ m c

ñ, cao MBi m,t c+p trong ñơn v> ñIu ñóng góp trách nhi m và ki$n th c trong h)p tác ñG phát triGn d toán h)p nh+t Sau khi các d toán riêng rm ñư)c l p và t p h)p cho c& ñơn v>, chúng cYn ñư)c kiGm tra m i liên h v9i nhau Quá trình kiGm tra có thG phát hi n ra s không cân ñ i gi"a các d toán và cYn có các ñiIu chnnh Các d toán cYn ph&i tương thích v9i các ñiIu ki n, các gi9i h2n và các k$ ho2ch khác nhau dư9i s kiGm soát c a các nhà qu&n lý

Quá trình l p d toán không d(ng l2i khi các d toán ñã ñư)c ch+p thu n và h)p nh+t trong m,t d toán tLng quát, mà ñ>nh kỳ các k$t qu& th c t$ nên ñư)c so sánh v9i d toán Vi c so sánh này sm giúp các nhà qu&n tr> tìm ra các v+n ñI không ñư)c tuân th theo k$ ho2ch và ñiIu tra nguyên nhân c a các s khác bi t gi"a d toán và th c t$ N$u nh"ng s khác bi t này n•m trong s kiGm soát c a nhà qu&n tr> thì cYn có các hành ñ,ng sFa ch"a k>p thAi ñG tránh s không hi u qu& tương t lQp l2i trong tương lai Tuy nhiên n$u nh"ng s khác bi t này do s li u d toán không kh& thi hoQc do các ñiIu ki n th c t$ khác so v9i nh"ng gì ñã d toán, thì

phYn d toán cho thAi gian còn l2i c a năm sm tr@ thành vô nghĩa N$u có b+t c s thay ñLi nào trong ñiIu ki n th c t$ so v9i nh"ng gì mong ñ)i thì d toán cYn ph&i ñư)c ñiIu chnnh Như v y, quá trình l p d toán không k$t thúc khi bƒt ñYu th c

hi n d toán mà ñó là m,t quá trình liên tdc và năng ñ,ng

1.2.4.2 Quá trình x% lý các nghi;p v kinh t! phát sinh

Các nghi p vd kinh t$ c a mBi ñơn v> thưAng bao gJm: ñYu tư v n, mua sƒm các y$u t ñYu vào, ch$ bi$n các y$u t ñYu vào, và cung ng các y$u t ñYu ra (sơ

ñJ 1.7) Các ho2t ñ,ng kinh t$ bƒt ñYu b•ng vi c ñ,u tư v n vào tL ch c V n ñYu

tư vào tL ch c có thG t( các ch s@ h"u, cũng có thG là các kho&n vay n) dài h2n hoQc ngƒn h2n ð i v9i các ñơn v> s nghi p có thu, v n ñYu tư ch y$u t( nguJn

ngân sách nhà nư9c c+p Ho2t ñ,ng th hai là ho2t ñ,ng chi tiêu ñG mua sƒm các

y$u t ñYu vào, thí dd như v t tư, thi$t b> và tr& lương cho ngưAi lao ñ,ng Ho2t

ñ,ng th ba là ho2t ñ,ng ch bi n các y$u t ñYu vào ñG t2o ra các y$u t ñYu ra; ñó

là quá trình s&n xu+t các s&n phim và d>ch vd c a ñơn v> Ho2t ñ,ng th tư là ho2t

ñ,ng cung ng các y$u t ñYu ra, t2o ngu n thu cho tL ch c ð i v9i các ñơn v> s

nghi p có thu, ho2t ñ,ng ch$ bi$n các y$u t ñYu vào và ho2t ñ,ng cung ng các y$u t ñYu ra thưAng dipn ra ñJng thAi, gƒn liIn v9i nhau Trên phương di n ghi chép và báo cáo vI các s ki n kinh t$ dipn ra trong mBi ñơn v> s nghi p, mBi h

th ng thông tin k$ toán thưAng bao gJm các quá trình k$ toán cơ b&n: k$ toán nguJn thu, k$ toán các kho&n chi, k$ toán quá trình s&n xu+t, cung c+p d>ch vd, và k$ toán

v n ñYu tư

K toán ngu n thu

Trong các ñơn v> s nghi p có thu, k$ toán nguJn thu là quá trình ph&n ánh các nghi p vd lên quan t9i vi c cung c+p các s&n phim, d>ch vd cho các ñ i tư)ng phdc vd c a ho2t ñ,ng s nghi p (các khách hàng) và thu tiIn do khách hàng thanh toán Thông tin c a phYn hành k$ toán nguJn thu là cơ s@ ñG l p các báo cáo tài chính và các báo cáo ñánh giá ho2t ñ,ng trong n,i b, ñơn v> Thông tin c a phYn hành k$ toán nguJn thu cũng ñư)c cung c+p cho các phYn hành k$ toán khác trong ñơn v>, thí dd trên cơ s@ thông tin vI các nghi p vd cung ng ñYu ra, các quá trình

chi tiêu và s&n xu+t s&n phim d>ch vd sm bi$t ñư)c thAi ñiGm cYn chi tiêu cho các y$u t ñYu vào và thAi ñiGm cYn th c hi n s&n xu+t s&n phim và d>ch vd ñG ñáp ng

nhu cYu cung ng ñYu ra

Sơ ña 1.7 Các nghiZp v} kinh t] trong ñơn vg

Vai trò c a k$ toán nguJn thu là cung c+p thông tin ñG các ñơn v> ñáp ng các nhu cYu ñ i v9i các ho2t ñ,ng s nghi p c a mình và có thG quy$t ñ>nh các chính sách n) cho các ñ i tư)ng phdc vd c a ñơn v> VI mQt chi$n lư)c, k$ toán nguJn thu cung c+p thông tin ñG ra các quy$t ñ>nh vI chính sách giá, các ñiIu kho&n thanh toán, các nhu cYu vay v n ngƒn h2n, và các chi$n lư)c marketing (n$u có) trong các ñơn v> s nghi p có thu K$ toán nguJn thu cung c+p thông tin ñG ñánh giá hi u qu& c a quá trình t2o nguJn thu cho ñơn v> như: ñánh giá vI thAi gian gi&i quy$t các yêu cYu c a ñ i tư)ng phdc vd; hi u qu& tài chính c a các s&n phim/ d>ch

vd cung ng, hi u qu& tài chính theo t(ng nhóm khách hàng; xF lý các kho&n tiIn thu ñư)c hàng ngày

K$ toán nguJn thu có nhi m vd thu th p và xF lý s li u, lưu tr" và tL ch c thông tin cho vi c ra quy$t ñ>nh và th c hi n các qui trình kiGm soát ñG b&o v thông tin Quá trình t2o nguJn thu bao gJm (1) xF lý yêu cYu c a khách hàng; (2)

V n ñYu tư

SF ddng các y$u t ñYu vào

Cung ng y$u t ñYu ra

V n ñYu tư

Mua sƒm các y$u t ñYu vào