Giáo trình môn tin học đại cương: Chương 1

 Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thoát khỏi Word..  No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn bản hiện hành..  Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để tránh

TIN HỌC CĂN BẢN

PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT (MS)

WORD

TRUNG TÂM TIN HỌC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ

 Chia xẻ dữ liệu với MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook.

 Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn

phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình đều sử dụng Word để soạn thảo

và in ấn.

I: GIỚI THIỆU

 Đọc và duyệt lại văn bản trên màn hình

 Thay đổi các định dạng để có được hiệu quả trực quan mong muốn

 Nâng cao hiệu quả thông qua tự động hóa

 Tăng cường proof reading

 Tạo ra nhiều bản copy

 Lưu văn bản để làm việc sau này

 Lợi thế của Word

GIỚI THIỆU (tt)

 Cách 1:

 Chọn Start  Programs  Microsoft Office 

Microsoft Office Word 2003.

 Cách 2: Nhấp D-Click vào Shortcut của Word trên màn

 Có 4 cách:

 Từ thanh menu, Chọn menu File  Exit

 Click vào nút ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề

 D_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề

 Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4)

 Khi thoát khỏi Word, ta thường gặp thông báo sau:

 Thoát khỏi Word:

Khởi động và thoát khỏi Word (tt)

Thông báo nhắc nhở lưu văn bản

 Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thoát khỏi Word

 No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn bản hiện

hành

 Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word

 Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để

tránh trường hợp văn bản soạn gần xong gặp sự cố (mất điện, restart bất ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ

bị mất

Khởi động và thoát khỏi Word (tt)

Standard toolbar

Drawing Toolbar Scroll Bar

Ruler

Status

Bar Các thành phần cơ bản trên màn hình

Word

xuống thanh Task bar.

 Nút phục hồi (Restore) hoặc phóng to (Maximize) :

đồng thời nút Restore chuyển sang nút lệnh nút phóng to.

bằng độ phân giải hiện hành của màn hình, đồng thời nút phóng to chuyển sang nút lệnh nút phục hồi.

soạn thảo văn bản hiện hành.

1 Thanh tiêu đề (Title Bar)

 Thanh trình đơn chứa tất cả các lệnh của Word, từ xử lý văn bản đến

định dạng cũng như hiệu chỉnh lại các thông số Word, …

 Các lệnh được bố trí theo chức năng, mỗi chức năng gom thành

nhóm:

 File : Nhóm lệnh xử lý tập tin.

 Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.

 View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.

 Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.

 Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản.

 Tools : Nhóm công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản.

 Table : Nhóm lệnh xử lý trên biểu bảng.

 Window : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của

Word.

 Help : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word.

2 Thanh trình đơn (Menu Bar)

hiện tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có).

3 Thanh công cụ (Toolbars)

 Bật/tắt thanh công cụ:

 Từ thanh menu, click chuột chọn menu View  Toolbars 

Click chọn thanh công cụ cần bật/ tắt

 Hoặc click chuột phải tại vị trí bất kỳ trên thanh công cụ, danh sách các thanh công cụ sẽ xuất hiện, click chọn thanh công cụ muốn bật/ tắt

 Tạo thanh công cụ mới:

 Chọn menu View  Toolbars  Customize  click chọn thẻ Toolbars  click chọn New

 Toolbars name: nhập tên thanh công cụ mới

 Make toolbars available to: chọn tập tin để đặt thanh công cụ

 Click OK để hoàn thành

Thanh công cụ (tt)

Thanh công cụ (tt)

Hộp hội thoại Customize

 Dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab,

 Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía trên màn

hình Thước ngang chia theo đơn vị đo.

 Đơn vị đo chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm).

Measurement units Chọn đơn vị đo lại là cm và nhấp OK

để lưu lại thay đổi.

 Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler

4 Thước đo (Ruler) và đơn vị đo trên thước

 Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện

hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành,

 Bật/tắt thanh trang thái: Từ thanh menu nhấp chọn Tools/

Options/ View và chọn mục  Status bar.

5 Thanh trạng thái (Status bar)

 Trong màn hình của Word có hai thanh trượt:

 Thanh trượt dọc (Vertical scroll bar) đặt ở bên phải cửa

sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng

 Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) nằm ở đáy cửa

sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang

 Bật/ tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View,

check chọn  Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt

ngang, và  Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh trượt

đứng

6 Thanh trượt ngang và thanh trượt dọc

 Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào

 Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì

Word sẽ tự động xuống dòng Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn)

 Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua

trang mới (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)

 Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo

cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào

 Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay

đổi

7 Điểm chèn và vùng soạn thảo văn bản

8 Sử dụng phím tắt và cách thiết lập

 Phím gõ tắt giúp thực hiện lệnh một cách nhanh chóng và tiện lợi.

tắt đã được đặt mặc định theo ý của mình

Ctrl + N File  New Tạo mới tập tin văn bản

Ctrl + S File  Save Lưu tập tin văn bản

Ctrl + O File  Open Mở tập tin văn bản đã tồn tại

Ctrl + Z Edit\Undo paste Phục hồi lại thao tác vừa thực hiện

Ctrl + Y Edit\Redo typing Ngược lại với Undo

Sử dụng phím tắt và cách thiết lập

Ctrl + C Edit  Copy Sao chép

Ctrl + X Edit  Cut Cắt

Ctrl + V Edit  Paste Dán

Ctrl + A Edit  Select All Chọn tất cả

Ctrl + F Edit  Find Tìm kiếm

Ctrl + H Edit  Replace Tìm kiếm và thay thế

F7 Tools  Spelling and Grammar… Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ phápShift + F3 Format  Change Case Thay đổi chữ in hoa, in thườngCtrl + B Thay đổi kiểu chữ in đậm

Ctrl + I Thay đổi kiểu chữ in nghiêngCtrl + U Thay đổi kiểu chữgạch dưới

Sử dụng phím tắt và cách thiết lập

Ctrl + ] Tăng kích thước của chữ

Ctrl + [ Giảm kích thước của chữ

Sử dụng phím tắt và cách thiết lập

(tt)

 Cách thiết lập phím tắt:

 Vào hộp thoại View  Toolbars  Customize…

 Chọn Keyboard…

Sử dụng phím tắt và cách thiết lập (tt)

 Xác định lệnh cần đặt phím tắt VD: FileNew (tạo mới tập tin văn bản).

 Gõ phím tắt vào ô Press new shortcut key VD: Alt + T.

 Hệ thống trợ giúp của Word rất hoàn hảo, các lệnh được giải

thích rất tường tận và chi tiết, một số lệnh còn có mục Show me

hướng dẫn từng bước sử dụng lệnh đó.

hướng dẫn phù hợp với công việc đó.

9 Hệ thống trợ giúp (Help) và cách sử dụng

 Thẻ Contents: chọn trợ giúp theo chủ đề.

 Thẻ Answer Wizard: trợ giúp theo lệnh/ công việc muốn thực hiện.

 Thẻ Index: chọn các mục trợ giúp theo chỉ mục.

 Ô nhập Search: gõ nội dung cần hướng dẫn sử dụng.

Help và cách sử dụng (tt)

Trợ giúp theo chủ đề