Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền

Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền

Lời mở đầu

Trong kiểm toán tài Báo cáo chính thì chu trình bán hàng và thu tiền làmột chu trình rất quan trọng vì đây là một chu trình trong hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp, là khâu cuối cùng phản ánh kết quả kinh doanhcủa một đơn vị Hơn nữa đây là chu trình có mật độ phát sinh các nghiệp vụlớn, liên quan đến nhiều chỉ tiêu phân tích khả năng thanh toán và hiệu quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các chỉ tiêu này dễ bị phản ánh sailệch và thông tin mà ngời sử dụng báo cáo tài chính quan tâm sẽ không cònchính xác

Nhận thức đợc tầm quan trọng đó của chu trình bán hàng và thu tiền,cùng với tham khảo tài liệu sách báo và mong muốn có đợc kinh nghiệm thực

tế về kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng nói riêng, em đã

quyết định lựa chọn đề tài: “Tỡm hiểu về hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền” làm đề án môn học của mình.

Trong đề án môn học của em, ngoài phần mở đầu và kết luận còn gồm baphần chính sau đây:

Phần I:NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ

CHU TRèNH BÁN HÀNG – THU TIỀN.

Phần II: QUY TRèNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRèNH MUA

HÀNG – THANH TOÁN

Phần III: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XẫT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

ĐỐI VỚI CHU TRèNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

Do còn hạn chế về mặt nhận thức nên đề án của em không tránh khỏinhững sai sót Em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô, cáccác bạn để em có thể hoàn thành đề án này

Em xin gửi lời cảm ơn cô giáo – Ths.Tạ Thu Trang, ngời đã nhiệt tìnhchỉ bảo, hớng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề án

PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN.

1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nôị bộ.

1.1.1.Khái nịêm

Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là một chức năng của quản lý, nó hoà lẫn vào các giai đoạn củaquá trình quản lý nhưng nó không phải là một giai đoạn nào của quá trình quản lý

Khái niệm kiểm soát nội bộ

- Quan điểm 1: Theo liên đoàn kế toán quốc tế IFAC

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chính sách đượcthiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu:

+ Bảo vệ tài sản

+ Bảo đảm thông tin có độ tin cậy

+ Bảo đảm tuân thủ luật pháp

+ Bảo đảm hiệu quả kinh doanh

- Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểmsoát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện nhằm tuân thủ các quyđịnh, nội quy và luật pháp trong đơn vị, đồng thời nhằm ngăn ngừa, phát hiện

và sửa chữa kịp thời các sai phạm, từ đó giúp cho báo cáo tài chính phản ánhtrung thực, hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng

có hiệu quả tài sản trong đơn vị

1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1.Môi trường kiểm soát

Khái niệm

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên

ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát

Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hànhhoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởngtrực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm trakiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt làcác nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủtục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phầntạo ra môi trường kiểm soát tốt, đồng thời sẽ đảm bảo một hệ thống xuyênsuốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai cácquyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đótrong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa

có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toáncủa doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trêntoàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồngchéo hoặc bỏ trống: Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng;bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểmsoát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, cácnhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo

Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên

và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thểtrực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể khôngcần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ.Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách vàthủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trongcông việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội

bộ không thể phát huy hiệu quả

Vì vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và

rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhânviên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lựcchuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời mang tính kế tục và liên tiếp

cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan

tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởngđến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điềuchỉnh kế hoạch kịp thời Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thườngquan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt trong việc

áp dụng các thủ tục phân tích

Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiểm nghiệmcác chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với kiểm toánviên bên ngoài

Môi trường bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vàocác nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát củacácnhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hànhcủa các Nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tụckiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát củacác cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trườngpháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnhhưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểmsoát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận

thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhàquản lý doanh nghiệp.

1.1.2.2.Hệ thống kế toán

Khái niệm

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ

thống chứng từ kế toán, hệ thống các sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán

và thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luânchuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp

Mục đích: Để thực hiện mục đích thu thập, phân loại, xử lý và cung cấp thông tin, hệ thống kế toán cần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau:

o Tính có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng, mọi thông

tin khi đã ghi sổ là thưc sự phát sinh và tồn tại

o Tính trọn vẹn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các

thông tin khi đã phát sinh phải được phản ánh vào sổ sách đầy đủ và đúng đắn

o Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các

nghiệp vụ trước khi thực hiện và ghi sổ phải có sự phê chuẩn đầy đủ củacấp có thẩm quyền

o Sự định giá: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng mọi cách thức tínhtoán, phương cách áp dụng phải phù hợp và nhất quán

o Sự phân loại: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng các thông tin phảiđược phân loại và xử lý đúng đắn, đúng nội dung và đối tượng

o Tính chính xác cơ học: Phải đảm bảo các phép tính số học phải chínhxác và chuyển giữ liệu phải khớp đúng

o Tính đúng kì: đảm bảo các nghiệp vụ, thông tin phải được ghi chépđúng kì kế toán

1.1.2.3.Thủ tục kiểm soát.

Khái niệm

Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyêntắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõràng và chế độ uỷ quyền

Nội dung

Các nguyên tắc cơ bản (nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phâncông – phân nhiệm, uỷ quyền và phê chuẩn)

Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụthể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân côngnhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra vàkhi xảy ra thường dữ phát hiện

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này qui định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm về hành vi lạm dụngquyền hạn Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm cácnhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản vàbảo quản tài sản…

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyếtđịnh và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình

uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thốngphân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập chungcủa doanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh

tế phải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.

Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt đọng cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mứctín dụng cho khách hàng…

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.1.1.2.4.Kiểm toán nội bộ

Khái niệm

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến

hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trịnội bộ đơn vị

Đặc trưng kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thốngkiểm soát nôi bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một

sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp,bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủtục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp chodoanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt độngtrong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điềuchính và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Tuy nhiên, bộphận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu có:

Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyềnhạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các

bộ phận hoạt động được kiểm tra

Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên cónăng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện

1.2.Chu trình bán hàng – thu tiền.

1.2.1.Ý nghĩa và chức năng của chu trình.

- Một chu trình bán hàng - Thu tiền hiệu quả thì có nghĩa là vốn đượchuy động đúng mức tạo tiền để cho sản xuất và cho các chu kỳ tiếp theo đượcthực hiện một cách hợp lý

1.2.1.2.Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền

Kiểm soát tín dụng

- Quá trình bán hàng gắn liền với việc thu tiền do đó sau khi quyết địnhbán cần xem xét phê chuẩn phương pháp bán hàng và quyết định thời gianthanh toán

- Trước khi chuyển giao hàng thì những người có trách nhiệm của doanhnghiệp phải xem xét các vấn đề sau:

+ Khả năng thanh toán của khách hàng

+ Xem xét hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng

+ Xem xét số dư phải thu của khách hàng tại thời điểm bán hàng để phêchuẩn phương thức bán hàng trả chậm

Giao hàng

- Đánh dấu hàng hoá của doanh nghiệp được chuyển giao cho kháchhàng cả về quyền sở hữu hàng hoá, thành phẩm.

- Là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp

- Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá xuất ra khỏidoanh nghiệp phải phù hợp với lượng hàng hoá xuất thực tế, phù hợp với hợpđồng mua bán, phù hợp với phiếu báo thanh toán hoặc uỷ nhiệm thu gửi chokhách hàng hoặc ngân hàng phục vụ của khách hàng

Gửi hoá đơn

- Kế toán viên sau khi nhận được các chứng từ thì cần tiến hành kiêmtratính hợp lý, trung thực, chính xác

- Lập hoá đơn bán hàng gửi cho khách hàng

- Tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng

Xử lý ghi sổ khoản thu tiền

- Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, TGNH thì kế toán tiến hànhtheo dõi và ghi vào sổ nhật ký thu tiền

- Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán thì đơn vị phản ánh trêntài khoản 131

- Theo dõi chi tiết cho từng khách hàng đúng với số tiền và đúng lúc

- Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng quy định về chế độ tài chính

kế toán hiện hành

1.2.2.Chứng từ và sổ sách liên quan.

1.2.2.1.Chứng từ liên quan

- Báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và năm nay

- Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá hay dịch vụ

- Các đơn đặt hàng của người mua

- Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán

- Biên bản quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ

- Phiếu thu, Biên lai thu tiền

- Giấy báo của ngân hàng kèm theo bản sao kê hoặc sổ phụ ngân hàng

- Các chứng từ hợp đồng vận chuyển hàng hoá, sản phẩm

1.2.2.2.Sổ sách

- Nhật ký bán hàng

- Các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng

- Nhật ký thu tiền, Bảng kê số 1

- Sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho

- Số kho (Thẻ kho)

- Sổ cái tài khoản Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2.3 Quy trình bán hàng – thu tiền.

Phiếu thu giấy báo có

Sổ chi tiết tiền

Sổ cái tiền

Thanh toán trả chậm Sổ chi tiết

TK 131

Lập dự phòng ( 1 bộ hồ sơ gồm: Phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, hoá đơn, hợp đồng mua bán)

Xoá sổ

Quá nợ duyệt

Phòng kinh doanh lập

Phòng kinh doanh & Phòng kế toán Xem xét khả năng thu hồi vốn của DN ( Khả năng thanh toán - DN còn nợ bao nhiêu ) Giám đốc xét duyệt

Số lượng, đơn giá, thời gian, hình thức thanh toán

PHẦN 2: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN.

2.1 Mục tiêu kiểm toán và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu tiến hành đối với mua hàng – thanh toán.

2.1.1 Mục tiêu kiểm toán

Mục tiêu kiểm toán

Mục tiêu hiệu lực Hàng hoá vận chuyển

cho khách hàng hoặcdịch vụ chuyển giao chokhách hàng là có thật

Các khoản phải thukhách hàng là có thật

Mục tiêu trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng

đều được ghi sổ

Mọi khoản phải thukhách hàng đều đượcghi sổ

Mục tiêu quyền và nghĩa

vụ

Hàng hoá đã bán thuộcquyền sở hữu của doanhnghiệp

Các khoản phải thu đềuxác định được quyền sởhữu

Mục tiêu định giá Hàng hoá đã vận chuyển

hoặc dịch vụ đã thựchiện có hoá đơn bánhàng trong đó ghi giábán theo gía thoả thuận

Các khoản phải thuđược đánh giá đúng

Mục tiêu phân loại Các nghiệp vụ bán hàng

được phân loại thíchhợp

Các khoản phải thuđược tính toán đúng