Chứng từ kế toán QUy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán một số giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Định nghĩa chứng từ kế toán Theo điều 4 Luật kế toán Việt Nam quy định “Chứng từ kế toán lànhững giấy tờ, vật mang tin phản ánh cho các nghiệp vụ kinh tế phátsinh và thực sự hoàn thành v

Mục Lục

Phần I: Chứng từ kế toán

1 Định nghĩa chứng từ kế toán………… 1

2 Phân loại chứng từ kế toán……… 1

3 Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán……….3

Phần II :Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu……….4

1 Mục đích – yêu cầu………

2 Một số quy định về chứng từ………

3 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán………

4 Kiểm tra chứng từ………

5 Lưu trữ chứng từ………

6 Ví dụ minh họa………

Phần III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán………

PH N I: CH NG T K TOÁN ẦN I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ỨNG TỪ KẾ TOÁN Ừ KẾ TOÁN Ế TOÁN

1 Định nghĩa chứng từ kế toán

Theo điều 4 Luật kế toán Việt Nam quy định “Chứng từ kế toán lànhững giấy tờ, vật mang tin phản ánh cho các nghiệp vụ kinh tế phátsinh và thực sự hoàn thành và là căn cứ để ghi sổ kế toán “

Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phươngtiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế

2 Phân loại chứng từ kế toán

Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thứckhác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lậpchứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, các quy định về quản lýchứng từ vv…Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán đượcchia thành các loại khác nhau

 Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ

chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ thông thường (chứng

từ bằng giấy) chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng

dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trìnhtruyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ đĩa

từ các loại thẻ thanh toán Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từđiện tử và giao dịch thanh toán điện tử phải có các điều kiện:

+ Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, ngườiđược ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị , tổchức sử dụng chứng từ điện tử và thanh toán điện tử

+ Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuậtcủa vật mang tin

+ Cam kết về các hoạt động diện ra do chứng từ điện tử mình lậpkhớp với quy định

 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thànhchứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài:

+ Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phậntrong đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho v.v…+ Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhânhoặc đơn vị khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có củangân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán

Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định tráchnhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ

 Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ:

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành 2 loại:chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp

+ Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trựctiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợppháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế

+ Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng

từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giốngnhau Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi

sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc

sử dụng chứng từ tổng hợp yêu cầu phải tốn kèm theo chứng từgốc mới có giá trị sử dụng trong sổ ghi kế toán và thông tin kinh tế

 Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước:

Chứng từ kế toán được chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc vàchứng từ mang tính chất hướng dẫn

+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tếthể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản

lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Loại chứng từ nàynhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh

và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế

+ Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sửdụng trong nội bộ đơn vị Nhà nươc chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặctrưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từngtrường hợp cụ thể Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số

chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi biểu mẫu cho thích hợp với việc ghichép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp

lí cần thiết của chứng từ

Phân loại theo nội dung kinh tế hướng dẫn

- Chứng từ kế toán về tài sản bằng tiền

- Chứng từ kế toán về hàng tồn kho

- Chứng từ kế toán về tài sản cố định

- …………

3 Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán

Các yếu tố cơ bản là các yếu tô bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải cónhư:

- Tên gọi chứng từ

- Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ

- Tên, địa chỉ của cá nhân, của đơn vị thành lập và nhận chứng từ

- Nội dung tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghibằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiềnghi bằng số và chữ

- Chữ kí của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chínhxác của nghiệp vụ

PHẦN II : QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN MỘT SỐCHỨNG TỪ KẾ TOÁN CHỦ YẾU

1 Mục đích- yêu cầu

- Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kể từkhi phát sinh (lập chứng từ) đến khi kết thúc và tổ chức đưa vàolưu trữ Việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý sẽtạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát, không bịách tắc giữa các khâu công việc, nhằm đẩy nhanh tiến trình thựchiện công việc

- Yêu cầu của qui trình luân chuyển chứng từ trong mối quan hệnội bộ phòng ban cũng như trong quan hệ giữa các bộ phậntrong công ty phải được thống nhất về biểu mẫu, thời gian,thông tin cung cấp, thông tin phản hồi cần phải được tôn trọng

và nghiêm túc thực hiện

2 Một số quy định chung về chứng từ

Điều 17 Lập chứng từ

1.Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động nghiệp vụthi hành án dân sự đều phải lập chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên

sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh

2 Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với

thực tế về thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh

tế phát sinh Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thìphải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất cả các liên và khôngđược xé rời các liên ra khỏi cuống

Điều 18 Nội dung của chứng từ

1 Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài vào phải có

các nội dung chủ yếu sau đây:

1.1 Tên gọi của chứng từ như: Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi,Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng ;

1.2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ, số hiệu của chứng từ;

1.3 Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;

1.4 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

1.5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

1.6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phátsinh, tổng số tiền ghi bằng số và ghi bằng chữ;

1.7 Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liênquan đến chứng từ;

1.8 Đối với loại chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn, ngoài nhữngnội dung chủ yếu trên, đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án có thể bổsung một số nội dung cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tếphát sinh của hoạt động thi hành án dân sự

2 Đối với những khoản mua sắm số lượng ít, giá trị nhỏ, nếu ngườibán không lập hoá đơn hoặc mua vật tư, dịch vụ của những đối tượngbán hàng không ở diện lập hoá đơn thì người mua phải lập “Bảng kêmua hàng” Bảng kê mua hàng phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ người mua;tên, số lượng hàng hoá, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả vàphải được kế toán kiểm tra, xác nhận, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt thìBảng kê mua hàng là chứng từ hợp pháp, hợp lệ dùng làm căn cứ đểthanh toán và ghi sổ kế toán

3 Đối với những chứng từ liên quan đến thu tiền nộp ngân sách nhànước, chưa quy định trong chế độ này khi đơn vị muốn tự in thì phảiđược cơ quan có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản và phải thực hiệntheo đúng quy định về chế độ quản lý, phát hành và sử dụng hoá đơn

do Bộ Tài chính quy định

4 Chứng từ sao chụp: Chứng từ lưu ở bộ phận kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự phải là bản chính Trong trường hợp chứng từ chỉ có

01 bản chính mà phải lưu ở hồ sơ kế toán và hồ sơ thi hành án thì hồ

sơ kế toán lưu bản chính, hồ sơ thi hành án lưu bản sao Chứng từ saochụp phải chụp từ bản chính, sau khi sao chụp, Thủ trưởng đơn vị xácnhận vào bản chứng từ sao chụp Bản chứng từ sao chụp sau khi Thủtrưởng đơn vị xác nhận được coi là chứng từ hợp pháp để lưu hồ sơthi hành án của Chấp hành viên

5 Chứng từ điện tử: Kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự được sửdụng chứng từ điện tử khi có phát sinh các chứng từ điện tử trong quátrình thi hành án theo quy định của pháp luật về kế toán

Điều 19 Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn

1 Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị

như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái

và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác Mẫu chứng từ bắt buộc do

cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu màcác đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phươngpháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toánhoặc từng đơn vị kế toán

2 Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơquan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy địnhtrên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổihình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lýcủa đơn vị

Điều 20 Các hành vi nghiêm cấm về chứng từ kế toán

1 Bán tài sản sung công không lập hoá đơn chứng từ và không giaohoá đơn cho khách hàng;

2 Xuất, nhập quỹ; xuất nhập tài sản, vật chứng hoặc tiêu huỷ tài sảnkhông lập chứng từ kế toán;

3 Giả mạo chứng từ kế toán để tham ô tiền quỹ, tài sản thi hành án;

4 Hợp pháp hoá chứng từ kế toán;

5 Chủ tài khoản, Kế toán trưởng và người có liên quan ký sẵn tên trêncác chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung;

6 Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh;

7 Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;

8 Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữtheo quy định;

9 Sử dụng các biểu mẫu chứng từ không đúng quy định;

10 Trường hợp vi phạm nội dung quy định tại điều này phải bị xử lýtheo quy định của pháp luật

Điều 21 Trình tự xử lý chứng từ kế toán

1 Tất cả chứng từ kế toán do đơn vị lập hay nhận từ bên ngoài đềuphải tập trung ở bộ phận kế toán Bộ phận kế toán phải kiểm tra nhữngchứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng

từ thì mới sử dụng để ghi sổ kế toán

2 Thực hiện phân loại, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán.Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, không đúng nộidung hoặc con số, chữ viết không rõ ràng thì kế toán phải trả lại chongười lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hoàn chỉnh, sau đó mớidùng để thanh toán và ghi sổ kế toán

Điều 22 Xử lý chứng từ kế toán khi bị mất hoặc hư hỏng

Mọi trường hợp mất, hư hỏng chứng từ kế toán đều phải báo cáo vớiThủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trườnghợp mất Biên lai thu tiền và các chứng từ khác có giá trị như tiền phảibáo cho Cơ quan Tài chính và Công an địa phương biết số hiệu, sốlượng những tờ bị mất, hoàn cảnh bị mất và có biện pháp thông báo

vô hiệu hoá các chứng từ kế toán bị mất để tránh bị lợi dụng

Điều 23 Hệ thống chứng từ kế toán thi hành án

Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụthi hành án thực hiện theo quy định của Luật kế toán, Nghị định128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ, theo quyđịnh tại Thông tư này này và những văn bản khác

Điều 24 Danh mục chứng từ kế toán, mẫu chứng từ kế toán, giải thích

nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán thực hiện theo quy

định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

3 Lập và luân chuyển chứng từ kế toán

- Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ ngoài vào đều phải tậptrung vào bộ phận kế toán công ty, các kế toán viên phụ tráchphần hành cần phải kiểm tra kỹ các chứng từ đó, và chỉ sau khikiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó đểghi sổ kế toán.

- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau :

1 Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh

- Phiếu thu, chi được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ các nội dung

in trên phiếu và có đầy đủ các chữ ký của Giám Đốc hoặc ngườiđược ủy quyền, kế toán trưởng, thủ quỹ, người nhận hay ngườinộp tiền

- Phiếu thu- chi được lập thành 03 liên :

+ Liên 1 (liên chính ) chuyển cho thủ quỹ để xác nhận côngviệc và làm cơ sở đối chiếu với kế toán tiền mặt

+ Liên 2 giao cho người nộp hay người nhận tiền

+ Liên 3 được lưu giữ tại cùi lưu và là căn cứ để ghi sổ kếtoán

- Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp các phiếu thu, chi đã thực hiện(hoặc lập bảng kê giao nhận chứng từ nếu khối lượng phát sinhnhiều) để đối chiếu và bàn giao lại chứng từ cho kế toán

- Chứng từ thu, chi được lưu giữ tại phòng kế toán công ty và dongười trực tiếp phụ trách phần hành (phần việc) này chịu tráchnhiệm bảo quản.

 Nguyên tắc tạm ứng và thanh toán:

- Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên trong công

ty Tiền tạm ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mụcđích đó, không được chuyển giao tiền tạm ứng cho ngườikhác Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứngphải lập bản thanh toán tạm ứng đình kèm các chứng từgốc để thanh toán ngay Số tạm ứng chi không hết phảinộp lại quỹ đúng hạn quy định

- Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng đợt trước mới cho tạmứng kỳ sau.

 Chứng từ ngân hàng:

- Sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có là chứng từ kế toándùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toáncũng như làm cơ sở để đối chiếu với ngân hàng khi có phát sinhchênh lệch Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngânhàng, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán phần hành liên hệngân hàng để làm thủ tục Định kỳ cuối mỗi tháng tiến hành đốichiếu số dư với ngân hàng để kịp thời phát hiện chênh lệch đểđiều chỉnh

- Chứng từ ngân hàng do kế toán phụ trách nghiệp vụ ngân hàngchịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản

 Chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hoá :

- Theo qui định của công ty, chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hànghóa do phòng kinh doanh lập trên cơ sở phiếu đề nghị xuất vật

tư hoặc hoá đơn bán hàng đối với hàng hoá xuất kho hoặc

phiếu đề nghị nhập lại vật tư, hóa đơn của người bán đối vớihàng hoá nhập kho.

- Phiếu nhập, xuất kho được lập thành 03 liên :

+ Liên 1 : Liên chính có đính kèm chứng từ gốc giao chophòng kế toán làm cơ sở thanh toán và ghi sổ kế toán.+ Liên 2 : Giao cho thủ kho để làm cơ sở nhập, xuất vật tư

và ghi sổ, thẻ kho

+ Liên 3 : Lưu giữ tại cùi lưu tại phòng kinh doanh

- Cuối ngày (hoặc định kỳ từ 03-05 ngày), thủ kho tập hợp chứng

từ nhập, xuất kho (hoặc lập bảng kê tổng hợp chứng từ ) tiếnhành đối chiếu số lượng vật tư hàng hoá đã nhập, xuất kho với

kế toán phụ trách theo dõi vật tư, hàng hoá đồng thời bàn giaolại chứng từ này để kế toán lưu trữ

- Hàng tháng, sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu giữa số thực tếtồn kho và số liệu ghi trên sổ sách kế toán, xác định chênh lệch

và tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý, phòng kinh doanhbàn giao lại toàn bộ cùi lưu của chứng từ nhập xuất kho đểphòng kế toán tổ chức đưa vào lưu trữ

- Phiếu nhập xuất kho được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ cácnội dung in trên phiếu và có đầy đủ các chữ ký trưởng hoặcphó phòng kinh doanh, hoặc người phụ trách cung tiêu, thủ kho,người nhận hoặc người giao hàng,

- Nếu mua vật tư, hàng hóa nhập kho công ty, khi thanh toán phảichuyển giao toàn bộ bản chính, hóa đơn mua hàng, hoá đơnVAT để làm cơ sở thanh toán và giải trình với các cơ quan chứcnăng khi cần thiết, phòng kinh doanh chỉ giữ lại bản photocopycủa bộ chứng từ gốc để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra nộibô

- Nếu mua vật tư, hàng hóa để bán trực tiếp cho người mua thìphải có hợp đồng và hóa đơn đính kèm

- Nếu mua vật tư xuất thẳng cho công trình, phải có bảng dự trùvật tư do Giám đốc ký duyệt kèm theo hóa đơn VAT.

- Đối với vật tư, hàng hoá mua để bán thẳng trực tiếp cho ngườimua hoặc xuất thẳng cho công trình (không qua kho) thì khônglập phiếu nhập xuất kho mà chỉ làm thủ tục thanh toán trực tiếp,

(việc này cần phải được thống nhất lại và xin ý kiến Ban Giám Đốc).

 Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

- Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, bảng quyếttoán khối lượng công trình hoàn thành, biên bản nghiệm thu bàngiao, phiếu đề nghị xuất hàng cho công trình sau khi đã đốichiếu, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng(GTGT) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi rõ sốlượng, gía trị cũng như các thông tin cần thiết khác

- Sử dụng hóa đơn như sau :

+ Thời điểm lập hoá đơn:

Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch

vụ Khi lập hoá đơn, phải phản ảnh đầy đủ các nội dung,chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống(nếu có) từ trái qua phải Việc lập hoá đơn viết bằng tay.Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn thì gạch chéo đểhuỷ bỏ và không được xé rời khỏi quyển hoá đơn và phảilưu đầy đủ các liên của số hoá đơn này

+ Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn,không được dùng cách số

+ Các trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ sau đây không bắtbuộc phải lập hoá đơn:

+ Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho ngườitiêu dùng có giá trị dưới 100.000 đồng và nếu người muakhông yêu cầu lập và giao hoá đơn Nếu người mua hàngyêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng vẫn phải lập vàgiao hoá đơn theo đúng quy định