Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà

LỜI NÓI ĐẦU

Sau khi chuyển đổi nền kinh tế, từ nền kinh tế hạch toán tập trung quanliêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, nước ta

đã đạt được những thành tựu to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội.Song bên cạnh đó cũng còn nhiều khó khăn thử thách đòi hỏi sự nỗ nựckhông ngừng của toàn dân tộc Nền kinh tế thị trường vừa là cơ hội cho sựphát triển kinh tế xã hội, đồng thời cũng là thử thách đối với các doanh nghiệpthuộc các thành phần kinh tế, đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh gay gắtcủa cơ chế thị trường Để có thể tồn tại và phát triển được các doanh nghiệpcần xác định được các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả đầu ra là caonhất, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng sản phẩm, giá cả phù hợp, có sứcthu hút đối với người tiêu dùng và được thị trường chấp nhận

Góp phần vào sự phát triển chung của đất nước, mỗi doanh nghiệp sảnxuất là một tế bào của nền kinh tế quốc dân có nhiệm vụ sản xuất ra nhữngsản phẩm đảm bảo nhu cầu thị trường Nhận thức được điều đó, cùng với cácdoanh nghiệp khác, ngành giấy cũng là một trong những ngành giữ vị trí quantrọng trong việc cung cấp sản phẩm cho xã hội nói chung và các đơn vị,doanh nghiệp nói riêng, nhằm đảm bảo cho việc sản xuất một cách toàn diện

để từ đó xu hướng, giải pháp sản xuất hữu hiệu, mang lại lợi ích tối đa Với vịtrí như vậy của ngành giấy nói chung, Công ty cổ phần Văn phòng phẩmHồng Hà nói riêng cũng đã đảm bảo yêu cầu cung cấp sản phẩm kịp thời quacác sản phẩm của mình như: giấy bìa, giấy Krap, giấy vệ sinh, đồ dùng vănphòng Ngoài ra Công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về mặt chấtlượng cũng như số lượng sản phẩm, luôn giao hàng đúng hẹn, đúng hợp đồng

đã ký kết Công ty không ngừng tăng quy mô sản xuất, hiện đại hoá dâychuyền công nghệ sản xuất, tuyển mộ công nhân lành nghề với tinh thần tráchnhiệm cao trong công việc

Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đi đến mục đích cuối cùng lànâng cao khả năng lợi nhuận và đứng vững trên thị trường cạnh tranh Để đạtđược điều đó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanhcủa mình phải chú trọng đến việc đa dạng hoá sản phẩm, chủng loại, mẫu mãchất lượng Đó là những chỉ tiêu quan trọng giúp các nhà quản trị nắm bắtđược các nghiệp vụ phát sinh trong công ty để nghiên cứu, tìm ra phươnghướng cho doanh nghiệp mình, trong đó việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thànhsản phẩm là một trong những biện pháp mà mọi doanh nghiệp đều chú trọng

áp dụng Việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác tạo điều kiện cho bộ máyquản trị của công ty có những cái nhìn đúng đắn về cách hạch toán sao chophù hợp với tiến trình phát triển của thị trường Để làm được điều đó, việc tổchức kế toán nguyên vật liệu hợp lý sẽ tạo điều kiện đẩy nhanh công việc củacác phần hành kế toán khác, đảm bảo số lượng, đúng chất lượng, theo kịp tiến

độ sản xuất Từ đó giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, theo đúng kếhoạch, xác định được định mức dự trữ vật liệu hợp lý, hạn chế tình trạng ứđọng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động

Đến với Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà, tôi thấy đượctầm quan trọng của ngành đối với đời sống xã hội, cũng như tầm quan trọngcủa công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Qua thời gian thựctập tại Công ty, được sự chỉ bảo và giúp đỡ tận tình của các cô chú và anh chịtrong phòng kế toán tài vụ, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáoNguyễn Thị Phương Hoa, tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài:

Phần 2: Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Vănphòng phẩm Hồng Hà

Phần 3: Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

Cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà

Do khả năng kiến thức còn hạn chế, thời gian thực tập có hạn, cộng với

sự thiếu kinh nghiệm thực tế của mình, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vìvậy tôi rất mong được sự giúp đỡ chỉ bảo, những ý kiến đóng góp bổ sung củacác thầy cô giáo và về phía Công ty để báo cáo này đạt kết quả tốt và bản thântôi nâng cao được kiến thức nhằm phục vụ tốt hơn trong quá trình thực tậpcũng như công tác thực tế sau này

Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn cô giáoNguyễn Thị Phương Hoa, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong quá trìnhthực hiện đề tài cùng với các cô và các anh chị trong Khối Tài vụ của Công ty

Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà đã tạo điều kiện giúp em hoàn thànhchuyên đề này

PHẦN 1:KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà là một Công ty thành viêncủa Tổng công ty giấy Việt Nam

- Trụ sở giao dịch tại :

25 phố Lý Thường Kiệt -quận Hoàn Kiếm –Hà Nội (cơ sở 1 )

627 Ngô Gia Tự-quận Long biên-Hà Nội (cơ sở 2 )

- Số điện thoại (08-4)39342764 hoặc (08-4)3826570

Năm 1960 nhà máy đi vào hoạt động chính thức Năm 1981 nhà máysát nhập với Nhà máy bút máy Kim Anh ở Vĩnh Phú, và được đặt tên chung

là Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

Năm 1991 là năm có chuyển biến lớn về tổ chức của Nha máy: Nhàmáy VPP Hồng Hà tách ra thành Nhà máy VPP Cửu Long ở 468 Minh Khai,trước đây là phân xưởng tạp phẩm của Nhà máy

Năm 1996, trở thành thành viên của Tổng công ty giấy Việt Nam Saukhi trở thành thành viên của Tổng công ty giấy Việt Nam, Công ty đã dần đápứng được yêu cầu của thị trường và đạt được một số thành tựu nhất định.

Năm 1997, để thuận tiện cho việc giao dịch và kinh doanh, nhà máy đãđổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà

Trải qua 46 năm tồn tại và trưỏng thành Công ty đã không ngừng pháttriển sản xuất, mở rộng qui mô về cả chiều rộng lẫn chiều sâu Được thể hiện

ở việc Công ty đầy tư xây dựng, mở rộng sản xuất ở cơ sở II, với tổng diệntích mặt bằng là 58320 m2

Năm 1960 công ty đã vinh dự được đón Bác Hồ về thăm

Công ty đã được nhà nước tặng thưởng:

- 01 huân chương lao động hạng nhì

- 02 huân chương lao động hạng ba

- 01 huân chương Quân công hạng ba về thành tích 10 năm bảo vệ anninh, trật tự an toàn xã hội

- 02 cờ thi đua của chính phủ

- Nhiều bằng khen của Bộ công nghiệp, Bộ công nghiệp nhẹ, tổng liênđoàn lao động Việt Nam, Tổng công ty giấy Việt Nam, Thành phố HàNội.v.v…

- Các sản phẩm của Công ty đã liên tục đuợc người tiêu dùng bình chọn

là “Hàng Việt Nam chất lượng cao “ từ năm 1998 đến nay

- Sản phẩm văn phòng phẩm và giấy vở được bình chọn vào “Top 5

“sản phẩm được người tiêu dùng ưa chuộng nhất

- Thương hiệu Hồng Hà đã hai lần đạt giả thưởng Sao vàng Đất Việt và

là 1 trong 100 thương hiệu mạnh toàn quốc

Ngày17/8/2005, công ty vinh dự được công nhận đạt chỉ tiêu chấtlượng ISO 9001 phiên bản 2000 do tổ chức chứng nhận phù hợp tiêu chuẩnquốc tế QMS của Australya cấp.

Trong giai đoạn 1999-2008, sản xuất của Công ty liên tục tăng trưởng

từ 30-40%/năm Thu nhập bình quân tăng 10-25%/năm Năm 2005 thu nhậpbình quân của CBNV trong công ty đạt 1980000đ/người

Cũng năm 2005, Công ty tiến hành cổ phần hoá và đến 1/1/2006 chínhthức chuyển thành Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà Từ đó đếnnay Công ty vẫn không ngừng nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã của sảnphẩm Vì vậy hiện nay công ty đã trở thành một trong những Công ty vănphòng phẩm hàng đầu ở Việt Nam

Hiện Công ty có hai cơ sở, cơ sở 1 ở 25 Lý Thường Kiệt- Hoàn

Kiếm-Hà Nội với diện tích 6500m2 Hiện tại cơ sở này đang được đầu tư xây dựngthành cao ốc văn phòng, cơ sở 2 ở Cầu Đuống- Gia Lâm- Hà Nội, tất cả hoạtđộng sản xuất và điều hành của công ty tại cơ sở này Khối nhà văn phòngcủa Công ty được lắp đặt các thiết bị điều hòa không khí, điện, nước, ánhsáng đầy đủ bảo đảm môi trường làm việc cho các nhân viên Tuy nhiên dokhối văn phòng được xây dựng từ trước đó rất lâu nên cách bố trí tổ chức cácvăn phòng còn nhiều bất cập, hạn chế sự phối kết hợp của các bộ phận phòngban trong Công ty

Công ty đã đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ sở 2 của Công ty tạiCầu Đuống, bao gồm việc xây dựng mới nhà xưởng và mua sắm máy mócthiết bị hiện đại mới đầu tư có tính đồng bộ và tự động cao, sử dụng ít laođộng Hiện nay cơ sở 2 đã đi vào hoạt động chính thức và mang lại hiệu quảsản xuất kinh doanh cho Công ty

1.2, Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà

1.2.1, Ngành nghề sản xuất kinh doanh, mặt hàng,thị trường tiêu thụ

Văn phòng phẩm là sản phẩm không thể thiếu trong lĩnh vực công táchọc tập của mọi người: Vở, giấy viết, bút các loại rất đa dạng về chủng loại,mẫu mã Tùy theo yêu cầu và đối tượng sử dụng mà mà công ty đưa ra thịtrường các loại sản phẩm có chất lượng cao, có kiểu dáng, kích thước khácnhau, đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng trong thời kỳ khoa học kỹ thuậtđang phát triển, đời sống dân trí được nâng cao Các sản phẩm của Công tygồm:

- Giấy vở: nhiều sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp như dòng vởSupper Class, Mực tím, sinh viên

- Bút máy- bút bi: bút máy Hồng Hà cao cấp, bút máy phổ thông

- Dụng cụ học sinh: hộp bút Lexe, kệ chặn sách, đặc biệt là sản phẩmđèn chống lóa học sinh

- Ba lô- túi- cặp: đây là ngành hàng mới được Công ty đầu tư phát triển

Từ năm 2005 Công ty đã có trên 100 mẫu sản phẩm ba lô, túi, cặp

- Đồ dùng văn phòng: trong năm đầu thâm nhập thị trường, Công ty đãđẩy mạnh công tác nghiên cứu, thiết kế mẫu mã sản phẩm và đưa ra thịtrường hàng chục loại sản phẩm chất lượng cao Trong tương lai đây sẽ là mộttrong những ngành hàng chủ lực của Công ty

Ngoài ra, Công ty còn:

- Xuất, nhập khẩu thiết bị, vật tư, nguyên liệu, bán thành phẩm và sảnphẩm phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty

- Cho thuê văn phòng, cửa hàng, nhà xưởng

Bên cạnh đó, để tận dụng nguồn lực hiện có và phát huy công suất tối

đa của máy móc, thiết bị, Công ty còn sản xuất các mặt hàng khác theo đơnđặt hàng Đây là một hướng phát triển mới của công ty

1.2.2, Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của Công

( Nguồn: phòng tài chính kế toán năm 2008)

Bảng 1.2 Chênh lệch giữa các năm của một số chỉ tiêu của Công Ty Cổ

Nhận xét: Qua bảng số liệu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà ta thấy: nhìn chung trongnhững năm gần đây Công ty có sự tăng trưởng về mọi mặt, do không ngừngcải tiến kỹ thuật, mở rộng sản xuất kinh doanh chứng tỏ sự đi lên vững mạnhcủa công ty, cụ thể là:

Năm 2007 so với năm 2006:

- Tổng doanh thu tăng 8.100.000 đồng tương ứng với tốc độ tăng là0.12%

- Lợi nhuận trước thuế tăng 379.300.000 đồng tương ứng với tốc độtăng là 0.11%

- Thu nhập bình quân tăng 1.200 đồng tương ứng với tốc đội tăng là1.18%

Năm 2008 so với năm 2007:

- Tổng doanh thu tăng 235.959.000 đồng tương ứng với tốc độ tăng là3.58%

- Lợi nhuận trước thuế tăng 21.881.000 đồng tương ứng với tốc độtăng là 0.66%

- Thu nhập bình quân tăng 2.400 đồng tương ứng với tốc độ tăng là2.33%

Qua bảng số liệu trên ta thấy hầu hết các chỉ tiêu tài chính đều tăng quacác năm, tổng nguồn vốn và tài sản cố định đều tăng chứng tỏ công ty hoạtđộng có lãi nên đã đầu tư thêm máy móc, thiết bị, quy mô kinh doanh được

mở rộng Giá vốn hàng bán tăng nhưng lợi nhuận vẫn cao, điều này có thểchấp nhận được Do đó, có thể nói năm 2007, 2008 công ty có sự tăng trưởngnhanh hơn năm 2006, mặc dù thu nhập bình quân và tổng doanh thu tăngkhông nhiều nhưng điều này được thể hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận

1.3, Tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty

Hội

Phó tổng giámđốc KT- ĐT-

Khối thị trường

Khối kỹ thuật

Nhà máy nhựa

Nhà máy lắp ráp

- Ban giám đốc công ty:

+ Giám đốc công ty: là người đại diện cao nhất của công ty, chịu tráchnhiệm chính trước Tổng công ty, trước pháp luật về toàn bộ kết quả kinh

Tổnggiám đốc

Kế toán trưởng

Phó tổng giámđốc KH-SX

Nhà máy giấy vở 2

Nhà máy giấy vở 1

doanh của Công ty, là người điều hành cao nhất và đưa ra các quyết định quản

lý toàn công ty

+ Phó giám đốc Công ty: chịu trách nhiệm điều hành các phân xưởngtrong doanh nghiệp và trực tiếp lãnh đạo phòng kế hoạch

- Phòng tài vụ: đại diện là kế toán trưởng, chịu trách nhiệm quản lý vàđiều hành toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty, là đơn vị tham mưu,giúp việc tích cực cho Bam Giám Đốc Phòng tài vụ phản ánh toàn bộ hoạtđộng kinh tế của Công ty thông qua việc tổng hợp phân tích kết quả sản xuấtkinh doanh, ghi chép các sổ sách kế toán, lập các báo cáo tổng hợp…

- Ban bảo vệ: bảo đảm công tác an ninh, nội qui, kỷ luật của công ty,công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy …

- Bộ phận Marketing: đây là bộ phận mới thành lập chưa lâu, nhiệm vụchủ yếu cho đến nay là nghiên cứu, đưa ra những đề xuất phương án kinhdoanh trước mắt và lâu dài, đồng thời tham gia thiết kế các kiểu dáng, mẫu

mã sản phẩm của Công ty

- Phòng thị trường: chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt độngkinh doanh của Công ty, tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm và giao dịchvới các khách hàng

- Phòng tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm trong việc xây dựng và tổchức sản xuất kinh doanh trong Công ty, thực hiện tính toán lương, tính toánthực hiện các chính sách của nhà nước đối với CBNV trong Công ty

- Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm trong công tác quản lý kỹ thuật, xâydựng và quản lý quy trình công nghệ, xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng…

- Phòng kế hoạch :chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất kinh doanhcủa Công ty

- Các phân xưởng: chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện các kế hoạchsản xuất cụ thể hàng tháng do Công ty giao tuỳ theo chức năng cụ thể củatừng phân xưởng.

1.4,Tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà

Là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, số lượng, chủng loại mặthàng đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung Do đó để đạt hiệu quả cao nhấttrong công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo môhình kế toán tập trung Toàn bộ công việc kế toán được tiến hành ở phòng tài

vụ, ở các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhânviên hạch toán (thống kê phân xưởng) Hình thức này tạo điều kiện cho việckiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự chỉ đạo của lãnhđạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kếtoán

Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời cho yêu cầu quản lý của công ty,

bộ máy kế toán của Công ty cổ phần VPP Hồng Hà bao gồm 5 nhân viên đều

có trình độ đại học, có kinh nghiệm và chuyên môn cao được tổ chức cụ thểnhư sau:

Kế toán trưởng: Là người giúp cho giám đốc chỉ đạo tổ chức tổng hợp

công tác kế toán, thống kê của công ty, đồng thời cung cấp thông tin kế toáncho giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trước pháp luật vềnhững số liệu đã cung cấp Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sátmọi số liệu trên sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độbáo cáo thống kê định kỳ, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán và côngtác tổ chức kế toán ngày càng hợp lý và chặt chẽ hơn

Kế toán giá thành, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (kế toán phó): là

người có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn khocủa nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh

theo đúng đối tượng để tính giá thành sản phẩm từ đó ghi chép vào các chứng

từ, sổ sách có liên quan

Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình thanh

toán công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi sự biến động tăng,

giảm tiền Ngoài ra kế toán thanh toán còn phụ trách việc phân bổ tiền lương,

tiền thưởng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, theo dõi công nợ và

các khoản vay ngân hàng sau đó phản ánh vào các chứng từ sổ sách có liên

quan

Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ nhập, xuất tiền mặt

tại Công ty, theo dõi tình hình biến động của tiền mặt tại Công ty, theo dõi sự

biến động của tài sản cố định, tổ chức tính và phân bổ khấu hao tài sản cố

định

Thống kê phân xưởng: có nhiệm vụ tập hợp và ghi chép số liệu ban

đầu về vật tư, hàng hoá sau đó gửi lên phòng tài vụ để tập hợp chung dưới sự

quản lý của kế toán giá thành

Sơ đồ1.4: Sơ đồ bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng

Kế toán viên Phó phòng kế toán Thủ quỹ

Thống

1.5, Đặc điểm chung về công tác kế toán.

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà là Doanh nghiệp hạch toánđộc lập trực thuộc tổng Công ty giấy Việt Nam

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày31/12 hàng năm

Kỳ hạch toán: hạch toán theo tháng

Các báo cáo tài chính của công ty bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán (B01-DN)

- Báo cáo kết quả kinh doanh (B02-DN)

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN)

Để phù hợp với hình thức sản xuất kinh doanh của Công ty, hiện naycông ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “Kêkhai thường xuyên”

Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được Công ty ápdụng để thuận lợi cho công tác kế toán Doanh nghiệp Công ty đã sử dụng hệthống chứng từ theo mẫu quy định của Bộ tài chính theo mẫu mới nhất

Hệ thống tài khoản: theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ hiện nay công

ty đang sử dụng bảng danh mục tài khoản mà Bộ tài chính đã ban hành tuy cómột số tài khoản Doanh nghiệp không sử dụng đến như: TK 212, TK151,TK512 Ngoài những tài khoản cấp 1,cấp 2 theo quy định của Bộ tài chính,công ty còn sử dụng thêm một số tài khoản cấp 3 như:

- TK112ĐT: tiền gửi ngân hàng đầu tư và phát triển.

Hệ thống sổ kế toán: Hiện nay công ty áp dụng hình thức sổ kế toán

“Nhật ký- Chứng từ” Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuấtkinh doanh của Công ty Do Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà làdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh có số lượng nhiều, trình độ quản lý vàtrình độ kế toán cao Hình thức này được dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽquy trình hạch toán tổng hợp và chi tiết, đảm bảo cho các phần hành kế toánđược tiến hành song song và phối hợp nhịp nhàng

Một số bảng kê chỉ được ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu của cácbảng phân bổ, sổ chi tiết Cuối tháng trên cơ sở số liệu đã được tổng hợp ởcác bảng kê, sổ chi tiết, kế toán viên vào sổ nhật ký- chứng từ tương ứng

Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ, cộng số liệu trên các nhậtký- chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký- chứng từ với các sổ

kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng hợptrên các nhật ký- chứng từ để ghi vào sổ Cái

Sau mỗi quý, kế toán thường tập hợp số liệu trên Sổ Cái tài khoản vàmột số chi tiết trong các nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết

để lập báo cáo tài chính

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà đã áp dụng tin học vàoquá trình hạch toán kế toán Đầu năm 2002 bộ phận kế toán đã áp dụng phầnmềm tin học CADS2002 vào công tác kế toán Việc áp dụng tin học vào kếtoán đã giúp cho việc thu thập, ghi chép, xử lý thông tin khá cập nhật, nhanhgọn, đầy đủ và chính xác

PHẦN 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

phẩm Hồng Hà đang phải chịu áp lực rất lớn về các loại sản phẩm do công tysản xuất với các doanh nghiệp khác trên thị trường Để tăng tính cạnh tranhcho sản phẩm của mình, một trong những vấn đề sống còn của Công ty là hạgiá thành sản phẩm sao cho phù hợp với mặt bằng giá cả chung của thịtrường, nhưng chất lượng vẫn đảm bảo Để thực hịên được yêu cầu trên thìviệc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu, đồng thời hạch toánmột cách đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố quan trọng giúp chocông ty thực hiện hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Do số lượng và chủng loại các sản phẩm Công ty sản xuất rất phongphú, đa dạng Ngoài các sản phẩm chủ yếu là đồ dùng văn phòng như: bútmáy, bút bi, bút chì, các sản phẩm giấy vở, chai nhựa , Công ty còn mở rộngsản xuất thêm các mặt hàng như thiết bị điện, dụng cụ học sinh, nhằm pháthuy tối đa công suất máy móc Chính vì vậy, nguyên vật liệu dùng để sản xuấtsản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với công dụng, tính năng hoá họccũng rất khác nhau

Vật liệu chủ yếu của Công ty là sản phẩm giấy, bìa nhựa, bao bì, do sảnphẩm đa dạng mà sản xuất với khối lượng lớn nên Công ty phải thường xuyênmua vật liệu dự trữ để giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục

Do có sự thay đổi trong chính sách thuế của Nhà nước cũng làm chogiá vật liệu thay đổi Ở Công ty, mọi vật liệu mua về phải chịu thuế giá trị giatăng

Những đặc điểm của vật liệu sử dụng ở trên đặt ra vấn đề cho việc bảoquản, tình hình nhập, xuất và hạch toán chi tiết vật liệu Muốn quản lý mộtkhối lượng lớn vật liệu như vậy đòi hỏi phải thực hiện đồng thời nhiều biệnpháp quản lý ở tất cả các khâu, có như vậy mới đảm bảo cung cấp đầy đủ,đúng chất lượng vật liệu cho quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho công ty hoạt

động liên tục trong công tác kế toán vật liệu Đó là biện pháp vô cùng quantrọng và không thể thiếu được.

Để giúp cho công tác hạch toán một khối lượng lớn vật liệu nhiềuchủng loại, kế toán vật liệu của Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu Việcphân loại vật liệu phải dựa vào những tiêu thức nhất định để xắp xếp nhữngvật liệu có cùng một tiêu thức vào mỗi loại, mỗi nhóm

Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từngthứ vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm Nhờ có sự phân loại này mà

kế toán vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng loại vật liệu, do

đó có thể cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc lập kếhoạch thu mua và dự trữ vật liệu

Nguyên vật liệu ở công ty được phân loại thành những loại chủ yếusau:

- Vật liệu chính: được phản ánh ở TK 152 ( chi tiết theo từng loại) làđối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất.Vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm,được chia thành nhiều loại khác nhau như:

+ Nhựa PET, PELD, nhựa PVC Compound

+ Hoá chất: như axít phốtphoríc, NaOH, thuỷ ngân nước

+ Giấy, kim loại các loại, vật liệu màu

- Vật liệu phụ gồm rất nhiều loại tuy không cấu thành nên thực thể sảnphẩm, song nó cũng có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trìnhsản xuất của Công ty, nó cũng bao gồm nhiều loại khác nhau như: các loạibìa, nhãn, băng dính, dây đồng , keo

- Nhiên liệu, động lực gồm các loại Công ty thường dùng như: dầuCaltex08, điện, xăng

- Bao bì gồm những vật liệu dùng để đóng gói sản phẩm như: hộp bìangoài, nylon, hòm carton

- Phụ tùng thay thế, sửa chữa : đó là các loại phụ tùng chi tiết của cácloại máy móc, thiết bị công ty sử dụng như: dao băm, trục truyền, vòng bi, ổtrục

- Phế liệu thu hồi là các loại phế liệu trong quá trình sản xuất ra sảnphẩm như: sắt, thép vụn

Việc phân loại vật liệu ở Công ty nói chung là phù hợp với đặc điểm vàvai trò, tác dụng của mỗi loại vật liệu trong sản xuất kinh doanh Nhờ đó màcông tác quản lý và hạch toán vật liệu đã được tăng cường Phục vụ cho việc

mở các sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi, kiểm tra tình hình biến động của vậtliệu, tránh nhầm lẫn, sai xót trong quá trình quản lý

2.1.2 Tổ chức danh mục nguyên vật liệu tại công ty theo phần mềm.

Để thực hiên kế toán nguyên vật liệu được nhanh chóng Công ty Cổphần Văn phòng phẩm Hồng Hà đã ứng dụng phần mềm kế toán CASD.Nhưng muốn sử dụng được và để công việc được hiệu quả thì Công ty phảixây dựng một hệ thống các danh mục Do Công ty có nhiều loại nguyên vậtliệu khác nhau đòi hỏi việc xây dựng hệ thống danh mục phải khoa học, chínhxác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ để bổ sung vật liệu mới, thuận tiện vàhợp lý Đáp ứng được yêu cầu này, Công ty đã xây dựng bộ mã vật tư (danhmục), bộ mã nhóm vật tư, dựa trên các yếu tố như: dựa vào loại vật liệu, dựavào số nhóm theo từng loại, dựa vào số thứ tự trong nhóm

Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại, với công dụng,tính năng rất khác nhau, do vậy cần phải được bảo quản trong các môi trường,điều kiện phù hợp Hiện nay Công ty đã thiết kế được một hệ thống kho tànghợp lý, bảo đảm các điều kiện cần thiết cho các loại vật liệu nhằm tránh hư

hỏng, mất mát Và cũng để thuận tiện cho việc quản lý, cũng như đáp ứng kịpthời công tác kế toán một cách nhanh chóng, Công ty đã xây dựng bộ mã kho.

Ngoài ra, dựa vào các chứng từ phát sinh, vào đặc điểm khách hàng,Công ty thiết lập bộ mã khách hàng, mã các chứng từ phát sinh để thuậntiện cho quản lý và giao dịch

Hệ thống danh mục nguyên vật liệu và danh mục khách hàng của công

ty theo phần mềm được thể hiện như sau:

Biểu 2.1 : Danh mục nguyên vật liệu <trích>

5 GVT5296 Giấy cuộn Việt trì 52-96

6 GVT5273 Giấy cuộn Việt trì 52-73

7 GDC18075105 Giấy bìa Duplex Coated DL180g/m2,750*1050

8 GKL17075105 Bìa KrapLiner 170g/m2,750*1050

9 GBB7074 Giấy cuộn bãi bằng ĐL: 70g/m2, KT740-90

Danh mục khách hàng <trích>

1 CTGVT Công ty Giấy Việt Trì

2 CTGTM Công ty Giấy Tân Mai

3 CTP.P Công ty cổ phần và sản xuất thương mại P.P

4 CNBB TT dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội

5 CTLD Công ty TNHH Long Thành

6 CTDH Công ty CPSXTM và DV Đức Hùng

7 CTTA Công ty Thiên An

8 CTHG Công ty Hoàng Gia

sẽ gây ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Quản lý vật liệu có hiệu quả sẽgóp phần kiểm soát được chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanhnghiệp

Tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà, công tác quản lý vậtliệu được thực hiện khá chặt chẽ và khoa học Ngay từ khâu mua, công ty đã

có sự phân công quản lý một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc duytrì sản xuất một cách liên tục Khối kế hoạch của Công ty tiến hành xây dựng

kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế cho sản xuất kinhdoanh Sau đó phòng kế hoạch có nhiệm vụ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

sao cho đạt được hiệu quả cao nhất Nguyên vật liệu thu mua sau khi đượckiểm nghiệm đầy đủ thì tiến hành nhập kho.

Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại với công dụng,tính năng khác nhau, do vậy cần phải bảo quản trong môi trường phù hợp.Hịên nay, công ty đã thiết kế được một hệ thống kho tàng hợp lý, đảm bảocho các điều kiện cần thiết cho việc dự trữ các loại nguyên vật liệu nhằmtránh hư hỏng, mất mát

2.3 Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà.

2.3.1 Hạch toán ban đầu.

Vật liệu nhập của Công ty chủ yếu là nguồn mua ngoài.Nguyên vật liệu

là tài sản cố định đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế Song để thuậnlợi cho công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giáhạch toán Thực tế, với việc hạch toán nói chung và hạch toán ban đầu nóiriêng ở Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán

* Đối với nguyên vật liệu nhập kho.

Giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn và chiphí thu mua thực tế bao gồm: chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản từ nơimua về đơn vị, tiền thuê kho, thuê bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị vật liệu hao hụt (nếu có), trừ cáckhoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Vật liệu nhập kho của Công ty là nguồnmua ngoài, chi phí thu mua đã tính trong giá mua của vật liệu Vì vậy hìnhthức công ty tổ chức thu mua vật liệu là trọn gói, chi phí thu mua đã tínhtrong giá mua của vật liệu nên khi vật liệu về nhập kho là kế toán có thể tínhngay được giá trị thực tế của số vật liệu đó

Khi xuất kho vật liệu để phục vụ cho sản xuất, kế toán tính giá vật liệutheo phương pháp tính giá bình quân cho cả kỳ dự trữ Định kỳ kế toán nhậnđược các chứng từ xuất kho và chỉ ghi số thực xuất Cuối tháng sau khi đãphản ánh đầy đủ tình hình vật liệu nhập, xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệuxuất kho trong kỳ.

Trị giá thực tế VT xuất kho = 38.814 * 12.178 =472.657.485đồng

- Phiếu nhập vật tư.

- Phiếu xuất vật tư

Nguyên liệu ở đơn vị rất đa dạng Có những vật liệu mua ngoài khinhập kho có hoá đơn GTGT nhưng có vật liệu mua về nhập kho không có hoáđơn GTGT do đó quá trình nhập kho sẽ khác nhau

- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho có hoá đơn GTGT khi về đếnCông ty đều đều phải làm thủ tục kiểm nhận trước khi nhập kho Khi vật liệu

về đến kho sẽ được nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lượng và quy cáchvật liệu (Biểu số 02)- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau đó cán bộ phòngcung tiêu căn cứ vào Hoá đơn của người bán (Biểu số 1)- Hoá đơn GTGT và

số lượng thực nhập để lâp Phiếu nhập kho (Biểu số 03) thành ba liên có đầy

đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu Sau khi thủ tục hoàntất, thủ kho sẽ đưa cho người giao hàng 1 liên phiếu nhập kho và hoá đơn muahàng để làm căn cứ thanh toán, một liên giữ lại để ghi số lượng thực nhập lênthẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để kế toán thanh toán chuyển khoảnhoặc tiền mặt cho người bán và đồng thời theo doi tài khoản 331 “Phải trả chongười bán” Sau đó kế toán thanh toán đưa phiếu cho thủ kho Thủ kho giữ đểghi vào Thẻ kho–(Biểu số 05) và giao cho kế toán chi tiết vật liệu khi họ lấycác chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán

- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho không có hoá đơn GTGT khi vềđến Công ty sẽ được kiểm tra thông qua phiếu nhập hàng do Công ty lập, cán

bộ phòng cung tiêu căn cứ vào phiếu nhập hàng để viết Giấy biên nhận Kếtoán thanh toán căn cứ vào Giấy biên nhận để thanh toán tiền cho người bán

và đồng thời theo dõi tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” Sau đó kế toánđưa phiếu đó xuống cho thủ kho Thủ kho ghi vào thẻ kho và giao cho kế toánchi tiết vật liệu khi họ xuống lấy các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán

311.85 10.335 3.684

8.890 8.540 11.810

2.772.346 88.260.900 43.508.040

Biểu số 02:

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà

Ngày 11 tháng 12 năm 2008

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Căn cứ hoá đơn số: 0040603 Ngày 11 tháng 12 năm 2008

Của: công ty giấy Việt Trì

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông, bà: Nguyễn Hữu Thịnh Trưởng banÔng, bà: Đỗ Quang Vinh Thủ khoÔng, bà: Đỗ Quang Thanh Nhập hàng

STT Tên nhãn hiệu quy

cách vật tư

CT

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL đúng quy cách

SL không đúng quy cách

8.890

8.540

11.810

Không

Không

Không

- Ý kiến của ban kiểm nghiệm.

- Kiểm tra kỹ thuật đạt chất lượng cho nhập sản xuất.

Người nhận Đại diện kỹ thuật Bảo vệ Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 03:

Đơn vị: Công ty Cổ phần Văn

phòng phẩm Hồng Hà

Mẫu số 01- VT Ban hành theo quyết định số 15/2006 QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng Bộ tài chính

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 11/12/2008

Số 03

TK Nợ: 1521, 1331

TK Có: 3311

- Họ tên người giao hàng:

- Diễn giải: phiếu nhập kho vật tư HĐ số 0040650.

- Nhập tại kho: kho vật tư Công ty.

- Địa điểm: Bến Gót- Việt Trì- Phú Thọ.

3 Giấy cuôn Việt Trì 52-73 GVT283 KH 3.684 11.810 43.508.040

Nhập ngày 11/12/2007 Tiền trước thuế: 134.541.286

Tiền thuế GTGT: 13.454.128 Tiền chi phí:

một liên thủ kho chuyển cho phòng vật tư, một liên đơn vị lĩnh giữ, một liênthủ kho giữ để chuyển cho kế toán vật liệu.

Biểu số 04:

Đơn vị: Công ty Cổ phần Văn phòng

phẩm Hồng Hà

Mẫu số 02- VT Ban hành theo quyết định số15/2006QĐ- BTC

Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BBTC

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 31/12/2008

Số 03

TK Nợ: 6325

TK Có: 152

- Họ tên người giao hàng:

- Lý do xuất: Phiếu xuất dụng cụ, vật tư Nhà máy giấy vở I nhập tại kho vật tư Công ty

- Địa điểm: 67 Ngô Gia Tự- Quận Long Biên- Hà Nội.

1 Giấy cuộn Tân Mai ĐL58g/

phẩm Hồng Hà Ban hành theo quyết định số15/2006QĐ-BTC

Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BBTC

GDHS2M2506586BÌA ĐULEX HANSOL 2M :250G/M2,KT :65*86(ĐVT: KG)

01N-VT 04/05 Phiếu nhập tư , tiền ngoại tệ

Để phù hợp với hình thức sản xuất kinh doanh của Công ty, hiện naycông ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “Kêkhai thường xuyên”.

Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được Công ty ápdụng để thuận lợi cho công tác kế toán Doanh nghiệp Công ty đã sử dụng hệthống chứng từ theo mẫu quy định của Bộ tài chính theo mẫu mới nhất

Hệ thống tài khoản: theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ hiện nay công

ty đang sử dụng bảng danh mục tài khoản mà Bộ tài chính đã ban hành tuy cómột số tài khoản Doanh nghiệp không sử dụng đến như: TK 212, TK151,TK512 Ngoài những tài khoản cấp 1,cấp 2 theo quy định của Bộ tài chính,công ty còn sử dụng thêm một số tài khoản cấp 3 như:

- TK112TT : tiền gửi ngân hàng Thường Tín

- TK112ĐT: tiền gửi ngân hàng đầu tư và phát triển

2.3.3 Trình tự hạch toán kế toán

2.3.3.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Văn phòng phẩmHồng Hà thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy cách, chủng loại, số lượng,giá trị và tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu Việc hạch toán chitiết nguyên vật liệu tại Công ty được tiến hành theo phương pháp thẻ songsong

Tại phòng kế toán Công ty, khi nhận được “Phiếu nhập kho”, “Phiếuxuất kho” do phòng kế hoạch chuyển lên, kế toán sẽ lập “Báo cáo luânchuyển kho” cho từng loại vật liệu để theo dõi biến động của nguyên vật liệu

về cả mặt giá trị và hiện vật

BÁO CÁO LUÂN CHUYỂN KHO GIẤY VỞ I <trích>

Tháng 01 năm 2009S

2.3.3.2, Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu kế toán sử dụng, nói tới hạchtoán kế toán là nói tới sự phản ánh số hiện có và tình hình biến động toàn bộtài sản của Doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị Kế toán chi tiết vật liệu chưađảm bảo được yêu cầu này mà chỉ bằng kế toán tổng hợp ghi chép, phản ánhcác đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, sổ kế toán tổnghợp mới đáp ứng được yêu cầu đó

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh,kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát

Do đặc điểm vật liệu của Công ty rất phong phú đa dạng vì vậy Công ty

đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiên việc hạch toánnhập - xuất vật liệu Theo phương pháp này, việc nhập- xuất- tồn kho nguyênvật liệu được theo dõi một cách thường xuyên trên sổ kế toán (Bảng kê- sổ chitiết- nhật ký) Để tổng hợp nhập- xuất vật liệu, Công ty sử dụng các tài khoảnsau:

- TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

- TK 331 “Phải trả cho người bán”

- TK 111 “Tiền mặt”

- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”

- TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”

- TK 141 “Tạm ứng”

Từ những chứng từ thanh toán, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư đã đượckiểm tra, kế toán vật liệu lấy số liệu ghi trực tiếp vào sổ chi tiết thanh toán,nhật ký chứng từ và bảng kê các tài khoản