Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của công ty

Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của công ty

Mục đích, phạm vi áp dụng, cách thức kiểm soát

 Làm cơ sở để đánh giá Hệ thống quản lý chất lợng

 Đảm bảo tính liên tục của Hệ thống Quản lý Chất lợng và các yêucầu của hệ thống đó trong quá trình hoạt động của Công ty

 Đào tạo cán bộ theo các yêu cầu của Hệ thống Quản lý Chất lợng để

đáp ứng theo đúng các yêu cầu đó

 Trình bày Hệ thống Quản lý Chất lợng của Công ty nhằm mục đíchchứng minh sự phù hợp với yêu cầu Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000

2 Phạm vi áp dụng

Sổ tay Chất lợng “STCL” đợc áp dụng cho toàn Công ty cho nhữnghoạt động gia công, lắp đặt hoặc bao gồm gia công và lắp đặt

3 Tài liệu tham khảo

 Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000

 Hệ thống Quản lý chất lợng – Cơ sở và Từ vựng ISO 9000 : 2000

 Phân phối

- Sổ tay chất lợng chỉ đợc phân phối cho những đối tợng cần sử dụng

- Trong trờng hợp có yêu cầu của khách hàng hoặc một đối tợng nàokhác phải đợc sự chấp thuận của Đại diễn Lãnh đạo Chất lợng Công ty (chỉphân phối bản copy)

 Thay đổi

Trong quá trình thực hiện Hệ thống Quản lý Chất lợng, nếu có nhữngthay đổi hoặc cần bổ sung nội dung trong Sổ tay chất lợng do yêu cầu cảitiến hoặc mở rộng phạm vi hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế thịmọi thay đổi trong Sổ tay Chất lợng phải đợc xem xét và phê duyệt bởicùng một cấp xem xét và phê duyệt đã quy định trong thủ tục kiểm soát tàiliệu có KMH: LLM18-PR-4.2.3

- Bản gốc của Tài liệu, tài liệu có kiểm soát đợc quy định ở thủ tụcKiểm soát tài liệu có KMH: LLM18-PR-4.2.3

Giới thiệu công ty cổ phần lilama 18

1 Tên Công ty

Tên Tiếng Việt: Công ty cổ phần lilama 18

Tên Tiếng Anh: lilama 18 joint stock company

Tên Viết Tắt : LILAMA 18 JSC

2 Địa chỉ giao dịch

9 – 19 Hồ Tùng Mậu – Quận 1TP HCMTel: 84 88298490 – Fax: 8488210853

E – Mail: lilama18@hcn.fpt.vn

3 Giói thiệu sơ lợc sự hình thành Công ty

Công ty Cổ phần Lilama 18 hoạt động theo điều lệ của Công ty Cổphần Lilama 18 và Luật doanh nghiệp, là Công ty con do Công ty mẹ TổngCông ty Lắp máy Việt Nam đầu t và nắm giữa cổ phần chi phối (LILAMA).Lịch sử hình thành của Công ty qua các thời kỳ nh sau:

 Ngày 06/4/1977 Bộ Xây dựng có quyết định số 66/BXD – TCBthành lập Xí nghiệp Lắp máy số 8, có nhiệm vụ tham gia lắp ráp cáccông trình công nghiệp, dân dụng trên cơ sở nhiệm vụ kế hoạch Nhànứơc giao

 Ngày 21/10/1982 Bộ Xây dựng có quyết định số 98/BXD-TCB thànhlập Xí nghiệp Lắp máy số 8 thành Xí nghiệp Liên hợp Lắp máy số

18, có nhiệm vụ tham gia xây dựng các công trình công nghiệp dândụng khu vực Tp.Hồ Chí Minh, miền Đông, miền Tây, miền Trung

và khu vực Tây Nguyên

 Ngày 27/10/1993 Bộ Xây dựng có quyết định số 005A/BXD-TCLĐ

về việc thành lập lại doanhnghiệp Nhà nớc, Xí nghiệp Liên hợp Lắpmáy số 18

 Ngày 02/01/1996 Bộ Xây dựng có quyết định số 05/BXD-TCLĐ đổitên xí nghiệp Liên hợp lắp máy số 18 thàng Công ty Lắp máy và Xâydựng số 18

 Ngày 11/12/2006 Bộ xây dựng có quyết định số 1673/QĐ-BXDchuyển Công ty Lắp máy và Xây dựng số 18 thàng Công ty Cổ phầnLilama 18

4 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty Cổ phần Lilama 18 hoàn toàn có đủ năng lực nhận thầu trọngói khảo sát, t vấn thiết kế, gia công chế tạo và xây lắp các công trình cóquy mô lớn với yêu cầu kỹ thuật cao trong các lĩnh vực sau:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ phần số

4103005862, đăng ký lần đầu ngày 04/01/2007 do Sở Kế hoạch và Đầu t

 Quản lý dự án 87 Ngời

 Chuyên viên 25 Ngời

 Công nhân kỹ thuật 1358 Ngời

8 Thị trờng

Với phơng châm chất l“ ợng và uy tín hàng đầu ” Công ty Cổ PhầnLilama 18 có đủ năng lực nhận thầu thi công trọn gói, hoặc từng phần cáccông trình trong và ngoài nớc theo đúng các yêu cầu nghiêm ngặt về Tiêuchuẩn và chất lợng Công ty Cổ phần Lilama 18 sẵn sàng hợp tác với mọi

đối tác trong và ngoài nớc trong các lĩnh vực liên quan

9 Hệ thống Quản lý chất lợng

 Ngày 26/9/1999 Công ty quyết định xây dựng mô hình đảm bảochất lợng theo Tiêu chuẩn ISO 9002: 1994

 Công ty đợc Lioyd’s Register Quality Assurance (LRQA) đánhgiá và cấp giấy chứng nhận ISO 9002 : 1994 qua ISO 9001 : 2000

 Ngày 06/09/2002 Công ty quyết định và xây dựng kế hoạchchuyển đổi Hệ thống Quản lý Chất lợng từ ISO 9001 : 2000 qua ISO 9001 :2000

 Công ty đợc Lioyd’s Register Quality Assurance (LRQA) đánhgiá và cấp giấy chứng nhận ISO 9001 : 2000 có hiệu lực từ ngày 06/02/2004

 LRQA đánh giá và cấp Giấy chứng nhận lại có hiệu lực từ ngày06/02/2007

Phạm vi và trách nhiệm áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lợng cho an toànCông ty

 Văn phòng công ty cổ phần lilama 18 tại 9-19 hồ tùng mậu, quận 1, tp.hcm.

 Các đơn vị trực thuộc

Cho các sản phẩm:

 Gia công và lắp kết cấu thép, hệ thống đờng ống áp lực, bồn áp lực và các loại bồn chứa

 Lắp đặt các thiết bị cơ khí, thiết bị điện

 Sửa chữa và bảo dỡng chan đế, mô-đun, sàn trên (topside), ống và bệ đở (skids).

5.3 Chính sách chất lợng

Chính sách Chất lợng của Công ty Cổ phần LILAMA 18 là luôn cảitiến Hệ thống Quản lý chất lợng, phấn đấu để trở thành Công ty hàng đầu ởthị trờng Việt Nam trong các lĩnh vực chế tạo sản phẩm cơ khí và dịch vụxây lắp bằng những cam kết sau:

 Công ty Cổ phần LILAMA 18 sẵn sàng đáp ứng thoả đáng mọi yêucầu của khách hàng theo hợp đồng đã đợc ký kết

 ứng dụng những tiến bộ khoa học và công nghệ mới trong lĩnh vựcsản xuất và lắp đặt để

- Đảm bảo chất lợng sản phẩm cơ khí và dịch vụ xây lắp

- Tối u hoá chi phí để đạt đợc giá cạnh tranh

- Giao dịch thuận lợi và giao hàng đúng hẹn

 Chính sách chất lợng phải đợc phổ biến đến mọi cấp trong Công ty

Cổ phần LILAMA 18 để mọi ngời cùng thấu hiểu một cách thống

nhất về mục tiêu Chất lợng, cùng nhau thực hiện sao cho đạt đợc hiệuquả mong muốn.

 Công ty Cổ phần LILAMA 18 sẵn sàng cung cấp các nguồn lực cầnthiết để thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lợngtheo các yêu cầu Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000

Ngày 16 tháng 01 năm 2007

Tổng giám đốc

Lê văn tuấn(Đã ký tên và đóng dấu)

5.4.1 Mục tiêu chất lợng năm 2007 – 2008

1 100% Cán bộ công nhân viên thấu hiểu Chính sách chất lợng của Công

ty Cổ phần LILAMA 18

2 Giảm phàn nàn của Khách hàng về các dịch vụ cung cấp:

 Có không quá 2 phàn nàn cho 1 sản phẩm gia công cơ khí

 Có không quá 1 phàn nàn trong 1 tháng cho mỗi dự án đang thi công

3 Đáp ứng yêu cầu của Khách hàng:

 100 các dự án gia công, lắp đặt có giá trị trên 3 tỉ VNĐ có giấychứng nhận thoả mãn yêu cầu của khách hàng

 100% các sản phẩm gia công cơ khí và các dự án có gía trị dới 3 tỉVNĐ có biên bản nghiệm thu chấp nhận hoàn thành của khách hàng

4 Giảm phàn nàn nội bộ về việc thi công và phục vụ thi công

- Có không quá 2 phàn nàn trong 1 tháng cho một dự án đang thựchiện

5 Xác lập, phân tích, cập nhật kinh nghiệm và trình độ nghề nghiệp 100%Cán bộ quản lý từ cấp Đội trởng trở lên Phân loại nghề nghiệp, trình độ100% Cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ và Công nhân kỹ thuật

6 Đổi mới trang thiết bị thi công: Giá trị đầu t mới ít nhất bằng 40%5 tổnggiá trị tài sản cuối năm 2006

Ngày 16 tháng 01 năm 2007

Tổng giám đốc

Lê văn tuấn(Đã ký tên và đóng dấu)

5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn

a cơ cấu tổ chức quản lý:

Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần:

 Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có quyền quyết định cao nhất mọi

vấn đề của Công ty

 Hội đồng Quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty giữa hai kỳ họp

Đại hội đồng cổ đông

 Tổng Giám đốc: Là ngời đại diện trớc pháp luật của Công ty,

điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty

 Ban kiểm soát: Là cơ quan thay mặt cổ đông kiểm soát các

hoạt động quản lý, điều hành và chấp hànhpháp luật của Công ty

1 Đại hội đồng cổ đông

1.1 Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất Công ty

1.2 Quyền và nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông có quyền thoả thuận và thông qua các vấn đề sau:

 Báo cáo tài chính hàng năm

 Báo cáo của Hội đồng Quản trị

 Báo cáo của Ban kiểm sát về quản lý Công ty của HĐQT và Tổnggiám đốc;

 Kế haọch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty;

 Mức cổ tức đợc thanh toán hàng năm choi mỗi loại cổ phần;

 Số lợng thành viên của của HĐQT và Ban Kiểm soát;

 Lựa chọn Công ty kiểm toán;

 Bỗu, bãi miễn và thay thế thành viên Hội đồng Quản trị, Ban Kiểmsoát;

 Quỹ tiền lợng và thù lao của các thành viên HĐQT;

 Bổ sung và sửa đổi Điều kệ;

 Quy định loại cổ phần và số lợng cổ phần mới sẽ đợc phát hành chomỗi loại cổ phần hiện có;

 Tổ chức lại, giải thể, sát nhập hoặc chuyển đổi Công ty;

 Kiểm tra và xử lý các vi phạm của HĐQT, Ban Kiểm soát gây thiệthại cho Công ty;

 Quyết định đầu từ hoặc bán tài sản của Công ty thực hiện có giá trị từ50% tổng giá trị tài sản của Công ty đợc ghi trong báo cáo tài chínhgần nhất đã đợc kiểm toán;

 Thông qua các hợp đồng, giao dịch mà Công ty ký kết với những

ng-ời đợc quy định tại mục 120.1 Điều 120 Luật Doanh nghiệp với giátrị từ 50% tổng giá trị tài sản của Công ty trở lên đợc ghi trong báocáo tài chính gần nhất đã đợc kiểm toán;

 Công ty mua lại hơn 10% cổ phần tổng số cổ phần đã bán;

 Các quyền và nhiệm vụ khác phải theo quy định của pháp luật và

Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty

1.3 Đại hội đồng cổ đông phải thảo luận và biểu quyết đối với các vấn đề đã

đợc đa vào trong chơng tình họp

2 Hội đồng quản trị

2.1 HĐQT là cơ quan quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danhCông ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty khôngthuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông

2.2 HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng Giám đốc và những ngời quản

lý khác trong hoạt động hàng ngày của Công ty

2.3 Quyền và nghĩa vụ của HĐQT thực hiện theo Luật Doanh nghiệp vàmột số quyền, nhiệm vụ cụ thể sau:

 Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sáchhàng năm;

 Quyết định cơ cấu tổ chức, qui chế quản lý nội bộ Công ty; quyết

định thành lập các Công ty con, Chi nhanh hoặc Văn phòng đại diện

và việc góp vốn mua cổ phần của Doanh nghiệp khác;

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc, bổ nhiệm, miễnnhiệm, cách chức Phó tổng giám đốc, Kế toán trởng theo đề nghị củaTổng Giám đốc, quyết định mức lơng của các đối tợng này Thôngqua để Tổng Giám đốc bổ nhiệm các Trởng phòng và tơng đơng;

 Đề xuất các loại cổ phiếu, tổng số cổ phiếu phát hành theo từng loại,quyết định giá bán cổ phiếu, trái phiếu và các chứng khoán khác;

 Thực hiện việc phát hành cổ phiếu, trái phiếu chuyển đổi;

 Đề xuất mức cổ tức hàng năm trình Đại hội đồng cổ đông phê duyệt,quyết định mức cổ tức tạm thời;

 Quyết định đầu t hoặc bán tài sản có giá trị dới 50% tổng giá trị tàisản đợc ghi trong báo cáo tài chính gần nhất đã đợc kiểm toán;

 Phê duyệt các hợp đồng mua , bán, vay, cho vay có giá trị từ 50 tổngtài sản của Công ty trở lên và giao cho Tổng Giám đốc tổ chức ký

kết, thực hiện, trừ các trờng hợp đợc quy định tại Khoản 1 và Khoản

3 Điều 120 của Luật Doanh nghiệp:

 Phê duyệt kế hoặc vay nợ, thế chấp, bảo lãnh và bồi thờng của Côngty;

 Đề xuất Đại hội đồng cổ đông việc mua cổ phần của những Công tykhác;

 Định giá các tài sản góp vào Công ty không phải bằng tiền;

 Quyết định mua lại không quá 10% cổ phần theo từng loại trong mỗi

3.2 Chủ tịch Hội đồng Quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

 Lập chơng trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng Quản trị;

 Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chơng trình, nội dung, tài liệuphục vụ cuộc họp; triêụ tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng Quản trị;

 Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng Quản trị;

 Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồngQuản trị

 Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng Quản trị:

 Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồngQuản trị;

 Các quyền và nhiệm vụ khác theo qui định và Điều lệ Công ty;

3.3 Chủ tịch HĐQT phải gửi báo cáo tài chính thờng niên, báo cáo về tìnhhình chung của Công ty, báo cáo kiểm toán của kiểm toán viên và báo cáokiểm tra của HĐQT cho các cổ đông tại Đại hội đồng cổ đông

4 Ban kiểm soát

4.1 Thành viên của Ban Kiểm soát có quyền hạn và trách nhiệm theoquy định tại đièu 123 Luật Doanh nghiệp, cac quy định tại Điều lệ Tổ chức

và hoạt động của Công ty và một số quỳên hạn và trách nhiệm cụ thể sau:

 Đợc Hội đồng Quản trị tham khảo ý kiến về việc chỉ định Công tykiểm toán độc lập;

 Kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm, sáu thàng và háng quý trơcdskhi trình Hội đồng Quản trị;

 Giám sát hoạt động của HĐQT, Tổng giám đốc, kiến nghị nhữngbiện pháp cải tiến quản lý;

 Kiểm tra danh sách cổ đông có quyền dự họp;

 Tuân thủ pháp luật, Điều lệ Công ty, quyết định của Đại hội đồng cổ

đông trong việc thực hiện quyền nhiệm vụ đợc giao Không đợc tiết

lộ bí mật của Công ty

4.2 Thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Kế toántrởng và cán bộ quản lý khác phải cung cấp các thông tin và tài liệu liênquan đến hoạt động của Công ty theo đề nghị của Ban kiểm soát Ban kiểmsoát chịu trách nhiệm quản lý những tài liệu đợc cung cấp

4.3 Ban kiểm soát phải có ít nhất một thành viên có chuyên môn về kếtoán và không phải là nhân viên của Công ty Ban kiểm soát bầu một thànhviên viên làm Trởng ban Trởng ban có các quyền và trách nhiệm sau:

 Triệu tập cuộc họp Ban Kiểm soát;

 Yêu cầu Công ty cung cấp các thông tin liên quan để phục vụhoạt động của Ban kiểm soát;

 Lập và ký báo cáo của Ban Kiểm soát

b tổ chức bộ máy điều hành

 Công ty có Tổng Giám đốc, một số Phó Giám đốc, Kế toán ởng và bộ máy giúp việc;

tr- Bộ máy quản lý nằm dới sự lãnh đạo của HĐQT, Tổng giám đốc

điều hành đối với toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty

1 Tổng Giám đốc:

1.1 Tổng giám đốc là đại diện theo pháp luật của Công ty

1.2 Tổng Giám đốc do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm và thaythế

1.3 Chế độ báo cáo: Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trớc HĐQT và Đạihội đồng cổ đông về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn đợc giao Cótrách nhiệm báo cáo định kỳ hàng quý hoặc đột xuất theo yêu cầu của Hội

đồng Quản trị

1.4 Trách nhiệm Quản lý của Tổng giám đốc:

 Tổng giám đốc là ngời điều hành công việc kinh doanh của HĐKT;chịu sự giám sát của HĐQT, chịu trách nhiệm trớc HĐQT; chịu dựgiám sát của HĐQT, chịu trách nhiệm trớc HĐQT và pháp luật vềviệc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao.

 Lập các kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, kế hoạch dài năm;các dự án đầu t….trình Hội đồng Quản trị phê duyệt;.trình Hội đồng Quản trị phê duyệt;

 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Đại hội cổ đông; Hội đồngQuản trị;

 Thay mặt Công ty ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, dân sự;

 Đề xuất cơ cấu tổ chức của công ty;

 Trình hội đồng Quản trị thông qua trớc khi quyết định bổ nhiệm,miễn nhiệm, tuyển dụng, cho thôi việc, mức lơng và quyền lợi khác

do cán bộ cấp Trởng phòng Công ty và tơng đơng;

 Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý Công ty;

 Xây dựng các quy chế quản lý của Công ty trình Hội đồng Quản trịthông qua;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và phâncông của Hội đồng Quản trị

1.5 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Chủ trì cuộc họp xem xét của Lãnh đạo;

 Công bố Chính sách Chất lợng và Mục tiêu chất lợng;

 Nhu cầu đào tạo cho Công ty;

 Kế hoạch đánh giá nội bộ;

 Kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa;

 Giá vật t, đơn đặt hàng;

 Giấy Giao nhiệm vụ;

 Kế hoạch hiệu chuản;

 Kế hoạch sản xuất năm, quý, tháng;

 Các dự án đầu t

1.6 Uỷ quyền

Khi Tổng Giám đốc vắng mặt, Phó Tổng Giám đốc kiêm Trởng phòng Kinh

tế kỹ thuật đợc uỷ quyền điều hành công việc chung

2 Trợ lý tổng giám đốc

2.1 Trách nhiệm Quản lý cơ bản

Giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo công tác thu hồi vốn, công tác quan hệ quốc

tế và công tác tiếp thị

2.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Đại diện Lãnh đạo Chất lợng Công ty

 Điều hành, duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lợng

 Tổ chức các cuộc họp Xem xét của lãnh đạo

3 Phó tổng giám đốc kiêm TP Kinh tế kỹ thuật

3.1 Trách nhiệm Quản lý cơ bản

 Thay mặt Tổng Giám đốc điều hành công việc chung khi Tổng Giám

đốc vắng mặt

 Trách nhiệm và quyền hạn theo mục số 10 trang 17/62

3.2 Trách nhiệm Quản lý chất lợng

 Tham gia các cuộc họp Xem xét của lãnh đạo

4 Phó Tổng Giám đốc an toàn & Đào tạo

4.1 Trách nhiệm Quản lý Cơ bản

 Phụ trách các công trình thuộc lĩnh vực dầu khí

 Công tác định mức tiêu hao nhiên liệu và điện năng Công tác xemáy

 Côngtác an toàn kỹ thuật và vệ sinh lao động

 Phê duyệt biện pháp thi công

 Công tác sáng kiến cải tiến kỹ thuật và áp dụng công nghệ mới

 Công tác đào tạo

4.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Tham gia các cuộc họp xem xét của lãnh đạo

 Xác định nhu cầu và kế hoạch đào tạo

5 Phó Tổng Giám đốc đầu t xây dựng

5.1 Trách nhiệm Quản lý Cơ bản

 Điều hành công tác Đầu t và Xây dựng cơ bản

 Phụ trách các công trình Xi măng

5.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Tham gia các cuộc họp xem xét của lãnh đạo

6 Phó Tổng Giám đốc kiêm Giám đốc xí nghiệp 18/3

6.1 Trách nhiệm Quản lý Cơ bản

 Trách nhiệm và quyền hạn theo mục số 13 trang 19/62

6.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Tham gia các cuộc họp Xem xét của lãnh đạo

7 Trởng Phòng tổ chức hành chính

7.1 Trách nhiệm Quản lý Cơ bản

 Tham mu cho Tổng giám đốc tình hình tổ chức lao động, số lợng vàchất lợng lao động trong toàn Công ty để có kế hoạch sử dụng phùhợp với nhu cầu sản xuất của kinh doanh

 Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp cải tiến tổ chức, quản lý nhân

sự và các mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong Công ty

 Lập dự trù mua sắm và quản lý trang thiết bị, máy văn phòng, điện

n-ớc, điện thoại và xe con

 Xây dựng kế hoạch định mức lao động tiền lơng và quỹ tiền lơnghàng năm

 Tổ chức các phong trào thi đua sản xuất, sáng kiến cải tiến kỹ thuật,hợp lý hoá trong quản lý và sản xuất

 Huấn luyện quân sự và phòng cháy chữa cháy

 Bảo vệ chính trị nội bộ

7.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Điều động nguồn nhân lực theo yêu cầu của dự án

 Đánh giá nguồn nhân lực để lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo

 Đánh giá và chọn Nhà cung ứng cung cấp dịch vụ đào tạo

 Đánh giá kết quả đào tạo và cập nhật vào hồ sơ cá nhân

 Lu và cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên trong Công ty

 Kiểm soát việc lu giữ hồ sơ chất lợng của Phòng Tổ chức Hành chính

và của Công ty

7.3 Uỷ quyền

Uỷ quyền cho Phó phòng khi Trởng phòng đi vắng

7.4 Mối tơng quan

 Phân phối tài liệu

 Cung cấp nguồn nhan lực theo yêu cầu của các phòng ban và các đơn

vị thực thuộc

 Lập Hội đồng huỷ hồ sơ lỗi thời

 Xác định khả năng đáp ứng nguồn nhân lực theo yêu câu của kháchhàng trong hồ sơ mời thầu khi có yêu cầu

 Tổ chức tốt hệ thống sổ sách kế toán Thanh toán lơng cho ngời lao

động theo đúng ché độ chính sách của Nhà nớc và quy chế của Côngty

 Phối hợp với các đơn vị trong Công ty để lập kế hoạch hạ giá thànhphân bổ và hạch toán chính xác các loại chi phí vật liệu, thiết bị thicông vào giá thành công trình

 Phân tích tình hình quản lý và sử dụng tài sản, tiền vốn của Công ty

để có kế hoạch điều hoà, bổ sung nhằm phục vụ tốt cho mọi hoạt

động kinh doanh của Công ty

 Thống kê chính xác các số liệu kế toán và báo cáo kế toán theo biểumẫu và thời gian quy định

9 Trởng phòng vật t

9.1 Trách nhiệm quản lý cơ bản

 Theo dõi sát sao sự biến động giá cả thị trờng, tìm nguồn cung ứngvật t, dụng cụ trong và ngoài nớc để cung ứng kịp thời cho các côngtrình thi công của Công ty

 Khảo sát nguồn hàng theo vùng để giảm bớt trung gian và chi phí vậnchuyển

 Tham gia Hội đồng thanh lý tài sản của Công ty

9.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Xác nhận bằng văn bản các hoạt động kiểm tra số lợng và chất lợngvật t, dụng cụ mua vào đáp ứng yêu cầu trớc khi giao nhận

 Đánh giá và chọn Nhà cung ứng cung cấp vật t và dụng cụ

 Xem xét năng lực đáp ứng về cung cấp vật t dụng cụ cho các hồ sơ

dự thầu, hợp đồng

 Xem xét phiếu yêu cầu cung cấp vật t và dụng cụ, báo giá, bảng chiphí vật t, đơn đặt hàng

 Tham gia cuộc họp xem xét của lãnh đạo

 Tổ chức hệ thống kho bãi phù hợp để đảm bảo quản thiết bị, vật t củaCông ty hoặc cho khách hàng khi có yêu cầu theo hợp đồng

 Kế toán an toàn và bảo hiểm lao động

 Tổ chức huấo luyện, tập huấn, kiểm tra an toàn, mạng lới an toàn và

vệ sinh lao động

 Kiểm soát việc đăng ký bảo hiểm lao động con ngời, xe máy và tàisản cố định

 Dự toán và định mức nội bộ

 Khoán gọn từng phần công việc hay toàn bộ công trình

 Điều hành các hoạt động khác thuộc chức năng phòng Kinh tế Kỹthuật

10.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Xem xét kế hoạch và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh củaCông ty quý, năm

 Giao nhiệm vụ kế hoạch cho các đơn vị thực thuộc

 Dự kiến nhu cầu đào tạo, chất lợng công nhân, đầu t trang thiết thicông

 Xem xét hồ sơ dự thầu; đơn đặt hàng hoặc hợp đồng

 Đánh giá tổng thể năng lực của Công ty để đáp ứng các yêu cầu của

 Kiểm soát tài liệu liên quan tới phòng Kinh tế Kỹ thuật

 Xem xét biện pháp kỹ thuật và biện pháp thi công các công trình

 Kiểm soát và chỉ đạo công tác nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu bangiao công trình

 Xác định thông tin mua hàng cho phòng Vật t

 Xác định đặc tính, chủng loại và số lợng xe máy cần cho dự án choPhòng Quản lý Máy

 Yêu cầu nguồn nhân lực của các dự án cho phòng tổ chức Hànhchính

 Xử lý phàn nan và khiếu nại của khách hàng

11 Trởng phòng quản lý máy

11.1 Trách nhiệm Quản lý Cơ bản

 Quản lý toàn bộ xe, máy, thiết bị đo và phơng tiện của Công ty

 Kế hoạch điều động xe máy và phơng tiện thi công theo yêu cầu củacác công trình

 Kế hoạch và thực hiện thủ tục đầu t mới xe máy thi công theo điều lệquản lý và đầu t Nhà nớc

 Kế hoạch và thực hiện công việc kiểm định an toàn thiết bị nângchuyển và áp lực

 Soạn thảo và ban hành nội quy vận hành xe máy và phơng tiện thicông

 Kiểm kê tài sản cố định hàng năm và sử lý sau kiểm kê

 Đăng kiểm xe cẩu theo pháp luật hiện hành

11.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Điều động và thu hồi xe máu và thiết bị thi công

 Lập danh sách Nhà cung ứng cung cấp thiết bị thi công

 Kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa hàngnăm

 Đánh giá tình trạng thiết bị trớc khi thực hiện sửa chữa, bảo dỡng

 Nghiệm thu bàn giao thiết bị, phụ tùng

 Cập nhật hồ sơ tình trạng thiết bị và xe máy thi công

 Lập kế hoạch hiệu chuẩn thiết bị và phơng tiễn theo dõi, đo lờng theoyêu cầu của từng dự án

 Xem xét năng lực đáp ứng về khả năng xe máy, phơng tiện thi côngcho các hồ sơ dự thầu, hợp đồng

 Xác định tình trạng thực tế xe máy và phơng tiện thi công cho từng

dự án để cung cấp theo yêu cầu phòng Kinh tế Kỹ thuật

12 Trởng ban Quản lý chất lợng

12.1Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Kiểm soát và cập nhật Hệ thống tài liệu Chất lợng theo thủ tục kiểmsoát tài liệu

 Xem xét Kế hoạch Chất lợng Dự án

 Kiểm soát việc áp dụng và duy trì Hệ thống Quản lý Chất lợng

 Lập chơng trình đánh giá nội bộ, kiểm tra quá trình đánh giá nội bộcủa Công ty.

 Kiểm tra việc sử lý sản phẩm không phù hợp

 Thiết lập những kênh thông tin từ các bộ phân đến Ban Quan lý Chấtlợng hoặc các quy định báo cáo từ phía các bộ phận này để nắm đợctình hình Hệ thống Quản lý Chất lợng

 Kiểm soát việc duy trì Hồ sơ Chất lợng của các đơn vị thông qua các

đợt đánh giá

 Đề xuất nhng yêu cầu cải tiến Hệ thống Chất lợng

 Đề xuất với ĐDLĐCL các vần đề không phù hợp kể cả sự không phùhợp có nguyên nhân tiềm ẩn nhằm có các hoạt dộng khắc phục hoặcphòng ngừa

 Chuẩn bị nội dung của cuộc họp Xem xem của lãnh đạo

 Kiểm soát các hoạt động chất lợng của mỗi dự án

12.2 Uỷ quyền

Uỷ quyền cho phó ban hoặc một cán bộ trong Ban

12.3 Mối tơng quan

 Các phòng ban, đơn vị liên quan đến chất lợng

13 Trởng các đơn vị trực thuộc (Giám đốc Xí nghiệp/Nhà máy ché tạo/ Trởng đơn vị thi công/Giám đốc dự án)

13.1 Trách nhiệm Quản lý Cơ bản

 Quản lý toàn bộ máy móc, dụng cụ và vật t của đơn vị

 Triển khai thực hiện theo giấy giao nhiệm vụ

 Đảm bảo các chế độ báo cáo theo quy định

13.2 Trách nhiệm Quản lý Chất lợng

 Lập và cập nhật Kế hoạch Chất lợng dự án

 Đảm bảo thực iện các yêu cầu của khách hàng dợc ký kết trong hợp

đồng kinh tế và trong kế hoạch chất lợng dự án đựơc phê duỵet củaCông ty

 Báo cáo đầy đủ và định kỳ các yêu cầu liên quan đến chất lợng của

dự án đợc quy định trong hệ thống tài liệu chất lợng của Công ty đếncác phòng ban liên quan

 Quyết toán xe máy với phòng Quản lý Máy.

 Quyết toán hợp đồng khoán với phòng Kinh tế Kỹ thuật

5.5.2 Đại diễn lãnh đạo chất lợng

Đại diện lãnh đạo chất lợng của Công ty Ông Liên Ngọc Báu đợc TổngGiám đốc Công ty bổ nhiệm lại theo Quyết định số 21/QĐ-TCHC ngày10/01/2007 Để đảm bảo Hệ thống Chất lợng đợc xây dựng, áp dụng, duytrì và cải tiến theo Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 Trách nhiệm và quyền hạncủa Đại diện Lãnh đạo Chất lợng Công ty cụ thể nh sau:

1 Trách nhiệm

 Đảm bảo hệ thống chất lợng đợc xây dựng dựa trên các yêu cầu củaTiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và các hoạt động thực tế của Công tynhằm cung cấp niềm tin cho Khách hàng về việc kiểm soát và duy trì

sự ổn định của chất lợng sản phẩm

 Đảm bảo hệ thống chất lợng đợc duy trì tại mọi cấp trong Công tyqua việc đánh giá nội bộ định kỳ để xem xét sự phù hợp của hệ thốngchất lợng với việc áp dụng

 Phê duyệt kế hoạch chất lợng dự án và các tài liệu thuộc hệ thốngchất lợng đợc quy định trong thủ tục kiểm soát tài liệu

 Giao nhiệm vụ và phê duyệt việc thực hiện các hành động khắc phụcphòng ngừa của các Bộ phận liên quan

 Xác định các nhu cầu đào tạo cho các nhân viên, những ngời thựchiện các công việc ảnh hớng đến chất lợng

 Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ cán bộ công nhân viên Công ty nhận thức

đợc các yêu cầu của khách hàng

 Báo cáo Tổng Giám đốc những vấn đề về chất lợng trong cuộc họpxem xét của Lãnh đạo liên quan đến:

 Kết quả của các cuộc đánh giá;

 Phản hồi của Khách hàng;

 Việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm;

 Tình trạng của các hành động khắc phục và phòng ngừa;

 Các hành động tiếp theo từ các cuộc họp xem xét của Lãnh

 Lập kế hoạch đánh giá nội bộ hàng năm và phê duyệtchơng trình đánh giá nội bộ.

 Quan hệ với các Tổ chức bên ngoài về các vấn đề liênquan đến hệ thống chất lợng

4.2 Cấu trúc của hệ thống tài liệu Quản lý Chất lợng

Hệ thống tài liệu quản lý chất lợng của Công ty Cổ phần LILAMA 18bao gồm:

 Hệ thống tài liệu để quản lý hệ thống chất lợng

 Hệ thống tài liệu để quản lý chất lợng dự án

 Tài liệu từ bên ngoài

Đợc chia làm cấp và có cấu trúc nh sau:

1 Hệ thống tài liệu để Quảnlý hệ thống Chất lợng

Cấp 1: Sổ tay chất lợng

Là tài liệu để mô tả tổng quát các hoạt động có liên quan đến việcquản lý hệ thống chất lợng của Công ty do Tổng giám đốc phê duyệt baogồm:

 Mục đích phạm vi áp dụng Sổ tay Chất lợng

 Đại diện Lãnh đạo Chất lợng

 Cấu trúc của hệ thống tài liệu quản lý chất lợng

 Hoạch định chất lợng

 Tóm tắt các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của Tiêu chuẩn

 Xem xét của lãnh đạo

 Quản lý nguồn lực

 Tạo sản phẩm

 Đo lờng, phân tích và cải tiến

 Mô tả sự tơng tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lợng

Cấp 2: Thủ tục

Mô tả cách thức thực hiện công việc, phối hợp các hoạt động nhằmmục đích đảm bảo áp dụng thống nhất giữa các bộ phận có liên quan đểhoàn thành công việc Các thủ tục đợc xây dựng để đáp ứng các yêu cầu củaTiêu chuẩn ISO 9001 : 2000

Cấp 3: Hớng dẫn công việc

Hớng dẫn công việc là tài liệu mô tả cách thức thực hiện và kiểm trahoạt động của từng công việc Nhằm mục đích làm rõ các bớc công việctrong các quá trình Trong hớng dẫn công việc có mô tả làm cái gì và bằngcách nào? tại làm sao? Khi nào làm? làm ở đâu? ai làm?

Cấp 4: Hồ sơ

Là dạng tài liệu cung cấp những bằng chứng khách quan của các hoạt

đọng đã đợc thực hiện hay các kết quả đạt đựơc

Ghi chú:

*Biểu mẫu

 Là một dạng tài liệu đợc đính kèm trong thủ tục hoặc hớng dẫncông việc và đợc ban hành đồng thời với thủ tục hoặc hớng dẫncông việc

 Biểu mẫu đợc dùng để ghi lại các kết quả của hoạt động củacác yếu tố trong hệ thống quản lý chất lợng và đựơc kiểm soátbằng danh mục

* Phụ lục (nếu có)

 Là phần tài liệu kèm theo để bổ sung cho nội dung của tài liệuchính

2 Hệ thống tài liệu để Quản lý Chất lợng dự án

Cấp 1: Sổ tay chất lợng và kế hoạch chất lợng dự án

 Sổ tay chất lợng: Là tài liệu cấp 1 dùng để quản lý hệ thống chất ợng

l- Kế hoạch chất lợng dự án: Là tài liệu nêu biện pháp thực hệin, nguồnlực và trình tự hoạt động gắn liền với chất lợng cho một sản phẩm,hợp đồng hoặc dự án cụ thể.

Cấp 2: Thủ tục của hệ thống Quản lý chất lợng và thủ tục của dự án

Bao gồm các thủ tục trong hệ thống quản lý chất lợng của Công ty

đ-ợc áp dụng cho dự án và các thủ tục mới đđ-ợc lập riêng cho những công việc

đặc biệt của dự án cha có thủ tục chung của hệ thống quản lý chất lợng

Cấp 3: Hớng dẫn công việc của hệ thống quản lý chất lợng và hớng dẫn công việc của dự án

Bao gồm các hớng dẫn công việc trong hệ thống quản lý chất lợngcủa Công ty và đợc áp dụng cho dự án và các hớng dẫn công việc mới đợclập riêng cho những công việc đặc biệt của dự án cha có trong hớng dẫncông việc chung của hệ thống quản lý chất lợng

Cấp 4: Hồ sơ chất lợng của dự án

Là dạng tài liệu cung cấp những bằng chứng khách quan của các hoạt

động đã đợc thực hiện hay các các kết quả đạt đợc cho dự án

Ghi chú:

*Biểu mẫu bao gồm:

 Biểu mẫu của hệ thống quản lý chất lợng của Công ty đợc ápdụng cho dự án nếu phù hợp với yêu cầu của dự án và vấn đợckiểm soát nh tài liệu trong văn bản danh mục tài liệu

 Biểu mẫu của dự án đợc áp dụng theo yêu cầu của kháchhàng.Đợc lập thành danh sách cho từng dự án và kiểm soát nhtài liệu có nguồn gốc xuất phát từ bên ngoài

 Biểu mẫu của dự án đợc bổ sung thêm theo yêu cầu của dự án

3 Tài liệu từ bên ngoài

Là những tài liệu đợc sử dụng để thực hiện sản phẩm, quản lý hệthống chất lợng có nguồn gốc từ bên ngoài bao gồm:

1 Phơngpháp lập kế hoạch (hoạch định)

Để hoạt động có hiệu quả trứơc khi bắt đầu thực hiện cần phải lập kế hoạch

 Khi lập kế hoạch phải đáp ứng các nội dung: Tại sao phải làm? Ailàm? Làm cái gì? làm ở đâu? Khi nào làm và làm nh thế nào?

 Kế hoạch phải gắn với các mục tiêu cụ thể cần đạt đợc, trên cơ sở đóxác định các hoạt động/ quá trình và phân bổ những nguồn lực cầnthiết để đạt đợc mục tiêu, bố trí một cách hợp lý về tiến độ thời gian,

nhân lực và trang thiết bị cần thiết sao cho hoạt động đợc thực hiệnmột cách hiệu quả.

2 Hoạch định chất lợng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn

2.1 Mục tiêu chất lợng (5.4.1)

Các mục tiêu chất lợng đã đề ra của Công ty bao gồm những điều cần thiết

để đáp ứng yêu cầu của sản phẩm phải:

 Thiết lập tại mọi cấp và từng bộ phận chức năng thích hợp trong Tổchức;

 Đo đợc và nhất quán với Chính sách Chất lợng;

 Giám sát, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện;

 Đánh giá kết quả việc thực hiện

2.2 Hoạch định việc sản phẩm (7.1)

 Hoạch định việc tạo sản phẩm đợc thể hiện trong kế hoạch chất lợng

dự án kế hoạch này do Giám đốc dự án/Trởng chỉ huy Công trìnhsoạn thảo theo các yêu cầu của Khách hàng phù hợp với các mục tiêuchất lợng và các yêu cho từng dự án và có sự phê duyệt của Đại diệnlãnh đạo Chất lợng

 Giám đốc sự án/Trởng chỉ huy Công trình do Tổng giám đốc giaonhệim vụ để thực hệin một phần hoặc toàn bộ hợp đồng mà Công ty

đã ký với khách hàng

Lập kế hoạch chất lợng dự án đợc viễn dẫn trong Hớng dẫn công việc cóKMH: QLCL-WI-7.1

2.3 Hoạch định đánh giá nội bộ (8.2.2)

Hoạch định đánh giá nội bộ đựơc viện dẫn trong Thủ tục có KMH:LLM18-PR-8.2.2

2.4 Hoạch định thiết kế và phát triển (7.3.1)

Khi hoạch định thiết kế và phát triển các yêu cầu sau khi phải đợc xác định:

 Các giai đoạn của thiết kế và phát triển

 Xem xét, kiểm tra xác nhận và xác nhận giá trị sử dụng thích hợp chomỗi giai đoạn

 Trách nhiệm và quyền hạn đối với các hoạt động thiết kế và pháttriển

 Kết quả hoạch định phải định phải đợc cập nhật một cách thích hợptrong quá trình.

Hoạch định Thiết kế và Phát triển đợc viện dẫn trong Hớng công việc cóKMH: KTKT-WI-7.3

2.5 Hoạch định đo lờng phân tích và cải tiến (8.1)

Khi hoạch định và phát trỉên các quá trình đo lờng, phân tích và cảitiến phải xác định bao gồm các phơng pháp có thể áp dụng, kể cả các kỹthuật thống kê và mức độ sử dụng nhằm để:

 Chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm thông qua đánh giá sự thoả mãncủa khách hàng

 Sự phù hợp của hệ thống chất lợng thông qua đánh giá nội bộ củaCông ty

 Nâng cao tính hiệu lực qua các hành động khắc phục và hành độngphòng ngừa

Hoạch định đo lờng phân tích và cải tiến đựoc viện dẫn trong Hớng dẫncông việc có KMH: QLCL-WI-8.1

4.3.2 Kiểm soát tài liệu

Đa ra cách thức kiểm soát các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn kể cảcác tài liệu khác có nguồn gốc từ nội bộ hoặc bên ngoài nhằm đảm bảorằng những tài liệu cần thiết đợc nhận biết, đợc phân phối kịp tời đến nơicần sử dụng

2 Phạm vi áp dụng

2.1 Tài liệu Hệ thống Quản lý Chất lợng

 Để quản lý hệ thống chất lợng: Sổ tay chất lợng, thủ tục và hwongsdẫn công việc, Biểu mẫu liên quan đến hoạt động/quá trình tạo sảnphẩm và các Hồ sơ chất lợng theo yêu cầu của Tiêu chuẩn

 Để quản lý chất lợng dự án: kế hoạch Chất lợng dự án, các Quy trình

và Hớng dẫn công việc đợc soạn thảo thêm theo yêu cầu quy mô vàtính chất đặc biệt của từng dự án Các quy trình và hớng dẫn côngviệc này đợc liệt kê và đính kèm trong Kế hoạch Chất lợng dự án.2.2 Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

 Tài liệu liên quan đến dự án: Các thông tin, Bản vẽ thiết kế, Tiêuchuẩn kỹ thuật, các Quy trình, Hớng dẫn công việc, Biểu mẫu và cáctài liệu khác….trình Hội đồng Quản trị phê duyệt;.liên quan đến dự án do Khách hàng cung cấp

 Tài liệu liên quan đến hoạt động, tổ chức doanh nghiệp: Các loạicông văn, Văn bản pháp quy hiện hành và các tài liệu khác….trình Hội đồng Quản trị phê duyệt; ợc.đnhận qua các phơng tiện th tín, bu điện, fax….trình Hội đồng Quản trị phê duyệt;.

 Các tài liệu, Tiêu chuẩn cần có để tham khảo hoặc thực hiện liênquan đến hoạt động của từng bộ phận, đơn vị và Công ty

Phòng Tổ chức Hành chánh có trách nhiệm kiểm soát các tài liệu liênquan đến hoạt động, tổ chức doanh nghiệp Ban quan lý Chất lợng có tráchnhiệm kiểm soát các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý Chất lợng Phòng Kinh

tế Kỹ thuật có trách nhiệm kiểm soát những tài liệu liên quan đến dự án.Các đơn vị phòng ban khác có trách nhiệm kiểm soát tất cả các tài liệu đợcphận phối

3 Mô tả

3.1 Kiểm soát tài liệu thuộc Hệ thống Quản lý Chất lợng

3.1.1 Xem xét, phê duỵêt và ban hành

Tài liệu thuộc Hệ thống Quản lý chất luợng đợc xem xét và phê duyệt trớc khi ban hành theo quy định nh sau:

ST

T

1 Sổ tay chất lợng ĐD Lãnh đạo Chất lợng Tổng Giám đốc

2 Thủ tục ĐD Lãnh đạo Chất lợng Tổng Giám đốc

3 Hớng dẫn công việc TB Quản lý Chất lợng ĐD Lãnh đạo Chất lợng

4 Kế hoạch Chất lợng Dự án TB Quản lý Chất lợng ĐD Lãnh đạo Chất lợng3.1.2 Thay đổi tài liệu

Nếu không có chỉ định nào khác, mọi thay đổi về tài liệu đều phải đợc bộphận đã soạn thảo trớc đó thực hiện và đợc phê duyệt theo cấp tài liệu đãquy định Những sự thay đổi đợc ghi trên trong kiểm soát và khi có thể sẽ

có những chỉ rõ hay dấu hiệu để nhận biết

3.1.3 Cập nhật tài liệu

Tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lợng sau khi đợc phê duyệt, Ban quản

lý chất lợng ghi ngày ban hàng của tài liệu và cập nhật vào Danh mục Tàiliệu Hệ thống Quản lý chất lợng

3.1.4 Phân phối tài liệu

 Ban quản lý Chất lợng yêu cầu Phòng Tổ chức hành chánh photo tàiliệu theo số lợng cần phân phối

 Ban Quản lý Chất lợng đóng dấu “kiểm soát” lên từng trang của tàiliệu, ghi ngày tháng trớc ngày ban hành 1 ngày và chuyển cho văn th

để phân phối đến các bộ phận đợc phân phối

 Mỗi bộ phận phải kiểm soát những tài liệu đựơc phân phối và thờngxuyên cập nhật các tài liệu có hiệu lực và đồng thời loại bỏ những tàiliệu lỗi thời.

 Bản gốc lu tại Ban Quản lý Chất lợng

3.1.5 Thu hồi tài liệu

 Tài liệu lỗi thời (bản gốc) lu để tham khảo tại Ban Quản lý Chất lợngphải đợc đóng dấu “lỗi thời” trên các trang tài liệu Thời gian thamkhảo đợc quy định không quá một lần soát xét

 Các bộ phận, đơn vị khác không lu tài liệu lỗi thời

3.2 Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên ngoài liên quan đến hoạt dộng tổchức của Công ty

3.2.1 Cập nhật tài liệu

 Phòng Tổ chức hành chính lập dnah mục tài liệu có nguồn gốc bênngoài liên quan đến hoạt động của Công ty để xác định tài liệu cầnthiết phải đợc kiểm soát và thời gian lu trữ

 Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài có kiểm soát đợc đóng dấu “côngvăn đến” (màu xanh), ghi số và ngày nhận tài liệu và đợc xác định làbản gốc tại công ty

 Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài chuỷên đến phải đợc phânloại vàvào sổ giao nhận tài liệu bên ngoài trớc khi trình cấp có thẩm quyềnxem xét hoặc phân phối

3.2.2 Phân phối

 Văn th có trách nhiệm phân phối tài liệu kịp thời đến nơi cần sửdụng Cần thiết yêu cầu Phôtô thêm để phân phối đầy đủ cho các đốitợng cần phân phối đâỳ đủ cho các đối tợng cần phân phối Tài liệu

có nguồn gốc bên ngoài đợc kiểm soát bằng Sổ giao nhận tài liệu bênngoài

 Tất cả các tài liệu có nguồn gốc từ Tổng Công ty, Nhà nớc phải l bảngốc tại Văn th Trờng hợp cần thiết phải phân phối bản gốc, đơn vụ đ-

ợc phân phối bản gốc phải đợc xác định trong Sổ giao nhận tài liệu3.2.3 Huỷ tài liệu

Tài liệu lỗi thời đựoc huỷ sau khi có quyết định của Hội đồng huỷ tài liệu.Khi huỷ tài liệu phải có sự chứng kiến đầy đủ các thành phần theo nh Hội

đồng quy định

3.3 Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên ngoài liên quan đến dự án

3.3.1 Tài liệu liên quan đến dự án – “nhận đến”

 Phòng Kinh tế kỹ thụât có trách nhiệm kiểm soát các tài liệu cónguồn gốc bên ngoài liên quan đến dự án (nhận trực tiếp từ kháchhàng hoặc qua Văn th của Công ty) Phải có bằng chứng ghi nhậnviệc nậhn dạng, ngày nhận, số lợng và ngời nhận tài liệu.

 Các đơn vị thi công phải kiểm soát và cập nhạt tài liệu của dự án

đang thi công trong suốt quá trình thực hiện đến khi hoàn thành dự

án

3.3.2 Những tài liệu liên quan đến dự án – “chuyển đi”

 Những tài liệu dự án trớc khi chuyển ra bên ngoài phải có bằngchứng đợc kiểm soát của từng bộ phận