Chương 6 bảo quản Tài liệu điện tử

Để thiết kế hệ thống quản lý TLĐT cần đi sâu phân tích:- những chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử: tạo lập, xử lý, lập HSĐT, truy cập, tìm kiếm, cập nhật, kết xuất

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS Nguyễn Văn Thoả

ĐT 0908 588 179

Email: nguyenthoa.nv@gmail.com

Chương 6 THỐNG KÊ VÀ BẢO

QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

6.1 Thống kê TLĐT

6.2 Hệ thống quản lý TLĐT

6.3 Phương pháp bảo quản tài liệu điện tử

6.1 Thống kê TLĐT

Thống kê tài liệu điện tử trên phần mền 1C

Thống kê theo tỉ lệ phần %  

6.2 Hệ thống quản lý TLĐT

6.2 Hệ thống quản lý TLĐT

- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (An Electronic Document Management System - EDMS) là một hệ thống máy tính hoặc bộ các chương trình được thiết kế và theo dõi tài liệu điện tử và các phương tiện truyền thông khác.

Để thiết kế hệ thống quản lý TLĐT cần đi sâu phân tích:

- những chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử: tạo lập, xử lý, lập HSĐT, truy cập, tìm kiếm, cập nhật, kết xuất TLĐT từ hệ thống…

- các tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến

hệ thống quản lý tài liệu điện tử và

- quy trình cơ bản để lựa chọn và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử phù hợp với từng loại cơ quan, tổ chức

Đối với phương tiện lưu trữ thông tin số

có 6 tiêu chí để đánh giá một phương tiện lưu trữ có tính ưu việt hay không bao gồm:

- Tuổi thọ của phương tiện lưu trữ được chứng minh là trong khoảng ít nhất 10 năm;

- Dung lượng lưu trữ;

- Có những phần mềm/dịch vụ phát hiện

và sửa lỗi hiệu quả;

- Công nghệ/hãng sản xuất có tên tuổi trên thị trường;

- Chi phí thấp (bao gồm chi phí lưu trữ trên mỗi MB và tổng chi phí cho việc mua và duy trì các phần mềm và phần cứng cần thiết);

- Chi phí đào tạo cho các nhân viên quản lý phương tiện lưu trữ

* Phương pháp luận xây

dựng hệ thống lưu trữ tài

liệu điện tử:

Hệ thống lưu trữ điện tử là một khái niệm

mới Để thiết lập “lưu trữ điện tử” thì cần có một số yếu tố: công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp luận triển khai

Một số giải pháp phần mềm ở Việt Nam đang được phát triển và triển khai có liên quan đến công tác văn bản,

ví dụ như các phần mềm quản lý văn bản, công văn, hoặc một số giải pháp ứng dụng cho các thư viện Nhưng dưới góc nhìn của một hệ thống “lưu trữ điện tử” thì các giải pháp vẫn còn rất sơ khai. 

Phần trung tâm của hệ thống lưu trữ điện tử là kho lưu trữ điện tử

Kho lưu trữ điện tử là một hệ thống

lưu trữ có cấu trúc các tài liệu điện tử

Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử cần phải đảm bảo:

- Cơ chế nhập và tạo ra các tài liệu điện

tử (máy quét, E-mail, nhập trực tiếp và lưu);

- Xem tài liệu;

- In tài liệu;

- Tìm kiếm nhanh các tài liệu theo các tham số khác nhau, chẳng hạn như theo thư mục phân nhánh và theo các thuộc tính của tài liệu;

- Phân quyền truy cập vào tài liệu điện tử;

- Không có khả năng xóa tài liệu;

- Lưu trữ tin cậy, sao lưu tài liệu điện tử;

- Theo dõi lịch sử thay đổi tài liệu;

- Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có

Hệ thống lưu trữ điện tử bao gồm các

- Lưu trữ thông tin;

- Ghi nhận thông tin;

- Trình bày thông tin;

- Cho phép sử dụng thông tin (không chỉ

để "nhìn" mà còn có thể chỉnh sửa và tạo một cái mới trên cơ sở thông tin đã

có, đồng thời không gây thiệt hại cho các thông tin đã lưu trữ trước đây);

- Quản lý thông tin

Câu hỏi thảo luận nhóm

Theo anh chị cần phải tiến hành những biện pháp gì để bảo quản an toàn TLLTĐT?

6.2 Phương pháp bảo quản

tài liệu lưu trữ điện tử

Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ- CP)

1 Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo

quản an toàn và được chuyển đổi

theo công nghệ phù hợp.

2 Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải

thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn,

khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp

kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được

thuận lợi nhưng phải bảo đảm không

thay đổi nội dung tài liệu.

3 Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp

(có điều hòa không khí 24/24 giờ và nhiệt độ,

độ ẩm được kiểm soát ở 18°C ± 2°C và RH 40% ± 5% tương ứng

Thường xuyên kiểm tra để bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu điện tử Các hồ sơ phải được sao lưu ngay khi đưa vào lưu trữ Khi tài liệu lưu trữ điện tử không còn thỏa mãn điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này, phải kịp thời thực hiện việc đồng bộ với tài liệu đã sao lưu.)

5 Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

6.2 Phương pháp bảo quản

tài liệu lưu trữ điện tử

- Tạo lập TLLTĐT đáp ứng được những yêu cầu về tiêu chuẩn TLĐT để đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng lâu dài;

- Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý TLĐT: phân quyền truy cập, quản lý, sử dụng TLĐT trong hệ thống;

- Bảo mật thông tin: cài đặt mật khẩu truy cập tài liệu; không kết nối mang internet đối với tài liệu mật, tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng;

6.2 Phương pháp bảo quản

tài liệu lưu trữ điện tử

- Cài đặt phần mềm chống virus máy tính;

- Sao lưu dự phòng đối với TLĐT;

- Bảo trì và vận hành hệ thống

- Chuyển đổi TLĐT sang định dạng mới/ theo công nghệ phù hợp;

6.4.1 Bảo toàn sự tồn tại của

tài liệu

Bảo quản tài liệu điện tử đang đặt ra những thách thức mới và cấp thiết đối với các nhà lưu trữ

Như đã trình bày ở trên, để tài liệu có thể được sử dụng như là bằng chứng thì nội dung, bối cảnh và cấu trúc của chúng phải được bảo toàn

Do vậy, việc bảo quản chỉ riêng phương tiện mang tin sẽ là không đủ

Một tài liệu điện tử được bảo quản an toàn khi và chỉ khi nó tiếp tục tồn tại ở dạng cho phép người ta có thể truy nhập và một khi truy nhập được thì nó

sẽ cung cấp bằng chứng xác thực và đáng tin cậy về hoạt động đã tạo ra tài liệu

Tài liệu điện tử cũng phải đảm bảo tính nguyên vẹn về nội dung, bối cảnh, cấu trúc của nó và cả khía cạnh vật lý của vật mang tin.

Đối với tài liệu điện tử để bảo quản an toàn cần phải chú ý tới việc bảo trì hệ thống và các thiết bị điện tử

Luôn phải vận hành hệ thống và các thiết bị máy móc trong điều kiện an toàn nhất, đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật

6.4.2 Bảo toàn khả năng

tiếp cận khai thác

a Bảo toàn công nghệ mà tài liệu

phụ thuộc

b Loại trừ sự phụ thuộc của tài liệu

vào một công nghệ cụ thể

c Bảo toàn phần mềm vận hành

d Bảo toàn khả năng hiển thị

6.4.3 Bảo toàn khả năng

có thể hiểu được

Tài liệu có thể hiểu được là những tài liệu

có thể được sử dụng như là những bằng chứng lịch sử

Điều này đòi hỏi việc xác định nguồn gốc xuất xứ của tài liệu, việc duy trì trật tự ban đầu của tài liệu và sự có sẵn của các tài liệu liên quan cũng như những thông tin bối cảnh khác

6.4.4 Bảo quản qua các giai đoạn của vòng đời tài

liệu

a Giai đoạn nhận thức (chuẩn bị)

Bảo quản tài liệu điện tử trong giai đoạn chuẩn

bị thì vấn đề quan trọng nhất là đảm bảo cho các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng)

Quá trình này bao gồm cả việc phân tích các yêu cầu đối với cả thông tin cũng như việc xử lý những thông tin đó phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại

Quá trình đó còn bao gồm việc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thích hợp

Các yêu cầu chức năng đối với việc quản lý tài liệu điện tử cần phải được xem xét

và tính đến khi thiết kế và xác định các yêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của tài liệu được sản sinh hay giữ lại có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về những hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân - nguồn sản sinh ra tài liệu và tài liệu lưu trữ điện tử được nhận diện và bảo quản

b Giai đoạn tạo lập tài liệu

Đảm bảo cho các tài liệu được tạo lập được nắm bắt và quản lý một cách thống nhất trong hệ thống

Những tài liệu thích hợp và đáng tin cậy phải được tạo lập khi người ta cần đến chúng và phải được nắm bắt, ghi lại trong các hệ thống tài liệu được thiết kế một cách hoàn chỉnh

Do vậy bảo quản tài liệu ở giai đoạn tạo lập đòi hỏi người có trách nhiệm phải thúc đẩy các đơn vị, cá nhân thực hiện tạo lập tài liệu.

c Giai đoạn bảo trì

Giai đoạn bảo trì bao gồm phần còn lại của vòng đời tài liệu lưu trữ

Những hành động được thực hiện liên quan tới tài liệu trong suốt giai đoạn hiện hành của chúng cần phải xác định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo trì và tiếp cận khai thác tài liệu tiếp theo sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu hoạt động của cơ quan,

tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng

Tương tự như vậy, các bước được áp dụng để bảo quản lưu trữ phải đảm bảo rằng tài liệu phải có đủ khả năng tiếp tục cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy và xác thực về những hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra chúng.