Chương 2 lịch sử hình thành và phát triển của tài liệu điện tử

Khi hoạt động của CQ/TC được ứng dụng máy tính, người làm lưu trữ phải đối diện với những tài liệu điện tử được tạo ra hay lưu lại trong bất kỳ một giai đoạn nào của toàn bộ quá trình ph

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS Nguyễn Văn Thoả

ĐT 0908 588 179 –

Email: nguyenthoa.nv@gmail.com

Chương 2 SƠ LƯỢC LỊCH

SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT

TRIỂN CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

2.1 Quá trình hình thành công tác lưu trữ TLĐT

2.2 Công tác lưu trữ điện tử ở Việt Nam2.3 Vị trí của tài liệu điện tử trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

2.1 Quá trình hình thành

công tác lưu trữ TLĐT

Từ giữa những năm 1950, khi có sự xuất hiện của máy tính, xã hội loài người đã chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng về những khả năng của công nghệ máy tính

Sự phát triển của các hệ thống thông tin có liên quan tới những vấn đề về quản lý và bảo quản tài liệu điện tử

Nhận thức được các xu hướng đó sẽ giúp cho chúng ta xem xét các khái niệm về tài liệu, lưu trữ tài liệu và chức năng lưu trữ trong đúng bối cảnh của nó

Sự phát triển của công nghệ thông tin

có thể nhìn nhận theo 3 giai đoạn giao thoa nhau:

- Giai đoạn máy tính lớn;

- Giai đoạn máy tính cá nhân (PC) và

- Giai đoạn nối mạng

Sự phát triển của công nghệ thông tin

đã tạo ra những cơ sở cho sự hình thành và hoàn thiện của tài liệu điện

tử trong hoạt động của CQ/TC

Khi hoạt động của CQ/TC được ứng dụng máy tính, người làm lưu trữ phải đối diện với những tài liệu điện

tử được tạo ra hay lưu lại trong bất

kỳ một giai đoạn nào của toàn bộ quá trình phát triển của công nghệ thông tin

để tự động hoá các nhiệm vụ tính toán phức tạp như kế toán và thống kê.

Dữ liệu được nạp vào hệ thống máy tính, được xử lý theo các nhóm/đợt

và sau đó sản phẩm đầu ra được sử dụng trong các bản tóm tắt, các bảng tính, bảng cân đối và các tài liệu kinh doanh khác hay trong các báo cáo và tài liệu phân tích các công trình nghiên cứu khoa học

Việc mua sắm và vận hành máy tính lớn (mainframe) rất tốn kém và chúng đòi hỏi những chương trình phần mềm rất phức tạp được xây dựng riêng cho mỗi một loại ứng dụng mới

Trong những năm 1960, các nhà sản xuất máy tính đã đưa ra quan điểm

“chia sẻ thời gian” cho phép nhiều người sử dụng cùng tiếp cận máy tính một lúc

Chia sẻ thời gian đã tạo tiền đề cho việc nối mạng và tiếp cận máy tính

từ xa và nó thúc đẩy sự phát triển của các phần mềm hỗ trợ cho các ứng dụng loại mới như hiệu đính văn bản, thiết kế mẫu, phân tích thống

kê và thiết kế đồ hoạ

Các loại phần mềm mới cùng với việc các chi phí cho việc tính toán và lưu trữ giảm liên tục đã cho phép các cơ quan tự động hoá ngày càng nhiều nhiệm vụ phức tạp

Tuy nhiên, việc thiết kế các hệ thống

và vận hành các máy tính vẫn là một lĩnh vực kỹ thuật chuyên sâu và còn khá xa vời đối với những người sử dụng cuối

Một số ít nhà lưu trữ có tầm nhìn xa đã nhận thức được một số tác động tiềm năng của tự động hoá đối với việc quản lý tài liệu và lưu trữ.

Những người đi đầu trong lĩnh vực “tài liệu lưu trữ đọc bằng máy” khẳng định rằng các dữ liệu đọc bằng máy

có thể có giá trị lâu dài và có thể được tái sử dụng trong các công trình nghiên cứu, thống kê và lịch sử

Họ đã thúc giục giới lưu trữ tiến hành đánh giá tài liệu đọc bằng máy và xúc tiến các chương trình nhằm giữ gìn và bảo quản chúng

Vào cuối những năm 1960 và đầu

1970, Lưu trữ quốc gia Mỹ, Canada

và Thụy Điển đã bắt đầu các chương trình đặc biệt về tài liệu đọc bằng máy

Vào giữa những năm 1970, ICA đã thiết lập một Uỷ ban tự động hoá và

Uỷ ban này đã ban hành các hướng dẫn để đánh giá và phát triển chương trình giảng dạy

Tác động của tự động hoá ban đầu (sơ khai) đối với quản lý văn thư chưa thực

sự rõ vì đa số các trung tâm máy tính thiết lập “các thư viện băng từ” và quản lý việc lưu giữ, xử lý và tái sử dụng các phương tiện mang tin đọc bằng máy

Đối với các nhà quản lý văn thư thì tác động nổi bật của thời kỳ tự động hoá ban đầu là sự gia tăng nhanh chóng sản phẩm in đầu ra từ các hệ thống máy tính và các sản phẩm đó đã bổ sung thêm vào sự gia tăng lượng tài liệu giấy

Quan điểm phổ biến về tài liệu điện tử vào thời điểm đó là chúng chỉ là tài liệu trên các phương tiện mang tin đặc biệt có giá trị trước hết bởi nội dung thông tin của chúng

trong khi tài liệu mà người ta cần đến để làm bằng chứng cho các hành vi và quyết định của mình đã được in ra trên giấy và bảo quản trong các kho

hồ sơ đã được thiết lập

b Giai đoạn máy tính cá

nhân

Thay đổi có tính bước ngoặt trong công nghệ máy tính xảy ra vào năm 1981 khi mà IBM giới thiệu sản phẩm máy

tính cá nhân (PC) của Hãng ra thị

trường tiêu thụ

Cho đến giữa những năm 1980, PC đã được trang bị các phần mềm “tiện lợi cho người sử dụng” phục vụ cho việc:

Việc giới thiệu PC đã có nhiều tác động quan trọng đến việc tạo lập, quản lý

và kiểm soát tài liệu điện tử

Không như các máy tính lớn (mainframes) được điều hành và kiểm soát bởi bộ xử lý dữ liệu trung tâm, PC rất phân tán

Một cá nhân hay một nhóm nhỏ người

sử dụng có PC sẽ quyết định khi nào thì sử dụng và sử dụng chúng như thế nào, đồng thời, họ cũng kiểm soát được thông tin lưu trữ trong máy

Một tác động quan trọng khác là PC đã làm cho ngày càng nhiều người sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận được công nghệ máy tính

Các ứng dụng ban đầu thường gặp là

xử lý văn bản nơi mà PC hay các bộ

xử lý văn bản chuyên dụng thay thế cho máy chữ trong lĩnh vực đánh máy và các ứng dụng kinh doanh và tính toán (kế toán) khác nhau khác

Tóm lại, sau khi PC trở nên phổ biến, các nhà lưu trữ bắt đầu bày tỏ sự lo ngại của mình về sự bùng nổ nhanh chóng của các tệp dữ liệu và tệp văn bản, về sự phức tạp của việc kiểm kê thống kê, xác định giá trị và bảo quản các tệp phân tán riêng rẽ đó

Các hệ thống PC thường thiếu các quy trình sao lưu có tính hệ thống và các phương tiện lưu trữ thường rất dễ bị tổn hại

Trong một thị trường cạnh tranh cao, các loại khác nhau của các hệ thống

PC (như IBM và Apple) đã hoàn toàn không tương thích với nhau

Mặc dù các nhà lưu trữ nhận thức được rằng những người sử dụng cuối các

PC sẽ phải được đào tạo và khuyến khích để nhận lấy trách nhiệm quan tâm đến tài liệu được lưu trữ trên PC nhưng cả các chế độ, chính sách cũng như các hoạt động thực tiễn để giải quyết vấn đề đều không được triển khai thực hiện

c Giai đoạn nối mạng

Tiến bộ quan trọng tiếp theo trong lĩnh vực máy tính bắt đầu vào giữa những năm 1980 cùng với sự kết hợp một cách nhanh chóng giữa các phương tiện truyền thông và máy tính thành các mạng máy tính khổng lồ

Công nghệ nối mạng cho phép các tổ chức liên kết một lượng nhỏ máy tính

cá nhân thành một mạng cục bộ (LAN) sao cho các nhóm công tác có thể chia

sẻ phần mềm và cơ sở dữ liệu, trao đổi

tư liệu và chuyển đi các tin nhắn (massages)

Cho đến cuối những năm 1980, việc thông qua ở diện rộng các tiêu chuẩn truyền thông như TCP/IP và Internet protocol đã làm cho việc liên kết hàng trăm ngàn mạng cục bộ (LAN) và PC thành các mạng khu vực và toàn cầu trở thành hiện thực

Mạng toàn cầu nổi tiếng nhất và lớn nhất là Internet được ước tính là có tới

40 triệu người sử dụng ở 109 quốc gia vào năm 1996

Các phương pháp tiếp cận lĩnh vực máy tính cũng đã thay đổi

Mặc dù các máy tính lớn vẫn còn được

sử dụng để quản lý các cơ sở dữ liệu lớn và các hoạt động có độ phức tạp cao, nhưng máy tính lớn đã mất dần

ưu thế của mình trước các phương pháp tiếp cận khác, đặc biệt là máy tính phân tán và các kiến trúc kiểu

“khách - chủ”

Với phương pháp “khách - chủ”, mỗi một

PC trong một mạng là một khách hàng với khả năng thực hiện nhiều hoạt động riêng biệt

Việc lưu trữ các tệp và tiếp cận tới các phần mềm ứng dụng có thể được quản

lý tập trung tại một hay một loạt các

“máy chủ tệp”

Phương pháp này kết hợp được tính độc lập mà các PC cho phép với một số biện pháp giám sát trung tâm của môi trường máy tính lớn

Sự kết nối giữa máy tính và truyền thông trong các mạng rộng lớn có những tác động quan trọng đến cách thức mà tài liệu được tạo lập

Kết nối mạng làm cho việc chuyển giao các tin nhắn, văn bản, và phần mềm một cách dễ dàng tới bất kỳ ai kết nối với mạng

Tình trạng công nghệ như vậy đã làm cho việc xử lý và trao đổi toàn bộ thông tin cần thiết để thực hiện các hoạt động hành chính/ kinh doanh trong các cơ quan, tổ chức hiện đại trở nên khả thi về mặt kỹ thuật

Với sự lớn mạnh của nối mạng và sự phát triển của các hoạt động tác nghiệp không giấy tờ, các nhà lưu trữ ngày càng tỏ ra quan ngại về việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử Những mối quan ngại lưu trữ mới này phát sinh ngoài cả những khả năng của các công nghệ mới và cách thức

mà theo đó các công nghệ đó đang được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức

2.2 Công tác lưu trữ TLĐT

ở Việt Nam

- Công tác lưu trữ TLĐT ở Việt Nam hình thành khá muộn so với các nước phát triển trên thế giới

Có thể khẳng định trước năm 2000, TLĐT

là một khái niệm rất xa lạ đối với đa số người làm công tác lưu trữ VN

Trước năm 2000, trong các văn bản pháp

lý về văn thư, lưu trữ hay trong các

văn bản pháp lý về các lĩnh vực khác

đều chưa có sự đề cập đến tài liệu điện tử

Báo cáo tại hội thảo

“Các chính sách và thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”

do chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế tổ chức tại Hà Nội (từ ngày 03 đến ngày 05/5/2004),

Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước khẳng định tài liệu điện tử được Việt Nam coi là tài liệu lưu trữ quốc gia

Những năm đầu thế kỷ 21 trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan tổ chức đã sản sinh ra một khối lượng lớn văn bản, tài liệu điện tử, nhưng về

cơ bản nó vẫn chưa đủ cơ sở để duy trì tính xác thực và độ tin cậy, các văn bản được tạo ra từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vẫn chủ yếu được

sử dụng với mục đích in ra giấy

Tài liệu điện tử chỉ thực sự trở thành một phương tiện thông tin chính thức trong hoạt động của CQ, TC khi có sự ra đời của Luật Giao dịch điện tử 2005.

Đây là một văn bản quy phạm pháp luật đặt nền móng cho cơ sở pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử

Luật Giao dịch điện tử ra đời đã có những tác động quan trọng đến CT VT,LT trong bối cảnh của việc sử dụng tài liệu, VBĐT

để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan,

tổ chức, cá nhân thông qua phương tiện điện tử.

Công tác lưu trữ tài liệu điện tử ở Việt Nam được hình thành từ thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý thông tin, văn bản, tài liệu trong các cơ quan,

tổ chức

Nhờ việc ứng dụng chữ ký số - chữ ký điện tử trên mạng diện rộng, "môi trường làm việc điện tử" đã hình thành

và ngày càng trở nên phổ biến và hoàn thiện

Theo đó công tác văn thư, lưu trữ điện tử

đã hình thành và trở nên phổ biến trong hoạt động văn phòng

Văn bản hành chính - công cụ giao tiếp thiết yếu trong hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức với cá nhân sẽ tồn tại những dạng thức mới phù hợp với môi trường làm việc điện tử trên mạng diện rộng

Hiện nay, văn bản điện tử và chữ ký

số, tài liệu điện tử đã và đang trở thành phương tiện giao dịch trong hệ thống các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội,… và sẽ trở thành một phần quan trọng của tài liệu lưu trữ quốc gia

Đặc biệt với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin với môi trường mạng diện rộng, việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng nói chung, văn thư lưu trữ nói riêng trong những năm đầu thế kỷ XXI đã bước sang một giai đoạn mới

Tất cả các khâu nghiệp vụ: soạn thảo, ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký quản lý, xử lý văn bản và lập

hồ sơ được thực hiện trên môi trường mạng

Nhà nước đã ban hành nhiều VB QPPL nhằm tạo hành lang pháp lý để đẩy mạnh việc ứng dụng VBĐT trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước và phát huy tính ưu việt của nó trong đời sống xã hội

Ở một số cơ quan việc triển khai ứng dụng văn bản điện tử, chữ ký số và

tổ chức đăng ký quản lý văn bản (đi, đến), lập hồ sơ trên môi trường mạng đang có những chuyển biến tích cực

Thực tiễn đó đã đặt ra cho công tác văn thư, lưu trữ nhiều vấn đề cần giải quyết cả về mặt pháp lý, lý luận

và tác nghiệp nghiệp vụ

Nhưng cũng có thể nhận thấy công tác ứng dụng CNTT vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được triển khai rộng rãi và chưa có sự nhìn nhận một cách chiến lược các cấp quản lý

Trong việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nói chung và công tác văn thư

- lưu trữ nói riêng, chúng ta mới chỉ chú trọng đến số lượng phần cứng, việc sử dụng các phần mềm ứng dụng cũng còn rất hạn chế

->NN đã xây dựng lộ trình chính phủ điện tử, KHCL phát triển CTVTLT cũng đã đề ra chỉ tiêu về khối lượng TLĐT được tạo lập trong hoạt động của CQ, TC

Vị trí, triển vọng của TLĐT

- Độ tin cậy, giá trị pháp lý, giá trị chứng

cứ và giá trị bản gốc của TLĐT đã được thừa nhận về mặt pháp lý; điều kiện đảm bảo độ tin cậy, giá trị pháp lý của TLĐT là chữ ký số

=>TLĐT làm thay đổi diện mạo của công tác lưu trữ, tạo nên một nền lưu trữ mới mang tính hiện đại

Thảo luận

Vai trò của người làm công tác lưu trữ trong thời đại công nghệ thông tin - kỹ thuật số có gì thay đổi?

- Họ tham gia sớm hơn vào vòng đời của TLĐT trong việc quản lý TLĐT: tư vấn thiết kế hệ thống lưu trữ điện tử;

- Hướng dẫn các CQ/TC trong việc tạo lập TLĐT đáp ứng được những tiêu chuẩn;

- Xác định giá trị TLĐT cũng được thực hiện này từ giai đoạn chuẩn bị (trước khi một TLĐT được tạo lập)

Đối với loại hình tài liệu điện tử, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng

Chính vì lẽ đó, vai trò của cơ quan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về công nghệ thông tin,

về cung cấp và quản lý chữ ký điện tử, về xây dựng các quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử trong việc bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử

Một khi, cơ quan lưu trữ không có thẩm quyền đối với sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì sẽ sớm nhận ra rằng

họ có rất ít phương án/giải pháp trong việc quản lý tài liệu điện tử.