CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN, đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây”.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN, đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây”. Viện: Kế toán-Kiểm toán Đại học: Kinh tế Quốc dân

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỌAT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY 3

1.1 Đặc điểm bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 3

1.1.1 Danh mục hàng bán và dịch vụ của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 3

1.1.2 Thị trường của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 3

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 4 1.2 Tổ chức quản lý họat động bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 6

1.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 9

1.3.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán 9

1.3.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán 10

PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY 12

2.1 Kế toán doanh thu 12

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 12

2.1.1.1 Đối với phương thức bán buôn trực tiếp 12

2.1.1.2 Đối với phương thức bán lẻ 19

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu 24

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu 34

2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 41

2.2.1 Chiết khấu thương mại 41

2.2.2 Giảm giá hàng bán 43

2.2.3 Hàng bán bị trả lại 48

2.3 Kế toán phải thu khách hàng 48

2.3.1 Kế toán chi tiết phải thu khách hàng 48

2.3.2 Kế toán tổng hợp phải thu khách hàng 52

2.4 Kế toán giá vốn hàng bán 57

2.4.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 57

2.4.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 58

2.4.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán 63

2.5 Kế toán chi phí bán hàng 65

2.5.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 65

2.5.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 69

2.5.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng 72

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY 74

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng và xu hướng hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 74

3.1.1 Ưu điểm 74

3.1.2 Nhược điểm 77

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 78

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng 78

3.2.2 Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá và phương pháp kế toán 79

KẾT LUẬN 80

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

HATAPHAR : Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

XĐKQKD : Xác định kết quả kinh doanh

DANH MỤC BẢNG BIỂ

Bảng số 2.1 Bảng kê bán lẻ hàng hóa 22

Bảng số 2.2: Bảng cân đối tiền hàng các hiệu thuốc 24

Bảng số 2.3 : Sổ chi tiết bán hàng với sản phẩm Canhkimol 5vỉ x 10v 32

Bảng số 2.4 Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán 33

Bảng số 2.5: Nhật ký chung (Trích) 37

Bảng số 2.6: Sổ Cái tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 40

Bảng số 2.7 Sổ cái tài khoản 521 43

Bảng số 2.8 Sổ cái tài khoản 532 47

Bảng số 2.9 Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Trích) 50

Bảng số 2.10 Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng 53

Bảng số 2.11: Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng 55

Bảng số 2.12: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán 60

Bảng số 2.13: Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán 62

Bảng số 2.14: Sổ Cái tài khoản giá vốn hàng bán 64

Bảng số 2.15: Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng 70

Bảng số 2.16: Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng 73

Y Biểu số 2.1 Hóa đơn GTGT 14

Biểu số 2.2: Phiếu thu 16

Biểu số 2.3 Giấy báo Có của Ngân hàng VIETIN BANK 18

Biểu số 2.4 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 21

Biểu số 2.5 : Đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần Dược – vật tư Y tế Sơn La 27

Biểu số 2.6 Báo giá của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây 28

Biểu số 2.7 Báo cáo bán hàng của Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Sơn La 30

Biểu số 2.8 Hóa đơn GTGT 45

Biểu số 2.9: Hóa đơn GTGT của chi phí vận chuyển 68

Biểu số 2.10 Hóa đơn hoa hồng 69

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ của HATAPHAR 11

Sơ đồ 2.1: Quá trình kế toán tổng hợp doanh thu 35

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, dù là doanh nghiệp sản xuất hàng hóa,doanh nghiệp thương mại hay doanh nghiệp dịch vụ đều cần quan tâm đến khâu tiêuthụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp mình Đây chính là khâu có vaitrò quan trọng, nó gắn kết sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăngcủa đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất, góp phần giúp cho doanh nghiệp ngày mộtlớn mạnh

Với doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh là quá trình mua nguyên vậtliệu – sản xuất – bán ra Trong đó hoạt động bán hàng là khâu cuối cùng của hoạtđộng kinh doanh Tại khâu này, kết quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ được doanhnghiệp ghi nhận dưới hình thức doanh thu bán hàng Thực hiện tốt quá trình này,doanh nghiệp sẽ có điều kiện thu hồi vốn, bù đắp chi phí, thực hiện đầy đủ nghĩa vụvới nhà nước, đầu tư phát triển và nâng cao đời sống của người lao động

Để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả caothì kế toán có vai trò như một công cụ quản lý đắc lực, có nhiệm vụ thu thập, xử lýthông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời Đặc biệt đối với khâu bán hàng thì

kế toán bán hàng phải phản ánh, giám sát chặt chẽ các chi phí và thu nhập có liênquan đến bán hàng, giúp cho những người sử dụng thông tin của kế toán nắm đượctoàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho người quản lý trongviệc ra quyết định kịp thời cũng như trong việc lập kế hoạch kinh doanh trong tươnglai

Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toánnghiệp vụ bán hàng đối với doanh nghiệp, cùng với những kiến thức đã được họctập ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần dược phẩm Hà Tây, em

đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây” cho chuyên đề thực tập của mình.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề gồm có 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý họat động bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây.

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dươc phẩm Hà Tây Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây.

Để hoàn thành được đề tài này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình củacác cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

và sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trần Đức Vinh

Với thời gian thực tập có hạn, khả năng lý luận cùng trình độ hiểu biết cònhạn chế nên chuyên đề thực tập này không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rấtmong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo cũng như của tập thể cán bộ nhânviên phòng kế toán của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây để giúp em củng cốkiến thức, hoàn thiện chuyên đề hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỌAT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY 1.1 Đặc điểm bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

1.1.1 Danh mục hàng bán và dịch vụ của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân

và thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập với chức năng và nhiệm vụ là sản xuất,kinh doanh các loại thuốc chữa bệnh và trang thiết bị y tế – Các mặt hàng đượcphép lưu hành trong cả nước đã được Bộ Y tế cũng như Cục quản lý Dược Trungương cho phép

Do lĩnh vực kinh doanh của công ty chủ yếu là sản xuất, mua bán, xuất nhậpkhẩu các loại dược phẩm, dược liệu, mỹ phẩm, thực phẩm thuốc và trang thiết bị y

tế nên danh mục hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của công ty cũng mang những đặc thùriêng của ngành dược Công ty kinh doanh một số loại thiết bị y tế như: máy đohuyết áp, máy đo đường huyết, máy trị viêm mũi dị ứng, nhiệt kế hồng ngoại đotrán, máy xông mũi họng … Công ty có hơn 1000 sản phẩm thuốc các loại (baogồm hàng công ty sản xuất được và hàng nhập khẩu) nhưng có thể phân chia thànhcác loại như thuốc có nguồn gốc thảo dược; acid amin, vitamin và khoáng chất;thuốc kháng sinh; thuốc chống viêm dạng men; thuốc giảm đau hạ sốt; thuốc đườngtiêu hóa; thuốc đường hô hấp; thuốc nhỏ Mắt – Mũi – Tai; thuốc kháng sinh tiêmbột; thuốc kháng kí sinh trùng; thuốc gan mật; thuốc cơ xương khớp; thuốc phụkhoa; thực phẩm chức năng…

Bảng trích một số loại thuốc Công ty kinh doanh được ghi trong Phụ lục 1

1.1.2 Thị trường của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây chuyên sản xuất và kinh doanh các sảnphẩm phục vụ ngành dược cho các bệnh viện, trung tâm y tế, nhà thuốc như: dượcphẩm, mỹ phẩm, nguyên phụ liệu ngành dược, trang thiết bị, dụng cụ y tế, thựcphẩm chức năng, hóa chất xét nghiệm…Khách hàng của công ty chủ yếu là cácbệnh viện lớn, ngoài ra còn có các nhà thuốc, các phòng phám và khách hàng cónhu cầu mua thuốc

Kinh doanh trong ngành dược phẩm, công ty cũng vấp phải sự cạnh tranhgay gắt của các đối thủ cùng ngành Do bản thân dược phẩm là sản phẩm không thểthay thế, sự nhận thức về chăm sóc sức khỏe của người Việt cũng tăng cao nên việcxuất hiện ngày càng nhiều các doanh nghiệp, các công ty kinh doanh trong lĩnh vựcnày không phải là điều đáng ngạc nhiên Trong khi khủng hoảng kéo theo sự đixuống của hầu hết các ngành kinh tế, ngành dược phẩm vẫn ghi nhận tăng trưởngngược dòng với tốc độ trung bình 18.8%/năm trong giai đoạn 5 năm 2009 – 2013(Theo Báo cáo ngành Vietinbanksc – Ngành Dược phẩm Việt Nam) Nhận thứcđược điều này, các nhà lãnh đạo của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây đã chútrọng xây dựng một hệ thống phân phối rộng khắp, đáp ứng nhu cầu thuốc chữabệnh trong cả nước Vì vậy, thị trường của công ty rải hầu khắp các tỉnh miền Bắc

phẩmcủaHATAPHARđượccungứngquamạnglướiđại lý sâurộnglàcáccôngty dượcphẩmtạigần30tỉnhthànhtrongcảnướcnhư:CôngtycổphầnDượcphẩmCầnGiờ,

chinhánhdượcTW2tạiCầnThơ,dượcTW3tạiĐàNẵng,Côngty CổphầnDược phẩmNam Hà,DượcphẩmHảiPhòng,Hải Dương,TháiBình, Nam Định, Thanh hoá,NghệAn,NinhBình, Cao Bằng,BắcCạn,TháiNguyên,Bắc Giang,Bắc

(cũ),mạnglướicáccửahàngdượcphẩmHàTâytrảirộngtớitấtcảcácxãphường,kể

cảcácxãvùngsâu,vùngxa.Nhờvàochínhsáchphânphốilinhhoạt,độingũ trình dược viênnăng động, HATAPHARngàycàngchiếmlĩnhđượcthịtrườngvùngvàhướngtớixâydựngmạnglướiphânphốirộngkhắpcảnước

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Mặc dù hoạt động chủ yếu của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây là sảnxuất thuốc nhưng để đánh giá được kết quả và hiệu quả họat động của Công ty thìkhông thể không nhắc đến nghiệp vụ bán hàng Đây là nghiệp vụ chủ yếu mang lạilợi nhuận cho công ty Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóađược thực hiện, vốn của Công ty được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình tháigiá trị Công ty sử dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau, nhưng chủ yếu là

ba phương thức: bán buôn, bán lẻ trực tiếp và phương thức tiêu thụ qua các đại lý

(ký gửi).

 Về bán buôn trực tiếp tại công ty với số lượng lớn theo các hợp đồng kinh

tế và các đơn đặt hàng Công ty căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết với khách hàng

để giao cho khách hàng hoặc vận chuyển đến địa điểm giao hàng Khách hàng cóthể thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán và trả chậm trong một thời gian nhấtđịnh Khi đó, hàng hóa được coi là tiêu thụ và kế toán phản ánh vào doanh thu tiêuthụ của Công ty

 Về bán lẻ: Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng có thể là cánhân hay tập thể, phục vụ nhu cầu sinh hoạt, không mang tính chất kinh doanh.Phương thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông vàbắt đầu đi vào tiêu dùng, hàng hóa bán ra với số lượng ít, thanh toán ngay và thường

là thanh toán bằng tiền mặt Phương thức này thường do các cửa hàng, chi nhánhtrực thuộc của Công ty thực hiện Khi giao hàng cho các cửa hàng, các chi nhánhtrực thuộc, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu, quản lý của Công ty, do đó Công ty chưaghi nhận doanh thu Doanh thu của Công ty chỉ được ghi nhận khi các cửa hàng,quầy thuốc, chi nhánh này bán được hàng, khách hàng đã thanh toán và chấp nhậnthanh toán

Phương thức bán lẻ của Công ty có một số nét đặc thù riêng biệt vì vậy kếtoán phương thức thức bán lẻ có những khác biệt Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụtheo phương thức bán lẻ ở Công ty có thể khái quát một số nghiệp vụ cơ bản sau:

- Khi công ty xuất hàng cho các Chi nhánh, hiệu thuốc, kế toán ghi:

Nợ TK 6418: Chiết khấu mà các quầy bán lẻ được hưởng

Có TK 1561

+ Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 131: Chi tiết chi nhánh, hiệu thuốc

Có TK 5111

Có TK 3331

 Phương thức tiêu thụ qua các đại lý (ký gửi): Hàng ký gửi vẫn thuộcquyền sở hữu của Công ty cho đến khi chính thức tiêu thụ Tiền hoa hồng trả chocác đại lý được tính vào chi phí bán hàng Đại lý của Công ty được đặt ở gần 30 tỉnhthành trên cả nước Khi được chọn làm đại lý, đại lý được coi là bạn hàng của Công

ty, thay mặt Công ty bán hàng Để đi đến mối quan hệ này, Công ty và bên nhận đại

lý phải ký kết một hợp đồng đại lý Trong hợp đồng hai bên thỏa thuận về phươngthức đặt hàng, chủng loại và khối lượng hàng hóa sẽ được thể hiện theo từng lần đặthàng cụ thể, chất lượng hàng hóa, giá cả và phương thức thanh toán, thù lao chohoạt động đại lý, phương thức giao, nhận và vận chuyển hàng, trách nhiệm của cácbên Các đại lý thường có quy mô lớn, thường là các chi nhánh, các công ty Dượctrên cả nước

Để tránh những sai sót trong khâu bán hàng có thể xảy ra, Công ty thườngyêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoảnsau: Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ đơn vị mua, mã số thuế của đơn vị mua, sốlượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian, địa điểm giao nhậnhàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi cùng cáchthức giải quyết tranh chấp xảy ra Công ty căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõithanh toán.Hiện nay, Công ty luôn thực hiện việc bán hàng theo hợp đồng và đơnđặt hàng.Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của Công ty có cơ sở vữngchắc về mặt pháp lý, do đó Công ty có thể chủ động lập kế hoạch tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty

1.2 Tổ chức quản lý họat động bán hàng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Quản lý họat động bán hàng là một yêu cầu thực tế, xuất phát từ mục tiêu màdoanh nghiệp đã đặt ra Nếu Công ty quản lý tốt hoạt động bán hàng thì sẽ giúpCông ty thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ quay vòng của vốn, của hàng hóa, giúp chohàng hóa lưu thông một cách nhanh chóng, tránh ứ đọng hàng làm phát sinh chi phílưu kho lưu bãi, tiết kiệm được chi phí, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.Hoạt động bán hàng có hiệu quả thìmới đảm bảo được chỉ tiêu hoàn thành kế hoạchtiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Do đó, quản lý hoạt động bán hàng là một khâu vô cùng quan trọng trong các hoạtđộng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây là một doanh nghiệp chuyên sản xuất

và kinh doanh các sản phẩm thuốc Đây là một mặt hàng kinh doanh khá nhạy cảm

vì nó liên quan trực tiếp đến sức khỏe của khách hàng Vì vậy đòi hỏi Công ty phảitạo được niềm tin, tạo được sự tín nhiệm của khách hàng Hơn 45 năm hoạt độngtrong ngành, HATAPHAR hiểu rằng, việc xây dựng một thương hiệu bền vữngtrước hết phải bắt đầu từ chất lượng sản phẩm tốt Công ty có một đội ngũ trìnhdược viên năng động, có kinh nghiệm, có trách nhiệm với công việc Công ty còn

có phòng QC (Quality control) phụ trách riêng về kiểm nghiệm chất lượng Bêncạnh việc phải đảm bảo chất lượng, để khách hàng có thể biết đến và tin tưởng cácsản phẩm thuốc của mình thì công tác quảng bá thương hiệu cũng được Ban Giámđốc công ty hết sức chú trọng Các phòng ban, các bộ phận, các cá nhân trong Công

ty được phân công phân nhiệm rất rõ ràng và hợp lý

Để quản lý tốt hoạt động bán hàng phải kể đến công sức không nhỏ củanhững người lãnh đạo Công ty là Tổng Giám đốc và 3 Phó Tổng Giám đốc (PhóTổng Giám đốc phụ trách sản xuất và đảm bảo chất lượng, Phó Tổng Giám đốc phụtrách kinh doanh và hậu cần, Phó Tổng Giám đốc phụ trách Marketing và nghiêncứu phát triển thị trường) Đây là những người ra các chiến lược kinh doanh, địnhhướng phát triển cho Công ty, điều hành và quản lý chung các họat động trong vàngoài Công ty, trong đó có họat động bán hàng Mặt khác, Ban Giám đốc còn trựctiếp tham gia tiếp cận thị trường, ký kết các Hợp đồng kinh tế lớn cho Công ty

Phòng kế hoạch của Công ty giống như phòng kinh doanh, giúp lãnh đạoCông ty đôn đốc thực hiện những kế hoạch sản xuất - kinh doanh, tiếp thị, ký kếtcác hợp đồng bán hàng, vận chuyển hàng, thanh toán, chiết khấu thương mại…Công ty có đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động đồng thời thông qua sự hỗ trợcủa các công ty Marketing chuyên nghiệp, thực hiện quảng cáo qua truyền thông,hội thảo, website, tham gia tích cực các hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao

Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây kinh doanh nhiều loại hàng hóa vớinhiều phương thức tiêu thụ và thanh toán khác nhau Hàng hóa tiêu thụ ở Công ty

Cổ phần Dược phẩm Hà Tây gồm có hai nguồn: hàng do công ty sản xuất và hàng

do công ty mua lại từ các công ty dược khác rồi sau đó bán ra ngoài Cả hai nguồnhàng tiêu thụ này đều được theo dõi chung trên tài khoản 1561 – Hàng hóa.Hànghóa sản xuất ra chỉ theo dõi tổng hợp trên tài khoản 155, sau đó chuyển sang tàikhoản 1561 để theo dõi Để quản lý tốt hoạt động bán hàng thì tại phòng kế toáncũng có sự phân công công việc như sau:Tại các đơn vị trực thuộc Công ty, kế toánbán hàng sẽ có trách nhiệm phụ trách việc ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phátsinh tại đơn vị mình vào các hóa đơn, các bảng tổng hợp cuối tháng Sau đó, cáchóa đơn này sẽ được chuyển lên phòng kế toán của Công ty Các kế toán viên sẽ cótrách nhiệm kiểm tra tính chính xác của các hóa đơn Sau đó, kế toán tiêu thụ hànghóa sẽ có trách nhiệm cập nhật các hóa đơn này vào sổ kế toán chi tiết các tài khoản

5111, 632…Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ có trách nhiệm tổng hợp lên báo cáo tàichính và xác định khoản thuế phải nộp Ngân sách Nhà nước trong kỳ

Ngoài ra, các nghiệp vụ bán hàng sẽ phát sinh các khoản thanh toán vớingười mua, các khoản thanh toán với ngân hàng…Quản lý công tác bán hàng đồngnghĩa với việc công ty phải theo dõi cụ thể đến từng đối tượng khách hàng, từ têntuổi, địa chỉ, mã số thuế, khoản nợ, thời hạn thanh toán Công ty thực hiện việcquản lý bằng cách mã hóa cho từng khách hàng của mình Mỗi khách hàng có một

mã hiệu, gọi là mã khách hàng Việc quản lý khách hàng này được hỗ trợ bằng phầnmềm máy tính, điều này khiến cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, tránh được cácsai sót cho Công ty

1.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

1.3.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay, để thực hiện công tác hạch toán kế toán, Công ty Cổ phần Dượcphẩm Hà Tây đang áp dụng danh mục hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, có chọn lọc và bổ sung tàikhoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của Côngty.Theo đó, các tài khoản sẽ được xây dựng chi tiết theo yêu cầu quản lý cũng nhưđặc điểm kinh doanh của Công ty

Hàng tồn kho của Công ty được hạch toán theo phương pháp kê khai thườngxuyên

Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng:

 Tài sản ngắn hạn: Tài khoản 111 (1111, 1112), 112[1121(11211,11212,11213),1122], 131, 133, 136, 138, 139,141, 142, 151, 152(1521, 1522), 153, 154,155, 156, 157

 Tài sản dài hạn: Tài khoản 211 (2111, 2112, 2113, 2114, 2118), 213(2131, 2136, 2138), 214 (2141, 2143), 222, 223, 228, 229, 241, 242, 243, 244

 Nợ phải trả: Tài khoản 311, 315, 331, 333[3331(33311,33312), 3333,

3334, 3335, 3337, 3338, 3339], 334, 336, 338, 341, 342, 344

 Vốn chủ sở hữu: Tài khoản 411( 4111, 4112, 4118), 412, 413, 414, 415,

418, 419, 421(4211, 4212)

 Doanh thu: Tài khoản 511 (5111, 5112, 5113), 515, 521, 531

 Chi phí sản xuất kinh doanh: Tài khoản 621, 622, 627 (6271, 6272, 6273,

6274, 6277, 6278), 632, 635, 641 (6411, 6412, 6413, 6414, 6417, 6418), 642 (6421,

6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428)

 Thu nhập khác: Tài khoản 711

 Chi phí khác: Tài khoản 811, 821

 Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản 911

 Tài khoản ngoài bảng : Tài khoản 007

1.3.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán

Dựa theo những đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh nên Công ty

đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” để ghi sổ kế toán Việc áp dụng hìnhthức kế toán này đã mang lại cho Công ty rất nhiều những thuận lợi trong công tác

kế toán áp dụng trên phần mềm kế toán máy VIETSUN

Danh mục sổ kế toán Công ty đang sử dụng

Các loại sổ kế toán tổng hợp gồm:

+ Sổ Cái các TK

+ Sổ Nhật ký chung

Các loại sổ kế toán chi tiết gồm:

+ Sổ chi tiết công cụ, dụng cụ, vật liệu, hàng hóa

+ Thẻ kho

+ Thẻ TSCĐ

+ Sổ chi tiết bán hàng

+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua

+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán

+ Sổ chi tiết tiền mặt

+ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

+ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

+ Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua

+ Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán

Trình tự ghi sổ kế toán:Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm trađược dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung,sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tàikhoản kế toán phù hợp Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụphát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng, cộng số liệu trên Sổ Cái từng tài khoản, lập Bảng cân đối số phátsinh sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổnghợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết)

Cuối kỳ, căn cứ số liệu ghi trên Bảng cân đối số phát sinh tài khoản để lậpcác Báo cáo tài chính

Chứng từ kế toán

Sổ Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ của HATAPHAR

Ghi chú: Ghi cuối ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, Kiểm tra

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔPHẦN DƯỢC

PHẨM HÀ TÂY 2.1 Kế toán doanh thu

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Nghiệp vụ ghi nhận doanh thu của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây diễn

ra hàng tháng với tần suất liên tục và có giá trị lớn Việc ghi nhận doanh thu củaCông ty tuân theo Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán Việt Nam Công ty chỉ ghinhận doanh thu trong kỳ kế toán khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

 Có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sảnphẩm của Công ty

 Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý, quyền kiểm soát sản phẩm,hàng hóa

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Công ty đã thu hay sẽ thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng

 Công ty xác định được các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.Khi không thỏa mãn được tất cả các điều kiện trên thì kế toán của Công tykhông hạch toán vào tài khoản doanh thu

Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ Toàn bộ số sản phẩm, hàng hóa Công ty tiêu thụđều thuộc đối tượng nộp thuế GTGT Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty làtoàn bộ số tiền bán thành phẩm, hàng hóa không bao gồm thuế GTGT

2.1.1.1 Đối với phương thức bán buôn trực tiếp

a/ Chứng từ sử dụng

Đối với phương thức này, chứng từ sử dụng bao gồm Hợp đồng kinh tế hoặcHợp đồng nguyên tắc, Hóa đơn GTGT (biểu số 2.1), Phiếu thu (biểu số 2.2), Giấybáo Có (biểu số 2.3) và một số chứng từ khác có liên quan

 Hợp đồng kinh tế ghi nhận các giao kết giữa bên bán và bên mua về sốlượng hàng bán, thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng, phương thức thanh

toán cùng các điều khoản nhằm giảm vi phạm hợp đồng và tránh gây tranh cãi vềmặt pháp lý Hợp đồng kinh tế mỗi bên giữ hai bản, một bản Công ty lưu tại phòng

Kế hoạch, một bản sẽ được chuyển sang phòng Kế toán

 Hóa đơn giá trị gia tăng được Công ty sử dụng như trong biểu 2.1 khi lậpphải ghi đủ các yếu tố nhưtên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị bán hàng, mua hàng, giábán chưa thuế GTGT; thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT; tổng giá thanh toán cảthuế GTGT

 Phiếu thu trong biểu 2.2 cung cấp những thông tin về số tiền mà kháchhàng nộp với lý do gì và người nộp tiền là ai

 Giấy báo Có của ngân hàng theo biểu 2.3 nhằm mục đích thông báo chocông ty số tiền mà khách hàng trả nợ thông qua ngân hàng đã về tài khoản của ngânhàng với số lượng và ngày tháng nào Giấy báo có là cơ sở để kế toán thanh toánghi sổ giảm công nợ cho khách hàng

Để hiểu rõ hơn về các loại chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ Công

ty đang thực hiện, ta xét ví dụ sau:

Ví dụ 1 : Ngày 31/10/2014, Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây bán cho

Công ty TNHH Dược phẩm Meza theo hợp đồng số 0011396/HĐ - DHT đã kýngày 31/10/2014 1440 hộp Mezapulgit hộp 30 gói, 5500 hộp Mezacosid H3 và

1620 hộp Mezathion Khách hàng chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản vàtiền mặt

Quá trình luân chuyển chứng từ để ghi nhận doanh thu của nghiệp vụ bánhàng theo phương thức bán buôn trực tiếp là: khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức

là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết Khi đó, dựa vào hợp đồng kinh tếđã ký,phòng Kế hoạch của Công ty sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT theo mẫu biểu 2.1, sau

đó chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt nếu thấy các yêu cầu hợp lý.Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, Liên 1 lưu tại phòng Kế hoạch, Liên 2 giaocho khách hàng, Liên 3 sau khi được thủ kho ghi thẻ kho sẽ chuyển về phòng Kếtoán của Công ty để tiến hành nhập liệu vào máy tính Phòng kế toán sẽ dựa vào hóađơn GTGT để hạch toán doanh thu

Biểu số 2.1 Hóa đơn GTGT

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY

Địa chỉ : Số 10A phố Quang Trung, Phường Quang Trung, Quận Hà Đông, TP Hà Nội

Số tài khoản: 102010000237170 Tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – CN Hà Tây Điện thoại: 04 33824685 / 33829328 – Fax: 04 33829054

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Địa chỉ : Số 10A phố Quang Trung, Phường Quang Trung, Quận Hà Đông, TP Hà Nội

Số tài khoản : 102010000237170 Tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – CN Hà Tây

Mã số thuế : 0500391400

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Meza

Địa chỉ: Nhà A5 – Khu CCCT Sông Đà 2 – Vạn Phúc – Hà Đông – Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: TM/CK Mã số thuế: 0104752195

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

144055001620

20.00021.60042.000

28.800.000118.800.00068.040.000

Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ: 215.640.000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 10.782.000

Tổng số tiền thanh toán: 226.422.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi sáu triệu bốn trăm hai mươi hai ngàn đồng chẵn

Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàngThủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên)(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Khi kế toán nhận được hóa đơn này tiến hành nhập số liệu vào máy tính Ởnghiệp vụ trên, khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt và chuyển khoản.Tuy nhiên dù khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản hay tiền mặt, kế toán vẫn

sử dụng TK 131 – Phải thu khách hàng làm tài khoản trung gian Làm như vậy giúp

kế toán tránh được hiện tượng chứng từ trùng khi thực hiện kế toán máy.

Khách hàng đề nghị thanh toán một phần tiền hàng bằng tiền mặt, khi đó kếtoán sẽ lập Phiếu thu Phiếu thu được lập thành 3 Liên: một liên lưu tại quỹ, mộtliên giao cho khách hàng, liên còn lại lưu tại phòng Kế toán của Công ty

Biểu số 2.2: Phiếu thu Công ty CP Dược phẩm Hà Tây

10A – Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội

Mẫu số 01-TT

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC

Họ tên người nộp tiền : Thu Thảo

Địa chỉ : Cán bộ kinh doanh Công ty dược Meza

Lý do nộp : Thu tiền bán hàng Công ty Dược Meza

(Ký, họ tên)

Người nộp tiền

(Ký, họ tên)

Người lập phiếu

Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): không

Số tiền quy đổi

Sau khi nhận được hàng, khách hàng thanh toán nốt số tiền còn lại bằng

chuyển khoản Dựa vào các số liệu đã có trên phần mềm máy tính, kế toán tiền gửingân hàng đối chiếu với Giấy báo Có nhận được từ ngân hàng Nếu số tiền chuyểnđến khớp với số tiền khách hàng chấp nhận thanh toán trên hóa đơn thì kế toán tiềngửi tiến hành nhập số liệu vào máy tính

Biểu số 2.3 Giấy báo Có của Ngân hàng VIETIN BANK

NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

Chi nhánh : 00320 CN HÀ TÂY – NHTMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

Tài khoản người hưởng : 10201 0000 237 170

Địa chỉ người hưởng : Công thương Hà Tây

Số tiền bằng chữ : Hai trăm mười triệu đồng chẵn /.>

***** End of Report*****

2.1.1.2 Đối với phương thức bán lẻ

Đối với phương thức này, chứng từ sử dụng gồm:

Chứng từ gốc: Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn GTGT, Bảng kê bán lẻ

Chứng từ thanh toán: Phiếu thu

Các chứng từ khác có liên quan

Đối với phương thức bán lẻ ở các quầy thuốc, các cửa hàng thuốc đặt ở cáchuyện, khi xuất hàng hóa phòng Kế hoạch tiến hành lập Phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ (Biểu số 2.4) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng được lậpthành 3 liên: liên 1lưu lại cuống, liên 2 giao cho cửa hàng, liên 3 làm căn cứ để thủkho ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để kế toán nhập liệu chophiếu này Phần doanh thu xuất nội bộ ghi tăng các khoản phải thu Doanh thu nàyđược ghi nhận như sau: doanh thu sản phẩm xuất bán chính bằng giá bán lẻ trong kỳsau khi đã tách thuế GTGT (Thuế suất 5%) Công ty sử dụng TK 511 – doanh thubán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công tytrong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh Tài khoản 511 được công ty sử dụngmột tài khoản cấp 2 là TK 5111 - doanh thu bán hàng hóa

Phần mềm kế toán thiết kế đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránhtrường hợp nhập trùng giữa hóa đơn GTGT, và phiếu thu tiền mặt, kế toán tiến hànhhạch toán thông qua tài khoản 131

Đối với hình thức xuất bán cho các hiệu thuốc, công ty còn sử dụng TK 1368ghi tăng khoản phải thu nội bộ khác, khi xuất bán theo phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ, công ty sử dụng giá bán nội bộ, giá này bằng tổng giá vốn và tỷ lệchiết khấu trên mỗi hóa đơn Giá vốn hiện thời chưa có, chỉ cuối tháng sau khi chạygiá vốn thì mới xác định

Ở các quầy bán lẻ, vì đây là mặt hàng thuốc nên khâu bán lẻ là khâu cuốicùng trước khi đến tay người tiêu dùng Do vậy, người mua thuốc chủ yếu là cánhân mua để tiêu dùng nên thường không cần hóa đơn Trường hợp khách hàngmua với giá trị trên 200.000 đồng, nếu người mua không lấy hóa đơn, kế toán quầyhàng vẫn lập hóa đơn tương tự như biểu 2.1, trên hóa đơn ghi rõ “người mua khônglấy hóa đơn” Trong trường hợp đơn hàng có giá trị dưới 200.000 đồng thì không

cần lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua có yêu cầu Cuối ngày, kế toán quầyhàng sẽ lập bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ và hóa đơn GTGT theo số liệu củaBảng kê (Liên 1 và 2 lưu tại quyển, Liên 3 xé ra lưu hành nội bộ) Dựa vào hóa đơnnày để nhập số liệu vào máy tính.

Dưới đây là một số chứng từ minh họa cho nghiệp vụ Công ty xuất hàng báncho chi nhánh trực thuộc:

Ví dụ 2: Ngày 05 tháng 10 năm 2014, Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

xuất bán một số loại thuốc cho Chi nhánh Dược phẩm Ba Vì

Khi xuất hàng hóa, phòng Kế hoạch sẽ lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ:

Biểu số 2.4 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY

Địa chỉ : 10A Quang Trung- Hà Đông – Hà Nội MST: 0500391400

Số tài khoản: 102010000237170 Tại Ngân hàng Công thương Hà Tây

Điện thoại: 04 33824685 Fax: 04 33829054

PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 03XKNB3/001 KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ký hiệu: AB/11P

Liên 3: nội bộ Số: 0008438 Ngày 05 tháng 10 năm 2014

-Căn cứ lệnh điều động số…… ngày 05 tháng 10 Năm 2014

của… về việc ……

Họ tên người vận chuyển:………… Hợp đồng số:……

Phương tiện vận chuyển:…

Xuất tại kho: Viên

Nhập tại kho: Chi nhánh Dược phẩm Ba Vì – Công ty CPDP Hà Tây

STT Tên nhãn hiệu quy cách

phẩm chất vật tư (sản

phẩm)

Mãsố

ĐVtính

Thựcxuất

Thựcnhập

HÀNG HÓA, DỊCH VỤ TRỰC TIẾP CHO NGƯỜI TIÊU DÙNG

ThuếGTGT

Cuối ngày, các Cửa hàng thuốc thuộc quản lý của các Chi nhánh trực thuộc Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây hoặc thuộc quyền quản lý của Công ty mẹ sẽ lập bảng kê bán lẻ số hàng hóa bán được trong ngày (Biểu số 2.4)

Sau đó dựa vào bảng kê bán lẻ, kế toán lập hóa đơn GTGT cho số hàng hóabán ra, mẫu hóa đơn GTGT giống biểu 2.1 Trên hóa đơn chỉ ghi tổng giá trị hànghóa bán trong ngày

Cuối tháng, dựa vào số liệu bán hàng mà các cửa hàng thuốc báo lên, kế toánCông ty sẽ lập Bảng cân đối tiền hàng các hiệu thuốc (Bảng 2.2), dựa vào đó để tínhphần chiết khấu mà các cửa hàng, chi nhánh được hưởng và hạch toán giá vốn cũngnhư doanh thu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

Bảng số 2.2: Bảng cân đối tiền hàng các hiệu thuốc

CN Dược phẩm

Phúc Thọ 995,216,745 970,104,537 797,739,258 1,167,582,024 1,384,654,464 86,540,904

4 CN Dược phẩm Hoài Đức 1,703,725,064 2,005,209,636 801,075,637 2,907,859,063 3,547,431,229 221,714,4525

CN Dược phẩm

Đan Phượng 1,402,740,865 1,432,907,679 927,112,866 1,908,535,678 2,262,656,889 141,416,056

6 CN Dược phẩm Thường Tín 1,831,458,890 2,323,567,106 964,589,715 3,190,436,281 3,782,442,488 236,402,656

7 CN Dược phẩm Phú Xuyên 1,306,023,952 1,797,268,012 812,723,774 2,290,568,190 2,716,589,045 169,786,8158

12 CN Dược phẩm Thanh Oai 1,239,509,550 1,810,283,648 740,038,488 2,309,754,710 2,738,344,722 171,146,54513

CN Dược phẩm

Quốc Oai 975,238,779 1,400,345,750 784,831,740 1,590,752,789 1,885,927,318 117,870,457

14 CN Dược phẩm Chương Mỹ 1,134,621,700 1,356,027,823 541,344,956 1,949,304,567 2,311,010,700 144,438,16915

7

2.1.1.3 Đối với phương thức bán hàng qua đại lý

Chứng từ sử dụng trong phương thức bán hàng này bao gồm:

- Hợp đồng đại lý (Phụ lục 2): Trong hợp đồng đại lý cũng tương tự như hợp đồngkinh tế phải ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của bên giao đại lý và bênnhận đại lý Nội dung của hợp đồng là sự thỏa thuận giữa hai bên về phương thứcđặt hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả và phương thức thanh toán, thù lao cho hoạtđộng đại lý, phương thức giao, nhận và vận chuyển, trách nhiệm của các bên… Hợpđồng đại lý thường được lập thành 06 bản, bên giao đại lý là Công ty Cổ phần Dượcphẩm Hà Tây giữ 02 bản

- Đơn đặt hàng: Khi bên đại lý có nhu cầu về hàng sẽ gửi cho Công ty đơn đặt hàng.Đơn hàng phải ghi rõ chủng loại, đơn vị tính, số lượng đặt Thường các bên đại lý

sẽ gửi đơn hàng trước 03 ngày thông qua bản Fax hoặc mail

- Bảng báo giá: là bản thông báo giá bán của Công ty Trong vòng 24h kể từ khinhận được đơn hàng của bên đại lý, Công ty phải gửi lại báo giá cho bên đại lý Bênđại lý sau 24h khi nhận được báo giá có trách nhiệm thông báo cho bên giao đại lý

về hiệu lực của đơn hàng (mua hoặc không mua)

- Biên bản giao nhận hàng đại lý: trong biên bản này ghi rõ số lượng, mẫu mã,chủng loại có đạt yêu cầu hay không, có chữ ký xác nhận của bên đại lý

- Báo cáo bán hàng của đại lý

- Hóa đơn GTGT

- Một số chứng từ khác có liên quan

Để hiểu rõ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ, ta xét ví dụ sau:

Ví dụ 3: Ngày 03 tháng 10 năm 2014, Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Sơn La

(Bên đại lý) gửi mail đặt hàng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây (Bên giaođại lý)như sau:

Biểu số 2.5 : Đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần Dược – vật tư Y tế Sơn La

Công ty Cổ phần Dược – Vật tư Y tế Sơn La chúng tôi liên hệ với Công ty đặt muamột số loại hàng hóa như sau:

Biểu số 2.6 Báo giá của Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY

Địa chỉ: Số 10A Quang Trung, Phường Quang Trung, Quận Hà Đông, TP Hà Nội

Số TK: 102010000237170 Tại NHTMCP Công thương Việt Nam – CN Hà TâyĐiện thoại: 04 33824685/33829328 Fax: 04 33829054

BÁO GIÁ

Ngày 04 tháng 10 năm 2014

Kính gửi: Chị Hoa – Công ty Cổ phần Dược – Vật tư Y tế Sơn La

Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây hân hạnh gửi tới Quý khách Báo giá một sốloại hàng hóa dưới đây:

- Giá trên đã bao gồm VAT

- Giá bán tại Công ty không bao gồm vận chuyển

- Mọi chi tiết Quý khách liên hệ trực tiếp qua điện thoại hoặc Fax với Công tychúng tôi

Xin cảm ơn Quý khách đã hợp tác cùng chúng tôi!

Sau 24 giờ kể từ khi nhận được Báo giá, bên Dược Sơn La có trách nhiệmthông báo cho Công ty bằng điện thoại hoặc email về việc mua hoặc không muađơn hàng

Cuối tháng, Công ty Cổ phần Dược – Vật tư Y tế Sơn La căn cứ số lượnghàng ký gửi đã bán, lập báo cáo bán hàng gửi cho Công ty Cổ phần Dược phẩm HàTây để lấy căn cứ lập hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT cũng được lập thành 03Liên: Liên 1 lưu tại quyển, Liên 2 giao cho bên đại lý, Liên 3 dùng để ghi sổ và lưuhành nội bộ Trên hóa đơn ghi tổng giá trị hàng hóa bán được theo báo cáo bán hàngcủa đại lý, hóa đơn phải ghi rõ hàng bán đại lý Đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giaonhận và hóa đơn GTGT là căn cứ để xác nhận công nợ và thanh toán giữa hai bên Theo thỏa thuận giữa hai bên, bên đại lý sẽ bán đúng giá hàng hóa mà Công ty quyđịnh Công ty sẽ trả hoa hồng cho bên đại lý là 10% trên doanh thu Hoa hồng sẽđược tính sau khi bên đại lý gửi cho Công ty báo cáo bán hàng Khi đó, bên đại lý

sẽ xuất hóa đơn GTGT hoa hồng được hưởng giao cho Công ty để khấu trừ thuế

Biểu số 2.7 Báo cáo bán hàng của Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Sơn La CÔNG TY CỔ PHẦN

Kính gửi: Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Công ty Cổ phần Dược – Vật tư Y tế Sơn La gửi Công ty Cổ phần Dược phẩm HàTây báo cáo bán hàng đại lý tháng 10 năm 2014

Khi nhận được báo cáo bán hàng của đại lý, Công ty tiến hành lập hóa đơnGTGT cho số hàng hóa bán được Mẫu hóa đơn tương tự như biểu 2.1 Trên hóađơn chỉ ghi tổng giá trị hàng hóa bán được.

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Cơ sở để ghi nhận doanh thu là hóa đơn GTGT theo biểu 2.1 mà công ty lập Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu: Từ chứng từ hạch toán chủ yếu là hóađơn GTGT kế toán chi tiết sẽ nhập dữ liệu từ chứng từ này vào hệ thống kế toánmáy hàng ngày khi có nghiệp vụ phát sinh

Sau quá trình nhập dữ liệu, hệ thống sẽ tự động đưa dữ liệu vào sổ kế toánchi tiết doanh thu Sổ chi tiết doanh thu bán hàng sẽ được công ty mở chi tiết chotừng loại hàng để dễ quản lý về khả năng tạo doanh thu của từng mặt hàng trongcông ty Sau đó cuối kỳ hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu từ sổ chi tiết doanh thucho từng mặt hàng vào bảng tổng hợp chi tiết doanh thu Bởi hệ thống máy tính cótính liên kết chặt chẽ trong từng khâu nên số liệu từ bảng tổng hợp chi tiết doanhthu sẽ được tự động đối chiếu với Sổ Cái các tài khoản liên quan như sổ cái TK 156,

TK 511, TK 532, TK 531, TK 911 Cuối kỳ các báo cáo kết quả kinh doanh sẽ tựđộng được cập nhật với số liệu mà kế toán chi tiết nhập vào trong kỳ

Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây sử dụng mẫu bảng biểu chi tiết theoquy định Sổ chi tiết doanh thu được mở cho từng loại hàng

Dưới đây là mẫu sổ chi tiết doanh thu của những sản phẩm chủ yếu mà Công

ty sử dụng trong nghiệp vụ kế toán chi tiết doanh thu trong tháng 10/2014

Bảng số 2.3 : Sổ chi tiết bán hàng với sản phẩm Canhkimol 5vỉ x 10v

Đơn vị: Công ty Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Địa chỉ: Số 10A – Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội

Mẫu số S35-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng

BTC)

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tên sản phẩm: Canhkimol 5vỉ x 10v

Năm 2014Quyển số: 10

ĐVT: ĐồngNgày

ghi

sổ

đốiứng

Doanh thuSố

hiệu

Ngàytháng

Sốlượng(hộp)

Đơngiá

100151150338

45,00045,00045,00045,000

4,500,0006,795,0006,750,00015,210,000

Cộng phát sinhT10

DT thuầnGiá vốn hàng bánLợi nhuận gộp

83,295,00065,487,00017,808,000

Bảng số 2.4 Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán

Đơn vị: Công ty Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Địa chỉ: Số 10A – Quang Trung – Hà Đông – Hà Nội

Mẫu số S35-DN(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG BÁN

Tháng 10 năm 2014

ĐVT: ĐồngST

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Số liệu của bảng trên đối chiếu với Sổ Cái tài khoản 5111 – Doanh thu bánhàng (Bảng 2.6)

Bảng 2.3trên đây là trích dẫn một mẫu sổ chi tiết cho mặt hàng của công tytrong tháng 10 năm 2014 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng được mở chi tiết cho từngmặt hàng theo thời gian phát sinh Qua đó có thể theo dõi được lợi nhuận gộp củatừng mặt hàng cùng khối lượng hàng bán được trong kỳ

Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng được lập cho tất cả các mặt hàng trong kỳtheo dõi trên cơ sở số tổng hợp của các sổ chi tiết doanh thu của từng mặt hàng Sổnày cho biết thông tin về lượng hàng bán của các loại hàng cùng lượng thuế GTGTcho từng lượng hàng bán và từ đó tính ra doanh thu thuần Sổ này có hiệu quả hơntrong việc so sánh giữa các loại sản phẩm để ra quyết định nên đầu tư hay phát triểnsản phẩm nào mang lại nhiều hiệu quả hơn Cuối tháng, sổ này sẽ được dùng để đốichiếu với sổ cái TK 511

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Từ những chứng từ gốc trong quá trình phát sinh nghiệp vụ như Hóa đơnGTGT (Biểu số 2.1), Phiếu thu (Biểu số 2.2), Giấy báo Có (biểu số 2.3) của ngânhàng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2.4)thì kế toán tổng hợp tiếnhành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Dữ liệu trên phần mềm này sẽ được tựđộng chuyển sang sổ Nhật ký chung của công ty theo nghiệp vụ từng ngày phátsinh.Sau đó số liệu trên sổ Nhật ký chung sẽ được cập nhật để lên Sổ Cái từng tàikhoản doanh thu Cuối kỳ sẽ tự lập bảng cân đối số phát sinh và lên báo cáo kết quảkinh doanh trong kỳ

Quá trình ghi nhận doanh thu của kế toán tổng hợp được thể hiện qua sơ đồ2.1 dưới đây Đây là quá trình và công việc mà diễn ra từ khi chứng từ gốc đượcchuyển đến phòng kế toán và cuối kỳ là hình thành các báo cáo kết quả kinh doanh

Bảng tổng hợp công nợ phải thu

Sổ chi tiết công

nợ phải thu

Hóa đơn GTGT

Sổ chi tiết hàng hóa, doanh thu

Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu

Nhật ký chung

Sổ cái tài khoản

511, 531,532,632, 911…

Bảng tổng

hợp chi tiết

hàng hóa

Bảng phân bổ chi phí mua hàng Bảng cân đối số

phát sinh

Báo cáo kết quả kinh doanh

Sơ đồ 2.1: Quá trình kế toán tổng hợp doanh thu

(Nguồn: Phòng kế toán công ty Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây)

Trong đó:

: ghi hàng ngày : ghi cuối kỳ

: quan hệ đối chiếu