Phân tích thực trạng tuyển dụng và đào tạo tại công ty cổ phần bảo an việt nam

KHÁI QUÁT VỀ TUYỂN DỤNG Khi đề cập đến tuyển dụng thì các nhà quản trị doanh nghiệp đều không thể phủ nhận vai trò của tuyển dụng tới sự phát triển của doanh nghiệp, chỉ khác nhau là mức

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN BẢO AN VIỆT NAM

Ngày nay khi nền kinh tế ngày càng phát triển thì càng có nhiều doanh nghiệp cùng hoạt động và cường độ cạnh tranh cũng ngày càng lên cao Vấn đề của các doanh nghiệp là phải dần hoàn thiện mình để tồn tại trong một môi trường kinh doanh đầy khắc nghiệt như vậy Bắt đầu xuất phát từ các lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, theo quan điểm của các nhà kinh tế trong doanh nghiệp có thể có 8 lĩnh vực quản trị, và đối với mỗi doanh nghiệp tầm quan trọng và mức độ hoạt động của từng lĩnh vực là khác nhau Nhưng với mọi doanh nghiệp, lĩnh vực nhân sự luôn là một mảng lớn và được sự quan tâm của ban lãnh đạo Chính vì vậy khi thực tập tại Công ty Cổ phần Bảo An Việt Nam, tôi đã quan tâm đến vấn đề này trước tiên, và cũng theo xu thế chung, Công ty cũng quan niệm: " Con người là nhân tố quyết định" Sau khi nghiên cứu về lĩnh vực nhân sự tôi đã nhận ra vai trò quan trọng của tuyển dụng đối với sự phát triển nhân sự của Công ty

I KHÁI QUÁT VỀ TUYỂN DỤNG

Khi đề cập đến tuyển dụng thì các nhà quản trị doanh nghiệp đều không thể phủ nhận vai trò của tuyển dụng tới sự phát triển của doanh nghiệp, chỉ khác nhau là mức độ tác động như thế nào, và hiểu về tuyển dụng ở mức độ nào với các quan niệm:- Tuyển dụng nhân sự là một hoạt động nằm trong quản trị nhân sự.- Tuyển dụng nhân sự: Có nghĩa là tìm một người phù hợp để giao phó cho một chức vụ, một công việc đang trống.- Tuyển dụng nhân sự gồm 3 hoạt động: tuyển mộ và tuyển chọn, và bố trí sử dụng nhân sự

1 Các hoạt động chính của tuyển dụng

a) Quá trình tuyển mộ

Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình

b) Quá trình tuyển chọn

Tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc

đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá trình được xem là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ các điều kiện đi tiếp vào các bước sau

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN BẢO AN VIỆT NAM.

1 Một vài đặc điểm về Công ty Cổ phần Bảo An Việt Nam

Một vài thông tin chung về Công tyTên giao dịch :

Công ty Cổ phần Bảo An Việt Nam

Tên giao dịch tiếng Anh: Bao An Viet Nam Joint Stock Company

Đ/c trụ sở: Số 94, phố Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội

ĐT: 04 9429225 Fax: 04 9429225

Email: baoanvietnam@vnn.vn

2 Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Bảo An Việt Nam1.

a)Công tác lập kế hoạch về nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng

 Công tác này được thực hiện theo chu kì năm, thường vào thời điểm giữa năm thì lập, vì đây là thời điểm mà sinh viên các trường chuẩn bị ra trường do đó thích hợp cho tuyển dụng của Công ty vì đối tượng tuyển chính của Công ty chủ yếu là những sinh viên mới ra trường Dựa vào kế hoạch sản xuất thì Công

ty lập kế hoạch về nhân sự

 Chênh lệch= Nhu cầu - Hiện có

Con số dự báo về nhu cầu nhân sự không có nghĩa là trùng với số lượng nhân viên cần tuyển, đây là một nhược điểm của công tác này vì đã không chỉ ra được số lượng nhân viên sẽ nghỉ việc trong thời gian kế tiếp là bao nhiêu, do đó ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch và chất lượng tuyển dụng sau đó.Sau khi có kế hoạch về nhu cầu nhân sự thì công tác lập kế hoạch tuyển dụng được tiến hành khi Công ty thấy cần thiết phải tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu nhân sự

 Chu trình lập kế hoạch tuyển dụng tại Công ty như sau:

o Khi các trưởng bộ phận cần thêm nhân sự thì gửi yêu cầu cho phòng Hành chính – Nhân sự, khi đó phòng Hành chính – Nhân sự tổng hợp, phân tích đệ trình lên lãnh đạo xin phép được tuyển dụng

o Giám đốc phê duyệt khi thấy hợp lý và giao cho phòng Hành chính – Nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng để trình Giám đốc

o Giám đốc xem xét, phê duyệt và giao cho phòng Hành chính – Nhân

sự thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch đã đề ra.Bản kế hoạch tuyển dụng mà phòng Hành chính – Nhân sự trình lên Giám đốc thường có những nội dung sau:

- Thông tin về nhu cầu tuyển dụng: Số người cần tuyển, vị trí cần

tuyển …

- Người, nhóm người thực hiện công tác tuyển mộ (kèm theo kế hoạch

tuyển mộ của nhóm)

- Người, nhóm người thực hiện công tác tuyển chọn (kèm theo kế

hoạch tuyển chọn)

- Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên

 Sau khi được phê duyệt bản kế hoạch thì phòng Hành chính – Nhân sự tổ chức như kế hoạch đã vạch ra Như vậy cho thấy công tác lập kế hoạch tuyển dụng chỉ do phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện mà không có sự tham gia của các phòng ban khác, cũng như thiếu sự tham gia chỉ đạo và thực hiện của ban lãnh đạo, dường như là một sụ uỷ quyền thực hiện công tác này, mà hầu hết các công tác trong tuyển dụng đều do phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện, điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng đội ngũ nhân viên được tuyển

Qui trình tuyển dụng tại Công ty

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có hay không thực hiện tuyển dụng để đáp ứng Và thường thì dựa vào các căn cứ sau:

 Theo nhu cầu sản xuất tại các phòng ban trong đơn vị

 Theo yêu cầu mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định Phòng Hành chính – Nhân sự kết hợp với các đơn vị cân đối số lao động cần bổ sung, tổng hợp trình Giám đốc phê duyệt

 Khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng Hành chính – Nhân sự xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vị trong Công ty Nếu thiếu thì phòng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình duyệt

 Thực hiện tuyển mộ

Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức Với Công ty Cổ phần Bảo

An Việt Nam thì hoạt động tuyển mộ gồm các công việc chủ yếu:

* Xây dựng chiến lược tuyển mộ

Tuyển mộ là chức năng cơ bản trong quản trị nguồn nhân lực Phòng Hành chính – Nhân sự có vai trò là cơ quan tham mưu cho lãnh đạo Công ty về hoạch định các chính sách tuyển mộ, chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt động tuyển mộ của tổ chức Do đó phòng cần đưa ra được chiến lược tuyển mộ rõ ràng Chiến lược tuyển

mộ mà phòng Hành chính – Nhân sự đưa ra có 3 nội dung căn bản như sau:

Lập kế hoạch cho tuyển mộ: gồm ba nội dung

o Nhu cầu tuyển mộ: tức là theo ước đoán thì công ty cần tuyển mộ bao nhiêu người, công việc này là căn cứ cho đánh giá hiệu quả tuyển mộ sau này

o Bộ phận thực hiện công tác tuyển mộ: Phòng sẽ phân nhiệm vụ cho bộ phận chuyên trách về lĩnh vực này

o Kinh phí cho tuyển mộ

Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ

o Nguồn từ bên trong: bao gồm những người đang làm việc bên trong Công ty, tuyển mộ nguồn này tức là quá trình đề bạt họ vào vị trí cao hơn Thực ra Công ty ít khi tuyển mộ theo nguồn này vì nếu có nhu cầu thì thông qua giám sát, xem xét của Giám đốc thì sẽ trực tiếp bổ nhiệm vào vị trí làm việc cao hơn chứ không tiến hành tuyển chọn như thông thường Bên cạnh đó việc hạn chế đề bạt tại Công ty cũng có ưu điểm là

do Công ty là một Công ty thuộc qui mô vừa do vậy cần phải thường xuyên chọn người mới để thay đổi chất lượng lao động

o Nguồn bên ngoài: là những đối tượng đến xin việc từ ngoài công ty.Nguồn này đối với Công ty là nguồn chính trong tuyển mộ tại Công ty Trong đó có hai nguồn mà Công ty tiến hành tuyển mộ đó là từ các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp và thông qua sự giới

thiệu của cán bộ nhân viên tại Công ty Chính vì thế mà hiện nay Công ty

có cơ cấu lao động trẻ vì đa số nhân viên được tuyển là những sinh viên mới ra trường

Thông báo tuyển dụng

Phòng Hành chính – Nhân sự thông báo ngành nghề, tiêu chuẩn, số lượng cần tuyển, hạn nộp hồ sơ Chẳng hạn, tháng 06/2006 Công ty cần tuyển 05 công nhân chuyên ngành Điện, tiêu chuẩn tối thiểu là tốt nghiệp Trung cấp điện, chấp nhận đi làm ở xa, không cần có kinh nghiệm làm việc Hạn nộp hồ sơ cuối cùng

là hết ngày 30/06

o Phòng Hành chính – Nhân sự trực tiếp thông báo, liên hệ với các nơi đào tạo, các trường, các trung tâm dạy nghề mà Công ty đặt mối quan hệ như các trường Trung cấp điện, Trung tâm dịch vụ việc làm của Liên đoàn Lao động TP Hà Nội

* Tìm kiếm người xin việc

Tìm kiếm người xin việc hay chính là quá trình triển khai kế hoạch tuyển dụng Nhu cầu tuyển dụng của Công ty thường tập trung vào phòng Thiết kế và đội khảo sát cũng như đội Địa chất Do vậy thì các trường Đại học mà Công ty tiến hành tuyển mộ là trường Đại học Giao thông vận tải, Đại học Xây dựng, và các trường Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp có chuyên ngành liên quan Do nhu cầu tuyển đối với Công ty tại các trường này tương đối nhiều do đó Công

ty đặt mối quan hệ thường xuyên với các khoa chuyên ngành liên quan để tiến hành quảng cáo cho Công ty Đối với lao động gián tiếp thì thường rất ít biến động và tuỳ theo công việc mà tuyển mộ theo yêu cầu đặt ra

* Nhận hồ sơ

Phòng Hành chính – Nhân sự trực tiếp nhận hồ sơ với người lao động, không qua bất kì một loại trung gian, giới thiệu nào

 Thực hiện tuyển chọn và bố trí sử dụng lao động

Qui trình tuyển chọn:

* Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ

Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và tiếp đón người đến xin việc và sẵn sàng giải đáp thắc mắc nếu như người xin việc chưa rõ trong thông báo tuyển dụng

* Sơ tuyển hồ sơ

Phòng Hành chính – Nhân sự cùng hội đồng xét tuyển lao động Công ty phân loại hồ sơ, sơ tuyển trên hồ sơ đã đăng kí theo đúng ngành nghề cần tuyển và xét tuyển từ cao xuống thấp theo các hạng mục

Phòng Hành chính – Nhân sự cùng hội đồng xét tuyển lao động Công ty phân loại hồ sơ, sơ tuyển trên hồ sơ đã đăng kí theo đúng ngành nghề cần tuyển và xét tuyển từ cao xuống thấp theo các hạng mục

Phòng Hành chính – Nhân sự thông báo danh sách các thí sinh đạt yêu cầu và không đạt yêu cầu Trường hợp đạt yêu cầu xét tuyển qua hồ sơ sẽ được thông báo thời gian, địa điểm tập trung để hội đồng xét tuyển phỏng vấn trực tiếp Những người không có mặt trong buổi tập trung sẽ không được tham gia dự tuyển bước phỏng vấn trực tiếp Hồ sơ xin việc gồm đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn

* Phỏng vấn tuyển chọn

Sau quá trình sơ tuyển nhà tuyển dụng đã loại bỏ được một loạt các bộ hồ sơ không thích hợp theo tiêu chuẩn đã đặt ra cho mỗi vị trí công việc.Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp và cho thử việc

Để kiểm tra sự phù hợp của công việc thì sau giai đoạn phỏng vấn sơ tuyển là giai đoạn phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp Do vậy Công ty sẽ thử tay nghề cũng như trình độ của ứng viên có thể đáp ứng công việc không? Nếu ứng viên có thể thuyết phục được họ thì coi như đã trúng tuyển vì người lãnh

đạo trực tiếp này là người cuối cùng đánh giá và chỉ chờ quyết định của Giám đốc công ty

Thí sinh trúng tuyển được phân công về các bộ phận có nhu cầu lao động để thử việc, thời gian là từ 1 tháng trở lên, Công ty trả lương thử việc bằng mức lương tối thiểu do nhà nước qui định Sau thử việc từ một đến hai tháng mà ứng viên thực hiện tốt công việc sẽ được tuyển dụng vào công ty.Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá trình độ tay nghề, chuyên môn, các kĩ năng đặc biệt cũng như ý thức tổ chức kỉ luật, chấp hành nội qui của thí sinh

* Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng lao động

Kết thúc hợp đồng thử việc, Giám đốc ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên.Trước tiên Công ty kí hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng, 6 tháng hoặc 11 tháng với lao động mới được tuyển dụng Sau đó, Công ty sẽ kí tiếp Hợp đồng lao động 1- 3 năm hoặc không kì hạn xác định theo Luật lao động

Cuối hạn mỗi hợp đồng, trưởng mỗi bộ phận sẽ đánh giá người lao động dưới quyền để quyết định có kí tiếp hợp đồng lao động với các ứng viên hay không

và nếu kí tiếp thì kí hợp đồng lao động có kì hạn hay không có kì hạn.Các trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ do trình độ tay nghề kém, sức khoẻ yếu, vi phạm nội quy,…hoặc khi Công ty phải thu hẹp sản xuất sẽ không được

kí hợp đồng lao động

IV Hạn chế trong công tác tuyển dụng của Công ty

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, cũng phải nhận thấy những hạn chế trong tuyển dụng tại Công ty:

- Công tác tuyển mộ chưa được quan tâm đúng mức, Công ty mới chỉ xác định nguồn tuyển mộ chính xác, còn chưa có chiến dịch cụ thể để khuếch trương về Công ty Nếu chỉ dừng lại ở thông báo tuyển dụng sẽ khó có thể thu hút được

nhiều đơn xin việc đến với Công ty Do đó ngăn cản tính đa dạng, phong phú trong tuyển chọn sau này

- Việc sàng lọc hồ sơ theo thứ bậc bằng cấp gây hạn chế cho việc tuyển chọn những người có khả năng làm việc thực tế

Cũng như tuyển mộ, tuyển chọn được tiến hành chưa được bài bản chuyên nghiệp, khi trong toàn bộ quá trình chỉ là sự kiểm tra một phía từ phía Công ty, chứ không có sự trao đổi thông tin với người xin việc Có thể cũng khó nhận ra cản trở từ vấn đề này, nhưng khi xem xét về quá trình tâm lý trong tuyển dụng của các ứng viên ta mới nhận thấy những hạn chế như:

+ Ứng viên không biết nhiều thông tin về Công ty, đặc biệt là các thông tin về phúc lợi hay cơ hội thăng tiến điều mà các ứng viên quan tâm nhất hiện nay

Do đó gây tâm lý không tốt cho ứng viên, họ sẽ thiếu những hứng thú khi vào vòng tiếp theo là vòng phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp, đồng thời gây tâm lý chán nản ngay từ vòng phỏng vấn sơ tuyển

+ Khi không có sự trao đổi ứng viên cho rằng điều này thể hiện ngay từ đầu Công ty đã không có sự quan tâm thoả đáng đối với người xin việc thì sẽ như vậy khi họ là những nhân viên mới Hoặc họ cho rằng tuyển dụng tại Công ty được thực hiện không chuyên nghiệp, do đó làm giảm hình ảnh Công ty trong mắt ứng viên

- Qui trình tuyển chọn chủ yếu là hai vòng phỏng vấn, nhưng nếu chỉ là phỏng vấn kiểm tra đối với phỏng vấn sơ tuyển, thử tay nghề chuyên môn trong phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp sẽ gây cho ta cảm giác phỏng vấn tại công ty đơn giản, khó đánh giá đúng thực lực của ứng viên, hơn thế gây tâm lý mất bình tĩnh đối với ứng viên vì họ chỉ là những người mới ra trường, chưa cọ sát thực tế, họ sẽ giỏi hơn trong các bài viết, khi đó mới thể hiên được năng lực của họ mà sản phẩm của Công ty là các bản thiết kế, mà bộ phận thiết kế lại là

bộ phận có nhu cầu tuyển nhân viên nhiều nhất Do đó phương pháp đặt ra rất phù hợp

- Từ đây ta cũng nhận ra công tác lập tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí công việc cần tuyển nhân viên chưa được hiệu quả

- Thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các công tác trong quản trị nhân sự gây khó khăn cho công tác tuyển dụng

III GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO AN VIỆT NAMI

Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực

1 Thực hiện tốt công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Mỗi một công tác nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công

ty Tuyển dụng nhằm nâng cao chất lượng con người, tăng hiệu suất kinh doanh cho Công ty Do đó tuyển dụng có đạt hiệu quả hay không thể hiện ở hiệu quả sản xuất kinh doanh có được cải thiện hay không? Muốn tăng năng suất, muốn tuyển dụng đạt kết quả thì phải kết hợp các công tác khác, đặc biệt

là công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực Vì đây là công tác khởi nguồn cho hoạt động quản trị nhân lực Chính vì thế kế hoạch hoá nguồn nhân lực phải được thực hiện chính xác, cụ thể và tỉ mỉ mới tăng chất lượng cuả công tác tuyển dụng.Trong bản kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Công ty mới chỉ đưa

ra được số lượng nhân sự còn thiếu trong Công ty, chưa đưa ra được những thông tin cụ thể Trong bản kế hoạch cần đưa ra những dự báo, khả năng nhân viên sẽ bị sa thải, cần đào tạo, từ đó mới có con số chính xác nhân sự cần tuyển, để làm được điều đó thì phải thực hiện tốt công tác đánh giá thực hiện công việc

2 Cụ thể hoá kế hoạch tuyển dụng

Lập kế hoạch thật cụ thể trước khi thực hiện là một công cụ rất hữu ích, điều

đó giúp Công ty có thể chủ động ứng phó với các tình huống để đảm bảo chất