1. Đặt vấn đề Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều có những đóng góp nhất định và luôn tự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Một trong những công việc quan trọng mà cơ quan nào cũng cần phải có để duy trì sự hoạt động của cơ quan mình và là một phần đóng góp to lớn trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay và trong tương lai. Đó chính là công tác Văn thưLưu trữ. Công tác văn thưLưu trữ trường học là một hoạt động quản lý bảo quản thông tin bằng văn bản, phục vụ cho Hiệu trưởng quản lý, điều hành công việc; phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu một cách năng suất, chất lượng, hiệu quả, đồng thời góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng hoạt động của nhà trường; phục vụ cho việc thanh kiểm tra, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu nhà trường đề ra. Ý thức được vai trò, chức năng nhiệm vụ của mình tôi luôn trau dồi kiến thức, học hỏi đồng nghiệp và tích lũy kinh nghiệm để cải tiến, tìm ra những biện pháp mới nâng cao hiệu quả công tác. Với phương châm “Học đi đôi với hành lý thuyết gắn liền với thực tế” là mục tiêu đào tạo của các nhà trường nói chung và trường THCS Nga An nói riêng. Để nâng cao chất lượng giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội và năng lực áp dụng lý luận vào thực tiễn rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho cán bộ Văn thư Lưu trữ sao cho khoa học nhất thì nghiên cứu khoa học là một khâu rất quan trọng. Thông qua sáng kiến kinh nghiệm mỗi chúng ta có thể cập nhật thêm những kiến thức nghề nghiệp một cách đầy đủ hơn để phục vụ cho nhà trường, cho xã hội. Bởi quá trình nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm sẽ giúp chúng ta có những kinh nghiệm nghề nghiệp để vận dụng vào quá trình làm việc một cách sáng tạo, thích ứng nhanh nhẹn hơn với từng công việc cụ thể và tạo cho bản thân thêm một phong cách làm việc đúng với chuyên trách của mình. Qua nhiều năm thực hiện nghiệm vụ công tác Văn thư Lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy khi soạn thảo văn bản, việc tìm kiếm các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc nhà trường được tiến hành thuận lợi hay không phần nhiều phụ thuộc vào việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Bởi lẽ, việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành đều có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Đó cũng chính là một trong những lí do tôi chọn nội dung: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ ở trường THCS Nga An”. Làm đề tài nghiên cứu của mình.
Trang 1MỤC LỤC
Trang
1 Đặt vấn đề ……… 1
2 Giải quyết vấn đề ……… 2
2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề ……… 2
2.2 Thực trạng của vấn đề ………3
2.2.1 Thuận lợi ………3
2.2.2 Khó khăn ……….3
2.3 Các các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề 4
2.3.1 Về công tác Văn thư ……….4
2.3.2 Về công tác Lưu trữ ……… 9
2.4 Hiệu quả của SKKN ……….………10
2.4.1 Nghiệp vụ văn thư ……… 10
2.4.2 Nghiệp vụ lưu trữ ……….10
3 Kết luận ……….………. 11
Trang 2MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS NGA AN
1 Đặt vấn đề
Trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay, các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều có những đóng góp nhất định và luôn tự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Một trong những công việc quan trọng mà cơ quan nào cũng cần phải có để duy trì sự hoạt động của cơ quan mình và là một phần đóng góp to lớn trong công cuộc đổi mới đất nước hiện nay và trong tương lai Đó chính là công tác Văn thư-Lưu trữ
Công tác văn thư-Lưu trữ trường học là một hoạt động quản lý bảo quản thông tin bằng văn bản, phục vụ cho Hiệu trưởng quản lý, điều hành công việc; phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu một cách năng suất, chất lượng, hiệu quả, đồng thời góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng hoạt động của nhà trường; phục vụ cho việc thanh kiểm tra, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu nhà trường đề ra Ý thức được vai trò, chức năng nhiệm vụ của mình tôi luôn trau dồi kiến thức, học hỏi đồng nghiệp và tích lũy kinh nghiệm để cải tiến, tìm ra những biện pháp mới nâng cao hiệu quả công tác
Với phương châm “Học đi đôi với hành - lý thuyết gắn liền với thực tế” là mục tiêu đào tạo của các nhà trường nói chung và trường THCS Nga An nói riêng
Để nâng cao chất lượng giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của
xã hội và năng lực áp dụng lý luận vào thực tiễn rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cho cán bộ Văn thư - Lưu trữ sao cho khoa học nhất thì nghiên cứu khoa học là một khâu rất quan trọng Thông qua sáng kiến kinh nghiệm mỗi chúng ta có thể cập nhật thêm những kiến thức nghề nghiệp một cách đầy đủ hơn để phục vụ cho nhà trường, cho xã hội Bởi quá trình nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm sẽ giúp chúng
ta có những kinh nghiệm nghề nghiệp để vận dụng vào quá trình làm việc một cách sáng tạo, thích ứng nhanh nhẹn hơn với từng công việc cụ thể và tạo cho bản thân thêm một phong cách làm việc đúng với chuyên trách của mình
Qua nhiều năm thực hiện nghiệm vụ công tác Văn thư - Lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy khi soạn thảo văn bản, việc tìm kiếm các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Công việc nhà trường được tiến hành thuận lợi hay không phần nhiều phụ thuộc vào việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Bởi lẽ, việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành đều có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Đó cũng chính là một trong những lí do tôi chọn nội
Trang 3dung: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ ở trường THCS Nga An” Làm đề tài nghiên cứu của mình
2 Giải quyết vấn đề
2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động quản lý của nhà trường, đảm bảo thông tin bằng văn bản bao gồm các công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường Vì vậy công tác văn thư đóng một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của nhà trường phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời,
bí mật và hiện đại
Công tác Lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác lưu trữ trong nhà trường phải đảm bảo tính khoa học, cơ mật
Bản thân là người làm công tác Văn thư - Lưu trữ tôi nhận thấy việc xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản Ý thức được vai trò đó tôi luôn tìm tòi, cải tiến để tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường đề ra
2.2 Thực trạng của vấn đề.
Trong những năm trước đây, công tác Văn thư - Lưu trữ trường học chưa thực sự được các cấp, các ngành, nhà trường quan tâm Phần lớn các nhà trường chưa có nhân viên làm công tác này mà chỉ mới phân công kiêm nhiệm, vì thế họ chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ Những năm gần đây nhờ sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, việc bố trí nhân viên văn thư lưu trữ
đã được đưa vào các nhà trường nên công tác Văn thư - Lưu trữ đã có nhiều khởi sắc
Tại trường THCS Nga An, qua những năm làm công tác văn thư lưu trữ tôi
đã gặp những thuận lợi và khó khăn sau:
2.2.1 Thuận lợi
Trường THCS Nga An hoạt động dưới hình thức phục vụ nhân dân và các cá nhân ban ngành có liên quan về giáo dục trên địa bàn xã Nga An Đảm bảo đúng với nội dung, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước về yêu cầu giáo dục Vì
Trang 4vậy công tác Văn thư của nhà trường đã đi vào ổn định từ khi thành lập và hoạt động đến nay
Công tác Văn thư - Lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Nga Sơn, Đảng chính quyền, ban ngành đoàn thể, Hội cha mẹ học sinh và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy, cô giáo, nhân viên hành chính năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn, luôn ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao
Cơ sở vật chất đạt chuẩn quốc gia đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác
2.2.2 Khó khăn
- Công tác Văn thư - Lưu trữ của nhà trường gặp rất nhiều khó khăn như: Cơ
sở vật chất trường chuẩn quốc gia đã xuống cấp, trang thiết bị máy móc còn hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Tủ lưu trữ
hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng, cặp, hộp đựng tài liệu của nhà trường còn thiếu,…
- Khâu thu thập, xử lý thông tin, lập hồ sơ hiện hành chưa thường xuyên dẫn tới việc thất lạc tài liệu
- Chưa phân loại văn bản đến theo từng cấp và theo thời gian khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin,…
Để khắc phục được những khó khăn trên tôi đã tìm ra giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nghiệm vụ giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp
2.3 Các các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của nhà trường, về tổ chức công tác văn thư lưu trữ ở trường THCS Nga An là hình thức văn thư lưu trữ đơn vị Tất cả các văn bản, giấy tờ đều được chuyển tới phòng văn thư trường THCS Nga An, cán bộ văn thư tiến hành khâu nghiệp vụ Như vậy, với hình thức văn thư tập trung được áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước phù hợp với cơ cấu tổ chức nhà trường
2.3.1 Về công tác Văn thư
- Tình hình cán bộ: Do biên chế cán bộ ít, đồng thời là cơ quan chuyên môn
trực thuộc Phòng Giáo dục huyện có một cán bộ văn thư được đào tạo đúng chuyên ngành nên thao tác về nghiệp vụ nhanh nhẹn, chính xác, quá trình giải quyết công việc khoa học, việc xử lý thông tin đáp ứng được tối đa hiệu lực của văn bản, tài liệu được sắp xếp khoa học, hợp lý từ khâu đóng dấu, gửi văn bản đi, nhận văn bản đến, đánh máy, in, phôtô và một số công việc liên quan; đồng thời
trực tiếp quản lý các thông tin đầu ra và các thông tin gửi đến - Trường THCS
Trang 5Nga An: Trường THCS Nga An là đơn vị độc lập nên con dấu và công tác văn thư
cũng riêng biệt Vì vậy công tác văn thư đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Hiệu trưởng nhà trường
- Bố trí nơi làm việc: Nhìn chung cách bố trí nơi làm việc giữa phòng Hiệu
trưởng và phòng văn thư là phù hợp, đáp ứng được nhu cầu cho cán bộ làm việc, nên thuận tiện cho việc trao đổi thông tin cũng như giải quyết công việc đạt hiệu quả
- Trang thiết bị phụ vụ công tác văn thư: Trang thiết bị là một trong những
yếu tố quan trọng đảm bảo hiệu quả của công tác văn thư đồng thời giúp cho cán bộ văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
Trang thiết bị gồm có: - Máy vi tính, máy in, máy photo, điện thoại;
- Tủ đựng tài liệu;
- Bàn ghế làm việc;
- Giá, cặp 3 dây;
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến,…
Ngoài ra còn có các văn phòng phẩm: bút, ghim, hồ dán, kéo, băng dán,…
Để công tác văn thư đực hiệu quả thì nên bố trí phòng văn thư riêng có vách ngăn giữa bàn làm việc và nơi tiếp khách; máy vi tính, điện thoại, văn phòng phẩm được sắp xếp khoa học trên bàn làm việc Như vậy sẽ tạo sự thuận lợi cho cán bộ văn thư làm nhanh, hiệu quả công việc cao
- Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư: Là cơ quan chuyên môn, nên mọi hoạt
động của nhà trường đều đặt dưới sự quản lý của Hiệu trưởng, khi có văn bản đến văn thư có nhiệm vụ trình Hiệu trưởng, Hiệu trưởng đọc kỹ nội dung để nắm được nội dung văn bản, sau đó giao cho các cán bộ phụ trách từng mảng soạn thảo, lên
kế hoạch thực hiện
Hiệu trưởng chịu trách nhiệm khi văn bản triển khai; đồng thời trực tiếp soạn thảo và ban hành các văn bản đặc biệt quan trọng, sau đó cán bộ văn thư đánh máy,
in, xin chữ ký và hoàn thành các thủ tục trước khi ban hành
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Văn bản đi được quản lý thống
nhất tại bộ phận hành chính, cán bộ văn thư thực hiện các khâu nghiệp vụ đúng theo quy định của Nhà nước đó là: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
+ Đánh máy và in văn bản Đây là khâu quan trọng cho nên phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, đúng thể thức quy định đối với từng loại văn bản, với những văn bản có nội dung quan trọng như văn bản “Mật”, “Tối mật”,… phải đảm bảo giữ bí mật theo đúng quy định Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, tài liệu đã xử lý trước là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời cho người soạn thảo văn bản Do đó, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư, đáp ứng được thông tin hai chiều Sau khi đánh
Trang 6máy xong phải kiểm tra, đối chiếu lại với bản gốc rồi trình cho Hiệu trưởng xem xét, ký văn bản
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi thực hiện các công công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp kịp thời báo cáo Hiệu trưởng xem xét, giải quyết
+ Ghi số và ngày, tháng văn bản: Ghi số của văn bản, tất cả văn bản đi của nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của nhà trường và do văn thư thống nhất quản lý Ghi ngày, tháng văn bản, được thực hiện theo quy định, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơm 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước
+ Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
+ Đóng dấu: Theo TCVN 5700-2002 quy định: Dấu cơ quan phải được đóng trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký ở phía bên trái Việc đóng dấu đúng theo quy định sẽ làm tăng tính hiệu lực pháp lý của văn bản và tránh được tình trạng mạo danh chữ
ký, đóng dấu các phụ lục kèm theo dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phàn các tờ giấy
+ Đăng ký văn bản: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy vi tính Sau khi đã hoàn tất về mặt thể thức cán
bộ văn thư tiến hành làm thủ tục đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm: 09 cột
TT Ngày, tháng VB Số và ký hiệu VB yếu nội dung VB Tên loại và trích Người ký Nơi nhận lượng Số
bản
Đơn vị hoặc người nhận bản lưu
Ghi chú
01 01/9/2013 01/QĐ-HTr Quyết định về
việc ban hành kèm theo kế hoạch năm học
HT.
Thịnh Văn Bạch
-Phòng GD&ĐT huyện Nga Sơn;
-Các tổ trưởng đoàn thể.
7 Văn thư
Hàng năm số văn bản được ban hành không nhiều nên cán bộ văn thư đăng
ký vào một sổ thống nhất Mỗi văn bản ban hành đều được lưu lại 02 bản chính, 01 bản gửi người phụ trách công việc, 01 bản lưu ở văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
Trang 7Quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, xét về tổng thể các bước được áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước
Thực trạng đăng ký văn bản vào sổ đăng ký công văn đi ở trường THCS Nga
An cho thấy, cán bộ phụ trách đã đăng ký đầy đủ các cột mục trong sổ Điều này không chỉ giúp cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tránh mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết một cách nhanh chóng và dễ dàng
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Trường THCS Nga An là cơ
quan chuyên môn do vậy khối lượng văn bản đến hàng năm khoảng 350 văn bản của nhiều cơ quan khác nhau:
+ Cơ quan chủ quản: Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Nga Sơn;
+ Cơ quan cấp trên: UBND huyện;
+ Cơ quan ngang cấp: Các trường trong huyện;
+ Từ các đoàn thể, cá nhân,…
Văn bản gửi đến bằng nhiều con đường (Bưu điện, chuyển tay trực tiếp, hộp thư điện tử,…) với nhiều loại hình văn bản khác nhau (Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, Công văn,…) Vì vậy việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến có vai trò đặc biệt quan trọng Việc thực hiện đúng ngay từ khâu đầu tiên (tiếp nhận văn bản) góp phần nâng cao hiệu quả cộng việc Nhận biết được điều đó, ngay từ khi có văn bản đến, cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản, phân loại (những văn bản gửi cho
cá nhân, đích danh được gửi tới người đó) những văn văn bản thuộc cơ quan được bóc bì, sau đó tiến hành đăng ký văn bản đến
+ Ghi số và ngày đến: Số đến được đánh bằng số tự nhiên, đánh liên tục từ
số 01 của ngày đầu tiên trong tháng, đến số cuối cùng của văn bản đến trong năm theo quy định của văn bản quản lý Nhà nước Với cách đánh số như vậy khi nhìn vào sổ đăng ký ta sẽ xác định được ngay số lượng văn bản gửi đến từ đầu năm đến giờ, việc quản lý văn bản lẽ thuận lợi vì theo một thể thống nhất
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến gồm: 09 cột
Số
đến Ngày đến
Nơi gửi VB
Số, ký hiệu VB
Ngày tháng VB
Tên loại
và trích yếu nội dung VB
Nơi nhận, người nhận
Ký nhận
Ghi chú
01 22/3/2014 Phòng
GD&ĐT huyện Nga Sơn
27/GD&ĐT 21/3/2014 V/v Thi
học sinh giỏi lớp 6,7,8 năm học 2013-2014
Trường THCS Nga An
Trang 8Các văn bản đến được đăng ký chính xác, đầy đủ vì vậy rất thuận lợi cho việc quản lý, tra tìm văn bản Khi thực hiện xong các khâu nghiệp vụ đó cán bộ văn thư trình ngay cho Hiệu trưởng để xin ý kiến giải quyết và biện pháp giải quyết Căn cứ vào đó cán bộ văn thư chuyển đến bộ phận hoặc cá nhân nào đó mà Hiệu trưởng giao trong thời gian sớm nhất Quá trình này được thực hiện nhanh chóng, kịp thời vì vậy phát huy được tối đa hiệu lực pháp lý của văn bản, đồng thời chỉ đạo kịp thời đến toàn thể cán bộ giáo viên và học sinh Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ văn thư theo dõi, kịp thời báo cáo cho Hiệu trưởng để có những biện pháp thích hợp giúp cho chất lượng công việc đạt hiệu quả cao
- Lập hồ sơ hiện hành: Các công văn giấy tờ được sắp xếp theo từng vấn đề,
sự việc, phản ánh đúng chức năng và nhiệm vụ của mình
Ví dụ: Hồ sơ nhà trường, các văn bản giấy tờ được sắp xếp theo từng vấn đề như sau:
+ Về công tác tổng hợp và thi đua
Hồ sơ khen thưởng giáo viên năm học 2012 – 2013.
Hồ sơ khen thưởng học sinh năm học 2012 – 2013.
+ Về công tác nghiên cứu khoa học
Hồ sơ đăng ký tên đề tài và đề tài nghiên cứu khoa học năm học 2012-2013 Hồ sơ kết quả đề tài SKKN.
+ Về hồ sơ học sinh:
Học bạ, sổ ghi điểm: Xếp theo từng lớp học sinh, định kỳ giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm tra kỹ trước khi trình Hiệu trưởng ký duyệt kết quả cuối năm Thường xuyên theo dõi tham mưu cho Hiệu trưởng ký duyệt đúng thời gian qua định Khi giao-nhận giáo viên ký vào sổ không để thất lạc, sắp xếp ngăn nắp trong ngăn tủ
Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ cẩn thận, bảo quản, tránh thất lạc Học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ ràng, nếu nhận thay thì phải có giấy ủy quyền
+ Về hồ sơ giáo viên
Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy, trong đó các loại Quyết định, bằng cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá CBCC, các chứng nhận khen thưởng, thi đua Trong quá trình lưu giữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn và tên của mỗi giáo viên được sắp xếp theo vần ABC để khi sử dụng tiện cho việc tìm kiếm kịp thời
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trong tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu Pmis trên máy vi tính, được cập nhật thường xuyên và lưu giữ cẩn thận
Lập hồ sơ hiện hành song song với quá trình giải quyết công việc có ý nghĩa quan trọng Các văn bản thu được đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn, thất lạc văn bản đồng thời rút ngắn thời gian và đem lại hiệu quả cao; có tác dụng quản lý chặt chẽ các tài liệu một cách nhanh nhất tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Trang 9Lập hồ sơ hiện hành tức là làm tốt bước đầu tiến hành phân loại xác định giá trị tài liệu, đây chính là cơ sở, là tiền đề để cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý
và khâu nghiệp vụ khác
Với tinh thần trách nhiệm cao, luôn ý thức về công việc mình làm nên các hồ
sơ được bảo quản tốt, các tiêu đề được viết cẩn thận để trong cặp 3 dây và đặt trong
tủ đảm bảo thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu
- Tình hình quản lý và sử dụng cong dấu: Công tác quản lý và sử dụng con
dấu ở trường THCS Nga An được thực hiện theo Điều 13 của Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định quản lý và sử dụng con dấu
Các loại dấu gồm: Dấu cơ quan, dấu họ tên (Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng), dấu Công đoàn
Dấu được quản lý trong hộp riêng, để trong tủ có khoá chắc chắn Hiệu trưởng và cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu cơ quan mình Mỗi tháng cán bộ văn thư làm vệ sinh con dấu một lần đảm bảo con dấu luôn sạch
sẽ, khi đóng dấu mực không bị mờ, nhoè
Con dấu chỉ được sử dụng khi có chữ ký của Hiệu trưởng hoặc phó Hiệu trưởng trên các văn bản, chứng từ theo quy định
Ngoài ra, người được giao nhiệm vụ giữ dấu (văn thư) phải có trách nhiệm
sử dụng và bảo quản con dấu, khi đi vắng phải bàn giao cho người được uỷ quyền Mọi vi phạm liên quan đến con dấu thì người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật
2.3.2 Về công tác Lưu trữ:
Kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ: Tiếp tục thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/2000 của Thủ tướng Chính phủ, Chỉ thị của chủ tịch UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu trữ trong tỉnh
- Tình hình tổ chức và cán bộ: Công tác lưu trữ của trường THCS Nga An đặt dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng Các tài liệu liên quan đến công tác của từng
bộ phận đó phải quản lý
Ví dụ: Nếu tài liệu thuộc bộ phận Công đoàn, Đoàn thanh niên, Đội thiếu
niên thì do tổ chức đó lưu giữ và quản lý nhằm phục vụ cho công tác tra cứu của tổ chức đó
- Thu thập, chỉnh lý tài liệu: Thực hiện về thu nhập tài liệu đã giải quyết xong để xử lý, đưa lên giá bảo quản, phục vụ cho công việc quản lý, tra cứu của cán bộ giáo viên trong nhà trường
- Bảo quản tài liệu, trang thiết bị bảo quản: Bảo quản tài liệu là nghiên cứu
và sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt nhất yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu trong hiện tại và tương lai Nhà trường đã có kế hoạch nâng cấp, bổ sung trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Bên cạnh các trang thiết bị bảo quản đã có như: Giá, tủ, cặp 3 dây,…
Trang 10- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và giải quyết những những nhiệm vụ hiện hành của nhà trường Nhà trường đã có phòng thư viện phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tuy nhiên còn một số hạn chế là chưa có quy chế sử dụng tài liệu, không có bản hướng dẫn phân loại tài liệu, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bản hướng dẫn huỷ tài liệu nên tài liệu loại ra tiêu huỷ còn chất đống chưa được giải quyết Vì vậy việc thực hiện nghiệp
vụ lưu trữ còn nhiều hạn chế, chưa đúng với quy định của Nhà nước
- Thống kê và kiểm tra: Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác, số lượng, chất lượng, thành phần nội dung, tình trạng tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ Hiệu trưởng thường xuyên kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Qua đó biết được tình hình tài liệu như thế nào? Có bị mất không? … giúp cho việc bổ sung tài liệu được đầy đủ, kịp thời, biết được trạng thái tài liệu để có biện pháp đúng đắn và giúp cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao
2.4 Hiệu quả của SKKN
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ ở trường THCS Nga An, tôi nhận thấy kết quả công việc khi chưa áp dụng các biện pháp đến khi áp dụng các biện pháp trên đây hiệu quả công việc được tăng lên rõ rệt, cụ thể:
Trên cơ sở vận dụng các biện pháp trên của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lý thông tin nhanh chóng không còn bỡ ngỡ hay vướng mắc góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường Có đầy đủ hồ sơ sổ sách, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày, cũng như giúp Ban giám hiệu hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học Kết quả đạt được cụ thể trong năm học
2012-2013 là:
2.4.1 Nghiệp vụ văn thư
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Văn bản đi là văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của trường THCS Nga An, phản ánh chức năng, nhiệm
vụ của nhà trường Vì vậy ngay từ những bước đầu tiên tôi luôn có ý thức làm cẩn thận, chính xác và đầy đủ Kiểm tra số, ký hiệu, điền ngày, tháng và đóng dấu vào văn bản, đăng ký văn bản vào sổ
+ Đóng dấu được 200 văn bản;
+ Đăng ký 170 văn bản;
+ Trình ký 158 văn bản;
+ Lập lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan