Sử dụng tài liệu lưu trữ trọng hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước việt nam

đạo triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác này còn mang tính hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực tế.Đối với đội ngũ công chức, do thiếu kiến thức pháp luật và n

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮTRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 62 34 04 03

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

1 TS Nguyễn Thị Liên Hương

2 PGS TS Nguyễn Minh Mẫn

HÀ NỘI, 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Cáckết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công

bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác./

Tác giả

Nguyễn Thị Lan Anh

Tôi chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, góp ý, cung cấp thông tin, số liệu… của cáclãnh đạo, chuyên gia, thầy cô, đồng nghiệp và bạn bè Học viện Hành chính Quốc gia,Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Khoa Sau đại học, Ban Thanh tra Giáo dục -Đào tạo, các khoa, ban, đơn vị có liên quan của Học viện; Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư lưu trữ, các Trung tâm Lưutrữ Quốc gia và các đơn vị thuộc Cục; Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòngtrường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; Văn phòng các bộ, các cơ quantrung ương, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trựcthuộc trung ương, nơi tôi đã thực hiện khảo sát trong quá trình viết luận án.

Do điều kiện nghiên cứu thực tế và do khả năng nghiên cứu của tác giả, luận

án không tránh khỏi một số hạn chế, thiếu sót Tác giả rất mong nhận được ýkiến đóng góp của các nhà khoa học và người đọc Những ý kiến quý báu đó sẽgiúp tác giả nhận thấy những điểm cần sửa chữa, bổ sung và có thêm kinhnghiệm trên con đường nghiên cứu tiếp theo Xin trân trọng cảm ơn./

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Nguyễn Thị Lan Anh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1

1 Lý do chọn đề tài

2 2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5 4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu 8

6 Đóng góp khoa học của luận án

9 7 Cấu trúc của luận án

10 Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 12

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 12

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trong nước 12

1.1.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài 21

1.1.3 Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu 34

1.2 Những vấn đề luận án cần giải quyết 36

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 38

2.1 Về hoạt động quản lý hành chính nhà nước 38

2.1.1 Khái niệm và đặc điểm quản lý hành chính nhà nước 38

2.1.2 Đặc điểm và nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước .42

2.1.3 Điều kiện bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

48 2.2 Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước 52

2.2.1 Về tài liệu lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ 52

2.2.2 Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước

66 2.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước 72

2.3.1 Khái niệm hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả 72

2.3.2 Các nội dung và tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu 76

Chương 3 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 88 3.1 Quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ 88

3.1.1 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ 90

3.1.2 Đối tượng được quyền sử dụng tài liệu lưu trữ 913.1.3 Trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ 93

3.2 Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay 95

3.2.1 Đặc điểm hình thành, thành phần và nội dung tài liệu 95

3.2.2 Tình hình hoạt động sử dụng tài liệu 1073.2.3 Đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu 114

Chương 4 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ

NƯỚC VIỆT NAM 130

4.1 Bối cảnh và định hướng 130

4.1.1 Bối cảnh 1301.2 Định hướng 137

4.2 Các giải pháp chủ yếu 139

4.2.1 Các giải pháp chung 1394.2.1.1 Hoàn thiện hệ thống thể chế về công tác văn thư, lưu trữ

4.2.2 Giải pháp cụ thể 151

4.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp 154 KẾT LUẬN 158 DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

- Danh mục một số văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các bộ,

cơ quan ngang bộ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, giai đoạn 2010

– 2016

- Một số phiếu khảo sát thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

ICA : The International Council on Archives (Hội đồng Lưu trữ

quốc tế)EASTICA : Ea s t A sian R e gi o n al Br a n c h (Chi nhánh Đông Á của Hội đồng Lưu

trữ quốc tế)PARBICA : P aci f i c Re g ion a l B r a n c h (Chi nhánh Thái Bình Dương của Hội

đồng Lưu trữ quốc tế)SARBICA : Sou t h e ast Asian R e gi o n al Br a n c h (Chi nhánh Đông Nam

Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế)InterPARES : The International Research on Permanent Authentic Records in

Electronic Systems (Nghiên cứu quốc tế về tính xác thực lâu dàicủa tài liệu trong hệ thống điện tử)

MOW : Memory of the World (Ký ức thế giới)

UNESCO : The United Nations Educational, Scientific and Cultural

Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệpquốc)

7

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong các nguồn thông tin được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hànhcủa các cơ quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng góp phầntạo nên hiệu lực, hiệu quả của quyết định quản lý do đặc điểm tính pháp lý, độ chânthực, độ tin cậy cao của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ được hình thành và lựa chọn từ hệ thống văn bản của cơquan, tổ chức Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, văn bảnvừa là nguồn thông tin làm căn cứ, vừa là phương tiện giải quyết công việc,đồng thời phản ánh kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung

và của công chức lãnh đạo, công chức chuyên môn nói riêng Việc tạo lập, quản lývăn bản, hồ sơ cũng như lựa chọn, sử dụng tài liệu lưu trữ gắn liền với quy trìnhthực thi nhiệm vụ, quản lý, điều hành và thuộc về trách nhiệm công vụ củacông chức Chứa đựng những thông tin quá khứ về mọi hoạt động của cơ quannhà nước trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng tài liệulưu trữ giúp quá trình xây dựng, ban hành văn bản; tổ chức thực hiện; tổng kết,đánh giá; kiểm tra, thanh tra trong quá trình hoạt động của cơ quan hành chínhnhà nước bảo đảm tính khoa học, hợp lý, khả thi và hiệu lực, hiệu quả trên cơ sở

kế thừa các thành tựu, tinh hoa, rút kinh nghiệm từ những bài học lịch sử Sựcần thiết tất yếu khách quan trong việc sử dụng thông tin quá khứ để kết nối,thống nhất, hài hòa với hiện tại và tương lai càng có ý nghĩa và vai trò quan trọngđối với yêu cầu xây dựng một nền hành chính nhà nước hiện đại, minh bạch,công khai, dân chủ, phục vụ nhân dân, phù hợp với bối cảnh trong nước và quốctế

Đối với yêu cầu hiện đại hoá, cải cách nền hành chính nhà nước, thông tintài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ hànhchính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; đơn giản, cải cách thủ tụchành chính trong từng cơ quan hành chính, giữa các cơ quan hành chính nhànước và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân Khi xây dựng

chính phủ điện tử, theo quan điểm cải cách hành chính và hoàn thiện các vấn đềliên quan đến hoạt động quản lý nhà nước, một trong những nội dung cần xem xét

để đơn giản hóa thủ tục hành chính là các quy trình công việc và quy trình xử lýthông tin cũng như kết quả của các quá trình đó với sự hỗ trợ của phương tiện điện

tử để đảm bảo mối quan hệ nội bộ, tạo ra một cơ chế thống nhất, chia sẻ thông tin,tin tưởng lẫn nhau trong quá trình giải quyết công việc cho công dân, tổ chức vàkiểm soát lẫn nhau giữa các cơ nhà nước

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, bên cạnh các loại tàiliệu truyền thống, tài liệu điện tử đang được hình thành với khối lượng lớn tronghoạt động soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổchức; yêu cầu của xã hội về sử dụng các phương tiện, tài liệu, thông tin điện tửngày càng phổ biến Với việc sử dụng máy tính và phần mềm máy tính đểchuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin, việc tổ chức và khaithác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin, trong đó có tài nguyênthông tin lưu trữ đã trở nên thuận lợi rất nhiều Tuy nhiên, điều đó còn đặt ra vấn

đề mà không chỉ Việt Nam mà cả thế giới phải đối mặt: tính an toàn, độ xác thực,tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu điện tử trong điều kiện công nghệthay đổi liên tục Bối cảnh toàn cầu hoá của các quốc gia cũng đòi hỏi nền hànhchính của mỗi nước phải theo kịp sự phát triển chung trong thời đại thông tin, đặcbiệt mô hình quản trị nhà nước tốt được xem như một cách tiếp cận mới ở nhiềunước, theo đó quản trị tốt đòi hỏi lưu trữ hồ sơ tốt, đáp ứng yêu cầu của nềnhành chính phục vụ, minh bạch, tuân thủ pháp luật; đồng thời gìn giữ ký ức thếgiới, đối phó với nguy cơ mất thông tin, hình ảnh, bộ nhớ về quá khứ bằng việc bảotồn những di sản tư liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ

Ở Việt Nam, thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng tài liệu lưu trữtrong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn chưa thực sự hiệu quả.Việc lập hồ sơ và sử dụng văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết côngviệc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan

còn là một trong những điểm yếu cơ bản mà hầu hết các cơ quan, tổ chức và côngchức, viên chức chưa khắc phục được Tình trạng này dẫn đến việc thu thập, bảoquản, phục vụ sử dụng tài liệu không thực hiện được hoặc thực hiện không đầy đủ,

ít tác dụng Theo thống kê về mục đích sử dụng tài liệu tại các lưu trữ cơ quan vàlưu trữ lịch sử, việc tra tìm, khai thác tài liệu để giải quyết công việc thuộc chứcnăng, nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan không nhiều Trong hoạt động quản

lý, điều hành, ba nguồn thông tin cơ bản thiết yếu cần được sử dụng là thông tinhiện tại, thông tin dự báo và thông tin quá khứ Việc thiếu hoặc sử dụng không hiệuquả một trong ba nguồn thông tin đó phần nào làm hạn chế chất lượng hoạt động,ảnh hưởng đến quá trình cải cách hành chính nhà nước cũng như chưa đáp ứng yêucầu hiện đại hoá nền hành chính phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo

vệ đất nước trong bối cảnh hội nhập quốc tế của Việt Nam Nhằm đánh giá thựctrạng, phân tích nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp để phát huy giá trị củatài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tác giả chọnvấn đề “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhànước Việt Nam” làm đề tài luận án

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu:

Xây dựng luận cứ nhằm định hướng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả

sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Luận giải mục đích, ý nghĩa và nội dung của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước;

+ Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của

cơ quan hành chính nhà nước;

+ Xây dựng luận cứ định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của

cơ quan hành chính nhà nước;

+ Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ tronghoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơquan hành chính nhà nước

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệulưu trữ; nghiên cứu thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan quản lýhành chính làm căn cứ định hướng và xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả sửdụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước

Tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu báo cáo của cơ quan quản lý nhà nước

về văn thư, lưu trữ và các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ cáctỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủnghĩa Mác – Lênin, chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, tác giả

sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau đây:

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Để phục vụ cho mục đích vànhiệm vụ nghiên cứu, tác giả thực hiện việc thu thập, phân tích, đối chiếu, so sánhthông tin các nguồn tài liệu tham khảo, trên cơ sở đó tổng hợp các thành tựu lýthuyết, các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm Để nắm vững

về các chủ trương, chính sách liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên cứu, tác giả hệthống hóa, cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bảnhướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Phương pháp nghiên cứu thực tế

Do yêu cầu và tính chất của đề tài nên để thực hiện luận án, tác giả đã chú

ý sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tế Đối tượng được lựa chọn để thực hiệnviệc điều tra, khảo sát là các công chức trong các cơ quan hành chính nhànước – những người trực tiếp tạo lập, sử dụng và quản lý tài liệu cũng như chỉđạo, quản lý thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực công tác

có liên quan nhiều đến việc sử dụng tài liệu Các phương pháp cụ thể được sửdụng: phát phiếu điều tra, khảo sát, thu thập số liệu qua các báo cáo, sổ sách ghichép của công chức, phỏng vấn trực tiếp, sử dụng ý kiến chuyên gia

Phát phiếu điều tra, khảo sát: Bao gồm các công việc như xây dựng nội dung,kết cấu phiếu khảo sát, phát phiếu, phân tích, tổng hợp, đánh giá các phiếukhảo sát đối với các công chức quản lý và công chức chuyên môn tại một số cơquan hành chính nhà nước cấp trung ương và cấp tỉnh

Do không có điều kiện điều tra tổng thể, toàn diện nên tác giả đã sửdụng phương pháp điều tra chọn mẫu, lựa chọn đối tượng điều tra đủ để mang tínhđại diện cho việc lấy kết quả nghiên cứu, cụ thể:

Đối tượng điều tra, khảo sát chủ yếu là công chức, viên chức của một số

cơ quan hành chính nhà nước và một số đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó baogồm bộ đa ngành, đa lĩnh vực; bộ có nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh; bộ cónhiều đơn vị sự nghiệp công lập; bộ có ít các đơn vị sự nghiệp

công lập hoặc ít các đơn vị kinh tế Đối tượng khảo sát chủ yếu là công chức quản lý,công chức chuyên môn nghiệp vụ, ngoài ra còn có viên chức quản lý hành chính,viên chức nghiên cứu xây dựng chế độ, chính sách phục vụ hoạt động quản lý nhànước.

Về phạm vi, các cơ quan được lựa chọn để điều tra, khảo sát bao gồm cơquan quản lý hành chính nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh; đại diện các khu vựcbắc, trung, nam Về kết quả điều tra, khảo sát, bên cạnh các nội dung đã đượctrình bày trong nội dung luận án, do số lượng nhiều nên trong phần phụ lục tácgiả chỉ đưa một số phiếu khảo sát mang tính đại diện

Phỏng vấn trực tiếp: Trong các đợt đi công tác, giảng dạy, tác giả thực hiệnviệc phỏng vấn trực tiếp đối với các công chức quản lý, công chức chuyênmôn và những người làm công tác văn thư, lưu trữ về các nội dung liên quanđến đề tài luận án

Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bản thảoluận án, tác giả chú trọng việc xin ý kiến các chuyên gia về lĩnh vực hành chính vàlưu trữ

Về kết quả phỏng vấn, xin ý kiến chuyên gia theo phương pháp đặt câu hỏi,chủ đề trực tiếp và gián tiếp, tác giả đã phân tích, xử lý thông tin, tổng hợp vàkết hợp với các thông tin qua phiếu điều tra, từ đó đưa ra những nội dung đánhgiá tại phần đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu Ngoài số liệu báo cáo của các cơquan, tác giả đã nắm bắt thực tế qua các chuyên viên quản lý và làm nghiệp vụtrực tiếp để phân tích số liệu, ví dụ nếu chỉ dựa vào kết quả trên báo cáo về số lượtngười khai thác sử dụng tài liệu thì chưa rõ đối tượng đến khai thác tài liệu, tác giả

đã hỏi ý kiến các nhân viên phòng đọc, phòng lưu trữ về tình hình độc giả để lấythông tin về đối tượng, mục đích, loại hình, tần suất sử dụng tài liệu…

- Các phương pháp khác: Cùng với các phương pháp nêu trên, tác giả thườngxuyên kết hợp các phương pháp hệ thống, thống kê, lịch sử, so sánh,

phân tích khi nghiên cứu các nội dung của đề tài, đặc biệt là phân tích, tổng hợp kinh nghiệm và cập nhật thực tiễn công tác chuyên môn.

5 Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra trong luận án là: Tại sao phải sử dụngtài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước? Thực tế hiệnnay, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam đãthật sự được các nhà quản lý coi trọng; đã được công chức, viên chức thực hiệnhiệu quả hay chưa? Dựa trên cơ sở nào luận án có thể đề xuất giải pháp nâng caohiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhànước?

Quản lý hành chính là nhiệm vụ trọng yếu của cơ quan hành chính nhà nước.Tài liệu lưu trữ được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, nội dung chứa đựngthông tin trực tiếp (thông tin cấp I), là thông tin chính xác, có giá trị pháp lý và độtin cậy cao Thông tin, trong đó có thông tin văn bản, thông tin tài liệu lưu trữ làcăn cứ, dữ liệu để triển khai thực hiện nhiệm vụ của quản lý hành chính Cùng vớicác yếu tố quyền lực, con người, tổ chức bộ máy và nguồn lực vật chất, thông tin

là một yếu tố quan trọng để đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của cơ quan quản

lý hành chính nhà nước Việc sử dụng thông tin quá khứ cùng với thông tin hiện tại,thông tin dự báo là sự cần thiết tất yếu khách quan để phục vụ quản lý, quản trị,điều hành cơ quan, tổ chức

Thời gian qua, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hànhchính nhà nước còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả chưa cao Nguyên nhân chủ yếu

là cán bộ, công chức nhà nước chưa nắm hiểu chính xác về tính chất của tài liệulưu trữ, vai trò, giá trị và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ dối với hoạt động của cơ quan

Đối với người đứng đầu cơ quan, do chưa thực sự quan tâm đến công tácquản lý hồ sơ, tài liệu; chưa nhận thức hết tầm quan trọng, sự cần thiết của việc sửdụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan; chưa chấp hành nghiêm túc quyđịnh của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nên việc chỉ

đạo triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác này còn mang tính hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực tế.

Đối với đội ngũ công chức, do thiếu kiến thức pháp luật và nghiệp vụ vềvăn thư, lưu trữ; do cơ quan không có hướng dẫn, chế tài cụ thể nên việc thựchiện trách nhiệm đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đúng quy định,đặc biệt là việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ trong hoạt động tham mưu,tham gia thực hiện quá trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý chưađược coi trọng

Việc khảo sát thực tế, tìm ra những hạn chế, bất cập và xác định chính xáccác nguyên nhân dẫn đến tình trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả là căn

cứ để đề xuất các giải pháp, một phần quan trọng của luận án Các giải pháp sẽhướng tới việc phục vụ nền hành chính theo xu hướng và yêu cầu tất yếu củahành chính công mới và đóng góp tích cực trong việc nâng cao hiệu quả sử dụngtài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước

6 Đóng góp khoa học của luận án

- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận án góp phần bổ sung lý luận vềgiá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ; khẳng định việc sử dụng tài liệu lưu trữ làmột trong những điều kiện cần thiết đảm bảo tính khoa học và hiệu quả cho hoạtđộng quản lý hành chính nhà nước

- Về mặt thực tiễn

+ Luận án đã làm rõ, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước,việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ góp phần bảo đảm chất lượng của các quyếtđịnh quản lý hành chính; bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trong quá trình triểnkhai các hoạt động quản lý hành chính; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động, rútkinh nghiệm, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính

+ Từ thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quanhành chính nhà nước, có thể thấy, so với vai trò và sự cần thiết, việc sử dụng tàiliệu trên thực tế chưa đáp ứng yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản

lý Tình trạng phổ biến ở các cơ quan là chưa có đầy đủ các yếu tố như

sự chỉ đạo sát sao, quyết liệt của lãnh đạo; ý thức của công chức chuyên môn; biênchế và trình độ công chức lưu trữ; các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, côngnghệ để hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ,nộp lưu hồ sơ, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt.

Sự thay đổi để hoạt động sử dụng tài liệu có hiệu quả là cấp thiết trước khi quámuộn nhằm nâng cao năng lực của nền hành chính, phát triển đất nước và giữgìn lịch sử làm nền tảng vững chắc cho tương lai

+ Trên cơ sở những định hướng sử dụng tài liệu trong bối cảnh thời đại và xuhướng phát triển của đất nước, của thế giới, luận án xây dựng các giải pháp nângcao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhànước Theo đó, để các giải pháp này đạt được kết quả, cần có sự phát huy vai trò,trách nhiệm của mỗi cơ quan hành chính nhà nước trong việc nâng cao nhận thức,

ý thức công vụ của đội ngũ công chức và tổ chức thực hiện, chấp hành nghiêmtúc các quy định về thực hiện chức năng nhiệm vụ nói chung, về quản lý, sử dụngvăn bản, hồ sơ, tài liệu nói riêng; của cơ quan quản lý nhà nước về nội vụ, về côngtác văn thư, lưu trữ trong việc xây dựng các văn bản pháp luật, hướng dẫnnghiệp vụ và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; củacác cơ sở đào tạo trong việc đẩy mạnh nghiên cứu, xây dựng chương trình vàgiảng dạy về các kiến thức, kỹ năng quản lý, sử dụng đối với thông tin văn bản, tàiliệu lưu trữ

7 Cấu trúc của luận án

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận ángồm có 4 chương:

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN

Đây là chương trình bày tổng quan về những vấn đề đã được nghiên cứuliên quan đến đề tài luận án ở trong nước và nước ngoài Trên cơ sở nhữngđánh giá chung về tình hình nghiên cứu, tác giả xác định những nhiệm vụ chính màluận án cần giải quyết

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1616

Để có căn cứ lý luận cho sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt độngcủa cơ quan hành chính nhà nước, chương này trình bày về hoạt động quản lý hànhchính nhà nước; về tài liệu lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ; về sử dụng tài liệulưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và xây dựng các tiêu chí đánhgiá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhànước.

Chương 3 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chương 3 là chương trình bày căn cứ thực tiễn về sử dụng tài liệu lưu trữtrong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Theo đó, trong chương

3 đề cập đến các nội dung như quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ,đặc điểm hình thành tài liệu từ hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước vàthực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay

Chương 4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Là chương cuối cũng là chương thể hiện mục đích nghiên cứu của luận án,chương 4 trình bày bối cảnh và định hướng nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưutrữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; xây dựng các giải pháp vàđiều kiện để các giải pháp đó có thể thực hiện

Chương 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN

ĐẾN LUẬN ÁN

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.1.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

1.1.1.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ

Sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng trong chuỗi quy trình công việc

có sự liên quan, kế thừa và gắn kết chặt chẽ với nhau của ba nghiệp vụ thu thập,bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của công tác lưu trữ; đồng thời được coi làthước đo đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ

Tại các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở trung ương, địaphương, để phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ nhằm bảoquản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ trên mọi lĩnh vực, chủ đề

sử dụng tài liệu lưu trữ được thảo luận tại các hội nghị, hội thảo; là đối tượngnghiên cứu của các đề tài, công trình khoa học được triển khai, nghiệm thu và ứngdụng Tại các cơ sở đào tạo, một số đề tài, công trình khoa học ở cấp đào tạotrình độ thạc sỹ, tiến sỹ chuyên ngành lưu trữ và chuyên ngành có liên quan đãnghiên cứu về nội dung sử dụng tài liệu, đồng thời đây cũng là một trong các vấn

đề được đề cập trong nhiều bài viết trên các tạp chí, các trang thông tin điện tử

về văn thư, lưu trữ, về quản lý nhà nước, về lịch sử…

Các đề t ài ng hiên cứu khoa h ọc cấp bộ

Theo Kỷ yếu “Các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước từ 1962 đến 2012”, trong số hơn 90 đề tài, công trình nghiên cứu

về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, chỉ có rất ít đề tài khoa học cấp bộ đề cập đếnvấn đề về sử dụng tài liệu, trong đó chủ yếu tập trung vào nguyên tắc, phươngpháp tổ chức sử dụng tài liệu hoặc việc tổ chức sử dụng

một khối tài liệu cụ thể hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia,chẳng hạn:

- Đề tài “Nghiên cứu xác định phương án tối ưu về tổ chức và sử dụng tàiliệu Châu bản triều Nguyễn” do TS Phan Đình Nham làm chủ nhiệm năm

1991 đã khảo sát số lượng, chất lượng, nghiên cứu về lịch sử, đặc điểm, vai tròcủa Châu bản triều Nguyễn để đề ra biện pháp bảo quản an toàn và tổ chức sử dụnghiệu quả loại tài liệu này

- Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ởcác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” do TS Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm năm

2002 đưa ra những lý do phải đổi mới công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,

đó là: vai trò của tài liệu lưu trữ với tư cách là nguồn lực thông tin quá khứ, có ýnghĩa đặc biệt trong bảo vệ và xây dựng đất nước; nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữcủa xã hội và trình độ phát triển về nghiệp vụ và cơ sở vật chất kỹ thuật trongngành lưu trữ; phẩm chất những người làm công tác phục vụ sử dụng tài liệu Trên

cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưutrữ Quốc gia như thành phần và nội dung tài liệu, các thủ tục hành chính và hìnhthức sử dụng tài liệu, đề tài đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác tổ chứckhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm này, trong đó có việc tối ưu hóathành phần tài liệu phục vụ tất cả các nhu cầu sử dụng của Nhà nước, của xã hội

Trong hoạt động lưu trữ ở các bộ, ngành, địa phương, công tác nghiên cứu

khoa học dù mới đạt được kết quả khiêm tốn song đã bước đầu được quantâm Trong số các đề tài nghiên cứu cấp bộ, cấp tỉnh có liên quan đến công tác

sử dụng tài liệu, có thể kể đến các đề tài như “Thực trạng và giải pháp tăngcường công tác lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo” năm 2004, “Khảo sát, đánh giáviệc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Viện Khoa học xã hội Việt Nam

về việc quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ ởViện Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2007,

“Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất nâng cao chấtlượng thu thập, xử lý, khai thác tài liệu lưu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư” năm

2010, “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu nhà nướctại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam” năm 2012, “Nghiên cứu những luận

cứ khoa học, đề xuất các giải pháp để thực hiện chế độ giao nộp, khai thác tàiliệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và nghiên cứu khoa học của các

cơ quan thuộc thành phố Hà Nội trong giai đoạn mới” năm 2001 Các đề tài nàykhông tập trung riêng vào tổ chức sử dụng tài liệu mà trên cơ sở nghiên cứu tổngthể những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tại đơn vị, đề xuất cáchướng giải quyết nhằm nâng cao chất lượng công tác này, trong đó có mục đíchđồng thời là khâu nghiệp vụ cuối cùng của hoạt động lưu trữ là hiệu quả sử dụng tàiliệu

Các luận văn thạc s ỹ

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổchức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”của tác giả Hà Văn Huề năm 2002 nghiên cứu về thực trạng và đề xuất địnhhướng, biện pháp tăng cường hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữtại các lưu trữ lịch sử địa phương ở cấp tỉnh

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấpbộ” của tác giả Trần Phương Hoa năm 2007 nghiên cứu về thành phần, nội dung,khối lượng và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các phông lưu trữ bộ ởTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể đối với cơquan quản lý nhà nước về lưu trữ, với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các lưu trữ bộcũng như những người biên soạn lịch sử nhằm giúp hoạt động khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ đạt hiệu quảcao hơn

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Thực trạng tổ chức khai thác sửdụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải vàcác giải pháp” của tác giả Đinh Văn Mạnh năm 2009 đã làm rõ vai trò, ý nghĩa củacông tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông, mô

tả thực tế công tác khai thác sử dụng loại hình tài liệu này và đề xuất giải phápnhằm giúp Lưu trữ Bộ và cơ quan quản lý tài liệu kỹ thuật công trình giao thôngthực hiện tốt hơn công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại trong giai đoạn đổi mới và hội nhập quốctế” của tác giả Nguyễn Anh Thư năm 2010 đã tập trung làm sáng tỏ các vấn đề lýluận về giá trị của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đánh giá thực tiễn, đề xuất các giảipháp, biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động vănhoá đối ngoại giai đoạn đổi mới và hội nhập quốc tế của nước ta

Các Hội t hảo kh oa học

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “45 năm tổ chức và sử dụng tài liệu tại Trungtâm Lưu trữ Quốc gia I, 1962 – 2007” do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thuộc CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2007 đã tổng kết các mặt hoạt độngnghiệp vụ, đặc biệt là hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại một trong bốnTrung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.Đồng thời với việc đánh giá khối tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâmLưu trữ Quốc gia I đã được sử dụng dưới nhiều góc độ và phương diện, mang lạinhiều kết quả, đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc,Hội thảo cũng rút ra các bài học, đề ra các biện pháp nâng cao chất lượng hoạtđộng của công tác này

Về “Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ trong 45 năm qua tại Trung tâmLưu trữ Quốc gia I”, tác giả Hà Văn Huề đã giới thiệu về tình hình, đặc điểm

tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, về các hình thức tổ chức sử dụng tàiliệu tại Trung tâm như phòng đọc, thông tin, giới thiệu, trưng bày, triển lãm,công bố tài liệu, biên soạn các ấn phẩm lưu trữ Công tác sử dụng tài liệu tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã mang lại hiệu quả về kinh tế, về nghiên cứu lịch sử

và các mặt hoạt động xã hội khác

Ngoài ra còn có các bài viết chuyên sâu về từng hình thức sử dụng tài liệu,loại hình tài liệu, về vai trò của tài liệu với công tác nghiên cứu như: “Công tácphòng đọc – từ thời đầu đến những thay đổi và 45 năm trưởng thành ở Trungtâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Lê Huy Tuấn, “45 năm hoạt động công bố,giới thiệu tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Đào ThịDiến, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tra tìm tài liệu tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Nguyễn Phương Mai, “Tổ chức khoahọc và khả năng khai thác sử dụng tài liệu Hán Nôm tại Trung tâm Lưu trữ Quốcgia I” của tác giả Nguyễn Thu Hoài, “Tổ chức khoa học và khả năng khai thác sửdụng tài liệu tiếng Pháp tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Đinh HữuPhượng, “Tài liệu lưu trữ với công tác nghiên cứu lịch sử cận đại Việt Nam (1858– 1945)” của tác giả Đinh Xuân Lâm, “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Viện Viễnđông Bác cổ - Sự hợp tác điển hình đối với việc phát huy giá trị các nguồn tài liệu”của tác giả Philippe Le Failler…

- Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trongnghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do trường Đại học Khoa học xã hội vàNhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà nội tổ chức năm 2009 đã khẳng định giátrị và vai trò đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ trong quá trình tiến hànhnghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xã hội và nhân văn, giới thiệu tiềm năng

và giá trị của tài liệu lưu trữ trong các lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan, tổ chức ởtrung ương, địa phương, lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và đề xuất các giải phápphát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Điển hình là các bài viết về vai trò của tài liệu lưu trữ đối với nghiên cứukhoa học xã hội và nhân văn như: “Tài liệu lưu trữ - Nguồn sử liệu quan trọng” củatác giả Vũ Dương Ninh, “Tài liệu lưu trữ và các khoa học xã hội và nhân văn” củatác giả Nguyễn Phương Ngọc, “ Một vài suy nghĩ về việc sử dụng tài liệu lưu trữtrong nghiên cứu khoa học” của tác giả Đỗ Thu Hà.

Các bài viết về tiềm năng và giá trị của tài liệu lưu trữ cũng như nhu cầu

và hiệu quả khai thác tài liệu lưu trữ tiêu biểu như: “Lưu trữ - khai thác và phát huygiá trị di sản Hán Nôm trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của hai tácgiả Nguyễn Xuân Diện và Chu Tuyết Lan, “Tài liệu về Việt Nam ở kho lưu trữ AixenProvence – một khối tài liệu đặc biệt có giá trị đối với nghiên cứu lịch sử thời cậnhiện” của tác giả Đào Thị Diến, “Giá trị của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệpphục vụ nghiên cứu sự phát triển của kinh tế xã hội ở Việt Nam thời kỳ đổi mới” củatác giả Nguyễn Thị Kim Bình, “Giá trị của khối hồ sơ tài liệu cán bộ đi B – nguồn sửliệu nghiên cứu cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân ta” của tác giảPhạm Thị Bích Hải, “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong biên chép lịch sử thời phongkiến Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền, “ Đến với “Ngàn năm Thăng Long– Hà Nội từ tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Hải Kế, “Nghiên cứu quan hệ đốingoại Việt Nam giai đoạn 1945 – 1975 nhìn từ góc độ nguồn tài liệu lưu trữ” của tácgiả Phạm Quang Minh, “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sửđịa phương” của tác giả Nguyễn Đức Nhuệ, “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữtrong nghiên cứu sự hình thành và phát triển hệ thống quản lý nhà nướclĩnh vực khoa học và công nghệ” của tác giả Nguyễn Phú Thành

- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Nguyên tắc, phương pháp công bố, xuất bảntài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2010 bao gồmcác bài viết về định hướng, lý luận, phương pháp cũng như phản ánh thực trạng vàkinh nghiệm công bố, giới thiệu, xuất bản tài liệu – một trong

những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan lưu trữ phục vụ các nhu cầu sử dụng tàiliệu của đời sống xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ đất nước Hội thảo cũng đãđưa ra khuyến nghị về các giải pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trongviệc vận dụng các nguyên tắc công bố học vào thực tế công bố, xuất bản, giớithiệu tài liệu lưu trữ tại Việt Nam Đó là các bài viết như “Định hướng công bố tàiliệu lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “Một số vấn đề nguyêntắc và phương pháp công bố tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Hàm, “Công

bố tài liệu lưu trữ dưới dạng ấn phẩm” của tác giả Nguyễn Thị Tâm, “Công táccông bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam” của tácgiả Phí Thị Nhung, “Thực trạng công bố, xuất bản tài liệu lưu trữ tại các Trungtâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Giải pháp vàkiến nghị” của tác giả Nguyễn Thị Thuần, “Công bố, xuất bản tài liệu lưu trữ trênmạng thông tin máy tính (mạng internet)” của tác giả Lê Văn Năng

Các bài vi ết t rên các t ạp ch í

Từ những năm 70, 80 của thế kỷ XX và cho đến những năm gần đây, côngtác sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu được các tác giả đề cập trên tạp chíchuyên ngành Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tạp chí Xưa và Nay, tạp chí Dấu ấn thờigian chủ yếu là những vấn đề lý luận và thực tiễn về vai trò, ý nghĩa mà giá trịthông tin trong tài liệu lưu trữ mang lại cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức,hoạt động nghiên cứu khoa học lịch sử; những trao đổi, thảo luận, đề xuất vềmặt nghiệp vụ nhằm làm cho công tác này mang lại hiệu quả cao hơn Có thể kểđến một số bài viết tiêu biểu như:

- Về lý luận và thực tiễn công tác sử dụng tài liệu có các bài viết “Một sốsuy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ ThịPhụng (1990), “Công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IItrong 30 năm qua” của tác giả Phạm Thị Huệ (2006), “Những điều chỉnh trong vănbản quy phạm pháp luật về công tác sử dụng tài liệu lưu

trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Hà Văn Huề (2008), “Một số đề xuất về

cách thức phục vụ khai thác nhằm sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưutrữ” của tác giả Vũ Thu Huyền (2011) Những bài viết này thông qua thực tế vai trò,nhiệm vụ xã hội của cơ quan lưu trữ để đề xuất các biện pháp về mặt pháp lý vànghiệp vụ trong lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Về công tác sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số bộ, ngành,

cơ quan, lĩnh vực hoạt động, các bài viết “Sử dụng tài liệu lưu trữ vào các hoạt độngcủa bộ đội biên phòng” của tác giả Tô Duy Nghĩa (1998), “Những đóng góp của côngtác văn thư, lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ ” của tác giảKiều Mai (2007) tập trung giới thiệu về tình hình tài liệu, những kết quả mà côngtác phục vụ sử dụng tài liệu đem lại góp phần phục vụ hoạt động của cơ quan, tổchức và những kinh nghiệm thực tế

- Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sử, các bài viết: “Tổchức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử Nhà nước Việt Nam hiệnđại” của tác giả Vũ Thị Phụng (1990), “Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với việc biênsoạn lịch sử Chính phủ Việt Nam” của tác giả Dương Văn Khảm (2002), “Tài liệu lưutrữ - nguồn sử liệu tin cậy nghiên cứu lịch sử Bộ Nội vụ ” của tác giả Trần Hoàng(2005), “Tài liệu lưu trữ - Nguồn sử liệu quan trọng” của tác giả Vũ Dương Ninh

đề cập đến việc tài liệu lưu trữ được cung cấp là những sử liệu gốc giúp cho các nhànghiên cứu, các nhà sử học trong quá trình nghiên cứu, biên soạn lịch sử bảođảm độ tin cậy, tính xác thực, khắc phục các khoảng trống lịch sử do thiếu vắngcác nguồn sử liệu

- Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh đổi mới đất nước và chính phủđiện tử, các bài viết “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” củatác giả Phan Đình Nham (1994), “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công cuộcxây dựng và bảo vệ Tổ quốc” của các tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn MinhSơn (2007), “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng –

xu hướng tất yếu của Lưu trữ Việt Nam” của tác

giả Nguyễn Mạnh Cường (2013), “Chính phủ điện tử - Cơ hội và thách thức đốivới tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” của tác giả Phạm Thị Diệu Linh (2010)

đề cập đến việc để tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu phục vụ sự nghiệpxây dựng và phát triển đất nước cũng như trong điều kiện ứng dụng công nghệthông tin để xây dựng chính phủ điện tử và các hoạt động quản lý, điều hành,tài liệu lưu trữ phải được tổ chức tốt hơn, việc áp dụng các hình thức khai thác,

sử dụng mới phải vượt qua các rào cản về pháp lý và công nghệ

- Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong bảo vệ chủ quyền biên giới, biển đảo,các bài viết “Nghiên cứu tài liệu lưu trữ nhằm giải quyết các tranh chấp về biêngiới” của tác giả Đinh Kim Ngân (2009), “Vai trò của tài liệu lưu trữ dưới góc nhìncủa luật pháp quốc tế trong việc bảo vệ chủ quyền Việt Nam ở Hoàng Sa và TrườngSa” của các tác giả Nguyễn Văn Kết, Lê Huỳnh Hoa (2012) nêu lên vấn đề tính pháp

lý của hồ sơ, tài liệu lưu trữ quốc gia trong tranh tụng quốc tế trên bàn đàm phánngoại giao Theo đó, mọi tài liệu lưu trữ ở tất cả các quốc gia được hình thànhtheo quy trình nghiệp vụ khép kín và liên tục từ khi được soạn thảo, ban hành,

xử lý, giải quyết công việc ở giai đoạn văn thư cho đến khi được lựa chọn,chuyển giao, bổ sung vào bảo quản và phục vụ sử dụng tại lưu trữ bảo đảm độtin cậy và tính sử liệu cao, đồng thời khẳng định được tính chủ sở hữu của lưu trữquốc gia đối với tài liệu, do đó được công nhận là chứng cứ lịch sử và pháp lý

1.1.1.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam

Bên cạnh các kết quả nghiên cứu nêu trên, cuốn sách chuyên khảo

“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước ” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm(2006) có chương “Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản và các hệ thống vănbản quản lý”, trong đó các phương pháp tổ chức sử dụng văn bản bao gồm sửdụng các văn bản cụ thể trong điều hành công việc; sử dụng các

2626

văn bản trong hệ thống và sử dụng các hệ thống văn bản lưu trữ Để tính toán hiệuquả sử dụng tài liệu lưu trữ, tác giả nêu một số công thức để tính hoán hiệu quảtừng mặt của việc sử dụng tài liệu ở một phông lưu trữ và tổng hợp các kết quả

đó để đánh giá tình hình chung Trong cuốn “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổchức” của PGS.TS Nguyễn Minh Phương, PGS.TS Triệu Văn Cường (2016) chủyếu đề cập về luật pháp và nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan quản lý nhà nước, cácđơn vị sự nghiệp công lập, các tổ chức xã hội – nghề nghiệp, các doanh nghiệp,trong đó có một chương về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan Ngoài ra, chođến thời điểm hiện tại, chưa có đề tài, công trình nào tập trung nghiên cứu về lýluận và thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hànhchính nhà nước Việt Nam

1.1.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

1.1.2.1 Về sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung

Cơ quan lưu trữ các nước đều có các tài liệu hướng dẫn, phương pháp theonhững nguyên tắc, nghiệp vụ thống nhất trên cơ sở luật pháp của mỗi nước vàtiêu chuẩn chung của Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA) - một tổ chức quốc tế hoạtđộng trong lĩnh vực quản lý hiệu quả các hồ sơ và bảo quản, sử dụng di sản lưu trữcủa thế giới và các chi nhánh của Hội đồng Lưu trữ quốc tế như Chi nhánh Đông Á(EASTICA), Chi nhánh Đông Nam Á( SARBICA), Chi nhánh Thái Bình Dương(PARBICA)

Sử dụng tài nguyên thông tin lưu trữ là một trong những chủ đề được đềcập trong các vấn đề về luật pháp và nghiệp vụ công tác lưu trữ Hội nghị bàn trònquốc tế về lưu trữ năm 1990 với chủ đề “Lưu trữ và các nhà lưu trữ với nhiệm vụbảo vệ di sản văn hóa và thiên nhiên” đã đưa ra vấn đề việc tiếp cận và sử sụng tàiliệu phải bảo đảm cả hai khía cạnh là sử dụng thông tin và bảo vệ thông tin gắn liềnvật mang tin với tư cách là một loại di sản văn hóa nhân loại

Năm 2004, trong số các nguyên tắc xây dựng pháp luật về lưu trữ và hồ sơ,ngoài các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, xác định giá trị và loại hủy, chuyển giao, sắpxếp và mô tả, bảo quản, ICA yêu cầu, tùy thuộc vào điều kiện quy định và miễntrừ về bảo vệ quyền riêng tư, quyền tác giả và những bí mật công vụ, việc tiếpcận hồ sơ công nên được quy định trong một văn bản riêng Việc hạn chế tiếp cậnkhông phải là mãi mãi Cơ quan có thẩm quyền có thể cho phép tiếp cận các hồ

sơ hạn chế sử dụng hoặc thay đổi thời hạn hạn chế sử dụng

Năm 2012, ICA đã công bố các nguyên tắc tiếp cận tài liệu lưu trữ Cácnguyên tắc này nhấn mạnh công chúng có quyền truy cập kho lưu trữ của các cơquan, tổ chức công và nhiệm vụ của cơ quan lưu trữ là bảo đảm để người đọctiếp cận rộng nhất bằng việc cung cấp các dịch vụ sử dụng, đồng thời hướngdẫn kỹ thuật đối với việc quản lý các tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng Từnăm 1994 đến năm 2008, ICA đã xuất bản 4 tiêu chuẩn mô tả tài liệu lưu trữ.Những tiêu chuẩn này hỗ trợ quản lý, tìm kiếm tài liệu đồng thời bảo đảm cácnguyên tắc truy cập liên quan đến thẩm quyền pháp lý

Trong số các hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ, năm 2011, ICA cung cấp hướngdẫn về triển lãm tài liệu lưu trữ, một trong các hình thức phục vụ sử dụng màcác cơ quan lưu trữ thực hiện thường xuyên và mang lại giá trị nhiều mặt về cungcấp nguồn thông tin tài liệu lưu trữ, giáo dục truyền thống, văn hóa, lịch sử

Tại Hội thảo “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữphục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước và Lưu trữ Quốc gia Cuba phối hợp tổ chức năm 2008, các chuyên gia lưutrữ Cuba, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc đã có bài viết về hoạt động tổ chức sửdụng tài liệu tại các quốc gia này

Trong bài “Chương trình tổng thể nâng cao văn hóa của Lưu trữ quốc giaCuba”, Tổng Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Cuba nói về việc để xã hội chia

sẻ quan điểm vai trò quan trọng hàng đầu của lưu trữ là phục vụ như một loại nhânchứng cho các sự kiện trong quá khứ, theo đó tài liệu được cả các công dân và các

cơ quan, tổ chức sử dụng như những bằng chứng cho quyền và lợi ích của họ, Lưutrữ Quốc gia Cuba triển khai một Chương trình nâng cao văn hóa toàn diện với cáchoạt động như kết hợp lưu trữ lịch sử với các dự án cộng đồng có tính chấtchiến lược nhằm phát triển xã hội tri thức và những động lực văn hóa, tận dụngnguồn tư liệu thông tin đồ sộ trong lưu trữ với mục đích cuối cùng là thúc đẩycác hoạt động văn hóa và phổ biến kiến thức, phát triển một cách thực tế quyền lợicủa công dân về thông tin và tri thức

Nói về “Các tiến bộ và thành tựu trong đổi mới công tác quản lý tài liệu ởHàn Quốc”, tác giả Jung Haekyo, Trưởng phòng Cải cách công tác lưu trữ, Lưu trữQuốc gia Hàn Quốc mô tả về lịch sử quá trình đổi mới công tác quản lý tài liệu, vềquá khứ buồn của khối di sản tài liệu lưu trữ hay nhất thế giới bị mai một qua thời

kỳ chiếm đóng của Nhật, cuộc chiến tranh Hàn Quốc và chính phủ quân sự Nhờ

có Luật quản lý tài liệu công được ban hành tháng 1 năm 2000, Luật Quản lý tài liệucủa Tổng thống được ban hành tháng 4 năm

2007, Lưu trữ Quốc gia Hàn Quốc đã xây dựng được một hệ thống quản lý tài liệu,qua đó nâng cao tính minh bạch hành chính và quyền được biết của nhân dân bằngcác hoạt động nghiệp vụ thu thập, sưu tầm, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ truyền thống đồng thời với phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử, xâydựng dịch vụ tìm kiếm thông qua cổng Internet; hoạt động phát huy giá trị củatài liệu lưu trữ và nâng cao nhận thức về tài liệu lưu trữ cho công chúng

Về “Kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore trong việc bảo quản antoàn và phổ biến tài liệu lưu trữ”, tác giả Yvonne Chan, Lưu trữ Quốc gia Singaporegiới thiệu về công tác tiếp cận và bảo quản các tài liệu lưu trữ với “mục tiêu cuốicùng của mọi nỗ lực lưu trữ là bảo tồn được những tài liệu có giá trị và tổ chức

sử dụng chúng” Với sự phát triển của thế giới hiện đại,

công nghệ là một lợi ích đáng kể đối với chương trình bảo quản và sử dụng tài liệulưu trữ, tuy rằng nó cũng có thể là một cản trở, từ đó đặt ra những thách thứctrong việc số hóa như vấn đề xử lý các dạng thức điện tử, vấn đề bảo vệ và tôntrọng quyền tác giả Ở Lưu trữ Quốc gia Singapore, số hóa tài liệu lưu trữ khôngchỉ là giải pháp để cân bằng tiếp cận và bảo quản, số hóa còn giúp cải tiến cácchương trình giới thiệu tài liệu thông qua việc tải các tài liệu đã được số hóa lênmạng, giúp người dân có được thông tin từ tài liệu lưu trữ bằng công cụ tìmkiếm trực tuyến, bằng các triển lãm trực tuyến Bên cạnh đó Lưu trữ Quốc giaSingapore cũng tổ chức các hình thức truyền thống phục vụ người sử dụng nhưphòng đọc, các trung tâm tưởng niệm chiến tranh thế giới thứ 2, triển lãm lưu động

và các xuất bản phẩm; đón học sinh, sinh viên thực tập tại Lưu trữ Quốc giaSingapore; tổ chức các cuộc tham quan, hội nghị, hội thảo chuyên đề về tiến hànhphỏng vấn lịch sử khẩu vấn, về tư liệu giảng dạy cho giáo viên…

Đối với “Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ hướng tới côngchúng để tăng cường phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội ở TrungQuốc”, tác giả Doãn Lực đã nêu quan điểm chỉ đạo từ cuối thập niên

80 của thế kỷ trước của Tổng cục Lưu trữ Nhà nước Trung Quốc là đưa tài liệulưu trữ hướng tới xã hội, tăng cường sự nhận thức, hiểu biết về tài liệu lưu trữcủa xã hội, thúc đẩy việc sử dụng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ Hoat độngtuyên truyền, giới thiệu của Tổng cục Lưu trữ Nhà nước Trung Quốc tập trungvào tài liệu lưu trữ nông nghiệp và doanh nghiệp phục vụ sự phát triển kinh tế - xãhội; tài liệu lưu trữ dân sinh, phục vụ cho sự phát triển hài hòa của xã hội; về vănhóa lịch sử ưu tú của dân tộc và tinh thần dân tộc, tạo ra những sản phẩm vănhóa lưu trữ; về pháp quy tài liệu lưu trữ, tăng cường ý thức xã hội về pháp chếlưu trữ

Về công tác marketing trong lưu trữ, bài viết của tác giả Sabine Stropp trênTạp chí Lưu trữ của Cộng hòa liên bang Đức năm 2009 do Nguyễn Thị

Hương lược dịch chỉ ra quan điểm về mặt lý luận và khả năng áp dụng thực tế củacông tác marketing trong lưu trữ, cũng có thể hiểu đó là chiến lược phát triển côngtác lưu trữ nói chung, hoạt động sử dụng tài liệu nói riêng của Viện lưu trữ, mộttrong số các cơ quan, tổ chức mang ý nghĩa văn hóa, xã hội Mục tiêu của công tácmarketing là nâng cao sự hài lòng của khách hàng, xây dựng hệ thống cung cấp dịch

vụ mới, đi sâu vào sự hợp tác, xây dựng một hình ảnh tích cực bằng các chính sách

Tại Đại hội Lưu trữ quốc tế lần thứ XVI, Lưu trữ Quốc gia Malaysia có thamluận nói về nghiên cứu tài liệu lưu trữ nhằm giải quyết những tranh chấp về biêngiới, theo đó, trong xã hội hiện đại, Chính phủ các quốc gia đều rất quan tâmđến tài liệu lưu trữ Tài liệu về các nghị quyết hòa bình của các cuộc xung đột trướcđây có thể được sử dụng nhằm phục vụ việc thương lượng về vấn đề biên giới.Chúng có thể được dùng với mục đích khẳng định sự độc lập của quốc gia cũng nhưgiải quyết các vấn đề tiềm ẩn nguy cơ chiến tranh và có thể cứu hàng triệu mạngngười vô tội Trước đây, những tài liệu lưu trữ thường được sử dụng như nguồnthông tin thứ yếu trong các chương trình nghị sự quốc gia thì nay chúng đượcxem như là một yếu tố quan trọng thể hiện danh dự và sức mạnh của quốc giatrên trường quốc tế Trước bối cảnh của các cuộc xung đột quốc tế, các quốc giatrên thế giới, đặc biệt ở khu vực các nước đang phát triển càng quan tâm hơnđến giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm đảm bảo cho sự độc lập và quyền lợi củaquốc gia

Lưu trữ Liên bang Nga (Lưu trữ Liên Xô trước đây) có bề dày kinh nghiệm vềcông tác lưu trữ, các lý thuyết và thực tiễn công tác lưu trữ của Việt Nam đượcxây dựng và phát triển một thời gian dài chủ yếu theo mô hình và nghiệp vụ củaLưu trữ nước này Về lĩnh vực sử dụng tài liệu lưu trữ, Lưu trữ Liên bang Nga cómột số tài liệu hướng dẫn – phương pháp như “Sách phương pháp về sử dụngtài liệu cho các mục đích kinh tế quốc dân” năm 1979; “Khuyến nghị phươngpháp về thành lập và tổ chức phông sử dụng tài liệu bản sao của các lưu trữ nhànước” năm 1984 Năm 2003, Lưu trữ Liên

bang Nga xuất bản cuốn sách “Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của Lưutrữ cơ quan”, trong đó có hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dungnhư khái niệm sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; thựchiện các yêu cầu cung cấp thông tin mang tính quyền – xã hội của công dân vàcác cơ quan dưới dạng chứng thực lưu trữ, bản sao lưu trữ và bản trích lục lưu trữ;hoạt động của phòng đọc lưu trữ; cho mượn hồ sơ để sử dụng; sử dụng tài liệu lưutrữ khi chuẩn bị các hoạt động thông tin, trên các phương tiện thông tin đại chúng

và hoạt động công bố, giới thiệu; thống kê sử dụng hồ sơ và tài liệu lưu trữ

Ngoài ra, có một số bài viết trên các tạp chí chuyên ngành trong những năm

1971, 1991, 2005, 2006 về kinh nghiệm sử dụng tài liệu của một số vùng, khuvực, bộ ngành; kinh nghiệm sử dụng tài liệu để xây dựng Luật liên bang mới “Vềcông tác Lưu trữ ở Liên bang Nga” và Luật thành phố Matxcơva “Về phông lưutrữ Matxcơva và các lưu trữ” hoặc sử dụng tài liệu trong vấn đề xác định biên giớigiữa các quốc gia

Ở Pháp, việc sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định trong các bộ luật dân

sự Vấn đề này được đề cập trong bài viết “Góp phần tìm hiểu quá trình giải mậttài liệu trong lưu trữ Pháp qua hệ thống văn bản pháp quy về sử dụng tài liệu lưutrữ” của tác giả Vũ Minh Hương Các nhà lưu trữ Pháp đã khẳng định “quyền đượcnghiên cứu tài liệu lưu trữ của công chúng cũng là một phần của nhân quyền”,

đó là ý muốn chung của mọi người và đối với một số người thì họ coi đó là “mộtđiều kiện của dân chủ” Từ rất sớm, đã có nhiều biện pháp chặt chẽ dưới nhiềuhình thức khác nhau được thi hành nhằm thực hiện nhiệm vụ kết hợp hài hòa giữaviệc sử dụng tài liệu với việc giữ bí mật cho hoạt động của nhà nước, của chínhquyền cũng như bảo vệ bí mật về đời tư của công dân trong các tài liệu lưu trữ.Luật “Về dữ liệu điện tử và tự do công dân” quy định hệ thống hình phạt những ailàm lộ bí mật tài liệu, làm hại đến thanh danh của công dân hoặc vi phạm cuộc sốngriêng tư của họ

1.1.2.2 Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh xã hội thông tin và điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin và sự hình thành khối lượnglớn tài liệu điện tử, vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là một đề tài được Hộiđồng lưu trữ quốc tế, các chi nhánh của Hội đồng lưu trữ quốc tế và lưu trữ cácnước đặc biệt quan tâm, xây dựng và thực hiện các chương trình, dự án, tài liệuquản lý tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó sử dụng tài liệu lưu trữ là một phần bắtbuộc trong hệ thống Có thể kể đến một số dự án, chương trình tiêu biểu nhưsau:

Dự án InterPARES: Hội đồng Lưu trữ Quốc tế đã thực hiện nhiềunghiên cứu và đưa ra những hướng dẫn cho việc quản lý tài liệu điện tử thông qua

Dự án InterPARES Dự án này được thực hiện giai đoạn 1 từ năm 1998 đến 2012với sự tham gia của hơn 20 quốc gia, trên 100 nhà nghiên cứu và giai đoạn 2 từnăm 2013 đến 2018 với hơn 70 cơ quan nghiên cứu trên toàn thế giới, trên 300nhà nghiên cứu và trợ lý nghiên cứu trong các lĩnh vực khoa học lưu trữ, bảo tàng,ngoại giao, quản lý tài liệu, máy tính, kỹ thuật, pháp lý; bao gồm cả khu vực công vàkhu vực tư, nhằm mục đích phát triển lý luận và kiến thức phương pháp cần thiết

để bảo đảm tính xác thực (authentic) của tài liệu điện tử và trên cơ sở những kiếnthức này thiết lập chính sách, chiến lược và tiêu chuẩn quản lý, bảo quản và sửdụng tài liệu điện tử Tuy nhiên, trên thực tế, các nghiên cứu trường hợp gặpkhó khăn ở các quy định pháp lý cụ thể đối với việc tham gia của lưu trữ vào quátrình tạo lập tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức

E-SPARK là một Dự án Chiến lược bảo quản tài liệu điện tử và lưu trữ trongmôi trường công của Chính phủ Malaysia được triển khai từ năm 2004 và đượcchia thành các giai đoạn nhằm xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu điện tử củaChính phủ đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy và khả năng truy cập, khai thác sửdụng của tài liệu lưu trữ điện tử Khi tiến hành dự án này, Lưu

trữ Quốc gia Malaysia nhận thấy những điểm cần thiết sau: cần có chương trìnhnâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo; cần có chính sách quyết liệt được cụthể hóa bằng văn bản pháp luật; cần sử dụng hệ thống này đối với cả tài liệu giấy;cần phối hợp với các nhà quản lý công nghệ thông tin, các cơ quan trực tiếphình thành tài liệu để can thiệp ngay từ đầu khi họ thiết lập các hệ thống quản lýtài liệu điện tử; cần trách nhiệm chung và hợp tác giữa cơ quan lưu trữ và các cơquan sản sinh ra tài liệu Đây là một dự án lớn, nhiều thách thức và hiện vẫn chưakết thúc do sự phức tạp và thay đổi liên tục của công nghệ.

Chiến lược bảo quản số của Lưu trữ Quốc gia Scotland năm 2010 nhằm nỗlực phát triển và duy trì năng lực bảo quản số, từ đó tạo điều kiện để Lưu trữQuốc gia thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng hiệu quả các tài liệu sinh ra là tàiliệu số

Chương trình bảo quản điện tử của Lưu trữ New Zealand tuân thủ tiêu chuẩnQuản lý tài liệu lưu trữ dành cho khối nhà nước tại New Zealand năm

2014 “nhằm bảo đảm độ tin cậy, tính xác thực, tính toàn vẹn và dễ sử dụng củatài liệu lưu trữ công và tài liệu của cơ quan địa phương”, qua đó tạo được “bằngchứng đáng tin cậy về hoạt động nghiệp vụ” và cho phép “các cơ quan khối côngquyền thực hiện tốt nghĩa vụ điều hành nội bộ và nghĩa vụ báo cáo cũng như cácnghĩa vụ trách nhiệm bên ngoài” Kết quả của chiến lược bảo quản điện tử là nộidung tài liệu luôn sẵn sàng để người dân New Zealand và trên toàn thế giới tiếp cận

để tham khảo

Thời gian gần đây, Lưu trữ Liên bang Nga tổ chức nhiều cuộc hội thảo quốc tế

về chủ đề tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có vấn đề sử dụng tài liệu được đề cập ởgóc độ bảo đảm sự tiếp cận của công dân tới những thông tin mở về hoạt độngcủa các cơ quan chính quyền nhà nước, trong đó có hình thức thông qua mạnginternet Hiện nay các công chức bảo đảm thông tin quản lý của các cơ quan

có đồng thời hồ sơ truyền thống và hồ sơ điện tử,

có nghĩa là hệ thống quản lý tài liệu trở nên phức tạp hơn Việc sử dụng tài liệuđiện tử trong hoạt động của các cơ quan đặt ra cho những người bảo đảm thông tinquản lý vấn đề xây dựng và củng cố các tiêu chí pháp lý về công việc với tài liệutrong những điều kiện mới, theo đó vừa phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý, vừa phảnánh thực tế quản lý tài liệu và những quy định về công nghệ, có tính đến sự cầnthiết bảo quản lâu dài và tiếp cận tài liệu.

Tại Hội nghị toàn thể lần thứ 5 và hội thảo của ESTICA năm 2001 về chủ đề

“Vấn đề tiếp cận của công chúng với tài liệu lưu trữ trong xã hội thông tin”, Lưu trữQuốc gia Nhật Bản trao đổi về các nguyên tắc tiếp cận tài liệu lịch sử của Lưu trữQuốc gia Nhật Bản, theo đó tài liệu của chính phủ và các tài liệu khác được bảoquản tại Lưu trữ Quốc gia Nhật Bản phải được sẵn sàng cho công chúng sửdụng Tuy nhiên việc cung cấp này không bao gồm những tài liệu của chính phủ

và những tài liệu khác vì lý do bảo vệ quyền riêng tư hoặc vì những lý do quốcgia khác Luật lưu trữ cùng với Luật cung cấp thông tin hành chính dựa trên cácnguyên tắc sử dụng của công chúng đối với những tài liệu lịch sử quan trọng tại Lưutrữ Quốc gia Nhật Bản

Tài liệu Hội nghị toàn thể lần thứ 8 và hội thảo của ESTICA năm 2007 về chủ

đề “Sự phát triển của Chính phủ điện tử và vấn đề quản lý tài liệu số”, cho thấy,cũng tại Nhật Bản, Văn phòng nội các có thẩm quyền đối với các hệ thống lưu trữcông cộng và các lưu trữ quốc gia, trong đó có trách nhiệm bảo quản và sử dụng hồ

sơ chính phủ quan trọng đã được chuyển giao cho lưu trữ phương tiện truyềnthông điện tử Song song với hoạt động này, Lưu trữ Quốc gia tiến hành nghiên cứu

về quản lý, chuyển giao và lưu trữ hồ sơ điện tử và biên soạn kết quả báo cáo, sau

đó phát hành và hiển thị bản dịch của báo cáo nghiên cứu được Hội đồng lưu trữquốc tế công bố trên trang web của mình Thông qua các hoạt động này, Lưu trữQuốc gia đạt được thành công trong việc thúc đẩy việc chia sẻ các nguồn tàinguyên thông tin với tất cả mọi người quan tâm đến việc bảo tồn lâu dài và sử dụngcác hồ sơ điện tử tại Nhật Bản

Đối với các vấn đề phát sinh trong sử dụng tài liệu do việc mở rộng tiếp cậntài liệu qua truy cập internet đem lại, từ năm 2000, Lưu trữ Quốc gia Úc đã tiếnhành một dự án thử nghiệm về cung cấp việc tiếp cận cho các nhà nghiên cứu

ở xa thay thế cho phòng đọc tại chỗ bằng việc trả lời các câu hỏi về lựa chọnphương pháp số hóa, số hóa từ đâu, những tài liệu nào được ưu tiên số hóa, xácđịnh đối tượng độc giả và cung cấp dịch vụ trên mạng theo yêu cầu Từ dự ánnày, số lượng độc giả nhiều nhất của phòng đọc ảo là các nhà báo, các nhà nghiêncứu lịch sử, giáo viên, học sinh, sinh viên

Đồng thời, lưu trữ tất cả các nước trên toàn thế giới đang tiếp thị các bộ sưutập của họ theo một cách mới, để tạo ra sự quan tâm đến tài liệu lưu trữ Đây

là những nỗ lực không ngừng Trải qua nhiều thay đổi, từ tài liệu truyền thốngđến tài liệu là sản phẩm của công nghệ mới và xu hướng phát triển trong xã hội,nhu cầu với lưu trữ là rất lớn và người sử dụng ngày càng đòi hỏi sự đáp ứng dịch

vụ tốt hơn từ các cơ quan lưu trữ Một chủ đề trong chuyên mục Comma của

Website Hội đồng Lưu trữ Quốc tế là cải thiện tiếp cận thông tin lưu trữ bao gồmcác cuộc thảo luận lý thuyết về sự phát triển, dựa trên kinh nghiệm hiện có;phản ánh chung về người sử dụng trong quá khứ, hiện tại và tương lai; về cáccâu hỏi: cơ quan lưu trữ nên làm gì để thu hút nhiều người dùng; nên hay khôngnên tập trung vào các lĩnh vực để thuận lợi cho việc nghiên cứu, cho người sử dụnghiện tại và tiềm năng, làm thế nào lưu trữ có thể sử dụng phương tiện truyền thông

xã hội; cách thức nào nên số hóa/sử dụng các dịch vụ web/công nghệ thông tin,công nghệ được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi và tăng việc sử dụng các thôngtin lưu trữ…

1.1.2.3 Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nền hành chính công

Năm 2005, tại Đại hội PARBICA, các nhà lưu trữ và quản lý hồ sơ từ khắp TháiBình Dương đã đưa ra các vấn đề sau:

- Khẳng định tầm quan trọng của các hệ thống lưu trữ hồ sơ quản lýcũng như một trụ cột cơ bản để quản trị tốt

3636

- Nhấn mạnh việc tạo ra và quản lý các hồ sơ như là bằng chứng của cácquyết định và hành động là điều cần thiết để giải trình, minh bạch và hiệuquả.

- Quan tâm đến điều kiện của hệ thống lưu trữ hồ sơ ở một số quốc gia TháiBình Dương như kết quả của sự thay đổi hành chính, công nghệ điện tử và các yếu

tố văn hóa

- Vai trò của chính quyền trong lãnh đạo và hỗ trợ sự phát triển của hệ thống

hồ sơ lưu trữ hiệu quả được công nhận là một thành phần cốt lõi của quản trịtốt trong việc xây dựng các kế hoạch chiến lược, chính sách và tiêu chuẩn cho chínhphủ các nước trong khu vực Thái Bình Dương Kêu gọi các chính phủ Thái BìnhDương thiết lập các chiến lược lưu trữ hồ sơ quốc gia để hỗ trợ minh bạch, tráchnhiệm và hiệu quả quản trị, và để bao gồm lưu trữ hồ sơ trong chính sách vàpháp luật quốc gia về quản trị và tiếp cận thông tin trong sự phát triển của côngnghệ thông tin và truyền thông

- Kêu gọi hợp tác chặt chẽ giữa các cơ quan lưu trữ và văn phòng kiểm toán

để đánh giá năng lực lưu trữ hồ sơ trong chính phủ Thái Bình Dương và tạo khảnăng thiết yếu của trách nhiệm giải trình

- Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ để nâng cao nhận thức cho chính phủ

và công chúng, nhấn mạnh tầm quan trọng cơ bản của đào tạo trong quản lý hồ sơcho các dịch vụ công cộng

- Kêu gọi chính phủ các nước Thái Bình Dương đào tạo thực hành tốt đểlưu trữ hồ sơ cho các quan chức chính phủ, đồng thời trong kế hoạch cấp cứu vàứng phó bao gồm cả các quy định về bảo vệ và phục hồi các hồ sơ quan trọngcủa quản trị trong kế hoạch phòng chống thảm họa cho quốc gia, bang và lãnh thổ

Năm 2008, tại phiên họp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế về chủ đề Truy cập

và trách nhiệm: Dân chủ hóa thông tin trong xung đột xã hội, các nước thành viên

tham gia đã thảo luận về nền tảng và những nội dung chính của một dự ánchương trình về vai trò của tài liệu lưu trữ và các hồ sơ trong việc

thúc đẩy trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong quản trị và quan hệ giữalưu trữ hồ sơ và truy cập thông tin trong quá trình dân chủ hóa và quá trìnhchuyển đổi của xã hội hậu xung đột.

Chương trình của ICA lưu trữ hồ sơ cho quản trị tốt được đưa ra trên cơ sởyêu cầu quản trị tốt đòi hỏi phải lưu trữ hồ sơ tốt Tạo ra, quản lý và xử lý các hồ

sơ cần thiết để bảo vệ quyền lợi, hỗ trợ trách nhiệm giải trình và tính minh bạchcủa chính phủ, hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên bằng chứng, và làm tăng hiệuquả hoạt động của các chính phủ Lưu trữ hồ sơ tốt cũng rất quan trọng để đảmbảo sự thành công của chế độ tự do thông tin - chế độ phụ thuộc vào hiệu quả vàđáng tin cậy để truy cập thông tin của chính phủ

Chương trình này xuất phát từ thực tiễn được rút ra ở góc độ thất bại củaquản trị hầu như gắn với thất bại trong các tính năng lưu trữ hồ sơ Đôi khinhững thất bại là kết quả của các tiểu đề mục của các hệ thống và quy trình,nhưng thường là kết quả của nhiều năm xói mòn khả năng lưu trữ hồ sơ, văn hóadoanh nghiệp và cơ sở hạ tầng trong chính quyền tài phán Có một nhu cầu quantrọng đối với ICA để hỗ trợ việc xây dựng lại các khả năng, các nền văn hóa và cơ sở

hạ tầng trong nhiều chính phủ, trong đó có thể được hỗ trợ thông qua việc tiếpcận với các công cụ và nguyên tắc phản ánh nhu cầu và hoàn cảnh của họ trongthế kỷ 21 Lưu trữ hồ sơ tốt cần phải được tái thành lập như là một thành phần tựnhiên và hữu cơ của nền hành chính công theo cách được tiến hành trong thời đại

kỹ thuật số

Chương trình của ICA lưu trữ hồ sơ cho quản trị tốt nhằm phát triển và phổbiến các công cụ và hướng dẫn để giúp các tổ chức lưu trữ để hỗ trợ cơ quan chínhphủ của họ cải thiện tình trạng lưu trữ hồ sơ Một cách tiếp cận toàn cầu đểthực hành tốt nhất lưu trữ hồ sơ sẽ giảm sự trùng lặp và các chi phí không cầnthiết qua các biên giới quốc gia bằng cách tạo hướng dẫn một lần, có thể áp dụng

và được sử dụng nhiều lần tùy thuộc vào văn hóa, hoàn

cảnh ngôn ngữ quốc gia cụ thể Đây là một cách hiệu quả, sử dụng tiết kiệm các nguồn lực con người và tài chính

Các mục tiêu của Chương trình:

• Cung cấp một tập hợp các nguồn lực và tăng cường năng lực thể chế đểlưu trữ và tổ chức lưu trữ hồ sơ có thể hỗ trợ chính phủ của họ cải thiện tìnhtrạng lưu trữ hồ sơ

• Thúc đẩy ICA là một đối tác đáng tin cậy cho các tổ chức hoạt động trongphát triển

Chương trình được cấu trúc với bốn luồng công việc, theo đó một số dự án

có thể được thực hiện: Các công cụ nâng cao nhận thức, hướng dẫn, tiêu chuẩn, đàotạo và hỗ trợ

Đối với công cụ nâng cao nhận thức, việc này nhằm mục đích phát triển mộttập hợp các nguồn tài nguyên mô hình mà các tổ chức có thể sử dụng để thúc đẩynhu cầu quan trọng và giá trị cho các lưu trữ hồ sơ tốt như một trụ cột cơ bảncủa quản trị tốt

Hướng dẫn: mục tiêu của công việc này là phát triển một bộ các hướng dẫnlưu trữ hồ sơ thiết thực nhằm thúc đẩy một cách tiếp cận thực hành tốt nhất đểlưu trữ hồ sơ Các hướng dẫn này được dự định là mô hình phát triển để có thể dễdàng thích nghi với yêu cầu pháp lý cụ thể

Tiêu chuẩn: điều này sẽ tiếp tục công việc hiện tại của ICA để đảm bảo rằngcác cộng đồng lưu trữ toàn cầu có một bộ thống nhất về nguyên tắc và yêu cầu

hỗ trợ lưu trữ hồ sơ thực hành tốt nhất

Đào tạo và hỗ trợ: với dòng công việc này, ICA dự định cung cấp hỗ trợcho thực hiện các nguyên tắc và tiêu chuẩn Đào tạo và hỗ trợ có thể diễn ra ở cáccấp độ khác nhau, ví dụ với chi nhánh khu vực đang tiến hành đào tạo ở cấp độkhu vực chi nhánh thành viên, hoặc điều chỉnh các công cụ mô hình để yêu cầukhu vực cụ thể của họ; với các thành viên cụ thể những người

đang sử dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn để đào tạo các cơ quan chính phủ trong nước hoặc vùng lãnh thổ của mình.

Như vậy, trong hoạt động của các tổ chức quốc tế về lưu trữ và công táclưu trữ của các nước, việc sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu được đề cập ở góc độcác nguyên tắc, phương pháp, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác sử dụng tàiliệu lưu trữ nói chung, trong đó bao gồm cả tài liệu lưu trữ truyền thống và tàiliệu điện tử; hoặc tình hình tổ chức phục vụ, việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụcho nhiều mục đích, phạm vi khác nhau Về tài liệu lưu trữ trong xu hướng hànhchính mới, Hội đồng Lưu trữ quốc tế đã khẳng định vai trò của nó, đưa ra cácnguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn và chương trình, mô hình quản lý tài liệu đểnghiên cứu áp dụng cho các cơ quan nhà nước ở nhiều quốc gia

1.1.3 Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu

Qua tìm hiểu các tài liệu trong nước và nước ngoài, có thể thấy, chủ đề sửdụng tài liệu lưu trữ trong các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, luận

án không nhiều và thường được đặt trong mối liên quan đến các nghiệp vụ lựachọn, xác định giá trị, thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ do sử dụng tài liệu lưu trữ

là khâu nghiệp vụ cuối cùng, là kết quả của tất cả các nghiệp vụ trước đó và làthước đo hiệu quả của công tác lưu trữ Trong các giáo trình, sách lý luận đượcbiên soạn phục vụ giảng dạy và nghiên cứu, sử dụng tài liệu là một nội dung trongcác nghiệp vụ lưu trữ được gắn liền với các nghiệp vụ khác, chưa có tài liệu chuyênsâu, chuyên khảo về sử dụng tài liệu Các kết quả nghiên cứu trên đây chủ yếu tậptrung vào những vấn đề chính như sau:

- Vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cácquốc gia, các chính phủ, các cơ quan tổ chức và cá nhân với nhiều mục đích khácnhau: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, khoa học