HƯỚNG dẫn tạm ỨNG và HOÀN tạm ỨNG

4.1.1.2 Lập và trình đề nghị tạm ứng - Bộ phân KT nhận giấy đề nghị tạm ứng kiểm tra tình hình công nợ của người ĐNTU với số liệu trên sổ kế toán.. - Nếu số liệu của người ĐNTU không khớ

MỤC LỤC

1 Mục đích 2

2 Phạm vi áp dụng 2

3 Định nghĩa thuật ngữ 2

4 Nội dung 3

4.1 Lưu đồ 3

4.2 Hướng dẫn thủ tục tạm ứng và hoàn tạm ứng 7

4.3 Ghi chú: 9

5 Lưu hồ sơ 11

6 Phụ lục 11

1 Mục đích

- Hướng dẫn này qui định cách thức, thống nhất các bước tạm ứng và hoà tạm ứng thi công các công trình (dự án) tại TT XD DD&CN - Vinaconex E&C

2 Phạm vi áp dụng

- Hướng dẫn này áp dụng cho các công trình (dự án) do TT XD DD&CN triển khai thi công

3 Định nghĩa thuật ngữ

1 Vinaconex E&C Công ty CP Đầu tư Xây dựng và Kỹ thuật Vinaconex

2 TT XD DD&CN Trung tâm Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp

4 Bộ phân KT-VT Bộ phận Kinh tế Vật tư

6 Người ĐNTU Người đề nghị tạm ứng đồng thời là người hoàn tạm ứng

4 Nội dung

4.1 Lưu đồ

4.1.1 Lưu đồ tạm ứng tiền thi công

LƯU ĐỒ MÔ TẢ QUÁ TRÌNH TẠM ỨNG THI CÔNG CÔNG TRÌNH

Bộ phận KT

4.1.1.2

Bộ phận KT

4.1.1.5

4.1.1.1 Lập và trình đề nghị tạm ứng

- Sau khi Hợp đồng kinh tế được ký kết, Trung tâm tiến hành các bước triển khai thi công

dự án Bước đầu tiên là thành lập Ban chỉ huy công trường và có chỉ định người phụ trách phần tạm ứng tiền để triển khai thi công tại công trường (Chỉ huy trưởng công trình thường là người được chỉ định)

- Tại Ban chỉ huy công trường dựa vào phương án kinh tế (PAKT) đã được lãnh đạo phê duyệt và dự trù chi phí tại công trường để lập kế hoạch chi tiêu tại công trường Bản kế hoạch lập theo tháng (công trình dưới 1 năm) hoặc theo quý bao gồm các khoản chi phí cố định (điện, nước, điện thoại, thuê nhà,…) và các khoản chi chi tiết đã có trong PAKT Bản kế hoạch này được bộ phận KT - VT thông qua và kiểm soát

- Người phụ trách tạm ứng dựa vào bản kế hoạch đã lập và nhu cầu chi thực tế tại công

Lập và trình đề nghị tạm ứng

K/tra, lập C/từ

Phê duyệt

Kết thúc Chi và nhận tạm ứng

trường, lập đề nghị tạm ứng và chuyển tới bộ phận KT - VT Giấy đề nghị tạm ứng phải nêu rõ

lý do tạm ứng và số tiền đã tạm ứng, số đã hoàn và số còn tạm ứng

4.1.1.2 Lập và trình đề nghị tạm ứng

- Bộ phân KT nhận giấy đề nghị tạm ứng kiểm tra tình hình công nợ của người ĐNTU với

số liệu trên sổ kế toán

- Nếu số liệu của người ĐNTU không khớp với số liệu trên sổ kế toán thì bộ phận KT trả lại giấy đề nghị tạm ứng yêu cầu kiểm tra lại số liệu

- Nếu số liệu đúng, kế toán lập Phiếu chi nếu chi bằng tiền mặt hoặc UNC nếu chi bằng

chuyển khoản

- Trình bộ hồ sơ tạm ứng lên GĐ TT phê duyệt

4.1.1.3 Phê duyệt tạm ứng

- Giám đốc TT xem xét và phê duyệt:

 Công nợ của người đề ĐNTU bằng không (người ĐNTU đã hoàn tạm ứng hết),

GĐ TT phê duyệt đề nghị tạm ứng

 Công nợ vẫn còn Giám đốc trung tâm căn cứ vào lý do tạm ứng và nhu cầu chi tại công trình là hợp lý, GĐ TT phê duyệt đề nghị tạm ứng

 Công nợ vẫn còn nhưng người người ĐNTU không đưa ra được lý do tạm ứng hợp lý và nhu cầu chi tiêu tại công trường không có, khi đó GĐ TT không phê duyệt và chuyển trả lại người ĐNTƯ

4.1.1.4 Chi tạm ứng và nhận tạm ứng

- Thủ quỹ chi tiền (chi bằng tiền mặt), gửi UNC ra ngân hàng (chi bằng chuyển khoản)

- Người ĐNTU ký phiếu chi nhận tiền tạm ứng hoặc ra ngân hàng rút tiền nếu chi bằng chuyển khoản

4.1.1.5 Kết thúc

4.1.2 Lưu đồ hoàn tạm ứng thi công

LƯU ĐỒ MÔ TẢ QUÁ TRÌNH HOÀN TẠM ỨNG THI CÔNG CÔNG TRÌNH

liên quan

Bộ phận KT - VT

4.1.2.2

Bộ phận KT

4.1.2.7

Hoàn tạm ứng

K/ tra, ký

Phê duyệt

K/ tra, lập C/từ

Kết thúc Thu và nhận hoàn tạm ứng

Phê duyệt

Rút kinh nghiệm (nếu có)

4.1.2.1 Hoàn tạm ứng

- Người ĐNTU lập hồ sơ hoàn tạm ứng và chuyển bộ hồ sơ hoàn ứng cho bộ phận KT -VT kiểm tra, ký duyệt

4.1.2.2 Kiểm tra, ký

- Bộ phận KT - VT nhận được bộ hồ sơ hoàn ứng tiền hành kiểm tra Bộ phận KT - VT có trách nhiệm:

 Kiểm soát khối lượng theo định mức của Nhà nước hiện hành và phương án kinh

tế (PAKT) đã được phê duyệt

 Kiểm tra đơn giá so với đơn giá trên thị trường ở thời điểm hiện tại và đơn giá trên hợp đồng (nếu có)

 Kiểm soát quy cách chủng loại mẫu mã nguyên vật liệu, vật tư, máy móc trang thiết bị mua thự tế so với PAKT

 Kiểm soát các khoản chi thực tế so với kế hoạch chi đã được ban chỉ huy công trường lập theo tháng hoặc quý

 Kiểm soát các khoản mục chi phí phát sinh phục vụ cho ban chỉ huy công trường

so với PAKT

 Kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ hoàn ứng

- Nếu bộ hồ sơ hoàn ứng đáp ứng đủ yêu cầu, bộ phận KT - VT ký xác nhận và trình lên

GĐ TT xem xét và phê duyệt

- Nếu bộ hồ sơ hoàn tạm ứng không đáp ứng đủ yêu cầu bộ phận KT - VT chuyển trả lại cho người ĐNTU yêu cầu điều chỉnh bổ sung để hoàn thiện

4.1.2.3 Phê duyệt

- Bộ hồ sơ hoàn tạm ứng sau khi được bộ phận KT - VT kiểm tra ký xác nhận được trình lên GĐ TT phê duyệt và chuyển tới bộ phận KT

4.1.2.4 Kiểm tra, lập chứng từ

- Bộ phận KT tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ hoàn ứng đã được phê duyệt Bộ phận KT có trách nhiệm:

 Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ (đã được giải thích trong phần ghi chú)

 Kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ hoàn tạm ứng

 Kiểm tra về mặt giá trị của các hóa đơn chứng từ: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế VAT và giá trị sau thuế VAT

 Kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí

 Kiểm tra công nợ của nhà cung cấp (nếu có)

- Nếu bộ hồ sơ hoàn tạm ứng không đáp ứng được yêu cầu, bộ phận KT chuyển trả lại cho người ĐNTU để người ĐNTU điều chỉnh bổ sung cho phù hợp chính xác rồi nộp lại cho bộ phận KT

- Bộ phận KT lập phiếu thu hoàn tạm ứng và phiếu chi kẹp cùng với bộ hồ sơ hoàn ứng đã

đủ điệu kiện được hoàn ứng trình lên GĐ TT phê duyệt

4.1.2.5 Phê duyệt

- GĐ TT phê duyệt phiếu thu và phiếu chi sau đó chuyển toàn bộ chứng từ hoàn tạm ứng cho bộ phận KT

4.1.2.6 Thu và nhận hoàn tạm ứng

- Người ĐNTU ký phiếu thu tiền tạm ứng và ký phiếu chi thanh toán khoản chi phí phục

vụ sản xuất

- Bộ phận KT có trách nhiệm hạch toán làm giảm khoản đã tạm ứng để triển khai thi công cho người ĐNTU đồng thời dựa vào hóa đơn chứng từ hoàn tạm ứng tiền hành hạch toán chi phí cho công trình

4.1.2.7 Kết thúc

4.1.2.8 Rút kinh nghiệm

- Nếu xảy ra trường hợp bộ hồ sơ hoàn ứng bị trả lại nhiều lần để hoàn thiện theo đúng quy định Bộ phận KT yêu cầu người ĐNTU đọc lại hướng dẫn thủ tục tạm ứng và hoàn tạm ứng đã ban hành thành văn bản và làm đúng các hướng dẫn khi đó bộ hồ sơ hoàn ứng mới đạt yêu cầu

4.2 Hướng dẫn thủ tục tạm ứng và hoàn tạm ứng

4.2.1 Mẫu chứng từ lập tại phòng KT

- Đề nghị tạm ứng (BM-01):

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- UNC

4.2.2 Bộ hồ sơ hoàn tạm ứng

- Đề nghị hoàn tạm ứng (BM-02)

- Bảng theo dõi các chi phí phát sinh thực tế so với PAKT, HĐKT (nếu có)(BM-03)

- Hoàn chi phí nhân công (từng tổ đội)

 Bảng tổng hợp giá trị nhân công (tính theo KL hoàn thành trong tháng) (BM-04)

 Bảng tổng hợp giá trị nhân công (tính theo bảng chấm công tháng) (BM-05)

 Hợp đồng giao khoán (BM-06)

 Bảng xác nhận khối lượng thanh toán tháng (BM-07)

 Bảng chấm công (BM-08)

 Bảng thanh toán và nhận lương (BM-09)

 Bảng danh sách công nhân

 Bộ hồ sơ nhân công (từng nhân công trong tổ)

+ Hợp đồng lao động (BM01- Mau Hop dong lao dong)

+ Chứng minh thư photo

+ Giấy ủy quyền (BM-10)

+ Bản cam kết thu nhập (BM04- Ban cam ket thu nhap)

+ Biên bản học ATLĐ, VSLĐ (BM-11)

+ Bản cam kết an ninh, an toàn, vệ sinh lao động (BM-12)

+ Bản cam kết đã được huấn luyện ATLĐ, VSLĐ (BM-13)

- Hoàn chi phí phục vụ sản xuất thi công tại công trình

 Bảng tổng hợp chi phí (BM-04)

 Bảng diễn giải chi tiết chi phí (BM-15)

 Chi phí vật liệu chính, vật tư phụ

+ Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường

+ Phiếu xuất kho của nhà cung cấp (biên bản bàn giao) có xác nhận hai bên + Bảng kê chi tiết từng loại vật liệu nếu trên hóa đơn không ghi chi tiết từng loại + Phiếu thu tiền của nhà cung cấp (nếu kế toán yêu cầu)

 Chi phí máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ

+ Đối với máy móc thiết bị có giá trị lơn (>=10.000.000đ)

 Tờ trình duyệt mua (trong trường hợp không có trong PAKT)

 Phương án kinh tế (nếu có)

 Bảng phân tích báo giá

 03 Bảng báo giá của các nhà cung cấp khác nhau

 Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng (nếu có)

 Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường

 Biên bản bàn giao có xác nhận của hai bên + Đối với máy móc thiết bị có giá trị nhỏ (<10.000.000đ)

 Tờ trình duyệt mua (trong trường hợp không có trong PAKT)

 Phương án kinh tế (nếu có)

 Bảng phân tích báo giá

 03 Bảng báo giá của các nhà cung cấp khác nhau

 Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường

 Biên bản bàn giao có xác nhận của hai bên + Thuê máy thi công

 Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường

 Biên bản bàn giao máy thi công có xác nhận hai bên (trường hợp thuê máy thi công về tự vận hành)

 Bảng khối lượng, ca máy hoàn thành có xác nhận của nhà cung cấp và đại diện Trung tâm thuê theo (khối lượng công việc hoàn thành, số ca máy hoàn thành)

+ Chi phí chuẩn bị

 Phương án kinh tế (nếu có)

 Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường

 Bảng chi tiết nếu hóa đơn không ghi chi tiết từng loại hàng hóa

 Biên bản bàn giao (phiếu xuất kho), phiếu thu nếu kế toán yêu cầu + Chi phí Ban điều hành dự án

 Phương án kinh tế (nếu có)

 Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn đặc thù (vé tàu, vé máy bay, vé ôtô, …)

4.3 Ghi chú:

4.3.1 Yêu cầu tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ

- Giấy đề nghị tạm ứng viết bằng mực xanh

- Hóa đơn VAT

 Ngày tháng lập chứng từ

 Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị lập hóa đơn

 Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị nhận hóa đơn

 Ghi rõ tên công trình ở mục “ người mua hàng”

 Nội dung nghiệp vụ phát sinh: Tên hàng hóa dịch vụ, đvt, số lượng, đơn giá, thành tiền

 Thuế suất

 Dòng viết bằng chữ số tiền thanh toán trên hóa đơn

 Có đầy đủ chữ ký người lập, người mua hàng, chữ ký có dấu của thủ trưởng đơn

vị (nếu không có thì đóng dấu treo ở góc trái của hóa đơn)

- Hóa đơn bán hàng thông thường

 Ngày tháng lập chứng từ

 Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị lập hóa đơn

 Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị nhận hóa đơn

 Ghi rõ tên công trình ở mục “ người mua hàng”

 Nội dung nghiệp vụ phát sinh: Tên hàng hóa dịch vụ, đvt, số lượng, đơn giá, thành tiền

 Dòng viết bằng chữ số tiền thanh toán trên hóa đơn

 Có đầy đủ chữ ký người lập, người mua hàng, chữ ký có dấu của thủ trưởng đơn

vị (nếu người bán hàng đồng thời là chủ cửa hàng thì chỉ cần chữ ký của chủ cửa hàng)

- Hóa đơn đặc thù: là hóa đơn do một số các cơ quan đơn vị kinh doanh các mặt hàng đặc thù hoặc các doanh nghiệp được Tổng Cục thuế cho phép in mẫu hóa đơn riêng (như ngành điện lực, bưu chính viễn thông, nước, đường sắt, đường bộ, hàng không, ) Các hóa đơn này đều là chứng từ hợp lệ để thanh toán tuy nhiên cần lưu ý:

 Hóa đơn ngành điện lực, nước (thường có khi thuê văn phòng, nhà ở) không ghi

rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty vẫn được thanh toán nếu trong hợp đồng thuê điều khoản ghi rõ các khoản chi phí này bên Công ty thuê trả và hóa đơn phải mang tên và địa chỉ của chủ nhà (Công ty) cho thuê

 Hóa đơn của Hãng hàng không chính là phiếu thu tiền cước vận chuyển có ký hiệu, số hiệu chứng từ kèm cuống vé máy bay

 Vé tàu, vé ôtô,… là hóa đơn chứng từ hợp lệ để thanh toán

4.3.2 Các lỗi thường gặp trên hóa đơn chứng từ và cách khắc phục

- Lỗi ghi hai màu giấy than, chữ viết khác nhau trên cùng 1 hóa đơn, hoặc màu mực ỏ mục ngày ghi hóa đơn đậm hơn, yêu cầu bên đơn vị lập hóa đơn đóng dấu treo vào phần lỗi và photo

liên 1 liên 3 kẹp cùng hóa đơn liên 2.

- Lỗi viết thiếu thông tin trên hoá đơn yêu cầu bên lập hoá đơn bổ sung thông tin Nếu không thể bổ sung hoặc đã bổ sung nhưng không đạt yêu cầu thì hai bên tiến hành hủy hóa đơn

và lập hóa đơn thay thế

- Lỗi viết sai thông tin, sai các chỉ tiêu khác, yêu cầu đơn vị lập hóa đơn sửa sai thông tin

và đóng dấu treo vào phần sửa Nếu trường hợp không thể sửa hoặc đã sửa nhưng vẫn không đạt yêu cầu thì hai bên tiến hành hủy hóa đơn và lập hóa đơn khác thay thế

- Đối với hóa đơn không ghi bằng tay mà in trên máy xảy ra các trường hợp như trên thì cách khắc phục bằng cách sửa bằng tay và đóng dấu treo vào phần sửa lỗi

- Để tránh những lỗi thường gặp ở trên, trước khi nhận hóa đơn yêu cầu bên đơn vị lập hóa đơn fax trước hóa đơn kiểm tra các thông tin, chỉ tiêu trên hóa đơn đúng và đầy đủ thì mới yêu cầu gửi hóa đơn gốc Nếu nhận hóa đơn gốc ngay khi mua hàng thì phải kiểm tra kỹ hóa đơn nếu phát hiện ra những sai sót ở trên thì yêu cầu đơn vị lập bổ sung hoặc sửa đúng theo yêu cầu

- Chú ý:

 Thời hạn kê khai hóa đơn VAT (GTGT) trong vòng 6 tháng tính từ tháng ghi trên hóa đơn Nếu hết thời hạn 6 tháng mới kê khai thì không được khấu trừ thuế VAT

 Các hóa đơn VAT có tổng giá trị thanh toán bao gồm cả thuế VAT từ 20.000.000đ trở lên phải chuyển khoản qua Ngân hàng Nếu hóa đơn đó thanh toán bằng tiền mặt thì sẽ không được khấu trừ thuế VAT ( chuyển khoản qua Ngân hàng là chuyển từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán)

 Theo Nghị Định só 51/2010/NĐ - CP ngày 14/05/2010 quy định hàng hóa dịch

vụ có giá trị thanh toán dưới 200.000đ mỗi lần thanh toán thì không phải lập hóa đơn tài chính mà chỉ cần lập hóa đơn bán lẻ trừ trường hợp người mua yêu cầu Khi đi mua hàng nên yêu cầu người bán lập hóa đơn tài chính trừ trường hợp người bán chỉ có hóa đơn bán lẻ thì hóa đơn bán lẻ được lập phải ghi đủ các thông tin sau: Tên, địa chỉ số điện thoại của người bán và người mua hàng và có

ký xác nhận của hai bên mua và bán

5 Lưu hồ sơ

- Toàn bộ hồ sơ hoàn tạm ứng sẽ được lưu lại bộ phận KT của TT XD DD&CN -Vinaconex E&C, thời gian lưu trữ tuân thủ theo quy định của Luật pháp

6 Phụ lục

- Đề nghi tạm ứng: BM-01

- Đề nghị hoàn tạm ứng: BM-02

- Bảng theo dõi các khoản chi phí thực tế so với PAKT, HĐKT (nếu có): BM-03

- Bảng tổng hợp giá trị nhân công (tính theo KL hoàn thành trong tháng): BM-04

- Bảng tổng hợp giá trị nhân công(tính theo bảng chấm công tháng): BM-05

- Hợp đồng giao khoán (Quy trình QL nhân công và thanh toán nhân công): BM-06

- Bảng xác nhận khối lượng thanh toán trong tháng: BM-07

- Bảng chấm công: BM-08

- Bảng thanh toán lương: BM-09

- Giấy ủy quyền:BM-10

- Hợp đồng lao động (ban hành cùng Quy trình QL nhân công và thanh toán nhân công):

BM01-Mau Hop dong lao dong

- Bản cam kế thu nhập (ban hành cùng Quy trình QL nhân công và thanh toán nhân công):

BM04-Ban cam ket thu nhap

- Biên bản học ATLĐ, VSLĐ: BM-11

- Bản cam kết đã được huấn luyên ATLĐ, VSLĐ : BM-12

- Bản cam kết an ninh, an toàn, vệ sinh lao động: BM-13

- Bảng diễn giải chi tiết chi phí: BM-14

- Bảng tổng hợp chi phí: BM-15