HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG

HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CTY cổ PHẦN THƯƠNG mại lê HIỀN đà NẴNG

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI KHOA: QUẢN TRỊ KINH DOANH

===***===

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI LÊ HIỀN ĐÀ NẴNG

Giảng viên hướng dẫn : Hồ thị Mỹ Kiều

Đà nẵng, tháng 6 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn đến tất cả thầy cô giáo Trường Cao Đẳng Thương Mại và đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Hồ Thị Mỹ Kiều Cô đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong thời gian thực tập vừa qua và đã giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này

Em cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng cùng các anh chị trong công ty đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện giúp em hoàn thành bài báo cáo này

Được sự giới thiệu của Trường Cao Đẳng Thương Mại và sự chấp thuận của Ban Giám Đốc Công Ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng, em đã có 10 tuần thực tập tại công ty để nghiên cứu tổng quát các hoạt động quản trị kinh doanh và chuyên sâu về công tác quản trị kho hàng tại công ty làm đề tài báo cáo tốt nghiệp của mình Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng, bằng vốn kiến thức đã học ở trường, đồng thời dưới sự hướng dẫn tận tình của cô và sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty Giúp em rút ra nhiều bài học thực tế cho bản thân trong tương lai và hoàn thành báo cáo thực tập này Do thời gian có hạn và trình

độ bản thân còn hạn chế, nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong quý thầy cô cùng các anh chị trong Ban Lãnh Đạo Công Ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền đóng góp ý kiến để giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, tháng 6 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Mai Thị Thanh Thúy

- HĐKD: Hoạt động kinh doanh

- TNDN: Thu nhập doanh nghiệp

- MTV: Một thành viên

- TP: Thành phố

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1: Danh sách một số khách hàng quen thuộc của công ty 16

2 Bảng 2.2: Danh sách một số nhà cung ứng sắt thép của công ty 17

3 Bảng 2.3: Danh sách một số nhà cung ứng đinh và thép buộc của

công ty

18

4 Bảng 2.4: Danh sách một số đối thủ cạnh tranh của công ty 19

5 Bảng 2.5: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty tư

năm 2014 – 2016

20 và 21

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ

trang

MỤC LỤC

TRANG BÌA i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ v

MỤC LỤC vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP 2

1.1 Tổng quan về kho hàng 2

1.1.1 Khái niệm kho hàng 2

1.1.2 Vai trò của kho hàng 2

1.1.3 Chức năng của kho hàng 3

1.1.4 Phân loại kho hàng 3

1.2 Quản trị kho hàng 3

1.2.1 Quyết định quản trị kho 3

1.2.1.1 Quyết định về quyền sở hữu 3

1.2.1.2 Quyết định về số lượng kho hàng 5

1.2.1.3 Quyết định bố trí không gian kho hàng 6

1.2.2 Quá trình nghiệp vụ kho hàng 7

1.2.2.1 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng 7

1.2.2.2 Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa ở kho 8

1.2.2.3 Nghiệp vụ xuất kho 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÊ HIỀN ĐÀ NẴNG 13

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần thương mại Lê Hiền 13

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 13

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 13

2.1.2.1.Chức năng 13

2.1.2.2 Nhiệm vụ 13

2.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 14

2.1.3 Đặc điểm môi trường kinh doanh 14

2.1.3.1.Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh 14

2.1.3.2.Đặc điểm khách hàng 15

2.1.3.3.Đặc điểm thị trường 16

2.1.3.4 Đặc điểm nhà cung ứng 17

2.1.3.5.Đặc điểm đối thủ cạnh tranh 18

2.1.4 Kết quả hoạt động của công ty năm 2014 – 2016 20

2.2 Thực trạng quản trị kho hàng tại công ty cổ phần thương mại Lê Hiền 21

2.2.1 Giới thiệu về kho hàng của công ty 21

2.2.2 Công tác tiếp nhận hàng 22

2.2.2.1.Công tác chuẩn bị 23

2.2.2.2 Công tác thực hiện 23

2.2.2.3.Công tác kiểm soát 24

2.2.3 Công tác bảo quản hàng hóa 24

2.2.3.1 Cách phân bổ hàng hóa 24

2.2.3.2 Cách chất xếp hàng hóa 25

2.2.3.3 Cách kiểm kê hàng hóa 25

2.2.3.4 Cách bảo quản hàng hóa 26

2.2.3.Công tác xuất hàng 26

2.2.3.1 Gom hàng 27

2.2.3.2 Chuẩn bị xuất hàng 27

2.2.3.3 Xuất hàng 27

2.3 Đánh giá thực trạng quản trị kho hàng tại công ty cổ phần thương mại Lê Hiền 28

2.3.1 Những mặt đạt được 28

2.3.2 Những mặt còn hạn chế và nguyên nhân 29

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHÀN THƯƠNG MẠI LÊ HIỀN .31

3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 31

3.1.1 Mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty trong 5 năm tới 31

3.1.2 Khả năng về tài chính của công ty 31

3.1.3 Khả năng về nguồn nhân lực 31

3.1.4 Tình hình kho hàng hiện tại của công ty 32

3.2 Một số giải pháp 32

KẾT LUẬN 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

em quan tâm và mong muốn được nghiên cứu trong đợt thực tập này. Quan tâm đến công tác kho hàng với mong muốn được nghiên cứu thực tế sâu hơn sự ảnh hưởng của

công tác này, do đó em xin chọn đề tài: “Hoạt động quản trị kho hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng.”

Đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kho hàng và quản trị kho hàng tại doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về quản trị kho hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại

Lê Hiền Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp nâng cao quản trị kho hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Lê Hiền Đà Nẵng

Do kiến thức và kinh nghiệm nắm bắt thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo của

em chắc chắn không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, em rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp ý kiến từ các thầy cô, cùng các anh chị ở công ty Cổ Phần Thương Mại Lê hiền Đà Nẵng để bài của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO

HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về kho hàng

1.1.1 Khái niệm kho hàng

Mọi doanh nghiệp để đảm bảo tốt việc sản xuất, kinh doanh, phân phối sản phẩm tới tay khách hàng thì đều phải trải qua khâu lưu kho Khi hàng mua về hay hàng tồn kho đều được doanh nghiệp sắp xếp, bảo quản trong kho Kho được các tổ chức đặc biệt chú trọng nó là hệ thống hậu cần nơi mà doanh nghiệp chứa hoặc lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong các thời gian khác nhau

Kho hàng là nơi cất giữ nguyên nhiên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu và điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của các hàng hóa

được lưu kho

1.1.2 Vai trò của kho hàng

Trên thực tế có một số doanh nghiệp khong muốn tốn kém cho chi phí kho hàng, nói chung họ chỉ muốn tránh hoạt động lưu kho khi có thể Quan điểm này đang thay đổi nhờ vào sự nhận thức được kho hàng có thể gia tăng giá trị nhiều hơn là chi phí bỏ

ra Sau đây là một số vai trò của kho hàng

- Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: Nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụvà có những dao động khó lường Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý Do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất

- Phối hợp sản phẩm: Vai trò thứ hai của kho hàng là có thể phối hợp các sản phẩm theo đơn hàng của khách hàng Các công ty thường vận hành với dòng sản phẩm bao gồm hàng ngàn sản phẩm khác nhau, nếu chúng ta xem xét về quy mô, màu sắt, hình dáng… Khi đặt hàng, khách hàng thường muốn phối hợp nhiều sản phẩm Tuy nhiên, trên thực tế công ty sẽ sản xuất mỗi loại sản phẩm ở những nhà máy khác nhau Nếu không thực hiện tốt khâu kho hàng thì sẽ phải đáp ứng đơn hàng từ nhiều vị trí khác nhau, tạo ra sự khonng thống nhất về thời gian giao hàng đến và đây là cơ hội cho tình trạng hỗn loạn Do vậy, kho hàng phối hợp hàng hóa đối với dòng sản phẩm

đa dạng hướng đến việc đáp ứng đơn hàng hiệu quả

- Góp phần giảm chi phí vận chuyển: Nhờ có kho hàng mà doanh nghiệp có thể cùng một lúc mua khối lượng hàng hóa lớn hơn so với nhu cầu sử dụng hiện tại, gom nhiều lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để vận chuyển một lần, do đó tiết kiệm được chi phí vận chuyển

- Góp phần giảm chi phí sản xuất, mua hàng: Nhờ có kho hàng giúp lưu trữ hàng hóa tồn kho, doanh nghiệp có thể chủ động sản xuất và mua hàng với quy mô lớn hơn

so với nhu cầu, tích lũy hàng hóa trong khi có biến động về giá cả dẫn đến giảm được chi phí sản xuất và chi phí mua hàng Đồng thời đảm bảo tốt nguyên vật liệu, bán

thành phẩm, thành phẩm tránh hư hỏng mất mát nhằm giảm chi phí trong quá trình sản xuất

- Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp trang bị kho hàng nhằm đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm

1.1.3 Chức năng của kho hàng

Doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng thích hợp và sử dụng nhà kho như một địa điểm để gom, tách ghép đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa, để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác Kho hiện đại thường giữ những chức năng sau:

- Lưu giữ hàng hóa: Chức năng cơ bản của kho hàng là lưu trữ hang hóa Điều này có nghĩa kho hàng là nơi nhận hàng hóa, nguyên vật liệu được mua vào, thực hiện những hoạt động kiểm tra, sắp xếp cần thiết và sau đó lưu trữ hàng hóa, nguyên vật

liệu cho đến khi chúng được yêu cầu xuất ra

- Gom hàng: Khi hàng hóa/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các

phương tiện vận chuyển

- Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiêu mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho hàng có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện

nhỏ tới khách hàng

- Bảo quản hàng hóa: Kho hàng phải đảm bảo chăm sóc và giữ gìn hàng hóa không bị hư hỏng và mất mát, nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình

hàng hóa lưu kho; chất xếp hàng phải tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho

1.1.4 Phân loại kho hàng

Có 3 kiểu phân loại nhà kho như sau:

- Theo quyền sở hữu kho: Kho hàng riêng, kho hàng chung và kho hàng hợp

đồng

- Theo mặt hàng: Kho nguyên vật liệu, kho bán thàng phẩm, kho thành phẩm

- Theo điều kiện bảo quản: Kho kín, kho nửa kín, kho lộ thiên

1.2 Quản trị kho hàng

1.2.1 Quyết định quản trị kho

Các quyết định quản trị kho đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kho, do đó đòi hỏi các nhà quản trị cần quan tâm để đưa ra quyết định mang lại hiệu quả tối ưu

nhất

1.2.1.1 Quyết định về quyền sở hữu

- Kho hàng riêng: Kho hàng riêng là kho hàng do doanh nghiệp sở hữu và sử dụng để dự trữ và bảo quản hàng hóa Việc sử dụng kho hàng riêng mang lại cho doanh nghiệp nhiều thuận lợi nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều bất lợi kèm theo:

+ Lợi ích chủ yếu của kho riêng: Vận hành nhà kho của chính mình giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, có thể thiết kế lại kho hàng cho phù hợp với nhu cầu,

ở vị trí và quy mô phù hợp Kho hàng riêng cũng tạo được hình ảnh tốt cho doanh

nghiệp vì thế tạo cảm giác tin tưởng cho khách hàng Ngoài ra, một lợi ích cuối cùng

mà kho hàng riêng có thể mang lại cho doanh nghiệp đó là có thể kết hợp việc sử dụng kho hàng với các nhu cầu khác

+ Tuy nhiên nếu doanh nghiệp sử dụng kho riêng thì chi phí cố định sẽ tăng, trong đó chúng ta có thể tính đến các yếu tố như bất động sản và lạm phát trong cấu trúc chi phí Ngoài ra tính linh hoạt về vị trí sẽ có thể không đạt điểm tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng thì trường mục tiêu

Các doanh nghiệp có quy mô sản lượng cao, ổn định, thị trường đông đúc, và nhu cầu phải đạt được khả năng kiểm soát, các doanh nghiệp với dòng sản phẩm đa dạng thường sở hữu kho hàng riêng nhằm đạt được tính kinh tế trong phân phối hàng hóa,

và thường có nhiều nhà máy nên họ sử dụng kho hàng riêng để đạt được tính kinh tế trong cung ứng vật chất

- Kho hàng chung: Kho hàng chung vận hành như một đơn vị kinh doanh độc lập, kiếm tiền bằng cách tính phí những người sử dụng kho hàng.Với kho hàng chung doanh nghiệp thuê một khu vực trống trong kho hàng, cùng chia sẻ với các doanh nghiệp khác Doanh nghiệp có thể tự thực hiện các khâu liên quan đến việc lưu kho và vận hành kho hàng; hoặc hợp đòng với một bên thứ ba có nhiệm vụ đảm nhiệm tất cả các hoạt đọng về kho hàng Với cách thức này doanh nghiệp khong sở hữu kho hàng nhưng đề ra các tiêu chuẩn cần phải đạt Cũng như kho hàng riêng, kho hàng riêng cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và bất lợi:

+ Lý do đàu tiên và quan trọng nhất đối với việc sử dụng kho hàng chung là vấn đề về tài chính, nó không đòi hỏi đầu tư hoặc đầu tư hạn chế Lợi thế thứ hai của kho hành chung là tính linh hoạt Chúng có thể được sử dụng để thích ứng với những thay đổi trong ngắn hạn về nhu cầu mà không phải mua hoặc loại bỏ các cơ sở kho hàng Ngoài ra, kho hàng chung còn có các lợi ích khác như: khả năng tiếp cận với những thiết bị và thực tiễn mới nhất, loại bỏ rủi ro công nghệ lỗi thời; tránh những đầu

tư về vốn lớn, tạo ra lợi nhuận trên đầu tư cao hơn; dễ dàng tiếp cận với vùng địa lý rộng hơn; cho phép các thử nghiệm ngắn hạn về việc vận hành trong các vùng địa lý mới

+ Tuy nhiên, kho hàng chung cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều bất lợi như: mất khả năng kiểm soát, chi phí sử dụng kho hàng chung thường thay đổi Ngoài

ra, một bất lợi quan trọng mà các donh nghiệp rất quan tâm đó là tính hư hại đến hàng hóa Mặc dù có nhiều kho hàng chung vẫn chia ra các khu vực chứa hàng riêng biệt,

do đó mức độ hư hỏng hàng hóa lẫn nhau sẽ giảm đáng kể Nhưng vẫn có nhiều kho, hàng hóa lưu kho được lưu trữ chung Do đó, hàng hóa lưu kho không tương thích với nhau tạo ra rủi ro làm hư hỏng lẫn nhau, hàng hóa dễ mất mác, hư hỏng

Đối với những công ty có mức tồn kho tích lũy không cao, nhu cầu về không gian kho hàng biến đổi nhiều theo mùa hay những doanh nghiệp có các chuyến giao hàng với số lượng nhỏ khoảng cách dài, hoặc một doanh nghiệp mới tham gia vào một khu vực thị trường ở đó mức bán hàng và tính ổn định còn chưa cao thì nên sử dụng kho hàng chung

Xu hướng trong những năm gần đây là sử dụng các kho hàng chung Điều này cho phép các tổ chức tập trung vào hoạt động cốt lõi của mình và sử dụng tính chuyên gia của các công ty kinh doanh kho hàng chuyên nghiệp

- Kho hàng hợp đồng: Kho hàng hợp đồng là một dạng kho hàng chung được thiết kế kết hợp với một số dịch vụ mà chỉ có kho hàng riêng mới cung cấp được Doanh nghiệp kinh doanh kho hàng hợp đồng chuyên môn hóa trong việc cung cấp các dịch vụ phân phối chính xác, kinh tế và hiệu quả Các công ty muốn có được chất lượng và dịch vụ cao hơn mức trung bình phải sử dụng kho hàng hợp đồng Những kho hàng này được thiết kế để đáp ứng những chuẩn mực cao hơn và những nhu cầu sắp xếp hàng hóa chuyên môn hóa đối với những sản phẩm như dược phẩm, đồ điện tử

và các hàng hóa có giá trị cao khác

Doanh nghiệp kinh doanh kho hàng hợp đồng cung cấp ra thị trường một gói các dịch vụ theo yêu cầu đối với người sử dụng kho hàng Các dịch vụ này bao gồm: Lưu kho, dỡ gói hàng, kết hợp, gói hàng theo đơn đặt hàng, kiểm soát tồn kho, sắp xếp vận tải, hệ thống thông tin và các dịch vụ hỗ trợ tăng thêm mà người sử dụng yêu cầu Kho hàng hợp đồng có nhiều lợi thế về hoạt động, tài chính và chiến lược so với kho hàng chung truyền thống hoặc kho hàng riêng Lợi thế chính là giảm chi phí và tập trung vào năng lực cốt lõi như sản xuất và marketing

1.2.1.2 Quyết định về số lượng kho hàng

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị kho là quyết định sử dụng bao nhiêu kho hàng trong hệ thống Việc lựa chọn số lượng kho sẽ căn cứ so sánh giữa việc tăng lên và giảm xuống giữa các khoảng chi phí Các doanh nghiệp tăng hay giảm

số lượng kho hàng căn cứ vào những chi phí sau:

- Chi phí vận tải: Xét trên cả hai khía cạnh, chi phí vận tải gồm chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà cung ứng đến doanh nghiệp và từ doanh nghiệp đến khách hàng

- Chi phí không bán được hàng: Doanh nghiệp phải gánh khi khách hàng có nhu cầu nhưng doanh nghiệp không có hoặc không đủ hàng hóa để đáp ứng

- Chi phí tồn kho: Hàng hóa lưu kho càng nhiều doanh nghiệp càng phải chịu một khoản chi phí về ứ đọng vốn cho hàng tồn kho

- Chi phí kho hàng: Doanh nghệp bỏ ra để xây dựng, bảo trì kho hàng và các cơ

sở vật chất khác trong kho hàng

Trong trường hợp số lượng kho hàng tăng, chi phí vận tải và chi phí không bán được hàng giảm xuống nhưng chi phí tồn kho và chi phí kho hàng có thể tăng Đòi hỏi lượng hàng doanh nghiệp mua để dự trữ sẽ nhiều hơn, giúp giảm đi chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hóa và chi phí không bán được hàng Ngoài ra tăng số lượng kho hàng sẽ giúp khoảng cách vận chuyển hàng hóa đến gần khách hàng hơn, vì doanh nghiệp sẽ bố trí rộng rãi kho hàng trên thị trường kinh doanh Tuy nhiên, khoản phí đầu tư vào xây dựng và bảo trì kho hàng tăng cao và doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng vốn với lượng tồn kho nhiều Trpng trường hợp doanh nghiệp sử dụng ít kho hàng thì ngược lại Xu thế hiện nay doanh nghiệp có xu hướng giảm số lượng kho hàng kết hợp với hệ thống vận tải đáng tin cậy để giảm được chi phí vận tải và chi phí kho hàng, đồng thời để giảm được chi phí tồn kho bằng cách tăng quy mô sản lượng hoặc vòng quay hàng tồn kho

Vấn đề số lượng kho hàng trong mạng lưới còn có thể được xem,m xét dưới khía cạnh hệ thống kho hàng tập trung hay phi tập trung Với hệ thống kho hàng tập trung, doanh nghiệp có ít kho hàng hơn, và ngược lại, sẽ cần đến nhiều kho hàng nếu sử dụng

hệ thống kho hàng phi tập trung.Các nhân tố tác động đến việc lựa chon hệ thống kho hàng và số lượng kho hàng trong mạng lưới:

- Tính dễ thay đổi của hàng hóa;

- Quy mô mua hàng của khách hàng;

- Giá trị hàng hóa;

- Dịch vụ khách hàng;

- Nhu cầu sử dụng kho hàng đặc biệt của doanh nghiệp

Để xác định số lượng kho hàng tối ưu, nhà quản trị cần phải phan tích tổng chi phí cho số lượng kho hàng trong hệ thống

1.2.1.3 Quyết định bố trí không gian kho hàng

Việc bố trí không gian và thiết kế mặt bằng kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả

và hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong kho Thiết kế và quy hoạch mặt bằng kho cần căn cứ vào những yếu tố sau:

- Khối lượng/thể tích hàng hóa và thời gian lưu hàng trong kho Số lượng hàng tồn kho tác động rất lớn đến việc bố trí tối ưu kho hàng Một kho hàng lưu trữ ít loại hàng hóa sẽ chấp nhận một mật độ bố trí dày đặt hơn là một kho hàng bố trí nhiều loại hàng hóa Việc quản trị kho hàng hiệu quả cho phép chúng ta sử dụng những phương pháp điều khiển quản lý tự động dòng di chuyển của hàng hóa

- Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng, giao hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì và đường đi cho phương tiện thiết bị kho

+ Khu vực nhận hàng – giao hàng: Hai khu vực này có thể chung hoặc tách riêng Doanh nghiệp khi xác định nhu cầu không gian cho khu vực nhận hàng và giao hàng phải dự tính không gian để di chuyển các tác nghiệp cho các thiết bị bốc xếp và nâng hàng, không gian để kiểm tra và kiểm soát

+ Khu vực đóng gói: Phụ thuộc vào đơn hàng, bản chất của sản phẩm và các thiết bị

+ Khu vực văn phòng: Gồm khu hành chính dành cho đội ngũ nhân viên văn phòng và quản lý; khu vực vệ sinh và khu vực cà phê cho nhân viên; phòng bảo vệ Không gian khu vực văn phòng phụ thuộc vào số lượng nhân viên

Kho hàng hóa phải được thiết kế sao cho đảm bảo đáp ứng nhanh quá trình mua bán hàng hóa qua kho, phải hợp lý hóa việc phân bổ dự trữ trong kho và đảm bảo chất lượng hàng hóa Vì vậy, cần lưu ý đến những nguyên tắc thiết kế và quy hoạch mặt bằng kho hàng hóa như sau:

- Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho;

- Sử dụng tối đa độ cao của kho;

- Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dở, chất xếp;

- Di chuyển hàng hóa theo đường thẳng nhằm tối thiểu hóa khoảng cách vận động của sản phẩm dự trữ;

- Tránh sự tắc nghẽn trong quá trình dịch chuyển lao động và đối tượng;

- Cực tiểu chi phí vận chuyển;

- Tối thiểu hóa đường đi trong kho;

- Giảm các nguy hiểm đối với con người;

- Đảm bảo sự linh hoạt;

- Đảm bảo thuận tiện cho quan sát và kiểm tra

Để doanh nghiệp đạt được nhiều mục đích như vậy thì nhân viên bộ phận kho đòi hỏi cần có kinh nghiệm và sự đánh giá cẩn thận trong việc ra quyết định lựa chọn vị trí kho; bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho

1.2.2 Quá trình nghiệp vụ kho hàng

1.2.2.1 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng

a Các yêu cầu khi tiếp nhận hàng

- Tiếp nhận hàng hóa vào kho phải tuân thủ các nguyên tắc, thủ tục trog các thể

lệ và kiểm tra hàng hóa Tùy nguồn hàng nhập kho mà áp dụng thể lệ thích hợp

-Để tiến hành tốt việc tiếp nhận hàng hóa, ngoài việc kiểm tra số lượng, chất lượng, chứng từ, còn phải chuẩn bị tốt lực lượng lao động, phương tiện và kho tiếp nhận

- Phải đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác: Yêu cầu này nhằm tiết kiệm thời gian hàng hóa dừng lại ở công đoạn tiếp nhận do đó nhanh chóng giải phóng phương tiện vận chuyển, nhanh chóng đưa hàng hóa vào nơi bảo quản

b Nội dung tiếp nhận hàng

Công đoạn tiếp nhận hàng hóa ở kho bao gồm: Tiếp nhận số lượng, tiếp nhận chất lượng và làm chứng từ nhận hàng

-Tiếp nhận số lượng: Tiếp nhận số lượng là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm giữa các bên trong việc giao nhận hàng hóa về mặt lượng

Tiếp nhận số lượng hàng hóa gồm hai bước:

+ Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hóa bằng phương pháp đếm số lượng các đơn vị hàng hóa chứa lượng hàng hóa tiêu chuẩn đẻ xác định tổng lượng hàng hóa Tiếp nhận sơ bộ chỉ trong trường hợp hàng hóa đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên vẹn, không bị dập vỡ, không có dấu hiệu mất an toàn

+ Tiếp nhận chi tiết: Áp dụng trong trường hợp hàng hóa đã qua tiếp nhận sơ

bộ hoặc hàng hóa không có bao bì, bao bì không an toàn.tiếp nhận chi tiết có thể tiến hành trên mẫu đại diện Sau khi tiếp nhận chi tiết, trách nhiệm vật chất về mặt lượng của hàng hóa được chuyển giao cho bên nhận hàng Trong quá trình tiếp nhận, nếu phát hiện hàng hóa thừa hoặc thiếu, phải lập biên bản đẻ quy trách nhiệm vật chất

- Tiếp nhận chất lượng: Tiếp nhận chất lượng bao gồm các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm giữa các bên giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập kho

+ Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải tiến hành theo các bước sau:

Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng có thể không thể tiến hành đối với toàn bộ lô hàng, do đó phải lấy mẫu để kiểm tra Tuy nhiên vẫn có nhiều trường hợp cần phải kiểm tra toàn bộ lô hàng khi tiếp nhận chẳng hạn: số lượng hàng hóa tiếp nhận ít, hàng hóa tiếp nhận có giá trị cao, hàng hóa quan trọng…

Thứ hai, phải xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chất lượng: Có hai phương pháp kiểm tra chủ yếu là phương pháp cảm quan và phương pháp phân tích thí nghiệm.Phương pháp cảm quan là phương pháp sử dụng các giác quan của con người

để kiểm tra chất lượng Các chỉ tiêu cảm quan thường là: Màu sắc, mùi vị, âm thanh độ

cứng Phương pháp phân tích thí nghiệm là phương pháp sử dụng các thiết bị phân tích trong phòng thí nghiệm để xác định các chỉ tiêu chất lượng về lý, hóa, sinh…Yêu cầu quan trọng của phương pháp này là phải có những thiết bị độ chính xác cao

Trong quá trình kiểm tra và đánh giá, nếu phát hiện thấy chất lượng hàng hóa không đảm bảo tiêu chuẩn và các cam kết, bao bì và hàng hóa không đúng quy cách, phải lập biên bản về tình trạng chất lượng với sự có mặt của bên giao hàng hoặc cơ quan giám định chất lượng hàng hóa

- Lập chứng từ nhận hàng: Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, nếu lô hàng đảm bảo thì tất cả hàng hóa nhập kho phải ghi vào “sổ hàng nhập”, đòng thời phải ghi chép số liệu hàng nhập vào thẻ kho để nắm được tình hình nhập xuất và tồn kho

Mỗi lần nhập hàng vào kho phải kiểm tra kỹ chứng từ Nếu chứng từ giao hàng hợp lệ và phù hợp, người nhận hàng ký tên vào chứng từ giao hàng và hóa đơn, rồi hoàn trả lại cho người giao hàng Trường hợp hàng hóa không đảm bảo số lượng và chất lượng hoặc không có chứng từ đi kèm phải tiến hành lập biên bản và tùy theo tình hình cụ thể để xử lý

c Xử lý hàng hóa khi tiếp nhận

Để đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc, chế độ giao nhận đồng thời để nâng cao tinh thần trách nhiệm giữa các bên hữu quan, cần xử lý trường hợp phát sinh

- Trường hợp nhận hàng chứng từ không hợp lệ, số lượng hàng hóa thực tế không

ăn khớp với hóa đơn, chất lượng hàng hóa không đúng tiêu chuẩn… đều lập biên bản

có đại diện giữa các bên hữu quan xác nhận, làm rõ trách nhiệm giữa các bên và đề ra biện pháp xử lý kịp thời

- Trường hợp nhận hàng thiếu hóa đơn thì bộ phận nhiệm vụ căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế hoạch nhập hàng hoặc vận đơn để lập phiếu nhập kho Trên phiếu ghi

“hàng nhập kho chưa có hóa đơn” và ghi sổ theo dõi “hóa đơn chưa đến” Khi có hóa đơn phải kiểm tra đối chiếu với hàng thực nhận rồi chuyển cho bộ phận nghiệp vụ vào

sổ sách

- Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng hóa chưa đến

+ Trường hợp đã nhận trả tiền: Bộ phận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra lại hóa đơn để ghi vào sổ “hàng đang

đi trên đường”

+ Trường hợp chưa nhận trả tiền: Bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hóa đơn Khi hàng đến sẽ giải quyết như trường hợp hàng và hóa đơn đến cùng một

- Nguyên tắc của phân bổ và chất xếp hàng hóa:

+ Không gây ảnh hưởng xấu giữa hàng hóa này và hàng hóa khác Để thực hện nguyên tắc này, khi phân bổ phải căn cứ vào tính chất đặc điểm của hàng hóa đưa vào bảo quản

+ Phân chia theo khu vực, địa điểm cụ thể cho từng kiện hàng, từng nhóm hàng Mỗi khu vực bảo quản cần có sơ đồ đánh số hoặc ghi ký hiệu để dễ phân biệt và

- Xác định vị trí phân bổ hàng hóa: Vị trí phân bổ hàng hóa bảo quản thường được xác định tùy thuộc vào bốn yếu tố: Thời gian lưu giữ trong kho, trọng lượng, kích thước và hình khối của hàng hóa

- Phương pháp chất xếp hàng hóa:

+ Phương pháp đổ đống: Thường áp dụng với những hàng hóa ở dạng rời và không có bao bì Phương pháp này thực hiện nhanh gọn, dễ dàng, ít tốn kém chi phí chất xếp hàng hóa Tuy nhiên hàng hóa khi đổ đống cần diện tích phải rộng và không làm hàng hóa dễ hư hỏng

+ Phương pháp xếp trên giàn, giá, bục, tủ: Thường áp dụng để chất xếp những hàng hóa đã mở bao, hàng lẻ, hàng xuất còn thừa, hoặc hàng cần bảo quản trên giá tủ chuyên dùng Chất xếp hàng hóa theo phương pháp này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi có nhu cầu, tiết kiệm được diện tích Tuy nhiên phải đầu tư một khoản chi phí cho các thiết bị phục vụ cho phương pháp chất xếp này như: giàn, giá, bục, tủ…

+ Phương pháp xếp hàng thành chồng: Thường sử dụng đối với hàng hóa bảo quản nguyên bao, nguyên kiện Phương pháp chất xếp thành chồng có kiểu xếp hình khối tháp và hình khối lập phương Hiện nay, đây là phương pháp được sử dụng phổ biến ở nước ta Phương pháp này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi có nhu cầu, tiết kiệm diện tích và bảo quản tốt hàng hóa Nhưng nhược điểm của phương pháp xếp hàng thành chồng là tốn kém chi phí chất xếp

b Chăm sóc và giữ gìn hàng hóa

Hàng hóa trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng Để tạo điều kiện thích hợp bảo quản hàng hóa, phát hiện hàng hóa bị giảm sút chất lượng, đề phòng hàng hóa mất mát phải

sử dụng một hệ thống các mặt công tác: Quản lý nhiệt độ và độ ẩm; phòng chống côn trùng và vật gặm nhấm; phòng chay, chữa cháy và phòng gian bảo mật; kiểm tra và giám sát chất lượng hàng hóa

- Hạn chế ảnh hưởng của nhiệt độ, độ ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm có ảnh hưởng rất

lớn đến sự biến đổi lý hóa tính của nhiều loại hàng hóa trong quá trình dự trữ và bảo quản Đối với nhiệt độ cao có ba phương pháp là: Dùng bạt phủ kín, thông hơi, thông gió và hạn chế bớt nhiệt độ cao của môi trường truyền vào Khi nhiệt độ bên ngoài nhỏ hơn nhiệt độ bên trong nên lợi dụng khí hậu thiên nhiên để thông hơi, thông gió Để hạn chế ánh nắng mặt trời chiếu vào kho thì nên quét vôi quanh tường, trồng cây xung

quanh, dùng mái cỏ, rơm rạ để phủ lên mái ngói Đối với độ ẩm thì có hai cách thực hiện: Thông gió để hạ bớt độ ẩm và dùng chất hóa học để hút ẩm Thông gió để hạ bớt

độ ẩm bao gồm thông gió tự nhiên và thông gió nhân tạo Thông gió tự nhiên làm thay đổi không khí trong kho dựa vào các điều kiện tự nhiên Thông gió nhân tạo đối với một số kho hàng và trong điều kiện thời tiết, khí hậu không cho phép thông gió tự nhiên, phải tiến hành thông gió nhân tạo Kết hợp quạt thông gió với máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ

- Phòng tránh côn trùng và vật gặm nhấm: Một nguyên nhân gây ra sự hư hỏng biến cgaats ở một số hàng hóa là do côn trùng và vật gặm nhấn phá hoại Như vậy, phương châm “phòng là chính, kết hợp giữa phòng và trị” Muốn côn trùng và các vật gặm nhấm phá hoại như mọt, mối, kiếm, sâu bọ, chim, chuột…có hiệu quả cần nghiên cứu quy luật hoạt động, đối tượng phá hoại, quy luật sinh sản và cách phòng trừ từng loại hiệu quả nhất Mặt khác phải thường xuyên kiểm tra và phát hiện kịp thời để sớm ngăn ngừa sự phá hoại Các biện pháp phòng như vệ sinh kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp; kiểm tra kỹ kho khi nhập hàng hóa; có phương tiện, dụng cụ, hóa chất để phòng côn trùng gặm nhấm từ ngoài xâm nhậm vào trong kho, từ cửa thông gió, cửa sổ Và các biện pháp chống như là sử dụng nhiệt độ cao hoặc nhiệt độ thấp để diệt côn trùng; sử dụng hóa chất để tiêu diệt nhưng chú ý sự ảnh hưởng của hóa chất đến người và hàng hóa; cách ly hàng hóa bị côn trùng, vật gặm nhấm để hạn chế sự lan rộng và sớm xử lý bằng biện pháp thích hợp; đảo chuyển kho dự trữ loại hàng hóa khác để làm mất đối tượng phá hoại

- Phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật: Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do

sơ suất trong sản xuất và sinh hoạt gây tổn thất nghiêm trọng tài sản của doanh nghiệp

và xã hội, do đó phòng chống cháy là công tác cần phải được quan tâm đặc biệt Đối với biện pháp phòng cháy, chữa cháy thì kho phải thiết kế và có địa điểm đảm bảo yêu cầu phòng cháy và thuận tiện khi chữa cháy Khi bảo quản hàng hóa phải được phân

bổ, chất xếp thuận tiện cho công tác kiểm tra, vệ sinh và chữa cháy Có đầy đủ, sẵn sàng các phương tiện dụng cụ chữa cháy và báo động, có nội quy và tổ chức tập luyện chữa cháy theo phương án của đơn vị Đối với biện pháp phòng gian bảo mật thì phải xây dựng nội quy, kiểm tra, đôn đốc nhân viên kho thực hiện Tổ chức lực lượng bảo

vệ kho, hàng hóa Xây dựng và trang bị các công trình, thiết bị bảo vệ Không bố trí khu vực sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên trong khu vực kho Giáo dục và nêu cao

tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ và nhân viên kho hàng

c Nắm số lượng và giá trị dự trữ

Hàng hóa và nguyên vật liệu dự trữ trong kho là một bộ phận tài sản lưu động chiếm lợi ích lớn và có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh Việc lụa chọn thời điểm kiểm kê hàng dự trữ phải căn cứ vào nhiều yếu tố như: đặc thù, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp Có hai thời điểm kiểm kê là: Kiểm kê định kỳ và kê khai thường xuyên Mỗi thời điểm kiểm kê có những đặc thù riêng như:

- Thời điểm kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp không thường xuyên theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa mà cuối mỗi kỳ mới tiến hành kiểm tra Các đơn vị chỉ quan tâm đến giá trị tồn đàu kỳ, nhập trong kỳ và tồn cuối kỳ Kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn,

nhiều chủng loại, quy cách và các đơn vị sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa nào

đó Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chọn kê khai thường xuyên sẽ mất mát thời gian và có thể không mang lại hiệu quả vì độ chính xác không cao

- Thời điểm kê khai thường xuyên: Doanh nghiệp thường xuyên theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa Đối với thời điểm kê khai thường xuyên sẽ quan tâm đến giá trị tồn đầu kỳ, nhập và xuất trong kỳ Cách thức kê khai thường xuyên thường vận dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao Phương pháp này giúp chủ doanh nghiệp có thể biết được mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm hàng nhập kho dự trữ và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêu thụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu thụ hàng, thu hồi vốn; vì doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả

Đối với mỗi thời điểm kiểm kê, đều có thể vận dụng cả ba phương pháp để nắm giá trị hàng hóa dự trữ như: Phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập

sau xuất trước, và phương pháp bình quân gia quyền

1.2.2.3 Nghiệp vụ xuất kho

a Nguyên tắc thực hiện nghiệp vụ xuất kho

- Hàng hóa chỉ được xuất kho khi có phiếu hoặc lệnh xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trên phiếu xuất

- Không “tạm xuất” hoặc “xuất treo” Đối với một phiếu xuất hàng, thủ kho phải bảo đảm xuất nhanh, gọn và liên tục

-Hàng xuất kho phải đảm bảo nguyên tắc nhập trước – xuất trước

- Hàng đã làm xong thủ tục xuất, nhưng vì lý do nào đó mà đơn vị nhận hàng chưa chuyển được thì phải để riêng ở khu vực trong kho để tránh nhầm lẫn

b Nội dung nghiệp vụ xuất kho

- Chuẩn bị xuất hàng

+ Chuẩn bị hàng hóa: Là quá trình biến đổi hình thức hàng hóa và hình thành

lô hàng theo yêu cầu đơn hàng Việc biến đổi hàng hóa là cần thiết, vì hàng hóa nhập kho là theo yêu cầu của kho và doanh ngiệp đã được ghi trong hợp đồng mua bán, còn hàng hóa giao từ kgo là theo yêu cầu của khách hàng Quá trình bao gồm: Kiểm đếm

và đóng gói hàng hóa

Kiểm đếm hàng hóa: Là quá trình kiểm tra chất lượng, đếm và tính toán số lượng từng loại hàng Mục tiêu của kiểm đếm là chính xác và nhanh chóng

Đóng gói hàng hóa: Là quá trình hàng hóa được cho vào bao bì để tránh bị

hư hỏng trong quá trình lưu trữ và vận chuyển Mục tiêu của đóng gói hàng hóa là thẩm mỹ, nhanh chóng, bảo quản tốt hàng hóa bên trong

+ Chuẩn bị phương tiện: Trong kho hàng có những công việc có thể thực hiện nhờ vào sử dụng các loại thiết bị như: Bốc dỡ các hàng hóa từ phương tiện vận tải chuyển vào kho sắp xếp và ngược lại, chuyển các hàng hóa này đén vị trí tồn trữ, đảo kho khi cần để tái sắp xếp hay dùng trong kiểm kê, lưu trữ hàng hóa, đóng gói hàng hóa, dán nhãn – tem theo quy định, vệ sinh kho hàng Các loại thiết bị có thể sử dụng trong kho là: Xe nâng dùng điện hay chạy bằng nhiên liệu xăng dầu, nâng tay điều

khiển bằng tay hay tự động, balet làm bằng gỗ nhựa hay bằng kim loại, xe đẩy bằng tay, các dạng khung kệ,…

+ Chuẩn bị chứng từ: Nghiệp vụ phát hàng có những chứng từ liên quan như giây báo xuất hàng, lệnh giao hàng, hóa đơn hay phiếu xuất kho

+ Chuẩn bị nguồn nhân lực: Là chuẩn bị số lượng nhân viên thực hiện các công việc trong khâu phát hàng; phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ cho các thành viên tham gia vào quá trình phát hàng

- Phát hàng: Là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hóa Sau hki đã tập hợp các đơn hàng theo đúng yêu cầu của khách, tác nghiệp tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển.Phát hàng bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hóa cho các đối tượng nhận hàng, đó là những thao tác sau:

+ Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực hiện đơn hàng

+ Chất xếp hàng hóa lên phương tiện vận tải

+ Kiểm tra chứng từ, hóa đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phép vận chuyển

+ Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán buôn hàng hóa từ kho, biến động của dự trữ, mở sổ theo dõi hàng xuất, khio xuất các lô hàng phải ghi chép cẩn thận và thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hóa nhằm bổ sung kịp thời

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÊ HIỀN ĐÀ NẴNG

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần thương mại Lê Hiền

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần thương mại Lê Hiền được thành lập và đi vào hoạt động ngày 16/09/2010 tại văn phòng đại diện số 114 Hà Huy Tập, phường Thanh Khê Đông, quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng

Công ty sở hữu hai kho hàng tại trụ sở chính 733 Trường Chinh, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng và kho thứ hai ở địa chỉ C21 quốc lộ 1A xã Hòa Châu,huyện Hòa Vang, Đà Nẵng

- Tên giao dịch: Công Ty CP TM Lê Hiền

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0401378208 do Sở Kế Hoạch và Đầu

- Giám đốc: Lê Thị Như Nguyệt

Công ty đã đi vào hoạt động được gần 7 năm, là một trong những công ty hàng đầu về phân phối các loại sản phẩm sắt thép tại Đà Nẵng và các tỉnh ở khu vực miền trung Sau nhiều năm nỗ lực công ty đã tạo dựng được hình ảnh uy tín, chất lượng và

sự tin tưởng của khách hàng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

2.1.2.1.Chức năng

- Kinh doanh thương mại các mặt hàng sắt thép do công ty mua vào phục vụ cho việc xây dựng, quản lý hay tổ chức thương mại các mặt hàng theo đúng yêu cầu trong giấy phép kinh doanh đã quy định

- Bên cạnh việc đáp ứng nhu cầu khách hàng ở Đà Nẵng và khu vực miền trung còn tạo việc làm cho người lao động,tích lũy vốn để tăng nguồn vốn kinh doanh và nâng cao đời sống xã hội cho các bộ công nhân viên của công ty và đóng góp vào các quỹ phúc lợi

- Được chủ động giao dịch và ký kết các hợp đồng kinh tế

- Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của khách hàng

- Đảm bảo việc làm, đời sống thu nhập và thực hiện nghĩa vụ đối với công nhân viên theo quy định của pháp luật

- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế

- Thực hiên các cam kết mua bán hợp đồng kinh doanh đúng theo quy định của pháp luật

- Phân bổ và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

- Tuân thủ pháp luật về chế độ hoạch toán kế toán teo dúng quy định của nhà nước

- Nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh phải do công ty quản lý Khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đó, đảm bảo đầu tư, mở rộng kinh doanh

- Công ty xây dựng và mở rộng hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường

2.1.2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Để tổ chức, điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, mô hình quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu nên việc điều hành, quản lý giữa các bộ phận không gặp những trở ngại chồng chéo lên nhau và phối hợp đồng bộ giữa ác phòng ban nên đã giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định mang hiệu quả cao

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thương mại Lê Hiền

2.1.3 Đặc điểm môi trường kinh doanh

2.1.3.1.Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh

Công ty đã và đang hoạt động về lĩnh vực kinh doanh thương mại, mua đi bán lại Hiện nay, công ty đã kinh doanh được nhiều loại sản phẩm khác nhau đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường, trong đó sản phẩm chính với nhiều kích cỡ như: thép cuộn, thép thanh, thép cây, thép buộc và đinh Ngoài ra, nếu khách hàng có nhu cầu mua thêm nhiều loại khác thì công ty sẽ đáp ứng nhanh và kịp thời theo yêu cầu của khách hàng như: thép hình U, I, V, , tôn lợp, xà gồ, xi măng và vật liệu xây dựng