CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI_2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN ------ KHƯƠNG THỊ HUYỀN CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

- -

KHƯƠNG THỊ HUYỀN

CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH :THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHÓA :54 (2009 – 2013)

HỆ :CHÍNH QUY

HÀ NỘI – 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

- -

KHƯƠNG THỊ HUYỀN

CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: THS ĐỒNG ĐỨC HÙNG

HÀ NỘI - 2013

LỜI CẢM ƠN

Với tinh thần làm việc nghiêm túc, sự cố gắng nỗ lực cao tôi đã hoàn thành khóa luận này Tuy nhiên, do một số yếu tố khách quan và trình độ có hạn của bản thân nên trong quá trình nghiên cứu chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến các thầy

cô, cán bộ thư viện và bạn bè để khóa luận được hoàn chỉnh hơn

Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa Thông tin

- Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

Hà Nội; Ban Giám đốc và các cán bộ làm việc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội đã tạo điều kiện cho tôi thực hiện đề tài của mình Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ThS Đồng Đức Hùng – người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và chỉ bảo ân cần để tôi hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2013

Sinh viên

Khương Thị Huyền

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CSDL Cơ sở dữ liệu ĐHKTHN Đại học Kiến trúc Hà Nội NDT Người dùng tin

NLTT Nguồn lực thông tin

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

2 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

3 Mục đích nghiên cứu

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5 Phương pháp nghiên cứu

6 Bố cục của khóa luận

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

1.1 Giớ i thiệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm

1.1.4 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

1.2 Cơ sở lý luận về nguồn lực thông tin

1.2.1 Khái niệm nguồn lực thông tin

1.2.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin

1.2.3 Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin

1.2.4 Vai trò của nguồn lực thông tin

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

2.1 Cơ cấu nguồn lực thông tin tại Trung tâm

2.1.1 Nguồn lực thông tin truyền thống

2.1.2 Nguồn lực thông tin hiện đại

2.2 Tình hình phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm

2.2.1 Diện bổ sung

2.2.2 Nguồn bổ sung

2.2.3 Kinh phí bổ sung

2.2.4 Quan hệ hợp tác trong bổ sung

2.2.5 Tin học hóa trong công tác bổ sung

2.2.6 Công tác thanh lý

2.3 Đánh giá hoạt động phát triển nguồn lực thông tin của Trung tâm

2.3.1 Đánh giá mức độ thỏa mãn của NDT về nguồn lực thông tin

2.3.2 Đánh giá chất lượng các sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

3.1 Nhận xét

3.1.1 Ưu điểm

3.1.2 Nhược điểm

3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin tại Trung tâm

3.2.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin

3.2.2 Đa dạng hóa các nguồn bổ sung và loại hình tài liệu

3.2.3 Chú trọng bổ sung “đúng” và “trúng” nhu cầu tin của NDT

3.2.4 Đẩy mạnh tin học hóa trong công tác phát triển NLTT

3.2.5 Tăng cường phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT

3.2.6 Tăng cường kinh phí bổ sung

3.2.7 Tăng cường nguồn đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị

3.2.8 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ và đào tạo NDT

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ XXI – thế kỷ hình thành xã hội thông tin toàn cầu và nền kinh

tế tri thức, trong đó thông tin tri thức đang trở thành sức mạnh của nhân loại,

là nguồn lực đặc biệt của riêng mỗi tổ chức và toàn xã hội Với tốc độ gia tăng mạnh mẽ của thông tin tri thức thì việc nghiên cứu, tổ chức để để đưa thông tin trở thành nguồn lực, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng tăng của người dùng tin (NDT) đang là vấn đề cấp thiết đặt ra cho các cơ quan thông tin thư viện

Trong hoạt động thông tin thư viện, công tác phát triển nguồn lực thông tin là một nhiệm vụ quan trọng, giúp thư viện tồn tại và phát triển Hiện nay, chất lượng của các nguồn lực thông tin đang là vấn đề được NDT đặc biệt quan tâm

Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (ĐHKTHN) là một trường đầu ngành trong lĩnh vực đào tạo các Kiến trúc sư, Kỹ sư chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch, kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thị, quản lý đô thị Hiện nay, nhà trường đang tiến hành triển khai mở rộng quy mô đào tạo gắn với chất lượng, đáp ứng thị trường và nhu cầu phát triển nguồn lực của

xã hội Đồng thời, với mục đích phát triển theo xu thế hội nhập, đẩy mạnh áp dụng đào tạo theo hệ thống học chế tín chỉ

Để đáp ứng những nhiệm vụ mới đề ra, công tác phát triển nguồn lực thông tin (NLTT) của Trung tâm Thông tin Thư viện (TTTTTV) Trường ĐHKTHN cần phải được chú trọng và có những chính sách phát triển phù hợp Vậy làm thế nào để phát triển nguồn lực thông tin hiện có của Trung tâm và khai thác, sử dụng NLTT bên ngoài đáp ứng nhu cầu của NDT một cách có hiệu quả?

Nhận thấy tầm quan trọng đó, tác giả lựa chọn vấn đề “Công tác phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội” làm đề tài khóa luận của mình

2 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Các vấn đề về NLTT tại các cơ quan thông tin thư viện đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau

Về các vấn đề mang tính tổng quát về NLTT, trước hết phải kể đến cuốn sách “Thông tin - từ lý thuyết đến thực tiễn” (2005) của PGS TS Nguyễn Hữu Hùng Trong công trình nghiêm cứu, tác giả đã phác họa bức tranh thông tin trong nền kinh tế mới, với các khái niệm và luận chứng khẳng định vai trò đặc biệt quan trong của NLTT, nghiên cứ các vấn đề chiến lược, phương thức, quản lý, khai thác…để đưa thông tin trở thành nguồn lực của

sự phát triển

Nghiên cứu chính sách phát triển NLTT có bài viết sau: “Phác thảo sơ

bộ chính sách về NLTT” của TS Lê Văn Viết Nội dung chính của bài viết này là đưa ra một số giải pháp xây dựng chính sách tạo nguồn thông tin

Về ciệc chia sẻ NLTT, có bài: “Một số vấn đề thiết lập hình thức mượn chia sẻ tài liệu thông tin giữa các thư viện Việt Nam”

Ngoài ra còn rất nhiều các bài viết, công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án… có nội dung liên quan đến NLTT của các tác giả nghiên cứu về các lĩnh vực khoa học nói chung và lĩnh vực khoa học thư viện nói riêng

Viết về NLTT tại ĐHKTHN đã có 01 luận văn thạc sĩ của tác giả Hoàng Sơn: “Phát triển và quản lý NLTT số tại TTTTTV trường ĐHKTHN”, và khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Kim Liên: “Tìm hiểu công tác phát triển vốn tài liệu tại TTTTTV trường ĐHKTHN” Tuy nhiên, các bài viết nêu trên chưa đi sâu khai thác các khía cạnh phát triển NLTT một cách toàn diện

3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài được triển khai nghiên cứu với mục đích: Phân tích và đánh giá thực trạng NLTT của TTTTTV - Trường ĐHKTHN Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp phát triển NLTT của TTTTTV nhằm nâng cao chất lượng nguồn tin và hiệu quả phục vụ thông tin cho cán bộ, sinh viện trong toàn trường ĐHKTHN

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về NLTT

5 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phân tích và tổng hợp tài liệu

- Quan sát

- Phỏng vấn

6 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, nội dung chính của khóa luận chia làm 03 chương:

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

Chương 2: Thực trạng phát triển nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

Chương 3: Nhận xét và một số giải pháp phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ

NGUỒN LỰC THÔNG TIN

1.1 Giới thiệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến Trúc Hà Nội 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trường Đại học Kiến trúc được thành lập theo Quyết định số 181/CP ngày 17 tháng 9 năm 1969 của Hội đồng Chính phủ Trường thuộc Bộ Xây dựng, chịu sự quản lý Nhà nước về chuyên môn của Bộ Giáo dục và Đào tạo

và sự quản lý hành chính theo lãnh thổ của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Trường hiện có 26 đơn vị trực thuộc, trong đó có 11 đơn vị thuộc khối đào tạo, 7 đơn vị thuộc khối quản lý, 5 đơn vị thuộc khối khoa học công nghệ và thông tin, 03 đơn vị thuộc khối sản xuất dịch vụ và chuyển giao công nghệ xây dựng

Nhà trường có trên 900 cán bộ viên chức, người lao động hợp đồng, trong đó có 418 cán bộ giảng dạy, 2 Giáo sư, 22 Phó Giáo sư, 17 Nhà giáo

ưu tú, 77 Tiến sỹ, 284 Thạc sỹ Tổng số sinh viên thường xuyên là 11.000, gồm cả hệ chính quy và hệ vừa làm vừa học Số sinh viên cao học gần 700,

số nghiên cứu sinh là 65

Trong hơn 40 năm qua, Trường đã đào tạo được gần 30.000 kiến trúc

sư, kỹ sư , gần 100 tiến sỹ thuộc các chuyên ngành đào tạo của Trường Ngoài ra Trường đã tổ chức nhiều khóa bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho hàng ngàn cán bộ quản lý, cán bộ khoa học của các địa phương, các cơ quan, tổ chức thuộc nhiều địa bàn trong cả nước Trường cũng đã đào tạo được 80 Kiến trúc sư, Kỹ sư cho các nước bạn Lào và Cămpuchia

TTTTTV - ĐHKTHN ra đời cùng với sự hình thành và phát triển của Nhà trường Có thể khái quát quá trình phat triển của Trung tâm thành 04 giai đoạn sau:

* Giai đoạn 1961 - 1969

Từ năm 1961 khi chưa thành lập Trường Đại hoc Kiến trúc Hà Nội mà chỉ là lớp Kiến trúc sư thuộc Bộ Kiến trúc thì Thư viện chỉ là một tủ sách chuyên ngành kiến trúc để phục vụ lớp Kiến trúc sư đầu tiên

Đến năm 1969 theo Quyết định 181/CP - Trường Đại học Kiến trúc

Hà Nội được thành lập, thư viện lúc này cũng chỉ là một bộ phận thuộc phòng đào tạo, Thư viện hoạt động với cơ sở vật chất nghèo nàn, vốn tài liệu

ít ỏi, đội ngũ cán bộ chỉ gồm 03 người Nhiệm vụ của cán bộ thư viện lúc này mới chỉ là tổ chức, phục vụ kho sách

Từ năm 1977 - 1980 Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội tách làm hai cơ

sở đào tạo tại Xuân Hòa - Mê Linh - Vĩnh Phúc và tại Huyện Từ Liêm (xã Chèm) Hoạt động trong thời gian này cũng không có gì mới, từ cán bộ thư viện đến cơ sở vật chất, vốn tài liệu đều bị phân tán, song cũng bắt đầu thể hiện vai trò trong việc phục vụ giảng viên và sinh viên trong Trường

* Giai đoạn 1981 – 2000

Năm 1981 Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội đã chuyển hai cơ sở đào tạo trên về Km 10 đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội thành một nơi đào tạo duy nhất, ban giám hiệu nhà trường cũng đã kiện toàn bộ máy cơ cấu

tổ chức thành một cơ cấu thống nhất Thư viện hoạt động dưới sự quản lý

của phòng đào tạo Trong giai đoạn này thư viện đã có những bước phát triển đáng kể góp phần vào sự phát triển chung của nhà trường Vốn tài liệu được

bổ sung, cơ sở vật chất được nâng cấp, số lượng cán bộ tăng lên (6 cán bộ năm 1981 tăng lên 9 cán bộ năm 2000)

* Giai đoạn 2001 đến nay

Với tính chất coi thư viện như giảng đường thứ hai của sinh viên và giảng viên, và với nhu cầu thông tin của NDT ngày càng cao về mọi lĩnh vực đào tạo của trường thì việc Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội vẫn chịu sự quản lý của Phòng đào tạo là một cơ chế hoạt động không phù hợp đối với thời điểm lúc này

Các trường đại học hiện nay đòi hỏi phải có một cơ chế quản lý hợp lý cho Thư viện Chính yêu cầu đó là lý do dẫn đến sự ra đời của TTTTTV- ĐHKTHN

Ngày 08 tháng 01 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Xây dựng đã ra Quyết định

số 43/QĐ/ BXD sáp nhập Thư viện thuộc phòng quản lý đào tạo và Trung tâm tư liệu thuộc Viện Nghiên cứu Kiến trúc nhiệt đới thành TTTTTV thuộc Trường ĐHKTHN Đội ngũ cán bộ từ 9 người đến năm 2001 đã lên tới 20 cán bộ

TTTTTV- ĐHKTHN đã ra đời và phát triển theo xu thế mới của thư viện các trường đại học hiện nay Trung tâm đã bắt đầu đổi mới từ cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động, đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tạo lập, xử lý, lưu trữ, khái thác và phổ biến thông tin cho NDT

Mặc dù mới được thành lập, song Trung tâm đã bắt đầu phát triển từ nền tảng có sẵn cùng với sự quan tâm đầu tư của nhà trường và Bộ Xây dựng Hiện nay, TTTTTV- ĐHKTHN đã trở thành địa chỉ quen thuộc với sinh viên và giảng viên trong trường

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

TTTTTV- ĐHKTHN có chức năng cung cấp các thông tin, tư liệu, sách báo, tạp chí, băng hình, phim, ảnh, đĩa CD và các tài liệu khác phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường

- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm, bổ sung, cập nhật hóa giáo trình, sách báo và các loại tài liệu tham khảo khác Tiếp nhận các ấn phẩm thông tin do cá nhân trong và ngoài nước trao tặng

- Tham gia biên soạn, phát hành, lập cơ sở dữ liệu các giáo trình, tài liệu theo yêu cầu của Trường bằng hình thức hợp động giao nhận

- Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến và phương án xây dựng, củng cố và phát triển nguồn tin

- Củng cố, phát triển quan hệ hợp tác với các trường, các cơ sở nghiên cứu trong và ngoài nước về thông tin tư liệu phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu

- Biên tập, in ấn bản tin, ấn phẩm có nội dung tuyên truyền chuyên ngành Xây dựng, Kiến trúc theo yêu cầu của Bộ và Trường

- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm, tham gia xây dựng, phát triển và quản lý hệ thống mạng thư viện, từng bước hiện đại hóa Thư viện

- Xây dựng nội quy về quản lý và sử dụng các tài sản của thư viện Kiểm tra giám sát việc thực hiện nội quy của Trung tâm

Những chức năng và nhiệm vụ trên đã phần nào phác họa đầy đủ và chi tiết về các hoạt động của Trung tâm, đồng thời thể hiện vai trò vô cùng to lớn của Trung tâm trong việc thực hiện nhiệm vụ cung cấp tri thức cho bạn đọc trong và ngoài Trường

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm

Tìm hiểu đặc điểm NDT và nhu cầu tin của họ là một công việc rất quan trọng góp phần định hướng cho toàn bộ hoạt động của mỗi cơ quan Thông tin -Thư viện

Hiện nay, TTTTV Trường ĐHKTHN phục vụ chủ yếu các đối tượng sau: Cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, sinh viên của tất

cả các khóa trong hệ đào tạo

Tại Trường ĐHKTHN có NDT có thể chia thành 04 nhóm chính sau:

- Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm NDT này chiếm tỷ lệ không lớn nhưng đóng vai trò rất quan trọng đối với sự nghiệp phát triển của nhà trường nói chung và các bộ phận chuyên môn nói riêng Hay nói cách khác, họ vừa là NDT vừa là chủ thể thông tin tại trường ĐHKTHN Những cán bộ quản lý vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển của nhà trường

Các cán bộ quản lý trong trường gồm: Hiệu trưởng, hiệu phó, các trưởng phó phòng ban trong trường Các đối tượng này có nhu cầu chủ yếu

về các tài liệu liên quan đến tình hình chính trị, các văn bản chính sách của Đảng và Nhà nước, các báo cáo, tạp chí chuyên ngành…Tất cả những yêu cầu trên đều nhằm mục đích phục vụ cho nhiệm vụ quản lý

Với đặc thù công việc là cường độ lao động cao, nên thông tin cung cấp cho nhóm NDT này phải cô đọng, ngắn gọn và súc tích Tiêu biểu như các tài liệu dạng tổng quan, tổng luận, chuyên đề, bản tin, báo cáo….Phương pháp phục vụ cho nhóm này chủ yếu là phục vụ từ xa Tức là NLTT sẽ được cung cấp đến từng người theo những yêu cầu cụ thể

Phần lớn cán bộ lãnh đạo, quản lý ở Trường ĐHKTHN vẫn tham gia vào hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học Do vậy, ngoài những thông tin về đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước và các thông tin chung về pháp luật cũng như về ngành giáo dục, họ còn có nhu cầu

về các nguồn tin mang tính chất chuyên ngành để phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học

- Nhóm 2: Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu

Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu là những người có trình độ chuyên môn cao, được giao lưu tiếp xúc rộng nên nhu cầu thông tin của họ rất phong phú

và đa dạng Nhóm bạn đọc này có nhu cầu rất cao về các tài liệu chuyên ngành mà họ giảng dạy, hoặc diện tài liệu nghiên cứu các cấp Nhu cầu về nội dung thông tin trong tài liệu mang tính chất chuyên sâu Tuy nhiên, họ cũng có nhu cầu về các tài liệu như sách giáo trình, giáo khoa để hỗ trợ trong quá trình giảng dạy của họ Do đặc trưng của công việc giảng dạy mà nhiều NDT nhóm này đã không có nhiều thời gian tự tìm tài liệu Vì vậy, Trung tâm cũng có nhiều hình thức phục vụ mang tính chất ưu đãi hơn với họ Đặc biệt là hình thức mượn tài liệu về nhà, sao chụp tài liệu

- Nhóm 3: Nghiên cứu sinh và học viên cao học

Nhóm bạn đọc này chiếm tỷ lệ cũng khá cao trong Trường, vì vậy họ luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của nhà trường Nhu cầu chủ yếu của

họ là các xuất bản phẩm định kỳ, các cơ sở dữ liệu, ngân hàng dữ liệu, tài liệu ngoại văn…

Nhu cầu tìm kiếm thông tin vừa mang tính chất chuyên sâu vừa mang tính chất tham khảo là đặc trưng tiêu biểu của nhóm này Bởi mục đích của

họ là tìm kiếm những nguồn tài liệu mới nhất, cập nhật nhất và giá trị thông tin cao

- Nhóm 4: Sinh viên

Do yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập, nghiên cứu, nhóm NDT này chiếm tỷ lệ lớn nhất với nhu cầu thông tin khá phong phú và phức tạp Hiện

tại Trường ĐHKTHN đã chuyển đổi sang hình thức đào tạo theo “tín chỉ”

Vì vậy, phương pháp tự học, tự nghiên cứu đã và đang có những chuyển biến

về phương pháp cũng như kỹ năng học của sinh viên Chính điều này đã tạo điều kiện cho nhiều sinh viên tiếp cận với thư viện nhiều hơn, tự tìm tòi và khai thác và tích lũy cho mình nhiều kiến thức hơn

Nhu cầu tin của nhóm này bao gồm các tài liệu mang tính chất giáo khoa, giáo trình và các tài liệu mang tính chất tham khảo về mọi lĩnh vực phục vụ cho nhu cầu học tập

Tùy thuộc vào các khóa học khác nhau mà nhu cầu phục vụ khác nhau Sinh viên năm thứ nhất, thứ hai thì nhu cầu chủ yếu là các sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo Sinh viên năm thứ ba, thứ tư thì nhu cầu

về các tài liệu chuyên ngành rất cao

Như vậy, nhu cầu tin của NDT tại Trung tâm là rất lớn, đa dạng và chuyên sâu, tập trung chủ yếu vào những nội dung về khoa học cơ bản, các nội dung về các ngành học mà nhà trường đào tạo Ngoài ra họ còn quan tâm đến những nguồn thông tin kiến thức xã hội, văn hóa… Vì vậy, đòi hỏi cán

bộ Trung tâm cần phải nắm vững nhu cầu tin của từng nhóm NDT cụ thể để

vụ đã được lãnh đạo trường quy định

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm:

- Ban giám đốc: 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc

- 04 Bộ phận tương ứng với các chức năng và nhiệm vụ sau:

+ Bộ phận chuyên môn nghiệp vụ (04 cán bộ): Có nhiệm vụ sưu tầm,

bổ sung, phân loại, biên dịch, biên mục các tài liệu chuyên ngành: Xây dựng,

Kiến trúc, Quy hoạch, Kỹ thuật hạ tầng và Môi trường đô thị…trong và

ngoài nước

+ Bộ phận phục vụ bạn đọc (07 cán bộ): Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý sắp xếp, tuyên truyền, phổ biến, phục vụ đọc, mượn tài liệu cho cán bộ và

sinh viên trong trường

+ Bộ phận Thông tin - Tư liệu (03 cán bộ): Có nhiệm xây dựng, phát triển nguồn khai thác thông tin, phổ biến thông tin và quản trị Website

+ Bộ phận quản trị mạng và thiết bị, số hóa tài liệu (04 cán bộ): Có nhiệm

vụ quản trị mạng, xây dựng, tư vấn đề án phát triển mạng và an ninh của

trường và Trung tâm, theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng các thiết bị của

Trung tâm được trang bị, lập kế hoạch, bảo dưỡng, tu sửa các thiết bị hư

hỏng Trung tâm quản lý

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin thư viện

BAN GIÁM ĐỐC

Bộ phận Chuyên môn

nghiệp vụ

Bộ phận Phục vụ bạn đọc

Bộ phận Thông tin tư liệu

Bộ phận Quản trị mạng và thiết

bị Phòn

và thư viện điện

tử

Phòng Đọc giáo viên

& cán

bộ nghiê

n cứu

Phòn

g Đọc sinh viên

Phòn

g Mượ

n giáo trình

Phòng Khai thác mạng

Phòn

g Thôn

g tin

và tư liệu

Phòn

g Quản trị mạng

Phòng Đọc giáo trình, tài liệu tham khảo

Phòng Đọc tạp chí

Bảng 1 : Số lượng và trình độ đội ngũ cán bộ tại Trung tâm

Trình độ/chuyên ngành đào tạo Số

lƣợng

Thạc sĩ Thông tin – Thư viện 02

Cử nhân Thông tin – Thư viện 09

Cử nhân Công nghệ thông tin 01

Cử nhân Ngôn ngữ và khoa học xã hội 03

Kiến trúc sư quy hoạch 01

Cán bộ thư viện ở đây đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc, có tâm huyết cao với nghề nghiệp Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thường xuyên được bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, với lòng nhiệt tình hăng say với công việc đã tạo mối quan hệ gần gũi giữa bạn đọc và Trung tâm Điều đó đã tạo nên một môi trường làm việc rất hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc

1.1.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm

- Cơ sở vật chất

Trung Tâm tọa lạc tại Km 10 Nguyễn Trãi - Văn Quán, Hà Đông, Hà Nội Trung tâm nằm trong khu nhà 9 tầng của trường ĐHKTHN và được đặt

ở 03 tầng (4, 5, 6) với tổng diện tích xây dựng: 1.567m2 ; diện tích sử dụng 1.205m2 Tất cả các phòng ban của Trung tâm đều được phân bố khá hợp lý, thuận lợi cho bạn đọc khi sử dụng thư viện

- Trang thiết bị

Các trang thiết bị như giá sách, bàn ghế, ánh sáng, điều hòa, quạt điện…đều được trang bị khá đầy đủ, bố trí đúng vị trí Hệ thống máy tính của Trung tâm được lắp đặt ở tất cả các phòng ban Cụ thể các trang thiết bị như:

- 06 máy chủ

- 03 máy trạm và 10 máy văn phòng

- 20 máy phục vụ tra cứu tài liệu và truy cập Internet

Ngoài ra, Trung tâm còn có các thiết bị khác như: máy photocopy, máy scan, máy in lazer…tạo điều kiện cho việc quản lý cũng như đáp ứng mọi nhu cầu của NDT

Các trang thiết bị và cơ sở hạ tầng hiện đại đã góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ của Trung tâm, đồng thời đảm bảo mọi điều kiện tốt nhất cho việc quản lý tài sản chung của Trung tâm

1.2 Cơ sở lý luận về nguồn lực thông tin

1.2.1 Khái niệm nguồn lực thông tin

NLTT là yếu tố vô cùng quan trọng, cấu thành nên mọi hoạt động của mỗi cơ quan thông tin thư viện Hiện nay, khái niệm nguồn lực thông tin được khai thác ở rất nhiều các khía cạnh khác nhau

NLTT được dịch từ thuật ngữ Tiếng Anh “Information Resource” Theo từ điển Tiếng Việt “nguồn là nơi bắt đầu, nơi phát sinh hoặc là nơi có thể cung cấp, theo đó nhiều người cho rằng NLTT bao hàm cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau”

Theo UNESCO: “NLTT bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên các phương tiện theo quy

ước và không theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tố chức và ngành công nghiệp thông tin”

Nhiều nhà quản lý, cán bộ thư viện thì cho rằng NLTT để chỉ các dạng tài liệu khác nhau như sách, báo, tạp chí, cơ sở dữ liệu, tài liệu hội nghị, hội thảo, tài liệu về sở hữu trí tuệ, luận văn, luận án…

Có cũng có người cho rằng: NLTT trong Thư viện bao gồm tư liệu in truyền thống và tài liệu điện tử được chia sẻ trên mạng Internet Việc xây dựng chiến lược bổ sung tư liệu thư viện đóng vai trò then chốt trong quá trình hoạt động của Thư viện

Theo một vài quan điểm khác thì cho rằng NLTT bao gồm nguồn nhân lực, nguồn kinh phí, cơ sở vật chất Tuy nhiên, trong phạm vi của mình tác giả chỉ tập trung khai thác NLTT ở khía cạnh là nguồn tài liệu như sách, báo, tạp chí, cơ sở dữ liệu, luận văn, luận án… dưới mọi hình thức khác nhau được kiểm soát

1.2.2 Các đặc trƣng của nguồn lực thông tin

Để các nguồn tài liệu trở thành NLTT phục vụ nhu cầu ngày càng cao của NDT thì việc nắm bắt đầy đủ các đặc trưng của NLTT là một điều rất quan trọng đối với những nhà cung cấp thông tin cũng như các nhà quản lý nói chung Nguồn lực thông tin gồm các đặc trưng chủ yếu sau:

- Tính vật lý:

NLTT được lưu trên các vật mang tin truyền thống (giấy, phim, ảnh…), hoặc điện tử (CD- ROM, CSDL, đĩa quang…) mà ở đó các phần thông tin được ghi lại, định vị lại thông qua các dấu hiệu nội dung và hình thức Khi tồn tại dưới các dạng thức của vật mang tin truyền thống thì NLTT phải được lưu trữ và bảo quản ở một nơi và ta có thể nhìn thấy được, va chạm được, tức là NLTT ấy phải có tính hữu hình Ví dụ như ở các Thư viện,

cơ quan lưu trữ, các Viện Bảo tàng…ta có thể thấy sự tồn tại của các NLTT trên các giá sách, kệ sách, khung trưng bày… Khi tồn tại dưới dạng thức của

vật mang tin hiện đại thì NLTT phải được mã hóa cho máy đọc và được lưu trữ trong máy tính điện tử hoặc trong các vật mang tin đa phương tiện

- Tính cấu trúc

Muốn kiểm soát, bảo quản, khai thác được các NLTT một cách dễ dàng và thuận lợi thì NLTT ấy phải có cấu trúc Tức là các nguồn thông tin phải được ghi lại theo những thể thức và tiêu chuẩn nhất quán về cả nội dung

và hình thức Ví dụ, trong các Thư viện thì tính cấu trúc được thể hiện thông qua việc sắp xếp các NLTT theo cấp bậc, thứ tự hay theo một nguyên tắc nào

đó mà NDT có thể tra tìm chúng một cách thuận tiện nhất

- Tính truy cập

Tính truy cập là một trong những đặc tính rất quan trọng đối với NDT Bởi vì, khi có nguồn tin mà không được truy cập, không phục vụ cho bạn đọc thì đó có thể coi là nguồn tin chết Trong quá trình quản lý và kiểm soát NLTT thì phải tạo ra các điểm truy cập dựa vào đặc điểm của từng vật mang tin khác nhau Có thể lập các điểm truy cập thông qua các hệ thống từ khóa, chủ đề, tên tác giả, loại hình tài liệu… Ví dụ, ở Thư viện có thể lập điểm truy cập cho tài liệu dạng truyền thống thông qua hệ thống mục lục, mục lục truy cập trực tuyến OPAC…

- Tính có thể chia sẻ đƣợc

Thông tin muốn được phổ biến rộng rãi thì phải có các hình thức chia

sẻ để đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của ngày càng cao của NDT Ví dụ, để triển khai hiệu quả, các Thư viện cần tập trung vào việc phối hợp các hình thức trao đổi thông tin: dịch vụ mượn liên thư viện, mục lục liên hợp trực tuyến, vấn đề hợp tác trong công tác bổ sung tài liệu, chia sẻ nguồn thông tin

số

- Tính giá trị

Thông tin không có người sử dụng là thông tin chết, không có giá trị Giá trị thông tin càng cáo thì càng nhiều người sử dụng Thông tin cần phải

được nhiều người sử dụng và trong quá trình sử dụng họ lại tạo ra những thông tin mới, và những thông tin này lại mang giá trị thực tiễn của con người

Như vậy, nếu nắm được rõ các đặc trưng trên của NLTT thì ta có thể

dễ dàng kiểm soát và sử dụng chúng một cách có hiệu quả

Tóm lại, NLTT là một phần của sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động có khoa học, kiến thức, sáng tạo của con người, phản ánh những kiến thức được kiểm soát và ghi lại dưới một dạng vật chất nào đó Những thông

đó phải được cấu trúc, tổ chức lại giúp con người có thể tìm được chúng theo nhiều cách khác nhau Vì thế, NLTT được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin được kiểm soát sao cho NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khái thác,

sử dụng được và phục vụ cho các mục đích hoạt động

1.2.3 Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin

Công tác bổ sung là một hình thức góp phần làm đa dạng và phong phú các NLTT đáp ứng đầy đủ, kịp thời mọi nhu cầu của NDT Tuy nhiên,

để bổ sung những tài liệu có số lượng và chất lượng phù hợp thì cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định Công tác bổ sung tại các cơ quan thông tin - thư viện được tiến hành thường xuyên, đầy đủ theo các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc tính Đảng: Trước khi có kế hoạch bổ sung thì cơ quan

thông tin - thư viện luôn xác định tầm quan trọng của tính Đảng Tức là, việc bổ sung sách luôn được diễn ra công khai, nhất quán với chủ trương đường lối của Đảng và chính sách của Nhà nước

- Nguyên tắc định hướng: Để có thể bổ sung đúng, đủ, và chính xác

các tài liệu thì cơ quan thông tin – thư viện cần tìm hiểu nhu cầu của NDT,

từ đó căn cứ để kế hoạch, định hướng cụ thể đảm bảo việc bổ sung diễn ra thuận lợi

- Nguyên tắc khoa học và kế hoạch: Các kế hoạch được đưa ra dựa

trên đặc điểm, tính chất, nhu cầu của từng đối tượng khác nhau theo từng

giai đoạn cụ thể Vì vậy, khi tiến hành bổ sung thì việc thực hiện luôn mang tính khoa học cao

- Nguyên tắc đầy đủ, kịp thời, chính xác: Hầu hết các cơ quan thông

tin – thư viện tiến hành bổ sung thường xuyên theo các giai đoạn cụ thể nhưng khi có yêu cầu đột xuất thì họ vẫn bổ sung và phục vụ NDT một cách

nhanh chóng và chính xác

1.2.4 Vai trò của nguồn lực thông tin

- Vai trò của nguồn lực thông tin nói chung

Thông tin chính là tri thức, là tin tức Thông tin đã trở thành nguồn lực phát triển của xã hội loài người cũng như bao nhiêu nguồn lực tự nhiên và xã hội khác Khác với các nguồn lực tự nhiên như khoáng sản, đất đai… Nếu càng bị khai thác thì càng cạn kiệt, thông tin càng khai thác sẽ càng được mở rộng và phát triển đến một bậc cao hơn dựa trên sự kế thừa có tính khoa học Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống xã hội

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đội ngũ những người làm công tác khoa học và sản phẩm của họ là các tài liệu khoa học kỹ thuật cũng đang tăng lên một cách mạnh mẽ, ảnh hưởng không nhỏ tới thành phần vốn tài liệu của mỗi thư viện Điều này đã dẫn tới một hiện tượng mà các nhà khoa học gọi là hiện tượng “bùng nổ thông tin” Tức là khối lượng tri thức khoa học tăng lên một cách nhanh chóng cả về số lượng

và chất lượng, dẫn đến hiện tượng khó kiểm soát Bên cạnh những loại hình tài liệu đã xuất bản theo phương thức truyền thống như sách, báo, tạp chí là những dạng tài liệu điện tử như đĩa từ, đĩa quang, CSDL trực tuyến

Các ấn phẩm thông tin hiện đại với ưu điểm nổi bật là dễ kiểm soát thông tin và khả năng tìm kiếm thông tin nhanh Các lợi ích mà nó mang lại

là trên phạm vi toàn cầu thông qua mạng Internet đã và đang lấn át các vật mang tin truyền thống

Đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện, NLTT là yếu tố vô cùng quan trọng, cấu thành nên mọi hoạt động của thư viện và là cơ sở để từ đó phát

triển các sản phẩm và dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của NDT dưới mọi hình thức

Do vậy, công tác phát triển NLTT ở các cơ quan thông tin thư viện cần phải có chính sách phát triển hợp lý, hài hòa giữa các loại hình tài liệu thì mới đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của NDT

- Vai trò của nguồn lực thông tin đối với Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

TTTTTV trường ĐHKTHN phục vụ các tài liệu có tính tổng hợp, đa ngành và chuyên sâu với các ngành như Kiến trúc, Kỹ thuật, Mỹ thuật, Lịch

sử, Văn hóa…

Để thực hiện các nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học, thực hành sản xuất, chuyển giao công nghệ và các nhiệm vụ quan trọng khác, Trường ĐHKTHN cần có một NLTT chuyên ngành Kiến trúc - Xây dựng vô cùng to lớn và phong phú để phục vụ cho các hoạt động cụ thể sau:

- Phục vụ cho các Khoa, Hội đồng khoa học trong trường cải tiến mục tiêu và chương trình đào tạo, soạn thảo chương trình đào tạo các chuyên ngành mới, đặc biệt là triển khai các yêu cầu của đào tạo theo học chế tín chỉ

áp dụng từ nay tới năm 2010

- Phục vụ cho Hội đồng khoa học và Ban Giám hiệu trong việc vạch phương hướng và hoạch định các chính sách phát triển đào tạo, hợp tác quốc

luôn không ngừng chú trọng tới công tác phát triển NLTT một cách đúng đắn, phù hợp với nhu cầu của NDT

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

KIẾN TRÚC HÀ NỘI

2.1 Cơ cấu nguồn lực thông tin tại Trung tâm

NLTT của Trung tâm hiện nay được được lưu trữ dưới hai dạng thức

là truyền thống và hiện đại

2.1.1 Nguồn lực thông tin truyền thống

NLTT truyền thống là những tài liệu chủ yếu ở dạng văn bản như: sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, báo cáo… Đây là nguồn tin chiếm số lượng lớn ở hầu hết các cơ quan Thông tin – Thư viện hiện nay Ngày nay, khi các nguồn tin điện tử đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và có phần lấn

át các dạng tài liệu truyền thống Tuy nhiên, nguồn tin truyền thống luôn có một vai trò nhất định đối với mọi đối tượng NDT ở mọi thời đại

Nhận thức được tầm quan trọng của NLTT truyền thống đối với sự phát triển chung của xã hội Vì vậy, TTTTTV Trường ĐHKTHN đã rất chú trọng đầu tư phát triển NLTT này Hiện nay, Trung tâm có một khối lượng lớn vốn tài liệu dạng truyền thống gồm: Sách: 152.397 bản; Tạp chí: 12.900 bản; Luận văn, luận án: 1532 bản và khoảng 50 loại báo khác nhau

Các dạng tài liệu này được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau Trong đó tài liệu tiếng Việt chiếm phần lớn, cụ thể:

- Tài liệu tiếng Việt: 146.580 bản

- Tài liệu tiếng Nga: 3.031 bản

- Tài liệu tiếng Anh: 1.390 bản

Bên cạnh đó còn có các ngôn ngữ khác như: Đức, Hàn Quốc, Trung Quốc Nhật Bản…

2.1.1.1 Tài liệu giáo trình

Giáo trình là loại tài liệu chính phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu của sinh viên trong trường Sách cung cấp cho sinh viên những kiến thức

cơ bản nhất của các ngành khoa học như: Toán, lý, hóa, kinh tế chính trị, triết học Mác- Lê nin… Hiện nay, sách giáo trình chiếm số lượng là 129.201 cuốn/267 đầu sách Hầu hết sách được viết bằng Tiếng Việt

Với số lượng sinh viên đầu vào ngày càng tăng thì Trung tâm thường xuyên bổ sung thêm những lượng giáo trình nhất định để đáp ứng kịp thời nhu cầu của bạn đọc

2.1.1.2 Tài liệu tham khảo

 Sách tham khảo tiếng Việt

Hiện nay, số lượng sách tham khảo tiếng Việt chiếm con số khá lớn tại Trung tâm đó là: 26.100 cuốn/ 985 đầu sách Ngoài tài liệu phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên, thì Trung tâm cũng chú trọng bổ sung các tài liệu mang tính chất giải trí và các sách giúp bạn đọc nâng cao kiến thức chung về xã hội như các tài liệu về văn hóa, chính trị, nghệ thuật…

 Sách tham khảo tiếng nước ngoài

Tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài chiếm một phần không lớn trong kho sách của Trung tâm, trong đó bốn loại ngôn ngữ cơ bản đó là tiếng Anh, Nga, Pháp và Đức

Hiện nay, Trung tâm có số lượng sách tham khảo này là 6.100 bản với 2.705 đầu sách Tại kho sách tham khảo của Trung tâm có rất nhiều tài liệu quý hiếm được các cá nhân, tổ chức tặng biếu Tuy nhiên, số sách này chủ yếu được viết bằng tiếng Nga nên đã hạn chế số lượng bạn đọc sử dụng

Các tài liệu ngoại văn của Trung tâm hiện nay chủ yếu thuộc các chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch, còn các chuyên ngành khác như Quản lý đô thị, Kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thị….chưa được bổ sung nhiều do hạn chế về nguồn kinh phí

 Báo, tạp chí

- Tạp chí

Tạp chí là một loại hình tài liệu được rất nhiều sinh viên của Trường ĐHKTHN quan tâm Với họ tạp chí không chỉ cung cấp kiến thức về chuyên ngành như: tạp chí Kiến trúc, tạp chí Nhà đẹp… mà họ còn tìm thấy ở những cuốn tạp chí sự thư giản rất thú vị qua các loại tạp chí khác nhau như: tạp chí Phụ nữ, Người đẹp, Sinh viên…Tạp chí được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Việt, Anh, Nga, Pháp đáp ứng nhu cầu của bạn đọc Hiện nay, số lượng tạp chí của Trung tâm là 12.900 bản với 112 đầu

- Báo

Báo là xuất bản phẩm định kỳ hàng ngày, hàng tuần phục vụ cho nhu cầu giải trí cũng như nâng cáo kiến thức cho bạn đọc Vì vậy, số lượng báo của Trung tâm luôn được bổ sung thường xuyên với khoảng 50 loại báo khác nhau như: báo Hà Nội mới, Nhân dân, An ninh Thủ đô, Thanh niên, Phụ nữ, Thời báo kinh tế Việt Nam… Do tính chất cập nhật thường xuyên, có tính mới nên lượng bạn đọc báo hàng ngày thường rất cao, đặc biệt là vào các giờ nghỉ trưa

Hình 2: Đồ thị thống kê ấn phẩm định kỳ theo ngôn ngữ

Qua đồ thị trên ta có thể thấy ngôn ngữ của ấn phẩm định kỳ tại Trung tâm rất đa dạng và phong phú Trong đó tạp chí tiếng Anh và tiếng Việt

chiếm số lượng lớn Hiện nay, nhu cầu về các ấn phẩm định kỳ của NDT ngày càng cao vì đặc trưng của các tài liệu này là chứa đựng các thông tin

có giá trị cao, mang tính chất mới nhất và cập nhật nhất Vì vậy, để đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời nguồn tài liệu này đến với bạn đọc thì Trung tâm cần có kế hoạch và chiến lược bổ sung phù hợp hơn

2.1.1.3 Tài liệu không công bố

Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu không xuất bản Tuy tài liệu không xuất bản nhưng loại tài liệu này vẫn được công bố khá rộng rãi dưới các kênh phân phối và đặc biệt ngày càng thu hút sự quan tâm của nhiều nhóm NDT, nhất là nhóm NDT như: các nhà khoa học, nghiên cứu sinh, học viên cao học, chuyên gia thông tin về các lĩnh vực khác nhau Dạng tài liệu này thường được gọi là “tài liệu xám” Nội dung thông tin trong nguồn “tài liệu xám” vô cùng phong phú, đa dạng Việc tiếp cận các nguồn tài liệu này giúp cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu khoa học tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian và kinh phí Vì các nguồn tài liệu này có giá trị thông tin rất cao, NDT có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất

Tài liệu không công bố ở Trung tâm bao gồm:

- Các tài liệu của các hội nghị, hội thảo, chuyên đề khoa học

- Các đề tài nghiên cứu khoa học của nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên trong và ngoài nước

- Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của cán bộ giảng viên và học viên trong Trường

Trong số các tài liệu không công bố tại Trung tâm thì các luận án, luận văn luôn giữ vị trí quan trọng Hiện nay, Trung tâm có 85 luận án Tiến

sĩ, 1447 luận văn Thạc sĩ

2.1.2 Nguồn lực thông tin hiện đại

Hiện nay, ở TTTTTV Trường ĐHKTHN tài liệu được lưu trữ ở rất nhiều hình thức khác nhau Nhờ có những hình thức tuyên truyền, giới thiệu

cũng như hướng dẫn cách tra cứu mà bạn đọc ở Trung tâm đã hình thành những thói quen tra cứu tài liệu điện tử một cách hiệu quả Các tài liệu được lưu trữ ở dạng CD- ROM hay các địa chỉ website trên mạng Internet Tất cả các tài liệu này đều chứa đựng các thông tin liên quan đến chuyên ngành Kiến trúc, Xây dựng, Quy hoạch…

Trong các NLTT điện tử tại Trung tâm thì các CSDL đóng vai trò chủ đạo CSDL là một tập hợp các dữ liệu về đối tượng cần được quản lý và được lưu trữ trên các vật mang tin Hiện nay, các tài liệu điện tử được lưu trong máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý thông tin được dễ dàng và nhanh chóng

CSDL của Trung tâm được thể hiện chủ yếu ở hai dạng thức sau:

- Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng

Nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn cho bạn đọc, Trung tâm đã tiến hành xây dựng một số cơ sở dữ liệu (CSDL) sau:

+ CSDL Sách: Bao quát toàn bộ sách giáo trình và sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau hiện đang có trong kho của Trung tâm với khoảng 3.828 biểu ghi

+ CSDL Luận án, luận văn: Bao quát toàn bộ luận án, luận văn hiện có tại Trung tâm với số lượng là 1.167 biểu ghi

+ CSDL báo, tạp chí: Hiện nay Trung tâm mới chỉ xây dựng được số biểu ghi cho tạp chí nhập trong những năm gần đây

+ CSDL Đồ án môn học: Với hơn 100 đồ án trong CSDL đã phần nào giúp bạn đọc của Trung tâm có cái nhìn tổng thể hơn về các môn học của mình với các dạng bài tập mẫu cần thiết

Những đồ án môn học và tốt nghiệp được nộp về các khoa, sau đó các khoa sẽ nộp về Trung tâm để lưu giữ Tuy nhiên, khi nộp về Trung tâm thì hầu hết chúng đều ở dạng giấy có các bản vẽ chi tiết Vì vậy, Trung tâm phải tiến hành kỹ thuật scan, xử lý thành các file ảnh, xây dựng giao diện website tiếp

theo là các thao tác nghiệp vụ thư viện như phân loại, định từ khóa và cuối cùng là xây dựng thành CSDL để đưa lên phần mềm Libol cho bạn đọc sử dụng

- Cơ sở dữ liệu trực tuyến được mua, liên kết, tài trợ

CSDL được Trung tâm mua, liên kết, tài trợ rất lớn và tiêu biểu nhất

có thể kể đến hai nguồn sau:

+ Nguồn CSDL Ebsco do dự án PERY Việt Nam phối hợp với Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thực hiện

+ Các nguồn tạp chí trực tuyến chuyên ngành Kiến trúc, Xây dựng do quỹ Ford tài trợ bao gồm: Tạp chí xây dựng Châu Âu, Tạp chí thiết kế kỹ thuật xây dựng

Các CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị dữ liệu Đó là một hệ thống phần mềm bao gồm các chương trình giúp cho việc quản lý và khai thác thông tin từ các CSDL một cách dễ dàng Hiện nay, Trung tâm đang áp dụng các tính năng của phần mềm Libol 5.5 để quản lý và phục vụ việc tra cứu của NDT

Hình 3 : Các phân hệ của phần mềm Libol 5.5

- CSDL dạng CD và CD kèm theo sách, tạp chí

Ngoài hai CSDL trên, Trung tâm còn có các CSDL dạng CD và CD kèm theo sách, tạp chí Các CD này chủ yếu được tài trợ bởi các cơ quan và

tổ chức mà Trung tâm có sự liên kết, hợp tác Hiện nay, Trung tâm có khoảng trên 20 CD đang được lưu trữ ở phòng phục vụ giảng viên và cán bộ nghiên cứu

2.2 Tình hình phát triển nguồn lực thông tin tại Trung tâm

2.2.1 Diện bổ sung

Công tác bổ sung tài liệu là một trong những khâu quyết định chất lượng của NLTT Nếu bổ sung tốt, chất lượng NLTT cao thì sẽ thu hút được đông đảo bạn đọc đến thư viện và ngược lại, NLTT có chất lượng kém, NDT

sẽ ít sử dụng, hiệu quả sử dụng và khai thác tài liệu sẽ bị giảm theo Vì vậy, trong quá trình hoạt động, muốn công tác phát triển NLTT hiệu quả thì phải

có chính sách bổ sung hợp lý, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thư viện

Bổ sung là thường xuyên đổi mới NLTT có giá trị, phù hợp và thanh

Đối với Trường ĐHKTHN, các tài liệu liên quan đến lĩnh vực bổ sung chủ yếu là tài liệu thuộc chuyên ngành về khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và một phần của khoa học xã hội và nhân văn

Để xác định chính xác các diện bổ sung NLTT thì TTTTTV Trường ĐHKTHN đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình để đưa ra những kế hoạch bổ sung phù hợp nhất với nhu cầu của NDT

Trung tâm đã tiến hành điều tra nhu cầu tin để nâng cao chất lượng tài liệu và thỏa mãn tối đa nhu cầu sử dụng của NDT Việc điều tra nhu cầu là một hình thức thu thập thông tin, tạo ra kênh kết nối giữa bạn đọc và Thư viện, giữa giảng viên, sinh viên, giữa bạn đọc với nhau Hình thức này

được tổ chức thường xuyên vào đầu năm học với phương pháp thực hiện chủ yếu là phát bảng hỏi Tuy nhiên, cách thức cập nhật thông tin này vẫn chưa thu hút được đông đảo sự quan tâm của NDT Vì vậy, chất lượng tài liệu được bổ sung vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng tốt nhu cầu của mọi đối tượng NDT tại Trung tâm

2.2.2 Nguồn bổ sung

Trung tâm đang tiến hành hai hình thức bổ sung đó là: bổ sung phải trả tiền (mua) và bổ sung không mất tiền (tặng biếu, tài trợ, lưu chiểu)

- Nguồn mua: đây là nguồn bổ sung tài liệu chính của Trung tâm Để

tiến hành mua tài liệu, Trung tâm phải lên một bản kế hoạch cụ thể về số lượng tài liệu, tên sách phù hợp với nhu cầu của bạn đọc rồi gửi lên cho nhà trường để xin kinh phí Đồng thời, Trung tâm cũng dành ra một khoản kinh phí khá lớn để bổ sung

Trung tâm mua tài liệu chủ yếu tại các nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách hay Tổng công ty phát hành sách Trung ương và Công ty phát hành báo chí Trung ương Một số nhà xuất bản mà cơ quan thường mua đó là: Nhà xuất bản Xây dựng, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia

Tài liệu được mua nhiều nhất đó là sách giáo trình, tiếp theo là sách tham khảo và tài liệu ngoại văn Tuy nhiên công tác bổ sung này không được tiến hành tùy tiện mà phải tuân thủ theo những quy định cụ thể như sau:

Trung tâm phân công nhiệm vụ cho cán bộ thư viện tiến hành kiểm tra

và lập danh mục những tài liệu cần mua, sau đó tham khảo những danh mục sách do các cơ quan, nhà xuất bản, công ty gửi đến xem có tài liệu nào mới, phù hợp với nội dung đào tạo của trường Tiếp theo, gửi danh mục tài liệu đã lựa chọn cho các chuyên gia thông tin thuộc các lĩnh vực đào tạo trong trường để tham khảo ý kiến Sau khi đã có một danh mục tài liệu hoàn chỉnh thì Trung tâm tiến hành mua bằng hai cách đó là: mua theo hợp đồng và mua

lẻ Nếu số lượng tài liệu cần mua nhiều thì Trung tâm sẽ tiến hành đặt mua

theo hợp đồng tại các cơ quan phát hành sách hay Tổng công ty phát hành sách Trung ương Ngược lại, số lượng tài liệu cần mua ít thì Trung tâm sẽ trực tiếp mua lẻ tại các cửa hàng sách hay các nhà xuất bản

Đối với báo, tạp chí thì Trung tâm thường đặt mua dài hạn tại các tòa soạn Trung tâm cũng thường xuyên bổ sung các tạp chí nước ngoài thông qua công ty xuất khẩu hay trực tiếp tại tòa soạn Tuy nhiên, số lượng bổ sung cho loại tài liệu này còn rất ít do kinh phí hạn chế Một năm Trung tâm chỉ dành khoảng 100 đến 200 triệu đồng để mua báo và tạp chí

- Nguồn bổ sung không phải trả tiền

+ Nguồn lưu chiểu: hàng năm, các học viên cao học và nghiên cứu

sinh khi bảo vệ tốt nghiệp đều phải nộp luận án, luận văn cho Trung tâm

Tất cả các tài liệu xám trên chứa đựng thông tin có giá trị cao về mặt thông tin, nhất là đối với các nghiên cứu sinh, học viên cao học, các sinh viên khi đồ án, khóa luận tốt nghiệp Vì vậy, đây là nguồn thông tin được Trung tâm xây dựng nguyên tắc phục vụ riêng và chặt chẽ, không phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng bạn đọc

Bảng 2 : Tài liệu nộp lưu chiểu từ năm 2008 – 2012

Năm Luận văn Thạc sĩ Luận án Tiến sĩ

+ Nguồn trao đổi, tặng biếu, tài trợ

Hiện nay, tài liệu tặng biếu, tài trợ đang trở thành nguồn bổ sung khá phổ biến tại TTTTTV trường ĐHKTHN Nguồn tài liệu này có giá trị và ý

nghĩa rất quan trọng trong việc hợp tác và tạo các mối quan hệ giữa Trung tâm với các cơ quan, tổ chức hay cá nhân trong và ngoài nước

Tuy nhiên, các tài liệu được bổ sung theo hình thức này không được tiến hành thường xuyên và số lượng cũng rất hạn chế nhưng cũng góp phần làm phong phú thêm NLTT của Trung tâm Các tài liệu mà Trung tâm nhận được chủ yếu do từ các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước như: Quỹ Châu

Á (Asia Foundation), Quỹ Ford

Bảng 3: Số lượng tài liệu do quỹ Ford tài trợ từ năm 2007 - 2011

Năm Số lƣợng đầu

tạp chí

Số lƣợng cuốn tạp chí

Giá trị (USD)

Hình 4: Đồ thị thống kê bổ sung ấn phẩm theo nguồn bổ sung

Bảng 4: Kinh phí bổ sung tài liệu từ năm 2008 - 2012

Năm Báo, tạp chí

trong nước

Báo, tạp chí nước ngoài

Sách tiếng việt

Sách nước ngoài

Kinh phí cả năm

2.2.4 Quan hệ hợp tác trong bổ sung

Xu hướng phối hợp trong công tác bổ sung đang ngày càng phổ biến

và được nhiều thư viện áp dụng Hoạt động phối hợp này nhằm mục đích

tránh trùng lặp tài liệu Bên cạnh đó việc phối hợp cũng giúp cho giá trị của tài liệu được tăng cao Điều này đồng nghĩa với việc thông tin không bị khép kín trong phạm vi của một cơ quan thông tin thư viện, đưa tài liệu đến với đông đảo bạn đọc hơn

Hiện nay, Trung tâm đang tiến hành phối hợp, chia sẻ NLTT với Liên hiệp Thư viện các trường đại học phía Bắc mà Trung tâm cũng là thành viên Trong quá trình quan hệ hợp tác với các thư viện trường đại học thì Trung tâm đã có những lợi ích nhất định Lợi ích đầu tiên là Trung tâm được học hỏi các kinh nghiệm trong quá trình bổ sung của các thư viện bạn Đồng thời, nhờ có sự trao đổi, tặng biếu các tài liệu thừa, trùng… đã giúp Trung tâm có thêm nhiều nguồn tài liệu quý giá như các tài liệu không tái bản…

Ngoài ra, Trung tâm còn phối hợp, liên kết với các Thư viện lớn như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia… cùng một số thư viện trường đại học khác trên thế giới

2.2.5 Tin học hóa trong công tác bổ sung

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương thức khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại như kỹ thuật máy tính, viễn thông nhằm

tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú, tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội

Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động nghiệp vụ thư viện đang là trọng tâm hàng đầu của Trung tâm Hiện tại, Trung tâm đang sử dụng phần mềm Libol 5.5 để quản trị các CSDL, trong đó khâu bổ sung là một khâu rất quan trọng có vai trò to lớn trong việc xây dựng kho sách của Trung tâm

Việc sử dụng phần mềm Libol đã có tác dụng rất lớn trong công tác bổ sung tài liệu Nhờ vậy mà cán bộ thư viện có thể thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra sách trùng, kiểm kê kho, giảm chi phí cho xử lý tài liệu…