Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Hiện nay, mục tiêu của tất cả mọi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, muốn vậy các doanh nghiệp phải tìm cách tăng doanh thu hoặc giảm chi phí, trong đó tăng doanh thu là biện pháp mọi doanh nghiệp luôn mong muốn. Làm thế nào để bán hàng được nhiều nhất, tránh ứ đọng vốn lâu ngày, đảm bảo khả năng thanh toán, thu lợi nhuận cao... luôn là mục tiêu và điều kiện tồn tại của mọi doanh nghiệp thương mại. Do vậy, khâu tiêu thụ được xem là khâu chủ yếu nhất, cơ bản nhất, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp thì bán hàng là khâu cuối cùng, là cơ sở để tính toán lãi lỗ, do vậy việc xác định kết quả bán hàng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình để từ đó đưa ra quyết định tiếp tục hay chuyển hướng kinh doanh. Để có thể tăng được doanh thu và quản lí doanh thu một cách chặt chẽ và hiệu quả, thì kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Thông qua chức năng ghi nhận xử lí thông tin, kế toán bán hàng sẽ cung cấp được cho nhà quản lí tình hình tiêu thụ của các loại mặt hàng, do vậy vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa đối với các doanh nghiệp thương mại, cùng với những kiến thức em đã học ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh em đã quyết định lựa chọn đề tài :“ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh” làm chuyên đề thực tập cho mình. Kết cấu chuyên đề bao gồm 3 phần: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh Để thực hiện được chuyên đề này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của TS Nguyễn Hữu Ánh – P.Trưởng khoa kế toán Trường Đại học Kinh tế quốc dân cùng các cô chú trong phòng kế toán Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh.

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, mục tiêu của tất cả mọi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận,muốn vậy các doanh nghiệp phải tìm cách tăng doanh thu hoặc giảm chi phí,trong đó tăng doanh thu là biện pháp mọi doanh nghiệp luôn mong muốn.Làm thế nào để bán hàng được nhiều nhất, tránh ứ đọng vốn lâu ngày, đảmbảo khả năng thanh toán, thu lợi nhuận cao luôn là mục tiêu và điều kiện tồntại của mọi doanh nghiệp thương mại Do vậy, khâu tiêu thụ được xem làkhâu chủ yếu nhất, cơ bản nhất, quyết định đến sự tồn tại và phát triển củamỗi doanh nghiệp

Trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp thì bán hàng là khâu cuốicùng, là cơ sở để tính toán lãi lỗ, do vậy việc xác định kết quả bán hàng giúpcác nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình hoạt động của doanhnghiệp mình để từ đó đưa ra quyết định tiếp tục hay chuyển hướng kinhdoanh Để có thể tăng được doanh thu và quản lí doanh thu một cách chặt chẽ

và hiệu quả, thì kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng Thông quachức năng ghi nhận xử lí thông tin, kế toán bán hàng sẽ cung cấp được chonhà quản lí tình hình tiêu thụ của các loại mặt hàng, do vậy vai trò của kế toánbán hàng trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng

Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác kế toán tiêu thụhàng hóa đối với các doanh nghiệp thương mại, cùng với những kiến thức em

đã học ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và

Dịch vụ Sơn Linh em đã quyết định lựa chọn đề tài :“ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh” làm

chuyên đề thực tập cho mình

Kết cấu chuyên đề bao gồm 3 phần:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Để thực hiện được chuyên đề này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡnhiệt tình của TS Nguyễn Hữu Ánh – P.Trưởng khoa kế toán Trường Đại họcKinh tế quốc dân cùng các cô chú trong phòng kế toán Công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Hà Nội ngày 10 tháng 5 năm 2010

Sinh viênTrần Thị Nhung

CHƯƠNG 1:

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH

VỤ SƠN LINH

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công Ty TNHH Thương mại

và Dịch vụ Sơn Linh

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh là công ty chuyênnhập khẩu, mua bán, phân phối Dược phẩm bao gồm các sản phẩm Đôngdược, tân dược, hóa mỹ phẩm, nguyên liệu hóa dược, thuốc phụ gia thựcphẩm, thực phẩm chức năng Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vàocông cuộc chăm sóc và bảo vệ sức khỏe của nhân dân, Công ty TNHHThương mại và Dịch vụ Sơn Linh luôn mang đến các sản phẩm chất lượng, cógiá trị chữa bệnh và phục hồi sức khỏe tốt nhất tới tay người tiêu dùng với giá

cả hợp lí nhất

Mặt hàng kinh doanh của công ty rất phong phú và đa dạng Chất lượngsản phẩm đảm bảo khá tốt qua sự phản ánh của bác sĩ, dược sĩ, người dùngkhi kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm

Các sản phẩm của công ty kinh doanh hiện tại đều là sản phẩm chấtlượng cao của các công ty có đã xây dựng được thương hiệu tốt tại thị trườngtrong nước và các tập đoàn nổi tiếng tại Trung Quốc, điều đó đã tạo đượcniềm tin của người tiêu dùng đối với các sản phẩm của công ty, thông qua đótạo được thế mạnh riêng của công ty

Tất cả các mặt hàng của công ty đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng,được đảm bảo kiểm tra về chất lượng Các mặt hàng thuốc đều được đăng kítại Bộ Y tế

Danh mục các loại hàng hóa chính của công ty:

Nguồn hàng chủ lực kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện tại làcác sản phẩm chủ đạo của các tập đoàn Bách Hội, Tam Tinh, tập đoànHongkong của Trung Quốc Các sản phẩm được bào chế từ các phương thuốc

cổ truyền của dân tộc Trung Hoa với công nghệ báo chế hiện đại của các tậpđoàn nổi tiếng, đảm bảo tiêu chuẩn GMP của Tổ chức y tế Thế giới Các sảnphẩm đã được khẳng định chất lượng trên Thị trường trong nước và Quốc tế

-Vị hữu bách linh: Đây là sản phẩm của tập đoàn Dược Bách hội Vịhữu bách linh là thuốc điều trị viêm loét dạ dày – tá tràng, là sản phẩm bánchạy hàng đầu Trung Quốc đã lưu hành trên thị trường 27 năm Sản phẩm vớithành phần chính là Vitamin U, được bào chế theo dạng viên với kết cấu 2 lớpđặc thù, là sản phẩm điều trị chứng đau do co bóp tràng vị, đau dạ dày, nóngruột, ợ chua do tăng tiết dịch vị, viêm dạ dày mãn tính

- Thiên Bảo Nữ: Đây là sản phẩm của tập đoàn dược Tam Tinh( Harbin), hiện nay sản phẩm có mặt tại rất nhiều nước trên thế giới Sảnphầm này dành cho phụ nữ, có tác dụng ích âm bổ huyết, điều hòa nội tiết,chống lão hóa, dưỡng tóc, đẹp da Sản phẩm được bào chế từ những nguyênliệu quí hiếm như Nhân sâm, Dương quy, ngài tằm và các thảo dược thiênnhiên

- Nhân Sâm Sữa Ong Chúa: Sản phẩm của tập đoàn dược Tam Tinh,được tinh chế từ nhân sâm và sữa ong chúa Có tác dụng Bổ não, điều tiếtthần kinh, nâng cao thể lực, tăng miễn dịch cho cơ thể, là liệu pháp tốt điều trịchứng ăn không ngon, mất ngủ, thần kinh suy nhược, hấp thụ kém Sản phẩmnày hiệu quả tốt trong điều trị bệnh thiếu máu, viêm gan, phục hồi thể lực và

bổ trợ tinh thần cho những người thể lực yếu, sau khi sinh hoặc sau khi chữabệnh

Bên cạnh các sản phẩm nhập khẩu làm nguồn hàng kinh doanh chủ lực

đó, các mặt hàng kinh doanh khác như là: Ceftriaxone, Heparin,Ceftazidime

Nguồn hàng kinh doanh trong nước bao gồm các hàng của các hãngdược phẩm nổi tiếng, bao gồm: các loại Vitamin, Đại tràng hoàn, Cảm cúm hoYBA, chè thanh nhiệt, Fe.Folic

1.1.2 Thị trường

Công ty luôn đặt hoài bão cùng cộng đồng y dược Việt Nam xây dựngmột ngành dược Việt Nam không thua kém các nước khác, có khả năng cungứng dược phẩm có chất lượng quốc tế và giá cả thích hợp tới người dân ViệtNam. Thị trường tiêu thụ của công ty rất rộng, gần như trải khắp toàn quốc,trong đó tập trung vào các bệnh viện lớn đầu ngành Công ty xây dựng mạnglưới phân phối bao phủ khắp 3 miền Công ty có 1 trụ sở chính tại Hà Nội, 1chi nhánh tại Đà Nẵng và 1 chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh với hệ thống đại lí

có mặt tại tất cả các tỉnh trong cả nước

Với nhiều năm kinh nghiệm phân phối thuốc tại Việt Nam, hệ thốngkho thuốc và đại lí thuốc ngày càng phát triển mạnh mẽ với mục đích gia tăng

độ bao phủ tới các nhà thuốc, cơ sở y tế, các công ty Dược trên toàn quốc,giảm thiểu khâu phân phối trung gian, giảm giá thành sản phẩm tới tay người

sử dụng Công ty có đội ngũ các trình dược viên và các quản lí chuyên tráchtheo từng khu vực : nhà thuốc, bệnh viện, đội ngũ làm thầu và quản lí sảnphẩm Công ty thường xuyên có các buổi hội thảo giới thiệu thuốc tới cácbệnh viện và các nhà thuốc Hàng năm công ty phân phối thuốc cho khoảnghơn 50 bệnh viện, phân phối trực tiếp tới hơn 1000 nhà thuốc và các công tyDược khác

Công ty có hệ thống phân phối là các đại lí uy tín, đã xây dựngthương hiệu của mình tại khu vực tỉnh Đội ngũ nhân viên được đào tạo vềsản phẩm khá tốt, có khả năng thuyết phục bán hàng và truyền đạt kiếnthức về sản phẩm cho nhân viên bán hàng tại các nhà thuốc tư

Khách hàng chính có thể phân loại thành các loại chính như sau:

 Các công ty Dược

- Công ty CP Dược phẩm Haphaco

- Công ty Dược Hà Bắc

- Công ty Dược phẩm Bắc Ninh

- Công ty TNHH Dược phẩm Thanh Cầu

- Công ty Dược phẩm Hạ Long

- Nhà thuốc Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang

- Nhà thuốc Bệnh viện đa khoa Hà Nam

- Nhà thuốc Bệnh viện Thanh Nhàn

- Nhà thuốc Bệnh viện Bắc Thăng long

- Nhà thuốc Bệnh viện Nhi trung ương

- Nhà thuốc Bệnh viện Hữu Nghị

 Các nhà thuốc, các phòng khám tư nhân

 Các khách hàng lẻ thuộc các tầng lớp dân cư

1.1.3 Phương thức bán hàng

Dựa trên đặc điểm tổ chức quản lí hoạt động kinh doanh của công tycũng như đặc tính của sản phẩm Công ty đã lựa chọn các hình thức bán hàngsau:

 Bán buôn

Đây là phương thức chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình tiêu thụ củacông ty Bán buôn thường được thực hiện đối với các công ty kinh doanhdược phẩm khác Sau khi kí hợp đồng, tùy theo các điều kiện thời gian giaohàng, khối lượng hàng hóa trong hợp đồng, kế toán lập hóa đơn GTGT, đồngthời lập phiếu xuất kho Nhân viên bán hàng cầm hóa đơn GTGT và phiếuxuất kho do phòng kế toán lập đến kho nhận đủ hàng và mang hàng giao chokhách hàng Hàng hóa được coi là đã tiêu thụ khi người mua đã nhận và kíxác nhận trên hóa đơn

Theo phương thức này sản phẩm được tiêu thụ nhanh vì sản lượng hànghóa bán ra lớn, vốn được quay vòng nhanh, tránh được tồn đọng hàng hóatrong kho, đồng thời giúp công ty mở rộng thị trường tiêu thụ

Bán buôn được thực hiện theo các hình thức:

- Bán buôn theo phương thức giao hàng trực tiếp : Theo hợp đồng kí kếtvới khách hàng, bên khách hàng sẽ cử nhân viên đến tận kho của doanhnghiệp để nhận hàng Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người nhận hàng kýnhận vào hóa đơn bán hàng

- Bán buôn theo hình thức vận chuyển hàng : Theo hình thức này, theocác điều khoản trong hợp đồng đã kí kết với khách hàng, công ty xuất hànghóa, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc giao cho nhân viên giao hàng(với số lượng hàng ít) chuyển đến kho của bên mua theo địa điểm được quiđịnh trong hợp đồng Tại thời điểm này hàng hóa đã xuất nhưng chưa đượcxác định là tiêu thụ và chưa ghi nhận doanh thu Khi nhận lại hóa đơn có kínhận của khách hàng hoặc nhận được giấy báo của bên khách hàng là đã nhậnđược hàng và chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi nhận doanh thu

 Phương thức bán hàng đại lí

Công ty có hệ thống đại lí bao phủ khắp các tỉnh Quan hệ bán hàngthông qua đại lí được xác lập bằng hợp đồng đại lí Theo đó, 2 bên thỏa thuậnvới nhau với các điều khoản về sản phẩm, giá cả, hình thức thù lao đại lí, thờihạn và phương thức thanh toán Các đại lí phải bán đúng giá do bên công ty

ấn định Các đại lí này nhận được một khoản hoa hồng nhất định khi bán đượchàng, mức hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm do 2 bên thỏa thuận tronghợp đồng

Định kì khoảng 10 -15 ngày, bên đại lí lập bảng kê hàng bán ra và gửicho công ty Kế toán căn cứ vào bảng kê hàng bán ra để viết hóa đơn GTGT,tính toán số hoa hồng thanh toán cho đại lí

Hình thức bán lẻ thông qua các cửa hàng : Hàng hóa được xuất ra đưađến các cửa hàng thuốc của công ty Nhân viên bán hàng tại các cửa hànghoàn toàn chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận ở quầy bán lẻ Khách hàngchủ yếu là các người dân, mua với số lượng nhỏ nên nhân viên bán hàng trựctiếp thu tiền của khách, thường là không phải lập chứng từ cho việc bán hàng

Để theo dõi tình hình bán lẻ, nhân viên bán hàng tiến hành ghi chép vào

sổ để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của các loại sản phẩm Cuối ngày nhânviên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hóa hiện còn ở quầy hàng, vào “Bảng

kê hàng bán ra”, phản ánh toàn bộ số hàng tiêu thụ trong ngày Toàn bộ số tiền

bán hàng trong ngày nhân viên bán hàng kê vào “Giấy nộp tiền” và đưa cácchứng từ này cho kế toán và thủ quĩ để vào sổ

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Như chúng ta đã biết, quá trình tiêu thụ hàng hóa là khâu giữ vai tròquyết định đối với sự phát triển của doanh nghiệp Quá trình tiêu thụ là sự kếthợp của rất nhiều bộ phận trong công ty, mỗi bộ phận giữ một vai trò nhấtđịnh, tạo thành dây chuyền hỗ trợ quá trình tiêu thụ được trôi chảy Việc quản

lí quá trình tiêu thụ phải quản lí đồng bộ, từ khâu quản lí kho đảm bảo luôn

có đủ hàng, đến quản lí công tác tiếp thị, chào hàng, quản lí giá cả, phươngthức bán hàng

Cụ thể, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh tổ chức phươngthức quản lý hoạt động bán hàng như sau:

1.2.1 Về vai trò, trách nhiệm các bộ phận, các cá nhân liên quan tới hoạt động bán hàng

Công ty phân công, phân cấp rõ ràng trách nhiệm, công việc cụ thể củatừng bộ phận, con người, được ghi rõ trong “Quy định nội bộ” của công ty.Mỗi phòng ban phụ trách một lĩnh vực, có phạm vi kiểm soát rõ ràng đảm bảocác phòng ban đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo cung cấp sốliệu một cách nhanh chóng, kịp thời đầy đủ nhằm phục vụ cho công tác quản

lý nói chung và công tác kế toán nói riêng Cụ thể về vai trò của từng phòngban bộ phận:

- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch kinh doanh,theo dõi tình hình tiêu thụ của các loại sản phẩm, kí kết các hợp đồng Saukhi chào hàng, nếu bên khách hàng chấp nhận, phòng kinh doanh sẽ cử ngườisang bên khách hàng để tiến hành kí kết hợp đồng Thường là công ty sẽ kíhợp đồng cung cấp thuốc lâu dài Sau đó, dựa trên các điều khoản trong hợpđồng, về chủng loại sản phẩm, thời gian giao hàng, số lượng, địa điểm giao

hàng, bên phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn trongkho, thông báo sang cho các bộ phận khác để làm thủ tục giao hàng chokhách.

Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ lập báo cáo tình hìnhkinh doanh qua các giai đoạn, nghiên cứu, triển khai các chiến lược kinhdoanh mới

- Bộ phận kho: Có trách nhiệm trong quản lí hàng hóa trong kho cả về sốlượng và chất lượng Nhân viên kho phải theo dõi được về số lượng nhậpxuất tồn của từng loại mặt hàng Khi có đơn đặt hàng mới, bộ phận kho phảicung cấp ngay thông tin về tình hình tồn kho của các loại hàng đó để phòngkinh doanh lên kế hoạch chuyển giao hàng hóa

- Bộ phận Marketing : Có nhiệm vụ tiếp thị, giới thiệu hàng hóa tới tayngười tiêu dùng Đồng thời phải xem xét kế hoạch kinh doanh, nắm bắt đượcmặt hàng nào đang tiêu thụ tốt, mặt hàng nào khó tiêu thụ để lựa chọn biệnpháp Marketing hiệu quả cho từng loại mặt hàng

Hiện nay công ty sử dụng các biện pháp marketing là quảng cáo trêncác phương tiện thông tin đại chúng, tờ rơi quảng cáo tới các nhà thuốc, gửithư chào hàng Bên cạnh đó, công ty đã xây dựng được hệ thống phân phối

là các đại lý uy tín, đã xây dựng được thương hiệu của mình tại thị trườngtừng khu vực tỉnh và ngay tại Hà Nội

Ngoài ra, công ty có 1 đội ngũ trình dược viên có trình độ, nhiều kinhnghiệm, năng động trong việc tìm kiếm thị trường và giới thiệu sản phẩm Độingũ nhân viên được đào tạo về kiến thức sản phẩm khá tốt, có khả năngthuyết phục bán hàng và truyền đạt kiến thức về sản phẩm cho nhân viên bánhàng tại các nhà thuốc tư nhằm mục đích có thể tự tư vấn trong quá trình bánhàng

- Phòng kế toán: Viết hóa đơn GTGT, phiếu nhập xuất kho, lập báo cáotheo yêu cầu của phòng kinh doanh và ban quản lí Có nhiệm vụ ghi chép,

tổng hợp số liệu, lập báo cáo về tình hình tiêu thụ sản phẩm Theo dõi, cungcấp thông tin tình hình nhập xuất hàng Định kì đối chiếu số liệu ghi chép trên

sổ sách với tình hình tồn thực tế trong kho

1.2.2 Hệ thống phân phối

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh bao gồm 01 vănphòng công ty và 02 văn phòng chi nhánh Trụ sở chính tại Hà Nội điểu hànhmọi hoạt động toàn công ty, trực tiếp quản lí phụ trách thị trường 28 tỉnh phíaBắc Chi nhánh tại Đà Nẵng điều hành phụ trách khu vực miền Trung, TâyNguyên, Nam Trung Bộ Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh điều hànhphụ trách các tỉnh Tây Nam Bộ và Đông Nam Bộ Tại mỗi tỉnh đều có 1 nhàphân phối độc quyền của công ty và 1 TDV thúc đẩy bán hàng tại địa bàntỉnh

Công ty xây dựng 2 kênh phân phối:

 OTC ( Đưa sản phẩm tới các nhà thuốc) Mỗi tỉnh công ty đều bố trícác TDV tìm kiếm các nhà thuốc quen thuộc Ngoài ra, công ty thựchiện phân phối dựa trên các kênh phân phối sẵn có của các nhà phânphối tỉnh

 ETC (Đẩy mạnh đưa sản phẩm tới các bệnh viện lớn đầu ngành, cácbệnh viện đa khoa các tỉnh, đưa sản phẩm của công ty vào kê đơn vàthầu tại bệnh viện Bên cạnh đó, kênh phân phối này còn tập trung vàocác phòng khám tư nhân uy tín

1.2.3 Qui trình chung xuất hàng bán

Công ty xây dựng qui định chung về việc xuất hàng bán như sau:

Sơ đồ 1: Qui trình xuất hàng bán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch

vụ Sơn Linh 1.2.4 Vận chuyển và giao hàng

Khách hàng đặt hàng

Lập đơn đặt hàng(TDV), lấy đầy đủ chữ kí của khách hàng rồi gửi

lên cho phòng kế toán

Kế toán kiểm tra đơn đặt hàng, viết hóa đơn (3 liên), viết phiếu xuất kho Gửiliên màu đỏ và màu vàng hóa đơn cùng với phiếu xuất kho xuống kho

Thủ kho căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất, giao hàng cho nhân viên vận

chuyển hoặc cho khách hàng

Giao 1 liên phiếu xuất kho và 1 liên màu vàng của hóa đơn cho kế toán vào sổ.Vận chuyển giao hàng cho khách hàng, yêu cầu khách hàng kí nhận trên hóa

đơn, giao 1 liên hóa đơn đỏ cho khách hàng

Vận chuyển và giao hàng được tổ chức theo 2 hình thức là khách hàngđến trực tiếp kho công ty để nhận hàng hoặc bên công ty sẽ trực tiếp vậnchuyển hàng đến cho khách hàng

Trong trường hợp khách hàng đến tận kho công ty để lấy hàng, căn cứvào hóa đơn và phiếu xuất kho, thủ kho kiểm đếm hàng hóa giao cho khách

Trường hợp bên công ty cử nhân viên giao hàng vận chuyển đến tậnkho của khách hàng Nhân viên vận chuyển cầm phiếu xuất kho xuống kho,nhận hàng hóa đem chuyển giao Sau khi chuyển giao yêu cầu khách hàng kívào biên bản giao nhận để xác nhận hàng đã nhận đầy đủ, giao 1 liên hóa đơncho khách hàng

Chi phí vận chuyển hàng do hai bên tự thỏa thuận

 Thanh toán qua ngân hàng: Đây là phương thức thanh toán được ápdung chủ yếu Do đặc trưng khách hàng của công ty là các đại lí, các công tycùng kinh doanh thương mại, mua bán với số lượng lớn nên thường là bánchịu đi kèm với điều kiện chiết khấu, thanh toán sau 1 số ngày nhất định, dovậy hình thức chuyển khoản được áp dụng phổ biến

1.2.6 Chính sách chiết khấu, thưởng, khuyến mại

Chiết khấu thương mại: là khoản giảm giá bán niêm yết cho khách hàngmua hàng với số lượng lớn.

Chính sách chiết khấu khác nhau đối với từng loại sản phẩm, tùy thuộcvào nhu cầu của sản phẩm đó trên thị trường, tùy thuộc từng thời kì

Ví dụ : sản phẩm Nhân sâm sữa ong chúa, mua 5 hộp chiết khấu 10%,mua 6 hộp chiết khấu 12%

 Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền giảm trừ cho khách hàng do đãthanh toán tiền mua hàng trước thời hạn thanh toán đã thỏa thuận ghi trên hợpđồng hoặc cam kết thanh toán Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụSơn Linh, chính sách chiết khấu thanh toán là nếu khách hàng thanh toántrước hạn 30 ngày, chiết khấu được hưởng là 2%

 Chính sách thưởng, khuyến mại khác: Được công ty đưa ra để thúc đẩyviệc tiêu thụ hàng hóa

Ví dụ, Chính sách Nhà Phân Phối năm 2010, áp dụng cho các đại lí từ

ngày 01 tháng 03 năm 2010

1- “Chiết khấu & Thưởng Kinh doanh cho đại lí

- chiết khấu trên hóa đơn: 3,5% ( Bao gồm 0,08 % phí chuyển tiền)

- Thanh toán tiền mặt ngay: 2 %

- Thanh toán đúng hạn ( 30 ngày kể từ ngày nhận hàng): 1 %

- Thưởng đạt chỉ tiêu quý: 2 %

- Thưởng đạt chỉ tiêu năm: 1,5 %

Tổng chiết khấu và thưởng tối đa: 9 %.”

Bên cạnh chiết khấu theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, công ty cóhình thức khuyến mại như tặng thêm sản phẩm khi mua với số lượng lớn

1.2.7 Kiểm soát trong hoạt động bán hàng:

 Kiểm soát chất lượng : Chính sách kiểm soát chất lượng đề ra nhằmđảm bảo rằng mọi sản phẩm đưa ra thị trường đều đạt chất lượng cao nhất Và

đó là nhiệm vụ mà Ban quản lý cấp cao đã ủy thác cho toàn thể cán bộ công

nhân viên trong công ty, các nhà cung cấp và đại lý phân phối Do đặc điểmsản phẩm của công ty là sản phẩm đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏengười tiêu dùng, do vậy mà công tác kiểm soát chất lượng được thực hiện rấtnghiêm ngặt Khi nhập thuốc về kho, trước khi nhập kho, nhân viên phòngkiểm soát chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra, ghi biên bản Định kì, cũng sẽ tiếnhành kiểm tra điều kiện bảo quản trong kho, kiểm tra tình trạng các loại thuốctrong kho, đảm bảo thuốc luôn được bảo quản đúng điều kiện tiêu chuẩn,giảm thiểu tối đa trường hợp hàng đã xuất lại bị khách hàng trả lại do kémchất lượng

 Việc kiểm soát hoạt động: được thể hiện thông qua sự tách biệt vai trò,trách nhiệm của các bộ phận, nhân viên trong công ty Sự phân công phânnhiệm rõ ràng tạo ra sự kiểm soát chéo lẫn nhau giữa các bộ phận

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM SƠN LINH

2.1 Kế toán doanh thu

Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng của công ty:Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

- Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hànghóa đã được chuyển giao cho người mua

- Công ty không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người sở hữu hànghóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Kế toán doanh thu bán hàng được thực hiện trên phần mềm kế toánFast Accounting với sơ đồ hạch toán như sau:

Hóa đơn, phiếu xuất kho

Tập tin HTK

Bảng kê 8,9,10

Sổ cái

Báo cáo bán hàng

NKCT 8

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Khách hàng

Phòng kinh doanh

Kế toán trưởng/Thủ trưởng đơn vị

Sơ đồ 3: Qui trình luân chuyển chứng từ trong hình thức bán buôn

Trong nghiệp vụ bán buôn, hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi người mua

đã kí xác nhận trên hóa đơn bán hàng Chứng từ làm căn cứ chính để ghi nhậndoanh thu là hóa đơn bán hàng

Biểu số 01: Mẫu hóa đơn GTGT

HÓA ĐƠN GTGTLiên 3 (Dùng để thanh toán) Ngày 12/01/2010

Số seri: AA/2009T Số: 015749

Đơn vị bán: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Địa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội

Số tài khoản: Mã số thuế : 0101529569

Họ tên người mua: Nguyễn Văn Hải

Đơn vị: Công ty Dược phẩm Hạ Long Số tài khoản:

Địa chỉ:Số 8 Hoàng Long, Bạch Đằng Quảng Ninh Mã số thuế:

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 362.500

Tổng tiền thanh toán : 7.612.500Bằng chữ: Bảy triệu sáu trăm mười hai ngàn năm trăm đồng

Người mua

(Kí, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng(Kí, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Kí, ghi rõ họ tên)

2.1.1.2 Bán lẻ

Nghiệp vụ bán lẻ thường diễn ra tại các cửa hàng của công ty Trong nghiệp

vụ bán lẻ, công ty sử dụng các chứng từ: bảng kê hàng bán lẻ, giấy nộp tiền,hóa đơn, phiếu thu

Cụ thể, qui trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán lẻdiễn ra như sau:

Trách nhiệm luân

chuyển Bước công việc

Nhân viên bán hàng

Sơ đồ 4: Qui trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa

Trong nghiệp vụ này, chứng từ làm căn cứ ghi nhận doanh thu là bảng kêhàng bán lẻ và hóa đơn GTGT

Biểu số 02: Mẫu bảng kê bán hàng

Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ

(Ngày 06 tháng 2 năm 2010)

Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn LinhĐịa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội

Họ tên người bán hàng: Nguyễn Thị Huyền

Địa chỉ nơi bán hàng: Nguyễn Trãi –Thanh Xuân Hà Nội

STT Tên hàng hóa, dịchvụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Sau khi lập bảng kê bán hàng, kế toán tiến hành viết hóa đơn GTGT, lập bảng

kê nộp tiền về cho phòng kế toán vào sổ

Biểu số 03: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ bán lẻ

Liên 3 (Dùng để thanh toán)Ngày 04/04/2010

Ký hiệu: AA/2009Số: 1741312

Đơn vị bán: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Địa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội

Số tài khoản: 34072050188303 Mã số thuế : 0101529569

Họ tên người mua: Theo bảng kê số 12 ngày 6/3/2010

Đơn vị: Cửa hàng số 1 Số tài khoản

3

4

Cộng tiền hàng 860.000Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 43.000Tổng tiền thanh toán : 903.000Bằng chữ: Chín trăm lẻ ba ngàn đồng

Người mua

(Kí, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng(Kí, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Kí, ghi rõ họ tên)

2.1.1.3 Hàng gửi đại lí

Trong phương thức bán hàng đại lí, khi có yêu cầu xuất hàng, kế toán lậpphiếu xuất kho hàng gửi bán đại lí và xuất hàng gửi bán đại lí Định kì,khoảng nửa tháng 1 lần, các đại lí lập bảng kê hàng bán ra và gửi về cho công

ty Kế toán căn cứ vào bảng kê hàng bán ra để viết hóa đơn GTGT và ghinhận doanh thu hàng bán ra

Qui trình luân chuyển chứng từ:

Trách nhiệm luân

chuyển Bước công việc

Đại lí Phòng

kinh doanh

toán

Kế toán trưởng/Thủ trưởng đơn vị

1 Yêu cầu xuất

Sơ đồ 5: Qui trinh luân chuyển chứng từ - Hàng gửi đại lí

Biểu số 04: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ bán đại lí

HÓA ĐƠN GTGTLiên 3 (Dùng để thanh toán)Ngày 04/04/2010

Mã số :

Ký hiệu: AA/2009Số: 006754

Đơn vị bán: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh Địa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội

Số tài khoản: Mã số thuế : 0101529569

Họ tên người mua: Đại lí Bắc Ninh

Đơn vị: Số tài khoản

Địa chỉ: Đình Bảng,Từ Sơn, Bắc Ninh Mã số thuế :

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị

Người mua

(Kí, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng(Kí, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Kí, ghi rõ họ tên)

2.1.1.4 Hàng bán bị trả lại

Nếu phát sinh hàng bị trả lại do khách hàng không chấp nhận lô hàng,ban đầu công ty sẽ thuyết phục khách hàng đổi lô hàng khác Việc hạch toánkhông thay đổi Tuy nhiên trong 1 số trường hợp khách hàng không chấpnhận thì công ty phải nhận lại hàng, trả lại tiền cho khách hàng hoặc ghi giảmkhoản phải thu của khách hàng Thường thì nghiệp vụ này ít khi xảy ra docông ty luôn kiểm tra hàng hóa kĩ trước khi giao hàng cho khách

Trường hợp hàng xuất đi bị trả lại, bên khách hàng thông báo cho công

ty Khi hàng bị trả lại, thường thì khách hàng sẽ lập hóa đơn và gửi lại chocông ty Kế toán sử dụng hóa đơn, phiếu xuất kho của bên khách hàng gửi chobên công ty mình làm căn cứ để ghi giảm doanh thu bán hàng

Ví dụ, ngày 30/1, công ty Dược phẩm Hạ Long xuất trả lại 10 hộp “Cảm cúm ho YBA” Khi đó, công ty Dược phẩm Hạ Long sẽ lập hóa đơnGTGT và gửi lại cho công tyTNHH Sơn Linh như sau:

Biểu số 05: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ hàng bị trả lại

HÓA ĐƠN GTGT Liên 1

Ngày 30/01/2010

Số seri: AB/2009H Số: 056731

Đơn vị bán: Công ty Dược phẩm Hạ Long

Địa chỉ: Số 8 Hoàng Long, Bạch Đằng Quảng Ninh

Số tài khoản: Mã số thuế : 5700103881

Họ tên người mua:

Đơn vị: Công ty TNHH Sơn Linh Số tài khoản:

Địa chỉ: Số 14 ngõ 761Giải Phóng,Hoàng Mai,HN Mã số thuế: 0101529569

TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 300.000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 15.000

Tổng tiền thanh toán : 315.500Bằng chữ: Ba trăm mười lăm ngàn năm trăm đồng

Người mua

(Kí, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng(Kí, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị(Kí, ghi rõ họ tên)

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Thương mại

và Dịch vụ Sơn Linh

Công ty sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu bán hàng,các khoản giảm trừ doanh thu cho từng mặt hàng bán ra trong kì Khi phátsinh nghiệp vụ bán hàng, đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, căn cứ vào hóađơn bán hàng, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan, kế toán tiến hànhnhập dữ liệu vào phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Sau khi nhậpxong chứng từ, phần mềm cập nhật dữ liệu vào trong sổ chi tiết bán hàng chotừng mặt hàng Trên sổ chi tiết cho phép theo dõi cả doanh thu bán hàng, cácnghiệp vụ giảm doanh thu cho từng mặt hàng và các khoản chiết khấu

Mẫu sổ chi tiết bán hàng của công ty như sau:

Sổ chi tiết bán hàngVật tư: – Đvt:

Từ ngày đến ngày

Chứng từ

Mã khách Tên khách

TKđốiứng

Sốlượng Giá bán Doanh thu

Giảm trừdoanh thuNgày Số

Tổngcộng

Người lập biểu(Ký, họ tên)

Ngày tháng năm

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

3 Nhân sâm sữa ong chúa, 35 hộp, giá bán 120.000VND/ hộp

Từ hóa đơn bán hàng, kế toán vào phần mềm, lựa chọn phân hệ Kế toán

bán hàng và công nợ phải thu\ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Sau khi lựa chọn loại hóa đơn theo mục đích bán hàng, kế toán nhập

các thông tin về mã khách hàng, người mua hàng, diễn giải, ngày hạch toán,

số hóa đơn, số seri, tỷ giá Sau đó tiến hành nhập thông tin chi tiết các loại

mặt hàng bán ra: mã hàng, số lượng bán, đơn giá bán, thuế

Phần mềm Fast Accounting quản lí các loại sản phẩm dựa trên mã sản

phẩm mà ta cập nhật trong danh mục sản phẩm, hàng hóa Sau khi nhập mã

sản phẩm bán ra, chương trình tự động cập nhật số lượng tồn kho hiện tại Sau

đó kế toán nhập số lượng hàng bán ra Trong cột đơn giá, có thể cài đơn giá

cố định để máy tự động cập nhật hoặc cũng có thể sửa lại cột đơn giá Sau đónhập các thông tin liên quan về TK doanh thu, TK giá vốn, phần trăm chiếtkhấu (nếu có) Sau đó nhập mã thuế, phần mềm tự động tính doanh thu vàthuế, số tiền được chiết khấu, số tiền còn phải thanh toán

Khi nhập phiếu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình

sẽ tự động xử lí cả 2 nghiệp vụ:

+ Bán hàng

+ Xuất hàng từ kho

Màn hình nhập chứng từ có dạng như sau:

Đối với nghiệp vụ hàng bị trả lại:

Ngày 30/1, do hàng không đảm bảo, công ty Dược phẩm Hạ Long xuấttrả lại 10 hộp Cảm cúm ho YBA Đơn giá trong hóa đơn xuất trước đó chocông ty Dược phẩm Hạ Long là 30.000 VND/hộp

Khi phát sinh nghiệp vụ ghi giảm doanh thu, kế toán vào phân hệ Kếtoán bán hàng và công nợ phải thu\ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Cách nhậpphiếu này gần tương tự hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.

Màn hình nhập chứng từ có dạng như sau:

Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, các số liệu chạy vào sổ chi tiếtbán hàng, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết TK 131, sổ cái TK 511, sổ cái TK

131, sổ cái TK 3331

Số 14/761 Giải Phóng – Hoàng Mai – Hà Nội

Sổ chi tiết bán hàng Vật tư: YBA – Cảm cúm ho YBA – Đvt: lọ

Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010

Người lập biểu (Ký, họ tên)

Ngày tháng năm

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

12/1 125 HALONG Công ty Dược phẩm Hạ Long 13111 35,00 30.000 1.050.000

30/1 178654 HALONG Công ty Dược phẩm Hạ Long 13111 10,00 30.000 (300.000)

Tổng cộng

Sổ chi tiết bán hàng Vật tư: SUAONG – Nhân sâm sữa ong – Đvt: hộp

Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/1/2010

Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Kế toán trưởng

-Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Số 14/761 Giải Phóng – Hoàng Mai – Hà Nội

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG

Từ ngày 01/01/2010 đến 31/01/2010

trừ Doanh thuthuần Giá vốn hàngbán Lãi gộp

Ngày tháng năm

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

2.1.3 Hạch toán tổng hợp doanh thu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Công ty sử dụng hình thức nhật kí chứng từ Căn cứ vào hóa đơn bánhàng và các chứng từ liên quan, khi nhập dữ liệu, các số liệu tự động đưa vàocac bảng kê, các nhật kí chứng từ và sổ cái TK 511

Số 14/761 Giải Phóng – Hoàng Mai – Hà Nội

Nhật kí chứng từ số 8

Từ 01/01/2010 đến 30/01/2010

(Trích)STT TK

Ngày tháng năm

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Biểu số 09: Sổ cái TK 511

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

14/761 Giải Phóng – Hoàng Mai – Hà Nội

Mẫu số S05/DN (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính)

Ngày tháng năm

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

2.2 Kế toán giá vốn hàng bán

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán