Định lượng nguyên vật liệu chính xác sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý kho hàng chống thất thoát, chủ động trong công tác nhập hàng và kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, bằng các tính toán thông thường thì sẽ rất khó khăn và mất thời gian để quản lý tồn kho nguyên vật liệu, do đó cần thiết phải có một công cụ hỗ trợ công tác này. Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng định lượng nguyên vật liệu là một trong những phương thức hiệu quả và tiết kiệm giúp người quản lý kiểm soát hiệu quả các vấn đề trên. Tuy nhiên, định lượng nguyên vật liệu và quản lý kho nguyên vật liệu là một nghiệp vụ phức tạp và không phải phần mềm bán hàng nào cũng làm tốt được chức năng này. Việc sử dụng phần mềm không đảm báo chức năng định lượng nguyên vật liệu dễ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong việc sai lệch số liệu trên phần mềm và số liệu kho thực tế, ảnh hưởng đến công tác xuất – nhập hàng và bán hàng. Do đó em đã chọn đề tài này để giải quyết bài toán định lượng sản phẩm trong phần mềm quản lý.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUANG TRUNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUANG TRUNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-BÁO CÁO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN ĐỊNH LƯỢNG SẢN PHẨM TRONG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
SVTH: Lê Đình Truyền MSSV: 1541011013 Lớp: 15410111 GVHD: ThS Hoàng Thanh Lâm
Bình Định, tháng 4 năm 2017
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Qua hai năm học tập và rèn luyện tại trường Trường Đại học Quang Trung,được sự chỉ bảo và giảng dạy nhiệt tình của quý thầy cô, đặc biệt là quý Thầy côkhoa Công nghệ thông tin đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết vàthực hành trong suốt thời gian học ở trường Cùng với sự nỗ lực của bản thân, em
đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình Từ những kết quả đạt được này, em xinchân thành cám ơn: Quý thầy cô trường Trường Đại học Quang Trung, đã truyền đạtcho em những kiến thức bổ ích trong thời gian qua Đặc biệt, là thầy ThS HoàngThanh Lâm đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp này
Vì thời gian có hạn, cũng như kiến thức còn hạn hẹp nên không sao tránhkhỏi những sai sót, em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Thầy cô
để em có điều kiện học hỏi và phấn đấu hơn nữa
Cuối cùng xin chúc quý Thầy cô Trường Đại học Quang Trung lời chúc sứckhỏe, thành đạt và hạnh phúc trong cuộc sống
Hình 3.1 Giải thuật chính cho bài toán định lượng sản phẩm
Hình 3.2 Thuật toán thêm mới dữ liệu
Hình 3.3 Thuật toán sửa dữ liệu
Hình 3.4 Thuật toán xóa dữ liệu
Trang 4Hình 3.5 Thuật toán tìm kiếm dữ liệu
Hình 3.6 Thuật toán in báo cáo, thống kê
Hình 4.1 Quan hệ định lượng với các bảng khác
Hình 4.2 Bảng danh mục Nguyên liệu
Hình 4.3 Bảng danh mục sản phẩm
Hình 4.4 Giao diện đăng nhập
Hình 4.5 Giao diện chính của chương trình
Hình 4.6 Giao diện form Quản lý định lượng sản phẩm
Hình 4.7 Giao diện form theo dõi chi tiết nguyên liệu
Hình 4.8 Giao diện form thống kê doanh thu theo sản phẩm bán được
Hình 4.9 Giao diện form thống kê doanh thu theo hóa đơn
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: NGUYENLIEU (Nguyên liệu)
Bảng 2: NHAPNGUYENLIEU (Nhập nguyên liệu)
Bảng 3: TONNGUYENLIEU (Tồn nguyên liệu)
Bảng 4: BANGGIA (Bảng giá)
Bảng 5: SANPHAM (Sản phẩm)
Bảng 6: DINHLUONG (Định lượng)
Bảng 7: BAN (Bàn)
Bảng 8: NHANVIEN (Nhân viên)
Bảng 9: HOADON (Hóa đơn)
Bảng 10: CHITIETHOADON (Chi tiết hóa đơn)
Trang 5Trong các nhà hàng/café thì nguyên vật liệu để chế biến thực phẩm là điềuquan trọng nhất và không thể thiếu trong bất cứ trường hợp nào Người kinh doanhngoài việc thống kê lượng hàng nhập vào và bán ra cũng phải trải qua khá nhiềuquy trình từ khâu chế biến này đến khâu khế biến khác để tạo nên một sản phẩmhoàn hảo đem đến người tiêu dùng.
Một điều đáng quan tâm, vấn đề định lượng nguyên vật liệu cũng là công việckhá quan trọng xác định mức độ ảnh hưởng đến uy tín của mỗi nhà hàng/café Làmthế nào để định lượng nguyên vật liệu chính xác cũng không thể bằng những cáchlàm thông thường Một minh chứng cho thấy, ở nhiều nhà hàng, quán café đang cầndùng đến chức năng định lượng nguyên vật liệu nhanh chóng và chính xác
Theo đó, em đã chọn đề tài “Giải quyết bài toán định lượng sản phẩm trong
phần mềm quản lý”, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng định
lượng nguyên vật liệu sẽ là một trong những biện pháp đơn giản nhất giúp cho cácnhà hàng, quán café dễ dàng định lượng được nguyên vật liệu cho từng món ăn mộtcách chính xác, tiết kiệm và kiểm soát lượng hao hụt nguyên vật liệu
1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Định lượng nguyên vật liệu chính xác sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lýkho hàng chống thất thoát, chủ động trong công tác nhập hàng và kiểm soát chặt chẽchất lượng sản phẩm Tuy nhiên, bằng các tính toán thông thường thì sẽ rất khókhăn và mất thời gian để quản lý tồn kho nguyên vật liệu, do đó cần thiết phải cómột công cụ hỗ trợ công tác này Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng địnhlượng nguyên vật liệu là một trong những phương thức hiệu quả và tiết kiệm giúpngười quản lý kiểm soát hiệu quả các vấn đề trên
Tuy nhiên, định lượng nguyên vật liệu và quản lý kho nguyên vật liệu là mộtnghiệp vụ phức tạp và không phải phần mềm bán hàng nào cũng làm tốt được chứcnăng này Việc sử dụng phần mềm không đảm báo chức năng định lượng nguyênvật liệu dễ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong việc sai lệch số liệu trên phần mềm
và số liệu kho thực tế, ảnh hưởng đến công tác xuất – nhập hàng và bán hàng Do
đó em đã chọn đề tài này để giải quyết bài toán định lượng sản phẩm trong phầnmềm quản lý
Trang 61.2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Mục đích nghiên cứu của để tài là để tìm hiểu, xây dựng, hoàn thiện và đưavào sử dụng thử nghiệm trong hệ thống quản lý quán cà phê có áp dụng bài toánđịnh lượng Đồng thời đơn giản hóa, tối ưu hóa và khắc phục được những hạn chếthường gặp trong công tác quản lý cũng như định lượng sản phẩm
1.3 PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
Đề tài được được xây dựng trong khuôn khổ nghiên cứu phương pháp địnhlượng sản phẩm trong phần mềm quản lý tại một nhà hàng/quán café
Để thực hiện tốt đề tài này trong vòng 08 tuần (kể từ ngày bắt đầu20/02/2017), em cần nghiên cứu những nội dung cơ bản sau:
- Tìm hiểu về quy trình hoạt động, các công thức chế biến sản phẩm của một nhà hàng/
quán café
- Tìm hiểu phương pháp định lượng sản phẩm.
1.4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp nghiên cứu tự luận: nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu, giáotrình có liên quan tới quy trình quản lý quán cà phê để đưa ra giải pháp xây dựngphần mềm quản lý quán cà phê, cũng như phương pháp định lượng để chế biến cácsản phẩm
Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: qua việc nghiên cứu tài liệu, giáo trình,rút ra kinh nghiệm xây dựng phần mềm
Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: lấy ý kiến giảng viên trực tiếp hướng dẫn,các giảng viên bộ môn để hoàn thiện về mặt nội dung và hình thức của đồ án
1.5 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
Về mặt lý thuyết: đề tài nghiên cứu giúp hiểu rõ hơn về bài toán định lượngsản phẩm trong phần mềm quản lý
Về mặt thực tiễn: xây dựng một chương trình quản lý có tích hợp định lượngsản phẩm áp dụng thực tế cho các nhà hàng/quán café kinh doanh vừa và nhỏ
1.6 CẤU TRÚC ĐỒ ÁN
Ngoài phần mở đầu và phụ lục, báo cáo gồm các chương: chương 1: tổng quan
đề tài; chương 2: bài toán định lượng sản phẩm trong phần mềm quản lý; chương 3:giải quyết bài toán; chương 4: xây dựng chương trình và thử nghiệm
Trang 72 CHƯƠNG 2 BÀI TOÁN ĐỊNH LƯỢNG SẢN PHẨM TRONG PHẦN MỀM
Đối mặt với nhiều cạnh tranh trong ngành như kể trên, trong việc lựa chọn hệthống quản lý, những ông chủ, bà chủ cần trang bị cho mình giải pháp phần mềmthông minh giúp họ giải quyết tốt bài toán quản lý chi phí chế biến món ăn và sựđồng dạng trong chuỗi Vì vậy, bên cạnh những yêu cầu chung giống như các hệthống bán lẻ khác, mô hình kinh doanh này đòi hỏi hệ thống phần mềm quản lý cửahàng cafe, chuỗi nhà hàng phải có chức năng định lượng nguyên vật liệu Và có thểnói định lượng nguyên vật liệu là việc hoàn toàn cần thiết ảnh hưởng trực tiếp đếnvấn đề sống – còn của nhà hàng/quán café
Trong chương này em sẽ trình bày các vấn đề trong các phần mềm quản lý bánhàng chung, giới thiệu tổng quan bài toán định lượng trong phần mềm quản lý quáncafé, một số phần mềm hiện có ở Việt Nam
2.1 VẤN ĐỀ ĐỊNH LƯỢNG SẢN PHẨM TRONG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
Kinh doanh trong ngành ăn uống với một quán café, một cửa hàng ăn nhỏ vàichục khách mỗi ngày, hay là cả một nhà hàng lớn với vài trăm, ngàn thực khách mỗingày, nếu như áp dụng phương thức quản lý thủ công, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khănnhư: chuẩn bị nguyên vật liệu hàng ngày, phục vụ khách hàng, kiểm soát nhân viênbán hàng, kiểm soát hoá đơn… trong đó việc làm sao kiểm soát việc nhập và quản
lý tồn kho nguyên vật liệu một cách hiệu quả là rất quan trọng bởi rủi ro thất thoát
là rất lớn
Nguyên vật liệu là một trong những thứ khó quản lý nhất trong kinh doanh các
mô hình nhà hàng/quán café Nếu không biết cách quản lý nguyên vật liệu, sẽ ảnhhưởng lớn đến hoạt động bán hàng Cụ thể như, nếu thiếu nguyên vật liệu, sẽ ảnh
Trang 8hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống, dẫn đến không đáp ứng đủnhu cầu của khách hàng Hoặc nguyên liệu vẫn còn, mà vẫn nhập thêm, dẫn đếnthừa, cũng chính là lý do dẫn đến mất mát Và áp lực về quản lý sẽ ngày càng tăngkhi quy mô và mức độ đầu tư của bạn vào nhà hàng lớn hơn.
Thực hiện dự tính nguyên vật liệu rất có ý nghĩa và là một việc làm cần thiếtvới các bếp trưởng Khi dự trù được số lượng món ăn, mỗi món ăn cần lượngnguyên vật liệu là bao nhiêu, rồi quy ra số lượng từng loại nguyên vật liệu, nhàhàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhập nguyên vật liệu, tránh dẫn đến việc thừanguyên vật liệu này, thiếu nguyên vật liệu kia Điều này thể hiện sự thiếu chuyênnghiệp trong công tác quản lý, cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ của bộphận nhà bếp
Định lượng nguyên vật liệu và quản lý kho nguyên vật liệu là một nghiệp vụphức tạp và không phải phần mềm bán hàng nào cũng làm tốt được chức năng này.Việc sử dụng phần mềm không đảm báo chức năng định lượng nguyên vật liệu dễdẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong việc sai lệch số liệu trên phần mềm và số liệukho thực tế, ảnh hưởng đến công tác xuất – nhập hàng và bán hàng
2.2 MỘT SỐ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN THỊ TRƯỜNG 2.2.1 Những phần mềm có áp dụng định lượng sản phẩm
Hiện tại ở Việt Nam một số phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp chứcnăng định lượng sản phẩm nên có giá trị thương mại khá cao Những phần mềm phổbiến như sau:
- Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng KiotViet
Trang 9- Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Sapo
- Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Perfect Sale
2.2.2 Những phần mềm chưa có tính năng định lượng sản phẩm
Tuy nhiên, định lượng nguyên vật liệu và quản lý kho nguyên vật liệu là mộtnghiệp vụ phức tạp và không phải phần mềm bán hàng nào cũng làm tốt được chứcnăng này Hoặc là xem nhẹ phần định lượng sản phẩm nên không tích hợp chứcnăng định lượng sản phẩm vào phần mềm Như đã nói ở trên, việc này về lâu dài sẽảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng phục vụ món ăn cho khách, dẫn đến tình hình
Trang 10kinh doanh không phát triển tốt Những phần mềm sau chưa có tính năng địnhlượng sản phẩm nhưng được một số chủ nhà hàng đang sử dụng:
- Phần mềm quản lý Bikasoftv2
- Phần mềm quản lý quán café Vietbill - phanmemtinhtienvietbill.vn
2.3 ĐỊNH LƯỢNG SẢN PHẨM TRONG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
2.3.1 Giới thiệu bài toán
Để đáp ứng việc định lượng chính xác nguyên vật liệu trong các nhà
hàng/quán café hiện nay, em đã chọn “Giải quyết bài toán định lượng sản phẩm trong phần mềm quản lý” với bộ dữ liệu thực của quán café để làm cơ sở dữ liệu
giải quyết bài toán định lượng sản phẩm trong đố án này Bài toán đặt ra là vấn đềđịnh lượng sản phẩm phải đồng bộ và có thể thay đổi cho từng loại sản phẩm khi
Trang 11khách yêu cầu chế biến riêng Nhưng để tạo ra được một sản phẩm đặc trưng, ngon
và hấp dẫn khách hàng, người quản lý phải kết hợp với bộ phận chế biến để có kếtquả tối ưu và tốt nhất
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có chức năng định lượng sản phẩm,
sẽ giải quyết những vấn đề sau:
- Dễ dàng xác định nguyên vật liệu cần nhập cho mỗi ngày
Phần mềm quản lý bán hàng với chức năng định lượng nguyên vật liệu, giúpcho các nhà hàng hay quán café dễ dàng định lượng nguyên vật liệu cho mỗi món
ăn một cách chính xác Từ đó, có thể xác định, ngày hôm sau cần mua nhữngnguyên vật liệu gì, số lượng bao nhiêu, tránh việc mua thừa hay thiếu quá nhiều.Theo đó, chủ nhà hàng cũng dễ dàng kiểm tra độ trung thực của người nhân viên đimua hàng
- Kiểm soát chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu
Tính năng trừ trực tiếp lượng nguyên vật liệu đã sử dụng trên phần mềm kho,giúp cập nhật số lượng nguyên vật liệu còn trong kho nhanh và hoàn toàn sát vớithực tế Nhờ vậy mà nhân viên nhà bếp và người quản lý có thể dễ dàng kiểm trađược số lượng hàng tồn, để lên kế hoạch cho đợt mua hàng tiếp theo, hoặc phải hủynhững hàng bị hư hỏng, hay hết hạn sử dụng trong quá trình kiểm kho, bảo đảmchất lượng tươi sống cũng như vệ sinh an toàn thực phẩm để không làm ảnh hưởngchất lượng món ăn/đồ uống cũng như đến sức khỏe của thực khách
- Tránh thất thoát nguyên vật liệu
Nguyên liệu nhập vào cấu thành một phần chi phí của sản phẩm, tuy nhiên khikhông có phương pháp định lượng rõ ràng và theo dõi khoa học, các chủ cửa hàngkhông thể quản lý được lượng nguyên liệu có được nhân viên sử dụng trung thực vàhợp lý không
Việc định lượng nguyên liệu (xác định khối lượng / số lượng của nguyên vậtliệu cấu thành nên mỗi sản phẩm) sẽ giúp các chủ cửa hàng giải quyết bài toán trên
2.3.2 Dữ liệu bài toán
Như đã nói ở trên, các thông tin được sử dụng trong bài toán định lượng sảnphẩm là:
- Danh sách các sản phẩm
- Danh sách các nguyên vật liệu
Trang 12- Bảng công thức pha chế sản phẩm
Ví dụ 2.1: Một số công thức pha chế sản phẩm tại các nhà hàng, quán café
+ Để pha chế 8 ly trà sữa ta có bảng định lượng nguyên liệu sau:
+ Để pha chế 1 ly café sữa chua ta có bảng định lượng nguyên liệu sau:
+ Để chế biến món nem rán cá hồi cho 6 người ăn ta có bảng định lượngnguyên liệu sau:
2.3.3 Các ràng buộc bài toán
- Dữ liệu nhập vào phải rõ ràng, số lượng chính xác.
- Những sản phẩm bán ra phải đảm bảo là định lượng sản phẩm đó tồn tại.
- Kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi xóa một định lượng để không ảnh hưởng đến bảng
theo dõi chi tiết nguyên liệu
3 CHƯƠNG 3 GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN 3.1 GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN ĐỊNH LƯỢNG SẢN PHẨM TRONG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
Định lượng là sự xác định số lượng/khối lượng từng nguyên vật liệu có trongmột sản phẩm hoàn chỉnh mà cửa hàng bán ra, tính năng định lượng sẽ tự động ápdụng cho bài toán bán hàng với mọi loại sản phẩm
3.1.1 Xác định nguyên vật liệu cần thiết cho từng sản phẩm
+ Loại nguyên vật liệu cần phải phù hợp với chi phí của món ăn/nước uống
Trang 13+ Ghi ra lượng của từng loại nguyên vật liệu và pha chế/chế biến thử để đánhgiá chất lượng cũng như mức độ phù hợp với giá bán.
+ Định mức nguyên vật liệu vẫn có thể được sử dụng ngay cả khi đơn vị sốlượng của một sản phẩm được chế biến và các nguyên vật liệu được tiêu thụ là khác
nhau (Chẳng hạn khi chế biến 1 đơn vị thành phẩm là 1 ly cà phê sữa – cần nguyên liệu café bột: 20g, sữa đặt có đường: 10g).
+ Quyết định công thức nguyên vật liệu cuối cùng của từng món ăn và lưu lại
để hướng dẫn cho bếp/pha chế
3.1.2 Kiểm soát chặt chẽ đầu vào đầu ra của nguyên vật liệu
+ Luôn lưu lại tất cả thông tin của việc mua hàng/nhập kho
+ Thống kê nguyên vật liệu xuất - nhập - tồn hàng tháng để có kế hoạch đặthàng trong tháng phù hợp
+ Theo dõi sự thay đổi của tồn kho để mua hàng kịp thời đối với những mặthàng đang có tồn kho thấp
3.1.3 Giải quyết bài toán thất thoát nguyên vật liệu và điều chỉnh công thức pha chế
Kiểm kê kho hàng tuần để so sánh lượng nguyên vật liệu tiêu hao dựa trêncông thức và lượng nguyên vật liệu thật sự tiêu hao để xem xét nhân viên sử dụngtrung thực và hợp lý không Chẳng hạn, đầu tháng quán café nhập về 5kg bột cafédùng cho việc pha chế café và sữa chua café, tới cuối tháng kiểm kho còn lại 1kg.Như vây, trong tháng nhân viên đã sử dụng hết 4 kg cho việc pha chế 2 sản phẩmtrên Giả sử trong tháng đó, quán bán được 100 ly café và 50 ly sữa chua café, chỉnhìn vào những số liệu này, sẽ rất khó để người quản lý biết được liệu lượng café cóđược sử dụng chính xác và phù hợp không Nếu định lượng trung bình cần 25g cafécho 1 ly café và 10g cho 1 ly sữa chua café, thì tổng lượng café tiêu thụ trong tháng
sẽ là 100* 25g/ ly café + 50 * 10g/ ly sữa chua café = 3kg So với số lượng tiêu thụ4kg của kiểm kho cuối tháng, bạn có thể dễ dàng thấy được lượng nguyên liệu café
đã bị thất thoát 1kg trong tháng
Quản lý cũng có thể phát hiện ra việc nhân viên đang pha chế/chế biến sảnphẩm không đạt yêu cầu lượng nguyên vật liệu nếu lượng nguyên vật liệu tiêu haodựa trên công thức lớn hơn lượng nguyên vật liệu thật sự tiêu hao – trường hợpngược lại với việc thất thoát
Trang 143.1.4 Các giải thuật giải quyết bài toán định lượng sản phẩm
3.1.4.1 Giải thuật chính cho bài toán định lượng sản phẩm
Chọn ra một sản phẩm để định lượng từ bảng danh mục Sản phẩm, sau đóchọn các nguyên liệu phù hợp để chế biến từ bảng danh mục Nguyên liệu, để tiếp
tục phân bổ số lượng nguyên liệu sẽ áp dụng công thức: x Sản phẩm A = y Nguyên
liệu B (trong đó x,y là số lượng phân bổ) Sau khi phân bổ số lượng xong, người
quản lý cần chế biến thử nghiệm sản phẩm đó, nếu chưa phù hợp về chất lượngcũng như phân bổ chi phí giá bán chưa hợp lý thì cần định lượng lại, ngược lại thìhoàn thiện công thức để áp dụng cho nhà bếp chế biến
Hình 3.1 Giải thuật chính cho bài toán định lượng sản phẩm
Trang 151 Các thuật toán liên quan đến việc xử lý dữ liệu trong chương trình
3.1.4.1.a) Thuật toán thêm mới dữ liệu
Hình 3.2 Thuật toán thêm mới dữ liệu