LCME SiteVisit Preparedness for Course Directors: Marc Zumberg American Society of Hematology Course Directors Breakfast December 2015

AAMC GQ 2014 – scale 1 to 5 UFCOM National Office of the Dean for Curriculum: Responsiveness to student problems 4.6 3.9Office of the Dean for Students: Responsiveness to student prob

for Course Directors:

Marc Zumberg American Society of Hematology 

Course Directors Breakfast

December 2015

Overview

DCI=data  collection instrument

Timeline

Timeline

• Goal: To identify the institution’s strengths, areas for  improvement, and strategies to address any concerns

• 5 Areas with 128 accreditation standards

– Institutional Setting

– Educational Program

– Medical Students (services and learning environment)– Faculty

– Educational Resources

• Began March 2013 – Database draft completed Jan. 

2014 

AAMC GQ 2014  – scale 1 to 5 UFCOM National Office of the Dean for Curriculum: 

      Responsiveness to student problems 4.6 3.9Office of the Dean for Students: 

      Responsiveness to student problems 4.7 4.0Satisfaction with: Career planning services 4.4 3.7

      Faculty mentoring 4.5 4.1

Programs that promote well being, effective 

stress management, balanced lifestyle   4.3 3.9       Academic counseling 4.5 3.9

       Personal counseling 4.6 4.0

       Financial aid services 4.5 4.1

3. Clerkship Grade Reporting.  Final grades within 6 weeks of  end of 

clerkships.  

Action:  Currently in compliance ­ continue to monitor  closely.

Guidelines

12 Standards

Standards: example

– Medical Education Program Policies and 

Procedures: 

https://osa.sites.medinfo.ufl.edu/files/2014/10/Policies­and­Procedures­Handbook.pdf

• Do you have enough administrative/staff support? 

Should be yes – if not let us know –  from Deans office and sometimes department (this varies)

• What type of work are the staff responsible for? 

Deans office staff help scheduling, uploading 

course material, formatting exams, exam scoring and analysis ?

Standards: example

University System Instructor Work Load (IWL)– modified with faculty input

Standards: example

• Give an example of unprofessional student 

behavior and what was done to correct it?  

1 Student was late and missing from required 

assignment – referred to ASC, required to write a reflective paper and assigned a mentor – 

depending on the severity and repetitive nature this may documented in the course/clerkship 

evaluation and MSPE 

2 Arrogance and condescending behavior of student  

to others – counseled and referred for 

psychological evaluation – mentor and reflective paper –  documented  in clerkship evaluation

• What happens if you have a lecturer who doesn’t 

perform well? They are usually counseled by course director for improvement and may be referred to a specific faculty development workshop for 

remediation– if poor performance persists the CD has authority to replace the faculty

• Do you have the authority to remove lecturers? 

YES

• Do you receive sufficient support for being a course director? YES – FTE from Deans office – 

departments get eRVUs for faculty teaching effort

University policy –  tell student if informed you must report to the University per policy

• Is there any central monitoring of  student mistreatment?

• What is your policy about sexual  harassment? 

• How are courses reviewed?

• How often do you get data from  student assessments?

•What is your schools definition on diversity? “The College is committed to nurturing greater inclusion of African Americans, Hispanics and Native Americans as well as the 

socioeconomically disadvantaged (rural and urban) as a primary objective for the achievement of excellence through Diversity. The College of Medicine however recognizes that inclusion of other ethnic minorities and groups underrepresented in 

medicine is essential to the promotion of excellence in 

healthcare and achievement of health equity for residents in the state of Florida.” 

Standards: example

• How do you know if there are gaps or 

org. recommendations (e.g., IOM), USMLE  content outline, CD discussions, AAMC 

GQ , performance USMLE, Residency 

program director surveys, student surveys,  search engine, course debriefings

oversight to gaps and redundancies in the curriculum? 

Review student performance USMLE exams, 

AAMCGQ, Residency Program Director Evaluations, and internal exams including Clinical Skills Exams

•How are lecturers evaluated? Student surveys and 

student performance on exam items – when necessary peer evaluation

• Where is  ethics/ebm/others?  taught in the 

Standards: example

3 phase curriculum: ACGME Competency based with  ~ 100 Institutional Learning Objectives (developed by faculty)

Phase 1: Foundations of Medical Practice (68 weeks, years 1 and 2), integrates clinical skill development and social and 

Medicine, Emergency Medicine, Geriatrics and Rehabilitative Medicine, and Internship 101)

Standards: example

• How do you decide what basic science to keep and what should be removed? Use AAMCGQ data, 

AAMC MSOP, IOM and other reports,  USMLE Content Outline and discussions among faculty 

with recommendations from course and clerkship director committees submitted to CC

• What type and how much communication do you have with the clerkship directors? Occurs through participation of Chairs of course and clerkship 

committees on monthly CC and facilitated by the ADME who is on all 3 committees

• Who has final approval of course content? Course directors and Faculty – must be aligned with course and curriculum objectives (approved by CC)

• How do you know what students have been taught prior to your course? Discussions among faculty and Course Dirs. & search engine 

• How do you use the institutional (school­wide) 

objectives to guide your content? Course objectives are linked to institutional objectives – learning 

activities are linked to course objectives and 

content is linked to learning activity and course 

objectives

• Provide an example of a linkage 

between the institutional objective,  course objective, and assessment.

surveys, student performance data, 

student/faculty course debriefings, 

Evaluation Committee and CC review

• Which courses use narrative evaluations? The CLGs provide opportunity for narrative feedback (both oral and written) ­ CLGs are a learning tool that any 

course can use for active or engaged learning 

activities including clinical skills, ICM for 

history/physical diagnosis­ Clinical Skills Exams – others??

• Do CLG leaders assess students?  They provide 

formative assessment of professionalism, team skills, clinical skills and  narrative feedback on student 

performance in these activities  – they do not assign grade – the associated course assigns grades

• How is anatomy integrated within the new 

curriculum? In ICM with physical examination – coordinated with organ systems

• Students noted a dissatisfaction with quality and consistency of the anatomy instruction. What is being done to address their dissatisfaction? This was due to faculty turnover and an unexpected absence of a faculty member for FMLA – faculty has returned and evals. increased

• How do you know whether anatomy is 

successfully covered? USMLE Step 1 scores 

actually higher, internal exams

• What concerns do you have about the  COM or the COM students?

• If you had to come up with strengths  and areas of improvements, what 

would they be?

• Review Materials

LCME Attitude