Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh thừa thiên huế

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh thừa thiên huế

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Ngày nay, các giao dịch kinh doanh ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp với sựxuất hiện của thương mại điện tử (e-bussiness), phạm vi hợp tác kinh doanh cũng nhưviệc mua bán hàng hóa không chỉ dừng lại ở thị trường trong nước, khu vực mà cònvươn ra thị trường toàn cầu nhờ mạng Internet (email, web, e-business…), đườngtruyền tốc độ cao ADSL và tốc độ xử lý nhanh chóng của máy tính (Chip Intel@…).Chính vì vậy, hoạt động kế toán sẽ đứng trước thách thức mới là các giao dịch kinhdoanh trên mạng Internet (thông qua các website Bussiness to Bussiness B2B,Bussiness to Custumers B2C; Sàn giao dịch điện tử…) khác hẳn các giao dịch truyềnthống Các giao dịch điện tử được thực hiện không cần biết mặt khách hàng, khôngcần gặp nhau để giao hàng lấy tiền như trước đây nữa Đồng thời, trong xu hướng hộinhập kinh tế thế giới, hệ thống kế toán Việt Nam đang từng bước hướng đến việcchuẩn hóa các quy tắc và phương pháp theo chuẩn mực kế toán quốc tế Việc ứngdụng công nghệ thông tin trong quản lý toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp làmột vấn đề không thể không thực hiện, vừa có lợi cho doanh nghiệp vừa thuận tiệncho đối tác kinh doanh Mặt khác, trong thời đại công nghệ thông tin, công nghệ kỹthuật số, yêu cầu thông tin chính xác, kịp thời và đáng tin cậy ngày càng trở nên cấpthiết hơn bao giờ hết, bởi vì thông tin sẽ mang lại các cơ hội kinh doanh rất tốt cho cácdoanh nghiệp, đặc biệt là trong khâu quản lý, thống kê và dự báo các nguồn lực phục

vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Xu hướng toàn cầu hóa, sự phát triển của công nghệ thông tin, xu thế hội nhậpkinh tế thế giới là ba nhân tố chủ yếu thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp làm sao cho hiệu quả nhất.Doanh nghiệp sẽ có được nhiều lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác quản lý như là: năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhậpmột lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc

độ nhanh hơn, chính xác hơn; doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạnmức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưuhóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sảnxuất, kinh doanh Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và

có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác,

cổ đông Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác vàđúng hạn ứng dụng công nghệ thông tin cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạtđộng của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩnquốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăngnăng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Tỉnh Thừa Thiên Huế là một địa phương có nhiều tiềm năng để phát triển kinh tế,đặc biệt là ngành du lịch cho nên các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh chủ yếu là cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh doanh thương mại, dịch vụ Với chủ trương hỗ trợ các

doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh về ứng dụng công nghệ thông tin, tạo cơ sở nền tảngcho thương mại điện tử phát triển, UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế đã khuyến khích cácdoanh nghiệp tiếp cận công nghệ thông tin trong công tác quản lý và kinh doanh, nângcao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập và phát triển.Các doanh nghiệp thương mại với đặc trưng cơ bản là mua hàng và bán hàng,không tiến hành sản xuất sản phẩm, các doanh nghiệp dịch vụ thì quá trình tiêu thụ gắnliền với quá trình cung cấp Do đó, kế toán doanh thu có ý nghĩa rất quan trọng đối vớihai loại hình doanh nghiệp này, doanh thu quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp,trong khi các doanh nghiệp sản xuất thì ngoài vấn đề doanh thu ra còn phải chú trọngvấn đề chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

Trong điều kiện hiện nay, các giao dịch kinh doanh ngày càng trở nên phức tạpvới sự xuất hiện của thương mại điện tử, làm sao kiểm soát được doanh thu bánhàngvà cung cấp dịch vụ, xây dựng quy trình bán hàng một cách bài bản, kiểm soátcác rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng nhằm đạt được tỷ lệ thu hồi được tiềnbán hàng cao nhất… trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ là những vấn đềrất đáng quan tâm

Xuất phát từ các vấn đề nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế” hay nói cách khác là hoàn

thiện chu trình doanh thu trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán và chutrình doanh thu trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

- Đánh giá tình hình kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại cácdoanh nghiệp thuơng mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

- Đề xuất quy trình kiểm soát doanh thu cho các doanh nghiệp trong điều kiệntin học hóa công tác kế toán doanh thu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng kế toán doanh thu trong điềukiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thuơng mại và dịch vụ trên địa bàn tỉnh ThừaThiên Huế trong năm 2008

- Do điều kiện về thời gian cũng như kinh phí nên đề tài chỉ tập trung vào cácdoanh nghiệp thương mại, dịch vụ áp dụng theo hệ thống chuẩn mực kế toán ViệtNam

- Qua điều tra khảo sát sơ bộ thì các doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh cáthể, các hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp, dịch vụ điện và một số đơn vị sự nghiệp, đơn

vị vũ trang tuy có tiến hành công tác kế toán nhưng với quy mô quá nhỏ và không đầy

đủ, ít áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán Vì vậy, đề tài không tiến hànhnghiên cứu với các đối tượng này do không thõa mãn yêu cầu của nghiên cứu

4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của nghiên cứu

- Hệ thống hóa lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

- Cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng kế toán doanh thu trongđiều kiện tin học hóa trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ tại địa bàn tỉnh ThừaThiên Huế.

- Đề xuất các quy trình và biện pháp nhằm kiểm soát tốt doanh thu cho cácdoanh nghiệp thương mại, dịch vụ

- Xây dựng cơ sở dữ liệu cho công tác giảng dạy cũng như nghiên cứu về hệthống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra chọn mẫu

o Các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ trên địa bàn Tỉnh ThừaThiên Huế (TTH) có ứng dụng công nghệ thông tin hoặc sử dụng phần mềm kế toán làđối tượng điều tra của nghiên cứu này Các doanh nghiệp sẽ được phân loại theo quy

mô lớn, vừa và nhỏ theo phương pháp phân loại doanh nghiệp dựa trên doanh số và sốthuế của Tổng Cục Thuế (được trình bày trong công văn số 960/TCT/HCQT, ngày16/03/2006), các doanh nghiệp có doanh số từ 50 tỷ đồng trở lên là những doanhnghiệp có qui mô lớn

o Các giới hạn về nguồn lực tài chính, cũng như giới hạn về thời gian

và một số yếu tố không thuận lợi khác (chẳng hạn như sự khó khăn trong việc tiếp cậncác doanh nghiệp để điều tra) không cho phép chúng tôi thực hiện một nghiên cứutoàn diện tất cả các doanh nghiệp trên địa bàn Tỉnh Số lượng các doanh nghiệp ở cácHuyện trong tỉnh ít hơn rất nhiều so với số lượng các doanh nghiệp trên địa bàn Thànhphố Huế (số liệu minh họa ở phần Phụ lục 2) Hơn nữa, các doanh nghiệp kinh doanhthương mại, dịch vụ lớn đều tập trung ở khu vực Thành phố Huế Do vậy, trongnghiên cứu này, chúng tôi chỉ lựa chọn các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Huế

để điều tra

o Nghiên cứu này dựa hoàn toàn vào số liệu sơ cấp Để thu thập đượccác dữ liệu cần thiết, chúng tôi đã thiết kế một bảng câu hỏi điều tra có cấu trúc và tiếnhành điều tra để thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn trực tiếp kết hợp với gửiphiếu khảo sát cho kế toán trưởng của doanh nghiệp bởi vì không thể thực hiện phỏngvấn trực tiếp toàn bộ các doanh nghiệp được chọn do giới hạn thời gian và nguồn lựctài chính Hơn nữa, gửi phiếu khảo sát cũng có ưu điểm là dễ thu dược thông tin kháchquan, trung thực hơn do không phải đối mặt trực tiếp với người phỏng vấn

o Danh sách các doanh nghiệp được chọn điều tra được trình bày ởphần Phụ lục 1

- Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu:

Dữ liệu điều tra được xử lý bằng phần mềm SPSS Với mục đích đánh giá bướcđầu về sự ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán doanh thu của cácdoanh nghiệp, nghiên cứu này chỉ sử dụng các công cụ đơn giản để phân tích dữ liệu,chủ yếu là các thống kê mô tả cơ bản và phương pháp đồ thị

PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Chương 1- TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN, HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN, CHU TRÌNH DOANH THU

1.1 Tổng quan về kế toán

1.1.1 Khái niệm về kế toán

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động [3] Dưới góc độ nàythì bản chất của kế toán là hoạt động ghi chép, phân loại tổng hợp thông tin theo một

số nguyên tắc nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng và các bên liênquan thông qua các phương pháp kế toán và báo cáo kế toán Việc ghi chép và lập báocáo kế toán về các hoạt động kinh tế bằng ngôn ngữ kế toán thông qua các ký hiệuriêng của kế toán như ghi “Nợ”, ghi “Có” và vận dụng các yêu cầu, nguyên tắc,phương pháp kế toán để lập báo cáo kế toán thông qua các con số mà người làm kếtoán thường cho rằng “những con số biết nói” đã phản ánh bản chất của kế toán là mộttrung tâm xử lý và cung câp thông tin

Những tiến bộ vượt bậc của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, đặc biệt kỹthuật số đang làm cho bản chất của kế toán cần có sự nhìn nhận lại, đó là:”Kế toán làmột hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tàichính của một tổ chức hay một doanh nghiệp” [11], nhằm cung cấp thông tin chongười sử dụng và các bên có liên quan Dưới góc độ này thì bản chất của kế toán làmột hệ thống xủa lý và cung cấp thông tin đã được số hóa Vấn đè số hóa ở chỗ mọithông tin thời nay không còn thu thập và truyền đạt bằng thủ công 100% nữa mà mọicông việc kế toán từ khâu lập chứng từ đến khâu báo cáo kế toán và chuyển báo cáoquan mạng nội bộ, email hay trực tuyến (online) mọi lúc, mọi nơi cho những người cónhu cầu thông tin Ví dụ trước kia khi lập một Bảng kê bán hàng từ một chinh nhánhtại Đà Nẵng của Công ty A ở Thành phố Hồ Chí Minh, kế toán tại chi nhánh Đà Nẵngphải lập hóa đơn bán hàng, lập phiếu thu tiền, ghi nhận doanh thu Định kỳ (có thể làcuối ngày/tuần/tháng) để báo cáo về công ty A, phải chuyển tài liệu kế toán vềTP.HCM Tuy nhiên, hiện nay với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, việc lập hóađơn bán hàng, lập phiếu thu tiền, ghi nhận doanh thu đều được thực hiện đồng thờicùng một lúc trên phần mềm kế toán Sau đó, chỉ cần một lệnh chuyển, những thôngtin đó được số hóa và chuyển ngay qua máy server (máy chủ) của công ty A tạiTP.HCM trong vòng vài chục giây thông qua email, internet hoặc cáp quang

Một ví dụ điển hình khác, khá phổ biến ở Ấn Độ trong những năm gần đây, đó

là dịch vụ kế toán hay dịch vụ khai báo thuế cho các doanh nghiệp của Mỹ tại Ấn Độ

(dịch vụ outsourcing) Ngồi ở Ấn Độ, nhân viên kế toán tại công ty MphasiS [9] của

Ấn Độ có thể làm toàn bộ công việc kế toán tại Mỹ mà không phải làm đúng các bước

xử lý theo quá trình kế toán bằng thủ công nhưng vẫn có báo cáo kế toán đầy đủ theochuẩn mực kế toán của Mỹ, tất nhiên chi phí thấp hơn nhiều lần thuê nhân viên kế toántại Mỹ

Các vấn đề trên có được là nhờ sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin.Những ứng dụng thành quả của công nghệ thông tin (cả phần cứng lẫn phần mềm) vàđường truyền Internet đã làm thế giới xích lại gần nhau hơn Trong lĩnh vực kế toán,

được thừa hưởng những công nghệ này hấu như là vấn đề tiên phong trong công tác vitính hóa tại các doanh nghiệp Công cụ giúp ích cho việc khởi đầu này chính là phầnmềm kế toán, sau hơn một thập niên phát triển (bắt đầu khoảng năm 1990) phần mềm

kế toán hiện nay cũng đã nâng lên ở tầm cao mới đó là sự phát triển của hệ thốnghoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning), hệ thốngnày không những cung cấp thông tin thuần túy về kế toán tài chính mà còn cung cấpthông tin kế toán quản trị để quản lý toàn diện doanh nghiệp Vấn đề giới hạn khônggian và thời gian đối với thông tin kế toán ngày nay cũng thay đổi, chính là nhờ mạngtruyền thông Internet

Kế toán trong môi trường hiện nay là một hệ thống đa chiều, là vùng giao thoacủa nhiều lĩnh vực (lĩnh vực công nghệ thông tin, lĩnh vực kế toán, lĩnh vực thươngmại) chứ không còn thuần túy của riêng ngành kế toán truyền thống Mặt khác, cácthông tin kinh tế tài chính hiện nay đều được thu thập, xử lý và cung cấp thông quaviệc số hóa hệ thống thông tin, góp phần hình thành doanh nghiệp điện tử, thương mạiđiện tử và từng bước xây dựng chính phủ điện tử, xã hội điện tử

1.1.2 Đối tượng kế toán

Kế toán phản ánh vốn kinh doanh và sự vận động của vốn kinh doanh Thôngqua việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế - tài chính hay còn gọi là các giao dịch phátsinh trong quá trình kinh doanh ảnh hưởng đến tài sản, nguồn vốn, chi phí và doanhthu, kế toán nhằm mục đích lập các báo cáo tài chính và truyền đạt thông tin hữu íchđến những người sử dụng thông tin – những người làm quyết định Như vậy, kế toánkhông chỉ phản ánh các đối tượng ở trạng thái tĩnh mà còn trong trạng thái động, bởi vìtài sản và nguồn vốn của đơn vị không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳkinh doanh [10]

Sau đây là một số khái niệm chi tiết của các đối tượng kế toán:

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 – Chuẩn mực chung trong Quyết định165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 [1], các yếu tố có liên quan trực tiếp tới việc xácđịnh và đánh giá tình hình tài chính là Tài sản, Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu Nhữngyếu tố này được định nghĩa như sau:

Tài sản: Là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích

kinh tế trong tương lai

Nợ phải trả: Là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch

và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình

Vốn chủ sở hữu: Là giá trị vốn của doanh nghiệp, được tính bằng số chênh

lệch giữa giá trị Tài sản của doanh nghiệp trừ (-) Nợ phải trả

Tình hình kinh doanh

Lợi nhuận là thước đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các yếu

tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận là Doanh thu, thu nhập khác và Chiphí Doanh thu, thu nhập khác, Chi phí và Lợi nhuận là các chỉ tiêu phản ánh tình hìnhkinh doanh của doanh nghiệp

Các yếu tố Doanh thu, thu nhập khác và Chi phí được định nghĩa như sau:

Doanh thu và thu nhập khác: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp

thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thôngthường và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu,không bao gồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu

Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán

dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh cáckhoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổđông hoặc chủ sở hữu

1.1.3 Vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của kế toán

1.1.3.1 Vai trò kế toán

Với vai trò chủ yếu là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp các thông tin hữuích cho sự điều hành quản lý đơn vị Có thể chỉ ra vai trò quan trọng của kế toán trêncác khía cạnh sau đây:

- Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: Kế toán cung cấp thông tin kếtoán tài chính chủ yếu để đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua, giúp cho việc kiểmtra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động nguồn vốn vào sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Căn cứ vào thông tin do kế toán cung cấp, các hà quản lý đề

ra các quyết định kinh doanh hữu ích; đồng thời tiến hành xây dựng các kế hoạch kinh

tế - kỹ thuật, tài chính cho doanh nghiệp cũng như xây dựng hệ thống giải pháp khả thinhằm tăng cường quản trị doanh nghiệp, không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Kế toán phục vụ các nhà đầu tư: Thông tin của kế toán được trình bày dướidạng các báo cáo kế toán là những thông tin hết sức tổng quát, phản ánh một cách tổnghợp và toàn diện nhất về tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hìnhkinh doanh cũng như kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Thông tin kế toán

là căn cứ quan trọng để tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm đánh giá hiệu quả sửdụng vốn, hiệu quả của các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thờinhững thông tin này còn là căn cứ quan trọng trong việc phân tích, nghiên cứu, pháttriển những khả năng tiềm tàng và dự báo xu hướng phát triển tương lai của doanhnghiệp Dựa vào thông tin do kế toán cung cấp, các nhà đầu tư nắm được hiệu quả củamột thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó có các quyếtđịnh nên đầu tư hay không và cũng biết được doanh nghiệp đã sử dụng số vốn đầu tư

đó như thế nào

- Kế toán phục vụ Nhà nước: Qua kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán, Nhànước nắm được tình hình chi phí lợi nhuận của các đơn vị từ đó đề ra các chínhsách về đầu tư, thu thuế thích hợp cũng như hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ vàthực hiện các chức năng kiểm soát kinh tế vĩ mô

1.1.3.2 Yêu cầu của kế toán

Theo điều 6, Luật Kế toán Việt Nam [3], kế toán có các yêu cầu như sau:

 Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán,

sổ kế toán và báo cáo tài chính

 Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán

 Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán

 Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị củanghiệp vụ kinh tế, tài chính

 Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đếnkhi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt độngcủa đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toáncủa kỳ trước

 Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và cóthể so sánh được

Theo đoạn 10 đến 16 thuộc chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung [1],

kế toán có sáu yêu cầu cơ bản:

 Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo

trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bảnchất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo

đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo

 Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán

phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót

 Kịp thời: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp

thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ

 Dễ hiểu: Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính

phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng Người sử dụng ở đây được hiểu là người

có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình Thông tin

về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phầnthuyết minh

 Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong

một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán vàtrình bày nhất quán Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyếtminh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán,giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch

Đối với các chuẩn mực kế toán quốc tế, cách tiếp cận của hệ thống là khôngphân biệt một cách chi tiết giữa yêu cầu và nguyên tắc như Luật Kế toán và hệ thốngchuẩn mực kế toán Việt Nam Toàn bộ các yêu cầu, khái niệm, nguyên tắc hay giảđịnh đều được gọi chung là “Các khái niệm và nguyên tắc chung được thừa nhận(GAAP)”

1.1.3.3 Các khái niệm và nguyên tắc chung được thừa nhận

Các khái niệm và nguyên tắc chung được thừa nhận (GAAP) [20] là những tiêuchuẩn, quy tắc và những hướng dẫn để làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính,đảm bảo độ tin cậy, chính xác cũng như việc so sánh, đánh giá các báo cáo tài chính dễdàng

Với mục tiêu là đạt được tính trung thực và hợp lý của thông tin do kế toáncung cấp, kế toán phải được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc chung này Kế toán ởcác nước được xây dựng dựa trên cơ sở một số nguyên tắc kế toán chung được thừanhận Tuy nhiên, hiện nay có khá nhiều quan điểm khác nhau khi ứng dụng các kháiniệm và nguyên tắc chung

Chẳng hạn, theo quan điểm của Luật Kế toán Việt Nam [3], Điều 7 thì đưa racác nguyên tắc sau:

 Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, bốc xếp, vậnchuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đến khi đưa tài sảnvào trạng thái sẵn sàng sử dụng Đơn vị kế toán không được tự điều chỉnh lại giá trị tàisản đã ghi sổ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

 Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụng nhất quántrong kỳ kế toán năm; trường hợp có sự thay đổi về các quy định và phương pháp kếtoán đã chọn thì đơn vị kế toán phải giải trình trong báo cáo tài chính

 Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúng thực tế vàđúng kỳ kế toán mà nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

 Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán phải đượccông khai theo quy định tại Điều 32 của Luật này

 Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ cáckhoản thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quả hoạt động kinh tế,tài chính của đơn vị kế toán

 Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sáchnhà nước ngoài việc thực hiện quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này còn phảithực hiện kế toán theo mục lục ngân sách nhà nước

Trong khi đó, theo quan điểm của chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung[1] từ đoạn 03 đến 09 thì có bảy nguyên tắc cơ bản sau:

Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan

đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kếtoán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chitiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tìnhhình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai

Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là

doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thườngtrong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phảingừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình Trường hợpthực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ

sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính

Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản được

tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp

lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không đượcthay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể

Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi

nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quanđến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo

ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đếndoanh thu của kỳ đó

Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải

được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổichính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của

sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập

các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòihỏi:

a/ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn vềkhả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng

về khả năng phát sinh chi phí

Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông

tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tàichính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính.Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót đượcđánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên

cả phương diện định lượng và định tính

Công việc kế toán dù thực hiện bằng thủ công hay bằng phần mềm kế toán đềuphải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc theo quy định của pháp luật về kế toán và cácnguyên tắc chung được thừa nhận, để từ đó có thể cung cấp thông tin hữu ích cho cácnhà quản lý thông qua hệ thống báo cáo kế toán được lập dựa trên các yêu cầu vànguyên tắc đã được xác lập

1.2 Hệ thống thông tin kế toán

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một trong những bộ phận quan trọng của hệ thốngthông tin quản lý nói riêng và hệ thống thông tin nói chung Theo Luật giao dịch điện

tử (2005), đoạn 8 đoạn 10 và đoạn 12, hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập đểgửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữbằng phương tiện điện tử Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên côngnghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặccông nghệ tương tự [4].

Hệ thống thông tin hay hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống nhân tạo baogồm một tập hợp các cấu kiện/thành phần chạy trên nền máy tính và các cấukiện/thành phần làm bằng tay được tích hợp lại và được thiết lập để thu thập dữ liệu,lưu trữ và thao tác dữ liệu này để cung cấp thông tin kết xuất cho những người sử dụng[2,tr.38]

Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Manangement Information System) là một

hệ thống nhân tạo thường gồm một tập hợp các thành phần chạy trên máy tính và làmbằng tay được tích hợp lại và được thiết lập để tạo thuận lợi cho các chức năng vậnhành của tổ chức và hỗ trợ việc làm quyết định quản lý bằng cách cung cấp thông tin

mà ban lãnh đạo có thể dùng đến để hoạch định kế hoạch hành động và kiểm soát cáchoạt động đó [2,tr.39]

Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, lưu trữ xử

lý dữ liệu, cung cấp thông tin đầu ra cho tất cả các quy trình nghiệp vụ của kế toán[8,tr.27]

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống đặc biệt trong hệ thống thông tin.Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin có

liên quan đến khía cạnh tài chính của các nghiệp vụ kinh doanh (Accounting

information system (AIS) is a specialized subsystem of the IS (Information System) The purpose of this separate AIS was to collect, process, and report information related to the financial aspects of bussiness events) [13,tr.14]

MIS

Sales/

marketing information system

Production information system

Finance information system

Personel information system

Accounting information system (AIS)

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa MIS và AIS 1.2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán

Sơ đồ 1.2 Cấu trúc của MIS và AIS

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống nhằm thu thập, xử lý và cung cấpthông tin kế toán cho các đối tượng cần sử dụng Thông tin kế toán trong các doanhnghiệp phần lớn đều giống nhau

Theo sơ đồ 1.2, hệ thống thông tin kế toán (AIS) được phân chia thành các chutrình cơ bản sau:

- Chu trình doanh thu: bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc phânphối các mặt hàng và dịch vụ cho các chủ thể và việc thu hồi các thanh toán liên quan.Chu trình doanh thu bao gồm 2 hệ thống ứng dụng, đó là quy trình nhận đơn đặt hàngđến giao hàng cho khách hàng (OE/S) và quy trình lập hóa đơn, công nợ phải thu vàthu tiền bán hàng (B/AR/CR)

- Chu trình chi tiêu: bao gồm những nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc thumua hàng hóa và dịch vụ do các chủ thể khác cung cấp và việc chi trả do các nghĩa vụ

đã cam kết Chu trình chi tiêu bao gồm 2 hệ thống ứng dụng, đó là quy trình mua sắm,công nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp (P/AP/CD) và quy trình quản lý nhân

sự và thanh toán thu nhập cho người lao động (HRM/Payroll)

- Chu trình sản xuất: bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc chếbiến các nguồn lực vật chất thành những hàng hóa sản phẩm và dịch vụ Chu trình sảnxuất bao gồm các hệ thống ứng dụng sau: kiểm soát và báo cáo sản xuất, kế toán giáthành sản phẩm, kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định

- Chu trình báo cáo kinh doanh: chu trình này nhận dữ liệu từ các chu trìnhkhác và xử lý dữ liệu theo các phương pháp và nguyên tắc của kế toán để có thể cungcấp các thông tin kế toán hữu ích cho những người cần sử dụng

1.3 Các yếu tố chi phối đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Finance information system

Personel information system

Order

Entry/

Sales

Billing/Accounts Receivable/Cash Receipts

Purchasing/

Accounts Payable/ Cash Disbursements

HRM/

Payroll

Intergrated production processes

General Ledger & Bussiness reporting

Trong quá trình doanh nghiệp tồn tại và hoạt động, hệ thống kế toán có thể bịảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác nhau, khi những nhân tố này thay đổi, hệ thống kếtoán có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng hay có thể dẫn đến việc tái tổ chức công tác kếtoán Để việc tổ chức công tác kế toán có thể đạt được các mục tiêu và thoả mãn cácyêu cầu trên, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần quan tâm đến các nhân tố sau:

Môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh của một doanh nghiệp ảnh hưởng đến yêu cầu thông tin

kế toán mà doanh nghiệp phải cung cấp hay sử dụng và ảnh hưởng đến việc tổ chứcquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, ảnh hưởng đến tổ chức công tác kếtoán Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh bao gồm:

- Môi trường pháp lý: Môi trường pháp lý bao gồm toàn bộ hệ thống vănbản pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này Trong đó, đứng ở góc

độ tổ chức công tác kế toán, các nhân tố cơ bản có ảnh hưởng quan trọng đến tổ chứccông tác kế toán của các doanh nghiệp là Luật Kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán,các nghị định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và cácvăn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán nhưcác bộ Luật về thuế, Luật doanh nghiệp, Khi tổ chức công tác kế toán cần nắm vững

hệ thống văn bản pháp quy về kế toán, tài chính và vận dụng phù hợp với đặc điểmdoanh nghiệp

- Môi trường kinh tế xã hội: Môi trường kinh tế xã hội ảnh hưởng đến đốitượng sản xuất kinh doanh, tập quán tiêu dùng, phương thức, hình thức kinh doanh,các biện pháp quảng cáo, khuyến mãi, … của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi doanhnghiệp cần có những thông tin phù hợp để có thể tồn tại và phát triển Một trongnhững thông tin này là thông tin kế toán Do đó, môi trường kinh tế xã hội được xem

là một trong những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong doanhnghiệp

Nhu cầu thông tin kế toán

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu thôngtin kế toán của doanh nghiệp Nhu cầu thông tin kế toán của một doanh nghiệp baogồm các thông tin kế toán tài chính và các thông tin kế toán quản trị Về nguyên tắc,các thông tin kế toán tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ kế toán và phù hợpvới chuẩn mực kế toán, tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể sẽcung cấp thêm các thông tin kế toán tài chính không được quy định trong chế độ kếtoán theo yêu cầu của công ty mẹ hay các yêu cầu của các tổ chức khác như Ủy Banchứng khóan… Các thông tin kế toán quản trị được cung cấp theo nhu cầu thông tin sửdụng nội bộ doanh nghiệp Nhu cầu thông tin kế toán quản trị rất đa dạng và thườngkhông được chuẩn hóa

Nhu cầu thông tin kế toán trong doanh nghiệp rất đa dạng, do đó, khi tổ chứccông tác kế toán cần phân tích kỹ để có thể xác định chính xác nhu cầu thông tin, từ

đó, vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp để tạo và cung cấp thông tin đáp ứng

yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Yêu cầu quản lý doanh nghiệp

Yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp thường mang tính đặc thù và ảnh hưởngđến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Yêu cầu quản lý của doanh nghiệpthường bao gồm các vấn đề sau:

- Tuân thủ luật pháp và các định chế tài chính kế toán

- Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin cho bên ngoài theo luậtđịnh, cung cấp cho công ty mẹ hay cho cơ quan chủ quản, cho chủ đầu tư và thông tin

sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán và báo cáo

- Quan điểm và cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp

- Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán và vấn đề điều chỉnh giá khicung cấp thông tin

- Vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính

- Vấn đề nhân sự, tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên

- Trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian

Yêu cầu kiểm soát

Yêu cầu kiểm soát và các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanhnghiệp có thể thay đổi trong suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động kinh doanh Khi cónhững thay đổi này, quan điểm về tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán

có thể bị ảnh hưởng hay doanh nghiệp có thể chấp nhận mức rủi ro cao hơn trong việc

ra quyết định kinh doanh hay trong việc quản lý tài sản Điều này có thể dẫn đến việcvận dụng các phương pháp kế toán khác và ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toántrong doanh nghiệp Ví dụ việc thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho từ kê khaithường xuyên sang kiểm kê định kỳ có thể bắt nguồn từ quan điểm chấp nhận rủi ro cóthể xảy ra do mất mát hàng tồn kho, chấp nhận rủi ro do thông tin về giá trị hàng tồnkho và giá vốn hàng bán có thể không chính xác

Công nghệ thông tin và nhận thức vai trò công nghệ thông tin của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp

Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với tổ chức công tác kế toán trongdoanh nghiệp rất sâu rộng Ở đây chúng ta đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ

về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, … hay các ảnhhưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị dữliệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải phápđảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính Bên cạnh đó, tổchức công tác kế toán còn bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năngcung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN),Intranet hay Internet Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độrất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàngdẫn đến các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán Một ví dụ: Trong một doanh

nghiệp có nhiều đơn vị nội bộ, khi chọn lựa hình thức tổ chức bộ máy kế toán tậptrung hay phân tán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào chophù hợp Nếu doanh nghiệp có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thống intranet riêng

và mua phần mềm kế toán có thể xử lý, chuyển giao dữ liệu dựa trên nền tảng internet,doanh nghiệp có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, và bỏ quacác giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ, …

Nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin của các nhà lãnh đạo trong doanhnghiệp cũng ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức công tác kế toán Công nghệ thông tinkhông phải là giải pháp vạn năng cho những khó khăn về kế toán của doanh nghiệp,nhưng cũng không phải chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ làm tăng tốc độ tính toán vàcung cấp thông tin Do đó khi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp có nhận thức phù hợp

về việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trò công nghệ thông tin trong quản lýdoanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có thể được tiến hành mộtcách thuận lợi hơn

1.4 Tổ chức kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa (chu trình doanh thu)

Hiện nay, với các tài liệu tiếp cận được có 2 quan điểm về cách thức phân chiachu trình doanh thu trong doanh nghiệp

Theo quan điểm của tập thể tác giả Khoa Kế toán - Kiểm toán, Đại học Kinh tếTP.HCM [6] thì chu trình doanh thu sẽ được chia thành các hoạt động như sau:

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

 Lập lệnh bán hàng

 Xuất hàng và lập hoá đơn

 Ghi nhận nghiệp vụ bán chịu vào các sổ kế toán có liên quan

 Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, khoản giảm trừ nợ phải thu (nếu có)

 Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toánTheo quan điểm của Dương Quang Thiện (2007) [2] và Ulric J Gelinas,Richard B Dull (2008) [14] chu trình doanh thu lại được phân chia thành 2 hệ thốngứng dụng:

 Quy trình nhận đơn đặt hàng và giao hàng (Order Entry/Sales – OE/S) haycòn gọi là quy trình xử lý đơn đặt hàng

 Quy trình lập hóa đơn, công nợ và thu tiền bán hàng (Billing/AccountsReceivable/Cash Receipts – B/AR/CR)

Tuy có cách sắp xếp khác nhau nhưng về cơ bản 2 quan điểm trên đều thốngnhất trong các hoạt động cụ thể trong chu trình doanh thu là:

Quan điểm thứ 2 đề cập đến chu trình doanh thu với cách phân chia thành 2 quytrình cơ bản đã làm rõ hơn mối liên hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình kháctrong hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp.

Theo Dương Quang Thiện (2007) [2] và Ulric J Gelinas, Richard B Dull(2008) [14], chu kỳ thu nhập hay chu trình doanh thu là một số hoạt động kinh doanhđược lập đi lập lại liên tục và liên quan đến những tác nghiệp xử lý thông tin được gắnliền với việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng cũng như việc thu hồi cácthanh toán tiền của các giao dịch này Việc trao đổi thông tin chủ yếu với bên ngoài làvới các khách hàng các thông tin liên quan đến hoạt động của chu kỳ thu nhập cũngchuyển qua các chu kỳ thu kế toán khác (thông qua một cơ sở dữ liệu trung tâm) Ví

dụ, chu trình chi tiêu và chu trình sản xuất đều dùng thông tin liên quan đến thông tingiao dịch để khởi động việc đặt mua vật tư nguyên liệu cho sản xuất để đáp ứng nhucầu vật tư trong thời gian tới Chu trình quản lý nhân sự và tiền lương cũng dùng thôngtin liên quan đên hoạt động tiêu thụ để tính tiền hoa hồng và tiền thưởng cho nhân viênbán hàng Chức năng Sổ cái và báo cáo cũng dùng thông tin của chu kỳ thu nhập đểchuẩn bị báo cáo tài chính vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu, mà quy trình xử lý đơn đặt hàng là

một thành phần quan trọng, là cung cấp mặt hàng vào đúng chỗ đúng lúc với giá cảđúng đắn Muốn hoàn thành mục tiêu nay ban quản lý phải thực hiện những quyết địnhchủ yếu sau đây :

 Các mặt hàng có thể và phải được thiết kế theo nhu cầu và mong ước củakhách hàng ?

 Phải tồn kho bao nhiêu là vừa phải, phải tồn kho ở đâu ?

 Hàng hóa sẽ được giao cho khách hàng như thế nào? Công ty tự mình cónên có một đội vận chuyển hàng hóa (thường được gọi là logistics) hay là ký hợp dồngthuê ngoài với công ty chuyên về vận chuyển?

 Đối với mặt hàng dịch vụ đâu là giá tối ưu (nghĩa là đem lại lợi tức tối đa

mà khách hàng có thể chịu đựng được một cách vui vẻ)?

 Có thể bán chịu cho khách hàng hay không? Nếu cho bán chịu thì mức tíndụng cấp cho khách hàng sẽ là bao nhiêu? Và những điều kiện tín dụng đưa ra chokhách hàng là gì ?

 Làm thế nào có thể xử lý được thanh toán của khách hàng để đạt lượng tiềnmặt lưu động tối đa ?

Ngoài ra, ban quản lý phải giám sát đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của cácbusiness process của chu kỳ thu thập Việc này đòi hỏi ta phải có thể truy cập dữ liệuchi tiết liên quan đến các nguồn lực mà chu kỳ thu thập dùng đến, đến những tìnhhuống nghiệp vụ ảnh hưởng lên các nguồn lực này và những tác nhân tham gia vào cácnghiệp vụ này Hơn nữa, nếu muốn hữu ích và có ý nghĩa đối với việc làm quyết định,

dữ liệu phải là chính xác, tin tưởng được và được cung cấp kịp thời

1.4.1 Tổ chức xây dựng danh mục các đối tượng quản lý và hệ thống mã hóa các đối tượng quản lý

1.4.1.1 Xác định yêu cầu thông tin

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung cấp thôngtin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng thông tin Do đó, khitiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nộidung có ý nghĩa quan trọng Khi phân tích và xác định nhu cầu thông tin, cần xác địnhphạm vi, mục tiêu và đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm ngành nghề kinh doanh,đặc điểm tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cũng như mối quan hệ của doanh nghiệpvới các đối tượng khác Nhu cầu thông tin của doanh nghiệp bao gồm 2 nhóm thôngtin kế toán sau:

- Thông tin kế toán tài chính

- Thông tin kế toán quản trị

Việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin bắt đầu từ các thông tin có tínhtổng quát, dùng chung cho nhiều đối tượng sử dụng, sau đó là các thông tin cụ thể chitiết phù hợp với nhu cầu riêng của từng đối tượng sử dụng

Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xácđịnh các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp Đối với cácđối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp làthông tin tài chính theo luật định Những thông tin này được thể hiện thông qua hệthống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.Đối với các đối tượng sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý.Mỗi cấp độ quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cầnđưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ choviệc ra quyết định đó

Xác định chính xác nhu cầu thông tin của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở cho việcxác định các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán

và vận dụng các phương pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán.[7]

1.4.1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toánphải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin Đối tượng kếtoán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Đối tượng kếtoán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp

Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn (2008), khi xây dựng danh mục đối tượng kế toáncần lưu ý những vấn đề sau:

 Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết Ví dụ: Nợ phảithu -> Phải thu của khách hàng -> Phải thu của khách hàng ABC

 Xác định các đối tượng quản lý có liên quan Ví dụ: đối tượng kếtoán là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng.Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù

kinh doanh

 Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết Nếu tiếp cận dưới góc độ công việc cần được thực hiện, khi tiến hành xây dựngdanh mục đối tượng kế toán, chúng ta cần tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vàocho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.Dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng,quyết định rất nhiều đến khả năng cung cấp thông tin của một hệ thống kế toán Nếuquá trình tổ chức một hệ thống kế toán mà không quan tâm đến việc thu thập đầy đủ

và chính xác các dữ liệu cần thiết sẽ tạo ra những thông tin không hữu ích và khôngphù hợp Hơn nữa, khi phát sinh các nhu cầu quản lý, nhu cầu thông tin mới trong quátrình sử dụng hệ thống kế toán hiện hành sẽ rất khó phải thay đổi hoặc thu thập thêmcác dữ liệu đầu vào dựa trên cách tổ chức thu thập dữ liệu cũ mà nhiều khi cần phảithay đổi và tổ chức lại 1 hệ thống kế toán mới Do đó, quá trình tổ chức dữ liệu đầuvào cho hệ thống kế toán sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào quá trình đánh giá, nhậndạng các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đặt ra đối với hệ thống kế toán trong hoạtđộng hiện tại và phát triển tương lai của doanh nghiệp

Một trong những chức năng của kế toán là sự phản ánh và ghi nhận các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụngthông tin Do đó, quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán chính là việcxác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liênquan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán

a Các loại nội dung dữ liệu cần thu thập:

Để mô tả nội dung về 1 nghiệp vụ phát sinh, chúng ta sẽ phải trả lời 6 câu hỏisau:

(1) Tại sao cần phải thu thập nội dung của nghiệp vụ phát sinh? Dựa vào đặcđiểm kinh doanh, yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý mà xác định xem hoạt động nàocần phải phản ánh lại nội dung đã xảy ra.Ví dụ có doanh nghiệp cần phải biết thông tin

về hoạt động giao hàng, nhưng có doanh nghiệp chỉ cần phản ánh hoạt động xuất kho

vì tiến hành xuất kho giao hàng tại kho hàng

(2) Nghiệp vụ mô tả cho hoạt động gì? Đó chính là tên gọi mô tả khái quát chonội dung, tính chất nghiệp vụ phản ánh Ví dụ như hoạt động xuất hàng ra khỏi khođược đặt tên là nghiệp vụ Xuất Kho, hoạt động thu tiền của khách hàng được đặt tên lànghiệp vụ Thu Tiền để khái quát cho tính chất của nghiệp vụ phát sinh

(3) Nghiệp vụ xảy ra khi nào? Nội dung này được thể hiện thông qua số trình tựthực hiên nghiệp vụ và thời gian (thông thường là ngày) phát sinh nghiệp vụ Ví dụ khi

mô tả hoạt động xuất kho, cần phải biết ngày xuất và số thứ tự của hoạt động xuất kho

(4) Những ai liên quan đến nghiệp vụ? Đó là những cá nhân liên quan đến xétduyệt để nghiệp vụ xảy ra (ví dụ trưởng các bộ phận) và những người trực tiếp thựchiện hoạt động (các nhân viên bán hàng, khách hàng, nhà cung cấp…) Những cá nhânhoặc các đối tượng liên quan đến hoạt động có thể là bên trong doanh nghiệp hoặc bên

ngoài doanh nghiệp (như khách hàng, nhà cung cấp…) Ví dụ 1 hoạt động xuất kho sẽliên quan đến người duyệt xuất kho, thủ kho (đồi tượng bên trong) và khách hàng (đốitượng bên ngoài)

(5) Nghiệp vụ được thực hiện ở đâu? Xác định nơi chốn,địa điểm phát sinhnghiệp vụ.Ví dụ xuất kho tại kho hàng nào, bán hàng tại đâu…

(6) Những nguồn lực nào liên quan, nguồn lực nào được sử dụng và đã sử dụngbao nhiêu? Nguồn lực được thể hiện 2 mặt, hình thái tồn tại của nguồn lực(gọi là tàisản) và nguồn gốc hình thành của nó (gọi là nguồn vốn) Dưới góc độ các nghiệp vụ kếtoán nguồn lực chính là các đối tượng của kế toán (các loại tài sản, các nguồn hìnhthành (nợ phải trả, vốn chủ sở hữu), lợi nhuận (doanh thu, thu nhập, chi phí) mà đượcthể hiện thông qua các tài khoản kế toán Ví dụ nghiệp vụ bán hàng sẽ liên quan đếnnguồn lực tiền(hoặc nợ phải thu) và được hình thành từ doanh thu bán hàng tương ứngvới các tài khoản tiền (hoặc nợ phải thu) và tài khoản doanh thu Như vậy nếu 1nghiệp vụ cần phải phản ánh nội dung (câu hỏi 1 được trả lời) thì sẽ có 5 nội dung từcâu hỏi (2) đến (5)) cần phải thu thập Tuy nhiên, không phải lúc nào 5 nội dung trêncũng được phản ánh đầy đủ khi mô tả nội dung của 1 hoạt động Phụ thuộc vào yêucầu thông tin, yêu cầu quản lý đối với từng hoạt động, từng chu trình kinh doanh sẽ tổchức thu thập dữ liệu cho các nội dung liên quan đến các yêu cầu đó

Chu trình kinh doanh là tập hợp các hoạt động diễn ra theo 1 trình tự và liênquan đến 1 nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh (chu trình doanh thu, chi phí,sản xuất, tài chính) Các hoạt động trong cùng 1 chu trình có thể liên quan và thu thậpcùng 1 số loại nội dung cần phản ánh.Ví dụ hoạt động bán hàng và thu tiền đều liênquan đến loại nội dung “khách hàng” hay như xuất kho và bán hàng đều cần phản ánhcác nội dung liên quan đến “hàng hóa”.Do đó, trong 5 nội dung cần thu thập ở trên chocác hoạt động trong cùng 1 chu trình có thể phân thành 2 nhóm:

+ Các nội dung liên quan trực tiếp và gắn liền từng hoạt động: Bao gồm nộidung tên hoạt động, trình tự và thời gian của hoạt động (câu hỏi 2 và 3)

+ Các nội dung có thể phản ánh cho nhiều hoạt động Trong đó chia thành 2nhóm: nhóm nội dung phản ánh các đối tượng kế toán (các tài sản, nợ phải trả, vốn,doanh thu, chi phí trả lời cho câu hỏi 6) liên quan đến các hoạt động và nhóm nội dungphản ánh các cá nhân, nơi chốn, các nguồn lực sử dụng (câu hỏi 4,5) cần theo dõi chitiết và phản ánh cho nhiều loại hoạt động trong 1 chu trình

Như vậy, các có 3 nhóm nội dung cần phải tổ chức thu thập dữ liệu cho cáchoạt động phàt sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:

- Nhóm các nội dung gắn liền với từng loại hoạt động: tên hoạt động, thời gianphát sinh và các nội dung theo yêu cầu của hoạt động đó

- Nhóm các nội dung liên quan đến các đối tượng cần quản lý chi tiết để phảnánh cho nhiều hoạt động: Các cá nhân, bộ phận, nguồn lực (Khách hàng, nhà cungcấp,đối tượng tập hợp chi phí…)

- Nhóm các nội dung phản ánh các đối tượng kế toán: các khoản mục tươngứng các tài khoản cần theo dõi trong kế toán

b Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào

Tổ chức thu thập dữ liệu là việc tổ chức thu thập 3 nhóm nội dung dữ liệu khiphản ánh các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được ghi nhận vào hệthống kế toán Đó lả xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng quản lýchi tiết, xác định và tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng kế toán, từ đó tổ chứcthu thập dữ liệu cho các hoạt động cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết:

Đối tượng quản lý chi tiết là các loại nội dung liên quan đến nhiều loại hoạtđộng, thông thường là các hoạt động trong cùng chu trình Các đối tượng chi tiết nàycũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thôngtin Do đó cần phải theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt với các hoạt động đểphản ánh cho nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt

 Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xácđịnh các đối tượng cần theo dõi chi tiết Các đối tượng chi tiết thông thường cần theodõi theo từng chu trình

 Chu trình doanh thu: Khách hàng, nhân viên bán hàng, hàng hóa, hợpđồng, Ngân hàng …

 Chu trình chi phí: Nhà cung cấp, Hàng hóa, vật tư, Tài sản cố định,

Bộ phận sử dụng…

 Chu trình sản xuất: nguyên vật liệu, phân xưởng, thành phẩm, đốitượng tập hợp chi phí…

 Chu trình tài chính: hợp đồng vay, ngân hàng…

 Tổng hợp các hoạt động trong mỗi chu trình để xác định các đối tượng theodõi chi tiết cho từng chu trình

 Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp Saukhi xác định các đối tượng cần theo dõi, chúng ta sẽ xác định các nội dung chi tiết cầnthu thập cho các đối tượng đó Các nội dung cần thu thập bao gồm:

 Mã đối tượng

 Tên đối tượng

 Các nội dung mô tả khác cho đối tượng: Địa chỉ, mã số thuế…

 Các nội dung cần thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tinđặt ra: quản lý theo khu vực, theo loại khách hàng…

 Mã hóa các đối tượng chi tiết: Một mã hóa được xem là một biểu diễn ngắngọn theo quy ước những thuộc tính và các thức quản lý của đối tượng mã hóa Đối vớicác đối tượng chi tiết, bộ mã sẽ có tác dụng sau:

 Giúp nhận diện không nhầm lẫn, chính xác, dễ dàng và nhanh chóngtừng đối tượng quản lý

 Giúp quản lý và tập hợp các đối tượng chi tiết theo các thuộc tính,tiêu thức cần quản lý

 Thông qua bộ mã mang các nội dung và tiêu thức quản lý, có thểtrích lọc, phân tích thông tin theo các nội dung yêu cầu của người sử dụng thông tin

 Cách thức mã hóa

 Xác định các đối tượng quản lý cần mã hóa: Mỗi đối tượng cần quản

lý chi tiết là 1 đối tượng cần mã hóa

 Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa:Căn cứ vào yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng chi tiết nhậndạng được trong gian đoạn phân tích hệ thống kế toán

 Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã: Bao gồm nội dung mô tả chođối tượng và các nội dung quản lý của đối tượng

 Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp: Bộ mã của các đối tượngquản lý thể hiện nhiều nội dung mô tả và quản lý, do đó trong bộ mã sẽ có nhiều nhóm

mã liên quan đến nhiều nội dung mã hóa Phương pháp mã hóa thông thường được sửdụng trong trường hợp này là phương pháp mã hóa tổng hợp bao gồm nhiều phươngpháp mã hóa bên trong bộ mã:

- Sử dụng mã gợi nhớ (gán các kí tự) tạo thành 1 nhóm mã ở vị trí đầutiên, bên trái của bộ mã để mô tả cho loại đối tượng mã hóa Ví dụ: bắt đầu bộ mã củakhách hàng sẽ là KH, nhân viên BH sẽ là NVBH…

- Sử dụng mã gợi nhớ với các kí tự gợi nhớ có độ dài thống nhất để mô

tả cho các nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó

- Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mô tảcho các nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó

- Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đếncác nội dung có quan hệ phân cấp từ cấp cao đến cấp thấp theo hướng trái sang phảicủa bộ mã

- Xem xét tính lâu dài, ổn định của bộ mã trước khi thiết lập chính thức

1.4.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Căn cứ vào danh mục đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, căn cứvào danh mục chứng từ kế toán đã được xây dựng, một vấn đề khác cần đặt ra là khi

có các biến động của các đối tượng kế toán, và sau khi đã được hạch toán ban đầu trêncác chứng từ kế toán, các chứng từ kế toán đó được ghi nhận vào các tài khoản kế toánnào? Các tài khoản kế toán được mở như thế nào để có thể đáp ứng các yêu cầu quản

lý của doanh nghiệp? Tài khoản kế toán, như chúng ta đã biết, là phương pháp kế toándùng để phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống sự vận động của các đối tượng

kế toán, do đó, việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phải phù hợp với đặc thù cácđối tượng kế toán mà doanh nghiệp đang quản lý Khi xây dựng hệ thống tài khoản kếtoán cần căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất, mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3

có liên quan, quy định mối liên hệ giữa tài khoản và các đối tượng quản lý chi tiết hay

mở tài khoản chi tiết Đồng thời hướng dẫn phương pháp ghi chép, phương pháp tổnghợp số liệu, phương pháp kiểm tra đối chiếu, … từ khi bắt đầu ghi nhận nghiệp vụ chođến khi tổng hợp- lập báo cáo tài chính

Cách thức xây dựng hệ thống tài khoản sẽ được thực hiện thông qua các nộidung sau:

a Phân loại các nghiệp vụ kế toán ghi nhận theo từng chu trình kinh doanh

b Đối với mỗi nghiệp vụ, xác định các đối tượng kế toán liên quan

c Đối với mỗi đối tượng kế toán trong từng nghiệp vụ, xác định các yêu cầuthông tin, yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng (tài khoản) đó

d Tổng hợp các đối tượng kế toán và yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý liênquan theo cho từng chu trình

e Thiết lập danh mục các tài khoản sử dụng cho hệ thống kế toán

f Mã hóa các tài khoản kế toán

g Tổng hợp nội dung tổ chức thu thập dữ liệu các đối tượng kế toán

Trong hệ thống kế toán của Việt Nam, các đối tượng kế toán sẽ được theo dõithông qua hệ thống tài khoản kế toán bao gồm cấp 1 và cấp 2 Các tài khoản cấp 1, cấp

2 được thiết lập chỉ để phản ánh nội dung chủ yếu của từng đối tượng kế toán Tuynhiên để theo dõi, phân tích sự biến động của các đối tượng kế toán theo các đối tượngquản lý thì phải mở các tài khoản chi tiết cho các tài khoản có liên quan Do đó mã tàikhoản (hay số hiệu ) sẽ thể hiện nội dung của đối tượng kế toán (ở cấp 1, cấp 2) và thểhiện các đối tượng quản lý chi tiết (ở cấp 2, cấp 3, cấp 4…) Viêc tiến hành thiết lập mãhóa các tài khoản sẽ dựa trên các cơ sở sau:

- Hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 của chế độ kế toán ban hành

- Các đối tượng quản lý chi tiết cần theo dõi liên quan đến các đối tượng kếtoán

- Khả năng mở các tài khoản cấp con trong hệ thống tài khoản của phần mềm

kế toán sử dụng

- Khả năng theo dõi chi tiết của hệ thống tài khoản đối với các đối tượng quản

lý của phần mềm kế toán sử dụng

Cách thức mã hóa các tài khoản có theo dõi chi tiết

- Xác định các đối tượng kế toán và các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý cầntheo dõi cho từng đối tượng (bảng trên)

- Đối với các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý có quan hệ phân cấp với nhau,phân loại các yêu cầu từ cấp cao (cấp tổng hợp) đến cấp thấp (cấp chi tiết)

- Xác định các đối tượng quản lý có thể được theo dõi chi tiết cho 1 tài khoảntrong phần mềm kế toán sử dụng:

o Việc chọn các đối tượng quản lý để theo dõi chi tiết cho tài khoản phụ thuộcvào đặc tính của từng phần mềm kế toán Có những phần mềm cho phép 1 tài khoảntheo dõi nhiều đối tượng chi tiết, có những phần mềm chỉ cho phép 1 tài khoản theodõi 1 đối tượng chi tiết hoặc không theo dõi đối tượng chi tiết nào cả

o Trong trường hợp có giới hạn về số đối tượng chi tiết theo dõi cho 1 tài khoảnthì cần phải cân nhắc xem là trong số những yêu cầu quản lý cần theo dõi liên quanđến 1 tài khoản, thì yêu cầu nào được theo dõi trên các đối tượng quản lý chi tiết, yêucầu quản lý nào sẽ thể hiện thông qua mã hóa tài khoản

o Trong số những yêu cầu theo dõi chi tiết cho 1 tài khoản, những yêu cầu quản

lý nào có nhiều thành phần (ví dụ yêu cầu quản lý theo khách hàng sẽ phải có nhiềuthành phần là các khách hàng) thì nên ưu tiên theo dõi chi tiết thông qua các đối tượngquản lý Điều này sẽ hạn chế số lượng tài khoản phải mở ở cấp chi tiết trong danh mụctài khoản Số yêu cầu quản lý còn lại nếu không theo dõi riêng trên các đối tượng quản

lý sẽ theo dõi thông qua việc xây dựng bộ mã cho tài khoản liên quan

- Xác định các yêu cầu quản lý cần thể hiện trên bộ mã tài khoản: Sau khi xácđịnh các yêu cầu quản lý được theo dõi trên các đối tượng quản lý, các yêu cầu quản lýcòn lại sẽ thể hiện trên mã tài khoản Các yêu cầu này nên được phân loại theo các cấp

độ phân cấp từ cao đến thấp để tiến hành phân cấp tài khoản sau này

- Mã hóa các yêu cầu quản lý được theo dõi trên tài khoản, mỗi yêu cầu là 1nhóm mã có quy định độ dài thống nhất với các phương pháp mã hóa phù hợp (mã gợinhớ, mã số liên tiếp)

- Thiết lập bộ mã cho các tài khoản có theo dõi theo nhiều yêu cầu quản lý: Mã

số cho 1 tài khoản theo dõi cho yêu cầu quản lý A sẽ có dạng tổng quát như sau:

Số hiệu TK cấp 1 (hoặc cấp 2 nếu có) - Các nhóm Mã của các yêu cầu quản lýcấp trên (nếu có) - Mã của yêu cầu quản lý A - Các nhóm Mã của các yêu cầu quản lýcấp dưới (nếu có) Ví dụ: Doanh thu được yêu cầu theo dõi theo khách hàng, nhân viênbán hàng, doanh thu trong nước và xuất khẩu với từng khu vực thị trường trong nước

và ngoài nước Giả sử phần mềm kế toán cho phép 1 tài khoản có thể theo dõi chi tiếttrên 2 đối tượng chi tiết

+ Trong các yêu cầu quản lý, yêu cầu quản lý theo khách hàng và nhân viên bánhàng sẽ là các yêu cầu có nhiều thành phần nhất (nhiều khách hàng và nhiều nhân viênbán hàng) do đó các yêu cầu này sẽ được theo dõi trên các đối tượng quản lý chi tiết

+ Hai yêu cầu quản lý còn lại được sắp xếp theo trình tự phân cấp từ cao đếnthấp (Doanh thu trong nước, ngoài nước và khu vực thị trường trong và ngoài nước)được theo dõi trên mã tài khoản

+ Mã hóa các yêu cầu quản lý theo dõi trên tài khoản:

Dùng mã gợi nhớ để mã hóa yêu cầu quản lý loại doanh thu Doanh thu trongnước: TN; Doanh thu xuất khẩu: XK;

Dùng mã số liên tiếp với 2 chữ số để mã hóa yêu cầu quản lý các khu vực: 01,

02, 03…

+ Bộ mã của tài khoản doanh thu theo yêu cầu trên như sau: TK cấp 1: 511:Doanh thu

TK cấp 2: 5111: Doanh thu hàng hóa TK theo dõi chi tiết loại doanh thu:

5111-TN: Doanh thu trong nước

5111-XK Doanh thu xuất khẩu

TK theo dõi chi tiết theo khu vực:

5111-TN-01, 02, 03…: Doanh thu trong nước khu vực 1,2,3…

5111-XN-01, 02, 03…: Doanh thu xuất khẩu khu vực 1,2,3…

1.4.2 Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán (Khoản 7, điều 4 - Luật kếtoán) [3]

Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa trên các nguyên tắc lập vàphản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ,bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong chế độ về chứng từ

kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống chứng từ kế toán baogồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn

Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán vàmẫu biểu của hệ thống chứng từ quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày20/03/2006 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại chứng từ phù hợp vớihoạt động của đơn vị Căn cứ vào thực tế hoạt động, doanh nghiệp có thể sửa đổi hoặcgiảm bớt các chỉ tiêu trên chứng từ và đăng ký với Bộ Tài chính trước khi sử dụng

Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp xây dựng hệ thống chứng

từ nội bộ phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh của mình

Căn cứ vào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảotính hợp lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đóchứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốt cho việcghi sổ kế toán

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đếnnhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau Cho nên cần phải có quy trình luânchuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin.Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản

lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trênchứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý,tránh tình trạng trùng lắp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo… Sau khi sử dụng chứng

từ để ghi sổ, chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán Cơ sở để xâydựng hệ thống chứng từ kế toán là chế độ chứng từ kế toán, đặc điểm vận động của cácđối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh

nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp, nhưng cách tiếpcận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu trình kinh doanh Trong mỗi chu trình kinhdoanh, phân tích các hoạt động được thực hiện, các bộ phận có liên quan và các đốitượng có tham gia vào quá trình hoạt động đó, từ đó xác định các chứng từ cần đượclập và hình thành nên danh mục chứng từ kế toán Ví dụ: trong chu trình doanh thu củamột doanh nghiệp kinh doanh thương mại, có các hoạt động:

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

 Lập lệnh bán hàng

 Xuất hàng và lập hoá đơn

 Ghi nhận nghiệp vụ bán chịu vào các sổ kế toán có liên quan

 Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, khoản giảm trừ nợ phải thu (nếu có)

 Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toánCác bộ phận có liên quan đến hoạt động bán chịu và thu tiền nói trên bao gồm:

 Kế toán phải thu, kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tổng hợp

Đối tượng kế toán:

 Hàng hoá

 Khách hàng và nợ phải thu của khách hàng

 Doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu

 Giá vốn hàng bán

 Thuế phải nộp

Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, cần lưu ý đối với các chứng từ không cótrong hệ thống chứng từ theo chế độ kế toán, cần thiết kế mẫu biểu và hướng dẫnphương pháp lập chứng từ Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra cácquy định bằng văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng

từ và đính kèm tất cả các mẫu biểu có liên quan Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập

và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của quá trình xử lý, đápứng các yêu cầu kiểm soát nhắm đảm bảo tất cả dữ liệu đều được ghi nhận đầy đủ,chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn Quy trình lập luân chuyển chứng từ cần đượcxây dựng dựa trên các chức năng của quá trình xử lý, không nên gắn chặt với một bộphận hay một con người cụ thể nhắm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán

1.4.3 Quy trình xử lý đơn đặt hàng (Order Entry/Sales – OE/S)

Quy trình xử lý đơn đặt hàng (OE/S) là một trong những qui trình đầu tiên củachu kỳ thu nhập.Trước khi đi vào chi tiết quy trình OE/S và xem cách thức hoạt độngnhư thế nào, ta thử xem quy trình này phối hợp như thế nào với ba qui trình khác để

hình thành chu kỳ thu nhập của một doanh nghiệp thương mại, dịch vụ Sơ đồ 1.1 cho

thấy các businees process hình thành thu nhập của một doanh nghiệp

Order Entry/Sales process(Quy trình xử lý đơn đặt hàng )

Billing/AccountsReceivable/Cash Receipts

process(Quy trình lập hoá đơn, công

nợ phải thu, thu tiền bán hàng)

Inventory process(Quy trình hàng tồn kho)

General Ledger(Sổ kế toán doanh thu)

Sơ đồ 1.3 - Chu kỳ thu nhập (Chu trình doanh thu)

Sơ đồ 1.3 cho thấy là quy trình xử lý đơn đặt hàng có giao diện trực tuyến vớiquy trình lập hóa đơn, nợ phải thu, thu tiền khách hàng và với quy trình quản lý hàng

tồn kho nhưng lại không giao diện trực tiếp với quy trình ghi sổ kế toán doanh thu.

Khi OE/S chuẩn bị một đơn hàng, OE/S sẽ báo cho quy trình B/AR/CR và bộ phận

kho hàng biết việc này Về sau , khi các mặt hàng liên quan đến đơn hàng đã được gửi

đi, OE/S sẽ thông báo cho B/AR/CR biết việc gửi hàng

Để có các hình tổng quát hơn đối với AIS, chúng ta tìm hiểu nhiều hơn cả haichức năng quy trình tác nghiệp và quy trình thông tin của mỗi chu trình kinh doanh.Các khía cạnh tác nghiệp của quy trình OE/S là then chốt nếu muốn thành công trongsản xuất kinh doanh thời buổi bây giờ cũng như trong tương lai Thật thế nhiều doanh

nghiệp đã tập trung phần lớn công sức và tiền bạc của họ vào việc đầu tư hệ thống

thông tin chiến lược để hỗ trợ sự hiệu quả qui trình OE/S.

Quy trình OE/S là một cấu trúc mang tính tương tác bao gồm nhân sự, thiết bị,các thủ tục và các quy tắc kiểm soát được thiết kế thế nào đó để đạt đến những mụctiêu nhất định Chức năng chính của quy trình OE/S là tạo ra luồng thông tin chịu hỗtrợ những điểm sau đây:

+ Công việc mang tính thường nhật lập đi lập lại của phòng tiêu thụ, phòng cấpphát tín dụng và phòng giao hàng

+ Nhu cầu làm quyết định của những ai quản lý các chức năng các chức năngkhác nhau của khâu tiêu thụ và tiếp thị

Trước tiên OE/S chịu hỗ trợ của các công việc thường nhật mang tinh lặp đi lặplại của phòng tiêu thụ, tín dụng và giao hàng bằng các thu thâp, ghi chép và cất trữ dữliệu liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ Thí dụ, một biểu mẫu đơn hàng thường hỗ trợcông việc thường nhật mang tính lặp đi lặp lại của phòng tiêu thụ bằng cách thu thập

dữ liệu thiết yếu liên quan đến khách hàng và các mặt hàng đặt mua, bằng cách đemlại thuận lợi trong qui trình duyệt xét tín dụng đối với khách hàng, và bằng cách giúp

đì đảm bảo hàng sẽ gưởi tận tay khách hàng theo đúng thời hạn Để minh họa xa hơn

về điểm này, ta có thể nghĩ đến việc tạo một bản sao biểu mẫu đơn hàng (thông quamột liên giấy hay một bản sao điện tử) dùng làm phương tiện thông báo cho nhân viênkho hàng biết là một vài mặt hăng sẽ được xuất kho giao cho phòng giao hàng chuẩnbịđóng gói gởi đi

Thứ đến, OE/S hỗ trợ việc lấy quyết định cần thiết đối với các trưởng phòngquản lý tiêu thụ và tiếp thị Ngoài các nhà quản lý vừa kể trên, rõ ràng là bất cứ aitrong tổ chức cũng có thể hưởng được những lợi ích từ các thông tin mà OE/S phátsinh.trong các phần đi sau chương này chúng tôi sẽ đề cập đến những mỗi liên hệ giữaOE/S và việc lấy quyết định, đồng thời cung cấp một vài ví dụ về thông tin có liên hệ

có thể giúp lấy quyết định dễ dàng

Sơ đồ 1.4 và Bảng 1.1 cho thấy cái nhìn theo chiều ngang của mỗi quan hệ giữaquy trình OE/S và môi trường tổ chức quy trình

VP logistic

1 2 3 4

5

6

Các chủ thể trong môi trường OE/S

Khách hàng

Khách hàng

Payroll process B/AR/CR process General Ledger

Sơ đồ 1.4 Hệ thống OE/S theo chiều ngang

Sơ đồ 1.4 cho thấy các nguồn thông tin khác nhau được (được đánh số và mangmũi tên cho biết hướng đi) được kết sinh hoặc thu thập suốt qui trình OE/S Hìnhcũng cho thấy các chủ thể khác nhau mà OE/S sẽ tương tác:khách hàng, nhà chuyênchở và các chu trình kinh doanh khác (chẳng hạn payroll, B/AR/CR …)

Sơ đồ 1.4 cho thấy cả thảy 9 luồng thông tin hoạt động như là môi liên lạc thiếtyếu giữa các phòng tác nghiệp khác nhau Các luồng thông tin này còn kết nối cácphòng tác nghiệp với các chủ thể nằm trong môi trường liên quan đến qui trình OE/S

Bảng 1.1 Mô tả các luồng thông tin trên Sơ đồ 1.4

Luồng

thông tin

Mô tả

1 Khách hàng đặt mua hàng theo một phương tiện nào đó (gọi điện thoại, thư

gửi qua fax, bưu điện, internet, hoặc EDI v.v )

2 Phòng tiêu thụ yêu cầu phòng tín dụng duyệt xét về mặt tín dụng của đơn

đặt hàng

3 Phòng tín dụng thông báo phòng tiêu thụ biết quyết định cấp tín dụng

4 Phòng tiêu thụ xác nhận đơn hàng của khách đã được chấp nhận

5 Phòng tiêu thụ thông báo cho phòng giao hàng biết có một đơn đặt hàng

vừa được chấp nhận thông qua phiếu đóng gói hàng để chuẩn bị nhận hàng

từ kho

6 Phòng tiêu thụ thông báo cho kho hàng (để tập kết hàng), cho qui trình

B/AR/CR (để chuẩn bị tính tiền hóa đơn), cho qui trình payroll (để tính hoahồng cho nhân viên bán hàng), và cho General Ledger (để làm kế toán)

7 Kho hàng gởi đi phiếu tập kết hàng đầy đủ dữ liệu cho phòng giao hàng

8 Phòng giao hàng thông báo cho phòng tiêu thụ biết hàng đã được gởi đi để

chuẩn bị tính tiên hóa đơn

9 Phòng giao hàng thông báo cho phòng chuyên chở biêt hàng phải giao và

cho qui trình B/AR/CR biết hàng đã giao để bắt đầu tính hóa đơn

1.4.3.1 Nhận đơn đặt hàng

Luồng thông tin số 1, Sơ đồ 1.4 cho biết phòng tiêu thụ nhận được yêu cầu đặthàng từ phía khách hàng đây là điểm khởi động quy trình OE/S Các đơn này có thểnhận được theo nhiều cách khác nhau: ngay tại kho hàng hoặc dưới dạng một biểumẫu đặt hàng chuẩn (gởi qua bưu điện hoặc qua internet) hoặc một cuộc điện thoại,hoặc qua một nhân viên bán hàng tại cơ sở (có trang bị laptop hoặc modem chẳng hạn)

có thể nhận đặt hàng trực tiếp Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp đã đề ranhiều cách thức khác nhau để sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) để cải tiến sự hữuhiệu cũng như hiệu quả của quy trình OE/S Một cách để tăng hiệu năng của qui trình

là chấp nhận cho phép khách hàng tự mình điền vào biểu mẫu đặt hàng Việc này tự

động được thực hiện trên internet thông qua các web site (như www.amazon.com khi

muốn đặt mua sách chẳng hạn), nhưng nó cũng được thực hiện tại quầy hàng cũng nhưcách bán hàng theo thư điện tử Theo đấy khách hàng đánh dấu những mặt hàng mìnhmuốn mua và ghi số lượng tương ứng trên một biểu mẫu đặt hàng đã được in sẵn màmột máy đọc quang học(ORC-Optical Character Recognition) tại công ty có thể đọcđược biểu mẫu

Web-site đem lại một thể thức tự động hoá nhập liệu các đơn hàng, được dùng

để giảm thiểu phí tổn dược gắn liền với việc nhận các đơn hàng, nhưng còn là cơ hộităng doanh thu bằng cách cho phép khách hàng tự thiết kế những đặc điểm sản phẩmmình muốn mua Hệ thống nhập liệu đơn hàng tương tác này được gọi là choiceboard

Ví dụ, những ai vào web site của công ty Dell, chuyên bán hàng vi tính, có thể tự mìnhchọn ra những tổ hợp linh kiện khác nhau hình thành hệ thống máy tính mà mìnhmuốn mua với giá hợp túi tiền

Ngoài ra, còn có một cách khác cải tiến qui trình OE/S là sử dụng EDI(electronic data interchange) kết nối trực tiếp với khách hàng để trao đổi thông tin.Thông qua EDI, cửa hàng đại lý bán lẻ (siêu thị chẳng hạn) có thể chuyển đơn hàngtrực tiếp cho nhà cung cấp theo một dạng thức có thể loại bỏ việc nhập liệu đơn hàng.Một vài doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối có thể sử dụng EDI chịu trách nhiệmquản lý tồn kho của các đại lý bán lẻ này, một thỏa thuận được gọi là VMI (vendermanaged inventory) Với VMI, khách hàng (là những nhà bán lẻ, có thể là một siêuthị) cho phép nhà cung cấp truy cập dữ liệu tồn kho của mình từ những hệ thống POS(poinf-of-sales – điểm bán hàng) chỉ liên quan đến những mặt hàng mà nhà cung cấpbàn cho Nhà cung cấp sử dụng thông tin này để theo dõi mức tồn kho của đại lý bán

lẻ Nếu tồn kho xuống dưới mức điểm tái đặt hàng ROP (reorder point), thì nhà cungcấp, theo thỏa thuận của VMI, tự động xem như đại lý đã đặt hàng và tự động gởi hàng

theo số lượng EOQ mà máy tính sẽ tiết kiệm phí tổn dược gắn liền với quản lí tồn kho

và giảm nguy cơ thiếu hụt hàng Còn các nhà sản xuất thì có thể dự đoán chính xácmức tiêu thụ để có thể tối ưu hóa sản xuất và lịch trình giao hàng của mình

Không cần biết đến việc các đơn hàng đến phòng tiêu thụ thế nào, điều quantrọng là dữ liệu cần thiết cho việc xử lý một đơn hàng phải được thu thập và ghi nhậnmột cách chính xác Do đó, các kiểm tra hiệu đính sau đây phải được tiến hành để đảmbảo chính xác hoàn toàn:

 Kiểm tra hợp lệ tài khoản khách hàng và các mã số mặt hàng bằng cách so khớp

với thông tin trên các tập tin chính khách hàng (thuộc quy trình OE/S) và hàngtồn kho (thuộc quy trình quản lý hàng tồn kho)

 Trắc nghiệm đầy đủ thông tin bảo đảm là tất cả các thông tin về cần thiết, bao

gồm địa chỉ nhận hàng và địa chỉ nhận hóa đơn của khách hàng phải có mặt

 Trắc nghiệm tính hợp lý so sánh số lượng đặt hàng so với số lượng trong quá

khứ đối với mặt hàng và khách hàng

Khi các trắc ngiệm hiệu đính này được thực hiện thì dữ liệu được ghi nhận trênmột tài liệu đơn đặt hàng, thường là dưới dạng một biểu mẫu điện tử và đơn đặt hàngchứa thông tin về các mã số mặt hàng, số lượng đặt mua, giá đơn vị và các chi tiếtkhác

1.4.3.2 Xét duyệt hạn mức tín dụng đối với khách hàng

Luồng dữ liệu số 2, Sơ đồ 1.4, cho thấy là khi giải quyết đơn hàng của kháchhàng, phòng tiêu thụ yêu cầu phòng tín dụng xét duyệt về mặt tín dụng của kháchhàng

Khách hàng có loại tốt và xấu Trước khi ra lệnh cho giao hàng, bộ phận duyệtphải xem xét tình trạng giao dịch của khách hàng đối với doanh nghiệp có tốt haykhông Nếu khách hàng thuộc loại không tin tưởng mấy, thì phải thu tiền trước khigiao hàng Còn nếu khách hàng thuộc loại quen biết sòng phẳng thì có thể cho bán ghi

sổ mà ta gọi là “bán gối đầu” nghĩa là hàng giao đi tiền sẽ được thanh toán sau mộithơi gian nào đó Đối với khách hàng loại này ban lãnh thường chấp nhận cho khách

hàng nợ một sồ tiền nào đó được gọi là tín dụng, tùy theo mức độ quen biết nghĩa là

tiền khách hàng nợ xí nghiệp không quá một giới hạn nào đó Mua hàng theo tín dụngphải được chấp nhận trước khi đưa qua xử lý Đối với những khách hàng cũ làm ănđàng hoàng, thì việc kiểm tra mức tín dụng đối với mỗi lần mua hàng là không cầnthiết Thay vào đó, nhân viên tiếp nhận đơn hàng thường được chuẩn nhưng đơn hàngcủa các khách hàng không có vấn đề trong thanh toán (có nghĩa là không có nợ dâydưa) Việc này thường được thực hiện bởi việc đặt ra một mức tín dụng, nghĩa là một

số tiền nợ tối đa, đối với mỗi khách hàng dựa trên tiền sử thanh toán trong quá khứ củakhách hàng và khả năng thanh toán của khách hàng.Trong những trường hợp như thế,

việc kiểm tra mức tín dụng đòi hỏi phải tham khảo tập tin dữ liệu khách hàng để xem

tài khoản khách hàng có hiện hữu mức tín dụng hay không, và nếu có thì mức tín dụngbao nhiêu, và kiểm tra số tiền hóa đơn hiện hành cộng với tất cả các sổ nợ trong các kìtrước chưa thanh toán có vượt quá mức tín dụng cho phép hay không Tiến trình kiểmtra có thể thực hiện trong khi xử lý đơn đặt hàng.

Nếu khách hàng vượt quá mức tín dụng thì nhân viên phòng tiêu thụ có thểhoặc (1) yêu cầu khách hàng xem thanh toán những nợ cũ trước đây nếu có hoặc (2)giảm đi số lượng hoặc số hàng đặt mua đẻ cho giảm xuống dưới mức tín dụng, hoặc(3) hủy bỏ đơn hàng hoặc chờ sau vậy

Việc phê duyệt tín dụng thường đặc biệt dành cho những khách hàng mới khiđơn hàng vượt quá mức tín dụng hoặc khách hàng còn nợ quá lớn Loại chuẩn y nàythường phải được trưởng phòng tín dụng phê duyệt

Luồng dữ liệu số 3 Sơ đồ 1.4 là kết quả xét tín dụng Phòng tín dụng thông báophòng tiêu thụ biết quyết định cấp tín dụng hay không để nhân viên tiêu thụ tùy nghihành động

Khâu nhận đơn đặt hàng phải được kiểm soát bởi khâu duyệt tín dụng hoàn toànđộc lập với phía tiêu thụ, để bảo đảm là khâu nhận đơn hàng không có thông đồng vớikhách hàng để chiếm đoạt tài sản của công ty

1.4.3.3 Kiểm tra hàng tồn kho

Bước tiếp theo là xác định hàng có đủ trong kho hay không, như vậy mới có thểxác định ngày giao hàng cho khách hàng Sự chính xác của của tiến trình này rất quantrọng vì nếu tập tin hàng tồn kho không chính xác, không được cập nhật kịp thời (trongtrường hợp làm bằng tay, hay chỉ được cập nhật theo lô hay theo định kỳ vài ngày 1lần) thì khách hàng sẽ không đồng ý khi giao hàng không đúng hẹn và không đúng sốlượng đặt mua

Nếu số lượng hàng có đủ trong kho đáp ứng đơn đặt hàng thì xem như đơn đặthàng đã được chấp nhận, vùng mục tin Qty_On_Hand trên tập tin Inventory Masterliên quan đến mặt hàng sẽ được trừ đi số lượng đặt mua và vùng mục tin Qty_Allowed

sẽ được cộng thêm số lượng đặt mua Các phòng giao hàng (luồng dữ liệu số 5), khohàng và bộ phận lập hóa đơn (luồng dữ liệu số 6) sẽ được thông báo về đơn đặt hàngđược chấp thuận này và một phiếu xác nhận đơn đặt hàng đã được chấp thuận sẽ đượcgửi cho khách hàng (luồng dữ liệu số 4)

Nếu không có đủ hàng trong kho và nếu khách hàng đồng ý lấy theo số lượngcòn lại thì 1 back order (phiếu gửi hàng sau) sẽ được tạo ra Trong các công ty sảnxuất, việc tạo ra 1 back order đối với mặt hàng sẽ kích hoạt một lệnh sản xuất đối vớinhà máy, còn đối với những công ty thương mại thì lúc này phòng kinh doanh (cungcấp hàng hóa, vật tư) sẽ được thông báo là phải đặt mua hàng

Một khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận thì hệ thống OE/S báoc ho nhân viênphòng giao hàng là có một đơn đặt hàng đang được chuẩn bị giao Thông tin này, dưới

dạng một bản sao đơn đặt hàng hoặc có thể là một biểu mẫu điện tử kiện lên trên mànhình máy tính của phòng giao hàng, sẽ đem lại thuận tiện cho phòng giao hàng trongviệc đặt kế hoạch hoạt động liên quan đến chức năng giao hàng.

Ngoài ra, hệ thống OE/S theo luồng dữ liệu số 6 sẽ tạo ra một Phiếu tập kếthàng hóa liệt kê các mặt hàng kèm theo số lượng được đặt mua Phiếu tập kết hàng hóanày cho phép nhân viên kho hàng xuất kho và giao hàng cho bộ phận đóng gói gửihàng

1.4.3.4 Xuất kho và giao hàng

Hoạt động cơ bản thứ hai trong quy trình OE/S là tập kết hàng hóa, đóng gói vàgửi hàng đi

Nhân viên kho hàng sẽ dựa trên Phiếu tập kết hàng để xuất hàng ra khỏi kho gửicho bộ phận đóng gói gửi hàng (luồng dữ liệu số 7, sơ đồ 1.4) Tại phòng giao hàng, sẽtiến hành so sánh giữa số lượng hàng trên Phiếu tập kết và trên Phiếu đóng gói màPhòng tiêu thụ đã gửi trực tiếp cho phòng Kiểm tra xong , nếu không có gì sai sót,nhân viên giao hàng sẽ gõ số thứ tự đơn đặt hàng, mã số mặt hàng và số lượng xuất, sửdụng đến terminal trực tuyến Tiến trình này sẽ cập nhật vùng tập tin Qty_Allowedtrên tập tin Inventory master Hệ thống OE/S sẽ in ra Phiếu đóng gói và một vận đơngồm nhiều liên Phiếu đóng gói liệt kê số lượng và mô tả mặt hàng bao gồm trong kiệnhàng (đây có thể là một bản sao của Phiếu tập kết hàng hóa) Còn vận đơn là một hợpđồng giữa nhà chuyên chở và phòng giao hàng, định nghĩa trách nhiệm nhà chuyênchở đối với hàng hóa trong vòng di chuyển Phiếu vận đơn này nhận diện công tychuyên chở, nơi đi, nơi đến và những chỉ dẫn khác liên quan đến việc giao hàng và chobiết ai sẽ thanh toán cho nhà chuyên chở (khách hàng hay nhà cung cấp)

Một bản sao vận đơn và phiếu đóng gói hàng hóa đi kèm theo kiện hàng Nếukhách hàng phải trả tiền chuyên chở thì bản sao vận đơn này có thể được dùng làm bansao hóa đơn vận chuyển, cho biết số tiền khách hàng phải thanh toán cho nhà chuyênchở Trong các trường hợp khác, hóa đơn vận chuyển phải là một tài liệu riêng biệt.Thông thường, các chi phí chuyên chở, bốc xếp và bảo hiểm sẽ được doanh nghiệpthanh toán cho nhà chuyên chở, rồi tính sau trong hóa đơn khách hàng Hóa đơn vàphiếu đóng gói hàng cũng như vận đơn sẽ được gửi cho khách hàng sau khi hàng đãđược xếp lên phương tiện của nhà chuyên chở

Phòng giao hàng giữ lại ban sao số 2 của vận đơn để theo dõi và xác nhận việctrao hàng hóa cho nhà chuyên chở Một bản sao vận đơn khác cùng với packing list sẽđược gửi lại cho bộ phận lập hóa đơn để chuẩn bị lập hóa đơn cho khách hàng

Một quyết định quan trọng cần được lấy khi đáp ứng đơn đặt hàng và gửi hàngcho khách hàng là chọn phương thức gửi hàng/ Theo truyền thống, nhiêu công ty córiêng cho mình một đội xe lo giao hàng (dịch vụ logictis) Tuy nhiên để giảm chi phígiao hàng công việc này sẽ được giao cho những công ty chuyên chở Việc chọn lựanhà chuyên chở đòi hỏi phải thu thập thông tin liên quan đến nhà chuyên chở này như:

giá cả, thành tích, tỷ lệ giao hàng đúng thời hạn, khiếu nại về giao hàng (hư hỏng, ráchbao bì ) và đưa các thông tin này vào hệ thống AIS.

Một quyết định quan trọng khác là phải chọn nơi đặt trung tâm phân phối Ngàycàng nhiều công ty tiêu thụ hàng đòi hỏi nhà cung cấp phải giao hàng chỉ khi nào họcần Do dó, nhà cung cấp và nhà sản xuất phải sử dụng những phần mềm vận chuyển

để tính toán nhận diện địa điểm tối ưu để đặt trung tâm phân phối hàng để có thể giảmtối thiểu chi phí quản lý hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu giao hàng kịp thời chokhách hàng

1.4.3.5 Kiểm soát nội bộ đối với quy trình xử lý đơn đặt hàng - OE/S

Trong quy trình OE/S, một hệ thống thông tin kế toán (AIS) được thiết kế tốtphải đảm bảo các mục tiêu sau đây:

 Tất cả các nghiệp vụ giao dịch phải được phép thích ứng và hợp lệ

 Tất cả các nghiệp vụ giao dịch phải được ghi nhận phải là hợp lệ (hiện đượcxảy ra)

 Tất cả các nghiệp vụ giao dịch hợp lệ, được phép đều phải được ghi nhận

 Tất cả các nghiệp vụ giao dịch phải được ghi nhận một cách chính xác

 Các nguồn lực tài sản (tiền mặt, tồn khi, và dữ liệu) phải được bảo vệ antoàn tránh mất mát hoặc bị đánh cắp

 Các hoạt động kinh doanh phải được thực hiện một cách hữu hiệu và có hiệuquả

Các tài liệu (biểu mẫu, hoặc giao diện màn hình) phải được thiết kế đơn giản,

dễ điền vào kèm theo chỉ dẫn rõ ràng sẽ đem lại sự chính xác và hiệu quả khi ghi nhậncác dữ liệu của nghiệp vụ giao dịch Việc đưa vào những thủ tục kiểm soát trong cácứng dụng (được gọi là validation check) dưới dạng những kiểm tra hợp lệ (validitycheck) và kiểm tra dạng thức vùng mục tin (field format check) sẽ tăng thêm sự chínhxác nhập liệu khi sử dụng những biểu mẫu điện tử Thiết kế sẵn những ô trắng trên tàiliệu (giấy hoặc điện tử) để ghi nhận ai đã điền vào tài liệu và ai đã duyệt xét lại biểumẫu cho biết rõ ràng là nghiệp vụ giao dịch được thực hiện đúng đắn Hạn chế việcthâm nhập vào các tài liệu còn để trắng (tài liệu khống) nếu các tài liêuh giấy còn được

sử dụng, hoặc vào các chương trình tạo những biểu mẫu sẽ giảm đi những giao dịchbất hợp pháp

Bảng 1.2 sau đây liệt kê các rủi ro trong qui trình OE/S và những thủ tục thíchứng phải được đặt ra để giảm thiểu những rủi ro này Điểm quan trọng là bạn phảihiểu thấu những rủi ro này và phải thiết kế AIS thế nào để ngăn cản các rủi ro này

Bảng 1.2 - Các rủi ro và các thủ tục kiểm soát

2 Bán chịu cho kháchhàng còn nợ quá nhiều và

Kiểm tra nhập liệu

Việc cấp tín dụng phải được duyệtbởi trưởng phòng tín dụng chứ không

mức tín dụng quá tồi.

3 Sự hợp pháp của cácđơn hàng

4 Hụt hàng, chi phí bảoquản kho và lợi nhuận giảm

phải bởi trưởng phòng tiêu thụ; ghinhận chính xác các bảng cân số tàikhoản khách hàng

Chữ ký trên các tài liệu giấy ; chữ ký

số hóa và chứng nhận số hóa đối vớithương mại điện tử

Hạn chế ra vào kho hàng; cho sưuliệu tất cả các chuyển dịch mặt hàngtrong kho; kiểm kê thực tế theo định

kỳ và đối chiếu với sổ sách

a, Các rủi ro từ khâu nhập liệu đơn hàng

Các mục tiêu chính của qui trình EO/S là xử lý các đơn hàng một cách chínhxác và có hiệu quả bảo đảm công ty thu lại tiền những gì được bán theo ghi sổ và tất cảcác giao dịch là hợp pháp, và giảm thiểu những mất mát về thu nhập do việc quản lýtồi tồn kho hàng hóa Các rủi ro 1-4 trên Bảng 1.2 liên quan đến các mục tiêu này

Rủi ro số 1: Các đơn hàng không đầy đủ hoặc không chính xác Rủi ro cơ bản

trong khi nhập liệu đơn hàng là các dữ liệu quan trọng liên quan đến đơn hàng sẽ hoặcthiếu sót hoặc không chính xác Việc này không chỉ buộc phải gọi lại khách hàng đểbiết thêm chi tiết và gõ đơn hàng vào lại hệ thống, mà còn làm cho khách hàng không

an tâm, mất tin tưởng và như vậy ảnh hưởng về sau việc giao dịch với công ty Mộtloạt kiểm tra hiệu đính sẽ giảm thiểu rủi ro này Thí dụ, kiểm tra tính đầy đủ có thểđảm bảo là tất cả các dữ liệu đều được thu nhập vào Tự động dò tìm dữ liệu qui chiếu,chẳng hạn địa chỉ khách hàng đã có sẵn trong tập tin chính Customer master sẽ ngănngừa sai lầm khi nhập liệu Hoặc trắc nghiệm tính hợp lý sẽ cho so sánh số lượng đặtmua với mã số mặt hàng và lịch sử tiêu thụ trong quá khứ của khách hàng Phần lớncác kiểm tra hiệu đính nhập liệu, chẳng hạn completeness check, cũng được dùng trêncác web site để đảm bảo là khách hàng đã gõ vào tất cả các dữ liệu cần thiết

Rủi ro số 2: Bán ghi sổ đối với những khách hàng có mức tín dụng tồi Rủi ro

số 2 là cho mua chịu ghi sổ rồi về sau xem là khó lòng thu hồi được tiền Việc đòi hỏiphải được phép đối với mỗi lần bán ghi sổ là một biện pháp giúp giảm thiểu rủi ro này.Nói chung, việc này có thể được thực hiện bằng cách đặt để một mức tín dụng đối vớimỗi khách hàng và cho phép nhân viên tiêu thụ cái quyền chuẩn y các đơn hàng khi sốtiền đơn hàng mới cộng với các khoản nợ cũ chưa thanh toán không vượt quá mức tín

dụng được phép của khách hàng Đối với những trường hợp đặc biệt như khách hàngmới hoặc xin nới rộng mức tín dụng đối với những khách hàng hiện hữu, thì một ai đókhông phải là trưởng phòng tiêu thụ lo việc cấp phép tín dụng này, đặc biệt khi nhânviên bán hàng sẽ ăn hoa hồng trên các vụ bán hàng (họ có thể bán bất chấp khách hàngthuộc loại tồi) Theo phương châm phân lập nhiệm vụ, thì người giữ vai trò cấp phépnày là trưởng phòng tín dụng, lo thiết lập những chính sách tín dụng và chấp thuận cấptín dụng đối với những khách hàng mới, hoặc tăng mức tín dụng đối với những kháchhàng cũ Chức năng tín dụng này hoàn toàn độc lập với chức năng tiêu thụ Để đảmbảo sự phân lập nhiệm vụ trong một hệ thống trực tuyến tích hợp, các nhân viên bán

hàng chỉ có quyền hạn đọc mà thôi khi truy cập thông tin liên quan đến mức tín dụng

của cá nhân khách hàng, và không có quyền chỉnh sửa

Tuy nhiên, muốn hữu hiệu, tín dụng phải được chấp thuận trước khi xuất giaohàng khỏi kho Ngoài ra, điểm quan trọng là duy trì sự chính xác về kết số nợ cũngnhư mức tín dụng của khách hàng

Rủi ro số 3: Sự hợp pháp của các đơn hàng Một rủi ro khác liên quan đến sự

hợp pháp của các đơn hàng Theo truyền thống, tính hợp pháp của các đơn hàng đượcthiết lập bởi biên nhận của một lệnh đặt hàng mà khách hàng đã ký vào Vì các giaodịch thương mại điện tử ngày càng được phổ biến, nên việc sử dụng các chữ ký kỹthuật số và chứng nhận kỹ thuật số là cần thiết để nhận diện bên đối tác

Rủi ro số 4: Hụt kho, khó bảo quản kho và lợi tức giảm Một rủi ro khác là

doanh số bán hàng sẽ giảm do việc thiếu hụt hàng trong kho gây ra mất khách hàng.Ngược lại, tồn kho quá lớn sẽ tăng chi phí bảo quản kho cũng như hao hụt do hư hỏng,

và có thể đưa đến tỷ lệ lợi nhuận từng mặt hàng sẽ giảm đi Để giải quyết vấn đề,nhiều doanh nghiệp đã thiết lập việc quản lý tồn kho một cách chính xác và những hệthống dự báo tiêu thụ Việc sử dụng hệ thống tồn kho liên tục đảm bảo là số liệu về sốlượng tồn kho có sẵn để bán là chính xác Ngoài ra, kiểm kê thực tế theo định kỳ cũnggiúp đảm bảo sự chính xác số lượng tồn kho Các dự báo tiêu thụ phải được xem xétthường xuyên, bảo đảm các số liệu dự đoán chính xác Ngoài ra, thành tích của các nhàcung cấp, chẳng hạn giao hàng đúng hạn, phải được giảm sát theo dõi

b, Các rủi ro từ khâu giao hàng

Các mục tiêu chính của chức năng giao hàng là đáp ứng hữu hiệu và chính xácđơn hàng và giữ hàng tồn kho an toàn Các rủi ro 5 và 6 trên Bảng 1.3 thuộc các mụctiêu này

Rủi ro số 5: Các sai lầm khi gởi hàng Việc gởi hàng không đúng loại hàng

khách hàng đặt mua, hoặc sai số lượng hoặc sai địa chỉ là những sai lầm nghiêm trọng

có thể làm khách hàng bất bình, không hài lòng và không tin tưởng kéo theo sự giảmsút doanh thu trong tương lai Nếu gởi hàng sai địa chỉ thì cú thể xem như mất tiền.Các hệ thống trực tuyến có thể giảm đi việc sai lầm trong lúc giao hàng nếu nhân viênphòng giao hàng được yêu cầu gõ vào số lượng hàng ngày được gởi đi trước khi khođóng gói gởi hàng đi Việc này cho phép xuất hiện và sửa sai ngày liền bất cứ sai lầmnào trước khi hàng rời khỏi công ty bằng cách so sánh hàng gởi đi với đơn hàng

Ngoài ra, nếu sử dụng phương tiện đọc mã vạch tự động ttrong khâu tập kết và đónggói thì có thể loại bỏ hầu hết các sai lầm trong khâu nhập liệu Chỉ sau khi hệ thống đãkiểm tra kiện hàng là đúng thì lúc ấy phiếu giao hàng và vận đơn mới in ra cho đi kèmtheo kiện hàng.

Rủi ro số 6: Mất hàng tồn kho Việc mất hàng tồn kho là một rủi ro rất nghiêm

trọng dẫn đến việc sổ sách tồn kho chính xác làm cho việc thoả mãn các đơn hàng cóvấn đề

Để tránh rủi ro bị mất, ta có thể áp dụng nhiều biện pháp Trước tiên, kho phảiđược đặt vào những vị trí an toàn, hạn chế việc ra vào kho Thứ đến các di chuyển ravào các mặt hàng phải được ghi chép sưu liệu rõ ràng Nhân viên kho hàng chỉ choxuất kho khi đơn hàng được chấp nhận đúng thủ tục Ngoài ra, cả hai phía nhân viênkho hàng và nhân viên giao hàng phải lần lượt ký tên vào phiếu tập kết đi kèm theokiện hàng khi hàng rời khỏi kho qua phía đóng hàng Việc này cho phép theo dõi khi

có hao hụt hàng trên đường vận chuyển Ngoài ra, việc giải trình này khuyến khíchnhân viên chuẩn bị và duy trì ghi chép sổ sách chính xác Cuối cùng, số lượng tồn khotrên sổ sách phải thường xuyên được đối chiếu với kiểm kê thực tế, và các nhân viênkho hàng phải chịu trách nhiệm nếu có bất cứ hao hụt nào

1.4.4 Quy trình lập hóa đơn, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền bán hàng (Billing/Account Receivable/Cash Receipt – B/AR/CR)

Phần này sẽ đề cập đến việc phát hành hoá đơn, kế toán nợ phải thu khách hàng

và thu tiền mặt, gọi tắt là B/AR/CR Hệ thống các chương trình và tập tin của quy trìnhnày rất quan trọng vì hệ thống theo dõi phần lớn tài sản của tổ chức, nghĩa là số tiềnkhách hàng thiếu nợ công ty và những thanh toán của các khách hàng này đối với công

ty Quy trình này hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc quản lý vốn lưu động và cho phép dựbáo sự tăng trưởng cũng như tiên đoán những vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải Ngoài

ra , phòng tín dụng dựa trên quy trình này để phân tích, theo dõi, và cấp phát hoặc huỷ

bỏ tín dụng đối với một khách hàng nào đó

Có một mối liên hệ chặt chẽ giữa quy trình này với quy trình OE/S mà ta đãxem qua trong phần "Xử lý đơn đặt hàng" Trong thực tế, nhiều tổ chức không phânbiệt hai quy trình này một cách rõ ràng như chúng tôi đã làm Như đã thấy trên Sơ đồ1.1 thì sự phối hợp quy trình OE/S với B/AR/CR hình thành phần lớn chu kỳ thu nhậpcủa doanh nghiệp

Phần này trước tiên định nghĩa qui trình B/AR/CR và mô tả các chức năng củaquy trình Vượt khỏi những khía cạnh ghi chép sổ sách nghiệp vụ thông thường, chúngtôi muốn nhấn mạnh sự quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và chỉcho thấy làm thé nào doanh nghiệp có thể dùng qui trình B/AR/CR để có những lợi thếcạnh tranh bằng cách dùng những công nghệ mới trong một môi trường ERP và E-Business

Qui trình OE/S thực hiện những công tác quan trọng của chu trình doanh thu là(1) việc xử lý các đơn hàng và (2) giao cho khách Còn qui trình B/AR/CR sẽ hoàn tấtchu trình doanh thu bằng cách thực hiện 3 hoạt động riêng biệt nhưng còn liên hệ với

OE/S, đó là (1) tính tiền hoá đơn cho khách hàng, (2) quản lý các tài khoản khách hàngtại công ty, và (3) đảm bảo thu tiền bán hàng hoặc dịch vụ một cách nhanh gọn.

Quy trình B/AR/CR là một cấu trúc tương tác bao gồm nhân sự, thiết bị, các thủtục và quy tắc kiểm soát được thiết kế để tạo ra luồng thông tin chịu hỗ trợ những điểmsau:

+ Hỗ trợ các công việc thường ngày mang tính lập đi lập lại của phòng tín dụng,thủ quỹ và phòng kế toán

+ Hỗ trợ tiến trình giải quyết các vấn đề của giám đốc tài chính

+ Hỗ trợ trong việc chuẩn bị các báo cáo nội bộ cũng như các báo cáo cho các

cơ quan bên ngoài

Trước tiên, B/AR/CR hỗ trợ công việc thường ngày mang tính lập đi lập lại củacác bộ phận kể trên bằng cách thu thập, ghi chép và kết nối dữ liệu liên quan đến cácnghiệp vụ lập hóa đơn, quản lý các khoản phải thu và thu tiền khách hàng còn nợ Tiếptheo, B/AR/CR hỗ trợ tiến trình giải quyết các vấn đề liên quan đến việc quản lý cácchức năng thanh tra tài chính và thủ quỹ Trưởng phòng tín dụng sẽ dùng đến báo cáocông nợ khách hàng theo tuổi nợ dựa theo thời hạn thanh toán trên các hóa đơn của cáckhách hàng khi lấy quyết định có nên gia hạn tín dụng đối với khách hàng nào đó haykhông hoặc thúc ép đòi nợ một khách hàng hoặc xóa nợ đối với một khách hàng mấtkhả năng trả nợ Cuối cùng, B/AR/CR hỗ trợ trong việc chuẩn bị các báo cáo kế toánquản trị cũng như các báo cáo cho các cơ quan bên ngoài (Thuế, Kiểm toán )

B/AR/CR giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong một doanh nghiệp trong việcthiết lập một quy trình lập hóa đơn nhanh, kiểm soát chặt chẽ các khoản phải thukhách hàng và một quy trình thu hồi nợ nhanh để có đủ nguồn tài chính thanh toán cáckhoản chi phí do hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh Mục tiêu chính củaB/AR/CR là giữ mức độ nợ của khách hàng càng ít càng tốt

Sơ đồ 1.5 và Bảng 1.3 cho thấy cách nhìn theo chiều ngang của mối liên hệgiữa B/AR/CR và môi trường tổ chức của nó

VP finance (Phòng Tín dụng)

Các chủ thể trong môi trường OE/S

Khách hàng General Ledger Khách hàng General Ledger Khách hàng

1

Bộ phận tín dụng

Thủ quỹ

7 3 2

2 3 4 7 8

Sơ đồ 1.5 – Quy trình B/AR/CR theo chiều ngang

Bảng 1.3 - Mô tả các luồng thông tin trên Sơ đồ 1.5

Luồng

1 Phòng giao hàng thông báo cho bộ phận kế toán phải thu khách hàng

biết là hàng đã gửi cho khách hàng thông qua Giấy giao hàng Luồng dữliệu này kích hoạt tiến trình lập hóa đơn

2 Bộ phận kế toán phải thu khách hàng gửi hóa đơn cho khách hàng

3 Bộ phận kế toán phải thu khách hàng gửi thông tin cho General Ledger

để cập nhật các tài khoản doanh thu và nợ phải thu

4 Trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán được khi đến hạn

thì khách hàng báo lại cho bộ phận tín dụng

5 Bộ phận tín dụng đề nghị kế toán công nợ phải thu cập nhật lại nợ phải

thu của khách hàng và thông báo cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để xửlý

6 Bộ phận tín dụng thông báo cho phòng tiêu thụ chấm dứt bán ghi sổ đối

với khách hàng trên

7 Trường hợp xử lý xóa nợ đối với khách hàng thì kế toán công nợ phải

thu thông tin cho GL về nghiệp vụ xóa nợ khách hàng

8 Khách hàng trả tiền vào tài khoản thông qua Séc hay chuyển khoản hoặc

trả trực tiếp bằng tiền mặt thông qua Phiếu thu hay Bảng kê thu tiền

9 Thủ quỹ thông báo cho kế toán công nợ phải thu biết khách hàng đã

thanh toán

10 Thủ quỹ thông báo cho GL biết khách hàng đã trả tiền

1.4.4.1 Lập hóa đơn bán hàng

Nhìn chung, có ba loại hệ thống lập hóa đơn: hệ thống lập trước hóa đơn, hệthống lập hóa đơn sau và hệ thống tách rời khâu xử lý đơn đặt hàng và khâu lập hóađơn.

Hệ thống lập trước hóa đơn

Trong hệ thống này, hóa đơn sẽ được lập sau khi có sự xác nhận của kháchhàng về việc giao hàng thông qua Giấy giao hàng đã được khách hàng xác nhận Trênhóa đơn sẽ tính đầy đủ các chi phí chuyên chở, bảo hiểm và số lượng hàng thực giaocho khách hàng Đây là hệ thống mà chúng ta đang đề cập trong phần này

Hệ thống lập hóa đơn sau

Hệ thống này lại lập hóa đơn ngay khi đơn đặt hàng được phê duyệt xong,nghĩa là sau khi kiểm tra hàng tồn kho và xét duyệt mức tín dụng của khách hàng Với

hệ thống này thì phải thống nhất trước với khách hàng thông tin về chi phí chuyên chở,bảo hiểm, hàng chỉ giao một lần duy nhất Bất cứ thay đổi nào giữa đơn đặt hàng củakhách hàng và số lượng thực giao cho khách hàng đều kéo theo việc hủy hóa đơn gốc.Tuy nhiên nếu việc này xảy ra thường xuyên thì hệ thống này sẽ không hữu hiệu nữa

Hệ thống này thường xảy ra trong các doanh nghiệp có ít thời gian giữa phêduyệt đơn đặt hàng và giao hàng Hóa đơn sẽ được lập ngay sau khi phê duyệt xongđơn đặt hàng của khách hàng, khách hàng thanh toán tiền tại thủ quỹ rồi mang bản saohóa đơn xuống kho lấy hàng Như vậy việc lập hóa đơn trước sẽ loại bỏ được phần lớncác thủ tục trong khâu xử lý đơn đặt hàng Tuy nhiên điều này lại dẫn đến các rủi rotrong khâu giao hàng, ghi nhận công nợ khách hàng và thu tiền

Hệ thống tách rời khâu xử lý đơn đặt hàng và khâu lập hóa đơn

Trong hệ thống này, nhận đơn đặt hàng và giao hàng sẽ được chuẩn bị riêng,không liên quan đến hóa đơn Hệ thống này áp dụng trong trường hợp trong kỳ kế toánkhách hàng nhận hàng thành nhiều đợt hay số lượng cũng như chủng loại hàng hóađược khách hàng thay đổi (kiểu dáng, kích thước, màu sắc ) Hóa đơn sẽ được lập vàgửi cho khách hàng vào cuối kỳ kế toán

Quy trình tính hóa đơn:

Vào lúc các tài liệu đơn hàng được tổ chức tại phòng tiêu thụ, bản sao số 1 củađơn hàng sẽ được gửi cho kế toán phải thu khách hàng Vào cuối mỗi ngày, bộ phậnlập hoá đơn sẽ nhận từ phòng giao hàng một xấp hoá đơn vận chuyển (bản sao số 1)kèm giấy giao hàng đã được xác nhận của khách hàng (bản sao số 2)

Trong khâu lập hoá đơn, một nhân viên sẽ kiểm tra, đối chiếu chi tiết các chứng

từ liên quan đến việc giao hàng như đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu xuất kho,phiếu giao hàng …chứng từ nào mà thông tin không khớp trong giai đoạn kiểm tra nàythì sẽ tách khỏi xấp và sẽ được xử lý bởi một thủ tục riêng biệt Còn dữ liệu đúng sẽđưa vào máy tính theo một chu kỳ xử lý đi sau

Nếu thấy khớp giữa các tài liệu, nhân viên lập hóa đơn chuân bị con số tổngcộng lô, ghi theo dõi mỗi lô rồi gửi các xấp tài liệu cho khâu data control Khâu nàyghi theo dõi các lô rồi chuyển qua lại cho khâu chuẩn bị dữ liệu Nhân viên trong khâuchuẩn bị dữ liệu sẽ ghi nhận các nghiệp vụ giao hàng vào tập tin nghiệp cụ bán hàng

Sau khi đối chiếu bất cứ sai biệt nào giữa tổng lô được tính bằng tay với tổng lô đượcchương trình máy tính tính ra đều phải được kiểm tra lại.

1.4.4.2 Hệ thống quản lý nợ phải thu của khách hàng

Hiện nay có 3 loại hệ thống quản lý nợ phải thu: hệ thống quản lý nợ phải thutheo số dư tổng hợp, hệ thống quản lý nợ phải thu theo số dư chi tiết, hệ thống quản lý

nợ phải thu theo hóa đơn

Hệ thống quản lý nợ phải thu theo số dư tổng hợp

Trong hệ thống này, các dữ liệu về công nợ khách hàng chỉ có tổng số nợ phảithu của khách hàng, số nợ quá hạn và chi phí tài chính các thanh toán liên quan đến tàikhoản mà không quan tâm đến chi tiết của tổng số nợ đó

Hệ thống quản lý nợ phải thu theo số dư chi tiết

Khác biệt giữa hệ thống quản lý nợ phải thu theo số dư tổng hợp và hệ thốngnày là các chi tiết về tiền nợ hiện hành của khách hàng được duy trì trong tập tin nợphải thu khách hàng và được hiển thị trên các báo cáo định kỳ Một bảng kê chi tiếtcông nợ khách hàng sẽ liệt kê tất cả các giao dịch, bao gồm các hóa đơn và thanh toáncủa khách hàng xảy ra trong kỳ và cho biết số dư hiện hành của khoản nợ phải thukhách hàng Hệ thống sẽ duy trì một phân loại nợ quá hạn theo thời gian (quản lý theotuổi nợ) Các công ty thẻ tín dụng, công ty bán lẻ hàng hóa, dịch vụ các phòng khámthường sử dụng hệ thống quản lý nợ phải thu theo số dư chi tiết này

Bảng kê công nợ theo số dư chi tiết này thường chứa một phần biểu mẫu có thể

xé ra được chứa những thông tin in sẵn trước bao gồm tên khách hàng, mã số tàikhoản, số dư công nợ hiện hành Khách hàng được yêu cầu gửi lại bảng kê trên cùngvới chi phiếu thanh toán Hệ thống này được áp dụng với việc thanh toán một lần trongmột kỳ thay vì thanh toán theo từng hóa đơn riêng lẻ

Hệ thống quản lý nợ phải thu theo hóa đơn

Trong cả 2 hệ thống số dư tổng hợp và số dư chi tiết, khách hàng thường thanhtoán theo định kỳ, không thanh toán cho từng hóa đơn riêng Ngược lại, hệ thống quản

lý số dư theo hóa đơn là hệ thống phức tạp nhất và thích hợp đối với trường hợp kháchhàng thanh toán cho từng hóa đơn cụ thể khi hóa đơn đến hạn thanh toán

Trên bảng kê chi tiết công nợ khách hàng, hệ thống sẽ liệt kê tất cả các hóa đơnchưa thanh toán, đồng thời phân nhóm các hóa đơn này theo thời hạn thanh toán (tuổinợ) Hàng tháng, các hóa đơn quá hạn sẽ được liệt kê và in ra để thông báo cho kháchhàng

Hệ thống này có thể kết hợp việc ghi nhận công nợ phải thu với việc chiết khấuthanh toán cho khách hàng, khuyến khích khách hàng trả nợ trước thời hạn

14.4.3 Thu tiền bán hàng

Việc thanh toán tiền hàng ngày nay đã trở nên thuận tiện hơn rất nhiều với sựtrợ giúp của công nghệ thông tin như các hệ thống xử lý bằng máy đọc mã vạch, hệthống ngân hàng điện tử, các thẻ thanh toán Vì số lượng giấy dùng in ra các tài liệu

là khá lớn trong quy trình B/AR/CR, nên khả năng scan nhanh, lưu trữ thêm thông tin

vào và tìm lại các tài liệu khi cần đến có thể giảm đi rất nhiều chi phí công sức choviệc sắp xếp hồ sơ cũng như chỗ trong kho lưu trữ và cấu trúc cần thiết cho việc lưutrữ hồ sơ giấy.

Hệ thống thông tin trên máy tính cho phép các thông tin hiển thị ngay lập tứctrên màn hình tại bất cứ nơi nào có kết nối với hệ thống của doanh nghiệp Tương tựnhư vậy nếu khách hàng liên lạc với đại diện doanh nghiệp để biết thông tin về số dưcông nợ của mình tại doanh nghiệp thì nhân viên tại văn phòng đại diện có thể nhanhchóng tìm được thông tin về số dư công nợ khách hàng trên máy tính và cung cấp chokhách hàng câu trả lời đúng lúc không chậm trễ, tránh được việc mất thời gian đi tìmđúng tài liệu giấy rồi mới trả lời cho khách hàng

Quản lý tiền mặt

Sự ra đời của hệ thống ngân hàng điện tử làm cho thủ quỹ của doanh nghiệpquan tâm đến sự quan trọng của việc quản lý tiền mặt cải thiện việc thu tiền Việc quản

lý tiền mặt là làm thế nào giải phóng công nợ để có trong tay tiền mặt có thể hoặc đầu

tư có lãi hoặc giảm đi nợ nần của doanh nghiệp đối với các chủ nợ khác để giảm chiphí lãi vay phải trả Đương nhiên, trước khi tiền mặt có thể được đầu tư hay trang trải

nợ nần, trước tiên phải có phiếu thanh toán và nộp vào ngân hàng Mục tiêu quản lýtiền mặt là làm thế nào rút càng ngắn càng tốt khoảng thời gian kể từ lúc bán hàng chođến lúc thu hồi tiền bán hàng này

Nhiệm vụ của bộ phận tính hóa đơn là làm thế nào phải cho ra các hóa đơn gửiđến tận tay khách hàng càng nhanh càng tốt, với hy vọng giảm thời gian chờ đợi kháchhàng thanh toán Với quy trình B/AR/CR ta có thể tự động in ra các hóa đơn bảo đảm

là hóa đơn đến tận tay khách hàng ngay liền sau khi hàng đã được gửi đi

Khi kế toán phải thu khách hàng nhận được Phiếu thu của thủ quỹ hay Giấy báo

Có của Ngân hàng về việc khách hàng thanh toán tiền hàng thì kế toán phải thu đốichiếu với các hóa đơn của khách hàng, số dư công nợ khách hàng để tiến hành bút toángiảm công nợ phải thu đồng thời thông báo cho GL để đưa vào các bút toán tiêu thụ

và thanh toán Ngoài ra, kế toán công nợ phải thu còn quản lý luôn cả về hàng bán bịtrả lại, hoàn trả cho khách hàng và nợ khó đòi cũng như định kỳ phải cung cấp báo cáo

về công nợ phải thu của khách hàng, chi tiết theo số dư công nợ từng hóa đơn hay theothời hạn thanh toán của các hóa đơn

1.4.4.4 Kiểm soát nội bộ đối với B/AR/CR

Mục tiêu chính của chức năng lập hoá đơn và theo dõi nợ phải thu khách hàng

là bảo đảm tính hoá đơn đúng đối với những mặt hàng khách hàng đã đặt mua và đãđược gửi đi và tài khoản công nợ của khách hàng phải được ghi chép đúng, chính xác

Bảng 1.4 Các rủi ro và thủ tục kiểm soát quy trình B/AR/CR

Quy

trình/Hoạt

động

Khâu lập hoá 1 Thất bại trong việc tính Phân lập các chức năng gửi hàng và tính