LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vục hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn muốn vươn tới sự hoàn thiện. Hòa nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư đã có những bước phát triển mới phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác và đồng thời công tác văn thư cũng được xác định là một mặt của hoạt động quản lý nói chung và chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự quản lý của cơ quan. Đồng thời làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác chất lượng, đúng chế độ. Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đã tạo ra những chuyển biến mạnh mẽ mọi mặt trong nền kinh tế. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít các vấn đề trong việc quản lý văn bản đến. Để hoạt động một cách hiệu quả nhất bất kể cơ quan, tổ chức nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó chính là công cụ để ghi lại, truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vi là điều kiện để cơ quan thực hiện tốt công việc quản lý. Xuất phát từ các lý do trên em đã chọn đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel vào việc quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên 2. Mục đích nghiên cứu Xây dựng được quy trình quản lý văn bản đến phục vụ cho công tác quản lý văn bản đến tại xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên.. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến của UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên. 4.Phương pháp nghiên cứu +Khảo sát thực trạng. +Phỏng vấn. +Nghiên cứu tài liệu. 5. Bố cục của bài gồm 3 chương: + Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản đến. + Chương 2: Khảo sát hiện trạng công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên. + Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý văn bản đến.
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
DANH MỤC VIẾT TẮT 3
DANH MỤC HÌNH ẢNH 4
LỜI MỞ ĐẦU 5
Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỄN 7
1.1 Khái quát về quản lý văn bản 7
1.1.1 Khái niệm quản lý văn bản 7
1.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 7
1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến 7
1.2.2 Phân loại bóc bì văn bản đến 8
1.3 Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến 8
1.3.1 Đóng dấu đến 8
1.3.2 Đăng ký văn bản đến 9
1.4 Phân phối, chuyển giao văn bản đến 13
1.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 15
Chương 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ, TỈNH ĐIỆN BIÊN 16
2.1 Giới thiệu về UBND xã Leng Su Sìn 16
2.1.1 Vị trí địa lý và Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé .16
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ máy quản lý 17
2.2 Thực trạng quản lý văn bản đến 18
2.3 Quy trình quản lý văn bản đến 21
Chương 3 ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ, TỈNH ĐIỆN BIÊN 23
3.1 Giới thiệu các tính năng cơ bản của Microsoft Excel 23
3.2 Xây dựng chương trình 27
Trang 23.2.1 Giao diện chính của chương trình 27
3.2.2 Một số giao diện khác của chương trình 27
KẾT LUẬN 29
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 32
Trang 4DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Mẫu đến theo phụ lục kềm theo thông tư số 072012/TT-BNV 9
Hình 1.2 Bìa sổ đăng ký văn bản đến 11
Hình 1.3 Mẫu sổ đăng ký đơn thư 12
Hình 1.4 Sổ đăng ký văn bản mật đến 13
Hình 2.1 UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên 16
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Leng Su Sìn 17
Hình 3.1 Các thành phần của worbook 24
Hình 3.2 Giao diện của Excel 24
Hình 3.3 Các lệnh trong thực đơn Office 25
Hình 3.4 Bảng lựa chọn truy cập nhanh 25
Hình 3.5 Hộp thoại Excel Options 26
Hình 3.6 Giao diện chính của chương trình 27
Hình 3.7 Giao diện form nhập văn bản đến 27
Hình 3.8 Giao diện quản lý văn bản đến 28
Trang 5Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơquan nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảmbảo cung cấp kịp thời chính xác và đồng thời công tác văn thư cũng được xác định làmột mặt của hoạt động quản lý nói chung và chiếm phần lớn nội dung hoạt động củavăn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự quản lý của cơ quan.
Đồng thời làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan một cách nhanh chóng, chính xác chất lượng, đúng chế độ
Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đã tạo ra nhữngchuyển biến mạnh mẽ mọi mặt trong nền kinh tế Các đơn vị hành chính sự nghiệpcũng như các doanh nghiệp gặp không ít các vấn đề trong việc quản lý văn bản đến
Để hoạt động một cách hiệu quả nhất bất kể cơ quan, tổ chức nào cũng không thểkhông coi trọng công tác này Bởi nó chính là công cụ để ghi lại, truyền đạt các quyếtđịnh quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vi là điều kiện để cơ quanthực hiện tốt công việc quản lý
Xuất phát từ các lý do trên em đã chọn đề tài “Ứng dụng Microsoft Excel vào
việc quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xã Leng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnhĐiện Biên
Trang 6Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lývăn bản hành chính đến của UBND xã Leng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên
Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đến tại văn phòng UBND xãLeng Su Sìn,huyện Mường Nhé,tỉnh Điện Biên
4.Phương pháp nghiên cứu
+ Khảo sát thực trạng
+ Phỏng vấn
+ Nghiên cứu tài liệu
5 Bố cục của bài gồm 3 chương:
+ Chương 1: Tổng quan về quản lý văn bản đến
+ Chương 2: Khảo sát hiện trạng công tác quản lý văn bản đến tại UBND xãLeng Su Sìn huyện Mường Nhé tỉnh Điện Biên
+ Chương 3: Xây dựng chương trình quản lý văn bản đến
Trang 7CHƯƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỄN
1.1 Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm văn bản và quản lý văn bản
Khái niệm văn bản
- Theo nghĩa rộng: Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dung để ghi nhận và truyền đạtthông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác
- Theo nghĩa hẹp: văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chứckinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt độngcủa cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điềuhành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị định, nghị quyết,
đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm được dùngmột cách rộng rãi trong hoạt đọng của các cơ quan, tổ chức Khái niện văn bản dùngtrong tài liệu này được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên
Khái niệm quản lý văn bản
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Khái niệm văn bản đến
- Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khac gửi đến
cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.
1.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến.
Khi tiếp văn bản được chuyển đến cơ quan người cán bộ văn thư của cơ quan,
tổ chức phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong đối với vănbản mật phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận
Trang 8Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, không còn nguyên vẹn hoặc đến muộn thờigian ghi trên bì phải báo cáo ngay cho lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm,trường hợp cần thiết có thể lập biên bản.
Trường hợp gửi qua mạng, mail, fax cán bộ văn thư phải kiểm tra kĩ số lượngvăn bản, nếu phát hiện sai xót phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cơ quan để giải quyết
1.2.2 Phân loại bóc bì văn bản đến.
* Tất cả các văn bản đến được phân loại và xử lý như sau
Loại phải bóc bì : gồm các bì văn bản đến gửi cho cơ quan tổ chức
Loại không bóc bì : các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặcgửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức văn thư chuyểntiếp đến nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quanđến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệmchuyển lại cho Văn thư để đăng ký
Xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật vềkhiếu nại, tố cáo
* Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyếtkịp thời
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làmmất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu vănbản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, kýxác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp pháthiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xácminh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày thángcủa văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng
Trang 91.3 Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
1.3.1 Đóng dấu đến
Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới vănthư cơ quan và nhận được ngày nào; trong trường hợp văn bản giải quyết không kịpthời,qua dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai Dấu
“Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
Trang 10TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
Số :………
ĐẾN Ngày :………
Chuyển :………
Lưu hồ sơ số :………
Hình 1.1 Mẫu đến theo phụ lục kềm theo thông tư số 072012/TT-BNV
Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đếm được đánh liên tục từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, cơ quan tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01/11, 27/7/11, 31/2/11
Giờ đến: Đối với văn bản đến có đóng dấu đến “ Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải nghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)
Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
Lưu hồ sơ số: Ghi số kí hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo danh mục
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng , trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “ Đến”
1.3.2 Đăng ký văn bản đến
* Lập Sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể như sau:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến
Trang 11Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bảnđến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,
ký và chuyển giao trong ngày đó Đặc biệt với công văn khẩn thì khi nhận được phảiđăng ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giảiquyết, không được để chậm trễ làm nhỡ việc
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; khôngviết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng
Bìa sổ đăng ký văn bản đến
Trang 12+ Ghi tên cơ quan ( tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
+ Tên cơ quan ( tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
+ Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
+ Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuôi cùng trong quyển sổ;
Số, kýhiệu
Ngàytháng
Tên loại và trích yếunội dung
Đơn vị hoặcngười nhận
Kýnhận
Ghichú
Mẫu trình bày văn bản đến được ghi theo phụ lục kèm thông tư 07/2012/TT-BNV+ Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến” VD: 03/01,27/07,31/12
+ Ghi theo số được ghi trên dấu’ Đến”
+ Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửiđơn, thư
+ Ghi số và kí hiệu của văn bản đến
+ Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư Đối với những ngàydưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối, VD:03/01/11
+ Ghi tên loại của văn bản đến( trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt )
và trích yếu nội dung.Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thìngười đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó
+ Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ýkiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền
+ Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản
+Ghi những điểm trực tiếp của văn bản đến (Văn bản không có số, ký hiệu,ngày tháng, trích yếu, bản sao, v.v…)
Trang 13Lưu ý: Sổ đăng kí đơn, thư: Đối với những cơ quan có chức năng giải quyết các
đơn thư, khiếu nại và tố cáo như UBND tỉnh, huyện, ban thanh tra, viện kiểm sát nhândân các cấp có thể lập sổ đăng ký đơn thư theo mẫu in sẵn có bìa và trang đầu của sổđược trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, khác tên gọi
là ‘sổ đăng ký đơn, thư
Mẫu sổ đăng ký đơn thư:
Ngày
đến Số đến
Họ tên, địa chỉ người gửi
Ngày tháng
Trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú
Hình 1.3 Mẫu sổ đăng ký đơn thư
+ Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến” VD: 03/01, 27/7.
+ Ghi theo số được ghi trên dấu “ Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đơn,thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đên và đăng ký riêng)
hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và
đăng ký chung với các loại văn bản đến khác)
+ Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có của người gửiđơn, thư)
+ Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới
10, và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước Năm được ghi bằng 2 chữ số cuối năm,Vd: 03/01/11, 31/12/11 Trường hợp đơn, thư không ghi ngày, tháng thì có thể lấyngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể
+ Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợp đơn, thưkhông có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó
+ Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ýkiến chỉ đạo của người có thẩm quyền
Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn hoặc thư
+ Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ ; đơn, thư khôngghi ngày tháng
Trang 14Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Mức độ Mật
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận Ghi chú
Hình 1.4 Sổ đăng ký văn bản mật đến
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bảnđến theo hướng dẫn tại mục 3; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tốimật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉđược ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền
1.4 Phân phối, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạogiải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giaongay sau khi nhận được
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyếtvăn bản (nếu cần)
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết củamỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được
Trang 15ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quyđịnh cụ thể.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người cóthẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng
ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
* Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giaovăn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phảibảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình ngườiđứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có).Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho
cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thưphải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, vănbản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhậnbản Fax, văn bản chuyển qua mạng
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyểngiao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bảnđến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến
1.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịpthời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giảiquyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuấtcủa đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
Trang 16giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ýkiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của cácđơn vị, cá nhân có liên quan.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệmtheo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứngdụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyếtvăn bản đến
Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi,thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định
Trang 17CHƯƠNG 2.
KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LENG SU SÌN, HUYỆN MƯỜNG NHÉ, TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Giới thiệu về UBND xã Leng Su Sìn
2.1.1 Vị trí địa lý và Cơ cấu tổ chức UBND xã Leng Su Sìn, huyện Mường Nhé
- Vị trí địa lí.
+ Leng Su Sìn là một xã thuộc huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên, Việt Nam
Xã có diện tích 18.105,82 ha , dân số năm 2009 là 2.011 người,
+ Phía tây giáp xã Sín Thầu, huyện Mường Nhé và nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào
+ Phía Bắc giáp xã Sín Thầu và xã Sen Thượng , huyện Mường Nhé
+ Phía Nam giáp xã Chung Chải, huyện Mường Nhé
+ Phía Đông giáp giáp xã Chung Chải,, huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên và các
xã Tà Tổng, Mù Cả, huyện Mường Tè, tỉnh Lai Châu
+ Xã Leng Su Sìn thuộc huyện Mường Nhé là một xã thuộc vùng miền núiphía Bắc
+ UBND xã Leng Su Sìn là cơ quan hành chính nhà nước cấp địa phương Cóchức năng quản lý toàn bộ các lĩnh vực trên địa bàn xã Leng Su Sìn như:kinh tế, văn hóa, an ninh, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn xã