ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh

LỜI CẢM ƠN Để báo cáo này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Ths. Nguyễn Thị Hằng đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành đề tài “ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” trong thời gian qua. Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện để em hoàn thiện bài báo cáo này. Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên đề tài thực tập cơ sở này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và bạn bè để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày … tháng… năm 2017 Sinh viên thực hiện Lưu Văn Chiến LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Đất nước Việt Nam sau khi giải phóng đã bắt tay vào công cuộc xây dựng đất nước theo con đường cách mạng xã hội chủ nghĩa, tiến hành công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước đồng nghĩa với việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào đổi mới đất nước. Công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng vào hầu hết các ngành và lĩnh vực của đời sống giúp tăng hiệu quả sản xuất và quản lý… Hòa nhập cùng với xu thế đó, ngành quản trị văn phòng nói chung và trong công tác văn thư nói riêng cũng đã ứng dụng được công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý và soạn thảo các loại văn bản, giấy mời… Tuy nhiên, do sự chênh lệch về trình độ phát triển kinh tế xã hội nên ở một số vùng miền, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và soạn thảo văn bản vẫn còn hạn chế. Huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh là một trong số những huyện đã có ứng dụng công nghệ thông tin nhưng vẫn còn hạn chế, trong việc soạn thảo văn bản, thư mời vẫn còn thực hiện thủ công, thủ tục rườm rà, tốn thời gian. Chính vì thế mà em quyết định chọn đề tài “ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” để nâng cao hiệu quả công các soạn thảo văn bản của Huyện. 2. Mục đích nghiên cứu Xây dựng được tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Hải Hà- Tỉnh Quảng Ninh 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động soạn thảo văn bản hành chính của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh. Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn bản giấy mời tại huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh. 4. Phương pháp nghiên cứu +Khảo sát thực trạng +Phân tích hệ thống +Nghiên cứu tài liệu 5. Bố cục của bài gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về tính năng trộn thư trong vào soạn thảo văn bản. Chương 2: Thực trang công tác xử lý văn bản của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh. Chương 3: Ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft Office Word vào công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh.  

LỜI CẢM ƠN

Để báo cáo này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ củanhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân Với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, em xingửi lời cảm ơn tới các thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại họcCông nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Ths Nguyễn Thị

Hằng đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành đề tài “ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh” trong thời gian qua Em xin bày tỏ lòng

biết ơn đến lãnh đạo UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh đã tạo điều kiện để emhoàn thiện bài báo cáo này

Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên đề tài thựctập cơ sở này không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉbảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và bạn bè để em có điều kiện bổ sung, nângcao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày … tháng… năm 2017

Sinh viên thực hiện

Lưu Văn Chiến

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

MỤC LỤC 2

DANH MỤC HÌNH ẢNH 4

DANH MỤC VIẾT TẮT 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TÍNH NĂNG TRỘN THƯ TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 8

1.1 Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản 8

1.1.1 Khái niệm văn bản 8

1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính 8

1.1.3 Chức năng của văn bản 8

1.1.4 Khái niệm soạn thảo văn bản 10

1.1.5 Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản 10

1.2 Khái niệm,vai trò và ý nghĩa của trộn thư trong soạn thảo văn bản 11

1.2.1 Khái niệm 11

1.2.2 Vai trò, ý nghĩa của tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft Word vào soạn thảo văn bản 11

1.3 Các bước cơ bản của trộn thư trong soạn thảo văn bản 11

1.4 Giới thiệu phần mềm Microsoft Office Word 12

1.4.1 Lịch sử hình thành Microsoft Office Word 12

1.4.2.Tính năng cơ bản của Microsoft Office Word 14

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH 16

2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 16

2.1.1 lịch sử hình thành của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 16

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 17

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh 19

2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân

huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh 24

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân Huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh 25

2.3 Thực trạng về công tác soạn thảo giấy mời 26

2.4 Đánh giá về công tác soạn thảo giấy mời tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 29

2.4.1 Ưu điểm 29

2.4.2 Nhược điểm 29

2.5 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo giấy mời tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 29

Chương 3 ỨNG DỤNG TÍNH NĂNG TRỘN THƯ TRONG MICROSOFT WORD TRONG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH 30

3.1 Đặt vấn đề 30

3.2 Ứng dụng tính năng trộn thư trong Microsoft Word vào công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 30

3.2.1 Tạo văn bản hành chính 30

3.2.2 Các bước thực hiện chức năng trộn thư trong soạn thảo văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh 31

3.3 Đánh giá hiệu quả phần mềm Microsoft Word và tính năng trộn thư vào công tác xử lý giấy mời ,thư mời 38

KẾT LUẬN 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 41

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1:Hình ảnh Charles Simonyi 14

Hình 2.1: Trụ sở Huyện uỷ Hải Hà 16

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Hải Hà 18

Hình 2.3: Các bước soạn thảo giấy mời 28

Hình 3.1 Bảng mẫu giấy mời của UBND huyện Hải Hà 31

Hình 3.2 Bảng Excel danh sách cán bộ 31

DANH MỤC VIẾT TẮT

UBND Ủy ban nhân dân

HĐND Hội đồng nhân dân

NQ Nghị quyết

QĐ Quyết định

BNV Bộ Nội Vụ

LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Đất nước Việt Nam sau khi giải phóng đã bắt tay vào công cuộc xây dựngđất nước theo con đường cách mạng xã hội chủ nghĩa, tiến hành công nghiệp hóahiện đại hóa đất nước đồng nghĩa với việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vàođổi mới đất nước Công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng vào hầu hết cácngành và lĩnh vực của đời sống giúp tăng hiệu quả sản xuất và quản lý…

Hòa nhập cùng với xu thế đó, ngành quản trị văn phòng nói chung và trongcông tác văn thư nói riêng cũng đã ứng dụng được công nghệ thông tin vào trongcông tác quản lý và soạn thảo các loại văn bản, giấy mời…

Tuy nhiên, do sự chênh lệch về trình độ phát triển kinh tế xã hội nên ở một

số vùng miền, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và soạnthảo văn bản vẫn còn hạn chế

Huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh là một trong số những huyện đã có ứng dụngcông nghệ thông tin nhưng vẫn còn hạn chế, trong việc soạn thảo văn bản, thư mờivẫn còn thực hiện thủ công, thủ tục rườm rà, tốn thời gian Chính vì thế mà em

quyết định chọn đề tài “ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office word vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà tỉnh Quảng Ninh”

để nâng cao hiệu quả công các soạn thảo văn bản của Huyện

2 Mục đích nghiên cứu

Xây dựng được tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft office wordvào công tác soạn thảo văn bản tại UBND Huyện Hải Hà- Tỉnh Quảng Ninh

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: những lý luận chung về thực trạng hoạt động soạnthảo văn bản hành chính của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh

Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo văn bản giấy mời tại huyện Hải Hà,tỉnh Quảng Ninh

4 Phương pháp nghiên cứu

+ Khảo sát thực trạng

+ Phân tích hệ thống

+ Nghiên cứu tài liệu

5 Bố cục của bài gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về tính năng trộn thư trong vào soạn thảo văn bản.Chương 2: Thực trang công tác xử lý văn bản của UBND huyện Hải Hà, tỉnhQuảng Ninh

Chương 3: Ứng dụng tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft OfficeWord vào công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TÍNH NĂNG TRỘN THƯ TRONG SOẠN

THẢO VĂN BẢN 1.1 Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệuhay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạtthông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là cáctài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quannhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờdùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông

tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngàynay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổchức Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên

1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghichép,truyền đạt các quyết định quản lý và các thôngtin cần thiết cho hoạt động quản

lý theo đúng thể thức,thủ tục, và thẩm quyền luật định Nói cách khác, Văn bảnhành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin cho quản lý và nó phảnánh kết quả hoạt động của quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của các

cơ quan nhà nước cho cấp dưới.Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chínhthức giữa các cơ quan,tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân

1.1.3 Chức năng của văn bản

* Chức năng thông tin

- Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản Văn bản chứađựng và chuyền tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác Văn bản quản lýNhà nước chứa đựng các thông tin Nhà nước( như phương hướng, kế hoạch pháttriển, các chính sách, các Quyết định quản lý ) của chủ thể quản lý( các cơ quanquản lý Nhà nước) đến đối tượng quản lý ( là các cơ quan quản lý Nhà nước cấpdưới hay toàn xã hội) Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứ

đựng trong đó Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thunhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như:Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêuphương hướng hoạt động của cơ quan Thông tin về phương thức hoạt động, mụctiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị Thông tin về các đốitượng quản lý, về sự biến động Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quátrình quản lý.

* Chức năng pháp lý

- Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy Do vậy, các văn bảnquản lý Nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước Chức năngpháp lý được thể hiện trên hai phương diện:

+ Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ

về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác

+ Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thểtrong quản lý và điều hành công việc của cơ quan

* Chức năng quản lý

- Thực tế hoạt động quản lý cho thấy rằng, văn bản có một vai trò to lớn đốivới các nhà quản lý Một cán bộ quản lý, nhất là những người đứng đầu một hệthống thường dành một lượng thời gian không nhỏ để làm việc, tiếp xúc với hệthống văn bản ( tiếp nhận, phân loại, nghiên cứu, thực hiện và soạn văn bản) Điều

đó cho thấy rằng vai trò của văn bản là đáng quan tâm

- Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định Đối với mộtnhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất là ra Quyết định Một yêu cầu

có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môitrường thì biến động khôn lường

- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành

và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dướiphải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trungương Xuất pháttừ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh

Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lýChủ tịch Hồ Chí Minh đã nói:" Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết cácNghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ailàm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra" Để làm tốt công tác này, nhà quản lýphải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản Nhà quản lý phải biết vậndụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanhkiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ Một chu trìnhquản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra Sự móc nối các khâutrong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa

1.1.4 Khái niệm soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một trong những chức năng chính của người thưký.Soạn thảo văn bản là những công việc liên quan đến văn bản như: soạn thôngbáo, đơn từ, làm báo cáo, viết bài…

1.1.5 Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

* Yêu cầu về hình thức văn bản

- Nguyên tắc hoạt động của Nhà nước ta là tập trung thống nhất, do vậy hệthống văn bản cũng phải trên cơ sở thống nhất tập trung Về hình thức, văn bản phải

có sự thống nhất xuyên suốt từ trung ương đến địa phương Hình thức văn bản phải

là khuôn mẫu bắt buộc được cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, chọn lọc và thốngnhất chọn làm mẫu Thể thức văn bản như cách trình bày, các ký hiệu phải đượcchuẩn hóa tuyệt đối

* Yêu cầu về nội dung văn bản Văn bản

Xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Có tính hợp pháp Một văn bản quản lý Nhà nước được soạn thảo và banhành trên các nguyên tắc sau:

+ Văn bản có giá trị pháp lý thấp hơn không được trái với văn bản có giá trịpháp lý cao hơn

+ Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quancấp trên, văn bản địa phương không được trái với văn bản trung ương

+ Đặc biệt trong thực tiễn cần lưu ý: các văn bản không được vượt thẩmquyền của cơ quan hay cá nhân ban hành Ở đây có hai khía cạnh cần lưu ý: Thứcnhất, không được vượt quá thẩm quyền; thứ hai, không được lẩn tránh trách nhiệm,tức là đáng ra cơ quan phải ban hành văn bản để giải quyết công việc thì thoái tháclẩn tránh.

- Có tính hợp lý Vai trò của văn bản là rất rõ ràng Song văn bản có thực thi,

có hiệu lực trong cuộc sống hay không phụ thuộc vào chỗ văn bản có trở thànhđộng lực phát triển hay không Phát triển bền vững là sự phát triển đảm bảo được sựhài hòa giữa các lợi ích Nguyên tắc đặt ra là: lợi ích các nhân không được lớn hơnlợi ích tập thể; lợi ích tập thể không được lớn hơn lợi ích của toàn xã hội, của Nhànước Một văn bản khi ban hành phải nêu rõ: Nhiệm vụ; Đối tượng;Thời gian ;Phương tiện thực hiện Văn bản quản lý Nhà nước phải bảo đảm tính hệ thống toàndiện Khi soạn thảo, nhất thiết phải đặt văn bản trong bối cảnh chính trị, kinh tế, vănhóa, xã hội; phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài; có sự thích ứnggiữa mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt với điều kiện, phương tiện thực hiện Nhà nướcquản lý nhất thiết phải tính dến yếu tố tác động của môi trường vào quá trình thựchiện văn bản Để đảm bảo tính hệ thống, nhất quán, văn bản ra sau phải thống nhất,đồng bộ với văn bản ra trước Nếu một văn bản quản lý Nhà nước không đáp ứngđược những yêu cầu trên sẽ dẫn đến hai trường hợp: (1) Văn bản có tính khả thikhông cao (2) Văn bản vô hiệu

1.2 Khái niệm,vai trò và ý nghĩa của trộn thư trong soạn thảo văn bản

1.2.1 Khái niệm

Trộn thư là 1 thủ thuật trong Microsoft Word được sử dụng rộng rãi vì manglại nhiều tiện ích như: Tính năng này dùng hợp nhất thông tin dữ liệu khác nhau vàomột tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1.Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn hợp nhất thông tin như tên, tuổi,địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn…

1.2.2 Vai trò, ý nghĩa của tính năng trộn thư trong phần mềm Microsoft Word vào soạn thảo văn bản

- Trộn thư giúp rút ngắn thời gian tạo lập các tài liệu như giấy mời, giấykhen với số lượng lớn để gửi tới cho nhiều người, nhiều địa chỉ khác nhau

- Tránh nhầm lẫn, sai sót trong quá trình soạn thư

- Ngoài ra, trộn thư còn giúp tiết kiệm giấy với những mẫu tài liệu nội dung ngắn

1.3 Các bước cơ bản của trộn thư trong soạn thảo văn bản

Bước 1 : Soạn một file văn bản gốc trên Microsoft Word bao gồm các mụccần thiết trong phần thư mời để tạo file văn bản theo ý muốn

Bước 2 : trên file Microsoft Excel tạo 1 dữ liệu tên và các mục cần điền ởtrong file Microsoft Word trước đó và lưu lại ở phần desktop là “tronthu.xlsx”

Bước 3 : mở văn bản gốc mà mình tạo phần thư mời trong file MicrosoftWord lúc trước , kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chứcnăng Step by Step Mail Merge Wizard…

Bước 4 : chọn letters và nhấn next: staring document

Bước 5 : Chọn Use the current document và chọ Next: select recipients.Bước 6: Chọn Use an existing list chọn Browse…

Bước7 : chọn và mở file excel đã lưu ở giao diện desktop là “danhsach.xlsx”

và chọn sheel1

Sau đó nhấn OK để xuấthiện file dữ liệu

Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc nhữnghàng không muốn tạo thư mời.Nhấn OK Nhấn Next

Bước 8 : trong mục Write you letter nhấn chọn more items…

Bước 9: Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản nơi cần chèn dữ liệuvào, lần lượt chèn các field vào trong Văn bản gốc theo trình tự

Bước 10: Chọn Next …

Và next tiếp cho đến steps 6 of 6 thì chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời

trong văn bản

Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thưmời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người sau đónhấn OK.

Bước 11: Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

Bước 12: Các bạn có thể lưu file bằng cách chọn File -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa file.

1.4 Giới thiệu phần mềm Microsoft Office Word

1.4.1 Lịch sử hình thành Microsoft Office Word

Word 1.0 là phần mềm soạn thảo đầu tiên cho phép người dùng làm việc ởchế độ màn hình đồ họa, thể hiện được chữ in đậm hoặc in nghiêng Với các phầnmềm soạn thảo đang phổ biến vào thời đó (như WordPerfect, WordStar, ), ngườidùng phải làm việc ở chế độ màn hình văn bản (màn hình gồm nhiều ô, mỗi ô hiểnthị một ký tự) và chỉ chuyển qua chế độ màn hình đồ họa khi cần hình dung phầnnào kết quả in trên giấy Word 1.0 cũng là phần mềm soạn thảo đầu tiên cho phépchọn lệnh bằng chuột (loại thiết bị còn được xem là "xa xỉ" vào lúc đó)

Những chức năng của Word 1.0 tuy không gây ấn tượng với người dùng(việc dùng chuột không có ý nghĩa gì nhiều đối với hệ điều hành MS-DOS) nhưng

là dấu hiệu của một chiến lược dài hạn, là sự khởi đầu của cuộc chạy đua giành ngôi

vô địch, không chỉ cho bản thân Word mà cho cả hệ điều hành Windows củaMicrosoft

Nhìn lại đầu thập niên 1980, Microsoft khi ấy còn là công ty nhỏ đang hối

hả hoàn chỉnh hệ điều hành MS-DOS cho loại máy tính cá nhân mới mang tên PCcủa "người khổng lồ" IBM Tuy vậy, Bill Gates - người sáng lập Microsoft - bắt đầuquan tâm đến việc tuyển người để phát triển phần mềm ứng dụng

Tháng 5/1981, Charles Simonyi - kỹ sư trẻ người Hungary, đang làm việccho Trung tâm nghiên cứu Xerox PARC (Palo Alto, California) - đến gặp Gates đểtrình bày một kế hoạch đầy tham vọng cho việc sản xuất phần mềm trên mọi loạimáy tính cá nhân Simonyi đề nghị xây dựng một máy ảo (virtual machine) làm nềntảng chung cho các ứng dụng, từ phần mềm soạn thảo văn bản, bảng tính cho đến cơ

sở dữ liệu Ứng dụng xây dựng trên máy ảo có thể được biên dịch lại cho từng loại

máy tính cá nhân, chuyển đổi dễ dàng từ hệ điều hành này qua hệ điều hành khác

mà không mất nhiều công sức

Hình 1.1:Hình ảnh Charles Simonyi.

1.4.2.Tính năng cơ bản của Microsoft Office Word

Phần mềm Word trong bộ Office có vẻ như cực kỳ thông dụng Gõ gõ gõ vàgõ.Nhưng Word mạnh mẽ hơn vẻ bề ngoài của nó

Từ năm 1997 (word 97), Word đã có những chức năng sau:

 Vẽ hình AutoShape với màu trong suốt

 Xử lý hình ảnh được đưa vào văn bản

 khả năng liên kết với những tài liệu office khác như Excel và PowerPoint

 Lưu phiên bản (Version)

 Hỗ trợ in ấn không cần dùng tới menu của máy in

 Sao lưu văn bản tự động

 Biên soạn văn bản

Từ phiên bản Office 2007, tuy có cải tiến lớn về giao diện và tính năng,nhưng lại thiếu ổn định cực kỳ Với hệ thống đuôi file mới, “docx”, Word gây khókhăn cho người dùng với những thay đổi quá táo bạo mà không ổn định

Office 2010 kế thừa ưu điểm của 2007 và sự ổn định của 2003, đồng thời cảitiến rất nhiều tính năng mà ở 2007 bị người dùng chê bai

Word là một phần mềm biên soạn văn bản cực mạnh Báo chí, hợp đồng,sách, trang web, e-book, thậm chí tới lịch block, lịch tờ, vỏ hộp sữa, tờ rơi, v.v đều

có thể dùng Word để biên soạn từ A tới Z Với phiên bản 2010, văn bản của bạn sẽmang mọi sắc thái mà bạn mong muốn: chuyên nghiệp, dễ thương, thông thường,đầm ấm Nó còn cung cấp một bộ công cụ xử lý hình ảnh khá mạnh mẽ (không cònphải lo mở Photoshop lên để chỉnh sửa hình ảnh trước khi đưa vào Word nữa) Vớinhững câu lệnh Visual Basic for Application, Word còn cho phép bạn chèn âmthanh, phim ảnh, mọi thứ bạn muốn vào Word (nhưng tính năng này hơi khó xài, bịgiấu khá kỹ) Add-in, Add-on của Word thuộc loại đa dạng nhất thế giới, bao gồm

cả của những tập đoàn phần mềm lớn nhất thế giới như Adobe, Google, Oracle, tấtnhiên là Microsoft và Google nữa Sử dụng Word được đánh giá là dễ dàng vớinhững hình ảnh minh họa cho tính năng rõ ràng, đẹp mắt (Đây là thế mạnh củaMicrosoft – Tính dễ dùng)

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ VĂN BẢN CỦA UBND

HUYỆN HẢI HÀ TỈNH QUẢNG NINH

2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh

2.1.1 lịch sử hình thành của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh

Hình 2.1: Trụ sở Huyện uỷ Hải Hà

Hải Hà là một huyện thuộc tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam Huyện Hải Hà đượctái lập từ huyện Quảng Hà vào năm 2001 Huyện còn có tên gọi không chính thức là

Hà Cối

Vị trí địa lý

Nằm ở phía Đông Quảng Ninh, giáp với vịnh Bắc Bộ, thành phố Móng Cái,huyện Đầm Hà, huyện Bình Liêu và địa cấp thị Phòng Thành Cảng của QuảngTây, Trung Quốc

Hành chính

Hải Hà gồm có thị trấn Quảng Hà và 15 xã: Quảng Minh, Quảng Thành,Quảng Thắng, Phú Hải, Quảng Chính, Quảng Trung, Quảng Điền, Quảng Phong,Quảng Long, Quảng Sơn, Đường Hoa, Tiến Tới, Quảng Đức, Quảng Thịnh và xãđảo Cái Chiên

Dân cư

Các dân tộc chính là Kinh, Dao, Tày, Sán Dìu, Nùng, Người Kinh tập trungchủ yếu ở các thị trấn và các xã Quảng Chính, Quảng Trung.

Kinh tế

- Dân sống chủ yếu là Nông, Lâm, ngư nghiệp

- Huyện có đặc sản chè Đường Hoa, quế Quảng Sơn

- Nuôi trồng và đánh bắt hải sản mang lại cho huyện một nguồn lợi lớn

- Khoáng sản có đá cao lanh Tấn Mài được đánh giá là chất lượng tốt

- Huyện có Khu kinh tế cảng biển lớn nhất miền bắc do 7 tập đoàn và cáctổng công ty lớn nhất Việt Nam tập trung đầu tư, nằm chủ yếu tại hai xã QuảngĐiền, Quảng Phong

Huyện có cửa khẩu Bắc Phong Sinh (trên địa bàn xã Quảng Đức) đây là nơigiao lưu hàng hoá 2 nước Việt Nam và Trung Quốc

Giao thông

- Huyện có quốc lộ 18 chạy qua, là con đường chính để đến cửa khẩu BắcLuân thuộc thành phố Móng Cái Ngoài ra huyện có cửa khẩu Bắc Phong Sinhcách thị trấn Quảng Hà 22 km giáp Trung Quốc Ở đây có dự án đường cao tốc VânĐồn - Móng Cái đi qua hiện đang được đầu tư

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh

Cơ cấu tổ chức bộ máy lãnh đạo của UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninhgồm: 1 Chủ tịch, 2 phó chủ tịch, 4 ủy viên

Thực hiện Nghị định 14/2008/NĐ-CP của UBND huyện, thị xã, thành phốthuộc tỉnh và biên chế theo số lượng do UBND tỉnh quy định

Hiện nay các cơ quan chuyên môn thuộc huyện gồm 13 Phòng ban

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Hải Hà

* Nguyên tắc làm việc của Ủy ban nhân dân huyện:

- UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm pháthuy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân củaChủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND huyện

- Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảo đảm

sự lãnh đạo của Huyện ủy, sự giám sát của HĐND và sự chỉ đạo, điều hành của cơquan nhà nước cấp trên

- Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một cơ quan, đơn vị,một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính Cấp trên không làm thay công việccho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại Công việcđược giao cho cơ quan, đơn vị thì Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đó phải chịu tráchnhiệm về công việc được giao

- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định củapháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND huyện

- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc,bảo đảm dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh

UBND huyện Hải Hà, tỉnh Quảng Ninh do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu

ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan quản lý cấp trên

UBND huyện thực hiện chức năng Quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy quản lý nhà nước từTrung ương đến cơ sở

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Hải Hà thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chứcthực hiện kế hoạch đó;

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điềuchỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sáchđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhândân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quannhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy địnhcủa pháp luật;

+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựngcác công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tựnguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát

và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểuthủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề

án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối vớicây trồng và vật nuôi;

+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả

thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo

vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;

+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;

+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghềtruyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ đểphát triển các ngành, nghề mới

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xãtheo phân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật vềxây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;