Hệ thống thông tin Quản lý Ngân sách và Kho bạc

Có thể phân nhóm một số báo cáo theo mục đích như sau: nhóm báo cáo kiểm soát trạng thái các giao dịch thường sử dụng cuối ngày, cuối tháng; nhóm báo cáo liệt kê các giao dịch cuối thán

Trang 1

Tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng

- Dành cho kế toán viên KBNN

Hệ thống thông tin Quản lý Ngân sách

và Kho bạc

Phiên bản: 1.00

Trang 2

Hệ thống thông tin Quản lý ngân sách và Kho bạc

Lịch sử thay đổi tài liệu

Phiên

bản Ngày thay đổi Người thay đổi Tóm tắt thay đổi Tham chiếu

Trang 3

Mục lục 1 Các chức năng chung 6

1.1 Màn hình đăng nhập, tập trách nhiệm, trình điều hướng 6

1.2 Thực hiện báo cáo 7

2 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA) 11

2.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách 11

2.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách 11

2.2.1 Chức năng nhập ngân sách 11

2.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier) 17

2.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI 21

2.2.4 Chức năng cập nhật Bút toán ngân sách từ màn hình Thông báo 24

3 Phân hệ Cam kết chi 26

3.1 Tổng quan về quản lý Cam kết chi 26

3.2 Các chức năng chính trong phân hệ Cam kết chi 26

3.2.1 Nhập Cam kết chi 26

3.2.2 Nhập Hợp đồng khung 29

3.2.3 Nhập Hợp đồng thực hiện 32

3.3 Chức năng khác của phân hệ Cam kết chi 34

3.3.1 Tìm kiếm Cam kết chi/ Hợp đồng 34

3.3.2 Gỡ dành dự toán của Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện 36

3.3.3 Hủy Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện 37

3.3.4 Hủy Hợp đồng khung 39

3.3.5 Xóa Cam kết / Hợp đồng 40

3.3.6 Sao chép Cam kết chi / Hợp đồng khung 41

3.3.7 Chuyển quyền xử lý Cam kết/ Hợp đồng 42

3.3.8 Truy vấn lịch sử hành động của Cam kết / Hợp đồng 43

3.3.9 Truy vấn Nhà cung cấp trong hệ thống 45

3.3.10 Chuyển số liệu phân hệ Cam kết chi sang Sổ cái 47

3.3.11 Mở / Đóng kỳ 49

4 Phân hệ quản lý chi 51

4.1 Tổng quan về quản lý Quản lý chi 51

4.2 Các chức năng chính của phân hệ Quản lý Chi 51

4.2.1 Nhập Lô yêu cầu thanh toán 51

4.2.2 Nhập Yêu cầu thanh toán thông thường 52

4.2.3 Nhập Yêu cầu thanh toán Liên kho bạc 57

4.2.4 Nhập yêu cầu thanh toán có Cam kết chi 58

4.2.5 Tạo Thanh toán 63

4.3 Các chức năng khác trong phân hệ Quản lý Chi 65

4.3.1 Hướng dẫn tìm kiếm YCTT 65

4.3.1.1 Tìm kiếm YCTT 66

4.3.1.2 Tìm kiếm Thanh toán 67

4.3.2 Hướng dẫn điều chỉnh YCTT 69

4.3.2.1 Xóa YCTT 69

4.3.2.2 Đảo dòng tài khoản trên YCTT 70

4.3.2.3 Hủy Thanh toán, Hủy YCTT 72

4.3.2.4 Điều chỉnh YCTT của CQTC chuyển sang (có trạng thái Đang trong tiến trình) 74

4.3.2.5 Chuyển dữ liệu lên Sổ cái 74

5 Phân hệ Sổ cái 78

5.1 Tổng quan về quản lý Sổ cái 78

5.2 Các chức năng chính trong phân hệ Sổ cái 78

5.2.1 Chức năng tạo Bút toán thực, ngân sách 78

5.2.2 Chức năng tạo Bút toán dự chi 83

Trang 4

5.2.3 Chức năng tạo Bút toán lặp từ mẫu lặp 84

5.3 Các chức năng khác trong phân hệ Sổ cái 87

5.3.1 Lấy dữ liệu bị “treo” trên bảng tạm của phân hệ Sổ cái 87

5.3.2 Tìm kiếm bút toán 87

5.3.3 Cập nhật giao dịch đã phê duyệt 89

5.3.4 Truy vấn số dư tài khoản 89

5.3.5 Truy vấn quỹ 91

5.3.6 Mở/Đóng kỳ 93

6 Phê duyệt, kết sổ 95

6.1 Chức năng phê duyệt bút toán 95

6.2 Chức năng phê duyệt Yêu cầu thanh toán 98

6.3 Chức năng phê duyệt Cam kết chi 101

6.4 Ủy quyền trách nhiệm – Thiết lập quy tắc vắng mặt 103

6.5 Tạo nguyên tắc ngày nghỉ 104

6.6 Kết sổ 105

7 Các chương trình xử lý cuối năm 108

7.1 Tái phân loại tài khoản tạm ứng 108

7.2 Chương trình khử số dư âm 111

7.3 Chuyển nguồn/ Hủy dự toán 112

7.4 Chương trình Đảo bút toán tái phân loại các tài khoản tạm ứng 118

7.5 Lưu ý chung về các chương trình cuối năm 120

Trang 5

Ctrl+Down Chèn thêm dòngCtrl+L Liệt kê danh sáchCtrl+K Hiển thị danh sách phím tắt

Các biểu tượng trên thanh công cụ của hệ thống

Thanh công cụ của hệ thống được biểu hiện dưới đây

Ý nghĩa các biểu tượng:

- Tạo mới 1 mẫu tin

- Mở cửa sổ tìm kiếm thông tin, tùy ngữ cảnh

- Hiển thị menu chính

- Lưu dữ liệu

- Thay đổi vai trò (quyền)

- In số liệu màn hình hiện tại

- Đóng tất cả cửa sổ của Oracle

- Cắt bỏ dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm

- Sao chép dữ liệu đang chọn vào vùng nhớ tạm

- Dán dữ liệu trong vùng nhớ tạm vào ô đang chọn

- Xóa mẫu tin hiện hành, chưa lưu vào cơ sở dữ liệu

- Hiển thị màn hình soạn thảo phu

- Hiển thị màn hình đính kèm tập tin

- Công cụ hiệu chỉnh cách xem các cột dữ liệu

- Hiển thị màn hình trợ giúp theo ngữ cảnh

Trang 6

Trang 7

 Màn hình trình điều hướng

1.2 Thực hiện báo cáo

 Mục đích: Để thực hiện truy vấn các báo cáo vào cuối kỳ (cuối ngày, cuối tháng, cuối năm) Có thể phân

nhóm một số báo cáo theo mục đích như sau: nhóm báo cáo kiểm soát trạng thái các giao dịch (thường

sử dụng cuối ngày, cuối tháng); nhóm báo cáo liệt kê các giao dịch (cuối tháng); nhóm các báo cáo tổnghợp, phân tích số liệu (cuối tháng, cuối năm)

 Đối tượng thực hiện: kế toán viên, chuyên viên cơ quan tài chính, kế toán trưởng, giám đốc kho bạc,

lãnh đạo tài chính, chuyên viên Kiểm soát chi

 Phạm vi thực hiện: Theo từng kho bạc

 Đường dẫn: Phân hệ (Sổ cái, Quản lý chi, Quản lý Thu, Cam kết chi, Phân bổ ngân sách)  Xem 

Các yêu cầu

 Các bước thực hiện:

Trang 8

B1 Nhấp nút Đệ trình một yêu cầu Mới…  Nhấp nút Yêu cầu đơn nhất  Nhập nút Đồng ý

B2 Tên: Chọn tên báo cáo cần chạy

B3 Nhập các tham số cho báo cáo

B4 Nhấp nút đệ trình

Trang 9

B5 Nhấp nút Xem kết quả để xem báo cáo

 Một số thông tin bổ sung:

 Ô chọn Các yêu cầu đã hoàn thành: nhấp vào ô này để tìm kiếm các yêu cầu, báo cáo, chương trình

mà hệ thống đã thực hiện xong

 Ô chọn Các yêu cầu đang được đệ trình: Nhấp vào ô này để tìm kiếm các yêu cầu, báo cáo, chương

trình mà hệ thống đang thực hiện nhưng chưa hoàn thành

 Ô chọn Toàn bộ các yêu cầu: Nhấp vào ô này để tìm kiếm tất cả các yêu cầu, báo cáo, chương trình

trên hệ thống

 Ô chọn Các yêu cầu cụ thể: Nhấp vào ô này để tìm kiếm một yêu cấu cụ thể theo các thông tin sau:

• Mã yêu cầu: nhập thông tin mã yêu cầu cần tìm kiếm

• Tên: Nhập thông tin yêu cầu cần tìm kiếm

• Ngày đệ trình: Nhập thông tin ngày đệ trình yêu cầu.

• Ngày hoàn thành: nhập thông tin ngày hoàn thành yêu cầu.

• Trạng thái: chọn trạng thái của yêu cầu cần tìm kiếm như: Đã treo, Đã kết thúc, Đang chờ, Cảnh báo…

• Giai đoạn: Chọn giai đoạn cần tìm báo cáo như: Đã hoàn thành; Hết hiệu lực; Đang treo; Đang chạy

• Người yêu cầu: Chọn thông tin người đã yêu cầu.

 Xóa: Để xóa các thông tin đã nhập trong các trường tìm kiếm.

 Tìm: Để tìm yêu cầu theo các thông tin đã chọn.

 Các tham số: mặc định các tham số đã được nhập ở màn hình Tham số

Trang 10

 Vào những lúc này…: thể hiện thông tin thời gian biểu đã thực hiện lịch.

 Đặt lịch T.hiện: nhấp vào nút này để đặt lịch trình chạy yêu cầu.

Lưu ý đặc biệt: Để tránh lãng phí sử dụng tài nguyên hệ thống đối với các yêu cầu chạy

theo lịch, Khi đặt lịch Thực hiện, người sử dụng phải lưu ý:

- Chỉđặt lịch khi thực sự cần thiết Khi đặt lịch, phải nhập trường Kết thúc Lúc để giới hạn khoảng ngày

Trang 11

2 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách (BA)

2.1 Tổng quan về phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách

 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách kiểm soát việc phân bổ, điều chỉnh và chuyển giao đối với các loại

dự toán Kiểm soát dự toán sẽ do hệ thống tự thực hiện theo các phân hệ: Quản lý cam kết chi, quản lýchi và phân hệ sổ cái Việc kiểm soát dự toán nhằm chi tiêu không vượt quá số dự toán được phân bổ

Số dư dự toán được tính theo công thức sau:

Số dư dự toán = Dự toán – Thực chi – Dự chi

(Trong đó Dự chi bao gồm số dự chi trong cam kết chi, số dự chi được nhập trong phân hệ sổ cái và phân hệ Quản lý chi)

 Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách bao gồm 3 quy trình chính: Quản lý các danh mục liên quan đếnphân bổ dự toán; Tạo và cập nhật dự toán và Xử lý cuối kỳ

• Quy trình Quản lý các danh mục liên quan đến phân bổ ngân sách giới thiệu việc thiết lập các danhmục là điều kiện cần trước khi muốn tao hay cập nhật dự toán mới trên hệ thống Ví dụ: thiết lập mã

tổ hợp tài khoản dự toán, mã dự toán, mã tổ chức dự toán, tạo loại giao dịch Dossier…

• Quy trình Tạo và cập nhật dự toán hướng dẫn việc nhập các dự toán phân bổ được phê duyệt trên

hệ thống, điều chỉnh dự toán giữa 2 đơn vị/dự án đầu tư hoặc giữa 2 mã ngành kinh tế, điều chỉnhtổng thể dự toán của đơn vị dự toán cấp 1…

• Quy trình Xử lý cuối năm hướng dẫn việc xử lý số dư dự toán của năm hiện tại, xử lý số dự toán ứngtrước, chuyển nguồn các khoản cam kết chi và thực chi chưa được thực hiện…

 Mục đích của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách: Quản lý khoản dự toán phân bổ được phê duyệt bênngoài hệ thống Kiểm soát số dư dự toán để hạn chế đơn vị dự toán chi tiêu vượt quá khoản dự toán đãđược phân bổ hàng năm

2.2 Các chức năng của phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách

2.2.1 Chức năng nhập ngân sách

 Mục đích: Dùng để nhập và điều chỉnh, rút dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước, dự toán

bổ sung

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo; Một số giá trị của phân đoạn tài khoản kế toán mô phỏng

tương ứng với từng loại dự toán đã được tạo; Tài khoản dự toán tạm cấp, dự toán được phê duyệt, tàikhoản tạm ứng và thực chi phải được gán vào nhóm cuộn để tạo mẫu tài khoản tổng hợp; Một loại búttoán riêng cần được định nghĩa cho quy trình nhập dự toán

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN

Trang 12

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Ngân sách  Nhập mới

 Nhập thông tin tiêu đề:

B1 Mã tổ chức dự toán : thể hiện nơi dự toán được duy trì Hệ thống sẽ tự động hiển thị Mã dự

toán

B2 Các kỳ Kế toán Từ/Đến : thể hiện kỳ bắt đầu/ kết thúc dự toán chính thức có hiệu lực.

Trang 13

 Thông tin tài khoản:

B3 Chọn Chế độ Bút toán: lựa chọn thông tin này để nhập liệu phần TK Nợ và

TK có.

B4 Tài khoàn: Nhập giá trị tổ hợp tài khoản dự toán.

B5 Nợ/Có: Dựa vào tài khoản trong trường tài khoản nhập giá trị vào cột Nợ tương ứng TK Nợ, Có

tương ứng với TK Có theo kỳ tương ứng

 Các nút:

B6 Tạo bút toán: Lựa chọn để tiến hành nhập thông tin bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.

 Tạo bút toán:

B7 Lô Bút toán: Tên Lô bút toán bên phân hệ Sổ Cái.

Lưu ý: Tên Lô bút toán được nhập liệu theo quy ước chung:

<Mã KBNN>.KB.YYMMDD.<Mã số nhân viên>.<Số thứ tự tăng dần, phải là 2 hoặc 3 ký tự>

B8 Loại bút toán: Lựa chọn loại bút toán “Dự toán”

B9 Kiểm tra dự toán: Thực hiện kiểm tra dự toán trên hệ thống.

B10 Chạy Nhập Bút toán: Chạy chương trình tạo bút toán đẩy sang phân hệ Sổ Cái.

B11 Xem kết quả: Kiểm tra bút toán nhập liệu.

B12 Hoàn tất: Kết thúc công việc nhập liệu trên màn hình Bút toán.

 Tìm lại bút toán và đệ trình phê duyệt:

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA)  Các bút toán  Nhập mới

Trang 14

B13 Tìm bút toán: Tìm lại bút toán đã tạo trên phân hệ Sổ cái Sử dụng mã yêu cầu (mã ID) mà hệ

thống sinh ra khi Tạo bút toán để tìm kiếm

Trang 15

B14 Kiểm tra bút toán: Mở bút toán đã tạo

Trang 16

B15 Nhập thông tin trường động Mã loại dự toán

B16 Phê duyệt: Đệ trình phê duyệt bút toán

Lưu ý: Với các bút toán ngân sách (bút toán dự toán tạo thủ công hay tạo bằng công cụ ADI) mà

không cân, chương trình tùy chỉnh hệ thống phải sẽ không cho phép đệ trình bút toán đi phêduyệt Khi người dùng nhấn vào nút “Dành dự toán phê duyệt” trên màn hình tạo bút toán, hệthống phải hiển thị thông báo “Không thể gửi phê duyệt Tổng nợ không bằng tổng có bút toánkhông cân” và không cho phép dành dự toán, đồng thời nút phê duyệt bị mờ đi gửi bút toán điphê duyệt, trạng thái phê duyệt vẫn là “Bắt buộc”

Trang 17

 Một số thông tin bổ sung:

• Loại tiền: Thể hiện đồng tiền giao dịch Hệ thống sẽ tự động hiển thị giá trị trường là VND

• Chế độ bảng tính / Chế độ dòng đơn nhất: Không sử dụng

• Nguyên tắc ngân sách: Không sử dụng

• Trạng thái Quỹ: Hệ thống tự động hiển thị các trạng thái sau khi Kiểm tra dự toán

 Bắt buộc: Chưa tiến hành Kiểm tra dự toán

2.2.2 Chức năng phân bổ, điều chỉnh ngân sách (Dossier)

 Mục đích: Dùng để bổ sung, phân bổ, điều chỉnh dự toán chính thức, dự toán ứng trước.

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo trên hệ thống; Các giá trị tài khoản kế toán liên quan

đã được tạo; Năm ngân sách của mã dự toán đã mở; Dossier phân bổ tương ứng đã được thiết lập;Mỗi vị trí trong cây phê duyệt trên hệ thống TABMIS sẽ chỉ do 1 nhân viên nắm giữ

Trang 18

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA) Dossier Giao dịch Dossier

 Thông tin tiêu đề Dossier

B1 Loại giao dịch Dossier: thể hiện quy trình phân bổ/điều chỉnh/bổ sung ngân sách cho ngân

sách cấp dưới mà người sử dụng cần nhập liệu

Ví dụ: Phân bổ từ từ cấp 0 xuống cấp 4 cho chi thường xuyên sẽ lựa chọn Loại giao dịchDossier: XXXX - Phân bổ NSX C0 đến C4 – TX_2010

B2 Tên loại Dossier: là tên người sử dụng đặt cho bút toán phân bổ đang nhập liệu Lưu ý: Tên

loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống

Lưu ý: Tên loại Dossier phải là duy nhất trên hệ thống và phải được nhập liệu theo quy ước

chung:

Trang 19

• 01: Dự toán kinh phí giao đầu năm Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán chính thức.

• 02: Dự toán kinh phí bổ sung trong năm Dùng trong trường hợp phân bổ lại hoặc bổ sung

thêm dự toán

• 03: Dự toán kinh phí giảm trong năm Dùng trong trường hợp Điều chỉnh dự toán.

• 04: Dự toán chuyển sang năm sau.

• 06: Dự toán năm trước chuyển sang.

• 08: Dự toán tạm cấp Dùng trong trường hợp nhập dự toán tạm cấp.

• 09: Dự toán ứng trước Dùng trong trường hợp phân bổ dự toán ứng trước.

• 19: Dự toán khác: Dùng trong trường hợp có quyết định của cơ quan kiểm toán.

 Nhập thông tin Nguồn:

B5 Mã dự toán: Thể hiện Mã dự toán tương ứng với tỉnh

Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị bảng giá trị với

nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhập liệu với các dãy tài khoản trênmỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác

B6 Tài khoản: tài khoản Có trong bút toán phân bổ.

B7 Tên kỳ: kỳ giao dịch tương ứng của tài khoản Có.

Trang 20

Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhấp vào trường Mã dự toán, hệ thống hiển thị

bảng giá trị với nhiều dòng, xem xét giá trị phân đoạn tài khoản tự nhiên nhậpliệu với các dãy tài khoản trên mỗi dòng để lựa chọn dòng chính xác

B9 Tài khoản: tài khoản Nợ trong bút toán phân bổ.

B10 Tên kỳ: kỳ giao dịch tương ứng của tài khoản Nợ.

B11 Số tiền dự toán: Số tiền phân bổ cho tài khoản Nợ.

Lưu ý: Nếu có nhiều đích thì nhập nhiều dòng phần đích Khi nhập tài khoản đích cần xác định

chính xác tài khoản nguồn tương ứng

 Các nút:

B12 Kiểm tra dự toán: Hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra Số tiền dự toán phân bổ ở phần Đích với số

dư dự toán hiện tại của tài khoản Có ở phần Nguồn Nếu vượt quá thì hệ thống sẽ đưa ra cảnhbáo lỗi và không cho phép thực hiện tiếp bước tiếp theo Nếu không vượt quá hoặc bằng thì hệthống sẽ thông báo đã kiểm tra quỹ thành công và người sử dụng sẽ thực hiện bước tiếp theo

B13 Dành dự toán:

B14.Phê duyệt: Bút toán đệ trình lên người có thẩm quyền phê duyệt.

B15 Xem kết quả: Hiển thị màn hình xem kết quả kiểm tra phần tài khoản, số dự toán phân bổ, số

dư dự toán của các tài khoản…

 Một số thông tin bổ sung:

• Xem lịch sử phê duyệt: Công cụ  Xem lịch sử phê duyệt: Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình

liệt kê lịch sử các thông tin phê duyệt của giao dịch phân bổ dự toán

Trang 21

• Số giao dịch: là duy nhất trên hệ thống và hệ thống sẽ tự động sinh ra.

• Ngày cập nhật: là ngày nhập liệu bút toán Hệ thống sẽ tự động cập nhật theo ngày hiện tại.

• Trạng thái: thể hiện trạng thái của bút toán

 Đang tạo: đang thực hiện tạo bút toán

 Đang tiến hành: Bút toán đã được gửi đến người phê duyệt và chờ người phê duyệt xử lý.

 Hoàn tất: Người phê duyệt đã phê duyệt bút toán.

- Loại số dư: Hệ thống tự động hiển thị loại số dự YTDE “Từ đầu năm đến hiện tại”

- Tài khoản nguồn:

• Số dư dự toán hiện tại: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán hiện tại của tài khoản

• Số dư mới: hệ thống sẽ tự động hiển thị số dư dự toán mới của tài khoản Nợ trên hệ thống

= số dư dự toán hiện tại + Số tiền dự toán

2.2.3 Chức năng nhập ngân sách bằng bảng tính ADI

 Mục đích: Dùng để nhập, điều chỉnh dự toán tạm cấp, dự toán cấp 0, dự toán ứng trước và dự toán

bổ sung

 Điều kiện thực hiện: Mã dự toán đã được tạo; Một số giá trị của phân đoạn tài khoản kế toán mô

phỏng tương ứng với từng loại dự toán đã được tạo; Tài khoản dự toán tạm cấp, dự toán được phêduyệt, tài khoản tạm ứng và thực chi phải được gán vào nhóm cuộn để tạo mẫu tài khoản tổng hợp;Một loại bút toán riêng cần được định nghĩa cho quy trình nhập dự toán

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng.

Trang 22

 Màn hình nhập liệu ADI

 Đường dẫn: File ADI

B1 Đơn vị có quan hệ với ngân sách: Nhập giá trị mã tổ chức dự toán tương ứng.

B2 Loại: lựa chọn chủng loại bút toán trên phân hệ Sổ Cái Giá trị lựa chọn Dự toán.

B3 Nguồn: lựa chọn nguồn cho bút toán trên phân hệ Sổ Cái Giá trị lựa chọn Bảng tính.

B4 Loại tiền: lựa chọn VND

B5 Tên ngân sách: tên mã dự toán.

B6 Kỳ: thể hiện kỳ bắt đầu dự toán có hiệu lực

B7 Tài khoản: tài khoản dự toán.

B8 Nợ: nhập số tiền TK Nợ.

B9 Có: nhập số tiền TK Có.

 Màn hình tải dữ liệu ADI

 Đường dẫn: Oracle  Tải lên

Trang 23

B10 Lựa chọn dãy cần tải lên:

• “Các dãy có dấu hiệu”: thực hiện tải các dòng có trường dấu hiệu.

• “Toàn bộ Dãy”:thực hiện tải tất cả các dòng trong file ADI.

• (Các trường còn lại để mặc định theo màn hình)

B11 Nhấp nút Tải lên: Tải dữ liệu vào hệ thống.

 Một số thông tin bổ sung:

 Thông báo: thể hiện thông báo sau khi dữ liệu được tải vào hệ thống Trong trường hợp dữ liệu

tải không thành công thì nội dung không thành công sẽ được hệ thống thông báo ở trường này

Trang 24

 Đóng: đóng màn hình tải dữ liệu, dữ liệu trên file ADI chưa được tải vào hệ

thống

2.2.4 Chức năng cập nhật Bút toán ngân sách từ màn hình Thông báo

 Mục đích: Cập nhật các bút toán ngân sách bị từ chối phê duyệt

 Điều kiện thực hiện: Bút toán ngân sách (có nguồn Bảng tính và Bút toán ngân sách) bị người

duyệt từ chối

 Đối tượng thực hiện: Người nhập liệu

 Đường dẫn: Quản lý phân bổ ngân sách (BA)  Luồng công việc Các thông báo

B1 Mở thông báo bị từ chối phê duyệt

B2 Enter journal (Bút toán đã nhập): nhấp vào liên kết này để mở bút toán dự toán

Trang 25

B3 Bút toán: Nhấp vào nút này để mở ra màn hình Các bút toán.

B4 Cập nhật các thông tin (tài khoản, số tiền nợ/ có)

B5 Đệ trình phê duyệt lại

Lưu ý: Sau khi Đệ trình phê duyệt lại, các thông báo từ chối chuyển thành trạng thái Đã đóng.

Trang 26

3 Phân hệ Cam kết chi

3.1 Tổng quan về quản lý Cam kết chi

 Trong hệ thống TABMIS, phân hệ quản lý Cam kết chi và phân hệ quản lý Chi đều liên quan đến việcquản lý các luồng tiền ra, nhập các hóa đơn cho việc chi tiền

Khi TABMIS triển khai, quy trình xử lý các khoản chi sẽ thay đổi, việc quản lý các khoản chi đượcthực hiện qua hai bước: tạo Cam kết chi sau đó mới thực hiện thanh toán

- Sau khi ký Hợp đồng mua sắm dịch vụ, hàng hóa, ĐVSDNS phải mang Hợp đồng đến KBNN

để thực hiện Cam kết chi, dành dự toán cho Hợp đồng

- Sau đó, ĐVSDNS mới thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ Khi các khoản chi thực tế phátsinh, ĐVSDNS sẽ đem chứng từ đến KBNN để làm thanh toán theo dự toán đã được Camkết chi trước đó

 Như thế, quy trình chi ngân sách – có Cam kết chi bao gồm những nội dung sau:

- Cam kết chi: Tạo Cam kết chi/ HĐTH để giành trước dự toán cho khoản chi

- Tạm ứng: tạo YCTƯ đối chiếu với Cam kết chi/HĐTH; và tạo thanh toán

- Thanh toán tạm ứng: Tạo bút toán thanh toán tạm ứng ở Sổ cái

- Chi ngân sách: Tạo YCTT đối chiếu với Cam kết chi/HĐTH; và tạo thanh toán

 Cam kết chi là khoản cam kết trước khi thực hiện thanh toán, bản chất là việc dành dự toán cho cáckhoản chi trong tương lai để đảm bảo đủ khả năng thanh toán Trong hiện tại các khoản chi này chưađược thực hiện

 Mục đích và ý nghĩa phân hệ Cam kết chi:

 Sử dụng quy trình quản lý Cam kết chi giúp các ĐVSDNS quản lý dự toán trong giới hạn đượcgiao và hạn chế, ngăn chặn việc chi tiêu vượt quá dự toán được phân bổ và tránh thực hiện cácHợp đồng, dự án khi không đủ nguồn lực thanh toán

 Dữ liệu Cam kết chi cũng được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho quản lý ngân quỹ, từ đó đưa

ra các dự báo về quản lý dòng tiền cho phần dự báo chi

3.2 Các chức năng chính trong phân hệ Cam kết chi

3.2.1 Nhập Cam kết chi

 Mục đích: Dùng để nhập các khoản cam kết chi thường xuyên thực hiện trong một năm ngân sách.

 Điều kiện thực hiện: Nhà cung cấp đã tồn tại trên hệ thống, dự toán đã được phân bổ, tỷ giá đã

được khai báo

 Đường dẫn: Cam kết chi (PO)  Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng

Trang 27

 Nhập thông tin chung

B1 Loại: Chọn loại Cam kết chi

B2 Nhà cung cấp: Chọn Nhà cung cấp thật trên hệ thống

B3 Mô tả: Nhập mô tả của Cam kết chi.

B4 Loại tiền: Mặc định là VNĐ Nếu cần chọn loại tiền ngoại tệ thì nhấn nút Tiền tệ chọn loại Tiền

B5 Thông tin trường động:

 Ngữ cảnh: Chọn ngữ cảnh Chi thường xuyên

 Số hợp đồng giấy: Nhập số Hợp đồng giấy do ĐVSDNS đệ trình lên

Trang 28

B6 Thông tin các dòng chi tiết:

 Mô tả: Mô tả dòng chi tiết của Cam kết chi

 Số tiền: Nhập tổng tiền của Cam kết chi

 Nhập thông tin chi tiết:

B7 Thông tin hạch toán: Nhấp nút Thông tin hạch toán

B8 Thông tin chi tiết: Nhấp nút Thông tin chi tiết Nhập các dòng định khoản với nội dung:

 Số lượng: số tiền của từng dòng tài khoản

 Tài khoản hạch toán: Tài khoản dành dự toán (TK ghi Nợ)

 Ngày Hạch toán: Ngày định khoản

B9 Lưu Cam kết chi: Nhấp biểu tượng Lưu (hệ thống tự động sinh số chứng từ)

Trang 29

B10 Vào Công cụ  Số tiền sẵn có để kiểm tra quỹ

• Hành động kiểm soát Ngân sách của bạn vượt dự toán: Không đủ quỹ,xóa CKC

• Hành động kiểm soát Ngân sách của bạn đã hoàn thành thành công: Thực hiện tiếp

B11 Phê duyệt: nhấp nút Phê duyệt để vào màn hình đệ trình phê duyệt

B12 Dự trữ: Tích ô Dự trữ.

B13 Đồng ý: nhấp nút Đồng ý để hoàn thành việc nhập liệu và đệ trình lên Lãnh đạo.

3.2.2 Nhập Hợp đồng khung

 Mục đích: Dùng để nhập tổng giá trị hợp đồng đối với các khoản cam kết chi thường xuyên thực

hiện trong nhiều năm ngân sách

 Điều kiện thực hiện: Nhà cung cấp đã tồn tại trên hệ thống, tỷ giá đã được khai báo.

 Đường dẫn: Cam kết chi (PO)  Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng

Trang 30

B1 Loại: Chọn loại Hợp đồng khung

B2 Nhà cung cấp: Chọn Nhà cung cấp thật trên hệ thống

B3 Mô tả: Nhập mô tả của Hợp đồng khung.

B4 Loại tiền: Mặc định là VNĐ Nếu cần chọn loại tiền ngoại tệ thì nhấn nút Tiền tệ chọn loại Tiền

B5 Thông tin trường động:

• Ngữ cảnh: Chọn ngữ cảnh Chi thường xuyên

• Số hợp đồng giấy: Nhập số Hợp đồng giấy do ĐVSDNS đệ trình lên

B6 Thông tin các dòng chi tiết: Các trường thông tin cần nhập liệu (lưu ý chỉ nhập 1 dòng)

Trang 31

• Mô tả: Mô tả dòng chi tiết của Hợp đồng.

B7 Màn hình điều kiện và điều khoản Hợp đồng: Các trường thông tin cần

nhập liệu

• Nút Điều khoản: Nhấp vào nút này đề vào màn hình Điều kiện và Điều khoản.

B8 Phê duyệt: nhấp nút Phê duyệt để vào màn hình đệ trình phê duyệt

Trang 32

B9 Đồng ý: nhấp nút Đồng ý để hoàn thành việc nhập liệu và đệ trình lên Lãnh đạo.

3.2.3 Nhập Hợp đồng thực hiện

 Mục đích: Dùng để nhập các khoản cam kết chi hàng năm cho hợp đồng thường xuyên thực hiện

trong nhiều năm ngân sách

 Điều kiện thực hiện: Hợp đồng khung đã được phê duyệt, dự toán đã được phân bổ, tỷ giá đã

được khai báo

 Đường dẫn: Cam kết chi (PO)  Hợp đồng thực hiện

Trang 33

B1 Chọn Hợp đồng khung cần tạo HĐTH: Các trường thông tin cần nhập liệu

• Số CK chi: Chọn số Hợp đồng khung cần tạo Hợp đồng thực hiện.

• HĐTH: Hệ thống tự động sinh ra số HĐTH theo thứ tự tăng dần đối với mỗi Hợp đồng

khung

• Nhà c.cấp, Địa điểm, Loại tiền: Hệ thống mặc định từ Hợp đồng khung.

• Người nhập liệu: Mặc định là người nhập Hợp đồng thực hiện.

• Tổng: Tổng tiền của Cam kết chi Tổng tiền này xuất hiện khi người sử dụng khai báo thông

tin chi tiết

B2 Thông tin: Các trường thông tin cần nhập liệu (lưu ý chỉ nhập 1 dòng)

• Dòng: 1

• S.tiền: Nhập tổng tiền của Hợp đồng thực hiện.

B3 Thông tin hạch toán: Nhấp vào Nút T.tin Chi tiết để vào màn hình thông tin chi tiết

Trang 34

• Số lượng: Số tiền của từng dòng định khoản

• Tài khoản Ghi Nợ: Tài khoản dành dự toán (TK ghi Nợ)

• Ngày Hạch toán: Ngày định khoản

• Tab Chi tiết: Thay đổi ngày tỷ giá nếu cần

- Ngày tỷ giá: Chọn lại Ngày tỷ giá của Hợp đồng thực hiện

3.3 Chức năng khác của phân hệ Cam kết chi

3.3.1 Tìm kiếm Cam kết chi/ Hợp đồng

 Mục đích: Tìm lại các Cam kết chi/Hợp đồng trên hệ thống.

 Điều kiện thực hiện: Không có.

 Đối tượng thực hiện: Kế toán viên KBNN, Kế toán trưởng KBNN

 Phạm vi thực hiện: Cam kết chi/hợp đồng thực hiện: dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng Hợp

đồng khung: Thông tin tiêu đề bảo mật theo từng KBNN

Trang 35

 Đường dẫn: Cam kết chi (PO)  Tổng hợp Đơn đặt hàng

Hoặc đối với Cam kết chi/Hợp đồng khung: Cam kết chi (PO)  Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng

Hoặc đối với Hợp đồng thực hiện: Cam kết chi (PO)  Hợp đồng thực hiện

 Tìm kiếm theo thông tin tiêu đề của Cam kết/ Hợp đồng:

B1 Nhập thông tin cần tìm kiếm ví dụ như:

• Số hiệu: Số Cam kết chi hoặc Hợp đồng khung

• HĐTH: Số Hợp đồng thực hiện Trường này chỉ cho phép tìm kiếm khi đã điền số Hợp đồng

khung vào trường Số hiệu

• Loại:

 Cam kết chi

 Hợp đồng khung

 Lệnh mua hàng cụ thể: với HĐTH

• Loại tiền: VND, USD,…

• Nhà c.cấp: Nhà cung cấp trong Cam kết/ Hợp đồng

• Người mua: Người tạo Cam kết/ Hợp đồng

B2 Nhấp nút Tìm

 Tìm kiếm theo thông tin chi tiết:

• Thông tin Dòng C.tiết:

 Mô tả: thông tin diễn giải của dòng chi tiết Cam kết/ Hợp đồng

• Thông tin Loạt Ngày: có thể xem các Cam kết/ Hợp đồng trong một khoảng ngày nhất định

Trang 36

 Đơn hàng: ngày tạo Cam kết chi/ Hợp đồng

 Đã duyệt: ngày phê duyệt Cam kết chi/ Hợp đồng

• Thông tin Trạng thái:

 Phê duyệt đơn hàng: các trạng thái phê duyệt Cam kết/ Hợp đồng (Đã phê duyệt, Đang

tiến hành, Chưa hoàn thành, Đã phê duyệt trước, Đã loại bỏ, Yêu cầu phê duyệt lại)

 Kiểm soát: trạng thái kiểm soát của Cam kết/ Hợp đồng (Mở, Đã đóng và Đã hủy)

• Thông tin Chứng từ liên quan:

 Hóa đơn: các YCTT đã được đối chiếu với Cam kết chi/ HĐTH

• Thông tin Kế toán:

 Kỳ: tìm các Cam kết chi/ HĐTH giữa 2 kỳ kế toán

 Ngày: tìm các Cam kết chi/ HĐTH giữa 2 khoảng ngày hạch toán

 Tài khoản ghi Nợ: tìm Cam kết chi/ HĐTH theo TK chi ngân sách

 Chọn màn hình kêt quả hiển thị: ở khung Kết quả

• T.tin Chính: Kết quả hiển thị tiêu đề Cam kết chi, Hợp đồng khung, Hợp đồng thực hiện

• Dòng: Kết quả hiển thị dòng chi tiết ở màn hình nhập Cam kết chi, Hợp đồng khung, HĐTH.

• Lô hàng: Kết quả hiển thị thông tin tab Giao hàng của Cam kết chi, Hợp đồng khung, Hợp

đồng thực hiện Thường sử dụng thông tin này để kiểm tra số tiền đã dành dự toán, số tiền

đã thanh toán, số tiền đã hủy của Cam kết chi, HĐTH

• T.tin Chi tiết: Kết quả hiển thị thông tin định khoản của Cam kết chi, Hợp đồng khung, Hợp

đồng thực hiện

3.3.2 Gỡ dành dự toán của Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện

 Mục đích: Gơ dành dự toán của các Cam kết chi/Hợp đồng thực hiện đã được phê duyệt trước khi

chỉnh sửa thông tin

 Điều kiện thực hiện: Cam kết chi/Hợp đồng thực hiện đã được dành dự toán.

 Phạm vi thực hiện: Dữ liệu bảo mật theo từng người sử dụng

Hoặc đối với Cam kết chi/Hợp đồng khung: Cam kết chi (PO)  Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàngHoặc đối với Hợp đồng thực hiện: Cam kết chi (PO)  Hợp đồng thực hiện

B1 Tìm kiếm lại Cam kết chi, HĐTH theo các cách tìm kiếm như trên.

B2 Gơ dành dự toán:

Trang 37

 Đường dẫn: Trình đơn Công cụ  chọn Không dự trữ

B3 Ngày Không dự trữ: Nhập ngày gơ dành dự toán.

B4 Sử dụng Chứng từ Ngày Sổ Cái để Không dự trữ:

• Nếu tích vào ô này, hệ thống sẽ lấy ngày dành dự toán của Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiệnlàm ngày gơ dành dự toán Trường hợp kỳ của ngày dành dự toán không mở, hệ thống sẽ

lấy ngày khai báo ở ô Ngày Không dự trữ trên làm ngày gơ dành dự toán.

• Nếu không tích vào ô này, hệ thống sẽ lấy ngày khai báo ở ô Ngày Không dự trữ làm ngày

gơ dành dự toán

B5 Nút Đồng ý: Nhấp vào nút này để đồng ý gơ dành dự toán.

3.3.3 Hủy Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện

 Mục đích: Hủy các Cam kết chi/Hợp đồng thực hiện đã được phê duyệt hoặc bị từ chối phê duyệt.

 Điều kiện thực hiện: Cam kết chi/ HĐTH đã được phê duyệt hoặc bị từ chối phê duyệt.

Hoặc đối với Cam kết chi: Cam kết chi (PO)  Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng

Hoặc đối với Hợp đồng thực hiện: Cam kết chi (PO)  Hợp đồng thực hiện

Trang 38

B4 Ngày H.toán: Chọn ngày hủy, ngày gơ dành dự toán.

B5 Sử dụng Chứng từ Ngày Sổ Cái để Không dự trữ:

• Nếu tích vào ô này, hệ thống sẽ lấy ngày dành dự toán của Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiệnlàm ngày gơ dành dự toán Trường hợp kỳ của ngày dành dự toán không mở, hệ thống sẽ

lấy ngày khai báo ở ô Ngày Không dự trữ trên làm ngày gơ dành dự toán.

• Nếu không tích vào ô này, hệ thống sẽ lấy ngày khai báo ở ô Ngày Không dự trữ làm ngày

gơ dành dự toán

B6 Lý do: Nhập lý do hủy Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện.

B7 Nút Đồng ý: Nhấp vào nút này để đồng ý hủy.

Trang 39

B8 Nút Đồng ý: Nhấp vào nút này để xác nhận việc hủy.

3.3.4 Hủy Hợp đồng khung

 Mục đích: Hủy các hợp đồng khung đã được phê duyệt hoặc bị từ chối phê duyệt.

 Điều kiện thực hiện: Hợp đồng khung đã được phê duyệt hoặc bị từ chối phê duyệt.

Hoặc: Cam kết chi (PO)  Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng

B1 Tìm kiếm lại Hợp đồng khung cần hủy

B2 Hủy Hợp đồng khung:

Trang 40

B3 Hành động: Hủy Đơn Đặt hàng

B4 Lý do: Nhập lý do hủy Cam kết chi/ Hợp đồng thực hiện.

B5 Nút Đồng ý: Nhấp vào nút này để đồng ý hủy.

B6 Nút Đồng ý: Nhấp vào nút này để xác nhận việc hủy.

3.3.5 Xóa Cam kết / Hợp đồng

 Mục đích: Xóa các Cam kết chi/Hợp đồng trên hệ thống.

 Điều kiện thực hiện: Cam kết chi/Hợp đồng có trạng thái chưa hoàn thành hoặc bị từ chối phê

duyệt và chưa được duyệt lần nào

Hoặc đối với Cam kết chi/Hợp đồng khung: Cam kết chi (PO)  Đơn đặt hàng  Đơn đặt hàngHoặc đối với Hợp đồng thực hiện: Cam kết chi (PO)  Hợp đồng thực hiện

Định dạng
Số trang	120
Dung lượng	6,48 MB