MỤC ĐÍCH Hệ thống thông tin phục vụ và quản lý và điều hành NetOffice phiên bản 1.0 được triển khai từ năm 2003 tại Tổng cục Hải quan cho đến nay đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công t
Trang 1YÊU CẦU NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT GÓI THẦU NÂNG CẤP HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH TẬP TRUNG NETOFFICE
A MỤC ĐÍCH
Hệ thống thông tin phục vụ và quản lý và điều hành NetOffice phiên bản 1.0 được triển khai từ năm 2003 tại Tổng cục Hải quan cho đến nay đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác quản lý văn bản và điều hành tập trung, thiết thực đóng góp cho công cuộc cải cách hành chính, giảm thiểu khối lượng công văn giấy tờ, nâng cao năng suất công tác văn thư của các đơn vị thuộc khối cơ quan Tổng cục
Tuy nhiên đến nay hệ thống NetOffice đã thể hiện nhiều bất cập, đặc biệt
là không đáp ứng các yêu cầu quản lý các quy trình nghiệp vụ hành chính theo tiêu chuẩn ISO Ngoài ra do cơ cấu tổ chức ngành Hải quan có thay đổi với việc ban hành Quyết định 02/2010/QĐ-TTg ngày 15/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan, nên dẫn đến việc phân cấp xử lý, phân luồng văn bản và quy mô trong chương trình cũng cần phải thay đổi Do đó hệ thống NetOffice cần được nâng cấp để đáp ứng các yêu cầu mới của công tác quản lý và điều hành tập trung của ngành Hải quan, là một bước cụ thể hóa nằm trong chương trình tổng thể cải cách, hiện đại hóa ngành Hải quan giai đoạn 2010 – 2015 và các năm tiếp theo
Mục tiêu của gói thầu là nâng cấp và triển khai Hệ thống thông tin phục
vụ quản lý và điều hành NetOffice từ phiên bản 1.0 lên phiên bản mới nhất 5.0; đảm bảo việc quản lý và điều hành tập trung và theo quy trình ISO với những nội dung yêu cầu cụ thể như sau:
B YÊU CẦU NGHIỆP VỤ
Hệ thống thông tin phục vụ và quản lý và điều hành NetOffice được thiết
kế nâng cấp và triển khai để quản lý tin học hóa các quy trình nghiệp vụ văn phòng sau đây của Tổng cục Hải quan:
Trang 2I QUY TRÌNH TIN HỌC XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG VIỆC
1 Quy trình xử lý văn bản đến (QT01)
a Sơ đồ quy trình
b Mô tả quy trình
Văn thư X12 xử lý
• Tiếp nhận văn bản đến từ ngoài Tổng cục;
• Chuyển văn bản đến cho Lãnh đạo X12 xử lý (Chuyển đơn vị xử lý hoặc Chuyển Lãnh đạo Tổng cục xử lý)
• Nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm sau khi có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo X12 hoặc Lãnh đạo Tổng cục;
• Scan văn bản đến chuyển đính kèm vào phần mềm;
• Chuyển văn bản đến cho Lãnh đạo X12 xử lý
Chú ý: Tại giao diện văn bản đến phải theo dõi được đường đi của văn bản đến với yêu cầu:
- Sau khi Lãnh đạo Tổng cục cho ý kiến thì biết được đơn vị nào đang xử
lý văn bản này;
- Sau khi Lãnh đạo Cục cho ý kiến thì biết được chuyên viên nào đang xử
lý văn bản này;
Văn thư Cục xử lý
Trang 3• Tiếp nhận văn bản đến từ Văn thư Tổng cục hoặc từ ngoài Tổng cục gửi trực tiếp vào Cục;
• Nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm;
• Scan văn bản đến (nếu văn bản đó không qua văn thư Tổng cục hoặc văn bản riêng của Cục), chuyển đính kèm vào phần mềm;
• Chuyển văn bản đến cho Lãnh đạo Cục xử lý
Lãnh đạo X12 xử lý
Căn cứ vào nội dung văn bản đến, Lãnh đạo X12 quyết định một trong các phương án xử lý:
• Chuyển văn bản sang Cục khác xử lý nếu văn bản thuộc phạm vi của Cục
đó hoặc cần có sự phối hợp của Cục đó;
• Giao trực tiếp một hoặc nhiều phòng thuộc X12 xử lý nếu văn bản thuộc phạm vi xử lý của X12;
• Chuyển Lãnh đạo Tổng cục xin ý kiến nếu nội dung văn bản đến vượt quá thẩm quyền của Lãnh đạo X12
Lãnh đạo Tổng cục xử lý
Căn cứ vào nội dung văn bản đến, Lãnh đạo Tổng cục quyết định một trong các phương án xử lý:
• Giao X12 trực tiếp xử lý;
• Giao một hoặc nhiều Cục cùng xử lý;
• Giao trực tiếp phòng xử lý
Lãnh đạo Cục xử lý
Căn cứ vào nội dung văn bản đến, Lãnh đạo Cục quyết định một trong các phương án xử lý:
• Giao một hoặc nhiều Phòng phối hợp xử lý;
• Giao trực tiếp cán bộ xử lý;
• Trình lãnh đạo Tổng cục xin ý kiến (nếu cần)
Lãnh đạo phòng xử lý
Căn cứ vào nội dung văn bản đến, Lãnh đạo Phòng quyết định một trong các phương án xử lý:
• Giao một hoặc nhiều cán bộ phối hợp xử lý;
Trang 42 Quy trình xử lý văn bản phát hành (QT02)
a Sơ đồ quy trình
b Mô tả quy trình
Cán bộ xử lý
• Soạn dự thảo văn bản;
• Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
• Nhập thông tin văn bản đi;
• Lưu hồ sơ công việc
Lãnh đạo phòng xử lý
• Góp ý cho cán bộ chỉnh sửa văn bản dự thảo;
• Phê duyệt văn bản;
• Trình lãnh đạo Cục phê duyệt văn bản
Văn thư Cục (X12 vai trò Cục) xử lý
• In văn bản, lấy chữ ký lãnh đạo Cục;
• Đóng dấu, vào số gửi văn bản đi;
• Chuyển văn bản đóng dấu Tổng cục tới Phòng Tổng hợp - VP để trình Lãnh đạo Tổng cục xem xét (Nếu văn bản chỉnh sửa xong, bộ phận Tổng hợp sẽ chuyển văn thư Tổng cục cho số, đóng dấu và phát hành văn bản)
Lãnh đạo Cục (X12 vai trò Cục) xử lý
Trang 5• Góp ý cho cán bộ chỉnh sửa văn bản dự thảo;
• Ký ban hành văn bản cấp Cục hoặc cấp Tổng cục được ủy quyền;
• Trình lãnh đạo Tổng cục cho ý kiến hoặc phê duyệt văn bản;
Văn thư X12 xử lý
• In lấy chữ ký lãnh đạo Tổng cục;
• Đóng dấu, vào số gửi văn bản đi
Lãnh đạo Tổng cục xử lý
• Cho ý kiến chỉ đạo vào văn bản trình để cán bộ chỉnh sửa văn bản dự thảo;
• Ký ban hành văn bản cấp Tổng cục
Trang 63 Quy trình xử lý văn bản nội bộ (QT03)
a Sơ đồ quy trình
b Mô tả quy trình
Cán bộ xử lý
• Soạn, sửa và hoàn thiện văn bản đi;
• Nhập văn bản, file đính kèm vào hệ thống;
• Gửi văn bản trình lãnh đạo phòng phê duyệt
Lãnh đạo Phòng xử lý
• Góp ý cho cán bộ chỉnh sửa văn bản dự thảo;
• Phê duyệt văn bản đi nội bộ;
Trang 74 Quy trình giao và xử lý công việc (QT04)
a Sơ đồ quy trình
b Mô tả quy trình
Lãnh đạo Tổng cục xử lý
• Giao việc cho đơn vị cấp dưới (theo văn bản đến hoặc đột xuất) Đơn vị cấp dưới có thể là các Cục phối hợp hoặc có thêm những Phòng được giao xử lý trực tiếp;
• Không phê duyệt, cho ý kiến chỉnh sửa kế hoạch thực hiện của cán bộ;
• Phê duyệt kế hoạch thực hiện của cán bộ
Lãnh đạo Cục (X12) xử lý
Trang 8• Giao việc cho cấp dưới (Các phòng, trực tiếp cán bộ);
• Không phê duyệt, cho ý kiến chỉnh sửa kế hoạch thực hiện của cán bộ;
• Phê duyệt kế hoạch thực hiện của cán bộ
Lãnh đạo Phòng xử lý
• Giao việc cho cấp dưới (Các cán bộ trong Phòng);
• Không phê duyệt, cho ý kiến chỉnh sửa kế hoạch thực hiện của cán bộ;
• Phê duyệt kế hoạch thực hiện của cán bộ
Cán bộ xử lý
• Tiếp nhận công việc được giao;
• Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện kế hoạch thực hiện công việc;
• Thực hiện công việc;
• Thực hiện các hoạt động phối hợp công việc;
• Báo cáo tiến độ, báo cáo kết quả thực hiện;
• Khóa sổ, lưu hồ sơ công việc
Trang 9II CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG
Các yêu cầu chức năng của Hệ thống thông tin phục vụ và quản lý và
điều hành NetOffice được chi tiết tại bảng dưới đây:
CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ
QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH NETOFFICE
I Kiểm soát công việc
1 Kiểm soát số lượng, danh sách hồ sơ công việc chờ ký duyệt
2 Kiểm soát số lượng, danh sách hồ sơ công việc chờ xử lý
3 Kiểm soát số lượng, danh sách văn bản đến chưa đọc
4 Kiểm soát số lượng, danh sách văn bản chờ cấp số
5 Kiểm soát số lượng, danh sách văn bản phát hành chưa đọc
6 Kiểm soát số lượng, danh sách thông báo nhận được chưa đọc
II Điều hành tác nghiệp
II.1 Quản lý văn bản đến
7 Lọc văn bản đến theo các tiêu chí khác nhau như Ngày đến, Sổ văn bản
đến, Loại văn bản đến, Tình trạng xử lý, Văn bản chưa đọc, Văn bản đã đọc, Chưa duyệt, Chưa bút phê, Chưa phân xử lý, Đang xử lý, Đã xử lý,
cá nhân hoặc đơn vị xử lý …
8 Chức năng tìm kiếm văn bản (theo nhiều tiêu chí khác nhau như: số đến,
số, ký hiệu văn bản, trích yếu, văn bản liên quan, đơn vị gửi…)
9 In danh sách văn bản
10 Xem nội dung văn bản
11 Thêm mới văn bản
12 Sửa văn bản
13 Xóa văn bản
14 Duyệt văn bản
15 Hủy duyệt văn bản
16 Bút phê văn bản
Trang 1017 Gửi văn bản
18 Xử lý văn bản (đơn vị hoặc cá nhân xử lý)
II.2 Quản lý văn bản phát hành
19 Lọc danh sách văn bản theo các tiêu chí khác nhau Ngày phát hành, Sổ
văn bản phát hành, Loại văn bản phát hành, Văn bản chờ cấp số …
20 Tìm kiếm văn bản phát hành
21 In danh sách văn bản
22 Xem nội dung văn bản theo các tiêu chí khác nhau
23 Thêm mới văn bản
24 Sửa
25 Xóa
26 Duyệt
27 Hủy duyệt
II.3 Quản lý văn bản dự thảo
28 Lọc danh sách văn bản theo các tiêu chí
29 Tìm kiếm
30 Xem nội dung văn bản
31 Thêm mới
32 Sửa
33 Xóa
34 Tạo hồ sơ công việc (để trình lên lãnh đạo)
35 Chuyển phát hành
II.4 Quản lý văn bản nội bộ
36 Lọc danh sách văn bản theo loại văn bản
37 Tìm kiếm
Trang 1138 In danh sách văn bản
39 Thêm mới
40 Sửa
41 Xóa
42 Gửi VB
II.5 Quản lý hồ sơ công việc
43 Xử lý công việc: Thêm mới: Nội dung hồ sơ, Đính kèm tài liệu, Đính
kèm văn bản đến/đi; Phân xử lý theo các vai trò: Phụ trách, Phối hợp, Theo dõi; Ra hạn xử lý
44 Tìm kiếm
45 Lọc danh sách hồ sơ công việc theo trạng thái xử lý như đang trình ký,
có yêu cầu chờ xử lý, chưa có yêu cầu chờ xử lý, đã kết thúc …
46 Xem/ xử lý hồ sơ công việc: Đính kèm tài liệu, Cho ý kiến xử lý, Trình
ký hồ sơ , Duyệt hồ sơ, Không duyệt hồ sơ, Cho chỉnh sửa lại hồ sơ, Chuyển phát hành (văn bản đi), Theo dõi tiến trình xử lý công việc
47 Ký duyệt hồ sơ: hồ sơ đã ký duyệt, hồ sơ chưa ký duyệt
48 Xem báo cáo xử lý công việc (của tất cả các phòng ban, đơn vị, số
lượng hồ sơ công việc chờ xử lý, đang xử lý, hoàn thành đúng hạn, quá hạn …)
49 Thống kê báo cáo văn bản đến
50 Lập sổ văn bản đến (theo mức độ mật, mức độ khẩn)
51 Thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản đến (theo từng phòng ban đơn
vị)
52 Báo cáo tình hình xử lý văn bản đến (theo loại văn bản, tình trạng đã xử
lý, chưa xử lý)
53 Thống kê số lượng văn bản đến đã chuyển tới các lãnh đạo phòng ban
54 Thống kê báo cáo văn bản phát hành
55 Thống kê văn bản đi theo lãnh đạo ký
56 Thống kê số lượng văn bản đi trình lãnh đạo
57 Thống kê số lượng văn bản do các phòng ban soạn thảo
Trang 1258 Thống kê báo cáo hồ sơ công việc
59 Thống kê số lượng hồ sơ công việc lãnh đạo giao đột xuất
(theo từng phòng ban đơn vị, tình trạng xử lý)
60 Thống kê báo cáo tổng hợp (gồm giao việc đột xuất và giao việc xuất
phát từ văn bản đến)
III Quản trị hệ thống
III.1 Quản trị người dùng
61 Thêm/Sửa/Xóa đơn vị, phòng ban
62 Thêm/Sửa/Xóa người sử dụng
63 Giới hạn quyền cho đơn vị
64 Phân quyền cho người sử dụng theo nhóm quyền (một người có thể
thuộc nhiều nhóm quyền)
65 Tìm kiếm người sử dụng
III.2 Quản trị cấu hình hệ thống
66 Cấu hình số ngày hiển thị danh sách văn bản (Ví dụ: trong cơ sở dữ liệu
có văn bản của hai năm 2009, 2010, số lượng văn bản rất lớn, do đó nên cấu hình chỉ cho hiển thị số lượng văn bản trong một khoảng thời gian nhất định nào đó)
67 Cấu hình nhóm quyền sử dụng
68 Cấu hình nhóm làm việc (hỗ trợ cho việc gửi văn bản, phân xử lý theo
nhóm)
69 Mô tả trường văn bản (Cho phép tự định nghĩa các thông tin đầu vào
của văn bản, thêm, xóa trường văn bản …)
70 Theo dõi hoạt động của hệ thống
III.3 Quản trị danh mục:
71 Quản trị danh mục lĩnh vực, cơ quan chức năng, thông tin chức danh,
nơi lưu trữ văn bản
IV Cung cấp các tiện ích
72 Thông báo
73 Chat, thảo luận
74 Từ điển
Trang 1375 Lịch lãnh đạo
76 Lịch cơ quan
77 Lịch phòng ban
78 Lịch cá nhân
79 Phần mềm nhắc việc tự động
80 Phần mềm đính kèm tự động văn bản toàn văn
81 Tra cứu hồ sơ lưu trữ của Tổng cục Hải quan
82 Thư điện tử (tự động nhắc khi có thư mới)
83 Danh bạ điện thoại nội bộ
Trang 14YÊU CẦU KỸ THUẬT
1 Yêu cầu về kiến trúc thiết kế
Phần mềm được thiết kế theo mô hình kiến trúc 3 lớp, chạy trên môi trường mạng LAN/WAN của Tổng cục Hải quan và internet:
• Lớp giao diện người sử dụng: Người sử dụng thao tác với lớp nghiệp vụ của chương trình, thông qua các bộ duyệt internet Phần mềm phải chạy thông suốt với các bộ duyệt internet phổ biến như Internet Explorer các phiên bản từ 6.0 hoặc cao hơn, FireFox, Opera …
• Lớp nghiệp vụ: Các phương thức tổng hợp, tìm kiếm dữ liệu… được xây dựng bên trong lớp nghiệp vụ này
• Lớp truy xuất cơ sở dữ liệu: Lớp này chịu trách nhiệm làm việc với cơ sở
dữ liệu để truy vấn, cập nhật và lưu trữ dữ liệu
2 Yêu cầu về công nghệ
• Hệ thống thông tin phục vụ và quản lý và điều hành NetOffice được xây dựng trên nền tảng Web, sử dụng công nghệ ASP của Microsoft
• Hệ thống máy chủ ứng dụng: Hệ điều hành Windows Server 2008 R2
• Máy chủ cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008
• Máy trạm: Hệ điều hành Windows XP; Vista; Windows 2000… có cài một trong các trình duyệt internet kể trên
3 Yêu cầu về đường truyền
• Tốc độ tối thiểu để làm việc được với hệ thống qua mạng WAN là
128Kps
4 Yêu cầu về an toàn dữ liệu
• Hệ thống cần cung cấp khả năng bảo mật theo nhiều mức: máy chủ, cơ sở
dữ liệu, từng văn bản trong dữ liệu, …
• Phân quyền truy cập đến từng hồ sơ, từng văn bản cho từng người sử dụng, nhóm người sử dụng trong hệ thống;
• Người sử dụng được cấp 01 tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống Tất
cả truy cập đều được kiểm tra, đánh dấu lưu vết để người quản trị hệ thống dễ dàng kiểm soát các thông tin vào ra;
• Bảo mật đường truyền
C CÁC YÊU CẦU KHÁC
Trang 15• Phần mềm phiên bản 5.0 cần có giao diện thuận tiện hơn, phần mềm phải mang tính mở để có thể tích hợp thêm một số phần mềm khác như: Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý phương tiện vào ra cơ quan, quản lý tài sản
…
• Toàn bộ dữ liệu hiện có của phiên bản NetOffice 1.0 được chuyển sang hệ thống mới đầy đủ và toàn vẹn./