Đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin với nhiều trò chơi đa dạng, phong phú, hấp dẫn như game online, chat… đã lôi kéo phần lớn bộ phận giới trẻ tham gia. Nếu trước đây thời gian rảnh rỗi của sinh viên sau những giờ học là đến THƯ VIỆN để đọc sách, báo, tạp chí để giải trí, thư giãn hoặc ôn bài… thì giờ đây việc ham mê đọc sách, báo của các bạn ngày càng đáng báo động nếu không nói là các bạn đã mất sở thích đó. Các bạn trẻ vùi đầu vào những trò chơi điện tử, đôi khi say mê và “nghiện” chúng hơn cả việc học. Các bạn chỉ đọc và học những gì cần thiết để đáp ứng cho kỳ thi trước mắt mà thôi.
Trang 1DANH MỤC TỪ MỤC TỪ VIẾT TẮT
CSDL Cơ sở dữ liệu
TT TT - TV Trung tâm Thông tin – TT TT-TV
Trang 2LỜI NÓI ĐẦU
Sống trong xã hội hiện đại ngày nay đòi hỏi con người phải nắm bắt kịp thờinhững thông tin tri thức của nhân loại Bởi thông tin tri thức là sức mạnh để thúcđẩy sự phát triển của một xã hội, một đất nước Là những sinh viên – tương lai củađất nước việc trang bị những thông tin tri thức là cần thiết và quan trọng hơn baogiờ hết Vậy những thông tin tri thức ấy chúng ta tìm thấy ở đâu? TT TT-TV chính
là những trung tâm thông tin sẽ cung cấp cho chúng ta một cách đầy đủ và chínhxác
TT TT-TV - nơi sưu tập, biên soạn, lưu trữ những giá trị tinh hoa của nhânloại và phục vụ chính chúng ta, góp phần nâng cao trình độ dân trí Nhận thức đượcđiều đó, TT TT-TV luôn được Đảng và Nhà nước quan tâm phát triển, hệ thống TTTT-TV được mở rộng khắp cả nước, từ các TT TT-TV công cộng cho đến các TTTT-TV của các Trường đại học, cao đẳng, trung cấp hay phổ thông … được phổbiến TT TT-TV dần được đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc sưu tập,biên mục và tra tìm tài liệu đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượnggiáo dục đào đạo
Trường đại học Nội Vụ Hà Nội là một trong những Trường đào tạo chuyênngành thông tin TT TT-TV, hàng năm nhà Trường đã đào tạo được nhiều cán bộ
TT TT-TV có năng lực, có chuyên môn đáp ứng được nguồn nhân lực cho các TTTT-TV trên khắp cả nước Các sinh viên được đào tạo bởi đội ngũ giảng viên cótrình độ chuyên môn sâu về chuyên ngành Ngoài những giờ học lí thuyết, còn lànhững giờ học thực hành bổ ích và những chuyến đi thực tế, tham quan các TT TT-
TV Một môi Trường học tập như vậy đã giúp sinh viên được tiếp cận với thực tếnhiều hơn Với những sinh viên năm thứ 2 đối với hệ cao đẳng khi đã học xong cáchọc phần (nhập môn khoa học TT TT-TV thông tin, TT TT-TV học, xây dựng vàphát triển vốn tài liệu, định chủ đề và định từ khóa tài liệu, thư mục học, thông tinhọc, biên mục mô tả, phân loại tài liệu, lưu trữ thông tin và bộ máy tra cứu, trụ sở
Trang 3trang thiết bị TT TT-TV) Sinh viên được đi “thực tập ngành nghề” tạo cơ hội để cọsát với thực tế, rèn luyện kĩ năng và những kiến thức đã học nhớ được lâu, củng cốkiến thức Điều quan trọng là giúp sinh viên có nhận thức đúng đắn về ngành màmình đang theo học, có thái độ tích cực học tập rèn luyện, tự tin với công việc màsau này mình sẽ đảm nhiệm.
Sau khi hoàn thành những học phần, được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của cácthầy cô đặc biệt là các thầy cô trong khoa văn hóa thông tin và xã hội em đã có thờigian thực tập kéo dài từ ngày 8/4 đến ngày 19/5 tại Trung tâm Thông tin – TT TT-
TV Trường đại hoc Mỏ - Địa chất Trong thời gian thực tập em đã nhận được nhiều
sự giúp đỡ từ phía các thầy cô giáo cùng các anh, các chị trong TT TT-TV, em đãhọc hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng nghiệp vụ, bổ sung thêm những kiến thức
đã học, có được những kinh nghiệm về nghề nghiệp Với sự giúp đỡ nhiệt tình củacác anh, chị trong TT TT-TV em đã hoàn thành những công việc được giao
Nhân đây em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới toàn thể quý thầy cô khoa Vănhóa Thông tin và Xã hội nói chung và thầy Phạm Quang Quyền nói riêng Em cũngxin chân thành cảm ơn Giám đốc PGS TS Trần Thanh Hải, Phó giám đốc mảng TTTT-TV của Trung tâm Thông tin – TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất cùng cácanh chị thuộc trung tâm đã giúp đỡ, tạo điều kiện cho em có môi Trường thực tậptốt trong thời gian qua
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 4A: PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lí do chọn đề tài:
Đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin với nhiều trò chơi
đa dạng, phong phú, hấp dẫn như game online, chat… đã lôi kéo phần lớn bộ phậngiới trẻ tham gia Nếu trước đây thời gian rảnh rỗi của sinh viên sau những giờ học
là đến TT TT-TV để đọc sách, báo, tạp chí để giải trí, thư giãn hoặc ôn bài… thìgiờ đây việc ham mê đọc sách, báo của các bạn ngày càng đáng báo động nếukhông nói là các bạn đã mất sở thích đó Các bạn trẻ vùi đầu vào những trò chơiđiện tử, đôi khi say mê và “nghiện” chúng hơn cả việc học Các bạn chỉ đọc và họcnhững gì cần thiết để đáp ứng cho kỳ thi trước mắt mà thôi
Tuy nhiên, với sự nỗ lực đổi mới không ngừng trong công tác phục vụ bạn đọccủa Trung tâm Thông tin - TT TT-TV Trường ĐH MĐC vẫn thu hút được số lượngsinh viên đông đảo tới TT TT-TV sử dụng các dịch vụ của TT TT-TV như mượn,đọc tại chỗ, truy cập CSDL Online và Internet…
Xuất phát từ thực tế đó em đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác phục vụ bạn đọc trong hoạt động thông tin – TT TT-TV tại Trung tâm Thông tin - TT TT-
TV Trường ĐH MĐC”.
2 Mục đích nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu của đề tài
Tìm hiểu về công tác phục vụ bạn đọc trong hoạt động thông tin TT TT-TV tạiTrung tâm Thông tin - TT TT-TV Trường ĐH MĐC đồng thời đưa ra những đánhgiá, kiến nghị và giải pháp
Trang 54 Cơ sở phương pháp luận
Đề tài sử dụng một số phương pháp: khảo sát thực tế, tham khảo ý kiến củagiám đốc trung tâm TT TT – TV Trường ĐH MĐC, các cán bộ trong trung tâm
5 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục viết tắt, mục lục, kết luận Đề tài báo cáothực tập được bố cục như sau:
A: Phần mở đầu:
B: Phần nói chung: Giới thiệu TT TT-TV Trường ĐH MĐC.
C: Phần nói riêng : Chuyên đề: “Tìm hiểu công tác phục vụ bạn đọc trong hoạt động thông tin thư viện tại TT TT-TV Trường ĐH MĐC”.
Đây là bài cáo thực tập của em, là kết quả em đã làm được trong đợi thực tậpnày Bài báo cáo của em không tránh khỏi thiếu sót, khiếm khuyết Em rất mongnhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để bài báo cáo của em được hoànthiện hơn
Trang 6B: PHẦN NÓI CHUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT 1.1 Lịch sử hình thành TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất
Ngày 08 tháng 8 năm 1966, theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trunghọc chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) Thủ tướng Chính phủ ra quyếtđịnh thành lập Trường ĐH MĐC, Nhà Trường có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng độingũ cán bộ khoa học kỹ thuật phục vụ các ngành điều tra cơ bản, khai thác tài nguyênkhoáng sản
Ngày 15 tháng 11 năm 1966 năm học đầu tiên được khai giảng tại xã NguyệtĐức, huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc (hiện nay là tỉnh Bắc Ninh) Kể từ đó đến nayNhà Trường lấy ngày 15/11 làm ngày kỷ niệm thành lập Trường - ngày hội truyềnthống của các thế hệ thầy và trò Trường ĐH MĐC
Sau hơn 45 năm xây dựng và phát triển, Trường ĐH MĐC thực sự là trung tâmđào tạo lớn nhất của cả nước về các lĩnh vực Mỏ, Địa chất, Trắc địa – Bản đồ, Dầukhí, với trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học Hàng vạn kỹ sư tốt nghiệp raTrường đã đóng góp có hiệu quả vào sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội của đấtnước Các thế hệ thầy giáo, cô giáo và sinh viên Trường ĐH MĐC vô cùng phấn khởi
và tự hào về sự trưởng thành của Nhà Trường - đơn vị Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới.
Trường ĐH Mỏ - Địa chất là Trường có nhiệm vụ đào tạo và thực hiện cácnghiên cứu khoa học về các nghành khoa học chuyên môn trong lĩnh vực địa chất,dầu khí, trắc địa, mỏ, xây dựng,…
Trường có hơn 800 cán bộ và không ngừng tăng:
Trong đó: cán bộ giảng dạy 527 giảng viên gồm: Giáo sư: 11,Phó Giáo sư: 55,Tiến sĩ : 132 (10 tiến sĩ khoa học, 122 tiến sĩ), Thạc sĩ: 196, Nhà giáo nhân dân: 01,Nhà giáo ưu tú: 19, Giảng viên cao cấp: 20,Giảng viên chính: 177
Trang 7Tổng số sinh viên hiện đang theo học các nghành là hơn 14000 sinh viên.
Thư viện Trường được tách khỏi phòng đào tạo thành một đơn vị độc lập nhưcác phòng ban khác nhau từ năm 1988 Ngày 19/1/2011 Thư viện sát nhập với phòngmạng máy tính của nhà Trường thành TT TT-TV
TT TT-TV hiện đang là thành viên của hệ thống Liên hiệp Thư viện đại học khuvực phía Bắc Trung tâm đã là đối tác với Thư viện Quốc gia và một số hệ thống Thưviện trong và ngoài nước Ngoài ra trung tâm còn là đối tác và đơn vị thụ hưởngnguồn tài trợ về tư liệu thư viện của quỹ Châu Á từ năm 2004
Hiện nay TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất có trụ sở chính tại nhà C 5 tầng,tại khu A – Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội và quản lí 2 mảng chính: Mạng – máytính và Thư viện
1.2 Chức năng, nhiệm vụ TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất
Mục tiêu TT TT-TV là giúp hiệu trưởng về quản lí, lưu trữ và phát triển tàinguyên thông tin, tổ chức thu thập, cung cấp thông tin – tư liệu trong và ngoài nướcđáp ứng công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà Trường Với mục tiêu nhưtrên TT TT-TV có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, phát triển công tác thông tin - thư viện, tưngbước xây dựng trung tâm trở thành một TT TT-TV điện tử đáp ứng chiến lược củanhà Trường
- Kết hợp với Phòng Đào tạo và Đại học, Đào tạo sau đại học, Khoa tại chức,Phòng Khoa học – Công nghệ xây dựng kế hoạch và tổ chức việc biên soạn, in ấn,xuất bản giáo trình và tài liệu tham khảo
- Thường xuyên bổ sung, phát triển nguồn tài nguyên thông tin và các xuất bảnphẩm quốc gia và quốc tế, các công trình nghiên cứu và luận văn, luận án Đại học vàtrên Đại học
Trang 8- Tổ chức quản lí, phục vụ , hướng dẫn độc giả tìm kiếm, khai thác và sử dụnghiệu quả nguồn tài nguyên thông tin do TT TT-TV quản lí đáp ứng yêu cầu giảng dạyhọc tập và nghiên cứu khoa học.
- Hợp tác với các đơn vị khác trong và ngoài Trường để ứng dụng các thành tựukhoa học công nghệ thông tin vào công tác thư viện, xây dựng đội ngũ có trình độchuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, công tác thông tin nhằm nâng cao hiệu quả phụcvụ
- Mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện, trung tâm thông tin trong và ngoàinước để trao đổi tài liệu, ấn phẩm và kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ
- Quản trị và tổ chức khai thác có hiệu quả hệ thống mạng internet, website củaNhà Trường đẻ cung cấp các dịch vụ thông tin – tư liệu điện tử và phục vụ công tácquản lí nhà Trường
- Quản lí cơ sở vật chất từng bước nâng cấp, hiện đại hóa TT TT-TV để nâng caonăng lực phục vụ, đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lí của Nhà Trường
+ 02 Phó giám đốc: Trong đó, một người quản lý mảng
mạng và máy tính và một người quản lý mảng thư viện.
+ 19 nhân viên gồm nhiều bộ phận, mỗi bộ phận có chức
năng nhiệm vụ khác nhau tùy thuộc vào công việc được
giao.
8
Trang 91.4 Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là một trong bốn yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin thư
viện, là điều kiện cần thiết để hoạt động TT-TV được diễn ra Cơ sở vật chất đầy
đủ và hiện đại sẽ tạo điều kiện cho hoạt động TT-TV được diễn ra một cách thuậnlợi
Với diện tích trên 1000m2 gồm tầng 1, tầng 2 và tầng 3 thuộc tòa nhà C5, 1hiệu bán sách tại tòa nhà A trong đó:
- Tầng 1 gồm:
Phòng mượnKho mượnPhòng tu bổ tài liệu
- Tầng 2 gồm:
Phòng làm việc của ban giám đốcPhòng kĩ thuật và nghiệp vụPhòng Mạng – Máy tính
Hệ thống kho lưu trữ
- Tầng 3 gồm:
01 phòng đọc tổng hợp
01 phòng đọc sách tự chọn
01 phòng tra cứu CSDL và Internet
Và hệ thống kho lưu trữ sách – báo – tạp chí
- 01 Tổ bán sách
1.5 Hạ tầng công nghệ thông tin
Hiện tại TT TT-TV có:
- 2 máy tính Pentium(R) Dual- Core 2.60Ghz, 1GB, 160GB
- 2 máy tính Celeron(R), 128 RAM, 20GB
- 1 máy tính Pentiun(R) Dual- Core 2.60Ghz, 1 GB, 160GB
Trang 10- 1 máy tính FPT Pentiun(R) 4CPU 2.40 Ghz, 128MB, 40GB
- 2 máy tính ISA Ientel Celeren(R) CPU 2.13Ghz, 128MB, 40GB
TT TT-TV hiện đang sử phần mền CDS/ISIS trong quản lí và biên mục tài liệu.CDS/ISIS là phần mền tư liệu do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985
1.6 Vốn tài liệu và tài nguyên điện tử
Vốn tài liệu là cơ sở chính để TT TT-TV thực hiện chức năng và nhiệm vụ củamình Nên việc xây dựng và phát triển vốn tài liệu ngày càng phong phú, đáp ứngđược hết nhu cầu đọc của mọi đối tượng là việc làm cần thiết của mọi TT TT-TV
Từ khi thành lập đến nay TTTT-TV đã có hơn 7000 biểu ghi gồm:
- CSDL SMDC về sách khoảng 4660 biểu ghi
- CSDL BCHI về báo chí khoảng hơn 200 biểu ghi
- CSDL LUAN về luận văn khoảng 2500 biểu ghi
Người dùng tin tại TT – TV Trường ĐH Mỏ - Địa chất chủ yếu là sinh viên vàcán bộ trong trườn họ công tác ở các bộ phận, phòng ban với những chức năng nhiệm
vụ khác nhau
Qua quá trình tìm hiểu có thể chia đối tượng người dùng tin tại trung tâm thành
3 nhóm:
Trang 11- Nhóm 1 cán bộ lãnh đạo quản lý
- Nhóm 2 sinh viên trong Trường
- Nhóm 3 nhân viên thuộc các phòng ban trong Trường
1.7.1 Nhóm dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm người dùng tin này chủ yếu là giám đốc, các phó giám đoc, trưởng phòng,những người có vai trò quản lí, lãnh đạo luôn phải đưa ra các chính sách
Do đặc thù tính chất công việc nên nhu cầu tin của nhóm này đa dạng về nôidung và hình thức Họ yêu cầu thông tin khái quát trên mọi lĩnh vực, chất lượng thôngtin cao, đọ tin cậy tốt có chọn lọc, phù hợp với nhiệm vụ công tác
Không chỉ là nhóm sử dụng thông tin mà đây còn là nhóm sản sinh ra thông tin
vì vậy nhóm này rất được TT TT-TV quan tâm
1.7.2 Nhóm dùng tin là sinh viên
Đây là nhóm chiếm tỉ lệ cao nhất, họ vừa là người tiếp nhận thông tin đồng thời
là người phân tích xử lí thông tin và truyền tin Tài liệu mà nhóm này quan tâm chủyếu là sách giáo trình, sách tham khảo, luận văn – luận án, từ điển,…Để phục vụ chocông tác học tập, ngoài ra họ còn quan tâm tới các loại báo, tap chí để nhắm mục đíchgiải trí
1.7.3 Nhóm người dùng tin là nhân viên thuộc các phòng ban trong Trường
Tuy là nhóm có nhu cầu tin không lớn nhưng cũng không thể thiếu trong thànhphần bạn đọc của TT TT-TV Nhu cầu tin của nhóm này khá đơn giản chủ yếu làthông tin mang tính chất giải trí còn nhu cầu tin cho nghiên cứu là rất ít
1.8 Công tác bổ sung tài liệu
1.8.1 Xác định diện bổ sung
TT TT-TV Trường ĐH Mỏ - Đia chất là TT TT-TV chuyên ngành vì vậy phảitiến hành lựa chọn kĩ từng loại sách, báo , tạp chí, kiểm soát chặt chẽ về mặt nội dungcủa từng tài liệu Vì vậy xác định được diện bổ sung hợp lí là rất quan trọng
Trang 12+ Về ngôn ngữ của tài liệu: Hiện nay tài liệu được bổ sung chủ yếu là sáchquốc văn còn sách ngoại văn là tiếng Anh, Nga,…bổ sung rất ít.
+ Về loại hình tài liệu: Vì là TT TT-TV chuyên ngành nên TT TT-TV bổ sungchủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo ngoài ra TT TT-TV cũng bổ sung thêmbóa, tạp chí và các dạng tài liệu khác nhưng số lượng không đnags kể
+ Về thời gian: Đảm bảo tính lỗi thời của tài liệu nên TT TT-TV chủ yếu bổsung tài liệu mới với những thông tin mới để cập nhật kịp thời cho bạn đọc
Hàng năm nhà Trường đầu tư cho TT TT-TV khoảng 300 triệu để bổ sung tàiliệu
* Nguồn biếu tặng:
Đây là phương thức bổ sung không phải trả tiền, các tài liệu đua vào TT TT-TV
là các tài liệu do các cá nhân, tập thể, các nhà xuât bản tặng
Đặc biệt từ năm 2004 TT TT-TV là đơn vị hượng thụ lớn nhất nguồn tài trợ về tưliệu của quỹ Châu Á
Hàng năm nhận được khoảng 3 đến 4 lần sách tăng từ quỹ Châu Á, mỗi lần từ
150 đến 200 cuốn Ngoài ra trung tâm cũng thường xuyên nhận được nguồn tăng từcác cán bộ trong Trường, mỗi lần khoảng 20 cuốn
* Nguồn nội sinh:
Các tài liệu thường là các nghiên cứu, báo cáo, tài liệu nghiệp vụ do các đơn vị
cá nhân trong trương sản sinh ra, bên cạnh đó là các bài luận văn, luận án sau khi bảo
Trang 13vệ thành công sẽ nộp vào TT TT-TV Nguồn bổ sung này tuy số lượng ít nhưng rất cógiá trị trong thành phần vốn tài liệu của TT TT-TV đặc biệt có giá trị trong công táchọc tập và giảng dạy.
1.9 Thanh lý tài liệu
Thanh lý tài liệu thực chất là việc loại bỏ những tài liệu cũ, rách nát và những tàiliệu không còn giá trị sử dụng… Để tạo không gian kho, giá kệ, giảm chi phí bảoquản
TT TT-TV trương ĐH Mỏ - Địa chất việc thanh lý tài liệu không diễn ra thườngxuyên mà chỉ thanh lý khi co nhu cầu Tuy nhiên, các lần thanh lý đều có quy mô nhỏcác tài liệu thah lý chủ yếu là cũ, rách nát và khồng còn giá trị sử dụng
1.10 Các sản phẩm – Dịch vụ thông tin
Để đáp ứng nhu cầu và phục vụ bạn đọc tốt nhất TT TT-TV đã tạo ra các sảnphẩm thông tin như hệ thống mục lục, các cơ sở dữ liệu Đây chính là những công cụgiúp cho người dùng tin tra tìm tài liệu một cách dẽ dàng
+ Hệ thống mục lục ở đây bao gồm mục lục phiếu, mục lục chữ cái và mục lụcphân loại
+ Cơ sở dữ liệu ở đây có CSDL sách, CSDL báo, tạp chí và CSDL luận văn –luận án
Trong quá trình phát triển TT TT-TV đã cung cấp các dịch vụ thông tin để bạnđọc có thể truy cập và khai thác thông tin được thuận tiện
- Dịch vụ cung cấp tài liệu: TT TT-TV đã thực hiện dịch vụ qua các hình thức:+ Đọc tài liệu tại chỗ: Đây là hình thức không thể thiếu ở mọi cơ quan thông tin
TT TT-TV giúp bạn đọc tiếp cận nhanh chóng được với tài liệu mình muốn
+ Mượn tài liệu về nhà: Do đặc điểm của phòng đọc và thời gian của người dùngnên đây là hình thức được rất nhiều người lựa chọn
- Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc: Đây là hình thức được bạn đọc và TTTT-TV quan tâm
Trang 14- Dịch vụ trao đổi thông tin : Đây là dịch vụ thỏa mãn nhu cầu thông tin của bạnđọc.
- Dịch vụ hỏi đáp thông tin: Đây là dịch vụ mà cán bộ TT TT-TV là người trựctiếp trả lời câu hỏi của bạn đọc và hướng dẫn bạn đọc trong mọi tình huống
Trang 15CHƯƠNG II: NỘI DUNG THỰC TẬP
1 Công tác phục vụ bạn đọc
1.1.1 Công tác phục vụ bạn đọc tại phòng mượn
Do hạn chế về công nghệ và thiết bị nên Phòng mượn TT TT-TV hiện tại phục
vụ bạn đọc theo cách truyền thống:
Bước 1: Bạn đọc xuất trìnhthẻ thư viện để thủ thư lấy sổmượn theo số sổ đã được làm bắtđầu từ khi nhập trường
Bước 2: Thủ thư kiểm tra sổmượn nếu sinh viên nào mượn
>=8 cuốn thì sẽ phải trả để đượcmượn tiếp, nếu <8 cuốn sinh viên
sẽ được chấp nhận cho mượn tiếp và được phát phiếu mượn miễn phí Mỗi sinhviên được mượn tối đa 8 cuốn sách giáo trình và sách tham khảo mỗi kỳ học
Bước 3: Bạn đọc viết yêu cầu mượn vào phiếu yêu cầu và gửi thủ thư Sau khitiếp nhận phiếu yêu cầu thủ thư sẽ trả lời cuốn sách nào còn và cuốn nào hết, nếuhết bạn đọc phải viết lại phiếu yêu cầu với yêu cầu mới, nếu còn thủ thư sẽ vàokho lấy tài liệu, ghi vào sổ mượn và yêu cầu bạn đọc ký nhận
Bước 4: Sau khi học xong môn học bạn đọc sẽ đến trả sách: Khi trả bạn đọccũng thực hiện theo bước 1 Sau khi thủ thư lấy sổ mượn sẽ đối chiếu mã sách vàxác nhận đã trả
Tuy nhiên trong thời gian tới, việc mượn sách được trang bị công nghệ mãvạch sẽ giúp cho việc mượn sách và được hiệu quả hơn
1.1.2 Công tác phục vụ bạn đọc tại phòng đọc
Trang 16Phòng đọc của Trung tâm Thông tin - Thư viện mang tính chất tổng hợp Bạnđọc đến Trung tâm Thông tin - Thư viện phải xuất trình thẻ thư viện trước khi vàophòng đọc.
Đối với báo – tạp chí: phục vụ mang tính chất kho mở bạn đọc có thể tự lấy
báo, tạp chí để đọc nhưng bị hạn chế về số lượng Mỗi lần chỉ được lấy 2 loại báohoặc tạp chí, sau đó trả lại vị trí cũ rồi tiếp tục với loại báo – tạp chí khác Do mỗithùng báo – tạp chí chỉ để các số mới về trong 1 tuần hoặc 1 năm nên khi bạn đọcnào có nhu cầu đọc những số báo – tạp chí cũ phải viết phiếu yêu cầu mượn giốngnhư các bước tại phòng mượn chỉ khác là thủ thư sẽ ghi tên bạn đọc, số thẻ, số báo– tạp chí, tên tạp chí vào sổ bạn đọc của phòng đọc
Đối với Luận án – Luận văn: phục vụ mang tính chất kho kín, do vậy bạn
đọc có nhu cầu đọc luận án – luận văn phải tra cứu mã tài liệu và viết phiếu yêu cầunhư phòng mượn chỉ khác là thủ thư sẽ ghi tên bạn đọc, số thẻ, kí hiệu tài liệu, têntài liệu vào sổ bạn đọc của phòng đọc Hiện tại Trung tâm Thông tin - Thư viện chỉthu nhận Luận văn – Luận án của thạc sỹ trở nên Do đó, còn một khối lượng lớn
đồ án tốt nghiệp của sinh viên chưa được thu thập, nên trong thời gian tới hy vọngTrung tâm sẽ có chủ trương thu thập và phục vụ loại tài liệu này giúp ích cho sinhviên có thể tham khảo khi chuẩn bị ra trường Tuy nhiên Trung tâm đang tiến hànhphân loại khối luận văn, luân án này theo chuyên ngành học để tiến đến phục vụtheo hình thức kho mở tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận được với kho luận văn,
luận án trên, cùng với đóTrung tâm cũng đang triểnkhai CSDL online giúp bạnđọc có thể đọc tham khảo ở
không gian và thời gian
Đối với sách và tài liệu tham khảo khác: phục vụ
Trang 17hoàn toàn mang tính chất kho kín, do vậy bạn đọc cũng phải thực hiện viết phiếuyêu cầu giống như mượn luận án, luận văn.
Hàng ngày, TT TT - TV phục vụ một số lượng bạn đọc khá lớn khoảng 200lượt đọc nên phòng đọc thường bị quá tải Đối tượng phục vụ chủ yếu là sinh viên,cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lí và nhân viên trong Trường
TT TT-TV phục vụ bạn đọc các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 và ngày thứ 7 của 2tuần đầu tháng
Riêng chiều thứ 6 các phòng đọc tại TT TT-TV nghỉ phục vụ để vệ sinh khosách
2 Công tác xử lí tài liệu
Đây là quá trình phân tích, lựa chọn và trình bày những yếu tố đặc trưng vềnội dung và hình thức của tài liệu nhằm đưa vào hệ thống lưu trữ các thông tin cầnthiết:
2.1 Xử lí kĩ thuật
* Đóng dấu
Tất cả các tài liệu về TT TT-TV đều phải đóng dấu của TT TT-TV Đây là cơ
sở để nhận biết đó là tài liệu của TT TT-TV Dấu của TT TT-TV được đóng vào 2trang đó là trang tên sách và trang 17 Đối với báo, tạp chí thì dấu được đóng ở 2 vịtrí: ở bìa và trang thứ nhất của tạp chí
* Ghi kí hiệu
Ghi số đăng kí cá biệt ở trang tên sách và trang 17, số này được ghi theo thứ
tự từ bé đến lớn và số này nằm phía dưới của con dấu
* Dán nhãn
Nhãn được dán dùng chữ số Ả Rập và được dán ở gáy sách cách mép dưới củasách 5-6cm
Nhãn của TT TT-TV được ghi theo kí hiệu của kho:
+ Phòng đọc sách có kí hiệu: VĐ: Sách tham khảo tiếng Việt
Trang 18KĐ: Sách tham khảo tiếng nước khác + Với luận văn, luận án sẽ có kí hiệu: LA: Ví dụ LA 460
+ Với từ điển có kí hiệu: TĐ: Ví dụ TĐ 500
+ Phòng mượn tài liệu có kí hiệu VM: Sách tham khảo Tiếng Việt
Q: Sách giáo trình và bài giảng + Tạp chí Việt có kí hiệu TCV: Tạp chí tiếng Việt
TCB: Tạp chí biếuTCA: Tạp chí tiếng Anh và tiếng nước khácTCN: Tạp chí tiếng Nga
2.2 Xử lí hình thức
Đây chính là việc mô tả tài liệu là khâu công tác kĩ thuật quan trọng trongcông tác TT TT-TV Nó xác định những đặc tính cơ bản của tài liệu về phươngdiện nội dung, hình thức đẻ có thể phân biệt tài liệu này với tài liệu khác
TT TT – TV Trường ĐH MĐC áp dụng quy tắc mô tả ấn phẩm theo tiêuchuẩn quốc tế ISBD để mô tả tài liệu Quy tắc này chia làm 7 vùng mô tả:
+ Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm
+ Vùng chỉ số sách theo tiêu chuẩn quốc tế ( ISBD )
Khi mô tả các vùng được ngăn cách bằng các dấu (;), (:), (//),… Các hộp phiếu
mô tả có kích thước là 12,5 x 7,5cm được chia thành 2 dòng và 3 cột,…
+ Trong khi mô tả nếu tài liệu có từ 1 đến 3 tác giả thì sẽ lấy tên tác giảđầu tiên làm tiêu đề mô tả và được viết hoa, ghi ở đầu dòng kể từ vạch dọc thứnhất Bên cạnh đó còn làm thêm phiếu bổ sung thêm cho 2 tác giả còn lại
Trang 19+ Đối với tài liệu không có tác giả thì lấy tên sách làm tiêu đề mô tả viếtbằng chữ thường ở dòng đầu tiên và bắt đầu từ vạch dọc thứ 2.
+ Đối với tác giả là người Châu Âu, Mỹ thì khi mô tả sẽ đảo họ lên trướctên và ngăn cách bằng dấu “ ,”
2.3 Xử lí nội dung
Xử lí nội dung bao gồm nhiều công đoạn khác nhau như phân loại, định chủ
đề, định từ khóa, tóm tắt,… Tuy nhiên TT TT-TV chủ yếu tập chung vào việcphân loại, định từ khóa
Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lí thông tin, xử lí tài liệu,nhằmmục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các
2.3.1 Phân loại tài liệu
Nhằm phục vụ bạn đọc và cán bộ TT TT-TV Hiện nay TT TT-TV đang xử lítheo bảng phân loại DDC 14 do Mỹ biên soạn
Trang 202.3.2 Định từ khóa tài liệu
Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chínhcủa tài liệu bằng 1 hay nhiều từ khóa nhằm mục đích lưu giữ và tìm tin tự độnghóa
Định từ khóa được tiến hành theo quy trình nhất định nó bao gồm các bước:
- Phân tích nội dung tài liệu là nghiên cứu các yếu tố chứa đựng thông tin vềnội dung của tài liệu đẻ xác định rõ đối tượng nghiên cứu của tài liệu và tính chất
- Xác định khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu Việc xác định từ khóaxác định ở những khía cạnh đối tượng nghiên cứu của tài liệu, phương diện nghiêncứu, các khía cạnh xem xét cụ thể của đố tượng, thời gian địa điểm
Ví dụ: Cuốn sách “Đại tướng Võ Nguyên Giáp với chiến dịch Điện Biên Phủ”
có đối tượng nghiên cứu là Võ Nguyên Giáp, phương diện địa lí là Việt Nam
- Mô tả khái niệm đặc trưng bằng ngôn ngữ từ khóa Từ khóa cần có nhữngyêu cầu:
+ Về nội dung: Từ khóa phải được thể hiện bằng những thuật ngữ đảm bảotính khoa học, thông dụng, xúc tích, ngắn gọn, đơn nghĩa Ngoài ra từ khóa cònphải chính xác hiện đại khách quan
2.3.3 Tóm tắt tài liệu
Trang 21Xây dựng kết cấu logic, kết cấu thông tin từ bài tóm tắt đây là cách chọn vàtrình bày thông tin được chọn từ tài liệu gốc, ta có thể chọn các cách sau:
+ Trích đoạn thông tin
+ Chỉnh đoạn thông tin
+ Diễn giải thông tin
Hoàn chỉnh bài tóm tắt: Xem lại, biên định bài tóm tắt về nội dung và hìnhthức Có 3 dạng bài tóm tắt:
+ Biên soạn bài tóm tắt chỉ dẫn
+ Biên soạn bài tóm tắt thông tin
+ Biên soạn bài tóm tắt hỗn hợp
2.4 Xử lí tiền máy
Đây là quá trình xử lí tài liệu về cả nội dung và hình thức Nó bao gồm việc
mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt và kết quả cuối cùng được thể hiện qua các
dữ liệu để vào bảng khai tiền máy theo quy tắc nhất định, tương ứng với biểu mẫunhập tin trong CSDL
Xử lí tiền máy là khâu công tác kỹ thuật quan trọng trong quá trình xử lí tàiliệu, là tiền đề tạo dựng sự thông nhất trong việc tin học hóa các hoạt động thôngtin thư viện Thông qua xử lí tiền máy cán bộ TT-TV có thể tạo lập các CSDL, tiếnhành in sản phẩm thư mục, lưu trữ, kiểm soát vốn tài liệu có trong thư viện, đồngthời phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu bằng máy tính
Hiện nay TT TT-TV đang sử dụng đồng thời 02 phần mềm Phần mềmCDS/ISIS trong quản lí và biên mục tài liệu Đây là phần mềm tư liệu miễn phí doUNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985 Đây là phần mềm tư liệu đầu tiênđược sử dụng phổ biến tại Việt Nam để quản lý thư viện truyền thống Vì vậy phầnmềm này khá thông dụng nhưng cũng bộc lộ nhiều hạn chế như: Không mang tínhtích hợp, hạn chế về giao diện, không có khả năng kiểm tra trùng lặp dữ liệu, khôngtạo lập được CSDL toàn văn, không tra cứu trực tuyến được,…v.v
Trang 22Chính vì vậy TT TT – TV đã và đang cố gắng phát triển phần mềm dùng nội
bộ thứ 2 mang tính chất trực tuyến nhiều hơn Dựa vào các trường trong Marc 21
mà Trung tâm đang xây dựng và cập nhật dữ liệu vào phần mềm mới này, dự kiến
sẽ sơm hoàn thành và đưa vào sử dụng trong năm nay Hiện tại Trung tâm cũng đãtrang bị riêng 01 phòng máy tính, phục vụ bạn đọc tra cứu, tìm tin và truy cậpInternet tại phòng đọc Tuy nhiên vẫn chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu của đôngđảo bạn đọc đôi khi bạn đọc vẫn sử dụng phương thức tìm tin truyền thống
3 Công tác tổ chức kho
Vốn tài liệu của TT TT-TV được xếp chủ yếu theo kí hiệu xếp giá, số đăng ký
cá biệt Riêng kho giáo trình, bài giảng được xếp theo chuyên ngành học củatrường như một thư viện chuyên ngành, giúp cho việc mượn của bạn đọc đượcthuận tiện và nâng cao năng suất lao động khi bước vào đầu năm học mới
Cách tổ chức kho sách theo chuyên ngành đào tạo tại trường giúp cho việc lấysách được dễ dàng hơn Với các thủ thư lâu năm việc tổ chức kho sách như trêngiúp cho họ nhớ từng khu vực, vị trí những loại sách nào thuộc chuyên ngành đàotạo nào Một phần do lượng sinh viên các khóa và các lớp quá đông, khi bắt đầumột năm học mới Trung tâm phải tiến hành thông báo đăng kí mượn theo lớp Do
đó, khi cho mượn một lớp các thủ thư có thể dễ dàng lấy sách theo khu vực, hạnchế thời gian di chuyển
4 Công tác bảo quản vốn tài liệu
Công tác bảo quản vốn tài liệu được TT TT-TV rất quan tâm xong do nhiềutác động khác nhau mà công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn
* Nguyên nhân:
- Tác động của môi Trường: Với đặc trưng của một nước nhiệt đới ẩm giómùa với 2 mùa khô và ẩm đã ảnh hưởng lớ tới nhiều mặt đời sống xã hội đăc biệt làvấn đè bảo quản vốn tài liệu trong TT TT-TV
+ Khi độ ẩm cao sẽ gây ra phản ứng hóa học do mực in
Trang 23+ Khi độ ẩm cao làm cho tài liệu giấy sẽ bị ẩm, dễ mục nát, nấm mốc pháttriển.
+ Khi ánh sáng quá nhiều thì nhiệt độ tăng dẫn đến tài liệu bị khô giòn vàngược lại
- Do vi sinh vật: Đó là các vi sinh vật, côn trùng, nấm mốc, gián,…Chúngthường ăn hồ ở gáy sách, ăn giấy rồi thải ra các chất gây ố tài liệu
- Do con người: Đó là trong lúc đọc tài liệu bạn đọc không có ý thức giữ gìnnhư xé trang sách, gạch xóa vào tài liệu hay như trong lúc di chuyển kho sách dẫnđến tài liệu bị rách nát, thất lạc
* Thực trạng bảo quản vốn tài liệu tại TT TT-TV
Công tác bảo quản tài liệu là công việc luôn được TT TT-TV quan tâm Chính
vì vậy để khắc phục kho khăn trong công tác bảo quản TT TT-TV đã có những biệnpháp cụ thể
+ Các kho sách được trang bị rèm che để tránh ảnh hưởng của ánh nắng mặttrời, lắp đặt hệ thông quạt để thông không khí để giảm độ ẩm Trong kho luôn cócác dụng cụ để vệ sinh tài liệu, có hệ thống đèn chiếu sáng để có ánh sáng phù hợp+ Ngoài ra mỗi tuần TT TT-TV còn tổ chức vệ sinh kho sách một lần vào buồichiều ngày thứ 6
Trang 24
CHƯƠNG III: KẾT QUẢ THU ĐƯỢC CHO BẢN THÂN
Sau một thời gian thực tập tại TT TT-TV cùng với việc áp dụng những kiếnthức lý luận được trang bị vào quá trình làm việc thực tiễn, học hỏi kinh nghiệm từcác anh chị trong TT TT-TV em đã thu được nhiều kết quả bổ ích
Từ một sinh viên còn ít kinh nghiệm em đã được trực tiếp làm công việc của 1cán bộ TT TT-TV đó là từ việc phân loại, đánh kí kiệu, dán nhãn vào sổ đăng kí cábiệt, nhập máy, chuyến đến các kho, in phích … Nói chung là từ lúc bổ sung tàiliệu về thư viện cho đến lúc phục vụ tài liệu đó đến tay độc giả Đặc biệt trong côngtác phân loại tưởng như còn nhiều bỡ ngỡ nhưng qua thời gian thực tập em đã làmtốt hơn, dễ dàng hơn
Quá trình thực tập giúp em vỡ ra được nhiều kiến thức mà đôi khi học trênlớp, trên trường, đọc sách báo em cũng không thể tưởng tượng ra được Được trảinghiệm thực tế là một quá trình học tập thú vị, vì trong thực tế chúng ta không chỉlắng nghe, không chỉ làm việc, …mà chúng ta được tiếp xúc, giao lưu, trò truyệntâm sự với những người thủ thư thực sự, những người đàn anh đàn chị trong nghề,chúng ta hiểu được giá trị của nghề thư viện Quá trình thực tập cũng giúp chúng
em xác định đúng con đường mà chúng em đang đi, con đường đó còn nhiều chônggai nhưng chúng em sẽ vượt qua và dần hoàn thiện mình thành một thủ thư vữngvàng về kiến thức cũng như ý chí