Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hoà Khánh.

Chính vì vậy, việc kiểm soát chutrình bán hàng – thu tiền một cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tronghoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế được các sai phạm, cung

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các hình

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO) PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc xác định các gianlận và tối thiểu hóa rủi ro trong hoạt động quản lý kinh doanh của mình Thông thườngmột doanh nghiệp càng lớn mạnh thì người quản lý càng phải đối mặt với nhiều khókhăn hơn trong vấn đề quản lý nội bộ nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm quan sát thực tếcủa bản thân Vậy, làm thế nào để có thể kiểm soát được các rủi ro và gian lận? Làmthế nào để các doanh nghiệp Việt Nam thực hiện được mục tiêu lợi nhuận, từ đó tạocho mình một vị thế vững chắc trong nền cạnh tranh khốc liệt hiện nay? Thiết nghĩ, đểlàm được những điều đó, các nhà quản lý phải chú trọng hơn nữa đến việc xây dựngcho doanh nghiệp mình một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu, vì đó là nền tảng choviệc ngăn chặn rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản

lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp

Chu trình bán hàng – thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng trong quá trìnhsản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, nó đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trìnhhoạt động của doanh nghiệp đó Chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệpthương mại hay dịch vụ đều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi hànghóa, dịch vụ hoàn thành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sản chứa đựng giá trị

và có thể bán được theo nhiều hình thức khác nhau Chính vì vậy, việc kiểm soát chutrình bán hàng – thu tiền một cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tronghoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế được các sai phạm, cung cấp thôngtin kịp thời, chính xác, trung thực nhằm đạt được các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra

Là doanh nghiệp tư nhân với mạng lưới phân phối xăng, dầu, nhớt rộng khắpmiền Trung Việt Nam, công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh đã có 11cửa hàng xăng dầu nằm rải rác trên quốc lộ 1A thuộc địa bàn thành phố Đà Nẵng vàmạng lưới khách hàng tiêu thụ xăng dầu từ khu vực Quảng Bình đến Bình Định Với

thị phần rộng lớn và ngày càng chiếm ưu thế trên thị trường, việc kinh doanh của công

ty đang ngày càng phát triển Bán hàng và thu tiền là giai đoạn quan trọng nhất, quyếtđịnh đến sự tồn tại của công ty Tuy nhiên, công tác kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng và thu tiền hiện đang tồn tại nhiều bất cập Việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước,vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý là mộtyêu cầu mang tính cấp thiết

Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả đã nghiên cứu và chọn đề tài luận

văn thạc sĩ của mình với tiêu đề "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thương mại & dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh".

2 Mục tiêu nghiên cứu

Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng – thu tiền và đặc điểm của các doanh nghiệp thương mại,dịch vụ đối với công tác kiểm soát nội bộ bán hàng – thu tiền

Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng –thu tiền tại Công ty thương mại & dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh trong điều kiện kinhdoanh hiện tại của công ty, qua đó tăng cường hoàn thiện hơn công tác kiểm soát nội

bộ về chu trình bán hàng – thu tiền cho công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát về mặt kế toán: Kiểm soát chu trình bán hàng

và thu tiền tại công ty, bao gồm việc tiêu thụ xăng, dầu, nhớt bán buôn và bán lẻ

Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng và thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh; trong đó tậptrung chủ yếu vào hoạt động bán buôn và một phần của hoạt động bán lẻ tại công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vậtbiện chứng và sử dụng các phương pháp: phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích,

đối chiếu, chứng minh, so sánh giữa lý luận và thực tiễn công tác kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng và thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh.

5 Những đóng góp của luận văn

Luận văn đã góp phần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về kiểm soátnội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, đặc biệt là kiểm soát nội bộ đốichu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu, nhớt

Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, chỉ ra những tồntại, hạn chế đối với kiểm soát nội bộ về bán hàng và thu tiền tại công ty, từ đó đề ra cácbiện pháp tương đối đồng bộ để hoàn thiện chu trình này tại công ty Thực hiện cácbiện pháp này sẽ giúp cho công ty tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểmsoát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB)

Sau hàng loạt những vụ bê bối lớn xảy ra trên thế giới trong ngành viễn thông,kéo theo sự sụp đổ của một công ty kiểm toán quốc tế tầm cỡ, cùng với những yếu tốbất ổn trong môi trường kinh doanh đã có tác động đến hoạt động của doanh nghiệp,nhận thức được điều đó các nhà quản lý ngày nay đã quan tâm ngày càng nhiều hơnđến những vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ trong quátrình thiết kế và thực thi chiến lược cho doanh nghiệp

Xét trên góc độ quản lý, đã đến lúc cần đặt câu hỏi lớn đối với vấn đề đạo đức nghềnghiệp trong doanh nghiệp, tổ chức và khả năng vận hành của những thiết kế hệ thốnghiện có liên quan đến thể chế doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro cùngvới tác dụng của những thiết chế giám sát từ bên ngoài Những bài học đắt giá nàykhông chỉ đơn giản là vấn đề của cải vật chất mà quan trọng hơn cả đó là vấn đề củaniềm tin

Ở Việt Nam theo đánh giá của các chuyên gia, trừ các doanh nghiệp liên doanh vớinước ngoài và các doanh nghiệp đã và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, phầnlớn các doanh nghiệp Việt Nam chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xâydựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Công tác kiểm tra,kiểm soát còn chồng chéo và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi và đổ trách nhiệmchứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặnphòng ngừa là chính Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lýcủa nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình,

còn các công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiểu sự kiểm tra đầy

đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chếthông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Mặt khác, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người

sử dụng lao động và người lao động luôn luôn tồn tại song hành Nếu không có hệthống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng củamình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sửdụng lao động? Làm sao để quản lý các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủynhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựatrên sự tin tưởng cảm tính?

Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần thiết yếucủa công tác quản lý doanh nghiệp, nó chính là một cơ chế giám sát Hệ thống sẽ giúpBan giám đốc đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và ngăn chặn các hoạtđộng bất hợp lệ

Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là tài liệu hướng dẫn mà nhân sự ở mọi cấp tổchức cũng phải tham gia thực hiện Đó là quá trình được thiết kế chặt chẽ, một phươngtiện để đạt được mục đích, nhưng tự nó không dừng lại ở đó mà phải đưa ra sự đảmbảo hợp lý về việc cần phải đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích sau cho đơn vị:

 Giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi rolàm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…)

 Đảm bảo tính chính xác các số liệu kế toán và báo cáo tài chính doanh nghiệp

 Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp

 Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế và quy trình hoạt động của tổchức cũng như quy định của doanh nghiệp

 Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt đượcmục tiêu đề ra

Như vậy khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộcũng trở nên to lớn Người chủ đơn vị sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát

và kiểm tra các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.Đối với những đơn vị mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệthống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông.Xét về điều này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệthống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty cónhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty córủi ro thấp hơn

1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm tra, kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do

đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểmsoát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành

và phát triển, dần dần trở thành hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức,không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đếnvấn đề quản trị doanh nghiệp

Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáotài chính (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quảntrị và các nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sựđảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực vàđáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập báo cáotài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấphành luật pháp và các qui định Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọithành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ, qua

đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp

- Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp doanhnghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,

mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thốngbao gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấpmột sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị,

+ Đảm bảo sự tin cậy và trung thực của thông tin,

+ Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Đảm bảo hiệu quả các hoạt động và hiệu năng quản lý

Có thể đúc kết lại: Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, thủ tục, biện phápkiểm soát đặc thù do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nên nhằm kiểm tra, theo dõi mọihoạt động của đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, đảm bảo việc thực hiện các mụctiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo việc thựchiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý, phát hiệnkịp thời các rắc rối trong kinh doanh…một cách hiệu quả nhất Như vậy kiểm soát nội

bộ phải đạt được mục tiêu sau:

Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản vô hình, tài sản hữu hình, chúng có thể bị đánhcắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệbởi một hệ thống kiểm soát thích hợp Ngoài những tài sản hiện hữu, trong đơn vị còn

có những tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng khác…cũngcần được bảo vệ và bảo mật, nếu không sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của đơn vị Vì vậy việc bảo vệ tài sản luôn là yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý

Mục tiêu bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quantrọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý

Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo quy định của pháp luật Đây làvấn đề thuộc trách nhiệm của người quản lý Nếu thông tin tài chính không trung thực,người quản lý có thể chịu trách nhiệm trước pháp luật hoặc các bên về các tổn thất gây

ra cho họ

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Kiểm soát nội bộ được thực hiện trong doanh nghiệp do nhà quản lý xây dựngdựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tại đơn vị mình Tuy nhiên,kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quyết định và chế độ pháp lýliên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Cụ thể, công tác kiểmsoát cần:

- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trongmọi hoạt động của doanh nghiệp

- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tàichính trung thực và khách quan

- Duy trì và kiểm tra sự tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt độngcủa doanh nghiệp Sự tuân thủ gắn liền với trách nhiệm của người quản lý Nhữnghành vi sai phạm dù bất cứ ai gây ra thì trách nhiệm vẫn liên đới đến nhà quản lýđơn vị

Mục tiêu bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự trùnglặp không cần thiết trong tác nghiệp gây ra lãng phí trong hoạt động và sử dụng kémhiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Ngoài ra tính hiệu quả còn được thể hiện qua việc sử dụng các nguồn lực củađơn vị, kể cả nguồn nhân lực một cách tối ưu Nếu phương tiện sử dụng lãng phí , năngsuất làm việc thấp hoặc các công việc không được cân nhắc cẩn thận về chi phí – lợiích cuối cùng, đơn vị sẽ bị ảnh hưởng Do đó để đảm bảo hiệu lực và hiệu năng của cáchoạt động, cần có các tiêu chuẩn, định mức hoạt động

Như vậy, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạtđộng và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị Tuy nằmtrong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhaunhư tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấpthông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ của nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểmsoát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu đó.

1.1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý

Để quản lý hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý phải có những công cụ vàđưa ra được các trình tự, các bước kiểm soát trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.Toàn bộ các chính sách, nội quy và quy chế cùng thủ tục kiểm soát được thiết lập đểđiều hành các hoạt động của doanh nghiệp chính là kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ:

- Tạo điều kiện cho đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quảnhờ các thủ tục kiểm soát nhằm tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình hoạtđộng sản xuất kinh doanh

- Kiểm soát nội bộ có đảm bảo giám sát mức độ hiệu quả, hiệu năng của các quyếtđịnh trong quá trình thực thi, bảo đảm đúng qui trình, đúng thể thức đã được qui định

- Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh trong kinh doanh để hoạch định vàthực hiện các biện pháp đối phó

- Ngăn chặn và phát hiện các gian lận xảy ra trong quá trình kinh doanh nhờ cácthủ tục kiểm soát hữu hiệu

- Đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, đúng thể thức về các nghiệp vụ xảy ra

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, hạn chế thông tin bị lạm dụng và sử dụng saimục đích, vì cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt thì bí mật thông tin là một trongnhững điều kiện dẫn đến sự thành công của đơn vị

1.1.4 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Bao gồm các yếu tố: Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán và Các thủ tụckiểm soát

Hình 1.1: Sơ đồ cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tácđộng đến việc xây dựng, thiết kế hoạt động và tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soátnội bộ

Hệ thống KSNB

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán

Thủ tục kiểm soát

Đặc thù quản lý

Cơ cấu tổ chức

Chính sách nhân sự

Công tác kế hoạch

Ủy ban kiểm soát

Môi trường bên ngoài

Chứng từ kế toán

Sổ sách kế toán

Báo cáo tài chính

+ Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các tài liệu…; + Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; + Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;

Sử dụng CNTT

Sự kiểm soát hữu hiệu của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản

lý đối với vấn đề kiểm soát Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểmsoát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý doanhnghiệp đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng vàkhông thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị

đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy địnhcũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phíacác nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không vận hành mộtcách có hiêu quả bởi các thành viên của đơn vị

Như vậy: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối

ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức Một môi trường kiểm soát tốt sẽ

là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Sauđây là các nhân tố để tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát của một tổ chức:

+ Đặc thù quản lý:

Các nhà quản lý có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, vì thế quan điểmđường lối quản trị cũng như tư cách của họ là vấn đề trung tâm của môi trường kiểmsoát Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh thì sẽcoi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính (BCTC) làm cho môi trường kiểm soátlành mạnh Đối với phong cách quản lý này, nhà quản lý trong quá trình kinh doanh sẽrất thận trọng để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đáng tin cậy Vìvậy, các thủ tục được xây dựng hiệu quả Ngược lại, có những nhà quản lý luôn mongmuốn đạt được lợi nhuận bằng mọi giá thì số liệu trên BCTC sẽ không đáng tin cậy, sựgian lận trong quá trình kinh doanh và cung cấp số liệu là không tránh khỏi

Cơ cấu về quyền lực trong đơn vị cũng là vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý.Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụthuộc vào quan điểm và phong cách điều hành của người này Còn nếu quyền lực đượcphân tán cho nhiều người thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sát việc sử dụng

quyền lực đã được phân quyền nhằm đề phòng trường hợp sử dụng không hết quyềnhạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn.

+ Cơ cấu tổ chức của đơn vị:

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môitrường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trênxuống dưới trong việc ban hành các quyết định triển khai các quyết định đó cũng nhưviệc kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộhoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏtrống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lập tươngđối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong thực hiện cácbước công việc

Một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị,không sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quảntài sản

- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

+ Chính sách nhân sự:

Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn làmột nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thựchiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp Nếu nhân viên có nănglực, đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảmbảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp cóthiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũnhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực thì hệ thống nội bộ khôngphát huy được hiệu quả Do đó, cần có những chính sách cụ thể rõ ràng về tuyển dụng,

đào tạo, sắp xếp, đề bạt và khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo bố trí cán bộ

và đề bạt nhân sự phải phù hợp, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

+ Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạchhay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính,… Nếu việclập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kếhoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tếcác nhà quản lý thường quan tâm xem xét mức độ thực hiện kế hoạch, theo dõi nhữngnhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử

lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời

+ Sử dụng công nghệ thông tin:

Về nguyên tắc việc tin học hóa công tác hạch toán kế toán là tốt hơn vì hạn chếsai sót lặt vặt, sử dụng máy tính cung cấp thông tin phong phú, đa dạng hơn Ngày nay,với việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp đã tạo cho doanh nghiệp một hệthống thông tin tiên tiến, nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên nó cũng tiềm ẩn nhiểu rủi

ro, vì nó không để lại dấu vết nên nếu có gian lận xảy ra thì khó kiểm tra

+ Uỷ ban kiểm soát:

Gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên hộiđồng quản trị Các công ty cổ phần có qui môi lớn, uỷ ban này gồm từ 3-5 người, uỷviên thường không phải là nhân viên công ty nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản

lý và am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

* Các nhân tố bên ngoài

Các nhân tố này bao gồm: Đường lối phát triển kinh tế của Nhà nước, các chínhsách, chỉ thị, quyết định của Chính phủ, của các cơ quan chức năng, các luật và bộ luậtkinh tế, chính sách tín dụng của các chủ nợ…

1.1.4.2 Hệ thống kế toán

Một hệ thống kế toán hữu hiệu thường phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát:

+ Tính có thật: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụkhông có thực vào sổ sách của đơn vị.

+ Sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.+ Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtại đơn vị

+ Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc đo lường các đối tượng

kế toán

+ Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

+ Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịpthời theo qui định

+ Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụphải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tàichính của doanh nghiệp

Một hệ thống kế toán bao gồm các bộ phận:

a Hệ thống chứng từ

Một số nguyên tắc cần áp dụng đối với việc lập và luân chuyển chứng từ nhằmphục vụ cho mục tiêu kiểm soát:

* Đối với việc lập chứng từ

+ Các chứng từ phải được đầy đủ các yếu tố, đúng, hợp lý, hợp lệ Đối với cácchứng từ có biểu mẫu cố định theo quy định của Bộ tài chính thì phải sử dụng đúngbiểu mẫu, các chứng từ không có biểu mẫu cố định thì phải lập đơn giản, rõ ràng, dễhiểu và giảm thiểu việc lập nhiều mẫu chứng từ cho một nội dung kinh tế

+ Các chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tiếp để dễ kiểm soát, đối chiếu, đảmbảo chế độ nhân liên của chứng từ

…

* Đối với trình tự luân chuyển chứng từ phải bao gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ

+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giámđốc doanh nghiệp ký duyệt

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán

+ Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

b Hệ thống sổ sách kế toán

Ở mỗi doanh nghiệp khác nhau thì lại sử dụng sổ sách để ghi chép, xử lý số liệu,tính toán, tổng hợp là khác nhau tuỳ vào hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp ápdụng Sổ chi tiết ở mức độ nào là phụ thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp và nhu cầuthông tin quản lý Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp thì hệ thống kế toán có vai trò quantrọng, giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài sản và đưa ra những quyết định kịpthời, đồng thời phục vụ cho việc kiểm tra ngược lại với chứng từ, đối chiếu giữa sổsách với số liệu thực tế, nếu có chênh lệch thì đưa ra những biện pháp giải quyết

c Hệ thống báo cáo nội bộ và báo cáo tài chính

Những dữ kiện kế toán đã được xử lý để đưa về dạng những thông tin kế toán, đóchính là các báo cáo nội bộ và báo cáo tài chính Đặc biệt là thông tin thể hiện trên báocáo tài chính, nó phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động củadoanh nghiệp, đồng thời phải được trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán và cácqui định có liên quan

1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát

* Nội dung của các thủ tục kiểm soát: Thông thường các thủ tục kiểm soát baogồm những nội dung chủ yếu sau:

+ Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan;

+ Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

+ Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

+ Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;

+ Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;

+ Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

+ So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

+ Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;

+ Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Theo CMKT 400 thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn

vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

* Nguyên tắc xây dựng các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảmbảo việc cung cấp thông tin là chính xác và tin cậy, nó được các nhà quản lý xây dựngdựa trên các ba nguyên tắc cơ bản:

+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:

Quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cụ thể cho nhiều người trong một

bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức Mục đích là làm cho không cómột cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đếnkhâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong mọi hoạt động có nhiều người cùng làmmột công việc thì sai sót dễ phát hiện hơn và gian lận khó xảy ra hơn Việc phân công,phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, tạo cơ chế kiểm tra, thúcđẩy lẫn nhau

+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp, tổ chức, phân chia công việc tránh việc chomột người nắm giữ nhiều chức vụ sẽ dẫn đến việc lạm dụng quyền hạn để có hành vigian lận nhằm trục lợi cho bản thân Nếu giao cho nhiều người giữ nhiều chức vụ, thựchiện nhiều nghiệp vụ khác nhau thì nếu có gian lận, sai sót xảy ra việc phát hiện ra làkhó khăn Theo nguyên tắc này đòi hỏi tách biệt trách nhiệm đối với một số công việc:

- Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách: lý do của việckhông cho phép một người quản lý tài sản vừa là người hạch toán và theo dõi tài sản vìnếu hai chức năng này do một người đảm nhiệm thì sẽ xảy ra rủi ro họ có thể bán tài

sản để thu lợi cho cá nhân rồi sau đó tiến hành hợp lý hoá chứng từ, sổ sách để chedấu, trốn tránh trách nhiệm.

- Tách biệt chức năng thực hiện nghiệp vụ và chức năng ghi chép kế toán: phảitách biệt hai chức năng này, bởi vì nếu người thực hiện nghiệp vụ đồng thời là ngườighi sổ thì gian lận về số liệu thực hiện nghiệp vụ rất dễ dàng, không có người kiểmsoát tính đúng đắn của số liệu do người này ghi, ví dụ nhân viên kế toán không thểđồng thời là nhân viên bán hàng vì họ có thể làm sai số liệu doanh thu

- Tách biệt chức năng ghi sổ kế toán và chức năng phê duyệt, kiểm soát: Nếu từng

bộ phận hoặc khu vực trong một tổ chức có trách nhiệm với quá trình soạn thảo sổ sách

và báo cáo của mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả hoặc điều chỉnh số liệu

để đạt được mục đích của nhà quản lý

- Tách biệt chức năng phê duyệt, kiểm soát với chức năng bảo vệ tài sản liên quannếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền phê chuẩn các nghiệp

vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản liên quan Ví dụ cùng một ngườikhông đồng thời phê chuẩn một khoản thanh toán hoá đơn của bên bán với ký phiếuchi thanh toán cho hoá đơn đó

- Tách biệt hẳn chức năng phê duyệt kiểm soát với chức năng thực hiện nghiệp vụthật là nguy hiểm nếu một người vừa có chức năng điều hành vừa đảm nhiệm chứcnăng thực hiện nghiệp vụ, vì như vậy gian lận là rất lớn, vì không ai kiểm tra tính trungthực của công việc được thực hiện Ví dụ trưởng phòng kinh doanh không thể là người

đi mua vật tư

+ Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định vàgiải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếptục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm vàquyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: Phê chuẩn chung

và phê chuẩn cụ thể

Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ Ví dụ xây dựng vàphê chuẩn bảng giá sản bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng…

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng

Ngoài những nguyên tắc trên, những quy định về chứng từ sổ sách phải đầy đủ,thực hiện quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách một cách thường xuyên,chặt chẽ, tăng cường kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị như:

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách: Biện pháp quan trọng để bảo vệ tàisản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chấtnhư xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sử dụng két sắt, khoá,…và hạn chế

sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản

lý như kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, qui chế bảo trì sửa chữa tài sản,…

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục củanhững kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra nhằm xem xét các loại thủ tụckiểm soát nêu trên như việc thông đồng giữa nhân viên kế toán với người giữ tráchnhiệm vật chất

- Định dạng trước: Đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụngrộng rãi chương trình tin học vào công tác quản lý

- Sử dụng chỉ tiêu: Tức là lượng hoá tất cả các chỉ tiêu mà công ty đặt ra cho các

cá nhân, bộ phận thành các chỉ tiêu, sau đó kiểm soat theo các chỉ tiêu này

Như vậy, kiểm soát nội bộ hiệu quả thực sự chỉ khi

Thứ nhất là chú trọng đến một môi trường văn hoá tại đơn vị: Sự chính trực, giátrị đạo đức và sự phân công trách nhiệm rõ ràng Qui trình hoạt động và kiểm soát nội

bộ phải cụ thể bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong đơn vị

Thứ hai là các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viênkhác nhau.

Thứ ba, các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp

Thứ tư, mọi nhân viên trong đơn vị đều phải tuân thủ các qui trình làm việc tạiđơn vị

Thứ năm, trách nhiệm kiểm tra và giám sát phải được phân công rõ ràng, định kỳtiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập

Thứ sáu, mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản

Cuối cùng là định kỳ phải kiểm tra đánh giá và nâng cao hiệu quả của các biệnpháp kiểm soát nội bộ

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

1.2.1 Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.1.1 Bản chất của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình kinh doanh nói chung là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đếnmột nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh

Chu trình bán hàng – thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu củahàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa chủ hàng và khách hàng của họ,bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sởhữu hàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán Với ý nghĩa như vậy, quátrình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồngmua hàng…) và kết thúc bằng việc thu tiền Hàng hóa và tiền tệ được xác định theobản chất kinh tế của chúng: Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị

và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịchthanh toán được giải quyết tức thời Tuy nhiên ranh giới của bán hàng (tiêu) và thutiền (thụ) có thể chế hóa trong từng thời kì và cho từng đối tượng cũng có điểm cụthể khác nhau

Chu trình bán hàng – thu tiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp Nó không những đánh giá hiệu quả của các chutrình trước đó như mua hàng – thanh toán, tiếp nhận – hoàn trả vốn… mà còn đánh giáhiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời phảnánh được khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất.Tại đoạn 10 trong chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 14 – "Doanh thu vàthu nhập khác" có nêu rõ, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụ bán hàngthỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:

(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữuhàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

(d) Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;(e) Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thực hiệnmục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán có thểbán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phươngthức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theo phương thứcgửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận (sau khi kiểm tra

số lượng, chất lượng hàng hóa rồi mới trả tiền)… Ngày nay với sự phát triển củaInternet, bán hàng có thể thực hiện qua mạng với những mô hình khác nhau Theo cáchthức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể bántrực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thứcbán buôn, bán hàng qua đại lý

Tùy vào phương thức bán hàng – thu tiền khác nhau thì trình tự của quá trình bánhàng diễn ra khác nhau, thủ tục giao nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác

kế toán, kiểm soát cũng khác nhau

Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất phức tạp vì nó liên quan nhiều đến chỉ tiêunhư: số lượng, chất lượng, giá bán, các khoản giảm trừ… và cần có sự phối hợp củanhiều phòng ban Do tính chất phức tạp như vậy nên khả năng tồn tại nhiều rủi ro là rấtlớn Vì vậy cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bánhàng – thu tiền

1.2.1.2 Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền được bắt đầu khi một khách hàng đưa đơn đặt hànghoặc gọi điện, fax tiếp tục qua việc gửi hàng, chuẩn bị và ghi hóa đơn cho đến khi nhậnđược và ghi vào sổ các khoản thanh toán của khách hàng Như vậy chu trình bán hàng– thu tiền gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua; xét duyệtbán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn bán hàng; xử lý và ghi sổ các khoản vềdoanh thu và thu tiền; xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá; lập dựphòng các khoản nợ phải thu khó đòi; xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được

a Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Chu trình này bắt đầu từ việc nhận được đơn đặt hàng của khách hàng Đặt hàngcủa khách hàng có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu , là yêu cầu qua thư, fax, điệnthoại, thư điện tử…và sau đó là hợp đồng về dịch vụ cung cấp Về mặt pháp lý, đơnđặt hàng là sự bày tỏ sẵn sàng được cung cấp dịch vụ theo những điện kiện xác định

Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng – thu tiền.Thông qua đơn đặt hàng của người mua, người bán có thể xem xét các điều kiện về sốlượng, chủng loại, chất lượng… để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vịđối với các yêu cầu đó

b Xét duyệt bán chịu

Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong vàngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán củakhách hàng để xét duyệt bán chịu Trên cơ sở đó để quyết định bán chịu một phần haytoàn bộ lô hàng Quyết định này có thể thực hiện trên hợp đồng kinh tế như một điềukiện đã thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng Tuy nhiên quyết định nàycũng cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của hai bên

c Chuyển giao hàng hóa

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Việc giao hàng thể hiện tài sản và quyền

sở hữu tài sản của đơn vị được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở để ghi nhậndoanh thu bán hàng của đơn vị

Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuấtkho và chứng từ vận chuyển dựa trên những thông tin trên mẫu đơn đặt hàng nhậnđược, đồng thời thực hiện xuất kho và chuyển giao hàng

Như vậy chứng từ vận chuyển là bằng chứng về việc giao hàng, đồng thời là cơ sở

để lập hóa đơn bán hàng

d Lập hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa gồm cả giágốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng.Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3dùng để luân chuyển nội bộ Như vậy hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho kháchhàng về số tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theodõi các khoản phải thu Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi

rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp

e Xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền

Kiểm soát được các khoản phải thu, tránh tình trạng xảy ra gian lận và bỏ sót cáckhoản phải thu, nhất là thu tiền mặt trực tiếp phải đảm bảo rằng số tiền thu được đã

được ghi sổ Nhật ký thu tiền, sổ quỹ, còn các khoản phải thu được theo dõi trên Sổ chitiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng tiến độ và định kỳ.

f Xử lý và ghi sổ các khoản hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàngbán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháptrực tiếp, thuế xuất khẩu Các khoản giảm trừ doanh thu chỉ xảy ra khi người muakhông thỏa mãn hàng hóa nhận được Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớtgiá Trường hợp này chỉ lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứngminh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Trên cơ sở đó phải ghi đầy đủ và kịp thờivào nhật ký bán hàng bị trả lại hoặc các khoản bớt giá

g Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khóa

sổ kế toán phục vụ cho công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giálại các khoản phải thu không có khả năng thu hồi được và tiến hành lập dự phòng chocác khoản phải thu này Việc lập dự phòng sẽ giúp cho đơn vị tránh được những tổnthất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ lậpbáo cáo tài chính

h Xóa sổ các khoản nợ phải thu không thu hồi được

Có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc mất khả năngthanh toán Khi không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng,nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền chophép được xóa sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ

kế toán

Để tăng cường kiểm soát đối với việc xóa sổ nợ phải thu khó đòi, hạn chế cácgian lận có thể phát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng các khoản tiền mà khách hàng đãtrả, sau đó che dấu bằng cách xóa sổ chúng như một khoản nợ khó đòi), bộ phận kếtoán sẽ ghi chép vào sổ sách

Tóm lại, để gắn liền với các chức năng này, ta xây dựng nên các mục tiêu cụ thể đốivới kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền như sau:

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng

 Doanh thu ghi sổ là có thật dựa trên những minh chứng hợp lý (Tính có thật)

 Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn (Sự phê chuẩn)

 Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều được ghi sổ đầy đủ (Tính đầy đủ)

 Doanh thu ghi sổ đã được tính toán đúng và phản ánh chính xác (Sự đánh giá)

 Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn (Sự phân loại)

 Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngày xảy ranghiệp vụ) (Tính đúng kỳ)

 Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng(Quá trình chuyển sổ và cộng sổ chính xác)

1.2.2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền

 Các khoản tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận (Tính có thật)

 Các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn (Sự phê chuẩn)

 Số tiền thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền (Tính đầy đủ)

 Các khoản tiền thu được gửi vào tài khoản ngân hàng và ghi sổ theo số tiềnnhận được (Sự đánh giá)

 Các khoản tiền thu được đều được phân loại đúng đắn (Sự phân loại)

 Các khoản tiền thu được đều được ghi đúng thời gian (Tính đúng kỳ)

 Các khoản tiền thu được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng(Chuyển sổ và tổng hợp)

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Bán hàng – thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa – tiền tệgiữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi

bên nên việc tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình cần được thựchiện một cách chặt chẽ Điều này đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách vàbảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Do đó các trình tự kếtoán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ Việc tổ chức thông tinphục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng–thu tiền bao gồm các công việc như sau:

1.2.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Chứng từ kế toán có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu khác nhau

Do đó cần tổ chức hệ thống chứng từ để đảm bảo cơ sở pháp lý và lựa chọn các chứng

từ phù hợp với đặc thù riêng của đơn vị Nội dung của các chứng từ kế toán phải đầy

đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh Chứng từ

kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vì vậy trên chứng từkhông được tẩy xóa, viết tắt hay thêm bớt Đồng thời trên chứng từ phải có đầy đủ chữ

ký của những người liên quan

Các chứng từ được sử dụng trong quá trình bán hàng – thu tiền bao gồm:

+ Đơn đặt hàng

+ Hợp đồng kinh tế

+ Lệnh xuất hàng

+ Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn bán hàng thông thương

+ Hóa đơn vận chuyển

+ Phiếu thu, Giấy báo Có, Giấy nhận Nợ…

1.2.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Chứng từ kế toán sau khi được lập, bước tiếp theo sẽ được phân loại và tổnghợp theo từng nội dung kinh tế, từ đó mới làm cơ sở cho việc ghi chép vào sổ sách kếtoán Tùy thuộc vào nhu cầu theo dõi của mình mà kế toán sẽ mở các tài khoản và cácloại sổ sách cho phù hợp với đối tượng cần theo dõi Tùy vào hình thức kế toán được

áp dụng tại đơn vị mà sử dụng các sổ kế toán tổng hơp cho tương thích

Khi kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền chúng ta sẽ căn cứ vào sổ sách báocáo cũng như các tài khoản liên quan đến chu trình Cụ thể:

 Các tài khoản liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm:

- TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ

- TK 521: Chiết khấu thương mại

- TK 3333: Thuế xuất khẩu

 Các sổ sách chủ yếu được sử dụng trong chu trình:

- Sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ chi tiết theo dõi doanh thu, sổ chi tiết giá vốn,

sổ chi tiết công nợ phải thu, bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, giá vốn, công nợ

- Sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị mà

có những loại sổ tổng hợp phù hợp

1.2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dướithước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình kết quảhoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp sau một thời kì nhất định.Thông qua hoạt động tổ chức hệ thống báo cáo kế toán mà các báo cáo kế toán củadoanh nghiệp được lập một cách chính xác, đầy đủ, phát huy được vai trò của báo cáo

kế toán trong công tác quản lý

Các báo cáo kế toán phải được lập theo mẫu quy định, phải đảm bảo phản ánhtrung thực, chính xác, khách quan tình hình thực tế doanh nghiệp

Các báo cáo sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền bao gồm:

+ Báo cáo tổng hợp doanh thu

+ Báo cáo công nợ phải thu

+ Báo cáo tổng hợp tình hình nhập xuất tồn…

1.2.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền cầnchú ý đến những rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng đểđẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức

- Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách không chínhxác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao hoặc dẫn đếnnhững chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thêm lần nữa hoặcchi phí vận chuyển phụ thêm

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiệnkhông chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt

- Nhận hoặc chấp nhận đơn đặt hàng của những khách hàng không có khả năngthanh toán

- Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không cókhả năng cung cấp

- Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng

- Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

- Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi saikhách hàng thanh toán

- Nhận viên lập hóa đơn có thể quên lập hóa đơn cho một số hàng hóa đã giao,lập sai hóa đơn, lập hóa đơn nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc lậphóa đơn khống khi không có nghiệp vụ xảy ra

- Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toántrước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.

Để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình trên, nhà quản lý cần thiết kế cácthủ tục kiểm soát thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.5.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng

Các thủ tục KSNB cần có để đạt được các mục tiêu về:

a Tính hợp lý của doanh thu ghi sổ

Doanh thu bán hàng được xem là có thật khi nghiệp vụ bán hàng thực tế có xảy

ra Doanh thu được xác nhận khi công ty chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho khách hàng

và đã thu được tiền hay đã được chấp nhận thanh toán Các thủ tục kiểm soát chủ yếu:

- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa trên các hóa đơn, chứng từ vận chuyển và đơnđặt hàng đã được phê chuẩn

- Hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước và được theo dõi, ghi chép đúng đắn

- Các bảng cân đối bán hàng – thu tiền được gửi hằng tháng cho khách hàng vàviệc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán phụ trách

b Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn

Việc phê chuẩn chung hoặc xét duyệt từng nghiệp vụ phải đúng trên cả ba mặt:

- Xét duyệt bán chịu trước khi gửi hàng

- Chuẩn y việc gửi hàng

- Phê duyệt giá bán và phương thức bán hàng, phương thức vận chuyển và cáckhoản chiết khấu

c Các nghiệp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ

Việc ghi sổ phải đúng số lượng, chủng loại của hàng hóa đã vận chuyển và hóađơn bán hàng đã được lập Thủ tục kiểm soát chủ yếu:

- Thực hiện việc đánh số trước đối với những tài liệu và Hóa đơn bán hàng, ghilại tất cả những số liệu này

- Ghi chép ngay tất cả các nghiệp vụ vào hệ thống máy tính và gán mã duy nhấtcho nghiệp vụ bằng các ứng dụng của máy tính.

- Đối chiếu số liệu từ Hóa đơn vận chuyển với Hóa đơn bán hàng, các sổ sách

kế toán có liên quan

d Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá đúng

Việc xác định đúng giá trị của các nghiệp vụ bán hàng là tương đối dễ dàng.Các nghiệp vụ bán hàng thường được phê chuẩn về giá và được liệt kê trong filemáy tính, được truy cập bởi người đại diện bán hàng Các thủ tục kiểm soát phảiđược thiết kế để đảm bảo nhập liệu đúng theo giá đã phê chuẩn Các thủ tục kiểmsoát có thể bao gồm:

- Giới hạn quyền truy cập đối với các file tới việc phê chuẩn của cá nhân

- In một bản danh sách sự thay đổi về giá để chính bộ phận phê chuẩn giá kiểmtra lại

- Giới hạn việc phê chuẩn đối với giám đốc marketing hoặc một vài cá nhânkhác có trách nhiệm về giá bán

Vấn đề đánh giá thường phát sinh trong quan hệ với những điều khoản bán hàngkhông thông thường hoặc không chắc chắn Chẳng hạn, việc bán chịu cho khách hàng

có thể dựa vào công ty bán hàng, ủy quyền bán và các hợp đồng bán hàng Những hợpđồng bán hàng phức tạp nên được xem xét để xác định trách nhiệm của khách hàng

e Doanh thu bán hàng được phân loại đúng đắn

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ, chi tiết cho các nghiệp vụ

- Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản

f Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc

Doanh thu phải được tính và ghi sổ ngay sau khi hàng đã được chuyển giao, đểtránh sự vô ý bỏ sót, không ghi chép nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách Để đảm bảo doanhthu được ghi sổ đúng kỳ, thủ tục kiểm soát chủ yếu là: so sánh ngày trên các hóa đơn

vận chuyển với ngày trên bản sao hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổkhác có liên quan.

g Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp và cộng dồn đúng

- Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ các khoản phải thu

- Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng

1.2.5.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền

Các thủ tục KSNB cần có để đạt được các mục tiêu về:

a Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận

- Cần cách ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách

- Phân công công việc đối chiếu với ngân hàng độc lập với kế toán ngân hàng

b Các khoản chiết khấu được xét duyệt đúng đắn

- Chính sách về chiết khấu phải thực sự tồn tại trong công ty

- Các khoản chiết khấu phải được các cấp có thẩm quyền phê chuẩn và phù hợpvới chính sách của công ty

c Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền mặt

- Cần cách ly trách nhiệm giữa nhân viên thu tiền và kế toán tiền

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định

cụ thể về chế độ nhận báo cáo kịp thời

- Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền

- Lập và gửi đều đặn bảng cân đối bán hàng – thu tiền cho khách hàng

- Kiểm tra nội bộ việc thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền, bảng kê , giấy báocủa ngân hàng với sổ sách tương ứng

d Các khoản thu tiền đã ghi sổ được đem gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu chúng với mức giá

đã duyệt trên các chứng từ bán hàng

- Đối chiếu độc lập, đều đặn giữa sổ phụ với tài khoản ngân hàng

- Kiểm tra nội bộ việc định giá, các phép nhân và các phép tổng cộng

e Các khoản thu tiền được phân loại đúng

- Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh các khoản thu tiền mặt và so sánh với thực

tế trên sơ đồ tài khoản

f Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng thời gian

- Các nghiệp vụ thu tiền phải được quy định ghi sổ hàng ngày khi có chứng từchứng minh

- Cử nhân viên độc lập kiểm soát việc ghi sổ và thu tiền

g Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắn và được tổng hợp chính xác

- Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổ phụcác khoản phải thu và sổ quỹ

- Gửi đều đặn các khoản cân đối thu tiền cho khách hàng

- Đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với nhật ký thu tiền và sổ phụ

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong giai đoạn hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng ngày cànggay gắt, để nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo ra sự phát triển bền vững và tăng sức cạnhtranh cho doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản lý cần sử dụng nhiều công cụ quản lýkhác nhau, trong đó kiểm soát nội bộ là một công cụ thực sự hữu hiệu Kiểm soát nộigiúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, gian lận, bảo đảm tính tin cậy của thông tin

kế toán, tránh được những sai sót của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp,góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh

Trên cơ sở làm rõ nội dung chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệpcũng như những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ, trong chương 1 của luậnvăn trình bày những nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiềnnhư là các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng,đối với các nghiệp vụ thu tiền

Chương 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ

TỔNG HỢP HÒA KHÁNH

2.1 Khái quát chung về Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Năm 1994, cùng với sự lớn mạnh về kinh tế, cửa hàng xăng dầu Hòa Khánhnhận thức được rằng cần phải có một chức năng quản lý mới, năng động, hiệu quả hơn.Được sự cho phép của UBND tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng cũ, ngày 21 tháng 01 năm

1994 Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh được thành lập theo giấyphép số: 007638/GP-TLDN với số vốn điều lệ ban đầu là 900.000.000 đ và giấy đăng

ký kinh doanh số 040744 của trọng tài kinh tế Quảng Nam – Đà Nẵng cũ

Tên công ty: Công ty TM & DVTH Hòa Khánh

Tên giao dịch: COGENCO

Trụ sở: 14 Nguyễn Tri Phương – Thanh Khê – Đà Nẵng

Điện thoại: 0511 3646061

Website: http://hoakhanh.com.vn

2.1.1.2 Quá trình phát triển

Năm 1990, cửa hàng xăng dầu Hòa Khánh chỉ tạm cấp phát xăng dầu với hơn

10 nhân viên, vừa trực tiếp vừa gián tiếp

Sau hơn 4 năm hoạt động, đại lý xăng dầu đã đảm nhận và hoàn thành nhiệm vụrất lớn về cấp phát và phục vụ người tiêu dùng xăng dầu Cửa hàng đã đạt được nhiềuchỉ tiêu kinh tế lớn đề ra và vinh dự được UBND tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng cũ tặngbằng khen

Tuy gặp nhiều khó khăn khi mới thành lập nhưng với sự nỗ lực, phấn đấu khôngngừng của ban lãnh đạo công ty và tập thể cán bộ công nhân viên Hơn 10 năm qua,công ty thương mại và dịch vụ Hòa Khánh là công ty tư nhân với mạng lưới phân phốixăng, dầu, nhớt rộng khắp miền Trung Việt Nam Công ty đã có 11 cửa hàng xăng dầunằm rải rác trên quốc lộ 1A thuộc địa bàn thành phố Đà Nẵng và mạng lưới kháchhàng tiêu thụ xăng dầu từ khu vực Quảng Bình đến Bình Định

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty luôn tìm mọi biện phápnhằm hạ thấp giá thành dịch vụ, đảm bảo chất lượng để cạnh tranh trên thị trường, từ

đó thu hút được nhiều khách hàng

Công ty đã không ngừng phát triển và lớn mạnh trong lĩnh vực kinh doanh

thông qua chỉ tiêu doanh thu:

Bảng 2.1: Chỉ tiêu doanh thu qua các thời kỳ (ĐVT: đồng)

Qua bảng kết quả kinh doanh cho thấy doanh thu của công ty tăng khá nhanhqua các năm 2008, 2009 và 2010 Nguyên nhân là do công ty mở rộng quy mô vàmạng lưới tiêu thụ Mặt khác công tác quản lý của công ty được thực hiện tốt nên đãđem lại cho công ty một kết quả khá khả quan Điều này có tác dụng rất lớn trong việckích thích nhân viên làm việc

Hiện nay công ty đã có hơn 200 cán bộ công nhân viên Mục tiêu của công tyđến năm 2012 là tăng khả năng cạnh tranh, đẩy mạnh hơn nữa trong việc bán sỉ và lẻ,tạo chỗ đứng trên thị trường, bảo toàn phát triển nguồn vốn của công ty.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

- Duy trì và ổn định hoạt động kinh doanh để đảm bảo đời sống cho ngườilao động

- Nghiên cứu nhu cầu của thị trường để xây dựng phương án kinh doanh cóhiệu quả

- Chấp hành chính sách, pháp luật của nhà nước, chính sách về tiền lương, bảohiểm xã hội…

- Lập đầy đủ các báo cáo về tình hình kinh doanh sản phẩm của công ty cho cơquan thuế cũng như các đối tác bên ngoài

Để làm tốt các nhiệm vụ trên, nhiệm vụ trước mắt của công ty là:

+ Mở rộng thị trường

+ Không ngừng củng cố cơ cấu tổ chức ở công ty theo chiều hướng tinh gọn,khoa học

+ Sử dụng phương thức kinh doanh linh hoạt, chủ động và có hiệu quả kinh tế.+ Xây dựng, củng cố và phát triển doanh nghiệp, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ

2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

Trong quá trình hình thành và phát triển, các hoạt động kinh doanh diễn ra ngàycàng nhiều và phức tạp, đòi hỏi nhu cầu kiểm soát phải chặt chẽ hơn, dần dần công ty

đã hình thành một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 3 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Hệthống kế toán và Các thủ tục kiểm soát

2.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Các nhân tố chính có tính chất môi trường tác động đến hoạt động của công tylà: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch và cácnhân tố bên ngoài

a Đặc thù về quản lý

Do mặt hàng xăng dầu là mặt hàng thiết yếu phục vụ cho nhu cầu của đông đảongười dân, nhận thức được tầm quan trọng đó công ty đã không ngừng tìm kiếm thịtrường, mở rộng địa bàn hoạt động kinh doanh của mình nhằm đáp ứng ngày càng tốthơn nhu cầu của người tiêu dùng, từ việc kinh doanh chỉ nằm trong khu vực Đà Nẵng,cho đến nay công ty đã có một địa bàn kinh doanh khá rộng kéo dài từ Quảng Bình vàođến Bình Định

Mục tiêu cuối cùng của công ty TM & DVTH Hòa Khánh cũng như baodoanh nghiệp khác là tối đa lợi nhuận Công ty luôn đặt mình trong tư thế sẵn sàngcạnh tranh trên thị trường, nhưng không phải vì thế mà đi ra khỏi khuôn khổ củaluật pháp Ngược lại, công ty luôn đảm bảo kinh doanh theo đúng quy chế, quy địnhcủa nhà nước Báo cáo tài chính của công ty luôn đảm bảo trung thực, hợp lý vàđáng tin cậy cho những người sử dụng bên trong và bên ngoài Nhờ vào khả nănglãnh đạo và điều hành linh hoạt, nhạy bén của Ban giám đốc mà công ty không

ngừng nâng cao uy tín của mình trên thị trường Tất cả những yếu tố đó đã tạo chocông ty có một môi trường kiểm soát tốt.

từ trên xuống dưới Đồng thời tiếp nhận thông tin phản hồi một cách nhanh chóng

* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:

Công ty có cơ cấu quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng thể hiện sự phân chiaquyền lực theo chức năng của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc

+ Ban giám đốc: Đứng đầu là giám đốc công ty, người trực tiếp điều hành việc

kinh doanh của công ty theo hướng đã đề ra Giúp cho giám đốc là phó giám đốc Phó

giám đốc là người phụ trách chung, được giám đốc ủy nhiệm quyền hành khi giám đốc

đi vắng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc

+ Phòng kinh doanh: Thực hiện chức năng tìm hiểu thị trường, tìm hiểu các nhu

cầu của khách hàng để có kế hoạch trong việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho kháchhàng Thực hiện việc đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng,thanh toán, giảm giá hàng bán, … tìm ra nguồn khách hàng dồi dào cho công ty Thammưu cho giám đốc trong việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch xuất hàng, khai tháccác nguồn hàng, đề ra phương án có tính khả thi để nắm vững được tình hình kinhdoanh hàng hóa trước sự biến động của thị trường

+ Phòng kế toán: Hạch toán toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh

trong kỳ theo chế độ, chính sách, xác định kết quản hoạt động kinh doanh, lập và gửi báocáo tài chính cho ban giám đốc và các cơ quan chức năng Đồng thời phối hợp với các bộphận khác để điều hòa nguồn hàng hóa thúc đẩy quá trình bán ra Xây dựng chiến lược tàichính giúp cho giám đốc trong việc quản lý và chỉ đạo kinh doanh có hiệu quả

+ Phòng tổ chức: Thực hiện quản lý nhân sự, tham mưu cho ban giám đốc

trong công tác tổ chức đào tạo, tuyển dụng, nâng lương, lưu trữ và phát hành côngvăn, bố trí nhân lực phù hợp với năng lực chuyên môn, nhiệm vụ được giao Ápdụng các chính sách, chế độ hiện hành cho cán bộ nhân viên, tổ chức công tác thiđua khen thưởng

+ Phòng vi tính: Thực hiện các chưng trình phần mềm, nối mạng, lắp đặt, sửa

chữa máy móc thiết bị của công ty để quá trình kinh doanh được tốt hơn

+ Các cửa hàng trực thuộc: Công ty có 11 cửa hàng trực thuộc nằm trên quốc lộ

1A và địa bàn thành phố Đà Nẵng, các cửa hàng là nơi diễn ra các hoạt động kinhdoanh trực tiếp của công ty, là mạng lưới bán lẻ phong phú đem lại hiệu quả cao

c Chính sách nhân sự

Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty luôn giữ một vai trò quan trọng trongcông tác quản lý Trong những năm qua, công ty luôn tạo môi trường làm việc thỏa

mái cho các nhân viên, khuyến khích sự sáng tạo và những ý kiến đóng góp, xây dựng

để phát triển hoạt động kinh doanh của công ty Công ty cũng chú trọng đến bồi dưỡngnghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đồng thời có những chính sách đề bạt, khenthưởng, kỷ luật hợp lý đối với từng cá nhân

Các nhân viên trong công ty luôn làm việc với tinh thần giúp đỡ, học hỏi, traođổi kinh nghiệm lẫn nhau để hoàn thiện mình nói riêng và góp phần vào sự phát triểncủa công ty nói chung Một môi trường làm việc tốt cũng góp phần tạo nên những cánhân tốt và ngược lại

Như vậy với một chính sách nhân sự đúng đắn, công ty đã có một đội ngũ nhânviên vững mạnh, vừa giỏi về chuyên môn vừa có một phẩm chất đạo đức tốt Điều đó làmột nhân tố cơ bản góp phần phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, bởi chínhnhững nhân viên là người thực hiện các thủ tục kiểm soát mà ban giám đốc đã xây dựng

d Công tác lập kế hoạch

Trong những năm qua ban giám đốc trung tâm cũng rất quan tâm đến công táclập kế hoạch Cuối năm ban giám đốc công ty sẽ tiến hành xem xét, đánh giá tình hìnhthực hiện trong năm cũ và lập kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo như kế hoạch chiphí, kế hoạch lao động và tiền lương… Là một doanh nghiệp thương mại, do đó công táclập kế hoạch tiêu thụ cũng được công ty chú ý đến Thông qua tình hình tiêu thụ nămtrước, công ty sẽ dự báo số lượng đơn đặt hàng, số lượng hàng sẽ được tiêu thụ trongnăm tiếp theo, để từ đó có những kế hoạch kinh doanh hợp lý Tuy nhiên công ty vẫnchưa lập được kế hoạch tiêu thụ cụ thể mà chỉ mới dừng lại ở việc tổng hợp thông tin vềbán hàng từ các bộ phận liên quan như phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng… nhằmphục vụ mục đích chủ yếu là ước tính số liệu hàng bán ra, mà công ty không cần trong

kỳ tới nhằm tránh trường hợp không đủ hàng để bán hoặc lượng hàng tồn kho quá nhiều

e Các nhân tố bên ngoài

Các chính sách của Nhà nước, của cơ quan thuế, ngân hàng, các tổ chức tíndụng… cũng có tác động lớn đến việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát tại