Tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi tại trường Đại học Phạm Văn Đồng

các nguồn lực kinh tế của cơ quan mình như con người, tài sản, nguồn vốn,…góp phần hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động của mìnhđồng thời giúp tổ chức xây dựng được m

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các từ viết tắt

Danh mục các bảng biểu

Danh mục các sơ đồ

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 4

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB 4

1.1.1 Tổng quan về kiểm soát trong quản lý 4

1.1.2 Khái niệm về hệ thống KSNB 7

1.1.3 Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.4 Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB 12

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 12

1.1.4.2 Hệ thống kế toán 13

1.1.4.3 Thủ tục KSNB 15

1.1.4.4 Kiểm toán nội bộ 16

1.1.4.5 Tính cần thiết của hệ thống KSNB 17

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SN 18

1.2.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp 18

1.2.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp 18

1.2.3 Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp 19

1.3 NỘI DUNG KSNB THU CHI NSNN TRONG TRƯỜNG HỌC 20

1.3.1 Khái quát KSNB thu chi trong trường học 20

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 28

CHƯƠNG 2 - THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 29

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG 29

2.1.1 Khái quát về lịch sử phát triển, tóm tắt thành tích nổi bật của Trường ĐH Phạm Văn Đồng 29

2.1.2 Những mục tiêu của Trường 31

2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG… 32

2.2.1 Đặc thù về quản lý 32

2.2.2 Cơ cấu tổ chức 32

2.2.3 Chính sách nhân sự 34

2.2.4 Công tác lập kế hoạch 34

2.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KSNB36 2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 36

2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ và phương pháp ghi chép ban đầu 38

2.3.3 Tổ chức hệ thống TK kế toán và phương pháp ghi chép kế toán.40 2.3.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 41

2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và công khai BCTC 41

2.4 CÁC THỦ TỤC KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PVĐ 43

2.4.1 Thủ tục KSNB các khoản thu tại trường 43

2.4.1.1 KSNB thu từ ngân sách Nhà nước 43

2.4.1.2 KSNB các khoản thu ngoài NSNN 45

2.4.2.3 Các khoản chi khác 54

2.5 KIỂM SOÁT KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 57

2.5.1 Kiểm soát tính tuân thủ về mặt chứng từ kế toán 58

2.5.2 Kiểm soát tính tuân thủ tài khoản kế toán 58

2.5.3 Kiểm soát Biểu mẫu, sổ sách 59

2.5.4 Kiểm soát tính tuân thủ các mục chi theo mục lục NSNN 59

2.6 CÔNG TÁC TỰ KIỂM TRA TÀI CHÍNH VÀ VIỆC LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 60

2.7 NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 62

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 64

CHƯƠNG 3 - GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG 65

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 65

3.1.1 Những định hướng phát triển của Trường 65

3.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường ĐH Phạm Văn Đồng 65

3.2 HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 66

3.2.1 Điều chỉnh cơ cấu tổ chức 66

3.2.2 Chú trọng công tác nhân sự: bao gồm chú trọng khâu sử dụng, tuyển dụng, chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, viên chức 67

3.2.3 Chuẩn hoá quy trình lập kế hoạch 68

3.2.4 Thành lập tổ kiểm toán nội bộ 69

3.3.3 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán 78

3.4 HOÀN THIỆN THỦ TỤC KSNB THU CHI DO NSNN CẤP 81

3.4.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB thu NSNN do Nhà nước cấp 81

3.4.1.1 Theo mục lục NSNN 81

3.4.1.2 Đảm bảo kế hoạch thu chi, chứng từ hợp lệ, đảm bảo không để thừa ngân sách hoặc chạy thủ tục để chi hết ngân sách vào cuối năm 82

3.4.2 Hoàn thiện thủ tục chi do NSNN cấp 83

3.4.2.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB việc chi lương 83

3.4.2.2 Hoàn thiện kiểm soát chi vượt giờ cho cán bộ giáo viên 85

3.4.2.3 Hoàn thiện thủ tục KSNB chi NCKH 85

3.4.2.4 Hoàn thiện thủ tục KSNB việc mua vật tư, hàng hóa 88

3.5 HOÀN THIỆN KSNB THU CHI NS NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG 90

3.5.1 Hoàn thiện kiểm soát thu học phí 90

3.5.1.1 Kiểm soát thu học phí 90

3.5.1.2 Thu lệ phí tuyển sinh và thu khác 93

3.5.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi ngân sách nội bộ của trường 93

3.5.2.1 Kiểm soát chi học bổng 93

3.5.2.2 Kiểm soát việc trích tiền học phí thu được vào NSNN 95

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 97

KẾTLUẬN 98

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chuyển sang cơ chế mới, thực hiện xã hội hoá trong GD ĐT (GD ĐT),Nhà nước giữ vai trò là người tổ chức quản lý, tạo lập môi trường pháp lý thuậnlợi để cho GD ĐT phát triển Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ

đã ban hành Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP qui định quyền tự chủ, tự chịu tráchnhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với các đơn

vị sự nghiệp công lập Như vậy các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) cầnphải kiểm soát chặt chẽ về chi phí, phải tự tính toán, đảm bảo sử dụng nguồn thu,chi đạt hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tạo sự chủ động về cả hoạt động và tài chínhcủa đơn vị Ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế toán (CĐKT) HCSN, thay choQuyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 Hệ thống Kế toán này áp dụngchung cho các đơn vị HCSN có sử dụng Ngân sách nhà nước (NSNN) và nguồnkinh phí khác

Trường Đại học Phạm Văn Đồng là một trường đào tạo nguồn nhân lựctại chỗ chủ yếu cho tỉnh Quảng Ngãi và khu vực Miền Trung, Tây Nguyên Theoquyết định số 1168/QĐ-TTg ngày 07/9/2007 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ

sơ nâng cấp trường Cao Đẳng Sư phạm Quảng Ngãi và Cao Đẳng Cộng đồngQuảng Ngãi Trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường côngtác quản lý, trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ,từng bước hoàn thiện các quy chế kiểm soát Tuy nhiên, hệ thống KSNB củaTrường vẫn còn nhiều bất cập chưa đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý Vìvậy, nghiên cứu hệ thống KSNB tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng là gópphần nâng cao chất lượng quản lý, tăng cường KSNB và phục vụ sự nghiệp giáodục.

KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các doanhnghiệp và tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn

các nguồn lực kinh tế của cơ quan mình như con người, tài sản, nguồn vốn,…góp phần hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động của mìnhđồng thời giúp tổ chức xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụcho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của tổ chức.

Qua nghiên cứu lý luận về hệ thống KSNB đồng thời tổng kết hoạt độngKSNB tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng, tôi chọn đề tài “ Tăng cường kiểmsoát nội bộ thu chi tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng” cho Luận văn Thạc sỹQuản trị Kinh doanh chuyên ngành Kế toán

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của Đề tài là nghiên cứu một cách có hệ thốngnhững vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ, làm sáng tỏ việc vận dụng lý luậnchung ấy vào KSNB ở các đơn vị trường học; Luận văn mô tả, phân tích, đánhgiá thực trạng công tác KSNB tại Trường ĐH Phạm Văn Đồng, phân tích sự cầnthiết khách quan phải tăng cường kiểm soát nội bộ trong cơ chế mới; thông quanghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giải pháp cụ thể về môitrường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát tốt hơnnữa các hoạt động nhằm tăng cường KSNB thu chi tại Trường

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Về đối tượng nghiên cứu: là các hoạt động KSNB thu chi trong các đơn vị

sự nghiệp

Về phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu, làm rõ thực trạng KSNBthu chi tại Trường Đại học Phạm Văn Đồng; Vận dụng lý luận để nêu ra nhữngphương hướng và một số giải pháp để tăng cường KSNB thu chi tại Trường

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn đã sử dụng các phương pháp cụ thể như sau: Phương pháp tổnghợp - chi tiết, phương pháp hệ thống hóa, phương pháp so sánh đối chiếu, tiếpcận thu thập thông tin, đề làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận : Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thốngkiểm soát nội bộ thu chi trong đơn vị sự nghiệp

Về mặt thực tiễn : Luận văn phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ thu chitại trường Đại học Phạm Văn Đồng Từ đó đưa ra giải pháp nhằm tăng cườnghơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, luận vănđược kết cấu thành 3 chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB

1.1.1 Tổng quan về kiểm soát trong quản lý

Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có địnhhướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhấtcác nguồn lực đã xác định để đạt mục tiêu đã đề ra Chủ thể quản lý ở đây chính

là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán

bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản

lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong đơn vị Đối tượng quản

lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinhnhững vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau Mục tiêu quản lý của đơn vị là saumột quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phảihướng tới trong một thời gian nhất định

Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng vàkhâu tổ chức thực hiện những hướng đã định Ở mỗi khâu, chức năng kiểm soátluôn được đề cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý Để đạt được kếhoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong toàn bộ quátrình quản lý Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm: từ việc áp dụng những chủtrương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả những nguồn lực

đã có Trong khâu này người quản lý phải vận dụng các kỹ năng điều hành củamình để quản lý, chỉ đạo phối hợp các bộ phận Kết quả hoàn thành được báocáo và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch Từ kết quả này, ngườiquản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều hành các hoạt động một cách phù hợpnhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt nhất

Ở khâu định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu đồngthời kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu đó, xây dựng các chương

trình, kế hoạch,… Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm soát thì cóthể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện.

Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn lựctheo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quảcủa các quá trình để điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạtkết quả tối ưu

Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảorằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch Quy trình này bao gồm 3bước khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với mộtchuẩn mực nào đó và có hành động để chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩnmực không phù hợp Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạtđộng được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổchức

Theo định nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâucủa quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trìnhquản lý Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý Tuy nhiên,chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấpquản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng nhưnhững điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụthể

Một cách tổng quát, kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát trực tiếp

và kiểm soát tổng quát

Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựngtrên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý Kiểmsoát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý vàkiểm soát bảo vệ

Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân

viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành Đây là biện pháp tương

đối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót Một hệ thốngkiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát được giảmnhẹ một cách đáng kể.

Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay

những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phânloại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo Trong trường hợp thông tin được

xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý được thực hiện thông qua chứcnăng xử lý bằng điện toán

Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự

an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đíchnày bao gồm:

Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định tráchnhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếpcủa người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của đơn vị khi chưa đượcphép của người quản lý Chẳng hạn ban hành và thực hiện quy chế kiểm soátviệc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc thamkhảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính

Hai là: Hệ thống an toàn Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báođộng, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin,…

Bà là: Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiềucông việc khác nhau Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức độ cao thìkiểm soát tổng quát thuộc chức năng của phòng điện toán Muốn đánh giá kiểmsoát trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu về máy tính

Như vậy, qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát trong quản lý có thể thấykiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý ở

đó có kiểm soát Xã hội càng phát triển cao thì vai trò của quản lý càng lớn, nộidung quản lý càng phức tạp, do đó công tác quản lý càng đòi hỏi những công

việc hết sức phức tạp đòi hỏi người quản lý không chỉ có đủ kiến thức, kỹ năngbản lĩnh mà phải năng động, nhạy bén, am hiểu tình hình thực tế để có nhữngquyết định phù hợp lên đối tượng quản lý nhằm mục tiêu đã đề ra.

1.1.2 Khái niệm về hệ thống KSNB

Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)

Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm bốn (4) mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”.

Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức vàtrên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biệnpháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị

 Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô hình

và các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng,…của đơn vị

 Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy

kế toán xử lý và tổng hợp Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó làcăn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Các thôngtin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy vềthực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu củamọi hoạt động kinh tế tài chính

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống KSNB được thiết kế trong đơn vị phải đảm bảo các quyết định

và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị được tuân thủ đúng mức

 Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp – nguyên nhân gây ra sự lãng phí tronghoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị.

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt độngtrong đơn vi mình được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB nhằmnâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý đơn vị

Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)

Theo Viện kế toán viên công chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB được địnhnghĩa như sau:

“KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”.

Theo quan niêm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về phục

vụ các mục tiêu của đơn vị gần với quan niệm của Liên đoàn kế toán quốc tế

Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)

Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định

để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

Trong đó:

Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà

đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo tàichính

Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và

hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban Giám đốc đối với hệ

thống KSNB trong đơn vị.

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết

lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB được mô tả theo con mắt của cáckiểm toán viên độc lập bên ngoài đơn vị và nó cũng hướng đến phục vụ các mụctiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị

Tóm lại, “Hệ thống KSNB là hệ thống các cơ chế kiểm soát đơn vị được

cụ thể bằng các quy chế quản lý do Ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho đơn vị không đạt được mục tiêu của mình”.

Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong chứcnăng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau nhưhành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sựphối hợp đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức

KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.

KSNB về kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban

Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thốngcung cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống sổ sách kế toán, báocáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loạithông tin Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực vàtoàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra các biệnpháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó

KSNB về quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban

Giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:

- Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủtục pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuânthủ

- Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng

các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.

- Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chươngtrình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạtđộng chương trình mong muốn Đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốthơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắnrằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thựchiện để đạt được mục tiêu đó; thông qua kết quả công việc đến từng bộ phậntrong tổ chức; hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quảntrị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức Để đạtđược các mục tiêu tổ chức, KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chứccủa đơn vị: một số đơn vị có thể tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán hàng

và dịch vụ; còn một số đơn vị khác thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo

ra lợi nhuận theo từng sản phẩm hoặc theo từng vùng

Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt động kiểm soát quản lý cũng tùy thuộcvào loại hình hoạt động Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nênkiểm soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên Vớihoạt động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về

xã hội, về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính tuân thủ

và hiệu năng của quản lý Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại kiểm soát cáchoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật,…

Như vậy, kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau vàluôn hỗ trợ cho nhau Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đếntính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý Kiểm soát quản lýgắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát

để thành lập kiểm soát kế toán

1.1.3 Vai trò chủ yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Từ những khái niệm nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp chúng

ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong đơn vị Một hệthống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho đơn vị nhiều lợi ích:

Thứ nhất là giúp Ban lãnh đạo đơn vị giảm bớt tâm trạng bất an về nhữngrủi ro, nhất là về con người và tài sản;

Thứ hai là giúp Ban lãnh đạo đơn vị giảm tải trọng những công việc, sự

vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược;

Thứ ba là giúp Ban lãnh đạo đơn vị chuyên nghiệp hoá công tác quản lýđiều hành, cụ thể như đơn vị được quản lý một cách khoa học, chứ không phảithuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác) Bên cạnh đó, đơn vị đượcquản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần túy dựa vào lòng tin

Thông thường, khi đơn vị càng lớn mạnh thì hệ thống KSNB càng có điềukiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho đơn vị cũng trở nên to lớn hơn.Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quảhoạt động, qua đó tạo dựng lòng tin của cán bộ viên chức đối với đơn vị Do vậy,việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát đang là vấn đề cần được quantâm hàng đầu của nhiều Trường học hiện nay

Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi đơn vị cần tuân thủchín nguyên tắc chung:

Thứ nhất là một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trịđạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;

Thứ hai là quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràngbằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị;

Thứ ba là các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa những nhânviên khác nhau;

Thứ tư là tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;Thứ năm là mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB;

Thứ sáu là trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;

Thứ bảy là định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;

Thứ tám là mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;Cuối cùng là định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB.Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch,quan điểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong đơn vị để đảmbảo cho đơn vị đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra.

1.1.4 Các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, cácđơn vị cần xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thốngKSNB Việc xây dựng và củng cố này cần bao quát được bốn yếu tố chính: Môitrường kiểm soát; hệ thống kế toán; các thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội

bộ

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng

đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môitrường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quantrọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không

Môi trường kiểm soát bao gồm môi trường kiểm soát chung (bên trong)

và môi trường kiểm soát bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung: Là hệ thống các nhân tố làm cơ sở để xác

lập thái độ của chủ thể quản lý về việc xây dựng hệ thống KSNB bảo đảm cho hệthống này tồn tại và phát triển, xây dựng các chính sách, các trình tự quản lý, cácchỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục đối với mọi hoạt động của đơn vị Cácyếu tố chủ yếu trong môi trường kiểm soát chung bao gồm: Đặc thù về quản lý,

cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát, cơ chếchính sách tài chính – kinh tế

Môi trường kiểm soát bên ngoài: Là hệ thống các nhân tố quy định và

điều chỉnh thái độ của chủ thể quản lý trong việc xây dựng và điều hành hệthống KSNB Các nhân tố này thường gồm: Sự kiểm soát của cơ quan chức năng

nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triểnđất nước…

Môi trường kiểm soát giữ vai trò quan trọng để hoạt động KSNB tồn tại vàphát triển Quản lý chỉ có hiệu quả khi nhà quản lý kiểm soát được toàn bộ hoạt độngcủa đơn vị mình, do vậy cần phải tạo lập môi trường kiểm soát hoàn chỉnh

1.1.4.2 Hệ thống kế toán là hệ thống dùng để ghi chép, tính toán phân

loại, kết chuyển vào Sổ cái, tổng hợp và lập các báo cáo nghiệp vụ kế toán, baogồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán

và hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và

hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tếphát sinh làm cơ sở pháp lý cho các số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kếtoán

Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản cấp 1 và cấp 2 dùng đểphản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc các loại hình kinh tế phù hợp vớiyêu cầu và đặc điểm của nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay

Hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổnghợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự vàphương pháp ghi chép các sổ cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo Nhưvậy hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các sổ cũng như việc tổng hợp

số liệu để lập báo cáo

Hệ thống báo cáo kế toán phản ánh một cách tổng quát, toàn diện tìnhhình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của đơn vị trong một kỳ hạch toán

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý màcòn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Chính vì vậy hệ thống kếtoán là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB

Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện thông qua 3 giai đoạn của quátrình kế toán đó là: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán và lập báo cáo kếtoán.

Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kếtoán Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợppháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh thì số liệu kế toán mới bảođảm tính chính xác và đáng tin cậy Các chứng từ kế toán không chỉ là vật mangtính thuần túy mà còn là minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụkinh tế Thông qua giai đoạn lập chứng từ, kế toán có thể kiểm tra phát hiện vàngăn ngừa các sai phạm trong các nghiệp vụ phát sinh, bảo vệ tài sản, sử dụng cóhiệu quả các nguồn lực của đơn vị

Phản ánh vào sổ kế toán là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kếtoán Ở đây mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép, phân loại tính toán, tổnghợp vào sổ kế toán Hệ thống sổ sách kế toán có vai trò rất quan trọng trong hệthống KSNB Các sổ chi tiết về vật tư hàng hóa, công nợ,… sẽ giúp các nhàquản lý thu thập được các thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc ra các quyếtđịnh điều hành đơn vị Ngoài ra, sổ kế toán còn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữthông tin được khoa học và có hệ thống, là trung gian giữa chứng từ ban đầu và

hệ thống báo cáo kế toán, vì vậy đó là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu các chứng từ

Lập báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin

kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ kế toán thành những chỉ tiêu trên báo cáo

kế toán Thông tin thể hiện trên báo cáo kế toán không đơn thuần chỉ là sự mangsang từ sổ kế toán mà nó còn phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kếtquả hoạt động của đơn vị đồng thời phải được trình bày theo đúng các chuẩnmực kế toán và các quy định có liên quan

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thuthập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống

kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Một là, Tính cóthực: Nguyên tắc kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không cóthực vào sổ sách của đơn vị; Hai là, Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy

ra phải được phê chuẩn hợp lý; Ba là, Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọnvẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Bốn là, Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạmtrong việc tính toán các khoản giá và phí; Năm là, Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp

vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổsách kế toán; Sáu là, Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinhđược thực hiện kịp thời theo qui định; Bảy là, Quá trình chuyển sổ và tổng hợpchính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổđúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của đơn vị

1.1.4.3 Thủ tục KSNB là các cách thức, các thao tác trong quy trình quản

lý Để đạt được các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải thiết lập và duy trìcác bước cũng như các cách thức kiểm soát trong đơn vị Các bước và cách thứckiểm soát này được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị Chính vì vậy,các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rấtkhác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ

Tuy nhiên các loại KS trên đều được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản:

Một là: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền

hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặcnhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức Mục đích của nguyên tắc này làkhông nên để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọnvẹn từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc là nhiều người cùng làmmột công việc thì sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Trongmột đơn vị, công việc của người này sẽ liên quan và tự động được kiểm soát bởingười khác Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên mônhóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

Hai là: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về

quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm xét duyệt, thựchiện nghiệp vụ, bảo quản tài sản với trách nhiệm ghi chép sổ sách; chức năng kếtoán với chức năng tài chính; chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát v.v…Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêmnhiệm dể dẫn đến gian lận khó phát hiện

Ba là: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người

quản lý đơn vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải ủyquyền cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việctrong phạm vi nhất định Tuy nhiên người quản lý đơn vị vẫn phải chịu tráchnhiệm về công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình

ủy quyền được tiếp tục thực hiện với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thốngphân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn bảo đảm tính tậptrung của đơn vị

1.1.4.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ (KTNB) là một bộ phận độc lập được thiết lập trongđơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầuquản trị nội bộ đơn vị

- Theo các chuẩn mực thực hành KTNB do Viện kiểm toán nội bộ Hoa

Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức” Mục tiêu của KTNB là giúp đỡ

các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả

- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm toán nội bộ một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB” Bộ phận KTNB cung cấp một sự quan

sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, bao gồm cả tính

hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB

Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có được những thông tin kịp thời

và xác thực về các hoạt động trong đơn vị, chất lượng của hoạt động kiểm soátnhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệuquả Tuy nhiên, bộ phận KTNB chỉ phát huy tác dụng nếu:

Thứ nhất về tổ chức, bộ phận KTNB phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời được giao một quyền hạntương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộphận hoạt động được kiểm tra

Thứ hai về nhân sự, bộ phận KTNB phải tuyển chọn những nhân viên cónăng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiệnhành

1.1.4.5 Tính cần thiết của hệ thống KSNB

Hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi vì

nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,đảng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dưới

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng vớinhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyênphát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó nhữngnghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra chohoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lậngây ra

- Luôn có khả năng là các nhân tố có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụngquyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểmsoát không còn phù hợp…

Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiếncho KSNB không thể bảo đảm tuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạtđược các mục tiêu của mình

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SN

1.2.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp

Đơn vị sự nghiệp là đơn vị cung cấp các dịch vụ công cộng không vì mụcđích lợi nhuận, được đảm bảo một phần hoặc toàn bộ chi phí hoạt động, thựchiện nhiệm vụ chính trị được giao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyếtđịnh thành lập (đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộmáy kế toán theo quy định của Luật Kế toán), hoạt động trong lĩnh vực sựnghiệp Giáo dục - Đào tạo và Dạy nghề; sự nghiệp Y tế, Đảm bảo xã hội; sựnghiệp Văn hóa - Thông tin (bao gồm cả đơn vị phát thanh truyền hình ở địaphương), sự nghiệp Thể dục - Thể thao, sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác

1.2.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp

Căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị sựnghiệp được phân loại như sau:

Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động, gồm:

Theo thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09 tháng 8 năm 2006 hướng dẫnthực hiện nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy địnhquyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biênchế và tài chính đối với sự nghiệp công lập quy định cách phân loại đơn vị sựnghiệp như sau:

Mức tự bảo đảm chi phí Tổng số nguồn thu sự nghiệp

hoạt động thường xuyên = - x 100 %

của đơn vị (%) Tổng số chi hoạt động thường xuyên

a) Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động, gồm:

- Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyênxác định theo công thức trên, bằng hoặc lớn hơn 100%

- Đơn vị sự nghiệp đã tự bảo đảm chi phí hoạt động từ nguồn thu sựnghiệp, từ nguồn ngân sách nhà nước do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nướcđặt hàng

b) Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Là đơn vị sựnghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo côngthức trên, từ trên 10% đến dưới 100%

c) Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạtđộng, gồm:

- Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyênxác định theo công thức trên, từ 10% trở xuống

- Đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu

1.2.3 Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp

Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp là việc triển khai thựchiện nhiệm vụ kinh tế, chính trị - xã hội do Nhà nước giao Để hoàn thành nhiệm

vụ trên, đòi hỏi các đơn vị phải đảm bảo được nguồn kinh phí hoạt động củamình và công tác thu, chi ngân sách là yếu tố góp phần tạo nên nguồn kinh phí

để hoạt động Điều này đòi hỏi các đơn vị cần phải quan tâm đến việc lập vàphân bổ dự toán một cách đầy đủ bởi dự toán ngân sách là một công cụ đa chứcnăng của người quản lý Hoạt động dự toán sẽ mang đến cho đơn vị nhiều lợi ích

như: truyền đạt kế hoạch, mục tiêu dự báo được những khó khăn về tài chínhtrong một thời gian nhất định.

1.3 NỘI DUNG KSNB THU CHI NSNN TRONG TRƯỜNG HỌC 1.3.1 Khái quát KSNB thu chi trong trường học

KSNB là một chức năng của quản lý Do vậy ở một lĩnh vực cụ thể thìKSNB một mặt mang những nét đặc trưng chung, một mặt có những nét đặc thùriêng KSNB trong trường học cũng bao hàm những nét chung: các yếu tố cấuthành hệ thống KSNB (Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các loại kiểmsoát và thủ tục kiểm soát, kiểm toán nội bộ); nội dung của KSNB; điều kiện đểtồn tại hệ thống KSNB Mặt khác trường học có những đặc thù riêng như: hoạtđộng không vì mục tiêu lợi nhuận; là đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm tiếpnhận nguồn kinh phí từ các nguồn theo quy định; chi tiêu kinh phí để thực hiệnnhiệm vụ đào tạo nhân lực cho đất nước; cuối năm quyết toán chuyển tiêu nguồnkinh phí (kinh phí không có thu hồi sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao hoặckết thúc niên độ), năm sau đó lại tiếp tục nhận kinh phí để thực hiện nhiệm vụtiếp theo Như vậy KSNB trong trường học mang sắc thái riêng KSNB ở đâyphục vụ cho mục đích quản lý là hoàn thành nhiệm vụ đào tạo mà Nhà nước giaocho, mặt khác KSNB phục vụ cho việc quản lý sao cho các trường học tuân thủpháp luật, chính sách, chế độ mà Nhà nước quy định đối với khối trường, khaithác tối đa nguồn kinh phí, chi tiêu đúng chế độ, đúng đối tượng, đảm bảo tiếtkiệm, hiệu quả, đảm bảo sự phát triển của đơn vị, của ngành

Môi trường kiểm soát bao gồm 2 yếu tố: Môi trường kiểm soát chung và

môi trường kiểm soát bên ngoài

Yếu tố thứ nhất, Môi trường kiểm soát chung: Bao gồm đặc thù về quản

lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát

Đặc thù về quản lý: Khác với các doanh nghiệp tổ chức quản lý dựa trênnền tảng công nghệ, kỹ thuật để sản xuất ra của cải vật chất hoặc kinh doanhnhằm mục tiêu lợi nhuận Trong giáo dục đào tạo (GĐ ĐT), quản lý dựa trên cơ

sở công nghệ đào tạo nhằm chuyển tải tri thức khoa học kỹ thuật đến người họcnhằm tạo ra những sản phẩm tiềm năng (sản phẩm vô hình) cung cấp cho xã hội,

đó là nguồn nhân lực có chất lượng cao (có tri thức, có trình độ khoa học, cóphẩm chất đạo đức tốt) phục vụ cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Cơ cấu tổ chức: Các trường học cơ sở thường có quy mô nhỏ nên tổ chứcquản lý thường gọn nhẹ, mỗi bộ phận thường kiêm nhiệm phụ trách nhiều lĩnhvực khác nhau Do đó công việc kiểm soát cần được cụ thể cho từng lĩnh vực vàloại hoạt động

Chính sách nhân sự: Bao gồm khâu tuyển dụng, sử dụng, chế độ đãi ngộđối với cán bộ công chức, viên chức

Công tác kế hoạch: Căn cứ để lập kế hoạch là nhiệm vụ được giao và chỉtiêu tuyển sinh các bậc, các hệ đào tạo Nội dung của công tác kế hoạch là lập kếhoạch về: khối lượng giờ giảng lý thuyết, giờ giảng thực hành; kế hoạch về sốlượng giáo viên các chuyên ngành; kế hoạch tiến độ đào tạo về mặt nội dung,thời gian; kế hoạch về cơ sở vật chất cho đào tạo: tài liệu, phòng học, phươngtiện dạy học; các kế hoạch khác: dịch vụ cho học tập, sinh hoạt như ăn, ở, anninh, trật tự,…

Ủy ban kiểm soát: Là bộ phận độc lập trực thuộc Ban giám hiệu làmnhiệm vụ kiểm soát các hoạt động trong nhà trường Hiện nay hầu hết trong cáctrường học chưa có ủy ban kiểm soát độc lập, việc thực hiện kiểm soát thông quacán bộ quản lý trong bộ máy, qua giáo viên chủ nhiệm, qua cán bộ quản lý họcsinh sinh viên Hình thức kiểm soát chủ yếu qua các báo cáo nhanh, qua hệ thốngthông tin nghiệp vụ, mang tính rời rạc, chưa có hệ thống

Cơ chế chính sách tài chính: Được điều chỉnh bằng luật Ngân sách và cácThông tư, Quyết định của Bộ Tài chính và Bộ GD ĐT

Yếu tố thứ hai, Môi trường kiểm soát bên ngoài: Trong hệ thống giáo dụcthì Luật giáo dục, Luật công chức, Luật Ngân sách là các luật pháp điều chỉnhhành vi pháp lý của khối HCSN Các trường chịu sự kiểm soát của các cơ quan

chức năng Nhà nước như Bộ Tài chính, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ chủ quản vàcác cơ quan chức năng khác, với các trường trực thuộc các tỉnh, thành phố chịu

sự kiểm soát của ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố

Hệ thống kế toán: Là hệ thống kế toán HCSN ban hành theo Quyết định

số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, Hệthống tài khoản kế toán, Hệ thống sổ kế toán, Hệ thống báo cáo kế toán

Kiểm toán nội bộ: Là bộ phận độc lập với kế toán bao gồm những người có

hiểu biết về tổ chức và hoạt động, giỏi về nghiệp vụ kế toán, có trình độ về kiểmtoán

Nội dung thủ tục KSNB trong các trường học có thể bao gồm: kiểm soát tuân

thủ pháp luật, chế độ tài chính kinh tế, kiểm soát mục tiêu, kế hoạch đã xây dựng,hoạch định, kiểm soát nghiệp vụ quản lý, kiểm soát các chu trình nghiệp vụ

1.3.2 Nội dung KSNB thu, chi trong trường học

1.3.2.1 Công tác thu chi trong đơn vị sự nghiệp có thu

a) Công tác thu NSNN trong đơn vị sự nghiệp: Công tác thu ngân sách là

một hoạt động rất quan trọng đối với đơn vị sự nghiệp vì nó sẽ mang lại sự chủđộng hơn cho đơn vị trong việc chi tiêu, giảm sự phụ thuộc vào NSNN Chính vìvậy công tác thu này cần được thực hiện một cách nghiêm túc và đúng quy định.Nguyên tắc phân phối và sử dụng số kinh phí được để lại từ nguồn thu này phải

có quy chế chi tiêu nội bộ Các khoản thu này bao gồm: phần được để lại từ sốthu phí, lệ phí cho đơn vị sử dụng theo quy định của Nhà nước, thu từ hoạt độngdịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn của từng đơn vị Cụ thể đối với đơn vị

sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo thì các khoản thu bao gồm: thu học phí, lệ phícủa sinh viên, thu từ các hoạt động đào tạo, liên kết với các tổ chức trong vàngoài nước, và các khoản thu khác như từ ký túc xá, căng tin, giữ xe,…

Ngoài ra đơn vị còn theo dõi và quản lý kinh phí do NSNN cấp, bao gồm:kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên do Nhà nước giao, kinh phí thực hiệncác nhiệm vụ hoa học công nghệ và các nhiệm vụ đột xuất khác, kinh phí thực

hiện các chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức, kinh phí chươngtrình mục tiêu, kinh phí đầu tư XDCB,…

b) Công tác chi NSNN trong đơn vị sự nhiệp có thu: Để thực hiện công tác

chi trong đơn vị sự nghiệp, đơn vị cần phải mở tài khoản tại KBNN để thực hiệnthu, chi qua hệ thống KBNN gồm: khoản các khoản kinh phí do NSNN cấp vàcác khoản kinh phí ngoài NSNN (phí, lệ phí)

Riêng các khoản thu, chi dịch vụ, liên kết, đơn vị thực hiện chế độ tự chủ

có thể mở tài khoản tại ngân hàng hay kho bạc để giao dịch, thanh toán KBNNkhông kiểm soát các khoản thu, chi này kể cả khi đơn vị mở tài khoản tạiKBNN

Sau đây là một số công tác chi một số khoản mục chủ yếu trong đơn vị SN:

Chi thanh toán cá nhân: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương,

các khoản trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành.Đơn vị thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động theo tiền lương, tiềncông được xác định theo quy định hiện hành của Nhà nước về tiền lương cấpbậc, chức vụ của Nhà nước

Phương án chi trả tiền lương và thu nhập tăng thêm của đơn vị cho từngngười lao động được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, đơn vịđược quyết định tổng mức thu nhập tăng thêm trong năm theo quy chế chi tiêunội bộ của đơn vị sau khi đã thực hiện trích lập quỹ phát triển hoạt động sựnghiệp theo quy định Đối với đơn vị tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thìmức thu nhập tăng thêm không quá 02 lần quỹ tiền lương cấp bậc chức vụ trongnăm do Nhà nước quy định, đối với đơn vị kinh phí hoạt động do Nhà nước đảmbảo toàn bộ thì mức chi trả thu nhập tăng thêm trong năm cho người lao độngkhông quá 01 lần quỹ tiền lương cấp bậc chức vụ trong năm do Nhà nước quyđịnh

Đối với các khoản chi quản lý, chi hoat động thường xuyên: đơn vị căn cứvào dự toán cho NSNN, quy chế chi tiêu nội bộ, định mức do cơ quan Nhà nước

có thẩm quyền quy định để kiểm soát, thanh toán cho đơn vị mình

Chi thanh toán hàng hóa, dịch vụ: Gồm chi mua nguyên liệu, nhiên liệu,

vật liệu, văn phòng phẩm, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định

Căn cứ vào dự toán do cơ quan Nhà nước cấp có thẩm quyền giao cho đơn

vị để thực hiện việc mua sắm hàng hóa dịch vụ, sau khi đối chiếu với các điềukiện chi và kiểm tra theo quy định của Nhà nước (có thể là đấu thầu hoặc chỉđịnh thầu ) nếu đã đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán bằng tiền mặt hoặcchuyển khoản thông qua hệ thống tài khoản mà đơn vị mở tại KBNN

Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán thì đơn vị có thểyêu cầu KBNN cho tạm ứng Hồ sơ thanh toán là giấy rút dự toán NSNN (tạmứng), hồ sơ, chứng từ có liên quan, KBNN sẽ tiến hành cho tạm ứng bằngchuyển khoản hoặc tiền mặt Sau khi đã đủ hồ sơ thanh toán thì đơn vị sẽ kèmgiấy đề nghị thanh toán tạm ứng và các chứng từ liên quan để đề nghị KBNNcho hoàn ứng tức là chuyển từ tạm ứng sang thanh toán

Chi đầu tư phát triển: Chi mua sắm sữa chữa tài sản (giống như chi mua

hàng hóa, dịch vụ)

Chi sự nghiệp khác: Chi thực hiện các dự án từ các nguồn viện trợ, chi

liên doanh, liên kết, và chi khác

1.3.2.2 Nội dung KSNB thu chi trong đơn vị sự nghiệp có thu

Đối với công tác thu: Đơn vị xây dựng một định mức cụ thể dựa trên cácvăn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ GD và ĐT, căn cứ vào nhu cầu thực tế

để đáp ứng được nhu cầu thực tế của đơn vị để có kế hoạch thu cho hợp lý Đốivới khoản thu học phí thì đơn vị sẽ thu theo học kỳ, còn lệ phí thì thu theo kỳtuyển sinh

Đối với công tác chi: Đơn vị sẽ dựa vào dự toán được giao từ đầu năm đểthực hiện việc chi tiêu trong năm theo đúng dự toán và đúng mục lục NSNN

Việc KSNB của đơn vị cũng giống như các hoạt hoạt động của đơn vị,muốn tiến hành đều phải có cơ sở pháp lý Vì vậy ngày 06/7/2005 Bộ Giáo dục

và Đào tạo đã ban hành công văn số 5625/BGD&ĐT-KHTC hướng dẫn các đơn

vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện quy chế KSNB banhành theo quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trưởng BộTài chính về việc ban hành Quy chế tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơquan, đơn vị có sử dụng NSNN

a) KSNB công tác thu: Đơn vị kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp thông

qua dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt

Đối với kinh phí NSNN cấp:

(trường hợp đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí) Sở Tài chính cấp vàomục 134-chi khác Kho bạc Nhà nước thực hiện cấp phát cho đơn vị theo mụclục NSNN Trường hợp chưa xác định được nội dung chi, Kho bạc Nhà nướcthực hiện thanh toán cho đơn vị tạm thời vào mục 134- chi khác đồng thời yêucầu đơn vị phải xác định rõ mục chi trước khi thanh toán lần sau

Để kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp thì tuỳ theo tính chất của từngkhoản chi, hồ sơ thanh toán bao gồm:

Đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương: hồ sơ thanh toán gồmbảng đăng ký biên chế, quỹ lương cơ quan thẩm quyền phê duyệt, phương án chitrả tiền lương của đơn vị, danh sách lương

Đối với các khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị: hồ sơ thanh toángồm dự toán mua sắm được duyệt hợp đồng mua bán, phiếu báo giá, quyết địnhphê duyệt kết quả đấu thầu (nếu thực hiện đấu thầu), séc, uỷ nhiệm chi,

Đối với các khoản chi thường xuyên khác: Bảng kê thanh toán có đầy đủchữ ký

Qua việc kiểm soát trên ta thấy việc kiểm soát kinh phí NSNN cấp tươngđối chặt chẽ vì tất cả các khoản chi đều thông qua KBNN KBNN có quyền từ

chối thanh toán nếu đơn vị chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn của cấp có thẩmquyền quy định.

Đối với nguồn thu học phí: theo thông tư số 54/1998/TTLT/GDĐT-TCHướng dẫn thực hiện thu, chi và quản lý học phí ở các cơ sở giáo dục và đào tạocông lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân như sau: Hàng năm, cùng với việclập dự toán thu, chi từ nguồn Ngân sách Nhà nước, đơn vị lập dự toán thu, chiquỹ học phí báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp phê duyệt tổng hợp gửi cơquan tài chính đồng cấp và chuyển Kho bạc Nhà nước làm căn cứ cấp lại vàkiểm soát chi tiêu

Việc quản lý thu, chi quỹ học phí của đơn vị được tập trung thực hiện tạiPhòng Kế hoạch-Tài chính, đơn vị phải mở sổ sách kế toán theo dõi thu chi quỹhọc phí, nghiêm cấm việc toạ chi và để ngoài sổ sách kế toán quỹ học phí

Học phí được sử dụng, cụ thể như sau:

Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy học tập

Bổ sung kinh phí cho các hoạt động của sự nghiệp giáo dục đào tạo, kể cả

hỗ trợ thi tốt nghiệp

Hỗ trợ cho hoạt động trực tiếp giảng dạy, phục vụ giảng dạy

Đơn vị có trách nhiệm nộp số tiền thu học phí hàng tháng vào tài khoảntiền gửi Quỹ học phí tại Kho bạc Nhà nước, sau khi kết thúc năm báo cáo quyếttoán thu, chi quỹ học phí và chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo quyđịnh Quyết định thu chi quỹ học phí phải tổng hợp chung vào Quyết toán ngânsách Nhà nước hàng năm (ghi ở mục nguồn kinh phí khác) Đơn vị phải báo cáoquyết toán thu chi quỹ học phí với cơ quan tài chính cùng cấp để các cơ quannày tổng hợp báo cáo lên cơ quan quản lý cấp trên

Các khoản thu khác: gồm thu dịch vụ nhà xe, căng tin, cho thuê phòng

học,

Nội dung kiểm soát: Vào năm học mới Trường căn cứ vào hợp đồng đãđược ký kết để kiểm soát thu các hoạt động dịch vụ này Cần hạch toán các

khoản thu trên đầy đủ, báo cáo và mở sổ theo dõi đầy đủ khi có yêu cầu của cấp

có thẩm quyền

b) KSNB các khoản chi: là kiểm soát tính hợp pháp của các khoản chi

trong phạm vi tổng dự toán được phê duyệt Kiểm soát việc thực hiện các chỉtiêu theo đúng luật NSNN và các văn bản hướng dẫn và theo đúng quy chế chitiêu nội bộ của Trường

Nội dung kiểm soát:

Kiểm soát chi thanh toán cá nhân: (mục 101, 102, 104, 105, 108) là kiểm

soát sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở pháp lý của các khoản chi cho cá nhân.Phần này yêu cầu Trường phải tính đúng, tính đủ lương và các khoản theo lương.Nếu thiếu sẽ gây ảnh hưởng đến công tác chi tiêu của đơn vị dự toán nhưng nếuthừa thì cuối năm sẽ phải nộp lại cho NSNN và sẽ ảnh hưởng đến tổng mức kinhphí của đơn vị trong khi đó các mục khác thì thiếu nhưng không thể chi thayđược Nói tóm lại, công tác kiểm soát đối với những khoản mục chi cho conngười không được nhầm lẫn từ mục này sang mục khác, số chi phải chính xác,càng sát với thực tế càng tốt

Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn: (mục 109, 110, 111, 112,113) là

kiểm soát sự cần thiết, cân nhắc nhu cầu mua sắm của các đơn vị để từ đó số nhucầu thực tế tương đối chính xác của đơn vị đối với các khoản chi nghiệp vụchuyên môn này Nếu không kiểm soát tốt khâu này chúng ta sẽ có kế hoạchmua sắm không chính xác

Kiểm soát các khoản chi khác: gồm chi nghiên cứu khoa học, chi chương

trình mục tiêu quốc gia, chi đột xuất khác,…

Ngoài ra đơn vị phải kiểm soát và xác định các khoản chênh lệch thu- chi

để từ đó trích lập các quỹ gồm: quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triểnhoạt động sự nghiệp,…

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này luận văn đã khái quát những vấn đề lý luận chung vềkiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp bao gồm: Khái niệm, mục tiêu, các bộphận cấu thành của kiểm soát nội bộ, trình tự để tiến hành kiểm soát nội bộ Việcnghiên cứu vấn đề lý luận một cách có hệ thống là cơ sở để giúp nghiên cứu vàđánh giá tình hình thực tế tại đơn vị một cách chính xác

Công tác KSNB thu, chi được thực hiện tốt sẽ giúp cho đơn vị ngăn chặnđược gian lận, giảm thiểu sai sót, giảm thiểu các thiệt hại, đảm bảo thu chi đúngđối tượng góp phần vào sự thành công của đơn vị để đạt được mục tiêu đã đề ra.Đồng thời là cơ sở để giúp nghiên cứu và đánh giá tình hình thực tế tại Trườngtrong chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG

2.1.1 Khái quát về lịch sử phát triển, tóm tắt thành tích nổi bật của Trường ĐH Phạm Văn Đồng

Trường Đại học Phạm Văn Đồng được thành lập ngày 07/9/2007 theoQuyết định số 1168/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấpTrường Cao đẳng Sư phạm Quảng Ngãi và Trường Cao đẳng Cộng đồng QuảngNgãi Trường Đại học Phạm Văn Đồng là cơ sở đào tạo đại học trực thuộcUBND tỉnh Quảng Ngãi và chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáodục Đào tạo Quá trình đào tạo của trường được tính từ năm 1978 là năm thànhlập Trường Cao đẳng Sư phạm Quảng Ngãi

Từ 2007 đến nay, sau khi Trường Đại học Phạm Văn Đồng ra đời, việcđào tạo được tiếp tục và quy mô đào tạo được mở rộng trên cơ sở kế thừa nhiệm

vụ đào tạo của hai Trường Cao đẳng Sư phạm Quảng Ngãi và Trường Cao đẳngCộng đồng Quảng Ngãi Quy mô đào tạo của trường hiện nay khoảng 10.000học sinh sinh viên, với các bậc và ngành nghề đào tạo thuộc các lĩnh vực sưphạm, kinh tế, kỹ thuật công nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết về nguồnnhân lực của tỉnh Quảng Ngãi và các địa phương lân cận

Hiện trường có 18 đơn vị trực thuộc, trong đó có 7 khoa đào tạo là khoa

Sư phạm Tự nhiên, khoa Sư phạm Xã hội, khoa Cơ bản, khoa Công nghệ Thôngtin, khoa Kinh tế, khoa Kỹ thuật Công nghệ, khoa Ngoại ngữ; 1 tổ Lý luận Chínhtrị trực thuộc; 6 phòng (phòng Tổ chức - Đảm bảo chất lượng giáo dục, phòngHành chính - Quản trị, phòng Kế hoạch - Tài chính, phòng Đào tạo, phòngQLKH - HTQT, phòng CTCT - HSSV), 1 ban (Ban Quản lý KTX) và 03 trungtâm (Đào tạo Thường xuyên, Thông tin Tư liệu, Ngoại ngữ Tin học)

Trường có quan hệ hợp với các tổ chức quốc tế trong liên kết đào tạo,nghiên cứu khoa học, bồi dưỡng giảng viên.

Đội ngũ giảng viên của trường: 295 cán bộ, viên chức trong số đó gồm có

03 Tiến sĩ, 88 thạc sĩ, 22 giảng viên chính, 5 chuyên viên chính, 43 giảng viênđang học Thạc sĩ, 5 giảng viên nghiên cứu sinh ở trong và ngoài nước

Về nghiên cứu khoa học: Trong gần 5 năm qua đã có 01 đề tài cấp bộ, 07

đề tài cấp trường; 03 bài báo khoa học

Trải qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, trường đã đào tạo và bồidưỡng hàng vạn giáo viên, cán bộ quản lý giáo dục, lực lượng lao động chuyênmôn kỹ thuật cho tỉnh nhà và các khu vực lân cận Trường đã khắc phục khókhăn, nỗ lực phấn đấu vươn lên, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đượcNhà nước ghi nhận bằng những phần thưởng cao quý như huân chương lao độnghạng 3 (năm 1997), huân chương lao động hạng 2 (năm 2005), chính phủ tặng cờthi đua xuất sắc 2008

Hoạt động đào tạo

Đại học: Đối tượng là tất cả học sinh tốt nghiệp phổ thông và tham gia kỳthi tuyển sinh đại học hệ chính quy do Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức và cóđiểm đạt với số điểm do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định đối với bậc đại học.Hiện nay Trường đang đào tạo 04 ngành là Công nghệ thông tin, Tiếng Anh,Ngữ văn và Tin học

Cao đẳng: Đối tượng là tất cả học sinh tốt nghiệp phổ thông và tham gia

kỳ thi tuyển sinh đại học hệ chính quy do Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức nhưngkhông đủ điểm xét tuyển vào bậc đại học Bao gồm các ngành: Công nghệ thôngtin, công nghệ điện, công nghệ cơ khí, tiếng anh, kế toán

Trung cấp chuyên nghiệp: Đối tượng dư tuyển là tất cả học sinh tốtnghiệp phổ thông và tham gia kỳ thi tuyển sinh đại học hệ chính quy do Bộ Giáodục và Đào tạo tổ chức nhưng không đủ điểm xét tuyển vào bậc cao đẳng Hiệnnay Trường bao gồm các ngành SC&KTTB Cơ khí, Kế toán - Tin học, Tin học -

Nghiệp vụ văn phòng, Quản lý đất đai, Chăn nuôi - Thú y, Điện Dân dụng vàCông nghiệp.

Trung cấp nghề: Đối tượng dự tuyển là học sinh tốt nghiệp phổ thông.Hiện nay Trường đào tạo các ngành: Kỹ thuật Sắt, Điện CN&DD, Điện tử ,Cắtgọt kim loại, Cơ khí Động lực

2.1.2 Những mục tiêu của Trường

- Mục tiêu tổng quát

Mục tiêu đến năm 2012, Trường Đại học Phạm Văn Đồng được biết đến

là một trường Đại học có tầm nhìn và quyết tâm phát triển cao

- Mục tiêu cụ thể

a Mục tiêu về xây dựng đội ngũ (đến năm 2012):

Xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên đủ về số lượng, đảm bảo chất lượnggiảng dạy ở các bậc học và các ngành đào tạo; có 70% đạt trình độ trên đại học,trong đó có 10% NCS và tiến sỹ

b Mục tiêu về cơ sở vật chất (đến năm 2012):

Hoàn thành sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trang bị thiết bịđảm bảo phục vụ đào tạo Đồng thời triển khai Dự án đầu tư xây dựng TrườngĐại học Phạm Văn Đồng theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt đếnnăm 2012

c Mục tiêu về đào tạo (đến năm 2012):

Hoàn thành việc kiểm định chất lượng giáo dục

Công bố chuẩn đầu ra, điều chỉnh các chương trình đào tạo phù hợp vớimục tiêu và đảm bảo chất lượng, mở thêm một số ngành đào tạo mới đáp ứngnhu cầu xã hội, thực hiện đào tạo theo học chế tín chỉ Xác định đào tạo theođịnh hướng nghề nghiệp - ứng dụng Nâng quy mô đào tạo lên 10.000 học sinhsinh viên

d Mục tiêu về NCKHvà chuyển giao công nghệ (đến năm 2012):

Tăng số lượng và chất lượng đề tài NCKH cấp trường; khuyến khích vàtạo điều kiện để cán bộ, giảng viên tham gia nghiên cứu khoa học cấp Tỉnh, Bộ Phát triển hạ tầng cho NCKH, gắn NCKH với đào tạo, chú trọng hoạt độngNCKH trong cán bộ giảng viên trẻ và sinh viên

e Mục tiêu về hợp tác quốc tế (đến năm 2012):

Duy trì và phát triển các mối quan hệ với các tổ chức quốc tế như Tổ chứchợp tác phát triển và hỗ trợ kỹ thuật vùng Fla-măng Vương Quốc Bỉ (VVOB),

Tổ chức tình nguyện Úc ( AVI), Công ty TNHH Công nghiệp nặng Doosan, Dự

án mở rộng cơ hội học tập cho thanh niên dân tộc thiểu số của Hàn Quốc Hỗ trợnước CHDCND Lào đào tạo lưu học sinh Mở rộng thêm các mối quan hệ mới

để phối hợp trong nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ

2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG: là những nhân tố ảnh hưởng đến chế độ chính sách của trường,

bao gồm môi trường kiểm soát bên trong và môi trường kiểm soát bên ngoài: đặcthù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác lập kế hoạch…

2.2.1 Đặc thù về quản lý: là một đơn vị sự nghiệp đặc thù của ngành là

đào tạo, giáo dục nên quan điểm của nhà quản lý trong đơn vị ảnh hưởng trựctiếp đến chế độ, chính sách, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát củaTrường Hiệu trưởng nắm quyền điều hành chung, các bộ phận có nhiệm vụtham mưu cho Hiệu trưởng Là một đơn vị hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịutrách nhiệm về tài chính nên Trường đã chủ động trong hoạt động tài chính củamình góp phần nâng cao hiệu quả công việc của trường

2.2.2 Cơ cấu tổ chức: Trường Đại học Phạm Văn Đồng hoạt động theo

mô hình trực tuyến chức năng, tuân thủ chế độ một thủ trưởng nên cơ cấu tổchức của trường gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị

Cơ cấu tổ chức hành chính của nhà trường

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức trường ĐH Phạm Văn Đồng

Lãnh đạo

(HT, 1PHT)

Khoa CNTT Khoa Kinh tế

Các khoa/

tổ chuyên môn trực thuộc

P.Kế hoạch Tài chính P.QLKH&HTQT P.CTCT HSSV Ban QL Ký túc xá

TT Thông tin-Tư liệu

TT Đào tạo thường xuyên

TT Ngoại ngữ-Tin học

Các phòng, ban, trung tâm

cơ sở thái độ làm việc, có tinh thần trách nhiệm với công việc Ngoài ra, trongquá trình làm việc trường cũng đã có cơ chế khen thưởng, kỷ luật khá hợp lýnhằm khuyến khích động viên tinh thần làm việc cũng như trách nhiệm của từngnhân viên từng bộ phận trong trường.

Đến cuối năm 2009 đội ngũ giảng viên của trường: 295 cán bộ, viên chứctrong số đó gồm có 03 Tiến sĩ, 88 thạc sĩ, 22 giảng viên chính, 5 chuyên viênchính, 43 giảng viên đang học Thạc sĩ, 5 giảng viên nghiên cứu sinh ở trong vàngoài nước

2.2.4 Công tác lập kế hoạch

Về quy trình lập kế hoạch của Trường ĐH Phạm Văn Đồng như sau:

Trường ĐH Phạm Văn Đồng Sở Tài chính

P Kế hoạch- Tài chính P Hành chính Quản trị

Sơ đồ 2.2 Quy trình lập kế hoạch của Trường ĐH Phạm Văn Đồng

(1) Vào tháng 07 năm tài chính, phòng Kế hoạch –Tài chính của Trườnglập kế hoạch thu chi cho năm tiếp theo

(2) Sau đó gửi Sở Tài chính, Sở Tài chính sẽ tổng hợp tất cả kế hoạchtoàn tỉnh để làm việc với Trung Ương, Tháng 11 Sở Tài chính sẽ thông báo chocác Sở, Ban, Ngành làm việc với từng cơ quan về kế hoạch của mình

(3) Sau khi đã thống nhất thì tháng 12 Sở Tài chính sẽ ra quyết định phân

bổ dự toán năm tới

(4) Sau khi có quyết định giao kế hoạch cho năm tới trường sẽ thông báocho các bộ phận để triển khai thực hiện

(5) Cùng lúc đó, vào tháng 10, sau khi đã gửi kế hoạch của trường cho SởTài chính thì Trường sẽ thông báo kế hoạch chỉ tiêu dự kiến cho từng phòng,ban, khoa, trung tâm

Bắt đầu

QĐ phân bổ dựtoán

TB kế hoạch cho

từng bộ phận

Các bộ phận lập

(6) Các bộ phận sẽ lập dự trù về mua sắm tài sản, thiết bị … dựa trên tìnhhình thực tế của mình (theo mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính mà Trường đã gửixuống cho từng bộ phận), sau đó gửi về phòng Hành chính Quản trị xem xét vàtổng hợp để gửi về phòng Kế hoạch- Tài chính.

Việc lập kế hoạch giúp ích rất nhiều cho việc KSNB, cụ thể:

+ Nhà Trường sẽ dựa vào kế hoạch, dự trù mà các bộ phận đã lập vào đầunăm để làm cơ sở kiểm soát tình hình thu chi từng bộ phận Bộ phận nào chivượt ngoài kế hoạch thì phải có ý kiến của Hiệu trưởng

+ Cuối năm trên cơ sở kế hoạch nhà trường sẽ tổng hợp tình hình thu chicủa mỗi bộ phận, bộ phận nào tiết kiệm chi so với kế hoạch thì sẽ được khenthưởng, và ngược lại bộ phận nào vượt quá thì sẽ bị nhắc nhở

2.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KSNB

Hệ thống thông tin kế toán là một trong những thành phần của hệ thốngKSNB Tại trường ĐH Phạm Văn Đồng hệ thống thông tin kế toán được hìnhthành và hoạt động khá tốt trên các lĩnh vực chủ yếu: bộ máy kế toán, hệ thốngchứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo kế toán Dữ liệu xử lýchủ yếu bằng công cụ máy tính

2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Trường ĐH Phạm Văn Đồng tổ chức bộ máy kế toán vừa là đơn vị dưtoán cấp I vừa là đơn vị dự toán cấp III vì Trường được UBND tỉnh Quảng Ngãitrực tiếp giao chỉ tiêu kế hoạch và trực tiếp quyết toán với Sở Tài chính đồngthời là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách không phân phối lại cho đơn vị nào.Trường hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài chính dưới sự quản

lý trực tiếp của Sở Tài chính tỉnh Quảng Ngãi

Công việc kế toán ở Trường hiện nay bao gồm :

Một là, Phần kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng hợp tình hình biến động cácnguồn kinh phí được cấp phát và các khoản thu, chi sự nghiệp