Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Quản trị văn phòng tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai

Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp Phòng Hành chính – Tổng hợp là phòng chuy

MỤC LỤC

Chương 1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN

THƯ – LƯU TRỮ TỈNH GIA LAI 3

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai 3 1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 3 1.2.1 Vị trí và chức năng 3

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3

1.2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Lãnh đạo Chi cục và Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục 3

1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Phòng Hành chính – Tổng hợp 3

1.3.1 Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp trong sơ đồ của cơ quan 3 1.3.2 Mô hình Phòng Hành chính – Tổng hợp 3

1.3.3 Phương án bố trí thiết bị trong Phòng Hành chính – Tổng hợp 3

1.4 Khảo sát việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng 3

1.4.1 Thu thập thông tin và xây dựng chương trình công tác 3

1.4.2 Tổ chức hội nghị 3

1.4.3 Tổ chức các chuyến đi công tác 3

1.5 Công tác ứng dụng tin học vào công tác Quản trị văn phòng 3

1.5.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính 3 1.5.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện các hoạt động

1.6.1 Ưu điểm 3

1.6.2 Hạn chế 3

1.6.3 Nguyên nhân tồn tại 3

Chương 2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH GIA LAI 3

2.1 Giải pháp về tổ chức vãn phòng 3

2.1.1 Về cơ cấu tổ chức, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng 3 2.1.2 Giải pháp xây dựng mô hình văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng 3

2.1.3 Giải pháp bố trí trang thiết bị văn phòng 3

2.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả các hoạt ðộng nghiệp vụ vãn phòng 3

2.2.1 Thu thập thông tin và xây dựng chương trình công tác 3

2.2.2 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, họp, lễ tân 3

2.2.3 Công tác tổ chức các chuyến ði công tác 3

LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổchức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu quả vàchất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa là

bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng là nơi thunhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo

xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, tổchức, doanh nghiệp được trôi chảy, đạt hiệu quả cao

Trong tiến trình cải cách hành chính việc đổi mới lề lối làm việc hành chính vănphòng vẫn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức Bởi lẽ, công tác vănphòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chínhtrong giai đoạn phát triển mới của đất nước Điều này đem lại những thành quả nhấtđịnh trong công tác văn phòng

Qua thời gian thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai, em nhậnthấy Phòng Hành chính - Tổng hợp thuộc Chi cục hoạt động chưa thật hiệu quả,công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến việc giải quyết các côngviệc còn nhiều hạn chế Bên cạnh đó khối lượng công việc của Chi cục ngày càngtăng dẫn đến khối lượng công việc của Phòng Hành chính - Tổng hợp cũng tăngtheo cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là rất cần thiết

Xuất phát từ thực trạng đó, em đã chọn đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Quản trị văn phòng tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai”.

Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích nội dung hoạt độngcủa Phòng Hành chính - Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ để tìm ra điểmmạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòngtại Chi cục

Phạm vi nghiên cứu

- Khoá luận đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

+ Phương pháp phân tích+ Phương pháp tổng hợp+ Phương pháp so sánh+ Phương pháp thống kê+ Phương pháp duy vật biện chứng+ Phương pháp phỏng vấn, đối thoại

Kết cấu của báo cáo

Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, báo cáođược bố cục thành hai chương:

Chương 1: Thực trạng công tác văn phòng tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnhGia Lai

Chương 2: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tạiChi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai

Chương 1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI CỤC

VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH GIA LAI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai

Hình : Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai

Trụ sở đặt tại: Số 03 – Hai Bà Trưng - Thành phố Pleiku – Tỉnh Gia Lai

Số điện thoại: 0593.720.413

Số fax: 0593.720.115

Địa chỉ Mail: vtlt.snv@gialai.gov.vn

Chi cục trưởng: Hồ Văn Trình

Ngày 28/4/2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV về hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp Theo đó, tại Ủy ban nhân

là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyđịnh về việc thành lập tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ trên cả nước trong đó cóChi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai.

- Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai

có thể sơ lược như sau:

Tổ chức Văn thư - Lưu trữ của tỉnh tiền thân là bộ phận Lưu trữ thuộc Vănphòng HĐND-UBND tỉnh Gia Lai Thực hiện Thông tư số 40/1998/TT-TCCBCPngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), ngày 15tháng 3 năm 2000 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 114/2000/QĐ-UB

về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Trungtâm thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữtrong phạm vi tỉnh Ngày 01 tháng 6 năm 2001 Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai đã banhành Quyết định số 467/2001/QĐ-UB về việc ban hành Quy chế về tổ chức và hoạtđộng của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Gia Lai

Tháng 08 năm 2010, UBND tỉnh Gia Lai ban hành Quyết định số UBND ngày 20 tháng 8 năm 2010 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trựcthuộc Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

561/QĐ-và Trung tâm lưu trữ theo đúng tinh thần hướng dẫn tại Thông tư số BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và quyền hạncủa tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cáccấp

02/2010/TT-Chi cục có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnhquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch

sử của tỉnh theo quy định của pháp luật Chi cục có chức năng quản lý nhà nướcđồng thời là đơn vị sự nghiệp; biên chế được UBND tỉnh phê duyệt là 22người, trong đó: Công chức: 08, viên chức 12 và 02 hợp đồng 68 Cơ cấu tổ chứcđược bố trí 02 phòng chuyên môn, 01 Trung tâm Lưu trữ lịch sử (trước đây là KhoLưu trữ lịch sử tỉnh) Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục là tổ chức có tưcách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do ngân sách nhànước cấp theo quy định của pháp luật.

Kế thừa và phát huy thành tích, kết quả đạt được của Trung tâm Lưu trữ lịchtỉnh, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Chi cục Văn thư - Lưu trữtỉnh Gia Lai đã không ngừng phấn đấu góp phần tạo bước chuyển đáng kể trongcông tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hoạt động nghiệp

vụ văn thư, lưu trữ được nâng cao, công tác bảo quản, quản lý, khai thác tài liệu lưutrữ lịch sử được an toàn và kịp thời, cơ bản đáp ứng được yêu cầu Trong quá trìnhthành lập và phát triển, Chi cục đã đạt được những thành tích đáng kể được UBNDtỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tặng giấy khen, bằng khen Năm 2013,

2014 được UBND tỉnh công nhận tập thể lao động suất sắc và năm 2014 được Bằngkhen của Bộ Nội vụ

1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 1

1.2.1 Vị trí và chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở nội vụ, có chức năng giúpGiám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về vănthư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiệncác hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàhoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Với vị trí và vai trò quan trọng như trên, Chi cục Văn thư – Lưu trữ có nhữngchức năng và nhiệm vụ cụ thể là:

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện chế

độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thong tin sốtrong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữlịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theoquy định của pháp luật

- Thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; thammưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy tài liệu có thong tin trùng lặp, baohàm, hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

- Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ côngchức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; giải quyếttheo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết khiếu nại, tốcáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Thực hiện công tác báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định củapháp luật

- Thực hiện việc Lưu trữ lịch sử gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hànhDanh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danhmục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; thuthập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giảimật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theoquy định của pháp luật

- Tham mưu cấp có thẩm quyền cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề cho

TRUNG TÂM LƯU

TRỮ LỊCH SỬ

Mối quan hệ phối hợp Mối quan hệ chỉ đạo

Hình 12: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai

- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Thẩm định hồ sơ giao nộp tài liệu của các cơ quan, đơn vị trước khi nộp vàolưu trữ lịch sử tỉnh

- Kiểm tra các hoạt động dịch vụ lưu trữ của cá nhân, tổ chức trên địa bàn tỉnh

Sơ đồ bộ máy:

SƠ ĐỒ BỘ MÁY CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH GIA LAI

1.2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Lãnh đạo Chi cục và Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục

1.2.3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của lãnh đạo Chi cục

 Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục trưởng

+ Nhiệm vụ:

Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh, chịu tráchnhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước pháp luật về việc thực hiện chức trách,nhiệm vụ, quyền hạn được giao và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vịđược giao phụ trách

+ Quyền hạn:

Được Giám đốc Sở Nội vụ ủy quyền ký các văn bản đề xuất, báo cáo cho cấptrên về công tác chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với tư cách là Chi cụctrưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ hoặc trình Phó Giám đốc Sở Nội vụ ký thayGiám đốc Sở Nội vụ để đề xuất cho cấp trên theo quy định

 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Chi cục trưởng

Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ là ngườigiúp

Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác, chịu tráchnhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ, trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ

và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Chicục trưởng ủy nhiệm cho một phó Chi cục trưởng điều hành các hoạt động của đơnvị

 Cơ câu tổ chức

Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ gồm: 01 Chi cục trưởng và 02 phó Chicục trưởng

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ

 Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng Hành chính – Tổng hợp là phòng chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh có chức năng tham mưu cho Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữquản lý công tác tổ chức, nhân sự của cơ quan, công tác tổng hợp, công tác cải cáchhành chính, công tác pháp chế, công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, hànhchính quản trị của Chi cục Văn thư – Lưu trữ

- Phối hợp tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra công tác thong tin, tuyên truyền, phổbiến giáo dục pháp luật về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý; quản lý trang thong tinđiện tử của cơ quan

- Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương, chínhsách của Đảng và pháp luật nhà nước về văn thư, lưu trữ

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; công tác kế toán tài chính, tài sản công;quan hệ đối nội, đối ngoại

- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trong côngtác pháp chế, công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng

+ Các hoạt động và sản phẩm công việc

- Điều hành, phối hợp thực hiện các công việc chuyên môn, nghiệp vụ củaphòng;

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng và nămcủa phòng và Chi cục;

- Xây dựng các đề án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy của Chi cục; xâydựng nội quy, quy chế của phòng và Chi cục;

- Chủ động giải quyết hoặc đề xuất hướng giải quyết công việc trong phòngtrước khi trình Lãnh đạo Chi cục;

- Xây dựng quy hoạch cán bộ và đề xuất thực hiện tổ chức nhân sự, chính sách

về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ chính sách khác đối vớicán bộ công chức, viên chức của cơ quan;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ năng lựccủa đội ngũ lao động của phòng và Chi cục;

- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan và điều hành phương tiện phục vụcông tác chung của cơ quan;

- Tổng hợp đề xuất công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của phòng và Chicục;

- Trực tiếp soạn thảo, kiểm tra nội dung và thể thức các văn bản của Chi cụctrước khi trình Lãnh đạo Chi cục ký phát hành;

- Điều hành công việc của phòng, chịu trách nhiệm các mặt công tác củaphòng và thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Chi cục phân công;

- Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương, chínhsách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ;

- Quản lý công tác quốc phòng, an ninh và bảo vệ chính trị nội bộ trong cơquan Chi cục;

- Quản lý công tác cải cách hành chính do Lãnh đạo Chi cục giao;

- Lập kế hoạch mua và cấp phát văn phòng phẩm; sửa chữa, nâng cấp, thanh lýthiết bị văn phòng;

- Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại trong cơ quan

+ Các hoạt động, sản phẩm công việc

- Đề xuất xây dựng kế hoạch, chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý, 6tháng và năm của phòng và Chi cục;

- Theo dõi, tổng hợp tình hình và xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất về côngtác của phòng, Chi cục (trừ các báo cáo chuyên đề do phòng chuyên môn đảm

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và báo kếtquả theo quy định Tổ chức thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng cháy,chữa cháy, vệ sinh môi trường trong cơ quan;

- Giúp Trưởng phòng quản lý công chức, viên chức và người lao động của Chicục và một số nhiệm vụ công tác do Trưởng phòng giao, chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng Hành chính – Tổng hợp và Lãnh đạo Chi cục về nhiệm vụ công tácđược phân công;

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện quân dự bị động viên và tự vệ của cơquan;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác khi được Trưởng phòng và Lãnh đạoChi cục phân công

+ Trình độ

- Đại học Hành chính;

- Chính trị: Sơ cấp;

- Ngoại ngữ: Chứng chỉ B;

- Tin học: Kỹ thuật viên

 Chuyên viên Quản trị mạng

+ Các hoạt động và sản phẩm công việc

- Đề xuất xây dựng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Chicục;

- Đề xuất xây dựng đề án, dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácvăn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

- Xây dựng hệ thống và trực tiếp quản trị hệ thống mạng nội bộ của cơ quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác khi được Trưởng phòng và Lãnh đạoChi cục phân công

+ Trình độ

- Đại học Công nghệ thông tin;

- Ngoại ngữ: Chứng chỉ B.

 Chuyên viên Kế toán

+ Các hoạt động và sản phẩm công việc

- Xây dựng kế hoạt dự toán kinh phí hằng năm của cơ quan, thực hiện chế độnghiệp vụ sổ sách chứng từ kế toán thu chi thanh quyết toán theo quy định;

- Đề xuất thực hiện chế độ chính sách của cán bộ, công chức, viên chức vàngười lao động trong Chi cục;

- Theo dõi, thực hiện các khoản kinh phí được nhà nước cấp cho cơ quan sửdụng theo các nguồn khác nhau;

- Xây dựng kế hoạch trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho yêu cầu nhiệm

vụ, công tác của Chi cục Quản lý tài sản của cơ quan theo quy định của nhà nước;

- Tham mưu, đề xuất quy chế chi tiêu, quản lý, sử dụng tài sản công của đơnvị

 Công chức Văn thư – Lưu trữ

+ Các hoạt động và sản phẩm công việc

- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của cơ quan vàpháp luật Nhà nước

- Đảm bảo phát hành các văn bản đi – đến thông suốt và kịp thời trong vàngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật

- Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan

- Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sựphân công của trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản, theo quytrình lưu trữ của cơ quan.

- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về tiến độ, chất lượng và sự đáp ứngyêu cầu của công việc được phân công

- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công

- Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực mìnhđang thực hiện

 Nhân viên Lái xe

+ Các hoạt động và sản phẩm công việc

- Lái xe phục vụ công tác của cơ quan;

- Kiêm phụ trách điện, nước của Chi cục

 Nhân viên Bảo vệ

+ Các hoạt động và sản phẩm công việc

- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gianxâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan;

- Tổ chức phối hợp cùng với chính quyền địa phương thực hiện các biện phápnhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi phạm pháp, tệ nạn xã hội xảy ratrong khu vực cơ quan;

- Phối hợp cùng các đơn vị khác trong cơ quan nhắc nhở mọi người đến cơquan thực hiện các quy định nhằm giữ vững kỷ cương nề nếp Đề xuất các biệnpháp, giải pháp nhằm đảm bảo trật tự trị an kỷ cương trong Chi cục;

- Thường trực tại cổng chính 24/24 để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác,nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến Chi cục;

- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu khu vực trong phạm vi quản lý củaChi cục, ngăn chặn người ngoài vào Chi cục khi không có yêu cầu công tác; giámsát, kiểm tra người mang tài sản của Chi cục ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ)

- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong cơ quan Mở và đóng cổng cơquan trước và sau giờ làm việc

 Nhân viên Tạp vụ

+ Các hoạt động và sản phẩm công việc

- Phục vụ nước uống;

- Quản lý chung về vệ sinh môi trường trong cơ quan;

1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Phòng Hành chính – Tổng hợp

1.3.1 Vị trí của phòng Hành chính – Tổng hợp trong sơ đồ của cơ quan

Phòng Hành chính – Tổng hợp là một phòng chuyên môn thuộc Chi cục Vănthư – Lưu trữ là cửa ngõ và có vị trí quan trọng trong cơ quan, là cầu nối trong mốiquan hệ công tác giữa Chi cục với các cơ quan, tổ chức và nhân dân, có nhiệm vụtrợ giúp cho lãnh đạo cơ quan về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện

kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, điều hành

Chi cục Văn thư – Lưu trữ chưa có trụ sở riêng, hiện tại đang nằm chung trongkhối tòa nhà làm việc của Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai

Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị chuyên môn thuộc Chi cục Văn thư –Lưu trữ tỉnh, bộ phận làm việc được đặt tại tầng 04 của Sở Nội vụ khó khăn chocông tác tiếp dân và theo dõi, giám sát cán bộ, công chức, viên chức và người laođộng của Chi cục trong việc thực hiện nội quy, quy chế cũng như quản lý tài sảncông của đơn vị

A B

H: Phòng nhân viên lái xe, tạp vụ

Hình : Sơ đồ bố trí các bộ phận làm việc thuộc phòng Hành chính - Tổng hợp

- Đối với phòng làm việc của Phó trưởng phòng và chuyên viên Quản trị mạngđược bố trí chung một phòng làm việc theo mô hình mở để thuận tiện trao đổichuyên môn trong quá trình xử lý công việc

- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí một phòng làm việc riêng theo môhình mở thuận tiện cho nhiệm vụ tiếp dân và tiếp nhận công văn đến.

- Bộ phận Lái xe và nhân viên Tạp vụ được bố trí riêng một phòng làm việctheo mô hình đóng

- Nhân viên Bảo vệ được bố trí riêng một phòng làm việc tại tầng 01, thuận tiệncho việc theo dõi, quản lý phương tiện công dân ra, vào cơ quan để liên hệ công tác

1.3.3 Phương án bố trí thiết bị trong Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phương tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố khôngthể thiếu để cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Điều kiện tốt, cán bộtốt là hai yếu tố quyết định sự thành công trong công việc Lãnh đạo của Chi cụcVăn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai (trước đây là Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Ủyban nhân dân tỉnh) qua nhiều thế hệ rất quan tâm đến các phương tiện làm việc,phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác nhất là máy tính, quatừng thời kỳ máy móc được thay thế, trang bị ngày càng đầy đủ hiện đại phù hợpvới nhu cầu công tác thực tế Từ đó đã đóng góp không nhỏ trong việc hoàn thànhtốt công việc được giao một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và chất lượng,đặc biệt là phải quan tâm phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin

Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Laiđược bố trí ở tầng một, trang thiết bị làm việc được trang bị khá đầy đủ và bố trí cụthể như sau:

- Phòng Trưởng phòng và Chuyên viên Kế toán: 02 bộ máy vi tính + máy in kết

nối Internet; 02 bộ bàn, ghế làm việc; 01 bộ bàn, ghế tiếp khách; 02 tủ đựng hồ sơ; 01điện thoại bàn

{1} Cửa chính ra, vào

{2} Cửa sổ thông gió

{3} Bàn tiếp khách

{4} Bàn làm việc của Trưởng phòng

{5} Bàn làm việc của Chuyên viên Kế toán

{6} Tủ đựng hồ sơ

Hình : Mô hình bố trí các trang thiết bị phòng làm việc của Trưởng phòng và Kế toán

4

5

6 5 1

2

Ghi chú:

{1} Cửa chính ra, vào

{2} Cửa sổ thông gió

{3} Bàn làm việc của phó phòng

{4} Bàn làm việc chuyên viên QTM

{5} Tủ đựng hồ sơ

Hình : Mô hình bố trí trang thiết bị phòng làm việc của Phó phòng và chuyên viên QTM

- Phòng Phó phòng, chuyên viên Quản trị mạng: 02 bộ máy vi tính + máy in kết

nối Internet; 02 bộ bàn ghế làm việc; 02 tủ đựng hồ sơ; 01 điện thoại bàn

{1} Cửa chính ra, vào

{2} Cửa sổ thông gió

{3} Cửa thông gió

{4,5} Bàn làm việc

{6} Tủ đựng hồ sơ

{7} Máy photocopy

{8} Tủ đựng công văn , thư, báo

Hình : Mô hình bố trí trang thiết bị làm việc phòng Văn thư

- Phòng nhân viên Văn thư: 01 bộ máy vi tính + máy in kết nối Internet; 01 máy

Photocopy; 02 bộ bàn, ghế làm việc; 01 tủ đựng thư báo; 02 tủ đựng hồ sơ; 01 điệnthoại bàn + Fax

{1} Cửa chính ra, vào

{2} Cửa sổ thông gió

2 3

Ghi chú:

{1} Cửa chính ra, vào {2} Cửa sổ thông gió {3} Cửa sổ quan sát {4} Bàn làm việc {5} Tủ đựng công cụ, dụng cụ

Hình : Mô hình bố trí trang thiết bị làm việc phòng nhân viên bảo vệ

- Phòng nhân viên Lái xe, Tạp vụ: 02 bộ bàn, ghế làm việc và các trang thiết bị hỗ

trợ chuyên dụng khác

- Phòng nhân viên Bảo vệ: 01 bộ bàn, ghế làm việc và các trang thiết bị hỗ trợchuyên dụng khác

1.4 Khảo sát việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng

1.4.1 Thu thập thông tin và xây dựng chương trình công tác

1.4.1.1 Thu thập thông tin

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thì nhu cầu về thông tin là rất lớn.Không những vậy, nhu cầu này còn rất đa dạng và thường xuyên biến đổi Nó đượcxác định tùy thuộc vào từng công việc hay từng loại công việc, vào phạm vi hoạtđộng của các cơ quan

Mục tiêu phục vụ thông tin cho các hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh

là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho từng bộ phận, từng đơn vị trong Chicục, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan đạt được hiệu quả cao nhất

Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Gia Lai, công tác thu thập và xử lý thôngtin được phòng Hành chính – Tổng hợp thực hiện như sau:

Thông tin chủ yếu được thu thập từ các nguồn:

- Nguồn thông tin tiếp nhận được từ các quyết định, thông báo, các chương trình kếhoạch của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ,

…

- Nguồn thông tin từ Lãnh đạo Chi cục và các phòng chuyên môn trong nội bộ

cơ quan

- Nguồn thông tin từ các cơ quan Khối Đảng

- Nguồn thông tin thu thập qua hệ thống báo cáo của các đơn vị cấp dưới gửi lên(Báo cáo của Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố,…)

- Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp như: họp giao ban lãnh đạo Sở,họp giao ban lãnh đạo các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và Phòng Nội vụ cáchuyện, thị xã, thành phố hằng quý, để đánh giá việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyếtcủa cấp trên…

- Nguồn thông tin từ việc giao tiếp với công dân (các ý kiến phản ánh, đónggóp, khiếu nại, tố cáo)

Quy trình xử lý thông tin đầu vào

Mô tả quy trình:

- Bộ phận Văn thư cơ quan hoặc công chức, viên chức được giao nhiệm thuthập thông tin có trách nhiệm thu thập, tiếp nhận thông tin đến từ nhiều nguồn khácnhau như: Công văn, công điện, Mail của cấp trên gửi xuống hoặc của các cơ quancùng cấp, cấp dưới gửi tới để trao đổi công việc Sau đó Văn thư trình cho TrưởngPhòng Hành chính – Tổng hợp kiểm tra, phân loại thông tin và trình Lãnh đạo Chicục xem xét Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ thông tin liên quan tới bộ phậnchuyên môn nào, thủ trưởng cơ quan sẽ chỉ đạo Trưởng phòng chuyên môn đó xử lýthông tin theo “Phiếu xử lý thông tin” kèm theo

- Lãnh đạo phòng chuyên môn trên cơ sở mô tả vị trí việc làm giao nhiệm vụcho công chức, viên chức thuộc phòng nghiên cứu nội dung thông tin, văn bản giảiquyết theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Chi cục

- Trong thời gian giải quyết thông tin, văn bản Trưởng phòng Hành chính –Tổng hợp hoặc Công chức được phân công có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việcgiải quyết thông tin của đơn vị, cá nhân có liên quan

- Khi thông tin đã được giải quyết xong cán bộ, công chức chuyên môn đưakết quả xử lý là những sản phẩm minh chứng cho mỗi loại công việc được xử lý vàthực hiện lưu trữ hồ sơ công việc

Quy trình xử lý thông tin đầu ra 3

Mô tả quy trình:

- Cán bộ, công chức, viên chức được phân công của các phòng chuyên mônthuộc lĩnh vực phụ trách nghiên cứu, dự thảo đi theo nội dung yêu cầu và thể thứcquy định, chuyển Trưởng hoặc phó phòng phụ trách kiểm tra, ký nháy vào dự thảothông tin và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung thông tin, chuyển choPhòng Hành chính – Tổng hợp trình duyệt

- Văn thư thư cơ quan nhận thông đi trình ký của các đơn vị, chuyển Trưởngphòng Hành chính – Tổng hợp kiểm tra về thể thức và nội dung Nếu không đạt yêucầu, chuyển trả lại đơn vị hoặc người dự thảo thông tin chỉnh sửa Nếu đạt yêu cầu,Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp ký nháy vào nơi nhận và chịu trách nhiệm vềmặt thể thức của thông tin.

- Trưởng hoặc Phó phòng Hành chính – Tổng hợp trình Lãnh đạo Chi cục kýduyệt Lãnh đạo Chi cục xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký duyệt Nếukhông đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị dự thảo thông tin để chỉnh sửa

- Thông tin sau khi được Lãnh đạo ký duyệt phải chuyển ngay cho bộ phậnVăn thư để làm các thủ tục ban hành Văn thư hoặc người được phân công dự thảothông tin gửi thông tin theo nơi nhận và lưu hồ sơ theo dõi công việc

1.4.1.2 Xây dựng chương trình công tác

+ Các loại chýõng trình công tác do cõ quan xây dựng và nội dụng cụ thể:

Chýõng trình, kế hoạch công tác là sự ðịnh hình dự báo mục tiêu, ðịnh hýớng

và phýõng thức thực hiện các mục tiêu, ðịnh hýớng Chi cục trong khoảng một thờigian nhất ðịnh Chýõng trình, kế hoạch mà Phòng Hành chính – Tổng hợp xây dựng

có nhiều loại cụ thể: chýõng trình công tác tuần, tháng, quý và nãm

Chýõng trình công tác nãm do Chi cục thảo luận và quyết ðịnh Cãn cứ Kếhoạch công tác nãm thì Lãnh ðạo cõ quan quyết ðịnh chýõng trình công tác quý,tháng, tuần của các phòng chuyên môn thuộc cõ quan

- Chýõng trình công tác nãm của Chi cục Vãn thý – Lýu trữ tỉnh Gia Lai gồmnhững công việc cụ thể ðýợc quy ðịnh trong chức nãng, nhiệm vụ của Chi cục

Ví dụ: Kế hoạch công tác nãm 2015

Quý I nãm 2015 tổ chức kiểm tra công tác vãn thý, lýu trữ tại 17 huyện, thị xã, thành phố.

Quý II nãm 2015 tổ chức tập huấn công tác vãn thý, lýu trữ.

Quý III hýớng dẫn nghiệp vụ tại các Sở, Ban, Ngành thuộc tỉnh.

- Chýõng trình công tác quý đýợc cụ thể hóa từ chýõng trình công tác nãm,đýợc quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh cầngiải quyết trong từng quý.

Vắ dụ: Chýõng trình công tác tháng 12/2015

+ Tổ chức họp bình xét đánh giá cán bộ, công chức, viên chức;

+ Tổ chức Hội nghị tổng kết nãm 2015;

+ Báo cáo kết quả công tác nãm 2015;

+ Xây dựng kế hoạch công tác nãm 2016.

- Chýõng trình công tác tuần là cụ thể hóa chýõng trình công tác tháng đýợcquy định thực hiện trong nhiệm vụ công tác trong một tuần và những công việc cần

bổ sung, điều chỉnh trong tuần

Vắ dụ: Chýõng trình công tác tuần từ ngày 09 đến 13/5/2015

- Từ ngày 09 đến ngày 12/5/2015 tổ chức 01 lớp tập huấn công tác vãn thý, lýu trữ tại Trung tâm Giáo dục thýờng xuyên thành phố Pleiku

- Ngày 13/5/2015 Phòng Quản lý Vãn thý Ờ Lýu trữ báo cáo kết quả tập huấn.

+ Quy trình xây dựng các chýõng trình công tác:

chuyên môn thuộc Chi cục xây dựng kế hoạch công tác nãm của phòng, gửi PhòngHành chính – Tổng hợp tổng hợp lai, ðồng thời tổ chức họp lãnh ðạo cõ quan thamgia góp ý, thống nhất trình Chi cục trýởng ký ban hành.

Quy trình xây dựng chýõng trình công tác 4

1.4.2 Tổ chức hội nghị

1.4.2.1 Các loại hội nghị do văn phòng tổ chức

Họp là một trong hoạt động thường xuyên tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnhGia Lai, thông qua đó lãnh đạo cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan mình theo quy định của pháp luật hoặc để phổ biến các chủ trương,chính sách và bàn bạc để tìm ra các biện pháp quản lý, điều hành công việc

+ Các cuộc họp do Phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức gồm:

- Họp tổng kết, sơ kết: là cuộc họp để đánh giá tình hình và kết quả thực hiện

nhiệm vụ công tác và triển khai chương trình, kế hoạch công tác định kỳ theo năm,

9 tháng, 6 tháng

- Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo Chi cục và trưởng các phòng chuyên

môn thuộc Chi cục nghe báo các kết quả công tác tháng, tuần và lãnh đạo triển khaitình hình kế hoạch công tác tháng, tuần tiếp theo hoặc trao đổi các vấn đề liên quanđến nhân sự, tài chính của cơ quan

- Họp chuyên môn theo ngành: là cuộc họp của lãnh đạo Chi cục và Lãnh đạo

các Phòng Nội vụ để trao đổi hoặc giải quyết những vướng mắc trong lĩnh vực côngtác chuyên môn

- Họp tham mưu, góp ý: là cuộc họp để lấy ý kiến góp ý các dự thảo Thông tư,

Nghị định, Luật,…các báo cáo chuyên đề liên quan đến ngành công tác

- Họp đánh giá, bình xét thi đua khen thưởng: là cuộc họp được tổ chức vào

cuối tháng 12 hằng năm để bình xét, đánh giá xếp loại thi đua của cán bộ, côngchức, viên chức và người lao động trong cơ quan để đề xuất thi đua, khen thưởng

- Họp kiểm điểm, kỷ luật: là cuộc họp được tổ chức đột xuất mục đích kiểm

điểm, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức khi vi phạm nội quy, quy chế của cơquan hoặc không hoàn thành nhiệm vụ khi cấp trên giao

Hội nghị là cuộc gặp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông ngườinhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ước vọng và tạo ra sựphối hợp hoạt động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùngquan tâm

+ Các hội nghị do Phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức gồm:

- Hội nghị tổng kết, sơ kết: là hội nghị tổ chức đánh giá kết quả thực hiện các

văn bản quy phạm pháp luật (Luật Lưu trữ của Quốc Hội, Nghị định định 110 củaChính phủ về công tác Văn thư, Chỉ thị 11 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai) trongthời gian qua và đề xuất giải pháp thực hiện trong thời gian tới

- Hội nghị triển khai, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ: là hội nghị triển khai các

chủ trương, chính sách hoặc các văn bản quy phạm pháp luật mới có hiệu lực thi

hành và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ (ví dụ: Hội nghị tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, Hội nghị triển khai Luật Lưu trữ,…).

- Hội nghị cán bộ, công chức, viên chức: là hội nghị công đoàn được tổ chứcthường niên vào đầu quý I hằng năm để thông qua các quy chế của cơ quan

1.4.2.2 Quy trình tổ chức

Công việc tổ chức các cuộc họp do phòng Hành chính – Tổng hợp đảm nhiệmcùng phối hợp các phòng chuyên môn khác trong Chi cục Tùy theo tính chất vàquy mô của từng cuộc họp mà Phòng Hành chính – Tổng hợp xây dựng kế hoạch tổ

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo

- Thời gian tiến hành hội nghị

- Địa điểm hội nghị

- Khách mời

Khi đã có bản kế hoạch hội nghị, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trình Chicục trưởng xem xét, nếu đã hợp lý sẽ tiến hành duyệt bản kế hoạch và gửi cho cácđơn vị liên quan để triển khai thực hiện

 Chuẩn bị cho hội nghị

- Lập chương trình nghị sự:

Nội dung chương trình nghị sự sẽ được chuẩn bị trước Trong chương trìnhhội nghị, những vấn đề quan trọng, những vấn đề có liên quan đến tất cả mọi ngườitrong hội nghị sẽ được sắp xếp lên trước, những vấn đề ít quan trọng được đưaxuống phía sau

Trong công việc sắp xếp chương trình sẽ đưa ra thời gian cụ thể cho mỗi nộidung và nêu ra cán bộ nào là người chịu trách nhiệm về công việc báo cáo, ai chịutrách nhiệm về tài liệu

- Quy định thành phần hội nghị:

Tùy theo quy mô của hội nghị và yêu cầu của ban lãnh đạo Chi cục mà thànhphần hội nghị khác nhau Đối với hội nghị trong nội bộ cơ quan thì khách mời làtoàn bộ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan tham dự Đốivới hội nghị triển khai văn bản, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ đại biểu có thể làlãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh, Sở Nội vụ, lãnh đạo các

Sở, ban, ngành và địa phương tham dự

- Xác định thời gian diễn ra hội nghị:

Đó là việc xác định hội nghị khai mạc vào lúc nào, bao lâu, kết thúc khi nào,thời gian của mỗi phần việc là bao lâu…

- Làm giấy mời:

Công chức được giao nhiệm vụ căn cứ vào bản danh sách khách mời sau đótiến hành làm giấy mời Nội dung của giấy mời gồm có:

+ Lý do tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức hội nghị

+ Thời gian và địa điểm hội nghị

+ Lời yêu cầu, đề nghị…

Sau khi làm xong giấy mời thì trình lên lãnh đạo Chi cục ký mời Sau khi cóchữ ký, bộ phận Văn thư cơ quan đóng dấu vào giấy mời và làm thủ tục gửi giấymời Những khách mời ở xa, giấy mời được gửi qua đường bưu điện, những đơn vị

ở gần có thể gửi giấy mời trực tiếp Giấy mời được gửi đi trước khi hội nghị được tổchức

- Chuẩn bị tài liệu

Căn cứ số lượng đại biểu Phòng Hành chính – Tổng hợp chuẩn bị tài liệu Cáctài liệu cần chuẩn bị: chương trình nghị sự, danh sách đại biểu, báo cáo chính, bảntham luận…

Các phương tiện ghi biên bản: giấy, bút, máy vi tính, máy ghi âm…

- Chọn và trang trí phòng họp:

Đối với những hội nghị nhỏ, phòng họp được tổ chức tại hội trường đặt ởtầng 3 của Sở Nội vụ Những hội nghị lớn, hội trường họp được thuê tại các trungtâm tổ chức sự kiện.

Trong phòng họp thường được trang trí cờ, hoa, biểu ngữ, tượng Bác Hồ…

- Chuẩn bị khác:

+ Điện sáng, âm thanh, điều hòa…

+ Nước uống trước hội nghị và trong giờ nghỉ

+ Sinh hoạt văn hóa giải trí

Đặc biệt luôn có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra những vấn đề trên

để đảm bảo không xảy ra sai sót

 Tổ chức hội nghị

Trước giờ hội nghị diễn ra, Phòng Hành chính – Tổng hợp cử nhân viên tổchức đón tiếp đại biểu tại tiền sảnh (đối với những hội nghị lớn), hướng dẫn đạibiểu nhận tài liệu và sắp xếp vị trí ngồi theo sơ đồ đã bố trí sẵn

Trong thời gian diễn ra hội nghị Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp sẽđiều khiển, dẫn chương trình hội nghị

 Kết thúc hội nghị

Thư ký hội nghị có nhiệm vụ tổng hợp ý kiến tham luận của các đại biểu tham

dự hội nghị Hoàn thiện biên bản hội nghị chuyển lãnh đạo Phòng Hành chính –Tổng hợp để xây dự báo cáo kết quả tổ chức hội nghị trình lãnh đạo Chi cục và gửicác cơ quan quản lý cấp trên liên quan

 Sau hội nghị:

Phòng Hành chính – Tổng hợp tổ chức cuộc họp lãnh đạo báo cáo trước lãnhđạo kết quả hội nghị Lãnh đạo Chi cục đánh giá các bộ phận được giao nhiệm vụ

và mức độ thành công của hội nghị

1.4.3 Tổ chức các chuyến đi công tác

1.4.3.1 Số lượng và mục đích của các chuyến đi công tác của lãnh đạo