Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội

Nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Lao động Xã hội. Gồm 3 chương: Chương 1: Công nghệ thông tin với hoạt động của Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Lao đôngXã hội. Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Lao độngXã hội Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tinthư viện trường Đại học Lao động – Xã hội.

KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN

- -

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG

ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Giáo viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Văn Thiên

Sinh viên : Trần Thị Ánh

Lớp : TVTT 41B

HÀ NỘI - 2013 

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập cũng như trong thời gian làm Khoá luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong Khoa Thông tin-Thư viện Trường Đại Văn hóa Hà Nội, sự chỉ bảo tận tình của Ban lãnh đạo, các cán bộ công tác tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Lao động-Xã hội đã giúp em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp

Qua đây cho em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo, Ban lãnh đạo Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội Hà Nội cùng toàn thể các bạn Đặc biệt em xin trân trọng cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo - Th.S Nguyễn Văn Thiên - người đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này

Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kết quả như ngày hôm nay

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ 5

DANH MỤC HÌNH 6

Chương 1: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 11

1.1 Khái quát về công nghệ thông tin 11

1.1.1 Khái niệm 11

1.1.2 Vai trò của công nghệ thông tin với sự phát triển của xã hội 12

1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện 14

1.2 Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Lao động -Xã Hội 21

1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm 21

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của trung tâm thông tin- thư viện 23 1.2.3 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin 26

1.2.4 Người dùng tin và nhu cầu tin ở trung tâm thông tin thư viên 31

1.3 Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội 36

Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 38

2.1 Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm thông tin-thư viện38 2.1.1 Phần cứng 38

2.1.2 Phần mềm 39

2.1.3 Hệ thống mạng 43

2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động chuyên môn 43

2.2.1 Công tác bổ sung tài liệu 43

2.2.2 Biên mục xây dựng cơ sở dữ liệu 54

2.2.3 Tra cứu thông tin 63

2.2.4 Lưu thông tài liệu 64

2.2.5 Ứng dụng trong các hoạt động khác 67

Chương 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI 69

3.1 Nhận xét 69

3.1.1 Điểm mạnh 69

3.1.2 Điểm yếu 70

3.1.3 Nguyên nhân điểm yếu 72

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội 73

3.2.1 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin điện tử 73

3.2.2 Đẩy mạnh khác thác các phân hệ của phần mềm IlibMe V5 75

3.2.3 Phát triển các sản phẩm có ứng dụng CNTT 76

3.2.4 Giải pháp phát huy nhân tố con người 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

TT-TV Thông tin-thư viện

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm TT-TV Trường ĐH LĐ-XH 25 Biêu đồ 1: Minh họa nhóm NDT tại Trung tâm TT-TV 35

DANH MỤC BẢNG BIỂU 

Bảng 1: Bảng thống kê số lượng sách theo lĩnh vực đào tạo 29 Bảng 2: Bảng thống kê số lượng tài liệu luận văn luận án, đề tài nghiên cứu 30

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Giao diện của phần mềm IlibMe V5 40

Hình 2.2 Minh họa mô tả tra trùng tài liệu 46

Hình 2.3 Minh họa kiểm tra trùng 46

Hình 2.4 Minh họa hiện thị kết quả 46

Hình 2.5 Giao diện cho mô tả xuất bản phẩm riêng biệt 47

Hình 2.6 Giao diện cho mô tả xuất bản phẩm nhiều kỳ 48

Hình 2.7 Giao diện tìm kiếm đơn nhận bổ sung 49

Hình 2.8 Giao diện của danh sách đơn nhận 51

Hình 2.9 Màn hình in thống kê tài liệu 52

Hình 2.10 Giao diện thống kê tài liệu theo kho đọc 52

Hình 2.11 Hiển thị kết quả theo kho đọc 53

Hình 2.14 Giao diện biên mục tài liệu số 59

Hình 2.15 Giao diện nhập thông tin dữ liệu số 59

Hình 2.16 danh sách dữ liệu số 60

Hình 2.17 Giao diện in phích cho bản ghi 61

Hình 2.18 Kết quả in phích cho bản ghi biên mục 62

Hình 2.19 Giao diện tra cứu Opac của Trung tâm TT-TV 63

Hình 2.20 Hiển thị kết quả tìm kiếm dưới dạng Marc 64

Hình 2.21 Minh họa về biểu ghi bạn đọc 66

Hình 2.22 Danh sách kho sách 67

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật phát triển nhanh chóng đã tạo nên một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến hiện tượng bùng nổ thông tin Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa học ảnh hưởng lớn tới hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện Trước sự phát triển đó, đã tác động đến thành phần cơ cấu kho tài liệu, bên cạnh những tài liệu văn bản in trên giấy còn có thêm những tài liệu ở dạng sách như : đĩa, ảnh, băng từ, đĩa từ…Do vậy việc tiếp cận với tất cả các nguồn thông tin dưới nhiều hình thức là là một điều hết sức khó khăn, nhất là trong điều kiện phát triẻn kinh tế xã hội hiện nay Thông tin đã thực sự trở thành nguồn lực không thể thiếu cho mọi hoạt động của con người, là tài nguyên rất quan trọng

Hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện đã giúp cho người dùng tin trong việc lựa chọn sử dụng nguồn thông tin khổng lồ đó để đáp ứng nhu cầu của mình Để đảm đương nhiệm vụ này các cơ quan thông tin-thư viện muốn cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời thì phải ứng dụng những tiến bộ của khoa học kĩ thuât vào trong các hoạt động của mình

Việc áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật công nghệ thông tin vào trong hoạt động thư viện giúp rút ngắn quá trình xử lý tài liệu, tiết kiệm thời gian cho cán bộ thư viện, cải tiến toàn bộ quy trình công nghệ, tạo sự đa dạng về sản phẩm và dịch vụ thông tin làm hình thành nhu cầu tin phong phú và phục

vụ bạn đọc nhanh chóng dễ dàng, rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu nhằm đáp ứng đầy đủ những yêu cầu tin mà họ đề ra Với việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đã thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các

cơ quan thông tin-thư viện

Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội là một thư viện thuộc hệ thống thư viện các trường đại học phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên thuộc các chuyên ngành đào tạo của trường như : kế toán, bảo hiểm, quản trị nhân lực, ngoại ngữ…Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện giúp Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội xử lý và lưu trữ thông tin được nhiều thuận tiện, chính xác, tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ thư viện, xây dựng các cơ sở dữ liệu để quản lý vốn tài liệu, quản

lý và phục vụ bạn đọc dễ dàng, đồng thời tạo lập các mạng để tham gia vào việc chia sẻ nguồn lực thông tin

Xuất phát từ thực tiễn và tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học trong hoạt động thư viện, em đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung

tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động Xã hội” làm đề tài khóa luận của

mình Với mục đích nghiên cứu thực trạng và đưa ra đánh giá, nhận xét về hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin - thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng và hiệu quả của hoạt động thư viện trong giai đoạn hiện nay

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin-thư viện là một việc hết sức quan trọng trong mỗi cơ quan, trung tâm thông tin- thư viện Đây cũng là một đề tài khá hấp dẫn thu hút rất nhiều người nghiên cứu Đã có nhiều công trình tìm hiểu, nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin-thư viên như:

- Đào Kim Phượng (2006) “Ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin-thư viện tại trung tâm thông tin thư viện Trường đại học sư phạm Hà Nội” ( Khóa luận tốt nghiệp)

- Nguyễn Thị Hoài Thanh (2008) “Tìm hiểu việc ứng dụng tin học tại thư viện bộ Tư pháp” (Khóa luận tốt nghiệp)

Ngoài ra, cũng có khá nhiều đề tài nghiêm cứu về Ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu một cách toàn diện và hệ thống về “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội”

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm thông tin - thư viện trường Đại học Lao động - Xã hội

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Hệ thống hoá các vấn đề về công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện + Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin - thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội

+ Đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong

thư viện

- Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao

động-Xã hội, giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát

- Phương pháp phân tích-tổng hợp

- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với các cán bộ của trung tâm

6 Cấu trúc đề tài:

Chương 1: Công nghệ thông tin với hoạt động của Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Lao đông-Xã hội

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội

Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động – Xã hội

Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình tới Th.S Nguyễn Văn Thiên, người đã hướng dẫn và định hướng cho em nghiên cứu đề tài này một cách khoa học và nghiêm túc Đồng thời, em cũng xin cảm ơn Ban giám đốc, cán bộ của Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn! Người thực hiện Trần Thị Ánh

Chương 1 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ

VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

1.1 Khái quát về công nghệ thông tin

1.1.1 Khái niệm

Công nghệ thông tin (Information Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin Công nghệ thông tin (CNTT) là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin Có nhiều khái niệm khác nhau về CNTT

Ở Việt Nam thì khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết 49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển CNTT của chính phủ Việt Nam, như sau: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội."

Trong “Từ điển Bách Khoa toàn thư” Khái niệm CNTT được hiểu là thuật ngữ chỉ chung cho tập hợp các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình sử lý thông tin

- Điều 4 khoản 1 Luật CNTT năm 2006 quy định: “ CNTT là tập hợp

các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”

Theo nghĩa này, CNTT là ngành khoa học bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là máy tính điện tử, mạng truyền thông và hệ thống nội dung thông tin điện tử

nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các thông tin trong các lĩnh vực hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội…phục vụ lợi ích của con người

Vậy CNTT là “ công nghệ sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ

và trao đổi thông tin số” Công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự phát triển xã hội nói chung và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng

Việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội có thể được hiểu là xem xét, tìm hiểu công tác ứng dụng CNTT trong thư viện nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động trong việc phục vụ của trung tâm

1.1.2 Vai trò của công nghệ thông tin với sự phát triển của xã hội

CNTT phát triển một cách nhanh chóng, đã có những tác động hết sức

to lớn đối với sự phát triển của xã hội Trong cuộc cách mạng công nghiệp trước đây, máy móc thay thế lao động cơ bắp của con người, còn ngày nay máy tính giúp con người trong lao động trí óc, nhân lên gấp bội sức mạnh trí tuệ, sức sáng tạo của con người

- Đối với nền kinh tế: CNTT là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và

kích thích đổi mới với nền kinh tế toàn cầu nói chung và nền kinh tế quốc dân của nước ta nói riêng CNTT là phương tiện để nâng cao năng lực cạnh tranh, hiện đại hóa với chi phí thấp, phát triển các ngành dịch vụ, nâng cao hiệu quả quản lý… Sự phát triển của CNTT tạo ra hàng loạt những ngành nghề mới có giá trị gia tăng cao, tạo ra nguồn thu rất lớn cho ngân sách nhà nước, cung cấp những thông tin về thị trường, đáp ứng nhu cầu nâng cao trình độ nghề nghiệp, tăng thu nhập và cải thiện đời sống, tìm các nhà cung cấp hàng hóa và tham khảo giá sản phẩm CNTT đã tạo tiền đề để tự động hóa các khâu sản xuất trong nền kinh tế dẫn đến tăng năng suất, giảm giá thành nâng cao chất lượng dịch vụ CNTT ra đời giúp hình thành khu vực kinh tế CNTT trong nền

kinh tế Tại nhiều quốc gia lợi nhuận thu được từ khu vực này ngày càng chiếm ty trọng cao trong nền kinh tế đó là sự chuyển dịch từ nền kinh tế nông nghiệp sang nền kinh tế tri thức

- Đối với sự phát triển văn hóa: CNTT làm tăng cường các mối quan hệ giao

tiếp và trao đổi văn hóa trong các cộng đồng dân tộc và trên toàn cầu Mọi người trên thế giới có thể nhanh chóng nhận được những thông tin về những thành tựu văn hóa, nghệ thuật, văn hóa thể thao tinh hoa từ mọi miền, của mọi cộng đồng dân tộc trên toàn thế giới Dó đó các dân tộc có nhiều cơ hội hiểu biết nhau hơn, thông cảm với nhau hơn để cùng chung sống với nhau

CNTT giúp Nhà nước, các cơ quan quản lý có khả năng nhanh chóng tiếp cận và xử lý thông tin để đưa ra các quyết đinh hợp lý Tất cả những yếu tố đó tạo điều kiện để tăng cường tính dân chủ của hệ thống chính trị xã hội

Bên cạnh những tác động to lớn do CNTT mang lại theo hướng tốt đẹp cho nhân loại, nó cũng làm nảy sinh nhiều vấn đề xã hội và nhiều thách thức gay gắt: việc đảm tính riêng tư của các dữ liệu của cá nhân khi giao lưu trên mạng, bảo vệ những bí mật của tổ chức, của quốc gia, những trào lưu văn hóa lệch lạc

- Đối với hoạt động của ngành y tế: Có thể thấy rằng CNTT ngày càng

đóng vai trò quan trọng, không chỉ giúp cho quá trình cải cách hành chính trong công tác quản lý, điều hành của cơ quan quản lý mà còn cần cho việc triển khai và ứng dụng thành tựu khoa học kĩ thuật vào nhiều lĩnh vực chuyên môn như: chụp cắt lớp, mổ nội soi…hỗ trợ giám sát dịch bệnh, nghiên cức phát triển thuốc

- Các hoạt động văn phòng: là những hoạt động được ứng dụng CNTT từ

rất sớm Đặc biệt từ đầu thập kỷ 80, khi máy tính bắt đầu được sử dụng rộng rãi thì chính các văn phòng là địa chỉ ứng dụng lớn nhất của CNTT Với sự

trợ giúp của các phần mềm xử lý văn bản và các phương tiện in gắn với máy tính, ta có thể tạo rất nhanh các văn bản với một chất lượng cao Nhờ Internet, việc gửi tin hoặc lấy tin trở nên rất nhanh chóng

- Trong lĩnh vực giáo dục: CNTT có tác động mạnh mẽ, làm tăng hiệu quả

hơn trong hình thức tổ chức dạy và học Các phần mềm dạy học được sử dụng khá rộng rãi trong nhà trường nhiều nước trên thế giới nhằm hỗ trợ cho giáo viên trong việc giảng dạy đồng thời giúp học sinh học tập một cách chủ động, làm việc theo khả năng của bản thân, phát huy khả năng sáng tạo thông qua các bài tập và câu hỏi phong phú, đa dạng

Một trong những ứng dụng mà CNTT mang lại đó chính là Internet Thông qua internet người ta có thể tự học qua mạng và trao đổi trực tuyến với người khác, tại một nơi người học có thể cùng tham gia học tập với người khác, ở nhiều nơi, trên thế giới Internet là kho sách khổng lồ để trang bị kiến thức cho người học

1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện

CNTT là ngành được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, mọi ngành nghề của đời sống xã hội Hoạt động thư viện là được coi là nghề liên đới tới các công việc: thu thập, sản xuất, xử lý, biến đổi, quản trị và phổ biến thông tin phục vụ các mục đích và nhu cầu của xã hội Chính vì lý do đó, hoạt động thư viện kế thừa và ứng dụng khá nhiều thành tựu của CNTT, trong đó những lĩnh vực chính cần đề cập gồm:

a Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin

Trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện yếu tố hàng đầu là

hạ tầng CNTT Đây là yếu tố không thể thiếu và là cơ sở để bắt đầu xây dựng

và vận hành một hệ thống thư viện hiện đại Trong phạm vi đề tài này sẽ trình bày cơ sở hạ tầng CNTT phục vụ quá trình ứng dụng vào hoạt động thư viện

trên cơ sở phân chia các nhóm chính là: hệ thống máy tính; phần mềm; và hệ thống mạng

 Hệ thống máy tính điện tử

Trong các thư viện, máy tính là thiết bị không thể thiếu, nó chính là phương tiện chính để tiến hành các công việc ứng dụng CNTT trong thư viện: thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của các cán bộ, hay phục vụ cho việc tra cứu, khai thác thông tin của bạn đọc Hệ thống máy tính trong một thư viện thường bao gồm:

- Các máy chủ

Máy chủ là thiết bị lưu trữ và cung cấp toàn bộ các dịch vụ, thông tin chính của thư viện, các cở sở dữ liệu (CSDL), các thông tin về bạn đọc sẽ được lưu trữ tại đây Tùy vào quy mô của từng cơ quan thông tin – thư viện

mà có những hệ thống máy chủ với sức chứa và tốc độ khác nhau Thông thường, trong một thư viện hiện đại, bao gồm các loại máy chủ sau:

• Máy chủ chia sẻ các tập tin dùng chung (File server)

• Máy chủ cài đặt phần mềm (Application server)

• Máy chủ CSDL (Database server)

• Máy chủ phục vụ web (Web server)

• Máy chủ phục vụ gởi nhận thư điện tử (Mail server)

• Máy chủ chia sẻ máy in (Printer server)

• Máy chủ sao lưu dữ liệu ( Backup server)

•

- Các máy trạm

Khác với hệ thống máy chủ, các máy trạm trong hệ thống thư viện hiện đại phương tiện cho người sử dụng cụ thể, riêng rẽ trong hệ thống đó, có thể coi đây là các điểm truy cập vào hệ thống Các máy trạm trong cơ quan thông

tin thư viện được sử dụng với nhiều mục đích và cho các đối tượng khác nhau như bạn đọc và cán bộ nhân viên thư viện Các máy trạm là công cụ để người

sử dụng khai thác và cung cấp thông tin cho các máy chủ Tại các thư viện, trung tâm học liệu lớn ở Việt Nam như Trung tâm học liệu Thái Nguyên, Trung tâm học liệu Cần Thơ, Thư viện Tạ Quang Bửu Đại học Bách khoa Hà Nội đều được trang bị hàng trăm các máy trạm phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và khai thác thông tin của bạn đọc

 Hệ thống mạng

Mạng máy tính được hiểu là tập hợp các máy tính được nối với nhau theo một cấu trúc và một phương tiện truyền thông nào đó sao cho chúng có thể chia sẻ và trao đổi thông tin với nhau Môt hệ thống mạng thường được xem xét dựa trên 04 thành phần:

+ Phần cứng: Bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi, cáp đấu nối và các thiết bị mạng như HUB, SWITCH, ROUTER

+ Phần mềm mạng: Được cài đặt thông qua hệ điều hành mạng

Ví dụ:

– Phần mềm máy chủ

– Phần mềm máy trạm

– Phần mềm ứng dụng mạng

+ Các loại hệ điều hành mạng như: Unix/Linux, Novel Netware

+ Đường truyền: ADSL, Fpt, cáp sợi quang…

Ngày nay hoạt động của một thư viện ứng dụng CNTT đều hướng đến các mô hình tích hợp, chính vì lý do đó hệ thống mạng là một yếu tố không thể thiếu trong các thư viện hiện đại Tuỳ theo điều kiện của từng thư viện

người ta có thể thiết lập các mạng ở những qui mô khác nhau như: Mạng LAN, INTRANET hay INTERNET

 Hệ thống phần mềm

Phần mềm được hiểu là tất cả các chương trình và dữ liệu cần thiết điều khiển mọi hoạt động của máy tính Phần mềm được phân chia thành 2 loại

chính: Phần mềm cơ bản và phần mềm ứng dụng

Phần mềm cơ bản: là toàn bộ các chương trình cần thiết đảm nhận

nhiệm vụ điều khiển và quản lý các hoạt động của máy tính bao gồm: hệ điều hành, các bộ chương trình tiện ích và ngôn ngữ lập trình

Phần mềm ứng dụng: là phần mềm đáp ứng những nhiệm vụ cụ thể, với

các chức năng cụ thể, có nhiều chương trình ứng dụng khác nhau như:

+ Hệ quản trị CSDL

+ Hệ xử lý bảng tính

+ Hệ soạn thảo văn bản

Trong đó hệ quản trị CSDL <Database Management System> là một trong những ứng dụng quan trọng, rộng rãi nhất của CNTT Nó được ứng dụng vào rất nhiều lĩnh vực như: Quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ văn hoá thông tin, quản trị tích hợp thư viện, phát hành xuất bản phẩm, vật tư, kế hoạch, tài chính Một số hệ quản trị CSDL phổ biến hiện nay: Oracle 9i, Microsoft Access 2003 for WINDOWS

Trong hoạt động thông tin thư viện, ứng dụng của hệ quản trị CSDL có rất nhiều các phần mềm thư viện khác nhau đã được xây dựng và đưa vào sử dụng, ví dụ:

+ Phần mềm tư liệu

+ Phần mềm thư viện tích hợp

+ Phần mềm thư viện số

+ Phần mềm mục lục liên hợp

+ Phần mềm cổng thông tin

b Ứng dụng trong các hoạt động chuyên môn thư viện

Bên cạnh việc ứng dụng CNTT vào xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, rất nhiều lĩnh vực khác của hoat động chuyên môn trong thư viện đã được áp dụng các thành tựu của CNTT

 Phát triển nguồn lực thông tin

Những thành tựu của CNTT đã được ứng dụng và tạo nên sự đa dạng về hình thức của tài liệu cũng như phương thức phát triển nguồn lực thông tin trong thư viện Bên cạnh các dạng tài liệu truyền thống là sự xuất hiện của rất nhiều loại hình tài liệu mới như: sách điện tử, tạp chí điện tử, các loại CSDL … Các tài liệu được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau: CD, VCD, DVD, các bộ nhớ và trực tuyến Từ đó làm nguồn tài liệu trong thư viện ngày càng phong phú, đa dạng và bạn đọc có thể tiếp cận một cách dễ dàng hiệu quả hơn

Việc ứng dụng CNTT đã làm cải tiến phương thức bổ sung tài liệu vào thư viện Trước kia khi đưa một cuốn sách vào thư viện ta phải thực hiện tra tìm thủ công trên mục lục để biết là cuốn sách đó đã có hay chưa Nhưng với việc ứng dụng CNTT ta có thể tiến hành “tra trùng” dựa vào CSDL được lưu trữ để tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nâng cao chất lượng công tác bổ sung

Hiện nay, hầu hết các thư viện đã sử dụng các phần mền tích hợp quản trị thư viện để xây dựng nguồn lực thông tin cho thư viện mình Ví dụ: Phần mềm VTLS, phần mềm Ilib, phần mềm Libol … Trong đó hai phần mềm tích hợp quản trị thư viện hiện đang được dùng phổ ở Việt Nam là: phần mềm Ilib của công ty máy tính CMC và phần mềm Libol do công ty phần mềm Tinh Vân xây dựng và phát triển Việc sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư

viện đã nâng cao hiệu quả trong các khâu của hoạt động thông tin - thư viện

và đặc biệt phương thức bổ sung cũng đa dạng hơn với nhiều loại hình tài liệu khác nhau

Nhờ có ứng dụng CNTT quá trình bổ sung tài liệu vào thư viện cũng được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn Quá trình bổ sung được thực hiện với nhiều hình thức khác nhau như: Bổ sung trực tiếp tài liệu vào thư viện hay có thể phối hợp bổ sung với các thư viện khác Với mục đích rút ngắn thời gian và công sức cho cán bộ thư viện và nâng cao hiệu quả phục

vụ bạn đọc

 Hoạt động xử lý thông tin

Thông qua các phần mềm ứng dụng trong hoạt động thư viện, CNTT đã

được ứng dụng rộng rãi vào hoạt động xử lý thông tin của mỗi thư viện Quy

trình xử lý, tổ chức và lưu trữ thông tin đã có rất nhiều thay đổi theo hướng: Chuẩn hoá, tự động hoá và liên kết - chia sẻ Với sự ứng dụng của CNTT các

sản phẩm thông tin ngày càng đa dạng phong phú hơn Trong hoạt động xử lý thông tin cán bộ thư viện thực hiện biên mục dưới nhiều hình thức khác nhau

Có thể tiến hành biên mục gốc hay biên mục sao chép Việc áp dụng các phần mềm thư viên tích hợp có thể giúp các thư viện tìm, sao chép các biểu ghi từ thư viện khác

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động xử lý thông tin kết hợp với việc chuẩn hóa, đã giúp tăng năng xuất và chất lượng hoạt động xư lý thông tin thông qua việc liên kết chia sẻ thông tin

Bên cạnh đó việc ứng dụng CNTT trong hoạt động xử lý thông tin sẽ giúp cho cán bộ thư viện tạo lập ra nhiều sản phẩm thông tin mới Bên cạnh các sản phẩm truyền thống là sự xuất hiện của các CSDL, trang website, mục lục trực tuyến Opac

 Dịch vụ thư viện

CNTT ứng dụng vào hoạt động thư viện đã góp phần tăng cường và nâng cao chất lượng các dịch vụ trong thư viện CNTT tạo tiền đề cho các thư viện, cơ quan thông tin tăng cường các dịch vụ như:

- Dịch vụ đọc tại chỗ : Là dịch vụ chủ yếu của mỗi cơ quan thông tin – thư viện Được trang bị các thiết bị kiểm sát an ninh, máy tính tra cứu nhằm phục vụ hiệu quả cho bạn đọc hiệu quả hơn

- Dịch vụ mượn, trả tài liệu: Song song với hình thức phục vụ tại chỗ, hình thức cho mượn tài liệu về nhà là hình thức không thể thiếu được của mỗi

cơ quan thông tin - thư viện Hình thức này giúp thoả mãn nhu cầu cho những đối tượng bạn đọc không có điều kiện đến thư viện đọc trong giờ hành chính hoặc không có thời gian đọc ở thư viện Dịch vụ này được thực hiện tự động hóa nhờ phần mền thư viện thông qua các thẻ từ mã vạch giúp cán bộ thư viện làm việc nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn

Bên cạnh đó có các dịch vụ như: tra cứu trực tuyến, cung cấp thông tin

từ xa, các dịch vụ cung cấp thông tin đa phương tiện (Multimedia), thư điện

tử, tư vấn tham khảo trực tuyến ngày càng phát triển Nếu như trước đây muốn có tài liệu thì bạn đọc phải đến thư viện mượn sách hay đọc sách tại chỗ Ngày nay, tại một số thư viện, nhờ ứng dụng CNTT mà người đọc, người dùng tin không cần phải đến trực tiếp thư viện vẫn có thể tiếp cận tới tài liệu thông qua việc tra cứu trên mạng internet Người dùng tin, bạn đọc có thể tiếp cận dễ dàng đến hệ thống CSDL của thư viện với điều kiện là có máy tính nối mạng với hệ thống thông tin-thư viện Hơn thế nữa, với những CSDL đã được

số hóa, bạn đọc có thể tiếp nhận với nội dung toàn văn của nhiều nguồn tài liệu khác nhau Tất cả những điều này sẽ giúp cho bạn đọc thỏa mãn tối đa nhu cầu về tài liệu, bạn đọc có thể lựa chọn cho mình tài liệu phù hợp nhất

CNTT làm chất lượng các dịch vụ trong một thư viện cũng được nâng cao theo hướng tự động hoá, cung cấp nhiều tiện ích, độ chính xác cao, mang tính mở thân thiện, không bị giới hạn về không gian, thời gian

 Quản lý thư viện

Quản lý thư viện là một phần của tổ chức, quản lý văn hóa nói chung

Tổ chức quản lý trong cơ quan thư viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức, quản lý thích hợp cho các thư viện đó tồn tại và phát triển Quản lý cơ quan thông tin thư viện là sự tác động có ý thức của cán bộ lãnh đạo lên đội ngũ nhân viên của mình để đạt hiệu quả của người quản lý Việc quản lý công tác thư viện có sự trợ giúp của CNTT sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao tiết kiệm

thời gian và công sức

CNTT đã cung cấp cho các nhà quản lý những công cụ hết sức linh hoạt, khoa học hỗ trợ cho hoạt động quản lý thư viện Đối với bạn đọc được quản lý thông việc xuất trình thẻ bạn đọc Và vốn tài liệu thông qua các mã vạch và thiết bị an ninh như cổng từ, chỉ từ và các hệ thống camera…

Bên cạnh các công cụ quản lý truyền thống là sự xuất hiện của rất nhiều các công cụ quản lý linh hoạt như: Email, báo cáo trực tuyến, phần mềm quản

lý văn phòng…

1.2 Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Lao động -Xã Hội

1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm

Sự hình thành và phát triển của Trung tâm thông tin-thư viện (TT-TV) Trường Đại học Lao động-Xã hội (ĐH LĐ-XH) gắn liền với sự hình thành và phát triển của Trường ĐH LĐ-XH Trường ĐH LĐ-XH trực thuộc bộ Lao động Thương binh và Xã hội chịu sự quản lý của Nhà nước và bộ Giáo dục & Đào tạo Khi mới hình thành Trung tâm mang tên Thư viện Trung học Lao

động Tiền lương (1961) Về mặt tổ chức Trung tâm TT-TV chỉ là một bộ phận trực thuộc phòng Đào tạo Bộ phận này phục vụ rất đơn giản và thủ công cho học sinh các khoá tại cơ sở đào tạo cán bộ Lao động Tiền lương cho toàn miền Bắc Thời gian này hoạt động của Trung tâm TT-TV còn gặp nhiều khó khăn, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, thiếu thốn kho tài liệu rất ít chỉ vài nghìn cuốn sách giáo khoa và một ít tài liệu tham khảo Đội ngũ cán bộ của Trung tâm TT-TV vào thời điểm đó có duy nhất 01cán bộ, hình thức phục vụ chủ yếu là cho bạn đọc mượn tài liệu về nhà

Đến năm 1991, Trường đã hợp nhất với Trường Quản lý cán bộ Thương binh Xã hội với tên gọi là trường Cán bộ Lao động-Xã hội Tuy nhiên, về mặt tổ chức Trung tâm vẫn chỉ là một tổ thuộc phòng Đào tạo nên hoạt động vẫn còn hạn hẹp Đến tháng 1/1997 Trường đã được nâng cấp lên thành Trường Cao đẳng Lao động - Xã hội nên Trung tâm TT-TV đã được chú trọng hơn Kho tài liệu được quan tâm đầu tư khoảng 850 cuốn sách tham khảo và khoảng 1.000 cuốn giáo trình do trường viết Thời gian này Trung tâm TT-TV vẫn trực thuộc phòng Đào tạo nhưng hoạt động của Trung tâm TT-TV đã bắt đầu được mở rộng hơn trước đã có 02 cán bộ làm công tác thông tin tư liệu, trong đó có 01 cán bộ có trình độ chuyên ngành thư viện Hình thức phục vụ đã chủ động hơn trước bắt đầu cho thuê, cho mượn sách, báo đọc tài liệu tại chỗ

Từ tháng 10/1999 Thư viện tách khỏi phòng Đào tạo với tên gọi riêng

là Thư viện - Tư liệu trực thuộc Ban giám hiệu và số cán bộ được biên chế là

02 người: 01 là tổ trưởng, 01 là nhân viên Đến tháng 10/2004 số cán bộ được biên chế đã tăng lên là 07 cán bộ, trong đó 04 cán bộ có trình độ nghiệp vụ thư viện

Đầu năm 2005 theo Qui định số 26/2005QĐ – TTg ngày 31/01/2005 của Chính phủ về thành lập Trường ĐH LĐ-XH vào ngày 11/3/2005 theo Quyết định số 57/QĐ – ĐH LĐ-XH của Hiệu trưởng Trường ĐH LĐ-XH thành lập Trung tâm TT-TV Trường ĐH LĐ-XH Sự kiện này đánh dấu một mốc lịch sử quan trọng của Trung tâm TT-TV Vào thời gian này Trung tâm

đã có điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu để phục vụ bạn đọc Là một thư viện chuyên ngành, một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT - TV Trường ĐH LĐ-XH với đội ngũ cán bộ 11 người

Trong thời gian tới, được sự phê duyệt của Bộ Lao động Thương binh

và Xã hội, Nhà trường sẽ triển khai xây dựng thư viện điện tử với kinh phí 6,9

tỷ đồng cùng với hệ thống phần mềm, thiết bị hiện đại, góp phần đắc lực cho công tác giáo dục - đào tạo toàn diện của Nhà trường Hiện nay quy mô đào tạo của Trường đã được mở rộng hơn, bên cạnh cơ sở hiện tại số 43 Trần Duy Hưng-Cầu Giấy-Thành phố Hà Nội, còn có 02 cơ sở đào tạo mới ở thành phố Sơn Tây và Thành phố Hồ Chí Minh

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của trung tâm thông tin- thư viện

 Chức năng

- Trung tâm TT-TV thực hiện chức năng giáo dục, tham gia vào việc phục

vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập của thầy và trò trong trường

- Là trung tâm thông tin văn hoá, khoa học kỹ thuật có chức năng tổ chức, xây dựng, thu thập, xử lý bảo quản và cung cấp thông tin các tài liệu khoa học, chuyên ngành xã hội, chuyên ngành tự nhiên cho cán bộ và học sinh-sinh viên (HS-SV) tại trường

Là trung tâm văn hoá, giải trí, cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm nhận thức của người dùng tin

 Nhiệm vụ

Trên cơ sở những chức năng trên thì Trung tâm Thông tin-Thư viện

Trường ĐH LĐ-XH Hà Nội có những nhiệm vụ sau:

Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu của Trường

Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ, đối tượng phục

vụ của Thư viện Thực hiện công tác bổ sung các nguồn tài liệu kịp thời theo yêu cầu của độc giả, đồng thời tiến hành thanh lý các loại tài liệu không có giá trị sử dụng, lỗi thời, tài liệu hư hỏng, rách nát không thể khôi phục lại được, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học

Tổ chức phục vụ cho cán bộ giảng viên, HS-SV của trường khai thác và

sử dụng thuận lợi có hiệu quả các tư liệu do Trung tâm quản lý như: phân loại tài liệu, xây dựng hệ thống mục lục, định từ khoá, định chủ đề

Tổ chức lưu trữ và phục vụ bạn đọc tham khảo kết quả các công trình nghiên cứu như: luận án tiến sỹ, thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, cấp bộ, luận văn tốt nghiệp của các sinh viên

Xây dựng quy chế làm việc của thư viện, nội quy phòng mượn, phòng đọc Làm thẻ thư viện cho cán bộ, giảng viên nhân viên và HS-SV của trường

Xây dựng mối quan hệ hợp tác với thư viện các trường đại học để trao đổi tài liệu và chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của nhà trường

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH được thể hiện qua

sơ đồ (Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH)

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm TT-TV Trường ĐH LĐ-XH

* Ban Giám đôc gồm: Giám đốc Trung tâm và Phó Giám đốc trung

tâm

Giám đốc trung tâm: là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm

trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác TT-TV, trực tiếp lãnh đạo một số công việc cụ thể, xây dựng chủ trương, kế hoạch công tác, tổ chức thực hiện, phân công kiểm tra, đánh giá cán bộ

Phó Giám đốc trung tâm: là người giúp việc cho Giám đốc, thay mặt

Giám đốc khi được ủy quyền, được phân công đảm nhiệm một số công tác trong Trung tâm TT-TV

* Tổ nghiệp vụ gồm 3 phòng: Phòng xử lý nghiệp vụ, Phòng bổ sung,

Phòng làm thẻ: Có nhiệm vụ bổ sung, trao đổi tài liệu, xử lý kỹ thuật tài liệu, xây dựng các cơ sở dữ liệu….vv

* Tổ phục vụ gồm 4 phòng: Phòng tra cứu, Phòng đọc Báo tạp chí,

Phòng mượn, Phòng bán giáo trình: Có nhiệm vụ thực hiện nghiêm túc nội quy tại các phòng nghiệp vụ Ứng dụng CNTT vào việc quản lý và phục vụ người dùng tin Tiếp nhận, bảo quản thiết bị tài sản tài liệu Kiểm kê tài liệu,

Phòng tra cứu

Phòng đọc Báo tạp chí

Phòng mượn

Phòng bán giáo trình  

tài sản theo định kỳ Tổ chức sắp xếp kho sách theo nội quy, vệ sinh kho sách, phòng trừ mối mọt, hỏa hoạn Nắm bắt nhu cầu tài liệu của người dùng tin và

đề xuất với lãnh đạo

Cán bộ được bố trí vào các phòng ban của Trung tâm TT-TV như sau:

Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ

Trong tổng số 14 cán bộ mà Trung tâm hiện có thì:

- 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ

- 10 cán bộ có trình độ cử nhân trong đó có 06 cử nhân TT-TV

- Số còn lại có trình độ cao đẳng,trung cấp

- Hầu hết các cán bộ có trình độ tin học cơ bản cũng như kỹ năng khai thác thông tin trên Internet Trình độ ngoại ngữ có 10/14 cán bộ

có trình độ B tiếng anh trở lên

1.2.3 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin

a Cơ cở vật chất

Với định hướng phát triển hoạt động TT-TV, trong những năm gần đây, nhà trường đã có sự quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị của

Trung tâm Thông tin – Thư viện Tổng diện tích của Trung tâm hiện có khoảng 1000 m2, được bố trí tại tầng 6 như sau:

+ 01 phòng đọc lớn, diện tích 400 m2 với trên 250 chỗ ngồi Đây được coi là phòng đọc tổng hợp, vì nó bao gồm cả đọc giáo trình, tài liệu tham khảo

Ngoài ra Trung tâm TT-TV còn có phòng bán giáo trình nằm tách biệt với Trung tâm, vị trí rất thuận lợi cho việc trưng bày, giới thiệu và bán tài liệu, diện tích 70m2

Các phòng phục vụ và phòng làm việc được trang bị hệ thống điều hoà nhiệt độ, quạt trần, bàn ghế, ánh sáng, giá kệ khá hiện đại và khang trang

+ Hệ thống mạng nội bộ (LAN), được xây dựng năm 2005 với tổng số máy tính hiện có là 10 máy Năm 2006 Trung tâm TT-TV đã được nối mạng Internet cùng với nhà trường

Ngoài ra Trung tâm còn được trang bị thêm một số thiết bị khác như:

01 máy in laser, 01 máy photocopy, 01 máy scan, 01 máy ép lastic

Tháng 4/2004 nhà trường trang bị cho Trung tâm phần mềm “Hệ thống quản trị thư viện tích hợp – SmilibV4” do công ty CMC cung cấp

Đến năm 2007 : Phần mềm này được nâng cấp thêm về cấu hình và giao diện (dung lượng lớn, tốc độ truy cập nhanh) thành IlibMe V5 Đây là một phần mềm thích hợp với một thư viện vừa như thư viện trường ĐH LĐ-

XH, tương thích với các mạng Lan, Internet, Extranet

b Nguồn lực thông tin

Cùng với sự phát triển vượt bậc của CNTT và truyền thông, nguồn lực thông tin của Trung tâm TT-TV ngày một phong phú và đa dạng Ngoài các tài liệu dưới dạng giấy in truyền thống còn có những tài liệu điện tử, các nguồn tin điện tử được khai thác và truy cập thông qua các thiết bị truyền tin điện tử hiện đại đang ngày một phát triển và chiếm ưu thế

* Nguồn tài liệu truyền thống

Bao gồm tất cả các tài liệu được xuất bản trên giấy theo phương pháp

in truyền thống như các loại: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án…công cụ tra cứu và khai thác tài liệu truyền thống chủ yếu là thông qua hệ thống mục lục thủ công (mục lục phiếu), các bản thư mục…

Hiện nay, Trung tâm TT-TV Trường ĐH LĐ-XH có một kho tài liệu

tương đối lớn với 10.748 tên tài liệu (tương đương 161.492 bản), trong đó bao

gồm đầy đủ các môn loại tri thức phục vụ các nội dung và chương trình đào tạo của trường Tài liệu bổ sung vào thư viện bao gồm: Sách giáo trình, bài giảng, các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu liên quan đến các ngành đào tạo của trường Vốn tài liệu của trung tâm được chia như sau:

+ Sách (giáo trình và bài giảng)

Đây là phương tiện học tập và giảng dạy không thể thiếu được của cán

bộ giảng viên, HS-SV Đối với các môn chuyên ngành thì do giảng viên và cán bộ của trường biên soạn hoặc do nhà trường đặt mua rồi nhập vào thư viện Riêng số đầu giáo trình trong kho của Trung tâm là 493 tên (tương đương 132.546 bản), đặc biệt hiện nay số lượng giáo trình do trường biên

soạn đã có tới hàng trăm đầu sách, chính nguồn giáo trình này đã đáp ứng

được nhu cầu cơ bản cho việc giảng dạy của cán bộ giảng viên, HS-SV Hiện

tại, trong kho của Trung tâm TT-TV có thể phân chia nguồn tài liệu theo lĩnh

vực đào tạo như sau:

STT Lĩnh vực đào tạo Số tên tài liệu Số bản tài liệu

Bên cạnh mảng sách giáo trình làm chủ đạo thì tài liệu tham khảo của

thư viện là hết sức cần thiết, nó giúp cho học HS-SV tự bổ sung kiến thức, mở

rộng những vấn đề cơ bản trong bài giảng và những vấn đề giáo viên trong

trường nghiên cứu khoa học Hiện nay, tổng số đầu sách tài liệu tham khảo

của Trung tâm là 8.918 tên (tương đương 26.200 bản)

+ Báo - tạp chí

Báo, tạp chí là một mảng quan trọng nhằm giúp bạn đọc cập nhật thông

tin, nâng cao kiến thức, tra cứu làm đề tài, báo cáo hay tiểu luận

Từ năm 2002 trở lại đây, thư viện đã chủ động trong việc bổ sung nên

số lượng báo- tạp chí đã tăng lên nhiều lần với gần 150 loại báo- tạp chí như:

báo Thanh niên, Tiền phong, Lao động việc làm,…Tạp chí như: Tin học,

chứng khoán,… Điều này đã đáp ứng nhu cầu tra cứu tìm kiếm thông tin,

cũng như giải trí của đông đảo cán bộ giảng viên, học sinh- sinh viên

Tuy nhiên, hiện mỗi loại báo chỉ có một bản nên số lượng báo mang

tính xã hội cao và được nhiều người tìm đọc thường khó đến được với đông

đảo bạn đọc Thư viện chưa có một tạp chí nào bằng tiếng nước ngoài, một

phần là do khó khăn về kinh tế, phần khác do số lượng bạn đọc có khả năng

đọc, nghiên cứu bằng tiếng nước ngoài còn hạn chế

+ Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học

- Đối với các tài liệu này thì từ trước năm 2001 hầu như chưa được

chuyển về thư viện để bảo quản và phục vụ độc giả

- Bắt đầu từ năm 2002 thư viện mới tiếp nhận các đề tài, báo cáo khoa

học và luận văn tốt nghiệp,…để phục vụ độc giả trong trường Trung tâm TT-

TV đã xử lý, lưu trữ để phục vụ độc giả trong trường Tính đến nay (năm

2013) Trung tâm TT-TV có khoảng 2.746 bản được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 2: Bảng thống kê số lượng tài liệu luận văn luận án,

đề tài nghiên cứu

STT Dạng tài liệu Số lượng/bản

3 Luận án, luận văn 28

* Tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử của Trung tâm TT-TV mới chỉ bắt đầu xây dựng được các CD- ROM về giáo trình các môn học như: tin học, ngoại ngữ, các môn chuyên ngành cơ bản của trường hiện là trên 150 đĩa

1.2.4 Người dùng tin và nhu cầu tin ở trung tâm thông tin thư viên

a Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin (NDT) là yếu tố cơ bản, thiết yếu quyết định hoạt động

TT-TV của mỗi cơ quan TT-TT-TV Hay nói cách khác, người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới

Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin

Trường ĐH LĐ-XH là trường đầu ngành đào tạo về công tác Xã hội và ngành quản lí lao động, tác động đến sự ổn định xã hội, phát triển kinh tế của nhà nước Chính vì vậy hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu là hoạt động chủ đạo đóng vai trò quan trọng trong môi trường đại học Đây không chỉ là quá trình tiếp nhận thông tin mà còn là quá trình sáng tạo, chuyển giao tri thức theo nhiều chiều khác nhau Cùng với yêu cầu đổi mới nội dung và phương pháp giảng dạy đòi hỏi người học phải chủ động hơn, sáng tạo hơn trong quá trình tiếp cận tới thông tin, tri thức, khuyến khích người học đọc nhiều tài liệu, đào tạo sau suy nghĩ đưa ra nhiều tình huống và cách thức giải quyết các tình huống đó

- NDT là thành phần không thể thiếu trong bất kì hoạt động của một cơ quan, Trung tâm thư viện nào Người dùng tin và nhu cầu thông tin của họ là

cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt đọng của thông tin của cơ quan Trung tâm thư viện Nghiên cứu kĩ đặc điểm của người dùng tin, nắm vững nhu cầu thông tin đáp ứng kịp thời đầy đủ, chính xác nhu cầu thông tin của người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trong của thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV các trường Đại học nói riêng

- Người dùng tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, sinh viên,…Hiện nay trung tâm đang quản lí số lượng người dùng tin là: trên 15.000 người Trong đó có cán bộ nghiên cứu giảng dạy, học viên cao học, sinh viên, Qua thống kê phân tích đặc điểm của người dùng tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH ta có thể chia người dùng tin thành ba nhóm chính sau:

+ Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lí:

Nhóm người dùng tin này bao gồm: Ban giám hiệu, cán bộ lãnh đạo, trưởng- phó các khoa, các phòng ban, các trung tâm, chạm chức năng trong nhà trường (chiếm 5% trong tổng số người dùng tin của trung tâm) Họ là người dùng tin và là chủ thể thông tin của trường ĐH LĐ-XH Cán bộ lãnh đạo vừa thực hiện chức năng quản lí công tác, vừa thực hiện các chiến lược phát triển của nhà trường Chính vì thông tin của nhóm này mang tính tổng kết dự báo Thông tin có diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực Giáo dục - Đào tạo và nghiên cứu khoa học ở trường ĐH LĐ-XH, họ chính là người cung cấp thông tin có giá trị cao, do vậy cán

bộ thông tin cần khai thác triệt để nguồn thông tin này nhằm tăng cường nguồn thông tin cho công tác thông tin thư viên

+ Nhóm cán bộ giảng dạy:

Đội ngũ cán bộ nghiên cứu và giảng dạy của trường là lực lượng quyết dịnh quá trình đào tạo và nghiên cứu trong trường (chiếm 10% trong tổng số người dùng tin) Họ là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người tái tạo thông tin

Cán bộ nghiên cứu và giảng viên của trường là người có trình độ học vấn, họ có quỹ thời gian tương đố ổn định để thu thập thông tin, chọn lọc thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy của mình

+ Nhóm HS-SV

Trường ĐH LĐ-XH có số lượng sinh viên tương đối lớn Trong tất

cả các nhóm bạn đọc đến thư viện sinh viên chiếm tỉ lệ cao nhất: 85% bao gồm tất cả sinh viên các khoá, các hệ đào tạo: Chính quy, tại chức, từ xa,…Trong đó chủ yếu là sinh viên chính quy

Sinh viên thường có quỹ thời gian không ổn định, hoàn toàn phụ thuộc vào lịch học của nhà trường quy định, ngoài ra họ phải tham gia các hoạt động ngoại khoá khác Do vậy họ chưa có khả năng tiếp cận được những thông tin khái quát tổng hợp

b Nhu cầu tin

Việc nắm bắt được đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động TT-TV, thông qua việc nắm bắt được nhu cầu tin của người dùng tin mà trung tâm có thể đáp ứng được một cách đầy

đủ, kịp thời và chính xác những nhu cầu thông tin đó Đây là nhiệm vụ hàng đầu của các thư viện nói chung và của thư viện các trường Đại học nói riêng

- Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý: Nhu cầu thông tin của nhóm này rất

đa dạng và phong phú Do cường độ lao động của nhóm này cao nên thông tin cung cấp cho họ càng phải cô đọng, xúc tích

Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm đối tượng này thường là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấn phẩm thông tin, bản tin…Phương pháp phục vụ dành cho nhóm đối tượng này cần phải đa dạng, linh hoạt theo những yêu cầu, tình huống cụ thể của từng giai đoạn

- Nhóm cán bộ giảng dạy: Do đặc thù của công việc nên nhu cầu thông tin

của họ rất đa dạng, phức tạp và có trọng điểm Họ có nhu cầu lớn đối với các loại sách tham khảo đặc biệt là tài liệu tham khảo sách nước ngoài

+ Với chủ trương đổi mới chương trình, phương pháp dạy học ở các cấp học, những tài liệu có nội dung liên quan đến các ngành giảng dạy, công nghệ dạy… là những tài liệu có tính chất quan trọng tới nhóm người dùng tin

là học sinh, sinh viên sẽ được tiếp nhận một cách trực tiếp nội dung thông tin, phục vụ cho nhu cầu học tập nghiên cứu của mình

- Nhóm HS-SV: Đây là nhóm NDT chiếm tỷ lệ đông đảo nhất của Trung

tâm (chiếm 85% trong tổng số NDT của Trung tâm) Họ là các sinh viên chính quy, tại chức, học viên sau đại học của trường Với nhóm NDT này do yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập nghiên cứu, vì thế mà họ rất cần tài liệu, thông tin để sử dụng trong quá trình học tập, nghiên cứu của mình Họ vừa có nhu cầu về giáo trình các môn học đại cương, chuyên ngành như: Triết học, chủ nghĩa xã hội, kinh tế xã hội, kinh tế chính trị… họ lại vừa có nhu cầu về tài liệu tham khảo, các loại báo, tạp chí ở nhiều lĩnh vực khác nhau phù hợp với chương trình học cụ thể của từng năm học, từng cấp học Ngoài ra các tài liệu phục vụ cho việc giải trí cũng chiếm một phần nhu cầu tin của họ

Đặc điểm nhu cầu của NDT là HS-SV của Trung tâm TT - TV trường

ĐH LĐ-XH rộng Vì sinh viên ở nhiều trình độ khác nhau: sinh viên đại học, cao học, sinh viên cao đẳng và học sinh chuyên nghiệp Trong quá trình đào tạo của trường nhu cầu tin của HS-SV có thể được chia thành 2 giai đoạn:

 Giai đoạn I: Sinh viên học các môn học cơ bản như: Triết học, Tư tưởng Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng, Ngoại ngữ… nhu cầu đọc của nhóm sinh viên này chủ yếu là các loại giáo trình cơ bản, cơ sở, các tài liệu tham khảo chiếm tỷ lệ rất nhỏ

 Giai đoạn II: Đây là giai đoạn sinh viên đã được vào học theo đúng chuyên ngành nên đặc điểm nhu cầu tin của nhóm đối tượng này đã có sự thay đổi Nhu cầu tin của họ mang tính chuyên sâu ngoài sách giáo khoa, giáo trình

họ cần thêm nhiều tài liệu tham khảo để phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu để hiểu sâu được vấn đề

Như vậy, đặc điểm nhu cầu tin của HS-SV phụ thuộc vào quá trình học tập Mỗi giai đoạn khác nhau nhu cầu tin khác nhau nhưng đều có đặc điểm

chung là nhu cầu về sách, tài liệu của nhóm NDT này lớn, đa dạng và phong phú Họ thường quan tâm đến sách, tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu nhằm nâng cao kiến thức về ngành nghề họ đang theo học Ngoài ra họ còn muốn hiểu biết nhiều về tất cả các lĩnh vực, do đó họ muốn thủ thư giới thiệu cho họ những cuốn sách hay nhất, có liên quan đến nhiều vấn đề mà họ quan tâm Bên cạnh đó họ đến Trung tâm TT - TV đề giải trí sau những giờ học, giờ nghiên cứu căng thẳng, họ đọc báo, tạp chí… để cập nhật khai thác thông tin phù hợp với thực tế đang diễn ra, phục vụ cuộc sống hàng ngày HS-

SV thường có nhu cầu tin hiện đại. Nhóm NCT của Trung tâm TT-TV được thể hiện qua biểu đồ sau:

85%

Nhóm HS-SV 85%

Nhóm cán bộ giảng dạy10%

Nhóm cán bộ lãnh đạo,quản lý 5%

Biêu đồ 1: Minh họa nhóm người dùng tin tại Trung tâm TT – TV  

Trường ĐH LĐ-XH

1.3 Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội

Việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH giúp thư viện có thể thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của hoạt động và qui mô đào tạo của nhà trường

Để giúp cho thu thập, bổ sung vốn tài liệu cũng như việc xử lý nghiệp

vụ tài liệu theo đúng quy tắc, chuẩn nghiệp vụ, việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện là rất cần thiết Ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện giúp Trung tâm triển khai các hoạt động nghiệp vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn

Đối với công tác bổ sung giúp cán bộ thư viện nâng cao hiệu quả hoạt động theo dõi tình hình bổ sung tài liệu, quản lý tham số nhà cung cấp và xây dựng các báo cáo thống kê về lượng tài liệu một cách chính xác, nhanh chóng

Ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện đã góp phần tăng cường và nâng cao chất lượng các dịch vụ trong thư viện Bên cạch dịch vụ truyền thống còn có các dịch vụ hiện đại như dịch vụ hiện đại như dịch vụ hỏi đáp dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu

Có thể nói ý nghĩa to lớn của việc ứng dụng CNTT thì việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm TT-TV là một tất yếu trước các đòi hỏi, yêu cầu của bạn đọc, người dùng tin Việc ứng dụng CNTT đã giúp thư viện tiến hành xử lý

các hoạt động nghiệp vụ, nhanh chóng, chính xác và tiện lợi, đồng thời cũng giúp cho công tác phục vụ bạn đọc dược tốt hơn và bạn đọc đến thư viện ngày một nhiều hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI 2.1 Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm thông tin-thư viện

Hạ tầng CNTT đóng vai trò rất quan trọng trong thư viện hiện đại Hạ tầng CNTT giúp các thư viện có thể triển khai các hoạt động của mình theo hướng tự động hóa

Qua khảo sát thực tiễn, cho thấy Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH

đã xây dựng được một hạ tầng CNTT bao gồm các yếu tố sau:

2.1.1 Phần cứng

* Hệ thống máy chủ và máy trạm

Ngay từ khi bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, trung tâm

đã trang bị một hệ thống máy tính đảm bảo cho quy trình xây dựng CSDL và phát triển nguồn lực thông tin

Hệ thống máy chủ gồm: Các máy chủ Web server phục vụ các dịch vụ cung cấp thông tin, các máy chủ CSDL Trong đó 03 máy chủ và 07 máy trạm được bố trí như sau: 05 máy ở phòng xử lý nghiệp vụ, 02 máy ở phòng tra cứu, 03 máy ở phòng đọc Các máy tính được kết nối mạng nhằm giúp cán bộ thư viện làm việc và phục vụ bạn đọc truy nhập tra cứu, khai thác thông tin, đọc tài liệu

Các máy tính được trang bị đồng bộ và tốc độ (Internet Pentium800MHz với 256Mb RAM chạy trên hệ điều hành Window 2000 Server) Do được trang

bị từ những năm 2004 nên cấu hình khá thấp, số lượng ít

Ngoài ra, Trung tâm còn được trang bị thêm một số thiết bị hiện đại như: 01 máy in laser, 01 máy scan tài liệu, 01 máy ép lastic, 01 máy photocopy

* Hệ thống thiết bị an toàn, an ninh thông tin

- Thiết bị lưu điện: Gồm 5 cái loại Smat UPS 450 và UPS 1500T IBM , đảm bảo nguồn điện ổn định, cập nhật dữ liệu kịp thời khi mất điện

- Thiết bị kiểm tra an ninh: Thư viện có lắp đặt hệ thống camera quan sát tại phòng đọc tự chọn Hệ thống này gồm 10 chiếc phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát bạn đọc và bảo quản tài liệu

2.1.2 Phần mềm

Được sự quan tâm và đầu tư của Ban lãnh đạo Nhà trường Năm 2004 : Trung tâm sử dụng phần mềm “Hệ thống quản trị thư viện tích hợp- Smilib V4” của công ty CMC vào công tác thư viện

Phần mềm Smilib V4 được thiết kế với giao diện tiếng Việt thân thiện hướng tới người sử dụng, nó kế thừa và phát triển những yếu tố truyền thống đặc thù của thư viện vừa và nhỏ

Smilib V4 cho phép cán bộ thư viện xử lý các thao tác nghiệp vụ theo quy chuẩn của Thư viện Quốc Gia Việt Nam, đồng thời nhập dữ liệu theo tiêu chuẩn Marc và hiển thị đồng thời hai dạng ISBD và MARC21 theo tiêu chuẩn Quốc tế mà tất cả các thư viện ở Việt Nam áp dụng

- Đến năm 2007: Phần mềm này được nâng cấp thêm về cấu hình và giao diện (dung lượng lớn, tốc độ truy cập nhanh) thành IlibMe V5 Đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của một thư viện hiện đại, bên cạnh đó kế thừa các nghiệp

vụ truyền thống, và các đặc thù của thư viện Việt Nam Đây là một phần mềm thích hợp với một thư viện vừa như thư viện trường ĐH LĐ-XH

* Các tính năng nổi bật của phần mềm IlipMe V5:

 Có đầy đủ các tính năng phục vụ cho thư viện vừa và nhỏ

 Dễ sử dụng và dễ quản trị

 Tìm kiếm toàn văn