TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA NGƯỜI TRƯỞNG KHOA/PHÒNG CAO ĐẲNG/ĐẠI HỌC

Vai trò trách nhiệm của người CBQL trong khoa – phòng 4.1- Vai trò của người CBQL 4.2- Các vai trò của người TK-TP 4.3- Vai trò của người CBQL trong một tổ chức học tập 4.4- Những phẩm c

ĐỖ THIẾT THẠCHTRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO II

TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA NGƯỜI TRƯỞNG KHOA/PHÒNG

CAO ĐẲNG/ĐẠI HỌC

TP HCM, 2006 (Lưu hành nội bộ)

2.2 Lao động quản lý là một phạm trù có bản chất đặc biệt

2.3 Trong lao động quản lý, chỉ số chất lượng có ý nghĩa to lớn

2.4 Lao động quản lý rất đa dạng, phức tạp và biến hóa

3 Tổ chức khoa học lao động quản lý (TCKHLĐQL)

3.1 Khái niệm

3.2 Nhiệm vụ cơ bản của TCKHLĐQL

3.3 Nội dung TCKHLĐQL

3.4- Quy trình xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh TCKHLĐQL

4 Vai trò trách nhiệm của người CBQL trong khoa – phòng

4.1- Vai trò của người CBQL

4.2- Các vai trò của người TK-TP

4.3- Vai trò của người CBQL trong một tổ chức học tập

4.4- Những phẩm chất đặc trưng của người CBQL GD

5 Các yêu cầu về phẩm chất và năng lực của cá nhân CBQL khi TCKHLĐQL

5.1- Trong dự tính tổ chức

5.2- Khi ra lệnh và bố trí công việc

5.3- Khi kiểm tra

II TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG CỦA CÁ NHÂN NGƯỜI CBQL

1 Vai trò TCKH LĐQL cá nhân người CBQL

2- Các nguyên tắc TCKHLĐQL của người CBQL

3- Nội dung TCKHLĐQL của cá nhân người CBQL khoa – phòng

3.1- Sắp xếp chỗ làm việc khoa học (môi trường nơi làm việc)

3.2- Sử dụng các phương tiện kỹ thuật

3.3 Sử dụng thời gian một cách khoa học

3.3.1- Đặc trưng của thời gian

3.3.2 - Ý nghĩa của thời gian đối với người lãnh đạo

3.3.3- Những nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thời gian:

3.3.4- Phương pháp sử dụng thời gian

3.4- Đổi mới phong cách quản lý

3.4.1- Khái niệm phong cách quản lý

3.4.2 Đổi mới phong cách QL - XD phong cách tối ưu

3.5- Quyền lực và phương pháp sử dụng quyền lực

3.5.1- Quyền lực và đặc trưng của việc sử dụng quyền lực

3.5.2- Những vấn đề cần nắm vững khi sử dụng quyền lực

3.5.3- Những nguyên tắc cơ bản của việc sử dụng quyền lực

3.5.4- Phương pháp sử dụng quyền lực

III- TCKHLĐQL TRONG TẬP THỂ BỘ MÁY QL KHOA – PHÒNG

1 Phân công và hiệp tác

2 Quy chế hóa lao động sư phạm

3 Định mức lao động và thù lao lao động

Phương pháp sử dụng lợi ích

A- Đặc trưng của việc dùng lợi ích

B- Nguyên tắc sử dụng lợi ích

C- Phương pháp sử dụng lợi ích

4 Xây dựng môi trường công tác tích cực và tổ chức nơi làm việc

5 Trang bị và huấn luyện sử dụng

6- Xây dựng và đổi mới hệ thống thông tin quản lý của CBQL khoa – phòngBÀI TẬP TỔNG HỢP

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

TÀI LIỆU THAM KHẢO

I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG QUẢN LÝ (TCKHLĐQL)

1 Lao động quản lý

C Mác coi lao động quản lý là một dạng đặc biệt của lao động sản xuất,tham gia vào quá trình sản xuất xã hội để hoàn thành chức năng quản lý cần thiếtcho quá trình đó

Lao động quản lý là loại lao động trí óc diễn ra theo quy trình: Quyết định

-tổ chức thực hiện quyết định - kiểm tra - điều chỉnh - -tổng kết

2 Đặc điểm của lao động quản lý

2.1 Tính chất gián tiếp

Lao động quản lý phải thông qua hệ thống tổ chức và tập thể lao động mớitác động vào sản xuất Người quản lý làm chức năng vạch phương hướng, tổ chứcđiều hóa, phối hợp, kiểm tra, sự hoạt động của những người lao động, qua đóảnh hưởng đến kết quả lao động trực tiếp nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả laođộng trực tiếp Đồng thời, năng suất và hiệu quả của bản thân lao động quản lýcũng ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động xã hội Như vậy, để tăng năng

suất lao động xã hội phải tổ chức tốt lao động quản lý để một mặt tác động nâng cao năng suất và hiệu quả của lao động trực tiếp, mặt khác tăng năng suất và giảm

chi phí lao động quản lý

2.2 Lao động quản lý là một phạm trù có bản chất đặc biệt thể hiện ở các

thành tố của nó – như đối tượng, công cụ, quy trình công nghệ, kỹ thuật và sảnphẩm của nó

a) Đối tượng của lao động quản lý là thông tin, chứ không phải yếu tố vật

chất Người cán bộ quản lý phải tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, vận dụng các thông tin

về hệ bị quản lý Người CBQL phải có những tin tức cần và đủ về hiện trạng của

hệ bị quản lý ở từng thời điểm về từng mặt cũng như toàn cảnh Không nắm đượcthông tin về phân hệ bị quản lý, người CBQL không thể quản lý thành công được

Do đó, người CBQL phải tốn rất nhiều công sức, thời gian, trí tuệ cho việc thunhận, xử lý thông tin

b) Công cụ lao động quản lý Người CBQL sử dụng những công cụ gì trong

lao động quản lý của mình?

- Trước hết đó là tư duy và phong cách tư duy, bao gồm toàn bộ học vấn vàtrình độ chuyên môn sâu của người CBQL Càng giàu thông tin càng quản lý tốt

- Cùng với tư duy và trình độ chuyên môn, đó là các phương pháp thâm nhậpkhoa học có thể sử dụng được vào công tác quản lý Chẳng hạn, tiếp cận hệ thống,tiếp cận phức hợp, lý thuyết hệ thống, lý thuyết điều khiển, lý thuyết thông tin, lý

thuyết algorit (thuật toán), lý thuyết grap, Nói chung là phương pháp toán

xibecnetic, khoa học tự nhiên, khoa học xã hội

- Ngoài ra, đó là hệ thống các phương tiện kỹ thuật tin học và các phươngtiện kỹ thuật khác có chức năng giúp người CBQL thu thập, truyền đạt, phân tích,

xử lý, lưu trữ, vận dụng thông tin; các phương tiện giao tiếp và truyển thông

c) Sản phẩm của lao động quản lý là quyết định quản lý

Lao động của người CBQL phải dẫn tới một quyết định dưới dạng chủtrương, mệnh lệnh, chỉ thị nhằm đảm bảo sự vận hành bình thường của hệ quản lý

đi tới mục tiêu Quyết định quản lý cũng là thông tin

2.3 Trong lao động quản lý, chỉ số chất lượng có ý nghĩa cực kỳ to lớn Vì

một quyết định đúng hay sai, chất lượng hoạt động quản lý cao hay thấp có thểdẫn tới hệ quả có liên quan đến nhiều người, nhiều hay ít kinh phí, lãi hay lỗ ở mộtphạm vi rộng hay hẹp, nghĩa là có hệ quả kinh tế - xã hội to lớn

Chất lượng của lao động quản lý đòi hỏi ở người CBQL và đội ngũ thừahành một trình độ thành thạo nghiệp vụ, một trình độ tổ chức, kỹ thuật, chuyênmôn và một tập thể lao động có không khí tâm lý lành mạnh Đây là khía cạnh tổchức và tài tổ chức của người lãnh đạo Một tập thể có người lãnh đạo tốt sẽ tạo

nên “hiệu ứng tổ chức” (hay “sự cộng hưởng về mặt tổ chức”), nó nhân sức mạnh

của hệ quản lý lên nhiều lần

2.4 Lao động quản lý rất đa dạng, phức tạp và biến hóa không lặp lại,

không bị gò bó về không gian, nó lại bao gồm rất nhiều thao tác trí tuệ và vật chất

rất khác nhau về bản chất, thậm chí chúng lại rất trái ngược nhau (chẳng hạn,

công việc sự vụ và những suy nghĩ chiến lược của người thủ trưởng) Do đó lao

động quản lý là nặng nhọc và đầy trách nhiệm

Quản lý ngày nay đã thành một nghề chuyên biệt Nhiều nước trên thế giới

đã hiểu biết điều này rất sớm Người CBQL được đào tạo chính quy và định kỳhuấn luyện, do đó họ quản lý có chất lượng Tiếc rằng chúng ta còn làm quản lýchủ yếu bằng kinh nghiệm, do đó, ở một số lĩnh vực đã chưa đạt chất lượng mongmuốn, thậm chí phải trả giá đắt

3 Tổ chức khoa học lao động quản lý (TCKHLĐQL)

3.1 Khái niệm

+ Tổ chức công việc theo khoa học là một môn học tìm kiếm những phương

pháp chính xác hợp với khoa học để làm một công việc nào đó nhỏ hoặc lớn mộtcách mau chóng nhất mà không mệt để được lợi cho mọi người.,

+ Tổ chức khoa học lao động quản lý là quá trình hoàn thiện không ngừng

việc tổ chức lao động trên cơ sở những thành tựu khoa học và kinh nghiệm tiên

tiến, bảo đảm sử dụng có hiệu quả các tư liệu sản xuất và sức lao động, nhằm tăngnăng suất lao động và bảo vệ sức khoẻ người lao động, tạo nên một bầu không khílao động thuận lợi.

+ Tổ chức lao động quản lý trong nhà trường là giải pháp tạo khả năng cho

việc đặt nền móng và hợp lý hóa lao động quản lý giảng dạy và học tập, trên cơ sở

đó bảo đảm được những kết quả mỹ mãn nhất trong khi tiết kiệm bằng mọi cách,sức lực, phương tiện, vật chất và thời gian

Tiết kiệm thời gian và sức lực của giảng viên và sinh viên là nhiệm vụ quantrọng nhất của TCKHLĐQL Tuy nhiên không được coi việc TCKHLĐQL chỉ là

để tiết kiệm thời gian

3.2 Nhiệm vụ cơ bản của TCKHLĐQL

Tổ chức KHLĐQL có nhiệm vụ cơ bản là tìm ra một phương án tối ưu của

hệ thống các hoạt động của bộ máy quản lý trên cơ sở giải quyết tổng hợp đồng bộcác vấn đề về xã hội học, tâm lý học, sinh lý học và điều khiển học nhằm thựchiện đúng đắn việc quản lý đối với hệ thống bị quản lý, làm cho hệ thống đó đạtmục tiêu đề ra

3.3 Nội dung TCKHLĐQL

Việc TCKHLĐQL phải xuất phát từ các nhiệm vụ, mục tiêu quản lý và căn

cứ vào tình hình, đặc điểm của đội ngũ cán bộ và các điều kiện hoạt động của cơquan quản lý Do đó nội dung TCKHLĐQL bao gồm:

1) Lựa chọn và không ngừng hoàn chỉnh các cơ cấu tổ chức và bộ máy QL.2) Lựa chọn, sắp xếp, sử dụng tốt cán bộ, nhân viên

3) Xác định sự phân công trách nhiệm và sự hợp tác lao động của các cán bộnhân viên trên quy mô cả hệ thống và trong từng bộ phận

4) Hoàn chỉnh quá trình lao động (kế hoạch hóa, điều hòa, phối hợp ) tổ

chức và sử dụng tốt lao động của mọi người cán bộ, nhân viên trên cơ sở định mứclao động, tiêu chuẩn hóa chất lượng công việc, tổ chức tốt nơi làm việc, tổ chứchợp lý thời gian lao động, hội họp, nghỉ ngơi, bồi dưỡng nghiệp vụ văn hóa chocán bộ, nhân viên, hoàn chỉnh các phương pháp quản lý và phương pháp công táccủa cán bộ nhân viên trong bộ máy quản lý

5) Sử dụng tốt các phương tiện kỹ thuật quản lý và thông tin

6) Áp dụng tốt các kích thích vật chất và tinh thần, chăm lo đời sống cán bộ,nhân viên trong bộ máy quản lý

Toàn bộ nội dung TCKHLĐQL nêu trên muốn thực hiện được, cần phải bảođảm những giá trị vwề tổ chức Giá trị có thể hiểu là những niềm tin, những chuẩnmực hoặc những ước mong làm tăng cường những hoạt động của một tổ chức lànhững lý tưởng nào đó mà con người nỗ lực

Giá trị được miêu tả như là “những quan niệm về những sự mong muốn dẫn

đến hành động như là những động lực của hành vi” Những giá trị về tổ chức

được miêu tả trên sơ đồ “hệ thống tích hợp”.

3.4- Việc xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh TCKHLĐQL theo nội dung nêu

trên người ta thường tiến hành theo ba bước:

Bước 1: Phân tích tình hình TCKHLĐQL hiện hành theo những chức năng,nhiệm vụ đã quy định, phát hiện những chỗ không hợp lý, vướng mắc, kém hiệuquả, tìm ra nguyen nhân của tình hình

Bước 2: Nghiên cứu và đề ra những biện pháp hoàn thiện tổ chức khoa họclao động quản lý Đây là bước thiết kế TCKHLĐQL mới, bước khó khăn nhất vàquyết định nhất

Bước 3: Chấn chỉnh và điều hành bộ máy quản lý và lao động quản lý trongthực tiến Đây là bước được thực hiện thường xuyên nhằm không ngừng hoànthiện tổ chức lao động quản lý

4 Vai trò trách nhiệm của người CBQL trong khoa – phòng

4.1- Vai trò của người CBQL

Người QL thực hiện các chức năng kế hoạch hoá; tổ chức; lãnh đạo; kiểm trakhi họ đóng hàng loạt vai trò QL Vai trò QL là tập hợp có tổ chức các hành vi củangười QL, được phân thành 3 nhóm:

1- Các vai trò liên nhân cách:

a- Vai trò lãnh đạo (leader role);

b- Vai trò đại diện (figurehead role);

c- Vai trò liên hệ với bên ngoài (liaison role).

2- Các vai trò thông tin:

a- Vai trò giám sát (monitor role);

b- Vai trò chia xẻ thông tin (dessiminator role);

c- Người phát ngôn của tổ chức (spokesperson role).

d- Vai trò người thương thuyết, bàn bạc để đi đến các thoả thuận nhằm đạt

mục tiêu của tổ chức (nego-tieator role).

Lưu ý: Mọi công việc của người QL luôn luôn là một sự kết hợp nào đó cácvai trò này; Các vai trò này thường ảnh hưởng đến đặc trưng của lao động QL;

Các vai trò này có liên hệ chặt chẽ với nhau; Tầm quan trọng tương đối của mỗivai trò thay đổi theo cấp QL và chức năng QL.

4.2- Trong khoa – phòng người CBQL là người được giao quyền hạn lớn và

chịu trách nhiệm toàn diện trước cấp trên về hoạt động của khoa – phòng Khoa –phòng thực hiện nhiệm vụ của mình tốt hay xấu một phần quyết định là tùy thuộcvào phẩm chất và năng lực của người CBQL khoa – phòng Thực tiễn nhiều nămqua chứng minh rằng, người CBQL khoa – phòng thế nào thì khoa – phòng thế đó.Trong hoàn cảnh thực tiễn gần giống nhau, có trường với CBQL khoa – phòng tốt

đã thành khoa – phòng tiên tiến đạt nhiều thành tích về dạy - học và giáo dục Cótrường CBQL khoa – phòng kém tinh thần trách nhiệm đã không thoát khỏi qũyđạo khoa – phòng có chất lượng dạy - học và giáo dục thấp

Người CBQL khoa – phòng sẽ là người bạn có uy tín tốt, dìu dắt được giảngviên và sinh viên khi người CBQL đó hoàn thiện nghệ thuật của mình, của cảgiảng viên lẫn cán bộ nhân viên khoa – phòng Một CBQL tốt - trước hết đó làmột nhà tổ chức tốt, một nhà giáo dục và một người dạy bảo không những đối vớitất cả sinh viên mà còn là người thợ cả hướng dẫn cả đối với giảng viên và cán bộnhân viên trong khoa – phòng

Lãnh đạo và quản lý có một số điểm khác biệt Tuy nhiên lãnh đạo tốt đòi hỏi quản lý có hiệu quả Người TK-TP giỏi là nhà quản lý hiệu quả Các vai trò

của người TK-TP là:

1- TK-TP là người lãnh đạo Để làm tốt vai trò lãnh đạo, người TK-TP cần

có những đặc điểm sau đây: Có đầu óc tổ chức; có sự đồng cảm, sự nhạy cảm về

tổ chức; có sự khéo léo đối xử; có khả năng cảm hóa con người

2- TK-TP là người xây dựng văn hoá đơn vị Ở vai trò này, TK-TP có tráchnhiệm: Xây dựng niềm tin về tương lai tươi đẹp của K-P, của nhà trường, của đấtnước; xây dựng những giá trị và truyền thống của đơn vị, của nhà trường; xâydựng ý thức học tập thường xuyên cho SV cũng như CB, NV trong đơn vị; xâydựng cách ứng xử có văn hóa trong đơn vị

3- TK-TP là người học tập suốt đời Đã có nhiều nhà khoa học đề cập đếnvấn đề này:

Bennis và Nanus: Người lãnh đạo thành công là “Học viên thường trực”.Schlechty: “Nếu CBQL muốn giúp CB, NV cải thiện công việc của họ thìCBQL phải liên tục học tập để cải thiện những gì mình đang làm”

Peter Senge: Đặc điểm lãnh đạo thành công là khả năng làm cho người kháchọc tập những gì cần thiết để tổ chức hoàn thành nhiệm vụ

4.3- Trong một tổ chức học tập, người lãnh đạo là người thiết kế, là công bộc

và là người thày Họ chịu trách nhiệm về việc xây dựng nên các tổ chức, là người

liên tục mở rộng năng lực hiểu biết những điều phức tạp, làm sáng tỏ tầm nhìn vàcải thiện các mô hình tinh thần chung của mọi người.

4.4- Trách nhiệm to lớn của người CBQL đòi hỏi những yêu cầu về đạo đức,

trí tuệ, năng lực chuyên môn, song phải có những phẩm chất đặc trưng như sau:

- Ý thức trách nhiệm cao trước thế hệ trẻ, biết kết hợp lòng yêu mến, tôntrọng sinh viên với yêu cầu nghiêm túc đối với họ, có ý thức tổ chức và kỷ luậtcao, có thái độ không lùi bước trước khó khăn, bình tĩnh sáng suốt trước tình hìnhphức tạp, thái độ không khoan nhượng đối với những vi phạm làm tổn hại lợi íchcủa Đảng, của nhân dân, biết đặt lợi ích trước mắt, lợi ích riêng phục tùng lợi íchlâu dài, lợi ích chung

- Có quan điểm toàn diện, biện chứng, phát triển, có thái độ thận trọng, thực

sự cầu thị khi xem xét sự việc, hiện tượng

- Tế nhị, cụ thể và kiên quyết khi giải quyết công việc

- Luôn luôn tìm thấy ở con người những mặt mạnh để sử dụng và phát huy,biết dựa vào quần chúng, tin vào sức mạnh của quần chúng, đặc biệt tin vào khảnăng phục thiện và vào ý thức cầu tiến của sinh viên trong các tình huống giáo dụckhó khăn

Nhà giáo dục và là người lỗi lạc Xukhômlinxki đã viết: “ Phẩm chất quan

trọng nhất, chủ yếu nhất mà nếu không có nó thì nhà giáo dục không thể là một hiệu trưởng được, cũng như không phải mọi người đều có thể là nhà giáo dục được – đó là lòng yêu mến sâu sắc đối với trẻ em, lòng nhân hậu cao cả, năng lực hiểu biết và cảm thấy trong mỗi học sinh cái riêng, cái cá biệt của nó Năng lực này, về một phương diện nào đó mà nói, là kết quả của trình độ sư phạm cao, trước hết do thuộc tính của con người nhận thức thế giới bằng trái tim - hiểu và thông cảm với những niềm vui và những bất hạnh của người khác - quyết định”

(V.A.Xukhômlinxki 1984)

Còn Dakharop nhấn mạnh “Hiệu trưởng là thủ trưởng của nhà trường là

người tổ chức chính quá trình dạy học Với tư cách vừa là nhà giáo dục vừa là nhà quản lý, người hiệu trưởng có trách nhiệm bảo đảm sự phát triển của toàn bộ công tác nhà trường” (Dakharop 1979).

Tất cả những điều nói trên có thể quy tụ lại:

(1) Người CBQL của trường học nhất thiết phải là một giáo viên có kinhnghiệm, tốt nhất là một giáo viên giỏi, có uy tín về chuyên môn với tập thể sưphạm Đây là một tiêu chuẩn rất quyết định vì người CBQL phải là con chim đầuđàn trong tập thể nhà trường, đưa nhà trường vào hoạt động có hiệu quả, thực hiệnmục tiêu đào tạo đã đề ra

(2) Người CBQL là nhà tổ chức giỏi, nắm vững lý luận về quản lý giáo dục,

biết thực hiện kế hoạch đào tạo một cách khoa học, luôn luôn cải tiến việc chỉ đạomọi hoạt động phức tạp của nhà trường nhằm mục đích trung tâm là thực hiện mộtcách có chất lượng quá trình dạy học - giáo dục.

(3) Người CBQL là nhà tuyên truyền giáo dục, biết vận động ngay chính đội

ngũ của mình (cả giảng viên lẫn sinh viên) và cả các lực lượng xã hội tham gia

vào việc xây dựng và phát triển nhà trường, cải tiến xã hội xung quanh trườngthành môi trường giáo dục thống nhất Người CBQL là tấm gương và là chỗ dựađáng tin cậy cho đồng nghiệp, là người thầy giáo có uy tín đối với sinh viên Mộtquyết định quản lý đúng đắn chỉ có thể thực hiện có hiệu quả khi nó được ngườicán bộ quản lý giải thích đúng đắn, thuyết phục những người thừa hành chấp nhận

tự giác, biến quyết định đó thành mục tiêu và động cơ hành động của mọi ngườithừa hành

Trách nhiệm của người CBQL khoa – phòng là tổ chức lao động quản lý mộtcách khoa học, bảo đảm cho cả bộ máy hoạt động ăn khớp thông suốt từ trênxuống dưới, nhanh nhậy, chính xác, giảm chi phí quản lý đến mức tối đa Để thựchiện được điều nói ở trên bản thân người CBQL phải nêu gương tự tổ chức khoahọc lao động quản lý của chính cá nhân mình

5 Những phẩm chất và năng lực cần phải có khi TCKHLĐQL của cá nhân CBQL

Muốn quá trình TCKHLĐQL có kết quả người CBQL cần phải có nhữngphẩm chất và năng lực cơ bản sau đây:

5.1- Trong dự tính tổ chức phải:

- Sáng suốt, biết nhìn xa trông rộng

- Hiểu rõ mục đích của mình

- Biết nhận xét kỹ lưỡng

- Có nhiều lương tri và biết suy xét

- Nhớ nhiều, tìm nhiều tài liệu

- Biết quyết định không do dự

- Đừng quá tự ái, biết nghe lời phải của người dưới

- Có phương pháp

- Can đảm, kiên nhẫn

- Chịu hết trách nhiệm về mình

- Lạc quan quá đáng không được, mà bi quan lại càng không nên

5.2- Khi ra lệnh và bố trí công việc phải:

- Hăng hái làm việc để làm gương cho người khác

- Có nhiều nghị lực

- Luôn luôn vui vẻ mà vẫn có uy quyền, không phải thứ uy quyền mượn mà

là thứ uy quyền tự nhiên do tài đức mà có

- Khi ra lệnh phải rõ ràng, tránh để người dưới quyền hiểu cách nào cũngđược

- Biết sức lực, tài năng của người dưới quyền để khỏi giao cho họ nhữngcông việc quá sức không thực hiện được

- Có quyết định gì hơi lạ phải giải thích cho người dưới quyền hiểu

5.3- Khi kiểm tra phải:

- Có ý tứ, đừng làm người dưới sợ hoặc hiểu lầm

- Nhớ rằng kiểm tra không phải để phạt người, mà có mục đích chính là giúpngười CBQL tìm nguyên nhân những sự sai lầm, thiếu sót trong cách làm việc đểcải tiến phương pháp giúp đỡ cho người dưới quyền

- Ngay thẳng và đại lượng

- Nếu mình lầm thì phải thẳng thắn nhận lỗi

- Người dưới có ý kiến gì mới mẻ muốn bày tỏ với mình thì phải biết chămchú nghe, đừng lấy lẽ rằng bận việc mà không tiếp họ

- Nếu ý đó hay thì phải khen người ta, khuyến khích thêm nữa, đừng cướplấy đó làm ý mình

- Công bằng và giữ lời hứa

- Rộng rãi trong khi thưởng, thận trọng khi trừng phạt

- Rất bình tĩnh không được nóng nảy

- Khi bất đắc dĩ phải rầy la người dưới quyền cũng phải lựa lời, lựa lúc.Đừng rầy la người ta trước mặt người khác Phải nghĩ tới sự phản ứng trong lòngngười ra sao khi nghe lời rầy la của mình

Nói cách khác, người CBQL khoa – phòng phải có “Ân – Uy – Tâm – Trí –Dũng”, “Tâm – Trí - Lực – Pháp – Hành”

Tóm lại, người CBQL khoa – phòng phải là con chim đầu đàn, phải như mộtngười anh cả trong gia đình chứ không phải là ông thần tác phúc tác họa

II TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG CỦA CÁ NHÂN NGƯỜI CBQL

TCKH LĐQL của cá nhân người TK-TP là cải tiến các phương pháp làmviệc, các điều kiện sống và làm việc, làm cho các nhiệm vụ chủ yếu của TK-TPđược thực hiện có chất lượng để nâng cao hiệu quả QL, tiết kiệm thời gian làmviệc, có thời gian tự học, nghỉ ngơi giải trí

TCKH LĐQL của cá nhân người TK-TP liên quan mật thiết với các quá trình

QL trong bộ máy trực thuộc và hiệu quả QL nói chung

1 Vai trò TCKH LĐQL cá nhân người CBQL

+ TCKH LĐQL của cá nhân giúp người TK-TP thực hiện tốt vai trò điềuphối chung, tập trung giải quyết những vấn đề mấu chốt, cơ bản mà không sa vàonhững công việc sự vụ

+ TCKH LĐQL của cá nhân người TK-TP liên quan đến tất cả các quá trình

QL của bộ máy trực thuộc Nếu cá nhân người lãnh đạo không tổ chức tốt côngviệc của mình sẽ tạo ra lề lối làm việc lộn xộn trong bộ máy QL, việc sử dụng thờigian không hợp lí diễn ra ở tất cả các khâu, phá vỡ kế hoạch làm việc của CB, NV.+ TCKH LĐQL của cá nhân sẽ giúp người TK-TP tiết kiệm được thời gianlàm việc

2- Các nguyên tắc TCKHLĐQL của người CBQL

Để thực hiện được nội dung và nhiệm vụ TCKHLĐQL, người CBQL khoa –phòng phải thực hiện các nguyên tắc sau đây:

(1) Xác định triển vọng trong nhiều năm tới và mục đích trước mắt về côngtác tập thể của khoa – phòng trong hoàn cảnh cụ thể có thể tính toán đến môitrường xung quanh, đến trình độ sinh viên, đến các nguồn giảng viên, đến cơ sởvật chất

(2) Thường xuyên phân tích kết quả qua từng thời kỳ, các kết quả cuối cùng

và các hậu quả xa xôi của công tác khoa – phòng và của công tác bản thân CBQLkhoa – phòng dựa trên cơ sở nguồn thông tin đáng tin cậy

(3) Đặt kế hoạch công tác của khoa – phòng và của bản thân CBQL khoa –phòng Đó là một phương tiện (biện pháp) cần thiết để giải quyết nhiệm vụ sưphạm đặt ra trong điều kiện khả năng hạn chế thời gian lao động dành cho việcgiải quyết những nhiệm vụ đó

(4) Hoàn thành dứt khoát bất kỳ việc gì của lao động sư phạm và quản lýkhoa – phòng

(5) Bảo đảm cho tất cả các thành viên trong khoa – phòng đều tham gia vàoquá trình tổ chức và quản lý trên cơ sở phân công trách nhiệm rõ ràng về từngphần công việc, đồng thời giao quyền hàn đầy đủ về việc đó

(6) Tạo ra một không khí tương trợ trên tình đồng nghiệp, thiện chí trong tậpthể và trong quan hệ giữa CBQL khoa – phòng với các giảng viên và sinh viên

3- Nội dung TCKHLĐQL của cá nhân người CBQL khoa – phòng

3.1- Sắp xếp chỗ làm việc khoa học (môi trường nơi làm việc)

TCKHLĐQL của cá nhân CBQL khoa – phòng cần phải có môi trường thuậnlợi Nhiều công việc trở nên khó khăn chỉ bởi chúng ta tổ chức không đúng hoặclàm việc ở chỗ không được tổ chức tốt Nơi làm việc phải thoáng, mát, sạch sẽ,

gọn gàng ngăn nắp, bớt được tiếng ồn càng nhiều càng tốt

Trật tự trên bàn làm việc là điều kiện quan trọng để công tác đạt hiệu quả.Tốt nhất chỉ để trên bàn những tài liệu, giấy tờ cần giải quyết trong ngày hay trongbuổi Quá nhiều sổ sách, cặp giấy tài liệu để trên bàn không những choán mất diệntích hoạt động mà còn phân tán sự chú ý

3.2- Sử dụng các phương tiện kỹ thuật

Xây dựng phiếu tư liệu: Hãy xây dựng cho mình hệ thống phiếu tư liệu Viếtnhững suy nghĩ hoặc ghi chép những tài liệu thu nhận được vào các phiếu nhỏ, sắpxếp đúng theo từng nhóm vấn đề, đặt vào hộp phiếu theo một thứ tự nhất định.Khi cần chuẩn bị báo cáo hay phát biểu, hệ thống phiếu sẽ giúp chúng ta hoànthành nhanh chóng Luôn mang theo mình một số tờ phiếu trắng để ghi chépnhững suy nghĩ chợt nảy ra hoặc những quan sát hay thông tin chợt nhận thấy.Tận dụng phương tiện kỹ thuật trường và cá nhân có: máy vi tính, máy ảnh,máy ghi âm, máy ghi hình để phục vụ cho việc TCKHLĐQL của mình

3.3 Sử dụng thời gian một cách khoa học

Trong tất cả các nguồn lực mà nhà quản lý có thể sử dụng, thời gian là nguồn lực quý giá nhất và cũng là thứ khó nhất để có thể sử dụng sao cho tốt.

3.3.1- Đặc trưng của thời gian

3.3.2 - Ý nghĩa của thời gian đối với người lãnh đạo

3.3.3- Những nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thời gian:

(1) Nguyên tắc mục tiêu

(2) Nguyên tắc có trình tự

(3) Nguyên tắc hiệu quả thời gian

3.3.4- Phương pháp sử dụng thời gian

1- Kế hoạch hóa công tác cá nhân người QL/LĐ

Việc có ý nghĩa quyết định trong TCKHLĐQL của cá nhân CBQL khoa –phòng là lập kế hoạch công tác

Kế hoạch công tác của CBQL khoa – phòng có tác dụng chi phối toàn bộhoạt động của bộ máy quản lý Nếu kế hoạch rõ ràng, rành mạch, có trình tự hợp

lý sẽ tạo ra trong tập thể tình hình công tác ổn định, nhịp nhàng Ngược lại, nếu kếhoạch không rõ ràng hoặc mang tính chất hình thức thì CBQL khoa – phòng sẽ bịđộng trong công tác, làm rối tập thể và quấy rầy những người thực hiện Chỉ trên

cơ sở xây dựng kế hoạch công tác một cách khoa học, người CBQL khoa – phòngmới tạo điều kiện cho mình hoạt động sáng tạo, vừa bảo đảm hoàn thành tốt côngviệc chung vừa có điều kiện học tập, bồi dưỡng, nghỉ ngơi

Kế hoạch hóa công tác của người CBQL khoa – phòng cho phép nâng caotrình độ lãnh đạo, giúp CBQL tập trung năng lực vào những vấn đề cơ bản, nhận

ra các khâu yếu để tập trung giải quyết.

Để lập kế hoạch công tác, trước hết phải tiến hành phân định rõ chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa CBQL khoa – phòng với người dướiquyền, phân giao một số chức năng quản lý cho cấp phó và trợ lý, chỉ giữ một sốcông việc then chốt cần trực tiếp nắm Thông thường CBQL khoa – phòng trựctiếp nắm các khâu: kế hoạch hóa, tổ chức cán bộ, công tác kiểm tra và tài chính(nếu có)

Giao cho cán bộ dưới quyền giải quyết những nhiệm vụ trước mắt, điều đó sẽkhuyến khích họ sáng tạo, phát triển tài năng của họ với điều kiện phải giúp đỡ vàhướng dẫn họ

Kế hoạch hóa công tác của CBQL khoa – phòng phải căn cứ vào kế hoạchnăm học của khoa – phòng Trong kế hoạch của mình phải xác định được nhữngcông việc quan trọng và dành ưu tiên sức lực và thời gian cho chúng, nhất là khiquá bận rộn

2- Hoàn chỉnh việc phân công, ủy nhiệm

3- Kế hoạch hoá thời gian làm việc cá nhân người QL/LĐ

Về cấu trúc thời gian người ta chia làm 2 loại:

a) Thời gian làm việc hành chính

b) Thời gian ngoài giờ làm việc hành chính:

+ Thời gian bận vì nội trợ, để phục vụ bản thân, để ngủ, ăn uống v.v

+ Thời gian không bận hay tự do, lúc rảnh rỗi, nghỉ ngơi, tham gia nhữnghoạt động theo hứng thú riêng của mình, công tác xã hội, tự bồi dưỡng tức là thờigian dùng để phát triển mọi mặt

Thời gian làm việc của CBQL khoa – phòng gồm 4 hoạt động cơ bản (phân

chia có tính chất ước lệ) sau đây:

- Lãnh đạo quá trình đào tạo khoảng 58% hàng tuần

- Công tác giảng dạy khoảng 12% hàng tuần

- Công tác hành chính quản trị khoảng 12% hàng tuần

- Dự các cuộc họp ở trường, ở các

tổ chức xã hội và các tổ chức khác khoảng 18% hàng tuần

Lao động không nghỉ ngơi – không phải là điều đáng khen ngợi, mà trái lại làđiều đáng chê trách Đó là kết quả của việc kế hoạch hóa thời gian kém và tổ chứclao động không khoa học Để phân phối qũy thời gian cho hợp lý, điều quan trọngnhất là phải tuân thủ kỷ luật tự đề ra về lao động và nghỉ ngơi

Để biết rõ mình dùng thời gian ra sao, hãy thử ghi chép các công việc xử lýtrong ngày, thời gian chi phí để làm công việc đó, kể cả các khoản thời gian trống,thời gian trên đường đi, thời gian gọi điện thoại v.v Sau một tuần, khi phân tích