Văn phòng làtrung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo.Tôi nhận thấy rằng Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự làrất cần thiết và
Trang 1MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đadạng hóa, hiện đại hóa, từng bước hội nhập với khu vực và thế giới Đứngtrước những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhànước đóng một vai trò quan trọng Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lýhành chính nhà nước là một yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên vàcần được thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu
Cùng với đó năng lực quản lý nhà nước ở UBND cấp xã – cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương là một tất yếu khách quan Văn phòng là bộ phậnrất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơ quan Văn phòng làtrung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo.Tôi nhận thấy rằng Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự làrất cần thiết và quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan
2 Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của nhiều sinh viên các trường đào tạongành quảng trị văn phòng về khảo sát thực tế tại các cơ quan tổ chức Tuynhiên, đa phần điều chỉnh nghiên cứu về vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nhân sự; vềcông tác văn thư lưu trữ; về công tác hoạch định chưa đề cập sâu đến việc hoạchđịnh nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND cấp xã Để làm cơ sở choviệc nghiên cứu để phục vụ cho bài tiểu luận em đã căn cứ vào bài giảng về kỹnăng hoạch định trong quản trị văn phòng và một số giáo trình Quản trị học,quản trị hành chính văn phòng để khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trịvăn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân xã TrungThu
3 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài, phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoahọc về công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa,tỉnh Điện Biên
+ Nhà quản trị văn phòng
Trang 2+ Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự.
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài:
+ Nghiên cứu vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạchđịnh nhân sự tại HĐND - UBND xã Trung Thu – huyện Tủa Chùa – tỉnhĐiện Biên từ năm 2014 đến năm 2018
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu của đề tài:Tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá
về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của văn phòng HĐND-UBND xã Trung Thu” làm đề tài tiểu luận thi hết học phần
môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng Tôi lựa chọn đề tài nàynhằm mục tiêu, tìm hiểu về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công táchoạch định nhận sự, đồng thời để đưa gia giải pháp để nâng cao vai trò của Nhàquản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại văn phòng UBND xãTrung Thu
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Việc thu thập thông tin, tổ chức thiết lập mụctiêu, xây dựng và đưa ra các giải pháp
+ Khảo sát, tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy bannhân dân xã Trung Thu
+ Phân tích, xác định nguyên nhân
+ Đưa ra giải pháp tăng cường vai trò của nhà quản trị văn phòng tạiUBND xã đối với công tác hoạch định nhân sự
5 Cơ sở phương pháp lý luận và phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Căn cứ vào tình hình thực tiễn của cơ quan Trên cơ sở những công việc,nhiệm cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu vàdùng các phương pháp luận để diễn giải gồm các phương pháp nghiên cứu sau:
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp mô tả: Bản thân là một công chức văn phòng thống kê tạiHĐND- UBND xã Trung Thu, tôi tìm hiểu về công tác văn phòng, đặc biệt làtìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng
Trang 3+ Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đọc các loại văn bản UBND xã đãban hành và phân tích thể thức, nội dung của các văn bản.
+ Phương pháp thống kê: Đọc và nghiên cứu, xử lý, điều tra các số liệusẵn có về công tác văn phòng tại HĐND- UBND xã Trung Thu
+ Phương pháp so sánh: tôi đã tham khảo một số xã và so sánh xã tôiđang công tác từ đó rút ra những kinh nghiệm cho bản thân
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
Qua việc tìm hiểu về công tác văn phòng đặc biệt là tìm hiểu về vai tròcủa nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự, tôi đã nhận thứcđược tầm quan trọng của nhà quản trị đối với hoạt động của văn phòng cũng nhưcủa cơ quan Từ đó đánh giá được ưu, nhược điểm của Nhà quản trị văn phòngtại UBND xã Trung Thu, từ đó đưa ra được nguyên nhân và các giải pháp đểnâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự
+ Xác định vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu tổng hợpcũng như vai trò khác của nhà quản trị văn phòng
+ Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trongcông tác hoạch định nhân sự
+ Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nâng cao chất lượng xây dựngchương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo, ứng dụng công nghệ thông tin,đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức xã
+ Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn văn phòng trongcông tác hoạch định nhân sự
- Ý nghĩa thực tiễn:
Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, dễ hiểu, gắn với việc thực tế.Phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của cán bộ, công chức làm công tácvăn phòng tại UBND xã Trung Thu và sinh khóa sau của chuyên ngành Quản trịvăn phòng
+ Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòngtrong công tác hoạch định nhân sự ở cơ quan
Trang 4+ Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nàohướng phát triển cho vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạchđịnh nhân sự.
7 Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần Mở đầu và kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân xã
Trang 5CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
HĐND - UBND XÃ TRUNG THU.
1.1 Lịch sử đơn vị hình thành.
1.1.1 Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên.
Vị trí địa lý: Trung Thu là xã nằm về phía Bắc của huyện Tủa Chùa,
xung quanh được bao bọc bởi các dãy núi lớn, phía Bắc giáp xã Lao Xả Phình,phía Đông giáp xã Tả Phình và xã Sính Phình, phía Tây Nam giáp xã Sá Tổng
và xã Pa Ham, huyện Mường Chà, phía Nam giáp xã Sính Phình
Với diện tích tự nhiên 5348,02ha; trong đó đất nông nghiệp 1997,25ha(diện tích nuôi trồng thủy sản: 130 ha, chủ yếu là nuôi cá nước ngọt), đất phinông nghiệp 1567,05 ha, đất lâm nghiệp ha
Xã Trung Thu cách thị trấn Tủa Chùa khoảng 20 km, đường đi lại rất khókhăn là mặt hạn chế cho việc giao lưu trao đổi hàng hóa, phát triển kinh tế - xã hộivới các xã trong huyện và các vùng lân cận
Địa hình: Chủ yếu là cấu trúc địa hình đồi núi cao, các sườn núi có độ
dốc lớn chia cắt mạnh, độ che phủ thảm thực vật thấp Địa hình có hướng thấpdần từ Tây sang Đông
Khí hậu: Trung Thu có khí hậu đặc trưng của vùng núi cao Tây Bắc,
được chia thành 2 mùa rõ rệt:
- Mùa Đông lạnh, ít mưa có sương muối, trời giá lạnh từ tháng 11 nămtrước đến tháng 3 năm sau, nhiệt độ và lượng nước bốc hơi thấp, mưa ít
- Mùa hạ nóng từ tháng 4 đến tháng 10, nhiệt độ cao mưa nhiều, lượngnước bốc hơi lớn
- Nhiệt độ trung bình từ 20 -22 độ (năm 2014: 22,8 độ C) Tối cao tới
38-39 độ, tối thấp 0 độ (tháng 12, tháng 1)
- Lượng mưa bình quân từ 1500 - 1700 mm/năm, thấp nhất 1220 mm, caonhất 1800 mm Mưa tập trung vào các tháng 6, 7,8 hàng năm (thường chiếm80% tổng lượng mưa cả năm) Độ ẩm trung bình các tháng trong năm 80,7%
Trang 6Thủy văn: Nước mặt: nhìn chung, lượng nước mặt của xã rất ít, chưa có
hồ chứa nước, lượng nước phụ thuộc vào các khe suối Hiện nay, nguồn nướcsinh hoạt về đến tất cả các bản trong xã, vào mùa khô các con suối cạn kiệt dovậy rất khó khăn về nguồn nước sinh hoạt và sản xuất
- Nước ngầm: Nguồn nước ngầm của xã chưa có tài liệu khảo sát lên chưađưa vào khai thác sử dụng
1.1.2 Chức năng của UBND Trung Thu
- Ủy ban nhân dân xã Trung Thu thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạnsau: Xây dựng, tổ chức, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xãhội hàng năm; lập dự toán thu chi ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, tổchức thực hiện ngân sách địa phương trên địa bàn, thực hiện các chương trìnhkhuyến khích phát triển kinh tế Tham gia cùng UBND huyện Tủa Chùa trongviệc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, nông nghiệp và thủysản trên địa bàn xã Tổ chức lập, trình duyệt, xét duyệt và kiểm tra, quản lý theothẩm quyền quy hoạch xây dựng nông thôn, điểm dân cư trên địa bàn xã Xâydựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấphành quy định của nhà nước về kiểm tra việc thực hiện các hoạt động trên Xâydựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thểthao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp
có thẩm quyền phê duyệt Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựnglực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh,trật tự, an toàn xã hội, phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội; tuyên truyền,giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về các vấn đề xã hội Chỉ đạo, tổ chứccông tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp Tổ chức thực hiện việc bầu cử Quốc hội, đại biểu HĐND theo quyđịnh của pháp luật; quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể củacác ban ngành, đoàn thể thuộc UBND xã UBND xã Trung Thu do Hội đồngnhân dân bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
Trang 7- Ủy ban nhân dân xã Trung Thu chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp,luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùngcấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế, xã hội,củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã
- Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Trung Thu.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã được quy định tạiĐiều 31, Luật tổ chức chính quyền địa phương:
- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyềnlàm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triểnkinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã
- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác của HĐND,TTHĐND, TTUBND xã Giúp tổ chức theo dõi, đôn đốc các ban ngành, đoànthể thuộc UBND xã, các thôn, bản thực hiện các chương trình, kế hoạch côngtác sau khi được ban hành
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,chính xác, phục vụ công tác chỉ đạo và điều hành
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của TTHĐND, UBND đảmbảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và quy định của pháp luật
1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND xã Trung Thu
Trang 8ngữ: theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩnnghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính (01 vị trí,
01 người)
- Vị trí văn phòng - thống kê phụ trách giải quyết đơn thư, tổnghợp, bộ phận một cửa, công tác đầu mối thủ tục hành chính, trình độ: Trung cấp,ngạch công chức: cán sự, trình độ LLCT: Trung cấp, tin học, ngoại ngữ: theotiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của BộNội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môncác ngạch công chức chuyên ngành hành chính (01 vị trí, 01 người)
* Vị trí gắn với công việc hỗ trợ( 01 vị trí, biên chế 01)
- Vị trí chuyên viên phụ trách Văn thư- lưu trữ, trình độ: Trung cấp, tinhọc: ngoại ngữ: theo tiêu chuẩn quy định tại Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày22/10/2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sáchđối với với cán bộ công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt độngkhông chuyên trách ở cấp xã (01 vị trí, 01 người)
vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân xã, UBND xã và các tổ chứcchính xã hội ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động củaHội đồng nhân dân, UBND xã Trung Thu
Trang 9- Văn phòng là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND xã;tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công táccủa Thường trực HĐND và UBND xã đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệulực và hiệu quả.
- Văn phòng HĐND-UBND tổ chức các hoạt động của UBND và chủtịch UBND xã trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Bộ máyhành chính Nhà nước, giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức và điều hòa, phối hợphoạt động của các ban chuyên môn thuộc UBND xã; trưởng, phó các bản đểthực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã, đảm bảo các điềukiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND xã, tham mưu giúpHĐND xã về công tác ngoại vụ, thi đua khen thưởng
1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND xã Trung Thu
- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáutháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND xã Giúp Thường trựcHĐND, UBND xã tổ chức theo dõi, đôn đốc các ban chuyên môn thuộc UBND
xã, các bản thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác sau khi được banhành
- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND xã theo dõi, đôn đốc cácban chuyên môn thuộc UBND xã, trưởng, phó các bản trong việc triển khai thựchiện các Nghị quyết của HĐND xã, kế hoạch của UBND xã và trong việc chuẩn
bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các
đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND xã xem xét, quyết định
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thườngxuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thườngtrực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND xã Thực hiện chế độ thông tin báocáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật
- Giúp Thường trực HĐND, UBND xã tiếp nhận và giải quyết đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng
- Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai
Trang 10thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các ban chuyên môn, các bản vàtheo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ cáckỳ họp HĐND, các phiên họp UBND xã; các cuộc họp và làm việc của Thườngtrực HĐND, UBND xã với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân; bảo đảmcác điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động của HĐND
và UBND xã
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácban chuyên môn, các bản, trước khi trình duyệt UBND xã và Chủ tịch UBND xãxem xét và quyết định
- Giúp TTHĐND, UBND và Chủ tịch xã duy trì mối quan hệ phối hợpcông tác với đảng ủy, Thường trực đảng ủy, UBMTTQ xã, các đoàn thể nhândân xã và các cơ quan, tổ chức của Huyện, của Tỉnh đóng trên địa bàn xã theoquy định của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương
- Tổ chức công bố truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND xã, Chủtịch UBND xã, các Nghị quyết của HĐND xã, các văn bản quy phạm pháp luậtcủa các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan
- Giúp TTHĐND, UBND xã phối hợp với các cơ quan chức năng theodõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các cơ quan, các thônbản
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, trực tiếp trình ký các văn bản
và quản lý văn bản của Thường trực HĐND, HĐND, các ban của HĐND,UBND xã, Chủ tịch UBND xã, quản lý công tác văn thư, Hành chính, Lưu trữ,theo quy định của pháp luật, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng
- Trình UBND xã chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cảicách hành chính nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND và UBND xã…
Trang 11ban chuyên môn, các bản đều được bộ phận văn phòng tập trung tổng hợp lại
- Tổ chức theo dõi những hoạt động nêu trên xem có thực hiện sát với kếhoạch mục tiêu đã trình lên hay chưa Khi những bản báo cáo cuối năm có thựchiện rõ ràng, có những giải pháp khắc phục khuyết điểm không, phương hướngtrong 6 tháng đầu năm của các ban chuyên môn, các bản Những việc đó đápứng yêu cầu cung cấp thông tin và phục vụ đắc lực cho lãnh đạo HĐND,UBND
xã
- Tham mưu cho UBND xã xây dựng và ban hành kế hoạch trong thờigian tới, gửi đến các ban chuyên môn, các bản thực hiện nhiệm vụ được cơ quancấp trên giao xuống
- Đã giúp HĐND, UBND, Chủ tịch UBND xã ban hành những báo cáo
có 82 báo cáo chuyên đề ( trong đó: HĐND 45 báo cáo,UBND105 báo cáo, Chủtịch UBND xã 4 báo cáo).Ngoài ra còn giúp chủ tịch xã ban hành những côngvăn, chỉ thị do cơ quan cấp trên ban xuống, triển khai tới các ban chuyên mônkhác để thực hiện theo
Trang 12CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PH ÒNG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
Nhà QTVP có vai trò rất quan trọng và giữ vai trò chủ yếu trong việc thuthập, tổng hợp, xử lý, lưu trữ, thu hồi, phân phối thông tin Nhà Quản trị đóngvai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định, nhiệm vụ của nhà Quản trị làquyết định đối với những thông tin chính xác để truy cập và hiện hành ở mức chiphí thấp nhất
2.1.1 khái niệm, đặc điểm của thu thập thông tin.
* Khái niệm: Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo nhữngtiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhấtđịnh Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồnthông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đãđược định trước
* Đặc điểm:
- Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích Quá trình thu thậpthông tin phải giải đáp cụ thể các câu hỏi: Thông tin này thu thập để làm gì,phục vụ cho công việc gì, liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề?
- Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức Tùy theoyêu cầu về thông tin
- Thu thập thông tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khácnhau
- Thu thập thông tin là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnhthông tin cần thiết;
- Thu thập thông tin là một khâu trong quá trình thông tin của một tổchức Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào của tổ chức
2.1.2 Vai trò của thu thập thông tin đối với việc lập kế hoạch, ban hành quyết định.
Thu thập và xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch
và ra quyết định Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó
Trang 13khăn nhưng nó lại có ý nghĩa quan trọng đối với các nhà quản lý.
- Thu thập thông tin để lập kế hoạch và ra quyết định
- Những điều có thể xảy ra đối với tổ chức
- Xây dựng các mục tiêu cần dựa trên cơ sở của cơ quan, thiết lập mộtcách khoa học
- Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý
2.1.3 Vai trò của thu thập xử lý thông tin đối với công tác tổ chức
- Nhìn nhận một cách khách quan về quy mô cũng như mô hình cơ cấu tổchức, giao quyền phân công nhiệm vụ rõ ràng
- Cung cấp các thông tin cần thiết về nguồn nhân lực, để xây dựng những
kế hoạch bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực phân bổ cho hợp lý
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
2.1.4 Vai trò của thu thập và xử lý thông tin đối với người lãnh đạo
và nhà quản lý
Thu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo, các nhà quản lý giải quyếtđược những công việc một cách chính xác và hiệu quả, thông qua những nộidung sau:
- Thấy được những vấn đề có ảnh hưởng đến nhân viên, từ đó tìm ranhững giải pháp thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên, một tinh thần làmviệc thoải mái và hiệu quả
- Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế
- Giảm bớt khâu trung gian có thể kiểm tra trực tiếp thông qua những báo cáo
Trang 14- Có được những thông tin và dữ liệu chính xác để so sánh với mục tiêu
đề ra, từ đó đánh giá chính xác và khách quan về hiệu quả công việc
- Chọn ra những phương pháp kiểm tra, giám sát có hiệu quả nhất mà tốn
ít thời gian cũng như nhân sự
2.1.6 Nguồn thu thập thông tin
- Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khácgửi đến và văn bản do cơ quan sản sinh ra Đây là nguồn thông tin chính thức,quan trọng hàng đầu
- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,internet…
- Thông tin truyền miệng qua các ý kiến đóng góp
- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, tổng hợp các số liệu
2.1.7 Cách thức lấy tin:
- Đọc và ghi chép
- Photo, in hoặc sao chép văn bản tài liệu
- Thống kê số lượng tài liệu, tài liệu có giá trị trong cơ quan
- So sánh và đối chiếu thông tin tài liệu có chính xác với bản gôc không,
để xác định giá trị tài liệu chính xác nhất
2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu.
Thiết lập mục tiêu là một quá trình tác động nhân viên và làm rõ vai tròcủa họ thông qua các mục tiêu thực hiện công việc, của cơ quan tổ chức
Mục tiêu về nhân sự cho hoạt động của văn phòng bao gồm : mục tiêu về
số lượng nhân sự, trình độ nhân sự, kỹ năng nghề nghiệp, thái độ ý thức, độ tuổi
và giới tính Tình trạng sức khỏe có tốt không để đảm bảo trong quá trình làmviệc không bị gián đoạn do vấn đề sức khỏe, hoàn thiện những công việc đượcgiao đúng thời hạn
2.2.1 Số lượng nguồn nhân sự trong cơ quan.
Văn phòng HĐND-UBND Trung Thu hiện nay có 03 cán bộ hiện đang lànhân sự thuộc văn phòng Trong đó có 02 văn phòng – thống kê vào biên chế và
01 người hoạt động không chuyên trách Số lượng nhân sự đã đáp ứng được yêu