Mục đích: Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận chuyển hồ sơ, theo dõi các kết quả giải quyết các thủ tục hành chính thuộc bộ phận một cửa.. + Quyết định số 127/QĐ-STC ngà
Trang 1TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ THEO MÔ HÌNH MỘT
CỬA tại SỞ TÀI CHÍNH TỈNH NAM ĐỊNH.
Bộ phận chịu trách nhiệm biên soạn, xây dựng quy trình: Phòng Tổ chức - Hành chính và các phòng nghiệp vụ có liên quan.
1 Mục đích:
Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận chuyển hồ sơ, theo dõi các kết quả giải quyết các thủ tục hành chính thuộc bộ phận một cửa
2 Phạm vi, đối tượng áp dụng :
Áp dụng cho việc tiếp nhận hồ sơ của bộ phận một cửa của Sở Tài chính tỉnh Nam Định
3 Tài liệu viện dẫn
- Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ; Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 01/10/2007 về việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính Nhà nước
Trang 2+ Quyết định số 127/QĐ-STC ngày 13/02/2009 về việc phân công phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” tại Sở Tài chính Nam Định
+ Quyết định số 2808/QĐ-UBND ngày 12/9/2005 của UBND tỉnh Nam Định phê duyệt đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa của Sở Tài chính tỉnh: Sở Tài chính có quyết định 272/QĐ-TCCB ngày 4/10/2005 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận giao dịch một cửa tại Sở, Quyết định số 273/QĐ – TCCB về việc ban hành quy định thủ tục hành chính giải quyết các lĩnh vực thực hiện cải cách hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Tài chính tỉnh Nam Định
4.1.1 Lưu đồ
Số
TT
Trách nhiệm Trình tự công việc
Tài liệu, biểu mẫu liên quan
1
Bộ phận một
cửa
2 Bộ phận một
cửa
Hướng dẫn cho tổ chức công dân hoàn thiện hồ sơ
BM 06.01
Nhận hồ sơ
Kiểm tra , lập phiếu nhận HS
Trang 3Bộ phận một
cửa
BM 06.02
BM 06.03
4
Các phòng
nghiệp vụ
Quy trình giải quyết HS
5
Các phòng
nghiệp vụ
BM 06.03
6 Bộ phận một
cửa
BM 06.01
BM 06.02
Thụ lý hồ sơ
Trả hồ sơ
Chuyển HS cho bộ phận
một cửa Vào sổ theo dõi và
chuyển hồ sơ
Trang 4Bộ phận một
cửa
QT02
4.2 Mô tả
4.2.1 Bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận các hồ sơ yêu cầu về:
1 Thẩm tra, thẩm định hồ sơ quyết toán các công trình, dự án ĐTXD
cơ bản hoàn thành
2 Thẩm định hồ sơ liên quan đến công tác thẩm định giá do Sở quản lý
3 Giải quyết chế độ chính sách cho CBCC
4 Tiếp nhận, tuyển dụng, hợp đồng, điều động …CBCC
5 Chứng nhận hồ sơ để giải quyết chế dộ chính sách cho CBCC 4.2.2 - Thời gian tiếp nhận hồ sơ: vào ngày thứ 3 và ngày thứ 5 trong tuần
Sáng từ: 7h30 - 11h00
Chiều từ: 13h30 - 16h00
- Địa điểm nhận hồ sơ : Bộ phận 1 cửa Điên thoại.: 0350.3649988
Lưu hồ sơ
Trang 54.2.3 Trong quá trình tiếp nhận hồ cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải đeo thẻ theo quy định
4.2.4 Tại các bàn nhận hồ sơ phải ghi rõ loại hồ sơ tiếp nhận Bộ phận một cửa trách nhiệm đảm bảo các hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính một cửa được công bố công khai và có sẵn tại các khu vực quy định, cập nhật và thay thế ngay các hướng dẫn khi có sự thay đổi theo hướng dẫn của các phòng chuyên môn
4.2.5 Cán bộ của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm hiểu rõ các yêu cầu của công dân, giải thích, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng và đầy đủ về các thủ tục theo yêu cầu của công dân, tuân thủ đúng các quy định của pháp luật (đối với các thủ tục hành chính được quy định tại mục 4.2.1 quy trình này)
4.3 Kiểm tra và viết phiếu nhận hồ sơ
4.3.1 Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ trong hồ sơ yêu cầu thực hiện các thủ tục hành chính theo phụ lục 1 của quy trình này Khi phát hiện hồ sơ chưa đủ, chưa phù hợp phải thông báo
rõ ràng, đầy đủ, chính xác cho tổ chức, công dân về các hồ sơ còn thiếu, hồ
sơ không phù hợp
Trang 64.3.2 Trường hợp Tổ chức công dân phải nộp hồ sơ tới lần thứ 4 thì mọi chỉ dẫn của cán bộ tiếp nhận phải lập thành văn bản
4.3.3 Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng thực: chữ ký, hợp đồng giao dịch, văn bản khai nhận, sao lục văn bản, giấy tờ có liên quan; ngoài việc kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp của hồ sơ, cán bộ thuộc Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính phải kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu chứng thực theo quy định
4.3.4 Khi hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, cán bộ thuộc Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính tiếp nhận ngay hồ sơ, viết Phiếu nhận hồ sơ BM 06.01 và hẹn ngày trả kết quả cho công dân, tổ chức theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính tương ứng
4.4 Chuyển hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn
4.4.1 Thời gian giao nhận hồ sơ : 16giờ 00 hàng ngày làm việc
4.4.2 Địa điểm giao nhận hồ sơ: Phòng tiếp nhận và trả kết quả một cửa
4.4.3 Thủ tục giao nhận hồ sơ:
- Trước khi bàn giao hồ sơ bộ phận một cửa vào sổ theo dõi hồ sơ
BM 06.02
Trang 7- Cán bộ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm bàn giao trong ngày toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận của tổ chức, công dân cho cán bộ phòng chuyên môn
- Cán bộ Phòng chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra và tiếp nhận hồ
sơ Cán bộ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, Cán bộ Phòng chuyên môn
có trách nhiệm Ký phiếu vào phiếu giao nhận hồ sơ giữa bộ phận một cửa
và các phòng chuyên môn BM 06.03
4.5 Thụ lý hồ sơ
4.5.1 Các phòng chuyên môn có trách nhiệm thực hiện các thủ tục hành chính theo đúng các quy định của pháp luật và các quy định giải quyết
hồ sơ của Sở Tài chính tỉnh Nam định
4.5.2 Trong thời hạn 05 ngày, các phòng chuyên môn có trách nhiệm thẩm tra các điều kiện, xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ Nếu trường hợp phải bổ sung hoặc không thể giải quyết được thì phòng chuyên môn có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính để mời công dân, tổ chức đến giải quyết
4.5.3 Hết thời hạn giải quyết theo quy định trong các quy định giải quyết thủ tục hành chính tương ứng mà hồ sơ chưa giải quyết xong, Trưởng các phòng chuyên môn phải có văn bản thông báo rõ lý do và hẹn ngày trả
Trang 8kết quả để Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính trả lời cho tổ chức, công dân Chỉ được phép hẹn lại một lần và thời gian hẹn lại công dân, tổ chức không được vượt quá 1/2 thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định
4.5.4 Bộ phận một của có trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện các thủ tục hành chính Định kỳ hàng tháng, quý, năm tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện các thủ tục hành chính cho lãnh đạo Sở theo BM 06.04
4.6 Chuyển hồ sơ cho bộ phận một cửa
Các phòng chức năng chuyên hồ sơ cho Bộ phận một cửa để trả cho các tổ chức, cá nhân Cán bộ Phòng chuyên môn có trách nhiệm ký phiếu vào phiếu giao nhận hồ sơ giữa bộ phận một cửa và các phòng chuyên BM 06.03
4.7 Trả kết quả tại bộ phận một cửa.
4.7.1 Thời gian bàn giao:
Sáng từ: 7h30 - 11h00
Chiều từ: 13h30 - 16h00 vào thứ 3 và thứ 5 trong tuần
4.7.2 Địa điểm bàn giao: Phòng tiếp nhận và trả kết quả một cửa 4.7.3 Nội dung bàn giao đối với từng loại hồ sơ cụ thể được quy định trong các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tương ứng
Trang 94.7.4 Thủ tục giao nhận kết quả:
- Khi giao kết quả cán bộ thuộc bộ phận một cửa thu lại phiếu nhận hồ
sơ từ các tổ chức, cá nhân.và yêu cầu người trực tiếp nhận hồ sơ xuất trình
các giấy tờ cần thiết như chứng minh thư/giấy giới thiệu và ký vào sổ giao
nhận
- Cán bộ thuộc bộ phận một cửa có trách nhiệm cập nhật kết quả trong
Sổ theo dõi hồ sơ thực hiện BM 06.02
- Trường hợp các tổ chức, công dân không đến nhận kết quả sẽ được
cán bộ bộ phận một cửa thông báo đủ 3 lần mỗi lần cách nhau 10 ngày và
nếu không đến nhận hồ sơ sẽ được huỷ bỏ
5 Lưu hồ sơ:
6 Hồ sơ :
TT Tờ biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu Thời gian
Cách thức lưu
01
Phiếu nhận và hẹn trả
hồ sơ
BM 06.01
Bộ phận một cửa 5 năm
Bằng giấy
02
Sổ theo hồ sơ thực
hiện các thủ tục
BM 06.02
,,
Trang 10Tổng hợp báo cáo kết
quả thực hiện các thủ
tục
BM 06.04
,,
06
Thông báo về các hồ
sơ không thể giải
quyết
Các phòng chuyên môn
Lâu dài ,,
7 Phụ lục
BM 06.01 Phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ
BM 06.02 Sổ theo hồ sơ thực hiện các thủ tục
BM 06.03 Sổ giao nhận hồ sơ
BM 06.04 Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện các thủ tục