Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần viglacera hà nội

Phòng Kế hoạch sản xuất của công ty được giao chủ trì thực hiện hoạt động lập kế hoạch sản xuất dài hạn và ngắn hạn đối với mỗi nhà máy.. Qui trình lập kế hoạch sản xuất ISO9000 được côn

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN VIGLACERA HÀ NỘI

Hoạt động tác nghiệp là hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu ra

Đối với doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần Viglacera Hà nội, nơi tôi đã công tác từ năm 1995 đến 2007, toàn bộ các hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm gạch ốp lát chính là các hoạt động tác nghiệp

Từ các yếu tố đầu vào là:

- Nguyên liệu: đất sét, felspar, men, màu…; Nhiên liệu: than, dầu;

- Vật tư phụ tùng khác

- Máy móc thiết bị dây chuyền sản xuất

- Nhân lực

- Tiền (vốn)

- Quản lý và các yếu tố đầu vào khác

Báo cáo thực

hiện

Qua các hoạt động tác nghiệp để chuyển thành đầu ra chính là sản phẩm gạch ốp lát

Lập kế hoạch sản xuất là một hoạt động tác nghiệp thông thường, song

cũng đặc biệt quan trọng đối với công ty

Phòng Kế hoạch sản xuất của công ty được giao chủ trì thực hiện hoạt động lập kế hoạch sản xuất dài hạn và ngắn hạn đối với mỗi nhà máy

Qui trình lập kế hoạch sản xuất (ISO9000) được công ty ban hành và thực hiện từ năm 2003 nhằm kiểm soát toàn bộ quá trình lập kế hoạch sản xuất để điều độ kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Qui trình gồm các bước sau:

 Đối với lập kế hoạch sản xuất dài hạn

Người chịu trách nhiệm Sơ đồ công việc Tài liệu Phòng KHSX, Phòng

KD, Các nhà máy, Phòng

TCLD, Phòng Kế toán,

Phòng Kỹ thuật công

nghệ

Hướng dẫn lập kế hoạch

2

Dự thảo kế hoạch

sản xuất

Cân đối kế hoạch

Xét duyệt

Thông báo

KHSX

Đạt K.

đạt

Trưởng phòng KHSX

hoặc người được ủy

quyền

Giám đốc hoặc người

được ủy quyền

năm

Việc lập kế hoạch sản xuất dài hạn (1 năm) được thực hiện dựa trên số liệu đã thực trong năm hiện tại mà các phòng ban tập hợp đối với những mảng lĩnh vực

mà mình đảm nhận Từ đó dự kiến kế hoạch cho năm tiếp theo

Nhân viên lập kế hoạch căn cứ vào báo cáo của các bộ phận trên, tập hợp và đưa ra dự thảo kế hoạch sản xuất trong năm tới

Trưởng phòng KHSX xem xét bản dự thảo kế hoạch trên cơ sở cân đối thị trường, cân đối năng lực thiết bị, nguồn cung cấp vật tư nguyên liệu, chi phí, nguồn vốn… để đưa ra một bản kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh trình Giám đốc phê duyệt

Đặt hàng

Lập kế hoạch

Sau khi được phê duyệt phòng KHSX có nhiệm vụ thông báo kế hoạch sản xuất năm tới các bộ phận liên quan Ngược lại nếu không đạt, trưởng phòng KHSX tiếp tục cân đối điều chỉnh và trình duyệt lại

 Đối với lập kế hoạch sản xuất ngắn hạn

Người chịu trách nhiệm Sơ đồ công việc Tài liệu Yêu cầu của GD, Phòng

KD

Khách hàng

Đạt K.đạt

Trả lời

P.

KD

Trưởng phòng KHSX

hoặc người được ủy

quyền

Danh mục vật tư tồn kho

Qui trình KT của

sản phẩm Nhân viên phòng KHSX

Giám đốc hoặc người

được ủy quyền

năm

4

Kiểm tra

Xét duyệt

Thông báo

thực hiện

Báo cáo

Trưởng phòng KHSX

hoặc người được ủy

quyền

Kế hoạch sản xuất ngắn hạn được lập hàng tháng, hàng tuần trên cơ sở nhu cầu đặt hàng của khách hàng cũng như dự kiến thị trường của phòng kinh doanh đưa ra

Trưởng phòng KHSX kiểm tra danh mục vật tư nguyên liệu tồn kho và qui trình kỹ thuật của sản phẩm để cân đối sản lượng sản xuất cũng như chủng loại sản phẩm đặt hàng Nếu mất cân đối so với nhu cầu đặt hàng thì phải có trách nhiệm trả lời phòng KD để có giải pháp phù hợp đối với khách hàng Nếu các điều kiện thỏa mãn thì tiến hành lập kế hoạch sản xuất, trình duyệt

và thông báo tới các bộ phận thực hiện

Trưởng phòng KHSX có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện kế hoạch và báo cáo Giám đốc

Trong qui trình lập kế hoạch hiện tại của công ty, theo tôi có một số nhược điểm sau:

- Chưa có sự gắn kết hay mối liên hệ giữa kế hoạch sản xuất dài hạn và kế hoạch sản xuất ngắn hạn

- Việc dự đoán, dự báo về thị trường chưa có cơ sở khoa học Chưa có các bước điều tra khảo sát phân tích thị trường trước khi lập kế hoạch sản xuất

- Việc lập kế hoạch sản xuất ngắn hạn mặc dù thực hiện theo nguyên tắc của phương pháp sản xuất kéo (Pull system), nghĩa là khi có nhu cầu thị trường mới tổ chức sản xuất Song do không có sự gắn kết với kế hoạch sản xuất dài hạn nên việc chuẩn bị vật tư nguyên liệu, đặc biệt là những nguyên liệu có thời gian giao hàng dài gặp nhiệu khó khăn, cũng như tồn kho lớn gây nên lãng phí

Cách thức cải tiến qui trình để việc thực hiện trở nên tốt hơn:

 Đối với lập kế hoạch sản xuất dài hạn nên bổ sung bước khảo sát phân tích thị trường , đồng thời với việc khảo sát năng lực nguồn cung của các đối thủ

 Phân bổ kế hoạch dài hạn theo theo những khoảng thời gian ngắn hơn có tính đến chỉ số thời vụ

 Cần có bước theo dõi giám sát để điều chỉnh kế hoạch sản xuất cho phù hợp nhằm có kế hoạch chuẩn bị vật tư nguyên liệu sát với thực tế

6

Câu 2

Lãng phí là những thứ không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm Nhận thức về lãng phí là nguyên tắc đầu tiên và căn bản của mô hình sản xuất LEAN Đứng từ góc độ khách hàng thì mọi vật liệu, qui trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị được xem là thừa, lãng phí và nên được loại bỏ

Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, theo nhìn nhận của tôi hiện tồn tại đủ 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN

 Lãng phí do sản xuất thừa

Việc dự đoán thị trường cũng như lập kế hoạch sản xuất chưa sát với thực tế, thiếu chính xác dẫn đến việc sản xuất thừa

Sản xuất thừa làm tăng rủi ro sự lỗi thời cũng như xuống cấp của sản phẩm

 Lãng phí do khuyết tật

Mặc dù việc giám sát chất lượng, các thông số công nghệ được thực hiện trên mỗi công đoạn của sản xuất Song do biến động của nhiều yếu tố đầu vào, biến động của thời tiết cũng ảnh hưởng tới tỷ lệ khuyết tật trên sản phẩm

 Lãng phí do dự trữ quá nhiều

Như trong phần đầu đã nêu do việc dự đoán thị trường cũng như lập kế hoạch sản xuất thiếu chính xác, điều này cũng dẫn đến kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu có nhiều thay đổi Do vậy làm tăng lượng cũng như chủng loại tồn kho gây ra lãng phí lớn

Lượng tồn kho phụ trội dẫn tới chi phí tài chính tăng, chi phí bảo quản và tỷ

lệ khuyết tật cũng cao

 Lãng phí do di chuyển

Do quá trình sản xuất sản phẩm được thực hiện theo dây chuyền tự động do vậy lãng phí này phụ thuộc vào việc thiết kế dây chuyền công nghệ từ khi đầu tư dự án

Vấn đề ở doanh nghiệp hiện nay là việc qui hoạch bố trí kho sản phẩm chưa hợp lý là nguyên nhân dẫn tới loại lãng phí này là chủ yếu

 Lãng phí do chờ đợi:

Loại lãng phí này hay xảy ra do ý thức công nhân chưa cao, cũng như do có những vấn đề trong quản lý

 Lãng phí thao tác

8

 Lãng phí gia công thừa: thường xảy ra ở các công đoạn sản xuất bán thành phẩm do việc chuyển đổi sản phẩm sản xuất không cân đối được các loại nguyên liệu sử dụng

Giải pháp loại bỏ lãng phí:

Cũng như đối với các doanh nghiệp khác để loại bỏ lãng phí trước tiên cần nhận diện lãng phí và các nguyên nhân gây ra lãng phí như nội dung phân tích ở trên Xem xét loại lãng phí nào là lớn nhất để tập trung giải quyết trước Có nhiều giải pháp loại bỏ lãng phí, các giải pháp có thể áp dụng đồng thời hoặc riêng rẽ tùy thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp Cụ thể như sau:

- Áp dụng sản xuất kéo (Pull system): luồng sản xuất của nhà máy được điều tiết bởi công đoạn cuối qui trình kéo hoạt động đầu qui trình, trái ngược với hoạt động sản xuất truyền thống

Sản phẩm được lôi kéo trong quá trình sản xuất dựa trên nhu cầu công đoạn sau Điều này sẽ hạn chế được lãng phí do sản xuất thừa và lãng phí do dự trữ quá nhiều như sản xuất hiện tại

- Giảm mức dự trữ giúp loại bỏ phế phẩm và lãng phí vì khi dự trữ cao sẽ kéo theo những lãng phí sau:

+ Lãng phí do lỗi kiểm soát.

+ Hư hỏng và lãng phí do lưu kho và di chuyển

+ Khó phân biệt trách nhiệm trực tiếp giữa 2 công đoạn kế tiếp

- Thực hiện qui trình liên tục là việc phối hợp các thao tác và hoạt động của thiết bị trở thành một luồng hài hòa hoản hảo, bán thành phẩm liên tục trong trạng thái chuyển đổi kết hợp với đào tạo công nhân Việc thực hiện qui trình này có thể loại bỏ được lãng phí do chờ đợi

- Cải tiến liên tục / Kaizen và sự tham gia của công nhân Trọng tâm của việc cải tiến liên tục nhắm vào việc xác định các nguyên nhân tiềm tàng của các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng thêm và loại bỏ chúng bằng cải tiến qui trình sản xuất Khuyến khích sự tham gia của công nhân trong hoạt động cải tiến liên tục

- Tiêu chuẩn hóa công việc: các qui trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện (ISO 9000)

- Kiểm soát chất lượng từ gốc nhằm hạn chế điều kiện phát sinh khuyết tật

- Áp dụng phương pháp 5S nhằm hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc khoa học và tối ưu hiệu quả công việc Sàng lọc loại bỏ những thứ không cần

10

thiết và sắp xếp những thứ cần thiết dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy Giữ gìn máy móc thiết bị và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các nguyên nhân gây lỗi Sẵn sàng thực hiện thường xuyên bằng cách qui định rõ ràng các thủ tục thực hiện công việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ Sâu sát kiểm tra giám sát việc tuân thủ các qui định

- Tổ chức bảo trì ngăn ngừa nhằm hạn chế các khuyết tật tiềm tàng

- Cân bằng sản xuất nhắm tới việc bố trí lưu lương sản xuất và chủng loại sản phẩm ổn định theo thời gian nhằm giảm thiểu đột biến trong khối lượng công việc

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Quản trị hoạt động do Chương trình MBA, Đại học Griggs, Hoa Kỳ ban hành

- Bài giảng của chương trình

- Qui trình trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 của Công ty cổ phần Viglacera

Hà nội