Phân tích các yếu tố tác động đến hoạt động của trường cao đẳng bách nghệ tây hà

Doanh nghiệp/tổ chức phải được nhận biết và đánh giá được các yếu tố bên ngoài tác động tới hoạt động sản xuất và tác nghiệp của công ty/tổ chức mình, qua đó lựa chọn các ưu tiên cạnh tr

PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG CỦA

TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH NGHỆ TÂY HÀ

Để mở đầu bài viết, chúng tôi xin nêu lại quan niệm của John Frazer-Robinson cho rằng: ”Mục tiêu của một doanh nghiệp không phải là thu lợi nhuận Mục tiêu của doanh nghiệp là phục vụ khách hàng Kết quả của việc đó là doanh nghiệp thu được lợi nhuận.”Nói cách khác mục tiêu doanh nghiệp là hướng tới khách hàng Đây là quan điểm của Marketing, tuy nhiên, chúng tôi đưa ra quan niệm này để thấy rằng doanh nghiệp/tổ chức muốn có các sản phẩm/dịch vụ tốt cần phải quản lý quá trình sản xuất/tác nghiệp của mình đạt hiệu quả cao nhất Doanh nghiệp/tổ chức phải được nhận biết và đánh giá được các yếu tố bên ngoài tác động tới hoạt động sản xuất và tác nghiệp của công ty/tổ chức mình, qua đó lựa chọn các ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho mình Mặt khác, doanh nghiệp/tổ chức cũng phải xác định được những điều kiện cần thiết bên trong để thực hiện các ưu tiên cạnh tranh, xác định các rào cản khi triển khai các chiến lược cạnh tranh Các môi trường tác động từ môi trường vĩ mô tới môi trường vi mô, môi trường bên trong tới môi trường bên ngoài

Thực tế cho thấy, trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay,

để có được sự thành công trong kinh doanh là một việc làm hết sức khó khăn, do vậy các doanh nghiệp/tổ chức đều phải tập trung cao vào công tác quản trị nói chung và quản trị tác nghiệp/sản xuất nói riêng

Báo cáo này được xây dựng trên cơ sở bám sát thực tế hoạt động của tổ chức chúng tôi là một nhà trường, tức là Trường Cao đẳng Bách nghệ Tây Hà- một trường cao đẳng nằm trong hệ thống các trường Cao đẳng, đại học ngoài công lập Hoạt động quản trị tác nghiệp của chúng tôi áp dụng cho đơn vị hoạt động trên lĩnh vực dịch vụ được chúng tôi đưa ra phân tích theo các nội dung dưới đây:

1 Những yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động sản xuất và tác nghiệp của tổ chức chúng tôi hiện nay:

1.1 Yếu tố kinh tế (điều kiện kinh tế)

Cuộc khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng chung tới các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong đó có một phần ảnh hưởng trực tiếp tới nhà trường thông qua chi tiêu dành cho giáo dục của các gia đình bị thu hẹp Việc mở rộng các lĩnh vực đào tạo, sản xuất kinh doanh dịch vụ trong Nhà trường cũng bị thu hẹp Nhiều kế hoạch xây dựng, kinh doanh của Trường tạm thời phải đình lại do khả năng đầu tư thu hồi vốn là khó khăn

Tuy nhiên, Nhà nước vẫn dành những ưu tiên cho giáo dục và đào tạo, khuyến khích đào tạo và dạy nghề thông qua các chính sách hỗ trợ vay vốn với học sinh sinh viên, chính sách ưu đãi về vay vốn để xây dựng trường nhằm kích cầu chung Mặt bằng kinh tế chung còn rất khó khăn nên dù chính sách nhà nước đưa ra như vậy nhưng Trường cũng phải cân nhắc rất kỹ về khả năng vay vốn đầu tư, thu hồi vốn và trả nợ dẫn tới có sự mâu thuẫn trong yêu cầu về quy mô phát triển cần vốn đầu tư và khả năng hiện thực trong điều kiện kinh tế suy thoái Kinh tế như vậy ảnh hưởng trực tiếp tới cả việc cân nhắc tăng học phí đối với học sinh sinh viên Tăng hay không? Tăng bao nhiêu?.Nhất là với loại hình trường ngoài công lập không được nhà nước bao cấp, toàn bộ vốn hoạt động, đầu tư là do góp lại hoặc vay

1.2 Đối thủ cạnh tranh (Môi trường cạnh tranh)

Ngày càng có nhiều trường đào tạo và dạy nghề được thành lập bao gồm Trường của Nhà nước, trường tư thục vốn đầu tư trong nước, Trường vốn đầu tư nước ngoài Các loại hình đào tạo và dạy nghề cũng rất đa dạng được Nhà nước theo nhiều phương thức: đào tạo từ xa, tại chức, liên kết với trường của nước ngoài… Các đối thủ cạnh tranh là rất lớn và gay gắt Chỉ riêng trên địa bàn Hà Nội nơi Trường đóng có tới 74 trường đại học, cao đẳng, trung cấp cùng hoạt động

trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, trong đó có rất nhiều trường có thương hiệu và nguồn lực mạnh Vì vậy, vấn đề quản trị tác nghiệp được Trường đặc biệt quan tâm nhằm giảm tối đa sức ép cạnh tranh

1.3 Công nghệ

Việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động giáo dục và đào tạo ngày càng được phổ biến rộng rãi, nhất là các ngành đào tạo thuộc khối kỹ thuật Trung bình 3 -5 năm Trường phải thay đổi một lần máy tính khi đào tạo về công nghệ thông tin Các yêu cầu về phục vụ học tập với công nghệ cũng ngày càng đặt ra gay gắt liên quan tới chất lượng đào tạo và cạnh tranh giữa các đối thủ Đơn cử như hệ thống thư viện trước đây là sách in thì nay đã là thư viện điện tử đòi hỏi phải cập nhật liên tục…Sự thay đổi nhanh về công nghệ tạo ra những khoản đầu tư tốn kém trong quá trình quản trị tác nghiệp

1.4 Nhà cung cấp

Nhà cung cấp dịch vụ đào tạo đối với Nhà trường là các thầy cô giáo Với sự tăng ồ ạt của các trường mới được thành lập trong thời gian ngắn trong khi đội ngũ các thầy cô giáo gần như không tăng dẫn tới việc tuyển giáo viên mới và mời giáo viên thỉnh giảng là rất khó khăn và chi phí rất cao để có được các giảng viên giỏi Tính ổn định của nhà cung cấp là rất bấp bênh và khó chủ động được

2 Các lựa chọn ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất hiện nay

2.1 Đầu tư cho việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là tài sản lớn của doanh nghiệp/tổ chức, quyết định việc định hướng, triển khai, hoàn thành công việc, kế hoạch của tổ chức đặt ra Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là đòi hỏi thường xuyên, liên tục của mọi tổ chức muốn phát triển lâu dài Bên cạnh việc đào tạo mới có đào tạo nâng cao, đào tạo lại tuỳ theo yêu cầu công tác của doanh nghiệp tổ chức Tuyển mới đội ngũ nhân lực

bổ sung vào đội ngũ cũ Nhất là trong xu thế hội nhập, tri thức và công nghệ có nhiêù thay đổi nhanh chóng

Đối với Trường chúng tôi, việc đầu tư cho đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được lập thành kế hoạch và quy hoạch cán bộ Trên cơ sở đó, có kế hoạch tuyển mới, cử đi đào tạo nâng cao trình độ tập huấn nhằm đáp ứng với các vị trí công tác Đảm bảo các chế độ chính sách theo hình thức khoán công việc tạo ra động lực khuyến khích cán bộ giỏi, phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công tác Chú trọng cả yếu tố văn hoá của nguồn nhân lực, tạo nên văn hoá chung của tổ chức

2.2 Tái cấu trúc lại mô hình tổ chức, quản lý theo hướng gọn nhẹ, tinh giản, hiệu quả để tiết kiệm chi phí và tăng năng suất.

Bất cứ doanh nghiệp/tổ chức nào cũng phải chú ý tới bộ máy của mình theo hướng bố trí sắp xếp hợp lý, hiệu quả vì điều này trực tiếp tác động đến năng suất

và chi phí Trong các yếu tố tác động đến năng suất gồm có Lao động, vốn và quản

lý thì Lao động chiếm 10% đóng góp cho việc tăng năng suất trong khi quản lý đóng góp tới 52% Điều này cho thấy mức độ quan trọng của quản lý như thế nào Việc cấu trúc bộ máy hiệu quả sẽ khiến chi phí giảm và tăng lợi ích cho doanh nghiệp

Tại Trường Cao đẳng Bách nghệ Tây Hà chúng tôi, các tổ chức phòng, ban, khoa, trung tâm việc bố trí cán bộ theo hướng gọn nhẹ và kiêm nhiệm thêm một số công việc (trừ giảng viên hạn chế kiêm nhiệm), tăng tính chủ động cho thủ trưởng các đơn vị thông qua khoán quỹ lương, khoán công việc Riêng việc bố trí cán bộ phù hợp đã khiến chúng tôi giảm được 25% số cán bộ làm hành chính mà lẽ ra có thể bị phình ra Chẳng hạn các phòng định biên 5 cán bộ thì chúng tôi chỉ cần 3 đến

4 người là hoạt động tốt Điều này tiết kiệm chi phí rất nhiều cho chúng tôi, cán bộ thì làm việc hiệu quả và tinh thần trách nhiệm được nâng lên rõ rệt

2.3 Mở rộng lĩnh vực hoạt động, xây dựng “bản sắc riêng của mình” Đa dạng hoá đối tượng khách hàng

Các doanh nghiệp thường đa dạng hoá loại hình sản phẩm và dịch vụ nhằm chủ động hơn với sự cạnh tranh và thích ứng với thị trường Bên cạnh sản phẩm/ dịch vụ gốc thì việc đa dạng hoá lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp làm tăng cơ hội cho doanh nghiệp và giảm nguy cơ bị chiếm mất thị phần khi có đối thủ cạnh tranh mạnh hơn Nhắm vào các yếu tố thuộc về “bản sắc” mà đối thủ không có Khởi đầu với 4 ngành học, cho tới nay Trường chúng tôi đã đa dạng các ngành nghề đào tạo của mình lên 10 ngành cao đẳng, 12 nghề, 6 ngành trung cấp chuyên nghiệp trong đó có nhiều ngành mang bản sắc của riêng chúng tôi mà hệ cao đẳng các trường khác chưa đào tạo được như ngành Bảo hiểm (mới chỉ có ở hệ đại học), ngành Khai thác công trình giao thông(Vận tải đường sắt)…

Việc đào tạo cũng được đa dạng theo hướng mở đầu vào cho học sinh và quản

lý chất lượng chặt đầu ra từ đào tạo ngắn hạn tới dài hạn, đào tạo theo địa chỉ…Bên cạnh đào tạo kết hợp kinh doanh dịch vụ phục vụ đào tạo theo chức năng nhiệm vụ được phép Dịch vụ đào tạo hướng tới mọi đối tượng và lứa tuổi khác nhau theo các hình thức từ đào tạo nghề tới đào tạo hàn lâm; từ học vấn chưa hết cấp II (học nghề) đến học liên thông lên các cấp độ cao hơn…

2.4 Giảm chi phí để cạnh tranh.

Việc giảm được chi phí sẽ tạo ra việc giá thành sản phẩm/dịch vụ giảm, tăng sức cạnh tranh so với các đối thủ có chi phí cao hơn Lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ tăng Như trên chúng tôi đã trình bày, qua việc tái cấu trúc lại mô hình tổ chức/quản lý tinh giản sẽ tiết kiệm được chi phí Thông qua đó, đối với chúng tôi sẽ giảm được mức học phí của học sinh, sinh viên dù không nhiều nhưng với số lượng lớn sinh viên số tiền đó là không nhỏ, nhất là đối tượng học sinh, sinh viên của Trường phần lớn là con em các gia đình có điều kiện kinh tế trung bình Qua đây, Trường đã hạ mức học phí xuống thấp hơn các trường khác cùng hệ từ 20.000 đồng -50.000 đồng/tháng

2.5 Đầu tư cơ sở vật chất hiện đại và nâng cao chất lượng dịch vụ

Cơ sở vật chất tốt là nền tảng góp phần tạo ra sản phẩm/dịch vụ tốt Vấn đề đầu tư cơ sở vật chất là yêu cầu đòi hỏi với mỗi doanh nghiệp trong quá trình quản trị sản xuất của mình Điều này có vẻ mâu thuẫn giữa chi phí và lợi nhuận vì đầu tư nhiều sẽ tăng chi phí, tăng vốn đầu tư nhưng là yếu tố không thể thiếu được

Chất lượng dịch vụ/sản phẩm là một trong những thước đo khẳng định đẳng cấp của doanh nghiệp Thật mỹ mãn đối với cả người cung cấp dịch vụ/sản phẩm

và người tiêu dùng nếu có được dịch vụ/sản phẩm tốt mà chi phí thấp nhất Việc nâng cao chất lượng dịch vụ/sản phẩm là yêu cầu thường xuyên và liên tục của doanh nghiệp nếu muốn tiếp tục tồn tại và phát triển Đối với Trường chúng tôi cũng vậy Dịch vụ của Trường là đào tạo, sản phẩm của Trường là con người Có đào tạo tốt thì mới có sản phẩm tốt Do vậy chúng tôi thiết lập quy trình thanh kiểm tra chất lượng chặt chẽ đảm bảo chất lượng đào tạo cao, gắn với thực tiễn Đây là một trong những yếu tố được chúng tôi coi là yếu tố cạnh tranh về sản phẩm Cùng với cơ sở vật chất khang trang, hiện đại phục vụ cho việc giảng dạy và học tập của cán bộ và học sinh, sinh viên

2.6 Khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý

Việc khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả sẽ tạo ra được ưu thế cạnh tranh trên các mặt: tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân sự, quản lý tốt đơn đặt hàng, xử lý đơn hàng nhanh, kịp thời; quản trị tốt được quá trình sản xuất và tác nghiệp thông qua việc quản lý các quy trình được lên kế hoạch cụ thể…Công nghệ thông tin giúp không chỉ lãnh đạo mà cả nhân viên cùng tham gia vào quá trình quản trị trong tổ chức/công ty Trường Cao đẳng Bách nghệ Tây Hà đã ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các mặt quản lý và học tập, từ các phần mềm quản lý học sinh, sinh viên, phần mềm quản lý thư viện điện tử; quản lý cán bộ, lên kế hoạch học tập; giảng dạy ; đánh giá kế hoạch phát triển trường; phân tích các nguồn

lực cần thiết đối với trường; quản lý toàn bộ quy trình đào tạo; Tự động hoá trong một số máy móc thực hành thực tập…Tất cả đã giúp cho Nhà trường hoạt động hiệu quả, nâng cao trình độ của toàn bộ cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong trường Công nghệ thông tin trở thành một nguồn tri thức tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn

2.7 Đa dạng hoá nguồn tài chính tạo sự ổn định để phát triển.

Nguồn tài chính hay vốn hoạt động là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức.Tạo nguồn tài chính ổn định/ mạnh giúp công ty/tổ chức chiếm được lợi thế so với các đơn vị khác Do vậy, bên cạnh việc huy động vốn, trong quá trình quản trị tác nghiệp của mình, chúng tôi đã tìm các nguồn vốn khác như vốn vay ưu đãi cho giáo dục đào tạo, vốn tài trợ…để đầu tư xây dựng và phát triển trường

2.8 Mở rộng hợp tác quốc tế để nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Song song với việc hợp tác với các Trường đại học có uy tín lớn trong nước, chúng tôi hướng tới ưu tiên trong cạnh tranh bằng việc mở rộng hợp tác quốc tế để nâng cao chất lượng đào tạo, nâng cao tay nghề và trình độ cho đội ngũ cán bộ Trường đã triển khai dự án GCF theo Chương trình hỗ trợ cạnh tranh toàn cầu cho doanh nghiệp Việt Nam do chính phủ Đan Mạch tài trợ Cử cán bộ, giáo viên giảng dạy đi tu nghiệp tại Học viện kinh doanh châu Âu (Ireland) Đào tạo nghề du lịch theo chuẩn châu Âu Mở rộng hợp tác quốc tế với Úc, Nhật Bản, Trung Quốc…Qua

đó nâng cao thương hiệu và chất lượng dịch vụ đào tạo

3 Các điều kiện cần thiết bên trong của doanh nghiệp/tổ chức.

Như chúng ta đều biết và chúng tôi đã phân tích ở phần trên, các điều kiện cần thiết bên trong của doanh nghiệp/tổ chức gồm 3 yếu tố chính:

- Lao động: đóng góp khoảng 10% cho việc tăng năng suất hàng năm

- Vốn: đóng góp khoảng 38% cho việc tăng năng suất hàng năm.

- Quản lý: đóng góp lớn nhất,chiếm khoảng 52% cho việc tăng năng suất hàng năm

Ba yếu tố này đều là những yếu tố liên quan tới sự cạnh tranh mà các doanh nghiệp đều cố gắng đạt được Tựu chung lại là đảm bảo nguồn tài chính mạnh, linh hoạt, hiệu quả; quản lý tác nghiệp khoa học, giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh; tăng năng suất lao động, chủ động nguồn lao động và có chất lượng…Các yếu tố này chúng tôi đã kết hợp phân tích ở phần trên một phần, chúng tôi xin đi sâu thêm vào một số nội dung:

Giảm lãng phí: Lãng phí ở đây được hiểu bao gồm cả lãng phí về nguồn lực, nhân công, thời gian, các chi phí không cần thiết trong quá trình tác nghiệp… Giảm lãng phí tiết kiệm được chi phí cho Nhà trường

Không để tồn công việc: Các công việc được phân công/uỷ quyền cho cán bộ chịu trách nhiệm giải quyết nhanh, kịp thời theo sự phân cấp trong Trường Công việc càng được phân công rõ càng tăng tính trách nhiệm và hiệu quả làm việc của cán bộ

Tăng năng suất lao động qua hình thức khoán quỹ lương và chi phí hành chính: Trường đã triển khai khoán quỹ lương và chi phí cho Ban giám hiệu Ban giám hiệu khoán tiếp tới các phòng, ban, khoa, trung tâm Nhờ việc quản lý tốt, Trường đã giảm được số lao động không cần thiết, cán bộ được bố trí kiêm nhiệm theo hướng tinh giản, gọn nhẹ, hiệu quả Các Phó hiệu trưởng đều kiêm Trưởng phòng hoặc Trưởng khoa Tính trung bình qua việc quản trị tác nghiệp tốt mỗi năm Trường chúng tôi tiết kiệm được gần 300 triệu tiền lương và chi phí hành chính Cán bộ được hưởng lương xứng đáng với cống hiến và năng lực của mình Giảm được hàng loạt các khâu trung gian không cần thiết

4 Các rào cản trong quá trình triển khai chiến lược cạnh tranh.

Chiến lược cạnh tranh được Trường đặt ra và phân tích để khi triển khai hoạt động chủ động được trước các tình huống có thể xảy ra, thực thi được mục tiêu mà Trường hướng tới Để thực thi chiến lược cạnh tranh này, chúng tôi có thể phải đối mặt với nhiều rào cản cạnh tranh, đó là các rào cản bên trong và bên ngoài tổ chức:

4.1 Rào cản bên trong tổ chức: Đó là vấn đề cảm xúc, tâm lý cán bộ công nhân viên, các mối quan hệ trong tổ chức là khá phức tạp Vì quyền lợi có thể có cán bộ công nhân viên đi ngược lại mục tiêu của tổ chức Tâm lý ganh đua trong nội bộ; các yếu tố về tài chính, vốn…Tất cả các vấn đề này đều phải được đặt ra và giải quyết

Đội ngũ nguồn nhân lực: Bước đầu Trường có được nguồn nhân lực tốt, chuyên nghiệp và chất lượng Tuy vậy, nguồn nhân lực còn mỏng và thiếu nhiều trong khi các Trường có bề dày có thể mạnh hơn về cả số lượng và chất lượng Cơ cấu tổ chức còn đang hoàn thiện dần.Việc lựa chọn giảng viên theo hình thức thỉnh giảng (gần giống với sử dụng công nhân bán thời gian trong lĩnh vực sản xuất) dẫn tới sự thiếu chủ động trong công tác nhân sự

4.2 Rào cản bên ngoài tổ chức về chính sách, pháp lý và sự cạnh tranh: Các chính sách của Nhà nước dành cho giáo dục và đào tạo còn chưa công bằng giữa trường công lập và tư thục, Luật pháp áp dụng cho mô hình trường ngoài công lập chưa rõ ràng, nhất là các nội dung về vốn và quyền lợi của nhà đầu tư Theo quy định giáo dục không phải là ngành kinh doanh lợi nhuận nhưng nhà đầu tư góp vốn không có lợi nhuận thì ai góp Luật lại cũng quy định tuy là ngành phi lợi nhuận nhưng lại cho phép chia lãi Chính sách pháp lý còn nhiêù điều bất cập

Ngành dịch vụ là ngành không dự trữ được do vậy việc cạnh tranh về chất lượng dịch vụ có đặc thù riêng so với sản xuất, nhất là khi đó là lĩnh vực đào tạo

Cạnh tranh quyết liệt: Việc cạnh tranh giữa các tổ chức cùng cung cấp dịch vụ trở lên quyết liệt nhằm chiếm thị phần nhiều nhất Cạnh tranh ngày càng gia tăng

khi chính phủ xã hội hoá giáo dục, các trường chất lượng cao của nước ngoài vào Việt Nam và các trường có uy tín lớn trong nước với đầy đủ thế mạnh về nhân sự, tài chính, công nghệ, chất lượng dịch vụ, quy mô…