NHững bất cập trong quy trình phát hành thư tín dụng

I.Mô tả quy trình phát hành thư tín dụng 1.Một số khái niệm - Thư tín dụng L/C là một thoả thuận, theo đó ngân hàng phát hành thực hiện theo yêu cầu và chỉ dẫn của khách hàng người xin

NHững bất cập trong quy trình phát hành thư tín dụng

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế tham gia các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thoả mãn nhu cầu của thị trường và thu về cho mình một khoản lợi nhuận nhất định Để thực hiện mục tiêu của mình, mỗi doanh nghiệp phải tổ chức tốt các bộ phận cấu thành nhằm thực hiện những chức năng cơ bản Hình thành, phát triển và tổ chức điều hành tốt hoạt động sản xuất là cơ sở và yêu cầu thiết yếu để mỗi doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường Không nằm ngoài quy luật đó, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam cũng đã, đang và sẽ cố gắng thực hiện tốt nhất mục tiêu của mình Trong bài làm này, em chọn Ngân hàng Đầu

tư và Phát triển Việt Nam là doanh nghiệp để phân tích hoạt động quản trị sản xuất và tác nghiệp

NỘI DUNG

CÂU 1

Trong hoạt động của một ngân hàng thương mại, có rất nhiều các hoạt động tác nghiệp, phát hành thư tín dụng là một trong các nghiệp vụ đó Em xin chọn nghiệp vụ phát hành thư tín dụng để phân tích trong bài làm này

I.Mô tả quy trình phát hành thư tín dụng

1.Một số khái niệm

- Thư tín dụng (L/C) là một thoả thuận, theo đó ngân hàng phát hành thực hiện theo yêu cầu và chỉ dẫn của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) hoặc xuất phát từ chính bản thân họ,

+ thanh toán cho hoặc thanh toán theo lệnh của người hưởng lợi, hoặc sẽ chấp nhận và thanh toán hối phiếu đòi tiền do người thụ hưởng ký phát, hoặc + uỷ quyền cho một ngân hàng khác thực hiện việc chiết khấu dựa trên bộ chứng từ được xuất trình

+ uỷ quyền cho một ngân hàng khác thực hiện việc thanh toán đó, hoặc chấp nhận và thanh toán hối phiếu đòi tiền nói trên, hoặc với điều kiện các điều khoản và điều kiện của thư tín dụng được tuân thủ

- Mục đích của xây dựng quy trình phát hành thư tín dụng: Thống nhất trình

tự và thủ tục thực hiện nghiệp vụ phát hành thư tín dụng tại Ngân hàng Đầu

tư và Phát triển Việt Nam nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn hệ thống

- Nghiệp vụ phát hành thư tín dụng được thực hiện tại phòng thanh toán quốc tế

2.Mô tả quy trình:

Bước 1: Thực hiện: Thanh toán viên

* Tiếp nhận hồ sơ từ phòng tín dụng:

- Kiểm đếm số lượng hồ sơ/ chứng từ

- Đóng dấu ‘’ĐÃ NHẬN’’ và ghi ngày nhận

*Đăng ký giao dịch vào chương trình

Bước 2: Thực hiện: Thanh toán viên

*Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc

có những điểm không rõ ràng…thì thông báo tới khách hàng, phòng Tín dụng để chỉnh sửa, bổ sung

Kiểm tra hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng:

- Nếu hạn mức đã được thiết lập: chuyển bước 2.2

- Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu: thông báo phòng Tín dụng thiết lập hoặc bổ sung hạn mức

*Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành thư tín dụng Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang kiểm soát viên khi hoàn tất việc nhập dữ liệu

Bước 3: Thực hiện: Kiểm soát viên

*Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà thanh toán viên đã nhập

*Kiểm tra nội dung các chứng từ được tạo ra.

Bước 4: Thực hiện: Kiểm soát viên

a/*Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà thanh toán viên

đã nhập

*In chứng từ:

+ Điện mở LC (3 bản): 1 bản gốc để lưu, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho phòng Tín dụng

+ Giáy báo nợ (3 bản): 1 bản gốc để nộp phòng kế toán, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu

*Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới thanh toán viên

b/*Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà thanh toán viên đã nhập

*Ghi lý do từ chối, gạch chéo hủy bản nháp mà thanh toán viên đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho thanh toán viên để chỉnh sửa, bổ sung

Bước 5: Thực hiện: thanh toán viên

*Chuyển chứng từ:

- cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng thư tín dụng có đóng dấu ISSUED và 1 giấy báo nợ

- cho phòng kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ

*Lưu hồ sơ phát hành thư tín dụng gồm:

- Hồ sơ đề nghị phát hành thư tín dụng của khách hàng

- Giấy phê duyệt nguồn thanh toán để mở thư tín dụng

- Giấy báo nợ, thư tín dụng

- Các giấy tờ liên quan (nếu có)

Bước 6: Thực hiện: Thanh toán viên

*Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã phát hành

*Lưu điện/thư xác nhận (acknowledge) của ngân hàng thông báo (nếu có)

II.Những bất cập cho công tác quản lý tại quy trình

*Quản lý về chất lượng dịch vụ;

Theo em, một số bước trong quy trình chưa thực sự hợp lý gây lãnh phí về thời gian, làm giảm chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng, cụ thể như sau:

-Theo quy trình, tại bước 1, mọi trường hợp phòng tín dụng đều là đầu mối tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, tuy nhiên phòng tín dụng là phòng thực hiện nghiệp vụ cho vay nên thực ra họ chỉ nên tiếp nhận những trường hợp sử dụng vốn vay còn lại là do phòng thanh toán quốc tế tiếp nhận đê giam bớt thời gian luân chuyển chứng từ

-Bước 2 của quy trình có quy định trách nhiệm của thanh toán viên phải kiểm tra hạn mức thực hiện giao dịch của khách hàng Theo em, nội dung

công việc này cần được thanh toán viên thực hiện từ bước 1 – tiếp nhận hồ

sơ vì thời gian thực hiện công việc này rất nhanh và nếu hạn mức tại chương trình không đủ/ hoặc chưa có thì cần yêu cầu phòng Tín dụng bổ sung thì mới có thể thực hiện được nội dung thứ 2 của bước 1, đó là đăng ký giao dịch vào chương trình

*Quản lý về độ an toàn của giao dịch:

Tại bước 5 và bước 6 quy định về việc luân chuyển, lưu trữ chứng từ và theo dõi giao dịch chỉ quy định hoàn toàn trách nhiệm thực hiện của thanh toán viên mà không hề quy định trách nhiệm của kiểm soát viên tại đây Trên thực tế, những bước này nếu không được kiểm soát chặt chẽ có thể gây ra những hậu quả không nhỏ Đơn giản chỉ là việc thanh toán viên luân chuyển, sắp xếp sai chứng từ, chuyển thiếu chứng từ cho khách hàng, gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ Hoặc nếu trường hợp thanh toán viên theo dõi tình trạng của giao dịch không sát sao mà thư tín dụng đó không đến được ngân hàng thông báo thì việc thực hiện giao dịch coi như bị hủy bỏ Do vậy, theo

em quy trình cần chỉnh sửa như sau:

III.Chỉnh sửa lại quy trình

Bước 1: Thực hiện: Thanh toán viên

*.a/Tiếp nhận hồ sơ từ phòng tín dụng trong trường hợp nguồn vốn mở thư tín dụng không phải 100% bằng vốn tự có

-Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ, hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng

Nếu hạn mức đã được thiết lập: tiếp tục thực hiện bước tiếp theo

Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu: thông báo phòng Tín dụng thiết lập hoặc bổ sung hạn mức

- Đóng dấu ‘’ĐÃ NHẬN’’ và ghi ngày nhận

*Đăng ký giao dịch vào chương trình

*.b/Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp từ khách hàng trong trường hợp nguồn vốn mở thư tín dụng 100% bằng vốn tự có

-Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ, hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng

Nếu hạn mức đã được thiết lập: tiếp tục thực hiện bước tiếp theo

Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu: thông báo phòng Tín dụng thiết lập hoặc bổ sung hạn mức

- Đóng dấu ‘’ĐÃ NHẬN’’ và ghi ngày nhận

*Đăng ký giao dịch vào chương trình

Bước 2: Bỏ nội dung kiểm tra hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng

Bước 3, 4: Giữ nguyên theo quy trình

Bước 5: Bổ sung thêm vào cuối cùng

Sau khi thực hiện phân loại chứng từ, thanh toán viên chuyển kiểm soát viên kiểm tra trước khi luân chuyển chứng từ

Bước 6: Bổ sung thêm

Thanh toán viên in báo cáo tình trạng giao dịch chuyển kiểm soát ký duyệt

CÂU 2

I.Liệt kê những lãng phí

Trong 7 loại lãng phí liệt kê theo mô hình LEAN, hoạt động tác nghiệp tại BIDV trình bày tại câu 1 có những loại lãng phí sau:

1.Sản xuất dư thừa:

Trong hoạt động tác nghiệp trên, không có sản xuất thừa vì hoạt động đó phải được xuất phát từ yêu cầu của khách hàng

2.Khuyết tật

Nghiệp vụ phát hành thư tín dụng có thể có lãng phí do hồ sơ chứng từ lập

bị sai sót nên quá trình tạo sản phẩm sẽ bị chậm trễ.Hoặc sản phẩm hỏng xuất hiện khi những yêu cầu của khách hàng không thể hiện rõ ràng trên hồ

sơ đề nghị thực hiện giao dịch và thanh toán viên cũng không nắm bắt được yêu cầu của khách hàng

Ví dụ, trong hợp đồng ngoại thương quy định thư tín dụng được phát hành phải là thư tín dụng trả ngay, tuy nhiên trên hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch khách hàng là thư tín dụng trả chậm (do khách hàng nhầm lẫn), thanh toán viên không kiểm tra cẩn thận, không phát hiện ra sai khác đó, nên thư tín dụng được phát hành là thư tín dụng trả chậm Cùng lúc đó, giá mặt hàng nhập khẩu đang tăng giá, nên người bán lấy lí do có điểm sai khác về loại hình thư tín dụng đó và họ cho rằng người mua không thực hiện đúng nghĩa

vụ của hợp đồng nên họ cũng không thực hiện giao hàng Do vậy, thư tín dụng do ngân hàng phát hành trở thành vô giá trị hay đó chính là một sản phẩm hỏng

3.Dự trữ:

Không có lãng phí này trong nghiệp vụ phát hành thư tín dụng do quá trình tác nghiệp được thực hiện khi có nhu cầu khách hàng

4.Di chuyển:

Quy trình của nghiệp vụ phát hành thư tín dụng là một chu trình khép kín với các nghiệp vụ liên quan như nghiệp vụ tín dụng, nghiệp vụ mua bán ngoại tệ, nên sẽ không có lãng phí do việc di chuyển giữa các công đoạn xử

lý

5.Chờ đợi:

Như đã trình bày ở phần phân tích những bất cấp của quy trình, những điểm bất cập đã nêu ở bước 1 và bước 2 sẽ kéo dài thời gian tác nghiệp không cần thiết và lãng phí thời gian chờ đợi của khách hàng

6.Thao tác:

Trong các khâu thực hiện của chu trình sản xuất cũng như tác nghiệp, tốc độ thao tác cũng như độ chính xác của thao tác rất quan trọng Cũng tương tự như vậy, nếu trong nghiệp vụ phát hành thư tín dụng, nếu thanh toán viên không thông thạo sử dụng chương trình TF-SIBS thì thời gian tác nghiệp sẽ kéo dài và có thể gây ra sai sót trong giao dịch Hoặc nếu thanh toán viên không nắm rõ quy trình lại thực hiện nhập giao dịch vào chương trình trước khi kiểm tra hạn mức của khách hàng thì giao dịch sẽ bị lỗi

7.Gia công thừa:

Không xuất hiện lãng phí này trong nghiệp vụ phát hành thư tín dụng

8.Kiến thức rời rạc :

Trường khi trình độ nghiệp vụ của thanh toán viên không vững vàng không

tư vấn được những rủi ro trong giao dịch nên có thể gây ra những tranh chấp thương mại

II.Những biện pháp để loại bỏ các lãng phí trên:

1.Đào tạo trình độ cán bộ:

-Trước hết, các thanh toán viên cần nắm rõ quy trình tác nghiệp, phải hiểu được rõ mình cần làm gì Đồng thời cũng cần thiết có đào tạo chéo, cụ thể

như các thanh toán viên cần biết quy trình tác nghiệp của các cán bộ tín dụng để biết được khi chuẩn bị hồ sơ cho việc phát hành thư tín dụng các cán bộ phải làm những gì để khâu phối hợp giữa hai phòng được nhịp nhàng

và uyển chuyển

-Bên cạnh đó, các thanh toán viên cần được đào tạo về kỹ năng, thao tác sử dụng các chương trình phần mềm liên quan

-Đóng vai trò rất quan trọng, các thanh toán viên cần được đào tạo thường xuyên để cập nhật những kiến thức mới, những thông lệ, tập tục mới trong hoạt động thương mại quốc tế

-Ngoài những kiến thức về nghiệp vụ đó, các lớp đào tạo về khả năng giao tiếp với khách hàng, vượt qua phản đối cũng như thuyết phục khách hàng cũng rất cần thiết

2.Công bố thời gian xử lý giao dịch với khách hàng:

Hiện nay, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam mới chỉ có quy định thời gian xử lý giao dịch trong nội bộ mà chưa công bố hay cam kết thời gian đó với khách hàng Theo em, việc công bố thời gian đó là rất cần thiết

vì đó chính là những nấc thang để khách hàng đánh giá chính xác về dịch vụ ngân hàng và cũng là thước đo để so sánh với các ngân hàng bạn

3.Thực hiện thường xuyên việc đo lường sự hài lòng của khách hàng:

Việc thực hiện đo lường sự hài lòng của khách hàng là rất cần thiết vì qua

đó, ngân hàng mới hiểu rằng sản phẩm của mình còn khiếm khuyết gì, cần chỉnh sửa những gì, tìm ra được những điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy hoặc khắc phục

4.Tìm hiểu sản phẩm, quy trình của ngân hàng bạn.

Hiểu được ngân hàng bạn hay là đối thủ cạnh tranh xử lý các tình huống như thế nào, quy trình của họ ra làm sao, sản phẩm của họ có ưu việt là vô cùng quan trọng đối với hoạt động dịch vụ nói chung và hoạt động ngân hàng nói riêng, do vậy giải pháp này cũng tầm quan trọng không nhỏ

KẾT LUẬN

Tóm lại, quản lý chất lượng là trách nhiệm của tất cả các thành viên của BIDV Quản lý chất lượng phải được thực hiện ở mọi cấp, mọi khâu, mọi quá trình của nghiệp vụ Việc xác định mục tiêu rõ ràng và tầm quan trọng lớn lao của quản lý chất lượng, sẽ giúp cho ngôi nhà chung BIDV càng ngày càng vững mạnh

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Slide bài giảng môn Quản trị hoạt động.

- Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp.

- Qu ản trị sản xuất và dịch vụ - NXB Thống kê.

- http://vneconomy.vn - trang web nội bộ BIDV