Bản mô tả nhiệm vụ kế toán tổng hợp kiêm hành chính nhân sự và quản trị nội bộ

Bản mô tả nhiệm vụ kế toán tổng hợp kiêm hành chính nhân sự và quản trị nội bộ

BẢN MÔ TẢ NHIỆM VỤ

Kế toán tổng hợp kiêm Hành chính - Nhân sự và Quản trị nội bộ I/ THÔNG TIN CÔNG VIỆC:

Chức danh: Kế toán tổng hợp kiêm HCNS Quản lý trực tiếp: Ban kiểm soát Thời gian làm việc: 8h/ngày Ngày nghỉ: Chiều thứ 7

II/ MỤC TIÊU, MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:

Trực tiếp thực hiện công tác hạch toán – kế toán đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty và tuân thủ các nguyên tắc kế toán, tài chính theo quy định của Công ty và nhà nước Tổ chức thực hiện Công tác hành chính – nhân sự và quản trị nội bộ ở mức

cơ bản, đảm bảo các hoạt động hành chính trong CTy diễn ra thông suốt và tạo dựng được hình ảnh tích cực của CTy với các đối tác,

tổ chức bên ngoài CTy

III/ NHIỆM VỤ CỤ THỂ:

hiện, kiện

toàn, cải tiến

quy định, quy

trình kế toán

của CT

• Thiết lập chu trình kế toán

• Hoàn thiện các quy trình kế toán (quy trình chi tiền, quy trình xuất hóa

đơn…)

• Phổ biến các quy trình và cơ chế tới các bộ phận khác của CT, thực hiện và

giám sát việc thực hiện

• Các quy trình phải gọn gàng, rõ ràng, phù hợp với mô hình CT và

có sự liên kết giữa các phòng ban

• Đảm bảo không chồng chéo nhiệm vụ giữa các bộ phận

2. Kế

toán thuế

• Lập báo cáo thuế GTGT, kê khai, điều chỉnh bổ sung (nếu có), báo cáo tình

hình sử dụng hóa đơn

• Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, TNCN

• Lập Báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm

• Lập, nộp các báo cáo theo yêu cầu của Ban giám đốc

• Lên báo cáo doanh thu, chi phí định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm…

• Lập hồ sơ hoàn thuế, quyết toán thuế

• Tư vấn và cảnh báo đối với BGĐ về tình hình công nợ, dòng tiền… căn cứ

trên số liệu từ hệ thống theo ngày / tuần / tháng…

• Cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật lien quan tới Doanh nghiệp,

Thuế, Kế toán, Tài Chính…

• Giao dịch với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan

• Kiểm soát các đơn hàng chưa lấy hóa đơn đầu vào

• Kiểm tra, đối chiếu số liệu

• Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh

• Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

• Kiểm tra sự hợp lý và khớp đúng giữa số dư cuối kỳ với các báo cáo chi tiết

• In sổ sách kế toán, lập đầy đủ chứng từ và kiểm tra độ chính xác sau mỗi

nghiệp vụ phát sinh và / hoặc theo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm…

• Lưu trữ chứng từ theo luật định

• Đảm bảo kê khai, báo cáo thuế chính xác, kịp thời, đúng hạn

• Đảm bảo hồ sơ, chứng từ đầy đủ, hợp lệ, đúng luật

• Đảm bảo hồ sơ, chứng từ được sắp xếp hợp lý, khoa học

• Đảm bảo công tác lưu trữ diễn ra

ở các bộ phận đầy đủ, khoa học,

và bảo mật

• Đảm bảo không bỏ sót các thông tin và kịp thời xử lý thông tin

3. Kế

toán tiền /

Kế toán nội bộ

• Tập hợp và lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng theo tháng, quý, năm

Báo cáo quỹ, kiểm soát tiền ở Ngân hàng Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, quý…

• Lập biên bản đối chiếu công nợ, Thực hiện làm đối trừ các khoản công nợ

với NCC

• Lập biên bản đối chiếu công nợ, Thực hiện làm đối trừ các khoản công nợ

với NCC

• Làm việc với NCC về các vấn đề hóa đơn chứng từ

• Thanh toán các khoản chi phí phát sinh của công ty: kiểm tra tính hợp lý,

hợp lệ của đề nghị thanh toán

• Lấy sổ phụ NH từ internet, sổ phụ bản in từ NH

• Đối chiếu dữ liệu với sổ phụ NH, kiểm tra các phí chuyển tiền Kiểm soát +

• Đảm bảo các công việc liên quan đến kế toán tiền, kế toán nội bộ được xử lý chính xác, xử lý thông tin trước mỗi phát sinh, xử lý nghiệp vụ ngay lập tức sau mỗi công việc phát sinh

• Đảm bảo công nợ được cân đối chính xác, có kế hoạch xử lý công

nợ trong ngắn hạn, dài hạn

• Đảm bảo việc thanh toán, chi tiêu theo đúng quy trình, quy chế của công ty

lưu sổ phụ NH, khớp sổ phụ

• Thực hiện các công việc về ngân hàng: các giao dịch liên quan đến ngân hàng

• Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng

• Theo dõi ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá phát sinh

• Báo cáo kiểm quỹ / báo cáo số dư tiền tại các quỹ / báo cáo các khoản chi /

báo cáo dự thu chi trong tuần tiếp theo

• Thực hiện thu chi tiền tại quỹ: có phiếu thu, phiếu chi, chứng từ liên quan

• Thu các khoản tiền bán hàng hàng mẫu

• Kiểm soát dòng tiền, hàng và tình hình hàng mẫu tại showroom

• Dòng tiền luôn được cân đối, kiểm soát chặt chẽ, hiệu quả

chính giấy tờ

• Tham gia xây dựng và thường xuyên hoàn thiện các chính sách, quy trình,

thủ tục tài chính-kế toán

• Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê hàng mẫu theo định kỳ hoặc đột xuất

• Lập các báo cáo theo ngày/tuần/tháng theo yêu cầu

• Thực hiện công tác ngoại giao với các cơ quan chức năng có liên quan

• Hỗ trợ các nhóm khi có yêu cầu công việc

• Báo cáo ngắn gọn, súc tích, đầy

đủ thông tin, luôn mang tính giải pháp chứ không chỉ nêu hiện tượng, sự việc

• Số liệu kiểm kê đúng, đủ, cập nhật đều đặn

• Tạo dựng và duy trì tốt mối quan

hệ với các cơ quan chức năng

- HCNS /

kế toán tiền

lương

• Chấm công, tính lương của các bộ phận, phòng ban Cập nhật những chính

sách thay đổi về lương (nếu có)

• Lập báo cáo tính lương hàng tháng, căn cứ vào số ngày, giờ làm việc của

nhân viên, thành tích, kết quả công việc…

• Lập danh sách nhân sự để đăng ký và theo dõi các chế độ về BHXH, BHYT,

BHTN, đảm bảo công tác quản lý lao động, ký kết hợp đồng, giải quyết thôi việc… theo quy định nhà nước

• Theo dõi việc quản lý hồ sơ nhân sự và triển khai công tác cập nhật dữ liệu

một cách đầy đủ, chính xác

• Theo dõi làm thêm giờ, đi muộn, nghỉ phép, nghỉ bù, quyền lợi nhân viên

• Thực hiện lưu trữ chứng từ, văn bản (bản cứng + bản mềm) theo quy định,

quản lý con dấu, mua sắm, quản lý công cụ, dụng cụ, cấp phát văn phòng phẩm, gọi đổ mực in, thực hiện mua sắm trang thiết bị cho công ty (nếu có)

• Theo dõi công văn / chứng từ đi, công văn / chứng từ đến, hỗ trợ liên hệ

đơn vị chuyển phát nhanh (khi cần)

• Lập hồ sơ, chứng từ hợp lệ cho nhà xưởng trong việc khách hàng đánh giá

nhà máy (factory audit), đảm bảo duy trì hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ

• Tham gia thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội nghị, liên hoan,

các sự kiện của công ty; mua đồ uống, trái cây (khi cần)

• Phối hợp với nhân viên ở văn phòng thực hiện việc giữ vệ sinh chung, dọp

dẹp khu vực làm việc, khu vực bày hàng, tưới / chăm sóc cây xanh, đảm bảo không gian luôn gọn gàng, sạch sẽ

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc

• Chấm công, hạch toán lương chính xác, đúng và đủ

• Quản lý con dấu nghiêm túc, có trách nhiệm, chỉ được phép sử dụng khi có chữ ký giám đốc hoặc khi được sự đồng ý của giám đốc

• Đảm bảo công văn, chứng từ chuyển phát nhanh được sắp xếp khoa học, dễ tìm khi tham chiếu

• Hồ sơ, chứng từ đánh giá nhà máy được kiểm tra, cập nhật định kỳ với quản đốc nhà xưởng

• Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, vui vẻ, lịch sự

6 Quản

trị hệ thống

• Đồng bộ hóa các mẫu văn bản của toàn Công ty và của từng bộ phận;

• Quy trình hóa mọi hoạt động của Công ty cả về tổng thể, cả chi tiết;

• Theo dõi, đánh giá việc thực hiện mục tiêu;

• Kiểm soát được tiến độ công việc của các bộ phận trong công ty

• Hoàn thiện hóa hệ thống lưu trữ hồ sơ

• Chuyên nghiệp hóa các bộ phận trong công ty

• Tham gia các buổi đào tạo của các bộ phận

• Họp với các bộ phận hàng tuần

• Theo dõi kế hoạch, chỉ tiêu của các bộ phận Công bố hàng tháng

• Các quy trình cần rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực hiện

• Đảm bảo công tác lưu trữ diễn

ra ở các bộ phận đầy đủ, khoa học, và bảo mật

• Đảm bảo không bỏ sót các thông tin đến và kịp thời cung cấp thông tin ra bên ngoài

• Đảm bảo các thiết bị của CT được

sử dụng hiệu quả và qlý chặt chẽ

• Có biên bản họp

7. Các

công việc khác

• Tham gia các cuộc họp của công ty khi có liên quan

• Làm thêm các công việc của công ty khi được giao

• Đảm bảo tinh thần sẵn sàng, nghiêm túc khi thực hiện công việc

IV/ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY:

Thời gian Nội dung công việc

1 Đầu giờ sáng: Họp đầu giờ giao ban với các bộ phận và lên kế hoạch làm việc trong ngày

2 Trong giờ: Thực hiện các công việc đã lên kế hoạch và giải quyết một số vấn đề mới phát sinh nếu có

3 Cuối giờ

chiều:

Kiểm tra công việc hoàn thành trong ngày, vệ sinh khu vực làm việc và dự kiến kế hoạch công việc hôm

sau

V/ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO:

1 BC kế toán – tài chính các loại Theo yêu cầu Giám đốc

2 BC theo dõi nhân sự theo tháng, quí, năm Theo yêu cầu từng giai đoạn Giám đốc

3 BC công việc hàng tháng Theo yêu cầu Giám đốc

4 BC bản kế hoạch tháng, năm và các quy trình Theo yêu cầu Giám đốc

VI QUYỀN, TRÁCH NHIỆM VÀ BỔN PHẬN

1. QUYỀN

- Chủ động sắp xếp, bố trí, tổ chức thực hiện công việc trong phạm vi được phân công

- Quyết định các phương án hoạt động nghiệp vụ của bản thân theo định hướng đã được chấp thuận

- Thay mặt Ban giám đốc giải quyết các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công

- Đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến trong công việc, hoạt động bộ phận; đề xuất nhu cầu mua sắm vật chất, công cụ

dụng cụ thường xuyên phục vụ cho quá trình làm việc của bản thân

- Yêu cầu các cá nhân / bộ phận trong công ty thực hiện đúng nguyên tắc, quy định liên quan đến phạm vi chuyên môn

phụ trách

- Có quyền từ chối thực hiện mệnh lệnh từ cấp trên nếu chỉ đạo đó sai nguyên tắc kế toán, sai nguyên tắc tài chính kế

toán của công ty

- Đề xuất tuyển dụng, cất nhắc thăng tiến và sa thải

- Sử dụng hệ thống tài liệu, biểu mẫu, danh sách khách hàng

- Được tham gia các khóa đào tạo, hội thảo… nâng cao nghiệp vụ về lĩnh vực liên quan đến công việc được giao

2. TRÁCH NHIỆM

- Chịu trách nhiệm 100% về kết quả làm việc của bộ phận

- Chịu trách nhiệm về năng lực làm việc và sự tuân thủ quy định trong bộ phận

- Chịu trách nhiệm về bảo mật thông tin khách hàng và quản lý đồ dùng trong bộ phận

3. BỔN PHẬN

- Báo cáo và giải trình cho cấp trên

- Thực hiện tốt các quy định, nề nếp của công ty

- Thực hiện nhiệm vụ, định hướng và mục tiêu chung của công ty

VII CÁC KỸ NĂNG VÀ KHẢ NĂNG

1 Kiến thức chuyên môn: chuyên ngành tài chính kế toán

2 Có năng lực, nghiệp vụ kế toán, hiểu chế độ và chuẩn mực kế toán

3 Thành thạo về tin học văn phòng, đặc biệt là công cụ Excel, phần

mếm kế toán

1 Tiếng Anh

4 Hiểu chính sách thuế và văn bản pháp luật liên quan 2 Hiểu biết về SP DV liên quan đến trang trí nội thất, TCMN

5 Kỹ năng lập kế hoạch, mục tiêu và quản lý thời gian 3 Có kiến thức cơ bản về quản lý

6 Kỹ năng tổng hợp và phân tích báo cáo 4 Kỹ năng quản lý đội nhóm và lên tinh thần làm việc

7 Tuân thủ mọi quy trình hoạt động của Công ty 5 Kỹ năng xử lý tình huống tốt, khéo léo, hiểu biết

8 Tính cẩn thận, tỉ mỉ, kỷ luật, trung thực, nhanh nhẹn, hòa đồng,

trách nhiệm, hợp tác

6 Kỹ năng thuyết trình

9 Kỹ năng thuyết trình, giao tiếp tốt

10 Kỹ năng tuyển dụng và đào tạo cấp dưới

11 Chịu được áp lực công việc

12 Quán xuyến quản lý nhiều đầu mục công việc cùng một lúc

Ngày tháng năm 2016

Phòng tổ chức hành chính Giám đốc