Báo cáo thực tập tốt nghiệp đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông”

Báo cáo thực tập tốt nghiệp đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông” Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm có 3chương:Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phầnVăn phòng phẩm Viễn ĐôngChương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm ViễnĐôngChương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm ViễnĐông

MỤC LỤC

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU v

LỜI MỞ ĐẦU vii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG 1

1.1 Tổng quan về công ty 1

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 1

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 3

1.1.2.1 Chức năng của công ty 3

1.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty 3

1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 7

1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật và mạng lưới hoạt động kinh doanh của công ty 9

1.1.6 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây 9

1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 3

1.2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Viễn Đông.3 1.2.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty 3

1.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán 3

1.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của công ty cổ phần văn phòng phẩm Viễn Đông 5

1.2.2.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ và hình thức kế toán 5

1.2.2.2 Chế độ chính sách kế toán áp dụng tại công ty 6

1.2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng 6

1.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo 9

1.2.2.5 Phần mềm kế toán 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG 13

2.1 Kế toán doanh thu tài chính 13

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 13

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu 14

2.2 Kế toán doanh thu 16

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 16

2.2.2 Kế toán chi tiết doanh thu 19

2.2.3 Kế toán tổng hợp doanh thu 21

2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 24

2.3.1 Chiết khấu thương mại 24

2.3.2 Hàng bán bị trả lại 25

2.4 Kế toán giá vốn hàng bán 29

2.4.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 29

2.4.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán 31

2.4.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán 35

2.5 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 37

2.5.1 Kế toán chi phí bán hàng 37

2.5.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán 37

2.5.1.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 40

2.5.1.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng 42

2.5.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 43

2.5.2.1 Chứng từ sử dụng 44

2.5.2.2 Tài khoản sử dụng 44

2.5.2.3 Sổ kế toán sử dụng 44

2.5.2.4 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng 46

2.6 Kế toán thuế GTGT tại công ty 48

2.6.1 Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng 48

2.6.2 Kế toán chi tiết thuế TNDN 48

2.7 Kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh 49

2.7.1 Nguyên tắc xác định kết quả kinh doanh tại công ty 49

2.7.2 Sổ sách kế toán sử dụng: 49

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG 54

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 54

3.1.1 Ưu điểm 54

3.1.2 Nhược điểm 56

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 57

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông 58

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng 58

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán 58

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 58

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết 58

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 60

3.2.6 Điều kiện thực hiện giải pháp 60

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 63

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 64

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng 5

Sơ đồ 1.2: Quy trình bán hàng 6

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty 7

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty 3

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 11

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu 14

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu 19

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp doanh thu 21

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán 35

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng 40

Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng 42

Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng 46

Biểu 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010 – 2012 10

Biểu 1.2: Một số chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán 2

Biểu 1.3: Danh mục tài khoản kế toán 7

Biểu 1.4: Danh mục sổ kế toán 10

Biểu 2.1: Giấy báo nợ 13

Biểu 2.2: Sổ cái TK 635 15

Biểu 2.3: Đơn đặt hàng 17

Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT 18

Biểu 2.5: Trích sổ chi tiết doanh thu Máy hủy tài liệu SD 9600 20

Biểu 2.6: Trích sổ chi tiết doanh thu Máy hủy tài liệu SD 9251 20

Biểu 2.7: Trích báo cáo bán hàng 21

Biểu 2.8: Trích sổ Nhật ký chung 22

Biểu 2.9: Trích sổ cái TK 5111-Doanh thu bán hàng hóa 24

Biểu 2.10: Biên bản trả lại hàng 26

Biểu 2.11: Hóa đơn GTGT hàng bán bị trả lại 27

Biểu 2.12: Trích sổ chi tiết hàng bán bị trả lại 28

Biểu 2.13: Trích sổ cái TK 531 29

Biểu 2.14: Phiếu xuất kho 31

Biểu 2.15: Trích sổ chi tiết giá vốn hàng bán Máy hủy tài liệu SD 9600 32

Biểu 2.16: Trích sổ chi tiết giá vốn hàng bán Máy hủy tài liệu SD 9251 33

Biểu 2.17: Trích bảng cân đối hàng hóa 34

Biểu 2.18: Trích sổ cái TK 632-Giá vốn hàng bán 36

Biểu 2.19: Hóa đơn GTGT dịch vụ mua ngoài 38

Biểu 2.20: Phiếu chi 39

Biểu 2.21: Trích sổ chi tiết chi phí dịch vụ mua ngoài 41

Biểu 2.22: Trích sổ chi tiết chi phí bằng tiền khác 41

Biểu 2.23: Trích bảng tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng 42

Biểu 2.26: Hóa đơn viễn thông 45

Biểu 2.27: Phiếu chi số 195 46

Biểu 2.28: Sổ cái TK 642 47

Biểu 2.29: Sổ cái TK 911 51

Biểu 2.30: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 53

Biểu 3.1: Sổ chi tiết bán hàng 59

Biểu 3.2: Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu 59

Thứ hai, bán hàng đóng vai trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế.

Thứ ba, bán hàng giúp luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi có nhu cầu.Thứ tư, bán hàng đem lại lợi ích cho cả người mua và người bán

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là một doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực thương mại Hiện nay, Công ty là một trong những nhà phân phối vănphòng phẩm chuyên nghiệp và uy tín nhất Việt Nam Ý thức được vai trò quan trọngcủa bán hàng, Công ty đã cố gắng tổ chức và hoàn thiện khâu bán hàng ngày càng hiệuquả hơn, đặc biệt trong công tác kế toán bán hàng Có thể nói rằng phần hành kế toánbán hàng là phần hành chủ đạo trong công tác kế toán bán hàng tại Công ty Bên cạnh

đó, kế toán bán hàng còn giữ vai trò rất quan trọng vì không chỉ cung cấp thông tin kếtoán, góp phần phục vụ hoạt động bán hàng và còn là căn cứ để Tổng Giám đốc đưa racác quyết định trong hoạt động kinh doanh của Công ty

Sau thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông, với sựhướng dẫn nhiệt tình của Thầy giáo Trần Đức Vinh và sự quan tâm giúp đỡ, chỉ bảo

tận tình của các anh chị trong phòng kế toán tại Công ty, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông” cho

chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm có 3chương:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Chương 3: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Trong quá trình thực hiện chuyên đề tốt nghiệp, do thời gian và trình độ cònhạn chế nên em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý

kiến đóng góp để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM

VIỄN ĐÔNG 1.1 Tổng quan về công ty

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty: Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Tên giao dịch: FEG.,JSC

Địa chỉ: 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: (84) 04.35 33 24 64 Fax: (+84) +4 35 14 99 79

Mã số thuế: 0101611196

Tổng giám đốc: Ông Tô Mạnh Hiệp

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông tiền thân là một bộ phận vănphòng phẩm của Công ty TNHH Viễn Đông II

Công ty TNHH Viễn Đông II được thành lập năm 1995, trụ sở chính đặt tại 5BHòa Mã, Hai Bà Trưng, Hà Nội Công ty hoạt động với 3 chức năng chính là: thươngmại, xây dựng và sản xuất

Kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty Viễn Đông II đã trúng thầu, cung cấp vàthi công nhiều công trình lớn trong nước Những thành công này đã giúp cho Công tyViễn Đông II có một vị trí xứng đáng trên thương trường với sự lớn mạnh khôngngừng của mình, các chi nhánh cũng như các văn phòng đại diện các Tỉnh, Thành phốlớn trên cả nước cũng theo đó lần lượt ra đời, nhằm đáp ứng hoàn hảo nhu cầu củakhách hàng cũng như khẳng định mình bằng cách đến năm 2008 Công ty đã cổ phầnhóa thành 6 Công ty thành viên là: Công ty Cổ phần Galaxy, Công ty Cổ phần Vănphòng phẩm Viễn Đông, Công ty Cổ phần Xây dựng và trang trí nội thất Viễn Đông,Công ty Cổ phần Thiết bị Viễn Đông, Công ty Cổ phần Saiko Việt Nam, Công ty Cổphần Cơ điện Saiko Công ty Viễn Đông II nay là Công ty Cổ phần Tập đoàn Địa ốcViễn Đông

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông hoạt động độc lập từ ngày 01tháng 2 năm 2005 Công ty đã phân phối vào thị trường rất nhiều mặt hàng khác nhau,

Marujyu Kaisei Co., Nhật Bản Đây là mặt hàng bán chạy nhất lúc này.

Năm 1998: Độc quyền phân phối tại Việt Nam mặt hàng dập lỗ, bấm ghim nhãn

hiệu “KW-triO” của Paoshen Enterprise - Đài loan Đây là thương hiệu được ưachuộng bởi chất lượng và giá cả

Năm 1999: Là nhà phân phối chính mặt hàng Hộp bút xoay các loại của

Morning Sky Co., Nhật Bản

Năm 2001: Độc quyền phần phối tại Việt Nam mặt hàng bút xóa của SAILOR

Co., Nhật Bản

Độc quyền phân phối tại Việt Nam mặt hàng giấy nhắc việc hiệu Pronoti củaPronoti international INC Pronoti là một trong ba hãng giấy được người tiêu dùng tínnhiệm nhất lúc đó

Năm 2002: Là nhà phân phối độc quyền tại Việt Nam mặt hàng bút dạ bảng,

bút nhớ, bút dạ màu và dạ kính của Delo - Đài Loan

Năm 2003: Công ty mở rộng hệ thống thương mại tham gia phân phối sản

phẩm cho các thương hiệu như: Learderart 500, Kokusai

Năm 2005: Công ty xây dựng dòng sản phẩm dập ghim, dập lỗ mang thương

hiệu FEG

Năm 2006: Ngày 1 tháng 6 năm 2006 thành lập Chi nhánh Công ty Văn phòng

phẩm Viễn Đông tại Hồ Chí Minh

Độc quyền phân phối tại Việt Nam mặt hàng kẹp các loại của MINGYUANGT

Năm 2007: Mở rộng ngành hàng máy văn phòng: máy hủy tài liệu mang thương

hiệu Deli, máy đóng gáy xoắn mang thương hiệu Supu…

Tháng 10/2007: thành lập chi nhánh công ty tại Hải Phòng và Đà Nẵng

Năm 2008 đến nay: Độc quyền phân phối tại Việt Nam máy đếm tiền của

NANXING

Với sự phấn đấu không ngừng của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty, tìnhhình hoạt động kinh doing có chiều hướng phát triển về mọi mặt Tháng 1 năm 2006,Công ty đã thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh Đến nay, về cơ cấu tổchức cũng như mạng lưới kinh doanh tại Chi nhánh Hồ Chí Minh đã đi vào ổn định và

có chiều hướng phát triển rất tốt

Hệ thống kênh phân phối của công ty rộng khắp các tỉnh thành trên cả nước

Công ty luôn đảm bảo lợi nhuận tăng hàng năm.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng của công ty

Trong nhiều năm qua, thương mại là lĩnh vực hoạt động hiệu quả của Công ty

và cho đến nay, Công ty đã tạo lập được môi trường giao thương rộng lớn trên toànquốc

Công ty chuyên cung cấp các mặt hàng đồ dùng và thiết bị văn phòng

Các mặt hàng văn phòng phẩm do Công ty kinh doanh đều có mặt tại các tổngđại lý phân phối văn phòng phẩm trên cả nước

Nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động chính:

 Xây dựng, mở rộng và phát triển thị trường

 Xây dựng và phát triển hệ thống bán hàng qua mạng

 Xây dựng dịch vụ sau bán hàng

 Xây dựng và phát triển thương hiệu Công ty

 Tiếp cận, thiết lập mối quan hệ và tham gia đấu thầu các dự án cung cấp đồdùng văn phòng phẩm cho một số các Công ty lớn

 Mở rộng hệ thống đại lý thông qua các nhà sách, các trung tâm thương mại,các siêu thị lớn

1.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty

Công ty có chức năng và nhiệm vụ sau:

- Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước đề ra, sảnxuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục địch thành lập doanhnghiệp;

- Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý quá trình thựchiện sản xuất và tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các bạnhàng trong và ngoài nước;

- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng quy định và đảm bảo có lãi

- Thực hiện việc nghiên cứu, phát triển nhằm nâng cao năng suất lao động cũngnhư thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh trạnh của công ty trên thị trườngtrong và ngoài nước;

- Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan Nhà nước, tổ chức có thẩmquyền theo quy định của Pháp luật;

- Thực hiện những quy định của Nhà nước về quyền lợi của người lao động, vệsinh và an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái, đảm bảo phát triển bền vững,thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà công ty áp dụng cũng như những quyđịnh có liên quan tới hoạt động của công ty.

Để tăng tính chủ động trong hoạt động kinh doanh, công ty có quyền hạn sau:

- Được chủ động đàm phán, ký kết và thực hiện những hợp đồng sản xuất kinhdoanh Tổng giám đốc công ty là người đại diện cho công ty về quyền lợi, nghĩa vụsản xuất kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật hiện hành

- Tham gia các hoạt động nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh nhưquảng cáo, triển lãm sản phẩm, mở các đại lý bán hàng;

- Hoạt động theo chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tưcách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng tại ngân hàng

1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là một đơn vị kinh doanh chuyêncung cấp các mặt hàng đồ dùng và thiết bị văn phòng, được hạch toán độc lập

Hiện nay công ty đang kinh doanh các mặt hàng sau:

 Máy văn phòng: máy in, máy photo, máy fax, máy hủy tài liệu, máy đónggáy, máy cắt giấy, máy chiếu, máy ép plastic

 Văn phòng phẩm: giấy pronoti, bút xóa, dập ghim…

 Thiết bị ngân hàng: máy đếm tiền

 Thiết bị siêu thị: máy tính tiền, máy in, két đựng tiền

 Công ty hoạt động chủ yếu dưới hình thức giao bán buôn

Thị trường của công ty mở rộng trên cả nước Các đại lý phân phối sản phẩmcủa công ty được hưởng chiết khấu cao Hiện nay, thị trường của công ty tương đốirộng lớn Công ty có đội hàng chuyên phục vụ bán hàng đi các tỉnh, mở rộng mạnglưới phân phối ra khắp cả nước

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là một doanh nghiệp kinh doanhthương mại, vì thế hoạt động tổ chức kinh doanh chủ yếu của Công ty là mua hàng hóa

và bán hàng ra thị trường Quy trình mua và bán hàng hóa được thể hiện qua các sơ đồsau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng

Tổng giám đốc

Bàn giao cho các bộ phận,

cá nhân đề xuất

Kết thúc

Lập phiếu đề xuất mua

VPP

Tập hợp các đề nghị thành

đề nghị chung Xét đề xuất

Tổ chức thực hiện Duyệt đề nghị

Bắt đầu

Cán bộ điều phối

bán hàng

- Lập 04 liên phiếu xuất

- Ký nhận người lập và lấy chữ ký của thủtrưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền vàotất cả các liên lập

- Cán bộ điều phối lưu lại 01 liên

- Giao cho nhân viên giao hàng 03 liên

Nhân viên giao

hàng

- Xuất hàng trong ngày

- Ký nhận lệnh giao hàngThủ kho Ký nhận đã xuất hàng vào tất cả các liên Yêu

cầu bên nhận hàng ký và ghi rõ họ tênNhân viên giao

Nhân viên giao

hàng, người nhận

hàng

Lấy ký nhận có ghi rõ họ tên của người nhậnvào 02 liên và nộp lại 01 liên có chữ ký nhậncủa người nhận cho cán bộ thu hồi công nợ, 01liên cho người nhận

1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty

Kết thúc

Yêu cầu mua hàng của khách hàng, CB kinh doanh

Tiếp nhận lệnh xuất hàng Lập lệnh xuất hàng

Bắt đầu

Kiểm tra hàng hóa Xuất hàng

Giao hàng cho khách

Ký nhận hàng

Bàn giao lệnh ký nợ của khách hàng Đồng ý

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Tổng giám đốc:

Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty

Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Tập đoàn Địa ốc ViễnĐông

Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty.Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ cácchức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức

Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty

Phòng TC-HC

Phòng KD II

Phòng KD I

Phòng

marketing

Chi nhánh

Bộ phận bán lẻ

Bộ phận bán đại lý

Bộ phận hành chính

Bộ phận kế toán

TC-Bộ phận hành chính

Bộ phận kế toán

Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty vàquyết định của Hội đồng quản trị.

Phòng Marketing:

Chức năng của phòng marketing là quảng bá cho tên tuổi của công ty, các loạimặt hàng công ty phân phối và khuếch trương uy tín danh tiếng của công ty Phòngmarketing cũng phụ trách việc tìm thêm mối làm ăn, khách hàng mới cho công ty

Phòng Kinh doanh:

Phòng kinh doanh là bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt độngtiếp thị - bán hàng tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng của Công ty nhằm đạtđược mục tiêu về doanh số và thị phần Bộ phận kinh doanh luôn phối hợp với các bộphận liên quan như Marketing, kế toán nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất chokhách hàng Đồng thời, nghiên cứu, tìm kiếm thị trường, tư vấn cho Tổng giám đốcnhững chiến lược kinh doanh trong thời gian trước mắt và lâu dài

Phòng Tổ chức - Hành chính: gồm bộ phận hành chính và bộ phận kế toán.

Bộ phận hành chính: Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức laođộng trong nội bộ Công ty Đồng thời tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc giảiquyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động

Bộ phận này còn nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếpcán bộ, nhân viên cho phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của Công ty

Bộ phận Kế toán:

Đây là phòng nghiệp vụ có chức năng giúp Tổng giám đốc Công ty thực hiệncông tác Tài chính – kế toán nhằm quản lý nguồn vốn của Công ty Lập báo cáo kếtoán định kỳ và phân tích các hoạt động kinh tế của Công ty Phòng kế toán còn cóchức năng tổ chức, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tácquản lý Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc quản lý và sửdụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và chủđộng về tài chính của công ty

Ở các chi nhánh của công ty, các phòng ban cũng có chức năng và nhiệm vụtương tự

1.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật và mạng lưới hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông kinh doanh thương mại có trụ sởlàm việc khang trang được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ chohoạt động kinh doanh

Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty gồm:

- Tổng trọng tải phương tiện ô tô của Công ty và liên kết là trên 1500 tấn với 12đầu xe Chủng loại phương tiện ô tô của Công ty rất đa dạng, từ loại tải trọng 1 tấn đếnloại tải trọng 15 tấn, xe đầu kéo container các loại đến một số xe chuyên dụng khác,thích hợp vận chuyển cho mọi hàng hóa

- Công ty hiện đang sở hữu hệ thống kho, bãi chất lượng cao với tổng diện tíchtrên 20.000m2 vị trí thuận lợi cho việc lưu giữ và phân phối xăng dầu

Mạng lưới hoạt động của công ty:

Công ty có trụ sở ở vị trí thuận lợi ngay trung tâm thành phố nên mạng lướihoạt động rộng rãi Với hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại đầy đủ công ty hoạtđộng kinh doanh, lưu trữ và phân phối hàng hóa trên toàn khu vực thành phố, cũngnhư các tỉnh phụ cận và các tỉnh phía Bắc

1.1.6 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm ViễnĐông giai đoạn 2015-2015

Biểu 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2010 – 2012

Đơn vị tính: VNĐ

1.Tổng doanh thu 16,249,552,298 14,235,645,222 17,946,166,997 -2,013,907,076 -12.39 3,710,521,775 26.072.Các khoản giảm trừ doanh thu 125,356,268 112,436,738 155,578,988 -12,919,530 -10.31 43,142,250 38.373.Doanh thu thuần về bán hàng

và cung cấp dịch vụ 16,124,196,030 14,123,208,484 17,790,588,009 -2,000,987,546 -12.41 3,667,379,525 25.974.Giá vốn hàng bán 13,856,278,947 11,878,893,555 15,255,685,229 -1,977,385,392 -14.27 3,376,791,674 28.435.Lợi nhuận gộp về bán hàng và

cung cấp dịch vụ 2,267,917,083 2,244,314,929 2,534,902,780 -23,602,154 -1.04 290,587,851 12.956.Doanh thu hoạt động tài chính 15,203,075 25,368,235 26,123,668 10,165,160 66.86 755,433 2.987.Chi phí hoạt động tài chính 20,586,236 23,258,847 24,368,123 2,672,611 12.98 1,109,276 4.778.Chi phí bán hàng 785,665,879 822,477,892 932,533,568 36,812,013 4.69 110,055,676 13.389.Chi phí quản lý doanh nghiệp 917,811,178 981,086,485 895,824,331 63,275,307 6.89 -85,262,154 -8.6910.Lợi nhuần thuần từ hoạt

động SXKD 559,056,865 442,859,940 708,300,426 -116,196,925 -20.78 265,440,486 59.9411.Thu nhập khác 3,245,357 2,125,233 5,235,756 -1,120,124 -34.51 3,110,523 146.3612.Chi phí khác 3,025,123 1,896,746 6,328,135 -1,128,377 -37.3 4,431,389 233.63

14.Tổng lợi nhuận kế toán

trước thuế 559,277,099 443,088,427 707,208,047 -116,188,672 -20.77 264,119,620 59.6115.Thuế TNDN phải nộp 156,597,588 123,936,807 198,018,253 -32,660,781 -20.86 74,081,446 59.7716.Lợi nhuận sau thuế 402,679,511 318,694,646 509,189,794 -83,984,865 -20.86 190,495,148 59.77

Nhìn vào bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giaiđoạn 2015-2015 ta thấy được tình hình lợi nhuận qua các năm và ảnh hưởng của cácnhân tố đến lợi nhuận của Công ty.

Lợi nhuận của Công ty được cấu thành từ 2 bộ phận chính: Lợi nhuận thuần từhoạt động kinh doanh và lợi nhuận khác Do hoạt động kinh doanh là hoạt động chínhcủa Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông nên lợi nhuận thuần từ hoạt độngsản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lợi nhuận

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2014 là 442,859,940 đồng, giảm116,196,925 đồng tương ứng giảm 20.78% so với năm 2015 Ta có thể thấy đây là 1 tỷ

lệ giảm đáng kể Nguyên nhân do doanh thu năm 2014 giảm khá nhiều, vào khoảnghơn 2 tỷ đồng Như vậy, nguyên nhân chính làm giảm lợi nhuận trong năm 2014 là dodoanh thu giảm, có thể do thị trường biến động, công ty đã mất đi một lượng kháchhàng tiêu thụ sản phẩm của mình Tuy nhiên, sang năm 2015, ta thấy lợi nhuận thuần

từ hoạt động kinh doanh của Công ty tăng đáng kể so với năm 2014, tỷ lệ tăng là59.94% Ở năm 2015, doanh thu nhiều, làm cho lợi nhuận tăng, trong khi chi phí củacông ty tăng ít Ta thấy năm 2015 là một năm kinh doanh thuận lợi của công ty, trước

sự sụt giảm doanh thu vào năm 2014, công ty đã có những biện pháp hiệu quả về kếhoạch marketing, kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm Biến động của 2

bộ phận lợi nhuận, đã gây tăng giảm chỉ tiêu tổng lợi nhuận kế toán trước thuế củacông ty qua các năm Cụ thể: Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2014 là318,6994,646 đồng, giảm 83,984,865 đồng, tương ứng giảm 20.86% so với năm 2010.Còn năm 2015, tổng lợi nhuận kế toán trước thuế của công ty tăng 190,495,148 đồng,tương ứng tăng 59.77%

Như vậy, qua 3 năm, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Vănphòng phẩm Viễn Đông có những biến động nhất định do ảnh hưởng nhiều của thịtrường sản phẩm Nếu Công ty vẫn tiếp tục phát huy được những cải cách trong việcphát triển sản phẩm, mở rộng mạng lưới kinh doanh và tiết kiệm chi phí thì hiệu quảhoạt động kinh doanh là rất cao

Biểu 1.2: Một số chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán

(Nguồn Bảng cân đối kế toán năm 2010, 2011, 2012)

Cơ cấu tài sản và nguồn vốn tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông:

Về cơ cấu tài sản:

Năm 2015:

Tài sản ngắn hạn chiếm 60.11% trên tổng số Tài sản

Tài sản dài hạn chiếm 39.89% trên tổng số Tài sản

Như vậy về cơ cấu tài sản năm 2015 của Công ty Cổ phần Văn phòng phẩmViễn Đông, thì tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn hơn tài sản dài hạn

Tương tự ở các năm 2014 và 2015, tài sản ngắn hạn cũng chiếm tỷ trọng lớnhơn trên tổng số tài sản

Ta thấy Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông là doanh nghiệp thươngmại nên cơ cấu tài sản như trên là hợp lý

Về cơ cấu nguồn vốn:

Năm 2015:

Nợ phải trả chiếm 26.34% trên tổng Nguồn vốn

Vốn chủ sở hữu chiếm 73.66% trên tổng Nguồn vốn

Năm 2014, 2015, Nợ phải trả cũng chiếm tỷ trọng nhiều hơn Vốn chủ sở hữu

Cơ cấu Nguồn vốn như trên cho thấy Công ty kinh doanh chủ yếu bằng Vốnchủ sở hữu, khả năng độc lập, tự chủ về tài chính cao

1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

1.2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Viễn Đông

1.2.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty

1.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng kế toán

Mỗi vị trí trong bộ máy kế toán lại nắm giữ những vai trò khác nhau

 Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

 Có ý kiến bằng văn bản với Tổng giám đốc về việc tuyển dụng, thuyênchuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ

 Yêu cầu các bộ phận liên quan trong Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời tàiliệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của Kế toán trưởng

 Báo cáo bằng văn bản cho Tổng giám đốc khi phát hiện các vi phạm phátluật về tài chính, kế toán trong Công ty

Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp tại công ty đảm nhận hầu hết các phần

hành kế toán: kế toán tiền mặt, TGNH, tiền lương, tài sản cố định

 Hạch toán thu nhập, chi phí, tiền lương, khấu hao, TSCĐ, nghiệp vụ khác,thuế GTGT và báo cáo thuế

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán hàng hóaThủ quỹ

 Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổnghợp.

 Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh

 Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp

 Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết

 Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán

 Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở

 Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo

 Thống kê, tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu

 Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán,thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng kế toán

 Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định

Kế toán hàng hóa: (kiêm kế toán công nợ)

Kế toán mua hàng:

 Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua hàng

về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua và thời điểmmua hàng Cùng thủ kho đối chiếu hàng nhận giữa thực tế với hóa đơn Nếu có thiếusót, sẽ lập biên bản và thông báo cho các bên liên quan

 Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theotừng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, tìnhhình thanh toán với nhà cung cấp

Kế toán bán hàng:

 Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơnbán dịch vụ

 Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra

 Theo dõi bán hàng theo chi nhánh, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợpđồng

 Tính thuế GTGT của hàng hóa bán ra

 Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng

Thủ kho:

 Xuất, nhập hàng hóa theo yêu cầu của ban giám đốc hoặc người được ủyquyền

 Nhập số liệu hàng hóa xuất, nhập vào thẻ kho đầy đủ.

 Thường xuyên kiểm tra hàng tuần hệ thống phòng cháy chữa cháy, điện cókhả năng cháy nổ, đảm bảo an toàn cho kho hàng

 Sắp xếp hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc lấy hàng và bảo quản hànghóa

 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập kho, lập các biên bản cầnthiết nếu hàng hóa thiếu hoặc chất lượng không đảm bảo

 Nhập hàng hóa xuất nhập vào thẻ kho trong ngày

 Nộp phiếu xuất kho vào đầu giờ làm việc của ngày tiếp theo

 Hàng tuần tiến hành đối chiếu với cán bộ kế toán về lượng xuất nhập hàngtrong tuần, có chữ ký xác nhận 2 bên trên thẻ kho

 Không làm mất mát, hư hỏng hàng hóa trong kho

Thủ quỹ:

 Quản lý, bảo quản toàn bộ lượng tiền mặt của công ty

 Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi (theo quy định của công ty) thủ quỹ thu tiền

và chi tiền Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanh chóng, kịp thời

 Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két

 Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng

 Phát lương cho cán bộ công nhân viên

 Thủ quỹ có quan hệ kiểm tra đối chiếu với kế toán tiền mặt

1.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của công ty cổ phần văn phòng phẩm Viễn Đông

1.2.2.1 Tổ chức luân chuyển chứng từ và hình thức kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty:

 Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

 Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Tổnggiám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

 Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

 Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

 Chứng từ kế toán của Công ty thực hiện theo đúng nội dung, phương pháplập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CPngày 31/5/2004 của chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ

kế toán và các quy định trong chế độ chứng từ theo thông tư 200 của Bộ Tài Chính Hệthống biểu mẫu chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông:

 Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, các chứng

từ liên quan đến Ngân hàng như Giấy báo Nợ, Giấy báo Có…

 Chỉ tiêu tiền lương: Bảng chấm công, giấy đi đường, giấy đề nghị thanh toán,

bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng…

 Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm

vận chuyển nội bộ…

 Chỉ tiêu TSCĐ: Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản thanh lý

TSCĐ, thẻ TSCĐ…

 Chỉ tiêu bán hàng: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, …

 Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đềuphải tập trung vào bộ phận kế toán của công ty Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng

từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mớidùng nhứng chứng từ đó ghi sổ kế toán

1.2.2.2 Chế độ chính sách kế toán áp dụng tại công ty

 Chế độ kế toán: Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông áp dụng chế

độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014của Bộ Tài Chính

 Kỳ kế toán năm

 Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán: đồng Việt Nam.

 Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ.

 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc.

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.

 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng.

 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: theo chuẩn mực 14

1.2.2.3 Hệ thống tài khoản sử dụng

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo TT 200/2014/TT-BTC của BộTài Chính

Biểu 1.3: Danh mục tài khoản kế toán

1121 Tiền Việt Nam

11211 Tiền Việt Nam Ngân hàng

Techcombank Thăng Long

11212 Tiền Việt Nam Ngân hàng MB Điện

1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng

LOẠI 2: TÀI SẢN DÀI HẠN

333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà

nước

3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp

33311 Thuế GTGT đầu ra

33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3333 Thuế xuất, nhập khẩu

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

3335 Thuế thu nhập cá nhân

3336 Thuế tài nguyên

3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất

3338 Các loại thuế khác

3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp

khác

334 Phải trả người lao động

3341 Phải trả công nhân viên

3348 Phải trả người lao động khác

335 Chi phí phải trả

338 Phải trả, phải nộp khác

3381 Tài sản thừa chờ giải quyết

3382 Kinh phí công đoàn

3383 Bảo hiểm xã hội

3531 Quỹ khen thưởng

411 Nguồn vốn kinh doanh

4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu

4112 Thặng dư vốn cổ phần

415 Quỹ dự phòng tài chính

421 Lợi nhuận chưa phân phối

4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

LOẠI 5: DOANH THU

511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ

5111 Doanh thu bán hàng hóa

5118 Doanh thu khác

515 Doanh thu hoạt động tài chính

521 Chiết khấu thương mại

821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành

8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại

LOẠI 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

Hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp của Công ty được mã hóa trên phần mềm

kế toán theo mã hàng hóa, mã khách hàng, mã nhà cung cấp Như vậy TK 156, TK

131, TK 331 được chi tiết dựa trên các mã đó

1.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo

Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập tuân thủ theo thông tư200/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính Báo cáo tài chính của Công ty được lập vàocuối niên độ kế toán và nộp cho cơ quan thuế, cơ quan nhà nước đúng thời gian quyđịnh

Kỳ lập báo cáo tài chính: năm

Nơi nộp báo cáo tài chính: Chi cục Thuế Quận Ba Đình

Hệ thống báo cáo tài chính tại Công ty:

 Bảng cân đối kế toán

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

 Bảng thuyết minh báo cáo tài chính

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Một số báo cáo kế toán do Công ty quy định:

 Báo cáo chi tiết doanh thu theo mặt hàng

 Báo cáo chi tiết tạm ứng

 Báo cáo quỹ lương

 Báo cáo tăng giảm nguồn vốn

 Báo cáo tăng giảm quỹ của Công ty

Công tác kế toán quản trị tại công ty chưa được chú trọng

1.2.2.5 Phần mềm kế toán

Hiện nay, Công ty dùng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Kế toán của công

ty thực hiện công việc trên máy tính thông qua phần mềm kế toán EFFECT

Biểu 1.4: Danh mục sổ kế toán

2 Sổ chi tiết quỹ tiền mặt

3 Sổ tiền gửi ngân hàng

4 Thẻ kho

5 Sổ chi tiết dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

6 Bảng tổng hợp chi tiết dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

7 Thẻ TSCĐ

8 Sổ chi tiết TSCĐ

9 Sổ chi tiết thanh toán với người mua

10 Sổ chi tiết thanh toán với người bán

11 Sổ chi tiết tiền vay

12 Sổ chi tiết bán hàng

13 Sổ chi tiết các tài khoản

14 Sổ chi phí kinh doanh

15 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh

16 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Ghi cuối kỳQuan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc

Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ,hợp lý, kế toán nhập dữ liệu vào máy, chương trình tự động thực hiện vào sổ Nhật kýchung, sổ kế toán chi tiết Cuối tháng, chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo,biểu tổng hợp, lập các bút toán, kết chuyển, phân bổ, chương trình kế toán tự độngchuyển số liệu từ sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển sốliệu từ sổ Nhật ký chung vào Sổ cái tài khoản rồi vào Bảng cân đối số phát sinh Đồngthời, cuối kỳ, kế toán tổng hợp phải đối chiếu số liệu trên Sổ cái với Sổ theo dõi của kếtoán chi tiết.

Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh là căn cứ đểlập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác

Giao diện phần mềm kế toán như sau:

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG 2.1 Kế toán doanh thu tài chính

 Quy trình luân chuyển chứng từ:

Khi nhận giấy báo nợ báo có ngân hàng kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chungNgày 01/1/2015ngân hàng Quân Đội thu lãi vay khế ước vay số H5980/1 ngày27/11/09 số tiền 15.617.250 đ

Biểu 2.1: Giấy báo nợ

Ngan hang A Chau GIAY BAO NO

Chi nhanh: ACB–CN Kim Mã Ngay29/01/2015 Ma GDV:

Ma KH: 44048

So GD: 15

Kinh goi: Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Ma so thue: 0400542857

Hom nay, chung toi xin bao da ghi NO tai khoan cua quy khach hang voi noi dung sau:

So tai khoan ghi NO: 67068339

So tien bang so: 15.617.250

So tien bang chu: BAY TRIEU BAY TRAM NGHIN DONG CHAN

Noi dung: thu lãi vay khế ước vay số H5980/1 ngày 27/11/09

Giao dich vien Kiem soat

Nhận giấy báo nợ kế toán hạch toán giảm tiền vay và ghi sổ nhật ký chung

2.1.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu được thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Hàng ngày, khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ vào hóa đơnGTGT nhập số liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm kế toán tự động xử lý dữ liệu vàlên sổ chi tiết doanh thu theo dõi từng sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng Mỗi hóađơn được thể hiện 1 dòng trên sổ cái TK 635

Trích mẫu sổ cái TK 635:

Chứng từ:

Giây báo nợGiấy báo cóHợp đồng va

Sổ nhật ký chung

Sổ cái TK 635

Biểu 2.2: Sổ cái TK 635

Đơn vị: CÔNG TY TNHH TM KIM TÍN

Địa chỉ: 69 - Nguyễn Thi - Phường P13 - Q 5 -

TP.HCM

Mẫu số: S03b-DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/3/2009 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI Tháng 1 Năm 2015 Tên TK: 635

TK ĐƯ

Số tiền

Số hiệu

Ngày tháng

Số trang

Số TT dò ng

- Số dư đầu năm

Số phát sinh trong tháng

…………

01/1/2015

DAB-004 01/1/2015

Trả lãi vay ngắn hạn KUV:

LD31500125

31/1/2015 TH001 31/1/2015

K/C chi phí tài chính (635 ->

911)

………

2.943.848.700 2.943.848.700

- Sổ này có…… trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……

Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng

 Quy trình luân chuyển chứng từ:

Công ty sử dụng mẫu hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT Hóa đơn được lập thành 3liên:

Liên 01 lưu tại gốc

Liên 02 giao cho khách hàng

Liên 03 lưu nội bộ

Hóa đơn GTGT được lập ngay khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng Từ đơnhàng mà khách hàng đã yêu cầu, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT theo đúng quyđịnh, ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn Nếu số lượng hàng hóa mua nhiều, kế toántiến hành lập bảng kê kèm theo hóa đơn cho số hàng hóa bán ra, rồi ghi vào hóa đơn(kèm theo bảng kê) Hóa đơn GTGT lập xong sẽ giao cho khách hàng liên 02, liên 03dùng ghi sổ kế toán

Với những trường hợp bán lẻ hàng hóa dưới 200.000 đồng:

Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn thì kế toán bán hàng vẫn lập hóa đơnGTGT như bình thường

Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn, kế toán bán hàng lập bảng kê bán lẻhàng hóa dịch vụ Cuối mỗi ngày, kế toán lập hóa đơn GTGT theo số liệu của bảng kêbán lẻ, phần họ tên người mua hàng ghi: “Bán lẻ không giao hóa đơn”

 Một số chứng từ mà Công ty sử dụng trong hạch toán doanh thu:

Ví dụ: Ngày 18 tháng 01 năm 2015 Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm ViễnĐông có nhận được đơn hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai Trí.Yêu cầu mua hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Khai Trí bao gồmcác mặt hàng như sau:

- 02 chiếc Máy hủy tài liệu SD 9600

- 08 chiếc Máy hủy tài liệu SD 9251

Đơn hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch Khai Trí được lập như sau:

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Địa chỉ: Tầng 2, Tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 04.3537.6009 Mã số thuế: 0101611196

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai Trí

Địa chỉ: Số 38, ngách 1, ngõ 129, Nguyễn Trãi, Thượng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội

vị tính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

1 Máy hủy tài liệu SD 9600 Chiếc 02 2.511.600 5.023.200

2 Máy hủy tài liệu SD 9251 Chiếc 08 2.397.500 19.180.000

Thời hạn thanh toán: 28/01/2015

Địa điểm giao hàng: Tại địa chỉ bên mua

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

Ngày 18 tháng 01 năm 2015

Xác nhận bên mua hàng Người lập Xác nhận bên bán hàng

Từ đơn hàng được lập, viết hóa đơn GTGT cho khách hàng:

Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT

VIENDONG STATIONERY

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Nội bộ

Ngày 18 tháng 01 năm 2015

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: VD/11P Số: 0001418

Đơn vị bán hàng (Sales): CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM VIỄN ĐÔNG

Địa chỉ (Address): Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 phố Kim Mã, P.Kim Mã, Q.Ba Đình, TP.Hà Nội

Mã số thuế (Tax code): 0101611196

Số tài khoản (Acc):

Điện thoại (Tel): 84.4.3537.6009 – Fax: 84.4.3851.5822 – Web: www.vds.com.vn

Họ tên người mua hàng (Buyer’s name):

Tên đơn vị (Company’s name): Công ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Khai Trí

Địa chỉ (Address): Số 38, ngách 1, ngõ 129 Nguyễn Trãi, Thượng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội

Mã số thuế (Tax code): 0104393147 Hình thức thanh toán (Payment method): Chuyển khoản

Số tài khoản (Acc):

STT

(No.) Tên hàng hóa dịch vụ(Description) Đơn vị tính(Unit) (Quantity)Số lượng (Unit Price)Đơn giá Thành tiền (Amount)

1 Máy hủy tài liệu SD 9600 Chiếc 02 2.511.600 5.023.200

2 Máy hủy tài liệu SD 9251 Chiếc 08 2.397.500 19.180.000

Cộng tiền hàng (Total amount): 24.203.200 Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT amount): 2.420.320

Tổng cộng tiền thanh toán (Total payment): 26.623.520 Viết bằng chữ (Amount in words): Hai sáu triệu, sáu trăm hai ba ngàn, năm trăm hai mươi đồng./

Người mua hàng (Buyer)

Ký, họ tên (Signature, full name) Ký, họ tên (Signature full name)Người bán hàng (Seller) Ký, đóng dấu (Signature, Stamp)Thủ trưởng đơn vị (Director)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

2.2.2 Kế toán chi tiết doanh thu

Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu được thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Hàng ngày, khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ vào hóa đơnGTGT nhập số liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm kế toán tự động xử lý dữ liệu vàlên sổ chi tiết doanh thu theo dõi từng sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng Mỗi hóađơn được thể hiện 1 dòng trên sổ chi tiết doanh thu Các sổ chi tiết doanh thu sẽ được

in ra khi có yêu cầu Cuối tháng, số liệu trên từng sổ chi tiết doanh thu được tổng hợptrên báo cáo bán hàng Số tiền tổng cộng trên báo cáo bán hàng dùng đối chiếu với sổcái TK 5111

Chứng từ:

Đơn đặt hàngHóa đơn GTGTBảng kê bán lẻ hàng hóa dịch

vụ trực tiếp cho người tiêu dùng

Sổ chi tiết doanh thu

Báo cáo bán hàng

Trích mẫu sổ chi tiết doanh thu:

Biểu 2.5: Trích sổ chi tiết doanh thu Máy hủy tài liệu SD 9600

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà

Nội

Mẫu số S02c1-DN (Ban hành kèm theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

Biểu 2.6: Trích sổ chi tiết doanh thu Máy hủy tài liệu SD 9251

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình,

Hà Nội

Mẫu số S02c1-DN (Ban hành kèm theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT

Tài khoản: 5111-Doanh thu bán hàng hóaTên sản phẩm: Máy hủy tài liệu SD 9251

Từ ngày 01/01/2015 đến 31/01/2015

Biểu 2.7: Trích báo cáo bán hàng

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình,

Hà Nội

Mẫu số S02c1-DN (Ban hành kèm theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Báo cáo bán hàng trên dùng đối chiếu với Sổ cái TK 5111 (Xem Biểu 2.7:

Trích sổ cái TK 5111-Doanh thu bán hàng hóa).

2.2.3 Kế toán tổng hợp doanh thu

Trình tự ghi sổ tổng hợp doanh thu được thể hiện qua sơ đồ:

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp doanh thu

SVTH: Nguyễn Diệu Linh

21

Chứng từ:

Đơn đặt hàngHóa đơn GTGTBảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng

Nhật ký chung

Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Viễn Đông

Tầng 2, tòa nhà Thành Đông, 134 Kim Mã, Ba Đình, Hà

Nội

Mẫu số S02c1-DN (Ban hành kèm theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

632 3.471.120

01/13-0016 18/01/2015 …[Giá vốn tự động] Xuất bán

Khai Trí-HĐ1418-02ch SD9600

01/13-0016 18/01/2015 Xuất bán Khai

Trí-HĐ1418-08ch SD9251 131 19.180.00001/13-0016 18/01/2015 Xuất bán Khai Trí-HĐ1418-

08ch SD9251

5111 19.180.000

01/13-0016 18/01/2015 …[Giá vốn tự động] Xuất bán

Khai Trí-HĐ1418-08ch SD9251

632 13.548.160

01/13-0016 18/01/2015 …[Giá vốn tự động] Xuất bán

Khai Trí-HĐ1418-08ch 156 13.548.160