Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH SX – TM – DV long phan

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác giao nhận trong buôn bán Quốc tế, cùng với kiến thức đã được học ở trường kết hợp với thời gian tiếp xúc, tìm hiểu tại Công ty TNHH SX – TM – D

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH

GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ

LONG PHAN

Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn : GS.TS Võ Thanh Thu Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Diễm MSSV: 1211140253 Lớp: 12DQN02

TP Hồ Chí Minh, 2016

LỜI CAM ĐOAN ––––––––––

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại công ty TNHH SX – TM –

DV Long Phan, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

LỜI CẢM ƠN ––––––––––

Trong thời gian thực tập, tôi đã có nhiều cơ hội để tìm hiểu rõ hơn một số vấn đề thực tế liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty và quy trình xuất nhập khẩu Điều đó làm cho kiến thức của bản thân dần được củng cố và hoàn thiện hơn trên nền tảng kiến thức lý thuyết được học tại trường, là tiền đề cho quá trình học tập lâu dài, nghiên cứu và làm việc sau này

Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy Cô khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh, đặc biệt cảm ơn cô Võ Thanh Thu đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình làm luận văn

Xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, các cô chú và anh chị trong Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Long Phan, đặc biệt cảm ơn chị Lê Thị Thu Hường đã tận tình chỉ dẫn và cung cấp những kiến thức, thông tin hữu ích tạo điều kiện để luận văn được hoàn thành tốt

Do vốn kiến thức và khả năng có hạn nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong luận văn Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô và quý Công ty

Cuối cùng xin gửi đến quý Thầy Cô, các cô chú, anh chị trong Công ty những lời chúc tốt đẹp nhất trong cuộc sống và trong công việc

Xin chân thành cảm ơn!

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : ………

MSSV : ………

Khoá : ………

1 Thời gian thực tập ………

………

2 Bộ phận thực tập ………

………

3 Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ………

………

………

………

4 Kết quả thực tập theo đề tài ………

………

………

5 Nhận xét chung ………

………

………

………

Đơn vị thực tập

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : ………

MSSV : ………

Khoá : ………

Giảng viên hướng dẫn

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 4

1.1.Cơ sở lý luận 4

1.1.1 Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận 4

1.1.2 Khái niệm người giao nhận 4

1.1.3 Phân loại giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 5

1.1.4 Vai trò của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 5

1.1.5 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận 7

1.1.6 Các chứng từ liên quan đến giao nhận 9

1.1.7 Ý nghĩa của nghiệp vụ giao nhận 12

1.2.Cơ sở pháp lý và nguyên tắc của quy trình giao nhận vận tải 13

1.2.1 Cơ sở pháp lý 13

1.2.2 Nguyên tắc 13

1.3.Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đườ ng biển 14

1.3.1 Chuẩn bị để nhận hàng 14

1.3.2 Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải 15

1.3.3 Lập các chứng từ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng 16

1.3.4 Giao hàng về kho cho khách hàng 17

1.3.5 Thanh lý 17

1.4.Tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Tp.HCM 17

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ LONG PHAN 19

2.1.Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan 19

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19

2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 20

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức 20

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2013 – 2015 22

2.1.5 Thuận lợi, khó khăn của công ty 24

2.1.6 Định hướng phát triển của công ty 25

2.2.Thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty

26

2.2.1 Sơ đồ quy trình 26

2.2.2 Diễn giải quy trình 27

2.3.Đánh giá chung 37

2.3.1 Ưu điểm 37

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 38

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN 42

3.1.Giảm giá dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng 42

3.1.1 Cơ sở đề xuất 42

3.1.2 Điều kiện của giải pháp 43

3.1.3 Kết quả đạt được 45

3.2.Khắc phục những sai sót, chậm trễ trong việc tiếp nhận chứng từ, hoàn thiện khâu chứng từ của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu 45

3.2.1 Cơ sở đề xuất 45

3.2.2 Điều kiện của giải pháp 45

3.2.3 Kết quả đạt được 48

3.3.Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ kho Hải quan về giao tại kho khách hàng 48

3.3.1 Cơ sở đề xuất 48

3.3.2 Điều kiện của giải pháp 49

3.3.3 Kết quả đạt được 51

3.4.Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận tại công ty 52

3.4.1 Cơ sở đề xuất 52

3.4.2 Điều kiện của giải pháp 52

3.4.3 Kết quả đạt được 54

KẾT LUẬN 55

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

PHỤ LỤC 57

B/L Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

EIR Phiếu giao nhận container (Equipment Interchange

Receip) ICD Điểm thông quan nội địa (Inland Container Depot)

Tp.HCM Thành phố Hồ Chí Minh

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

MTV ĐT – TM Một thành viên Đầu tư – Thương mại

SX – TM – DV Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ

VIFFAS Hiêp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (Vietnam

Freight Forwarders Association) VNACCS Hệ thống thông quan hàng hóa tự động (Vietnam

Automated Cargo And Port Consolidated System)

2 Bảng 2.2: Tình hình doanh thu, lợi nhuận của Công ty

3 Bảng 2.3: Mức giá cước dịch vụ của Công ty Long Phan

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ

1 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức hành chính Công ty TNHH SX – TM

2 Biểu đồ 2.1: Cơ cấu lợi nhuận theo từng dịch vụ kinh doanh

3 Sơ đồ 2.2: Quy trình tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng nhập

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài

Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan thì tính đến hết tháng 12 năm

2015, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa cả nước đạt 327,76 tỷ USD, tăng 10% so với năm 2014, trong đó xuất hàng hóa đạt 162,11 tỷ USD, tăng 7,9% so với cùng kỳ năm trước và nhập khẩu hàng hóa là 165,65 tỷ USD, tăng 12% so với cùng

kỳ năm trước Như vậy, so với năm đầu tiên thực hiện kế hoạch 5 năm, kim ngạch xuất nhập khẩu đã tăng hơn 124 tỷ USD (từ 203,7 tỷ năm 2011 lên 327,76 tỷ USD năm 2015) Những con số trên đã nói lên vị trí quan trọng của lĩnh vực xuất nhập khẩu trong nền kinh tế nước ta ngày nay

Hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng được đẩy mạnh thì quá trình vận tải giao nhận càng trở nên quan trọng, bởi hoạt động ngoại thương chỉ có thể diễn ra khi hàng hoá được vận chuyển từ nước này sang nước khác, và thực hiện công tác giao nhận hàng hoá vận chuyển đó Nhờ có hoạt động vận tải giao nhận hàng hoá

mà sản phẩm được đưa đến tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng hơn Việc giao nhận hàng hoá càng được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu phát triển

Trong xu thế hội nhập và phát triển không ngừng đó, Công ty TNHH SX –

TM – DV Long Phan đã ra đời Là một công ty còn non trẻ trong ngành giao nhận nhưng cùng với sự cố gắng học hỏi liên tục của tập thể nhân viên trong công ty, uy tín của công ty đã tăng lên không ngừng, góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nước, giải quyết việc làm và nâng cao đời sống cho người lao động Dù vậy công ty vẫn đang đứng trước rất nhiều khó khăn, thách thức khi phải đối mặt với sự cạnh tranh của nhiều công ty lớn nhỏ trong lĩnh vực giao nhận, dày dặn kinh nghiệm hơn

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác giao nhận trong buôn bán Quốc

tế, cùng với kiến thức đã được học ở trường kết hợp với thời gian tiếp xúc, tìm hiểu

tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan tôi quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đườn biển tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan” nhằm đưa ra các quan

điểm, đề xuất, đánh giá giúp Công ty có một góc nhìn mới về quy trình giao nhận hàng hóa hiện tại tại Công ty, từ đó hoàn thiện hơn nữa hoạt động kinh doanh giao

nhận của mình Ngoài ra đây cũng là cơ hội để bản thân tôi cũng cố lại những kiến thức đã tích góp được trong suốt thời gian bốn năm học tại trường và cũng là bước đệm cơ bản cho quá trình học tập, làm việc ở tương lai trong một môi trường mang tính chuyên nghiệp hơn nữa

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn được thực hiện với mục đích tìm hiểu về thực trạng hoạt động kinh doanh tại CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Các hoạt động trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN

+ Về thời gian: từ năm 2013 – 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp sau:

Thu thập số liệu thứ cấp: những tài liệu có liên quan từ các phòng ban của công ty như: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng hành chính tổng hợp, phòng tài chính kế toán , một số tài liệu từ sách của thư viện trường và internet

Thu thập số liệu sơ cấp: trao đổi và hỏi ý kiến của những cán bộ có trình độ kinh nghiệm lâu năm tại công ty và một số anh chị làm trong ngành

Ngoài ra, luận văn cũng sử dụng phối hợp các phương pháp khác, đó là phương pháp định tính, phương pháp so sánh

5 Kết cấu của đề tài

Kết cấu đề tài gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: trình bày tóm tắt nhứng lý thuyết cơ bản có liên quan đến đề tài nghiên cứu về người giao nhận, nghiệp vụ giao nhận, phân loại, vai trò, quyền và nghĩa vụ của

người giao nhận, cơ sở pháp lý và nguyên tắc của một quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển nói chung, sơ lược về tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trên địa bàn Tp.HCM hiện nay

Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thương mại dịch vụ Long Phan: ở chương này sẽ giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan, tình hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần nhất, những thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của Công ty, sau đó sẽ trình bày thực trạng các khâu trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty từ đó đưa ra những ưu điểm và cả những hạn chế tồn tại trong quy trình

Chương 3: Một số giải pháp để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thương mại dịch vụ Long Phan: từ những hạn chế còn tồn tại trong quy trình nêu trên, ở chương

3 sẽ đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế đó, từ đó hoàn thiện quy trình giao nhận và giúp Công ty phát triển tốt hơn trong thời gian tới

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1.Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận

Đặc điểm nổi bật của mậu dịch quốc tế là người bán và người mua thường

ở cách xa nhau Việc di chuyển hàng hóa này là do người vận tải đảm nhận Đây

là khâu nghiệp vụ rất quan trọng, thiếu nó thì coi như hợp đồng mua bán không thể thực hiện được Để cho quá trình vận tải được Bắt đầu – Tiếp tục – Kết thúc, tức là hàng hóa đến tay người mua, ta cần phải thực hiện một loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến… Tất cả các công

việc này được gọi chung là “Nghiệp vụ giao nhận – Forwarding”

Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn

đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá

Theo Luật Thương Mại Việt Nam thì dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành

vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy

tờ, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa

từ nơi gửi (người gửi hàng) đến nơi nhận (người nhận hàng) một cách an toàn

1.1.2 Khái niệm người giao nhận

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là “Người giao nhận – Forwarder – Freight Forwarder – Forwarding Agent” có trách nhiệm nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của

người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Người giao nhận hàng hóa nhập khẩu có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác có đăng kí kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

1.1.3 Phân loại giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

 Căn cứ vào phạm vi hoạt động: được chia thành 2 loại

- Giao nhận quốc tế: Đó là hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa khi những hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ngoài lãnh thổ đất nước

- Giao nhận nội địa: Đó là hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa khi các hoạt động của doanh nghiệp chỉ diễn ra trong phạm vi lãnh thổ của đất nước

 Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh

- Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến

- Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạtđộng như xếp, dỡ, bảo quản, vận chuyển…

 Căn cứ vào tính chất giao nhận

- Giao nhận riêng: Là hoạt động do người nhập khẩu tự tổ chức tất cả các khâu trong quá trình giao nhận, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (giao nhận dịch vụ)

- Giao nhận chuyên nghiệp: Là hoạt động giao nhận của các tổ chức công

ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp (Freight Forwarding) theo

sự ủy thác của khách hàng (dịch vụ giao nhận)

1.1.4 Vai trò của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

 Đối với nền kinh tế thế giới

Trong xu thế thương mại toàn cầu hóa cùng với sự phát triển của nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, ngày nay giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển ngày càng giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển góp phần thúc đẩy thương mại hóa toàn cầu Nhờ có hoạt động giao nhận này mà hàng hóa được

vận chuyển, trao đổi giữa nước này với nước khác một cách đảm bảo và an toàn Thúc đẩy việc kinh doanh, buôn bán giữa các quốc gia, và làm cho hoạt động thương mại thế giới trở nên sôi động hơn

Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển giúp hàng hóa được lưu thông rộng rãi giữa các nước trong khu vực và trên thế giới, vượt qua các rào cản mậu dịch và phi mậu dịch, góp phần vào việc trao đổi giao lưu thương mại trên phạm vi quốc tế Đồng thời, thúc đẩy đầu tư phát triển kinh tế ở các quốc gia đang

và chậm phát triển để bắt kịp với tốc độ phát triển của nền kinh tế thế giới

 Đối với mỗi quốc gia

Hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển giữ vai trò quan trọng, hỗ trợ cho sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia Nó góp phần vào việc phân bổ các ngành sản xuất một cách hợp lý, đa dạng hóa các ngành hàng sản xuất, đẩy mạnh dịch vụ vận tải biển và các dịch vụ có liên quan, đảm bảo sự tăng trưởng cân đối của toàn bộ nền kinh tế quốc dân

Giao nhận hàng hóa nhập khẩu làm cầu nối trung gian giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu, góp phần cung cấp những hàng hóa còn thiếu để tiêu thụ trong nước hoặc tái chế hoặc sản xuất thành phẩm… mang lại nguồn ngoại tệ dồi dào nhằm thu về lợi nhuận, cải thiện cơ cấu ngành và phát triển kinh tế đất nước

 Đối với doanh nghiệp nhập khẩu

Hoạt động giao nhận góp phần giải quyết những vấn đề nảy sinh từ sự phân công lao động quốc tế do quá trình toàn cầu hóa tạo ra, góp phần làm cho người kinh doanh nhập khẩu hoạt động có hiệu quả, tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm mà không cần sự tham gia hiện diện của người gửi hàng cũng như người nhận hàng

Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ giảm được đội ngũ nhân sự, giảm thiểu rủi ro

và tiết kiệm thời gian phục vụ cho việc nhập khẩu hàng hóa Hoạt động giao nhận nhập khẩu đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian quy định trong hợp đồng

và thư tín dụng Nếu hàng hóa phải chuyển tải qua một nước thứ ba thì người kinh doanh dịch vụ giao nhận sẽ đảm nhận việc gửi hàng tiếp từ tàu thứ nhất lên tàu thứ hai để đi đến cảng cuối cùng một cách an toàn và tiết kiệm cho người nhập khẩu Người nhập khẩu cũng sẽ tiết kiệm được chi phí về nhân sự, giảm chi phí lưu cont, lưu bãi, sớm đưa hàng vào sản xuất kinh doanh theo đúng kế hoạch

Bên cạnh đó, dịch vụ kinh doanh giao nhận cũng giúp các nhà nhập khẩu giảm giá thành hàng hóa nhập khẩu, giảm bớt các chi phí không cần thiết khác như: chi phí xây dựng kho, bến bãi… nhờ vào việc sử dụng kho tàng, bến bãi của người kinh doanh dịch vụ giao nhận

1.1.5 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận

a) Quyền hạn và nghĩa vụ của người làm dịch vụ giao nhận

Theo Điều 235 Luật thương mại 2005 quy định, người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa có những quyền và nghĩa vụ sau đây:

– Được hưởng thù lao dịch vụ và các khoản chi phí hợp lý khác;

– Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng;

– Sau khi ký kết hợp đồng, khi xảy ra trường hợp dẫn đến việc không thể thực hiện được toàn bộ hay một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm;

– Trường hợp hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý

Lưu ý: Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, người giao nhận phải

tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải

b) Trách nhiệm của người giao nhận

 Khi là đại lý của chủ hàng

Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng ký kết và chịu trách nhiệm về:

– Giao hàng không đúng chỉ dẫn;

– Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có chỉ dẫn;

– Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan;

– Chở hàng đến sai nơi qui định;

– Giao hàng cho người không phải là người nhận;

– Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng;

– Tái xuất mà không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế; – Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà người giao nhận đã gây ra cho người thứ ba trong hoạt động của mình

Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm

về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết

 Khi người giao nhận là người chuyên chở

Người giao nhận là người nhận ủy thác, với tư cách là một bên ký hợp đồng độc lập đảm nhận trách nhiệm với danh nghĩa của mình thực hiện các dịch vụ do khách hàng yêu cầu, do vậy:

– Người giao nhận phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà người giao nhận thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi thiếu sót của mình;

– Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải qui định Người giao nhận thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà người giao nhận cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng;

– Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp người giao nhận tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp người giao nhận, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhiệm trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở – contracting carrier)

Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:

– Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng ủy thác;

– Khách hàng đóng gói và ghi mã hiệu không phù hợp (căn cứ vào đặc điểm tập quán của hàng hóa mà chọn hình thức đóng gói phù hợp);

– Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa (nội tỳ thuộc về hàng hóa, những

1.1.6 Các chứng từ liên quan đến giao nhận

Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế (còn gọi là hợp đồng ngoại thương) về bản chất là sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua; còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng và nhận hàng

Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển mà người chuyên chở hàng hóa hay đại diện của họ ký phát cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp

Theo thông lệ quốc tế, vận đơn có chức năng chủ yếu là:

– Làm bằng chứng xác nhận cho hợp đồng chuyên chở đường biển;

– Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở; – Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hóa có thể chuyển từ người gửi hàng sang người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn Hoá đơn nói rõ tên hàng, quy cách, số lượng, trọng lượng, đặc điểm hàng hoá, đơn giá, tổng trị giá của hàng hoá; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng Hóa đơn là yêu cầu của người bán đòi người mua trả tiền theo tổng số tiền được ghi trên đó Vai trò chủ yếu của hóa đơn thương mại:

– Là căn cứ để thanh toán tiền hàng;

– Là cơ sở giám sát, quản lý và tính thuế nhập khẩu, phí bảo hiểm;

– Là cơ sở để đối chiếu và theo dõi thực hiện hợp đồng

Phiếu đóng gói (Packing list)

Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container) Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì Ngoài phiếu đóng gói thông thường thì còn có: Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing

list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết; Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list)

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận (ở Việt Nam thường là Phòng Thương mại và Công nghiệp hoặc Bộ Công Thương) Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch Đồng thời trong một chừng mực nhất định, nó cũng nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng đến hàng hóa

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate)

Do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hoá là thực vật, thảo mộc, hoặc có nguồn gốc thực vật (hạt giống, bông, thuốc lá…) đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại là đối tượng kiểm dịch Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch trên các cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra và xử lý về dịch bệnh – đối tượng kiểm dịch, chúng còn xuất phát từ vùng an toàn về dịch bệnh

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp

Chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantity /Weight)

Là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng của hàng hoá thực giao Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng hóa tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai và những hàng hóa tính bằng trọng lượng (kg, tấn) như: hàng nông sản (thanh long, gạo…) Giấy này có thể do công ty giám định cấp

Phiếu vận chuyển

Là chứng từ giao nhận giữa người giao nhận với người vận chuyển, giữa người vận chuyển và người nhận hàng Là chứng từ từ tàu nhập kho và căn cứ

để xác minh trách nhiệm khi có hàng hóa thừa thiếu hay chênh lệch, đổ vỡ Căn

cứ tính khối lượng vận chuyển và cơ sở để thanh toán tiền vận chuyển trả lái xe

 Giấy báo nhận hàng

Giấy báo nhận hàng có tác dụng báo cho chủ hàng biết hàng hóa của họ đã

về đến nơi và yêu cầu họ khẩn trương làm các thủ tục, giấy tờ đến đại lý hãng tàu nhận lệnh giao hàng để tổ chức việc nhận hàng

Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargies – ROROC)

Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng

số kiện hàng được giao và nhận giữa họ Sau khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu biển lên bờ, cảng phải cùng với thuyền trưởng ký kết một biên bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và nhận, biên bản này gọi là biên bản kết toán nhận hàng với tàu Chứng từ này được lập ra trên cơ sở dữ liệu của tàu và của cảng

Nó có chữ ký của đại diện phòng kho hàng bên cạnh chữ ký xác nhận của thuyền trưởng Nó cũng là một trong những căn cứ để khiếu nại hãng tàu hay người bán nước ngoài Đồng thời nó cũng là căn cứ để cảng giao nhận hàng nhập khẩu với các đơn vị đặt hàng nhập khẩu

Bảng lược khai hàng hóa (Cargo manifest)

Là bản liệt kê tóm tắt về hàng hóa được chuyên chở Được dùng để:

– Làm giấy thông báo cho người nhận hàng biết về những hàng hóa xếp

lên tàu;

– Làm chứng từ để khai báo hải quan;

– Làm cơ sở để thanh toán các chi phí có liên quan đến hàng hóa;

– Làm căn cứ để đối chiếu so sánh với B/L về chi tiết hàng hóa

Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded Cargo)

Khi hoàn thành việc dỡ hàng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy thiếu hàng, cảng căn cứ vào biên bản kết toán nhận hàng với tàu để làm biên bản thừa, thiếu hàng nhằm xác nhận việc thừa, thiếu hàng Nó có tác dụng làm chứng cứ để khiếu nại hãng tàu về trách nhiệm bảo quản của tàu đối với số lượng hàng hóa đã nhận

để chuyên chở

Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outturn Report – COR)

Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) về tình trạng hư hỏng, đổ

vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng Trong quá trình làm hàng, nếu phát hiện thấy hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, cảng và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đó của hàng hóa

Đối với người nhận hàng, chứng từ này có giá trị chứng cứ để khiếu nại hãng tàu về trách nhiệm chăm sóc hàng hóa trong quá trình chuyên chở Đối với cảng, chứng từ này có tác dụng phân ranh giới trách nhiệm về pháp lý giữa cảng với tàu trong việc bảo quản, sắp xếp hàng hóa Tuy nhiên thông thường, chỉ trong trường hợp tổn thất bên ngoài và dễ thấy, người ta mới lập được chứng từ này

1.1.7 Ý nghĩa của nghiệp vụ giao nhận

Để cho nền sản xuất xã hội phát triển một cách có hiệu quả, các nhà kinh tế học từ xưa đã đưa ra ý tưởng là chuyên môn hóa lao động Phải có mối quan hệ hợp tác với nhau thông qua các hoạt động kinh tế mà quan trọng nhất là việc di chuyển

tư bản, lao động và trao đổi hàng hóa giữa các khu vực, các quốc gia với nhau Nhờ

đó, các quốc gia có thể mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùng của mình, đồng thời nâng cao đời sống nhân dân Giao nhận là một khâu, một mắc xích quan trọng trong quá trình tái sản xuất ngành vận tải nói riêng và hoạt động xuất nhập khẩu nói chung, giúp cho việc lưu thông hàng hóa trên phạm vi toàn thế giới, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thúc đẩy việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm

Mạng lưới giao nhận ngày càng phủ khắp toàn cầu và hoạt động nhộn nhịp Các đại lý giao nhận cùng tạo một mạng lưới tương tự ở khắp các sân bay, cảng biển, các đầu mối vận tải, các thành phố, đảm nhận một khối lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu Việc ra đời các công ty giao nhận giúp cho các nhà xuất nhập khẩu đơn giản được những vấn đề mà lẽ ra họ phải thực hiện Công ty giao nhận mang tính chuyên môn hơn, do đó thời gian thực hiện công việc sẽ mau chóng hơn

1.2 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc của quy trình giao nhận vận tải

1.2.1 Cơ sở pháp lý

Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như: các quy phạm pháp luật quốc tế (các công ước về vận đơn, vận tải; công ước về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế ), các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt nam về giao nhận vận tải; các loại hợp đồng và L/C (Letter of Credit –Thư tín dụng) thì mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu

Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như:

- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế;

- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924;

- Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968);

- Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển 1978

 Nhà nước Việt Nam cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, xếp dỡ, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như:

- Bộ luật hàng hải 1990;

- Luật Hải quan;

- Luật thương mại năm 2005;

- Nghị định 140/2007/NĐ–CP ngày 05/09/2007 Quy định chi tiết Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics

1.2.2 Nguyên tắc

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:

- Việc giao nhận hàng hóa được tiến hành theo các phương thức do các bên lựa chọn, thỏa thuận trong hợp đồng trên cơ sở có lợi nhất;

- Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương thức nào thì giao hàng theo phương thức ấy;

- Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc của người được chủ hàng ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu) Chủ hàng phải tổ chức giao nhận hàng hóa đảm bảo định mức xếp dỡ của cảng;

- Nếu chủ hàng không tự giao nhận được phải ủy thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và giao nhận với chủ hàng nội địa;

- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác nhận quyền được nhận hàng và phải nhận một cách liên tục trong một thời gian nhất định khối lượng hàng hoá ghi trên chứng từ Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan ;

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu xi, chì vẫn còn nguyên vẹn và không chịu trách nhiệm về những hư hỏng, mất mát mà người nhận phát hiện ra sau khi đã ký nhận với cảng;

- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện Trường hợp chủ hàng hoặc người vận chuyển muốn đưa người và phương tiện vào cảng xếp dỡ thì phải được cảng đồng ý và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan;

- Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa lưu tại kho, bãi cảng theo đúng kỹ thuật và thích hợp với từng vận đơn, từng lô hàng Nếu phát hiện thấy tổn thất của hàng hóa đang lưu kho bãi, cảng phải báo ngay cho chủ hàng biết, đồng thời áp dụng các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, hạn chế tổn thất;

- Việc xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện trên cơ

sở hợp đồng ký kết giữa cảng và chủ hàng hoặc người vận chuyển hoặc người được

1.3.2 Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải

Làm thủ tục cho hàng nhập khẩu

- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu

- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)

Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải

- Lập bảng đăng kí hàng về bằng đường biển để giao cho cảng

- Nhận và ký thông báo hàng đến (nếu là tàu chuyến)

- Thông báo với chủ hàng nội địa thời gian giao hàng

- Xuất trình vận đơn gốc cho đại lý hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu

- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nguyên tàu hoặc nguyên container)

- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu

Đối với hàng không lưu kho, bãi cảng

Nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhận hàng,

có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì thì phải mời Hải quan áp tải

Đối với hàng lưu kho bãi cảng

- Cảng nhận hàng từ tàu

+Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm)

+Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận hàng (cán bộ giao nhận

phải cùng cảng lập)

+Đưa hàng về kho bãi cảng

- Cảng giao hàng cho người nhận

+Khi nhận được thông báo hàng đến, người nhận phải mang vận đơn bản

gốc (O.B/L), giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O), khai báo Hải quan và nộp thuế nhập khẩu

+Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

+Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing list đến văn

phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, (tại đây lưu một bảng D/O)

+Mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho

+Chuyển phiếu xuất kho đến cảng để nhận hàng, làm thủ tục Hải quan và

nộp thuế nhập khẩu (nếu có)

+Chở hàng về kho riêng của mình

Hàng nhập bằng container

Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)

- Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận mang vận đơn bản gốc (O.B/L), giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order)

- Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O

- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load)

- Phải mang O.B/L (Originalvận đơn gốc) hoặc H.B/L (House Bill of Lading - vận đơn thứ cấp) đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

- Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa chờ Hải quan kiểm tra Sau khi Hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục Hải quan”, hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng đưa về kho của chủ hàng

1.3.3 Lập các chứng từ pháp lý để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng

- Lập biên bản kiểm tra sơ bộ - Survey Record

- Biên bản hư hỏng đổ vỡ - Cargo Outturn Report (COR)

- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu - Report on receipt of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)

- Biên bản giám định - Survey Report/ Certificate of Survey

- Khi nhận hàng xong, người nhận mời Vinacontrol (nếu hàng có bảo hiểm thì mời giám định viên của bảo hiểm) tiến hành giám định toàn bộ lô hàng, mục đích

xác định rõ số lượng hàng hóa bị tổn thất cụ thể của toàn bộ lô hàng để làm cơ sở cho việc khiếu nại bồi thường Nội dung phải cụ thể chính xác và phải nêu rõ tình trạng và mức độ tổn thất Chứng từ này sẽ được cơ quan giám định cấp ngay sau khi giám định xong trong vòng không quá 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu giám định

1.3.4 Giao hàng về kho cho khách hàng

Sau khi nhận được hàng từ người vận tải, công ty giao nhận sử dụng phương tiện vận chuyển chuẩn bị trước đó để chở hàng về kho của chủ hàng theo đúng như địa chỉ được ghi trong hợp đồng dịch vụ giữa công ty giao nhận và chủ hàng

1.3.5 Thanh lý

- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận

- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn thất của hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình

1.4.Tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Tp.HCM

 Thuận lợi

- Tp.HCM có vị trí địa lý thuận lợi, có nhiều cảng biển quốc tế và sân bay quốc tế; là thành phố đi đầu trong lĩnh vực kinh tế, đứng đầu tỷ lệ kim ngạch xuất nhập khẩu của cả nước…, do đó đây là nơi có nhiều tiềm năng để khai thác loại hình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

- Thực hiện chính sách mở cửa, hướng ngoại, điều này thúc đẩy xuất nhập khẩu phát triển, thu hút đầu tư lượng hàng hóa giao nhận vận tải sẽ tăng nhanh, góp phần ổn định thị trường vận tải giao nhận hàng hóa

- Mặc dù cơ sở hạ tầng còn nhiều hạn chế nhưng vấn đề này đang được lãnh đạo thành phố quan tâm và có hướng đầu tư nâng cấp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho ngành giao nhận hàng hóa phát triển trong tương lai

- Với sự phát triển của công nghệ thông tin, internet, các doanh nghiệp giao nhận trong nước có cơ hội tiếp thu và thực hiện công nghệ giao nhận vận tải hiện đại, phạm vi hoạt động vượt qua khỏi quốc gia

- Nguồn nhân lực phục vụ trong lĩnh vực này khá phong phú, là nơi tập hợp một lượng lớn các công ty liên quan đến lĩnh vực giao nhận

Khó khăn hạn chế

- Cơ sở hạ tầng còn nhiều yếu kém, xây dụng phát triển chưa đồng bộ, chưa đáp ứng được nhu cầu giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, nhất là khi chúng

ta gia nhập TPP và AEC, lượng hàng hóa tăng nhanh, nhu cầu vận tải giao nhận hàng hóa cũng tăng mạnh theo Cụ thể đường bộ, sông, cảng biển, sân bay yếu kém, phương tiện vận chuyển, thiết bị xếp dỡ lạc hậu

- Pháp luật kinh doanh dịch vụ giao nhận chưa rõ ràng, thủ tục hải quan rườm

rà, gây cản trở các doanh nghiệp trong quá trình thông quan hàng hóa Việc quản lý kinh doanh còn lỏng lẻo do trực thuộc nhiều cơ quan quản lý khác nhau, dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh trong nội bộ ngành Các qui định chính sách giữa các ban ngành không đồng bộ

- Nguồn nhân lực ngành tuy nhiều nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu của ngành, nguồn nhân lực chưa đủ kinh nghiệm chuyên môn

- Hiệp hội giao nhận hoạt động chưa hiệu quả, chưa phát huy vai trò đích thực của một hiệp hội ngành nghề

- Điều kiện thương mại sử dụng trong hợp đồng ngoại thương: mua CIF, bán FOB gây thất thu ngoai tệ, ảnh hưởng lớn kinh doanh giao nhận xuất nhập khẩu

- Chưa có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà vận chuyển, công ty giao nhận và công

ty bảo hiểm nên dịch vụ còn rời rạc, giá thành cao

- Hoạt động giao nhận còn mang tính thời vụ phụ thuộc và hoạt động ngoại thương

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương này nêu tổng quan chung về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại các công ty giao nhận, thể hiện khái niệm, vai trò cũng như các bước cụ thể để thực hiện một quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đây là những cơ sở lý luận tổng quát để các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển có thể áp dụng và hỗ trợ cho việc kinh doanh dịch vụ giao nhận tại công ty mình Nắm rõ và vận dụng đúng đắn những định hướng trên sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty ngày càng mở rộng và phát triển, đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng và nâng cao tính cạnh tranh của công ty trên thị trường giao nhận đặc biệt tại địa bàn Tp.HCM

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – DỊCH

Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ Long Phan Tên giao dịch quốc tế: Long Phan Produce – Trading – Services Co.,Ltd

Tên viết tắt: LONG PHAN CO.,LTD

Địa chỉ: Tòa nhà Thủy Lợi số 205A Nguyễn Xí, P.26, Q.Bình Thạnh, Tp.HCM Website: http://longphanvn.com

Điện thoại: 08 54452841 – 54452842 – 54452843, Fax: 08 54452844

Email: info@longphanvn.com – quephan@longphanvn.com

Giám đốc: Phan Văn Quế

Những cột mốc quan trọng đánh dấu sự trưởng thành và phát triển của Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ Long Phan:

- Ngày 22 tháng 12 năm 2007, Công ty được thành lập tại 139 Đường Số 8, Khu phố 5, Phường Bình Hưng Hòa B, Quận Bình Tân, Tp.HCM

- Sau hơn 7 năm kể từ khi thành lập, Công ty đã 4 lần di rời trụ sở và 3 lần thay đổi giấy phép kinh doanh Hiện nay, Công ty có trụ sở khang trang tại số 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM

- Từ năm 2010, ngoài dịch vụ chính là xuất nhập khẩu Công ty đã cung cấp thêm dịch vụ cung cấp túi mềm Flexitank và dịch vụ lắp đặt, di dời nhà xưởng

- Năm 2012, Công ty tăng vốn điều lệ từ 2 tỷ VNĐ lên 4 tỷ VNĐ Hiện nay, vốn điều lệ của Công ty đã hơn 6 tỷ VNĐ

- Hiện tại, Công ty đang làm đại lý độc quyền cho 3 hãng hàng không là Kenya Airways, AirBaltic và South American Airways; Đại lý vận chuyển hàng hóa cho 2 hãng là Bangkok Airways và Fed Ex

2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động

Theo giấy Chứng Nhận đăng ký kinh doanh của Công ty, Công ty đảm nhận các chức năng cơ bản sau đây:

– Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu;

– Đại lý vận tải hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không;

– Dịch vụ khai hải quan: làm thủ tục thông quan đối với tất cả các loại hình hàng hóa xuất nhập khẩu (hàng kinh doanh, hàng viện trợ, hàng dự án, hàng triển lãm, hàng quá cảnh, hàng tạm nhập – tái xuất, hàng tạm xuất – tái nhập, hàng phi mậu dịch);

– Dịch vụ tư vấn hải quan: tư vấn về khai hải quan, tính thuế, áp mã, áp giá hải quan và các chính sách thuế có liên quan khác

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức và tình hình nhân sự

Sơ đồ 2.1 cho thấy rõ cơ cấu của Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan được tổ chức theo chức năng

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức hành chính Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan

(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan)

Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của Công ty, đại

diện cho Công ty quan hệ với các cơ quan chủ quản cấp trên, các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước Xác định chiến lược, mục tiêu đầu tư, xây dựng kế hoạch và

Bộ phận Chứng từ

Bộ phận Xuất nhập khẩu

Bộ phận Kinh doanh

lên phương án hoạt động của Công ty trong từng giai đoạn, điều hành thống nhất, giám sát chặt chẽ các hoạt động của các bộ phận trong Công ty

Phó Giám đốc: Là người phụ tá hỗ trợ cho Giám đốc, trực thuộc sự quản lí

và điều hành trực tiếp của Giám đốc Phó Giám đốc do Giám đốc bổ nhiệm và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận dưới quyền, giám sát, đôn đốc họ hoàn thành các công việc được giao một cách có hiệu quả

Bộ phận dịch vụ khách hàng: Đảm nhận việc chăm sóc khách hàng mới và

cũ một cách thường xuyên, chuyên nghiệp Liên hệ với khách hàng, thu thập, ghi nhân ý kiến và khiếu nại của khách hàng để xem xét và giải quyết Quản lý hồ sơ khách hàng, giá cả dịch vụ, cập nhật lịch tàu, tỷ giá và báo giá cho khách hàng

Bộ phận hành chính nhân sự: Phỏng vấn, tuyển dụng và chọn lọc ứng viên

cho các vị trí mà Giám Đốc yêu cầu Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chấm công, tính lương cho cán bộ nhân viên, xem xét, thực hiện chế độ thưởng, phụ cấp, đảm bảo chính sách nhân sự thực hiện phù hợp với Luật Lao động

Bộ phận kinh doanh: Đảm trách việc khai thác các nguồn hàng của các

khách hàng xuất nhập khẩu tiềm năng để nhận dịch vụ giao nhận cho họ cũng như tìm hiểu và nghiên cứu các mặt hàng mới có thể kinh doanh được, lập kế hoạch kinh doanh chi tiết trình giám đốc xem xét quyết định

Bộ phận kế toán: Là phòng giúp ban Giám đốc quản lý tài sản, nguồn vốn

của Công ty, theo dõi chặt chẽ việc thu chi, tổ chức giám sát việc thực hiện tài chính tại Công ty Phòng có chức năng tổ chức công tác kế toán hạch toán, lập kế hoạch

thu chi tài chính thống nhất với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty

Bộ phận xuất nhập khẩu: bao gồm hai bộ phận chính:

 Bộ phận chứng từ: Chuyên làm chứng từ xuất nhập khẩu, nhận booking của khách hàng và làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài Chuyên trách về việc cung cấp thông tin, báo giá cước vận chuyển và giá làm thủ tục Hải Quan đến khách hàng, làm chứng từ cho khách hàng và tư vấn cho khách hàng về các lĩnh vưc liên quan đến vận tải giao nhận

 Bộ phận giao nhận: Chịu trách nhiệm và tổ chức thực hiện tất cả các công việc liên quan đến việc giao nhận hàng hóa Đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng, cược container để đem hàng hoá về kho giao cho khách hàng Tiến hành làm tờ khai hàng hoá nhập khẩu tại cơ quan hải quan

Tình hình nhân sự

Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 30 người Tỷ lệ nhân viên trình độ đại học - cao đẳng đạt được trên 95%, điều đó cho thấy rằng Công ty rất quan tâm tới trình độ nghiệp vụ của người lao động

Bảng 2.1: Trình độ nghiệp vụ của nhân viên tại Công ty TNHH SX-TM-DV

Long Phan tính đến năm hết 2015

Đơn vị: Người

Đại học Cao đẳng Trung cấp PTTH

(Nguồn: Báo cáo bộ phận hành chính nhân sự)

Đội ngũ nhân viên của Công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, độ tuổi từ 25 đến 36 tuổi, rất năng động sáng tạo và đầy nhiệt huyết trong công việc, trình độ giao dịch tiếng Anh tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, chuyên môn vững vàng

2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2013 – 2015

Trong giai đoạn 2013 – 2015, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan tương đối ổn định và phát triển đều qua các năm

Bảng 2.2: Tình hình doanh thu, lợi nhuận của Công ty Long Phan năm 2013 – 2015

(Nguồn: Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty)

Qua quan sát bảng 2.2 ta thấy, doanh thu và lợi nhuận của Công ty tăng liên tục qua các năm Giai đoạn 2013 – 2014, xét về giá trị tuyệt đối thì doanh thu tăng thêm hơn 1,7 tỷ VNĐ, còn lợi nhuận đã tăng thêm hơn 200 triệu VNĐ Tuy nhiên,

xét về giá trị tương đối thì doanh thu chỉ tăng 19,49% trong khi đó chi phí lại tăng 19,87% Như vậy, chi phí đang có xu hướng tăng nhanh hơn doanh thu, điều này có thể lý giải như sau: trước hết, doanh nghiệp chỉ mới hoạt động được 6 năm đây là giai đoạn khởi nghiệp, Công ty phải đầu tư nhiều cho cơ sở vật chất Thêm nữa, Công ty chưa có nhiều khách hàng lớn và nhân viên cũng chưa có đủ kinh nghiệm

và kiến thức thực tế, và hiện nay các doanh nghiệp giao nhận nước ngoài chiếm đến 75% thị phần, đây là một khó khăn rất lớn không chỉ riêng Công ty Long Phan mà còn các Công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải

Giai đoạn 2014 – 2015, doanh thu tăng lên đáng kể với mức tăng thêm là hơn

3 tỷ VNĐ, tương ứng mức tăng là 27,73%, trong khi đó chi phí chỉ tăng khoảng 20,2%; do đó lợi nhuận Công ty đã tăng lên đột biến là 73,02% (so với 17% trong giai đoạn 2013–2014) Có được mức tăng đột biến này là do, trong giai đoạn này, Công ty đã được gia nhập vào Hiệp hội Giao nhận Vận tải Việt Nam (VIFFAS) Không chỉ thế Công ty đang làm đại lý độc quyền cho 3 hãng hàng không là Kenya Airways, Air Baltic và South American Airways; Đại lý vận chuyển hàng hóa cho 2 hãng là Bangkok Airways và Fed Ex

Theo như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2015, ta thấy cơ cấu lợi nhuận của Công ty không đều theo 4 lĩnh vực hoạt động như biểu đồ sau:

Biểu đồ 2.1: Cơ cấu lợi nhuận theo từng dịch vụ kinh doanh của Công ty năm 2015

(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty năm 2015)

Từ biểu đồ 2.1 ta thấy, lợi nhuận từ hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển chiếm đến 52% tổng lợi nhuận tất cả các dịch vụ mà Công ty kinh doanh Có thể nói đây là một dịch vụ kinh doanh chính và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty Điều này rất quan trọng vì sự hội nhập ngày càng sâu rộng của

Việt Nam sẽ vừa là cơ hội vừa là thách thức cho Công ty, nếu hoàn thiện được quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu Công ty sẽ đủ sức cạnh tranh và ngày càng phát triển

2.1.5 Thuận lợi, khó khăn của công ty

 Những thuận lợi trong hoạt động giao nhận của công ty

Thứ nhất lượng khách hàng ổn định: Các khách hàng chính của công ty là các công ty và chủ hàng như: Thái Dương, Vĩnh Hảo, Men Chuen,… đây đều là những công ty có lượng hàng xuất khẩu khá ổn định tại công ty Đối tượng và địa bàn hoạt động chính của công ty là các nhà máy đặt tại các khu công nghiệp Sóng Thần, Nhơn Trạch, khu chế xuất Tân Thuận và các doanh nghiệp ở quận 7, quận Bình Chánh, quận Bình Thạnh

Thứ hai là đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả: Là bộ phận giữ vai trò quan trọng trong việc tạo lợi nhuận của công ty nên luôn được sự quan tâm chú ý từ phía ban giám đốc Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong các công việc như thủ tục chứng từ, thủ tục hải quan, chuẩn bị các chứng từ cần thiết một cách nhanh chóng, xử lý tình huống theo quan điểm thống nhất và tổng hợp từ ý kiến lãnh đạo và cá nhân Lưu giữ các chứng từ cẩn thận và theo một hệ thống tiêu chuẩn giúp công việc tìm kiếm tra cứu các chứng từ trở nên dễ dàng và nhanh chóng Các nhân viên chứng từ thường xuyên hoán đổi các công việc cho nhau để nâng cao nghiệp vụ và trao dồi kinh nghiệm lẫn nhau

Cuối cùng hoạt động giao nhận hiệu quả: Điều này thể hiện ở việc công ty trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác giao nhận Trang thiết bị văn phòng và hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ tin học bao gồm máy tính, photocopy, máy in, điện thoại, máy fax, luôn đảm bảo được những tính năng tối thiểu của một văn phòng hiện đại, kết nối mạng công ty và với các hãng tàu, khách hàng đủ khả năng cung cấp dịch vụ với thời gian làm việc liên tục, thuận lợi và linh động Bên cạnh đó, hệ thống kho bãi được công ty quan tâm và đầu tư đúng mức Hiện nay, công ty đã trang bị nhiều đầu kéo, rơ móc, xe tải các loại và hệ thống kho bãi ở thành phố Hồ Chí Minh Thời gian hoàn thành giao nhận một lô hàng nhanh chóng, thường là 2 ngày Tuy nhiên, yếu tố này một phần cũng phụ thuộc vào cán bộ công chức Hải quan và chủ hàng nếu những lúc hàng đến trễ hoặc chưa có container cho để đóng hàng trãi bãi

 Những khó khăn trong hoạt động giao nhận của công ty

Khó khăn trước hết trong hoạt động giao nhận của công ty là thiếu đội ngũ nhân viên và phương tiện vận chuyển Mặc dù hệ thống kho bãi hiện đại và trang thiết bị tương đối đầy đủ, nhưng đội xe của công ty vẫn còn thiếu thốn và có nhiều bất lợi nhất là đội xe đầu kéo vì đã được trang bị từ lâu nên xe không còn tốt và có thiết kế cũ, chạy bằng dầu nên rất tốn kém Điều này làm cho chi phí tăng lên ảnh hưởng đến doanh thu của công ty Đội ngũ nhân viên mặc dù là bộ phận đông nhất công ty nhưng vào một số lúc cao điểm thì lại thiếu người, đặc biệt là nhân viên làm công tác lấy lệnh, chứng từ liên quan, lấy hàng lẻ Bởi lẽ nhân viên phụ trách mảng này luôn luôn phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian Lực lượng nhân viên luân chuyển thường xuyên nên công việc bị gián đoạn, việc làm lệnh, giấy báo, bộ chứng

từ còn phụ thuộc quá nhiều vào đại lý, chưa giành được sự chủ động trong công việc, có lúc rất nhiều lô hàng và gấp nhưng có lúc quá ít và chưa cận ngày đáo hạn

Thứ hai là tính thời vụ của hoạt động giao nhận: Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn được coi là một tồn tại cần khắc phục Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc Nhiều khi thiếu thiết bị, không có container, không xin được chỗ tàu công ty phải từ chối nhận hàng Song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, công việc vì thế mà cũng ít đi Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm như tháng 6 đến giữa tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương lịch) Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của người lao động Hơn nữa, trong những khoảng thời gian mùa hàng xuống, công ty vẫn phải khấu hao máy móc, vẫn phải trả lương cho nhân công, khiến lợi nhuận bị giảm sút

2.1.6 Định hướng phát triển của công ty

Bước vào năm 2016, đứng trước những đòi hỏi khắt khe từ phía thị trường, nhu cầu ngày càng cao từ phía khách hàng và sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công

ty giao nhận trong và ngoài nước, Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan đã đưa ra định hướng phát triển chung như sau:

- Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc

tế, thông qua Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS)

- Giữ vững mối quan hệ đại lý với những khách hàng và những hợp đồng đã

ký kết, loại bỏ những mối quan hệ đại lý với những cộng tác viên không đủ năng lực, không đủ tin cậy, bê bối công nợ Đồng thời tích cực tìm kiếm bạn hàng mới, tìm hiểu thông tin, nắm chắc khả năng, yêu cầu ủy thác của khách hàng trong và ngoài nước

- Không ngừng nâng cao sức cạnh tranh của Công ty nhằm giữ vững thị trường hiện có và khai thác thị trường tiềm năng thông qua việc phát huy lợi thế so sánh tương đối với các doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác

- Xây dựng và thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng tạo đòn bẩy thúc đẩy hoạt động kinh doanh, tăng cường công tác quản lý, tiết kiệm chi phí, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ tại Công ty

- Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Marketing trong chiến lược kinh doanh của mình với trụ cột là chiến lược sản phẩm (dịch vụ) mới, chiến lược giá cả mềm dẻo, linh hoạt, có thương lượng trong từng thương vụ phù hợp với đối tượng khách hàng và với từng dịch vụ, chiến lược tiếp thị, xúc tiến kinh doanh

- Đầu tư, tận dụng và khai thác tối đa những thế mạnh sẵn có của Công ty như

hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, kho tàng, bến bãi; đổi mới trang thiết bị, phương tiện vận tải, bốc xếp,… để tổ chức tốt quy trình dịch vụ giao nhận

- Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bồi dưỡng và đào tạo thêm kỹ năng, kinh nghiệm trong quá trình giao nhận cho đội ngũ nhân viên tại Công ty để kịp thời xử lý các tình huống bất ngờ có thể xảy ra

2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty

2.2.1 Sơ đồ quy trình

Mỗi công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đều có thể thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa theo các quy trình khác nhau Tùy theo loại hàng hóa và tính chất của mỗi lô hàng mà khi tiến hành nghiệp

vụ, nhân viên giao nhận phải chủ động, linh hoạt khi thực hiện quy trình giao nhận

Tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan, trình tự thực hiện quy trình nghiệp vụ giao nhận một lô hàng nhập khẩu bằng đường biển có thể không giống nhau tùy theo loại hàng hóa và mức độ khó hay dễ của lô hàng, tuy nhiên quy trình nghiệp vụ cũng gần giống như hầu hết các công ty giao nhận khác trong ngành

Sơ đồ 2.2: Quy trình tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

(Nguồn: Tự tổng hợp)

2.2.2 Diễn giải quy trình

2.2.2.1 Tìm kiếm khách hàng và chào giá dịch vụ

Tìm kiếm khách hàng

Chào giá

Kí kết hợp đồng dịch vụ

Liên hệ khách hàng nhận bộ chứng từ nhập khẩu

Từ đầu năm 2013, Ban lãnh đạo Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan

đã tổ chức họp và thống nhất kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container Qua quá trình nghiên cứu thị trường và nhận định khả năng kinh doanh hoạt động này tại công ty, công ty đã đưa ra các mức giá dịch vụ chung cho phương thức nhập khẩu hàng FCL/FCL và gửi đến Bộ phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh sẽ dựa trên mức giá cơ bản này để báo giá cho khách hàng Giá cả dịch vụ sẽ được nhân viên linh hoạt thay đổi tùy vào tính chất của từng lô hàng và mối quan hệ thân thiết với khách hàng để thực hiện báo giá cho hợp lý

Để thực hiện mục tiêu kinh doanh và cố gắng đạt doanh thu theo kế hoạch đã

đề ra, Ban lãnh đạo công ty chỉ đạo các bộ phận phối hợp thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container một cách nhanh chóng, hiệu quả Tiếp tục khai thác các khách hàng thân thiết tại công ty như: Công ty TNHH MTV ĐT – SX – TM Thái Dương, Công ty TNHH SX – TM – DV XNK Thái Long, Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo,… Có chính sách ưu đãi về giá dịch vụ và chiết khấu hoa hồng theo lô hàng để tăng lượng hàng dịch vụ cho công ty Bên cạnh việc nhập khẩu nguyên container hàng bách hóa, hàng khô thông thường, Công ty Long Phan còn mở rộng dịch vụ giao nhận hàng nguyên container lạnh Đồng thời, Ban lãnh đạo cũng đưa ra hướng tìm kiếm các khách hàng mới để

mở rộng quy mô kinh doanh của công ty

Sau khi nhận được phương hướng chỉ đạo chung từ phía Ban lãnh đạo Công

ty, bộ phận kinh doanh là bộ phận trực tiếp thực hiện việc tìm kiếm nguồn khách hàng mới cho công ty Việc tìm kiếm khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ giao nhận hàng nguyên container được tiến hành thông qua các khách hàng thường xuyên của công ty Ở đây, nhân viên kinh doanh Công ty sẽ tổ chức liên hệ các khách hàng có tiềm năng và thu thập thông tin khách hàng Việc thu thập thông tin khách hàng có thể thực hiện bằng cách: Gọi điện thoại cho khách hàng, dò hỏi thông tin thông qua các khách hàng thân thiết có mối quan hệ với khách hàng tiềm năng đó, tìm kiếm khách hàng thông qua sự giới thiệu của đại lý hãng tàu… Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ khách hàng để gặp mặt, trao đổi về các vấn đề liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, tư vấn cho khách hàng về quá trình tổ chức làm hàng nhập nguyên container đối với những lô hàng phức tạp Bên cạnh tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu

nhập khẩu nguyên container hàng bách hóa, hàng khô, Công ty Long Phan còn liên

hệ tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ cho hàng nhập khẩu container lạnh và các loại hàng hóa nguyên container khác Sau khi tìm hiểu được đầy đủ các thông tin về khách hàng và công ty dịch vụ giao nhận mà khách hàng đang hợp tác, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành lập bảng báo giá và thông qua Giám đốc hoặc phó giám đốc xét duyệt, sau đó gửi đến cho khách hàng Trong khi chờ đợi kết quả

từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ đôn đốc hỏi thăm, tư vấn những thắc mắc cho khách hàng về nội dung báo giá nhằm tạo lập mối quan hệ với khách hàng

Ở khâu đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa nhâp khẩu, Công ty đã chủ động nghiên cứu thăm dò thị trường để đưa ra các mức giá dịch vụ chung, ngoài

ra giá cả dịch vụ cũng được thay đổi linh hoạt phù hợp với từng mối quan hệ với khách hàng điều này giúp Công ty duy trì mối quan hệ với các khách hàng lâu năm cũng như tạo ra những khách hàng mới Tuy nhiên về mức giá dịch vụ mà Công ty đưa ra vẫn chưa thực sự có tính cạnh tranh cao và điều này sẽ được nói rõ hơn ở phần đánh giá chung sau này

– Bên thực hiện dịch vụ: Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan

– Bên thuê dịch vụ: Công ty TNHH MTV ĐT – TM Vĩnh Hảo

– Phương thức giao chứng từ trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ, bàn giao chứng từ sau khi hoàn tất lô hàng: Ngay sau khi hoàn tất thủ tục hải quan tại

cảng Cát Lái, Công ty Long Phan sẽ đối chiếu số lượng và lên hóa đơn thuế GTGT, sau đó gửi tất cả các chứng từ có liên quan đến lô hàng cho Công ty Vĩnh Hảo – Phương thức thanh toán hợp đồng dịch vụ: Công ty Vĩnh Hảo sẽ thanh toán cho Công ty Long Phan bằng phương thức chuyển khoản hoặc thanh toán bằng tiền mặt

– Trách nhiệm của các bên: Hợp đồng quy định rõ trách nhiệm của hai bên khi thực hiện hợp đồng dịch vụ Trong đó, trách nhiệm chủ yếu của Công ty Long Phan

là hoàn thành thủ tục giao nhận hàng lốp xe tải tại cảng cho Công ty Vĩnh Hảo, đồng thời vận chuyển container lốp xe giao về kho riêng của Công ty Vĩnh Hảo và phát hành hóa đơn để nhận thanh toán Công ty Vĩnh Hảo có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng nhập khẩu lốp xe tải nhận từ phía bên gửi hàng cho Công ty Long Phan, hỗ trợ Công ty Long Phan trong quá trình làm hàng và thanh toán mọi chi phí theo hợp đồng dịch vụ này

Ngoài ra, trong hợp đồng nêu rõ các nghĩa vụ thi hành và các điều khoản về bất khả kháng có liên quan Thời hạn thực hiện hợp đồng và thời hạn thanh toán cũng được làm rõ để tránh sai sót trong quá trình thực hiện Đối với Công ty Vĩnh Hảo, thời hạn thực hiện hợp đồng được thỏa thuận theo từng lô hàng, hợp đồng dịch

vụ có thể được ký kết với thời hạn theo năm Khi có thông tin nhập hàng, Công ty Vĩnh Hảo sẽ liên hệ với Công ty Long Phan để xác định giá dịch vụ tại thời điểm cần dịch vụ, sau khi thỏa thuận giá sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng dịch vụ với các điều khoản như đã nêu trên Thời hạn thanh toán là 5 ngày sau khi Công ty Vĩnh Hảo nhận được hóa đơn hợp lệ mà Công ty Long Phan cung cấp Hợp đồng được ký thành 4 bản, mỗi bên giữ hai bản và chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký của đại diện pháp luật hai bên

Đa số các khách hàng hiện tại của Công ty là những khách hàng quen thuộc,

có mối quan hệ thân thiết và thường xuyên, điều này giúp cho việc ký kết các hợp đồng điễn ra rất trôi chảy vì đa số các điều khoản thường ít có sự thay đổi Tuy nhiên đối với các khách hàng mới và những dịch vụ mới vì những thói quen sẵn có

dễ dẫn đến nhưng sai lầm, thiếu sót, những điều khoản không phù hợp,… nếu không phát hiện kịp thời sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình giao nhận cũng như là cả hoạt động kinh doanh của Công ty