Báo cáo thực tập: Thực trạng và xu hướng phát triển Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất

Bố cục gồm hai phần: Phần chung và phần riêng. Phần Chung gồm: Khái quát chung về trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất; Quy trình hoạt động tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất; Kết quả thu được cho bản thân và Nhận xét và kiến nghị. Phần Riêng gồm: Đề tài Thực trạng và xu hướng phát triển Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Mỏ Địa chất.

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

LỜI CẢM ƠN 5

LỜI NÓI ĐẦU 6

A PHẦN CHUNG 8

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT 8

1 Lịch sử hình thành Trường Đại Học Mỏ – Địa chất 8

2 Chức năng, nhiệm vụ của trường 8

II TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TT - TV TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT 9

1 Khái quát về thư viện trường Đại Học Mỏ Địa Chất 9

2 Chức năng nhiệm vụ của trung tâm TTTV- Trường đại học Mỏ Địa Chất 10

6 Người tin dùng 14

6.1 Đối tượng người tin dùng 14

7 Công tác bổ sung 15

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH KIẾM TẬP TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN 18

1 Thời gian thực tập tại trung tâm thông tin thư viện 18

2 Công tác xử lí tài liệu 18

2.2 Xử lí hình thức 19

2.3 Xử lí nội dung 19

3 Công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu 24

3.1 Công tác tổ chức kho 24

3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu 24

4 Công tác phục vụ bạn đọc 25

5 Một số công việc khác trong thời gian thực tâp 25

CHƯƠNG III:KẾT QUẢ THU ĐƯỢC CHO BẢN THÂN 27

CHƯƠNG IV NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 28

I NHẬN XÉT 28

1.Ưu điểm 28

1.1 Công tác bổ sung tài liệu 28

1.2 Công tác xử lí tài liệu 28

2 Hạn chế 29

2.1 Công tác bổ sung tài liệu 29

2.2 Công tác xứ lí tài liệu 30

1 Với công tác bố sung tài liệu 30

2 Với công tác xử lí tài liệu 31

B: PHẦN RIÊNG 32

ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ KHUYNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT 32

1 Khái quát về Thư viện Mỏ - Địa chất 32

1.2 Nguồn nhân lực 32

1.3 Cơ cấu tổ chức 33

2 Hoạt động thông tin – TT TT-TV 33

2.1 Chức năng, nhiệm vụ 33

2.2 Đội ngũ cán bộ 35

2.3 Cơ sở vật chất 35

2.4 Vốn tài liệu và Tài nguyên điện tử 37

2.5 Đối tượng độc giả 37

Đánh giá chung 38

3 Lý do chọn đề tài 38

4 Mục tiêu của đề tài 39

5 Mục đích nghiên cứu của đề tài 39

6 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 39

7 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 40

8 Tình hình nghiên cứu của đề tài 40

9 nguồn tài nguyên thông tin 40

10 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện trường Đại Học Mỏ Địa Chất 42

II ĐÁNH GIÁ CHUNG 44

Ưu điểm: 44

Nhược điểm: 44

KẾT LUẬN 46

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHỤ LỤC: 48

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

VHTT & XH Văn hóa thông tin và xã hội

TĐHMĐC (ĐHMĐC) Trường Đại Học Mỏ Địa

Chất

quy tắc quốc tế

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn Hóa - Thông tin và Xã hội đãtạo điều kiện cho em được tham gia kiến tập ngành nghề; đồng thời cũng xin được bàytỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo - Ths.Lê Ngọc Diệp và Ths Phạm Quang Quyền đãtrực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ thư viện trong Trung Tâm Thông Tin ThưViện trường Đại Học Mỏ - Địa Chất, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Hải Yến – Phó GiámĐốc viện, anh Trần Văn Duy, anh Nguyễn Hữu Độ, anh Phú ( phòng nghiệp vụ), chịNgô Thanh Hương, Nguyễn Thị Minh Nguyệt( Phòng phục vụ bạn đọc) đã tận tìnhhướng dẫn, tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thành tốt trong thời gian thực tập này

LỜI NÓI ĐẦU

Trước đây, trong quan niệm của nhiều người, Thư viện là nơi yên tĩnh đến ảmđạm, là kho chứa những cuốn sách cũ kỹ không chỉ hình thức sờn gáy, mờ chữ màcòn lạc hậu cả về nội dung Hình ảnh một thư viện với rất nhiều, rất nhiều các cuốn sáchđược xếp theo cỡ và cất kỹ trong kho vẫn còn khá phổ biến, bạn đọc phải qua nhiềuthủ tục mới được tiếp cận với sách, trong đó thủ tục mang tính nghiệp vụ nhất là hệthống tra cứu thường được tổ chức thiếu chính xác, mang tính chủ quan, thái độ phục

vụ thiếu nhiệt tình nếu không muốn nói là cửa quyền, cau có Chính những điều đó tạonên khoảng cách rất lớn giữa bạn đọc và sách, giữa bạn đọc và cán bộ thư viện Mỗi thưviện như một ốc đảo, không liên kết, không phối hợp với thư viện bạn để tạo thànhmạng lưới thư viện, bổ sung, chia sẻ thông tin cho nhau

Ngày nay sự phát triển của một quốc gia phụ thuộc chủ yếu vào năng lực và kỹnăng của nguồn nhân lực Các thư viện trường học có nguồn tài liệu và trang thiết bị tốt

đi đôi với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc nâng cao nhận thức

về mục tiêu cơ bản của đất nước trong việc xây dựng và phát triển những thế hệ côngdân tương lai có tri thức, sáng tạo, độc lập và năng động, những người sẽ làm chủ tươnglai số hóa trong thế kỷ 21 Những con người đó sẽ giúp cho Việt Nam nâng cao tínhcạnh tranh trong nền kinh tế tri thức toàn cầu và đảm bảo cho sự tăng trưởng và thànhcông bền vững của cả dân tộc

Ngày nay, vai trò của thư viện đã thay đổi Thư viện không chỉ là nơi giữ sách,thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy Thưviện là nơi giữ gìn quá khứ và ngày mỗi ngày trở thành đường dẫn tới tương lai.Trong lịch sử tồn tại của mình, Thư viện trường học từ lâu đã khẳng định được chỗ đứngcủa mình trong việc giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh trong các trường phổthông Người ta thấy rằng thư viện trường học có tác động tích cực trong nhiều hoạtđộng khác nhau của nhà trường, bao gồm điểm số và khả năng học tập độc lập và tự mởrộng kiến thức Các chương trình Thư viện hiệu quả và mạnh mẽ sẽ dẫn đến kết quả họctập tốt hơn bất kể điều kiện kinh tế xã hội hay là trình độ dân trí của người lớn tại cộng

đồng đó Sự hợp tác, phối kết hợp giữa giáo viên và giáo viên thư viện có ảnh hưởngsống còn đến việc học tập của học sinh, đặc biệt là về mặt chuẩn bị giáo án môn học,việc bổ sung tài liệu của thư viện, việc cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp chogiáo viên.

Chính vì vậy mà chúng em đã được thực tập tại trường Đại Học Mỏ Địa Chất, Thưviên trường nằm trong hệ thống thư viện đại học để chúng em có thể học hỏi nhữngkiến thức mới và có thể đem lí thuyết ra thực hành

Qua 6 tuần thực tập tại TTTT – TV trường Đại Học Mỏ - Địa Chất được sự quantâm giúp đỡ và tạo điều kiện của các thầy cô giáo trong khoa, các anh chị trong đơn vịthực tập cùng với sự cố gắng của bản thân em đã hoan thành bài báo cáo này

Bố cục gồm hai phần: Phần chung và phần riêng

Chương III: Kết quả thu được cho bản thân

Chương VI: Nhận xét và kiến nghị

A PHẦN CHUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TT - TV TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ

ĐỊA CHẤT

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT

1 Lịch sử hình thành Trường Đại Học Mỏ – Địa chất.

Ngày 8 tháng 8 năm 1966, theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung họcchuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo), Thủ tướng Chính phủ ra quyết địnhthành lập Trường Đại học Mỏ - Địa chất, có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộkhoa học kỹ thuật phục vụ các ngành điều tra cơ bản, khai thác tài nguyên khoáng sản.Ngày 15 tháng 11 năm 1966, trường khai giảng năm học đầu tiên tại xã Nguyệt Đức,huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc (nay thuộc tỉnh Bắc Ninh) Từ đó, ngày 15/11 đượcchọn làm ngày truyền thống kỷ niệm thành lập Trường, tiền thân là một khoacủa Trường Đại học Bách khoa Hà Nội được tách ra thành trường độc lập

2 Chức năng, nhiệm vụ của trường.

Trường Đại học Mỏ - Địa chất (tên tiếng Anh: Hanoi University of Mining and Geology - HUMG) là một trường đại học có trụ sở chính tại Hà Nội, hoạt động chuyên

ngành đào tạo bậc đại học trong lĩnh vực Thăm dò và khai thác khoáng sản, Địachất, Trắc địa, Trắc đạc, Địa chất công trình, Cơ học đất, Kinh tế Trường có nhiệm vụđào tạo, bồi dưỡng cán bộ khoa học kỹ thuật phục vụ các ngành điều tra cơ bản, khaithác tài nguyên khoáng sản

Qua hơn 40 năm phát triển, tính đến năm 2007, ngoài cơ sở chính tại Hà Nội,Trường còn phát triển chi nhánh tại thành phố vũng tàu (đào tạo ngành dầu khí) và tạitỉnh Quảng Ninh (đào tạo ngành mỏ) Tổng số cán bộ công chức là 809 người, trong đócó 527 cán bộ giảng dạy (11 Giáo sư, 55 Phó giáo sư, 10 Tiến sĩ khoa học, 122 Tiến sĩ,

196 Thạc sỹ, 1 Nhà giáo nhân dân, 19 Nhà giáo ưu tú, 20 Giảng viên cao cấp, 177 Giảngviên chính) Do những đóng góp quan trọng của mình, Trường được nhà nước Việt Namtrao tặng danh hiệu và huân chương Hồ Chí Minh

II TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TT - TV TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT.

1 Khái quát về thư viện trường Đại Học Mỏ Địa Chất

Nói đến sách thì có một câu nói bất hủ của Lê-Nin đó là: ‘’không có sách thìkhông có tri thức, không có tri thức thì không có chủ nghĩa xã hội’’ Từ khi các anh cácchị lớn lên cho đến khi thi đỗ đại học chắc không ai lại không cần đến sách Tới đâychúng ta muốn hoàn thành được nhiệm vụ năm học đầu tiên của cuộc đời sinh viên, cangcần đến sách Sau này khi các anh các chị đã là kỹ sư, muốn làm tốt chuyên môn, hoachọc tiếp cao học hay làm tiến sỹ lại càng phải cần đến sách

Đối với một quốc gia Thư Viện Quốc Gia là thể hiện trình độ một quốc gia Đốivới một trường đại học, thư viện là thể hiện quy mô, tầm cỡ, sự quan tâm của lãnh đạonhà trường với công tác Thư Viện Trong kỷ yếu chuyên đề về nâng cao chất lượng đàotạo bậc đại học do Bộ GD và ĐT tổ chức có ghi: ‘’Đến một trường đại học muốn biếtxem trường đó thế nào hãy đến xem thư viện của họ thế nào’’

Ở các nước tiên tiến, (đặc biệt là trong trường đại học) Thư viện và phòng thínghiệm được xem là quan trọng nhất,nên rất được quan tâm Ở nước ta nói chung,trường ta nới riêng Do các điều kiện về vật chất còn khó khăn nhất định, nên thư việnđược quan tâm ở mức trung bình Mặc dầu vậy với sự cố gắng của CBCC thư viện nhàtrường Thư viện trường ta đã thực sự trung tâm thông tin tư liệu, lưu trữ và phục vụ cáctài liệu cho công tác học tập, giảng dạy vào nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viêntoàn trường Không những thế nó còn là bộ mặt của nhà trường Chính vì vậy các đoànkhách (nhất là đoàn khách nước ngoài ) khi đến thăm trường đều đến thăm thư viện Vìvậy là sinh viên của trường thì cần càng phải biết về thư viện trường ta

Tháng 8 năm 1966 theo GD của Bộ ĐH và THCN (nay là Bộ GD và ĐT) khoamỏ trường đại học bách khoa hà nội được tách ra để thành lập trường đại học Mỏ ĐịaChất Ngày 15/11/1966 trường đại học Mỏ – Địa Chất chính thức được thành lập Thưviện trường được tách khỏi phòng đào tạo, thành một đơn vị độc lập như các phòng

khác, ban khác từ năm 1988 Ngày 19/01/2011 Thư viện sáp nhập với trung tâm mạngcủa nhà tường thành trưng tâm Thông Tin – Thư Viện.

2 Chức năng nhiệm vụ của trung tâm TTTV- Trường đại học Mỏ Địa Chất.

Mục tiêu của trung tâm thông tin thư viện là giúp hiệu trưởng quản lý, lưu trữ vàphát triển tài nguyên thông tin, tổ chức thu nhập, cung câp thông tin – tư liệu trong vàngoài nước đáp ứng công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường Với mụctiêu trển, trung tâm Thông Tin –Thư Viện có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau

- Xây dựng chương trình, kế hoách phát triển công tác thông tin – thư viện từngbước xây dựng Trung tâm trở thành một thư viện điện tử đáp ứng chiến lược phát triềncủa nhà trường

- Kết hợp với phòng đào tạo đại học, đào tạo sau đại học, khoa tại chức, phòngkhoa học – công nghệ xây dựng kế hoạch và tổ chức việc biên soạn in ấn, xuất bản giáotrình và tư liều tham khảo

- Thường xuyên bổ sung, phát triển nguồn tại nguyên thông tin từ các xuất bảnphẩm quốc gia và quốc tế Các công trình nghiên cứu khoa học và luận văn, luận án đạihọc và trên đại học

- Tổ chức quản lý,phục vụ,hướng dẫn độc giả tìm kiếm, khai thác, và sử dụng hiềuquả nguồn tài nguyên do TTTV quản lý đáp ứng yếu cầu giảng dạy, học tập và nghiêncứu khoa học

- Hợp tác với các đơn vị khác trong và ngoài trường để ứng dụng các thành tựukhoa học công nghệ thông tin vào công tác thư viện, xây dựng đội ngũ có trì nh độchuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả phụcvụ

- Mở rộng quan hệ hợp tác với các thư viện, trung tâm thông tin trong và ngoàinước để trao đổi tài liệu, ấn phẩm và kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ

- Quả trị và tổ chức khai thác có hiệu quả hệ thống mạng internet, website củanhà trường để cung cấp các dịch vụ thông tin – tư liệu điện tử và phục vụ công tác quảnlý của nhà trường

- Quản lý cơ sở vật chất, từng bước nâng cấp, hiện đại hóa trung tâm TTTV đểnâng cao năng lực phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của nhà trường.

3 Cơ cấu tổ chức của trung tâm TTTV bao gồm các bộ phận chuyên môn sau.

Ban giám đốc phụ trách các quản lý hoạt động của trung tâm, gồm một giám đốcvà hai phó giám đốc

Phòng mượn phục vụ độc giả sách giáo trình, sách tham khảo

Phòng nghiệp vụ xử lý toàn bộ TL nhập về TV và lưu chữ toàn bộ CSDL trongmáy

Phòng đọc là nới tham khảo các loại sách, tạp chí, báo cáo khoa học, luận án vàluận văn

Phòng mạng và máy tính quản lý và vận hành toàn bộ hệ thống mạng nội bộ,trang web và hệ thống thư điện tử của nhà trường

Hiệu sách cung cấp cac TL do giáo viên trong trường viết để in tại nhà xuất bảnvà trong trường

Ngoài ra, trung tâm TTTV còn có một hệ thống kho lưu trữ sách và các ấn phẩmkhác

Hệ thống cơ sở vật chất của trung tâm TTTV gồm hơn 1000 m2 diện tich nằm ởcác tầng 1,2,3 tòa nhà C, 5 tầng.Cơ sở giữ liệu thư viện của trung tâm hiện có gồm205.000 ấn bao gồm sách giáo trình và tài liệu tham khảo về các lĩnh vực khoa học tráiđất Mỏ kinh tế, chính trị và các khoa học cơ bản khác Các tài liệu này được thu thập từnhiều nguồn trong nước và ngoài nước và gồm nhiều thứ tiếng như viêt, anh, nga, pháp,đức, trung quốc, Ngoài ra, trung tâm còn lưu trữ một số lượng đáng kể các luận văn,luận án, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ Với điều kiện cơ sở kỹ thuật và thiết bị quảnlý còn hạn chế nhưng trung tâm đã cố gắng bước đầu triển khai việc lưu trữ các danhmục tài mới thu tập dưới dạng số và đang từng bước tin học hóa hệ thống quản lý miền,trang web và hệ thống thư điện tử

Hàng năm thư viện của trung tâm phục vụ trên 150.000 lượt độc giả và đáp ứngđược gần 90% nhu cầu về tài liệu học tập cở bản cho sinh viên toàn trường

Trung tâm TTTV hiện đang là thành viên của hệ thống Liên thư viện ĐH khu vựcphía bắc Trung tâm cũng đã và đang công tác và là đối tác với thư viện quốc gia và mộtsố hệ thống thư viên trong nuocs và nước ngoài Trung tâm là đối tác và đơn vị thụhưởng nguồn tài trợ về tư liệu của quỹ Châu Á từ năm 2004.

4 Vốn tài liệu.

Vốn tài liệu là cơ sỏ chính để thư viện thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.Vậy nên việc xây dựng và phát triền vốn tài liệu của thư viện gồm sách giáo trình, sáchtham khảo, tạp chí ngoại văn, báo, luận văn, luận án … Được phân chia sắp xếp theo vầnchữ cái tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu cũng như cung cấp thông tin kịp thời chobạn đọc

Nhìn chung khối lượng sách, báo, tạp chí của trung tâm khá phong phú và đangdạng, đã và đang phần nào đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc

CSDL SMDC về sách khoảng 4660 biểu ghi

CSDL BCHI về tạp chí khoảng 200 biểu ghi

CSDL LUAN về luận văn khoảng 2500 biểu ghi

Trong đó :

- Sách quốc văn : 190.000 bản

- Sách ngoại văn : 40.000 bản

- Sách tra cứu :1200 bản

- Sách giáo trình : 200.000 bản

- Báo,tạp chí : 10.000 bản

5 Trụ sở và hệ thống tổ chức của thư viện.

Với diện tích trên 1000 m2 gồm tầng 1, tầng 2, và tầng 3 thuộc nhà C 5 tầng, trongđó:

Tầng 1 gồm :

- Phòng mượn

- Kho mượn

- Phòng tu bổ tài liệu

Tầng 2 gồm :

-Phòng làm việc của ban giám đốc

-Hệ thống kho đọc

-Phòng kỹ thuật và nghiệp vụ

Tầng 3 gồm

-Hệ thống phòng đọc có 3 phòng : 01 phòng đọc tạp chí cho cán bộ, 01 cho sinhviên, 01 phòng đọc các sách tự chọn

Ngoài ra còn khu bán các sách giáo trình trường in tại nhà C2

Hệ thống các phòng ban được bố trí như sau

- Ban giám đốc

- Phòng nghiệp vụ và sử lý kỹ thuật

Phòng làm cơ sở dữ liệu tài liệu

Các phòng phục vụ gồm :

+ 01 phòng mượn : phục vụ cho mượn các loại sách giáo trình và các loại sáchtham khao

+ 03 phòng đọc : 1 phòng đọc tạp chí có 75 chỗ ngồi, 1 phòng đọc các sách tựchọn, 20 chỗ và 1 phòng đọc cho sinh viên có 100 chỗ ngồi

cao của cán bộ và sinh viên trong công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.

Từ năm 1998 Thư viện đã xây dựng cơ sỏ dữ liệu đối với các tài liệu mới về Việc tratìm tài liệu ngoài mục lục truyền thông có thể tra tìm trên máy tính Thư viện đã nốimạng internet đường truyền tốc độ cao ADSL Là đơn vị thụ hưởng các tài liệu tài trợ từquỹ châu Á, từ năm 2004 Thư viện đã nhận được hàng trăm cuốn tài liệu ngoại văn vềchuyên ngành của trường, dự án sẽ tiếp tục trong các năm từ 2005 đến 2008

Thư viện trường Đại Học Mỏ – Địa Chất là thư viện chuyên ngành Ngoài các tàiliệu về cơ bản, về chủ nghĩ a Mác – Lênin và tư tưởng HỒ CHÍ MINH, các tài liệuchuyên môn chủ yếu về các lĩnh vực : Mỏ, Địa Chất, Dầu Khí, Trắc Địa, Kinh tế quảntrị kinh doanh và công nghệ thông tin

6 Người tin dùng.

6.1 Đối tượng người tin dùng

Để có thể xây dựng kho tài liệu của thư viện đày đủ, hợp lí đáp ứng nhu cầu củabạn đọc 1 cách tốt nhất thì việc xác định chính xác được đối tượng người tin dùng(NDT) là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của thư viện

Qua quá trình tìm hiêu trung tâm TTTV – Trường Đại Học Mỏ – Địa Chất có thểphân chia NDT thành 2 nhóm cơ bản sau

- Nhóm NDT là cán bộ, giảng viên

- Nhóm NDT là sinh viên

6.2 Nhu cầu tin.

NDT đến với thư viên với mục đích là sử dụng tài liệu, thỏa mãn nhu cầu đọc tuynhiên không phải cá nhân nào, nhóm bạn nào cũng có nhu cầu tin như nhau

Qua quá trinh tìm hiểu đặc điểm những NDT tại trung tâm, chúng ta có thể xácđịnh nhu cầu tin của các nhóm NDT cụ thể như sau :

- Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên

Nhóm NDT này chủ yếu là cán bộ trong các phòng ban của trường, là giảng viên,là hiệu trưởng, phó hiệu trưởng… Là những người có vai trò quản lí, lãnh đạo và lànhững người đưa kiến thức đến với sinh viên Vì vậy nhu cầu tin của nhóm này phong

phú và sâu sắc hơn, đòi hỏi được thỏa mãn kịp thời và đáp ứng bằng những Phuong tienjhiện đại Do đặc thù tính chất công việc nên nhu cầu tin của nhóm NDT này khá lớn, đadạng về nội dung và hình thức Họ yêu cầu có lượng tin nhiều, khái quát trên mọi lĩnhvực, chất lượng thông tin cao,đọ tin cậy tốt, có chon lọc, phù hợp với nhiệm vụ công táccũng như trong giảng dạy.Bên cạnh những nhu cầu tin về chuyên môn lãnh đạo quản línói chung, nhằm mục đích nâng cao trình độ chuyên môn cũng như nắm bắt thông tinkịp thời thì nhu cầu tin về lĩnh vực quản lí giảng dạy của nhóm NDT này cũng rất lớn

- Nhóm người là sinh viên

Đây là nhóm NDT chiếm tỉ lệ cao hơn nhiều so với NDT cán bộ, giảng viên… Họcó nhu cầu tin rất lớn để trau dồi kiến thức Họ vùa là người tiếp nhận thông tin cũngđồng thời là người phân tích sử lí thông tin Nhìn chung nhu cầu tin của NDT trung tâmTTTV khá đang dạng,phong phú, cần dduocj đáp ứng kịp thời Với dặc điểm NDT cótrình độ học vấn cao, nhạy bén với thông tin Vậy nên làm sao để có thể thỏa mãn đượcnhư cầu của NDT vừa là nhiệm vụ, là thử thách vad đồng thời cũng là điều kiện đê trungtâm TTTV – Trường Đại Học Mỏ – Địa Chất hoạt động và phát triển

7 Công tác bổ sung.

7.1 Mục đích, ý nghĩa của công tác bổ sung.

Vốn tài liệu – một trong những bộ phận quan trọng cấu thành nên thư viện và đảmbảo cho thư viện có thể hoạt động và phát triển Vì vậy, một cơ quan thông tin thư việnmuốn vận hành tốt trước hết cần có vốn tài liệu nhất định và phù hợp với chức năng,nhiệm vụ của thư viện đó Việc thu nhập, xây dựng vốn tài liều hay gọi chung là congtác bổ sung tài liệu là một trong những khâu trọng yếu của hoạt động thông tin thư viện

Công tác bổ sung tài liệu là bổ sung tài liệu trong quá trình siêu tầm, nghiên cứuvà lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn nghệthuật cao để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng chính thư viện đó và củaxã hội

Việc đảm bảo cho vốn tài liệu luôn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện

chính là duy trì “ Sự Sống “ cho thư viện Việc bổ sung được tiến hành đều đặn, kịp thời

sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động của thư viện Nếu công tác bổ sung bị gián đoạn hoặcngừng trệ thì mọi hoạt động của thư viên cung bị anh hưởng.

Quá trình bổ sung là quá trình thường xuyên đưa vào thư viện những tài liệu mớicó giá trị và giải phóng ra khỏi thư viện những tài liệu không còn giá trị

Ngư vậy, quá trình bổ sung không những đảm bảo cho vốn tài liệu phù hợp vớicác nhiệm vụ của thư viện mà còn làm tăng them vốn tài liệu đáp ứng nhu cầu thông tincủa bạn đọc Nói cách khác quá trình bổ sung đã làm thay đổi cả khối lượng và chấtlượng của vốn tài liệu

7.2 Chính sách bổ sung.

Các cơ quan TTTV đều có những chức năng chung như : giáo dục, thông tin, vanhóa, giải trí Tuy nhiên không phải thư viện nào cũng có những chính sách phát triểngiống nhau Mỗi cơ quan TTTV tùy theo tính chất loại hình thư viện mà có những chínhsách phù hợp với chức năng của thư viện mình

Để thư viện có thể tồn tại và phát triển bền vững hoàn thành tốt chức năng nhiệm

vụ của mình thì tước tiên là phải xây dựng và phát triến vốn tài liệu đủ về số lượng , cóchất lượng tốt và phong phú về chủng loại phù hợp với yêu cầu NDT tuy nhiên dokhông đủ kinh phí để mua và sử lí cũng như không đủ kho, giá kệ lưu trữ… Nên muốnxây dựng được vốn tài liệu phù hợp Thư viện không thể bổ sung ồ ạt các loại có trên thịtrường

Nguồn mua hay nguồn bổ sung phải trả tiền là nguồn bổ sung chủ yếu, cung cấphơn 60% tài liệu cho thư viện Bổ sung tài liệu theo phương thức này có ưu điểm là cóthể chủ động bổ sung tài liệu kịp thời Cả về thời gian và không gian theo đúng nhu cầucủa thư viện Tuy nhiên bổ sung theo phương thức này có nhược điểm là phụ thuộc vàonguồn ngân sách Do đó để có thể bổ sung tốt thì phải có nguồn ngân sách ổn định

Nguồn biếu tặng của thư viện cũng hạn chế vì mỗi năm cán bộ trong trường hoặcđã nghỉ công tác tặng từ 15 đến 20 cuốn

Quỹ châu Á 1 năm tặng 2 lần, mỗi lần 1000 đến 2000 cuốn

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH KIẾM TẬP TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN –

THƯ VIỆN

1 Thời gian thực tập tại trung tâm thông tin thư viện

Trong thời gian thực tập tại Trung Tâm thông tin thư viện nhóm chúng em đẫchấp hành ngiêm chỉnh các quy đinh của TTTT-TV

Thời gian làm việc:

Từ Thứ 2 tới thứ 6

Sáng bắt đầu từ 8h tới 11h30

Chiều bắt đầu từ 1h30 tới 5h

Nhóm chúng em được phân công làm ở phòng nghiệp vụ và phong phục vụ bạnđọc

2 Công tác xử lí tài liệu

2.1 Xử lí kĩ thuật.

Đóng dấu tất cả tài liệu về cơ quan TTTV đều phải đóng dấu cơ quan thông tinthư viện Đây là cơ sở để nhận biết tài liệu đó thuộc thư viện nào Tại trung tâm TTTV –TĐHMĐC thì dấu được đóng ở 2 vị trí đó là trang tên sách, trang 17 ( thường đóng vàophía dưới góc phải của trang)

Mỗi cuốn sách,báo và tạp chí đóng 2 dấu, 1 dấu vào trang tên sách và 1 dấu vàotrang 17 Đối với tài liệu mỏng dưới 17 trang thì đóng dấu vào trang tên sách và trangtrước của trang cuối

*Ghi kí hiệu :

Ghi số đăng kí cá biệt ở trang tên sách và trang 17, số này được ghi theo thứ tự từ

bé đến lớn và số này nằm phía trong của con dấu

Ghi số kí hiệu phân loại và kí hiệu xếp giá, hai kí hiệu này được ghi ở trang tênsách, ở phía góc phải với hình thức

Kí hiệu phân loại

Kí hiệu xếp loại

*Dán nhãn

Nhãn của thư viện được ghi theo kí hiệu của kho :

+ Phòng đọc sách giáo trình sẽ xếp theo kí hiệu xếp giá VD : VĐ 1200

+ Với luận văn, luận án sẽ có kí hiệu : LA 460

+ Với từ điển có kí hiệu : TĐ 500

+ Phòng mượn tài liệu có kí hiệu : VM 460

+ Tạp chí Việt : TC V 123

+ Tạp chí Nga : TCN 400

2.2 Xử lí hình thức.

Xử lí hình thức cụ thể là mô tả tài liệu, là khâu công tác kĩ thuật quan trọng trongquá trình xử lí tài liệu

Mô tả tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công tác thư viện, thư mục,thông tin Nó là cơ sở chủ yếu để tổ chức mục lục biên soạn thư mục, bổ sung đăng kí tàiliệu Nó xá c định những đặc tính cơ bản của tài liệu về nhiều phương diện : Nộidung,công dụng, hình thức để có thể nhận dạng nó với Các tài liệu khác Qua nhữngthông tin cơ bản đó NDT lựa chọn những tài liệu mà mình cần

Trung tâm TTTV Trường Đại Học Mỏ – Địa Chất Cũng như nhiều thư viện khác

đều áp dụng quy tắc mô tả ấ n phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD (International

Standard Bibliographic Description) ISBD chia làm 7 vùng mô tả, mỗi vùng được phâncách nhau bởi dấu ( - ), giữa các yếu tố trong cùng 1 vùng được ngăn cách nhau bởi cácquy định như ( ; ), dấu ( : ), dấu ( // )…

2.3 Xử lí nội dung.

Xử lí nội dung là khâu công tác kĩ thuật có ý nghĩa đặc biệt quan trọng xong côngtác thư viện nói chung và công tác xử lí tài liệu nói riêng

Đây là khâu xử lí chính yếu để làm nên cái “ Hồn’’ của tài liệu Nếu như sử lí

hình thức cung cấp cho bạn đọc thông tin để nhận dạng tài liệu thì khâu xử lí nội dungmang đến cho chúng ta những thông tin để ta lựa chọn tài liệu chính xác, phù hợp vàthỏa mãn nhu cầu đọc

Xử lí nội dung bao gồm nhiều công đoạn khác nhau như : phân loại, định chủ đề,định từ khóa, tìm tắt, chú giải… Tuy nhiên, tùy theo từng thư viện mà các công đoạn cóthể được giảm lược Trung tâm TTTV – TĐHMĐC, khâu xử lí nội dung chủ yếu tậptrung vào công đoạn phân loại, đinh từ khóa và tìm tắt

2.3.1 Phân loại tài liệu.

Phân loại tài liệu là 1 trong các quy trình xử lí thông tin, xử lí tài liệu nhắm mụcđích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các mục lục, các cơsở dữ liệu… Trong các thư viện và cơ quan thông tin với mục đích phục vụ bạn đọc vàphục vụ NDT đạt hiệu quả cao nhất

Hiện nay trung tam thông tin thu viện – TĐHMĐC sử dụng bảng phân loại DDC

Tài liệu của thư viện không nhiều, số lượng chỉ khoảng 205.000 án bản gồm sáchgiáo trình và tài liệu tham khảo về các lĩnh vực khoa học trái đất, mỏ, kinh tế, chính trịvà các khoa học cơ bản khác Diện tích thư viện han chế, kho sách nhỏ hẹp nên việc tổchức kho và phân loại cũng được đơn gian hóa

Hiện nay tài liệu của trung tâm TTTV được phân chia theo các mảng chủ đềchính và phân loại thường dừng lại ở các phân mục lớn, ít chi tiết hóa các đề mục

- Về hình thức:

Cách trình bày đảm bảo tính thống nhất giúp cho việc tìm tin hiệu quả, viết theocách thông dụng về chính tả Đối với danh từ chung có gốc tiếng nước ngoài, từ khóaphải tuân thủ cách viết phiên âm thông dụng, con danh từ riêng với tên người có gốclatin sử dụng nguyên tên gốc

Các khái niệm được chọn ra từ tài liệu dưới dạng ngôn ngữ từ khóa với dạng như :ngôn ngữ từ khóa tự do, ngôn ngữ từ khóa kiểm soát

Tại trung tâm TTTV – TĐHMĐC thì mô tả ngôn ngữ từ khóa ở dạng ngôn ngữ từkhóa tự do (tức là lựa chọn từ khóa theo quan điểm của người định từ khóa khi mô tảcác khái niệm mà tài liệu đề cập đến.

Định từ khóa là 1 trong những công đoạn quan trọng, quyết định chất lượng tracứu tin của bạn đọc

Hiện nay thư viện đang sử dụng bảng phân loại DDC do Mĩ biên soạn.Cấu trúcbảng chính gồm 10 lớp chính :

000 Tổng loại

001 Triết học và các khoa học có liên quan

200 Tôn giáo

300 Các khoa học XH

400 Ngôn ngữ học

500 Các khoa học tự nhiên

600 Các khoa học ứng dụng

700 Nghệ thuật

800 Văn học

900 Địa lí, lịch sử và các khoa học phụ trợ

Các lớp chính lại được chia thành 10 lớp con

VD: 800 Văn học

810 Văn học Mĩ bằng tiếng Anh

820 Văn học Anh

830 Văn học Đức

840 Văn học Pháp

Ngoài bảng chính bảng DDC còn có các bảng trợ kí hiệu :

- Bảng trợ kí hiệu địa lí

- Bảng trợ kí hiệu ngôn ngữ

- Bảng trợ kí hiệu dân tộc

- Bảng trợ kí hiệu nhân vật

2.3.2 Tóm tắt tài liệu.

Tóm tắt là trình bày văn bản 1 cách chính xác, ngắn gọn nội dung của tài liệu gốcmà không kèm theo bất kì lời bình nào từ phía người làm tóm tắt

Bài tóm tắt cung cấp cho NDT nhưng thông tin chính xác về nội dung của tài liệugốc, giúp NDT hiểu sâu sắc hơn về nội dung của tài liệu đó, để học lại có thể tìm đượctài liệu gốc theo yêu cầu Trong một số trường hợp bài tóm tắt có thể được sử dụng thaycho tài liệu gốc (khi tài liệu đó không phải là tài liệu tham khảo chính)

Bên cạnh đó, trên cơ sở nắm được nội dung tài liệu có trong kho Cũng dựa vàokết quả bài tóm tắt thì cán bộ thư viện có thể lựa chọn được những tài liệu phục vụ chocác hoạt động khác của thư viện như sau: triển lãm tài liệu theo chuyên đề… Để có thểbiên soạn một bài tóm tắt hoàn chỉnh bao gồm các bước sau:

+ Phân tích nội dung tài liệu đê xác định nhưng thông tin chứa trong tài liệu gốc+ Lựa chọn thông tin để làm tóm tắt : là tách ra khỏi nội dung tài liệu những thôngtin phục vụ cho việc xây dựng nội dung bài tóm tắt Những thông tin được lựa chọn lànhững thông tin cụ thể liên quan đến chủ đề, nhưng thông tin về chủ đề, có thể tráchnhững thông tin trong chính văn bản của tài liệu gốc

Sau đó, ghi chép những thông tin được lựa chọn theo một trình tự nhất định

2.3.3 Định từ khóa tài liệu.

Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dungchính của tài liệu bằng một hay nhiêu từ khóa nhằm mục đích lưu giữ và tìm tin tự độnghóa Mỗi từ khóa là một điểm tiếp cận tìm tin độc lập

Định từ khóa được cán bộ thư viện tiến hành theo 1 quy trình nhất định gồm cácbước sau :

+ Phân tích nội dung tài liệu

Để tìm được những nội dung chính của tài liệu cần chú ý vào các phần : Nhan đềtài liệu, lời nói đầu, lời giới thiệu, chú giải và tóm tắt tài liệu, các từ in nghiêng gạchdưới trong nội dung tài liệu, các hình vẽ.

+ Xác định các khái niệm đặc trưng:

Việc xác định từ khóa thể hiện ở những khía cạnh đối tượng nghiên cứu của tàiliệu, phương diện nghiên cứu, các khía cạnh xem xét cụ thể của đối tượng, thời gian địađiểm

+ Mô tả khái niệm đặc trưng bằng ngôn ngữ từ khóa

- Về nội dung:

Từ khóa phải được thể hiện bằng những thuật ngữ đảm bảo tính khoa học, thôngdụng, xúc tích, ngắn gọn, đơn nghĩa Ngoài ra, từ khóa còn phải chính xác, hiện đại,khách quan

+ Tổng hợp thông tin và viết bài tóm tắt

Xây dựng kết cấu logic, kết cấu thông tin cho bài tóm tắt, là cách chọn và trinhbày những thông tin được chọn ra từ tài liệu gốc Có thể chọn một trong những cách sau:

-Trích đoạn thông tin

-Chỉnh đoạn thông tin

-Diễn giải thông tin

+ Hoàn chỉnh(hiệu đính) bài tóm tắt: xem lại,biên định bài tóm tắt về nội dung vàhình thức

Có 3 dạng bài tóm tắt :

.Biên soạn bài tóm tắt chỉ dẫn

.Biên soạn bài tóm tắt thông tin

.Biên soạn bài tóm tắt hỗn hợp

Tùy theo từng tài liệu mà cán bộ thư viện lựa chọn dạng bài tóm tắt cho phù hợp.Tại trung tâm TTTV – TĐHMĐC chủ yếu biên soan bài tóm tắt chỉ dẫn với phươngpháp diễn giải thông tin, giúp NDT xác định nội dung tài liệu gốc từ đó đưa ra quyếtđịnh có lựa chọn tài liệu đó hay không

3 Công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu.

3.1 Công tác tổ chức kho.

Tổ chức kho sách có tính khoa học và phù hợp là “ cái gốc” để thư viện có thể

phục vụ bạn đọc đạt hiệu quả tốt Do đó phải xác định đúng đủ ý nghĩa và tác dụng củaviệc tổ chức kho sách để có thể tổ chức tốt kho

Trung tâm TTTV- ĐHMĐC cũng yêu cầu sắp xếp kho hợp lí, tiện lợi cho việc sửdụng, nhằm giảm nhẹ thời gian, công sức của cán bộ thư viện (hoặc bạn đọc) khi tìm,lấy sách, nhằm đáp ứng thỏa mãn yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, chínhxác

Ngoài ra yêu cầu đặc biệt quan trọng đối với việc sắp xếp, tổ chức kho ở trungtâm TTTV- TĐHMĐC là sự tiết kiệm diện tích kho, giá sá ch (diện tích thư việnnhỏ,hẹp,giá sách còn hạn chế)

Hiện nay, trung tâm TTTV – TĐHMĐC đang trong quá trình tin học hóa, ứngdụng phần mền thư viện CDS/ISIS Các kho cũng được sắp xếp và tổ chức lại Vì vậy,hiện nay việc phục vụ tại kho đóng không thông qua tủ mục lục hay tra cứu bằng máymà bạn đọc thể hiện yêu cầu trực tiếp hoặc qua phiếu yêu cầu để cán bộ thư viện lấysách phục vụ bạn đọc

Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bạn đọc có thể đọc tài liệu tại chỗ hoặc mượn

về nhà, tài liệu sẽ được kiểm soát qua số mượn của thư viện

Nhìn chung, trung tâm TTTV- TĐHMĐC đang dần hoan thiện viêc tổ chức kho cungphương pháp phục vụ để có thể đáp ứng nhu cầu của bạn đọc một cách tốt nhất

3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu.

Bảo quản tài liệu thư viện là một khâu công tác trong hoạt động nghiệp vụ của thưviện nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu, phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, tìm hiểu mộtcách toàn diện và lâu dài Công tác bảo quản tài liệu tại trung tâm TTTV – TĐHMĐCmặc dù đã được chú trọng, song cùng với thời gian và dưới nhiều tác động khác nhau mà