Hoạt động tổ chức, quản lý thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

Nghiên cứu những tác động của ứng dụng CNTT trong hoạt động TVTT, trên cơ sở đó tìm ra những giải pháp đổi mới hoạt động quản lý Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội. Tài liệu gồm 3 chương: Chương 1: Tổ chức, quản lý thư viện thông tin: Những thay đổi khách quan trong quá trình hiện đại hóa; Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và Chương 3: Những giải pháp đổi mới hoạt động tổ chức, quản lý thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.

LÊ THỊ HẠNH

HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI TRONG ĐIỀU KIỆN

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Chuyên ngành : Khoa học Thư viện

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS NGUYỄN THỊ LAN THANH

HÀ NỘI - 2005

CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

TV-TT Thư viện – Thông tin CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu

NDT Người dùng tin

CÁC HÌNH VẼ VÀ SƠ ĐỒ

Hình 1 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội Hình 2 Sơ đồ mạng LAN của Thư viện

Hình 3 Giao diện biên mục sơ lược

Hình 4 Giao diện chính của phân hệ biên mục

Hình 5 Giao diện chính của phân hệ lưu thông

CÁC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU

Bảng 1 Cơ cấu cán bộ thư viện theo độ tuổi

Bảng 2 Cơ cấu cán bộ thư viện theo trình độ chuyên môn

Bảng 3 Thống kê vốn tài liệu theo loại hình tài liệu

Bảng 4 Thống kê vốn tài liệu theo ngôn ngữ

Bảng 5 Thống kê vốn tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn

Bảng 6 Thống kê vốn tài liệu theo địa điểm lưu trữ

Bảng 7 Thống kê tần suất lưu thông tài liệu

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 6 

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài 6

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 7

3 Đối tượng và phạm nghiên cứu 8

4 Tình hình nghiên cứu đề tài 8

5 Phương pháp nghiên cứu 9

6 Kết cấu của luận văn: 9

Ngoài lời nói đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm có 3 chương và 9 mục 9

Chương 1 10 

1.1.Vai trò, tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT 10 1.2 Những tác động của ứng dụng CNTT đối với hoạt động tổ chức, quản lý TV-TT 12

1.2.1 Thay đổi cơ cấu tổ chức và phương thức quản lý 12 

1.2.2 Tác động tới hoạt động chuyên môn 28

1.3 Yêu cầu của hoạt động tổ chức, quản lý TV-TT trong điều kiện ứng dụng CNTT 45

Chương 2 47 

2.1 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội và quá trình ứng dụng CNTT tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội 47

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 47 

2.1.2 Quá trình ứng dụng CNTT tại Thư viện Đại học Luật Hà Nội 48 

2.2 Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng CNTT 50

2.2.1 Công tác tổ chức hành chính 50 

Hình 1 Sơ đồ tổ chức của thư viện 51 

Hình2 Sơ đồ mạng LAN của thư viện 59 

2.2.2 Quản lý công tác chuyên môn nghiệpvụ 60 

2.2.3 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin 75 

2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý Thư viện Trường Đại học Luật trong điều kiện ứng dụng CNTT 86

2.3.1 Điểm mạnh 86 

2.3.2 Điểm yếu 91 

Chương 3 96 

3.1 Phát huy nhân tố con người trong hoạt động tổ chức, quản lý thư viện 96

3.1.1 Nâng cao năng lực điều hành và quản lý của cán bộ lãnh đạo

thư viện 96 

3.1.2 Đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ thư viện 100 

3.2 Các giải pháp kỹ thuật 102

3.2.1 Tăng cường nguồn lực thông tin theo hướng chú trọng phát triển nguồn lực thông tin điện tử 102 

3.2.2 Nâng cao chất lượng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin 107 

3.2.3 Tăng cường cở sở vật chất, cơ sở hạ tầng thông tin 114 

3.3 Xây dựng cơ chế hợp tác, môi trường công nghệ để chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TV-TT chuyên luật 115

3.4 Các giải pháp hỗ trợ 118

3.4.1 Tiến hành đào tạo người dùng tin 118 

3.4.2 Tiến hành marketing sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện 120 

KẾT LUẬN 122 

TÀI LIỆU THAM KHẢO 123 

Tiếng Việt 123 

Tiếng Anh 124 

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài

Ngày nay, xã hội loài người đang sống trong kỷ nguyên thông tin và công nghệ số Những tiến bộ vượt bậc của khoa học công nghệ, đặc biệt là ngành công nghệ thông tin và viễn thông, đã tạo ra những thay đổi mang tính cách mạng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong từng lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội đã làm thay đổi căn bản cách thức tiếp cận, tổ chức, thực hiện và hiệu quả của các lĩnh vực hoạt động này

Ứng dụng CNTT đã đem lại những lợi ích vô cùng to lớn trong tất cả mọi lĩnh vực, nó làm cho các thao tác, các quá trình hoạt động trở nên dễ dàng

và thuận tiện hơn, đồng thời làm tăng năng suất và hiệu quả lao động, làm giảm sức lao động cơ bắp của con người, cho ra những sản phẩm có chất lượng cao với giá thành hạ Vì vậy, ứng dụng CNTT là xu thế tất yếu đã và đang diễn ra mạnh mẽ, nhanh chóng trên phạm vi toàn cầu

Trong lĩnh vực Thư viện - Thông tin (TV-TT), việc ứng dụng CNTT bắt đầu từ những năm 1960 Ban đầu, là việc sử dụng máy tính điện tử để tạo lập mục lục đọc được bằng máy, mục lục truy cập công cộng trực tuyến, xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL), tự động hoá dịch vụ tra cứu thông tin Cùng với sự phát triển của công nghệ viễn thông, CNTT kết hợp với công nghệ viễn thông cho phép liên kết các máy tính thành mạng máy tính và mạng thông tin toàn cầu Internet Các nguồn tin số hoá ra đời, thư viện điện tử xuất hiện, cho phép truy cập tới các nguồn tin điện tử trên mạng một cách dễ dàng mà không

có sự phân biệt về không gian, thời gian Môi trường hoạt động của thư viện

đã thay đổi Trong môi trường của thư viện truyền thống, tồn tại song song các tài liệu truyền thống với việc cung cấp các dịch vụ thông tin truyền thống

và nguồn tài liệu điện tử vô cùng phong phú, được truy cập, khai thác và sử

dụng thông qua các thiết bị điện tử và và viễn thông Cơ quan TV-TT giờ đây hoạt động trong môi trường công nghệ thay đổi liên tục Để quản lý tốt cơ quan TV-TT trong điều kiện ứng dụng CNTT mạnh mẽ như hiện nay, đòi hỏi hoạt động tổ chức, quản lý phải đổi mới trên tất cả mọi phương diện, mới có thế đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý TV-TT trong thời đại ngày nay

Công cuộc tin học hoá Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội đã diễn

ra hơn 8 năm qua Những kết quả đã đạt từ việc ứng dụng CNTT là rất quan trọng Thư viện đã tự động hoá hầu hết các hoạt động chức năng chuyên môn như: bổ sung, biên mục, quản lý qui trình lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc, tra cứu thông tin, và đang từng bước xây dựng thư viện điện tử Tuy nhiên, công tác tổ chức, quản lý còn nhiều bất cập, chậm đổi mới, còn mang nặng tư duy bao cấp, chưa phát huy hết mọi nguồn lực của thư viện

Vì vậy, việc nghiên cứu những tác động của ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT, trên cơ sở đó tìm ra những giải pháp đổi mới hoạt động quản lý cơ quan TV-TT là việc yêu cầu cấp thiết đặt ra cho công tác tổ chức, quản lý TV-TT nói chung và công tác tổ chức, quản lý Thư viện Trường Đại học Luật nói riêng

Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài: “Hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện

Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin”

làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ chuyên ngành Thư viện khoá

2002-2005

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Đề xuất những giải pháp đổi mới hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng CNTT

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Nghiên cứu vai trò, tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT

+ Nghiên những tác động của ứng dụng CNTT tới của hoạt động tổ chức, quản lý TV-TT nói chung

+ Nghiên cứu yêu cầu của hoạt động tổ chức, quản lý TV-TT trong điều kiện ứng dụng CNTT

+ Nghiên cứu thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng CNTT

+ Nghiên cứu, đề xuất những giải pháp đổi mới hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng CNTT

3 Đối tượng và phạm nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

+ Những vấn đề lý luận và thực tiễn về hoạt động tổ chức, quản lý TV-TT dưới tác của ứng dụng CNTT

+ Hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội dưới tác động của ứng dụng CNTT

- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng CNTT từ năm 1998 đến nay

4 Tình hình nghiên cứu đề tài

Cho đến nay, ở nước ta chưa có một công trình nào nghiên cứu toàn diện về hoạt động tổ chức, quản lý thư viện trong điều kiện ứng dụng CNTT

Đã có một số công trình nghiên cứu về lý luận quản lý thư viện và cơ quan thông tin như: Quản lý Thư viện và Trung tâm thông tin (giáo trình dùng cho sinh viên ngành TV-TT) của tác giả Nguyễn Tiến Hiển và Nguyễn Thị Lan Thanh, giáo trình tổ chức và quản lý công tác Thông tin - Thư viện của tác

giả Bùi Loan Thuỳ và Đào Hoàng Thuý; và một số luận văn cao học, khoá luận tốt nghiệp nghiên cứu việc ứng dụng CNTT ở từng thư viện cụ thể

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận chung: Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch

+ Phương pháp khảo sát, thực nghiệm

6 Kết cấu của luận văn:

Ngoài lời nói đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm có 3 chương và 9 mục

Chương 1

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ THƯ VIỆN - THÔNG TIN: NHỮNG THAY ĐỔI

KHÁCH QUAN TRONG QUÁ TRÌNH HIỆN ĐẠI HOÁ

1.1.Vai trò, tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT

* Vai trò của ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT

Vai trò vô cùng quan trọng của các hệ thống thông tin tự động hoá hiện nay là các tiến bộ đạt được vững chắc của việc tự động hoá hầu hết các chức năng của thư viện [1, tr 39]

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và truyền thông đã đem lại những thay đổi mang tính cách mạng trong toàn bộ hoạt động của cơ quan thư viện - Thông tin (TV-TT)

Trước tiên là việc sử dụng máy tính điện tử để tạo ra các biểu ghi thư mục trong hệ thống biên mục, thay thế mục lục phiếu truyền thống bằng mục lục đọc máy vào những năm 1970 Tiếp theo là việc tự động hoá quá trình lưu thông tài liệu (mượn trả) và sự phát triển của hệ thống thư viện tích hợp (Intergrated Library) ở rất nhiều thư viện hiện đại vào cuối những năm 1970

và đầu những năm 1980 Các hệ thống thư viện tích hợp này sử dụng một cấu trúc phần mềm duy nhất để quản lý các quy trình quan trọng nhất của hoạt động thư viện như: bổ sung, biên mục, lưu thông tài liệu (mượn, trả), quản lý tài chính, hệ thống mượn liên thư viện và thông tin về quản lý tư liệu Một trong những dấu mốc quan trọng nhất trong thời kỳ này là sự phát triển của hệ thống mục lục trực tuyến OPAC (Online Public Accessible Catalog), đã tạo lên một cuộc cách mạng trong việc tìm kiếm mục lục sách của thư viện Lần đầu tiên đưa ra khái niệm là trong một chừng mực nào đó thư viện đã đến được với độc giả Danh mục các tài liệu được hiển thị trên màn hình không chỉ liệt kê những tài liệu đang được lưu giữ trong toà nhà đó mà còn bao gồm

cả tài liệu của rất nhiều thư viện khác trên khắp thế giới Các dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng thông qua hệ thống máy tính ra đời và phát triển mạnh mẽ Một sự kiện quan trọng là sự phát triển của thông tin trực tuyến, ban đầu được cung cấp thông qua các ổ đĩa CD-ROM độc lập, sau đó là thông qua các ổ đĩa CD-ROM tích hợp được nối mạng và giờ đây là thông qua các máy chủ từ xa Các cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến ra đời, cho phép các thư viện dù nhỏ nhưng có thể tìm kiếm được những khối lượng thông tin khổng

“Thư viện số là các cơ quan/tổ chức có các nguồn lực, kể cả các nguồn nhân lực chuyên hoá, để lựa chọn, cấu trúc, cung cấp việc truy cập đến, diễn giải, phổ biến, bảo quản sự toàn vẹn, đảm bảo sự ổn định trong thời gian dài của sưu tập các công trình số hoá mà chúng ở dạng sẵn sàng để sử dụng một cách kinh tế cho một hoặc một số cộng đồng nhất định” [8, tr 6]

* Tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT

Trong thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động của cơ quan TV-TT ngày một dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại đặc biệt là CNTT và truyền thông Vấn đề ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT không còn là mới mẻ nữa Những thành tựu đạt được qua việc ứng dụng CNTT đã chứng minh tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt hoạt

động TV-TT Tin học hoá hoạt động TV-TT là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan TV-TT hiện nay [13, tr 18]

Ngày nay, xã hội loài người đang sống trong xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức, xã hội mà thông tin là động lực phát triển của nền kinh tế và trong nền kinh tế đó, hàm lượng tri thức chiếm tỉ trọng lớn trong mỗi sản phẩm Mục tiêu huớng tới của các thư viện giờ đây là định hướng người dùng tin (NDT), thoả mãn mọi nhu cầu thông tin của họ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho họ có thể với tới tất cả các nguồn tin với sự hỗ trợ của CNTT và truyền thông Mục tiêu trên khó có thể đạt được nếu thiếu hệ thống thông tin

tự động hoá Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống TV-TT

tự động hoá là yêu cầu mang tính khách quan, tất yếu đối với tất cả các cơ quan TV-TT hiện nay

1.2 Những tác động của ứng dụng CNTT đối với hoạt động tổ chức, quản lý TV-TT

1.2.1 Thay đổi cơ cấu tổ chức và phương thức quản lý

1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là công cụ quản lý quan trọng trước tiên của tất cả các

tổ chức để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tổ chức [28, p 2]

Xây dựng cơ cấu tổ chức cho một cơ quan TV-TT là việc thiết lập một

hệ thống các bộ phận, phòng ban Đồng thời, xác định chức năng, nhiệm vụ, các mối liên hệ, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong hệ thống nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức

Trong thư viện truyền thống, cơ cấu tổ chức thường được xây dựng dựa trên các mô hình tổ chức theo chức năng, khu vực địa lý (vùng lãnh thổ), nhóm người dùng tin, sản phẩm (dịch vụ), loại hình tài liệu, ngôn ngữ và các quá trình… hoặc theo mô hình kết hợp từ hai trong số các mô hình trên trở lên

Cơ cấu tổ chức phổ biến trong thư viện truyền thống là cơ cấu tổ chức theo mô hình chức năng kết hợp với một số mô hình khác tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan TV-TT Mô hình này thường phân chia các phòng ban trong thư viện thành 3 bộ phận chính:

- Các dịch vụ kỹ thuật thư viện (kỹ thuật nghiệp vụ): Bao gồm các hoạt động liên quan đến qui trình công nghệ thư viện gồm các phòng: bổ sung, biên mục, tổ chức kho tài liệu, quản lý ấn phẩm định kỳ, duy trì và bảo quản

- Các dịch vụ công cộng (bộ phận phục vụ): Bao gồm các hoạt động liên quan đến việc thoả mãn nhu cầu của người dùng tin như: lưu thông tài liệu (mượn, trả), tra cứu thông tin, mượn liên thư viện…

- Công tác tổ chức hành chính như: quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản

lý cơ sở vật chất kỹ thuật thư viện

Trong mỗi bộ phận chính trên lại được phân chia thành các phòng ban chuyên môn Số lượng các phòng ban trong cơ quan TV-TT phụ thuộc vào loại hình thư viện, vốn tài liệu, số lượng người dùng tin, số lượng cán bộ và điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật của từng cơ quan TV-TT

Theo Gailbraith, nhà lý luận về khoa học quản lý Mỹ: “không có một

mô hình cơ cấu tổ chức nào là lý tưởng cho tất cả các tổ chức Một cơ cấu tổ chức tốt nhất là cơ cấu mà giúp cho tổ chức đó đạt được mục tiêu trong kế hoạch chiến lược Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược, tính chất phức tạp của công việc, qui mô và loại hình tổ chức Mục đích của việc lựa chọn cơ cấu tổ chức là nhằm để đạt được ở mức tối đa mục tiêu chiến lược đã đặt ra, đồng thời hạn chế ở mức tối thiểu những tác động tiêu cực của việc thực hiện kế hoạch chiến lược để đạt được mục tiêu” [28, p 2 ]

Đã từ lâu, các thư viện truyền thống thường được tổ chức theo mô hình chức năng và có cấu trúc cấp bậc theo chiều thẳng đứng từ trên xuống dưới

Cơ cấu tổ chức cấp bậc truyền thống là cơ cấu mà trong đó các bộ phận,

phòng ban cũng như những nhân viên làm việc trong các bộ phận, phòng ban

đó được sắp xếp theo trật tự thứ bậc rõ ràng Cơ cấu tổ chức đó bao gồm nhiều tầng bậc, nhiều cấp quản lý khác nhau Cơ cấu tổ chức cấp bậc truyền thống thể hiện mối liên hệ phụ thuộc giữa các bộ phận, phòng ban với cấp quản lý cao hơn và người lãnh đạo cơ quan TV-TT

Quyền hạn và thẩm quyền của cơ cấu cấp bậc truyền thống được thiết lập từ cấp quản lý cao nhất Dòng thông tin trong tổ chức theo hướng từ trên xuống dưới (top-down) Điều này có nghĩa là toàn bộ quyền lực và thẩm quyền nằm trong tay người lãnh đạo thư viện Tất cả mọi quyết định được ban hành bởi một số ít các cá nhân ở vị trí quản lý thư viện [33, p 157]

Cơ cấu tổ chức cấp bậc truyền thống có ưu điểm là tạo sự thống nhất cao và sự ổn định lâu dài cho tổ chức, đề cao vai trò cá nhân người lãnh đạo

và chế độ thủ trưởng Tuy nhiên, hạn chế cơ bản của kiểu cơ cấu này là kém linh hoạt và cứng nhắc, mang nặng tính mệnh lệnh hành chính, hạn chế sự sáng tạo và phát huy năng lực của từng cá nhân trong tổ chức Hay nói cách khác, đó là một bộ máy quan liêu Kiểu cơ cấu này thường chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trong nội bộ của tổ chức mà ít chú ý đến những mối liên hệ, những nhân tố tác động từ môi trường bên ngoài Cho nên, khi môi trường xã hội và môi trường công nghệ thay đổi thì tổ chức đó khó có thể thích nghi một cách nhanh chóng và linh hoạt [33, p 178]

Phương pháp phân chia các bộ phận, phòng ban theo chức năng đã tạo

ra sự chuyên môn hoá và tập trung cao trong hoạt động chuyên môn của từng

bộ phận, phòng ban, nhưng cũng tạo ra sự biệt lập hay ranh giới giữa các phòng ban Nhân viên làm việc trong từng phòng ban chỉ tập trung vào công việc chuyên môn của mình mà ít nắm bắt được hoạt động của các phòng ban khác Cho nên, sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức bị hạn chế bởi ranh giới về chức năng và nhiệm vụ cụ thể đã được xác định

Mặt khác, một khi toàn bộ quá trình ra quyết định diễn ra ở cấp quản lý cao nhất (giám đốc), buộc người giám đốc phải xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ từ việc thu thập thông tin, thẩm định các báo cáo của cấp dưới cũng như việc phân tích, tổng hợp thông tin để đưa ra quyết định cuối cùng Chính vì vậy, quá trình ra quyết định thường tiêu tốn nhiều thời gian, đôi khi không đảm bảo tính nhanh chóng và kịp thời Nhiều vấn đề không được giải quyết triệt để, dẫn đến sự trì trệ trong tổ chức và điều hành công việc Hơn nữa, việc ra quyết định do một số ít nhà quản lý thực hiện cho nên không thể tránh khỏi những quyết định mang tính chủ quan, duy ý chí

Theo giáo sư F.W Lancaster, Trường Đại học Tổng hợp Illinois, Hoa Kỳ: Việc ứng dụng CNTT đã tác động mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức của cơ quan TV-TT, làm thay đổi bản chất hoạt động của một số bộ phận, phòng ban

Tự động hoá đã triệt tiêu một số phòng ban, làm giảm qui mô của một số phòng ban khác, đồng thời cho ra đời những bộ phận, phòng ban mới Có lẽ quan trọng hơn cả nó làm cho cơ cấu cấp bậc truyền thống và mô hình chức năng của các phòng ban bớt cứng nhắc hơn Trong thư viện tự động hoá, xu hướng sử dụng ma trận tổ chức cùng với các nhóm phi hình thức và các nhóm theo dự án ngày càng trở nên phổ biến [26, p 6]

Tự động hoá có thể làm tăng tính phi tập trung hoá ở một số hoạt động chuyên môn thư viện Ở những thư viện công cộng lớn và thư viện đại học, các dịch vụ kỹ thuật thư viện được tập trung hoá cao độ nhưng lại phi tập trung hoá các dịch vụ công cộng thông qua các thư viện chi nhánh hay thư viện các khoa Việc ứng dụng CNTT và truyền thông có xu hướng làm cho tất

cả các quá trình được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn Một số chức năng chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là chức năng biên mục gốc (original cataloging) đã chuyển sang phi tập trung hoá trong các thư viện đại học Việc

sử dụng trung tâm thư viện máy tính trực tuyến OCLC (Online Computer

Library Center) để sao chép các biểu ghi thư mục đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí cho thư viện Rất nhiều tài liệu không đòi hỏi phải biên mục lại từ đầu, cho nên qui mô phòng biên mục sẽ nhỏ hơn [26, p 8]

Tính phi tập trung hoá không những được thể hiện ở dịch vụ kỹ thuật thư viện mà còn thể hiện ở các dịch vụ công cộng Dịch vụ tra cứu thông tin

là một ví dụ điển hình Trong thư viện truyền thống, dịch vụ tra cứu thông tin được tập trung hoá hoàn toàn Để tìm kiếm thông tin của một thư viện, NDT phải trực tiếp tới thư viện đó để sử dụng hệ thống mục lục cũng như các công

cụ tra cứu khác để tìm tin Nhưng giờ đây, thông qua mục lục công cộng truy cập trực tuyến OPAC (Online Public Accessible Catalog), NDT có thể tra cứu thông tin của tất cả thư viện trên thế giới từ bất kỳ nơi nào mà không có sự phân biệt về thời gian, không gian hay khoảng cách về mặt địa lý

Tự động hoá cũng cho ra đời những bộ phận mới Một số phòng ban liên quan trực tiếp tới CNTT và truyền thông cũng như liên quan tới các nguồn thông tin điện tử ra đời như: phòng công nghệ thông tin (IT), quản trị mạng, cập nhật dữ liệu lên trang chủ thư viện Cùng với những bộ phận kỹ thuật này là yêu cầu cần phải tuyển dụng những kỹ sư tin học, kỹ sư thiết kế

và quản trị mạng

Cơ cấu tổ chức thay đổi, chuyển từ cơ cấu cấp bậc truyền thống sang cơ cấu ma trận (Matrix Organizational Structure) Cơ cấu ma trận là cơ cấu sử dụng phương pháp phân chia bộ phận theo ma trận dựa trên một hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều Có hai tuyến quyền hạn trong một ma trận: một tuyến thẳng đứng theo đơn vị chức năng và một tuyến nằm ngang theo sản phẩm hoặc dự án [10, tr 80]

Vì vậy, cơ cấu tổ chức giờ đây dường như được dàn mỏng ra, mềm mại và linh hoạt hơn theo xu hướng giảm bớt các cấp quản lý, đặc biệt là cấp

quản lý trung gian Xu hướng sử dụng hội đồng tư vấn, các nhóm công tác chính thức và không chính thức cũng đã trở nên phổ biến

Trong thư viện, một số nhóm công tác chuyên môn được thành lập như: nhóm thảo luận về các dịch vụ kỹ thuật thư viện, nhóm dịch vụ tra cứu thông tin, nhóm đào tạo người dùng tin Nhân sự trong các nhóm công tác được lựa chọn từ các phòng ban chuyên môn Thông qua các buổi thảo luận nhóm, các nhân viên có cơ hội để bày tỏ những ý tưởng sáng tạo, quan điểm chuyên môn cũng như được tự do bàn bạc, thảo luận để đưa ra những đề xuất, giải pháp giải quyết các vấn đề chuyên môn của thư viện Từ những ý kiến đề xuất, giải pháp đó đã hỗ trợ cho hoạt động ra quyết định của giám đốc, tiết kiệm được thời gian, công sức, nhằm hạn chế những sai lầm hoặc ý chí chủ quan của người ra quyết định

Ngoài ra, tự động hoá còn làm phong phú công việc của các nhân viên thư viện Các nhân viên thư viện giờ đây có khả năng đảm nhiệm thêm một số công việc chuyên môn khác hơn là chỉ thực hiện một công việc đã được chuyên môn hoá ở một phòng ban duy nhất như: hoạt động biên mục, phát triển nguồn lực thông tin, tra cứu thông tin hay bất kỳ một công việc nào khác Để đảm đương được những nhiệm nêu trên, đòi hỏi nhân viên thư viện phải được đào tạo cả về kỹ năng sử dụng máy tính điện tử, cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp

Tự động hoá cũng đòi hỏi phải tiêu chuẩn hoá các hoạt động thư viện Nếu không có tiêu chuẩn hoá thì không thể thực hiện có hiệu quả hệ thống tích hợp trong thư viện hoặc các chương trình chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện Sự đòi hỏi phải tiêu chuẩn hoá là yêu cầu đặt ra cho tất cả các phòng ban và từng cá nhân trong thư viện Tiêu chuẩn hoá cũng làm giảm bớt hoặc làm mất đi quyền tự trị trong mỗi đơn vị, phòng ban mà trước đây nó

đã từng tồn tại Tiêu chuẩn hoá còn giúp cho nhân viên thư viện dễ dàng phát

hiện ra những yếu điểm của mình hoặc những lỗi mình đã gây ra khi sử dụng

hệ thống thông tin tự động hoá, từ đó họ có thể tự sửa chữa và khắc phục triệt

để những lỗi đó Trong công tác biên mục, tiêu chuẩn hoá còn góp phần làm tăng cường và mở rộng các điểm truy cập tới tài liệu trong và ngoài thư viện [26, p 10] Các tiêu chuẩn đó là: tiêu chuẩn về khổ mẫu trình bày dữ liệu thư mục MARC (MAchine Readable Cataloging), qui tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description) và qui tắc biên mục Anh-Mỹ AACR 2 (Anglo-American Cataloging Rules 2ndedition), các bảng phân loại, khung đề mục chủ đề, từ điển, từ chuẩn… Đồng thời, yêu cầu phải tiêu chuẩn hoá còn thúc đẩy sự hợp tác, chia sẻ thông tin giữa các thư viện

1.2.1.2 Phương thức quản lý

Phương thức quản lý là những phương pháp và cách thức mà chủ thể quản lý tác động lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra [10, tr 113]

Trong thư viện truyền thống, phương pháp quản lý được sử dụng chủ yếu là phương pháp hành chính và nguyên tắc tập trung hoá Trong thư viện hiện đại, những tác động mạnh mẽ của CNTT và truyền thông tới tất cả các hoạt động chủ yếu của thư viện đã làm thay đổi cơ cấu tổ chức và phương pháp quản lý truyền thống Phương pháp quản lý chuyên quyền, độc đoán và cơ cấu cấp bậc cứng nhắc đã phải nhường chỗ cho cơ cấu tổ chức cho phép các nhân viên được tham gia quản lý với một cơ cấu có ít cấp quản lý hơn [26, p 9] Trong một cơ cấu có ít cấp quản lý (tầng bậc), cho phép nhân viên có thể tham gia vào quá trình ra quyết định Tổ chức có xu hướng mở huớng tới công nghệ và luôn luôn đổi mới Một khi các nhân viên được tham gia vào quản lý thư viện thì họ dễ dàng tiếp thu những kiến thức về công nghệ mới với tinh thần và thái độ nhiệt tình, hào hứng

Sự giao tiếp trong môi trường thư viện tự động hoá cũng thay đổi Thông qua các dịch vụ thư điện tử, các bảng thông báo điện tử đã phá vỡ hướng giao tiếp truyền thống từ trên xuống dưới (top-down) Giờ đây, tất cả các nhân viên trong thư viện có thể liên lạc theo hướng: từ dưới lên trên, từ trên xuống dưới, từ tất cả mọi hướng và cả hướng liên thông giữa các phòng ban, các vị trí khác nhau Những nhân viên cấp dưới có thể truy cập tới những thông tin mà trước đây chỉ có người quản lý nắm giữ Dòng thông tin trong tổ chức trở nên công khai, đa dạng, đa chiều

Hệ thống thông tin thư viện tự động hoá đòi hỏi người quản lý cơ quan TV-TT tin cần phải có nhiều kỹ năng hơn nhà quản lý của ngày hôm qua Công tác quản lý trở nên phức tạp hơn nhiều khi thư viện ứng dụng CNTT Thư viện giờ đây hoạt động trong môi trường công nghệ và môi trường xã hội thay đổi không ngừng Vì vậy, đòi hỏi công tác quản lý phải linh hoạt và mềm dẻo hơn Người quản TV-TT cần phải có tầm nhìn và năng lực lãnh đạo thực

sự Các kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng Người quản lý không chỉ phải giải quyết những vấn đề, những mối liên hệ trong nội bộ thư viện mình với những nhân viên dưới quyền mà phải giải quyết những mối liên hệ với những tổ chức, nhân tố tác động từ môi trường bên ngoài như: các mạng thông tin, nhà phát hành, các trung tâm máy tính và những nhân tố khác [26,

p 10]

Tóm lại: Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT đã tác động

mạnh mẽ tới toàn bộ hoạt động của cơ quan TV-TT Ứng dụng CNTT đã làm thay đổi cơ cấu tổ chức cấp bậc truyền thống sang cơ cấu theo ma trận và các nhóm công tác chính thức và không chính thức, các nhóm theo dự án Với cơ cấu tổ chức như vậy, cho phép cơ quan TV-TT có thể thích nghi một cách dễ dàng và nhanh chóng trước những thay đổi của môi trường bên ngoài Mô hình tổ chức đó là mô hình tổ chức hướng tới người dùng tin, cung cấp các

sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại, với mục tiêu là thoả mãn nhu cầu thông tin và tri thưc của người dùng tin hơn là cung cấp một bộ sưu tập tài liệu trong các toà nhà [26, p.11]

Thực tiễn ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT trên thế giới và ở Việt Nam cho thấy, hầu hết cơ cấu tổ trúc của cơ quan TV-TT đều có sự thay đổi, mặc dù ở những mức độ khác nhau đối với từng quốc gia cũng như từng thư viện cụ thể

Một ví dụ điển hình cho sự thay đổi cơ cấu tổ chức và phương thức quản lý một cách toàn diện là trường hợp của Thư viện Trường đại học Công nghệ Hồng Kông Dự án thư viện tự động hoá được triển khai từ năm 1989, cho đến nay, thư viện này trở thành Thư viện trung tâm trong hệ thống thư viện tích hợp của 7 trường Đại học trên lãnh thổ Hồng Kông Cơ cấu tổ chức trước khi tự động hoá là cấu trúc theo mô hình chức năng Thư viện được phân chia thành hai bộ phận chính đó là: bộ phận các dịch vụ kỹ thuật thư viện và dịch vụ tra cứu Từ hai bộ phận chính lại được phân chia thành các phòng ban chức năng khác nhau như: Bổ sung, biên mục, lưu thông tài liệu, tra cứu thông tin Yêu cầu phải thay đổi cấu trúc tổ chức để phù hợp với qui trình công nghệ mới được tiến hành từ năm 1990 và trải qua nhiều giai đoạn khác nhau Xu hướng thay đổi cấu trúc tổ chức không chỉ là thay đổi sơ đồ tổ chức thư viện mà thực sự là cuộc cải cách trong quản lý nguồn nhân lực Các nhóm hoạt động chuyên môn được hình thành như: nhóm quản lý thư viện gồm giám đốc, phó giám đốc và trưởng các phòng ban; nhóm tư vấn gồm trưởng các phòng ban; các nhóm hệ thống nhỏ theo dõi việc thực hiện nhiệm

vụ giữa các phòng ban cùng các nhóm thực hiện các công việc chuyên môn cụ thể như: nhóm đào tạo người dùng tin, tra cứu thông tin, cung cấp dịch vụ thông tin từ xa… [32, p 32-33] Những thay đổi này đã đưa đến kết quả là hình thành nên một cơ cấu tổ chức mới theo hướng mở, gọn nhẹ, linh hoạt,

đảm bảo các nguyên tắc tổ chức của hệ thống thông tin tự động hoá

1.2.1.3 Quản lý nhân sự

Nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào Cơ quan TV-TT là một tổ chức được cấu thành bởi các thành tố đó là: nguồn lực thông tin, nhân viên thư viện, người dùng tin và cơ

sở vật chất kỹ thuật Thư viện không thể tồn tại nếu không có con người Nói rộng hơn, trong bất kỳ tổ chức nào, người lao động là chiếc chìa khoá của mọi

sự thành công hay thất bại Thậm chí, khi thư viện đã được tự động hoá ở mức cao thì hệ thống thông tin tự động hoá vẫn được điều khiển bởi con người

Lực lượng lao động trong thư viện bao gồm những nhóm nhân viên thực hiện các công việc khác nhau với những yêu cầu về trình độ chuyên môn cũng như những kiến thức cần được trang bị cũng khác nhau

Nhà thư viện học Mỹ Robert D Stueart đã phân loại cơ cấu lao động trong thư viện thành 3 nhóm cơ bản sau:

- Nhóm 1: Các nhân viên thư viện chuyên nghiệp (professional librarian): Lực

lượng này thường chiếm tỉ lệ nhỏ nhất trong đội ngũ nhân viên thư viện Nhân viên thư viện chuyên nghiệp đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và được đào tạo cơ bản Thông thường, họ phải có bằng thạc sĩ chuyên ngành TT-TV, một số có bằng thạc sĩ thứ hai về các lĩnh vực chuyên môn khác hoặc bằng tiến sĩ Những nhân viên này thường làm việc ở những vị trí sử dụng trí tuệ và chuyên môn cao, đòi hỏi họ phải có khả năng phân tích, thiết lập mục tiêu, đề xuất những giải pháp để giải quyết các vấn đề, biết ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác, biết lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và quản lý thành công các chương trình và những dịch vụ cung cấp thông tin tới người dùng tin Nhân viên thư viện chuyên nghiệp đóng vai trò là người lãnh đạo thư viện, định hướng hoạt động cho toàn bộ tổ chức

- Nhóm 2: Các nhân viên hỗ trợ (support librarian): Là những nhân viên thực

hiện những công việc cụ thể trong thư viện Từ những nhân viên thư viện bán chuyên nghiệp tới những nhân viên hành chính Các nhân viên hỗ trợ thường chiếm số lượng lớn nhất trong lực lượng lao động của thư viện Những nhân viên này đảm nhiệm hầu thế các hoạt động chủ yếu trong thư viện như: bổ sung, biên mục, theo dõi ấn phẩm định kỳ, lưu thông tài liệu, tra cứu thông tin… Nhân viên hỗ trợ đảm nhiệm hầu hết các công việc thường nhật ở tất cả các bộ phận, phòng ban Yêu cầu về trình độ của nhóm nhân viên này cũng phong phú và đa dạng Một số nhân viên có bằng cử nhân TT-TV, một số khác tốt nghiệp từ những trường đại học khác Đối với các thư viện chuyên ngành thì yêu cầu cả về trình độ chuyên môn về TT-TV và những kiến thức

về lĩnh vực chuyên môn mà thư viện bao quát là yêu cầu cơ bản đối với nhóm nhân viên hỗ trợ

- Nhóm 3: Ngoài 2 nhóm nhân viên trên, thư viện còn thường xuyên sử dụng

một số lượng lớn lực lượng lao động làm việc theo thời vụ Đó là lực lượng sinh viên ký hợp đồng lao động thời vụ trong các thư viện đại học hoặc những nhân viên phục vụ ở các thư viện công cộng Đội ngũ này thường thực hiện những công việc giản đơn ở khu vực dịch vụ công cộng như: lấy tài liệu hoặc xếp tài liệu lên giá sau khi phục vụ, ghi nhận việc cho mượn, trả tài liệu Đối với lực lượng này, cần trang bị cho họ những kiến thức về tổ chức kho tài liệu, hệ thống phân loại, hệ thống đề mục chủ đề và những kỹ năng cơ bản khi

sử dụng phân hệ lưu thông tài liệu [33, p 215]

Việc ứng dụng CNTT đã làm thay đổi cơ bản một số hoạt động của các nhân viên thư viện Một trong những lý do ban đầu để ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT là nhằm tiết kiệm kinh phí bằng việc cắt giảm số lượng nhân viên ở mức tổi thiểu hoặc ít nhất cho phép thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin ngày một tăng của người dùng tin mà không tăng số lượng nhân

viên

Trong thực tế, có rất ít chứng cứ để chứng minh rằng việc ứng dụng CNTT sẽ làm giảm số lượng nhân viên trong thư viện Mặc dù hoạt động của thư viện ngày càng dựa vào CNTT nhưng nó vẫn là một tổ chức cần nhiều nhân công Tự động hoá cho phép làm giảm qui mô của một số phòng ban như phòng biên mục bằng việc sử dụng trung tâm thư viện máy tính OCLC (Online Computer Library Center) để sao chép các biểu ghi thư mục Vì thế

mà số lượng nhân viên ở bộ phận này có giảm đi Trong khi đó, một số phòng ban mới được thành lập và một số phòng ban khác, qui mô lại lớn hơn trước

Số lượng nhân viên trong thư viện đã tăng lên đáng kể, đặc biệt là ở những bộ phận có liên quan trực tiếp đến ứng dụng CNTT khi thực hiện các dự án tự động hoá thư viện

Ứng dụng CNTT làm công tác quản lý con người trở nên phức tạp hơn CNTT đã cơ cấu lại rất nhiều công việc trong thư viện, tạo thêm những công việc mới, triệt tiêu một số công việc khác Đồng thời, nó đã đem lại lợi ích cho cả nhân viên thư viện và NDT Việc ứng dụng CNTT đã đem đến những

áp lực mới cho cả người quản lý cũng như nhân viên thư viện Áp lực đó là những đòi hỏi phải thích nghi với sự thay đổi mạnh mẽ của môi trường công nghệ mới Trong thư viện, CNTT được sử dụng như người chỉ huy toàn bộ các hoạt động của hệ thống Vì vậy, việc đặt ra những yêu cầu, những đòi hỏi mới đối với đội ngũ nhân viên thư viện là tất yếu khách quan

*Những yêu cầu đối với nhân viên thư viện

Trong môi trường thông tin tự động hoá, đòi hỏi các nhân viên thư viện phải không ngừng học tập để làm chủ CNTT hiện đại và những hệ thống dựa trên máy tính điện tử Để làm chủ được những hệ thống này, đòi hỏi nhân viên thư viện phải được đào tạo những kiến thức cơ bản về CNTT như: phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng, các loại ngôn ngữ và giao diện mạng

Những nhân viên ở khu vực dịch vụ công cộng, đặc biệt là những nhân viên tra cứu các CSDL và dịch vụ tìm tin trực truyến, ngoài những yều cầu về trình

độ chuyên môn nói chung, họ cần phải nằm vững các công cụ tra cứu như: các khung đề mục chủ đề, các hệ thống phân loại và đặc biệt là các thuật ngữ chuyên môn [26, p 15]

Ngoài những yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức cơ bản về CNTT, nhân viên làm việc trong môi trường thư viện tự động hoá còn đòi hỏi phải phát triển những kỹ năng nghề nghiệp cụ thể Nhân viên thư viện ngày nay cần phải có hiểu biết những nguyên lý marketing để phát triển các dịch vụ người dùng tin mới, đặc biệt là các dịch vụ cung cấp thông tin điện tử

và hoàn thiện các dịch vụ đó trong cộng đồng Kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng đối với những nhân viên cung cấp dịch vụ tra cứu thông tin Thông qua giao tiếp với NDT, nhân viên thư viện xác định chính xác nhu cầu thông tin của họ để xây dựng các chiến lược tìm tin và đáp ứng yêu cầu tin có hiệu quả Các nhân viên thư viện đòi hỏi phải linh hoạt và tháo vát hơn, bởi vì họ phải đảm đương nhiều công việc hơn trước Họ phải thường xuyên đối mặt với những vấn đề phát sinh trong công việc Vì vậy, cần phải tạo ra một cơ chế thuận lợi để họ có thể trao đổi, hợp tác và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, có hiệu quả

Qua những phân tích trên đây cho thấy, nhân viên thư viện ngày nay đòi hỏi phải học tập không ngừng Với vai trò là người môi giới thông tin, người truyền tin hay người cung cấp thông tin, họ phải là những người có trình độ chuyên môn, trình độ về CNTT và thành thạo các kỹ năng nghề nghiệp hơn là những nhân viên thư viện của những năm trước Yêu cầu này cũng là những cản trở, áp lực hay thách thức đối với một số nhân viên, đặc biệt là những nhân viên đã lớn tuổi

* Hệ thống thông tin tự động hoá cho phép chuyển giao một số công việc mà

trước được thực hiện bởi các nhân viên thư viện chuyên nghiệp sang nhân viên bán chuyên nghiệp hoặc nhân viên hỗ trợ khác, trong một số trường hợp

là người dùng tin tự thực hiện

Một số hoạt động thư viện, đặc biệt là hoạt động lưu thông tài liệu như: theo dõi việc mượn trả, quản lý các kho tài liệu, thông báo sách quá hạn và tài liệu mà người dùng tin đang giữ đã được máy tính hỗ trợ Ngoài ra, máy tính điện tử còn hỗ trợ tích cực để quản lý tài liệu trong dịch vụ mượn liên thư viện như việc: giữ chỗ, gửi yêu cầu, chấp nhận yêu cầu, ghi nhận việc mượn trả và các giao dịch điện tử khác

Nói một cách khác, trong khi một số công việc của các nhân viên hỗ trợ

bị triệt tiêu bởi tự động hoá thì một số công việc khác lại phát sinh như việc cập nhật các CSDL, tạo lập các biểu ghi, sao lưu dữ liệu, duy trì và quản trị mạng Những công việc này mang tính chuyên môn cao hơn đã khiến cho họ cảm thấy hào hứng và đón nhận với tinh thần trách nhiệm cao

Cùng một lúc, trong khi những nhân viên thư viện chuyên nghiệp chuyển giao một số công việc nhất định cho nhân viên bán chuyên nghiệp thì

họ lại phải nhận thêm những nhiệm vụ mới liên quan tới việc ứng dụng và phát triển hệ thống thông tin Họ phải học tập để nâng cao năng lực của hệ thống, thiết kế và phát triển các dịch vụ thông tin mới [26, p 16]

Cơ cấu lao động trong thư viện tự động hoá cũng thay đổi Ngoài 3 nhóm nhân viên như đã trình bày ở phần trên, yêu cầu cần phải có các kỹ sư tin học, các chuyên viên quản trị mạng và hệ thống thống thông tin là yêu cầu cấp thiết đã được đặt ra cho tất cả các thư viện

1.2.1.4 Kinh phí đầu tư cho ứng dụng CNTT

Để ứng dụng CNTT trong hoạt động TV-TT đòi hỏi cần phải có một khoản kinh phí rất lớn Chính vì vậy, mà các cơ quan TV-TT thường lựa chọn hình thức đầu thư theo các dự án hoặc đề án tin học hoá hoạt động TV-TT,

hoặc tìm những nguồn tài trợ của các tổ chức trong nước và quốc tế Việc xây dựng dự án tin học hoá thường diễn ra theo hai hướng:

định Qua phân tích thực trạng hoạt động và những điều kiện hiện có, từ đó đưa ra những giải pháp và kế hoạch tin học hoá phù hợp với điều kiện hiện

có Xây dựng dự án theo hướng này thường được áp dụng đối với các dự án,

đề án nhỏ với lượng kinh phí đầu tư hạn chế

đầu tư Những dự án theo hướng này thường được áp dụng đối với những dự

án lớn, thường là những dự án nhận được những nguồn tài trợ của nước ngoài hoặc những dự án mang tầm quốc gia Trên cơ sở tổng kinh phí đã xác định, xây dựng một danh mục và xác định nội dung của các hạng mục đầu tư cũng như việc phân bố kinh phí đầu tư như thế nào cho hợp lý và hiệu quả

Tin học hoá là công việc phức tạp, đòi hỏi cần nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí Để thực hiện các dự án tin học hoá có hiệu quả, người

ta thường chia dự án thành những giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn có mục đích, yêu cầu, nội dung và kinh phí đầu tư khác nhau Tin học hoá đòi hỏi đầu

tư ban đầu rất lớn, tập trung vào 3 nhóm nội dung chủ yếu là: đầu tư cho cơ sở

hạ tầng thông tin, nguồn tin, và đào tạo nguồn nhân lực

- Đầu tư cho cơ sở hạ tầng thông tin: Bao gồm kinh phí để xây dựng đường truyền, hệ thống mạng, phần cứng và phần mềm

+ Đường truyền: Đường điện thoại, cáp truyền dẫn, các thiết bị kết nối (modem, hub)

+ Hệ thống mạng: Mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), mạng thông tin toàn cầu (Internet)

+ Phần cứng: Máy tính điện tử và các thiết bị ngoại vi như máy in, máy fax, máy quét (scaner), thiết bị đọc mã vạch…

+ Phần mềm: Phần mềm thư viện điện tử có khả năng tích hợp và quản

lý toàn bộ hoạt động của thư viện, phần mềm số hoá tài liệu cho thư viện điện

- Đào tạo nguồn nhân lực: Bao gồm chi phí đào tạo nhân viên kiến thức và kỹ năng sử dụng máy tính điện tử, mạng và thiết bị ngoại vi khác; làm chủ phần mềm và sử dụng thành thạo các công cụ tìm kiếm thông tin; đào tạo nhân viên

để họ trở thành người hướng dẫn và đào tạo người dùng tin trong hệ thống thông tin tự động hoá

Để một dự án tin học hoá thực sự có hiệu quả cần phải chú trọng đầu tư cho cả ba nội dung trên Có một số quan điểm sai lầm là chỉ chú trọng tới việc đầu tư cho máy móc, trang thiết bị hiện đại, phần mềm, mà xem nhẹ vấn đề đào tạo nhân viên Nhân tố con người là vô cùng quan trọng trong tất cả các

hệ thống, đặc biệt trong hệ thống thông tin tự động hoá Người vận hành và điều khiển hệ thống không ai khác chính là đội ngũ nhân viên thư viện Họ là những người có khả năng tạo ra giá trị gia tăng cho các sản phẩm và dịch vụ thông tin thông qua việc sử dụng hệ thống Vì vậy, yêu cầu về đào tạo nguồn nhân lực là yêu cầu thường xuyên, liên tục đặt ra đối với các nhà quản lý đặc biệt trong điều kiện ứng dụng CNTT mạnh mẽ như hiện nay

Ngoài nguồn kinh phí đầu tư ban đầu cho ứng dụng CNTT hoặc khi các

dự án tin học hoá đã hoàn thành vẫn đòi hỏi các cơ quan TV-TT phải dành một khoản kinh phí cho việc bảo hành, bảo trì và khắc phục sự cố xảy ra trong

hệ thống thông tin thư viện tự động hoá Trong thời gian đầu, sau khi dự án đã hoàn thành, việc bảo hành, bảo trì hệ thống thường do các nhà cung cấp phần mềm và các công ty tin học đảm nhiệm Sau đó sẽ chuyển giao cho phòng CNTT hoặc các kỹ sư tin học của cơ quan Ở một số thư viện nhỏ, không có phòng CNTT hay nhân viên tin học thì việc bảo trì hệ thống thường được thực hiện thông qua việc ký kết hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng hệ thống giữa thư viện với các nhà cung cấp phần mềm hoặc công ty tin học

1.2.2 Tác động tới hoạt động chuyên môn

1.2.2.1 Thay đổi qui trình công nghệ thư viện

Qui trình công nghệ thư viện là tổng hợp các quá trình xử lý kỹ thuật một tài liệu từ khi tài liệu đó được nhập vào thư viện cho tới khi tài liệu đó được xếp lên giá sẵn sàng phục vụ người dùng tin Qui trình đó bao gồm các quá trình: bổ sung, biên mục (mô tả thư mục, phân loại, định chủ đề), xếp giá, duy trì và bảo quản CNTT được ứng dụng rộng rãi nhằm tự động hoá toàn bộ các hoạt động chuyên môn của thư viện, qui trình công nghệ thư viện xét về hình thức vẫn phải tuân thủ các quá trình trên Nhưng về nội dung và phương thức thực hiện trong mỗi quá trình lại có sự thay đổi cơ bản

* Quá trình bổ sung

- Bổ sung tài liệu truyền thống: Tài liệu truyền thống gồm: sách, báo, tạp chí

và các xuất bản phẩm khác Quá trình bổ sung gồm nhiều công đoạn như: lựa chọn tài liệu, đặt mua, giao nhận, thanh toán và xử lý sơ bộ tài liệu Trong môi trường thư viện truyền thống, toàn bộ những hoạt động trên diễn ra một cách tuần tự, riêng rẽ, nhiều hoạt động phải lặp đi lặp lại nhiều lần, tốn rất nhiều thời gian của nhân viên làm công tác bổ sung Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đặc biệt là sự phổ biến của thương mại điện tử đã làm cho quá trình bổ sung trở nên dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm được nhiều thời gian và

công sức Toàn bộ hoạt động bổ sung diễn ra trong một chu trình khép kín Các công đoạn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và là tiền đề của nhau Kết quả của những công đoạn trước được tiếp tục phát triển ở những công đoạn sau đó Để có thể lựa chọn được những tài liệu phù hợp với diện bổ sung và nhu cầu của người dùng tin, thư viện có thể sử dụng các công cụ tra cứu như : mục lục liên hợp trực tuyến, Website của các nhà phát hành, nhà xuất bản như: Trung tâm phát hành quốc tế Amazon.com và những kênh thông tin điện

tử khác Sau khi đã lựa chon được những tài liệu cần bổ sung, đơn đặt mua được thiết lập và được gửi tới nhà cung cấp qua thư điện tử, hoặc dịch vụ mua bán trên mạng Sau khi thủ tục giao nhận hoàn thành, phương thức thanh toán có thể thực hiện theo phương thức thanh toán điện tử qua hệ thống ngân hàng

- Bổ sung tài liệu điện tử: Tài liệu điện tử gồm hai dạng cơ bản đó là: những tài liệu có nguồn gốc từ tài liệu in truyền thống được trình bày trên những vật mang tin điện tử như: sách điện tử, tạp chí điện tử, và những tài liệu đã được

số hoá từ những tài liệu in truyền thống; các nguồn tin điện tử như: các CSDL trên CD-ROM, Website, CSDL online, siêu dữ liệu (metada)… Đặc trưng cơ bản của tài liệu điện tử là nó mang tính vô hình (intangible), có cấu trúc phức tạp, có thể chia sẻ và truy cập được Cho nên cách thức bổ sung cũng có sự khác biệt so việc bổ sung tài liệu truyền thống Bản chất của quá trình bổ sung tạo ra khả năng của thư viện và người dùng tin có thể với tới (truy cập), khai thác và sử dụng tất cả những nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình

- Chi phí bổ sung: xét về giá cả thì tài liệu điện tử không rẻ hơn tài liệu in truyền thống, giá thành của tài liệu điện tử đắt hơn tài liệu in rất nhiều nếu chúng được sử dụng ít Cách thức bổ sung có thể là mua đứt hoặc thuê quyền

sử dụng Để tiết kiệm chi phí, các thư viện thường phối hợp bổ sung mua, hoặc thuê quyền sử dụng Hình thức bổ sung tập thể thường được tiến hành

đối với những thư viện có cùng chuyên ngành, cùng đối tượng NDT hoặc những thư viện và trung tâm thông tin đóng trên cùng một đơn vị hành chính Thông qua các hợp đồng mua hoặc thuê quyền sử dụng được ký kết giữa các thư viện và các nhà phát hành, nhà cung cấp dịch vụ Các thư viện có quyền ngang nhau trong trong việc sử dụng các tài liệu đã cùng phối hợp bổ sung thông qua nhà cung cấp, thư viện trung tâm hay cổng kết nối thông tin (gateway) hoặc qua máy chủ của một thư viện trung tâm Phương thức bổ sung phối hợp này cho phép các thư viện có quyền truy cập và sử dụng các nguồn tin điện tử nhưng không được sở hữu, nắm giữ chúng Cụm từ “truy cập hơn là sở hữu” (access rather than owner) đã trở nên phổ biến trong thời đại thông tin điện tử

* Quá trình biên mục

Là toàn bộ quá trình xử lý thông tin: bao gồm các công đoạn như mô tả thư mục, phân loại, định chủ đề (từ khoá), làm tóm tắt, chú giải Sản phẩm của quá trình biên mục là tạo ra các sản phẩm thông tin như: các hệ thống mục lục, các bản thư mục, tổng quan, tổng luận và các sản phẩm thông tin khác

Trong môi trường thư viện truyền thống, quá trình biên mục thường tốn rất nhiều thời gian, trải qua nhiều công đoạn và thao tác, qua nhiều phòng ban khác nhau Trong điều kiện ứng dụng CNTT, quá trình biên mục được tự động hoá ở mức tối đa Việc sử dụng các phần mềm thư viện điện tử đã tích hợp toàn bộ các công đoạn và thao tác của quá trình biên mục trong một qui trình thống nhất, rút ngắn thời gian biên mục, đảm bảo yêu cầu tài liệu nhập vào thư viện nhanh chóng được đưa vào lưu thông phục vụ người dùng tin

- Những thay đổi trong quá trình biên mục tài liệu truyền thống: Cùng với sự

ra đời của khổ mẫu biên mục MARC (MAchine Readable Cataloging), chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50, các thư viện có thể dễ dàng truy cập và sao

chép các biểu ghi thư mục của những thư viện khác mà không cần biên mục

lại từ đầu

Z39.50 là một chuẩn quốc tế (ISO Z39.50) qui định giao thức trao đổi thông tin giữa các máy tính trên mạng Chuẩn này giúp cho người dùng của một hệ thống có thể truy cập và lấy được kết quả từ cơ sở dữ liệu nằm trên một hệ thống thông tin khác (cũng tuân thủ Z39.50) mà không cần phải biết

cú pháp mà hệ thống kia thực tế sử dụng Người ta có thể nhập khẩu (Import) hoặc xuất khẩu (Export) các biểu ghi thư mục một cách dễ dàng với điều kiện

là thư viện đó có kết nối Internet và biết tên máy chủ Z39.50, cổng dịch vụ và tên CSDL có chứa biểu ghi đó [9, tr 44]

Trong phạm vi quốc gia, thư mục quốc gia hay mục lục trực tuyến của thư viện quốc gia là nơi cung cấp các biểu ghi thư mục cho toàn bộ xuất bản phẩm trên phạm vi lãnh thổ của quốc gia đó Đôi khi, chính những nhà xuất bản nhà phát hành cũng tạo lập các biểu ghi thư mục đi kèm với tài liệu

Trong phạm vi quốc tế, Trung tâm thư viện máy tính trực tuyến OCLC (Online Computer Library Center) với khoảng 57 triệu biểu ghi do khoảng gần 7000 thư viện thành viên cung cấp qua dạng thức Z39.50 là cổng thông tin cung cấp các biểu ghi trên phạm vi toàn cầu Biểu ghi thư mục giờ đây là sản phẩm dùng chung cho tất cả các thư viện trên thế giới Hoạt động biên mục chuyển từ trạng thái tập trung hoá cao ở các trung tâm biên mục lớn, và chuyên môn hoá do một số nhân viên có trình độ chuyên môn cao đảm nhiệm sang tính chất phi tập trung Nó có thể được thực hiện ở bất nơi nào và do nhân viên bán chuyên nghiệp hoặc nhân viên hỗ trợ thực hiện Biên mục sao chép giờ đây đã phổ biến và được hầu hết các thư viện áp dụng, đã tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian và công sức của nhân viện thư viện [26, p 7]

- Biên mục tài liệu điện tử: Tài liệu điện tử phát triển ngày một nhanh chóng

về số lượng với những hình thức đa dạng và phong phú Vấn đề đặt ra là làm thế nào để biên mục các tài liệu điện tử và liệu có thể kiểm soát được tài liệu điện tử trong một khuôn khổ cấu trúc dữ liệu như những biểu ghi MARC không là câu hỏi lớn đang đặt ra hiện nay

Các công cụ dùng để mô tả các đối tượng thông tin số ra đời, đó là các chuẩn biên mục không phải là MARC (non-MARC) bao gồm: Ngôn ngữ đánh dấu có thể mở rộng XML (Extensible Markup Language), siêu văn bản (Metadata) và bộ dữ liệu mô tả có cấu trúc Dublin Core

+ Ngôn ngữ đánh dấu có thể mở rộng XML (Extensible Markup Language): Là một định dạng văn bản đơn giản và mềm dẻo được phát triển

từ chuẩn SGML (ISO 8879) Với thiết kế ban đầu nhằm mục đích đáp ứng cho hoạt động xuất bản điện tử ở phạm vi lớn, XML đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động trao đổi thông tin trên môi trường Web và các môi trường khác Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XML có thể dùng để mô tả cả một cấu trúc logic và cấu trúc vật lý của một văn bản Vì vậy, có thể sử dụng ngôn ngữ này để chuyển tải một cấu trúc dữ liệu dạng biểu ghi hay tập hợp các biểu ghi một cách rất đơn giản và chính xác

+ Bộ dữ liệu mô tả có cấu trúc Dublin Core: Bộ dữ liệu mô tả có cấu trúc (Metadata) Dublin Core gồm 15 thuộc tính thông tin (do tổ chức OCLC phát triển có trụ sở tại Dublin, Ohio, Hoa Kỳ) Dublin Core được xây dựng và chuẩn hoá, nhằm hỗ trợ cho các phương thức đánh chỉ mục và tìm kiếm những đối tượng thông tin có nội dung trên Web dựa vào các thuộc tính siêu

dữ liệu (metadata) của chúng Dublin Core quy định các từ chuẩn để mô tả 15 thuộc tính thông tin cơ bản của đối tượng thông tin số Ví dụ: “Description”:

mô tả, “Creator”: người sáng tạo (tác giả), “Date”: Ngày, tháng, “Title”: nhan đề,…[9, tr.46]

Tuy nhiên, khái niệm siêu dữ liệu và khổ mẫu Dublin Core còn khá

mới mẻ, thường được áp dụng ở thư viện đã tự động hoá ở mức cao với khối lượng tài liệu điện tử lớn

1.2.2.2 Làm thay đổi cơ cấu, thành phần, cách thức tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin

* Cơ cấu, thành phần của nguồn lực thông tin

Sự phát triển của CNTT và những tiến bộ của công nghệ viễn thông đã đem lại những thay đổi có tính cách mạng trong toàn bộ hoạt động TV-TT Nói một cách khác, tự động hoá không những làm thay đổi cấu trúc tổ chức, phương thức quản lý, cơ cấu lao động và quản lý nhân sự mà còn tác động mạnh mẽ tới vấn đề tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin trong các cơ quan TV-TT

Sự ra đời và phát triển nhanh chóng của tài liệu điện tử và các nguồn tin điện tử đã làm thay đổi cơ cấu, thành phần của nguồn lực thông tin

+ Tài liệu điện tử: Bao gồm các dạng tài liệu mà thông tin được chứa đựng trong các vật mang tin điện tử và được truy cập thông qua các thiết bị thông tin điện tử như: sách điện tử, tạp chí điện tử, cơ sở dữ liệu , đĩa quang, đĩa mềm…

+ Các nguồn tin điện tử bao gồm: các Website, các cơ sở dữ liệu trực tuyến, nguồn tin truy cập từ xa, mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Accessible Catalog) được truy cập thông qua các thiết bị viễn thông và máy tính điện tử

Tài liệu điện tử là nguồn thông tin ảo được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính điện tử hoặc tồn tại trong bất kỳ hệ thống thông tin nào mà người dùng tin có thể truy cập được

Thành phần của nguồn lực thông tin trong thư viện hiện nay vô cùng phong phú và đa dạng, bao gồm cả tài liệu truyền thống được in trên giấy và

tài liệu điện tử dưới nhiều khuôn dạng khác nhau Nói một cách khác, nguồn lực thông tin trong hệ thống thông tin tự động hoá là sự pha trộn giữa tài liệu truyền thống được tổ chức và quản lý trong các kho tài liệu hay trong các toà nhà của thư viện và nguồn tài liệu điện tử dưới dạng ảo Sự tồn tại song song của tài liệu truyền thống dưới dạng in trên giấy và tài liệu điện tử, cùng với nó

là việc cung cấp đồng thời các dịch vụ thông tin truyền thống và dịch vụ thông tin điện tử diễn ra trong môi trường thư viện truyền thống Khái niệm thư viện giờ đây đã thay đổi Nguời ta dùng thuật ngữ “thư viện lai” (hybrid library) để chỉ những thư viện như vậy

Theo tạp chí thư viện điện tử (D-Lib-Magazine) của Anh: “Thư viện lai

là giai đoạn chuyển tiếp từ thư viện truyền thống sang thư viện số, trong thư viện lai, tồn tại song song cả nguồn thông tin điện tử và thông tin in trên giấy” [29]

Theo Oppenheim và Smisthson, chuyên gia thông tin học Mỹ: “Thư viện lai được định nghĩa một cách đơn giản là sự tích hợp giữa thư viện truyền thống

và thư viện số” [23, p 40]

Trong thư viện lai, các tài liệu truyền thống không mất đi, nhưng cách thức tổ chức, lưu trữ và phổ biến thông tin đã thay đổi Khi một thư viện đã tự động hoá ở mức cao thì mục lục phiếu truyền thống đã bị thay thế bởi lục mục đọc máy Như vậy, thông qua các công cụ tra cứu thông tin điện tử, NDT có thể truy cập tới những tài liệu có trong thư viện và những tài liệu có từ bất kỳ thư viện nào mà không cần phải trực tiếp đến thư viện

* Vấn đề tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin

Vấn đề tổ chức, quản lý và phát triển nguồn lực thông tin vô cùng phong phú và đa dạng như hiện nay là thách thức lớn đối với các thư viện Trong điều kiện các nguồn tin điện tử phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ, ngày một lấn át vị trí của nguồn tài liệu truyền thống Với những ưu điểm nổi

trội của tài liệu điện tử là dễ dàng truy cập và chia sẻ, không tốn diện tích, cho nên việc ưu tiên bổ sung tài liệu điện tử đang là xu hướng được nhiều thư viện áp dụng

Vấn đề tổ chức các nguồn lực thông tin trong thư viện hiện nay là vấn đề tích hợp nguồn lực thông tin truyền thống và nguồn lực thông tin điện tử trong môi trường thư viện truyền thống Cần phải cân đối kinh phí bổ sung tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử trên cơ sở nghiên cứu để nắm bắt nhu cầu của người dùng tin để xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý

Với sự hỗ trợ của CNTT và truyền thông hiện đại, cho phép các thư viện có thể truy cập và sử dụng nguồn lực thông tin của nhau một cách dễ dàng và thuận tiện Chia sẻ nguồn lực thông tin đem lại nhiều lợi ích: tăng cường nguồn lực thông tin của mỗi cơ quan TV-TT, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả phục vụ, thoả mãn nhu cầu tin ngày một cao của NDT

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin truyền thống được tăng cường và phát triển Các hình thức chia sẻ thông tin truyền thống là dịch vụ mượn liên thư viện (Inter-loan Library) và hình thức bổ sung trao đổi Nhờ sự hỗ trợ của CNTT mà dịch vụ này trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, tiết kiệm được thời gian, chi phí Thông qua các trang chủ của thư viện (Library Homepage), và mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Accessible Catalog), người dùng tin có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm những tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình và trực tiếp đặt giữ chỗ, gửi yêu cầu mượn Sau khi nhận được yêu cầu mượn, thư viện làm các thủ tục giao dịch và gửi tài liệu cho người yêu cầu

Việc chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử được thực hiện thông qua các hệ thống thư viện tích hợp (Intergrated Library) và thư viện mạng (Networked Library) Mô hình thư viện mạng hay thư viện tích hợp là sự liên kết của các thư viện thành viên trong khối liên minh thống nhất ở cấp địa phương, khu vực

hay cấp quốc gia Căn cứ pháp lý của hệ thống thư viện mạng là sự thoả thuận hay những giao ước quy định quyền và nghĩa vụ của mỗi thư viện thành viện khi tham gia hệ thống thư viện mạng Trong thư viện mạng, toàn bộ nguồn tin điện tử của các thư viện thành viên được tích hợp trong “thư viện ảo” trung tâm, thông qua thư viện trung tâm đó, người dùng tin có thể dễ dàng truy cập

và sử dụng tất cả các nguồn tin điện tử của các thư viện trong hệ thống [26, p 98]

Tuy nhiên, khi tham gia chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử, vấn đề cần chú ý là vấn đề giấy phép và bản quyền cũng như trách nhiệm về tài chính của mỗi thư viện thành viên khi truy cập nguồn tin điện tử trong thư viện mạng

1.2.2.3 Những tác động tới sản phẩm và dịch vụ thông tin

Từ những thay đổi trong cơ cấu và thành phần của nguồn lực thông tin, những thay đổi trong quy trình xử lý thông tin đã làm thay đổi căn bản sản phẩm và dịch vụ thông tin Những thay đổi đó được thể hiện ở những khía cạnh sau:

* Những tác động tới sản phẩm thông tin

- Nâng cao chất lượng các sản phẩm thông tin truyền thống: Sản phẩm thông tin truyền thống bao gồm: các hệ thống mục lục, thư mục, chỉ mục, tổng quan, tổng luận… Trong điều kiện ứng dụng CNTT, qui trình xử lý thông tin tự động hoá cho phép tạo ra nhiều sản phẩm thông tin phong phú và đa dạng Những sản phẩm này là sản phẩm thông tin trung gian được tạo ra trong quá trình xử lý thông tin Các công đoạn trong quá trình tạo ra các sản phẩm thông tin từ việc lựa chọn, sắp xếp, biên tập và in ấn đều được thực hiện tự động hoá trên máy tính điện tử

- Thay thế các công cụ tra cứu thông tin thủ công bằng các công cụ tra cứu thông tin điện tử Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Accessible Catalog) đã thay thế cho mục lục phiếu truyền thống (Card

Catalog), các CSDL thay thế cho cho các bản chỉ mục và các công cụ tra cứu khác Những thay đổi này mang tính cách mạng trong phương thức lưu trữ và khai thác thông tin

* Những tác động tới dịch vụ thông tin

- Làm thay đổi các dịch vụ thông tin truyền thống: Các dịch vụ thông tin truyền thống như: dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ cung cấp thông tin, dịch

vụ phổ biến thông tin,… được mở rộng và phát triển theo hướng tự động hoá

Các dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (Current Awareness Services):

là một hệ thống các dịch vụ, thông qua việc tìm kiếm xác định những tài liệu mới phù hợp với nhu cầu của NDT (cá nhân/nhóm cá nhân), sau đó thông báo cho họ thông tin về các tài liệu này như: danh mục thông báo tài liệu mới, danh mục tài liệu thuộc lĩnh vực mà họ quan tâm Những danh mục này thường được trình bày dưới dạng bản tin điện tử hay tạp chí tóm tắt

Phổ biến thông tin chọn lọc SDI (Selected Dimenssion of Information) là hình thức phổ biến của dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại Phổ biến thông tin chọn lọc là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin [14, tr 128] Trong hệ thống thông tin tự động hoá, máy tính điện tử được ứng dụng

để xây dựng “hồ sơ” thông tin (profile) của người dùng tin nhằm xác định nhu cầu tin và các dạng tài liệu cũng như nguồn tin thoả mãn nhu cầu đó Profile được thể hiện bằng ngôn ngữ tư liệu, được sử dụng trong quá trình xử

lý thông tin nhằm hệ thống hoá và tạo ra các điểm truy cập tới những tài liệu thích hợp Cơ sở để thực hiện dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc chính là điểm tương đồng của việc sử dụng ngôn ngữ tư liệu trong các quá trình trên Quá trình xử lý thông qua ngôn ngữ tư liện chia thông tin thành các tập hợp con có các dấu hiệu chung về nội dung và hình thức của đối tượng; còn quá trình xây dựng profile chính là thông qua ngôn ngữ này xác định các điều kiện

về nội dung và hình thức thông tin về đối tượng, do vậy chúng cũng tạo thành các dấu hiệu để nhận biết một hay một số tập hợp cụ thể Các profile được cập nhật và ghi lại dưới dạng đọc được trên máy Các biểu ghi trong các CSDL cũng được tạo lập như quá trình trên Những biểu ghi mới sẽ được so sánh với profile của người dùng Khi một biểu ghi phù phợp với một profile nó sẽ được ghi lại và những thông tin đó sẽ được gửi tới người dùng Sự phát triển mạnh

mẽ của các CSDL CD-ROM trực truyến giúp cho người dùng tin dễ dàng cập nhật nhu cầu thông tin hay sở thích cá nhân và những thay đổi của nhu cầu tin trong hồ sơ (profile) Thông thường, các nhân viên thư viện sẽ giúp người dùng tin phát triển hồ sơ (profile) và lựa chọn các CSDL CD-ROM mà họ có thể tìm kiếm thông tin Việc tra cứu các CSDL do các nhân viên tra cứu thực hiện và cung cấp cho người dùng tin dưới dạng điện tử cho phép họ có thể cập nhật vào CSDL cá nhân của họ

- Cung cấp những dịch vụ thông tin mới:

* Tính chất phi trung gian trong việc cung cấp các dịch vụ thông tin điện tử, dịch vụ “người dùng tin từ xa”

+ Một trong những quan điểm trái ngược trong việc nhìn nhận vai trò trung gian môi giới thông tin là vai trò chủ đạo của thư viện đó là, quan điểm

“phi trung gian” Thuật ngữ “disintermediation” dùng để mô tả quá trình mà trong đó người dùng tin được khuyến khích tương tác trực tiếp với các dịch vụ [21, p 92]

Công nghệ thông tin điện tử cho phép NDT có thể tự thực hiện các hoạt động mà trước đây được cung cấp bởi nhân viên thư viện Chẳng hạn như việc mua tài liệu hoặc cung cấp tài liệu, tra cứu mục lục liên hợp, đặt và mượn tài liệu giữa các thư viện, tra cứu thông tin từ xa hoặc từ các CSDL CD-ROM mang tính phi trung gian không cần phải qua các nhân viên thư viện

+ Cùng với sự mất đi vai trò trung gian là người môi giới giữa NDT và

các nguồn tin, là sự ra đời của các mạng thông tin điện tử, cho phép NDT có thể sử dụng các nguồn tin và các dịch vụ cung cấp thông tin từ thư viện mà không cần phải trực tiếp đến thư viện hoặc thông qua các nhân viên thư viện Dịch vụ “người dùng tin từ xa” ra đời và phổ biến ở các thư viện đại học và thư viện chuyên ngành [26, p 167]

NDT từ xa có thể thực hiện một số hoạt động mà trước đây họ buộc phải trực tiếp đến thư viện mới thực hiện được Đó là các hoạt động: tra cứu mục lục thư viện, tra cứu mục lục của các thư viện khác, tra cứu các CSDL của các thư viện khác, yêu cầu mượn tài liệu của thư viện qua dịch vụ cung cấp thông tin, yêu cầu mượn tài liệu từ một thư viện khác, yêu cầu bản sao tài liệu từ một thư viện khác hoặc nhà cung cấp thương mại, liên hệ với nhân viên thư viện về dịch vụ tra cứu và các hỗ trợ khác, nhận kết quả tra cứu hoặc các dịch vụ cung cấp thông tin điện tử hiện tại, và có lẽ là những thông tin được cập nhật trong các CSDL cá nhân, trong một số trường hợp là toàn văn của tài liệu được cung cấp tới máy tính nơi người dùng tin đang làm việc [26, p.168] Điều đó đã chứng minh rằng, các hoạt động chủ yếu trong việc sử dụng thư viện được thực hiện từ xa mà không cần có sự tham gia của nhân viên thư viện Nhận định này hoàn toàn đúng đối với các thư viện mà các nguồn tin đã được số hoá hoàn toàn hoặc tài liệu dưới dạng điện tử là phổ biến

Dịch vụ NDT từ xa có ưu điểm là người dùng tin có thể sử dụng các dịch vụ thư viện 24/24 giờ, vì vậy có thể tiết kiệm được chi phí, tần suất sử dụng các dịch vụ đạt ở mức tối đa, nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện

và thuận tiện cho NDT

Bên cạnh đó, dịch vụ NDT từ xa còn gây ra một số tác động khác đến hoạt động của thư viện đó là, nó có thể làm giảm nhu cầu mượn liên thư viện

và dịch vụ cung cấp tài liệu thương mại

Để NDT sử dụng có hiệu quả các dịch vụ từ xa, thư viện cần phải tiến hành đào tạo NDT Nhiệm vụ hỗ trợ của thư viện trong đào tạo NDT từ xa nên tập trung vào việc thiết kế giao diện người dùng và cung cấp sự trợ giúp qua thư điện tử thay vì những hướng dẫn trực tiếp

Khó khăn trong việc thực hiện dịch vụ NDT từ xa là việc khó xác định chính xác nhu cầu tin của họ, đặc biệt đối với những người không thường xuyên sử dụng thư viện Với những NDT này, vấn đề đó có thể được giải quyết dễ dàng nếu họ trực tiếp đến thư viện để được nhận sự giúp đỡ của nhân viện thư viện.Vì vậy, thư viện cần phải cung cấp các dịch vụ hỗ trợ NDT Đó

là các dịch vụ hỗ trợ về công nghệ, hỗ trợ NDT xây dựng chiến lược tìm tin

có hiệu quả và sự hỗ trợ mang tính lâu dài là sự hướng dẫn NDT, phát triển và hoàn thiện các công cụ tra cứu (giao diện người dùng, cổng kết nối)

Tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng dịch vụ NDT từ xa bằng việc tăng cường năng lực của hệ thống thông tin tự động hoá (cả về công nghệ

và nguồn tin) Nâng cấp về công nghệ ở những nơi cần thiết, cung cấp đầy đủ các nguồn tin đa dạng cho người dùng

Dịch vụ NDT từ xa mang lại nhiều lợi ích cho cả cơ quan TV-TT và NDT Bằng việc cung cấp các dịch vụ phi trung gian, thư viện có thể giảm bớt sức lao động ở bộ phận dịch vụ công cộng như: dịch vụ tra cứu thông tin, dịch

vụ mượn liên thư viện, giúp cho nhân viên thư viện có thêm thời gian để thực hiện các hoạt động khác, có thể là cung cấp một số dịch vụ gián tiếp mới so với trước đây Còn NDT có thể “với tới” được tất cả các nguồn tin sẵn có trong các hệ thống thông tin ở mọi lúc, mọi nơi

1.2.2.4 Những thay đổi trong việc đào tạo nhân viên thư viện và đào tạo người dùng tin

Hướng dẫn và đào tạo NDT là việc làm cần thiết và quan trọng đối với tất cả các cơ quan TV-TT Trong điều kiện các hoạt động của thư viện ngày