Ứng dụng Công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải thực trạng và giải pháp

Trình bày thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện nhằm đánh giá và từ đó đưa ra những giải pháp, định hướng phát triển trong thời gian tới nhằm nâng cao chất lượng phục vụ công tác đào tạo, học tập và nghiên cứu khoa học trường ĐH GTVT. Luận văn gồm 3 chương với nội dung như sau: Chương 1. Khái quát chung về trường Đại học Giao thông Vận tải và Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải. Chương 2. Thực trạng của ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. Chương 3. Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải.

Bộ giáo dục và đào tạo Bộ văn hoá thông tin

Trường đại học văn hoá Hμ nội

- -

Đỗ Tiến Vượng

ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm

thông tin - thư viện đại học giao thông vận tải

Lời cảm ơn

Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy

giáo PGS.TS Đoàn Phan Tân, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi

trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành bản luận văn này

Tôi cũng được xin được bày tỏ lòng cảm ơn tới các giảng viên của

khoa Sau đại học Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, giáo viên phản biện,

các đồng nghiệp công tác tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học

Giao thông Vận tải Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi

trong quá trình thực hiện luận văn

Cuối cùng, xin được dành lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, những

người thân đã luôn quan tâm, động viên tôi trong suốt quá trình học tập

và nghiên cứu khoa học

Hà Nội, ngày 18 tháng 8 năm 2006

Đỗ Tiến Vượng

Bảng chữ cái viết tắt trong luận văn

ACCR Quy tắc biên mục Anh Mỹ (Anglo - American Cataloguing

Rules) CBTV Cán bộ thư viện

ISBD Quy tắc mô tả sách theo tiêu chẩn Quốc tế (International

Standard Book Description) ISO Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế (International Standard

Organization) KHGTVT Khoa học giao thông vận tải

KHKT Khoa học kỹ thuật

Marc21 Khổ mẫu biên mục đọc máy Marc21

NCKH Nghiên cứu khoa học

NCT Nhu cầu tin

NDT Người dùng tin

OPAC Tra cứu công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog) RFID Nhận diện qua sóng vô tuyến (Radio Frequency Identification) TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam

Mục lục

Lời nói đầu 01

Nội dung 04

Chương 1 Khái quát chung về trường ĐH GTVT và thông tin - thư viện của trường 04

1.1 Tổng quan về trường ĐH GTVT 04

+ Quyết định thành lập 04

+ Chức năng, nhiệm vụ 04

+ Các ngành đào tạo 04

+ Đội ngũ giảng viên 05

+ Số lượng sinh viên 05

+ Kết quả hoạt động trong những năm qua 05

+ Định hướng phát triển của trường 06

1.2 Trung tâm thông tin - thư viện ĐH GTVT 07

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển thư viện 07

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và Đội ngũ cán bộ 08

1.2.3 Vốn tài liệu 10

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 12

1.2.4.1 Người dùng tin 12

1.2.4.2 Nhu cầu tin 14

1.2.5 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ người dùng tin16 Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại trung tâm thông tin - Thư viện đại học giao thông vận tải 19

2.1 Quá trình tin học hoá 19

2.1.1 Yêu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin - thư viện ĐH GTVT 19

2.1.2 Triển khai ứng dụng tin học tại trung tâm thông tin - thư viện

ĐH GTVT 20

2.1.2.1 Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật 20

2.1.2.2 Lựa chọn phần mềm 23

2.1.2.3 Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ chuyên môn 24

2.2 Khái quát về phần mềm Ilib 26

2.2.1 Tổng quan về phần mềm Ilib 26

2.2.2 Giới thiệu các Modul chính của phần mềm Ilib 28

2.3 Thực trạng triển khai ứng dụng Ilib vào hoạt động nghiệp vụ 28

2.3.1 ứng dụng vào công tác bổ sung 28

2.3.2 ứng dụng vào công tác biên mục 39

2.3.3 ứng dụng vào công tác lưu thông và quản lý bạn đọc 52

2.3.4 ứng dụng vào công tác quản lý kho 59

2.3.5 ứng dụng vào công tác tra cứu 62

2.4 Công nghệ RFID và cổng thông tin điện tử (UCT PORTAL) 69

2.4.1 Công nghệ RFID 69

2.4.2 Cổng thông tin điện tử (UCT PORTAL) 71

Chương 3 nhận xét vμ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại trung tâm thông tin -thư viện Đh GTVT 75

3.1.Tổng hợp phiếu điều tra: phân tích và đánh giá kết quả 75

3.2 Nhận xét 76

3.2.1 Kết quả đạt được 77

3.2.2 Hạn chế: 78

3.3 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại TT thông tin - thư viện ĐH GTVT 81

3.3.1.Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật 81

3.3.2 Hoàn thiện phần mềm 84 3.3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ chuyên môn 85 3.3.4 Đào tạo người dùng tin 89 3.3.5 Chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin và thư việ n khác 91

Kết luận 92 Tμi liệu tham khảo 93

Hình 2.9: Modul Biên mục

Hình 2.10: Biểu ghi đã được biên mục hoàn chỉnh (hiển thị dạng Marc21)

Hình 2.11: Biểu ghi đã được biên mục hoàn chỉnh (hiển thị dạng ISBD)

Hình: 2.12 Biên mục sách Tiếng Anh

Hình 2.13: Biểu ghi biên mục Đề tài NCKH

Hình 2.14: Liên kết các trườg cho sách tập

Hình 2.22: Thống kê danh sách có trong kho theo tình trạng

Hình 2.23: Thống kê danh sách có trong kho theo phân loại

Hình 2.24: Tra cứu các dạng tài liệu

Hình 2.25: Kết quả tìm kiếm ví dụ 1

Bảng 2.2: Số lượng thống kê tần xuất lưu thông tài liệu

Bảng 2.3: Thông tin chi tiết bạn đọc

Bảng 2.4: Báo cáo tổng hợp sách có trong kho

Bảng 3.1: Nhu cầu của NDT về các lĩnh vực đào tạo của trường Bảng 3.2: Dạng tài liệu mà người dùng tin thường sử dụng

Bảng 3.3: Điều tra người dùng tin tại thư viện ĐH GTVT

Lời nói đầu

1 Lý do lựa chọn đề tμi

Trường Đại học Giao thông vận tải (ĐH GTVT) là trường đại học kỹ thuật có bề dày về lịch sử và kinh nghiệm trong đào tạo và nghiên cứu khoa học, đã có nhiều đóng góp vào truyền thống vẻ vang của ngành Giao thông Vận tải (GTVT) trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Công tác nghiên cứu khoa học của trường đạt nhiều thành tựu đáng kể và trường được

đánh giá là một trong những trường có năng lực nghiên cứu khoa học của Bộ giáo dục và đào tạo cũng như của ngành GTVT

Trường có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về khoa học kỹ thuật và kinh tế cho ngành GTVT và các lĩnh vực kinh tế xã hội khác Trường cung cấp cho đất nước một đội ngũ các nhà khoa học, các chuyên gia kỹ thuật

và công nghệ, các nhà giáo có trình độ cao đáp ứng các nhu cầu đa dạng của thị trường sử dụng lao động trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá

đất nước Quy mô, chất lượng đào tạo và cơ sở không ngừng phát triển Hiện nay trường có 23.171 sinh viên theo học gần 40 chuyên ngành, trên 685 học viên cao học và trên 72 nghiên cứu sinh

Thư viện trường ĐH GTVT có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu khoa học, kỹ thuật và tài liệu chuyên ngành, các nguồn tài liệu có liên quan đến lĩnh vực GTVT phục vụ cho công tác, nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giáo viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên trong trường Trong nhà trường, thư viện có vai trò quan trọng thứ hai sau người thầy, vì nó quyết định chất lượng học tập của của trường Thư viện ĐH GTVT đã phần nào đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùng tin

Để đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin, thư viện ĐH GTVT ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động thư viện nhằm chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ và chia sẻ thông tin giữa các thư viện Năm 2002, thư viện đã bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm ILIB - hệ quản trị thư viện tích hợp với nhiều Modul khác nhau Phần mềm này có nhiều tính năng ưu

việt, không chỉ dùng để quản lý tài liệu mà còn có thể quản lý các hoạt động khác của thư viện như: quản lý bạn đọc, quản lý việc mượn sách của bạn đọc, quản lý việc bổ sung tài liệu, quản lý việc biên mục, quản trị hệ thống…không chỉ giúp tra cứu tin cục bộ mà còn sử dụng tra cứu trực tuyến (OPAC) Việc ứng dụng Ilib trong hoạt động ở thư viện ĐH GTVT có thể nói là một bước tiến quan trọng để đưa thư viện ĐH GTVT trở thành một trong những thư viện hiện đại và hoạt động có hiệu quả

Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện nhằm đánh giá và từ đó đưa ra những giải pháp, định hướng phát triển trong thời gian tới nhằm nâng cao chất lượng phục vụ công tác đào đạo, học tập và nghiên cứu khoa học trường ĐH GTVT ngày được tốt hơn Là cán bộ của Trung tâm thông tin - thư viện ĐH GTVT với mong muốn được đóng góp một phần nhỏ cho sự phát triển của Thư viện mình Chính vì vậy, tôi đã chọn đề

tài: ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin - thư viện Đại học Giao thông Vận tải: thực trạng và giải pháp, làm đề tài luận văn thạc sĩ

khoa học thư viện của mình

+ Đóng góp của luận văn

Thông qua khảo sát, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại trung tâm thông tin - thư viện (TT) ĐH GTVT Để từ đó đề xuất những giải pháp nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin - thư viện

2 Mục đích vμ nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu hiện trạng ứng dụng công nghệ

thông tin Đề xuất những giải pháp nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

1 Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở trung tâm thông tin - thư viện Đại học Giao thông vận tải giai đoạn từ 2002 đến nay

2 Đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất giải pháp và kiến nghị đẩy mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện

3 Đối tượng vμ phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Trung tâm thông tin - thư viện ĐH GTVT

- Phạm vi nghiên cứu: là một số ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động thông tin - thư viện từ 2002 đến nay

4 Tình hình nghiên cứu của đề tμi

Cho đến nay, ở trường đã có một số công trình nghiên cứu về : "Tổ chức

bộ máy tra cứu" và "Công tác phục vụ bạn đọc " ở trung tâm thông tin - thư viện trường ĐH GTVT Nhưng cho đến nay vẫn chưa có một công trình nào

nghiên cứu về việc : ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin - thư viện Đại học Giao thông Vận tải: thực trạng và giải pháp

5 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp khảo sát thực tế kết hợp với nghiên cứu tư liệu

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, điều tra

6 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo

Luận văn gồm 3 chương với nội dung như sau

Chương 1 khái quát chung về trường ĐH GTVT vμ tt thông tin -

thư viện của trường Chương 2 Thực trạng của ứng dụng cntt tại trung tâm thông

tin - thư viện đại học giao thông vận tải

Chương 3 nhận xét vμ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu

quả ứng dụng CNTT tại trung tâm thông tin - thư viện

Đh GTVT

* Chức năng, nhiệm vụ

Trường Đại học Giao thụng vận tải là một trường Đại học kỹ thuật cụng nghệ đầu ngành về Giao thụng vận tải Việt nam Đào tạo nguồn nhõn lực chủ yếu cú trỡnh độ cao (từ đại học trở lờn) về khoa học kỹ thuật và kinh tế cho

nghành Giao thụng vận tải và cỏc lĩnh vực kinh tế xó hội khỏc của Việt Nam

Trường là một trung tõm khoa học lớn cú uy tớn và quan trọng của nghành Giao thụng vận tải Trường cú nhiệm vụ tham gia nghiờn cứu cỏc đề tài khoa học phục vụ cho cỏc cụng trỡnh trọng điểm về Giao thụng vận tải trong cả nước Là một trung tõm khoa học ứng dụng trực tiếp, phục vụ và đúng gúp vào sự phỏt triển khoa học cụng nghệ, kinh tế, xó hội của nghành Giao thụng vận tải và đất nước ta Kỡ vọng của trường trở thành một trường Đại học cụng nghệ đa nghành cú quy mụ và chất lượng đào tạo đạt trỡnh độ trong khu vực

và trờn thế giới vào năm 2010

* Các ngành đào tạo

+ Đào tạo đại học:

 Cơ khí chuyên dụng

 Vận tải

 Điều khiển học kỹ thuật GTVT

 Vô tuyến điện và thông tin liên lạc

 Kinh tế vận tải

- Kinh tế Bưu chính - Viễn thông

 Kinh tế xây dựng

 Quản trị kinh doanh

 Kỹ thuật Điện - Điện tử

 Tin học

 Xây dựng cầu đường

 Kỹ thuật môi trường

+ Trong đó một số ngành được đào tạo ở trình độ sau đại học (thạc sĩ và tiến sĩ)

- Khai thác bảo trì ô tô máy kéo

- Xây dựng đường ô tô và thành phố

- Kinh tế xây dựng,

* Đội ngũ Cán bộ - Giảng viên

- Tổng số cán bộ - Giảng viên - Công nhân viên: 925

Sinh viên chính quy: 13.883

Sinh viên hệ không chính quy: 9.288

Học viên cao học: 685

Nghiên cứu sinh: 72

* Kết quả hoạt động trong những năm qua

60 năm qua, các thế hệ Thầy và Trò trường ĐH GTVT luôn luôn nêu cao tinh thần đoàn kết, khắc phục khó khăn, năng động và sáng tạo để vươn lên

không ngừng, giành được những thành tích to lớn trong giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Ngày nay, Trường ĐH GTVT đã và đang là một trường Đại học lớn, có uy tín trong đào tạo và nghiên cứu khoa học của ngành Giao thông vận tải và của đất nước; được Đảng và Nhà nước trao tặng nhiều phần thưởng cao quý

Kết quả đạt được trong đào tạo và nghiên cứu khoa học:

- Tốt nghiệp kỹ sư: 22.586 Sinh viên (trong đó hệ chính quy: 14.952 sinh viên)

- Tốt nghiệp thạc sĩ: 622 học viên, trong đó có 38 học viên của nước CHDCND Lào

- Tiến sĩ: 30 người

- NCKH: đã nghiên cứu trên 700 đề tài trong đó có hàng trăm đề tài cấp

Bộ và cấp Nhà nước

* Định hướng phát triển của trường

Giao thụng vận tải là lĩnh vực rất quan trọng trong sự phỏt triển kinh tế

xó hội của đất nước ta Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX đó khẳng định: Giao thụng vận tải phải đi trước một bước Để thực hiện được vai trũ đú thỡ cỏn bộ kỹ thuật GTVT nguồn nhõn lực cơ bản đúng vai trũ quyết định trong

sự nghiệp phỏt triển GTVT của đất nước ta

Trường ĐH GTVT là trường Đại học cụng nghệ đầu ngành và uy tớn về Giao thụng vận tải, cung cấp chủ yếu lực lượng cỏn bộ KHKT cú trỡnh độ Đại học và Sau Đại học cho ngành GTVT nước ta trờn cỏc lĩnh vực: Xõy dựng cụng trỡnh giao thụng, mỏy và thiết bị giao thụng vận tải, vận tải - kinh tế, điều khiển học, thụng tin viễn thụng, trong đú cú những ngành độc tụn như đầu mỏy - toa xe, đường sắt, kinh tế - vận tải sắt, kinh tế vận tải thuỷ bộ, quy hoạch giao thụng vận tải đụ thị

Trong chiến lược phỏt triển trường ĐH GTVT đó nờu rừ mục tiờu đến nay: "Xõy dựng Trường ĐH GTVT trở thành trường Đại học kỹ thuật cụng nghệ tiờn tiến, đa ngành, cú năng lực và hệ thống quản lý hiện đại, cú cơ sở vật chất đồng bộ, cú đội ngũ cỏn bộ giảng dạy và quản lý cú trỡnh độ cao để

mở rộng quy mụ đào tạo, đỏp ứng với kế hoạch phỏt triển của ngành GTVT

và nhu cầu học tập của xó hội; Trường sẽ là một trung tõm nghiờn cứu khoa học và chuyển giao cụng nghệ lớn của nghành GTVT Việt Nam trong những năm đầu của thế kỷ XXI ”

Để làm tốt mục tiờu nờu trờn ngoài đội ngũ cỏn bộ giảng dạy cú trỡnh độ chuyờn mụn giỏi, cú khả năng NCKH, cú khả năng thớch ứng với đũi hỏi của nhu cầu sản xuất Cơ sở vật chất của nhà trường cần khụng ngừng được đầu

tư theo hướng hiện đại hoỏ, đặc biệt cần phải đổi mới và hiện đại hoỏ khả năng truy cập, lưu trữ, phõn phối cỏc nguồn tài nguyờn thụng tin đó đang và

sẽ cú của nhà trường cũng như hỗ trợ cỏc cụng nghệ giảng dạy mới nhằm giảm giờ giảng lý thuyết một cỏch thụ động trờn lớp, tăng giờ tự học tập và tự nghiờn cứu của sinh viờn nhằm biến quỏ trỡnh đào tạo thành quỏ trỡnh tự đào tạo Đồng thời giỏo viờn cú thời gian, cú điều kiện bồi dưỡng nõng cao trỡnh

độ, nghiờn cứu khoa học để tăng cường khả năng chuyển giao cụng nghệ cho sản xuất Đõy là một quỏ trỡnh vận động đũi hỏi phải cú sự nỗ lực và cố gắng của toàn trường Đương nhiờn để thực hiện được những yờu cầu đổi mới trờn một cỏch nhanh chúng, một mặt Nhà trường cần tiếp tục phỏt huy tốt những kết quả đó đạt được ở dự ỏn mức A, mức B, mặt khỏc việc xõy dựng và đầu tư

dự ỏn mức C đỳng mục đớch sẽ thỳc đẩy trường phỏt triển, phấn đấu đạt và vượt những mục tiờu mà trường đó đề ra trong chiến lược phỏt triển đến nay

1.2 Trung tâm thông tin - thư viện (Trung tâm) ĐH GTVT

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển thư viện

Thư viện là một bộ phận không thể tách rời của nhà trường ngay từ những ngày đầu mời thành lập Trong những trang sử vàng của nhà trường, có

sự đóng góp không nhỏ của cán bộ thư viện các thế hệ Nhưng chỉ đến năm

1984 thư viện mới được tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu, và ngày 21/02/2002, trung tâm được thành lập theo quyết định số 753 QĐ-BGD&ĐT-TCCB của Bộ giáo dục và đào tạo Với trên 100.000 cuốn sách các loại, bằng các ngôn ngữ khác nhau như Việt, Nga, Anh, Pháp, Trung, Đức, Tiệp, trong những năm qua Trung tâm là một kho tài liệu quý báu giúp các

cán bộ giảng viên và sinh viên thực hiện tốt công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập Với sự đầu tư của dự án Giáo dục đại học mức C "Xây dựng Trung tâm tài nguyên thông tin - thư viện", hiện nay Trung tâm đã được chuyển lên một cơ sở mới khang trang và hiện đại Với trên 700 chỗ ngồi trên diện tích sử dụng trên 4000m2, 17 máy chủ, 137 máy trạm, 3 cổng an ninh kép, 1 phòng họp đa phương tiện, trên 20.000 bản tài liệu bằng tiếng Việt, Anh, Nga và trên 50.000 bản ghi tài liệu điện tử mới nhất do dự án mức C đem lại Trung tâm thực sự trở thành nơi làm việc, học tập và nghiên cứu lý tưởng trong lĩnh vực GTVT

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và Đội ngũ cán bộ

Cơ cấu tổ chức của thư viện điện tử hiện tại được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

- Ban giám đốc: Gồm có 01 giám đốc phụ trách chung, một phó giám

đốc phụ trách về mạng thông tin và một phó giám đốc phụ trách về thư viện

- Phòng nghiệp vụ thư viện: Gồm bộ phận bổ sung trao đổi, bộ phận biên mục

- Phòng dịch vụ thông tin: Gồm có phòng đọc sách Tiếng Việt, phòng

đọc sách tiếng nước ngoài - Luận văn luận án nghiên cứu khoa học, phòng mượn, kho tài liệu, phòng đọc báo - tạp chí, phòng đọc điện tử, bộ phận làm thẻ và sap chụp tài liệu

- Phòng mạng máy tính cùng các bộ phận nghiên cứu, quản lý hệ thống mạng máy tính của thư viện và của trường ĐH GTVT

Tất cả các cán bộ có trình tin học căn bản và ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp Nhưng được sự quan tâm của nhà trường và Ban lãnh đạo Trung tâm nên cán

bộ thường xuyên được học tập nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học ở trong nước và ngoài nước

Tầng 4: Phòng mượn: Là nơi bố trí phòng mượn sách, bao gồm cả giáo

trình, bài giảng, sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau Với 20 máy tra cứu bố trí trước quầy mượn, bạn đọc có thể tìm được tài liệu mình quan tâm dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện nhất

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Trung tâm

Tầng 5: Phòng đọc sách tiếng Việt: Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các

loại giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt Với 20.659 cuốn sách tiếng Việt, Phòng đọc sách tiếng Việt dự đoán sẽ là nơi tập trung nhiều sinh viên đến học tập nhất

Tầng 6: Phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án và nghiên cứu khoa học: Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng tiếng

Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp về mọi lĩnh vực chuyên môn Với gần 5.000 cuốn sách ngoại văn và một lượng lớn luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học của trường trong những năm gần đây, Phòng đọc tầng 6 là nơi làm việc, học tập và nghiên cứu lý tưởng cho cán bộ, giảng viên và sinh viên

Tầng 7: + Phòng đọc báo - Tạp chí: Là nơi cung cấp cho bạn đọc gần

200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, từ báo trung ương

đến báo ngành, thoả mãn nhu cầu bạn đọc về mọi lĩnh vực chuyên môn, thể

Phòng hội thảo Phòng đọc điện tử

Phòng Máy chủ

Phòng Nghiệp vụ

Phòng Phó GĐ

Phòng Phó GĐ

Phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án và NCKH

Phòng GĐ Phòng đọc sách

tiếng Việt

Phòng làm thẻ Phòng mượn sách

thao, văn hoá, giải trí… Tại đây, bạn đọc có thể tiếp cận được với những tạp chí chuyên ngành của các nhà xuất bản nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung Ngoài ra, kho tạp chí đóng quyển có thể cho phép bạn đọc tìm được những tài liệu quý hiếm xuất bản nhiều năm về trước

+ Phòng đọc điện tử: Phòng đọc điện tử với 88 máy tính hiện đại cho

phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong thư viện:

đọc tài liệu điện tử Chẳng những bạn đọc có thể đọc các loại tài liệu toàn văn

từ cơ sở dữ liệu mà Trung tâm đã xây dựng, mà còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin quý giá khác trên mạng Internet

+ Phòng hội thảo: Với hệ thống trang âm, máy chiếu, bảng Copy Plus

Electronic… hiện đại, Phòng hội thảo sẽ là một nơi lý tưởng để tổ chức các cuộc hội thảo chuyên ngành trong nước và quốc tế

Trong tất cả các phòng đọc, ngoài hệ thống máy tính tra cứu, tủ phích mục lục truyền thống, các bảng chỉ dẫn và các nhân viên thư viện luôn giúp bạn đọc

định vị được nguồn tài liệu cần tìm dễ dàng

+ Đội ngũ Cán bộ

Tổng số cán bộ của Trung tâm ĐH GTVT hiện nay là 25 người, có 21 cán bộ thuộc thư viện và 4 cán bộ thuộc bộ phận mạng máy tính Trong số đó có: 01 tiến sĩ, 03 thạc sĩ (01 đang nghiên cứu sinh), 05 đang học thạc sĩ (thông tin - thư viện, tin học, viễn thông), các cán bộ còn lại đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành thông tin - thư viện, điện tử viễn thông, ngoại ngữ, và Đại học Bách khoa ngành tin học

1.2.3 Vốn tài liệu

+ Tài liệu truyền thống

Trung tâm gồm các tài liệu truyền thống với trên 100.000 bản tài liệu

như: sách tham khảo, sách tra cứu, báo, tạp chí, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga và một số ngôn ngữ khác Ngoài ra còn một số lượng lớn sách giáo trình tiếng Việt được xuất bản bởi các nhà xuất bản trung ương

- Tài liệu giáo trình: là loại tài liệu mang tính đặc thù riêng của thư viện

các trường đại học Sách giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản, có hệ thống về các môn học theo chương trình đào tạo của trường, giúp

họ thiết lập một nền tảng vững chắc ban đầu trước khi đi vào nghiên cứu chuyên sâu

Số lượng giáo trình của thư viện hiện nay gồm 283 đầu sách với 41.000 cuốn Giáo trình được chia theo năm xuất bản như sau:

Giáo trình xuất bản từ năm 1990 - 1999 là 40%

Giáo trình xuất bản từ năm 2000 đến nay chiếm 60 %

- Sách tham khảo ngoại văn

Tài liệu tham khảo chiếm một phần lớn trong kho sách của thư viện, gồm nhiều thứ tiếng, gồm hai ngôn ngữ cơ bản là tiếng nga và tiếng gốc la tinh có nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của trường Hiện nay thư viện có hơn 50.000 cuốn sách tham khảo, chiếm 24 % tổng số sách trong thư viện, số sách này xuất bản trước năm 1990, giá trị thông tin khoa học không cao

- Sách tham khảo tiếng Việt

Số tài liệu này ít hơn nhiều so với các tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài Hiện có hơn 20.000 bản chiếm 10 % tổng số sách tham khảo thư viện hiện có Sách tham khảo liên quan đến các ngành khoa học của trường như: tin học, ngoại ngữ, khoa học công nghệ…

- Tài liệu tra cứu

Là loại tài liệu đặc biệt trong hệ thống kho sách của thư viện gồm các loại: Từ

điển, bách khoa toàn thư, sổ tay tra cứu, tiêu chuẩn

Các loại bách khoa thư nổi tiếng như: Encycolopedia of Science and technology, Mc-Graw-Hill encyclopedia of Science and technology…

Ngoài ra còn hơn 200 đầu báo, tạp chí KHKT liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của trường

- Tài liệu không công bố (tài liệu xám)

+ Luận văn, luận án: hiện thư viện có 820 luận văn thạc sỹ, 70 luận án tiến sĩ các chuyên ngành được bảo vệ trong nước

+ Đề tài NCKH: có 180 đề tài nghiên cứu KH cấp bộ

Tài liệu không công bố là nguồn tài liệu có giá trị tham khảo đặc biệt bởi nhiều luận văn, luận án, NCKH đã đề ra được những giải pháp hữu hiệu trong công tác nghiên cứu và triển khai công nghệ

- Tài liệu điện tử (E-Document)

Tài liệu điện tử là loại tài liệu mà phần thông tin trên đó có cấu trúc,

được tổ chức bao gói hay được lưu trữ trên các vật mang tin mà người dùng có thể truy cập thông qua máy tính hoặc mạng máy tính

Ngoài ra, là một thư viện điện tử hiện đại, Trung tâm còn cung cấp cho bạn đọc cơ sở dữ liệu, đĩa CD-ROM, và nguồn tài liệu phong phú qua các trang tài liệu điện tử miễn phí hoặc các nguồn tài liệu điện tử mua theo nhu cầu của người dùng tin

Những CSDL này được đông đảo bạn đọc khai thác qua hệ thống máy tra cứu tại các phòng đọc và hệ thống máy truy cập Internet

1.2.4 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

1.2.4.1 Người dùng tin

Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin (NCT) của người dùng tin (NDT) là công việc không thể thiếu trong bất kì một cơ quan thông tin - thư viện nào NDT và NCT của họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của cơ quan thông tin - thư viện

Người dùng tin ở thư viện trường ĐH GTVT là toàn thể cán bộ giảng viên, công nhân viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc các hệ

đào tạo trong toàn trường Thông qua các biện pháp như thống kê số liệu, trao

đổi tạo đàm, phân tích phiếu yêu cầu và đặc biệt là điều tra bằng phiếu hỏi, đã xác định được thành phần người dùng tin, các lĩnh vực tài liệu mà người dùng

quan tâm, ngôn ngữ mà người thường sử dụng mà cũng thông qua đó xác định

được mức độ thoả mãn thông tin của người dùng tin

Đối với nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý (là Ban giám

hiệu, trưởng khoa, trưởng bộ môn…)

Nhóm người dùng tin này chỉ chiếm khoảng 5% trong số NDT là cán bộ

được hỏi, nhưng đây là nhóm đặc biệt quan trọng, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của trường Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm công tác quản lý, là người đề ra mục tiêu và định hướng chiến lược phát triển của trường Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cường độ lao

động của nhóm này rất cao nên thông tin cho nhóm người này mang tính chất tổng kết, dự báo có chất lượng cao Hình thức phục vụ là các tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác quản lý lại vừa tham gia giảng dạy nên cán bộ quản lý là người có chuyên môn, họ là người cung cấp những thông tin có giá trị Do vậy cần phải khai thác triệt để nguồn thông tin này để có kế hoạch phát triển nguồn lực thông tin

phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trường

Nhóm người dùng tin là giảng viên và cán bộ nghiên cứu:

Đây là nhóm người có trình độ trên đại học và khả năng sử dụng ngoại ngữ cao (tối thiểu 1 - 2 ngoại ngữ) Họ là những người chuyển giao trí thức khoa học đến sinh viên, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trường, vừa là chủ thể thông tin vừa là người dùng tin thường xuyên của thư viện Vì tham gia giảng dạy nên họ phải thường xuyên cập nhật kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu Sản phẩm của họ là những bài giảng, giáo trình và các công trình nghiên cứu, các dự án….Trước yêu cầu về đổi mới giáo dục, người giáo viên phải tìm và giới thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan tới môn học để sinh viên có thể tìm tòi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng tạo, mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu Do vậy nhóm người dùng tin này luôn dành một khoảng thời gian nhất định cho việc tìm tài liệu tham khảo tại thư viện Thông tin cho nhóm này là những thông tin chuyên sâu có tính thời sự về KH & CN thuộc các lĩnh vực trường đào tạo

Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, các thông tin thư mục chuyên đề, thông tin chọn lọc về khoa học và công nghệ, thông tin tài liệu chuyên ngành là sách cũng như tạp chí KHKT nước ngoài, các CSDL và các tài liệu điện tử…

Nhóm học viên cao học và sinh viên: Đây là nhóm người dùng đồng đảo

và thường xuyên ở thư viện, trong nhóm người dùng tin này có thể chia ra một

số nhóm nhỏ như sau:

Nhóm học viên cao học: Là người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể do vậy thông tin cho nhóm này chủ yếu là các tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài mà học nghiên cứu, như các sách, tạp chí chuyên ngành…NCT rất

đa dạng và phong phú nhưng đối với nhóm NDT này hầu hết là cán bộ vừa đi học vừa đi làm, rất hạn chế về thời gian nên đòi hỏi thư viện phải đáp ứng nhu cầu bằng các hình thức đặc thù như sao chụp tài liệu hoặc cho mượn về nhà Nhóm sinh viên: Đây là đối tượng dùng tin chủ yếu của thư viện Yêu cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập và nghiên cứu với việc đổi mới phương pháp giảng dạy trong nhà trường, giáo viên chỉ là người truyền đạt những kiến thức cơ bản và gợi mở cho sinh viên hướng nghiên cứu, phát huy tính thần chủ

động sáng tạo của mỗi người Do vậy, đối tượng NDT nhóm này rất phong phú và đa dạng Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên sử dụng thư viện

và phòng thí nghiệm là nơi học tập và nghiên cứu của mình Tuy nhiên, trong quá trình đào tạo trường chia thành 2 giai đoạn: giai đoạn 1 và 2 năm đầu học các môn cơ bản, đại cương và giai đoạn 2 và 3 năm cuối đi sâu vào từng ngành

và học chuyên môn cụ thể Do vậy, các phòng đọc của thư viện cũng được bố trí theo khung phân loại DDC dễ sử dụng Sinh viên hai năm đầu chủ yếu đọc các sách giáo trình đại cương cơ bản ở phòng đọc sách tiếng Việt, còn sinh viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách tham khảo ngoại văn và sách tra cứu, tại phòng đọc sách ngoại của thư viện

1.2.4.2 Nhu cầu tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan về thông tin của cá nhân hay tập thể nhằm duy trì các hoạt động của con người Nghiên cứu NCT là nhận

dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của người dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ Công cuộc

đổi mới giáo dục (đổi mới về chương trình học, phương pháp giảng dạy và qui mô đào tạo) đã tác động rất lớn đến NCT Thông tin và tài liệu đã trở thành chất liệu không thể thiếu được trong quá trình giảng dạy, nghiên cưu và học tập tại trường

+ Nhu cầu tin theo lĩnh vực chuyên môn (ngành đào tạo)

Nhu cầu tin ở trường ĐHGT rất phong phú và đa dạng, có xu hướng chuyên sâu theo ngành đào tạo, tuy nhiên theo kết quả điều tra nhu cầu tin ở đây ngoài việc đọc các tài liệu chuyên ngành cụ thể của mình, còn tham khảo các ngành khoa học liên quan

Ví dụ: Cán bộ khoa Công trình nhưng vẫn tham khảo các tài liệu ngành cơ khí, kinh tế…Đối với tài liệu truyền thống như cầu đường được đông đảo bạn đọc quan tâm Các tài liệu cơ bản được các em sinh viên năm 1, 2 quan tâm Việc phân chia người dùng tin theo lĩnh vực đào tạo để cán bộ thư viện

dễ nhận biết nhu cầu của người dùng, có kế hoach phát triển nguồn lực thông tin hợp lý cân đối giữa các ngành đào tạo của trường

+ Nhu cầu tin theo dạng tài liệu mà người dùng thường sử dụng

Tài liệu truyền thống của thư viện được 100% bạn đọc sử dụng, CSDL, CD-ROM được bạn đọc quan tâm nhiều, nhưng tài liệu này chưa nhiều Người dùng tin có nhu cầu tra cứu tài liệu trên Internet là rất lớn nhưng số lượng máy thường không đáp ứng đủ nhu cầu Số cán bộ tra tìm tài liệu của thư viện qua mạng Internet rất lớn nhưng các nguồn tin điện tử của thư viện ĐHGT hầu như chưa có, tài liệu chưa được số hoá

+ Nhận xét và đánh giá nhu cầu tin của người dùng tin tại TT - TV

- Nhu cầu về tài liệu rất lớn và đòi hỏi được đáp ứng bằng các hình thức đặc thù, nhưng nhu cầu được đào tạo và hướng dẫn khai thác sử dụng các nguồn lực thông tin của thư viện hiện có

1.2.5 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ người dùng tin

+ Dịch vụ thông tin truyền thống

- Phục vụ mượn tài liệu về nhà:

Dịch vụ này cho phép bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng trong thời gian quy định Công tác cho mượn tài liệu về nhà và phục vụ đọc tại chỗ luôn luôn phát triển song song trong hoạt động thông tin - thư viện Hình thức cho mượn

về nhà được đông đảo sinh viên hoan nghênh

Số lượng giáo trình chiếm 1/3 tổng số vốn tài liệu của thư viện (khoảng 41.000 cuốn) bao gồm các loại giáo trình của các tác giả trong hoặc ngoài nước biên soạn, được in do xưởng in của trường hoặc in ở các nhà xuất bản Kho sách giáo trình được xếp theo từng khoa ( dựa vào chuyên ngành đào tạo của trường) như: khoa công trình, kinh tế, cơ khí,…trong mỗi khoa tài liệu lại được sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên giáo trình

Khi trả giáo trình, cán bộ thư viện kiểm tra số ĐKCB của cuốn sách, tình trạng sách, nhắc nhở đối với bạn đọc không có ý thức giữ gìn sách Đối với những tài liệu bị mất, theo quy dịnh của thư viện, sinh viên có thể đền thay thế bằng tiền hoặc cuốn sách khác tương đương, vì vậy phòng mượn sách giáo trình luôn đạt mức ổn định về tài liệu( ít bị hoa mòn tài liệu)

Thủ tục mượn sách ghi phiếu yêu cầu, ghi tên sách cán bộ thư viện lấy sách quét thẻ mượn qua phần mềm Ilib để biết thông tin về bạn đọc, rồi tiến hành làm thủ tục mượn Cuối cùng ghi hoá đơn nộp tiền khấu hao là 25% giá trị cuốn sách

Bên cạnh mượn giáo trình thư viện còn tổ chức cấp thẻ cho sinh viên vào

đầu mỗi năm học Năm học 2005-2006, thư viện đã cấp 3400 thẻ, tạo điều kiện cho sinh viên có thẻ đọc, mượn tài liệu

Ngoài ra phòng mượn sách giáo trình còn có nhiệm vụ thanh toán tài sản cho sinh viên tốt nghiệp, hoặc tạm dừng, thanh toán cho cán bộ nghỉ hưu

- Dịch vụ sao chụp và in ấn tài liệu:

Là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người dùng tin trong trường

hợp người dùng tin muốn có tài liệu hoặc một số thông tin để sử dụng lâu dài

mà những tài liệu đó không được phép mang về nhà Đối tượng chủ yếu của

dịch vụ sao chụp là sinh viên (thường sao chụp đơn lẻ các trang cần thiết trong

sách giáo khoa, các bản luận văn cũng như các sách tham khảo bằng tiếng

ngoài);

Các nghiên cứu sinh, học viên cao học ít có thời gian để ngồi tại thư viện

nên cũng sử dụng dịch vụ này rất nhiều

Bảng 1.1: Nhu cầu sao chụp tài liệu

- Dịch vụ thông báo sách mới:

Công tác này thư viện dừng lại ở việc in những bản thông báo sách mới đưa

xuống cho các khoa, các bộ môn Không tuyên truyền tới các lớp sinh viên và

không thông báo trên bảng Sách mới sau khi được xử lý hình thức và nội

dung và đưa lên tra cứu trên OPAC, bạn đọc cập nhật ngay Thư viện đã làm

như vậy được đông đảo bạn đọc đón nhận và hoan nghênh

- Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin:

Thư viện chưa mở lớp hướng dẫn người dùng tin nào, cán bộ làm tại các

phòng đọc trực tiếp hướng dẫn người dùng tin Công tác này trong thư viện

gần như chưa hoạt động mà chỉ có kế hoạch thực hiện nhưng chưa được Nhà

trường đồng ý

- Dịch vụ phục vụ đọc tại chỗ:

Hiện thư viện có 4 phòng đọc tại chỗ: đó là phòng đọc sách tiếng Việt,

phòng đọc báo - tạp chí, phòng đọc sách ngoại, phòng đọc điện tử Tại phòng

đọc là tổ chức theo hình thức kho mở, xếp giá theo số phân loại DDC bạn đọc

tự chọn tài liệu, đọc xong để sách tại bàn trả sách, cán bộ thư viện cất lên giá Phòng đọc báo - tạp chí được sếp theo từng ngôn ngữ và từng chuyên ngành, người dùng dễ sử dụng

Để thuận tiện cho việc tra cứu thư viện bố trí mỗi phòng đọc 20 máy tính giúp cho bạn đọc tra cứu tài liệu dễ dàng

+ Dịch vụ thông tin sử dụng CNTT hiện đại

- Dịch vụ Internet:

TV phục vụ dịch vụ internet với hai phòng, mỗi phòng 50 máy tính Được

mở cửa liên tục từ 7 giờ 30 sáng đến 11 giờ đêm hàng ngày từ thứ hai đến chủ nhật

Kết quả là được đông đảo sinh viên truy cập nhằm mục đích học tập, khai thác thông tin trên mạng Ngoài ra trong dịch vụ này TT cài đặt rất nhiều chương trình học miễn phí và trò chơi nhằm giúp giải trí cho sinh viên Do số lượng người dùng nhiều không đủ máy tính để phục vụ

- Dịch vụ tra cứu thông tin:

Hiện nay việc tra cứu thông tin của TT thư viện ĐHGT chủ yếu người dùng tin tra cứu trên các CSDL do thư viện xây dựng

Chương 2

Thực trạng của ứng dụng Cntt tại trung tâm

thông tin - thư viện đại học giao thông vận tải

2.1 Quá trình tin học hoá

2.1.1 Yêu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin - thư viện ĐH GTVT

Trong thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động của cơ quan thông tin - thư viện ngày một dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại

Đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông Vấn đề ứng dụng CNTT trong hoạt động TT - TV không còn là mới mẻ nữa Những thành tựu đạt được qua việc ứng dụng CNTT đã chứng minh tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin - thư viện Tin học hoá hoạt động thông tin - thư viện là xu thế phát triển tất yếu của các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay Ngày nay, xã hội loài người đang sống trong xã hội thông tin và nền kinh

tế tri thức, xã hội mà thông tin là động lực phát triển của nền kinh tế và trong nền kinh tế đó, hàm lượng tri thức chiếm tỷ trọng lớn trong mỗi sản phẩm Mục tiêu hướng tới của các thư viện giờ đây là định hướng người dùng tin, thoả mãn nhu cầu thông tin của họ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho họ có thể với tới tất vả các nguồn tin với sự hỗ trợ của CNTT và truyền thông Mục tiêu trên khó có thể đạt được nếu thiếu hệ thống thông tin tự động hoá Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ thống TT - TV tự động hóa là yêu cầu mang tính khách quan, tất yếu đối với tất cả các cơ quan TT - TV hiện nay Thư viện các trường ĐH trong nước đã áp dụng chương trình quản lý tài liệu CDS/ISIS miễn phí của UNESCO từ những năm 90 của thế kỷ 20 Trong khi đó thư viện ĐH GTVT mãi đến năm 2002 thành lập trung tâm thông tin - thư viện mới bắt đầu ứng dụng phần mềm ILIB, không sử dụng CDS/ISIS Do vậy, từ năm 2002 đến nay Trung tâm triển khai ứng dụng các Modul của phần mềm Ilib vào hoạt động thư viện, đây là bước chuyển biến rất quan trọng đối với trung tâm thông tin - thư viện ĐH GTVT

2.1.2 Triển khai ứng dụng tin học tại trung tâm thông tin - thư viện ĐH GTVT

2.1.2.1 Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật

Trường ĐH GTVT được Ngân hàng thế giới đầu tư dự án Giáo dục đại học mức A, B, C

+ Dự án mức A được đầu tư cơ sở vật và hệ thống mạng đưa vào hoạt động từ cuối năm 2001 như sau:

Khu nhà phòng ĐT và khoa QS

Khu nhà khoa cơ khí

Switch 1924A/F Khu nhà A4

Fiber Optic Cable

Fiber Optic Cable

Fiber Cable

Fiber Cable

Fiber Optic Cable

+ Dự án mức B được trung tâm được đầu tư 55 máy tính Peltium4, 2.4 ghi, Ram 256, ổ cứng 40 ghi Máy chủ HP compac hiện đang phục vụ cho sinh viên truy cập ở phòng internet

+ Dự án mức C: Thư viện Điện tử - Kỹ thuật số 7 tầng với diện tích 8.500

m2, tổng vốn đầu tư thiết bị được trang bị 2.7 triệu USD, thư viện có trên trên 2.500 đầu sách tiếng Việt, gần 20.000 đầu sách tiếng nước ngoài với tổng số trên 40.000 cuốn Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm được dự án mức C trang bị mới từ đầu, từ hệ thống máy chủ đến máy trạm, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc của nhân viên, từ giá sách đến kệ để báo - tạp chí, vv…

Chỗ ngồi cho bạn đọc là 732

Điều hoà nhiệt độ: Tất cả các phòng đọc và phòng mượn của trung tâm đều

được trang bị máy điều hoà nhiệt độ, trong đó có 13 tủ điều hoà nhiệt độ 50.000 PTU và 20 máy điều hoà treo tường 18.000 PTU

Hệ thống máy tính: Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác

nghiệp vụ và tra cứu

Hệ thống máy in mạng, máy sao chụp: Trung tâm có một hệ thống máy in

mạng và máy sao chụp đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu chụp tài liệu của bạn

đọc

Hệ thống an ninh: Camera: Tất cả các phòng từ tầng 4 đến tầng 7 đều được

lắp đặt camera phục vụ mục đích quản lý bạn đọc Với 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh, được lắp đặt ở những vị trí khác nhau, nhân viên thư viện có thể kiểm soát bạn đọc thuận tiện và dễ dàng

Công nghệ RFID: Trên các Phòng đọc tự chọn từ tầng 5 đến tầng 7, hệ thống

cổng an ninh kép RFID sẽ kiểm soát bạn đọc, không cho tài liệu đem ra ngoài bất hợp pháp Ngoài ra, với đầu đọc RFID việc kiểm kê sách có thể được thực hiện dễ dàng Với công nghệ RFID, quy trình mượn trả tự động có thể được áp dụng một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên - người mượn và nhân viên thư viện

Các thiết bị kỹ thuật được đầu tư và thiết kế như sau:

Hình 2.2: Sơ đồ các thiết bị kỹ thuật trong toà nhà trung tâm TT - TV

Sự phõn bố node mạng trong toà nhà:

 50 node mạng cho cỏc mỏy quản trị hệ thống, xử lý tài liệu số và nghiệp vụ thư viện của cỏc cỏn bộ của Trung tõm

 P-36 node cho cỏc mỏy tra cứu sỏch

Hệ thống switch bao gồm cỏc switch cho cỏc tầng, switch cho Trung tõm

và switch kết nối với cỏc toà nhà trong trường

Cỏc loại mỏy chủ phục vụ hệ thống cho cỏc phõn hệ như sau:

ACS Server Security Mgmt Server

Network Mgmt Server

IP Voice Mgmt Server

CDM ContentEngine ServerIP/VC

IP TV subsystem

IP/TV Broadcast Server

IP/TV Archive Server

IP/TV Content Mgr Server

CDN sub-system VC sub-system

Netw ork and service Management sub-system Security Mgnt sub-system

IP Call Manager Server Unify Messaging Server Windows 2000 Server (LDAP Server)

IP Telephone and Unify Messaging Server E-Library

Portal Sub-system

IDS

IDS Wired-LANs

Wireless-LANs

AP AP AP

PDA Laptop

IP Phone WS

H.323

Terminal

Backbone Switch

Backbone Switch

FW

FW

Distribution

&Workgroup Switch

Distribution

&Workgroup Switch

Connect to other Backbone Switches

 Mỏy chủ cơ sở dữ liệu: Lưu trữ dữ liệu: CSDL Luận văn, CSDL điện tử chuyờn ngành, cỏc dữ liệu Multimedia …

 Phõn hệ Thư viện Điện tử - Thư viện Số gồm cỏc loại sau:

 Mỏy chủ cơ sở dữ liệu thư viện truyền thống: Lưu trữ dữ liệu của thư viện như : thụng tin biờn mục, xếp kho, số mó hiệu…

 Mỏy chủ cơ sở dữ liệu thư viện số: Gồm 3 mỏy chủ chớnh là

Database, Control và Object server: dựng để lưu trữ cơ sở dữ liệu số như cỏc loại hỡnh tài liệu õm thanh, hỡnh ảnh, Video, Index

Hệ thống máy chủ đã đáp ứng các yêu cầu sau:

- Hệ thống máy chủ được thiết kế có khả năng mở rộng cả về chiều rộng cũng như chiều sâu để đáp ứng nhu cầu mở rộng đối tượng phục vụ của hệ thống

- Số lượng máy chủ được xác định theo nhu cầu của các phân hệ của hệ thống

- Các máy chủ sử dụng loại có thể đưa được vào Rack để giảm diện tích sử dụng và dễ dàng trong quản trị

- Các máy chủ phụ thuộc vào các chức năng khác nhau sẽ được xem xét về số lượng cũng như dòng máy, cấu hình và hệ điều hành tương ứng Các máy chủ CSDL định hướng sử dụng máy chủ UNIX với vi xử lý RISC để đảm bảo khả năng xử lý CSDL nhanh chóng

Hệ thống máy tính : Peltium 4, ổ cứng 2.4 G, Ram 520 …

Hệ thống máy in laser, in phun và in màu hiện đại

2.1.2.2 Lựa chọn phần mềm

- Tiêu chí lựa chọn phần mềm

Phần mềm phải đáp ứng yêu cầu quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại như: Bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ, tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, quản lý bạn đọc, tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch Đặc biệt các modul được tích hợp trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng

Ngoài lĩnh vực quản lý thư viện truyền thống, phần mềm còn được bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số Tạo người dùng sử dụng

một cổng vào một dạng thông tin, dù tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh,

…phần mềm tương thích với cả Internet, Extranet và Intranet

Phần mềm phải dễ sử dụng, bảo đảm tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện, có kiến thức hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các modul, sẵn sàng cho việc khai tác dữ liệu ở tấc độ cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật

- Trường ĐH GTVT quyết định lựa chọn phần mềm vì đáp ứng được yêu cầu

và chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ thư viện theo tiêu chuẩn Việt Nam và quốc

tế Giá phần mềm vừa phải, dễ sử dụng, bảo mật tốt, giao diện thân thiện, chuyển đổi được CSDL cũ sang CSDL mới

- Thư viện trường ĐH GTVT lựa chọn Ilib vì Ilib có những tính năng nổi bật như sau:

1 Hỗ trợ các khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21

2 Tự động hoá đầy đủ các nghiệp vụ thư viện

3 Chạy trên nền ORACLE hệ quản trị CSDL hàng đầu thế giới

4 Hỗ trợ tiếng Việt và các ngôn ngữ khác như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Nga,…

5 Tích hợp cổng từ, camerA, tích hợp mã vạch với các phân hệ

6 Công cụ tiếm kiếm mạnh với khả năng tìm kiếm toàn văn

7 Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, TCVN47-89

8 Tra cứu và mượn liên thư viện theo Z39.50, ISO10161

9 Thống kê báo cáo đa dạng và tuỳ biến

2.1.2.3 Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ chuyên môn

Hiện nay đội ngũ cán bộ ở Trung tâm là 25 người, một nửa số cán bộ có

trình độ đúng chuyên môn nghiệp vụ thông tin - thư viện và tin học, số còn lại

là các ngành khác

Do thực tế công việc hiện nay là thư viện điện tử đòi hỏi cán bộ trung tâm phải

có đủ trình độ để đáp ứng nhu cầu công việc

- Cán bộ quản lý

Phải có khả năng quản lý và điều hành một thư viện điện tử, hiện đại Có kiến thức về CNTT và cỏc kỹ năng sử dụng cỏc thiết bị kỹ thuật điện tử phục

vụ cụng tỏc thư viện Biết tổ chức cỏc khoỏ huấn luyện ngắn hạn và dài hạn

do chuyờn gia nước ngoài đảm trỏch, tổ chức đoàn (cỏc nhà quản lý thư viện

và chuyờn viờn thư viện) đi nghiờn cứu, học tập tại chỗ về mụ hỡnh thư viện hiện đại và hệ thống thư viện trung tõm của đại học đa ngành của cỏc ĐH nước ngoài

- Cán bộ thông tin - thư viện

Cán bộ thư viện phải nắm bắt được sự phỏt triển của hoạt động thư viện dưới tỏc động của CNTT Nõng cao chuyờn mụn nghiệp vụ thư viện theo hướng hiện đại hoỏ Có kiến thức và khả năng sử dụng cụng cụ tin học cơ bản Đủ trỡnh độ ngoại ngữ đỏp ứng yờu cầu của cụng tỏc thư viện

Trung tâm sẽ tổ chức các lớp bồi dưỡng có mời chuyên gia nước ngoài giảng dạy Tổ chức hội thảo chuyên đề cho cán bộ lãnh đạo và cán bộ thư viện

Cán bộ không có nghiệp vụ thông tin - thư viện cho đi học bằng 2, tại chức về thư viện Tham gia học tập các lớp tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ thư viện như: Biên mục đọc máy Marc21, ACCR2, an ninh thư viện, tổ chức kho mở, phân loại DDC,…

- Các cán bộ quản trị mạng

Trung tâm có kỹ sư tin học được trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành hệ thống thụng tin một cỏch cú hiệu quả nhất Có khả năng quản lý mạng mỏy tớnh và truyền thụng dữ liệu Trung tâm sẽ mời chuyờn gia cỏc hóng CNTT lớn trờn thế giới như CCNA, HP, IBM, Cisco, Oracle, Micrsoft tổ chức cỏc khoỏ đào tạo về hệ thống mạng, cỏc hệ thống mỏy chủ

và phần mềm hệ thống

2.2 Kh¸i qu¸t vÒ phÇn mÒm Ilib

2.2.1 Tæng quan vÒ phÇn mÒm Ilib

* Ilib thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng sau

- C«ng cô t×m kiÕm tra cøu m¹nh - tra cøu môc lôc trùc tuyÕn qua

Internet

- Hç trî ®a ng«n ng÷

- Sö dông tÊt c¶ c¸c tiªu chuÈn vµ quy t¾c m« t¶ th− môc còng nh−

c¸c khung ph©n lo¹i hiÖn cã

- Chuyển đổi từ CSDL của CDS/ISIS

- Lưu thông đa điểm

* Cấu trúc của Ilib, gồm các modul sau

+ Cấu trúc của Ilib là tính hợp các modul theo một thể thống nhất với khả năng liên thông và đảm bảo các nguyên tắc nghiệp vụ về thông tin - thư viện trong nước cũng như quốc tế

+ Các Modul chính của Ilib:

- Dịch vụ công cộng trực tuyến OPAC

- Bổ sung và trao đổi (Acquisitions)

- Biên mục (Cataloguing)

- Quản lý lưu thông tài liệu (Circulation control)

- Quản lý kho (Inventory control)

- Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serials control),…

* Đáp ứng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện và CNTT

+ Chuẩn quốc tế về thư viện như: Biên mục theo khổ mẫu biên mục đọc máy Marc21, truy/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO2709, tra cứu liên thư viện qua cổng Z39.50, nhập /xuất biểu ghi theo Marc21,…

+ Chuẩn quốc tế về CNTT: Chạy trên hệ điều hành Oracle, Linux,

Window,…Ilib tương thích với cả Internet, Extranet và Intranet

* Quá trình phát triển của Ilib theo thời gian

+ Trước năm 2004 ILIB 3.0 đáp ứng cơ bản về tự động hoá công tác thư viện

+ Tháng 8 năm 2004 ILIB 3.5 hỗ trợ biên mục sách bộ tập, nhan đề cũ mới, phiên bản và nguyên bản, …theo tiêu chuẩn MARC21 Linking field + Cuối năm 2004 ILIB 3.6 cải thiện tốc độ và tiện ích chương trình Bổ sung thêm phần tuỳ biến Worksheet nhập tin để các đơn vị tự xây dựng và quản lý sách Bộ tập, hỗ trợ các đơn vị trong công tác quản lý bộ sưu tập tài liệu

+ Năm 2005 ILIB 4.0 (dành cho Trung tâm thông tin)

ILIB 4.0 là phiên bản thư viện điện tử mới nhất hiện nay Dành cho Trung tâm thông tin, nó đáp ứng yêu cầu chuẩn nghiệp vụ đảm bảo cho việc tự động hoá công tác nghiệp vụ và liên thông, trao đổi nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong hệ thống thông tin Ngoài việc kế thừa các tính năng của các phiên bản trước, nó còn cập nhật thêm một số tính năng và nghiệp vụ mới

được cập nhật và triển khai:

Chuẩn biên mục MARC21 Holding data cho Báo/tạp chí (khổ mẫu MARC21 về vốn tư liệu) Hỗ trợ xuất báo cáo ra Word, Exel Chuẩn biên mục liên kết (linking fiel) cho tài liệu quan hệ: sách bộ tập, nhan đề cũ mới Tốc độ

và độ ổn định cao Và nhiều tính năng, tiện ích khác

+ Năm 2006 ILib 4.2 Module sản phẩm thông tin chuyên nghiệp

2.2.2 Giới thiệu các Modul chính của phần mềm Ilib

Các modul chính của chương trình:

Bổ sung, trao đổi

Lưu thông và quản lý bạn đọc

Quản lý kho và bảo quản tài liệu

Tra cứu trực tuyến OPAC,…

2.3 Thực trạng triển khai ứng dụng Ilib vào hoạt động nghiệp vụ

2.3.1 ứng dụng vào công tác bổ sung

* Chức năng của Modul bổ sung

Đã giúp cho cán bộ thư viện tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong công tác bổ sung Modul này quản lý công tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu và trao đổi tài liệu như các hoạt động đặt mua, kế toán quỹ và các hoạt động trao đổi tài liệu giữa các cơ quan thông tin - thư viện Là công cụ hữu hiệu để quản lý các nguồn thông tin tư liệu đầu vào của mỗi một cơ quan thông tin - thư viện, modul bổ sung cho phép theo dõi quy trình bổ sung tài liệu, từ khi đặt mua đến khi được xếp lên giá

* Modul bổ sung có các chức năng sau:

+ Đặt và theo dõi nhận tài liệu

- Đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt khi tài liệu nhận về

+ Kiểm soát báo trùng

Tự động báo trùng khi tài liệu tài liệu đã có trong thư viện tránh bổ sung thừa, tránh bổ sung trùng một tên sách Xử lý tình huống trùng bằng cách thêm số bản, thêm tài liệu mới hoặc không bổ sung

+ Quản lý quỹ bổ sung và nhà cung cấp

- Hỗ trợ quản lý tài chính chi tiêu trong quá trình bổ sung với các nghiệp vụ kế toán quỹ như tăng cường quỹ, dự chi, thực chi, tồn tiền, dự toán ngân sách, quy đổi tiền tệ, lập báo cáo tài chính…là cơ sở để người quản lý kiểm soát,

điều chỉnh và phân bổ kinh phí một cách tối ưu và hiệu quả nhất

- Xây dựng và sử dụng thống nhất danh mục nhà cung cấp, tích hợp với địa chỉ

địa lý trên hoặc đối tác

+ Phân bổ tài liệu

- Cung cấp khả năng phân bổ tài liệu đến từng kho trong hệ thống Cho phép

định số cá biệt cho từng cuốn Xếp tài liệu vào kho In nhãn tài liệu theo lô, các nhãn có kèm theo mã vạch và số cá biệt

Định số cá biệt duy nhất cho từng tài liệu để sử dụng trong toàn bộ vòng

đời của tài liệu trong thư viện

* Thực tế ứng dụng Modul bổ sung

Cùng với sự phát triển vượt bậc của CNTT và truyền thông, nguồn lực thông tin trong thư viện ngày một phong phú và đa dạng Ngoài các dưới dạng giấy in truyền thống, còn có loại tài liệu điện tử, các nguồn tin điện tử được khai thác truy cập thông qua các thiết bị truyền tin hiện đại đang ngày một phát triển và chiếm ưu thế Các loại tài liệu điện tử như: sách điện tử (E-book), tạp chí điện tử (E-journal), và các CSDL trực tuyến online

- Diện bổ sung: Các tài liệu thuộc diện bổ sung của thư viện ĐHGT là

tài liệu giáo trình, sách tham khảo về KH giao thông, các lĩnh vực KH khác, các tài liệu tra cứu, luận văn - luận án, NCKH,…phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu KH của nhà trường

- Nguồn bổ sung: thư viện bổ sung từ 3 nguồn chủ yếu là: nguồn mua,

nguồn nộp lưu chiểu, và nguồn tặng biếu, tài trợ

+ Nguồn mua: là nguồn bổ sung chủ yếu chiếm toàn bộ kinh phí bổ sung của thư viện.Tài liệu tiếng Việt chủ yếu được mua từ các nhà xuất bản lớn: Giao thông vận tải, Khoa học kỹ thuật, giáo dụthu,…

Việc mua báo, tạp chí do phòng nghiệp vụ đặt mua hàng năm, làm theo phương pháp truyền thống không sử dụng đơn đặt của phần mềm Việc bổ sung tài liệu nước ngoài còn rất hạn chế Thư viện chỉ mua ít tài liệu xuất bản

ở nước ngoài bằng tiếng Anh phục vụ học tiếng Anh

+ Nguồn lưu chiểu: Thư viện trường ĐHGT được quyền thu nhận những

ấn phẩm do trường xuất bản, cũng như các luận văn, luận án, đề tài NCKH

được bảo vệ tại trường Mỗi năm thư viện nhận 150 luận án thạc sỹ và luận án tiến sỹ

+ Nguồn tặng biếu, tài trợ: toàn bộ sách nước ngoài có trong thư viện

được nhận từ nguồn này Các nguồn tài trợ chính là: ĐH Đường sắt Matxcơva,

ĐH cầu đường Paris, quỹ châu á, hội đồng Anh, tổ chức Pháp ngữ Aufel…Nguồn tặng biếu do các thầy đi công tác hoặc đi học tập ở nước ngoài mang về tặng cho thư viện

- Tình hình bổ sung: Trường không định mức kinh phí bổ sung hàng

năm cho thư viện Kinh phí trình nhà trường mua ở 3 mục chi tiêu như sau: giáo trình, sách tham khảo, báo - tạp chí nội, ngoại

- Qui trình bổ sung: trong điều kiện ứng dụng CNTT, qui trình bổ

sung được thực hiện một cách thuận tiện và nhanh chóng Nhờ sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm thư viện và giao dịch thương mại điện tử đã rút ngắn thời gian, công sức chi phí trong quá trình bổ sung Giảm được công sức cho cán bộ bổ sung, không phải đi lại nhiều

Tuy nhiên, trong thực tiến công tác bổ sung tại trung tâm ĐHGT, do những nguyên nhân khác nhau mà chưa ứng dụng CNTT trong thủ tục mua bán, đặt và thanh toán điện tử

Phương pháp bổ sung mà trung tâm tiến hành hiện nay chủ yếu vẫn theo phương pháp truyền thống

Việc ứng dụng CNTT trong quy trình bổ sung đang thực hiện như sau:

Do trung tâm làm hồi cố toàn bộ tài liệu từ các nguồn hiện có và sách

dự án đã mua về Trung tâm chưa triển khai hết các tính năng modul bổ sung, chỉ áp dụng một số công việc sau:

+ Đơn đặt

Trước khi các ẩn phẩm được bổ sung vào thư viện, cán bộ thư viện (CBTV) phòng bổ sung - biên mục của trung tâm thường tiến hành những