Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp thu mua và chế biến cà phê cao su xuất khẩu

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp thu mua và chế biến cà phê cao su xuất khẩu

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ dồ 01: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song

17

Sơ dồ0 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 18

Sơ dồ 03: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ 19

Sơ dồ 04: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên( tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) 23

Sơ dồ 05: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên( tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) 24

Sơ dồ 06: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) 26

Sơ dồ 07: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê 28

Sơ dồ 08: Sơ đồ kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK

29

Sơ dồ 09: Sơ đồ trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ…

33

Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

35

Sơ đồ 15: Quy trình công nghệ của cà phê 40

Sơ đồ 16: Quy trình công nghệ của cao su 40

Sơ đồ 17: Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Xí Nghiệp 41

Sơ đồ 18: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp 44

Sơ đồ 19: Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 47

Sơ đồ 20: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho 54

Sơ đồ 21: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho 59

Bảng biểu 1: Một số chỉ tiêu thể hiện số lượng lao động của Xí nghiệp trong 2 năm gần đây 46

Bảng biểu: Bảng phân tích tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp

43

Biểu 3: Bảng tính giá cà phê nhập kho 52

Biểu 4: Bảng tính giá cà phê xuất kho 52

Biểu 5: Bảng tính giá mũ cao su nhập kho 53

Biểu 6: Bảng tính giá mũ cao su xuất kho 53

Biểu 7: Mẫu đơn mua hàng 55

Biểu 8: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 56

Biểu 9: Mẫu biên bản kiểm nghiệm 57

Biểu 10: Phiếu nhập kho 58

Biểu 11: Phiếu yêu cầu cung ứng vật tư 60

Biểu 12: Phiếu xuất kho 61

Biểu 13: Thẻ kho 63

Biểu 14: Thẻ kho 64 Biểu 15: Mẫu sổ chi tiết vật tư 66

Biểu 16: Mẫu sổ chi tiết vật tư 67

Biểu 17: Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn 69

Biểu 18: Chứng từ ghi sổ số 101 72

Biểu 19: Chứng từ ghi sổ số 102 73

Biểu 20: Chứng từ ghi sổ số 103 75

Biểu 21: Sổ cái 77

Biểu 22: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 78

Biểu 23: Mẫu sổ danh điểm vật liệu 87

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

SXKD: Sản xuất kinh doanh NVL: Nguyên vật liệu CCDC: Công cụ dụng cụ TK: Tài khoản

KKTX: Kê khai thường xuyên KKĐK: Kiểm kê định kỳ GTGT: Giá trị gia tăng TGNH: Tiền gửi ngân hàng SH: Số hiệu

NT: Ngày tháng TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TSNH: Tài sản ngắn hạn TSDH: Tài sản dài hạn CSH: Chủ sở hữu BCTC: Báo cáo tài chính

MỤC LỤC Trang

Danh mục viết tắt

Danh mục sơ đồ, bảng biểu

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3

1.1 Khái niệm, đặc điểm, vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 3

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm 3

1.1.2 Vị trí của nguyên vật liệu 3

1.1.3 Vai trò của kế toán NVL 4

1.1.4 Yêu cầu quản lý NVL 5

1.1.5 Nhiệm vụ của kế toán NVL 5

1.2 Phân loại, đánh giá NVL 6

1.2.1 Phân loại NVL 6

1.2.2 Đánh giá NVL 8

1.2.2.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn NVL thực tế 9

1.2.2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán 12

1.3 Kế toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp 13

1.3.1 Thủ tục, chứng từ kế toán nhập xuất nguyên vật liệu 13

1.3.2 Sổ kế toán chi tiết NVL 14

1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết NVL 15

1.4 Kế toán tổng hợp NVL 19

1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 19

1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24

1.5 Kiểm kê đánh giá lại NVL 27

1.5.1 Khái niệm 27

1.5.2 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KHTX 27

1.5.3 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK 29

1.5.4 Phương pháp kế toán xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại vật tư, hàng hóa

29

1.6 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 30

1.6.1 Sự cần thiết phải lập kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

30

1.6.2 Nội dung kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 30

1.7 Hình thức kế toán 32

1.8 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng máy vi tính 34

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THU MUA VÀ CHẾ BIẾN CÀ PHÊ CAO SU NGHỆ AN 36

2.1 Đặc điểm tình hình chung của Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu 36

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 36

2.1.2 Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy 37

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh 37

2.1.2.2 Đặc diểm tổ chức sản xuất 37

2.1.2.3 Đặc diểm tổ chức bộ máy quản lý 40

2.1.3 Đánh giá khái quát tình hình tài chính 43

2.1.4 Nội dung công tác tổ chức kế toán tại Xí nghiệp 44

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 44

2.1.4.2 Tổ chức thực hiện các phần hành kế toán tại Xí nghiệp 45

2.1.4.3 Hình thức ghi sổ áp dụng tại Xí nghiệp 46

2.1.4.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 47

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu 48

2.2.1 Đặc điểm, phân loại, công tác quản lý và đánh giá nguyên vật liệu

48

2.2.1.1 Đặc điểm NVL tại Xí Nghiệp 48

2.2.1.2 Phân loại NVL tại Xí Nghiệp 49

2.2.1.3 Công tác quản lý NVL tại Xí Nghiệp 50

2.2.1.4 Đánh giá NVL 50

2.2.2 Thủ tục nhập xuất NVL 53

2.2.2.1 Thủ tục nhập kho NVL 53

2.2.2.2 Thủ tục xuất kho NVL 58

2.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 62

2.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 70

2.2.4.1 Kế toán tăng nguyên vật liệu 70

2.2.4.2 Kế toán giảm nguyên vật liệu 73

2.2.5 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 78

2.2.6 Kế toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu 78

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THU MUA VÀ CHẾ BIẾN CÀ PHÊ CAO SU NGHỆ AN 80

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL 80

3.2 Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán NVL tại Xí Nghiệp Chế Biến

80

3.2.1 Những mặt đạt được 81

3.2.2 Hạn chế còn tồn tại 83

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu 84

3.3.1 Yêu cầu của việc hoàn thiện 84

3.3.2 Kiến nghị đóng góp 85

KẾT LUẬN 90

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Chế độ kế toán doanh nghiệp, 2006 Bộ Tài Chính (ban hành theo quyết định

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)

2.Chuẩn mực kế toán Việt Nam

3 Chế độ kế toán doanh nghiệp – quyển 2 – Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán, sơ

đồ kế toán - Nhà xuất bản Tài Chính – 04/2006.

4 Giáo trình kế toán tài chính, 2006 NXB Tài chính - GS.TS Ngô Thế chi, TS Trương Thị Thủy

5 Giáo trình Phân Tích Hoạt Động Kinh Doanh – PGS.TS Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

6 Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, 2004 NXB thống kê - PSG.TS Nguyễn Thị Đông

7 Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp, ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán, lập báo cáo tài chính, năm 2006 NXB Tài Chính - PSG.TS Võ Văn Nhị

8 Một số khóa luận tôt nghiệp của các sinh viên khác

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do nghiên cứu đề tài:

Trong nền kinh tế thị trường với sự quản lý và điều tiết của nhà nước,

kế toán với chức năng của mình có vai trò quan trọng trong việc phản ánh vàcung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ trực tiếp cho công tác quản lýkinh tế tài chính của nhà nước Để tồn tại và phát triển tuân theo các quy luậtvận hành của nền kinh tế đầy khó khăn, các doanh nghiệp phải biết tận dụngcác biện pháp kinh tế một cách linh hoạt, khéo léo và hiệu quả

Trong quá trình sản xuất kinh doanh nhất là trong cơ chế thị trường hiệnnay, để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm mọibiện pháp không ngừng hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh, tăng tíchlũy Do đó, các doanh nghiệp phải thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanhnhăm đáp ứng nhu cầu thị trường, cơ chế hạch toán kinh doanh đòi hỏi cácdoanh nghiệp không những bù đắp được chi phí mà phải có lãi Vì vậy, vấn

đề đặt ra là các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính được chí phísản xuất bỏ ra một cách chính xác Trong đó không thể thiếu quan tâm đếncông tác tổ chức kế toán nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vậtliệu nói riêng Bởi lẽ NVL là yếu tố cơ bản cấu thành sản phẩm, tổ chức kếtoán NVL tốt sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đầy đủ kịp thời các nguyên vậtliệu cần thiết cho quá trình sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành cácđịnh mức dự trữ, góp phần giảm bớt chi phí để hạ giá thành và nâng cao lợinhuận cho công ty Chính vì thế, điều tất yếu là Xí nghiệp phải quan tâm đếnkhâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu

Nhận thức rõ được vai trò quan trọng của công tác kế toán NVL trong doanhnghiệp, trong thời gian thực tập tại Xí Nghiệp Thu Mua và Chế Biến Cà PhêCao Su Xuất Khẩu, em đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kếtoán nguyên vật liệu đối với Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao

su Xuất Khẩu” cho khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại Xí Nghiệp Thu Mua

Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu

- Đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toánNVL tại Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu

3 Phương pháp nghiên cứu:

- Thông qua các phương pháp thu thập, xử lý, so sánh đánh giá, phân tích sốliệu

- Sử dụng các công cụ thống kê toán học, các bảng biểu, sơ đồ…

4 Nội dung nghiên cứu của đề tài:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp Thu Mua Và Chế Biến Cà Phê Cao Su Xuất Khẩu.

Do thời gian có hạn, trình độ hiểu biết về chuyên môn còn nhiều thiếu sót,hạn chế cho nên bài viết của em chưa hoàn thiện tốt Qua đây em rất mongnhận được sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyễn Hoàng Dũng, các thầy cô trong

bộ môn kế toán, các cô chú cán bộ xí nghiệp góp ý bổ sung để đề tài hoànthiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn !

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm:

- Khái niệm: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tựchế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Đặc điểm:

+ Về mặt giá trị: Dưới tác động của sức lao động cùng tư liệu lao động ở mộtchu kỳ sản xuất NVL sẽ chuyển dịch một lần toàn bộ chi phí sản xuất dướidạng chi phí tiêu hao để thành giá trị sản phẩm mới mang đầy đủ chức năngvốn có của sản phẩm đó là : chất lượng, mẫu mã, giá trị, giá trị sử dụng, giátrị thương mại Hơn nữa chi phí NVL còn là một trong 3 chi phí cơ bản quantrọng để tính giá thành sản phẩm (theo khoản mục) Vì vậy có giảm được chiphí NVL mới giảm chi phí SXKD từ đó hạ giá thành sản phẩm (trong trườnghợp không làm thay đổi chất lượng sản phẩm) bằng việc tổ chức quản lý sửdụng hợp lý tiết kiệm NVL mới đem lại lợi nhuận cao, tăng tích lũy và đạthiệu quả cao nhất

+ Về vốn của doanh nghiệp: Chi phí NVL là thành phần quan trọng của vốnlưu động trong doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ Trong đó NVL nằmtrong khâu dự trữ sản xuất của vốn lưu động Do đó cần quản lý sử dụng tốt

NVL mới góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tránh ứ đọng

sử dụng lãng phí.

1.1.2 Vị trí của nguyên vật liệu:

Bất kỳ một xã hội muốn tồn tại và phát triển phải tiến hành quá trình sảnxuất, mà quá trình sản xuất muốn tiến hành được cần đủ 3 yếu tố cơ bản đó

là tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động ba yếu tố này có mốiquan hệ hữu cơ tác động qua lại đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu

thành nên thực thể sản phẩm Đối tượng lao động ở NVL thể hiện dưới dạngvật hóa như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng

cơ bản, bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, vải trong các doanh nghiệpmay, sản phẩm cây trồng trong các doanh nghiệp chế biến…

Từ đặc điểm của NVL ta thấy việc tổ chức quản lý sử dụng tốt NVL là rấtcần thiết, bổ ích cho tất cả các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sảnxuất Do vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặtchẽ NVL ở tất cả các khâu từ khâu thu mua vận chuyển, bảo quản đến khâu

kế toán là công cụ không thể thiếu trong hệ công cụ quản lý kinh tế và kếtoán là khoa học thu nhận, xử lý cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sựvận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị, nhằmkiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Kế toánNVL cũng là việc ghi chép phản ánh chi tiết, tổng hợp số liệu, giá trị về tìnhhình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ, tình hình nhập – xuất – tồn khocủa NVL

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được thường xuyên liên tụcđạt hiệu quả cao NVL phải được cung cấp đầy đủ chủng loại, mẫu mã, chấtlượng quy cách sản phẩm kịp thời Kế toán NVL giúp doanh nghiệp nắm bắtđược thông tin về tất cả các mặt về NVL (số lượng, chủng loại, mẫu mã, giá

cả thời hạn…) Từ đó đề ra biện pháp tổ chức, quản lý sử dụng thích hợptrong quá trình sản xuất luôn nhịp nhàng thông suốt

1.1.4 Yêu cầu quản lý NVL:

NVL là yếu tố không thể thiếu được đối với quá trình sản xuất Do vậy việccung cấp NVL đầy đủ, thường xuyên liên tục và sử dụng tiết kiệm, hợp lý,hiệu quả đăm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ổn định đạt kết quả cao.Muốn được như vậy thì công tác quản lý NVL phải đảm bảo yêu cầu ở cáckhâu ( thu mua, bảo quản, dữ trữ và tiêu dùng)

- NVL là tài sản dữ trữ sản xuất thường xuyên biến động Các doanh nghiệpphải tiến hành thường xuyên mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trìnhsản xuất, chế biến sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác củadoanh nghiệp Trong khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, quy cáchchủng loại, giá mua và chi phí mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến

độ thời gian phù hợp với tiến độ SXKD của doanh nghiệp

- Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi thực hiện đúng theo chế độ bảo quảnđối với từng loại NVL, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn

- Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi, điều đó

có ý nghĩa to lớn trong việc hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm,tăng thu nhập tích lũy cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu sử dụng cầnphải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngNVL trong SXKD

- Trong khâu dữ trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dữtrữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình SXKD ổn định, không bịngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứđọng vốn do dự trữ quá nhiều

1.1.5 Nhiệm vụ của kế toán NVL:

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán NVL cần phải thực hiện tốtcác nhiệm vụ sau:

- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển củanguyên vật liệu về giá cả và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặcgiá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp

thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính vàquản lý doanh nghiệp.

- Thực hiện đánh giá, phân loại NVL phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầuquản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua NVL, kế hoạch

sử dụng NVL cho sản xuất Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vịtrong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu vềnguyên vật liệu Phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định dểđảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu

- Kiểm tra chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ

dó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệuthừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác địnhchính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sảnphẩm Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng

để từ đó giúp cho việc tính giá thành dược chính xác

- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấpthông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinhdoanh

- Tổ chức ghi chếp phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyênvật liệu Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhấtcủa Nhà nước cũngnhư yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế củanguyên vật liệu đã thu mua và nhập kho, đồng thời kiểm tra tình hình thựchiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả thời hạn cungcấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời

1.2 Phân loại, đánh giá NVL.

1.2.1 Phân loại NVL

Mỗi doanh nghiệp có tính chất đặc thù trong SXKD khác nhau nên sử dụngcác loại NVL khác nhau, phân loại NVL là sắp sếp NVL cùng loại với nhau

theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việctheo dõi, quản lý và hạch toán chính xác.

Việc phân loại NVL chính xác giúp cho doanh nghiệp xác định được tầmquan trọng của từng loại NVL, từ đó có kế hoạch phản ánh đúng về mặt gíatrị đối với từng thứ NVL

Dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau, tùy theo yêu cầu và trình độ quản

lý mà có thể phân loại theo các tiêu thức khác nhau Có thể phân loại theonguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua ngoài hay tự sản xuất), phân loạitheo quyền sở hữu, phân loại theo nguồn tài trợ, phân loại theo tính năng lýhóa, theo quy cách phẩm chất, theo mục đích và nơi sử dụng…Nhìn chungnguyên vật liệu được phân chia theo các cách sau đây:

* Phân loại dựa vào vai trò, công dụng của NVL trong sản xuất Theo cáchphân loại này NVL được chia thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao dộng chủ yếu trong doanhnghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩmmới Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trìnhsản xuất, sản phẩm đó cũng được coi như nguyên vật liệu chính

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trìnhsản xuất chế biến sản phẩm, làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chínhsản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sảnphẩm

- Nhiên liệu: Là những vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quátrình sản xuất kinh doanh gồm : dầu, than củi….được sử dụng cho côngnghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải máy moac thiết bị hoạtđộng trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết sử dụng để thay thế,sủa chữa những máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải…

- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bịcần lắp và thiết bịkhông cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu…dùng cho công tác xây lắpxây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp các loại kể trên thường

là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi

từ việc thanh lý tài sản cố định…

* Phân loại theo nguồn gốc nguyên vật liệu:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liêndoanh, nhận biếu tặng…

- Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Do doanh nghiệp

tự sản xuất

* Phân loại theo mục đích và công dụng nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh: là các NVL dùngtrực tiệp cho chế biến sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý: Là các nguyên vật liệu dùngcho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lýdoanh nghiệp

- Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác : như nhượng bán, đem gópvốn liên doanh, đem biếu tặng…

1.2.2 Đánh giá NVL

Đánh giá NVL là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo nhữngnguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất Các nguyên tắcđánh giá NVL đó là:

- Nguyên tắc giá gốc:

Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho: NVL phải được đánh giá theo giá gốc.Giá gốc bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến, các chi phí liên quantrực tiếp khác phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Nguyên tắc nhất quán:

Các phương pháp áp dụng trong đánh giá NVL phải nhất quán, nghĩa là kếtoán chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quántrong niên độ kế toán.

Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảophương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trungthực và hợp lý, và phải giải thích ảnh hưởng của sự thay đổi đó

- Nguyên tắc thận trọng:

Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL thấp hơn giá gốc thìphải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thựchiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳsản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chiphí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Thực hiện nguyên tắc này bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồnkho

Các khoản chi phí NVL, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phátsinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệpkhông được tính vào giá gốc NVL NVL trong các doanh nghiệp có thể đánhgiá theo trị giá gốc ( hay còn gọi là giá thực tế) và giá hạch toán

1.2.2.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế:

* Giá thực tế NVL nhập kho:

Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập:

- Đối với NVL nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho baogồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốcxếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quantrực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại vàgiảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất

- Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGTtính theo phương pháp khấu trừ giá mua là chưa có thuế GTGT

- Trường hợp NVL mua vào sử dụng cho các đối tượng không chịu thuếGTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đíchphúc lợi, các dự án… Thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giáthanh toán).

- Đối với NVL nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá

thành sản xuất của vật tư gia công chế biến.

- Đối với NVL nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực

tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia côngchế biến cộng với số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộngvới các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận

- Đối với NVL nhập kho do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tếnhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận với các chi phí khácphát sinh khi tiếp nhận vật tư

- Đối với NVL nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của NVL nhậpkho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng với các chi phí phát sinh khigiao nhận

- Đối với NVL nhập kho do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực

tế nhập kho là giá trị hợp lý công với các chi phí khác phát sinh

* Đối với NVL xuất kho:

Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểmkhác nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó khi xuất kho tùy thuộc vào đặcđiểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiên

kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phươngpháp sau để xác định trị giá vốn thực tế NVL xuất kho:

a Phương pháp tính theo giá đích danh:

Theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất khothuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính giá vốn thực tế NVL xuấtkho

Phương pháp này thường áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loạiNVL ít và nhận diện được từng lô hàng

b phương pháp bình quân gia quyền:

Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuấtkho trong kỳ và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:

Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho * đơn giá bình quân gia quyềnĐơn giá BQ = giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ gia quyền Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân thường được tính cho từng loại vật liệu Đơn giá bìnhquân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơngiá bình quân cố định Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưngchỉ tính được giá vốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên khôngthể cung cấp thông tin kịp thời

c Phương pháp nhập trước xuất trước:

Theo phương pháp này, giả thiết số NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuấthết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế từng số hàng xuất.Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệumua trước sẽ được dùng làm đơn giá để tính giá thực tế của nguyên vật liệuxuất trước Do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá củanhững lần nhập sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá

ổn định hoặc có xu hướng giảm

Giá thực tế Số lượng xuất kho của Đơn giá tính theo từngNVL xuất kho = từng lần nhập kho  lần nhập

được tạo ra từ giá trị nguyên vật liệu nhập kho từ trước với giá thấp hơn hiệntại.

- Nhược điểm:

+ Phải theo dõi chặt chẽ chi tiết từng nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu+ Doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại vì doanh thu hiệntại được tạo ra từ các chi phí trong quá khứ

d Phương pháp nhập sau xuất trước:

Phương pháp này dựa trên giả thiết là nguyên vật liệu nào nhập khosau nhất sẽ được xuất ra sử dụng trước nhất, ngược lại với phương pháp nhậptrước xuất trước Do đó giá trị nguyên vật liệu xuất kho được tính hết theogiá nhập kho mới nhất, rồi tính tiếp theo giá nhập kho kế trước Như vậy giánguyên vật liệu tồn kho sẽ được tính theo giá thực tế của vật liệu nhập khođầu tiên Phương pháp này thích hợp trong lạm phát

1.2.2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán:

Đối với doanh nghiệp mà thường xuyên có sự biến động về giá cả, khốilượng, chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá NVL Giáhạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công táchạch toán chi tiết NVL Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài

Sử dụng giá hạch toán, hằng ngày kế toán ghi sổ giá trị NVL nhập kho hoặc

sử dụng ngay theo giá thực tế và việc xuất kho được thực hiện theo giá hạchtoán

Giá hạch toán nguyên vật liệu được xác định theo công thức:

Giá hạch toán NVL = Số lượng NVL  Đơn giá hạch toán

xuất kho xuất kho của NVL

Cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán của NVL theo giá thực tế đểghi sổ kế toán tổng hợp Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ sốgiữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ

Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL

tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Hệ số giá =

Giá hạch toán NVL + Giá hạch toán NVL

tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Sau đó tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ theo công thức:

Giá thực tế NVL = Giá hạch toán NVL  Hệ số

xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ giá

Tổ chức kế toán NVL theo phương pháp giá hạch toán có ưu điểm là việctính toán đơn giản, giảm bớt khối lượng công tác kế toán hàng ngày, đồngthời tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

1.3 Kế toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp

1.3.1 Thủ tục chứng từ kế toán nhập xuất NVL:

* Nhập kho NVL: Căn cứ vào kế hoạch SXKD, doanh nghiệp tiến hành kýkết hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp để mua NVL Trên cơ sở hợpđồng đã ký nhà cung cấp tiến hành giao hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểmnghiệm trước khi nhập kho, phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho Thủ kho ghi

số lượng thực nhập và cùng người nhập kho ký vào phiếu nhập kho, sau đógiữ lại liên thứ 2 để ghi thẻ trước khi chuyển lên phòng kế toán ghi đơn giá

và ghi sổ kế toán

* Xuất kho dùng cho mục đích sản xuất là chủ yếu.Phiếu xuất kho do bộphận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành 3 liên Sau khi nhập xong phụtrách toàn bộ sử dụng, bộ phận cung ứng ký (ghi rõ họ tên) và giao chongười cầm phiếu xuống kho đẻ lĩnh Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượngthực xuất của từng thứ NVL và ghi ngày tháng năm xuất kho sau đó cùngngười nhận vật tư ghi tên vào phiếu Thủ kho giữ lại 2 liên để ghi thẻ khotrước khi chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền,ghi sổ kế toán Liên 1 ghi ở bộ phận lập phiếu và liên 3 người nhận vật tư giữ

để ghi sổ bộ phận sử dụng

* Chứng từ kế toán sử dụng:

Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đều phảiđược ghi chép phản ánh vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định củaNhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép vào thẻ kho và các sổliên quan Chứng từ kê toán là cơ sở, là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hìnhbiến động về số lượng của từng loại nguyên vật liệu, thực hiện quản lý cóhiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuấtkinh doanh

Các chứng từ kế toán vật tư hàng hóa bao gồm:

Phiếu nhập kho: Mẫu 01 – VT

Phiếu xuất kho: Mẫu 02 – VT

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu 03 – VTPhiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ : Mẫu 04 - VT

Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu 05 - VT

Bảng kê mua hàng: Mẫu 06 - VT

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Mẫu 07 – VT

Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 - GTKT - 3LL

Hóa đơn bán hàng thông thường: Mẫu số 02 GTKT - 3LL

Phiếu xuất kho kiêm vân chuyển nội bộ: Mẫu số 03 PXK - 3LL

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định

về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh

1.3.2 Sổ kế toán chi tiết NVL.

Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, trên cơ sở chứng từ kếtoán hợp lý, hợp pháp sổ kế toán nguyên vật liệu phục vụ cho việc thanh toánchi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu

Tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà

sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết phù hợp sau:

-Thẻ kho

- Sổ kế toán chi tiết NVL

- Bảng kê nhập, Bảng kê xuất

- Bảng lũy kế nhập, xuất

- Báo cáo nhập – xuất – tồn

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết NVL.

Kế toán chi tiết NVL là sự ghi chép thường xuyên biến động nhập, xuất, tồnCủa NVL chi tiết theo từng danh mục, từng thứ NVL cả về hiện vật và giá trị

ở từng kho kết hợp phòng kế toán

Hạch toán chi tiết NVL phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và bộ phận kế toán của doanhnghiệp

- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứcủa NVL cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị

- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu chitiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho

- Cung cấp kip thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầuquản lý NVL

Trách nhiệm quản lý NVL trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phậnnhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn của NVL thì do thủ kho và bộphận kế toán đảm nhận Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ,phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chitiết NVL

Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo một trong các phương phápsau:

a Phương pháp ghi thẻ song song:

Phương pháp ghi thẻ song song nghĩa là tiến hành theo dõi chi tiết vật tưsong song cả ở kho và phòng kế toán theo từng thứ vật liệu với cách ghi chépgần như nhau chỉ khác ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồnkho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, còn kế toán theo dõi cả chi tiêu giá trịtrên sổ chi tiết vật liệu là các chứng từ do thủ kho gửi đến sau khi kế toán đãkiểm tra lại, đối chiếu với thủ kho Ngoài ra để các số liệu đối chiếu kiểm travới kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết vào bảng tổnghợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu cho từng nhóm vật liệu.

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chéptình hình nhập xuất cho từng thứ vật tư, hàng hóa theo cả 2 chỉ tiêu sốlượng và giá trị

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toánkiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từnhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa, mỗichứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập – xuất- tồn, sau đó đối chiếu:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với sốliệu trên sổ kế toán tổng hợp

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

Sơ đồ 01: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Đối chiếu Kiểm tra

: Ghi theo tháng

- Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp vềchỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loạivật tư, hàng hóa, viêc nhập – xuất diễn ra không thường xuyên Đặc biệttrong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp nàyvẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hànghóa diễn ra thường xuyên

b Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Thẻ kho

Phiếu nhập

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng kê nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợp

* Nguyên tắc hạch toán: Ở kho ghi chép về mặt số lượng và giá trị theo từngkho, từng thứ, từng loại NVL nhưng chỉ ghi chép vào cuối tháng.

Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân

chuyển

Bảng kê xuất

Sổ kế toán tổng hợp

Sơ dồ 03: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL thep phương pháp sổ số dư:

1.4 Kế toán tổng hợp NVL

Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanhnghiệp Tùy vào đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanhnghiệpcó các phương pháp kiểm kê khác nhau.Có doanh nghiệp thực hiệnkiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho nhưng có doanh nghiệpchỉ kiểm

kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân đo, đong, đếm với lượngnguyên vật liệu tồn cuối kỳ

Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác kế toánchi tiết ở phương pháp hạch toán Đó là có thể dùng 1 trong 2 phương pháp

kê khai hay kiểm kê định kỳ tùy thuộc vào tình hình, đặc điểm, tính chất, sốlượng, chủng loại vật tư và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng phù hợp vàphải được thực hiện thống nhất trong niên độ kế toán

1.4.1 Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánhthường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên

sổ kế toán

Thẻ kho Phiếu nhập kho

Phiếu giao nhận

chứng từ nhập

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập

Sổ số dư

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Sổ kế toán tổng hợp

Doanh nghiệp sử dụng TK 152, 151 dùng để phản ánh số hiện có, số phátsinh tăng, giảm và ở bất kỳ thời điểm nào cũng có thể xác định được số tồnkho trên sổ kế toán.

Cuối kỳ, tiến hành kiểm kê và so sánh đôi chiếu kết quả kiểm kê với sổsách Số tồn kho thực tế sẽ phải khớp với số liệu tồn trên sổ kế toán, nếu thấy

có sự chênh lệch cần phải xem xét, tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp xử

lý kịp thời

a Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh tình hình biến động NVL, kế toán sử sụng các tài khoản sau:+ TK 152 - “Nguyên liệu và vật liệu”

Tk này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo trị giá vốn thực

tế (hay giá thành thực tế) TK 152 có thể mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp3,…theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý củadoanh nghiệp như:

- Trị giá vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ

- Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá

- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên có:

- Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng

- Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua

- Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại

- Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

Số dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ

+ TK 151 – “Hàng mua đang đi trên đường”

Phản ánh giá trị vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiềnhoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và đang đi trên đường cuốitháng trước, tháng này đã nhập kho

Còn nhiều TK khác như: TK 111, 112, 141, 128, 222, 411, 621, 642,…

 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ tăng:

Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau như:

- Tăng do nhập kho NVL tư gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia côngchế biến

- Tăng do nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác hoặc được cấp trên cấpphát

- Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh hoặc cổ phần

- Tăng do xuất dùng không hết nhập lại kho

- Tăng do đánh giá lại

Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhậnnhập kho, lập các chứng từ theo đúng quy định Trên cơ sở các chứng từ nhập,hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan khác, kế toán phải phản ánh kịpthời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu nhập kho vào cáctài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán vớingười bán và các đối tượng khác một cách kịp thời Cuối tháng nên tiến hànhtổng hợp số liệu đối chiếu với sổ kế toán.

 Kế toán tổng hợp nghiệp vụ giảm

- Xuất dùng cho sản xuất

- Xuất đi góp vốn liên doanh, cổ phần với đơn vị khác

- Xuất đi thuê ngoài gia công chế biến

- Xuất gửi đại lý hoặc bán

- Giảm do đánh giá lại

b Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

* Trình tự hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Sơ đồ 04: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

TK 331,111

112,141,311, TK152 TK 621

Tăng do mua ngoài Xuất cho chế biến sản phẩm

TK 1331 Thuế VAT được

khấu trừ

TK 151 TK 627, 641, 642 Nhập kho vật liệu đang đi Xuất bán hàng phục vụ QLDN

đường kỳ trước bán hàng, QLSX

TK 154 TK 154 Nhập kho vật liệu tự chế, thuê Xuất vật liệu thuê ngoài

ngoài gia công chế biến gia công chế biến

TK 411 TK 632 Nhận vốn góp liên doanh Xuất bán vật liệu

bằng NVL

TK 128, 222 TK 128, 222 Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất vật liệu góp

bằng NVL vốn liên doanh

TK 3381 TK 1381, 642 Nguyên vật liệu thừa phát NVL thiếu phát hiện

hiện khi kiểm kê khi kiểm kê

TK 412 TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá Chênh lệch giảm do đánh giá

lại NVL lại NVL

* Trình tự hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (tínhthuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 05: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)

TK 331, 111, 112… TK 152 TK 621

Nhập kho vật liệu Xuất vật liệu trực tiếp

mua ngoài Dùng cho CBSP

TK 151, 411, 222… TK 627, 641, 642…

Vật liệu tăng do các Xuất vật liệu cho nhu

nguyên nhân khác cầu khác ở PX, XDCB

1.4.2 Kế toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kếtquả kiểm kê thực tế phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toántổng hợp từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hóa xuất ra trong kỳ theo côngthức:

Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá

nguyên vật liệu = nguyên vật liệu + nguyên vật liệu - nguyên vật liệu xuất kho tồn đầu kỳ nhập kho tồn cuối kỳ

* Để ghi chép kế toán tổng hợp sử dụng TK 611 - Mua hàng: Phản ánh trịgiá vốn của hàng luân chuyển trong tháng

Kết cấu TK 611:

Bên nợ: + Trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho

+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho đầu kỳ từ TK 152, 153,

156 sang

Bên có: + Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho

+Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ sang bên nợ

TK 152, 153, 156

TK này không có số dư

* TK 152 - "Nguyên liệu, vật liệu"

Kết cấu TK 152:

- Bên nợ: Giá trị NVL thực tế tồn kho cuối kỳ

- Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ sang TK 611

- Dư nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho

* TK 151 - "Hàng mua đang đi đường" dùng để phản ánh trị giá số hàngmua (thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi lại khongười bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán

Kết cấu TK 151:

- Bên nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ

- Bên có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ

- Dư nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường

* Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnkhác có liên quan như TK 133, 331, 111, 112, các TK này có nội dung vàkết cấu giống như phương pháp KKTX

c Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

* Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định

kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Sơ đồ 06: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển tồn cuối kỳ

TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Trị giá NVL mua trong kỳ Các khoản giảm trừ

TK 412 TK 111, 138, 334 Chênh lệch tăng đánh giá Giá trị NVL thiếu hụt,

nguyên vật liệu mất mát khi kiểm kê

1.5 Kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu:

1.5.1 Khái niệm:

- Kiểm kê vật liệu là một biện pháp để quản lý tài sản, vật tư Thông quakiểm kê doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật liệu cả về số lượng vàchất lượng, ngăn ngừa hiện tượng tham ô lãng phí, có biện pháp kịp thời xử

lý những hiện tượng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu

- Đánh giá lại vật liệu thường được thực hiện trong trường hợp đem vật liệu

đi góp vốn liên doanh và trong trường hợp nhà nước quy định nhằm bảo toànvốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả

Tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kiểm kê có thể được thực hiệntheo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳhay kiểm kê bất thường

Khi kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê Hộiđồng một ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những ngườichịu trách nhiệm vật chất về bảo vệ vật liệu, phòng kế toán và đại diện nhânviên của doanh nghiệp Khi kiểm kê phải thực hiện cân đo, đong đếm và phảilập biên bản kiểm kê, xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với

số liệu ghi trên sổ kế toán, trình bày ý kiến xử lý chênh lệch

1.5.2 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKTX

Sơ đồ 07: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu thừa, thiếu khi kiểm kê

(1) Nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý

(2) Nguyên vật liệu thừa là của đơn vị khác (ghi đơn)

(3) Nguyên vật liệu thiếu do cân, đo, đong , đếm sai

(4) Nguyên vật liệu thiếu trong định mức

(5) Nguyên vật liệu thiếu do người phạm lỗi bồi thường

(6) Nguyên vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân

(7) Khoản mất mát đã tìm được nguyên nhân, cá nhân hoặc tổ chức phải bồithường

(8) Các khoản hao hụt mất mát sau khi trừ đi phần bồi thường của tổ chức

cá nhân xảy ra

(9) Xử lý nguyên vật liệu thừ khi kiểm kê

1.5.3 Kế toán nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK

Sơ đồ 08: Sơ đồ kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp KKĐK

Căn cứ vào quyết định của hội đồng xử lý tài sản để ghi sổ kế toán

- Trị giá vật liệu thừa được hội đồng ghi tăng thu nhập

Có TK 138(1)

* Nếu vật liệu hao hụt, mất mát:

- Căn cứ vào biên bản hao hụt mất mát hàng tồn kho, kế toán phản náh trị giáhàng tồn kho mất mát, hao hụt

1.6 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.6.1 Sự cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quátrình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc "thận trọng" của kế toán, cácdoanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.6.2 Nội dung kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trịtài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn

Theo quy định hiện hành của chế đọ kế toán thì dự phòng giảm giá hàng tồnkho được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính nhằm ghinhận bộ phận giá trị thực tính giảm sút so với giá gốc (Giá thực tế của hàng tồnkho) nhưng chưa chắc chắn Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần túy củahàng tồn kho trên báo cáo tài chính

Giá trị hiện thực thuần = Giá gốc của - Dự phòng giảm giá

túy của hàng tồn kho hàng tồn kho hàng tồn kho

- Dự phòng giảm giá được lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sảnxuất, các loại vật tư, hàng hóa, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trườngthấp hơn thực tế đang ghi sổ kế toán Những loại vật tư, hàng hóa này là mặt hàngkinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng từ hợp lý, chứng minh giá

vốn vật tư, hàng tồn kho Công thức xác định mức trích lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho:

Mức trích lập dự phòng = Số lượng nguyên vật liệu  Số chênh lệch giảm

Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý khoản tiền đã lập dự phònggiảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 - "Dự phòng giảm giá hàngtồn kho"

* Nội dung: Dùng để phản ánh toàn bộ giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốccủa hàng tồn kho nhằm ghi nợ các tài khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưngchưa chắc chắn, tài khoản 159 mở cho từng loại hàng tồn kho

* Kết cấu TK 159

- Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng cuối niên độ trước

- Bên có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Dư có: Phản anh số trích lập dự phòng hiện có

* Phương pháp kế toán vào tài khoản này như sau:

Cuối niên độ kế toán, so sánh dự phòng năm cũ còn lại so với số dự phòng cầntrích lập cho niên độ mới, nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lậpcho niên độ kế toán mới, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằngcách ghi giảm giá vốn hàng tồn kho

Nợ TK 159 - hoàn nhập dự phòng còn lại

Có TK 632 - Giảm giá vốn hàng bán

Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần lập cho niên độ mới

kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn

Nợ TK 632 - ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ

Có TK 159 - trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho bi giảm giá, đã sử dụng vào sảnxuất kinh doanh hoặc đã bán, ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đãdùng hay bán, kế toán còn phải hoàn nhập số dự phòng giảm giá đã lập của cácloại hàng tồn kho này bằng bút toán:

Nợ TK 159 - hoàn nhập số dự phòng còn lại

Có TK 632 - Giảm giá vốn hàng bán

1.7 Hình thức kế toán:

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa

và tổng hợp số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghichép nhất định Như vậy, hình thức kế toán thực chất là hình thức tổ chức hệthống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toántổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các loại sổ kếtoán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lậpbáo cáo kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ, thể lệ kếtoán của nhà nước, căn cứ vào quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêucầu quản lý, trình độ của các kế toán cũng như điều kiện, phương tiện kỹthuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán và tổchức hình thức sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ,chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán Trong các doanh nghiệpsản xuất thường sử dụng các hình thức kế toán sau:

a Hình thức nhật ký sổ cái:

Sử dụng làm sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế

tài chính theo thứ tự thời gian và hệ thống

b Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

- Đặc điểm: là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trong cácchứng từ sẽ được tổng hợp phân loại lập các chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụngcác chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản

- các loại sổ sử dụng: bao gồm: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ, sổ cái các tài khoản

- Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và

có chứng từ gốc đính kèm theo phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi

sổ kế toán

Sơ đồ 9: Sơ đồ trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

d Hình thức nhật ký chứng từ:

chứng từ gốc

Sổ quỹ

bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính