Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược vật tư y tế nghệ an

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược vật tư y tế nghệ an

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

KHOA KINH TẾ

======

ĐINH THỊ PHƯƠNG THẢO

KhÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VTYT NGHỆ AN

Ngành KẾ TOÁN Lớp 47B1- Kế toán (2006-2010)

Giáo viên hướng dẫn

Đường Thị Quỳnh Liên

Vinh, N¨m 2010

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tại Công ty CP Dược – VTYT Nghệ

An, để có thể hoàn thành được khóa luận với đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Dược – VTYT Nghệ An” em đã nhận được sự giúp

đỡ, động viên và hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo khoa Kinh tế trường Đại Học Vinh cùng các cô chú trong Công ty CP Dược – VTYT Nghệ An

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo khoa Kinh tế trường Đại

Học Vinh, đặc biệt là cô giáo Ths.Đường Thị Quỳnh Liên đã nhiệt tình hướng dẫn,

chỉ bảo em để em có thể hoàn thành bài khóa luận này Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các Bác, các Cô, các Chú trong Ban lãnh đạo Công ty, phòng Tài Chính – Kế toán và các phòng ban khác đã tạo điều kiện để em được tiếp cận thực

tế, thu thập tài liệu để hoàn thành bài khóa luận này

Tuy vậy, do thời gian tiếp cận với công ty không dài và kiến thức thực kế của bản than còn hạn chế nên bài khóa luận không tránh khỏi những sai sót Em kính mong nhận được sự hướng dẫn, bổ sung và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn ! Vinh, tháng 5 năm 2010

Sinh viên

Đinh thị Phương Thảo

MỤC LỤC Lời cảm ơn

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục sơ đồ, bảng biểu

Trang

Lời nói đầu 1

CHƯƠNG 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 4

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 4

1.1.1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 4

1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu 4

1.1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu: 4

1.1.2.Vai trò của nguyên vật liệu 5

1.1.3.Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu 5

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 7

1.2.Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 8

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu 8

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 10

1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu 10

1.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 12

1.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 19

1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng 19

1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 21

1.3.3.1 Phương pháp ghi thẻ song song 21

1.3.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 22

1.3.3.3 Phương pháp sổ số dư 23

1.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 23

1.4.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTK 24

1.4.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng 24

1.4.1.2 Phương pháp hạch toán tăng nguyên vật liệu 26

1.4.1.3 Phương pháp hạch toán giảm nguyên vật liệu 31

1.4.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK: 34

1.5 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán: 35

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VTYT NGHỆ AN 38

2.1 Khái quát chung về Cty CP Dược - Vật tư Y tế Nghệ An 38

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 38

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 38

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: 38

2.1.2.1 Chức năng: 38

2.1.2.2 Nhiệm vụ : 39

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ 39

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất: 39

2.1.3.2 Đặc điểm quy trình công nghệ: 40

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý: 41

2.1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban 41

2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 44

2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: 44

2.1.5.2 Các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán của công ty: 44

2.1.5.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán : 46

2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Cty CP Dựơc - Vật tư Y tế Nghệ An 50

2.2.1 Đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán và quản lý NVL: 50

2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty: 50

2.2.3 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty: 51

2.2.4 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty: 52

2.2.5 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty: 53

2.2.5.1 Giá thực tế NVL nhập kho: 53

2.2.5.2 Giá thực tế NVL xuất kho: 54

2.2.6 Các đối tượng quản lý liên quan đến hạch toán NVL: 54

2.3 Tổ chức hạch toán NVL tại Cty CP Dược - Vật tư Y tế Nghệ An 61

2.3.1 Thủ tục và quy trình luân chuyển nhập- xuất kho NVL tại Công ty: 61

2.3.1.1 Thủ tục nhập kho và quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: 61

2.3.1.2 Thủ tục xuất kho và quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: 62

2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 64

2.3.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : 75

2.3.3.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng: 75

2.3.3.2 Kế toán tăng nguyên vật liệu: 75

2.3.33 Kế toán giảm nguyên vật liệu 77

2.3.4 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê tại công ty: 78

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC – VTYT NGHỆ AN 85

3.1 Sự cần thiết hoàn phải thiện công tác kế toán NVL: 85

3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: 85

3.1.2 Những nguyên tắc khi hoàn thiện công tác kế toán NVL: 86

3.1.3.Yêu cầu hoàn thiện : 87

3.2 Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty: 87

3.2.1 Đánh giá thực trạng chung của công tác kế toán tại Công ty 87

3.2.2 Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty 88

3.2.2.1.Những ưu điểm cần phát huy : 89

3.2.2.2 Những hạn chế trong công tác kế toán NVL tại công ty: 90

3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Cty: 91

KẾT LUẬN 99

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Biểu 2.1 : Giao diện chính phần mềm kế toán Vietsun eAccounitng 48

Biểu 2.2 : Màn hình đường dẫn vào khai báo danh mục nguyên vật liệu 56

Biểu 2.3 : Màn hình giao diện Lựa chọn tài khoản 56

Biểu 2.4 : Màn hình giao diện Nguyên liệu, vật liệu chính 57

Biểu 2.5 : Màn hình giao diện danh mục NLC theo hàm lượng 57

Biểu 2.6: Màn hình giao diện danh mục NLC không theo hàm lượng 58

Biểu 2.7 : Màn hình giao diện danh mục NLC Thuốc hướng thần 58

Biểu 2.8: Màn hình giao diện danh mục kho 59

Biểu 2.9 : Màn hình giao diện danh mục khách hàng 60

Biểu 2.10: Mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng 65

Biểu 2.11: Mẫu Phiếu kiểm nghiệm 66

Biểu 2.12: Mẫu in phiếu nhập kho……… 67

Biểu 2.13: Mẫu in phiếu xuất kho………68

Biểu 2.14: Mẫu thẻ kho………69

Biểu 2.15: Màn hình đường dẫn vào nhập kho mua NVL………70

Biểu 2.16 : Màn hình phiếu nhập kho:……….70

Biểu 2.17: Màn hình đường dẫn xuất kho NVL cho sản xuất……… 71

Biểu 2.18: Màn hình phiếu xuất kho 72

Biểu 2.19 : Mẫu Sổ chi tiết vật tư 73

Biểu 2.20: Mẫu Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn 74

Biểu 2.21: Mẫu Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa 80

Biểu 2.22: Mẫu nhật ký chứng từ số 7 82

Biểu 2.23: Mẫu Bảng kê số 4 83

Biểu 2.24: Sổ cái TK 152 84

Sơ đồ 1.1:Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 22

Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp KKĐK ( Thuế GTGT khấu trừ) 35

Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm thuốc viên 40

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty 41

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty 45

Sơ đồ 2.4: Kế toán nguyên vật liệu trên phần mềm máy tính:………55

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tiến trình nhập kho và quy trình luân chuyển phiếu nhập kho ……….62

Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tiến trình xuất kho và quy trình luân chuyển phiếu xuất kho……… 63

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài :

Trong những năm gần đây, nước ta với nền kinh tế thị trường có sự quản

lý của nhà nước theo định hướng XHCN, các DN có nhiều cơ hội và điều kiệnthuận lợi để phát triển sản xuất kinh doanh Tuy vậy, cơ hội luôn luôn đồngnghĩa với khó khăn thử thách Đó là việc phải cạnh tranh với những hàng hóanhập ngoại Chất lượng và giá thành sản phẩm là những yếu tố quyết định khálớn trong cạnh tranh

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì yếu tố quyết định cơ bản để đảm bảocho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục chính là nguyên vật liệu Đây làyếu tố tiền đề để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm Nó không chỉ ảnhhưởng tới quá trình sản xuất mà còn là nhân tố quyết định tới giá thành sản phẩm

và công tác tài chính của doanh nghiệp Với yếu tố thường xuyên biến động từngngày, từng giờ thì việc tổ chức và hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ giúp cho nhàquản trị đề ra các chính sách đúng đắn mang lại hiệu quả cho DN Mặt khác chiphí vật tư lại chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy quản

lý vật tư một cách hợp lý và sát sao ngay từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sẽgóp phần tiết kiệm vật tư, giảm chi phí, giảm giá thành, nâng cao sức cạnh tranhcho sản phẩm của doanh nghiệp Để làm được điều đó các DN cần phải sử dụngcác công cụ hợp lý mà kế toán là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất Kế toán vật

tư sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về việc quản lý và sử dụng vật tư, giúpcho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý chi phívật tư kịp thời và phù hợp với định hướng phát triển của DN

Trong cơ chế thị trường, nền kinh tế đang từng bước phát triển mạnh mẽthì công tác kế toán vật tư cũng có những thay đổi để phù hợp với điều kiện mới.Các doanh nghiệp được phép lựa chọn phương pháp và cách tổ chức hạch toán

tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp mình.Công ty CP Dược – VTYT Nghệ An là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, sốlượng sản phẩm nhiều nên vật tư rất đa đạng và phong phú cả về số lượng vàchủng loại, từ những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn thường xuyên được sử dụng đếnnhững vật liệu chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong quá trình sản xuất Chính vì vậy côngtác hách toán vật tư rất được coi trọng.

Xuất phát từ những vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Công ty CP

Dược – VTYT Nghệ An em đã quyết định đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược – Vật tư Y tế Nghệ An ”.

2 Mục tiêu nghiên cứu :

- Tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu

- Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

CP Dược – VTYT Nghệ An

- Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toánnguyên vật liệu tại Công ty CP Dược – VTYT Nghệ An

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu :

Đề tài tập trung đi sâu vào nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tạiCông ty CP Dược – VTYT Nghệ An

4 Phương pháp nghiên cứu :

- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu

- Phương pháp nghiên cứu, quan sát thực tiễn

- Sử dụng các công cụ thống kê toán học như Sơ đồ, Bảng biểu…

5 Kết cấu đề tài :

Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận gồm 3 chương :

Chương 1 : Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu

trong doanh nghiệp sản xuất

Chương 2 : Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty CP Dược – VTYT Nghệ An

Chương 3 : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật

liệu tại Công ty CP Dược – VTYT Nghệ An

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do còn hạn chế về mặt lýluận cũng như kinh nghiệm thực tế nên bài viết không tránh khỏi những thiếusót Em rất mong được sự giúp đỡ, góp ý bổ sung của các thầy cô giáo và cán bộCông ty để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất:

1.1.1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu

1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hình thái vậtchất, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đối tượng lao động,sức lao động là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm

1.1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu:

+ Nguyên vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho,vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thànhnên sản phẩm mới, chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại

+ Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩmtrong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hoá và biến đổi về mặtgiá trị và chất lượng

+ Giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩmmới được tạo ra

+ Về mặt kỹ thuật, nguyên vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dướinhiều dạng khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hoá nên dễ bị tác động của thờitiết, khí hậu và môi trường xung quanh

+ Trong các DN sản xuất kinh doanh, NVL chiếm tỷ trọng cao trong tàisản lưu động và tổng chi phí sản xuất, để tạo ra sản phẩm thì NVL cũng chiếm tỷtrọng đáng kể.

1.1.2.Vai trò của nguyên vật liệu

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu là mộttrong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh cơ sở vật chất để cấuthành mỗi thực thể sản phẩm

Chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn

bộ chi phí sản xuất kinh doanh Do vậy mà việc quản lý chặt chẽ vật liệu trongquá trình thu mua, dữ trữ, bảo quản và sử dụng tiết kiệm có hiệu quả có ý nghĩarất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, tiết kiệm được vốn

Nguyên liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, doanhnghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thờicho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Như vậy có thể nói rằng nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đốivới hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vậtliệu thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất

1.1.3.Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu

Do đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏicông tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:

a Khâu thu mua:

Nhu cầu tiêu dùng xã hội ngày càng phát triển không ngừng để đáp ứngđầy đủ buộc quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải được diễn

ra một cách thường xuyên, xu hướng ngày càng tăng về quy mô, nâng cao chấtlượng sản phẩm Chính vì vậy các doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng thường

xuyên nguồn nguyên vật liệu đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất.Muốn vậy trong khâu thu mua cần quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách,chủng loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm đượcnguồn thu nguyên vật liệu với giá hợp lý với giá trên thị trường, chi phí muathấp Điều này góp phần giảm tối thiểu chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm

b Khâu bảo quản:

Việc bảo quản nguyên vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng chế độquy định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại,với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, hưhỏng làm giảm chất lượng nguyên vật liệu

+ Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất kinh doanh, nguyên vật liệu thường biến động thường xuyên nên việc dự trữnguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng nhu cầu cho sản xuất kinh doanh hiện tại

là yếu tố hết sức quan trọng Mục đích của việc dự trữ là đảm bảo cho nhu cầusản xuất kinh doanh, dự trữ nhiều làm cho ứ đọng nhưng quá ít thì sẽ làm chogián đoạn quá trình sản xuất Hơn nữa doanh nghiệp phải xây dựng định mức dựtrữ cần thiết với mức tối đa và tối thiểu cho sản xuất xây dựng định mức tiêu haonguyên vật liệu trong sử dụng cũng như định mức hao hụt hợp lý trong vậnchuyển và bảo quản

+ Quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng cầnthiết của công tác quản lý nói chung cũng như công tác quản lý sản xuất nóiriêng luôn được cách nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm đến Muốn quản lý vậtliệu chặt chẽ và có hiệu quả chúng ta cần phải tiến hành và tăng cường công tácquản lý cho phù hợp với thực tế sản xuất của doanh nghiệp

c Khâu sử dụng:

Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự toán chi phí nhằm

hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ chodoanh nghiệp Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản ánh tình hình xuất dùng và

sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

d Khâu dự trữ:

Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từngloại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường không bịngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thời hoặc gây ra tình trạng

ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều Kết hợp hài hoà công tác hoạch định vớikiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường Để điềuhành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm bắtcác thông tin về thị trường, giá cả sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ramột cách chính xác đầy đủ và kịp thời Những số liệu của kế toán có thể giúpcho lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn trong chỉ đạo và sản xuất kinhdoanh Hơn nữa hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nóiriêng trong doanh nghiệp nếu thực hiện đầy đủ, chính xác và khoa học sẽ giúpcho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đầu, ngược lại

sẽ ảnh hưởng đến giá trị sản phẩm sản xuất ra

Kế toán vật liệu thể hiện vai trò, tác dụng to lớn của mình thông qua cácnhiệm vụ sau:

+ Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với cácnguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và doanh nghiệp nhằm

phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vật liệu, bảoquản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm.

+ Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kếtoán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tập hợp số liệu về tìnhhình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu nhằm cung cấp cho việc tậphợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

+ Giám sát và kiểm tra chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệunhằm ngăn ngừa và xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chấttính toán chính xác giá trị vật liệu đưa vào sử dụng

+ Kiểm tra tình hình thực hiện, các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vậtliệu và kế hoạch sử dụng cho sản xuất

1.2.Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vaitrò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện

đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản

lý và hạch toán vật liệu

Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp,đặc trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu là vai trò, tác dụng của nguyênvật liệu trong sản xuất và yêu cầu quản lý Theo đặc trưng này, vật liệu được chiathành các loại sau:

-Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia

công, chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “ kể cả bánthành phẩm mua vào”

- Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ

trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi

màu sắc ,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc để sử dụng để đảm bảocho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu côngnghệ kỹ thuật, phục vụ cho lao động công nhân viên chức.

- Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng

nó được tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùngnhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầuquản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thường Nhiên liệu có tácdụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bìnhthường Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng hoặc khí như than,khí đốt

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sửa chữa, bảo dưỡng

máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp,

vật kết cấu, công cụ ) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho XDCB

- Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất

hay thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì,

vật đóng gói,các loại vật tư đặc trưng

Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổngquát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránhnhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị từng loạinguyên vật liệu, trên cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗiloại nguyên vật liệu trên theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vàođặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp

Ngoài cách phân loại phổ biến trên, các doanh nghiệp có thể phân loạinguyên vật liệu theo nhiều cách khác nữa Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩariêng và nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau

* Theo nguồn hình thành vật liệu bao gồm:

- Vật liệu mua ngoài

Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm:

- Vật liệu tự có

- Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ

Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện

có của vật liệu, từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu,gồm:

- Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất

- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanhnghiệp, tiêu thụ sản phẩm

Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình sử dụngvật liệu tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối chophù hợp với kế hoạch sản xuất, tiêu thụ

1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu

1.2.2.1.Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hiện vật theonhững nguyên tắc nhất định để đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.

Các nguyên tắc đánh giá: có 3 nguyên tắc đó là: nguyên tắc giá gốc,nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc nhất quán

Nguyên tắc giá gốc: Theo quy định hiện hành (chuẩn mực 02 về Hàng tồn

kho) kế toán hàng tồn kho (trong đó bao gồm cả nguyên liệu vật liệu) phải đượcghi nhận theo nguyên tắc giá vốn thực tế (giá gốc); là toàn bộ các chi phí mà DN

bỏ ra để có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Nguyên tắc thận trọng: NVL được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường

hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trịthuần có thể thực hiện được (Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ướctính của NVL trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính,

để hình thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng)

Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp áp dụng trong đánh giá nguyên

vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán.Trong suốt niên độ kế toán, khi đã chọnphương pháp nào thì kế toán phải áp dụng phương pháp đó không được thay đổi

DN có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương phápthay thế cho phép trình bày thông tin một cách trung thực và hợp lý hơn, đồngthời phải giải thích được sự thay đổi đó

Sự hình thành giá vốn được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quátrình sản xuất kinh doanh:

+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế mua hàng

+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập

+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất

+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ

Về nguyên tắc, vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phảiđược đánh giá theo giá của vật tư mua sắm, gia công chế biến Tức là giá trị củavật tư phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên các bảng cân đối kế toán và cácbáo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế Song do đặc điểm của vật liệu cónhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh

và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu phải phản ánh kịp thời hành ngày tìnhhình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán vật

liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán.

1.2.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu

a/ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho:

Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanhnghiệp phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực

tế của nguyên vật liệu được đánh giá khác nhau

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:

Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đốitượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Trị giá Trị giá Các chi phí Các khoản

thực tế mua ghi trực tiếp chiết khấu

NVL nhập = trên hóa đơn + phát sinh - thương mại

kho trong (không có trong khâu giảm giá

kỳ VAT) mua hàng mua

Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanhthuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phưong pháp trực tiếp:

Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các khoản

thực tế mua ghi thuế trực tiếp chiết khấu

NVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - thương mại, kho trong đơn được trong giảm giá

kỳ (có VAT) hoàn lại khâu mua hàng mua

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến:

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí

NVL thuê gia = NVL xuất gia + gia công + vận chuyển

công, chế biến công ,chế biến chế biến bốc dỡ

nhập kho trong kỳ

-Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến:

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển,

công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡ

nhập kho trong kỳ chế biến GC ,CB

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế

là giá do hội đồng liên doanh đánh giá

- Đối với nguyên vật liệu nhận cấp, biếu tặng thì giá thực tế của nguyênvật liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được xác địnhtrên cơ sở giá thị trường của nguyên vật liệu tương đương

- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếucòn sử dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính

b/ Tính giá thực tế ( giá vốn) nguyên vật liệu xuất kho :

Để tính toán, phân bố chính xác chi phí thực tế về vật liệu đã tiêu hao trongquá trình sản xuất kinh doanh trong trường hợp kế toán doanh nghiệp chỉ sửdụng giá trị thực tế của vật liệu, kế toán có thể sử dụng một trong các phươngpháp tính giá thực tế của vật liệu xuất kho sau:

* Phương pháp giá đích danh

Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên

cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lôhàng nguyên vật liệu xuất kho đó

Phương pháp này sẽ nhận diện được từng loại nguyên vật liệu xuất và tồnkho theo từng danh đơn mua vào riêng biệt Do đó trị giá của nguyên vật liệuxuất và tồn kho được xác định chính xác và tuyệt đối, phản ánh đúng thực tế phátsinh Nhưng như vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanhnghiệp dự trữ nhiều loại NVL với giá trị nhỏ Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho

sẽ tốn kém và đôi khi không thể thực hiện được Chính vì vậy chỉ nên áp dụngphương pháp tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trưng có giá trị cao

*Phương pháp nhập trước – xuất trước

Với phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá thực tế và sốlượng của từng lô hàng nhập kho Sau đó, khi xuất kho căn cứ vào số lượng xuấttính ra giá thực tế theo công thức sau:

Trị giá Số lượng Đơn giá

thực tế NVL thực tế

NVL = của lô hàng x NVL

xuất kho nhập trước xuất kho

Khi nào xuất kho hết số lượng của lô hàng nhập trước mới lấy đơn giáthực tế của lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho Cách xác địnhnày sẽ đơn giản hơn cho kế toán so với phương pháp giá đích danh nhưng vì giá

thực tế xuất kho lại được xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất cònlại nên không phản ánh sự biến động của giá một cách kịp thời, xa rời thực tế Vìthế nó thích hợp cho áp dụng cho những NVL có liên quan đến thời hạn sử dụng *Phương pháp nhập sau –xuất trước

Ở phương pháp này, kế toán cũng phải theo dõi được đơn giá thực tế và

số lượng của từng lô hàng nhập kho Sau đó khi xuất, căn cứ vào số lượng xuấtkho để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách :

Trị giá thực tế Số lượng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô

= x

NVL xuất kho xuất kho hàng nhập sau cùng

Khi nào hết số lượng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giáthực tế của lô hàng nhập ngay trước đó và cứ tính lần lượt như thế Như vậy giáthực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vậtliệu nhập kho của các lần mua đầu kỳ Ngược lại với phương pháp nhập trước –xuất sau, với phương pháp này mọi sự biến động về giá được chuyển ngay vàochi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanhtại thị trường hiện tại nhưng chi phí hiện hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xarời thực tế Vì vậy phương pháp này thích hợp với những nguyên vật liệu có đặcđiểm là phải sử dụng ngay như các loại thực phẩm tươi sống trong công nghiệpchế biến

*Phương pháp giá thực tế bình quân

Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ

sở đơn giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu:

Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế bình quân

= x

xuất kho xuất kho của NVL

Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơngiá thực tế bình quân sau:

+ Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ:

Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

=

bình quân Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên sốliệu đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ Các lần xuất nguyên vật liệu khi phátsinh chỉ phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị Toàn bộ giátrị xuất được phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập Điều đó làmcho công việc bị dồn lại, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tính nàyđơn giản, tốn ít công nên được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là nhữngdoanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại nguyên vật liệu, thời gian sử dụng ngắn và sốlần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều

+ Đơn giá bình quân cuối kỳ trước:

Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bìnhquân cuối kỳ trước đã tính được làm cơ sở tính giá Có thể thấy đây là sự kết hợpgiữa cách tính bình quân gia truyền cả kỳ với phương pháp nhập trước – xuấttrước Do vậy, nó không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phảnánh thiếu chính xác Nhưng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời

về số liệu

+ Đơn giá bình quân liên hoàn ( đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập):

Sau mỗi lần nhập, kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tênnguyên vật liệu như sau:

Giá trị thực tế NVL Giá trị thực tế NVL nhập

Đơn giá bình tồn kho trước khi nhập + kho của từng lần nhập

quân gia quyền =

sau mỗi lần nhập Số lượng NLVL tồn Số lượng NLVL nhập kho

kho trước khi nhập + của từng lần nhập

Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh, đơn giá bình quân lần nhập cuối cùngtrước khi xuất được dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế NVL xuất kho.Cách tính này khắc phục được nhược điểm của hai cách tính trên, vừa đảm bảotính kịp thời của số liệu kế toán vừa phản ánh được sự biến động về giá nhưngkhối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính giá một lần.

Nhìn chung, dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phương pháp giáthực tế bình quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hướng bìnhquân hoá Do vậy, chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồnkho có xu hướng san bằng cho nhau không phản ánh được thực tế ở thời điểmlập báo cáo

* Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua

thực tế cuối kỳ.

Theo phương pháp này, giá thực tế xuất kho chỉ được xác định vào cuối

kỳ và cách tính lần lượt như sau:

Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trên cơ sởgiá mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ:

Trị giá NVL thực Số lượng NVL thực Đơn giá lần mua

= x

tồn cuối kỳ tồn cuối kỳ cuối cùng

Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ

Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực

kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ

Vì giá trị NVL xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ nên không cung cấp sốliệu kịp thời sau mỗi lần nhập Phương pháp này phù hợp với những doanhnghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấpnhưng lại xuất dùng thường xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục

c/ Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Các phương pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho cácdoanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán Còn đối với doanhnghiệp vừa và lớn, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuấtdiễn ra liên tục kèm theo sự biến động không ngừng của cả giá cả, việc tínhtoán , ghi chép và phản ánh theo giá thực tế là khó khăn, phức tạp nhiều khikhông thể thực hiện được.Vì thế để đơn giản hơn cho công tác kế toán, doanhnghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá, gọi là giá hạch toán

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định, có tính chất ổn định và chỉdùng để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trongviệc thanh toán, giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính Giá hạchtoán có thể là giá kế hoạch hoặc giá tạm tính được quy định thống nhất trong ítnhất một kỳ hạch toán Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiếtNVL theo giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báocáo kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo haibước sau:

* Bước 1: Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế

Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ

chênh =

lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ

*Bước 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toánxuất kho và hệ số giá vừa tính được

Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H

Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu, yêucầu và trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vậtliệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu

Mỗi một phương pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung, ưu nhược điểm

và điều kiện áp dụng phù hợp nhất định Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạtđộng sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựachọn và đăng ký một phương pháp tính phù hợp Phương pháp tính giá đã đăng

ký phải được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán Khi muốn thay đổi phảigiải trình và đăng ký lại đồng thời phải được thể hiện công khai trên báo cáo tàichính Nhờ vậy có thể kiểm tra, đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

1.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập,xuất , tồn của từng loại, nhóm, thứ NVL, cả về mặt giá trị hiện vật tại từng khotrong doanh nghiệp Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho vàphòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất Muốn vậy, các doanh nghiệpphải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sởlựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăngcường công tác quản lý doanh nghiệp

1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 15/2006 BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vềnguyên vật liệu bao gồm :

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 - VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 - VT)

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07 - VT)

Ngoài ra, các DN còn sử dụng thêm một số chứng từ liên quan như :

- Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02GTGT–3LL)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03PXK - 3LL)

1.3.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu.

Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụngtrong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT)

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

Ở phòng kế toán tuỳ theo từng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sửdụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư để hạch toánnhập xuất tồn kho về mặt số lượng và giá trị

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các Doanh nghiệp còn có thể mởthêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn khovật tư phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình

1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về

số lượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho củadoanh nghiệp; là công việc hạch toán kết hợp giữa kho bảo quản và phòng kếtoán nhằm mục đích giảm bớt việc ghi chép trùng lặp giữa các loại hạch toán,đồng thời tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hạch toánnghiệp vụ ở kho

Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo mộttrong 3 phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp ghi thẻ song song, phươngpháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp ghi sổ số dư

1.3.3.1 Phương pháp ghi thẻ song song

Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng giámua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho

* Nội dung:

- Tại kho : Thủ kho mở “Thẻ kho”, “Thẻ chi tiết” cho từng loại hay từngthứ vật tư để ghi chép nghiệp vụ, phản ánh số hiện có và tình hình biến động củavật tư theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập xuất vật tư.Thủ khođược mở theo từng kho, từng thứ vật liệu Định kỳ thủ kho gửi thẻ kho lên phòng

kế toán (hoặc kế toán xuống kho nhận)

-Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vậtliệu để ghi chép tình hình xuất- nhập- tồn kho theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.Khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lạichứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất đó để ghi vào

Sổ kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán lập Bảng chi tiết số phát sinh của TK 152, 153 haycòn gọi là Bảng kê nhập, xuất, tồn để đối chiếu Sổ kế toán chi tiết với Thẻ kho

của thủ kho; giữa số liệu dòng tổng cộng trên Bảng kê nhập, xuất, tồn với số liệutrên Sổ kế toán tổng hợp và giữa số liệu trên Sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm

Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện, dễ làm, có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác đáp ứng yêu cầu quản trị vật liệu

Nhược điểm: nó chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật

tư, khối lượng các nghiệp vụ xuất, nhập ít; việc ghi chép còn trùng lắp chỉ tiêu số

lượng giữa kế toán và thủ kho

1.3.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

Sổ kế toán tổng hợp

+ Ở phòng kế toán: Kế toán mở số đối chiếu luân chuyển để ghi chép tínhhình nhập xuất tồn kho thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm Sổ đối chiếuluân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng.

- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép cuả kế toán được giảm bớt do chỉ ghi mộtlần vào cuối tháng

- Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lập giữa kho và kế toán về mặt sốlượng và hạn chế chức năng kiểm tra của kể toán

- Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp có khối lượng chủngloại vật tư không quá nhiều, phù hợp với trình độ kế toán còn chưa cao

1.3.3.3 Phương pháp sổ số dư :

- Trình tự ghi chép:

+ Ở kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ xong – thủ kho tập hợptoàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phương pháp song song kỳ và phân loại theotừng nhóm nguyên liệu theo quy định

+ Ở phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất NVL ở kho kế toán kiểmtra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan, kiểm tra việc phân loạichứng từ của thủ kho, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho chứng từ

- Ưu điểm : tránh được sự trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lượng

- Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi việc kiểm tra và đối chiếu giữa kho

và kế toán xuất khó khăn, khó phát hiện sai sót

- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có khối lượng vậtliệu nhập xuất nhiều, thường xuyên

1.4 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Nếu kế toán chi tiết phản ánh cả số lượng và giá trị thì kế toán tổng hợpchỉ phản ánh về mặt giá trị của vật liệu Tuy nhiên kế toán tổng hợp có vị trí hếtsức quan trọng vì ngoài mặt phản ánh biến động về mặt giá trị về vật liệu còn

cho thấy mối liên hệ tương quan giữa các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, là cơ

sở để phân tích đánh giá tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn của DN

Kế toán tổng hợp các phần hành kế toán trong doanh nghiệp chỉ khác nhaucác phương pháp hạch toán hàng tồn kho Trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng khálớn Hiện nay theo quy định của chế độ tài chính hiện hành có hai phương pháp

để hạch toán hàng tồn kho Phương pháp kê khai thường xuyên và phương phápkiểm kê định kỳ Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một trong hai phươngpháp này Sự lựa chọn một trong hai phương pháp trên phải căn cứ vào đặc điểm,tính chất, số lượng, chủng loại vật tư và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng phùhợp và phải được thực hiện thống nhất trong niên độ kế toán

1.4.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTK

1.4.1.1 Khái niệm và tài khoản sử dụng

a, Khái niệm :Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) làphương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàngtồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loạihàng tồn kho Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vìnhững tiện ích của nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loạivật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụngphương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dầu vậy, phương pháp này có độchính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật.Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác địnhđược lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nóiriêng Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2, giá trị vật liệu được hạch toán vàogiá phí hàng tồn kho, những khoản chi phí không nằm trong giá phí hàng tồn kho

và được tính vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nguyên vật liệu phế thải, chi phí dự

trữ tồn kho trừ khi khoản chi phí này là cần thiết trong quá trình sản xuất trướcmột giai đoạn sản xuất tiếp theo Ở Việt Nam, kế toán đã vận dụng có chọn lọcchuẩn mực vào hạch toán vật liệu.

b, Tài khoản sử dụng :

* TK 152: “ Nguyên liệu, vật liệu” TK này phản ánh số hiện có và tình

hình tăng giảm NVL theo giá trị vốn thực tế.TK 152 có thể mở chi tiết thành các

TK cấp 2, cấp 3 theo từng loại, nhóm, thứ, vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản

lý của doanh nghiệp như:

- TK 1521: Nguyên vật liệu chính - TK 1522: Nguyên vật liệu phụ

- TK 1523: Nhiên liệu - TK 1524: Phụ tùng thay thế

- TK 1525: Vật liệu và thiết bị XDCB - TK 1528: Vật liệu khác

* Kết cấu TK 152:

- Bên Nợ phản ánh.

+ Trị giá vốn thực tế của NVL nhập trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng NVL khi đánh giá lại

+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

+ Giá trị phế liệu thu hồi

- Bên Có phản ánh.

+ Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng

+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại

+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê

- Dư Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ

* TK 151: “Hàng mua đi đường”: Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá

vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận

thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang đi đường cuối tháng trước, thángnày đã nhập kho.

- Bên Nợ phản ánh: Giá trị hàng đi đường tăng.

- Bên Có phản ánh: Giá trị vật tư hàng hoá đi đường tháng trước, tháng

này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay

- Dư Nợ: Phản ánh giá trị vật tư hàng hoá đang đi đường cuối kỳ.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : TK

111, TK 112, TK 331, TK 131 , TK 133, TK 621, TK 627 …

1.4.1.2.Phương pháp hạch toán tăng nguyên vật liệu

Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau:Tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng do nhận vốn gópcủa các đơn vị cá nhân khác… Trong mọi trường hợp, DN phải thực hiện đầy đủthủ tục kiểm nhận nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định Trên cơ sở cácchứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan khác, kế toánphải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệunhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hìnhthanh toán với người bán và các đối tượng khác một cách kịp thời Cuối thángtiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết

Dưới đây là các phương pháp kế toán nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:

 Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Trường hợp 1 : Hàng và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn mua hàng,

biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho

Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu

Nợ TK 133 ( 1331) : Thuế VAT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331 … : Tổng giá thanh toán

Trường hợp 2: Hàng về chưa có hoá đơn

- Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ" hàng chưa có hoá đơn" Nếutrong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hoá đơn vẫnchưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính:

Trường hợp 3 : Hoá đơn về nhưng hàng chưa về.

- Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ "Hàng mua đang đi đường" Nếu trongtháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho :

Nợ TK 152

Nợ TK 133(1331)

Có TK 111,112,331…

- Nếu đến cuối kỳ kế toán, nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng thuộcquyền sở hữu của đơn vị, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi:

Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 (1331) : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111,112,141,331…: tổng giá thanh toán

- Sang tháng,khi hàng về nhập kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho:

Nợ TK 152 : Nguyên vật liệu nhập kho

Nợ TK 621,627 :NVL không nhập kho, xuất dùng trực tiếp cho SX

Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường

Trường hợp 4: NVL mua về kém phẩm chất sai quy cách, không đảm bảo

Trường hợp 5: Hàng thiếu so với hoá đơn.

- Mọi trường hợp phát hiện thiếu NVL hay hư hỏng trong khi bảo quảnphải truy tìm nguyên nhân Tuỳ theo từng nguyên nhân cụ thể hoặc quy định củacấp có thẩm quyền thì kế toán ghi sổ Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận,

số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận thông báo cho bên bán:

Nợ TK 152

Nợ TK 1381

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 331

- Khi xử lý số VL thiếu:

+ Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu

Nợ TK 152

Có TK 1381+ Nếu người bán không còn hàng :

Nợ TK 331

Có TK 1381

Có TK 133(1331)+ Nếu cá nhân làm mất cấp có thẩm quyền quy định phải bồi thường kế

1381 có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán (cả thuếVAT)

Trường hợp 6: Trường hợp thừa so với hoá đơn.

Về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liênquan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán, giá trị hàng thừa được phản ánh ở TK

3381, có thể ghi theo tổng giá thanh toán hay giá mua không thuế VAT đầu vào.Khi xử lý kế toán sẽ dựa vào từng cách ghi tương ứng để phản ảnh vào sổ sách.Chẳng hạn nếu giá trị thừa được ghi theo giá mua không thuế:

- Nếu nhập toàn bộ và trả tiền cho người bán

Nợ TK 152

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 331

Có TK 3381

- Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

+ Nếu trả lại cho người bán thì ghi

Nợ TK 3381

Có TK 152 + Nếu đồng ý mua tiếp số thừa

Nợ TK 3381

Nợ TK 1331

Có TK 331+ Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập

Nợ TK 3381

Có TK 711

- Nếu nhập theo số hoá đơn ghi nhận số nhập như trường hợp (a) ở trên

Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi nợ TK 002

Khi xử lý số thừa, ghi có TK 002, đồng thời căn cứ vào cách xử lý để hạchtoán như sau:

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa

Nợ TK 152

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 331+ Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập

Nợ TK 152

Có TK 711

Trường hợp 7: NVL tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 152

Có TK 154

Trường hợp 8: Các trường hợp tăng VL khác

Ngoài nguồn VL mua ngoài và tự chế biến nhập kho, VL của DN còn tăng

do nhiều nguyên nhân khác như nhân viện trợ, cấp phát, góp vốn liên doanh,đánh giá tăng Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá NVL đều được ghi nợ Tàikhoản 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích hợp

 Đặc điểm hạch toán NVL tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp.

+ Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, do phầnthuế VAT được tính vào giá thực tế NVL nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK

152 theo tổng giá thanh toán

- Các trường hợp còn lại hạch toán tương tự

1.4.1.3 Phương pháp hạch toán giảm nguyên vật liệu