Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tại xí nghiệp toa xe vinh

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tại xí nghiệp toa xe vinh

Lời nói đầu 1

Chơng 1. Cơ sở lý luận chung 3

1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý, vai trò và nhiệm vụ 3

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm 3

1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ 4

1.1.3 Vai trò của kế toán nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ 5

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ 6

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 6

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 6

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 9

1.3 Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 15

1.3.1 Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 15

1.3.2 Chứng từ nhập xuất nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ 16

1.3.3 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ 16

1.3.4 Kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 22

1.3.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 22

1.3.6 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 30

Chơng 2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp toa xe Vinh 33

2.1 Khái quát chung 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 33

2.1.2 Đặc điểm về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 35

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 40

2.2 Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn liÖu, vËt liÖu; c«ng cô,

dông cô t¹i XÝ nghiÖp toa xe Vinh 43

2.2.2 §¸nh gi¸ vËt liÖu, c«ng cô, dông cô 49

2.2.3 Thñ tôc nhËp, xuÊt kho nguyªn liÖu, vËt liÖu; c«ng cô, dông cô 51 2.2.4 KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn liÖu, vËt liÖu, c«ng cô, dông cô 59

2.2.5 KÕ to¸n tæng hîp nguyªn liÖu, vËt liÖu; c«ng cô, dông cô 64

Ch¬ng 3 Ph¬ng híng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô, dông cô t¹i XÝ nghiÖp toa xe Vinh 69

3.1 §¸nh gi¸ thùc tr¹ng 69

3.1.1 ¦u ®iÓm 69

3.1.2 Tån t¹i 73

3.2 Mét sè gi¶i ph¸p nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô, dông cô t¹i XÝ nghiÖp toa xe Vinh 78

3.2.1 Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô 78

3.2.2 C¸c gi¶i ph¸p hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu, c«ng cô 79

3.3 §iÒu kiÖn thùc hiÖn 85

KÕt luËn 86

Tµi liÖu tham kh¶o 88

NLVL : Nguyªn liÖu, vËt liÖu

Cty KDVT-TH : C«ng ty kinh doanh vËt t tæng hîp

Cty PTCN-DVTM : C«ng ty ph¸t triÓn c«ng nghÖ dÞch vô

th-¬ng m¹i

Sơ đồ 01: Sơ đồ phơng pháp ghi thẻ song song 18

Sơ đồ 02: Sơ đồ phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển 20

Sơ đồ 03: Sơ đồ phơng pháp sổ số d 21

Sơ đồ 04: Sơ đồ kế toán tổng hợp NLVL, CDCD (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên) 25

Sơ đồ 05: Sơ đồ kế toán tổng hợp NLVL, CDCD (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) 27

Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 29

Sơ đồ 07: Quy trình công nghệ dịch vụ sửa chữa 36

Sơ đồ 08: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp toa xe Vinh 38

Sơ đồ 09: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp toa xe Vinh 40

BiÓu sè 01: B¶ng ph¶n ¸nh t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu cña XÝ nghiÖp toa

xe Vinh 35BiÓu sè 02: B¶ng m· hãa vËt liÖu sö dông t¹i XÝ nghiÖp toa xe Vinh 48

Lời nói đầu

Năm 2006 là một cột mốc lớn trong tiến trình phát triển và hội nhập của

n-ớc ta, đó là vào 11/2006 Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức

Th-ơng mại thế giới WTO Điều này đã tạo ra những vận hội và thời cơ lớn chocác doanh nghiệp hoạt động, tuy nhiên nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp những khó khăn và thách thức đòi hỏi phải vợt qua để tồn tại và phát triển Hiện nay, để bắt kịp với xu hớng mới các doanh nghiệp không ngừng phải đổi mới và phát triển cả hình thức, quy mô và cách thức hoạt động của mình

Đối với bất cứ một doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trờng, với

xu thế hợp tác và cạnh tranh nh hiện nay, việc đảm bảo đúng, đủ và kịp thời về số lợng và chất lợng các yếu tố của quá trình sản xuất là nhiệm vụ đóng vai trò then chốt quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp Trong đó, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là yếu tố giữ vai trò rất quan trọng làm nên sự thành công của sản phẩm và tạo u thế cho doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trờng Nh chúng ta đã biết chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp Do đó, quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ một cách khoa học và hợp lý là điều rất cần thiết, vì nó không những đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngừng trệ mà còn góp phần giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản xuất, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh Và điều này lại càng có ý nghĩa hơn đối với một đơn vị chuyên sửa chữa toa xe nh Xí nghiệp toa xe Vinh

Hiểu và nhận thức đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

và công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ là một điều hết sức cần thiết nên trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp Toa xe Vinh em đã chọn đề tài cho khóa

luận tốt nghiệp của mình là: "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp toa xe Vinh".

Ngoài lời nói đầu và phần kết luận, khóa luận gồm 3 phần chính:

Chơng 1: Cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật

liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp

Chơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng

cụ tại Xí nghiệp Toa xe Vinh

Chơng 3: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật

liệu, công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp Toa xeVinh

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Ngô Thị Thanh Hoàn cùng các anh chị

trong phòng Tài chính - kế toán đã giúp em hoàn thành khóa luận này

Do hạn chế về hiểu biết nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong có sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để em hoàn thiện thêm khả năng chuyên môn của mình

Em xin chân thành cảm ơn !

Vinh, tháng 5 năm 2007.

Chơng 1 cơ sở Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên liệu vật liệu; công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp

1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý, vai trò và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm

1.1.1.1 Khái niệm

a Nguyên liệu, vật liệu

Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chất cấu thành nên thực thể giá trị của sản phẩm

Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

b Công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định (theo chế độ hiện hành, những t liệu lao động có giá trị < 10.000.000 đồng; thời gian sử dụng ≤ 1 năm thì xếp vào CCDC) Tuy nhiên những t liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn đợc hạch toán là công cụ dụng cụ

- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ, bảo quản nh: Dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ; đồ dùng văn phòng, quần áo, dày dép chuyên dùng để làm việc,

Công cụ, dụng cụ đợc hình thành tự nhiều nguồn khác nhau nh mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp, , chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài

1.1.1.2 Đặc điểm

Nguyên liệu, vật liệu; công cụ dụng cụ đều là hàng tồn kho thuộc tài sản lu động

Đặc điểm chung của NLVL, CCDC là thời gian luân chuyển ngắn thờng là trong vòng

một chu kỳ kinh doanh hoặc trong một năm Tuy nhiên mỗi loại vẫn có những đặc điểm riêng khác nhau

a Đặc điệm của nguyên liệu, vât liệu

- Tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu

- Giá trị của NLVL khi tham gia vào quá trình sản xuất đợc chuyển toàn bộ một lần vào chi phí SXKD trong kỳ

b Đặc điểm của công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ mang đầy đủ đặc điểm nh tài sản cố định hữu hình

- CCDC thờng tham gia nhiều chu kỳ sản xuất và vẫn giữ nguyên hình thái vật

chất ban đầu cho đến lúc h hỏng

- Giá trị CCDC bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí SXKD trong

kỳ Song đối với những CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thì giá trị đợc chuyển toàn bộ một lần vào chi phí SXKD trong kỳ

1.1.2 Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ

Trong các doanh nghiệp, chi phí NLVL, CCDC thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NLVL, CCDC có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Trong khâu thu mua cần kiểm soát chặt chẽ chất lợng, giá cả NLVL, CCDC thu mua Quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển NLVL, CCDC về kho, chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lợng trong quá trình vận chuyển

Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm NLVL, CCDC

Định mức tồn kho NLVL, CCDC là cơ sở xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại NLVL, CCDC sử dụng trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình SXKD đợc liên tục, đồng thời tránh

đợc sự tồn đọng vốn kinh doanh

Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NLVL, CCDC ở doanh nghiệp là phải có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho phải có phẩm chất

đạo đức và trình độ chuyên môn tốt Các quy trình nhập, xuất kho NLVL, CCDC cần

đ-ợc thực hiện đầy đủ và chặt chẽ Không bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán NLVL, CCDC

1.1.3 Vai trò của kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lợng và chủng loại NLVL, CCDC

đáp ứng cho hoạt động SXKD ngày càng lớn Trong điều kiện NLVL, CCDC trong nớc cha đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số NLVL, CCDC còn phải nhập ngoại Do đó, việc quản lý tốt, sử dụng tiết kiệm, hiệu quả NLVL,CCDC là việc làm cần thiết đối với từng doanh nghiệp nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung

Tổ chức hạch toán NLVL, CCDC là yêu cầu thiết yếu để quản lý NLVL, CCDC, thúc đẩy việc cung cấp NLVL, CCDC một cách đầy đủ, kịp thời; dự trữ và

sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý; ngăn ngừa các hiện tợng hao hụt mất mát, lãng phí NLVL, CCDC trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh

Kế toán NLVL, CCDC là công cụ đắc lực của công tác quản lý NLVL, CCDC trong các doanh nghiệp Kế toán NLVL, CCDC có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không có ảnh hởng lớn đến tình hình quản lý NLVL, CCDC của doanh nghiệp Quản lý NLVL, CCDC sẽ không thể tiến hành đợc nếu công tác kế toán NLVL, CCDC cha tốt Vì vậy, để tăng cờng và cải tiến công tác quản lý NLVL, CCDC nhất thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán NLVL, CCDC

Kế toán vật liệu là công cụ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình và chủ động trong sản xuất Kế toán NLVL, CCDC có phản ánh chính xác, kịp thời,

đầy đủ tình hình của NLVL, CCDC thì lãnh đạo mới nắm đợc thông tin và đa ra

đợc những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời

Chi phí NLVL, CCDC thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong giá thành nên nếu công tác kế toán NLVL, CCDC đợc thực hiện một cách khoa học và hợp lý sẽ đa

ra đợc những biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

- Tổ chức phân loại, đánh giá NLVL, CCDC phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời về số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của NLVL, CCDC trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán

- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng NLVL, CCDC trong quá trình SXKD

1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

1.2.1.1 Phân loại nguyên liệu, vật liệu

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, do tính chất đặc thù của mình

mà mỗi một doanh nghiệp sử dụng những loại vật liệu khác nhau Mỗi loại vật liệu

có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thờng xuyên, liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán đòi hỏi phải phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các vật liệu cùng loại thành một nhóm theo những tiêu thức nhất định để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán

a Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

Theo cách phân loại này, NLVL đợc chia thành các loại sau:

* Nguyên liệu, vật liệu chính: Nguyên liệu, vật liệu chính là đối tợng lao

động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới Nh sắt, thép trong công nghiệp cơ khí; bông trong công

nghiệp kéo sợi; gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp, Bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình…sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá cũng phản ánh vào NLVL chính (nh vật kết cấu trong xây dựng cơ bản).

Trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, dịch vụ không đặt ra khái niệm NLVL chính, vật liệu phụ

* Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động, nhng vật liệu phụ

không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới Vật liệu phụ

có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật hoặc quản lý…

Nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp; thuốc trừ sâu, thuốc thú

y, thuốc kích thích sinh trởng trong sản xuất nông nghiệp

* Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho

quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thẻ rắn, thể lỏng, thể khí nh: Xăng, dầu, than, củi, khí gas,

* Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng mà doanh nghiệp

mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, CCDC sản xuất

* Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị,

công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên nh phế

liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hoặc thu hồi từ thanh lý tài sản cố định,

b Căn cứ vào nguồn hình thành: Theo cách phân loại này NLVL đợc chia

* Nguyên liệu, vật liệu nhận vốn góp: Là các vật liệu có đợc do nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty

c Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu

Theo cách phân loại này NLVL của Doanh nghiệp đợc chia thành:

* Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh, bao gồm:

- Nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

* Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác:

1.2.1.2 Phân loại công cụ, dụng cụ

CCDC có nhiều tiêu thức để phân loại Mỗi tiêu thức phân loại có tác dụng riêng trong quản lý

a Căn cứ vào mục đích sử dụng:

Theo cách phân loại này toàn bộ CCDC đợc chia thành:

* Công cụ, dụng cụ: Là loại CCDC dung cho mục đích sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện các dịch vụ, phục vụ bán hàng và quản lý doanh nghiệp

* Bao bì luân chuyển: Là những bao bì đợc sử dụng nhiều lần dung để chứa

đựng vât t, sản phẩm, hàng hoá, trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng đợc trừ dần và tính vào chi phí SXKD của nhiều kỳ hạch toán

* Đồ dùng cho thuê: Bao gồm các CCDC, bao bì luân chuyển sử dụng để cho thuê Giá trị của đồ dùng cho thuê giảm dần trong quá trình cho thuê và đợc tính vào chi phí hoạt động cho thuê

c Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ

* Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dng cơ bản, dụng cụ, gá

lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hoá

* Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ

* Quần áo bảo hộ lao động

* Công cụ, dụng cụ khác

d Căn cứ vào nơi sử dụng, nơi bảo quản

Theo cách phân loại này ta có: CCDC đang dùng và CCDC trong kho

Tơng tự nh đối với nguyên vật liệu, từng loại CCDC trên có thể chia thành từng nhóm, chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp

1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

1.2.2.1 Khái niệm

Đánh giá NLVL, CCDC là dùng thớc đo bằng tiền tệ để biểu hiện giá trị ghi

sổ của chúng theo những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực

và thống nhất

1.2.2.2 Nguyên tắc đánh giá

Việc đánh giá NLVL, CCDC tuân theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02

"Hàng tồn kho" Theo đó NLVL, CCDC đợc tính theo giá gốc (trị giá vốn thực tế)

tức là NLVL, CCDC khi nhập kho hay xuất kho đều đợc phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế; mặt khác trong trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc.

Giá trị thuần có thể thc hiện đợc của NLVL, CCDC là giá ớc tính của NLVL, CCDC trong kỳ SXKD bình thờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ớc tính phục vụ cho viêc tiêu thụ sản phẩm

Giá gốc NLVL, CCDC đợc xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại NLVL,CCDC đó

Giá thực tế của NLVL, CCDC bao gồm giá mua, các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua NLVL, CCDC trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua

Chi phí chế biến NLVL, CCDC bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp

đến sản xuất chế biến ra các loại NLVL, CCDC đó

Trờng hợp sản xuất nhiều loại NLVL, CCDC trên một quy trình công nghệ, trong cùng một thời gian mà không thể tách đơc các chi phí chế biến thì phải phân

bổ các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp

Trờng hợp sản phẩm phụ thì giá trị sản phẩm phụ đợc tính theo giá trị thuần

có thể thực hiện đợc, giá trị đợc loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính

Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác phát sinh trên mức bình thờng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không đơc tính vào giá gốc của NLVL, CCDC

1.2.2.3 Phơng pháp đánh giá

NLVL, CCDC trong các doanh nghiệp có thể đợc đánh giá theo giá thực tế hoặc giá hạch toán

a Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo giá thực tế

* Giá thực tế nhập kho hoặc dùng ngay không qua kho

Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập

- Với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài

+

Các khoản thuế không

đợc hoàn lại

+

Các chi phí thu mua thực tế

+

Các khoản CKTM, giảm giá hàng mua

Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, bảo

hiểm, NLVL, CCDC từ nơi thu mua đến kho của doanh nghiệp; công tác phí của…cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số hao hụt tự nhiên trong

định mức (nếu có)

Các khoản thuế không đợc hoàn lại bao gồm: Thuế GTGT nộp theo phơng

pháp trực tiếp, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt

- Với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tự gia công, chế biến

Giá thực tế

Giá thực tế NLVL, xuất gia công, chế biến +

Các chi phí gia công chế biến

- Với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công

Giá trị thực tế

Giá thực tế NLVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến

+

Chi phí vận chuyển, bốc

dỡ về và đến nơi chế biến

+

Số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến

- Với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ do đợc cấp: trị giá vốn thực tế là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận

- Với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đợc tặng, thởng

Trị giá vốn thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

- Với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu

Trị giá vốn thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có)

* Giá thực tế xuất kho

Đối với NLVL, CCDC xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán,

có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là NLVL, CCDC nhập trớc thì sẽ đợc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của NLVL, CCDC mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế NLVL, CCDC xuất trớc

và do vậy giá trị NLVL, CCDC tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NLVL, CCDC mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn

định hoặc có xu hớng giảm

* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là NLVL, CCDC nào nhập kho sau nhất

sẽ đợc xuất ra sử dụng trớc nhất, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Do đó giá trị NLVL, CCDC xuất kho đợc tính hết theo giá nhập kho mới nhất, rồi tính tiếp theo giá nhập kho kế trớc Nh vậy, giá trị NLVL, CCDC tồn kho

sẽ đợc tính theo giá thực tế của vật liệu nhập kho đầu tiên Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm phát

* Phơng pháp trực tiếp

Theo phơng pháp này, NLVL, CCDC đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất NLVL, CCDC nào sẽ tính theo giá thực tế củaNLVL, CCDC đó

Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng

pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại NLVL, CCDC có giá trị lớn, có số lợng ít và có tính tách biệt nh vàng, bạc, kim loại quý, đá quý

Trong đó, đơn giá thực tế bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:

Đơn giá thực tế bình

quân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế NLVL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập Lợng thực tế NLVL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc

điểm của cả 2 phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

Việc đánh giá NLVL, CCDC theo giá thực tế đợc thực hiện trên Bảng kê tính giá thực tế (vật t, sản phẩm, hàng hoá)

b Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo giá hạch toán:

* Khái niệm

Trong thực tế việc hạch toán NLVL, CCDC biến động hàng ngày theo giá thực

tế hết sức khó khăn, phức tạp do tính chất nhiều loại, nhiều thứ và thờng xuyên biến

động của NLVL, CCDC Việc sử dụng giá hạch toán để phản ánh tình hình nhập, xuất các loại vật t giúp đơn giản hoá công tác hạch toán hàng ngày

Giá hạch toán của NLVL, CCDC là giá tơng đối ổn định, đợc sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian dài (thờng là 1 năm) Giá hạch toán có thể

là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng, giá này không có tác dụng giao dịch bên ngoài

* Nội dung của phơng pháp

- Hàng ngày, kế toán sử dụng giá thực tê để ghi sổ giá trị NLVL, CCDC nhập kho hoặc sử dụng ngay và sử dụng giá hạch toán để ghi sổ giá trị NLVL, CCDC xuất kho Giá hạch toán NLVL, CCDC đợc xác định theo công thức:

Giá hạch toán NLVL,

CCDC xuất kho trong

kỳ

= Số lợng NLVL, CCDC xuất kho x

Đơn giá hạch toán của NLVL, CCDC

- Cuối kỳ, phải điều chỉnh giá hạch toán của NLVL, CCDC xuất kho theo giá

thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đơc tiến hành nh sau:

Đầu tiên xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của NLVL, CCDC

Ta có công thức sau:

Hệ số

Giá thực tế NLVL, CCDCtồn kho đầu kỳGiá hạch toán NLVL, CCDC tồn kho đầu kỳ

+ Giá thực tế NLVL, CCDC

nhập kho trong kỳGiá hạch toán NLVL, CCDC nhập kho trong kỳSau đó tính giá thực tế của vât t xuất kho theo công thức:

Giá thực tế NLVL, CCDC

xuất kho trong kỳ =

Giá hạch toán NLVL, CCDC xuất kho trong kỳ

x Hệ số giá

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

Tổ chức kế toán vật liệu theo phơng pháp giá hạch toán có u điểm là việc tính toán đơn giản, giảm bớt khối lợng công tác kế toán hàng ngày đồng thời tăng cờng

đợc chức năng kiểm tra của kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

Việc tính giá theo phơng pháp giá hạch toán đợc thực hiện trên Bảng kê và bảng phân bổ NLVL, CCDC (Bảng phân bổ số 2)

1.3 Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

1.3.1 Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

1.3.1.1 Thủ tục nhập kho

Khi vật t về đến nơi, có thể lập Biên bản kiểm nghiệm để kiểm nhận vật t thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách, Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá" theo mẫu số 03-

VT ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng

Bộ Tài chính Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho" vật t trên cơ sở Hoá đơn mua vật t và Biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho ghi số vật t thực nhập vào Phiếu nhập kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ

1.3.1.2 Thủ tục xuất kho

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất lập Giấy đề nghị bộ phận phụ trách cung ứng vật t đề nghị lên, sau đó Ban giám đốc phê duyệt, bộ phận cung ứng vật t sẽ lập "Phiếu xuất kho"vật t rồi giao cho ngời nhận đến kho lĩnh Thủ kho ghi số thực xuất vào Phiếu xuất kho, rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ

1.3.2 Chứng từ nhập xuất nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải đợc lập chứng

từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ thống nhất, chính xác theo đúng chế độ ghi

chép ban đầu về vật liệu đã đợc nhà nớc quy định Chứng từ kế toán là cơ sở để tiến hành ghi chép vào sổ kế toán, giám sát tình hình biến động và hiện có của từng loại NLVL, CCDC, phục vụ cho công tác quản lý NLVL, CCDC vào hoạt

động suất xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” hớng dẫn về chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính quy định, việc hạch toán NLVL, CCDC sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Thẻ kho

- Biên bản kiểm kê vật t

- Hoá đơn GTGT

- Hoá đơn bán hàng thông thờng

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (sản phẩm, hàng hoá)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ

- v.v

Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc doanh nghiệp phải lập kịp thời, đầy

đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập; ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về các chứng từ đã lập (về tính hợp lý và tính pháp lý) đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

1.3.3 Kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ

Kế toán chi tiết NLVL, CCDC là công việc kết hợp giữa thủ kho và kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho NLVL, CCDC cả về số lợng, chủng loại, giá trị để từ đó cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời hàng ngày hay từng kỳ

Tuỳ vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một trong ba

ph-ơng pháp sau:

1.3.3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song

a Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lợng, phòng kế toán ghi

chép cả về số lợng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

b Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NLVL, CCDC về mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho mở cho từng danh điểm vật t Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt số lợng theo từng danh điểm vật t

Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật t xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số thực tế kiểm kê theo chế độ quy định

c Tại phòng kế toán: Hàng ngày, sau khi nhận đợc chứng từ của thủ kho gửi

đến, kế toán NLVL, CCDC tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, phân loại chứng từ và căn cứ vào chứng từ đó để ghi vào sổ chi tiết từng thứ vật ttheo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị nhập, xuất và tính ra số tồn

Cuối tháng (hoặc khi cần thiết) tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và

số liệu của thủ kho Cuối mỗi tháng kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào sổ chi tiết

để tổng hợp số liệu, lập Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn

d Ưu điểm: Việc ghi sổ (thẻ) đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu, thực hiện quản

lý chặt chẽ về số lợng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

e Nhợc điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, khối lợng ghi chép lớn Trong trờng hợp chủng loại NLVL, CCDC nhiều, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên thì rất khó khăn cho kế toán trong công tác kiểm tra và phản ánh kịp thời…tình hình NLVL, CCDC của doanh nghiệp

g Điều kiện áp dụng: Phơng pháp ghi thẻ song song đợc áp dụng thích hợp

cho các doanh nghiệp có chủng loại vật t ít, tình hình nhập xuất vật t hàng ngày không thờng xuyên, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và cán bộ quản lý vật t không cao

Thẻ hạch toán chi

tiết

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 01: Sơ đồ phơng pháp ghi thẻ song song

1.3.3.2 Phơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển

a Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán

theo dõi ghi chép cả về số lợng và giá trị theo từng kho, từng thứ, từng loại NLVL, CCDC nhng chỉ ghi một lần vào cuối tháng

b ở kho: Sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NLVL,

CCDC nh phơng pháp ghi thẻ song song ở kho cũng chỉ theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu

c ở phòng kế toán: Dùng sổ đối chiếu luân chuyển ghi tổng số NLVL,

CCDC xuất trong tháng theo từng thứ về số lợng và giá trị Sổ đối chiếu luân chuyển mở cho cả năm theo từng kho và từng ngời chịu trách nhiệm vật chất Mỗi thứ vật liệu đợc ghi một dòng trong sổ đối chiếu luân chuyển

Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuấtNLVL, CCDC do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra, sắp xếp, phân loại chứng từ sau đó lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất

để tổng hợp số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu nhập xuất trong tháng Cuối tháng kế toán lấy số liệu tổng hợp ở Bảng kê nhập hoặc Bảng kê xuất để ghi vào cột nhập, xuất trong sổ đối chiếu luân chuyển, sau đó tính số tồn kho về lợng và giá trị trên sổ này

Thẻ hạch toán chi tiếtPhiếu xuất kho

Bảng tổng hợp

N - X - TThẻ kho

Kế toán tổng hợp

d Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi sổ của kế toán nguyên vật liệu do chỉ

ghi sổ một lần vào cuối tháng

e.Nhợc điểm: Việc ghi sổ còn trùng lặp, công việc kế toán dồn vào cuối

tháng, việc đối chiếu kiểm tra số liệu trong tháng giữa kho và kế toán không tiến hành thờng xuyên dẫn đến có những sai sót trong quá trình ghi chép không đợc xử

lý kịp thời

g Phạm vi áp dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanh

nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí đợc riêng kế toán chi tiết vật t nên không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất vật t hàng ngày

Ghi chú: Quan hệ đối chiếu

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳ

Sơ đồ 02: Sơ đồ phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

1.3.3.3 Phơng pháp Sổ số d

Chứng từ xuấtChứng từ nhập

Sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Kế toán tổng hợp

a Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự nh ở hai phơng

pháp trên, thủ kho còn sử dụng Sổ số d để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t theo chỉ tiêu số lợng Căn cứ vào các chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng

từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho vào Sổ số d cột số lợng Sổ số d

do kế toán mở cho cả năm và theo cho từng kho dùng cho phòng kế toán kiểm tra

và tính thành tiền

b Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng

dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận

đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền, nhóm trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng)vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật t) Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này dùng để đối chiếu với số d trên Sổ số d

Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại vật t nên để

có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của thứ NLVL, CCDC nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho

Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm, tra cứu sẽ rất phức tạp

e Điều kiện áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có khối lợng nhập, xuât

diễn ra thờng xuyên, nhiều loại vật t và đã xây dựng đợc danh điểm cho từng thứ vật t

Sơ đồ 03: Sơ đồ phơng pháp sổ số d

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự trợ giúp của máy vi tính trong điều kiện hiện nay, thì các doanh nghiệp có xu hớng áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để kế toán chi tiết NLVL, CCDC

1.3.4 Kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

1.3.4.1 Kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

Kiểm kê là là một trong những biện pháp để quản lý vật t, tài sản.Thông qua

kiểm kê, doanh nghiệp nắm đợc hiện trạng của vật t cả về số lợng và chất lợng, ngăn ngừa, phát hiện những hiện tợng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn để đảm bả an toàn cho vật t, tài sản của doanh nghiệp

Phạm vi kiểm kê: Có thể tiến hành kiểm kê trên toàn doanh nghiệp hay từng

bộ phận, đơn vị tuỳ theo yêu cầu quản lý

Thời điểm kiểm kê: Doanh nghiệp có thể kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất

thờng tuỳ theo điều kiện thực tế của doanh nghiệp

Quan hệ đối chiếu, kiểm traGhi hàng ngày

Ghi cuối kỳGhi chú:

Tổ chức kiểm kê: Khi kiểm kê phải lập Hội đồng hay Ban kiểm kê với đầy đủ

các thành phần theo quy định Hội đồng hay Ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân,

đo, đong, đếm cụ thể đối với từng loại, tuỳ thứ NLVL, CCDC, sau đó lập Biên bản kiểm kê theo quy định (Mẫu số 05 - VT), xácđịnh chênh lệch giữa số ghi trên sổ

kế toán với số thực tế kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch

1.3.4.2 Đánh giá lại NLVL, CCDC

Đánh giá lại NLVL, CCDC thờng đợc thực hiện trong các trờng hợp sau:

* Khi thực hiện cổ phần hoá Doanh nghiệp Nhà nớc

* Khi có quyết định của Nhà nớc về đánh giá lại tài sản

* Các trờng hợp khác theo quy địh nh: Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp,

Khi tiến hành đánh giá lại phải lập Hội đồng đánh giá lại, sau đó tiến hành lập Biên bản đánh giá lại kèm theo

1.3.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

Trong quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, nhóm, thứ NLVL, CCDC khác nhau về vai trò, công dụng, đơn vị tính Để quản lý tốt NLVL, CCDC các nhà quản trị doanh nghiệp không những cần thông tin chi tiết mà còn cần phải nắm đợc những thông tin tổng hợp về NLVL, CCDC tại doanh nghiệp Vì vậy, ngoài hạch toán chi tiết NLVL, CCDC doanh nghiệp cần phải hạch toán tổng hợp NLVL, CCDC Hạch toán tổng hợp chỉ dùng thớc đo tiền tệ nên thông tin kế toán tổng hợp cung cấp có tính khái quát cao và có thể so sánh đợc với các mức biến động của từng loại NLVL, CCDC khác nhau

Hiện nay có hai phơng pháp kế toán hàng tồn kho đó là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê định kỳ Theo chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phơng pháp Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán

1.3.5.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động (tăng, giảm) hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta hiện nay vì những tiện ích của nó Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dẫu vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật

Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định

đợc lợng và giá trị nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NLVL, CCDC nói riêng

a Tài khoản sử dụng

Để hạch toán kế toán NLVL, CCDC kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

* Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp theo giá thực tế

* Tài khoản 153 "Công cụ, dụng cụ": Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình tăng, giảm của các công cụ, dụng cụ trong kho của doanh nghiệp theo giá thực tế

Tài khoản này đợc mở chi tiết thành các tiểu khoản:

- TK 1531 "Côngcụ, dụng cụ"

- TK 1532 "Bao bì luân chuyển"

- TK 1533 "Đồ dùng cho thuê"

Nhu cầu mở, sử dụng tài khoản chi tiết là vô hạn và tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp Vì vậy, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính quy

định, các doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết nhng phải báo cáo

với cơ quan tài chính đồng cấp bằng văn bản và phải đợc sự chấp thuận của cơ quan tài chính đồng cấp

* Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi trên đờng": Tài khoản này dùng để phản

ánh trị giá vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho và hàng

đang đi đờng tháng trớc tháng này về nhập kho

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, TK 621, TK 627,

b Phơng pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Phơng pháp kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu đợc thể hiện thông qua sơ đồ 04

Sơ đồ 04: Sơ đồ kế toán tổng hợp NLVL, CCDC (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)

1.3.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán không theo dõi một cách thờng xuyên về tình hình biến động của các loại NLVL, CCDC trên tài khoản mà chỉ phản ánh giá trị NLVL, CCDC đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê định kỳ.Trị

Hà Mai Hơng Giá trị NLVL, - 44B QTKD

CCDC = Giá trị NLVL, CCDC tồn + Giá trị NLVL, CCDC - Giá trị NLVL, CCDC

Trị giá nhập kho NLVL, CCDC mua

ngoài,gồm có giá mua và chi phí

Chênh lệch giảm

TK 627, 641, 642, 241

Thẻ hạch toán chi

31

giá NLVL, CCDC xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác đợc xác định theo công thức:

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công việc ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị sử dụng những chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng cho các mục đích khác nhau

a Tài khoản sử dụng

Theo phơng pháp này, kế toán sử dụng các Tài khoản: 151, 152, 153, 611Tài khoản 611: "Mua hàng" (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên vật liệu)

Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NLVL, CCDC, theo giá thực tế (giá mua vàchi phí thu mua) Tài khoản này không có số d cuối kỳ

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán còn sử dụng TK 152, TK153, TK 151 để kết chuyển giá trị thực tế nguyên vật liệu đầu kỳ và cuối kỳ vào TK611 và cũng giống với phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán còn sử dụng một số Tài khoản khác có liên quan nh: TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, TK 141…

* Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n kÕ to¸n mét sè nghiÖp vô kinh tÕ chñ yÕu:

Để hạch toán tổng hợp NLVL, CCDC ngoài vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, doanh nghiệp phải tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Theo chế độ kế toán ban hành của Bộ Tài chính quy định rõ việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lu trữ

và bảo quản sổ kế toán Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của…doanh nghiệp Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có thể lựa chọn một trong các hình thức ghi sổ ké toán: hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ, hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán trên máy vi tính

Mỗi một hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lợng, kết cấu mẫu sổ, trình tự và phơn pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Hiện nay các doanh nghiệp không dùng hình thức Nhật ký - Sổ cái (vì với hình thức này công việc ghi chép của kế toán đơn giản nhng không thuận lợi, sổ nhật ký - Sổ cái quá cồng kềnh vì áp dụng nhiều tài khoản kế toán) mà chủ yếu dùng một trong bốn hình thức:

* Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

Hình thức này là sự kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu các báo cáo cuối tháng

Hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán tổng hơp gồm: Các Nhật ký- Chứng từ, Sổ cái các tài khoản, các bảng kê

* Hình thức Chứng từ ghi sổ

Với hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở chứng từ gốc

đều đợc phân loại theo các chứng từ có cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập Chứng từ ghi sổ trớc khi vào sổ kế toán tổng hợp

Hệ thống sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản

* Hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trng cơ bản hình thức này là: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào Sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau dó căn cứ vào số liệu đã ghi ở sổ Nhật

ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trờng hợp doanh nghiệp mở các sổ Nhật ký đặc biệt(Nhật ký thu tiền, Nhật

ký chi tiền, Nhật ký bán hàng) thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan

Định kỳ (3,5,7,10 ngày) hoặc cuối tháng tuỳ theo khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh,tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Trong khuôn khổ của khóa luận tốt nghiệp, tại đơn vị nơi em thực tập sử dụng hình thức Nhật ký chung Do vậy, em xin đợc trình bày quy trình ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến NLVL, CCDC theo hình thức Nhật ký chung (ở Xí nghiệp toa xe Vinh không mở nhật ký đặc biệt)

Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

1.3.6 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho

Phiếu nhập kho, xuất kho …

1.3.6.1 Khái niệm

Dự phòng giảm giá NLVL, CCDC là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoản giảm giá của giá trị thuần NLVL, CCDC có thể thực hiện đợc so với giá gốc của NLVL, CCDC tồn kho khi có những bằng chứng đáng tin cậy

1.3.6.2 Vai trò của khoản dự phòng giảm giá NLVL, CCDC đối với doanh nghiệp

Khoản dự phòng giảm giá đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, thể hiện trên các phơng diện sau:

a Phơng diện kinh tế: Nhờ các tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho,

bảng cân đối kế toán doanh nghiệp phản ánh đúng hơn giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính

b Phơng diện tài chính: Thực chất các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn

kho là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu

động

c Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi

phí làm giảm lợi nhuận kế toán và làm phát sinh khoản chênh lệch tạm thời đợc khấu trừ để tính giá trị tài sản thuế thu nhập hoãn lại (TK 243)

dự phòng cần lập cho từng thứ, từng loại vật t đợc xác định nh sau:

- Để lập dự phòng, doanh nghiệp phải lập Hội đồng để thẩm định mức giảm giá NLVL, CCDC tồn kho Hội đồng gồm: Giám đốc, kế toán trởng, trởng phòng vât t, trởng phòng kinh doanh.

b.Tài khoản sử dụng:

Kế toán dự phòng giảm giá NLVL, CCDC sử dụng TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Tài khoản này phản ánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho (trong đó có NLVL, CCDC) đợc trích lập hoặc đợc hoàn nhập Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159 nh sau:

Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ

Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã đợc lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ

Số d bên có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ

Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phản ánh trên TK159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng để điều chỉnh giá gốc hàng tồn kho của các TK hàng tồn kho (TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158)

c Phơng pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

* Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đầu tiên, ghi:

Nợ TK 632 - GVHB

Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho

* Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo:

+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giám giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế

Nợ TK 632 - GVHB

Có TK 159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giám giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc cha sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:

Nợ TK 159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

Có TK 632 "GVHB"

chơng 2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ tại Xí nghiệp toa xe vinh 2.1 Khái quát chung về Xí nghiệp toa xe Vinh

đã đề nghị Bộ Giao thông vận tải cho thành lập Xí nghiệp Toa xe Vinh

Bộ đã chấp thuận và ra Quyết định số 618 ngày 26/3/1983 thành lập Đoạn toa xe Vinh (tiền thân của Xí nghiệp toa xe Vinh bây giờ) thuộc Liên hiệp Đờng sắt Việt Nam

Quá trình phát triển của Xí nghiệp toa xe Vinh về cơ bản chia thành hai giai

đoạn:

* Giai đoạn 1: Từ năm 1983 đến năm 1989:

Đoạn Toa xe Vinh thuộc với chức năng, nhiệm vụ là phục vụ vận tải và sửa chữa nhỏ Doanh thu hàng năm thấp, từ 2 tỷ đến 3 tỷ đồng

Giai đoạn này ngành Đờng sắt bao gồm 5 Công ty vận tải: Công ty Vận tải I,

II, III, IV, V và Đoạn toa xe Vinh thuộc Công ty vận tải III

* Giai đoạn 2: Từ năm 1989 đến nay

Năm 1989, nghành Đờng sắt có sự thay đổi tổ chức, đó là hình thành Công ty theo ngành dọc Lúc bấy giờ Đoạn toa xe Vinh cũng chuyển thành Xí nghiệp toa

xe Vinh và trực thuộc Công ty Vận tải hàng hoá Đờng sắt là 1 trong 3 Công ty theo sự thay đổi mới của Ngành.

Xí nghiệp toa xe Vinh chỉ còn chức năng, nhiệm vụ là: Đại tu, nâng cấp các loại toa xe hàng, toa xe khách, sửa chữa nhỏ toa xe các loại

Bớc đầu Xí nghiệp toa xe Vinh phải làm việc trong điều kiện nguồn nhân lực, vật lực hầu nh cha có: mặt bằng sửa chữa; máy móc, thiết bị; cán bộ kỹ thuật

đều ở trong tình trạng vừa thiếu, vừa yếu, vừa lạc hậu,

Trong bối cảnh nh vậy nghị quyết Đại hội Đảng bộ lần thứ t năm 1989 ra

đời Thực hiện nghị quyết Đại hội Đảng bộ này và các nghị quyết Đại hội Đảng

bộ sau đó, Xí nghiệp toa xe Vinh đã có những bớc phát triển mới và mạnh mẽ:

- Xí nghiệp toa xe Vinh từ chỗ sống còn, từ chỗ niên tu toa xe với khối lợng

100 xe/năm, nhờ dựa vào liên doanh, liên kết, giúp đỡ của các đơn vị bạn thì đến nay, năm 2006 với 224 cán bộ công nhân viên, Xí nghiệp đã thực hiện đợc khối l-ợng kế hoạch sửa chữa nhỏ 1100 - 1200 xe/năm, tăng 12 lần so với ban đầu, doanh thu đạt đến gần 40 tỷ đồng

- Từ chỗ chỉ sửa chữa nhỏ toa xe hàng thì đến nay Xí nghiệp đã có đủ trang thiết bị và nguồn nhân lực đã và đang sửa chữa lớn xe khách các loại, kể cả đại tu, nâng cấp, hoán cải cho xe các đoàn tàu nhanh thống nhất, xe ngủ điều hoà, xe máy phát điện tập trung, xe hàng ăn

Nh vậy, qua hai giai đoạn phát triển thì giai đoạn đầu, hoạt động của xí nghiệp Toa xe Vinh còn nặng về bao cấp, hoàn thành nhiệm vụ; sang giai đoạn hai, xí nghiệp ngày càng trởng thành, từng bớc khẳng định mình và trở thành một

đơn vị mạnh Điều này đợc khẳng định qua các chỉ tiêu của các năm 2004, 2005

và 2006 trong biểu sau: