công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là một tư liệu lao động, là cơ sở và là bộ phận chủ yếu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm vì vậy nó là yếu tố không thể thiếu đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp. Để hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách có hiệu quả, doanh nghiệp không những chỉ đơn giản là có và sử dụng nguyên vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngưng trệ sản xuất, hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn, bởi vì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với nguyên vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Hiệu quả quản lý nguyên vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy nhất thiết phải xây dựng được chu trình quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học. Điều đó không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán nguyên vật liệu được chính xác mà còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, nguyên vật liệu được xác định là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đó việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp cho việc xác định giá thành sản phẩm được chính xác, giúp cho ban l•nh đạo có sự nhìn nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118, cũng đứng trước một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả nhất và làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất. Vì chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75% đến 80% giá trị xây dựng đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về nguyên vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất, đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Thời gian qua Công ty đ• có nhiều đổi mới trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đ• hết những mặt tồn tại, vướng mắc, do vậy đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác quản lý nguyên vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán và sự hướng dẫn của thầy giáo: Trần Mạnh Hùng em đ• lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 ”.

Lời nói đầu

Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải

có đầy đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động.Nguyên vật liệu là một t liệu lao động, là cơ sở và là bộ phận chủ yếu để tạo rahình thái vật chất của sản phẩm vì vậy nó là yếu tố không thể thiếu đối với cáchoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi Doanh nghiệp

Để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành một cách có hiệu quả,doanh nghiệp không những chỉ đơn giản là có và sử dụng nguyên vật liệu mà

điều quan trọng là phải sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếugây ngng trệ sản xuất, hay thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn, bởi vì chi phínguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Muốn vậyphải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với nguyên vật liệu từ khâucung cấp đến khâu sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất Hiệu quảquản lý nguyên vật liệu quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợngsản phẩm của doanh nghiệp Vì vậy nhất thiết phải xây dựng đợc chu trìnhquản lý nguyên vật liệu một cách khoa học Điều đó không chỉ có ý nghĩa vềmặt kế toán là giúp cho hạch toán nguyên vật liệu đợc chính xác mà còn làmột vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, nguyên vật liệu đợc xác định

là một bộ phận của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sảnphẩm, do đó việc quản lý và hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu tronggiá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng Nó giúp cho việc xác định giá

thành sản phẩm đợc chính xác, giúp cho ban lãnh đạo có sự nhìn nhận, đánhgiá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có biệnpháp phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyết

định sự phát triển của doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trongnền kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt Công Ty Cổ Phần Xây DựngCông Trình Giao Thông 118, cũng đứng trớc một vấn đề bức xúc là làm sao đểquản lý nguyên vật liệu có hiệu quả nhất và làm sao để chi phí nguyên vật liệuthấp nhất Vì chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75% đến 80%giá trị xây dựng đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất Vấn đềkhó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về nguyên vật liệu đểlàm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất, đồng thời tìm đợc phơng h-ớng để đa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độchung nhng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp Thời gian quaCông ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý nói chung và công tácquản lý nguyên vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những mặttồn tại, vớng mắc, do vậy đòi hỏi phải tìm ra phơng hớng hoàn thiện

Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lýnguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 thấy

đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề cha đợc hoàn thiệntrong công tác quản lý nguyên vật liệu, đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán

bộ phòng kế toán và sự hớng dẫn của thầy giáo: Trần Mạnh Hùng em đã lựachọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xây

dựng công trình giao thông 118 ”.

Nội dung của đề tài gồm ba phần:

Do trình độ và thời gian có hạn nên Báo cáo này không tránh khỏinhững thiếu sót Em mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Côgiáo, và các Cô, Chú Cán bộ, cùng các Anh, Chị trong phòng kế toán củaCông ty để em ngày càng hoàn thiện Báo cáo hơn nữa

Phần I Một số vấn đề lý luận về quản lý nguyên

vật liệu trong doanh nghiệp

I Những lý luận cơ bản về quản lý nguyên vật liệu.

1 Khái niệm, phân loại, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu

đối với sản xuất trong doanh nghiệp.

1.1 khái niệm về nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động là một trong ba yếu tố cơbản của sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới Trongdoanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lu

động và chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chiphí sản xuất để tạo ra sản phẩm

1.2 Phân loại nguyên vật liệu.

Do nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiềuthứ khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phảiphân loại nguyên vật liệu căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệutrong sản xuất, nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là

đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắt,thép trong nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong cácdoanh nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tụcchế biến nh sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng đợc coi là nguyên vậtliệu chính

+ Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ

trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vậtliệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản,phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của côngnhân viên chức nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn

+ Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí nh xăng dầu, than, củi,

hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phơng tiện,máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và

thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

+ Nguyên vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các nguyên

vật liệu và thiết bị (vật kết cấu, công cụ, khí cụ .) mà doanh nghiệp mua vàonhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản

+ Phế liệu: Là các loại nguyên vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất

hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, sắt, vải vụn)

+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các

thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc trng

* Ngoài cách phân loại trên nguyên vật liệu còn có thể đợc phân loại căn

cứ vào một số tiêu thức khác nh:

+ Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu trong nớc, nhập ngoài nớc

+ Căn cứ voà mục dích cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí vậtliệu trên các tài khoản ké toán vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thànhnguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, nguyên vật liệudùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng bán hàng quản lý doanhnghiệp

1.2.1 Phân loại công cụ, dụng cụ.

- Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của t liệu lao

động những t liệu sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn

đợc coi là công cụ, dụng cụ

- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua,bảo quản và tiêu thụ hàng hoá

- Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, giầy dép chuyên dùng để làmviệc

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhng vẫn tínhgiá trị hao mòn đẻ trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảoquản hay vận chuyển hàng hoá

- Các công cụ gá lắp, chuyên dùng cho sản xuất

- Các lán trại tạm thời, đòn giáo, công cụ trong ngành xây dựng cơ bản

Để phục vụ cho công tác kế toán toàn bộ công cụ, dụng cụ của doanhnghiệp đợc chia làm 3 loại:

+ Công cụ, dụng cụ

+ Bao bì luân chuyển

+ Đồ dùng cho thuê

1.3 Đặc điểm của nguyên vật liệu:

Xét về mặt hiện vật thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động nguyênvật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo rahình thái vật chất của sản phẩm

Xét về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinhdoanh, khi tham gia vào sản xuất nguyên vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộgiá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

1.4 Vai trò của nguyên vật liệu:

Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quantrọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là mộttrong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sảnphẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thờng Do vậy

kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc cung cấp nguyên vậtliệu không đầy đủ, kịp thời Mặt khác, chất lợng sản phẩm có đảm bảo đợchay không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng nguyên vật liệu Chi phí nguyên vậtliệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (nh trong giá thành sảnxuất công nghiệp cơ khí từ 50% đến 60%, trong giá thành sản xuất côngnghiệp chế biến chiếm tới 80%,trong giá thành sản xuất công nghiệp nhẹchiếm 70%) Do vậy cả số lợng và chất lợng sản phẩm đều bị quyết định bởi

số nguyên vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu nguyên vật liệu phải có chất lợng cao,

đúng quy cách, chủng loại, chi phí nguyên vật liệu đợc hạ thấp, giảm mức tiêuhao nguyên vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, sốlợng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng Chất lợng cao,giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt đợc lợi nhuận cao có thể cạnhtranh trong điều kiện kinh tế thị trờng Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phínguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành

2 Nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Quản lýnguyên vật liệu là công việc không thể thiếu đợc trong bất cứ doanh nghiệpsản xuất nào Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ

và phơng pháp quản lý cũng có những mặt khác nhau Muốn đạt đợc mức hạgiá thành, giảm chi phí sản xuất thì phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và

đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trờngnhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao

Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấpnguyên vật liệu không ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý nguyên vậtliệu phải quản lý ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu

sử dụng

+ ở khâu thu mua: Phải đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt,

giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chiphí thu mua nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa

+ ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp

với tính chất lý hóa của mỗi loại nguyên vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếpnhững loại nguyên vật liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi,tránh việc để lẫn lộn với nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau

Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho hàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất,

dễ kiểm tra, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn

+ ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối

đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không

bị ngừng trệ cũng không đây ứ đọng vốn

+ ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và

sử dụng Cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và

dự toán chi

Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của cácdoanh nghiệp, trong đó có kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọngtrong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu làviệc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển vàbảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Để thực hiện đợc vaitrò, nhiệm vụ của mình thì kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêucầu sau:

+ Kế toán nguyên vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ánh chínhxác, kịp thời và trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảoquản, tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Tính giá thực tế nguyênvật liệu đã mua và nhập kho

+ áp dụng đúng các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vậtliệu để theo dõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụngnguyên vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lýnguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hay mất phẩm chất nhằm hạn chếthiệt hại có thể xẩy ra

+ Phải tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệuthực tế đa vào sử dụng và tiêu hao, phân bổ cính xácgiá trị nguyên vật liệu sửdụng cho các đối tợng tính giá thành

+ Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu

3 Điều kiện tổ chức quản lý nguyên vật liệu.

Để tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung và hạch toánnguyên vật liệu nói riêng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo những điều kiệnnhất định

Trớc hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi để bảo quảnnguyên vật liệu kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân đo, đong

đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thíchhợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổsách hạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp nguyên vật liệu trong kho phải tuântheo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất và theodõi kiểm tra

Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lợng cần thiết, tối

đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sửdụng và mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quantrọng để tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu

Mặt khác, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm nguyênvật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp vàchi tiết theo đúng chế độ quy định Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm

kê đối chiếu nguyên vật liệu

Để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thì tuỳ thuộc vào điềukiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một ntrong các phơngpháp sau:

1.1 phơng pháp thống kê kinh nghiệm:

Là phơng pháp dựa vào hai căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêudùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những côngnhân tiên tiến, rồi dùng phơng pháp bình quânm gia quyền để xác định địnhmức

Ưu, nhợc điểm của phơng pháp này:

+ Ưu điểm: đơn giản dễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, phục

vụ kịp thời cho sản xuất

+ Nhợc điểm: tính chính xác và khoa học không cao

1.2 Phơng pháp thực nghiệm:

Là phơng pháp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp vớinhững điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi vác kết quảt đã tínhtoán hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định định mức cho kỳ kế hoạch + Ưu điểm : có tính chính xác và khoa học hơn phơng pháp thống kê

+ Nhợc điểm: cha phâm tích toàn diện các yếu tố ảnh hởng đến địnhmức và còn phụ thuộc vào phòng thí nghiệm có thể không phù hợp với đièukiện sản xuất Ngoài ra chi phí cả về mặt vật chất lẫn thời gian đều tơng đóicao

1.3 phơng pháp phân tích:

Thực chất của phơng pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế

kỹ thuật với việc phân tiách các nhân tố ảnh hởng đến lợng tiêu hao nguyênvật liệu Chính vì vậy nó phải dợc tiến hành qua 3 bớc sau:

B

ớc 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức, đặc biệt là các tàiliệu về thiết kế sản phẩm, đặc tính nguyên vật liệu chất lợng máy móc thiết bịtrình độ tay nghề công nhân … Và số liệu thống kê về tình hình thực hiện mứccủa kỳ báo cáo

+ Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao đa ra một mức tiêudùng hợp lý nhất Hơn nữa khi sử dụng phơng pháp này định mức tiêudùng luôn luôn nằm trong trạng thái đợc cải tiến

+ Nhợc điểm: Nó đòi hỏi một lợng thông tin tơng đối lớn, toàn diện vàchính xác điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệpphải đợc tổ chức tốt Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lợngthông tin nh vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ vànăng lực cao nhng dù nói thế nào thì đây vẫn là phơng pháp tiên tiến vàhiệu quả nhất

2 Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất trong doanh nghiệp

2.1 Xác định lợng nguyên vật liệu cần dùng

Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vợt mức

kế hoạch sản xuất là việc cung cấp nguyên vật liệu phải đợc tổ chức mmộtcách hợp lý đảm bảo đủ số lợng đồng bộ , đúng phẩm chất và đúng thời giam

2.1.1 xác địmh cung ứng nguyên vật liệu theo số lợng

Để phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu về số lợng cần tính tỷ

lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệutheo côngthức sau:

=

Số lợng NVL loại i cần mua theo kế hoạch trong kỳ đợc xác định bằngnhiều cách Song cách thông dụng nhất là tính lợng NVL cần dùng trong kỳtheo công thức:

Mi = q mi

Trong đó:

+ Mi: nhu cầu về số lợng loại NVL i trong kỳ

+ q: số lợng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ

+ mi: định mức hao phí NVL i cho một sản phẩm hoặc chi tiết

hoạch cung ứng về khối

l-ợng nguyên vật liệu loại i

( i = 1,n )

việc thu mua NVL không hoàn thành kế hoạch có thể do nhiều nguyênnhân:

- Doanh nghiệp giảm hợp đồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào

đó Bởi vậy giảm số lợng NVL cần cung ứng

- Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua trên cơ sở tiết kiệm đợc hao phíNVL đã đạt đợc

- Hoặc Doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, khó khăn về phơngtiện…

Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu:

2.1.2 Cung cấp NVL theo chủng loại:

Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứngNVL là phải phân tíc từng loại nguyên vật liệu chủ yếu Khi phân tích tìnhhình cung cấp từng loại vật liệu chủ yếu cần phân biệt vật liệu có thể thaythế

đợc và vật liệu không thay thế đợc

+ Vật liệu có thể thay thế đợclà loại vật liệu co giá trị sử dụng tơng

đ-ơng, khi sử dụng khong làm thay đổi lớn đến chất lợng sản phẩm Khi phântích loại vạt liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số liợng, chất lợng cần chú ý đếnchỉtiêu chi phí ( giá cả các loại vật liệu thay thế)

+ Vật liệu không thay thế đợclà loại vật liệu mà trong thực tế không cóvật liệu khác thay thế hoạc nếu thay thế sẽ làm thjay đổi tính năng, tác dụngcua sản phẩm

Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại:

Đơn vị tính: Tấn

tt Tên vật liệu Số lợng cung Số thực nhập Hoàn thành

4.0009.0007.6008.900

1.800250580

4.0008.5007.6008.900

1.800250500

2.1.3 Phân tích cung ứng vật t về mặt đồng bộ

Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau theomột tỉ lệ nhất định Mặt khác, các vật liệu này không thể thay thế bằng cácloại vật liệu khác đợc Chính vì vậy, việc cung ứng vật t phải đảm bảo tính chất

đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đựochoàn thành và hoàn thành vợt mcs chỉ tiêu đã đặt ra

bảng phân tích cung ứng vật t về mặt đồng bộ:

Tên vật liệu Số cần

nhập

Số thực nhập

Tỷ lệ % hòan thành cung ứng

Số sử dụng đợc

Số lợng %

4.000 9.000 7.600 8.900

95.29 105.88 100 91.8

4.000 9.000 7.600 8.500

100 100 100 100

2.1.4 Phân tích cung ứng vật liệu về chất lợng

Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu

đảm bảo đầy đủ vè chất lợng là một yêu cầu cần thiết Bởi vậy, nguyên vật liệutốt hay xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm , đến năng xuất lao

đọng và ảnh hởng đến giá thành sản phẩm Do đó, khgi nhập nguyên vật liệuphải đói chiếu với các tiêu chuẩn quyb định, đối chiếu các hợp đòng đã kí để

đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn , chất lợng hay cha

Để pân tích chất lợng NVL, có thể dùng chỉ tiêu chỉ số chất lợng hay hệ

số loại:

+ Chỉ số chất lợng NVL (Icl) là tỉ số giữa giá bán buôn bình quân củaNVL thực tế với gá bán buôn bình quân của NVL thcj tée với giá bán buônbình quân cung ứng theo kế hoạch

ΣMik Sik

Σ Mil Sik

= :

Trong đó:

+ M il, M ik : Khối lợng NVL từng loại theo cấp bậc chất lợng loại i kỳ

thực tế và kỳ kế hoạch ( tính theo đơn vị hiện vật )

+ S ik: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lợng loại i kỳ kế hoạch

+ I chất lợng : càng lớn hơn 1, chứng tỏ chất lợng NVL nhập kho càng cao + Hệ số loại là tỉ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lợng với tổnggiá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lợng cao nhất

Bảng phân tích tình hình cung ứng vật t theo chất lợng:

Thép tròn

xoắn

Giá muabình quân 1tấn (1000đ)

Số cân cung ứng Số thực nhập

Số lợng(tấn)

Thanh tiền(1000đ)

Số lợng(tấn)

Thành tiền(1000đ)

φ8

φ10

φ12

ΣMil ΣMikIchất lợng

2.1.5 Phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng NVL

Cung ứng NVL kịp thời là cung ứng dùng thời gian đặt racủa doanhnghiệp Thông thờng, thời gian cung ứng NVL xuất phát từ nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh, tình hình dự trữ cần cung cấp trong kỳ

Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất, kinh doanh củadoanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là pahỉ cung ứng những loại NVLcần thiéet một cách kịp thời trong cả một thời gian dài( tháng, quý, năm)

Trong nhiều trờng hợp, nếu xét về mặt khối lợng cung ứng một loịa vật

t nào đó trong một kỳ kinh doanh thì doanh nghiẹep vẫn đảm bảo, nhng doviệc cung ứng không kịp thời đã dẫn đến sản xuất, kinh doanh của doanhnghiệp bị ngừng trệ vì chờ đợi vật t

Bảng phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật liệu:

Số lợng Số ngày1.tồn đầu tháng

nhập lần 1

1/910/9

2.2 Xác định lợng nguyên vật liệu cần dự trữ :

NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính , nguyên vật liệu phụ,nhiên liệu, công cụ nhỏ hiện có ở trong doanh nghiệp,đang chờ đợi để đa vàotiêu dùng cho sản xuất sản phẩm Dự trữ NVL cho sản xuất là một yếu tố tátyếu khách quan Do đó phan cồng lao động xã hội và phát triển chuyên mônhoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành loại vật t củadoanh nghiệp khác ( Nếu sản phảm đó tiêu dùng cho sản xuất ) Mặt khác sảnphẩm đợc sản xuất ở nơi này nahng lại đợc tiêu thụ ở nơi khác thời gian sảnxuất sản phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sản phẩm ấy.Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng đợc đợcthực hiện bằng các phơng tiện vận tải với các trọng tải khác nhau Trongnhững điều kiện nh vạy sự liên tục của quá trình snản xuất ở doanh nghiệp chỉ

có thểt đợc bảo đảm bằng cách dự trữ các loại vật t

Đại lợng dự trữ vật t cho sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố khácnhau Các nhân tố chủ yếu ảnh hởng đại lợng dự trữ vật t cho sản xuất củadoanh nghiệp là:

+ lơng vật t tiêu dùng bình quân trong một ngày số lợng này phụthuộch vào quy mô snả xuất mức chuyên môn hoá của doanh nghiệph và phụthuộc vào mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm

+ tình hình của doanh nghiệp có bán và thu đợc tiền bán hàng haykhông ?

+ trọng tải và tốc độ của các phơng tiện vận chuyển

+ thuộc tính tự nhiên của loại vật t

Khi phân tích tình hình dự trữ vật t , cần phân biệt rõ các loại dự trữ.Mỗi loại dụ trữ có nội dung và ya nghĩa khác nhau Do đó yêu cầu phân tíchcũng khác nhau

Các dự báo về biến động trong tơng lai:

Lơng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể đợc xác định theo công thức đơn giảnsau:

DTBH = tsl x ĐMTHTrong đó:

+ DTBH : Lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng xuyên

+ tsl : thời gian cung ứng sai lệch so vói sự kiến

+ ĐMTH : Định mức trong một ngày

Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến đợc xác định bằng phơngpháp thống kê kinh nghiệm và xác xuất xảy ra trong thực tiễn

Cũng có thể xác định lợng dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê

đã có với lý thuyết phân ỏ xác xuất của lợng dự trữ bảo hiểm là một đại lợngngãu nhiên.Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động liên

tục, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứngkhông bình thờng

2.2.3 Lợng dự trữ tối thiểu cần thiết

Để hoạt động đợc tiênd hành bình thờng trong mọi điều kiện doanhnghiệp phải tính toán, lợng NVL dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lợng

dự trữ thờng xuyên và dự trữ bảo hiểm

DTTTCT = DTTX + DTBHTrong đó:

- DTTTCT : lợng dự trữ tối thiểu cần thiết

ngoài ra, ở doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lợng dựtrữ theo mùa Các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo mùa vụ sẽ phải xác

định lợng hàng dự trữ theo mùa phụ thuộc vào mức sản xuất một ngày, thờigian lu kho đợc tính từ khi bắt đầu sản xuất theo mùa vụ phụ thuộc vào cầu vềsản phẩm theo mùa vụ của từng vụ cụ thể

2.2.4 Dự trữ theo thời vụ:

Dự trữ theo thời vụ để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành đợcliên tục, đối với các thời gian ( giáp hạt )về nguyên vật liệu Các doanh nghiệpsản xuất các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ nh: thuốc lá, mía đờng , chè

đến vụ thu hoạch nguyên vật liệu cần xác định, tính toán khối lợng vật t thumua để dự trữ đảm bảo cho kế hoạch trình sản xuất cả năm khối lợng nguyênvật liệu này trớc khi đa vào nhập kho cần phân loại sàng lọc, ngâm tẩy, sấykhô, thái cắt và những công việc sấy kho khác Có nh vậy mới đảm bảo chất l-ợng vật t dự trữ, trớc khi đa vào sản xuất sản phẩn

Đại lợng dự trữ vật t tính theo 3 chỉ tiêu:

+ Dự trữ tuyệt đối: Là khối lợng nguyên vật liệu chủ yếu biểu hiện

Đại lợng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xâydựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng

+ Dự trữ tơng đối: Đợc tính bằng số ngày dự trữ

+ Dự trữ biểu hiện bằng tiền: là khối lợng vật t dự trữ biểu hiện bằng

giá trị, bằng tích số giữa đại lợng vật t dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua cácloại vật t

2.3 Phân tích Tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu:

Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là phải đảm bảo

đều đặn,đúng thời hạn, đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch Đểphân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu, có thể tính ra hệ số

đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vậtliệu

Khi tính hệ số đều đặn cần tuân theo quy tắc là không lấy số vợt quá kế hoạchcung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳkia Nh vậy, hệ

số đều đặn cung ứng loại vật t nào đó cao nhất là 1 ( trong tất cả các kỳ đều

Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản

xuất đơn vị sản phẩm( Tấn/công trình )Kế

hoạch

Thựchiện

Mức tiêu dùng

đơn giá

nguyên vậtliệu

mức tiêu dùngNVL cho đơn

vị sản phẩm

Chi phí NVLcho sản xuấtsản phẩm

2.3 Xác định lợng nguyên vật liệu cần mua:

Để xác định lợng nguyên vật liệu cần mua thì đòi hỏi doanh nghiệpphải tính toán chính xác ở các khâu: thiết kế, khâu thu mua, khâu bảo quản,khâu sử dụng, và khâu dự trữ

+ khâu thu mua: Phải đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá

cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phíthu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa

+ ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp

với tính chất lý hóa của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp nhữngloại vật liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫnlộn với nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau

+ ở khâu sử dụng: Sử dụng phải tiết kiệm ( song vẫn phải đảm bảo

chất lợng sản phẩm ) Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử

dụng Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toánchi

Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho hàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất,

dễ kiểm tra, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn

+ ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối

đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng tránhtình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây ứ đọng vốn

do tồn quá nhiều nguyên liệu

3 Chức năng và nhiệm vụ.

3 Chức năng và nhiệm vụ

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng đẻ điềuhành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nhà lãnh đạo phải thờng xuyên nắm bắt

đợc các thông tin về thị trờng, giá cả, sự biến động của các yếu tố đầu vào và

đầu ra một cách đẩy đủ và chính xác kịp thời Nhng số liệu của kế toán sẽ giúpcho lãnh đạo có thể đa ra các quyết định đúng đắn trong chỉ đạo sản xuất kinhdoanh Hơn nữa hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nóiriêng trong doanh nghiệp nếu thực hiện chính xác, đầy đủ khoa học sẽ giúpcho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm đợc chính xác từ đầu, ngợc lại

sẽ ảnh hởng đến giá trị của sản phẩm sản xuất ra Hạch toán vật liệu thể hiệnvai trò và tác dụng to lớn của mình thông qua các chức năng và nhiệm vụ cơbản sau:

+ Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với cácnguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và doanh nghiệp nhằmmục đích phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vậtliệu, bảo quản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành của sản phẩm

+ Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kếtoán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tập hợp số liệu về

tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu nhằm cung cáp cho việctập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm

+ Giám sát, kiểm tra chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu

ngăn ngừa và biện pháp sử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất tínhtoán chính xác giá trị vật liệu đa vào sử dụng

4 tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu

a Tổ chức thu mua:

Nhu cầu tiêu dùng xã hội ngày càng phát triển không ngừng để đáp ứng

đầy đủ đó buộc quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệpphải đợc diễn ra một cách thờng xuyên, xu hớng ngày càng tăng về quy mô,nâng cao chất lợng sản phẩm Chính vì vậy các doanh nghiệp cần phải tiếnhành cung ứng thờng xuyên nguồn nguyên liệu đầu vào, đáp ứng kịp thời yêucầu của sản xuất Muốn vậy trong khâu thu mua cần phải quản lý tốt về mặtkhối lợng, quy cách chủng loại nguyên nguyên vật liệu sao cho phù hợp vớiyêu cầu sản xuất, cần phải tìm đợc nguồn thu nguyên vật liệu với giá mua hợp

lý với giá trên thị trờng, chi phí thu mua thấp Điều này góp phần vào việcgiảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành của sản phẩm

- Mọi vật t hàng hoá tiếp nhận đều phải đủ giấy tờ hợp lệ

- Mọi vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiển nhận và kiểm nghiệm

- Phải có biên bản xác nhận lếu có hiện tợng thiếu thừa, h hỏng hoặc saiqui cách

+ Khi tiếp nhận, thủ kho phải ghi số thực nhận cùng với ngời giao hàng

ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thu kho Sau đó chuyển phiếu nhậpkho cho bộ phận kế toàn ký nhận và vào sổ chứng từ

5 Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu

Việc bảo quản nguyên vật liệu tại kho, bãi cần đợc thực hiện theo đúngchế độ quy định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý, hoácủa mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát,lãng phí, h hỏng làm giảm chất lợng của nguyên vật liệu

+ Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳsản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thờng xuyên nên việc dựtrữ nguyên vật liệu nh thế nào để đáp ứng nhu cầu của sản xuất kinh doanhhiện tại là yếu tố hết sức quan trọng Mục đích của việc dự trữ là đảm bảo chonhu cầu của sản xuất kinh doanh không quá nhiều làm cho ứ đọng về vốn nh-

ng cũng không ít làm gián đoạn quá trình sản xuất Hơn nữa doanh nghiệpphải xây dựng định mức dự trữ cần thiết mức tối đa và mức tối thiểu cho sảnxuất xây dựng định mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng cũng nh định mức haohụt hợp lý trong việc vận chuyển và bảo quản

+ Quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng cầnthiết của công tác quản lý nói chung cũng nh công tác quản lý sản xuất nóiriêng luôn đợc các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm đến Muốn quản lý vậtliệu chặt chẽ và có hiệu quả chúng ta cần phải cải tiến và tăng cờng công tácquản lý cho phù hợp với thực tế sản xuất của doanh nghiệp