Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Trình bày quá trình ứng dụng công nghệ thông tin như ứng dụng phần mềm: CDSISIS, Libol vào quá trình xử lý tài liệu và tổ chức quản lý các hoạt động tại Thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2. Ngoài phần mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn có nội dung được chia ra làm 3 chương như sau: Chương 1: Thư viện trường đại học sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng công nghệ thông tin; Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại trường đại học Sư phạm Hà Nội 2; Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ,THỂ THAO VÀ DU LỊCH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

TẠ THỊ MỸ HẠNH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

HÀ NỘI 2

Chuyên ngành: Khoa học Thư viện

Mã số: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS TS ĐOÀN PHAN TÂN

HÀ NỘI - 2011

MỤC LỤC

Chương 1 THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

VỚI VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 9

1.2 Đặc điểm hoạt động của thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 11

1.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 32

2.2.4 Lập các sổ đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt 45

2.3.2 Các tính năng cập nhật, sửa chữa biểu ghi 57

2.3.4 Xuất nhập dữ liệu 63

2.4 Sử dụng libol trong quản lý bạn đọc 63

2.9 Nhận xét về công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện 83

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ

3.2 Nâng cao trình độ công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ 100

LỜI NÓI ĐẦU

1- Tính cấp thiết của đề tài

Công nghệ thông tin đang được sử dụng ngày càng nhiều trong các cơ quan thông tin – thư viện Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại nhiều sự thay đổi trong các cơ quan này, góp phần hiện đại hoá các thư viện Điều đó đã trợ giúp đắc lực cho các cán bộ thư viện trong việc tổ chức hoạt động thư viện cũng như đã mang lại sự thuận lợi đối với người sử dụng Vì thế nhiều cơ quan thông tin – thư viện đang từng bước thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình Trong đó, hệ thống thư viện trường đại học là nơi công nghệ thông tin sớm được quan tâm và đưa vào

sử dụng

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những trung tâm đào tạo đội ngũ giáo viên cho cả nước, đặc biệt là khu vực Trung du miền núi phía Bắc, là một bộ phận quan trọng trong hệ thống giáo dục của cả nước Muốn đối mới, phát triển nền giáo dục quốc dân, trước hết phải nâng cao chất lượng giáo dục ở chính các trường sư phạm Trong xu thế đó, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến hành đổi mới quy mô và chất lượng giáo dục Đại hội Đảng bộ Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 khoá VIII đã xác định: “Nhiệm

vụ đặt ra là phải xử lý đúng hướng mối quan hệ giữa cung và cầu, Nhà trường

và xã hội Nhà trường cần thiết phải đối mới chương trình, phương pháp giảng dạy và học tập, đào tạo đã ngành, đa cấp học đáp ứng nhu cầu xã hội, tăng cường quản lý Nhà nước về công tác giáo dục đào tạo, tạo dựng cán bộ

có học vị khoa học cao, giảng viên tốt và đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, phát triển toàn diện Nhà trường”

Trên cơ sở đó, những năm gần đây Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 luôn luôn có những chính sách đổi mới trong công tác đào tạo, thực hiện đào

tạo đa ngành, đa hình thức Theo kế hoạch phát triển dài hạn của Nhà Trường, bắt đầu từ năm học 2010 – 2011, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 sẽ tiến hành bước chuyển từ đào tạo theo niên chế học phần sang hình thức đào tạo theo học chế tín chỉ - một sự đối mới cơ bản trong sự nghiệp phát triển của nhà Trường Từ đó đặt ra một yêu cầu cấp thiết đó là, cần phải tiến hành đổi mới toàn bộ các bộ phận phục vụ cho công tác đào tạo của nhà Trường, trong

đó phải kể đến công tác thư viện Thư viện muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong tình hình mới, một trong những mục tiêu đề ra là phải khai thác có hiệu quả những thành tựu của công nghệ thông tin vào trong hoạt động của thư viện

Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại trường đại học Sư phạm Hà Nội

2 được thực hiện từ năm 1999, với việc sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIST

để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, quản lý và khai thác các vốn tài liệu của mình Tuy nhiên, do phần mềm tư liệu CDS/ISIST bộc lộ nhiều hạn chế, cho nên năm 2006, phần mềm Libol 5.5 đã đưa vào thay thế trong hoạt động của Thư viện Bên cạnh đó, Thư viện được trang bị thêm những công nghệ khác như: cổng từ, mã vạch Chính việc áp dụng công nghệ mới này đã tạo nên bộ mặt mới cho Thư viện, nhiều hoạt động được tin học hoá, phù hợp với

xu thế hiện nay Tuy nhiên, công nghệ thông tin được ứng dụng ở thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 vẫn còn có những mặt hạn chế, chưa thực

sự phát huy được hiệu quả

Với mong muốn làm sao để phát huy hiệu quả hơn nữa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của thư viện, nhằm đáp ứng tối đa được những yêu cầu của người dùng tin cũng như để thư viện bắt kịp với xu thế của thời đại, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài cho luận văn thạc sỹ khoa học thư viện của mình

2- Tình hình nghiên cứu của đề tài

Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện là vấn đề được nhiều nhà khoa học quan tâm Nhiều hội nghị về tự động hoá, về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các thư viện, cả thư viện chuyên ngành, đa ngành lẫn các thư viện công cộng được tổ chức Tại đây các thư viện đã đưa

ra những khả năng, điều kiện, xu hướng và kinh nghiệm tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện mình cũng như các xu hướng phát triển ở trong nước và thế giới

Bên cạnh đó cũng đã có một số luận văn nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ tại các đơn vị cụ thể, như:

- Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện - Viện Kinh tế Việt Nam: luận văn thạc sỹ khoa học thư viện/ Dương Hồ Điệp - H., 2007

- Ứng dụng công nghệ tại trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông vận tải: luận văn thạc sỹ khoa học thư viện/ Đỗ Tiến Vượng - H.,

2006

Các luận văn trên đây đã đề cập đến hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các thư viện như cụ thể, đồng thời đưa ra những giải pháp để phát huy khả năng áp dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị trên Ngoài ra còn có một số các luận văn khác đang nghiên cứu về công nghệ

mã vạch tại các thư viện, một số các bài viết về công nghệ thông tin được đăng trên các tạp chí khác nhau

Về thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 cũng có một số đề tài luận văn nghiên cứu, tập trung vào các vấn đề: phát triển nguồn lực thông tin,

tổ chức quản lý, người dùng tin,

Như vậy, có thể thấy là có nhiều đề tài nghiên cứu về công nghệ thông tin, cũng như các khía cạnh của công nghệ thông tin Tuy nhiên, chưa có đề

tài nào nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 Vì vậy đây là một đề tài mới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2, chủ yếu là sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol, công nghệ mã vạch và cổng từ

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu trong phạm vi thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 từ năm 2006 đến nay Đó là thời điểm triển khai áp dung Libol tại Thư viện Các số liệu dẫn chứng trong luận văn được đưa ra ở thời điểm khảo sát, tức tháng 6 năm 2011

4 Mục đích và nhiệm vụ của đề tài

4.1 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng để đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

4.2 Nhiệm vụ của đề tài

- Tìm hiểu về quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, các yếu tố đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Nghiên cứu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận:

Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng, trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo, đường lối chính sách của Đảng và nhà nước về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo và công tác thư viện

Luận văn góp phần hoàn thiện về việc ứng dụng công nghệ trong các

cơ quan thông tin- thư viện, góp phần vào việc tự động hoá công tác thư viện

6.2 Đóng góp về mặt thực tiễn

Trên cơ sở phân tích thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2, từ đó tìm ra nguyên nhân và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện Trường

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 VỚI VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1 KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 Trường Đại học Sư phạm 2 được thành lập theo Quyết định số 128/CP ngày 14/8/1967 của Hội đồng Chính phủ cùng với 2 trường đại học khác là trường Đại học Sư phạm 1 và trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội Ban đầu, Trường có nhiệm vụ đào tạo giáo viên khoa học tự nhiên cho các nhà trường phổ thông và được đặt tại Cầu Giấy- Từ Liêm- Hà Nội Đến ngày 11/10/1975,

Bộ Giáo dục ra Quyết định số 872/QĐ về việc cải tổ, xây dựng trường Đại học Sư phạm 1 và trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường đều hoàn chỉnh có các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 về khoa học tự nhiên và khoa học

xã hội Đồng thời, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được chuyển lên thị trấn Xuân Hòa, huyện Sóc Sơn, Hà Nội (nay là phường Xuân Hòa, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc)

Hiện nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã phát triển mở rộng về nhiệm vụ và quy mô đào tạo, trở thành trường đại học đào tạo đa ngành học,

đa cấp học Từ 6 khoa ban đầu về khoa học tự nhiên gồm: Khoa Toán, Khoa Vật lý, Khoa Hóa, Khoa Sinh- Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật công nghiệp và khoa cấp 2, đến nay trường đã có 11 khoa và 1 bộ môn trực thuộc,

10 phòng ban, 9 đơn vị trực thuộc Trong đó có:

- 12 ngành cử nhân sư phạm gồm: Toán, Vật lý, Hoá, Sinh, Kỹ thuật, Ngữ Văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục công dân - Giáo dục Quốc phòng, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nông nghiệp (ghép sư phạm công nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục quốc phòng

- 11 ngành cử nhân khoa học gồm có Công nghệ thông tin, Toán học, Vật lí, Hoá học, Sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Khoa học thư viện, Tiếng Trung Quốc

- 9 chuyên ngành thạc sỹ bao gồm: Toán Giải tích, Vật lí chất rắn, Lí luận và Phương pháp dạy học Vật lí, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc Tiểu học, Lí luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán, Khoa học máy tính

- 1 chuyên ngành nghiên cứu sinh: Toán học giải tích

Nhà trường đang tập trung đào tạo sinh viên và học viên ở trình độ cử nhân khoa học các ngành sư phạm và cử nhân khoa học các ngành khoa học

cơ bản, kĩ thuật, công nghệ; thạc sỹ các chuyên ngành khoa học cơ bản và quản lý giáo dục; tiến sỹ

Hiện nay, đội ngũ cán bộ, giảng viên của trường là 532 người, trong đó

có 187 giảng viên, 160 thạc sỹ, 43 tiến sỹ, 123 giảng viên chính, 43 tiến sỹ giảng viên, 1 giảng viên cao cấp, 7 phó giáo sư, 6 nhà giáo ưu tú Trường đang đào tạo 8000 sinh viên chính qui Bên cạnh đó còn có các hình thức đào tạo cử tuyển, địa chỉ, chuyên tu, tại chức

Mục tiêu của nhà trường là trở thành cơ sở đào tạo giáo viên cho các trường phổ thông đáp ứng yêu cầu phát triển giáo dục trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập quốc tế, đồng thời đào tạo, bồi dưỡng giảng viên cho các trường đại học, cao đẳng; là cơ sở đào tạo cử nhân đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ cho việc phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội; là trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và khoa học ứng dụng, là cầu nối chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn giáo dục, văn hoá và kinh tế; sinh viên được tiếp thu tri thức khoa học tiến tiến, được rèn luyện trong môi trường sư phạm và được chuẩn bị kĩ năng nghề nghiệp đạt chuẩn quốc gia và khu vực, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển của xã hội

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 phấn đấu đến năm 2020 trở thành trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ năng động của cả nước

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập ngay khi trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập với mục đích là nơi làm việc, nơi cung cấp tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong toàn trường Trải qua hơn 40 năm hoạt động, Thư viện không ngừng phát triển cùng sự đi lên của nhà trường Trong điều kiện hiện nay, Thư viện đã và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc, theo hướng hiện đại hóa, nhằm kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới của hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập

1.2.1 Đội ngũ cán bộ và cơ cầu tổ chức

Đến nay, số cán bộ của Thư viện là 20 người (thời kỳ đầu mới thành lập, con số này là chưa tới 10 người), phần lớn là các cán bộ có trình độ chuyên môn và được đào tạo có hệ thống, đúng chuyên ngành thông tin - thư viện, một số được đào tạo về công nghệ thông tin, ngoại ngữ Để đáp ứng tốt hơn những yêu cầu mới của hoạt động thông tin - thư viện, đội ngũ cán bộ này luôn được tạo nhiều điều kiện thuận lợi đề tham gia học tập, nâng cao tay nghề, phát triển kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp Hiện nay có 01 thạc sỹ, có

01 cán bộ đang theo học sau đại học và nhiều cán bộ được cử theo học các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ, tham gia các hội thảo chuyên môn… Ngoài Ban Chủ nhiệm thư viện (1 Chủ nhiệm, 1 Phó Chủ nhiệm), các cán bộ được phân bổ về các tổ chuyên môn sau: Tổ nghiệp vụ – bổ sung, Tổ phục vụ đọc,

Tổ phục vụ mượn Nhân sự của các tổ này hiện đang đảm nhận công việc tại các phòng chức năng sau đây:

- Phòng Nghiệp vụ – Bổ sung

- Phòng Đọc tổng hợp (hơn 300 chỗ ngồi dành cho người dùng tin)

- Phòng Tra cứu (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng Báo, tạp chí (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng Mượn tài liệu tham khảo

- Phòng Mượn giáo trình

Trụ sở chính của thư viện được bố trí trong tầng 1 và tầng 3 của tòa nhà 8 tầng được đưa vào sử dụng từ năm 2003 Riêng phòng mượn giáo trình

và phòng mượn tài liệu tham khảo vẫn được bố trí ở trụ sở cũ tại khu nhà 10

1.2.2 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác trong một hệ thống thông tin Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố

và tài liệu không công bố, Ngoài ra, nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin Nguồn lực thông tin của Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 bao gồm nhiều loại hình khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống và tài liệu điện

tử như sau:

Tài liệu truyền thống

Tài liệu truyền thống bao gồm các loai sách chuyên khảo, giáo trình, báo, tạp chí, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Số lượng

cụ thể như sau: (số liệu tính đến tháng 6 năm 2011)

Bảng phân bố số lượng tài liệu theo hình thức tài liệu

tên tài liệu

Số bản tài liệu

Do lịch sử để lại, nguồn tài liệu của Thư viện trường đại học Sư phạm

Hà Nội 2 vẫn chưa được chuyển hoàn toàn vào quản lý bằng phương tiện hiện đại Một bộ phận lớn các tài liệu thuộc kho giáo trình được quản lý bằng phương pháp thủ công, một số chưa được xử lý để đưa vào phục vụ Việc thống kê truyền thống cũng bị gián đoạn do quá trình chuyển giao từ cơ sở cũ lên cơ sở mới Do đó luận văn không có điều kiện để khảo sát nội dung nguồn lực thông tin của toàn bộ nguồn tài liệu ở các kho mà chỉ lấy mẫu 13231 tên tài liệu tương ứng với các tài liệu đã được xử lý, đưa vào quản lý bằng phần mềm Libol

Bảng phân bố tài liệu theo nội dung

Hình 1 – Thành phần nội dung vốn tài liệu

Trên đây cho ta thấy, nguồn lực thông tin của Thư viện có nội dung bao quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cơ bản, các khoa học chính trị xã hội, nội dung mang tính tổng hợp

Tài liệu hiện đại

Tài liệu hiện đại bao gồm tài liệu điện tử và các tài liệu đa phương tiện Tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2, tài liệu hiện đại gồm có các dạng tài liệu cụ thể sau:

- Các cơ sở dữ liệu thư viện xây dựng do hệ quản trị cơ sở dữ liệu Libol quản lý

- Các file toàn văn của các luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp do các học viên, sinh viên nộp lưu chiểu cho Thư viện từ năm 2007 kèm theo bản

in, gồm 4127 bản, chủ yếu là khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Thư viện đã đưa các tài liệu này vào cơ sở dữ liệu thư mục với tài liệu dạng bản in Đối với dạng điện tử thư viện vẫn chưa tổ chức thành cơ sở dữ liệu toàn văn

- Đĩa CD-ROM, CD, băng cassette gồm 286 tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên những tài liệu này chưa được quản lý khai thác hiệu quả do vẫn ở trong tình trạng đơn lẻ, chưa được quản lý thống nhất và không có phòng đa phương tiện để khai thác những tài liệu này

Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin

Thông tin tồn tại trong khắp mọi nơi, thông tin chỉ trở thành nguồn lực khi nó có giá trị cho hoạt động của con người, thông tin phải có tính truy cập, tính chia sẻ, có cấu trúc và như vậy thông tin phải được thu thập, tổ chức, xử

lý làm sao để cho người sử dụng có thể tìm kiếm khai thác và sử dụng nó khi cần

Để phát huy nguồn lực thông tin hiện có, Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đang từng bước tiến hành xử lý toàn bộ nguồn thông tin hiện

có theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ tiên tiến nhất và tin hoá hoá việc quản lý nguồn lực thông tin đó

Hiện nay Thư viện đã đưa các tiểu chuẩn quốc tế tiên tiến về xử lý thông tin, áp dụng cho nguồn lực thông tin của Thư viện mình Áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về công tác biên mục (AACR2, DDC, MARC 21), Ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 vào xử lý và tổ chức khai thác nguồn lực thông tin Xây dựng các cơ sở dữ liệu quản lý các loại hình tài liệu cơ bản bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách – 9596 biểu ghi; cơ sở dữ liệu luận

án, luận văn – 2454 biểu ghi; cơ sở dữ liệu bài trích tạp chí – 971 biểu ghi Quản lý nguồn lực thông tin thông qua hệ thống máy tính kết nối mạng LAN

và mạng Internet

Đối với nguồn tài liệu đa phương tiện và tài liệu số hoá như các luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp, các đĩa CD-ROM, băng cassette, Thư viện đang lên kế hoạch trong năm học 2011 – 2012 sẽ tiến hành tổ chức phòng đọc đa phương tiện, nghiên cứu triển khai sử dụng phần mềm Dspace

để quản lý nguồn tài liệu số hiện có

Dự kiến cuối năm 2012, Thư viện sẽ hoàn thành xử lý hồi cố toàn bộ các kho tài liệu Tin học hoá hoàn toàn việc quản lý nguồn lực thông tin Như vậy nguồn lực thông tin của Thư viện được đảm bảo về tính giá trị, tính chia

sẽ, tính truy cập Giúp cho cán bộ, giảng viên và sinh viên Nhà trường khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin của Thư viện một cách hiệu quả

1.2.3 Người dùng tin và nhu cầu tin

Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và

sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình

Người dùng tin của Thư viện trưởng Đại học Sư phạm Hà Nội 2 thuộc nhiều đối tượng khác nhau với các nhu cầu tin đa dạng và có thể chia thành các nhóm cơ bản sau:

- Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên

- Nhóm người dùng tin là sinh viên

- Nhóm người dùng tin là học viên cao học

Để tiến hành nghiên cứu về người dùng tin và nhu cầu tin, luận văn chủ yếu sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát, thống kê yêu cầu tin và phân tích các dữ liệu quản lý trên phần mềm Libol

Cán bộ, giảng viên

Theo số liệu thống kê từ phần mềm Libol, số lượng người dùng tin thuộc đối tượng này chiếm một tỷ lệ nhỏ so với tổng số người dùng tin của Thư viện với 36 thẻ được cấp trên tổng số 7728 thẻ Tuy nhiên số cán bộ thực

sử dụng tài liệu của Thư viện cao hơn con số này bởi những quy định về đăng

ký và sử dụng tài liệu của Thư viện đối với nhóm người dùng này vẫn chưa được chặt chẽ Phần lớn các cán bộ giảng viện đến mượn và đọc tài liệu của Thư viện đều không dùng thẻ Tuy nhiên có sổ theo dõi để quản lý việc mượn trả của đối tượng này

Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:

- Họ là những người có trình độ chuyên môn cao, phần lớn là những người có học vị Thạc sỹ trở lên

- Là những người giỏi ngoại ngữ, đặc biệt là nhóm cán bộ giảng dạy,Trong số 10 người được hỏi thì có 09 người trả lời là biết sử dụng tiếng Anh

để đọc dịch tài liệu, 03 có thể sử dụng cả tiếng Anh và và tiếng Nga, 02 người

có thể dụng dụng tiếng Anh và tiếng Trung Quốc, 01 trả lời không biết sử dụng ngoại ngữ

- Các đối tượng thuộc cán bộ quản lý là những người có ít thời gian nên

sử dụng tài liệu của Thư viện chủ yếu dưới hình thức mượn về nhà Các đối tượng người dùng là cán bộ giảng dạy có nhiều thời gian hơn nhưng có tâm lý ngại lên thư viện nên cũng thường mượn tài liệu về nhà

- Về các kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin Đây là nhóm đối tượng không được qua các lớp giới thiệu và hướng dẫn sử dụng thư viện, họ thường tìm kiếm tài liệu theo thói quen hoặc nhờ cán bộ Thư viện tìm giúp

Về nhu cầu tin:

Theo số liệu thống kê từ phân mềm, trong số 143 lượt mượn/33 thẻ người dùng tin là cán bộ giảng viên mượn tài liệu của Thư viện trong tháng 5/2011, có 32 tài liệu được mượn thuộc lĩnh vực toán học, 30 tài liệu vật lý,

28 tài liệu hoá học, 22 tài liệu sinh học, 22 tài liệu văn học, 09 tài liệu thuộc các lĩnh vực khác Như vậy, tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về các chuyên ngành đào tạo của trường, sử dụng cho công việc giảng dạy và nghiên cứu của họ

Nhu cầu về ngôn ngữ tài liệu, trong tổng số 143 lượt mượn thì có 86 lượt mượn là tài liệu tiếng Anh, 57 lượt là tài liệu tiếng Việt Như vậy, nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh chiếm một tỷ lệ lớn

Nhu cầu về loại hình tài liệu, các loại tài liệu thường được mượn nhiều

là sách chuyên khảo (112/143 lượt), số còn lại chủ yếu là các tạp chí chuyên ngành

- Là những người có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử dụng tiếng Anh để đọc dịch tài liệu Tuy nhiên theo đánh giá chất lượng đầu ra thì trình độ ngoại ngữ của sinh viên trong Trường vẫn còn nhiều hạn chế, do đó

số lượng sinh viên biêt sử dụng tài liệu tiếng Anh không nhiều;

- Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu;

- Có những kỹ năng cơ bản tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện do được học qua chương trình giới thiệu và hướng dẫn sử dụng Thư viện, tuy nhiên chương trình này được tổ chức chưa sâu nên năng lực kiến thức thông tin của sinh viên trong Trường vẫn còn hạn chế

Nhu cầu tin:

Qua thống kê lượt bạn đọc của Thư viện trong tháng 5 năm 2011 cho thấy, số lượng tài liệu mà nhóm bạn đọc này quan tâm và sử dụng nhiều nhất

là các tác phẩm văn học (1543/3841 lượt), tiếp đến là các tài liệu về giáo dục chính trị (867 lượt), toán học (612 lượt), sinh học (402), hoá học (345)

Đối với ngôn ngữ tài liệu, trong số 123 lượt tài liệu tiếng Anh được mượn trong tháng thì có 12 lượt được mượn bởi đối tượng người dùng tin này Như vậy nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh của sinh viên ở mức thấp, nguyên nhân là do trình độ tiếng Anh của họ còn hạn chế

Đối với loại hình tài liệu, loại hình tài liệu được mượn nhiều nhất là sách chuyên khảo (1924 lượt), tiếp đến là luận án, luân văn, khoá luận tốt nghiệp (1476 lượt) Nhu cầu về sử dụng loại hình tài liệu không ổn định theo các thời kỳ trong năm học Thông thương tháng năm là tháng các sinh viên phải hoàn thành khoá luận tốt nghiệp của mình nên lượng tài liệu luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp được sử dụng nhiều

Học viên Cao học

Số lượng người dùng tin thuộc nhóm này chiếm một tỷ lệ nhỏ số với tổng số người dùng tin của Thư viện, với 328 thẻ được đăng ký tại Thư viện

Về nhu cầu tin:

Nội dung tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về các chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của Nhà trường, bao gồm: toán giải tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn học

Loại hình tài liệu mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều nhất là các luận án, luận văn, các sách tiếng Anh và các tạp chí chuyên ngành

1.2.4 Sản phẩm và dịch vụ thông tin

Sản phẩm thông tin

Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin Thư viện trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2 đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện như sau:

- Cơ sở dữ liệu thư mục

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã biên soạn cơ sở dữ liệu thư mục Nhờ phân hệ OPAC, một trong những phân hệ của phần mềm Libol, người sử dụng có thể tra cứu tại liệu tại các máy tính đặt trong thư viện, tiết kiệm thời gian, nâng cao khả năng tìm kiếm tiếp cận tài liệu của người sử dụng

- Tủ phiếu mục lục

Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục gồm mục lục chữ cái và mục lục phân loại Hệ thống mục lục này tồn tại song song với cơ sở dữ liệu thư

mục Người sử dụng đến thư viện có thể tìm tài liệu theo cả 2 cách: sử dụng mục lục trực tuyến hoặc mục lục truyền thống

- Thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề

Hằng năm Thư viện thường biên soạn các thư mục chuyên đề nhân dịp

kỉ niệm những ngày lễ lớn, những sự kiện trọng đại như ngày sinh Bác Hồ, ngày nhà giáo Việt Nam,… Thư mục thông báo sách mới thường xuyên được giới thiệu đến bạn đọc những sách mới nhập vào của thư viện

Dịch vụ thông tin

Thư viện triển khai các dịch vụ thông tin thư viện như sau:

- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ

Thư viện có 4 phòng đọc tại chỗ phục vụ bạn đọc tới thư viện đọc tài liệu bao gồm: phòng đọc tổng hợp, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc luận văn - luận án, phòng đọc tài liệu tra cứu

- Mượn tài liệu về nhà

Mượn tài liệu về nhà là dịch vụ được các sinh viên thường xuyên sử dụng Thư viện có 01 phòng mượn dành cho việc mượn tài liệu giáo trình và

01 phòng mượn tài liệu tham khảo Sinh viên được mượn tối đa trong 2 tuần Sau đó, họ có thể đến thư viện để gia hạn thêm Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc mà cán bộ thư viện quyết định có hay không cho sinh viên gia hạn mượn

- Sao chụp tài liệu

Dịch vụ sao chụp tài liệu được tiến hành đáp ứng yêu cầu của người sử dụng muốn có bản sao của tài liệu

- Tư vấn thông tin

Dịch vụ tư vấn thông tin trực tiếp cho người sử dụng tại mỗi phòng phục vụ của thư viện Thư viện chưa có bộ phận riêng làm nhiệm vụ tư vấn thông cho người sử dụng

- Hội thảo, triễn lãm sách

Thư viện tổ chức các cuộc hội thảo, triễn lãm sách thường xuyên để giới thiệu tài liệu của thư viện đến bạn đọc nhân các ngày kỷ niệm như: kỷ niệm 40 năm thành lập trường (2007), kỷ niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày Hiến chương các Nhà giáo các năm, kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội,…

- Đào tạo người dùng tin

Hàng năm, vào đầu mỗi năm học, Thư viện tổ chức các buổi đào tạo người dùng tin cho tất cả các sinh viên mới vào Trường Như vậy là sinh viên được đào tạo, hướng dẫn sử dụng thư viện ngay từ những năm đầu tiên Tuy nhiên, do việc đào tạo tiến hành tập trung trong một hội trường rộng cho các sinh viên trong một buổi nên cũng ảnh hưởng đến khả năng nắm bắt thông tin của các em từ đó việc khai thác và sử dụng thư viện cũng có phần hạn chế

1.3 QUÁ TRÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

1.3.1 Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

Công nghệ thông tin có thể coi là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông, nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để xử lý, tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú

và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người Công nghệ thông tin là chìa khóa giải quyết bài toán về quản lý thông tin Vì vậy, hoạt động thông tin thư viện ứng dụng rất nhiều thành tựu của công nghệ thông tin Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện thể hiện ở việc vận dụng những thành tựu mà công nghệ thông tin đã đạt được vào các khâu công tác trong hoạt động thư viện Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động thư

viện, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ thư viện, đảm nhận được tất cả các nhiệm vụ mà hệ thống cần phải giải quyết

Lợi ích của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện

- Tăng cường hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện, như đáp ứng tốt nhu cầu thông tin, nâng cao hiệu quả trong công việc, rút ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc lựa chọn bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu và phục vụ tài liệu cho người dùng tin

- Tiết kiệm thời gian, kinh phí để thực hiện các công tác bảo quản, xử

lý tại liệu, giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan thông tin thư viện

- Giúp tăng năng suất lao động: Các công việc nặng nhọc, đơn điệu, lặp

đi lặp lại sẽ được thay thế bằng máy móc Các công việc mang tính tổng hợp

và phân tích cũng được máy tính hỗ trợ

- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện: không chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin ở dạng thư mục mà các cơ quan thông tin thư viện tiến tới cung cấp những thông tin ở dạng tri thức, giảm thiểu các thông tin mang tính thư mục, tăng cường các thông tin chứa nội dung và có định hướng cho người dùng tin

- Chia sẻ nguồn lực thông tin: với việc áp dụng các chuẩn trong việc xử

lý, tổ chức và xây dựng dữ liệu sẽ giúp các cơ quan thông tin thư viện có thể liên thông chia sẻ thông tin, đặc biệt là các nguồn thông tin điện tử có thể trao đổi trực tiếp trên mạng

- Kích thích nhu cầu thông tin: việc ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa cơ quan thông tin – thư viện tạo ra môi trường hoạt động hiện đại, tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin, nâng cao khả năng tiệp cận đến các nguồn tin Điều đó sẽ giúp cho việc tạo niềm tin của người dùng tin đến cơ

quan thông tin thư viện, thúc đẩy nhu cầu sử dụng, khai thác thông tin của người dùng tin

Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm

Hà Nội 2 cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau:

Nhận thức được những lợi ích của công nghệ thông tin mang lại cho hoạt động thông tin thư viện, để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, hoàn thành mục tiêu mà Nhà trường đã đề ra, Thư viện đã đặt ra nhiệm vụ phải ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu công tác với các yêu cầu đề ra như sau:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu và tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục Quản lý tài liệu là một việc rất quan trọng đối với các thư viện Thư viện đòi hỏi vốn tài liệu phải được quản lý hiệu quả nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin Trước đó, thư viện quản lý tài liệu bằng các phương tiện thiết bị truyền thống nên mất nhiều thời gian tìm kiếm, khó thống nhất Hiện nay, thư hiện đòi hỏi phải phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại Việc ứng dụng công nghệ thông tin phải tạo cơ sở để thư viện tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại bao gồm:

+ Xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn phản ánh nguồn lực thông tin của thư viện;

+ Tổ chức hệ thống mục lục truyền thống song song với hệ thống mục lục tự động hoá bằng cách in tự động các phiếu mục lục

+ Xuất bản các ấn phẩm thông tin thư mục

+ Tổ chức dịch vụ tư vấn và tra cứu thông tin hiện đại với nhiều phương thức tìm kiếm khác nhau Trình bày, sắp xếp kết quả tìm kiếm một cách khoa học

- Tự động hóa các khâu bổ sung, quản lý bạn đọc, tìm tin và quản lý lưu thông tài liệu giúp cán bộ thư viện và người dùng tin tiết kiệm được thời gian, công sức làm việc, mang lại hiệu quả cao

- Tổng hợp số liệu thống kê và đánh giá về các khâu công tác có ứng dụng công nghệ thông tin một cách nhanh chóng Điều này giúp thư viện dễ dàng nắm được những điểm mạnh, điểm yếu của thư viện từ đó có phương án điều chỉnh để phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu Gồm có thống kê

về nguồn lực thông tin, về bạn đọc,

- Phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng đọc mở

- Xây dựng, phát triển và tổ chức phòng đọc đa phương tiện để tổ chức phục vụ những tài liệu đa phương tiện

- Tổ chức quản lý các tài liệu điện tử của thư viện, đưa vào cơ sở dữ liệu để khai thác

1.3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật về công nghệ thông tin

Để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động thư viện, một yếu tố đóng vai trò quan trọng cần phải có là cơ sở vật chất và trang thiết bị về công nghệ thông tin Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 có

cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động như sau:

- Hệ thống máy tính: máy chủ và các máy trạm phục vụ cho các công tác nghiệp vụ, tra cứu thông tin Thư viện hiện nay không có máy chủ riêng

mà vẫn trực thuộc máy chủ của trường và 16 máy trạm phục vụ cho hoạt động của thư viện Trong đó các máy trạm được phân bố như sau:

+ Phòng chủ nhiệm: 01máy

+ Phòng phó chủ nhiệm: 01 máy

+ Phòng nghiệp vụ bổ sung: 06 máy

+ Phòng đọc tổng hợp: 04 máy (2 máy phục vụ người dùng tin tra cứu tài liệu tại chỗ)

+ Phòng tra cứu và tài liệu ngoại văn: 01 máy

+ Phòng báo, tạp chí: 01 máy

+ Phòng mượn tài liệu tham khảo: 01 máy

+ Phòng mượn giáo trình: 01 máy

Thiết bị mạng

Thiết bị mạng bao gồm hệ thống cáp, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thông phục vụ cho việc kết nối mạng LAN và mạng INTERNET Hệ thống này đã được trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 trang bị Thư viện được hưởng những tiện ích của hệ thống này mang lại, sử dụng và là một thành phần trong

hệ thống chung của Nhà trường

Trang thiết bị chuyên dùng

- Hệ thống thiết bị từ: Thư viện có 01 cổng từ, dây từ bảo vệ tài liệu, 01 thiết bị khử từ và nhiễm từ Tuy nhiên chỉ có dây từ (chỉ từ) được dán vào một

số tài liệu Còn lại các thiết bị khác gồm cổng từ, thiết bị khử từ và nhiễm từ hiện không được sử dụng

- Thiết bị nhập liệu có 01 máy scanner

- Thiết bị mã vạch: 03 đầu đọc mã vạch, 01 máy in mã vạch, giấy in chuyên dụng

- Thiết bị ngoại vi: Thư viện có 02 máy in lazer, 01 máy photocopy 1.3.3 Quá trình ứng dụng phần mềm CDS/ISIS

Nhận thức được những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại, cũng như xu thế phát triển của các thư viện đại học trong cả nước, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 bắt đầu bằng việc sử dụng phần

mềm CDS/ISIS từ năm 2000 đến 2005 Sau đó là sử dụng phần mềm Libol từ năm 2006

CDS/ISIS (Computer Documentation System – Integreted Set of Information System) là phần mềm tư liệu do UNESCO phát triển và phổ biến

từ năm 1985 CDS/ISIS quản lý các cơ sở dữ liệu dạng văn bản có cấu trúc

Nó có khả năng quản lý các dữ liệu có độ dài biến động, quản lý các thông tin

có tính chất lặp, các thông tin có nhiều phần từ khác nhau nhưng có cùng ý nghĩa

Phần mềm CDS/ISIS đáp ứng được một nhiệm vụ cơ bản của các thư viện đó là: Tổ chức dịch vụ tìm kiếm và khai thác thông tin cho người dùng tin

Phần mền này được sử dụng rộng rãi trên thế giới từ khi được phát triển cho đến những thập niên 90 của thế kỷ XX Tại Việt Nam, CDS/ISIS được Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá và phần mềm này được sử dụng ở nhiều thư viện Việt Nam cho những năm đầu thế kỷ XXI Hiện nay phần mềm này vẫn đang được sử dụng ở một số các thư viện trường Đại học, các thư viện huyện và thư viện trường học

Phần mềm này được phát triển và sử dụng cả hai phiên bản: phiên bản CDS/ISIS for DOS và CDS/ISIS for Windows (WinISIS)

Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, phần mềm CDS/ISIS được áp dụng vào việc quản lý nguồn tài liệu và tổ chức chức tìm kiếm và khai thác tài liệu cho bạn đọc từ năm 2000, với phiên bản WinISIS 1.3.1 Từ năm 2000 đến cuối năm 2005, Thư viện đã xây dựng được 02 cơ sở dữ liệu):

- CSDL STVP2: quản lý các sách chuyên khảo của Thư viện, với 2963 biểu ghi;

- CSDL BTSP2: quản lý các tài liệu dạng bài trích tạp chí chuyên ngành với 2531 biểu ghi

Với việc ứng dụng phần mềm CDS/ISIS, công tác xử lý tài liệu và tổ chức tra cứu, khai thác cho người đọc đã đạt được những bước chuyển cơ bản

về chất

Từ các cơ sở dữ liệu được quản lý trên ISIS, hệ thống mục lục truyền thống đã được in một cách tự động Tổ chức hệ thống mục lục theo nhiều loại khác nhau: mục lục chữ cái tên sách, tên tác giả, ký hiệu phân loại

Cũng từ các cơ sở dữ liệu này, hàng năm Thư viện đã tiến hành in các thư mục thông báo sách mới, các thư mục chuyên đề Tính từ năm 2000 đến cuối năm 2005, Thư viện đã in được 11 thư mục thông báo sách mới, 05 thư mục chuyên đề nhân dịp các ngày lễ lớn như: thư mục kỷ niệm 35 năm thành lập trường (2002), kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam (20/11/2003), kỷ niệm

115 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh

Trên cơ sở ứng dụng phần mềm CDS/ISIS, Thư viện đã tiến hành tổ chức phục tra cứu và khai thác tài liệu cho bạn đọc bằng hệ thống tìm tin tự động hoá Hướng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu trên ISIS theo nhiều phương thức (đơn giản, nâng cao) và nhiều tiêu chí khác nhau, giúp bạn đọc khai thác tối đa nguồn tài liệu Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo điều kiện để Thư viện tiến hành phương thức xử lý định từ khoá trong xử lý nội dung tài liệu và tổ chức tra cứu theo ngôn ngữ từ khoá cho bạn đọc

Mặc dù đã tạo ra những bước chuyển mới, đem lại hiệu quả lớn cho hoạt động của Thư viện Tuy nhiên do CDS/ISIS chỉ là phần mềm từ liệu không có khả năng quản lý tích hợp, giải quyết nhiều công việc khác của Thư viện, bên cạnh đó là những hạn chế về khả năng tính toán, thống kê nên đầu năm 2006, Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến hành chuyển

từ việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS sang sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5

1.3.4 Ứng dụng phần mềm Libol

Trước yêu cầu về việc sử dụng một phần mềm có đủ khả năng quản lý mọi hoạt động và mọi khâu công tác của thư viện, cùng với việc nhận được nguồn tài trợ từ Dự án giáo dục đại học, Thư viện đã đặt ra nhiệm vụ tìm chọn một phần mềm phù hợp với yêu cầu của Thư viện dựa trên các tiêu chí sau:

- Về công nghệ: Phần mềm được thiết kế, xây dựng và vận hành theo các chuẩn công nghệ mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các module mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống cũng như phải đảm bảo được sự kế thừa các thành quả đã đạt được; Hệ QTTVTH phải chạy được trên nhiều hệ điều hành khác nhau; Xây dựng theo mô hình máy trạm và máy chủ (client và server); Đảm bảo khả năng kết nối mạng internet

và triển khai các dịch vụ liên quan tới chia sẻ và khai thác các nguồn tin điện

tử trên thế giới; Làm việc trong môi trường Web và hỗ trợ đa ngôn ngữ; Máy trạm có thể chạy bất cứ hệ điều hành nào để chạy trên môi trường Web; Yêu cầu về bảo mật hệ thống; Yêu cầu về lưu dữ liệu; Phần mềm được nâng cấp nhanh; Có sự phối hợp giữa các module

- Về hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ thư viện như MARC21, AACR2, ISBD, ISO 2709,…

- Các phân hệ: tra cứu, bổ sung, quản lý bạn đọc, biên mục, lưu thông,

ấn phẩm định kỳ,…

Phần mềm Libol được lựa chọn sử dụng để thay thế CDS/ISIS do những tính năng nổi bật của nó đáp ứng được những yêu cầu của thư viện và

dự sự phát triển của thư viện trong tương lai như:

- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21; qui tắc mô tả AACR2, ISBD; các khung phân loại DDC, BBK, NLM, LOC, UDC; đề mục chủ đề, chuẩn ISO

2709 cho nhập/xuất dữ liệu

- Liên kết các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên INTERNET qua giao thức Z39.50

- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hóa dữ liệu BER/MINE

- Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP2

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc, các bảng mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI,…

- Có công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số

- Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD

- Tìm kiếm toàn văn

- Khả năng tùy biến cao

- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

- Thống kê tra cứu đang dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng

- Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…

Libol 5.5 có 10 phân hệ cung cấp nhiều tính năng khác nhau giúp cho các hoạt động của thư viện

Từ tháng 01 năm 2006, Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến hành ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 vào trong các hoạt động cơ bản của Thư viện

Để sử dụng phần mềm này, các cán bộ của Thư viện đã được Công ty Tinh Vân (đơn vị cung cấp phần mềm) đào những kỹ năng cơ bản về sử dụng

phần mềm Từ đó, thư viện sử dụng phần mềm Libol trong các hoạt động của mình

Tính đến tháng 06 năm 2011, Thư viện đã xây dựng được cơ sở dữ liệu quản lý tích hợp nguồn tài liệu của Thư viện với hơn 13 nghìn biểu ghi Với việc sử dụng phần mềm này, hiệu quả và chất lượng phục vụ của hoạt động thông tin thư viện được nâng cao

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

Cùng với xu thế chung của các trung tâm thông tin- thư viện trên cả nước trong việc vận dụng thành tựu của công nghệ thông tin trong các khâu công tác, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình Tại Thư viện, việc ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm: sử dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol để quản lý các hoạt động của thư viện, sử dụng cổng từ và công nghệ mã vạch Trong đó, chủ yếu là sử dụng hệ quả trị thư viện tích hợp Libol Mã vạch cũng được tích hợp với Libol để quản lý tài liệu, bạn đọc và việc mượn trả tài liệu của bạn đọc Vì vậy, những ứng dụng của phần mềm Libol sẽ được tập trung nghiên cứu tại đây

2.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM LIBOL

Sự phát triển của phần mềm Libol

Phần mềm Libol do công ty công nghệ tin học Tinh Vân xây dựng và phát triển Năm 1997 công ty Tinh Vân bắt đầu thiết kế phần mềm Libol nhằm đáp ứng các yêu cầu của tự động hóa thư viện Năm 1998, phiên bản 1.0 ra đời và được Ban chỉ đạo Chương trình Quốc Gia về Công nghệ thông tin tài trợ trên 150 triệu đồng và trở thành khách hàng đầu tiên Năm 1999, phiên bản 2.0 ra đời và có 3 khách hàng chính là: Học viện Kỹ thuật Quân sự, Bảo tàng Lịch sử, Ban chỉ đạo khắc phục sự cố Y2K

Năm 2000, phiên bản 3.00 ra đời với 2 khách hàng chính là Đại học Y dược, Cao đẳng Y Nam Định Đầu năm 2001, phiên bản 4.0 ra đời và được đánh giá là đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của thư viện hiện đại Tháng 7 năm 2001 phiên bản 5.0 ra đời với nguyên tắc: tính mở, tích hợp, quy

chuẩn và tùy biến Năm 2002, phần mềm Libol trúng thầu cho chương trình lựa chọn phần mềm thư viện cho các trường đại học nhận dự án Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo đại học từ nguồn vốn ngân hàng thế giới tài trợ Hiện nay, Libol đã cập nhận phiên bản 6.0

Đặc điểm nổi bật của phần mềm Libol

Libol là phần mềm có thể triển khai ứng dụng trên nhiều mô hình thư viện khác nhau Libol sẽ giúp cho các thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại Các thư viện lúc này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn

Phần mềm Libol hiện nay bao gồm các phân hệ được tích hợp trong một cơ sở dữ liệu chung và có cơ chế vận hành thống nhất Người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ Libol luôn cập nhật các phân hệ mới sẽ vào chương trình, cũng như các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn,

có thể tới hàng triệu bản ghi

Libol đáp ứng và tuân thủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam, hiện đang được áp dụng tại Thư viện Quốc Gia và Trung tâm thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc Gia, cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn ISO 2709, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50, chuẩn UNIMARC của tổ chức IFLA, USMARC

Libol cho phép chuyển đổi dữ liệu với các cơ sở dữ liệu thư viện đang phổ biến tại các thư viện trong nước được quản lý bằng CDS/ISIS, Libol hỗ

trợ đa ngữ, Libol hỗ trợ Unicode, hỗ trợ tiếng Việt một cách đầy đủ (cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng chữ cái và các dấu tiếng Việt)

Các phân hệ của Libol

Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lý thống nhất Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách

rõ ràng Mặc dù Libol 5.5 có tới 10 phân hệ, nhưng thư viện trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 sử dụng phần mềm Libol phiên bản 5.5 với 07 phân hệ cơ bản (không có các phân hệ: phát hành, Mượn liên thư viện, tài liệu điện tử) cụ thể như sau:

Phân hệ tra cứu: Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân

Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế

Phân hệ mượn trả ( Phân hệ lưu thông): Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt

Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể

từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác

Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, )

Phân hệ bạn đọc: Quản lý bạn đọc của thư viện, bao gồm các công việc lập hồ sơ bạn đọc, in thẻ, gia hạn,…

Phân hệ quản lý: Thiết lập các tài khoản và cung cấp mật khẩu cho cán

bộ sử dụng phần mềm, phân quyền sử dụng, theo dõi các công việc của cán

bộ thông qua các tài khoản tương ứng

Thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ cơ sở

dữ liệu chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít hơn rất nhiều Các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho

sự thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác

2.2 SỬ DỤNG PHẦN MỀM LIBOL TRONG CÔNG TÁC BỔ SUNG

Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong dây truyền thông tin tư liệu Nó quyết định đến chất lượng các hoạt động nghiệp vụ khác trong thư viện và việc phục vụ bạn đọc thư viện sau này Nhờ công tác bổ sung, thư viện có được vốn tài liệu đảm bảo phong phú về chất lượng, đa dạng về loại hình, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu của người sử dụng

Thư viện đang sử dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol để quản lý công tác bổ sung Libol cung cấp quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cái biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác Tiện ích mà Libol mang lại trong công tác bổ sung bao gồm: Đơn đặt, bổ sung, kế toán, thống

kê Tuy nhiên ở Thư viện hiện nay chỉ dùng 3 nhóm chức năng là Bổ sung, thống kê, lập sổ đăng ký tổng quát Chức năng đơn đặt và kế toán vẫn chưa được sử dụng

2.2.1 Bổ sung

Nhóm chức năng bổ sung được cụ thể bằng các chức năng sau: Biên mục sơ lược, in nhãn và mã vạch

2.2.1.1 Biên mục sơ lược

Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, việc sử dụng phần mềm Libol trong công tác bổ sung vẫn chưa triệt để, chưa thực hiện được quá trình đặt mua tài liệu bằng phần mềm mà vẫn sử dụng phương thức thủ công

do đó thực hiện chức năng biên mục sơ lược được thực hiện theo phương thức nhập trực tiếp các thông tin về tài liệu vào phần “biên mục sơ lược” Bên cạnh

đó, việc xử lý hồi cố các kho sách thì cũng được tiến hành theo cách này

Biên mục sơ lược là việc trình bày các dữ liệu sơ lược về tài liệu được

bổ sung về thư viện trong biểu ghi cơ sở dữ liệu, chủ yếu là các dữ liệu mô tả hình thức và một số dữ liệu dạng mô tả vật lý khác (dạng tài liệu, vật mang tin, ngôn ngữ,…) Việc trình bày các dữ liệu này cũng cần phải tuân theo một quy tắc mô tả mà thư viện lựa chọn Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm

Hà nội 2, quy tắc mô tả được sử dụng là quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2)

Với biên mục sơ lược, các dấu phân cách trường con và các dấu mô phân cách giữa các vùng, các yếu tố mô tả thư mục được cập nhật một cách tự động

Hình 2 – Biên mục sơ lược

- Chức năng nhận diện tài liệu nhập trùng

Libol đưa ra chức năng nhận diện nhập trùng nhằm trợ giúp cán bộ thư viện phát hiện tài liệu đang được tiến hành biên mục đã được lưu trữ trong cơ

sở dữ liệu hay chưa? (Hình3)

Khi tiến hành nhập các dữ liệu ban đầu, nếu phát hiện chỉ số ISBN hoặc tên của tài liệu đang được biên mục trùng với một tài liệu đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Đã tồn tại một số biểu ghi

có nhan đề tương tự với nhan đề đã nhập vào… Bạn có muốn xem chi tiết các biểu ghi biên mục này không?” để xem biểu ghi nhập trùng, người sử dụng bấm nút “OK”, khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện danh sách các biểu ghi có chỉ số ISBN hoặc tên sách trùng với biểu ghi đang nhập Nếu biểu ghi nào có các dữ liệu gần giống với biểu ghi đang nhập, người sử dụng có thể lựa chọn

“Dùng lại thông tin” để dùng lại các thông tin đó cho biểu ghi đang biên mục

và thay đổi một số thông tin khác Nếu biểu ghi giống hoàn toàn với biểu ghi đang nhập thì người sử dụng có thể lựa chọ “Dùng lại bản ghi” để sinh thêm giá trị cá biệt cho tài liệu bằng chức năng xếp giá

Tính năng phát hiện biểu ghi nhập trùng tránh việc làm mất thời gian

vô ích của cán bộ Thư viện khi nhập biểu ghi đã có và tránh được tình trạng không thống nhất trong việc quản lý cơ sở dữ liệu

Hình 3 – Thông tin báo nhập trùng

- Nếu muốn cập nhật dữ liệu về mã xếp giá, người dùng nhấn nút "Tiếp tục cập nhật dữ liệu xếp giá" Căn cứ vào số lượng bản tài liệu của biểu ghi đang biên mục, người sử dụng sẽ xếp các tài liệu đó vào các kho phù hợp theo quy định của Thư viện Các tài liệu có thể được phân vào một số trong số các kho tương ứng với các ký hiệu cá biệt sau:

KD,DT – Kho đọc tổng hợp

TR – Kho tài liệu tra cứu

NV – Kho sách ngoại văn

TK – Kho sách tham khảo

KM – Kho mượn giáo trình

LA,LV, KL – Kho luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp

Cán bộ thư viện có thể lựa chọn vị trí xếp giá cho ấn phẩm bằng cách chọn tên thư viện, tên kho, nhập tên giá và nhập số đăng ký cá biệt cho ấn phẩm

Trong quá trình cập nhật dữ liệu xếp giá, việc sinh giá trị đăng ký cá biệt sẽ được thực hiện một cách tự động Cán bộ biên mục chỉ cần đưa vào số lượng bản cho từng biểu ghi, tương ứng với các kho, sau đó phần mềm sẽ tự động sinh các giá trị đăng ký cá biệt tương ứng

Hình5 – Quá trình xếp giá

Để hỗ trợ cho tính năng sinh giá trị đăng ký cá biệt tự động, một tính năng khác được phần mềm cung cấp đó là tính năng “thiết lập số thứ tự” Tính năng này sẽ giúp cho cán bộ thư viện thực hiện việc chỉnh sửa số thứ tự của các đăng ký cá biệt trong các kho, khi thực hiện thao tác xếp giá bị nhầm lẫn