Hồ sơ tổ chức sự kiện cầu hôn đám cươi the best day of live

Đây là hồ sơ về sự kiện cầu hôn đám cưới độc nhất vô nhị mang tên The best day of live, hồ sơ bao gồm toàn bộ quy trình tổ chức, cách thức thực hiện,.. Dựa trên hồ sơ này, cá nhân hoặc tập thể, hay tổ chức đều có thể tổ chức một sự kiện hấp dẫn như vậy. Hồ sơ được thực hiện bởi các thành viên của nhóm 11, lớp 56DL1, dưới sự hướng dẫn của cô Kim Liên.

1

Trường Đại Học Nha Trang

Khoa Kinh Tế | Bộ Môn Quản Trị Du Lịch

Môn Quản Trị Sự Kiện - Hội Nghị

TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA 2016-2017

2

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

DANH MỤC BẢNG BIỂU 4

1 HỒ SƠ NHÓM 5

2 NỘI DUNG - MỤC ĐÍCH SỰ KIỆN 6

2.1 Nội dung 6

2.2 Mục đích 6

3 PHÂN TÍCH SWOT VÀ 5W+H 6

3.1 Strengths - Điểm mạnh 6

3.2 Weaknesses - Điểm yếu 6

3.3 Opportunities - Cơ hội 6

3.4 Threats - Thách thức 7

3.5 5W+H 7

4 DỰ TRÙ NGÂN SÁCH 8

5 KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH 10

6 THIết kế 13

6.1 Thiệp mời 13

6.2 Quảng bá 15

6.3 Phiếu giữ xe 16

6.4 Trang phục cô dâu chú rể 16

6.5 Sâu khấu 17

6.6 Quà tặng 19

6.7 Thực đơn 20

7 nội quy và thủ tục hành chính 21

7.1 Quy định cho nhân viên tổ chức sự kiện 21

7.2 Quy định quản lí tổ chức sự kiện 21

7.3 Tờ trình 22

8 Kế hoạch tổ chức 23

8.1 Kế hoạch chuẩn bị sân khấu 23

8.2 Kế hoạch đón tiếp khách 24

8.3 Kế hoạch tổ chức cầu hôn – đám cưới 25

8.4 Kế hoạch tổ chức trò chơi 27

3

8.5 Kế hoạch tổ chức nhảy flashmob 28

8.6 Kế hoạch tổ chức tiệc 29

8.7 Kế hoạch chuẩn bị MC 30

8.8 Kế hoạch chuẩn bị hậu cần 31

8.9 Khung nhạc chương trình 33

9 QUẢN TRỊ RỦI RO 34

Tài liệu tham khảo 38

4

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 4.1: Dự đoán ngân sách cho sự kiện “The best day of life “ (đơn vị: 1000 đồng) 8

Bảng 5.1 : Kịch bản sự kiện “ The best day of life “ 10

Bảng 5.2 : Thông tin liên hệ các bên liên quan 13

Bảng 8.1.1: Kế hoạch chuẩn bị sân khấu 23

Bảng 8.1.2: Thông tin thành viên chuẩn bị sân khấu 24

Bảng 8.2.1: Kế hoạch đón tiếp khách 24

Bảng 8.2.2: Thông tin thành viên tiếp đón khách 25

Bảng 8.3.1: Kế hoạch tổ chức cầu hôn 25

Bảng 8.3.2: Thông tin thành viên tham gia tổ chức cầu hôn 26

Bảng 8.4.1: Kế hoạch tổ chức trò chơi 27

Bảng 8.4.2: Thông tin thành viên tham gia vào tổ chức trò chơi 27

Bảng 8.5.1: Kế hoạch tổ chức nhảy flashmob 28

Bảng 8.5.2: Thông tin thành viên tham gia tổ chức nhảy flashmob 28

Bảng 8.6.1: Kế hoạch tổ chức tiệc 29

Bảng 8.6.2: Thông tin thành viên tham gia vào tổ chức tiệc 29

Bảng 8.7.1: Kế hoạch chuẩn bị MC 30

Bảng 8.7.2: Thông tin thành viên tham gia chuẩn bị MC 30

Bảng 8.8.1: Kế hoạch chuẩn bị hậu cần 31

Bảng 8.8.2: Thông tin thành viên tham gia chuẩn bị hậu cần 32

Bảng 8.9: Khung nhạc tổ chức sự kiện 33

Bảng 9.1: Dự đoán rủi ro và hướng giải quyết 34

Bảng 9.2: Kế hoạch chuẩn bị giải quyết các rủi ro 37

5

1 HỒ SƠ NHÓM

STT Họ và tên Email Số điện thoại

6

2 NỘI DUNG - MỤC ĐÍCH SỰ KIỆN

2.1 Nội dung

- Tên sự kiện: The best day of life

- Sự kiện: Cầu hôn – Đám cưới

- Nhân vật chính:

+ Chú rể: Dương Thanh Tú

+ Cô dâu: Đỗ Thu Hà

- Số lượng khách tham dự:

+ Dự đám cưới: 100 khách ( gia đình hai bên và những người được mời )

- Thời gian - địa điểm:

+ Thời gian : 17h00 ngày 25/6/2017

+ Địa điểm: Amiana Resort

- Đơn vị tổ chức: Công ty tổ chức sự kiện Unlimited

+ Slogan: Sáng tạo không giới hạn

+ Địa chỉ: Số 2 Nguyễn Đình Chiểu, Vĩnh Thọ, Nha Trang

2.2 Mục đích

-Yêu và được yêu là niềm hạnh phúc lớn lao nhất trong cuộc đời mỗi con người, là món quà quý giá

mà cuộc sống đã ban tặng cho chúng ta.Tuy nhiên, để tìm được tình yêu đích thực cho bản thân mình, quả thật là điều không dễ dàng

-Cặp đôi Thanh Tú và Thu Hà cũng như vậy, họ đã có 5 năm dài yêu thương và cùng nhau trải qua những thăng trầm của tình yêu và cuộc sống.Và cho đến ngày hôm nay, khi cả hai đều cảm thấy yêu thương vừa đủ để tiến tới hôn nhân, thì Tú đã bí mật tổ chức một kế hoạch vô cùng độc đáo với ước muốn Hà sẽ đồng ý trở thành người phụ nữ quan trọng nhất của đời mình

-Đây vừa là kết quả trọn vẹn của một tình yêu vừa là sự khởi đầu tốt đẹp của cuộc sống gia đình, đánh dấu một trang mới của cuộc đời

3 PHÂN TÍCH SWOT VÀ 5W+H

3.1 Strengths - Điểm mạnh

- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có trách nhiệm cao trong công việc, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu, thắc mắc của khách hàng

- Công ty có uy tín trong tổ chức sự kiện Đã tổ chức được nhiều sự kiện lớn, nhỏ khác nhau

- Có sự sáng tạo với nhiều ý tưởng mới lạ phù hợp thị hiếu của khách hàng

- Các nhân viên trong công ty có mối quan hệ rộng, thuận lợi về PR& Marketing

3.2 Weaknesses - Điểm yếu

- Nhân viên còn trẻ nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm

- Vốn đầu tư lớn

3.3 Opportunities - Cơ hội

- Có lợi nhuận lớn

7

- Học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm mới

- Có thêm nhiều quan hệ hợ tác và khách hàng thuận lợi mới phát sinh

- Có cơ hội để quảng bá rộng rãi hình ảnh công ty

3.4 Threats - Thách thức

- Có nhiều đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn, trực tiếp

- Thời tiết xấu ảnh hưởng đến sự kiện tổ chức

- Những sai sót nảy sinh trong quá trình chuẩn bị do thiếu kinh nghiệm

- Sự kiện mang tên “ The best day of life”

- Là một buỗi lễ cầu hôn- đám cưới

- Khách mời là người thân,bạn bè của cô dâu và chú rể

Đây là một sự kiện hứa hẹn đầy thú vị và bất ngờ không chỉ đối với cô dâu,chú rể mà còn đối với khách tham dự

- Cô dâu : Đỗ Thu Hà

- Khách VIP: MC Nguyên Khang

- Vũ công : 20 người

- Diễn viên : 30 người

- Dự đám cưới: 100 khách (Là những người được phát thiệp mời)

- Đơn vị tổ chức: Công ty sự kiện Unlimited

 How

- Các hoạt động trong sự kiện:

+ Vũ công nhảy điệu nhạc cầu hôn

+ Chú rể trao nhẫn cầu hôn cô dâu

Bảng 4.1: Dự đoán ngân sách cho sự kiện “The best day of life “ (đơn vị: 1000 đồng)

10

5 KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH

Bảng 5.1 : Kịch bản sự kiện “ The best day of life “

THỜI GIAN CHƯƠNG TRÌNH

17h10 -17h30 Cô dâu và chú rể ăn tối tại bờ biển tại Amiana dưới ánh nến lãng mạn hòa

với tiếng đàn Violon

17h40 -17h50 Dàn cảnh chú rể bị đuối nước Lanh bố trí 30 người ở dưới bãi biển giả vờ

làm du khách tập trung lại ở khu vực xảy ra tai nạn nhằm che tầm nhìn của

cô dâu

Trong lúc cô dâu, chú rể đang ăn.Đúng 17h40 Hằng ra hiệu cho một b khoảng tầm 10 tuổi giả vờ bị đuối nước tại bãi biển Mẹ của b cầu cứu mọi người giúp em b bị đuối nước nhưng những du khách ở dưới bãi biển không

ai biết bơi Chú rể ở khoảng cách gần đó chủ động cứu em b bị đuối nước Lúc chú rể cứu em b lên bờ 30 người đứng ở xung quanh giả vờ xem tình hình của em b

Lanh ra hiệu cho nhân viên tại khu resort tắt tất cả các hệ thống chiếu sáng của khu resort Lúc này lợi dụng đám đông đứng dưới biển Hằng sẽ nhanh chóng đưa chú rể di chuyển đến phòng thay đồ của resort

Sau đó, sẽ có một số người ở trong đám đông thông báo chú rể bị đuối nước

Cô dâu khá là hoang mang, sợ hãi Đúng lúc đó thì nhạc bật lên, đó là bài hát

cô dâu rất thích “ Until you, My love ’’

Ngay sau đó, quản lí của Amiana resort xuất hiện, dẫn cô di chuyển đến sân khấu

Lanh bố trí hai thiên thần tung hoa vào hồ bơi nhằm tăng tính lãng mạn và có

sự kết hợp hài hòa giữa làn nước trong xanh của của hồ với màu hoa hồng đỏ

vô cùng nổi bật Khi gần kết thúc điệu nhảy, bộ phận kĩ thuật chiếu th ng ánh đèn sân khấu vào người chú rể khi chú rể tiến về phía sân khấu cầu hôn

cô dâu

Video được mở lên Video dựa theo ý tưởng của phim “ Up” trên nền nhạc bài hát “ Remember when”.Video làm cả một quá trình từ lúc gặp g đến lúc bắt đầu yêu nhau và trải qua những khó khăn của hai người Video còn vẽ lên một viễn cảnh tương lai khi hai người về già vẫn một lòng giữ trọn tình yêu của mình với đối phương

11

18h20-19h00 Cầu hôn tác chiến

Chú rể qu xuống, lấy ra vỏ sò bên trong đặt hai chiếc nhẫn khắc tên của hai người Chú rể nói ” Sau này ảnh trong ví anh sẽ để toàn hình của em, thẻ của anh sẽ để em giữ, giường của anh sẽ cho em nằm, quần áo của anh sẽ cho em mặc Và còn rất nhiều điều anh muốn được san sẻ cùng em Em đồng

ý làm vợ anh nh “ Thật không thể lãng mạn và xúc động hơn với lời cầu hôn bá đạo và vô cùng đáng yêu của chú rể Cô dâu bật khóc và nhận lời cầu hôn của chú rể Cô dâu

và chú rể trao nhẫn cho nhau

Cô dâu nhận hoa và cùng chú rể cắt bánh, uống rượu giao bôi

Hằng dẫn bố mẹ cô dâu, chú rể và bạn bè của hai người xuất hiện Họ sẽ chia

sẻ về những câu chuyện thú vị xung quanh câu chuyện tình yêu của cô dâu, chú rể

19h00-19h10 Trước khi bắt đầu khai tiệc

Hằng dẫn cô dâu vào phòng thay đồ, makeup Hoàng dẫn khách di chuyển đến sân khấu tiệc và hướng dẫn họ đến bàn lễ tân để nhận quà tặng, ghi lời chúc lên trái tim gỗ Khách mời có thể thoải mái tự do chụp ảnh selfie Trinh Trinh chỉ đạo sắp xếp ổn thỏa bàn tiệc

19h10-19h20 Hướng dẫn khách vào vị trí chỗ ngồi Khi khách đã ổn định hết chỗ ngồi,

Long chuẩn bị micro và mời MC lên sân khấu

Cô dâu xuất hiện trở lại

MC giới thiệu chương trình, bố cô dâu sẽ dắt cô dâu đến giữa đoạn đường của sân khấu Chú rể đứng sẵn ở giữa đoạn đường còn lại c ng cô dâu đến sân khấu Lanh chỉ đạo sân khấu mở nhạc, bố trí 10 người thổi bong bóng nước tại đường đi đến sân khấu

Sau đó,bạn bè của cô dâu, chú rể nhảy flashmob đối nam, đối nữ bài mashup “ Marry you, Một nhà” tặng cho đôi uyên ương

19h20-20h00 Cặp đôi ăn ý

MC giới thiệu trò chơi trước khi bắt đầu khai tiệc với ba trò chơi vô cùng hấp dẫn, thú vị MC sẽ mời ngẫu nhiên một số khách mời là những đôi đang yêu nhau lên sân khấu cùng chơi trò chơi với cô dâu và chú rể, phù dâu và phù rể

-Trò chơi thứ nhất Tên trò chơi là: ”Tâm đầu ý hợp” MC sẽ đưa ra câu hỏi liên quan đến những điều liên quan đến hai người trong vòng 30s cô dâu, chú

rể phải đồng thời trả lời bằng cách viết lên giấy trắng Nếu cô dâu,chú rể trả

12

lời đúng hết thì xem như họ tâm ý tương thông còn không thì ngược lại

-Trò chơi 2 Tên trò chơi là ”Trót lư i đầu môi” Mỗi cặp sẽ được phát một chiếc bánh que dài khoảng 15cm Mỗi người sẽ dùng miệng của mình giữ một đầu chiếc bánh Khi có hiệu lệnh” bắt đầu” cả hai phải dùng miệng ăn chiếc bánh làm sao cho nó có kích thước ngắn nhất thì chiến thắng Lưu ý, chỉ được dùng miệng để điều khiển chiếc bánh không bị rớt, nếu dùng tay sẽ

bị loại

-Trò chơi thứ ba Tên gọi là ”Sức mạnh đàn ông” Đối với trò chơi này th thách khá nhiều sức lực của phái mạnh Vì vây, các chàng tối nay chưa thể hiện được bản lĩnh của mình thì ở trò chơi này phải thể hiện cho tốt nh Luật chơi vô cùng đơn giản như sau: Các bạn nữ sẽ ngồi lên lưng bạn nam, bạn nam phải thực hiện động tác chống đẩy với sức nặng ở trên người Nếu bạn nam nào giữ không làm cho bạn nữ ngã và chống đấy được lâu nhất thì cặp đôi đó chiến thắng

Kết thúc trò chơi, MC sẽ trao phần thưởng mà ban tổ chức đã chuẩn bị là cặp đồng hồ đeo tay cho cặp đôi dành chiến thắng

20h00 – 21h00 Dự tiệc

Nhi, Trinh Trinh chỉ đạo phục vụ đứng sẵn ở từng khu vực để phục vụ khách khi cần thiết Hai nhân viên ở phòng bếp tiếp phẩm lên trên bàn tiệc nếu đồ ăn gần hết

13

Bảng 5.2 : Thông tin liên hệ các bên liên quan

STT Bên liên quan Người đại diện Địa chỉ Email

Bình,TP.HCM

SĐT: 09094855547 Email:

thuan432@gmail.com

2 Gia đình chú rể Vũ Tuấn

(Bác của chú rể)

8A/2 Lạc Thiện,Nha Trang

SĐT: 01624789112 Email:

Ngoctu8x@gmail.com

3 Nhà hàng Ngọc trai Lan Anh

75, Nguyễn Thị Minh Khai, Tp

Nha Trang,

SĐT: 0975 399 399 Email:

ngoctrairestaurant.com

(Trưởng đoàn )

100 Trương Định, TP.Nha Trang

SĐT: 0167 328 1177 Email: tonhu@gmail.com

14

16

6.3 Phiếu giữ xe

- Kích thước 5cm x 12cm

- Qui cách: in 1 mặt 1 màu

- Chất liệu: giấy For 70 gsm

6.4 Trang phục cô dâu chú rể

- Trang phục cô dâu ( 2 váy )

18

 Sân khấu tiệc

19

6.6 Quà tặng

- Quà công ty tặng cô dâu chú rể : vali cặp - Quà tặng khách tham dự : quạt chibi

- Quà tặng cho người chiến thắng khi tham gia trò chơi “ cặp đôi ăn ý “ : một cặp đồng hồ

có in logo của công ty

- Tấm gỗ trang trí

Đến tham gia lễ cưới, khách mời có thể viết lời chúc mừng lên các mảnh gỗ hình quả tim hoặc có thể in dấu vân tay

 Cua gạch xào miến

 Cánh gà quay me – xôi chiên phồng

 Giò heo chiên giòn

 Mì Ý sốt bò hầm

 Lagu gà

 Heo rừng nướng ngũ vị

 Sườn nướng mật ong

7.1 Quy định cho nhân viên tổ chức sự kiện

- Đi họp đầy đủ đúng giờ

- Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc

- Tích cực đóng góp ý kiến xây dựng sự kiện

- Thực hiện nhiệm vụ được giao đúng hạn

- Khi đi đàm phán hoặc kí kết hợp đồng phải có trang phuc lịch sự, đầu tóc gọn gang, tác phong chuyên nghiệp

- Nắm vững nội quy an toàn lao động

- Không lăng mạ, chỉ trích có thái độ coi thường người khác

- Không được tranh cãi trước mặt khách hàng

- Luôn ân cần, chu đáo với khách hàng

- Có thái độ hợp tác với cộng sự và tổng đạo diễn

- Luôn nói “cám ơn” và “xin lỗi

- Hỗ trợ cùng mọi người trong phòng ban cùng lên phương án và tiến hành tổ chức các sự kiện

7.2 Quy định quản lí tổ chức sự kiện

- Giám sát công việc và giải quyết công việc mà nhóm phải đối mặt

- Đốc thúc nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn được giao

- Luôn có thái độ lịch sự nhã nhặn với nhân viên

- Tác phong chuyên nghiệp khi gặp khách hàng và nhà tài trợ

- Sắp xếp thời gian hợp lý

- Làm việc đúng giờ

- Trang phục lịch sự phù hợp với hoàn cảnh

- Cùng hoạch định, lên kế hoạch với nhân viên

- Gương mẫu để nhân viên làm theo

- Thưởng phạt phân minh

- Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau

- Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN UMLIMITED

Số: ………/TTR Nha Trang,ngày 15 tháng 5 năm 2017

TỜ TRÌNH

Về việc xin phép tổ chức sự kiện cầu hôn-đám cưới

- Căn cứ Nghị định số 11/2006/NĐ-CP ngày 18/1/2006 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế

hoạt động văn hoá và kinh doanh dịch vụ văn hoá nơi công cộng

- Căn cứ Quyết định số 39/2006/QĐ-BVHTT ngày 23/8/2006 của Bộ Văn hoá - Thông tin về việc

ban hành quy chế tổ chức lễ hội

- Căn cứ vào thông tư số 04/2011/TT-BVHTTDL ngày 21/1/2011 của Bộ Văn Hóa,Thể thao và Du

lịch về việc việc thực hiện nếp sống văn minh trong việc cưới, việc tang và lễ hội

Tôi tên là : Đặng Thị Huệ Chức vụ : Tổng Giám đốc

Đại diện công ty : Công ty Tổ chức sự kiện Unlimited

Địa chỉ : Số 2, Nguyễn Đình Chiểu,Vĩnh Thọ,Thành phố Nha Trang

Điện thoại : (058) 3848 400 Fax : (058) 3853 402

Đại diện cho công ty xin ph p Ủy ban nhân dân thành phố Nha Trang cho ph p chúng tôi tổ chức

sự kiện với các nội dung như sau :

1 Tên sự kiện : Sự kiện cầu hôn-đám cưới “The best day of life”

2 Thời gian : 17h00 – 22h00 Thứ 3 ngày 25 tháng 6 năm 2017

3 Địa điểm : Khu nghĩ dưỡng Amiana ( Phạm Văn Đồng,Thành phố Nha Trang)

Rất mong nhận được sự chấp nhận và ủng hộ từ UBND để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch Chúng tôi xin chân thành cảm ơn !

Cam kết : - Thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về tổ chức sự kiện

- Thực hiện đúng theo nội dung tờ trình xin ph p tổ chức sự kiện

Ý KIẾN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH PHỐ NHA TRANG UNLIMITELD

(Tổng Giám đốc)